การสรางการสราง SKILL MATRIXSKILL MATRIX

เพื่อพัฒนาศักยภาพการทํางานเพื่อพัฒนาศักยภาพการทํางาน

ครั้งที่ 3

ตารางตาราง แผนฝกอบรมพนักงานใหสามารถแผนฝกอบรมพนักงานใหสามารถปฎิบัติงานปฎิบัติงานไดหลายหนาที่ไดหลายหนาที่

MultiMulti--Function Worker Training Plan : MFWTP)Function Worker Training Plan : MFWTP)

ระบุงานที่ทําระบุงานที่ทํา ( (Duty)Duty) ระบุชั้นตอนการทํางานระบุชั้นตอนการทํางาน (Task)(Task) ACTIVITY ACTIVITY ขอควรระวังขอควรระวัง

วเิคราะหวเิคราะห COMPETENCY COMPETENCY ((ความรูความรู ทักษะทักษะ คุณลักษณะเฉพาะคุณลักษณะเฉพาะ))

ตารางวเิคราะหตารางวเิคราะห COMPETENCY COMPETENCY ((ใบแตกงานยอยใบแตกงานยอย))

ผังกระบวนการจัดทํา SKILL MATRIX

การวิเคราะหงานการวิเคราะหงาน

กําหนดวิธีการประเมินกําหนดวิธีการประเมิน1.1. มาตรฐานฝมือแรงงานมาตรฐานฝมือแรงงาน

2.2. การสังเกตตามเกณฑการสังเกตตามเกณฑ

3.3. ผานการอบรมผานการอบรมประเมินประเมิน COMPETENCY COMPETENCY (GAP Analysis)(GAP Analysis)

จัดทําจัดทํา TRANINING NEEDS MATRIXTRANINING NEEDS MATRIX

กําหนดกําหนด SKILL MATRIXSKILL MATRIX

จํานวนในอุดมคติจํานวนในอุดมคติ ( (IDEAL NUMBER)IDEAL NUMBER)

1.1.

WORK LOADWORK LOAD

2.2.

WORK FORCEWORK FORCE

3.3. ความเสี่ยงที่ยอมรับไดความเสี่ยงที่ยอมรับได

วเิคราะหความ

ยากงาย

กําหนดระดับกําหนดระดับ

ความเสี่ยงความเสี่ยง

ปจจัยกําหนดจาํนวนในอุดมคติ

1.

จํานวนการขาดลาของพนักงานในสายผลิต จํานวน เครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ ที่มีอยู

2.

ความยากงายของงาน

-โอกาสเกิดอันตรายและอุบัติเหตุ

- ความยากงายของการเสียของงาน

- ความจําเปนของการใชเทคนิคเฉพาะ

4.

ปริมาณงานสูงสุดและมาตรฐานการทํางาน

5.

ความยากของการฝกทักษะใหกับคนในงานนั้น

6.

อัตราการลาออก หรือการโยกยาย เลื่อนตําแหนง

การกําหนดจํานวนอุดมคติ (Ideal Number)

จํานวนอุดมคติ

= (Work Load

+ Work Force) x ความเสี่ยงที่ยอมรับ

= (อัตรากําลังมาตรฐาน + อัตราการขาดงาน+อัตราการลาออก)xอัตราความเสี่ยงที่ยอมรับ

การกําหนดจํานวนอุดมคติ (Ideal Number)

จํานวนอุดมคติ

= (Work Load

+ Work Force) x ความเสี่ยงที่ยอมรับ

รายการ จํานวน ผลลัพธ

อัตรากําลังทั้งหมด 10 10.00

อัตรากําลังมาตรฐาน (standard worker) 6

อัตราการขาดงาน (Absenteeism rate) % 3 0.30

อัตราการลาออก (Turnover rate) % ตอเดือน 1.67 0.17

อัตราความเสี่ยงที่ยอมรับ 100 1.00

Ideal Number 12.93

สูตรคํานวณ

การวิเคราะหดานปริมาณงาน ( Work-load Analysis )

การวิเคราะหกําลังคน ( Work –

force Analysis )

การวิเคราะหดานปริมาณงาน ( Work-load Analysis )

