ประเภทเอกสาร คู มือขั้นตอนการด...

ประเภทเอกสาร : คมอขนตอนการดาเนนงาน ชอเอกสาร : งานสารบรรณสานกงานเขตพนทการศกษา

7คมอการปฏบตงาน สำนกงานเขตพนทการศกษากลมอำนวยการ

1. ชองาน : งานสารบรรณ 2. วตถประสงค

เพอเปนคมอประกอบการปฏบตงานสารบรรณของสานกงานเขตพนทการศกษา ใหมมาตรฐานและถอปฏบตเปนไปในแนวทางเดยวกน

3. ขอบเขตของงาน ครอบคลมการดาเนนงานตงแต การรบ - สง การจดทาหนงสอ การเกบรกษา การยม และการทาลายหนงสอราชการของสานกงานเขตพนทการศกษา และกลมอานวยการ

4. คาจากดความ “เจาหนาท” หมายถง เจาหนาทพมพดด เจาหนาทธรการ เจาพนกงานธรการ “สานกงาน” หมายถง สานกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษา/มธยมศกษา “ผบรหาร” หมายถง ผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษา รองผอานวยการ

สานกงานเขตพนทการศกษา และผอานวยการกลมอานวยการ “เอกสารลบ”หมายถง เอกสารทไมสามารถเปดเผยได “กลม” หมายถง - กลมอานวยการ - กลมบรหารงานบคคล - กลมนโยบายและแผน - กลมสงเสรมการจดการศกษา - กลมนเทศ ตดตาม และประเมนผลการจดการศกษา - กลมบรหารงานการเงนและสนทรพย - กลมสงเสรมสถานศกษาเอกชน “หนวย” หมายถง หนวยตรวจสอบภายใน “เอกสาร” หมายถง เอกสาร พสดไปรษณย และระบบ e-Filing “ผอ.กลม” หมายถง ผอานวยการกลมอานวยการ

5. ขนตอนการปฏบตงาน

5.1 งานรบ - สงหนงสอราชการ 5.1.1 งานรบหนงสอราชการ

(1) เจาหนาทรบหนงสอราชการ/เอกสารจากหนวยงานของรฐและเอกชน สวนราชการ ภายนอก และบคคลทวไป

8 คมอการปฏบตงาน สำนกงานเขตพนทการศกษากลมอำนวยการ

(2) ตรวจสอบความถกตองของหนงสอราชการ/เอกสาร - กรณไมถกตอง สงคนเจาของหนวยงาน - กรณถกตอง นาเสนอเพอดาเนนการโดยเสนอใหหวหนากลมงานบรหารทวไป วเคราะหเนอหาเพอจาแนกประเภทเอกสารใหเจาหนาทธรการทกคนลงทะเบยนรบดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส - จดสงใหกลม/หนวย ตางๆ - หวหนากลมงาน นาเสนอผบรหาร /ผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษา - กรณเปนหนงสอลบ นายทะเบยนหนงสอลบลงทะเบยนรบหนงสอแลวนาเสนอ ผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษา - เจาหนาทธรการบนทกคาสงการของผบรหาร/ผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษา - สงเรองใหกลม / หนวย และผทเกยวของ

(3) ใหบรการและตดตามเรองทะเบยนหนงสอรบ

5.1.2 การสงหนงสอราชการ

(1) เจาหนาทสารบรรณกลาง ตรวจความถกตองของหนงสอทกลม/หนวยตางๆ สงมาเพอออกเลขทหนงสอ

(2) กรณตรวจแลวไมถกตอง สงคนเจาของเรอง กลม/หนวย (3) กรณตรวจแลวถกตอง นาหนงสอออกเลขท โดยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

และประทบตราชอผลงนาม (4) แสกนสาเนาหนงสอลงเครองดวยระบบอเลกทรอนกสเกบไวในแผน Disk file (5) สงสาเนาคนเจาของเรอง กลม/หนวย (6) สงหนงสอราชการดวยทางไปรษณย และระบบอเลกทรอนกส (7) บรการตอบคาถาม/คนหาคาถามทะเบยนหนงสอสงออก

5.1.3 งานการจดทาหนงสอราชการ (1) ผรบผดชอบ/เจาหนาทดาเนนการรางหนงสอและจดพมพตามรปแบบหนงสอ

รปแบบหนงสอในระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และทแกไขเพมเตม โดยการนาระบบเทคโนโลยมาประยกตใชในการจดพมพหนงสอ


(2) จดพมพหนงสอตามรปแบบทระเบยบกาหนดไว จานวน 3 ฉบบ เพอจดเกบสาเนาไวทเจาของเรอง 1 ฉบบ สารบรรณกลาง 1 ฉบบ ตนฉบบจดสงออกไปยงผทเกยวของ

(3) ผรบผดชอบ/เจาหนาทของเรองรบงานทพมพเสรจเรยบรอยแลวเพอตรวจสอบ ความถกตอง ถาไมถกตองใหดาเนนการแกไข ถาถกตองแลวใหเสนอ เพอพจารณาลงนามตามลาดบขน

(4) ผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษาลงนามหนงสอราชการแลวสารบรรณกลาง ทาการออกเลขทหนงสอสงโดยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส/เลขทคาสง แลวแตกรณและสงคฉบบคนเจาของเรอง

5.1.4 งานจดเกบหนงสอราชการ แบงเปน 3 ประเภท ไดแก (1) การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบ

