70625137 inei metodologia para la elaboracion de un plan de sistemas de informacion[1]

INEI - METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE SISTEMAS DE INFORMACION

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/LIB606.htm19/08/2005 12:44:53 p.m.


● Presentación

● INTRODUCCION

● CAPITULO 1. GENERALIDADES

● 1.1 Objetivos

● 1.2 Alcance y ámbito de los planes

● 1.3 Vigencia y horizonte de los planes

● 1.4 Base Legal

● 1.5 Factores críticos de éxito, organización y responsabilidades

● 1.5.1 Factores críticos de éxito del Proyecto

● 1.5.2 Indentificación de las Unidades afectadas

● 1.5.3 Organización de los participantes

● 1.6 Productos a obtener

● 1.7 Documentación requerida

● 1.8 Planificación del proyecto

● CAPITULO 2. ALINEAMIENTO DEL PLAN DE SISTEMAS AL PLAN ESTRATEGICO

● Actividad 2.1 : Definición de la misión del Centro Informático

● Tarea 2.1.1 : Definición de la misión de organización

● Tarea 2.1.2 : Definición de la misión del Centro Informático

● Actividad 2.2 : Fijación de Objetivos y metas

● Tarea 2.2.1 : Definición de los Objetivos Corporativos

● Tarea 2.2.2 : Definición de los Objetivos del Centro Informático

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/n00.htm (1 of 4)19/08/2005 12:46:26 p.m.


● Tarea 2.2.3 : Definición de las Metas del Centro Informático

● Actividad 2.3 : Determinación de Estrategias

● Tarea 2.3.1 : Identificación de las oportunidades y riesgos de la Organización

● Tarea 2.3.2 : Identificación de Alternativas de solución

● Tarea 2.3.3 : Evaluación de Alternativas de Solución

● Actividad 2.4 : Definición de factores críticos de éxito

● Tarea 2.4.1 : Identificación de los factores de éxito

● Tarea 2.4.2 : Identificación de los factores críticos de éxito

● CAPITULO 3. ELABORACION DEL PLAN DE SISTEMAS

● Actividad 3.1 : Identificación de Necesidades de información de las unidades afectadas

● Tarea 3.1.1 : Identificación de Funciones del negocio

● Tarea 3.1.2 : Identificación de procesos (cadena de valor)

● Tarea 3.1.3 : Identificación de las Necesidades de Información

● Actividad 3.2 : Identificación de las directrices de gestión y técnicas

● Tarea 3.2.1 : Identificación de las directrices de gestión

● Tarea 3.2.2 : Identificación de las directrices técnicas

● Actividad 3.3 : Dise’o de la arquitectura de la información

● Tarea 3.3.1 : Dise’o del modelo conceptual de datos

● Tarea 3.3.2 : Dise’os de jerarquía de funciones

● Tarea 3.3.3 : Dise’o de la arquitectura de la información

● Actividad 3.4 : Revisión de la situación actual de los sistemas de información

● Tarea 3.4.1 : Identificación y Descripción de los sistemas existentes



● Tarea 3.4.2 : Análisis del entorno tecnológico actual

● Tarea 3.4.3 : Diagnóstico del desarrollo informático

● Actividad 3.5 : Descripción de los nuevos sistemas

● Tarea 3.5.1 : Identificación de mejoras en los sistemas actuales

● Tarea 3.5.2 : Identificación de los nuevos sistemas

● Tarea 3.5.3 : Determinación de prioridades de desarrollo

● Actividad 3.6 : Definición de alternativas tecnológicas

● Tarea 3.6.1 : Identificación de Necesidades tecnológicas futuras

● Tarea 3.6.2 : Definición de opciones tecnológicas

● Actividad 3.7 : Elaboración del Plan de Acción

● Tarea 3.7.1 : Elaboración de un Plan de Implantación

● Tarea 3.7.2 : Mantenimiento del plan de sistemas

● CAPITULO 4. TECNICAS

● 4.1 Entrevistas

● 4.1.1 Tipos de Entrevista

● 4.1.2 Recomendaciones de desarrollo de entrevistas

● 4.2 Factores Críticos de éxito

● 4.2.1 Descripción Técnica

● 4.2.2 Procedimiento de definición de factores críticos de éxito

● 4.3 Modelo de Datos

● 4.4 Matriciales

● 4.5 Modelo de Nolan

● 4.6 Análisis de Costo Beneficio

● 4.7 Diagrama de Flujo



● 4.8 Cadena de Valor


INEI - Presentación

ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE UN PLAN DE SISTEMA DE INFORMACION ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ

PRESENTACION

El Instituto Nacional de Estad¡stica e Inform tica (INEI), en su calidad de ente rector de los Sistemas Nacionales de Estad¡stica e Inform tica, y como tal responsable de que las actividades inform ticas oficiales se desarrollen bajo una normatividad t‚cnica com£n, se complace en presentar el manual ùMetodolog¡a para la Elaboraci¢n de un Plan de Sistemas de Informaci¢nù.

Esta publicaci¢n, que consta de cuatro (04) cap¡tulos, es una versi¢n revisada y actualizada del manual presentado en 1994, donde se tom¢ como base la Metodolog¡a METRICA I. En esta nueva edici¢n se incluyen las experiencias acumuladas en el desarrollo del Plan de Sistemas del Ministerio de Energ¡a y Minas, Ministerio de Pesquer¡a, Museo de la Naci¢n y otras, que han permitido evaluar en la pr ctica, cada fase y etapa de la metodolog¡a, adapt ndola a nuestra realidad y necesidades.

En el capitulo II ùAlineamiento al Plan Estrat‚gicoù, se hace menci¢n al estudio puntual del Plan Estrat‚gico Institucional, a fin de se¤alar correctamente los Objetivos Institucionales, que se quiere alcanzar, y para los cuales, se dise¤ar n y construir n los Sistemas de Informaci¢n.

Es importante se¤alar que, a diferencia de la versi¢n anterior, ‚sta pone especial ‚nfasis en el Modelamiento de las Necesidades o Requerimientos de Informaci¢n, dejando a un segundo plano, el diagn¢stico de la situaci¢n actual, mostrando de esta manera una metodolog¡a mas directa, que busca identificar en el corto plazo las necesidades y as¡ plantear r pidamente las soluciones necesarias.

Por ultimo, la metodolog¡a llama la atenci¢n del co-responsable de la elaboraci¢n del Plan de Sistemas de Informaci¢n, que no se puede elaborar un Plan de Sistemas, sin el consentimiento del usuario y mucho menos sin su participaci¢n, en todas sus fases y etapas.

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/presenta.htm (1 of 2)19/08/2005 12:47:39 p.m.

INEI - Presentación

El INEI una vez m s espera contribuir con la modernizaci¢n de la Gesti¢n Inform tica en las Entidades P£blicas, haciendo extensivo su autorizaci¢n de uso a las Instituciones Privadas que deseen adoptarlas.

Lima, Octubre de 1996.

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA

Econ. FELIX MURILLO ALFARO JEFE

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/presenta.htm (2 of 2)19/08/2005 12:47:39 p.m.

INEI - INTRODUCCION

INTRODUCCION

En muchas organizaciones los Sistemas de Informaci¢n se encuentran en la fase de expansi¢n y todav¡a no se ha establecido una metodolog¡a efectiva de Planificaci¢n de los mismos. En estos casos no ser posible implantar directamente una metodolog¡a activa de generaci¢n de Planes Estrat‚gicos de Empresas y de Sistemas de Informaci¢n simult neamente al carecer la organizaci¢n de la cultura organizativa correspondiente.

En esta circunstancia hay que llegar al m‚todo activo por v¡a evo- lutiva mediante la implantaci¢n de una metodolog¡a pasiva en una primera fase que ayude a la creaci¢n de una cultura necesaria (el t‚rmino pasivo hace menci¢n que solamente requiere el conocimiento de las estrategias que la instituci¢n desee llevar a cabo independientemente del proceso que se haya seguido para llegar a ellas) es dif¡cil de implantar si no existe los siguiente considerandos: 1) Una cultura corporativa en la Instituci¢n que sea sensible al uso del potencial de las tecnolog¡as de la informaci¢n. 2) El conocimiento por parte del Centro Inform tico, de los objetivos y estrategias corporativas de la Instituci¢n, en t‚rminos que permita buscar un alineamiento del plan de sistemas con las estrategias de la instituci¢n (m‚todo pasivo). Sin embargo, cabe la posibilidad de desarrollar una integraci¢n o planificaci¢n en paralelo de ambas estrategias (estrategias empre- sariales y en tecnolog¡as de Informaci¢n), Siendo el objetivo b sico de cualquier procedimiento sistem tico de planificaci¢n paralela (estrategias - TI/SI) es el aprendizaje organizado asociado a la utilizaci¢n de tal procedimiento. Incorporar el pensamiento estrat‚gico y desarrollar la sensibilidad acerca de las posibilidades de la TI/SI a todos los niveles directivos de la organizaci¢n es extraordinariamente importante para asegurar la continuidad efectiva del procedimiento en cuesti¢n. En consecuencia, es responsabilidad de la Alta Direcci¢n procurar que existan las condiciones para que ‚ste aprendizaje pueda

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/intro.htm (1 of 3)19/08/2005 12:52:17 p.m.

INEI - INTRODUCCION

desarrollarse efectivamente. El Plan de Sistemas de Informaci¢n, responde a la necesidad de lograr que el tratamiento de la informaci¢n (considerado en t‚rminos de disponibilidad), ayude al cumplimiento de los objetivos generales definidos para cualquier Unidad organizativa de la Instituci¢n. Con esta perspectiva, los planes de sistemas de encuadran dentro del marco m s general de la Planificaci¢n Estrat‚gica, como el fin de concretarse a corto y medio plazo de ‚sta. As¡, la Planificaci¢n Estrat‚gica tiene como finalidad principal, definir los objetivos a largo plazo de una organizaci¢n, en cuanto a: * Servicios futuros a prestar. * Perspectivas de crecimiento y previsiones de evoluci¢n, entre otros. As¡ mismo, trata de estimar las necesidades de informaci¢n en funci¢n de dichos objetivos. Para ello se considera tanto la situaci¢n de dicha organizaci¢n frente a su entorno, como la visi¢n de los responsables de la misma.

La Planificaci¢n de Sistemas se puede considerar como la realizaci¢n ®t ctica¯ de los objetivos estrat‚gicos ya definidos para la Planificaci¢n Estrat‚gica, los cuales tiene por caracter¡stica: * Definici¢n precisa de los Sistemas de Informaci¢n identificados. * Una planificaci¢n ajustada para la Implantaci¢n de dichos sistemas, considerando prioridades y recursos necesarios. Considerando como base ‚stos objetivos, y debido a la importancia que reviste contar con metodolog¡as para la planificaci¢n y el desarrollo de sistemas, el INEI como ente rector de inform tica en la Administraci¢n P£blica, ha considerado conveniente proponer una metodolog¡a para la elaboraci¢n de la fase de Planeamiento de Sistemas de Informaci¢n. El presente documento es la actualizaci¢n de la ®Metodolog¡a para la Elaboraci¢n de un Plan de Sistemas¯, publicada en Abril de 1993, la cual fue elaborada por la Instituci¢n.


INEI - INTRODUCCION

Esta metodolog¡a pretende lograr el alineamiento de los sistemas de informaci¢n propuestos a las estrategias corporativas de la instituci¢n, incluye los nuevos conceptos de tecnolog¡as de informaci¢n como herramienta de competividad y sostenibilidad. En la elaboraci¢n del documento se ha tomado como referencia la Metodolog¡a M‚trica Versi¢n 2, elaborada por la Sub-Direcci¢n General de Coordinaci¢n Inform tica del Ministerio para la Adminis- traci¢n P£blica de Espa¤a, y el documento metodol¢gico Planeamiento Estrat‚gico de Informaci¢n, de James Martin. La metodolog¡a tiene por objeto establecer las Directrices a las que deben ajustarse la elaboraci¢n del Plan de Sistemas en los distintos Centros Directivos, u Organos Aut¢nomos de la Adminis- traci¢n P£blica. Estas Directrices ser n objeto de actualizaciones en sucesivas ediciones.


INEI - CAPITULO 1. GENERALIDADES

ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ CAPITULO I ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ

Generalidades. perteneciente a la Metodolog¡a de Plan de Sistemas de Informaci¢n. Indican los aspectos generales que se deben tener en cuenta antes de iniciar el desarrollo del proyecto.

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/cap1.htm19/08/2005 12:52:31 p.m.

INEI - 1.1 Objetivos

1.1 Objetivos La Fase de Planeamiento de Sistemas tiene como objetivo el de obtener un conjunto de especificaciones formales de los futuros sistemas a desarrollar, las cuales deber n describir en detalle: * Especificar los Sistemas de Informaci¢n a Desarrollar como resultado del an lisis de la realidad actual, de sus requerimientos de informaci¢n en sus vertientes funcional y tecnol¢gica, con el fin de coadyuvar al logro de los objetivos y necesidades definidos. * Especificar la Arquitectura de la Informaci¢n presente y futura, que apoyen de una manera efectiva a las actividades y estrategias corporativas de la Instituci¢n. * El obtener un conjunto de pautas y par metros para acometer el trabajo de Desarrollo de los Sistemas especificados, dichas pautas permitir n establecer la relaci¢n necesaria entre la Planificaci¢n de Sistemas y la realizaci¢n de las distintas fases del ciclo de la vida de desarrollo de ‚stos Sistemas.

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/cap1-1.htm19/08/2005 12:52:44 p.m.

INEI - 1.2 Alcance y ámbito de los planes

1.2 Alcance y ambito de los planes

El Planeamiento de Sistemas de informaci¢n, se deber realizar en cada uno de los Organos de m ximo nivel de Direcci¢n Sectorial, tales como Direcciones Generales ( de l¡nea, apoyo y asesoram- iento), Organismos P£blicos Descentralizados, Institutos y otras Instituciones P£blicas dependientes de los Vice-Ministerios de cada Sector.


INEI - 1.3 Vigencia y horizonte de los planes

1.3 Vigencia y horizonte de los planes Los documentos obtenidos en la fase de Planeamiento, pondr n de manifiesto un conjunto de sistemas de informaci¢n a desarrollar, as¡ como tambi‚n la implantaci¢n y mantenimiento de los mismos. As¡ mismo, la elaboraci¢n del Plan de Sistemas, tiene un horizonte temporal de dos a tres a¤os, a partir del cual deber ser actu- alizado de acuerdo a los cambios producidos en la organizaci¢n, ya que toda organizaci¢n siempre se encuentra en estado din mico y depende de las pol¡ticas emitidas por el gobierno, por lo tanto, antes de iniciar el desarrollo del sistema ‚stos planes deber n ser actualizados de acuerdo a los nuevos requerimientos del usuario.


INEI - 1.4 Base Legal

1.4 Base Legal La presente metodolog¡a tiene su sustento con las siguientes bases legales emitidas de acuerdo a las pol¡ticas del gobierno:

- Ley de Organizaci¢n y Funciones del INEI. - Leyes Org nicas de los Ministerios. - Ley Org nica de las Municipalidades. - Leyes Org nicas de los Poderes del Estado. - Leyes de Bases de la Organizaci¢n. - Reglamento de Organizaci¢n y Funciones del INEI. - Decreto Legislativo N§ 604. - Decreto Supremo N§ 118-91-PCM y sus modificatorias.


INEI - 1.5 Factores críticos de éxito, organización y responsabilidades

1.5 Factores criticos de exito, organizaci¢n y responsabilidades La elaboraci¢n del Plan de Sistemas de Informaci¢n en cada Instituci¢n, no es una tarea f cil, ya que frecuentemente se va a encontrar el recelo existente en cada persona quien cree que la inform tica la va a sustituir de su labor, por lo tanto no proporcionan con claridad sus requerimientos de informaci¢n. Por tal motivo se debe de optar por una serie de estrategias las cuales facilitar¡an el desarrollo de ‚sta labor, adem s debe de seleccionarse a un grupo de personas que por sus caracter¡sticas sean claves, cuya informaci¢n permita realizar con ‚xito la labor.


INEI - 1.5.1 Factores críticos de éxito del Proyecto

1.5.1 Factores cr¡ticos de ‚xito del Proyecto Para llevar a cabo con ‚xito el desarrollo de ‚sta fase se deben orientar los mejores recursos en la realizaci¢n de los siguientes factores claves de ‚xito, que de lograrse permitir n alcanzarse con ‚xito los objetivos de la fase. * Compromiso con la Alta Direcci¢n, una de las primeras acciones que se debe realizar, es la participaci¢n de los miembros de la Alta Direcci¢n de la Instituci¢n donde se desarrollar la fase, de manera que, apoyen al equipo del proyecto en todo lo necesario. Los primeros contactos del responsable del proyecto, debe realizarse con los Altos Directivos del Ministerio, Instituciones u Organos con el prop¢sito de tender un puente de cordialidad, comprensi¢n y apoyo a fin de exponer en forma clara y concisa los objetivos del proyecto y los beneficios que tendr la Instituci¢n. As¡ mismo, debe de lograrse una reuni¢n de presentaci¢n ante la Alta Direcci¢n en la cual, se deber promover la participaci¢n de los funcionarios presentes y exponer la metodolog¡a, priorizando los temas que requieran decisiones de la Alta Direcci¢n. * Participaci¢n de los Asesores de la Alta Direcci¢n y de los Direc- tores de los Organos de l¡nea y Apoyo, es necesario contar con su participaci¢n debido a que su experiencia directa e indirecta, permite que conozcan las fallas y procesos inadecuados; tambi‚n pueden participar activamente en la identificaci¢n de las necesidades de informaci¢n no satisfechas. * Contar con la existencia de un Plan Estrat‚gico Institucional, en ‚ste Plan Estrat‚gico se indicar n la misi¢n, objetivos corp- rativos, estrategias entre otros. As¡ de este modo, se buscar el alineamiento del Plan de Sistemas al Plan Estrat‚gico Institucional.

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/cap1-51.htm (1 of 2)19/08/2005 12:53:54 p.m.

INEI - 1.5.1 Factores críticos de éxito del Proyecto

* Alcance claramente definido, es necesario que el grupo de t‚cnicos tenga el conocimiento y concepci¢n clara de la fase (objetivos, actividades y productos a obtener), as¡ como tambi‚n de las t‚cnicas requeridas en la elaboraci¢n del Plan de Sistemas. * Organizaci¢n y experiencia del grupo de trabajo, el equipo de trabajo debe de poseer los conocimientos en: tecnolog¡a de la informaci¢n, estad¡sticos y anal¡ticos, as¡ como la experiencia suficiente para poder interpretar los requerimientos funcionales y poder traducirlos en aplicaciones y/o sistemas de informaci¢n. * Contar con metodolog¡as de desarrollo r pido, ayudando de ‚sta manera a orientar los actividades y esfuerzos del grupo de trabajo.


INEI - 1.5.2 Indentificación de las Unidades afectadas

1.5.2 Identificaci¢n de las unidades afectadas

Se identifican a nivel corporativo las unidades objeto de estudio, el t‚rmino Unidades se utiliza en un sentido general para recoger diferentes mbitos de la organizaci¢n dentro de la administraci¢n (Direcciones Generales, Oficinas Generales, Organismos aut¢nomos, Sub-Direcciones). As¡, de este modo se especifican las caracter¡sticas generales de dichas unidades, permitiendo obtener un Perfil General de la Unidad en Estudio, el cual contendr informaci¢n sobre las funciones y responsabilidades seg£n los Manuales de Organizaci¢n y Funciones (MOF) y el Reglamento de Organizaci¢n y Funciones (ROF), indicar tambi‚n los servicios generales dentro de la organizaci¢n (atenci¢n al publico, servicios internos y externos), entre otros.