หมายถึง มาตรฐานเวลาในการผลิตสนิคาและบริการ 1 ชิน้งาน ( หนวย ) โดยคน 1 คนจะตองใช เวลาในการปฏิบตัิงานโดยเทียบเปนหนวยของชั่วโมง (Man

hours) ทําใหสามารถกําหนดมาตรฐานเวลาทํางานตอคน

ผลการวิเคราะหดังกลาว จะสามารถกําหนดอัตรากําลังคนมาตรฐานที่ใช

การวิเคราะหกําลังคน ( Work –

force Analysis )

การวิเคราะหหาปจจัยอื่นๆ ที่จะทําใหไมสามารถ ปฏิบัติงานได สมมุติวามาตรฐานอัตรากําลังของพนักงานคือ 10

คนที่เราคํานวณไดจากการวิเคราะหดานปริมาณงานซึ่งใชในการ ปฏิบัติงาน จะมาทํางานครบทุกวัน ( หรือปฏิบัติงานได 100% )

หรือไม จึงเปนตองการวิเคราะหปญหา เกี่ยวกับปจจัยตางๆ ดังนี้

คือ

- อัตราการขาดงาน ( Absenteeism )

- อัตราการหมุนเวียนของพนักงาน ( Turnover Rate )

อาการที่พนักงานไมมาทํางานเมื่อถึงเวลาของตนโดยการ ลา หยุดงาน ซึ่งไดแก การลาปวย ลากิจ ขาดงาน โดยไมรวมถึง

วันหยุดพักผอนประจําป

อัตราการขาดงานที่ถือวาเปนปกติก็คือ ตั้งแต 3% ถงึ 6%

อัตราการขาดงาน (

Absenteeism )

การสูญเสียพนักงาน โดยการปลดพนักงานออกจากงาน เนื่องจาก การโยกยาย เกษียณอายุ มรณกรรม การลาออก การพัก

งาน ฯลฯ

โดยพิจารณาจากการจดบันทึกการเก็บรวบรวมขอมูลของ หนวยงานจากในอดีตที่ผานมา เพื่อคาดคะเนวาในปหนึ่งหรือ

ในชวงระยะเวลาหนึ่ง อัตราการหมุนเวียนของพนักงานเปน จํานวนเทาใด

อัตราการหมุนเวียนพนักงาน ( Turnover Rate )

การคํานวณอัตราการลาออกจากงาน (Measuring turnover)

อัตราการออกจากงาน ตอป =

จํานวนพนักงานที่ออก x100

จํานวนพนักงานทั้งหมดโดยเฉลี่ย

ตัวอยาง เชน

บริษัทฯ มีพนักงานทั้งสิ้น 1000 คน พนักงานออกทั้งสิ้น 30 คน (ลาออก 20 คน

และไมผานทดลองงาน 10 คน)

= 30 x 100

= 3

%

1000

ตัวอยาง การคํานวณอัตราพนักงานออกในชวงเวลาใดเวลาหนึ่งที่นอยกวา 1 ป

ฝายวิศวกรรมมีพนักงานทั้งสิ้น 29 คน ในระยะเวลา 3 เดือนมีพนักงานลาออก

5 คน อยากทราบวาในระยะเวลา 3 เดือนมีอัตราพนักงานลาออก เทาใด

= จํานวนพนักงานที่ออก x 100 x 12

(เดือน)

=

5 x100 x12

จํานวนพนักงานทั้งหมดโดยเฉลี่ย 29x4

= 51.72%

อัตราการลาออกที่ควรจะเปนการบรหิารงานสวนนี้จําเปนที่ตองกําหนดเปาหมายของ บริษัทฯ หรือกลยุทธของฝาย HR เองเชนเดียวกับอัตราการหยดุงาน

ตัวอยาง อัตราการออกจากงานรวม ไมเกิน 7 %

1.

อัตราการเขาออกปละ 24

% เปนเกณฑปกติ

2.

สูงกวา 24

% มากแสดงวาองคกรนั้นมีปญหาดานบุคลากรตองรีบแกไข

เชน

-

พนักงานไมมีขวัญและกําลังใจ

-

ไมมีความภักดีตอองคกร

-

อัตราคาจางต่ําเกินไป

-

ผูบริหารไมไดรับศรทัธาจากพนักงาน

-

บริษัทฯไมมคีวามมั่นคง

3.

