a experiência do cedric na gestão documental do ctcl

A EXPERINCIA DO CEDRIC NA GESTO DOCUMENTAL DO CENTRO TECNOLGICO DE CARVO LIMPO

Vanessa Levati Biff & Giovana Dalpont

So Paulo (SP), 22 de julho de 2015

Repositrio de informao sobre a atividade carbonfera e meio ambiente, contando com acervo bibliogrfico, cartogrfico, iconogrfico, multimdia e arquivstico.

CEDRIC Centro de Documentao e Rede de Informao do Carvo

SATC Associao Beneficente da Indstria Carbonfera de Santa Catarina

Cricima/SC

CEDRIC

Associao Beneficente da Indstria Carbonfera de

Santa Catarina

SATC

Sindicato da Indstria de Extrao do Carvo de Santa

Catarina

SIECESC

REDE CARVO

Fundao de Apoio a Pesquisa Cientfica e

Tecnologia do Estado de Santa Catarina

FAPESC

2004

2010

2013

2007

Conduz pesquisas e apoia o setor carbonfero, promovendo odesenvolvimento tecnolgico e a inovao cientfica.

Integra o Parque Tecnolgico da SATC.

CTCL Centro Tecnolgico de Carvo Limpo

Ncleo de Pesquisa

- Meio Ambiente

- Geologia e Minerao

- Converso

- Segurana

CTCL Centro Tecnolgico de Carvo Limpo

Problemas

Extravio de documentos;

Inmeras cpias do mesmo material;

Vrias pastas de arquivo com o mesmo assunto;

Falta de agilidade na localizao dos documentos;

Desconhecimento de retiradas.

Objetivos

Estabelecer uma padronizao arquivistica;

Ordenar o fluxo de documentos;

Determinar mtodos de acondicionamento arquivstico;

Definir acessibilidade na recuperao dos documentos.

Requisitos para padronizao

arquivstica segundo o CONARQ

(Conselho Nacional de Arquivos)

Padronizao Arquivstica

Plano de Classificao

Norma de Descrio

Arquivstica

Tabela de Temporalidade



Norma de Descrio

Arquivstica


CLASSE

Subclasse

Funo

Subfuno

Funo

Subclasse Subclasse

INSTITUCIONAL

ATIVIDADES



Norma de Descrio

Arquivstica


000 Administrao Geral 100 SATCEDU200 SATCTEC300 (vago)400 (vago)500 (vago)600 (vago)700 (vago)800 (vago)900 Assuntos Diversos

CLASSES PRINCIPAIS



Norma de Descrio

Arquivstica


000 Administrao Geral 100 SATCEDU

200 SATCTEC

....900 Assuntos Diversos

SUBCLASSES110 EDUTEC120 FACULDADE130 EXTENSO

210 CTCL220 INCUBADORA230 LCSATC

SUBCLASSES

211 CEDRIC212 MEIO AMBIENTE213 MINERAO/GEOLOGIA214 CONVERSO215 SEGURANA



Norma de Descrio

Arquivstica


200 SATCTEC

FUNES

210 CTCL

211 CEDRIC212 MEIO AMBIENTE

213 MINERAO/GEOLOGIA214 CONVERSO215 SEGURANA



Norma de Descrio

Arquivstica


200 SATCTEC

SUBFUNES

210 CTCL

212.01 PROJETOS212.02 MONITORAMENTO DE BOCA DE MINAS212.03 MONITORAMENTO DE SOLO213.04 MONITORAMENTO DO MEIO BITICO213.05 MONITORAMENTO DOS RECURSOS HDRICOS



Norma de Descrio

Arquivstica


ISAD (Norma Internacional de Descrio

Arquivstica)

NOBRADE (Norma Brasileira de Descrio

Arquivstica)



Norma de Descrio

Arquivstica


1 rea de identificao

2 rea de contextualizao

3 rea de contedo e estrutura

4 rea de condies de acesso e uso

5 rea de fontes relacionadas

6 rea de Notas

7 rea de controle da descrio

8 rea de pontos de acesso e indexao de assuntos

reas de descrio NOBRADE



Norma de Descrio

Arquivstica


reas de Descrio Elementos e Campos de Descrio

1. rea de identificao 1.1 Cdigo de Referncia

1.2 Ttulo

1.3 Data(s)

1.4 Nvel de Descrio

1.5 Dimenso e suporte



Norma de Descrio

Arquivstica


1.1 Cdigo de referncia1.2 Ttulo1.3 Data1.4 Nvel de descrio1.5 Dimenso e suporte2.1 Nome dos produtores 4.1 Condies de acesso

Elementos obrigatrios



Norma de Descrio

Arquivstica


A NOBRADE no preceitua formatos de dados em sistemas de descrio automatizados ou manuais.



Norma de Descrio

Arquivstica


NOBRADE X MARC 21



Norma de Descrio

Arquivstica


Em processo.

Comisso Permanente de Avaliao de Colees (CPAC).

Fluxo de documentos

RegistroPr-

ClassificaoProcessamento

tcnico Acondicionamento

Emprstimo e ConsultaEntrada

Documentos

Recebidos

Documentos

Enviados

SETOR DE PROTOCOLO(SECRETARIA)

SETOR DE ARQUIVO(CEDRIC)

Protocolo (Secretaria)

Receber os documentos;

Cadastrar dados no sistema de protocolo: Numero progressivo, data de recebimento, cdigo do assunto, Remetente (Procedncia), Destinatrio, Tipologia documental, Assunto Breve (caso necessrio)

Encaminhar as correspondncias aos destinatrios (interno e externo) Se for externo retirar cpia do material para arquivamento

Encaminhar ao setor de arquivo com o protocolo de entrega de documentao dando baixa no sistema de protocolo.

Arquivo

(CEDRIC)

Receber os documentos pelo setor de Protocolo;

Avaliar os documentos a serem arquivados;

Separar documentos para anlise da CPAC;

Realizar a catalogao e indexao dos documentos;

Higienizar e acondicionar os documentos;

Auxiliar na recuperao da informao, emprstimo e consulta.

Fase Corrente Fase Intermediria e Permanente.

Acondicionamento

Recuperao da informao

Agilidade na localizao dos documentos;

Controle de usurios;

Segurana quanto a permanncia do documento;

Servio de consultoria na rea de arquivos.

Concluses

OBRIGADA PELA [email protected]

www.cedric.com.br

(48) 3431-7519

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