ของเจาของเรองโดยใหกาหนดวธการเกบ ใหเหมาะสมตามขนตอนการปฏบตงาน (2) การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวและ

ไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก (3) การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว

แตจาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจา อายการเกบหนงสอ (1) โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแต หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว

และเปนคสาเนาทมตนเ รองจะคนไดจากทอน ใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป (2) หนงสอทเปนเรองธรรมดาซงไมมความสาคญ และเปนเรองทเกดขนเปนประจาให

เกบไวไมนอยกวา 1 ป (3) หนงสอทตองการสงวนเปนความลบ หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด ใหปฏบต

ตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการนน (4) หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร หรอเรองทตองใชสาหรบศกษาคนควาใหเกบไว

ตลอดไป 5.1.5 งานการยมหนงสอราชการ การยมหนงสอราชการเปนการยมหนงสอทสงเกบแลว โดยมขนตอนปฏบต ดงน (1) ผขอยมยนคาขอตามแบบทกาหนดพรอมแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนาไปใชใน

ราชการใด โดยจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ (2) เจาหนาทรวบรวมคาขอพรอมเหตผลการยมหนงสอเสนอผบรหารของสานกงาน

เขตพนทการศกษาเพอพจารณาอนญาต


(3) ผบรหารสานกงานเขตพนทการศกษาพจารณาเหตผลการขอยมและระเบยบทเกยวของเพอประกอบการพจารณาวาจะอนญาตหรอไมอยางไร

(4) แจงผลการพจารณาใหผขอยมตามทผบรหารสานกงานเขตพนทการศกษาสงการ (5) ดาเนนการตามผลการสงการตอไป (6) เจาหนาทจดทาทะเบยนคม/หลกฐานขอยม

หมายเหต 1) กรณการยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนา

สวนราชการ ระดบกองขนไป 2) กรณการยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปน

หวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป

5.1.6. งานการทาลายหนงสอราชการ (1) ภายใน 60 วน (สนปปฏทน) เจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอ สารวจหนงสอ

และจดทาบญชหนงสอขอทาลาย ตามแบบท 25 ในระเบยบงานสารบรรณฯ เสนอผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษา (สารวจหนงสอเพอทาลายควรทาอยางนอยปละ 1 ครง)

(2) แตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ ตามคาสงสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ท 2367/2546 เรอง การมอบอานาจการทาลายหนงสอ ปกตประกอบดวย ประธานกรรมการ กรรมการ 2 คน ตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป โดย คณะกรรมการทาลายหนงสอ มหนาทดงน 1) พจารณาหนงสอทจะขอทาลาย ตามบญชหนงสอขอทาลาย 2) กรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรทาลาย และควรขยายเวลาการเกบไว ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวเมอใดในชองการพจาณา 3) กรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลาย ใหกรอกเครองหมายกากบาท (X) ลงในชองการพจารณา 4) เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงบนทกความเหนขดแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอผบรหาร เพอพจารณาสงการตอไป

(3) จดทาบญชรายชอหนงสอราชการทจะขอทาลาย เพอเสนอผบรหารสานกงานเขตพนทการศกษา เพอพจารณาสงการ โดยใหพจารณาสงการ ดงน 1) ถาเหนวาเรองใดยงไมควรทาลาย ใหสงการใหเกบหนงสอไวกอน 2) ถาเหนวาเรองใดควรทาลายได ใหสงบญชหนงสอขอทาลายใหกองจดหมายเหตแหงชาต ใหความเหนชอบ


(4) สงบญชรายชอหนงสอราชการทจะขออนญาตทาลายใหกองจดหมายเหตแหงชาต หรอหนวยงานทไดรบมอบหมายพจารณาใหความเหนชอบ เวนแตหนงสอราชการประเภททไดขอทาความตกลงกบกองจดหมายเหตแหงชาตไวแลว

(5) กองจดหมายเหตแหงชาตเหนชอบ หรอ ไมแจงภายใน 60 วน นบแตวนทสานกงานเขตพนทการศกษาไดสงเรอง ใหถอวาใหความเหนชอบแลว สานกงานเขตพนทการศกษาทาลายหนงสอได

(6) ดาเนนการทาลายหนงสอราชการโดยการเผาหรอขายเปนเศษกระดาษ โดยมใหหนงสอนนอานเปนขอความได แลวนาเงนทไดจากการขาย สงเปนเงนรายไดแผนดน

(7) เมอทาลายเรยบรอยแลว เสนอรายงานใหผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษา ทราบ

6. Flow Chart การปฏบตงาน

6.1 งานรบหนงสอราชการ

ถกตอง (กรณหนงสอลบ)

ถกตอง (กรณหนงสอปกต)

ไมถกตอง

รบเอกสาร

ตรวจสอบความถกตองของหนงสอ/ สงทสงมาดวย/รายละเอยดอน

หนวยงานเจาของเรอง

รอง ผอ.เสพท. พจารณาระบกลมทรบผดชอบ

ผอ.กลมพจารณาระบกลมทรบผดชอบ

ลงทะเบยนรบดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ไมสามารถระบกลม/ผรบผดชอบ

ถกตอง (กรณหนงสอปกต)