ต่ํากวา 24

% หมายถึง องคกรมีสภาพที่ดี พนักงานรักองคกร

อัตราคนเขาออกที่เหมาะสม

1. เดลฟายเทคนิค (Delphi Technique)

2. วิธเีปรียบเทียบอัตราสวน (Ratio)

3. การใชเทคนิคการวัดงาน

(Work Measurement Technique)

เทคนิคในการวิเคราะหอตัรากําลงัมาตรฐาน

1. เดลฟายเทคนิค (Delphi Technique)

เปนเทคนิคในการวิเคราะหอัตรากําลัง โดยอาศยั

ดุลยพินิจของผูบริหาร (Management Judgement) หรือ

อาศัยความรูและประสบการณของผูชํานาญการ ซึ่งเคย

ทํางานเกี่ยวของกับงานในหนวยงานที่ทําการวิเคราะห

นั้น ทั้งนี้โดยอาศัยรากฐานขอเท็จจริงที่อางอิงได

2. วิธีเปรียบเทียบอัตราสวน (Ratio)

2.1 อัตราสวนประสิทธิภาพ (Output -

Input Ratio)

2.2 อัตราสวนพนักงานกับอุปกรณ

2.3 อัตราสวนผูใตบังคบับญัชากับผูบังคับบัญชา

2.4 อัตราสวนกําลังคนในงานที่เกี่ยวของกัน

2.5 อัตราสวนอัตรากําลังหลักกับอัตรากําลังเสริม

2.1 อัตราสวนประสิทธิภาพ (Output - Input Ratio)คือ จํานวนผลงานที่จะไดรับจากผูปฏิบัติงาน 1 คน โดยเฉลี่ย อาจคิดจาก

จาํนวนชิ้นงาน หรือลูกคาที่มาติดตอ หรือพื้นที่ในการปฏิบัติงาน ซึ่งจะถูกกําหนดขึ้น จากการหารือรวมกันของหัวหนางาน นักวิเคราะหงานและผูชาํนาญการ

การคํานวณกําลังคนโดยใชอัตราสวนประสิทธิภาพ มีวิธีคิดดังนี้

กําลังคนที่ตองการ=

ปริมาณงานที่ตองทําตามแผนงาน

อัตราสวนประสทิธิภาพ

ตัวอยางที่ 1

คํานวณจากชิ้นงาน

แผนกตัดเย็บเสื้อผาสําเร็จรูป กําหนดเกณฑมาตรฐานในการเย็บ เสื้อสําเร็จรปู สําหรับพนักงาน 1 คน จะตองสามารถตัดเย็บเสื้อสําเร็จรูปได

เดือนละ 20 ตัว ในป 2539 แผนกดังกลาวมีแผนงานที่จะตองผลิตเสื้อผา สําเร็จรูปใหได 6,000 ตัว ดังนั้น

กําลังคนที่ตองจดัเตรียม =

6,000

20x12

= 25 คน

ตัวอยางที่ 2

คํานวณจากพื้นที่

หางสรรพสินคาแหงหนึ่ง กําหนดเกณฑมาตรฐานในการ ใหบริการขายสินคาของพนักงานขาย 1 คน จะตองรับผิดชอบดูแล ลูกคาในพื้นที่ขาย คนละ 150 ตารางเมตร ในป 2540 หางฯ จะเปด

สาขาใหม และคํานวณพื้นที่ขายไดทั้งหมด 60,000 ตารางเมตร

ดังนั้น

จํานวนพนักงานขายที่ตองการ =

60,000

150

= 400 คน ตอ 1 กะ

ตัวอยางที่ 3

คํานวณจากจํานวนลูกคาที่มาติดตอ

ธนาคารแหงหนึ่ง กําหนดเกณฑมาตรฐานในการใหบริการ ลูกคาธนาคารของพนักงานประจําเคานเตอรรับฝาก - ถอนเงิน

จะตองสามารถบริการลูกคาไดคนละ 50 รายตอวัน จากการ พยากรณปริมาณลูกคาที่มาติดตอโดยอาศัยสถิติขอมูลที่ผานมา จะม

ี

ลูกคามาติดตอเฉลี่ยประมาณวันละ 400 ราย ดังนั้น

จํานวนพนักงานประจาํเคานเตอร =

40050

= 8 คน

ขอควรคํานึงในการใชเทคนิคอัตราสวนประสิทธิภาพ

1.