INEI - 1.5.3 Organización de los participantes

1.5.3 Organizaci¢n de los Participantes

Uno de los factores que permitir n obtener el ‚xito en el proyecto es la organizaci¢n del mismo, definiendo las funciones y responsabilidades de los ¢rganos participantes. Adem s de la constituci¢n del Grupo de Trabajo, se debe lograr que el Plan de Sistemas se convierta en un punto de agenda en las reuniones semanales Directivas del Organo. Si no existen tales reuniones, los Organos que deben constituirse son los siguientes: * Comit‚ de Direcci¢n

La composici¢n del Comit‚ de Direcci¢n depender de las caracter¡- sticas del sistema, pero generalmente se encuentra conformado por:

* Responsable (es) de la Unidad (es) a la (s) que afecta el sistema. * Responsables de la gesti¢n del Proyecto. * Responsables de los servicios comunes de la administraci¢n (programaci¢n, presupuesto, recursos humanos)

* Director del Proyecto

El encargado de dirigir el proyecto ser un directivo de alto nivel responsable del rea de sistemas, o el responsable de la planificaci¢n o coordinaci¢n de sistemas, o el responsable de la unidad que trabajar con el Sistema. (Usuario Lider).

* Equipo de Proyecto

Este equipo estar conformado por personal de tecnolog¡a de la informaci¢n y personal t‚cnico calificado de la Unidad.

En caso de que el proyecto se hiciese con asistencia externa, el personal consultor correspondiente se integrar¡a al equipo de trabajo.

* Grupo de Usuarios


INEI - 1.5.3 Organización de los participantes

Estar conformado por los distintos usuarios con conocimiento profundo de las funciones a realizar por el sistema a desarrollar. Adem s participar n expertos en los servicios comunes de la administraci¢n (programaci¢n y presupuesto, recursos humanos, entre otros).

* Especialistas en Tecnologias de la Informaci¢n

Eventualmente se requerir la participaci¢n de especialistas en tecnolog¡a de la informaci¢n (comunicaciones, equipos f¡sicos, equipos l¢gicos) para la realizaci¢n de determinadas actividades dentro de la fase. * Grupo de Calidad

Este grupo estar constituido por personal con conocimiento en metodolog¡a de desarrollo y con experiencia en las competencias principales de la Unidad. Tendr la misi¢n de verificar que los trabajos se realicen de acuerdo a la metodolog¡a definida y de validar el cumplimiento de las funciones y requisitos del sistema. Es recomendable la participaci¢n de personal de los organos de control interno de la instituci¢n. La constituci¢n de ‚stos grupos depender principalmente del tama¤o del proyecto; as¡ mismo, cabe se¤alar que la participaci¢n activa de los usuarios es imprescindible, ya que ellos tienen conocimiento de la definici¢n clara de los requisitos que ha de cumplir el sistema.


INEI - 1.6 Productos a obtener

1.6 Productos a Obtener

En el transcurso del desarrollo del proyecto se obtendr n una serie de documentos, los cuales clasificaremos de la siguiente manera:

* Documentos de Gesti¢n Estos documentos ser n elaborados por el Director del Proyecto en coordinaci¢n con los analistas, siendo ‚stos:

* Informe sobre el Modelo de Proyecto. * Informe sobre el Modelo de Requerimiento. * Informe del Plan de Sistemas * Informe Final del Proyecto, que incluya los acontecimientos mas relevantes del proceso de Planeamiento de Sistemas, seg£n lo establezca el Grupo de Calidad. * Documento T‚cnico

El documento t‚cnico que se obtendr en la fase del Plan de Sistemas de Informaci¢n es:

a) Documento : ®Plan de Sistemas de Informaci¢n¯. El siguiente documento contendr :

* Arquitectura de la Informaci¢n. * Descripci¢n de las aplicaciones existentes, y el entorno tecnol¢gico actual. * Especificaci¢n de los sistemas de informaci¢n propuestos. * Descripci¢n del nuevo entorno tecnol¢gico. * Plan de Implantaci¢n. * Plan de Mantenimiento.


INEI - 1.7 Documentación requerida

1.7 DocumentaciOn requerida

Luego de haberse aprobado la realizaci¢n de la fase del Plan de Sistemas de Informaci¢n, el equipo del proyecto se encargar de identificar y recoger informaci¢n existente sobre otros estudios realizados en la Unidad. Entre los documentos que son necesarios identificar tenemos: * Plan Estrat‚gico Institucional (si existe). * Plan de Sistemas (si existe). * Plan de Sistemas del Sector (si existe). * Ley Org nica, organigramas. * Reglamento de Organizaci¢n y Funciones (ROF). * Manual de Organizaci¢n y Funciones (MOF). * Manuales y metodolog¡a de trabajo. * Relaci¢n de Directores del centro directivo. * Relaci¢n de usuarios.

Entre otros.


INEI - 1.8 Planificación del proyecto

1.8 Planificaci¢n del proyecto Es importante remarcar la importancia de la planificaci¢n del proyecto, elaborando un calendario de realizaci¢n de las distintas actividades y tareas del Plan, en funci¢n de los objetivos definidos y de las caracter¡sticas identificadas en el marco de referencia (la existencia o no de un plan estrat‚gico, la dimensi¢n de las unidades a tratar, etc.). As¡ tambi‚n, se asignar n los recursos necesarios (humanos, t‚cnicos y materiales, etc.).

Se establecer tambi‚n un calendario de seguimiento, definiendo: fechas de las reuniones, plan de entrega de los productos del plan, posibles modificaciones de los objetivos marcados por el plan, planes de revisi¢n por el grupo de calidad. Para una adecuada planificaci¢n del proyecto, se recomienda ajustar los tiempos por actividades de acuerdo al Cronograma de Actividades mostrado en el Anexo N§ 3 : Cronograma de Actividades.


INEI - CAPITULO 2. ALINEAMIENTO DEL PLAN DE SISTEMAS AL PLAN ESTRATEGICO

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ALINEAMIENTO DEL PLAN DE SISTEMAS AL PLAN ESTRATEGICO

En el presente cap¡tulo se definir la misi¢n del Centro Inform- tico, se fijar n sus metas y objetivos, defini‚ndose sus estrategias, las cuales deben de encontrarse alineadas al Plan Estrat‚gico Institucional. Es fundamental el alineamiento del Plan de Sistemas al Plan Estrat‚gico, ya que se busca que los sistemas de informaci¢n coadyuven al logro de los objetivos del negocio y apoyen a las estrategias corporativas del mismo.


INEI - Actividad 2.1 : Definición de la misión del Centro Informático

Actividad 2.1 : DefiniciOn de la MisiOn del Centro InformAtico Mediante la presente actividad se define la misi¢n, el rol del Centro Inform tico en el desarrollo de los sistemas propuestos.

a) Objetivo Los objetivos que se buscan alcanzar con la presente actividad son los siguientes: * Alinear la misi¢n corporativa a la misi¢n del Centro Inform tico. * Definir la misi¢n del Centro Inform tico.

b) Descripci¢n

Con el fin de definir la misi¢n del Centro Inform tico debemos de realizar las siguientes tareas:

Tarea 2.1.1 : Definici¢n de la misi¢n de la Organizaci¢n Tarea 2.1.2 : Definici¢n de la misi¢n del Centro Inform tico.

c) Descripci¢n de Tareas Se realizar una descripci¢n detallada de las tareas se¤aladas anteriormente.


INEI - Tarea 2.1.1 : Definición de la misión de organización

Tarea 2.1.1 : Definici¢n de la Misi¢n de la Organizaci¢n La misi¢n de la organizaci¢n es el eje sobre el cual se desarrolla todas las otras actividades y sistemas, la misi¢n expresa la raz¢n de ser y de existir de toda organizaci¢n, para poder definir la misi¢n de una organizaci¢n, debemos de revisar el Plan Estrat‚gico de la Organizaci¢n, en caso de que ‚ste no existiera o estuviese desactualizado, el equipo de estudio se encargar de convocar a una reuni¢n al nivel directivo y al personal clave de la Organizaci¢n, con el fin de que ‚stos puedan dar su opini¢n acerca de la misi¢n de la organizaci¢n (procedimiento formal) o en otro caso dar forma a la visi¢n que la Alta Direcci¢n tiene de la misma.


INEI - Tarea 2.1.2 : Definición de la misión del Centro Informático

Tarea 2.1.2: Definici¢n de la Misi¢n del Centro de Informaci¢n

La misi¢n del Centro Inform tico se definir de acuerdo a la misi¢n de la Organizaci¢n, es decir, la misi¢n del Centro Inform tico, deber coadyuvar al logro de la misi¢n de la Organizaci¢n. Para la definici¢n de la misi¢n, se debe de reunir al personal directivo del Centro Inform tico, as¡ como al personal experto en materia inform tica, con el fin de que ‚stos brinden informaci¢n de base que, permita definir la misi¢n del Centro Inform tico. d) Productos a Obtener

* Misi¢n del Centro Inform tico.

e) T‚cnicas

T‚cnica N§ 4.1 : Entrevistas.


INEI - Actividad 2.2 : Fijación de Objetivos y metas

Actividad 2.2 : FIJACION DE OBJETIVOS Y METAS

En ‚sta actividad se tratar de identificar los objetivos y las metas fijadas por el Centro Inform tico, las cuales contribuir n al logro de los objetivos corporativos. En caso de que en la unidad exista un Plan Estrat‚gico, los objetivos del Centro Inform tico ser n revisados y actualizados, si el caso lo amerita. a) Objetivos

* Determinar los objetivos y metas del Centro Inform tico. * Orientar las actividades del Centro Inform tico al logro de los objetivos corporativos.

b) Descripci¢n

La fijaci¢n de los objetivos y metas del Centro Inform tico, tomar n como punto de partida a los objetivos y metas corporativos, contemplados en el Plan Estrat‚gico de la Instituci¢n; en el caso de que no exista un Plan Estrat‚gico de la Institu- ci¢n se deber realizar todas las tareas indicadas l¡neas abajo, caso contrario, se proseguir con las Tareas 2.2.2 y 2.2.3: Tarea 2.2.1 : Definir los Objetivos Corporativos Tarea 2.2.2 : Definir los Objetivos del Centro Inform tico Tarea 2.2.3 : Definir las Metas del Centro Inform tico

c) Descripci¢n de Tareas

Las tareas requeridas para la ejecuci¢n de la actividad se describen a continuaci¢n:


INEI - Actividad 2.2 : Fijación de Objetivos y metas


INEI - Tarea 2.2.1 : Definición de los Objetivos Corporativos

Tarea 2.2.1 : Definici¢n los Objetivo Corporativos Tomando como base la misi¢n de la Instituci¢n identificada en la Actividad 2.1, se determinar n los Objetivos Corporativos, los cuales permitir n especificar los prop¢sitos de la Organizaci¢n e identificar los aspectos que necesariamente se deben controlar y tomar en cuenta para que se puedan lograr ‚stos objetivos, con el fin de que ‚stos coadyuven al cumplimiento de la misi¢n de la Instituci¢n.


INEI - Tarea 2.2.2 : Definición de los Objetivos del Centro Informático

Tarea 2.2.2 : Definir los objetivos del Centro Inform tico Los objetivos del Centro Inform tico, se definir n tomando como base los objetivos corporativos identificados anteriormente. De ‚sta manera, los objetivos del Centro Inform tico, tendr n relaci¢n con el que hacer en la Organizaci¢n en materia infor- m tica y de tecnolog¡a de informaci¢n.


INEI - Tarea 2.2.3 : Definición de las Metas del Centro Informático

Tarea 2.2.3 : Definir las Metas del Centro Inform tico Las metas del Centro Inform tico deber n contemplar aspectos tales como: qu‚, cu ndo y cu nto se desea lograr en un per¡odo determinado; es decir, los objetivos deber n ser valorizados y especificados en el tiempo y espacio. As¡ mismo, ‚stas metas deber n coadyuvar al cumplimiento de los objetivos del Centro Inform tico, y por ende a los Objetivos Corporativos.

d) Productos a Obtener

* Objetivos Corporativos * Objetivos del Centro Inform tico * Metas del Centro Inform tico

e) T‚cnicas

T‚cnica N§ 4.1 : Entrevistas.


INEI - Actividad 2.3 : Determinación de Estrategias

Actividad 2.3 : DETERMINACION DE ESTRATEGIAS En ‚sta actividad se determinar n los caminos y alternativas que se han de seguir, con el fin de lograr los objetivos del Centro Inform tico y cumplir con la misi¢n de la Organizaci¢n. a) Objetivos

* Definir alternativas que permitan lograr los objetivos propuestos.

b) Descripci¢n

Las estrategias de toda Organizaci¢n o Unidad Organizativa, se definen tomando como base la pregunta ¨Qu‚ debemos de hacer para lograr con los objetivos?, la respuesta a ‚sta pregunta se puede obtener al realizar las siguientes tareas: Tarea 2.3.1 : Identificar las oportunidades y riesgos de la Organizaci¢n o T‚cnica (OPEDEPO) Tarea 2.3.2 : Identificar alternativas de soluci¢n Tarea 2.3.3 : Evaluar las alternativas de soluci¢n


Las tareas requeridas para la ejecuci¢n de la actividad se describen a continuaci¢n:


INEI - Tarea 2.3.1 : Identificación de las oportunidades y riesgos de la Organización

Tarea 2.3.1 : Identificar las oportunidades y riesgos Con el fin de determinar las oportunidades y riesgos que influyen en el funcionamiento de la Organizaci¢n, es conveniente realizar un an lisis de la Organizaci¢n, es decir, se definir n las fortalezas, riesgos, debilidades y oportunidades tanto de la Organizaci¢n como del Centro Inform tico.


INEI - Tarea 2.3.2 : Identificación de Alternativas de solución

Tarea 2.3.2 : Identificar alternativas de soluci¢n Tomado como base el an lisis realizado en la tarea anterior, se definir n una serie de alternativas de soluci¢n que permitir n cumplir con los objetivos y metas propuestas al Centro Inform tico.


INEI - Tarea 2.3.3 : Evaluación de Alternativas de Solución

Tarea 2.3.3 : Evaluar las alternativas de soluci¢n Considerando las alternativas de soluci¢n identificadas en la tarea anterior, se evaluar n cada una de ellas, con el fin de contar con una cartera de proyectos que coadyuvar n al logro de los objetivos de la unidad. Los criterios que debemos de considerar para determinar la cartera de proyectos son los siguientes:

* Determinar si la alternativa es coherente con la competencia y los recursos corporativos presentes y previstos. * El nivel de riesgo escogido es factible en t‚rminos econ¢micos y personales. * Las estrategias se acomodan a los valores personales y aspi- raciones de los Directivos claves. * Constituir la estrategia en un est¡mulo claro al esfuerzo y compromiso de la Organizaci¢n. d) Productos a Obtener

* Lista de riesgos, oportunidades, fortalezas y debilidades * Cartera de Proyectos

e) T‚cnicas

T‚cnica N§ 4.1 : Entrevistas T‚cnica N§ 4.9 : OPEDEPO


INEI - Actividad 2.4 : Definición de factores críticos de éxito

Actividad 2.4 : DEFINICION DE FACTORES CRITICOS DE EXITO En ‚sta actividad se determinar n los factores cr¡ticos de ‚xito, es decir, aquellos factores que permitir n cumplir con los objetivos y metas propuestas por el Centro Inform tico.

a) Objetivos

* Definir factores cr¡ticos de ‚xito.

b) Descripci¢n

Para identificar los factores cr¡ticos de ‚xito debemos de realizar las siguientes tareas: Tarea 2.4.1 : Identificar los factores de ‚xito. Tarea 2.4.2 : Identificar los factores cr¡ticos de ‚xito.



INEI - Tarea 2.4.1 : Identificación de los factores de éxito

Tarea 2.4.1 : Identificar los factores de ‚xito Los factores de ‚xito, se determinan analizando primeramente los objetivos propuestos y respondiendo a la pregunta ¨Cu les son aquellos factores que al realizarse permitir n el ‚xito de los objetivos ?


INEI - Tarea 2.4.2 : Identificación de los factores críticos de éxito

Tarea 2.4.2 : Identificar los factores cr¡ticos de ‚xito Tomado como base los factores de ‚xito identificados en la tarea anterior, procederemos a identificar los factores cr¡ticos de ‚xito, es decir, aquellos factores de definiti- vamente deben de realizarse con el fin de cumplir con los objetivos del Centro Inform tico. Para ello debemos de responder a la siguiente pregunta: ¨Cu les son aquellos factores cr¡ticos que permitir n el ‚xito de los objetivos propuestos ?


* Lista de factores cr¡ticos de ‚xito.

e) T‚cnicas

T‚cnica N§ 4.2 : Factores Cr¡ticos de Exito.


INEI - CAPITULO 3. ELABORACION DEL PLAN DE SISTEMAS

ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ CAPITULO ³ ³ 3 ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ

ELABORACION DEL PLAN DE SISTEMAS

En el presente cap¡tulo se elabora el Plan Inform tico cuyos resultados son: una Cartera de Proyectos Inform ticos Priorizados, un Plan de Desarrollo de Sistemas, un Plan de Recursos (equipo de c¢mputo, personal, etc.) entre otros insumos para este Plan. El Plan de Sistemas de Informaci¢n est conformado por un conjunto de actividades perfectamente definidas, de las cuales se indicar n los objetivos, descripci¢n, productos a obtener, as¡ como las t‚cnicas requeridas para su ejecuci¢n. As¡, de este modo estas actividades son descritas a continuaci¢n.


INEI - Actividad 3.1 : Identificación de Necesidades de información de las unidades afectadas

Actividad 3.1 : IDENTIFICACION DE NECESIDADES DE INFORMACIàN DE LAS UNIDADES AFECTADAS

En esta actividad se estudiar el sistema actual de manera global, en relaci¢n con las funciones generales que realiza en la unidad sujeto de estudio, y sus relaciones con el entorno, as¡ como sus objetivos y tendencias de evoluci¢n. a) Objetivos

Los objetivos que se buscan alcanzar con la presente actividad son los siguientes: * Identificar las funciones del negocio, es decir, aquellos que se identifican con la misi¢n de la Instituci¢n. * Registrar los requerimientos de informaci¢n presentes y futuros que atiendan a las funciones y procesos seg£n la Cadena de Valor (ver T‚cnica N§ 4.8). b) Descripci¢n

El desarrollo de la presente actividad, se orienta a la recopilaci¢n y estudio de los objetivos, servicios y funciones a desarrollar por la Unidad, donde se extraer n los requisitos que deben de cumplirse para alcanzar dichos objetivos. Estos requisitos, a su vez, deber n ser clasificados de acuerdo a los objetivos estrat‚gicos de la Instituci¢n, ‚stos requisitos, juntamente con la visi¢n de los responsables del tratamiento de la informaci¢n y de la gesti¢n de la Unidad, dar n lugar a una aproximaci¢n inicial a las necesidades futuras de informaci¢n. En el caso de que el mbito del Plan de Sistemas abarque varias Unidades, se podr , en funci¢n de la complejidad y dimensiones de las mismas, acometer la realizaci¢n del plan en distintas fases:


INEI - Actividad 3.1 : Identificación de Necesidades de información de las unidades afectadas

* Realizar un estudio global, a grandes rasgos, del conjunto de las Unidades, haciendo especial ‚nfasis en la interrelaci¢n entre las mismas. * Realizar las distintas actividades de esta Fase 0, para cada una de las Unidades identificadas. * Integrar los resultados del estudio.

Como consecuencia de la realizaci¢n del Plan de Sistemas puede aparecer la necesidad de reorganizar las Unidades a que afecta dicho Plan, con el fin de eliminar disfuncionalidades y conseguir un mejor aprovechamiento de los recursos y servicios. Si en la Unidad objeto de estudio, se hubiese realizado un Plan Estrat‚gico de Informaci¢n, los resultados del mismo contendr¡an todos los productos obtenidos en ‚sta actividad, eliminando as¡ la necesidad de realizaci¢n de la misma. Para el cumplimiento eficaz de la actividad se deben realizar las siguientes tareas: Tarea 3.1.1 : Identificaci¢n de funciones del negocio Tarea 3.1.2 : Identificaci¢n de procesos (cadena de valor) Tarea 3.1.3 : Identificaci¢n de las necesidades de informaci¢n

c) Descripci¢n de tareas

Se realizar una descripci¢n detallada de las tareas se¤aladas anteriormente.