สงเรองใหกลมทรบผดชอบ


6.2 งานสงหนงสอราชการ

6.3 งานการจดทาหนงสอราชการ

กลม/เจาของเรอง

ออกเลขทหนงสอสงดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เกบสาเนาหนงสอ 1 ฉบบ (หรอโดยเกบเขาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสหรอสแกนเกบไวในรปแผนซด)

สงหนงสอราชการ

ถกตอง


ตรวจสอบความถกตองของหนงสอทกลมตาง ๆ สงมาเพอออกเลขท

หนงสอ/การลงนามและประทบตราผลงนาม


6.4 งานจดเกบหนงสอราชการ

6.5 งานการยมหนงสอราชการ

ถกตอง


ถกตอง

ผอ.สพป./สพม อนมตใหยม

ถกตอง

- จดทาหลกเกณฑและวธการใหยมหนงสอ - ทาทะเบยนการยมเอกสาร / หนงสอ

ผขอยมกรอกรายละเอยดในเอกสารการ ขอยมและลงนามขอยม

รอง ผอ.สพป/สพมพจารณา

- ตรวจสอบรายละเอยดเอกสาร/หนงสอทขอยม

-บนทกรายละเอยดการใหยมเอกสาร/หนงสอ - บนทกรายละเอยดการสงคนเอกสาร/ หนงสอทยม


6.6 งานการทาลายหนงสอราชการ

7. แบบฟอรมทใช

7.1 ทะเบยนสงหนงสอราชการ 7.2 ทะเบยนสงเอกสารลบ 7.3 ทะเบยนรบหนงสอราชการ 7.4 ทะเบยนรบเอกสารลบ 7.5 แบบฟอรมหนงสอราชการภายนอก 7.6 แบบฟอรมหนงสอราชการภายใน 7.7 แบบฟอรมระเบยบ ประกาศ คาสง 7.8 ทะเบยน/บญชการจดเกบหนงสอราชการ 7.9 ทะเบยนรบหนงสอราชการ 7.10 ทะเบยนรบหนงสอ/เอกสารลบ 7.11 แบบขอยมหนงสอราชการ 7.12 ทะเบยนคมหนงสอ/หลกฐานขอยม 7.13 ทะเบยนรบหนงสอราชการ 7.14 บญชรายชอหนงสอทขอทาลาย

8. เอกสาร/ หลกฐานอางอง ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และทแกไขเพมเตม

ไมเหนชอบ/ แกไข

แตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ คดแยกประเภทหนงสอทครบอายการจดเกบ

จดทาบญชและรายละเอยดหนงสอทจะทาลาย

ผอ.สพป./สพม. พจารณาอนมต

- ดาเนนการทาลายหนงสอ - รายงานผลการทาลายหนงสอ

เหนชอบ

คณะกรรมการพจารณารายละเอยดในบญชหนงสอทจะทาลาย


9. สรป

มาตรฐ

านงาน

ของสา

นกงาน

เขตพน

ทการศ

กษา

ชองาน

: การร

บหนงสอราช

การ

สพท. …………

....……………

กลม อ

านวยก

าร รหสเอ

กสาร

: ……………………………..

วตถป

ระสงค

1. เ

พอใหก

ารปฏบ

ตตอห

นงสอรา

ชการเ

ปนไปอ

ยางมป

ระสทธภาพรวดเรว

ถกตอง

2.

เพอให

การรบหน

งสอราช

การเปน

ไปอยาง

มระบบ

ลาด

บท

ผงขนต

อนการ

ดาเนน

งาน

รายละเ

อยดงา

น เวล

าดาเนน

การ

มาตรฐ

านคณ

ภาพงาน

ผรบ

ผดชอ

บ หม

ายเหต

1.

เจาหน

าทตรว

จสอบ

หนงสอ

ราชการ

เบองตน

วาเปน

หนงสอ

ราชการ

ปะเภท

ใด มาจ

ากบคค

ล สวนราช

การใด

มสงทสงม

าดวย

หรอไม

5 นาท

ความถ

กตองใ

นการร

บเอก

สาร

จนท.

ธรการก

ลม

2.

กรณหน

งสอปก

ต รองผ

อ. สพ

ท. จาแ

นก หน

งสอราช

การตาม

ภาระง

านของกล

มตางๆ

กรณ

หนงสอ

ลบ ผอ

. สพท

. จาแน

ก หนงส

อราชการต

าม ภาระ

งานของกล

มตางๆ

10 นา

ท/เรอง

ความถ

กตองใ

นการแ

ยกหน

งสอแตละประเภ

ท รอง

ผอ.สพ

ท ผอ

.สพท

3.

เจาหน

าท บน

ทกขอมล

ลงทะเบย

นหนงส

อเขาระ

บบสาร

บรรณ

อเลกท

รอนกส

5 นาท

/เรอง

จน

ท. สาร

บรรณ

กลาง

4.

เสนอผอาน

วยการส

านกงา

นเขตพ

นทการ

ศกษาพจ

ารณา ก

รณ

หนงสอ

ราชการ

นนกาก

งกนระห

วางงาน

ของกล

มตางๆ

10

นาท

จนท.

ธรการ

5.

จนท.ส

งงานให

กลมงา

นทรบผดชอบ

5 นาท

ความถ

กตองใ

นการม

อบงาน

ใหปฏบ

ต จน

ท. ธรก

ารกลม

เอกสาร

อางอง

: 1.

ระเบย

บสานกน

ายกรฐม

นตรวา

ดวยงา

นสารบ

รรณ พ.