อัตราสวนประสิทธิภาพ เปนเกณฑที่สรางขึ้นมาเพื่อใชในการพยากรณอุปสงค

กําลังคน ไมใชมาตรฐานการปฏิบัติงาน เพราะมาตรฐานการปฏิบัติงานจะตองไดมา

จากการวัดงาน (Work Measurement) ซึ่งตองมีการศึกษาวิธีการทํางาน เครื่องมือและ

อุปกรณที่ใช และทําการคํานวณหาเวลาในการปฏิบัติงาน

2. อัตราสวนประสิทธิภาพ มักจะเกิดจากการศึกษาแนวโนมของอัตราสวนในอดีต หรือเกิด

จากการเปรียบเทียบอัตราสวนของหนวยงานอื่น ๆ ประกอบกับดุลยพินิจของ

ผูบริหาร จึงอาจไมไดคํานึงถึงปจจัยที่มีผลกระทบตอการทํางานของพนักงานโดยตรง

3. ควรมีการทบทวนอัตราสวนประสิทธิภาพอยูเสมอ ๆ โดยเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

เกี่ยวกับการทํางานที่มีผลกระทบตอผลงานของพนักงาน เชน เปลี่ยนแปลงขั้นตอน

ในการทํางาน

4.

อัตราสวนประสิทธิภาพเปนปริมาณผลงานที่คาดวาจะได อาจไมใชปริมาณผลงานท

ี่

สมควรจะได

2.2 อัตราสวนพนักงานกับอุปกรณ

เปนเทคนิคที่ใชในการคํานวณกําลังคนของงานบาง

ลักษณะ โดยพิจารณาจากเครื่องมือ เครื่องจักร หรือ

อุปกรณที่ใชในการทํางาน เชน

พนักงานขับรถ ตอ จํานวนรถยนต

พนักงานรับโทรศัพท ตอ จํานวนโทรศัพท

พนักงานจายน้ํามัน ตอ หัวจายน้ํามัน

พนักงานบันทึกขอมูลคอมพิวเตอร ตอ เครื่อง

2.3 อัตราสวนผูใตบังคับบัญชากับผูบังคับบัญชา

การคํานวณหาอัตรากําลังตําแหนงผูบังคับบัญชา ใน กรณีที่สามารถคํานวณอัตรากําลังพนักงานในระดับปฏิบัติการไดจํานวน

หนึ่ง สามารถคํานวณหาอัตรากําลังผูบังคับบัญชาไดโดยใชสูตร ดังนี้

อัตรากาํลังผูบงัคับบญัชา

=

จํานวนผูใตบังคับบญัชาทั้งหมด

อัตราสวนผูใตบังคับบญัชากบัผูบังคับบญัชา

ตัวอยาง

หางสรรพสินคาแหงหนึ่ง คํานวณอัตรากําลังพนักงานเก็บ เงินในพื้นที่ขายไดทั้งหมดจาํนวน 150 คน ตองการที่จะกําหนด

จํานวนตําแหนงหัวหนาพนักงานเก็บเงิน โดยไดกําหนดอตัราสวน ของผูใตบังคับบัญชา ตอ ผูบังคับบัญชา =

10.1 ดังนั้น

จํานวนหัวหนาพนักงานเก็บเงิน

= 15010.1

= 15 คน

หมายเหตุ :