INEI - Tarea 3.1.1 : Identificación de Funciones del negocio

Tarea 3.1.1 : An lisis Funcional del Area de Negocio La ejecuci¢n de ‚sta tarea comprende los siguientes pasos:

1. Representar, mediante un modelo de alto nivel, el posicionamiento de la Unidad frente a su entorno (Diagrama de Contexto).

Es decir, se representar gr ficamente el flujo de informaci¢n entre la Unidad en estudio y otras Unidades internas y externas que proporcionen y/o reciban alg£n tipo de informaci¢n. 2. Identificar las principales actividades y funciones (de operaci¢n y de decisi¢n) relacionadas con los recursos y servicios proporcionados por la Unidad. Se representar gr ficamente el flujo de informaci¢n a trav‚s de la Unidad, con el objeto de diferenciar las funciones de gesti¢n y decisi¢n, de las de operaci¢n o tratamiento de la informaci¢n.

3. Identificar los objetivos y las oportunidades de evoluci¢n futura de la Unidad Se identificar n los objetivos de la unidad en estudio, as¡ como sus oportunidades de evoluci¢n futura, tanto por normativa legal (nuevos servicios proporcionados por la Administraci¢n) como por las mejoras consideradas necesarias en la gesti¢n de los servicios y recursos.


INEI - Tarea 3.1.2 : Identificación de procesos (cadena de valor)

Tarea 3.1.2 : Identificacion de Procesos (cadena de valor) Luego del an lisis de las funciones del negocio de la Unidad, se identifican los procesos que a¤aden valor agregado al servicio; para ello emplearemos la t‚cnica de cadena de valor.

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/CAP3-12.htm19/08/2005 12:59:15 p.m.

INEI - Tarea 3.1.3 : Identificación de las Necesidades de Información

Tarea 3.1.3 : Identificaci¢n de las Necesidades de Informaci¢n Con el fin de ejecutar eficientemente ‚sta tarea, seguiremos los siguientes pasos:

1. Identificar los puntos cr¡ticos actualmente existentes Se identificar n los puntos cr¡ticos en cuanto al volumen de tratamiento, frecuencia de tratamiento, caracter¡sticas de respuesta, ayuda a la toma de decisiones, etc. Aqu¡ se especifica en detalle la visi¢n general obtenida.

2. Determinar la visi¢n de los responsables de la Unidad Para ello, se documentar la visi¢n de los responsables de la Uni- dad y de tratamiento de la informaci¢n en cuanto a posibles mejoras de los sistemas para satisfacer los objetivos de la Unidad y evaluar, en l¡neas generales, el probable impacto de dichos objetivos en la funci¢n de tratamiento de la informaci¢n, identif- icando posibles escenarios futuros, en funci¢n de las expectativas y planes de los responsables (oportunidades de descentralizaci¢n, gesti¢n departamental de la informaci¢n, etc.). Con este punto se pretende iniciar una aproximaci¢n al fin £ltimo de un Plan de Sistemas: conseguir la adecuaci¢n del Sistema de Informaci¢n de la Unidad a sus necesidades de gesti¢n y servicio, de una manera flexible e integrada.

Para conseguir esto se realizar n entrevistas individuales con los responsables de tratamiento de la informaci¢n y responsables de la Unidad y se consolidar n los resultados con el Comit‚ de Direcci¢n. d) Productos a obtener

Luego de realizados con ‚xito las tareas descritas, se obtendr n los siguientes productos: * Lista inicial de problemas y necesidades * Lista inicial de posibles mejoras en los Sistemas de Informaci¢n. * Diagrama de Contexto de la Unidad.

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/CAP3-13.htm (1 of 2)19/08/2005 12:59:22 p.m.

INEI - Tarea 3.1.3 : Identificación de las Necesidades de Información

* Representaci¢n gr fica de las funciones realizadas por la Unidad y del flujo de informaci¢n a trav‚s de las mismas.

* Lista de funciones y objetivos de la Unidad.

e) T‚cnicas

Las t‚cnicas a emplear en la presente actividad son las siguientes :

T‚cnica N§ 4.1 : Entrevistas T‚cnica N§ 4.7 : Diagrama de Flujo de Datos


INEI - Actividad 3.2 : Identificación de las directrices de gestión y técnicas

Actividad 3.2 : IDENTIFICACION DE LAS DIRECTRICES DE GESTION Y TECNICAS En ‚sta actividad, se identificar el marco normativo en que se desarrollan las actividades y funciones de la Instituci¢n, con el fin de que ‚stas formen parte del conjunto de t‚rminos de referencia en que se han de desarrollar los nuevos sistemas de informaci¢n. A su vez, ‚stos t‚rminos podr n ser ubicados en el Plan Estrat- ‚gico Institucional, en caso que existiese dicho Plan, en caso contrario, ‚stos documentos deber n ser ubicados entre los lin- eamientos y pol¡ticas que regulan el funcionamiento de la Instituci¢n; en caso que la Instituci¢n no cuente con dichos documentos, el grupo de estudio, se ver en la necesidad de elaborar los mismo en coordinaci¢n con el Comit‚ de Direcci¢n del Proyecto. a) Objetivos

Esta actividad tiene como objetivo lo siguiente:

* Identificar el marco normativo de las actividades t‚cnicas y de gesti¢n que afectan de alguna manera el desarrollo de la Instituci¢n. * Determinar nuevos requisitos para los nuevos sistemas que se realicen. b) Descripci¢n

Con el fin de ejecutar ‚sta actividad, debemos de efectuar las siguientes tareas: Tarea 3.2.1 : Identificaci¢n de Directrices de Gesti¢n. Tarea 3.2.2 : Identificaci¢n de Directrices T‚cnicas.



INEI - Actividad 3.2 : Identificación de las directrices de gestión y técnicas

Se realizar una descripci¢n detallada de las tareas se¤aladas anteriormente.


INEI - Tarea 3.2.1 : Identificación de las directrices de gestión

Tarea 3.2.1 : Identificaci¢n de las Directrices de Gesti¢n Para desarrollar ‚sta tarea, debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Identificar las normas y est ndares de gesti¢n existentes en la Instituci¢n. Con el fin de determinar el marco normativo, debemos de relevar la informaci¢n existente en la Instituci¢n, acerca de los est - ndares y procedimientos de gesti¢n que afectan el funcionamiento de la misma. Entre los principales documentos que el grupo de estudio deber de recolectar tenemos: * Pol¡tica de Recursos Humanos, tales como: * Pol¡ticas de evaluaci¢n de personal * Pol¡ticas de contrataci¢n de personal * Pol¡ticas de reclutamiento de personal * Entre otros

* Directrices de Gesti¢n de Calidad * Pol¡tica Presupuestaria * Pol¡tica de Contrataci¢n y Adquisici¢n de Material * Pol¡tica de Auditor¡as * Directrices de Planificaci¢n * Directrices de Gesti¢n de Cambios

2. Determinar las carencias de normas y est ndares de gesti¢n existente Luego de haber identificado las normas existentes y haber analizado su implicancia en la Instituci¢n, se procede a determinar aquellas normas y/o est ndares de gesti¢n que deber¡an de existir, pero que por diversos motivos en la actualidad no existen.


INEI - Tarea 3.2.1 : Identificación de las directrices de gestión

As¡, ‚sta informaci¢n nos permitir elaborar una lista de requisitos necesarios para el funcionamiento del sistema.


INEI - Tarea 3.2.2 : Identificación de las directrices técnicas

Tarea 3.2.2 : Identificaci¢n de las Directrices T‚cnicas

Para desarrollar ‚sta tarea, debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Identificar las normas y est ndares t‚cnicas existentes en la Instituci¢n.

Con el fin de determinar el marco normativo, debemos de relevar la informaci¢n existente en la Instituci¢n, acerca de los est ndares y procedimientos t‚cnicos que afectan el funcionamiento de la misma. Entre los principales documentos que el grupo de estudio deber de recolectar tenemos: - Pol¡ticas T‚cnicas, entre las cuales tenemos: - Gesti¢n de Proyectos (seguimiento, revisi¢n y aprobaci¢n final). - Desarrollo de Sistemas (existencia de normativas, metodolog¡as y t‚cnicas de programaci¢n). - Arquitectura de Sistemas (centralizada, distribuida). - Pol¡tica de Seguridad , entre los cuales tenemos:

- Control de accesos - Integridad de datos - Disponibilidad de aplicaciones

2. Determinar las carencias de normas y est ndares t‚cnicos existentes Luego de haber identificado las normas existentes y haber analizado su implicancia en la Instituci¢n, se procede a determinar aquellas normas y/o est ndares t‚cnicos que deber¡an de existir, pero que por diversos motivos en la actualidad no existen. As¡, ‚sta informaci¢n nos permitir elaborar una lista de requisitos necesarios para el funcionamiento del sistema.



INEI - Tarea 3.2.2 : Identificación de las directrices técnicas

Los informes que se obtendr n como producto del desarrollo de la actividad, tenemos: * Recopilaci¢n de Pol¡ticas y Directrices de Gesti¢n

* Recopilaci¢n de Pol¡ticas y Directrices T‚cnicas

* Cat logo de requisitos

e) T‚cnicas

Con el fin de llevar eficientemente el estudio, se emplear la siguiente t‚cnica: T‚cnica N§ 4.1: Entrevistas.


INEI - Actividad 3.3 : Dise’o de la arquitectura de la información

Actividad 3.3 : DISE¥AR LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACION

En la presente actividad se dise¤a la arquitectura de la informaci¢n, a partir del an lisis de los requerimientos de informaci¢n y del estudio del tratamiento l¢gico de las funciones del negocio sobre las entidades de datos, a partir de los cuales de identifican los sistemas de informaci¢n.

a) Objetivos

Los objetivos a lograr en la presente actividad son los siguientes:

* Elaborar el modelo conceptual de datos, en donde se definan las entidades de datos y las asociaciones entre los mismos. * Elaborar el diagrama de descomposici¢n funcional, (An lisis funcional de datos), donde se identifiquen las funciones del negocio (funciones l¢gicas). * Dise¤o de la arquitectura de la informaci¢n, mediante el cual se identifican nuevos sistemas de informaci¢n. b) Descripci¢n

En la realizaci¢n de esta actividad se requiere un alto grado de abstracci¢n, en tal sentido, se elimina toda consideraci¢n f¡sica sobre los sistemas actuales, obteniendo un conjunto de modelos funcionales y de informaci¢n que proporcionen una representaci¢n rigurosa y estructurada de los requisitos y necesidades futuras de informaci¢n dentro de la Unidad, con el fin £ltimo de construir, de la manera m s detallada posible, la Arquitectura de la Informaci¢n o bosquejo de los futuros sistemas que sea lo m s independiente posible de eventuales cambios organizativos. Por estas razones, se han de cumplir una serie de condiciones en la realizaci¢n de esta actividad: * La participaci¢n activa de los usuarios, (quien debe ser cons-


INEI - Actividad 3.3 : Dise’o de la arquitectura de la información

iderado como corresponsable) y los responsables expertos en el funcionamiento de la Unidad, sus necesidades y su posible evoluci¢n, que asesoren al Equipo de Proyecto en la realizaci¢n de los modelos. * La participaci¢n dentro del Equipo del Proyecto, de especialistas en estrategia que den una visi¢n ®top-down¯, de arriba a abajo, de los posibles escenarios de evoluci¢n de los Sistemas de Informaci¢n.

* El encaje de los modelos y de la arquitectura de informaci¢n obtenida, dentro de la cultura de la Organizaci¢n, de manera que tengan en cuenta todo el entorno de referencia que se ha venido construyendo en las actividades anteriores. La existencia de un Plan Estrat‚gico de Informaci¢n de la Unidad, servir¡a como punto de partida para el desarrollo de las tareas de esta actividad, pero no eliminar¡a la necesidad de su realizaci¢n, toda vez que no tendr¡a el suficiente grado de detalle requerido en esta actividad, dada la condici¢n m s generalista de los Planes Estrat‚gicos. Para el cumplimiento de los objetivos mencionados se requiere realizar las siguientes tareas: Tarea 3.3.1 : Dise¤o del Modelo Conceptual de Datos. Tarea 3.3.2 :Dise¤o de la Jerarqu¡a de Funciones. Tarea 3.3.3 :Dise¤o de la Arquitectura de la Informaci¢n.


Se realizar una descripci¢n detallada de cada tarea, permitiendo profundizar en su contenido, contribuyendo de este modo a su aplicaci¢n ¢ptima.


INEI - Tarea 3.3.1 : Dise’o del modelo conceptual de datos

Tarea 3.3.1 : Dise¤o del Modelo Conceptual de Datos

Los pasos a seguir en el Dise¤o del Modelo Conceptual de Datos son los siguientes: 1. Identificar las entidades de datos del Sistema.

Se define entidad de datos como todo objetivo sobre el que se desea almacenar informaci¢n. Para identificar las entidades de datos del sistema es necesario estudiar los recursos utilizados por el mismo, los documentos actualmente existentes, as¡ como las necesidades futuras de informaci¢n y los requisitos que se han de cumplir para satisfacer los objetivos de la Unidad. Por ello en esta labor participar no s¢lo personal t‚cnico de tratamiento de la informaci¢n, sino que adem s es necesaria la participaci¢n de gestores con conocimiento profundo de la Unidad y de sus necesidades. En una primera aproximaci¢n se pueden identificar ®clases¯ de datos en funci¢n de la relaci¢n l¢gica entre los mismos (pertenecen a ficheros comunes, son utilizados por los mismos procesos o funciones, etc.). El grado de detalle que se alcance en la identificaci¢n de entidades influir en el dise¤o de la jerarqu¡a de funciones que se llevar a cabo paralelamente en la tarea 4.2 (Dise¤o de la Jerar- qu¡a de Funciones¯) que el objetivo final es construir la Arquit- ectura de la Informaci¢n, es decir, determinar qu‚ procesos o funciones utilizan qu‚ entidades. 2. Definir las asociaciones entre las entidades identificadas anteriormente. 3. Dise¤o del modelo conceptual de datos Con este modelo conceptual se representan de manera gr fica, las entidades de datos o clases de datos identificados y las asociaciones entre ellas. Esto constituye el modelo de informaci¢n de la Unidad, que ha de satisfacer las necesidades de informaci¢n futuras y que, debido a su grado de abstracci¢n, no est sujeto a ninguna restricci¢n del entorno tecnol¢gico.


INEI - Tarea 3.3.1 : Dise’o del modelo conceptual de datos


INEI - Tarea 3.3.2 : Dise’os de jerarquía de funciones

Tarea 3.3.2 : Dise¤o de la Jerarqu¡a de Funciones Los pasos que se realizan en el dise¤o de la Jerarqu¡a de Funcio- nes son los siguientes: 1. Identificar en detalle las funciones de la Unidad A partir de la visi¢n general realizada en las Tareas 1.2 (®Iden- tificaci¢n de las Unidades Afectadas¯) y 2.1 (®Identificaci¢n de Funciones y Objetivos¯), se procede a especificar en detalle las funciones realizadas en la Unidad objeto de estudio. Para ello ser de utilidad seguir las recomendaciones que se indican a continuaci¢n: * Se seguir el criterio de representar las funciones desde un punto de vista l¢gico (qu‚ es lo que se hace en la Unidad), independientemente de la organizaci¢n de la misma. * Una ayuda para realizar esta Tarea vendr dada por el grado de detalle alcanzado en la Tarea 3.3.1 (®Dise¤o del modelo conceptual de datos¯) la cual se realizar en paralelo con ‚sta. * Se concluir n las funciones definidas para satisfacer los requisitos especificados en las actividades anteriores.

2.Dise¤ar la jerarqu¡a de funciones.

El procedimiento de dise¤ar una jerarqu¡a de funciones es, como la identificaci¢n de dichas funciones, altamente subjetivo, dependiendo en gran medida de la habilidad y experiencia de la persona que la realiza. Por esta raz¢n, es necesaria en esta tarea, la participaci¢n de gestores con un conocimiento profundo de la Unidad y de sus necesidades. As¡, se pueden identificar en relaci¢n con el ciclo de vida de las entidades o clases de datos de la Unidad: funciones que crean o utilizan ‚stas entidades. El grado de descomposici¢n de la jerarqu¡a de funciones, vendr


INEI - Tarea 3.3.2 : Dise’os de jerarquía de funciones

dado por el grado de detalle alcanzado en el modelo conceptual de datos. 3.Elaborar un modelo de funciones. Adem s del modelo jer rquico o descomposici¢n funcional, ser de utilidad elaborar un modelo de las principales funciones de la Unidad (las que est n en el nivel m s alto de la jerarqu¡a), que muestre el flujo de informaci¢n entre las mismas. Para ello se emplear la T‚cnica N§ 4.7: Diagrama del Flujo de Datos DFD.


INEI - Tarea 3.3.3 : Dise’o de la arquitectura de la información

Tarea 3.3.3 : Dise¤o de la Arquitectura de la Informacion Los pasos que se realizan en el dise¤o de la Arquitectura de la Informaci¢n son los siguientes: 1. Dise¤ar la Arquitectura L¢gica de la Informaci¢n.

Se representan conjuntamente las funciones identificadas y las entidades o clases de datos. Para ello se puede utilizar una t‚cnica tipo Matriz Entidad-Funci¢n, que muestra el tratamiento l¢gico de la funci¢n sobre la entidad: C: CREA U: USA

Es importante destacar que cuanto m s se haya detallado en la identificaci¢n de entidades y funciones, el dise¤o de la arquitectura l¢gica resultante ser tanto m s estable e independiente de los posibles cambios en la organizaci¢n. La arquitectura l¢gica obtenida servir de base para:

* Efectuar un diagn¢stico de la situaci¢n actual de los Sistemas de Informaci¢n de la Unidad, lo que realiza en la Actividad 3.4 ®Revisar la situaci¢n actual de los Sistemas de Informaci¢n¯. * Identificar los nuevos sistemas de informaci¢n, lo que se realiza en la Actividad 3.5 ®Descripci¢n de los nuevos Sistemas de Informaci¢n.¯

2.Dise¤o del modelo organizativo.

En funci¢n de las necesidades de informaci¢n identificadas en la Tarea 3.1.3 ®Identificaci¢n de las necesidades de informaci¢n¯, se puede realizar otro modelo complementario de la Arquitectura de la Unidad que muestre la correlaci¢n de las funciones y entidades con la localizaci¢n geogr fica de las mismas.



Este modelo, conjuntamente con el anterior, servir de punto de partida para la realizaci¢n de las Actividades 3.4 y 3.5.

3.dentificar nuevos sistemas a partir de la Arquitectura de Info- rmaci¢n. A partir de la Arquitectura L¢gica de la informaci¢n y los requisitos identificados, se har una primera especificaci¢n de los nuevos sistemas. Los criterios para realizar esta labor son, entre otros: * Agrupar las funciones que crean y usan las mismas entidades y clases de datos. * Homogeneidad de las funciones * Localizaci¢n geogr fica de los procesos * Y, la experiencia y el juicio del equipo de proyecto junto con los usuarios.