ศ. 25

26 แล

ะฉบบ

แกไขเ

พมเตม

อธบายสญล

กษณผ

งขนตอน

จด

เรมตน

หรอสนส

ดกระบ

วนงาน

กจกรร

มงานห

รอการป

ฏบต

การต

ดสนใจ

ทศ

ทางหรอก

ารเคลอน

ไหวของงา

น

จดเชอ

มตอระ

หวางห

นา(ถา

ไมจบภ

ายใน 1

หนา)

ตรวจส

อบหน

งสอ

จาแนก

หนงสอ

ราชการ

ลงทะเบ

ยน

เสนอ ผ

อ.สพป

./สพม

.

สงมอบ

งานให

ผรบผดชอบ


ชองาน

: การสง

หนงสอร

าชการ

สพท. …………

....……………

กลม อา

นวยการ

รหส

เอกสาร

: ……………………………..

วตถประ

สงค

1. เพอ

ใหการป

ฏบตตอห

นงสอรา

ชการเป

นไปอยา

งมประส

ทธภาพร

วดเรวถ

กตอง

2. เพ

อใหการ

รบหนงส

อราชกา

รเปนไป

อยางมร

ะบบ

ลาดบท

ผงขนตอ

นการดา

เนนงาน

ราย

ละเอยด

งาน

เวลาดา

เนนการ

มาต

รฐานคณ

ภาพงาน

ผรบ

ผดชอบ

หมายเห

ต 1.

-เจาหนา

ทสารบร

รณกลา

ง ตรวจ

ความถก

ตองของ

หนงสอท

กลม/

หนวยตา

ง ๆ สง

มาเพออ

อกเลขท

หนงสอ

-ตรวจส

อบกรนก

รองหนง

สอราชก

ารทจดท

าขนเพอ

สงไปยง

บคคลหร

อหนวยง

านกอนส

ง

1 นาท

หนงสอร

าชการม

ความ

ถกตอง

จนท.

สารบรร

ณกลา

ง

2.

เจาหนา

ทลงทะเ

บยนสงด

วยระบบ

อเลกทร

อนกส

5 นาท/

เรอง

มหลกฐา

นทะเบย

นสงถกต

องเปนป

จจบน

จนท.

สารบรร

ณกลา

ง

3.

เจาหนา

ทสงหนง

สอราชก

ารสาเน

าคฉบบใ

หเจาขอ

งเรองเด

มและ

เกบไวส

ารบรรณ

กลาง

1 นาท/

เรอง

มสาเนา

คฉบบไว

ตรวจสอ

บไดอ

ยางรวด

เรว จนท

. สาร

บรรณ

กลาง

4.

เจาหนา

ทสงหนง

สอราชก

ารดวยท

างไปรษณ

ย และร

ะบบอเล

กทรอนก

ส 1 น

าท สงท

นตามกา

หนดเวล

า จนท

. สาร

บรรณ

กลาง

เอกสาร

อางอง

: 1.

ระเบย

บสานกน

ายกรฐม

นตรวาด

วยงานส

ารบรรณ

พ.ศ. 25

26 และ

ฉบบแกไ

ขเพมเต

ม อธบ

ายสญล

กษณผงข

นตอน

จดเ

รมตนหร

อสนสดก

ระบวนง

าน

กจ

กรรมงา

นหรอกา

รปฏบต

การตด

สนใจ

ท

ศทางหร

อการเค

ลอนไหว

ของงาน

จดเ

ชอมตอร

ะหวางห

นา(ถาไ

มจบภาย

ใน 1หน

า)

ตรวจสอ

บ/กรอง

/จาแ

นกหนงส

อ

สงหนงส

อราชกา

ร

ลงทะเบ

ยน

สงสาเน

าคฉบบ


ชองาน

: การจ

ดทาหนงสอราช

การ

สพท. …………

....……………

กลม อ

านวยการ

รหสเอ

กสาร

: ……………………………..

วตถป

ระสงคข

องกระบ

วนงาน

1.

เพอให

การปฏ

บตตอ

หนงสอ

ราชการ

เปนไปอ

ยางมป

ระสทธภาพรวดเรว

ถกตอง

2.

เพอให

การจดทาหน

งสอราช

การเปน

ไปอยาง

ถกตองตา

มระเบ

ยบ

ลาดบท

ผงข

นตอน

การดาเ

นนงาน

ราย

ละเอยดงา

น เวล

าดาเนน

การ

มาตรฐ

านคณ

ภาพงาน

ผรบ

ผดชอ

บ หม

ายเหต

1.

-เจาหนาทด

าเนนก

ารรางห

นงสอและจดพม

พตามร

ปแบบ

หนงสอ

ในระเบ

ยบสาน

กนายก

รฐมนต

รวาดวยงา

นสารบ

รรณ พ.

ศ.252

6 และท

แกไขเ

พมเตม

45 นา

ท ปฏ

บตการ

เกยวกบก

ารจดทาหน

งสอไดถ

กตอง

จนท.

ธรการก

ลม

2.

- เจาหนาทผ

รบผดชอบ ผ

อ.กลม

รองผอ

.สพป./

สพม. ตรว

จสอบ

ความถ

กตอง

15

นาท

ความถ

กตองข

องหนงส

อราช

การ

จนท.

ธรการ

3.

ผอ.สพ

ป/ สพ

ม.พจาร

ณาลงน

ามหนงส

อราชการท

จดทา

10

นาท

จน

ท.ธรกา

ร

4..

