A Metodologia da Estrela

A metodologia foi desenvolvida com base nos principais problemas e necessidades identificados por uma pesquisa realizada com mais de 9.000 pessoas ao longo de anos, em diversos países sobre a questão da produtividade pessoal no século XXI.

Os resultados, indicaram que não existe um problema que se destaque muito entre os demais. Existe, sim, um grupo de situações distintas que contribui para acentuar a sensação de falta de tempo – e cada uma delas deve ser atacada com uma atitude específica. Ou seja, a questão não se resolve unicamente com técnicas de controle de agenda nem com qualquer outro processo isolado. Era necessário uma metodologia que respondesse a essas deficiências em toda sua totalidade.

O Símbolo da Estrela

O símbolo que utilizamos para representar esta metodologia é a estrela de cinco pontas, um ícone que consegue ser simples e rico ao mesmo tempo. A estrela tem significados e representações que sintetizam harmonicamente os resultados perseguidos com a aplicação da metodologia: sucesso, direção e o ser humano como um todo.

A metodologia contém cinco fases distintas, que devem ser postas em prática de forma seqüencial e cíclica. Cada uma delas busca atender as principais necessidades dos trabalhadores do conhecimento em matéria de produtividade pessoal e contém uma série de etapas e de técnicas de aplicação prática.

O processo de administração pessoal será considerado completo depois que todas as fases da metodologia forem cumpridas. Mas esse não é um processo finito. As fases são cíclicas. Isso significa que você estará sempre retornando à fase inicial e passando por todas as demais ao longo da sua aplicação. Isso ajuda no processo de revisão de suas prioridades e da necessidade natural de alteração de sua rota toda vez que houver mudança em seus objetivos ou em qualquer outro fator relevante envolvido em suas rotinas.

Fase 1 - Identidade

A fase inicial é chamada de Identidade. É a fase da reflexão, que nos leva a olhar para dentro de nós mesmos e nos perguntar: Quem sou eu? O que eu quero para minha vida? Qual é o meu verdadeiro propósito? Quais são meus sonhos? Quais são os papéis que desempenho na vida? Como estou vivendo meus relacionamentos? Como eu quero me equilibrar?

Uma das queixas mais freqüentes que ouvimos, é a de que as pessoas não sabem o que querem de verdade para suas vidas. Não têm um sentido, um propósito, algo pelo qual realmente desejam lutar, um objetivo que as motive. Vivem apenas por viver. O objetivo da fase da Identidade é servir como um espelho. Ela contém algumas ferramentas que possibilitam essa auto-análise. Elas mostram formas de você parar para pensar nas coisas realmente importantes de sua vida. A fase da identidade é fundamental em todo o processo. É a visão em longo prazo para as coisas relevantes em toda sua existência. É a forma de escrever o direcionamento que você quer dar para sua vida.

Fase 2 - Metas

Após sua auto-análise, tendo identificado seu propósito de vida, sabendo a melhor forma de se manter equilibrado e se certificando de seus papéis e dos sonhos que deseja realizar, está na hora de transformar tudo isso em realidade. Quem não tem metas definidas, vive os objetivos que são impostos pelas circunstâncias e por outras pessoas. Ou seja, quem não tem meta não tem rumo nem autonomia. A pesquisa revelou que 51% das pessoas têm metas profissionais – normalmente ditadas pelas empresas onde trabalham. Na mesma direção, 59% afirmaram ter metas pessoais, mas, nesse caso, pode haver uma confusão. Provavelmente, muitos consideram metas algo que pode ser definido como um sonho ou como um projeto. O dado mais interessante de todos mostra que 31% dos entrevistados afirmaram que traçar e alcançar objetivos é o item mais importante no processo de administração de tempo. Metas são a forma de colocar em prática as ações necessárias para a realização de seus maiores objetivos e sonhos. Podemos dizer que metas transformam os sonhos em realizações, focam e direcionam a sua energia para a conquista deles e de seus ideais.

Fase 3 - Planejamento

A meta indica o ponto que você pretende alcançar. Os caminhos que o conduzirão até lá são definidos pelo planejamento. Essa etapa da metodologia é uma resposta a outra pergunta: como vou fazer isso? As pessoas trabalham 8, 12, 14 horas por dia. Mas, para que? Qual é a finalidade de todo esse esforço se não sabemos como chegar ao ponto que desejamos? De acordo com a pesquisa, uma das deficiências na administração de tempo pessoal (com 13% do total), é a falta de planejamento. E mais: 24% dessas pessoas consideraram as técnicas de planejamento as mais importantes nesse processo, perdendo apenas para traçar e alcançar objetivos. (Essas duas etapas, na verdade, são intimamente relacionadas) A falta de planejamento está diretamente relacionada com o nível de estresse. Quando não se planeja, a urgência acontece com maior freqüência. Planejar é definir, sempre por escrito, o caminho que será percorrido. É prever os possíveis problemas, identificar os passos intermediários, definir os prazos e os recursos. Planejar é economizar tempo – tanto na realização de suas metas quanto no trabalho diário. Sucesso por obra do acaso, é raro. O sucesso planejado é mais freqüente. Pode ser controlado e dá mais prazer.

Fase 4 - Organização

A organização, ajuda a aumentar a produtividade. Simplesmente, é mais fácil executar as ações em um ambiente limpo e arrumado. Somos acostumados a criticar pessoas bagunceiras ou até mesmo a chamar a atenção de nossos filhos para arrumarem seus quartos. Mas sempre esquecemos de reparar a nossa própria bagunça. Perdemos muito tempo localizando aquele papel importante que foi perdido, o contrato que deveria estar em alguma pasta, um arquivo de computador, uma revista com uma informação importante. Organizar seu ambiente de trabalho ou doméstico ajuda a ganhar tempo no dia-a-dia. Os desafios da organização sempre existiram e o avanço da tecnologia acrescentou novas exigências a esse quadro. Quantos e-mails você recebe por dia?