Al realizar con ‚xito las tareas indicadas se obtendr n los siguientes productos: * Lista de entidades o clases de datos dentro de la Unidad, con sus descripciones. * Modelo conceptual de datos de la Unidad. * Diagrama de descomposici¢n funcional (dise¤o de la jerarqu¡a de funciones). * Diagrama de modelo de funciones de la Unidad. * Dise¤o de la Arquitectura L¢gica de la Informaci¢n * Identificaci¢n inicial de los nuevos sistemas

e) T‚cnicas

Las t‚cnicas requeridas para el logro de los objetivos antes mencionados son los siguientes: T‚cnica N§ 4.1: Entrevistas T‚cnica N§ 4.3: Modelo de Datos T‚cnica N§ 4.4: T‚cnicas Matriciales


INEI - Actividad 3.4 : Revisión de la situación actual de los sistemas de información

Actividad 3.4 : REVISION DE LA SITUACION ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Luego de haber identificado los nuevos sistemas de informaci¢n, como paso siguiente, se proceder a realizar un estudio a todos los Sistemas de Informaci¢n existentes en la Unidad, de manera que, se pueda realizar el an lisis y diagn¢stico de los mismos. Con el fin de ejecutar ¢ptimamente ‚sta actividad, es recomendable contar con el apoyo del Personal Sistemas de Informaci¢n de la Unidad, y la asistencia de personal especialista en tecnolog¡a (equipo l¢gico, f¡sico, etc.), dado que las recomendaciones futuras se basar n en los resultados del presente estudio. a) Objetivos

Esta actividad tiene como objetivo lo siguiente:

* Obtener conclusiones, fundadas en la experiencia y juicio del Equipo del Proyecto, sobre la adecuaci¢n de los sistemas actuales a las necesidades de informaci¢n de la Unidad. * Identificar los puntos fuertes y d‚biles existentes en los sistemas de informaci¢n. * Identificar mejoras a las debilidades de los sistemas de informaci¢n.

b) Descripci¢n

Con el fin de ejecutar ‚sta actividad, debemos de efectuar las siguientes tareas: Tarea 3.4.1 : Identificaci¢n y descripci¢n de los sistemas existentes Tarea 3.4.2 : An lisis del entorno tecnol¢gico actual Tarea 3.4.3 : Diagn¢stico del desarrollo inform tico


La descripci¢n de las tareas mencionadas anteriormente se da a


INEI - Actividad 3.4 : Revisión de la situación actual de los sistemas de información

continuaci¢n:


INEI - Tarea 3.4.1 : Identificación y Descripción de los sistemas existentes

Tarea 3.4.1 : Identificaci¢n y descripci¢n de los sistemas existentes.

Para desarrollar ‚sta tarea, debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Realizar un inventario de aplicaciones existentes. Se identificar n los sistemas de informaci¢n y aplicativos existentes en la instituci¢n con el fin de definir:

* Funciones que realiza * Ficheros de datos que maneja * Relaciones con otros sistemas o aplicaciones

El resultado de ‚ste estudio, permitir establecer una correspondencia entre aplicaciones actuales y los ficheros de datos que manejan. Con el fin de establecer ‚sta correspondencia, se debe de elaborar la matriz ®Aplicaciones-Ficheros de Datos¯, para la cual existe una t‚cnica pre-determinada. 2. Describir brevemente las caracter¡sticas t‚cnicas de las aplicaciones existentes.

Luego de elaborar un inventario de los sistemas de informaci¢n y aplicaciones existentes, se realizar un estudio preliminar de cada una de ellas, en su aspecto tecnol¢gico. 3. Identificar los proyectos en desarrollo. Para cada uno de los proyectos en desarrollo se estudiar n las caracter¡sticas apuntadas en los apartados anteriores.


INEI - Tarea 3.4.2 : Análisis del entorno tecnológico actual

Tarea 3.4.2 : An lisis de Entorno Tecnol¢gico Actual Para desarrollar ‚sta tarea, debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Realizar un inventario y evaluaci¢n de los principales componentes tecnol¢gicos existentes. Se evaluar n los componentes tecnol¢gicos considerando su efectividad y el grado de integraci¢n entre los mismos. Estos componentes son:

* Equipo f¡sico: * Procesadores * Dispositivos de almacenamiento * Ordenadores personales * Estaciones de trabajo * Entre otros

- Comunicaciones: * Controladores de red * Interfases externas * Protocolos * Procedimientos de respaldo * Cargas actuales * Entre otros

- Equipo L¢gico: * Sistemas Operativos * Logical de red * Generadores de aplicaciones * Lenguajes de consulta * Facilidades para el desarrollo de aplicaciones * Herramientas CASE * Entre otros

- Gesti¢n de Datos: * Sistema de Gesti¢n de Bases de Datos * Diccionarios de Datos * Entre otros

- Operaciones en * Herramientas de control de trabajos explotaci¢n * Planes de contingencia * Gesti¢n de red * Entre otros

2. Analizar cada uno de los componentes identificados.

Luego de haber identificado los componentes tecnol¢gicos existe


INEI - Tarea 3.4.2 : Análisis del entorno tecnológico actual

ntes, se proceder a analizar la capacidad actual y los perfiles de utilizaci¢n en per¡odos normales y de carga de trabajo cr¡tica. 3. Evaluar el grado de aprovechamiento de ‚sta tecnolog¡a. Tomando como base las necesidades futuras de informaci¢n, as¡ como las perspectivas de evoluci¢n de la instituci¢n, se elaborar una proyecci¢n de crecimiento del entorno tecnol¢gico actual y las necesidades de recursos adicionales. Con el fin de lograr el mayor aprovechamiento del equipo tecnol¢- gico, el grupo de trabajo, deber ser asistido por especialistas en tecnolog¡a, que ayuden a valorar aspectos como la obsolecencia, idoneidad.


INEI - Tarea 3.4.3 : Diagnóstico del desarrollo informático

Tarea 3.4.3 : Diagn¢stico del Desarrollo Inform tico Para el desarrollo de ‚sta tarea debemos de seguir los siguientes pasos:

1. Estudiar la adecuaci¢n de los sistemas existentes a los requisitos identificados y a las nuevas necesidades de informaci¢n. Con el fin de analizar la manera en que los sistemas de informaci¢n existentes, se adaptan a los requerimientos de informaci¢n y a los sistemas propuestos, se elaborar n una serie de matrices, las cuales nos permitir n evaluar el grado de cobertura que proporcionan los sistemas actuales a las necesidades de informaci¢n. Entre ‚stos tipos de matrices tenemos: * Aplicaciones-Funciones * Ficheros de Datos Actuales-Entidades de Datos.

2. Evaluar el costo de los sistemas actuales Con el fin de determinar si es rentable o no continuar con las aplicaciones o sistemas de informaci¢n existentes, se evaluar el costo de las mismas en funci¢n a los beneficios y la cobertura proporcionada.

3. Evaluar la adecuaci¢n de los recursos humanos actuales a las nuevas necesidades Otro aspecto a considerar, es la adecuaci¢n de los recursos humanos a las nuevas necesidades de informaci¢n, para ello se estudiar n aspectos tales como: * El n£mero de personas en tratamiento de la informaci¢n.

* Su formaci¢n y experiencia


Los informes que se obtendr n como producto del desarrollo de la actividad, son: * Descripci¢n de cada aplicaci¢n, donde se define: sus funciones, su relaci¢n con otras aplicaciones, sus posibilidades de adapta- ci¢n, as¡ como sus caracter¡sticas tecnol¢gicas.


INEI - Tarea 3.4.3 : Diagnóstico del desarrollo informático

* Correlaci¢n entre las aplicaciones y los ficheros de datos que utilizan. * Perfil de los componentes del entorno tecnol¢gico actual, incluyendo, entre otros aspectos. - Descripci¢n - Capacidad actual - Grado de integraci¢n con otros componentes del entorno. - Utilizaci¢n en per¡odos normales y cr¡ticos - Perspectivas de futuro

* Valoraci¢n de los sistemas actuales, donde se incluir : * Resumen Aplicaciones-Funciones * Resumen Ficheros de Datos Actuales-Entidades de Datos * Costo de los sistemas actuales y valoraci¢n de los mismos en funci¢n de los beneficios que aportan.

* Perfil de los recursos humanos en las Unidades de tratamiento de la informaci¢n. e) T‚cnicas

Con el fin de llevar eficientemente el estudio, se emplear n las siguientes t‚cnicas: T‚cnica N§ 4.1: Entrevistas T‚cnica N§ 4.4: Matricial T‚cnica N§ 4.6: An lisis Costo - Beneficio


INEI - Actividad 3.5 : Descripción de los nuevos sistemas

Actividad 3.5 :DESCRIPCION DE LOS NUEVOS SISTEMAS DE INFORMACION

La presente actividad se considera de suma importancia, a trav‚s de la cual, se definen propuestas de sistemas de informaci¢n, indicando adem s la priorizaci¢n de desarrollo de los mismos. a) Objetivos

Los objetivos de la presente actividad son los siguientes: * Definir una lista de aplicaciones (existentes) que formar n parte del nuevo Plan de Sistemas. * Identificar y describir los nuevos sistemas de informaci¢n a desarrollar. * Definir prioridades de desarrollo para todos los sistemas.

b) Descripci¢n

En esta actividad se define el n£cleo del Plan de Sistemas, basado en los requisitos identificados y en la Arquitectura de la informaci¢n definida en actividades anteriores, teniendo en cuenta las restricciones, financieras y de todo tipo, de la realidad actual. Esta actividad se llevar a cabo paralelamente a la Actividad 3.6 (®Definir las Alternativas Tecnol¢gicas¯) y se obtendr como resultado, una especificaci¢n detallada de cada sistema que servir de punto de partida a la realizaci¢n de las distintas fases del desarrollo de aplicaciones. La participaci¢n activa de los usuarios y responsables de la Unidad, tanto de forma individual como en el Comit‚ de Direcci¢n, ser imprescindible para determinar las orientaciones futuras de desarrollo. Para el cumplimiento de los objetivos mencionados se requiere realizar las siguientes tareas:

Tarea 3.5.1 :Identificaci¢n de mejoras en los sistemas actuales. Tarea 3.5.2 :Identificaci¢n de nuevos sistemas de informaci¢n. Tarea 3.5.3 :Determinaci¢n de prioridades de desarrollo.


INEI - Actividad 3.5 : Descripción de los nuevos sistemas

c) Descripci¢n de Tareas Se realizar una descripci¢n detallada de cada tarea, permitiendo profundizar en su contenido, contribuyendo de este modo a su aplicaci¢n ¢ptima.


INEI - Tarea 3.5.1 : Identificación de mejoras en los sistemas actuales

Tarea 3.5.1 : Identificaci¢n de mejoras en los Sistemas Actuales La presente tarea se realiza con el fin de definir criterios que permitan evaluar las aplicaciones actuales, contrast ndolos con la arquitectura de informaci¢n se¤alada en la actividad 3.3, de tal manera que se identifiquen aplicaciones que deban transporta- rse al nuevo entorno tecnol¢gico, en tal sentido debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Definir criterios de evaluaci¢n de la arquitectura final. Se definir n unos criterios de evaluaci¢n que permitir n determinar la idoneidad de las distintas soluciones potenciales para el Plan de Sistemas. Entre estos criterios se consideran:

* Flexibilidad * Velocidad de implantaci¢n * Grado de cambio

2. Determinar las aplicaciones actuales que formar n parte del Plan de Sistemas. A partir de la Identificaci¢n Inicial de Sistemas, realizada en la Actividad 3.3 (®Dise¤ar la Arquitectura de la Informaci¢n¯) y del estudio de los sistemas existentes, hecho en la Actividad 3.4 (®Revisar la situaci¢n actual de los Sistemas de Informaci¢n¯) se pueden determinar las aplicaciones existentes susceptibles de satisfacer, con algunas mejoras, los requisitos y objetivos de la Unidad. Un procedimiento para hacer esto es confrontar, por un lado, las aplicaciones actuales con las funciones y ficheros de datos que manejan y, por otro, los sistemas identificados inicialmente, a partir de la Arquitectura L¢gica de la Informaci¢n. De esta conf- rontaci¢n se derivar n las posibilidades de mejora de las aplicaciones existentes, teniendo en cuenta los criterios de evaluaci¢n definidos anteriormente y el coste aproximado en recursos humanos y tecnol¢gicos.

3. Identificaciones que se deban transportar al nuevo entorno


INEI - Tarea 3.5.1 : Identificación de mejoras en los sistemas actuales

tecnol¢gico. Se identificar n, a partir de la Arquitectura l¢gica de la Informaci¢n, realizada en la Actividad 3.3 (®Dise¤ar la Arquit- ectura de la Informaci¢n¯), del estudio de los sistemas existentes efectuado en la Actividad 3.4 (®Revisar la situaci¢n actual de los sistemas de informaci¢n¯) y de las nuevas alternativas tecnol¢gicas identificadas en la Actividad 3.6 (®Definir las alternativas Tecnol¢gicas¯).


INEI - Tarea 3.5.2 : Identificación de los nuevos sistemas

Tarea 3.5.2 : Identificaci¢n de Nuevos Sistemas de Informaci¢n Mediante la presente tarea se especifican en detalle los nuevos sistemas de informaci¢n a desarrollar, indicando los objetivos, descripci¢n de sus funciones, restricciones, entre otros, en tal sentido debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Identificar los nuevos sistemas a desarrollar.

Tomando como base los requisitos y objetivos de la Unidad, se refinar n los sistemas inicialmente identificados en la Tarea 3.3.3 (®Dise¤o de la Arquitectura de la Informaci¢n¯), teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes criterios: * Considerar los requisitos no satisfechos por las aplicaciones identificadas en la tarea anterior. * Limitar, en la medida de lo posible, las interfases entre sistemas. * Considerar diferentes tipos de sistemas:

* Sistemas T‚cnico / Operativos Que cubre el n£cleo de operaciones tradicionales de captura masiva de datos (Data Entry) y servicios b sicos de tratamiento de datos, con tareas predefinidas (Contabilidad, facturaci¢n, almacen, presupuesto, personal y otros sistemas administrativos). Pero estos sistemas estan evolucionando con la irrupci¢n de censores, aut¢matas, sistemas multimedia, bases de datos relacionales mas avanzadas y data warehousing. * Sistemas T cticos Dise¤ados para soportar las actividades de coordinaci¢n de actividades y manejo de documentaci¢n, definidos para facilitar consultas sobre informaci¢n almacenada en el sistema, proporcionar informes y, en resumen, facilitar la gesti¢n independiente de la informaci¢n por parte de los niveles intermedios de la organizaci¢n, destacan entre ellos : los Sistemas Ofim ticos(OA), los Sistemas de Transmici¢n de Mensajer¡a (E-mail y Fax Server), coordinaci¢n y control de tareas (WorkFlow), y tratamiento de documentos ( Imagen y Tr mite y Bases de Datos Documentarios).



* Sistemas Estrat‚gicos

Orientado a soportar la Toma de Decisiones, facilitan la labor de la direcci¢n, proporcion ndoles un soporte b sico, en forma de mejor informaci¢n, para la toma de decisiones. Se caracterizan porque son sistemas sin carga peri¢dica de trabajo, es decir, su utilizaci¢n no es predecible, al contrario que en los dos casos anteriores, cuya utilizaci¢n es peri¢dica. Destacan entre estos sistemas: los Sistemas de Informaci¢n Gerencial (SIG), los Sist- emas de Informaci¢n Ejecutivos (EIS), los Sistemas de Informaci¢n Georeferencial (GIS), Sistemas de Simulaci¢n de Negocios (BIS y que en la pr ctica son sistemas expertos o de Inteligecia Artif- icial - AI) * Sistemas Inter-Institucionales

Este £ltimo nivel de sistemas de informaci¢n recien esta surg- iendo, es consecuencia del desarrollo organizacional orientado a un mercado de car cter global, el cual obliga a pensar e implemen- tar estructuras de comunicaci¢n mas estrechas entre la organizaci¢n y el mercado (Empresa Extendida, Organizaci¢n Inteligente e Integraci¢n Organizacional), todo esto a partir de la generali- zaci¢n de las redes inform ticas de alcanse nacional y global (INTERNET), que se combierten en veh¡culo de comunicaci¢n entre la organizaci¢n y el mercado no importa donde este la organizaci¢n (INTRANET) y el mercado (Red Global).

* Considerar los criterios de evaluaci¢n de la arquitectura final, identificados en la tarea anterior, 3.5.1 (®Identificaci¢n de mejoras en los sistemas actuales¯). * Considerar los factores de localizaci¢n de los sistemas y de seguridad de los mismos. * Considerar los requisitos identificados sobre vol£menes, frecuencia de ejecuci¢n de determinadas funciones, tiempo de interc- ambio de informaci¢n. Estos requisitos ayudar n a establecer la fuerza y naturaleza de las dependencias y relaciones entre los sistemas. * Considerar la respuesta a eventos externos (solicitudes de inform-



aci¢n, demanda de servicios, etc.) sobre la Unidad. Esto permitir tambi‚n agrupar funciones en sistemas. 2. Especificar suficiente informaci¢n sobre los nuevos sistemas, de modo que se pueda acometer de modo m s preciso el plan de implantaci¢n. Entre los factores que se deben considerar por aplicaci¢n se pueden destacar: * Localizaci¢n

* Tipo de tratamiento (en lotes, interactivas, consultas interactivas...). * Tratamiento de los datos seg£n la localizaci¢n

* Periodicidad de actualizaci¢n de los datos

* Vol£menes estimados y crecimiento previsto

* Frecuencia de tratamiento

* Requisitos de respuesta. Toda esta informaci¢n se recoger a partir de los requisitos especificados y de objetivos en cuanto a la calidad de los servicios proporcionados por la Unidad y la predecible demanda de los mismos. Es importante tener en cuenta la informaci¢n sobre las opciones tecnol¢gicas resultantes de la realizaci¢n de la Actividad 3.6 (®Definir las Alternativas Tecnol¢gicas¯). Debido a la naturaleza ®previsional¯ de determinados factores, es necesaria la participaci¢n activa de los usuarios expertos en el funcionamiento de la Unidad y los responsables de la misma. 3. Identificar opciones de implantaci¢n para cada uno de los nuevos sistemas. En este punto hay que tener en cuenta que el grado de detalle de cada uno de los sistemas es a£n demasiado general como para realizar una selecci¢n. Sin embargo, servir de orientaci¢n hacer un estudio de viabilidad de las siguientes opciones: * Posibilidad de implantaci¢n de paquetes existentes en el mercado.



Se har un estudio sobre la oferta de las caracter¡sticas generales de paquetes, incluyendo: * Cumplimiento de los requisitos y funciones de la aplicaci¢n.

* Estimaciones sobre el esfuerzo de implantaci¢n.

* Evoluci¢n del paquete

* Costo del paquete * Adecuaci¢n al entorno tecnol¢gico identificado en la Actividad 3.6 (®Definir las Alternativas Tecnol¢gicas¯). * Est ndares * Posibilidad de desarrollo propio Para ello ser muy £til considerar los resultados de la Actividad 3.6 (®Definir las Alternativas Tecnol¢gicas¯), en particular: lenguajes de desarrollo (L4G, L3G, otros), sistemas de gesti¢n de base de datos, herramientas de productividad (generadores de aplicaciones, herramientas CASE), etc. Esto permitir realizar una estimaci¢n del costo, en tiempo y recursos del desarrollo. 4. Identificar restricciones con los responsables

Se deber prestar especial atenci¢n a las restricciones en cuanto a presupuesto, directrices t‚cnicas, de gesti¢n y tecnol¢gicas. Ser funci¢n del Comit‚ de Direcci¢n revisar las opciones que se le presenten con el fin de plantear las orientaciones futuras. Todos estos criterios ayudar n a definir el entorno final de aplicaciones dentro de la Unidad. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la definici¢n de nuevos sistemas no es un algoritmo preciso, sino que requiere grandes dosis de juicio y experiencia por parte del equipo del proyecto, as¡ como la participaci¢n activa de los usuarios expertos en el funcionamiento de la Unidad.


INEI - Tarea 3.5.3 : Determinación de prioridades de desarrollo

Tarea 3.5.3 : Determinaci¢n de Prioridades de Desarrollo Se detallan los criterios de prioridad en el desarrollo de los sistemas propuestos, para lo cual debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Identificar una serie de criterios que permitan asignar prioridades a los nuevos sistemas. Estos criterios se pueden agrupar en cuatro grandes categor¡as:

* Beneficios potenciales:

* Tangibles * Intangibles * Retorno de la Inversi¢n

* Impacto en la Organizaci¢n:

* Efecto cuantitativo (n£mero de Unidades y personas afectadas). * Efecto cualitativo * Efecto en el cumplimiento de objetivos

* Posibilidad de ‚xito

* Probabilidad de implantaci¢n completa * Requisitos previos (implantaci¢n de otras aplicaciones). * Riesgos * Disponibilidad de recursos

* Demanda

* Valor de los sistemas existentes * Relaciones con los sistemas existentes

Se podr de finir para estos criterios una medida para evaluar de manera precisa la importancia de los mismos. 2. Establecer las prioridades de desarrollo.

Se aplicar n los criterios anteriores a las aplicaciones identificadas.