-จนท.อ

อกเลข

ทหนงส

อสง /

คาสง ท

จดทาขน

และผอ.ส

พป./ส

พม. ทผ

านการ

ลงนาม

10 นา

ท ความถ

กตองข

องการจ

ดทา

หนงสอ

ราชการ

จน

ท. สาร

บรรณ

กลาง

5.

- มการ

ตดตาม

ประเม

นการจ

ดทาหนงส

อราชการ

ทกๆส

ปดาห

ผอ

. กลม

เอกสาร

อางอง

: ระเบ

ยบสาน

กนายก

รฐมนต

รวาดวยงา

นสารบ

รรณ พ.

ศ. 25

26 แล

ะฉบบ

แกไขเ

พมเตม

คา

อธบายสญล

กษณผ

งขนตอน

จ

ดเรมต

นหรอส

นสดกระบ

วนงาน

กจกรร

มงานห

รอการป

ฏบต

กา

รตดสน

ใจ

ทศท

างหรอก

ารเคลอน


น

จดเช

อมตอระห

วางหน

า(ถาไม

จบภายใน

๑หนา

)

ดาเนน

การราง

/จดพม

พ หน

งสอราช

การ

ตรวจสอบ

หนงสอ

ราชการ

เสนอ ผ

อ.สพป

./สพม

.

ออกเล

ขทหน

งสอ/คา

สง

ตดตาม

ประเม

นผล


ชองาน

การเก

บหนงส


สพท. …………

....……………

กลม อ


รหสเอ

กสาร

: ……………………………..

วตถป

ระสงค

: 1. เ

พอใหก

ารปฏบ

ตตอห

นงสอรา

ชการเ

ปนไปอ

ยางมป

ระสทธภาพรวดเ

รวถกตอง

2

. เพอ

ใหการเ

กบหน

งสอราช

การเปน

ไปตามร

ะเบยบ

ลาด

บท

ผงขนต

อนการ

ดาเนน

งาน

รายละเ

อยดงา

น เวล

าดาเนน

การ

มาตรฐา

นคณภ

าพงาน

ผรบ

ผดชอ

บ หม

ายเหต

1.

- เจาหนาทศ

กษาระ

เบยบส

ารบรรณ

วาดวย

การเกบ

หนงสอ

ราชการ

แตละประเภ

ท 1 ว

น ควา

มถกตองใ

นการป

ฏบต

ในการจ

ดเกบ

จนท.

ธรการก

ลม

2.

-ออกแบบ

ระบบก

ารเกบ

หนงสอ

ราชการ


ท

1 วน

ไดร

ปแบบ

การจดเกบ

หนงสอ

ราชการ

ทเหมาะ

สม

ผอ.กล

ม รอง

ผอ.

สพป./

สพม.

3.

-จดหาและพ

ฒนา h

ardwa

re sof

tware

และ p

eople

wareเ

พอรอง

รบการ

จดเกบ

หนงสอ

ราชการ

30

วน

ความเพ

ยงพอและควา

มเหม

าะสมใน

การใชง

าน จน

ท./จน

ท.พส

ด

4.

-ผอ.สพ

ป./สพ

ม. พจ

ารณาเห

นชอบ

ในการจ

ดหาแล

ะพฒน

าสอ

ครภณฑ

และบ

คลากร

เพอรอง

รบการ

ปฏบต

งาน

30 นา

ท

จนท.

ธรการ

5.

- จดแยกประเภ

ท หมวดห

มหนงส

อทจดเกบ

-จน

ท.บนท

กรายการห

นงสอรา

ชการห

นงสอท

จดเกบ

1 ว

น มห

ลกฐาน

สามารถ


ได จน

ท. ธรก

ารกลม

6.

-ดา

เนนการ

จดเกบ

หนงสอ


ทตามอ

ายการเ

กบและ

รปแบ

บทจดเกบ

1 ว

น ควา

มถกตองใ

นการจ

ดเกบ

จนท.

ธรการก

ลม

เอกสาร

อางอง

: 1. ระเ

บยบส

านกนายกรฐม

นตรวา

ดวยงา

นสารบ

รรณ พ.

ศ.๒๕๒

๖ และฉบ

บแกไข

เพมเตม

อธ

บายสญล

กษณผ

งขนตอน

จด

เรมตน

หรอสนส

ดกระบ

วนงาน

กจกรร

มงานห

รอการป

ฏบต

การต

ดสนใจ

ท

ศทางห

รอการเ

คลอน


น

จดเชอ

มตอระ

หวางห

นา(ถา

ไมจบ

ภายใน

1หนา

)

ศก

ษาระเ

บยบ

งา

นสารบ

รรณ

ออกแบบ

ระบบก

ารเกบ

หนงสอ

ราชการ

จดหาและพ

ฒนา

เสนอ ผ

อ.สพป

./สพม

.

บนทก

การจดเกบ

หนงสอ

จดเกบ

หนงสอ


ชองาน

การยม

หนงสอ

ราชการ

สพ

ท. …………

....……………

กลม อ


รหสเอ

กสาร

: ……………………………..

