Å lede et spredt team nina dirix_20120207
DESCRIPTION
Å lede et virtuelt prosjektteam medfører flere kjente utfordringer. Direkte oppfølging og styring underveis i prosjektet er vanskeliggjort, og formidling av vurderinger og prioriteringer er absolutt ikke plankekjøring.Likevel vil dette foredraget faktisk argumentere for at det kan være enklere å møte disse utfordringene i et spredt team enn det ville vært i tradisjonelle samlokaliserte prosjekt.TRANSCRIPT
www.steria.no 12.04.2023 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt1
www.steria.no
© Steria
Å lede et spredt team
- enklere enn forventet?
© Steria
Nina Dirix, rådgiverSamhandling, Information Management
www.steria.no 12.04.2023 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt3
Agenda
Erfaringslandskap Iakttagelser i et samlokalisert team Hva kreves av prosjektleder i virtuelle team, noen
eksempler Prosjektetableringen Kontroll og monitorering
Hva lærer vi?
www.steria.no
Erfaringslandskap
Chengdu, CH
Helsinki, FISt.Petersburg, RUS
Ostrava, CR
Oslo, NOMalmö, SE
Stockholm, SE
Prosjekt-leder
Kunde Prosjekt- team
Oslo, NO
Helsinki, FI
www.steria.no
© Steria
Iakttagelser i et samlokalisert team
«Kontraeksempel»
© Steria
www.steria.no 12.04.2023 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt6
Tid i og utenfor møtene- er vi egentlig effektive i det hele tatt?
Møter lagt opp til fysisk deltagelse Vi er bundne til 8-16 arbeidsmønstre for
møteaktivitet, Hvis ikke fysisk mulig med deltagelse i
møte, deltar ikke i det hele tatt.
Vi er mindre fleksible mtp teammedlemmenes tid og lokasjon
Det er mulig >> det blir vanlig å ta avgjørelser underveis, ad-hoc.
>> Vi kompenserer og tilrettelegger…
«Møter spiser vår produktivitet»1
69% mener møter ikke er produktive
Hvorfor? Noen av nøkkelfaktorene: Manglende møtesagenda, dårlig
møteledelse Viktige møtedeltakere uteblir Ingen forberedelse, materiale
utilgjengeligig Uklare roller og ansvar
1Referanse; undersøkelse utført av Microsoft i 2005, med 38 000 deltagere globalt
>> Risiko: Falsk fleksibilitet og uformelle, ikke-dokumenterte avklareringer
www.steria.no
© Steria
Prosjektetableringen
Finn retningen og farten!
© Steria
www.steria.no 12.04.2023 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt8
Eksempel: prosjektetableringen
Prosjektetablering med deltagere både fysisk og virtuelt
▬ Sikre at alle nøkkelpersoner deltar
Nøye planlegging▬ input/output/virkemidler/prosess▬ formidling av mål og ønskede
resultat i forkant▬ sikre møtefasiliteter og -utstyr i
forkant
www.steria.no
© Steria
Prosjektoppfølging
- kontroll og monitorering under prosjektets gang
© Steria
www.steria.no
Hvorfor bruke smidig utvikling / scrum
12.04.2023 Å lede et spredt team10
www.steria.no
God og forutsigbar møtestruktur
12.04.2023 Å lede et spredt team11
www.steria.no
Oppgavefordeling og oppfølging ideellt sett
12.04.2023 Å lede et spredt team12
www.steria.no
Få det å fungere virtuelt - Gode møterutiner og tilpasning med smidige verktøy
12.04.2023 Å lede et spredt team13
Chat Relasjonsbygging Personlig, frekvent dialog Tydeliggjøring
Virtuelle møter Skjermdeling, lyd, bilde, video Involvering
Elektroniske arbeidslister Prioritering og oppfølging Når og hvor som helst Tilgjengelig for alle og for deling
www.steria.no 12.04.2023 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt14
Jobbe smartere og mer planlagt:nøkkelfaktorer i prosjektoppfølgingen
Daglige telekonferanser inklusiv skjermdeling Oppfølging individuelt og i gruppe via chat (Communicator/Lync/msn)
Tydelige og i felleskap avtalte oppfølgings- og rapporteringsmetoder Harmonisert bruk av verktøy
Litt humor :), mye positiv tilnærming Bli kjent med individet Gi noe av seg selv!
Element fra smidig utviklingsmetodikk, gjennomført i virtuell setting
Personlig kommunikasjon!
Hensiktsmessige metoder og verktøy!
www.steria.no
© Steria
Hva lærer vi?
- oppsummering
© Steria
www.steria.no 12.04.2023 16
Best practice fra å lede et (spredt) team
Kommunikasjon
Hensiktsmessigemøtefasiliteter
Tydelig formidling mål og resultat
Forankret måte å rapportere
Nøye planlegging
Positivitet
Fleksibilitet mtp tid og sted
Individuell oppfølging
Humor
Hensiktsmessige verktøy
Personlig engasjement
Bli kjent
Gi av deg selv
Møter med klar agenda og mål
Gode møterutiner
Tydelige oppgaver og roller
Avklareringsrutiner
www.steria.no
© Steria
Å lede et spredt team = jobbe smartere = mer fleksibelt og effektivt
Og det må vi gjøre når vi jobber samlokalisert også!
© Steria
www.steria.no 12.04.2023 Konfidensiell - Navn på presentasjon.ppt18
Takk for oppmerksomheten!Nina [email protected]