En esta Tarea, es necesario hacer ‚nfasis en que la determinaci¢n y valoraci¢n de prioridades de las aplicaciones requieren juicios subjetivos, siendo necesaria la participaci¢n activa del Comit‚ de Direcci¢n del Plan de Sistemas. En cualquier caso es deseable que las aplicaciones a implantar, en primer lugar sean aquellas que solucionen los problemas inmediatos y que proporcionen un r pido retorno de la inversi¢n. d) Productos a Obtener

Al realizar con ‚xito las tareas indicadas se obtendr n los siguientes productos: * Documentaci¢n, para cada uno de los nuevos sistemas a desarrollar, de: * Tipo de sistema * Requisitos que satisface * Soporte que proporciona a las funciones y entidades de la Unidad. * Se obtendr , para cada sistema, un conjunto de especificaciones que contemplen, entre otros, los siguientes puntos: * Objetivos del sistema * Descripci¢n de sus funciones * Restricciones * Posibles alternativas de implantaci¢n y breve descripci¢n de las mismas. * Documentaci¢n de prioridades de implantaci¢n para todas las aplicaciones.

e) T‚cnicas

Las t‚cnicas requeridas para el logro de los objetivos antes mencionados son las siguientes: T‚cnica N§ 4.1 : Entrevistas T‚cnica N§ 4.6 : An lisis Costo-Beneficio


INEI - Actividad 3.6 : Definición de alternativas tecnológicas

Actividad 3.6 : DEFINICION DE ALTERNATIVAS TECNOLOGICAS

Esta actividad tiene por finalidad analizar las oportunidades de las tendencias tecnol¢gicas existentes, mediante la investi- gaci¢n en reas t‚cnicas o mediante la colaboraci¢n de especialistas en tecnolog¡a con el equipo del proyecto. a) Objetivo * Identificar e integrar los componentes potenciales de una infraestructura tecnol¢gica a largo plazo. * Examinar las perspectivas de dicha infraestructura sobre la Unidad.

b) Descripci¢n

En ‚sta actividad se identificar n las oportunidades en tecnolog¡a de informaci¢n existente en el medio, que permitir optimizar las actividades realizadas en la Unidad. Para ello, es necesario contar con el apoyo de personal especi- alizado en ‚sta rea, as¡ como analizar la tecnolog¡a empleada por empresas de similar giro de la Unidad con el fin de imitar- las y mejorarlas seg£n sea el caso, en ‚ste caso se aplicar el concepto de Benchmarking. As¡, para el cumplimiento de los objetivos mencionados se requiere realizar las siguientes tareas : Tarea 3.6.1 : Identificaci¢n de Necesidades Tecnol¢gicas Fu- turas Tarea 3.6.2 : Definici¢n de Opciones Tecnol¢gicas


La descripci¢n de las tareas mencionadas anteriormente se muestra a continuaci¢n:


INEI - Actividad 3.6 : Definición de alternativas tecnológicas


INEI - Tarea 3.6.1 : Identificación de Necesidades tecnológicas futuras

Tarea 3.6.1 : Identificaci¢n de Necesidades Tecnol¢gicas Futuras Para ejecutar eficientemente ‚sta tarea debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Establecer los requisitos de la Unidad para el soporte tecnol¢gico futuro Se identificar n los componentes tecnol¢gicos necesarios para proporcionar soporte a las necesidades de informaci¢n de la Un- idad y establecer c¢mo se deber n integrar para proporcionar una infraestructura completa: Entre los componentes a considerar estar n: * Equipo f¡sico : * Procesadores * Dispositivos de almacenamiento * Ordenadores personales * Estaciones de trabajo

* Comunicaciones : * Controladores de red * Interfases externas * Protocolos * Procedimientos de respaldo

* Equipo l¢gico : * Sistemas operativos * Logical de red * Generadores de aplicaciones * Lenguajes de consulta

* Operaciones en : * Seguridad explotaci¢n * Control de trabajos

2. Obtener una visi¢n general de la tecnolog¡a a emplear en la Unidad. En esta visi¢n de alto nivel se incluir n las caracter¡sticas fundamentales requeridas para los componentes antes considerados y se tendr en cuenta su integraci¢n y las directrices y est ndares relacionados con la gesti¢n y desarrollo futuro de la tecnolog¡a.


INEI - Tarea 3.6.1 : Identificación de Necesidades tecnológicas futuras


INEI - Tarea 3.6.2 : Definición de opciones tecnológicas

Tarea 3.6.2 :Definici¢n de Opciones Tecnol¢gicas

Los pasos a seguir en la ejecuci¢n de ‚sta tarea son los siguientes: 1. Establecer criterios para desarrollar y evaluar una infraestructura tecnol¢gica. Se tendr en cuenta, entre otros, los siguientes factores: flexibilidad, facilidad de uso, riesgo t‚cnico, conocimientos requeridos. 2. Determinar los requisitos de soporte tecnol¢gico. Se identificar n las necesidades para cada una de las localizaciones identificadas en la Arquitectura L¢gica de la Informaci¢n: aplicaciones, comunicaciones, desarrollo de sistemas y seguridad. 3. Estimar la previsible demanda de recursos en infraestructura tecnol¢gica.

4. Determinar opciones tecnol¢gicas.

Para esto se tendr en cuenta:

* Los componentes tecnol¢gicos factibles. * La demanda prevista de recursos. * Los criterios de evaluaci¢n. * Los requisitos de soporte. * Las necesidades de formaci¢n y conocimientos requeridos por parte del personal t‚cnico de la Unidad.


* Visi¢n general de la infraestructura tecnol¢gica requerida. * Documentaci¢n de las infraestructuras tecnol¢gicas potenciales, indicando, para cada una, las ventajas e inconvenientes y las razones de su rechazo o aceptaci¢n.


INEI - Tarea 3.6.2 : Definición de opciones tecnológicas

e) T‚cnicas

T‚cnica N§ 4.1 : Entrevistas


INEI - Actividad 3.7 : Elaboración del Plan de Acción

Actividad 3.7 : ELABORACION DEL PLAN DE ACCION

Mediante la realizaci¢n de la presente actividad se elaborar un Plan de Acci¢n, es decir se definir un plan de implantaci¢n y de mantenimiento del plan de sistemas. a) Objetivos

Se busca lograr los siguientes objetivos en la realizaci¢n de la presente actividad: * Elaborar un plan global de implantaci¢n. * Estimar costos seg£n los proyectos inform ticos priorizados. * Definir un marco de mantenimiento del Plan de Sistemas.

b) Descripci¢n

Se define en esta actividad las acciones a corto, medio y largo plazo para desarrollar los sistemas identificados, en funci¢n de sus prioridades. Dado el car cter din mico de un plan de implantaci¢n, es preciso hacer ‚nfasis en las actividades de mantenimiento del plan, con vistas a asegurar que dicho plan se adapte a las condiciones cambiantes del entorno y a las diferentes restricciones que vayan apareciendo (de recursos humanos, presupuest- arias y de pol¡ticas de gesti¢n).

El Desarrollo de los Sistemas, seg£n la Metodolog¡a de Desarr- ollo de Sistemas (An lisis, Dise¤o y T‚cnicas de Desarrollo Rapido de Aplicaci¢nes - RAD / JAD y Procedimientos Modernos de Programaci¢n) propuestas por el Instituto Nacional de Esta- d¡stica e Inform tica (INEI), proporcionar n los puntos de control donde se efectuar la evaluaci¢n del cumplimiento del plan. Adem s, los resultados de la realizaci¢n de cada fase de la Metodolog¡a, servir n de realimentaci¢n al plan de implantaci¢n.


INEI - Actividad 3.7 : Elaboración del Plan de Acción

Para el cumplimiento de los objetivos mencionados se requiere realizar las siguientes tareas: Tarea 3.7.1 : Elaboraci¢n de un Plan de Implantaci¢n Tarea 3.7.2 : Mantenimiento del Plan de Sistemas


Se realizar una descripci¢n detallada de cada tarea, permitiendo profundizar en su contenido, contribuyendo de este modo a su aplicaci¢n ¢ptima.


INEI - Tarea 3.7.1 : Elaboración de un Plan de Implantación

Tarea 3.7.1 : Elaboraci¢n de un Plan de Implantaci¢n Se definir un Plan de Implantaci¢n, indicando los proyectos inform ticos a desarrollar seg£n las prioridades establecidas en la Tarea 3.5.3, para ello debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Desarrollar un Plan Global de Implantaci¢n, que defina el orden de los proyectos a implantar, en funci¢n de las prioridades establecidas. Dentro de este Plan Global, se har m s ‚nfasis en los proyectos considerados como prioritarios, definiendo para los mismos un calendario inicial de desarrollo que contenga, entre otras cosas: * Fechas estimadas de inicio * Fechas estimadas de finalizaci¢n * Estimaci¢n de recursos necesarios, en funci¢n de las caracter¡sticas del proyecto (recursos humanos, tecnol¢gicos y organizativos). * Puntos de control que permitan evaluar el cumplimiento de los planes iniciales y definir acciones correctivas. 2. Definir planes de formaci¢n, como resultado de la implantaci¢n de nuevas t‚cnicas. 3. Calcular el presupuesto estimado para los proyectos prioritarios, teniendo en cuenta el tipo de proyecto, el costo estimado, la necesidad de nuevas tecnolog¡as, etc.


INEI - Tarea 3.7.2 : Mantenimiento del plan de sistemas

Tarea 3.7.2 : Mantenimiento del Plan de Sistemas Mediante la realizaci¢n de la presente tarea se busca definir un marco de mantenimiento del Plan de Sistemas, as¡ de este modo debemos de seguir los siguientes pasos: 1. Evaluar en las reuniones de seguimiento el cumplimiento de los objetivos previstos. La interrelaci¢n de la Metodolog¡a de Desarrollo de Aplic- aciones con el Plan de Sistemas, permitir definir los puntos de control o de realizaci¢n de las reuniones de seguimiento al finalizar cada una de las fases de la Metodolog¡a, dado que en ese momento se dispondr de suficientes elementos de juicio para valorar las previsiones de implantaci¢n y el cumplimiento de los plazos iniciales. 2. Definir el marco de mantenimiento del Plan de Sistemas

Se identificar n los procedimientos de gesti¢n que se deben desarrollar. Entre ‚stos: * Reuniones del Comit‚ de Direcci¢n. * Funciones de Control de Calidad. * Procedimientos de revisi¢n del Plan (actualizaci¢n y definici¢n de nuevos plazos). * Procedimientos de mantenimiento de proyectos en el Plan: * Informes del estado de proyectos * Adici¢n de nuevos proyectos * Revisi¢n de proyectos

3. Revisar restricciones e hip¢tesis hechas en el Plan de Implan- taci¢n, para asegurar que los plazos previstos son pr cticos y realistas. Se considerar n en esta revisi¢n:


INEI - Tarea 3.7.2 : Mantenimiento del plan de sistemas

* Sistemas actuales * Plazos de cambio de la tecnolog¡a actual al nuevo entorno * Pr cticas actuales de gesti¢n


Al realizar con ‚xito las tareas indicadas se obtendr n los siguientes productos: * Plan Global de Implantaci¢n, que defina el orden de los proyectos a implantar. * Planes a corto plazo para los proyectos prioritarios.


INEI - CAPITULO 4. TECNICAS

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TECNICAS

En el presente cap¡tulo, se describen las t‚cnicas que se utilizar n en las distintas actividades y tareas necesarias en la elaboraci¢n del An lisis de Sistemas, las cuales permitir n ejecutar las actividades con mayor eficiencia.

http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/CAP4.htm19/08/2005 01:14:11 p.m.

INEI - 4.1 Entrevistas

4.1 Entrevistas La t‚cnica de entrevista, se utiliza para recabar informaci¢n en forma verbal, a trav‚s de una serie de preguntas que pro- pone el analista, esta t‚cnica a su vez, es imprescindible para obtener informaci¢n cualitativa, relacionarse con los usuarios y recoger un conjunto de hechos y/o requerimientos de informaci¢n necesarios para el estudio. a) Objetivo Las entrevistas tienen como objetivo, recabar informaci¢n cualitativa y cuantitativa de los usuarios finales de los diversos niveles organizacionales, las cuales permitir n alcanzar los objetivos propios del an lisis de sistemas.

b) Utilidad

Las entrevistas son £tiles, porque permiten sentar las bases sobre las cuales se desarrollar el futuro sistema, por lo tanto se puede obtener informaci¢n sobre: * Los requisitos de usuario.

* Funcionamiento del sistema actual.

* Organizaci¢n de la unidad.

* Responsabilidades y funciones de los usuarios.

c) Descripci¢n Las entrevistas son una forma de conversaci¢n, no de interrog- aci¢n. Al analizar las caracter¡sticas de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden disponer de datos que


INEI - 4.1 Entrevistas

no est n disponibles en ninguna otra forma.

En las investigaciones de los sistemas, la informaci¢n cualitativa y cuantitativa son importantes. La informaci¢n cualitativa est relacionada con las opiniones, pol¡ticas y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que la informaci¢n cuantitativa, se trata frecuentemente de n£meros, frecuencias o cantidades. Muchas veces el analista utiliza la t‚cnica de las entrevistas para recabar informaci¢n cualitativa que le permitir analizar los sistemas de informaci¢n necesarios.


INEI - 4.1.1 Tipos de Entrevista

4.1.1 Tipos de entrevistas. De acuerdo al tipo de informaci¢n que se desea recabar, se puede elaborar las entrevistas en forma estructurada o sin estructura.

Las entrevistas estructuradas utilizan formatos abiertos o cerrados, en el caso de que sean abiertos, el usuario podr dar cualquier respuesta que considere apropiada; en el caso de preguntas cerradas, se proporcionar al usuario un conjunto de respuestas que puede seleccionar. Esta t‚cnica a su vez, presenta ventajas y desventajas las cuales mencionaremos a continuaci¢n: Ventajas : * Asegura la elaboraci¢n uniforme de las preguntas para todos los que van a responder. * F cil de administrar y evaluar. * Evaluaci¢n m s objetiva tanto de quienes responden como de las respuestas a las preguntas. * Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador. * Resulta en entrevistas mas peque¤as.

Desventajas :

* Alto costo de preparaci¢n. * Los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y car cter mec nico de las preguntas. * Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas las situaciones. * El alto nivel en la estructura reduce la oportunidad de responder en forma espont nea, as¡ como la habilidad del entrevistador para continuar con comentarios al entrevistado. Las entrevistas no estructuradas, permitir n tanto al entrevistado como el entrevistador, mayor flexibilidad en el tipo de pregunta y respuesta a ejecutar.


INEI - 4.1.1 Tipos de Entrevista

Las ventajas y desventajas que trae consigo ‚sta t‚cnica son las siguientes: Ventajas : * El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde. * El entrevistador puede explotar reas que surgen espont neamente durante las entrevistas. * Puede producir informaci¢n sobre reas que se minimizaron o en las que no se pens¢ que fueran importantes.

Desventajas :

* Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde como del entrevistador. * Los entrevistados pueden cesgarse ante determinadas preguntas y no contestar adecuadamente.

* Puede recopilarse informaci¢n extra¤a que no es necesaria. * El an lisis e interpretaci¢n de los resultados puede ser largo.

* Toma demasiado tiempo extra recabar los hechos esenciales.


INEI - 4.1.2 Recomendaciones de desarrollo de entrevistas

4.1.2 Recomendaciones de desarrollo de entrevistas. Para llevar a cabo una entrevista exitosa ya sea estructurada o no estructurada deben de seguirse las siguientes indicaciones:

1. Identificar a la persona o personas a las cuales se les vaya a entrevistar, se debe de hacer una lista de todas las personas que son consideradas dado a su experiencia y conocimiento como personas claves para la instituci¢n. 2. Realizar una cita por anticipado con quienes vaya a entrevistar, es necesario definir la fecha, hora y lugar de la entrevista, as¡ como el tiempo estimado de duraci¢n, de manera que el entrevistado designe una parte de su tiempo a ‚sta actividad. 3. Prepararse para la entrevista, en ‚ste caso, el entrevistador deber informarse de las actividades que realiza su entrevistado, de manera que puedan hablar fluidamente; en caso de que se emplee la t‚cnica estructurada deber prepararse un gui¢n de entrevistas y enviarse al entrevistado con el fin de que se encuentre prep- arado para su resoluci¢n, en el caso de ser entrevistas no estructuradas, deber de informarse al entrevistado la naturaleza de la entrevista a realiz rsele. 4. Durante la entrevista, es necesario tener presente las siguientes pautas:

* Comience por presentarse subrayando el tema de la entrevista y estableciendo la naturaleza del proyecto en el que trabaja. * Comience con preguntas generales, que establecer n el marco de trabajo con el cual se conducir el resto de la entrevista. * Lim¡tese las notas que se escriban para evitar distraer a quienes responden. * Cuando los temas vistos con el usuario se hayan discutido, realicen otras preguntas espec¡ficas que crea que deban discut- irse. * Al final de la entrevista, resuma la informaci¢n recabada en las


INEI - 4.1.2 Recomendaciones de desarrollo de entrevistas

mismas y env¡ese una copia a las personas entrevistadas para su respectiva aprobaci¢n. * Es recomendable que archive una copia de las entrevistas revisa- das por el usuario, con la finalidad de evitar posteriores reclamos.


INEI - 4.2 Factores Críticos de éxito

4.2 FACTORES CRITICOS DE EXITO

La t‚cnica de los Factores Cr¡ticos de Exito (FCE), resultado de los trabajos de John F. Rockart, tiene como objetivo ayudar a la planificaci¢n de las actividades y recursos de cualquier Organi- zaci¢n, as¡ como delimitar las reas claves de la misma facilitando la asignaci¢n de prioridades dentro de ella. Rockart defini¢ los factores cr¡ticos de ‚xito como ®el n£mero limitado de reas en las cuales los resultados, si son satisfactorios, asegurar n un funcionamiento competitivo y exitoso para la Organiz- aci¢n. Esta t‚cnica implica, para su aplicaci¢n, los siguientes puntos b sicos: * Definir los objetivos globales de la Organizaci¢n. * Definir una unidad de medida para evaluar el funcionamiento de la Organizaci¢n con respecto a esos objetivos. * Identificar los factores clave que contribuyen a ese funcionamiento. * Identificar las relaciones causa-efecto entre objetivos y factores clave.


INEI - 4.2.1 Descripción Técnica

4.2.1 Descripci¢n T‚cnica

4.2.1.1 Generalidades

El an lisis de los Factores Cr¡ticos de Exito permite identificar aquellas reas de la Organizaci¢n, as¡ como aquellos factores del entorno cuyo funcionamiento adecuado o evoluci¢n favorable permitir n la implantaci¢n con ‚xito de una estrategia determinada. Como consecuencia de la identificaci¢n de estas reas internas o factores externos se podr proceder a una aplicaci¢n adecuada de los recursos de la Organizaci¢n con el fin de conseguir una eficacia ¢ptima de esta estrategia. De lo anterior, se deduce que se deben considerar para la definici¢n de los FCE tanto los factores externos como los internos de la Organizaci¢n. Con esta perspectiva, las siguientes definiciones permiten dar una idea del significado de los FCE: * Una actividad dentro de la Organizaci¢n que se debe realizar con especial atenci¢n. * Un suceso o eventualidad que ocurre en el entorno externo de la Organizaci¢n y sobre el cual se puede tener o no control. * Un rea de la Organizaci¢n cuyo funcionamiento debe situarse a un nivel competitivo con el entorno.