วตถป

ระสงค

:1. เพ

อใหการ

ปฏบต

ตอหน

งสอราช

การเปน

ไปอยาง

มประส

ทธภาพรวดเ

รวถกตอง

2

. เพอ

ใหการย

มหนงส

อราชการเ

ปนไปอ

ยางมระ

บบและหลกเกณ

ฑ ลาด

บท

ผงขนต

อนการ

ดาเนน

งาน

รายละเ

อยดงา

น เวล

าดาเนน

การ

มาตรฐา

นคณภ

าพงาน

ผรบ

ผดชอ

บ หม

ายเหต

1.

-กาหน

ดระเบย

บ หลกเกณ

ฑวาดว

ยการย

มหนงส

อราชการข

องสาน

กงานเข

ตพนท

การศกษา

- แ

จงเวยน

ประชาสม

พนธให

ผเกยวข

องรบท

ราบ

มแนวปฏ

บตการ

ยมหน

งสอทช

ดเจน

ผอ.กล

ม รอง

ผอ.

สพป./

ม.

2.

-เจาหนาท/ผ

รบผดชอบต

รวจราย

ละเอย

ด หลกฐาน

การยม

หนงสอ

ราชการ

และขอ

งผยมห

นงสอรา

ชการเ

บองตน

5

นาท

หลกฐา

นการข

อยมม

ความ

ถกตอง

จนท.

3.

-ผอ.กล

ม/รอง.

ผอ.สพ

ป./สพ

ม.กลน

กรองกา

รขอยมหน

งสอราช

การ

10 นาท

การยมหน

งสอมค

วามถกตองตา

มหลกเกณ

ฑ ผอ

.กลม,ร

องผอ

.สพป./

สพม.

4.

-ผอ.สพ

ป./สพ

ม. พจ

ารณากา

รอนญา

ตการข

อยมห

นงสอรา

ชการ

ของบค

คล,สว

นราชก

าร หรอห

นวยงา

นอนๆ

30

นาท

จน

ท. ธรก

าร

5.

-จนท.ล

งทะเบย

นใหยมหน

งสอราช

การไวเ

ปนหล

กฐานเพ

อการ


และการค

นหนงส


5 นาท

มห

ลกฐาน

สามารถ


ได จน

ท. ธรก

ารกลม

6.

-แจงแล

ะสงมอ

บหนงส

อราชการใ

หบคค

ล,สวนราช

การ หร

อหน

วยงานอน

ๆทขอยม

5

นาท

ความพ

งพอใจข

องผขอยม

หนงสอ

จน

ท. ธรก

ารกลม

เอกสาร

อางอง

: 1. ร

ะเบยบ

สานกน

ายกรฐม

นตรวา

ดวยงาน

สารบรรณ

พ.ศ.

2526 แ

ละฉบ

บแกไข

เพมเตม

อธบ

ายสญล

กษณผ

งขนตอน

จด

เรมตน

หรอสนส

ดกระบ

วนงาน

ก

จกรรม

งานหรอการป

ฏบต

การตดสน

ใจ

ทศทางหร

อการเ

คลอน


น จด

เชอมต

อระหวางห

นา(ถา

ไมจบภ

ายใน 1

หนา)

กาหนด

หลกเก

ณฑ

แนวปฏบ

ต


หลกฐา

น

กลนก

รองกอนเส

นอการ

พจารณ

า

เสนอ ผ

อ.สพป

./สพม

.

บนทก

หลกฐา

น

สงมอบ

หนงสอ

ใหผยม


ชอ

งาน : ก

ารทาลา

ยหนงส


สพท.

..........

.........

กลม อา

นวยกา

ร รหส

เอกสาร

: ……………………………..

วตถประ

สงคขอ

งกระบว

นงาน

1.

เพอให

การปฏ

บตตอหน

งสอราช

การเปน

ไปอยาง

มประส

ทธภาพร

วดเรวถ

กตอง

2.

เพอใหก

ารทาลา

ยหนงส

อราชกา

รเปนไป

ตามระเ

บยบ

ลาดบท

ผงข

นตอน

การดาเ

นนงาน

ราย

ละเอยด

งาน

เวลาดา

เนนการ

มาต

รฐานค

ณภาพ

งาน

ผรบผด

ชอบ

หมายเ

หต

1.

- เสนอ

แตงตงค

ณะกรร

มการท

าลายห

นงสอรา

ชการปร

ะจาป

อยางนอ

ย 3 คน

ใหผอ.

สพป./

สพม. ลงน

ามแตงต

ง 1

วน ไดค

ณะกรร

มการท

าลาย

หนงสอ

ทสอดคลอ

งตาม

ระเบย

บ

จนท.

2.

-จดทาบ

ญชราย

ชอหนงส

อราชกา

รทจะขอ

อนญา

ตทาลา

ย -ตร

วจสอบ

หนงสอ

ราชการ

ทจะขอ

ทาลาย

30 วน

ความถกตองข

องบญช

ราย

ชอหนงส

อทขอท

าลาย

จนท.

3.

-คณะกร

รมการ

กลนกรอ

งบญชรา

ยชอหน

งสอราช

การทข

ออน

ญาตท

าลาย

5 วน

ความถกตองข

องรายช

อหน

งสอทข

ออนญ

าตทาล

าย

คณะกร

รม การ

ฯ/

4.

-ผอ.สพ

ป./สพ

ม. หรอ

กองจด

หมายเ

หตแห

งชาต(แ

ลวแตกรณ

)พจ

ารณาให

ความเห

นชอบ

60

วน

ผอ.

สพป./

สพม.

5.