Quantos desses e-mails são realmente importantes para seu trabalho? Quanto tempo você perde por dia com os spams? Quantas informações úteis você pesquisa em sites, mas quando precisa, nunca consegue reencontrar? Como armazenar e reutilizar essa avalanche de informações? A organização é indispensável para a organização física de seu ambiente e para a lógica de seus arquivos. Além disso, ela ainda discute estratégias para armazenamento e compartilhamento de informações e conhecimento.

Fase 5 - Execução

A fase de execução é a convergência de todas as demais. Nela, sua identidade é exposta ao mundo, as suas metas começam a ser feitas, o seu planejamento é colocado em prática e a organização auxilia na produtividade. É a etapa mais desafiadora de todas. É nela que aparecem os famosos ladrões do tempo como os telefonemas, os e-mails, as reuniões, as tarefas urgentes, etc. Na fase de execução você será levado a priorizar as coisas importantes, utilizar sua organização pessoal, lidar com o inesperado, delegar e monitorar seus resultados.  

A Tríade do Tempo

Na doutrina cristã, Trindade é o dogma da união de três pessoas distintas: o Pai, o Filho e o Espírito Santo, que juntos representam o Deus único. No tempo também podemos identificar uma trindade, pois ele é geralmente referenciado em três dimensões: Horas, minutos e segundos; meses, dias e anos; décadas, séculos e milênios.

Durante muito tempo a administração de tempo identificou dois grandes fatores que definem todo tipo de atividade. Ela dividia o tempo pelo critério da urgência e pelo critério da importância, em quatro quadrantes.

A Tríade do Tempo é a divisão de tudo que você faz no seu tempo em 3 esferas: importância, urgência e circunstâncias.

A esfera Importante refere-se a todas as atividades que você faz e que tem importância em sua vida, que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizado.

A esfera da Urgência tem todas as atividades na qual o tempo está curto ou acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse.

A esfera Circunstancial cobre as tarefas desnecessárias, são os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações.

Um ponto importante e diferente na Tríade do Tempo é que as esferas não se misturam. Logo, não existe alguma coisa que seja importante e urgente ao mesmo tempo. Pois se é importante tem prazo, não gera estresse, não exige atenção imediata. A tarefa urgente pode ter sido importante um dia, mas a partir do momento que ela foi negligenciada, deixou de ser importante para se transformar em urgente.

A Tríade é também um indicador gráfico de como está sua produtividade pessoal, a Tríade mais próxima da ideal tem a esfera da importância presente em quase 70% do seu tempo, a urgência com 20% e o restante para as circunstâncias. A Tríade ideal é formada pelo seu conceito e valores aplicados a sua qualidade de vida, cada pessoa tem a sua composição ideal.

Para saber como sua tríade está composta, pressione o botão Tríade no menu principal para saber a composição da sua Tríade inicial, semanalmente sua tríade será formada de acordo com a classificação das suas atividades. 

Fonte e maiores informações: A Tríade do Tempo, Barbosa, Christian. Editora Campus, 2004.

Conceitos Básicos

Veja aqui alguns conceitos básicos e dicas para utilização do Neotriad Desktop:

Meu Dia

A tela padrão e principal do sistema é chamada de Meu Dia. Nela estão presentes as principais demandas que você tem que lidar no dia-a-dia: compromissos, tarefas e anotações. Sempre que quiser retornar a tela Meu Dia, clique no menu Meu Dia no menu principal. Importante: o Neotriad Desktop ao iniciar, sempre inicia na tela Meu Dia. Caso você clique em outro dia no calendário da tela Meu Dia, as tarefas, compromissos e notas diárias do dia correspondente serão exibidas.

Tríade

Em diversas opções do Neotriad Desktop como em tarefas, compromissos, informações, metas e projetos existe um "combo" que diz para aquele item em qual esfera da Tríade ele se encontra: Importante ; Urgente e Circunstancial. Essa classificação não é obrigatória, mas é utilizada para a geração dos gráficos do software, que permitem por exemplo, semanalmente analisar como ficou a composição da sua Tríade pessoal. Sempre que possível classifique a esfera da Tríade das suas atividades.

Ligações

(Clique para ampliar)

Todos os ítens do software contêm uma área para ligar o item às áreas da sua Identidade, que é a primeira fase da metodologia e sugere que o passo inicial da sua produtividade é baseado na exploração dos conceitos de papéis (funções que você exerce em sua vida), equilíbrio (físico, mental, espiritual e emocional) e missão (seu propósito de vida). Além disso, as ligações podem ser feitas com um contato, uma pessoa cadastrada no sistema.Essas ligações não são obrigatórias, mas são utilizadas para geração de gráficos, por exemplo quanto tempo foi dedicado a cada papel durante o ano ou semana. As ligações também são utilizadas para localizar que atividades foram feitas com um determinado contato. Sempre que possível estabeleça as ligações das suas atividades.

Mouse e Funções

Para facilitar o acesso às funções e reduzir o número de menus do sistema, em quase todas as telas o botão direito do mouse pode ser pressionado para trazer opções Novo, Editar e Excluir. A tecla DELETE também está presente em diversas telas para exclusão do item. O duplo clique do mouse sempre edita o item selecionado.

Categorias

Todos os itens do software podem ser categorizados. Você pode adicionar quantas categorias desejar ao item. As categorias, são baseadas no conceito de Taxonomia Pessoal, e podem entre outros benefícios ajudá-lo na hora de pesquisar itens.