Es conveniente, para aclarar este concepto de los FCE, diferenciar entre Factores de Exito y Factores Cr¡ticos de Exito: Un Factor de Exito es algo que debe ocurrir (o debe no ocurrir) para conseguir un objetivo. Este Factor de Exito se define como cr¡tico si su cumplimiento es absoluta-mente necesario para cumplir los objetivos de la Organizaci¢n, por lo cual requiere una especial atenci¢n por parte de los ¢rganos gestores, con el fin de asegurar que se dedican los mejores recursos a la ejecuci¢n o realizaci¢n de dicho Factor de Exito. Se puede justificar el establecer esta diferencia entre Factores de Exito (FE) y Factores Cr¡ticos de Exito (FCE) por dos razones: * Desde un punto de vista puramente metodol¢gico, de aplicaci¢n


INEI - 4.2.1 Descripción Técnica

de la t‚cnica, es m s efectivo el separar la consideraci¢n de todos los FE de la Organizaci¢n, de la evaluaci¢n de cu les son realmente FCE. * Desde un punto de vista de eficacia dentro de la organizaci¢n, la definici¢n de un n£mero demasiado elevado de FCE desvirtuar¡a el sentido de esta t‚cnica Por £ltimo, se debe hacer ‚nfasis en la diferencia existente entre Factores de Exito y Objetivos de la Organizaci¢n: * Objetivos son los ®fines¯ hacia los cuales se dirige el esfuerzo y el trabajo de la Organizaci¢n. * Factores de Exito, y como consecuencia FCE, son los ®medios¯ o requisitos que se deben cumplir para alcanzar los objetivos. Para cada objetivo se debe definir al menos un Factor de Exito. Esta distinci¢n nos ayudar a la hora de delimitar y definir con claridad los objetivos: estos ser n importantes como un fin en s¡ mismos. Si consideramos un objetivo importante s¢lo como medio de conseguir otros objetivos, se considerar dicho objetivo como un Factor de Exito.


INEI - 4.2.2 Procedimiento de definición de factores críticos de éxito

4.2.2 Procedimiento de definici¢n de factores cr¡ticos de ‚xito.

A la hora de definir los Factores Cr¡ticos de Exito de la Organiz- aci¢n, es necesario que los objetivos que persigue la Organizaci¢n est‚n claramente definidos, dado que su especificaci¢n servir de base para el estudio de los FCE. El an lisis de los FCE corresponder , por una parte, al equipo del proyecto, el cual recoger informaci¢n sobre la Organizaci¢n y sus objetivos mediante entrevistas con los gestores de la misma. As¡m- ismo, como resultado de estas entrevistas se obtendr una primera visi¢n de los directivos acerca de los medios o requisitos para alcanzar estos objetivos. Estos requisitos permitir n obtener una lista inicial de los factores de ‚xito, la cual se depurar en etapas posteriores del an lisis. Todas las labores de depuraci¢n, refinamiento y consolidaci¢n de los FCE han de realizarse de forma conjunta por el equipo del proyecto y los gestores de la Organizaci¢n. Para ello ser conveniente realizar, m s que entrevistas individuales, reuniones en grupo entre todos los gestores, dado que as¡ se obtendr un conjunto reducido de factores cr¡ticos de ‚xito desde una perspectiva ®global¯ de la Organizaci¢n, obviando de este modo el peligro de una excesiva proliferaci¢n de FCE, ocasionada por una visi¢n part- icularista de los gestores de sus reas concretas de responsabilidad dentro de la Organizaci¢n. El procedimiento para un an lisis estructurado de los FCE constar de los siguientes pasos:

a. Elaborar una lista de los objetivos de la Organizaci¢n. b. Depurar esta lista de objetivos. c. Identificar los factores de ‚xito. d. Eliminar los factores de ‚xito no cr¡ticos. e. Agrupar los factores de ‚xito de acuerdo con los objetivos. f. Identificar los componentes de estos factores de ‚xito. g. Seleccionar los factores cr¡ticos de ‚xito. h. Finalizar el estudio de los factores cr¡ticos de ‚xito.

A continuaci¢n, se realizar un estudio detallado de estos pasos:

a. Elaborar una lista de los objetivos de la Organizaci¢n.

Se determinar la misi¢n, metas y objetivos de la Organizaci¢n. Es conveniente ser expl¡citos en la especificaci¢n de objetivos, intentando cuantificarlos en la medida de lo posible. Como ejemplo de una especificaci¢n de objetivos de una organizac- i¢n, podemos suponer, una Empresa que se plantease:



* Alcanzar una cifra de ventas de 100 millones de pesetas. * Obtener un beneficio antes de impuestos de 20 millones. * Incrementar el margen bruto en las ventas en torno a un 10%. * Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas.

b. Depurar la lista de objetivos.

En este paso se revisar la lista de objetivos obtenida en el paso anterior para asegurar que dichos objetivos constituyen un fin en s¡ mismos y no meramente un medio para obtener otro objetivo de la lista, en cuyo caso se considerar¡a como un Factor de Exito. En el ejemplo que sigue, los objetivos de ®Incrementar el margen bruto en las ventas en torno al 10%¯ y ®Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas¯, son un medio para conseguir los beneficios de 20 millones, por lo cual se eliminar n de la lista de objetivos y se considerar n Factores de ‚xito. En este caso tendr¡amos:

Objetivos Factores de ‚xito

Alcanzar una cifra de ventas de Incrementar el margen bruto en las 100 millones de soles. ventas en torno al 10%. Obtener un beneficio antes de Mantener los gastos de funciona- impuestos de 20 millones de soles. miento en un 20% de las ventas.

c. Identificar los factores de ‚xito. Teniendo en cuenta el concepto de Factor de Exito como medio necesario para alcanzar los objetivos especificados, se obtendr una lista de factores de ‚xito para cada uno de dichos objetivos, co- ntemplando tanto aquellos que dependen de la Organizaci¢n como aquellos externos que est n fuera de su control (legislaci¢n, comportamiento de la econom¡a, etc.).

En este punto no es necesario preocuparse demasiado si se repiten los factores de ‚xito con los objetivos, o si un factor de ‚xito para un objetivo est estrechamente relacionado con otro objetivo. As¡, en nuestro caso, y mediante entrevistas con los responsables de la Organizaci¢n se obtendr¡a la siguiente tabla: Objetivos Factores de Exito

- Ventas de100 millones - Crecimiento del mercado - Beneficios antes de - Incrementar ventas impuestos de 20 - Incrementar el margen millones bruto en torno al 10% - Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas

d. Eliminar los factores de ‚xito no cr¡ticos.http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib606/CAP4-22.htm (2 of 5)19/08/2005 01:15:24 p.m.


Se utilizar n en este punto diferentes criterios para eliminar los F.E., dependiendo de si los mismos est n dentro o fuera del control de la Organizaci¢n. Como se ha dicho, esta selecci¢n ser realizada, mediante reuniones en grupo, por los responsables de la Organizaci¢n.

Los criterios que se seguir n son:

Factores de Exito dentro del control de la Organizaci¢n. * ¨Es el FE esencial para cumplir los objetivos? * ¨Requiere especial cuidado en su realizaci¢n, es decir, recursos especialmente cualificados? Si la respuesta a alguna de estas preguntas es ®no¯, se eliminar el FE de la tabla.

Factores de Exito fuera del control de la Organizaci¢n.

* ¨Es el FE esencial para cumplir los objetivos? * ¨Hay una probabilidad significativa de que el FE no ocurra? * Si no ocurre el FE ¨Podr¡an alterarse las estrategias con el fin de minimizar el impacto de dicho incumplimiento, suponiendo que hubiese suficiente tiempo disponible?. Si la respuesta a alguna de estas preguntas es ®no¯ se elimina el FE de la tabla. Esto se hace para no considerar aquellos FE que ocurrir n casi con toda seguridad (en caso de una respuesta negativa a la segunda pregunta) o aquellos FE cuyo no cumplimiento impide cualquier tipo de acci¢n correctiva (en el caso de una respuesta negativa a la tercera pregunta). En el ejemplo que se sigue, se decidi¢ que el factor de ‚xito ®Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas¯ no exig¡a recursos especialmente cualificados para conseguirlo, por lo cual se elimin¢ de la lista. Objetivos Factores de Exito - Ventas de 100 Millones - Crecimiento del mercado - Beneficiosantes de impuestos - Incrementar ventas de 20 millones torno al 10% - Incrementar el margen bruto en e. Agrupar los Factores de Exito de acuerdo con los objetivos. Este paso permite depurar la tabla, dado que al analizar cada objetivo por separado puede que los FE est‚n repetidos o sean sin¢nimos de un objetivo. En nuestro ejemplo el FE ®Incrementar ventas¯ es sin¢nimo del objetivo ®ventas de 100 millones¯, por lo tanto se elimina.

Objetivos Factores de Exito



- Ventas de 100 millones - Crecimiento del mercado - Beneficiosantes de - Incrementar margen bruto de 10% impuestos de 20 millones

f. Identificar los componentes de estos Factores de Exito. En este paso se analizan los Factores de Exito para identificar lo que se debe hacer para conseguir cada uno de estos FE

De la descomposici¢n de los FE se pueden encontrar componentes que son verdaderamente cr¡ticos, mientras otros exigen menos esfuerzo o recursos. El objetivo de este an lisis es identificar de cinco a siete Factores de Exito o componentes de estos factores que sean cr¡ticos, con el fin £ltimo de centrar el esfuerzo de la Organi- zaci¢n en su consecuci¢n. En el ejemplo que se est desarrollando se ha obtenido la siguiente tabla:

Objetivos Factores de Exito Componentes de FE - Ventas 100 millones. - Crecimiento del mercado - Incremento de cuota del - Mejorar la calidad mercado - Mejorar las caracter¡sticas del producto.

- Beneficios antes de - Incrementar margen de impuestos de 20 millones bruto - Automatizaci¢n de la

- Mantener incrementos de coste de material por

g. Seleccionar los Factores Cr¡ticos de Exito.

Se usar n los criterios de selecci¢n ya especificados en el paso 4 para los niveles m s bajos de descomposici¢n, con el objeto de obtener un n£mero de FCE entre 5y 7.En la tabla siguiente se representan en negrita los FCE seleccionados.

Objetivos Factores de Exito Componentes de FE

- Ventas 100 millones. - Crecimiento del mercado - Incremento de cuota del - Mejorar la calidad mercado - Mejorar las caracteristicas - Mejorar las caracte-



del producto

- Beneficios antes de - Mejorar tiempos de entrega impuesto de 20 millones - reducir coste laborales

- Incrementar margen de - Negociaci¢n laboral bruto produccion - Automatizaci¢n de la producci¢ de coste de material por debajo de la inflaci¢n.

- Mantener incremento de coste de material por denajo de la inflaci¢n.

h. Finalizar el estudio de los Factores Cr¡ticos de Exito. En este paso se obtiene una lista final que representa las reas que son cruciales para el ‚xito de la Organizaci¢n, y donde la direcci¢n debe enfocar su atenci¢n. Para los FCE controlables por parte de los directivos, se deben asignar los recursos necesarios para garantizar su realizaci¢n correcta, as¡ como las herramientas e informaci¢n necesarias para dicha realizaci¢n. As¡mismo, se deben establecer procedimientos que permitan asegurar un seguimiento y realimentaci¢n sobre el grado de cumplimiento de dichos Factores Cr¡ticos. Para aquellos FCE no controlables, son absolutamente necesarios procedimientos que permitan obtener informaci¢n puntual sobre los mismos. Estos procedimientos proporcionan se¤ales de aviso de manera que se puedan definir e implantar planes de contingencia.


INEI - 4.3 Modelo de Datos

4.3 MODELO DE DATOS

El diagrama de estructura de datos, es una t‚cnica necesaria para la modelizaci¢n de datos, la cual representa un conjunto de datos relacionados entre si y describen en forma colectiva un componente del sistema. a) Objetivo

Construir un modelo l¢gico de datos del sistema que facilite la comprensi¢n del mismo. b) Utilidad Es £til para representar gr ficamente las relaciones o asociaciones entre pares de entidades.

c) Descripci¢n Para la construcci¢n del diagrama de estructura de datos, neces- itamos los siguientes elementos: - Entidad, es un objeto (persona, lugar o cosa) sobre la cual la organizaci¢n captura, almacena o procesa datos. Su representaci¢n gr fica es un rect ngulo:

ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ

- Relaci¢n, es la conexi¢n que va existir (entre tipos de entidades). Su representaci¢n gr fica es una l¡nea recta.

ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ

Las fases para la construcci¢n de la estructura de datos son : - Identificar las entidades dentro del Sistema, teniendo previo conocimiento del funcionamiento del sistema. Estas entidades


INEI - 4.3 Modelo de Datos

pueden ser: objetos reales, personas, actividades del sistema, objetos abstractos etc.

Por ejemplo se pueden identificar las entidades Pedido, Mater- iales, Proveedor. - Establecer las relaciones entre las entidades, describiendo el grado de los mismos, previo estudio de cada una de las asociaciones de una entidad con las dem s identificadas.

ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ PEDIDO ³----------------------------³ DETALLE-PEDIDO ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ PROVEEDOR³ ³ MATERIAL ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ

- Dibujar el modelo de datos

En el Manual de T‚cnicas para el Desarrollo de Sistemas, se muestra la t‚cnica de modelamiento entidad-relaci¢n de CHEN, las bases conceptuales de este modelamiento se encuentran en el Manual de Organizaci¢n y Dise¤o de Bases de Datos, public- ados ambos por el INEI.


INEI - 4.4 Matriciales

4.4 TECNICAS MATRICIALES Se designa con el nombre de t‚cnicas matriciales a la representaci¢n cruzada de diferentes entidades u objetos de inter‚s para la Organizaci¢n y que permitir n: * Conocer la realidad actual en cuanto a sus funciones, informaci¢n manejada, distribuci¢n geogr fica, etc. * Sentar las bases para una posible reorganizaci¢n de las funciones con objeto de aumentar su eficacia.

* Definir nuevos sistemas de informaci¢n para la Organizaci¢n.

* Ayudar a definir prioridades en el desarrollo de nuevos sistemas.

Las diferentes representaciones matriciales que se recogen en la metodolog¡a son las siguientes: * Matriz Procesos-Entidades de Datos: que permite representar el tratamiento l¢gico de las funciones sobre los datos del sistema. * Matriz Procesos-Organizaci¢n: que permite representar tanto la distribuci¢n geogr fica de las funciones de la Organizaci¢n, como las responsabilidades de los distintos departamentos en que se estructura. * Matriz Aplicaciones-Ficheros de Datos: que permite conocer la situaci¢n actual de los sistemas de informaci¢n existentes, en cuanto a las aplicaciones en funcionamiento y los datos que manejan. * Matriz Aplicaciones-Funciones: que permite representar el



grado de cobertura que las aplicaciones existentes tienen sobre las funciones que desarrolla, o tiene previsto desarrollar la Organizaci¢n. * Matriz Ficheros de Datos Actuales-Entidades de Datos: que permite representar la adecuaci¢n de los ficheros de datos existentes a las necesidades de informaci¢n de la Organizaci¢n. Como se puede observar en este conjunto de matrices, existe un grupo cuyo objetivo b sico es realizar el estudio detallado de la situaci¢n actual y el grado de satisfacci¢n de las necesidades de informaci¢n de la Organizaci¢n con los sistemas existentes formado por: * Matriz Aplicaciones-Ficheros de Datos. * Matriz Aplicaciones-Funciones. * Matriz Ficheros de Datos actuales-Entidades de Datos.

Por otra parte, la Matriz Procesos-Organizaci¢n, tiene una funci¢n meramente descriptiva de la estructura organizativa: sus funciones, responsabilidades y distribuci¢n. Por todo ello haremos ‚nfasis en este estudio en la descripci¢n detallada de la Matriz Procesos-Entidades de Datos, puesto que constituye el punto de partida tanto para la identificaci¢n de nuevos sistemas como para la asignaci¢n de prioridades a los mismos.

MATRIZ PROCESOS-ENTIDADES.

Para representar la Matriz Procesos-Entidades se seguir n los pasos siguientes:

1. Identificar los procesos de la Organizaci¢n. 2. Identificar las entidades de datos de la Organizaci¢n. 3. Representar de forma matricial los procesos frente a las ent-



idades de datos. 4. Reorganizar la matriz. 5. Determinar subsistemas. 6. Asignar prioridades de desarrollo.

A continuaci¢n se describen en detalle cada uno de los pasos:

1. Identificar los procesos de la Organizaci¢n. A partir de entrevistas y reuniones en grupo con los responsables de la Organizaci¢n se identifican los diferentes procesos de la misma. Se puede establecer una jerarqu¡a dentro de los diversos procesos: * Nivel funciones de la Organizaci¢n. * Nivel procesos que detallan cada una de las funciones.

El grado de detalle a que se llega en la identificaci¢n de los procesos en que se descomponen las funciones, estar ¡ntimamente relacionado con el grado de detalle con que se definan las entidades de datos de la Organizaci¢n (resultado de la realizaci¢n del paso 2). El objetivo es obtener una Matriz Procesos-Entidades homog‚nea en su grado de detalle. Por ello los pasos 1 y 2 se realizar n simult neamente. Un criterio recomendable para desglosar las funciones de la Orga- nizaci¢n es fijarse en el ciclo de vida de los servicios y/o productos que proporciona dicha Organizaci¢n. As¡, se consideran cuatro etapas del ciclo de vida del producto o servicio: Etapa 1: Necesidades, planificaci¢n, evaluaci¢n y control. Se engloban aqu¡ todas las funciones y procesos que determinan la cantidad que se requiere del producto o recurso, la planificaci¢n necesaria para obtener dichos productos o recursos y la evaluaci¢n y seguimiento de este plan.



Etapa 2: Adquisici¢n o implantaci¢n. Comprende el conjunto de funciones y procesos que se realizan con el fin de desarrollar un producto o servicio o para obtener los recursos que ser n utilizados en su desarrollo. Por ejemplo: contrataci¢n de personal en un Ministerio, adquisici¢n de pel¡culas en una Filmoteca, etc. Etapa 3: Mantenimiento. Comprende el conjunto de funciones y procesos destinados a formar, perfeccionar, modificar o mantener los recursos de apoyo y a almacenar o controlar la evoluci¢n del producto o servicio. Por ejemplo: seguimiento de expedientes, seguimiento de los servicios profesionales y trayectoria administrativa del personal. Etapa 4: Fin o Disposici¢n. Se engloban aqu¡ el conjunto de funciones y procesos queponen fin a la responsabilidad de la organizaci¢n respecto a un determinado producto o servicio o que determinan el uso final de un recurso. Por ejemplo: el cese o jubilaci¢n de personal, la sus- pensi¢n de un servicio por parte de un Organismo Oficial. Adem s de considerar cada una de las cuatro etapas del ciclo de vida mencionadas, ser conveniente fijarse en tres fuentes principales para identificar los procesos: (a) Procesos de planificaci¢n y control. (b) Procesos que tratan productos o servicios que produce o presta la Organizaci¢n.

En este caso se considera que la Organizaci¢n tiene un grupo principal de productos o servicios, o bien que la administraci¢n de los mismos sigue procesos similares. Es conveniente fijarse previamente en los objetivos de la Orga- nizaci¢n con el fin de especificar en detalle el producto o



servicio. Por ejemplo, en una Filmoteca un estudio en detalle mostrar¡a que el producto no son meramente las pel¡culas, sino que habr¡a que considerar como servicios: 1. Fomento de la producci¢n nacional de pel¡culas.2. Divulgaci¢n de las artes cinematogr ficas.

(c) Procesos que tratan los recursos de apoyo que necesita la organizaci¢n para producir o prestar servicios. Se podr¡an considerar cuatro recursos b sicos:

* Materiales. * Finanzas. * Instalaciones. * Personal.

La evoluci¢n del ciclo de vida de productos, servicios y recurso- s, permitir obtener todos los procesos del tipo b) y c). En cuanto a los procesos del tipo a), no es £til considerar el ciclo de vida de los productos y recursos dado que estos procesos no se orientan £nicamente a productos y recursos. Una vez identificados todos los procesos se consolidar n, atendi- endo a: * La necesidad de reducir inconsistencias de nivel, dado que pueden haberse identificado funciones de la Organizaci¢n, de un grado de detalle distinto. A la hora de representarlos en una matriz convendr tener claro el nivel de detalle que se quiera alcanzar y procurar que los procesos identificados sean acordes con dicho nivel. * La posibilidad de agrupar procesos similares. Por ejemplo: el proceso de compra de un producto ser similar al proceso de adquisici¢n de un recurso. Esto implica la necesidad de combin- arlos. El resultado de la consolidaci¢n ser , por ejemplo, una



tabla del tipo: Areas Funcionales Procesos Planificaci¢n de la Organizaci¢n. An lisis de mercado.Revisi¢n de la gama de productos.Previsi¢n de ventas. Finanzas. Planificaci¢n financiera.Gesti¢n de inmovilizado.Financiaci¢n. Planificaci¢n de Productos. Dise¤o de productos.Pol¡tica de precios.Mantenimiento de especificaciones de producto. Materiales. Recuentos de materiales.Compras.Recepci¢n.Control de inversiones. Recursos Humanos. Planificaci¢n de personal.Contrataci¢n.Formaci¢n.Incentivos.