-คณะกร

รมการท

าลายห

นงสอดาเน

นการต

ามผลกา

รพจารณ

าของ

ผมอาน

าจ และ

ทาลายห

นงสอรา

ชการโด

ยวธการ

ทเหมาะ

สม

1 วน

การทาล

ายหนงส

อถกตอง

เปนไปต

ามระเบ

ยบฯ

คณะกร

รม การ

ทาลาย

หนงสอ

6.

-รายงา

นผลกา

รทาลาย

หนงสอ

ราชการ

ใหผบรห

ารหรอห

นวยงาน

ทเกยวข

อง 1 ว

น มห

ลกฐาน

สามารถ

ตรวจสอ

บได

จนท.ก

ลมอาน

วยการ

เอกสาร

อางอง

: 1. ร

ะเบยบ

สานกน

ายกรฐม

นตรวา

ดวยงาน

สารบรร

ณ พ.ศ.

2526 แ

ละฉบบ

แกไขเพ

มเตม

อธบาย

สญลกษ

ณผงขน

ตอน

จดเร

มตนห

รอสนส

ดกระบ

วนงาน

กจกร

รมงานห

รอการป

ฏบต

การต

ดสนใจ

ทศ

ทางหรอ

การเคล

อนไหว

ของงาน

จดเชอ

มตอระ

หวาง

หนา(ถ

าไมจบ

ภายใน

1 หนา)

แตงตงค

ณะกรร

มการ

จดทาบญ

ชหนงส

อ

คณะกร

รมการพ

จารณา

เสนอ ผ

อ.สพป

./สพม

.

ดาเนน

การทาล

ายหนงส

อ

รายงาน

ผล


7. แบบฟอรมทใช

7.1 แบบประเมนความพงพอใจ 7.2 แบบรายงานมาตรการประหยดพลงงาน 7.3 แบบรายงานการดาเนนงานตามกจกรรม 5 ส.

8. เอกสาร/ หลกฐานอางอง 8.1 มาตรการประหยดพลงงาน 8.2 แนวทางการดาเนนงานกจกรรม 5 ส. 8.3 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ.2535 และทแกไขเพมเตม

ประเภทเอกสาร : คมอขนตอนการดาเนนงาน ชอเอกสาร : งานยานพาหนะ


1. ชองาน : งานยานพาหนะ 2. วตถประสงค 2.1 เพอใหการบรหารจดการยานพาหนะสวนกลางมประสทธภาพ

2.2 ผขอใชรถยนตไดรบการบรการทด 2.3 ยานพาหนะสวนกลางไดรบการตรวจสอบและปรบปรงสภาพตามความเหมาะสม และม

สภาพพรอมใชงานตามวตถประสงค สะดวก ปลอดภย และรวดเรว 3. ขอบเขตของงาน ครอบคลมตงแตการวเคราะหภารกจสานกงานเขตพนทการศกษา ภารกจทมความจาเปนตองใชยานพาหนะสวนกลาง มาตรการประหยดพลงงาน หลกเกณฑการขออนญาตใชยานพาหนะสวนกลาง เตรยมความพรอม การใหบรการสาหรบผบรหารของสานกงานเขตพนท และบคลากรของสานกงานเขตพนทการศกษาทแจงความประสงค การควบคม ตรวจสอบสภาพบารงรกษา จดเกบ รกษายานพาหนะ และการสรปและรายงาน 4. คาจากดความ “ผอ.สานกงานเขตพนทการศกษา” หมายถง ผอานวยการสานกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษา และสานกงานเขตพนทการศกษามธยมศกษา “ผอ.กลม” หมายถง ผอานวยการกลมอานวยการ “หวหนาหมวด” หมายถง หวหนาหมวดยานยนต “พขร.” หมายถง พนกงานขบรถยนต “เจาหนาท” หมายถง ผรบผดชอบมอบหมาย 5. ขนตอนการปฏบตงาน 5.1 ศกษาสภาพปจจบนปญหาในการใชพาหนะสวนกลางของสานกงานเขตพนทการศกษา 5.2 จาแนกพาหนะสวนกลางโดยจดเปนหมวดหมเพอสะดวกในการควบคม การบารงรกษา การใหบรการรวมทงการจดทาเอกสารคมอประจารถและขออนญาตชาระภาษรถยนต 5.3 กาหนดหลกเกณฑ วธการในการขอใชพาหนะสวนกลาง รวมทงการขอใชนามนสวนกลางหรอกรณทตองใชนามนจากแผนงาน/โครงการทเกยวของ 5.4 กาหนดผรบผดชอบเปนการเฉพาะในเรองของการขอใช การดแลบารงรกษาการตรวจสภาพ การสงซอม พรอมทงรายงานผบงคบบญชาทราบตามลาดบ 5.5 กาหนดสถานทเกบรกษาพาหนะสวนกลางใหอยในทปลอดภยและสอดคลองกบระเบยบ กรณขออนญาตนาพาหนะสวนกลางเกบรกษานอกหนวยงานตองดาเนนการตามระเบยบและกฎหมายทเกยวของ


5.6 นาผลการดแลบารงรกษา การตรวจสภาพ ประเมนผลประสทธภาพพาหนะสวนกลางเพอนาไปสการปรบปรงตอไป