อัตราสวนผูใตบังคับบัญชา ผูบังคับบัญชา จะกําหนดโดยผูบริหารหรือผูชํานาญการโดย

อาศัยประสบการณหรือเปรียบเทียบอัตราสวนของหนวยงานอื่นที่มีหนาที่รับผิดชอบ

คลายคลึงกัน

2.4 อัตราสวนกําลังคนในงานที่เกี่ยวของกัน

การวิเคราะหอัตรากําลังของตําแหนงหรือหนวยงานที่ม

ี

ลักษณะงานที่ใหบริการแกหนวยงานอื่น ๆ ในหนวยงาน เชน

ตําแหนงเลขานุการ มหีนาที่ใหบริการหรือชวยงานผูบริหาร ผูชวย นักวิจยั มีหนาที่ชวยงาน นักวจิยั หรือ พยาบาลประจําหองแพทยม

ี

หนาที่ดูแลใหบริการแกผูปวย เปนตน

จํานวนพนักงานผูใหบริการ

=

จํานวนผูใชบริการ

อัตราสวนของผูใชบริการ ตอ ผูใหบริการ

ตัวอยางที่ 1

แผนกวิจัยของบริษัทแหงหนึ่งมีพนักงานวิจัยอยู 30

คน ตองการกําหนดจํานวนผูชวยนักวิจัย โดยกําหนด

อัตราสวนนักวิจัย 1 คน จะมีผูชวย 2 คน ดังนั้น

จํานวนผูชวยนักวิจัย = 30

1/2= 60 คน

ตัวอยางที่ 2

บริษัทแหงหนึ่งมพีนักงานอยูทั้งสิ้น 1,200 คน ไดเริ่มจัดตัง้ แผนกบุคคลขึ้นใหมตองการกําหนดอตัรากําลังของบุคลากรใน

แผนกบุคคล โดยกําหนดอัตราสวนอัตรากําลังคนที่เกี่ยวของไววา

เจาหนาที่บุคคล 1 คน จะดูแลพนักงาน 200 คน ดังนั้น

จํานวนเจาหนาที่บุคคล =

1200

= 6 คน

200/1

3. เทคนิคการวัดงาน (Work Measurement Technique)

เปนวิธีการวิเคราะหอัตรากําลัง โดยการศึกษาจาก

ขั้นตอนการไหลของงาน (WORK FLOW) และมีการวัด

เวลาที่ใชในการทํางานแตละขั้นตอนที่เรียกวา Time and

Motion Study แลวนําผลที่ไดจากการวัดงานไป

กําหนดเวลามาตรฐานในการทํางานเพื่อนําไปใชในการ

คํานวณอัตรากําลังที่เหมาะสมกับปริมาณงานของ

หนวยงานตอไป

อัตรากาํลังที่ตองการ =

ปรมิาณงานใน 1 ป x เวลามาตรฐานตองาน 1 ชิ้น

เวลาทํางานของพนักงาน 1 คน ตอ 1 ป

การวางแผนกําลังคน (Manpower Planning)

1. เวลาการทํางานของพนักงาน 1 คน

พนักงาน 1 คน ทํางานวันละ 8 ชม

=

26,800 วินาที

หัก เวลาพักเที่ยง 1 ชม.

(3600 วินาที) เหลือ =

23,200

วินาที

หัก เวลาพักระวางวัน 30 นาที (180 วินาที) เหลือ =

22,400 วินาที

หัก คาเผื่อ 10%

(2,680 วินาที)

คงเหลือ =

19,800 วินาที

เวลาการทํางานของพนักงาน 1 คนตอวัน 19,800

วินาที

การวางแผนกําลังคน (Manpower Planning)

2.

เวลามาตรฐานการผลิตตอคนตองาน

เวลามาตรฐานการประกอบ ตอชิ้นตอคน =

57 วินาที

3. เวลาที่ใชในการผลิต

ประกอบตอวัน 30,000 ชิ้น/วัน จะใชคนงานกี่คนในการผลิต

เวลาที่ตองใชในการประกอบ 30,000 ชิ้น =

จํานวนผลิต X เวลามาตรฐาน

ประกอบ 30,000 ชิ้น จะใชเวลา =

30,000 x 57 = 1,710,000 วินาที

4.

จํานวนคนงานที่ใชในการผลิต

จํานวนคนที่ใชในการผลิต = เวลาที่ตองใชในการผลิต / เวลาทํางานตอคนตอวัน)

จํานวนคนที่ใชในการผลิต =

1,710,000 /19,800 = 83.36 คน