2. Identificaci¢n de las entidades de datos de la Organizaci¢n.

Se pueden considerar dos niveles de detalle en la identificaci¢n de los datos del sistema: * Clases de datos o agrupaciones l¢gicas de datos. * Entidades de datos.

En una primera aproximaci¢n se pueden identificar clases de datos, o categor¡as de informaci¢n de tal forma que existan relaciones l¢gicas entre ellas. Para ello, una vez identificados los procesos se identifican los datos creados, controlados y utilizados en estos procesos, as¡ como los datos pertenecientes a ficheros comunes, etc. Dichos datos se agrupan para formar las clases. Dependiendo del grado de detalle alcanzado en la identificaci¢n de los procesos, nos quedaremos en este paso en las clases de datos identificados, o se refinar n m s, llegando al nivel de entidades de datos.Una entidad de datos es cualquier objeto sobre el que el sistema o la Organizaci¢n desea guardar informaci¢n. Para su identificaci¢n ser £til estudiar:



* Los recursos utilizados por la Organizaci¢n. * Los productos y servicios que presta. * Los documentos actualmente existentes. * Las necesidades futuras de informaci¢n. La identificaci¢n de entidades dentro de una organizaci¢n ha de ser llevada a cabo por analistas expertos en el tipo de funciones o servicios que realiza esta organizaci¢n, en colaboraci¢n con responsables de su gesti¢n.

Ejemplos de entidades pueden ser:

. CLIENTE, EMPLEADO, FACTURA, HERRAMIENTA, MAQUINA, VENDEDOR, UNIDAD ADMINISTRATIVA,...

Una vez identificadas las entidades de datos se puede dibujar un modelo conceptual que represente asociaciones entre estas entidades (ver t‚cnica de modelizaci¢n de datos). A este nivel no es necesario, y en muchas ocasiones no es factible en el caso de una gran Organizaci¢n, describir con mucho detalle las caracter¡sticas de estas entidades, por lo cual s¢lo se definir n un par de atri- butos (o caracter¡sticas que definan a las entidades) de cada una. Por ejemplo, para la entidad empleado: . Nombre del empleado.

. Categor¡a.

3. Representar de forma matricial los procesos frente a las entidades de datos. Una vez identificados los procesos realizados por la Organizaci¢n (paso 1) y las entidades de datos o clases de datos utilizados por ‚sta (paso 2), se procede a representarlos en una matriz.



El grado de detalle que se desee alcanzar en el conocimiento de la Organizaci¢n determinar qu‚ es lo que se representa en la matriz. As¡ podr¡amos representar: . Funciones - Clases de datos . Procesos - Entidades de datos.

Cuanto m s se detalle en la identificaci¢n de los procesos, tanto m s estable ser la matriz obtenida. Esto es as¡ porque lo que se representa son las actividades b sicas de la Organizaci¢n y la informaci¢n ®conceptual¯ que la misma maneja, y ambas son independientes de la estructura organizativa existente y de la forma en que se manejan actualmente los datos. Como consecuencia, se puede acometer un cambio en la estructura de la organizaci¢n sin modificar la matriz obtenida. En la matriz se representar el tratamiento de los procesos sobre las entidades de datos, mediante los s¡mbolos: C: Representa la creaci¢n de los datos por los procesos. U: Representa la utilizaci¢n de los datos por los procesos.

Evidentemente, todas las entidades de datos han de ser creadas al menos por un proceso. Esto nos proporciona un criterio adicional a la hora de descomponer, puesto que si se identifica un conjunto de datos (clase de datos o entidad de datos) creado por m s de un proceso, puede ser conveniente descomponer dicho conjunto de datos. En la Figura 1 se representa una porci¢n de una Matriz Procesos- Entidades de datos. Debido a que no se han representado todos los procesos de la Organizaci¢n aparecen entidades de datos no utiliz- adas ni creadas.

4. Reorganizar la matriz



En este paso se modifica la secuencia de las entidades de datos (o clases de datos) representadas en la matriz, con el siguiente criterio: La entidad de datos creada por el primer proceso se mueve a la izquierda. A continuaci¢n se mueve a la izquierda la entidad de datos creada por el segundo proceso (si existe). El proceso contin£a para todas las entidades de datos. Como resultado final se obtiene una matriz con la creaci¢n de datos disp- uesta en forma triangular (es decir, las Coordenadas en la diagon- al de la parte superior izquierda a la inferior derecha). En la Figura 2 se representa esta reorganizaci¢n.

5. Determinar subsistemas.

En este paso se agrupan los procesos y datos en distintos subsistemas. La definici¢n de los subsistemas no es un proceso algor- ¡tmico, sino que depende de la opini¢n subjetiva y experiencia del equipo de desarrollo. Como resultado final se obtienen los diferentes subsistemas que tienen responsabilidad sobre la creaci¢n y mantenimiento de las diferentes clases o entidades de datos. Aquellos procesos de uso de datos que quedan fuera de los subsistemas seleccionados, representan un flujo de datos entre los diferentes subsistemas. ÚÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄ¿ ³ ³ P ³ F ³ ³ I ³ I ³ ³ ³ ³ Z ³ ³ P ³ ³ ³ T ³ ³ ³ D ³ M ³ ³ ³ R ³ I ³ V ³ N ³ N ³ ³ ³ ³ O ³ ³ L ³ E ³ S ³ R ³ M ³ ³ I ³ A ³ ³ C ³ E ³ N ³ E ³ T.³ T.³ P ³ ³ ³ N ³ P ³ A ³ M ³ A ³ A ³ A ³ P ³ S ³ E ³ ³ L ³ S ³ A ³ N ³ ³ ³ E ³ C ³ V ³ A ³ A ³ N ³ P ³ L ³ B.³ Q ³ R ³ E ³ S ³ ³ I ³ U ³ N ³ D ³ M ³ M ³ D ³ O ³ E ³ ³ G ³ I ³ L ³ A ³ ³ U ³ O ³ ¥ ³ T ³



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ÚÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄÂÄÄÄ¿ ³ P ³ P ³ F ³ ³ D ³ M ³ ³ I ³ ³ T ³ ³ ³ Z ³ I ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ L ³ R ³ I ³ P ³ I ³ A ³ ³ N ³ ³ R ³ ³ ³ O ³ N ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ A ³ E ³ N ³ R ³ S.³ E ³ V ³ T.³ ³ A ³ C ³ V ³ N ³ V ³ ³ ³ E ³ S ³ ³ ³ N ³ S ³ A ³ O ³ E ³ T ³ E ³ ³ M ³ B.³ L ³ E ³ A ³ E ³ P ³ C ³ M ³ A ³ ³ ³ I ³ U ³ N ³ D ³ ¥ ³ R ³ N ³ M ³ A ³ ³ I ³ N ³ ³ N ³ A ³ O ³ P ³ L ³ ³ ³ F ³ P ³ Z ³ U ³ O ³ O ³ D ³ A ³ Q ³ E ³ E ³ T ³ V ³ T.³ G ³ S ³ L ³ A ³ ³ ³ I ³ U ³ A ³ C ³ ³ ³ E ³ T ³ U ³ N ³ N ³ A ³ E ³ ³ O ³ T ³ E ³ R ³ ³ ³ C ³ E ³ S ³ T ³ P ³ P ³ D ³ E ³ I ³ ³ T ³ S ³ N ³ M ³ S ³ O ³ A ³ I ³ ³ ³ A ³ S ³ ³ O ³ R ³ A ³ O ³ R ³ N ³ C ³ E ³ ³ T ³ E ³ ³ S ³ D ³ O ³ ³ ³ C ³ T ³ ³ ³ O ³ R ³ R ³ I ³ A ³ U ³ ³ ³ A ³ R ³ ³ ³ O ³ ³ ³ ³ I ³ O ³ ³ ³ D ³ T ³ ³ A ³ S ³ R ³ ³ ³ S ³ C ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ O ³ ³ ³ ³ U ³ E ³ ³ L ³ ³ S ³ ³ ³ ³ A ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ N ³ ³ ³ ³ C ³ S ³ ³ E ³ ³ O ³ ³ ³ ³ N ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ T.³ ³ ³ S ³ ³ ³ ³ ³ ³ C.³ ³ ³ ³ ³ ³ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ ANALISIS DE MERCADO ³ U ³ ³ ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ U ³ U ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ GAMA PRODUCTOS ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ U ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ PREVISION VENTAS ³ C ³ C ³ ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ U ³ U ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´ ³ PLANIFIC. FINANCIERA ³ C ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ U ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ ADQUISICION CAPITAL ³ U ³ U ³ C ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ DISE¥O PRODUCTOS ³ U ³ ³ ³ C ³ C ³ C ³ ³ ³ ³ ³ ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ PRECIO DE PRODUCTOS ³ ³ U ³ ³ C ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ U ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ ESPECIFIC. PRODUCTOS ³ ³ ³ ³ U ³ ³ C ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ REQUISITOS MATERIALES ³ ³ ³ ³ U ³ U ³ U ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ ADQUISIC. MATERIALES ³ ³ ³ ³ U ³ ³ U ³ C ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ RECEPCION MATERIAL ³ ³ ³ ³ U ³ ³ U ³ U ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³



ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ CONTROL INVENTARIO ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ C ³ ³ ³ ³ U ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄÅÄÄÄ´³ PLANIFIC. OPERATIVA ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ U ³ ³ ³ C ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÁÄÄÄÙ FIGURA 2.

6. Asignar prioridades de desarrollo.

Una vez identificados los subsistemas a desarrollar, se proceder a determinar sus prioridades de desarrollo. Puede ser conveniente para realizar esta tarea, clasificar los sistemas identificados en los tipos siguientes: * Sistemas T‚cnico / Operativos. * Sistemas T cticos. * Sistemas Estrat‚gicos. * Sistemas Inter-Institucionales.

La raz¢n de considerar estos cuatro tipos de sistemas a la hora de asignar prioridades radica en que, seg£n el tipo de sistema, se requerir un entorno tecnol¢gico o un sistema de soporte de datos (bases de datos, ficheros) diferente. En todo caso, cada vez se tiende m s al desarrollo de sistemas mixtos que recogen particularidades propias de los cuatro grandes tipos se¤alados anteriormente. El uso de la t‚cnica matricial permite estudiar en detalle qu‚ sistemas son prerrequisitos para poder acometer el desarrollo de otros. Por ejemplo, en el caso de los tres sistemas que se han identificado: Planificaci¢n, Dise¤o de Productos y Adquisici¢n, el Sistema de Adquisici¢n necesita informaci¢n generada por los dos primeros, por locual se desarrollar¡a el £ltimo. En cuanto a ‚stos, podr¡a plantearse la posibilidad de dividirlos con el fin



de desarrollar en primer lugar los subsistemas que generan los d- atos de uso com£n. Adem s, para asignar prioridades se han de tener en cuenta criterios tales como: * Beneficios potenciales. * Impacto en la organizaci¢n. * Probabilidad de ‚xito en la implantaci¢n. * Demanda de los sistemas.


INEI - 4.5 Modelo de Nolan

4.5 Modelo de Nolan

a) Objetivo

El modelo de Richard Nolan se emplea para situar el estado de desarrollo en que se encuentra la Inform tica de una Organizaci¢n, al comparar ‚sta con las posibles etapas del modelo. b) Contenido

El modelo de Nolan divide en seis etapas el desarrollo de la Info- rm tica en una Organizaci¢n.

Etapa 1. Iniciaci¢n. Esta etapa se caracteriza por la automatizaci¢n de procesos operativos de bajo nivel para reducir los costes funcionales. El usuario se mantiene alejado. Etapa 2. Expansi¢n.

Esta etapa se caracteriza por la diseminaci¢n y el contagio de los participantes. Automatizaci¢n de procesos operativos completos.

Etapa 3. Control.

Esta etapa se caracteriza por la profesionalizaci¢n de los participantes. Hay una tendencia hacia la administraci¢n de datos y la implicaci¢n de los usuarios en los gastos inform ticos. Etapa 4. Integraci¢n.

Aplicaciones on - line y Bases de Datos. Aparecen deficiencias de crecimiento. Mayor control administrativo. El usuario aprende a responsabilizarse.

Etapa 5. Administraci¢n de datos.

Aparecen modelos de datos y necesidades de informaci¢n de la Orga- nizaci¢n. Independencia de entornos material - logical. Usuarios responsables.



Etapa 6. Madurez.

La organizaci¢n asume el papel innovador de las Tecnolog¡as de la Informaci¢n. Aplicaciones oportunas y competitivas. Responsabi- lidad conjunta de usuarios e inform ticos. Para realizar un diagn¢stico de como se encuentra una Organizaci¢n en materia inform tica en relaci¢n con el modelo, Nolan describe una serie de indicadores, que se distribuyen de la manera siguiente: * Tecnolog¡a

Mide el porcentaje de aplicaciones ®batch¯ frente a aplicaciones ®on - line¯.

ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ ETAPAS ³ 1 ³ 2 ³ 3 ³ 4 ³ 5 ³ 6 ³ ³ APLICACIONES ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄ´ ³Batch ³ 90% ³ 85% ³ 60% ³ 40% ³ 20% ³ 10% ³ ³On - line ³ 10% ³ 15% ³ 40% ³ 60% ³ 80% ³ 90% ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÙ

* Motivaciones

Intenta reflejar el esquema de prioridades respecto a los fines que persigue hoy en d¡a la Inform tica en la Organizaci¢n. A = Desplazamiento de costes. B = Eficacia de las operaciones. C = Implantar nuevos m‚todos de trabajo. D = Intentar obtener beneficios intangibles.

La etapa 1 corresponde a la combinaci¢n ABCD en el orden de prioridades y la etapa 6 a la combinaci¢n DCBA, siendo las otras etapas las combinaciones intermedias.

* Sistemas

Se refiere al porcentaje de Sistemas que se utilizan a nivel estrat‚gico, t ctico u operativo.



ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ ETAPAS ³ 1 ³ 2 ³ 3 ³ 4 ³ 5 ³ 6 ³ ³ SISTEMAS ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄ´ ³Estrat‚gico ³ 0% ³ 1% ³ 1% ³ 5% ³ 10% ³ 15% ³ ³T ctico ³ 0% ³ 15% ³ 20% ³ 30% ³ 35% ³ 40% ³ ³Operativo ³ 100% ³ 85% ³ 80% ³ 65% ³ 55% ³ 45% ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÙ

* Actitud

Intenta conocer c¢mo se considera el departamento de Inform tica en la Organizaci¢n. a. Son un grupo de profesionales trabajando, aislado del resto de la Organizaci¢n. b. Es un departamento al servicio de las necesidades de automatizaci¢n de otros departamentos. c. Es un servicio que comparte responsabilidades con distintos niveles y funciones de la Organizaci¢n y, cuyos recursos (material, personal, etc.) constituyen el reflejo de las necesidades de informaci¢n de toda la Organizaci¢n. Las Organizaciones que contestan a) se encuentran en la etapa 1, las que contestan b) se encuentran en las etapas 2 ¢ 3 y las que contestan c) se encuentran en las etapas 4, 5 ¢ 6. * Procedimientos Los procedimientos se pueden diferenciar en procedimientos de planificaci¢n y control. Asimismo, ‚stos son internos y externos. Internos : Son procedimientos para garantizar la operatividad interna del departamento de Sistemas de Informaci¢n. * De control : Preparaci¢n y control de trabajos, control de calidad, normas de programaci¢n, de documentaci¢n, etc. * De planificaci¢n : Planes de explotaci¢n, an lisis, programaci¢n, etc., en per¡odos



diario, semanal, mensual, etc. Externos : Son procedimientos para garantizar el uso eficaz del departamento de Sistemas de Informaci¢n por parte de los diferentes departamentos usuarios. * De control : Grupos inform ticos para controlar los proyectos, reparto de gastos entre los departamentos usuarios, etc. * De planificaci¢n : An lisis permanente y sistem tico de las necesidades de informaci¢n de la Organizaci¢n para planificar los futuros proyectos inform ticos. Las etapas se corresponden con:

Etapa 1 : Procedimientos internos no utilizados. Etapa 2 y 3 : Procedimientos internos en desarrollo y pruebas.

Etapa 4 y 5 : Procedimientos internos aceptables, y externos en desarrollo.

Etapa 6 : Procedimientos eficaces, tanto internos como externos.

* Participaci¢n Se refiere a la participaci¢n de los usuarios en el desarrollo inform tico de la Organizaci¢n. Para estudiar este aspecto, se pide seleccionar la frase que mejor refleja la situaci¢n actual de la Organizaci¢n. * Los profesionales de inform tica son los principales promotores de inform tica. * Los usuarios de la inform tica son los que m s empujan para que ‚sta se desarrolle y les proporcione nuevos servicios. * Los inform ticos y usuarios trabajan conjuntamente, siguiendo las directrices del Comit‚ de Inform tica, que otorga prioridades a los diferentes proyectos. * Los proyectos inform ticos que realizan conjuntamente usuarios e inform ticos se derivan del an lisis permanente y sistem tico de las necesidades de informaci¢n de toda la Organizaci¢n que efect£a el grupo encargado de ello.



La primera respuesta corresponde a la Etapa 1, la segunda a la Etapa 2, la tercera a la Etapa 3 y la cuarta a las Etapas 4, 5 y 6.

*An lisis de las necesidades de informaci¢n

En este aspecto ®la preocupaci¢n por la tecnolog¡a¯ corresponde a las Etapas 1, 2 y 3, frente a ®la consideraci¢n de la informaci¢n como recurso¯ que corresponde a las Etapas 4, 5 y 6. * Formalizaci¢n

Un bajo nivel de formalizaci¢n (m‚todos, procedimientos, normas, etc.) corresponde a las Etapas 1, 2 y 3; un alto nivel corresponde a las Etapas 4, 5 y 6.

* Direcci¢n

La existencia de un jefe de proceso de datos como m ximo responsable de la Unidad Inform tica indica que la Organizaci¢n se encuentra en las Etapas 1, 2 ¢ 3. Si la Organizaci¢n tiene una Direcci¢n de Sistemas de Informaci¢n que gestiona datos, texto, voz e imagen, adem s de los propios recursos tecnol¢gicos, definiendo incluso los procesos administrativos m s adecuados en cada caso, indica que se encuentra en las Etapas 4, 5 ¢ 6.


INEI - 4.6 Análisis de Costo Beneficio

4.6 AnAlisis Costo-Beneficio

El an lisis Costo-Beneficio, permitir definir la factibilidad de las alternativas planteadas o del proyecto a ser desarrollado. a) Objetivo

La t‚cnica de An lisis de Costo - Beneficio, tiene como objetivo fundamental proporcionar una medida de los costos en que se in- curren en la realizaci¢n de un proyecto inform tico, y a su vez comparar dichos costos previstos con los beneficios esperados de la realizaci¢n de dicho proyecto. b) Utilidad

La utilidad de la presente t‚cnica es la siguiente:

* Para valorar la necesidad y oportunidad de acometer la realizac- i¢n del proyecto. * Para seleccionar la alternativa m s beneficiosa para la realizaci¢n del proyecto. * Para estimar adecuadamente los recursos econ¢micos necesarios, en el plazo de realizaci¢n del proyecto.

c) Descripci¢n

Si queremos realizar un An lisis de Costo - Beneficio fiable, debemos de seguir los siguientes pasos:

4.6.1 Producir estimaciones de costo - beneficio. Lo primero que debemos de realizar es elaborar dos tipos de listas, la primera con lo requerido para implantar el sistema y la segunda con los beneficios que traer consigo el nuevo sistema. Antes de redactar la lista es necesario tener presente que los costos son tangibles, es decir, se pueden medir en alguna unidad econ¢mica, mientras que los beneficios pueden ser tangibles y no



tangibles, es decir pueden darse en forma objetiva o subjetiva. La prime ra lista (requerimiento para implantar el sistema) deber estar integrada por requerimientos necesarios para ejecutar el proyecto, el valor que tiene cada uno y sus posibles variaciones de acuerdo a la inflaci¢n, de ‚sta forma, la Direcci¢n obtendr informaci¢n detallada de como se distribuyen sus recursos. Para elaborar la lista, se necesita contar con experiencia en la participaci¢n de proyectos similares, as¡ como datos hist¢ricos que, le permitan estimar adecuadamente los requerimientos necesarios para ejecutar el proyecto. Para mayor explicaci¢n, proporcionaremos ejemplos de algunos gastos necesarios para ejecutar un proyecto en inform tica: * Costos de equipo, donde se detallar el tipo de equipo requerido para el proyecto.