6. Flow Chart การปฏบตงาน

ศกษาสภาพปจจบน ปญหาในการใชพาหนะ

สวนกลางของสานกงานเขต พนทการศกษา

ผอ.สพป./สพม. อนมต/สงจายนามนเชอเพลง

กาหนดสถานทเกบรกษาพาหนะสวนกลางใหอยในทปลอดภยและสอดคลองกบระเบยบ

ไมอนมต

เจาหนาท / หวหนาหมวด - จาแนกพาหนะสวนกลางโดยจดเปนหมวดหม - กาหนดหลกเกณฑ วธการในการขอใชพาหนะสวนกลางรวมทงการขอใชนามน

นาผลการดแล บารงรกษาการตรวจสภาพประเมนผล

ประสทธภาพพาหนะสวนกลางเพอนาไปสการปรบปรงตอไป

อนมต


7. แบบฟอรมทใช 7.1 แบบขออนญาตใชรถยนตสวนกลาง 7.2 แบบสงจายนามนเชอเพลง 7.3 บนทกการใชรถยนตของพนกงานขบรถ

8. เอกสาร/หลกฐานอางอง 8.1 ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วารถราชการ พ.ศ.2523 และทแกไขเพมเตม

8.2 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ.2535 และทแกไขเพมเตม


9. มาตรฐานงานขอ

งสานกงานเขต

พนทก

ารศกษ

า ชอ

งาน ;

งานยานพ

าหนะ

สานก

งานเขต

พนทก

ารศกษ

า ......

.. กล

ม อานว

ยการ

รหสเอ

กสาร.

..........

..........

..........

..........

..........

..........

......

วตถป

ระสงค ;

2.1 เพ

อใหการบรหารจ

ดการย

านพาหน

ะสวนกล

างมประสทธ

ภาพ 2

.2 ผข

อใชรถยน

ตไดรบการบรการท

ด

2.3

ยานพ

าหนะ

สวนก

ลางได

รบการตรวจ

สอบแ

ละปรบป

รงสภาพต

ามความเหม

าะสม

มสภาพพ

รอมใช

งานตามวตถ

ประสงค สะ

ดวก

ปลอด

ภย แ

ละรวดเร

ว ลาดบ

ท ผงขน

ตอนก

ารดาเน

นงาน

ราย

ละเอย

ดงาน

เวล

าดาเน

นการ

มาตรฐาน

คณภาพงาน

ผรบผ

ดชอบ

หม

ายเหต

1.

ศก

ษาสภ

าพปจ

จบนป

ญหาใน

การใช

พา

หนะสวนกล

างของสานก

งานเขต

พนท

การศกษ

า

เวลาทาการป

กตทก

วน

บรหารจดก

ารยานพ

าหนะ

สวนก

ลาง

มประสท

ธภาพ

หน.หม

วดยานย

นต/

2. จาแน

กพาหนะ

สวนก

ลางโด

ยจดเป

นหม

วดหม

เพอสะดวกใน

การควบ

คม ก

ารบารงร

กษา การให

บรการรว

มทงการ

จดทาเอก

สารคมอ

ประจารถ

20 น

าท

ผข

อใชรถ

/ หน

.หมวดยานย

นต/

เจาหน

าทจดรถ

3. กาหน

ดหลก

เกณฑ

วธการใ

นการข

อใช

พาหน

ะสวนกล

าง รว

มทงการข

อใชนามน

20

นาท

เจาหน

าทจดรถ

/ หน


นต

4. การขออ

นมต ผ

บงคบ

บญชาเพอ

พจารณ

าตามล

าดบ

15 น

าท

เจา

หนาทจดรถ

/ หน


นต

5. กาหน

ดสถานท

เกบรกษาพา

หนะสวนกล

างใหอยในทป

ลอดภ

ยและสอ

ดคลอ

งกบ

ระเบย

บ

5 นาท

บค

ลากรไดร

บบรการท

ดม

ความพงพอ

ใจ เจา

หนาท

/ พน

กงานขบ

รถ

6.

นาผล

การดแลบารงร

กษา การตรวจ

สภาพ

ประเมน

ผลประสทธ

ภาพพ

าหนะ

สวนก

ลางเพ

อนาไป

สการป

รบปรงตอไป

20 นา

ท

เจาหน

าทผจดรถ/ห

น.หมวด

รถยน

ต

เอกสารอางอ

ง 1. ร

ะเบยบ

สานก

นายกรฐมน

ตรวาด

วยการใช

รถ พ.

ศ. 25

23 แล

ะทแก

ไขเพม

เตม 2.

ระเบ

ยบสานก

นายก

รฐมน

ตรวาด

วยการพ

สด พ

.ศ. 25

35 แล

ะทแก

ไขเพม

เตม

คาอธบายสญล

กษณผ

งขนต

อน

จดเรม

ตนหรอส

นสดก

ระบว

นงาน

กจ

กรรมงาน

หรอก

ารปฏบ

ต

การตดส

นใจ

ทศ

ทางหรอการเค

ลอนไหว

ของงา

น

จดเช

อมตอ

ระหว

างหนา

(ถาไม

จบภายใน

1 หน

า)

ศกษาสภ

าพ

ปจ

จบนป

ญหา

จาแน

ก / จด

กลมพ

าหนะ

สวนก

ลาง

เสนอข

ออนม

ต

ปฏบ

ตหนาทต

ามทก

าหนด

หน.ยา

นยนต

ตรวจสอ

บยานพา

หนะ

กาหน

ดหลก

เกณฑ การขอใช

นามน

ประเภทเอกสาร คู มือขั้นตอนการด...

Documents