MANAJEMEN PENGADAANOleh : Elly Ismiyah, ST., MT.

Manajemen PengadaanTugas Manajemen Pengadaan Menyediakan input, berupa barang maupun jasa yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaanBarang yang dibeli, dapat diklasifikasikan :Bahan baku dan komponen untuk kegiatan produksiCapital equipment, seperti mesin dan peralatan jangka panjang lainnyaSuku cadang mesin, alat tulis kantor, dsb. Yang biasanya dinamakan maintenance, repair, and operating (MRO)Biasanya juga bertugas menyediakan jasa, seperti transportasi, konsultasi, dll

Pandangan ttg Bag. PengadaanPada era tahun 1974Amer, pada tulisannya di Harvard Business Review mengatakan Pimpinan perusahaan cenderung menilai bagian pengadaan memiliki peran Pasif dalam organisasi bisnisPenulis lain mengatakan bahwa kegiatan pengadaan adalah kegiatan administratif dan tidak memiliki banyak muatan strategisHal tsb tercermin dari rendahnya kualifikasi pimpinan maupun staff bagian pengadaanPada tahun 1980-anPandangan berubah, banyak ahli mengatakan pengadaan adalah kegiatan StrategisPandangan tersebut didorong oleh persaingan yang semakin ketat, sehingga pelaku bisnis sadar bahwa efisiensi dan value creation tidak hanya perlu dilakukan pada bagian produksi tetapi bagian lain termasuk pengadaan

Efisiensi di bagian pengadaan memberikan kontribusi yang cukup berarti bagi peningkatan keuntungan (profit) sebuah perusahaanKarena prosentasi ongkos-ongkos material bisa mencapai 40%-70% dari ongkos sebuah produk akhir (di banyak perusahaan manufaktur melebihi nilai tambah yang diberikan selama proses produksi)Bagian pengadaan juga punya peran dari aspek competitive advantage yang lain : kualitas dan waktuPeningkatan peran menjadi lebih strategis, istilah berubah dari purchasing management menjadi supply management

Tugas-tugas Bagian PengadaanMerancang hubungan yang tepat dengan supplierKemitraan jangka panjang atau transaksional jangka pendekTergantung banyak hal, misal tingkat kekritisan dan volume pembelianJuga perlu menetapkan jumlah supplier yang harus dipelihara untuk setiap jenis itemMemilih supplierPemilihan supplier kunci harus sejalan dengan strategi supply chainMemilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocokMemelihara data item yang dibutuhkan dan data supplierMelakukan proses pembelianMengevaluasi kinerja supplier

Proses PembelianProses pembelian rutinBerlaku untuk item-item yang suppliernya sudah jelas karena ada kesepakatan jangka panjang antara supplier dengan perusahaanProses tenderDilakukan untuk item-item yang suppliernya masih harus dipilih

Pembelian rutinBagian yang membutuhkan mengirimkan permintaan pembelian ke bagian pengadaan Dokumen permintaan pembelian ini biasanya dinamakan purchase requisition (PR) atau material requisition (MR)Bagian pengadaan akan mengevaluasi MR/PR yang diterimaBegitu supplier sepakat untuk memenuhi PO tsb, bag. Pengadaan harus secara proaktif memonitor perkembangan pengirimannya agar tidak terjadi keterlambatanPada saat pesanan datang, bagian gudang berkewajiban melakukan pengecekanBagian akuntansi kemudian akan menyelesaikan proses pembayaran sesuai dengan term yang berlaku

Langkah-langkah umum Pembelian Rutin

Pembelian dengan Tender/Lelang Sebab pembelian dilakukan melalui tender/lelang :Aturan yang ada mengharuskan pembelian dilakukan melalui tender/lelang (misal : BUMN)Barang/jasa yang dibeli tidak standar sehingga belum memiliki supplier tetapBarang/jasa memiliki spesifikasi teknis yang cukup kompleks dan tidak akan dibeli berulang-ulangPerbedaan Tender dan lelang:Pada proses tender harga penawaran bersifat rahasia dan tidak ada kesempatan bagi para peserta (supplier) untuk merevisi hargaPada proses lelang, peserta diundang untuk datang (fisik/internet) untuk proses lelang

Proses tender secara umumUser mendefinisikan kebutuhan secara umumUser mengirimkan sejenis purchase requisition (PR) ke bag. Pengadaan ; ada kemungkinan sebelumnya telah saling komunikasiBag. Pengadaan mengirimkan request for quotation (RFQ) atau request for proposal (RFP) ke supplier yang potensialSecara paralel dengan langkah di atas, user dan pengadaan membuat kriteria penilaian penawaran/proposal yang masukUntuk kasus tertentu perusahaan terkadang harus mengundang calon supplier untuk menjelaskan secara rinci barang/jasa yang dibutuhkan