* Costos de infraestructura, donde se determinar el ambiente adecuado para el equipo, as¡ como el mobiliario requerido para cada uno de ellos. * Costo de personal, se determinar el n£mero de personal requerido tanto t‚cnico como administrativo, sus caracter¡sticas y el tipo de capacitaci¢n que se le deber de proporcionar a cada empleado. * Costo de materiales, se determinar n todos los materiales necesarios para el desarrollo del proyecto. * Costo de consultor¡a, se determinar el tipo de garant¡a a proporcionar a la Direcci¢n luego de desarrollado el sistema. Esta valoraci¢n ser realizada en las reas correspondientes.

La segunda lista, beneficios que traer consigo el proyecto, ser elaborado en forma subjetiva y deber estar acorde a los requerimientos de informaci¢n de los usuarios. Por ejemplo, los beneficios proporcionados por un proyecto de inform tica pueden ser:



* El aumento de las cuentas debido al mayor servicio de los clientes. * La mejora en la toma de decisiones debido a un mejor soporte inform tico.

* La optimizaci¢n de los procedimientos administrativos.

4.6.2 Determinar la viabilidad del proyecto y su aceptaci¢n. Para determinar la ejecuci¢n de un proyecto es conveniente o no, es necesario realizar un estudio de viabilidad, donde se determinar si el proyecto es factible; para lo cual nos basaremos en uno de los m‚todos siguientes: * Retorno de la inversi¢n.

Este m‚todo consiste en calcular el costo y beneficio anual, sabi- endo el costo total al iniciar el proyecto ®C0¯. Este m‚todo nos permitir saber en que a¤o se recuperar el costo total inicialmente estimado en el proyecto, donde el a¤o de recup- eraci¢n de la inversi¢n es cuando la sumatoria de los beneficios netos es igual al costo total del inicio del proyecto (3Ben.Neto = C0). ÚÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ A¤o ³ Costo ³ Beneficio ³ Beneficio Neto ³ ÃÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ ³ 0 ³ C0 ³ 0 ³ ....... ³ ³ 1 ³ C1 ³ B1 ³ B1 - C1 ³ ³ 2 ³ C2 ³ B2 ³ B2 - C2 ³ ³ . ³ . ³ . ³ . ³ ³ . ³ . ³ . ³ . ³ ³ . ³ . ³ . ³ . ³ ³ n ³ Cn ³ Bn ³ Bn - Cn ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ * Valor actual. Este m‚todo nos permitir tener en cuenta que un gasto invertido durante un cierto tiempo produce un beneficio.



Con ‚ste m‚todo, podremos determinar la cantidad de dinero que es viable invertir inicialmente para que se recupere la inversi¢n en un periodo de tiempo determinado por la Direcci¢n. Se deber calcular en primer lugar, el beneficio neto que se obtendr cada a¤o. Dicho beneficio no es real, ya que se debe estimar el valor real de dicha cantidad en el a¤o n. Para ello se aplicar la siguiente f¢rmula: Valor Actual = Beneficio Neto / (1 + r/100)n

Donde : n = a¤o ,1,2,3,...,n r = inter‚s utilizado en la evaluaci¢n

Para determinar la viabilidad del proyecto, se deber estudiar en cuantos a¤os se recuperar la inversi¢n realizada inicialmente y si esta inversi¢n es retornada en un per¡odo de a¤o fijado previamente por la Direcci¢n. Si la inversi¢n es el C0, se determinar la viabilidad del proyecto consultando la siguiente tabla. ÚÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ A¤o ³ Costo ³ Beneficio ³ Valor Actual ³ ÃÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ ³ 0 ³ C0 ³ ..... ³ ...... ³ ³ 1 ³ C1 ³ B1 ³ VA1 = (B1-C1)/(1+r/100) ³ ³ 2 ³ C2 ³ B2 ³ VA2 = (B2-C2)/(1+r/100)2 ³ ³ 3 ³ C3 ³ B3 ³ VA3 = (B3-C3)/(1+r/100)3 ³ ³ . ³ . ³ . ³ . ³ ³ . ³ . ³ . ³ . ³ ³ n ³ Cn ³ Bn ³ VAn = (Bn-Cn)/(1+r/100)n ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ

El proyecto ser viable si la sumatoria del Valor Actual es mayor al Costo Inicial (3VAi > C0)a lo largo del proyecto.


INEI - 4.7 Diagrama de Flujo

4.7 Diagrama de Flujo de Datos La t‚cnica de diagrama de flujo de datos, es una representaci¢n gr fica que permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la informaci¢n en la organizaci¢n bajo estudio, permitiendo as¡ comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos, reflej ndolos en el sistema propuesto. a) Objetivo

El diagrama de flujo de datos (DFD) tiene por objetivo representar gr ficamente el sistema a nivel l¢gico y conceptual, ilustrando los componentes esenciales de un proceso y la forma en que intera- ctuan. b) Utilidad

Esta t‚cnica del diagrama de flujo de datos es £til por lo siguiente:

* Representa gr ficamente los l¡mites del sistema en estudio. * Muestra el movimiento de los datos y la transformaci¢n de los mismos a trav‚s del sistema. * Facilita el mantenimiento del sistema.

c) Descripci¢n

Los pasos requeridos para el desarrollo de ‚sta t‚cnica son los siguientes:

1. Identificar los elementos b sicos de los diagramas de flujo de datos. Para elaborar los diagramas de flujos de datos (DFD) son los siguientes: a) Entidades externas. b) Procesos. c) Almac‚n de datos. d) Flujos de datos.



a) Entidades externas.

Descripci¢n Estas representan entes ajenos a la aplicaci¢n, pero que aportan o reciben informaci¢n de la misma.

Reglas de construcci¢n Al momento de identificar las entidades externas, se debe de tener presente lo siguiente: * Representa personas, organizaciones o sistemas que no pertenecen al sistema. * En el caso que las entidades externas se comunicasen entre s¡, esto no se contemplar¡a en el diagrama, por estar fuera del mbito del sistema. * Puede aparecer en los distintos niveles de DFD. * Puede aparecer varias veces en un mismo diagrama, para evitar entrecruzamiento de l¡neas. * Suministra informaci¢n acerca de la conexi¢n del sistema con el mundo exterior. Notaci¢n Se representa mediante una elipse o un rect ngulo con un nombre significativo dentro.

ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ ENTIDAD ³ ³ EXTERNA ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙb) Proceso

Descripci¢n Es una actividad que transforma o manipula datos, representa los procedimientos utilizados para transformar los datos.

Reglas de construcci¢n

Al momento de identificar los procesos se debe de tener en cuenta lo siguiente: * Un proceso no es origen ni final de los datos, s¢lo lugar de



transformaci¢n de los mismos. * Un proceso puede transformar un dato en varios.

Es necesario un proceso como intermediario entre una entidad externa y un almac‚n de datos. Notaci¢n

Se representa gr ficamente mediante un rect ngulo. ÚÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ 1 ³ LOCALIZACION ³ ÃÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ ³ PROCESO ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ

En la parte de PROCESO, se expresa el nombre del proceso correspondiente. En la parte superior izquierda (1) se coloca un n£mero identifica- tivo del proceso, que indica el nivel del DFD en que se encuentra. La parte de LOCALIZACION, expresa la unidad o rea dentro de la organizaci¢n donde se realiza el proceso.

c) Almac‚n de datos Descripci¢n Un almac‚n de datos representa un dep¢sito de informaci¢n dentro del sistema.

Reglas de construcci¢n Para identificar los lugares de almacenamiento de datos debe de tenerse en cuenta lo siguiente :

* Representa la informaci¢n en reposo. * No puede crear, destruir y transformar datos. * No puede estar comunicado directamente con otro almac‚n o entidad externa. * El flujo de datos (entrada o salida) no lleva nombre cuando incide sobre su contenido completo.



* El almac‚n de datos aparecer por vez primera, en aquel nivel en que sea accedido por 2 ¢ m s procesos y en modo lectura y/o escr- itura. * No debe de estar referido al entorno f¡sico. * No se representa la clave de acceso a la informaci¢n sino s¢lo a la operaci¢n que se realiza.

Notaci¢n

Se representa dentro del DFD con la siguiente figura:

ÚÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄþ ³ ID ³ NOMBRE ÀÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄþ

En la parte derecha (NOMBRE) se indica el nombre del almac‚n de datos, y en la parte izquierda (ID) se representa la identificaci¢n de dicho almac‚n dentro del DFD. d) Flujos de datos.

Descripci¢n Los flujos de datos establecen la comunicaci¢n entre procesos, almacenes y entidades externas y llevan informaci¢n para esos objetos.

Reglas de construcci¢n

Para elaborar los flujos de datos deber de tenerse en cuenta lo siguiente: * Flujo de informaci¢n de estructura conocida. * Los datos no pueden ser creados ni destruidos por un flujo de datos. * Sirve para conectar el resto de los componentes del DFD. * No es un activador de procesos. * La flecha se indica en la direcci¢n del almac‚n de datos



Notaci¢n

Se representa dentro del DFD con la siguiente figura:

ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄþ 2. Gu¡as para la construcci¢n del DFD. Luego de haberse identificado los elementos b sicos de los DFD., se proceder a l proceso de elaborar gr ficos propiamente dichos, en el cual deber tenerse en cuenta lo siguiente: a) Empiece con la parte exterior, es decir todas aquellas entidades que proporcionan informaci¢n y aquellas entidades que utilizan la informaci¢n elaborada por la Unidad, y dibuje las entidades alre- dedor de su diagrama. b) Identifique la composici¢n de cada flujo de datos, y establezca la conectividad entre la informaci¢n requerida (INPUTs) y la informaci¢n generada (OUTPUTs). c) Trabaje de afuera hacia adentro, es decir, ponga un proceso donde crea que el flujo de datos pueda ser cambiado. d) Conc‚ntrese en los flujos de datos y p¢ngales un nombre. e) Nombre a los procesos en base a sus entradas y salidas. f) Ignore la inicializaci¢n y la terminaci¢n. g) Omita los errores triviales. h) No muestre la informaci¢n o el flujo de control. i) Busque por flujo de datos y subdivida si es necesario, no se podr subdividir, si tiene un solo Input - Output. j) Si cree que debe subdividirse realice nuevamente los pasos del uno (1) al nueve (9). Es necesario mencionar que debe de evitarse realizar inconsist- encia en la elaboraci¢n de los flujos de datos. Por ejemplo generalmente se realizan los siguientes errores: * Se elaboran burbujas que s¢lo crean datos. * Se elaboran archivos donde s¢lo se escribe informaci¢n. * Se elaboran archivos donde s¢lo se utiliza informaci¢n. * Se elaboran flujos de datos que desaparecen.

La utilizaci¢n de esta t‚cnica implica la descomposici¢n o explo-



si¢n de cada proceso en otro DFD, por lo tanto el diagrama deber contener: * Un diagrama de contexto (nivel cero). * Varios DFD en niveles intermedios * Varios DFD en el £ltimo nivel de detalle Un ejemplo de la manera en que se debe de representar el diagrama de flujo de datos entre los niveles uno (1) y dos (2) se muestra en la siguiente figura

DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS Diagrama Nivel 1

ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ» º º º ÚÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ÚÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ º º ³ 1 ³ ³ ³ 2 ³ ³ º º ÄÄþÃÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄ¿ ÃÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄÄþ º º ³ ³ ³ ³ ³ º º ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ º º ³ º º ³ º º ÀÄÄÄ A ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ º º þ ³ º º ³ ³ º º ³ ³ º º ³ þ º º ÚÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ ÚÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ º º ³ 4 ³ ³ ÀÄÄ B ÄÄþ ³ 3 ³ ³ º º ÄÄþ ÃÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ ÃÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄ E ÄÄÄÄþ º º ³ ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄþ³ ³ º º ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ º º º ÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ¼

Diagrama Nivel 2 . Explosi¢n del Proceso 3.ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ»º ÚÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ºº þÄÄÄ A ÄÄÄÄÄÄþ ³ 3.2 ³ ³ ºº ÚÄÄÄþ ÃÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´ ºº ³ ³ ³ ºº ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÙ ºº ³ ºº B ³ ºº þÄÄÄÄÄÄÄÄ B ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³A ºº ³ ³ ³ º



º þ ³ þ ºº ÚÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ þÄÄÄÄÄÙ ÚÄÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ºº ³ 3.1 ³ ³ ³ 3.3 ³ ³ E ºº þÄÄÄÄ C ÄÄÄÄþÃÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄ C ÄÄÄÄÄþÃÄÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÅÄÄÄÄÄÄÄÄþ ºº ³ ³ ³ ³ ºº ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ºº ºÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ¼

La descomposici¢n por niveles permite analizar el sistema desde el mbito general al detalle, pasando por sucesivos niveles intermedios. Se recomienda llegar hasta tres (3) niveles de descomposici¢n en los DFD.: * Nivel 0 : Diagrama de contexto, es el gr fico que va a proporcionar el mbito del proyecto objeto de estudio.

* Nivel 1 : Sistemas.

* Nivel 2 : Subsistemas. La descomposici¢n gr fica se muestra en la siguiente figura:

Descomposici¢n de los Diagramas de Flujo de Datos

ÉÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ»º ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ºº NIVEL 0 ³ CONTEXTO ³ ºº ³ ÚÄÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ ºº ³ ÃÄÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄ´ ³ ºº ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ³ ºº ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ºº ºº ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ºº ³ ³ ºº NIVEL 1 ³ SISTEMAS ³ ºº ³ ÚÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄ¿ ÚÄÄÄÂÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ º



º ³ ÃÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄ´ ÃÄÄÄÁÄÄÄÄÄÄÄ´ ³ ºº ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ³ ºº ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ºº ºº ºº NIVEL2 ºº ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ºº ³ SUBSISTEMA ³ ³ SUBSISTEMA ³ ºº ³ ³ ³ ³ ºº ³ ÚÄÄÂÄÄÄÄÄÄ¿ ÚÄÄÂÄÄÄÄÄ¿ ³ ³ ÚÄÄÂÄÄÄÄÄ¿ ÚÄÄÂÄÄÄÄ¿ ³ ºº ³ ÃÄÄÁÄÄÄÄÄÄ´ ÃÄÄÁÄÄÄÄÄ´ ³ ³ ÃÄÄÁÄÄÄÄÄ´ ÃÄÄÁÄÄÄÄ´ ³ ºº ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ³ ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÀÄÄÄÄÄÄÄÙ ³ ºº ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ºº ºÈÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍÍ¼

Las ventajas de esta descomposici¢n son las siguientes:

* Es comprensible para usuarios no inform ticos.

* Los procesos en el £ltimo nivel est n relacionados l¢gicamente. * Facilita las referencias cruzadas con otros productos obtenidos en la metodolog¡a.


INEI - 4.8 Cadena de Valor

4.8 Cadena de Valor El an lisis de la cadena de valor, es una t‚cnica original de M.Porter con el fin de obtener ventaja competitiva. a) Definici¢n En los libros de contabilidad refleja esencialmente un incremento te¢rico del valor sobre y por encima del costo inicial. Gene- ralmente se supone que este valor debe ser superior a los costos acumulados que se han "agregado" a lo largo de la etapa del proceso de producci¢n. Las actividades del valor agregado real (AVAR) son aquellas que, vistas por el cliente final, son necesarias para proporcionar el output que el cliente est esperando. Hay muchas actividades que la empresa requiere, pero que no agregan valor desde el punto devista de las ventajas para el cliente (actividades de valor agregado en la empresa o VAE). Adem s, existen otras actividades que no agregan valor alguno, por ejemplo, el almacenamiento. b) Objetivo La t‚cnica de Cadena de Valor, tiene por objetivo, identificar las actividades que se realizan en una instituci¢n, las cuales se encuentran inmersas dentro de un sistema denominado sistema de valor, quien est conformado por: * Cadena de valor de los proveedores * Cadena de valor de otras unidades del negocio * Cadena de valor de los canales de distribuci¢n * Cadena de valor de los clientes.

c) Utilidad

Esta t‚cnica es de vital importancia porque permite:

* Definir la historia de la instituci¢n (procesos y actividades que realiza).



* Determinar estrategias que permitan obtener ventaja competitiva. d) Descripci¢n Si queremos elaborar la cadena de valor de una instituci¢n, debemos de seguir los siguientes pasos:

4.8.1 Identificar las actividades primarias del negocio. 4.8.2 Identificar las actividades de soporte del negocio.

Cabe se¤alar, que las actividades de la cadena de valor, son los bloques b sicos con los que la instituci¢n crea valor para el com- prador de sus productos y/o servicios. As¡, las actividades b sicas que lo conforman se encuentran en el siguiente gr fico: Cabe Se¤alar, que ‚stas actividades nunca ser n independientes entre s¡, es decir, se encuentran relacionadas por v¡nculos, quienes crean la necesidad de coordinar dichas actividades en su realizaci¢n, ya sea para aumentar diferenciaci¢n o reducir sus costos.

4.8.1 Identificar las actividades primarias del negocio.

El criterio para identificar las actividades del negocio son:

1. Cada actividad tenga distinto fundamento econ¢mico. 2. Cada actividad tenhga un fuerte impacto potencial en la diferencia 3. Cada actividad representa una parter significativa a la proporci¢n creciente del monto total.

Considerando ‚ste criterio como base se definir n la s actividades primarias del negocio. las cuales se encuentran conformadas por.

a. LOGISTICA DE ENTRADSA. conformada por las actividades de recepci¢n, almacenaje, manipulaci¢n de materiales, inventarios, vehiculos, devoluciones, entre otros. b. OPERACIONES. conformada por la transformaci¢n del producto final (menanizado, montaje, etiquetado, mantenimiento, verific- aci¢n y operaciones de instalaci¢n.

c. LOGISTICA DE SALIDA. est conformada por la distribuci¢n del



producto acabado (almacenaje de mercancias acabadas, manejo de materiales, vehiculos de reparto, pedidos y programaci¢n).

d. COMERCIALIZACION Y VENTAS. lo conforman las actividades involucradas en la inducci¢n y fac¡l adquisici¢n de los productos (publicidad, fuerza de ventas, cuotas, selecci¢n de canales, relaciones canal, precios).

e. SERVICIO. lo conforma aquellas actividades que tratan de mantener y aumentar el valor del produccto despues de la venta (Instalaci¢n, repaci¢n entrenamiento, suministro de respuestos y ajuste del producto). 4.8.2 Identificaci¢n las actividades de soporte del negocios.

Para definir las actividadesde soporte del enegocio, se emplea el mismo criterio utilizado en la definici¢n de las actividade- sprincipales del negocios, definiendoeese as¡ las siguientes actividades de soporte: a. Compras, conformadas por aquellas actividadesinvolucradas en las adquisiciones de materiales primarias, suministros y ar- ticulos consumibleees as¡ como activos.

b. Desarrollo de la tecnolog¡a. conformada por aquellas actividades involucradas en el conocimiento y capacitaci¢n adquir- idas, procedimientos y entradas tecnologicas precisas para cada actividada de la cades de valor c. Dierecci¢n de recursos humanoS, conformada por aquellas actividades involucradas en la selecci¢n, promaci¢n y coloc- aci¢n del personal de la instituci¢n.

d. Infraestructura institucional, conformada por aquellas actividades involucradas en la direcci¢n general, planificaci¢n, sistemas de informaci¢, finanzas, contabilidad, legal, asun- tos gubernamentales y direcci¢n de calidad.


70625137 inei metodologia para la elaboracion de un plan de sistemas de informacion[1]

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