a gestão de documentos na câmara municipal de lisboa

A Gestão de Documentos na A Gestão de Documentos na A Gestão de Documentos na A Gestão de Documentos na Câmara Municipal de Lisboa Câmara Municipal de Lisboa Câmara Municipal de Lisboa Câmara Municipal de Lisboa

–––– estudo de caso estudo de caso estudo de caso estudo de caso ––––

Natália Maria Antónia

Grupo de Trabalho de Arquivos CorrentesDivisão de Gestão de Arquivos

INFODOC,11 e 12 de Novembro 2008

2INFODOC,11 e 12 de Novembro 2008

Objectivos da intervenção

� Partilhar a nossa experiência;� Breve análise:

• Que fizemos e como fizemos;• Dificuldades encontradas;• Soluções encontradas;• Que falta fazer;• Desafios.


Pontos a desenvolver:

Considerações prévias1. Elementos de um Sistema de Gestão de

Documentos (SGD)2. Consciencialização da necessidade de um SGD

na CML3. Primeiros passos e dificuldades encontradas4. Estratégias para ultrapassá-las5. Gestão da mudança – factor de sucesso

Considerações finais Bibliografia


Considerações prévias (I)

Gestão de Documentos

Decreto-lei n.º 16/93, de e 23 de Janeiro, Cap. II, Artigo 13.ºEntende-se por gestão de documentos o conjunto de operações e procedimentos técnicos que visam a racionalização e a eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos, nas fases de arquivo corrente e intermédio, e na remessa para arquivo definitivo.

NP 4438-1, 3.11 Gestão de documentos de arquivo Campo da gestão responsável por um controlo eficiente e sistemático da produção, recepção, manutenção, utilização e destino dos documentos de arquivo, incluindo os processos para constituir e manter prova e informação sobre actividades e transacções.


Considerações prévias (II)

Sistema de Gestão de Documentos

Decreto-Lei n.º 16/93, de e 23 de Janeiro, Cap. II, Artigo 14.ºCompete aos serviços de origem, de acordo com a política adoptada, a implantação de sistemas de gestão de documentos, garantindo-lhes e provendo-os de instrumentos, recursos e infra-estruturas de apoio ao funcionamento dos referidos sistemas.

NP 4438-1, 3.18 Sistema de arquivo Sistema de informação que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo.

Sistema arquivístico Los componentes del Sistema Archivístico son tres: un marco normativo o regulador, los recursos tanto humanos como materiales necesarios para el correcto funcionamiento del sistema y finalmente un programa definido de actuación archivística.[1]

[1] Llansó Sanjuan, Joaquim et al. (2006): Buenas prácticas en gestión de documentos y archivos. Manual de normas y procedimientos archivísticos de la Universidad Pública de Navarra. Pamplona: Universidad Pública de Navarra, p. 17.


1. Elementos de um Sistema de Gestão de

Documentos (SGD) (I)

Subsistemas representam o ciclo de vida

dos documentos: • Arquivos de oficina ou de gestão; • Arquivo intermédio; • Arquivo histórico ou definitivo.



Documentos (SGD) (II)

Instrumentos funcionais - desenvolvem as funções específicas da gestão de documentos:� Controlo de documentos; � Classificação e ordenação; � Descrição; � Instalação e armazenamento nos depósitos (ou repositórios); � Avaliação, selecção e eliminação; � Transferência de documentos; � Programa de documentos essenciais;� Programa de prevenção de desastres.



Documentos (SGD) (III)

Instrumentos normativos – estabelecem o marco em que se desenvolve a gestão de documentos desde duas perspectivas: a regulamentar e a deprocedimentos.

� Regulamento do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivo;

� Manual de Procedimentos.



Documentos (SGD) (IV)

Instrumentos operativos - asseguram ofuncionamento do sistema:

� Formação dos utilizadores;

� Quadro de interlocutores em todos os serviços para estabelecer a ligação com o sistema e o apoio e a envolvência dos utilizadores desde o início.


2. A consciencialização da necessidade de

um SGD na CML

� Projecto de Modernização Administrativa (2003-2004)

� Projecto de Avaliação, a Selecção e Eliminação de Documentos (2004 -….)

Demonstração da necessidade deuma atitude proactiva.


3. Primeiros passos e dificuldades

encontradas (I)

� Projecto de intervenção nos Arquivos Correntes (Outubro de 2005-….)