Setelah penawaran/proposal terkumpul, perusahaan akan melakukan proses seleksiSetelah pemenang ditentukan. Bagian pengadaan akan menindaklanjuti dengan membuat kontrak dengan supplierBag. Pengadaan selanjutnya akan mengirimkan PO untuk secara formal meminta pasokan barang/jasa sejumlah tertentu dengan harga dan waktu yang disepakatiProses selanjutnya, pemantauan pengiriman/penyampaian jasa, pembayaran, dll, tak jauh beda dari pembelian rutin

Kriteria Pemilihan supplierKriteria yang digunakan tentunya harus mencerminkan strategi supply chain maupun karakteristik dari item yang akan dipasokSecara umum kriteria dasar yang digunakan banyak perusahaan adalah kualitas, harga, dan ketepatan waktu pengiriman

Langkah-langkah pemilihan supplierBerdasarkan metode AHP :Tentukan kriteria-kriteria pemilihanTentukan bobot masing-masing kriteriaIdentifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasiEvaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di atasHitung nilai berbobot masing-masing supplierUrutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tsb

Contoh :Kriteria yang akan dipakai untuk pemilihan supplier adalah : Quality Cost DeliveryMenentukan bobot masing-masing kriteria,Pada model AHP, pemberian bobot dilakukan dengan sistem perbandingan berpasanganCaranya: dua buah kriteria diambil dan dibandingkanJika dianggap sama pentingnya, kedua kriteria diberi angka 1Jika kriteria satu secara absolut lebih penting dari yang lain maka yang lebih penting diberi angka 9, satuny 1Keseluruhan ada 9 angka yang mungkin diberikan sebagai skala perbandingan

Hasil Perbandingan berpasanganPerhitungan akhir bobot masing-masing kriteriaAlternatif supplier yang akan dipilih adalah S1, S2, dan S3Quality sedikit lebih penting dari cost

QualityCostDeliveryQuality125Cost 1/214Delivery 1/5 1/411,73,2510

QualityCostDeliveryBobot **Quality0,59*0,620,50,56Cost0,290,310,40,33Delivery0,120,080,10,10* : diperoleh dari 1/1,7** : diperoleh dari rata-rata ke samping

Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di atasKriteria QualityKriteria CostKriteria DeliveryNilai cost supplier 1 = 0,31

S1S2S3S1137S2 1/313S3 1/7 1/311,484,3311,00

S1S2S3NilaiS10,680,690,640,67S20,230,230,270,24S30,100,080,090,09

S1S2S3S11 1/57 S25 13 S3 1/7 1/31 6,141,5311,00

S1S2S3NilaiS10,160,130,640,31S20,810,650,270,58S30,020,220,090,11

S1S2S3S117 1/5S2 1/719S35 1/916,148,1110,20

S1S2S3NilaiS10,160,860,020,35S20,020,120,880,34S30,810,010,100,31

Perhitungan nilai berbobot masing-masing supplierUrutan supplier berdasarkan nilai berbobot:Supplier 1 Supplier 2 Supplier 3

KriteriaBobotS1S2S3Quality0,560,670,240,09Cost0,330,310,580,11Delivery0,100,350,340,31Nilai berbobot0,510,360,12

Menilai kinerja supplierKinerja supplier perlu dimonitor secara kontinyu sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan kinerja merekaSebagai bahan pertimbangan perlu tidaknya mencari supplier alternatifJika supplier lebih dari satu, dapat dipakai sebagai dasar pengalokasian order di masa depanMengkomunikasikan hasil evaluasi kepada supplier frekuensinya berbeda-beda tergantung tingkat kepentingannyaSangat efektif untuk memberikan feedback langsung tiap kali kinerja supplier menunjukkan masalah serius

Portfolio hubungan dengan supplierAda dua faktor yang bisa digunakan dalam merancang hubungan dengan supplier :Tingkat kepentingan strategis item yang dibeli perusahaan/supply chainSemakin strategis posisi suatu item dalam perusahaan, makin perlu untuk menciptakan hubungan yang dekat dan berorientasi jangka panjang dengan supplier dari item tersebutStrategis tidaknya suatu item dipengaruhi oleh beberapa hal :Kontribusi item tersebut terhadap kegiatan/kompetensi inti perusahaanNilai pembelian dalam setahunImage/brand name dari supplierResiko ketidaktersediaan item yang bersangkutan

Tingkat kesulitan mengelola pembelian item tersebutSemakin tinggi tingkat kesulitannya, semakin banyak diperlukan intervensi dari manajemenSecara umum tingkat kesulitan pembelian suatu item ditentukan oleh beberapa hal :Kompleksitas dan keunikan itemKemampuan supplier dalam memenuhi permintaanKetidakpastian (ketersediaan, kualitas, harga, waktu pengiriman)

Comodity Portfolio Matrix

Fokus Manajemen untuk tiap kelompok