� Projecto de Informação e Gestão Documental na CML (Junho de 2006-….)


3. Primeiros passos e dificuldades

encontradas (II)

Metodologia seguida – a proposta pela NP 4438-2:

A: Efectuar investigação preliminar; B: Efectuar análise funcional;C: Identificar requisitos de documentos de arquivo; D: Avaliar os sistemas existentes;E: Identificar estratégias para cumprimento dos requisitos

dos documentos de arquivo; F: Desenhar o sistema de arquivo; G: Implementar o sistema de arquivo;H: Efectuar controlo, ajustamento, revisão.


3. Primeiros passos e dificuldades encontradas (III)

Grupo 1: Dificuldades inerentes à instituição:

1. Dimensão e complexidade do Município de Lisboa;2. Falta de interesse por parte dos responsáveis dos serviços

pelas questões da gestão dos documentos e arquivo;3. Designação dos interlocutores por parte dos responsáveis

dos serviços;4. Conhecimentos insuficientes em matéria de gestão de

documentos quer dos responsáveis dos serviços quer por parte dos interlocutores designados;

5. Grande resistência à mudança.


3. Primeiros passos e dificuldades encontradas (IV)Grupo 2: Dificuldades relacionadas com a inexperiência dos

arquivistas

� Diversidade da terminologia utilizada por arquivistas, informáticos e pelos próprios serviços;

� Identificação das séries documentais;� Elaboração de um Quadro de Classificação funcional: foi muito

difícil ter sempre em conta que a terminologia deriva das funções e das actividades, não da designação das unidades organizativas. [1]

� Incorporação de um Quadro de Classificação à aplicação informática;

� Incorporação de assuntos à classificação.� A inexistência de um Manual de Procedimentos no momento

do arranque.

[1] Cruz Mundet, J. R. (2006) La gestión de documentos… p. 200.


4. Estratégias para ultrapassá-las

Através da correcção sistemática dos erros cometidos: � Repetição do levantamento das séries no serviços,

começando pelo próprio serviço de arquivo;� Levantamento exaustivo dos procedimentos,

processos de “negócio” e dos fluxos dos documentos;

� Levantamentos dos prazos de retenção e destino dos documentos (conservação ou eliminação);

� Elaboração de Manual de Procedimentos.


5. Gestão da mudança – factor de sucesso

Necessária mudança transversal:� A nível do posicionamento do Arquivo Municipal;� A nível dos arquivistas;� A nível dos serviços.

Como consegui-la? Envolvendo todos os intervenientes.

� Divulgação em todas as fases do projecto;� Formação a todos os níveis; � Acompanhamento de psicólogos.


Considerações finais (I)

Gestão de Documentos deve ser considerada:

� Estratégica – no âmbito da modernização administrativa e da qualidade.

Não basta conhecer os procedimentos e os documentos resultantes é necessária

a sua simplificação.


Considerações finais (II)

Gestão de Documentos deve ser considerada:

� Transversal – diz respeito a toda a organização.

Mas pressupõe uma correcta definição de responsabilid ades.

� Multidisciplinar – arquivistas, informáticos, juristas,dirigentes, psicologia organizacional, formadores especializados, todos os funcionários;

� Correcta utilização das Tecnologias – meio para alcançar os objectivos estratégicos.


� Cruz Mundet, J. R. (2001): Manual de Archivística, Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez.

� Cruz Mundet, J. R. (2006): La gestión de documentos en las organizaciones, Madrid: Pirámide.

� Llansó Sanjuan, J. et al. (2006): Buenas prácticas en gestión de documentos y archivos. Manual de normas y procedimientos archivísticos de la Universidad Pública de Navarra. Pamplona: Universidad Pública de Navarra.

� Llansó Sanjuán, J. (2001): “Sistemas archivísticos y gestión de documentos”, en Actas (Recurso electrónico) del XIV Congreso Internacional de Archivos, Sevilla, 2000. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

� Roberge, M. (2002): L’essentiel de la gestion documentaire, Québec: Gestar.

� Smith, K. (2007): Public sector records management: a practical guide, Hants: Ashgate.

� Smith, K. (2008): Planning and Implementing Electronic Records Management, en XVI Congress of International Council of Archives, Kuala Lumpur, disponivel na Web:

http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/sessions/planning-and-implementing-electronic-records-management

Bibliografia


Muito obrigada pela atenção!

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