สรปองคความร

โครงการเสวนาน าชากาแฟ (Coffee hour for you)

หวขอ “Green Office : ลด ละ เลก การใชกระดาษ A4 :

ความรเกยวกบหลกการเขยนหนงสอราชการทถกตอง”

วนท 23 มนาคม 2560

วทยากร โดย นางยคนธร ชานาญ

เจาหนาทบรหารงานทวไปชานาญการพเศษ คณะสารสนเทศและการสอสาร

---------------------

สรปองคความรทไดจากกจกรรม

องคความรจากการแลกเปลยนเรยนร Green Office : ลด ละ เลก การใชกระดาษ A4 การ

เขยนหนงสอราชการผดพลาดนอยลง เปนการจดฝกอบรมใหความรการเขยนหนงสอทถกตองใหกบ

บคลากรส านกงานคณบดคณะสถาปตยกรรมศาสตรและการออกแบบสงแวดลอม เพอละความ

ผดพลาดอนท าใหเสยกระดาษ

แตเนองจากบคลากรส านกงานคณบด ไมสามารถเขารวมกจกรรมไดครบทกคน ท าใหไม

บรรลความส าเรจตามองคความรได

~ 2 ~

หนงสอราชการ

หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

๑. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ

๒. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถง

บคคลภายนอก

๓. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

๔. เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ

๕. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ

๖. ขอมลขาวสาร หรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส คอขอมลขาวสาร

หรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ซงปจจบนนยมใชหนงสอราชการประเภทนมาก

เนองจากไมตองสนเปลองกระดาษ บคลากร เวลา และคาใชจายในการด าเนนการ

ชนดของหนงสอ

ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ แบงหนงสอออกเปน ๖ ชนด

๑. หนงสอภายนอก

๒. หนงสอภายใน

๓. หนงสอประทบตรา

๔. หนงสอสงการ (ค าสง ระเบยบ ขอบงคบ)

๕. หนงสอประชาสมพนธ (ประกาศ แถลงการณ ขาว)

๖. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

(หนงสอรบรอง รายงานการประชม บนทก หนงสออน ๆ )

การผลต (การเขยนและการพมพ)

การผลตเอกสารจะเรมตงแตคด ราง เขยน แตง พมพ ท าส าเนา กอนผลตตองคดกอน

วา ท าไมจงตองผลต ใครคอผใชเอกสาร อะไรคอเอกสารทใช ทไหนบางควรสงไปเพอการปฏบตงาน

เมอไรจะผลตใหเสรจเรยบรอยและสงถงผรบ สวนส าคญในการผลตคอการราง เขยน พมพ ดงนน จง

ยดระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ เปนส าคญ โดยตองท าใหถกตาม

แบบหรอแบบฟอรมตามระเบยบทก าหนด

การเขยนหนงสอราชการแตละประเภทจะมรปแบบหรอแบบฟอรมเปนระเบยบ

ทก าหนดไวแลว เมอจะเขยนหนงสอประเภทใด ตองเขยนใหถกแบบ (รปแบบหรอแบบฟอรม) ของ

หนงสอประเภทนน ๆ ซงจะตองจดโครงสรางของหนงสอใหถกตอง เขยนรายละเอยดใหถกแบบ

ใชถอยค าใหถกตองตามระเบยบทก าหนดไว ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ

~ 3 ~

พ.ศ. ๒๕๒๖ มก าหนดการใชภาษา การมครฑ ครฑใหญหรอครฑเลก ต าแหนงของครฑ อยสวนไหน

ของหวกระดาษ ทงน ขนอยกบรปแบบของหนงสอแตละประเภทนน ๆ

การเขยนและการพมพหนงสอราชการ สวนใหญพบขอบกพรองดงน

๑. เขยนไมถกตองตามเน อหา หลกภาษา

- การเลอกใชสรรพนามไมตรงประเดน

- มค าผด พมพเกน สะกดการนตผด พมพตก ค ายอ

- การลงชอ ต าแหนงหรอหนวยงานไมถกตอง

- ชอเรองไมตรงหรอไมสอดคลองกบสวนสรป

- เนอความยาวเยนเยอ เขยนไมตรงประเดนหรอวกวน

- ความสบสนในการเขยน เชน “ไปยง” กบ“มายง” ค าวา “อนญาต” กบ “อนมต”

- ในกรณทมจดประสงคหลายประการ ไมแยกจดประสงคเปนรายขออยางชดเจน

- เขยนดวยถอยค าภาษาของตวเอง กอปรกบการยดตดกบวธการเขยน (ราง)

แบบเดมทเคยเขยนตามกนมา

- ใชภาษาฟมเฟอย ใชค าเชอมมากเกนไป

- ใชเครองหมายไมถกตอง เชน จ านวน ๓ วน ๆ ละ ๕๐ บาท

(ควรเขยนเปน จานวน ๓ วน วนละ ๕๐ บาท)

- ใชไปยาลนอยผด เชน นายวรตนฯ

จะเขยนชอแลวไปยาลนอยนามสกลไมได เพราะชอกบนามสกลเปนคนละสง

หรอคนละค ากน จะไปยาลนอยนามสกลไดตอเมอเขยนนามสกลไมจบ เชน พระนาม นามสกล ชอ

เฉพาะของหนวยงานทยาว ๆ เปนตน

๒. การใชค ายอเปนภาษาตางประเทศ รวมกบภาษาไทย

๓. ใชค าบางค าผด (ไป – มา)

ไป – มา ในการใชค าน ควรค านงถงผรบหนงสอเปนส าคญ

จก จกขอบคณยง ความหมายของค าคอนขางหนก มความหมายคลาย ตอง

ซงไมสนมนวลสละสลวยมกใชใน ค าสง ค าก าชบ

จะ ใชไดทวไป เปนภาษาราชการทใชไดเสมอ

๔. ใชประโยคซ า

๕. ไมแสดงผราง/พมพ/ทาน

~ 4 ~

๒. รปแบบการพมพและโครงสรางไมถกตอง และไมใชตามขนาดมาตรฐาน

๒.๑ รปลกษณะ และขนาดของครฑ

ขอมลทถกตอง

(๑) ขนาดของครฑ ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๒๖ ก าหนดขนาดของครฑไว ๒ ขนาด คอหนงสอภายนอก ก าหนดขนาดครฑไว ๓ เซนตเมตร

และหนงสอภายใน และบนทกขอความขนาดครฑไว ๑.๕ เซนตเมตร ดงภาพ ตอไปน

ขนาดตวครฑสง ๓ เซนตเมตร ขนาดตวครฑสง ๑.๕ เซนตเมตร

การตงขนาดตราครฑใหกวาง 3 เซนตเมตร

ขอควรระวง ขนาดครฑจะตองรกษามาตรฐานไวตามก าหนด มใชเลก

เกนไปหรอใหญ ผอมหรออวนเกนไป

(๒) รปลกษณะของครฑ ครฑทใชในหนงสอราชการตองใชใหถกตองตาม

แบบ ซงรปลกษณะของครฑทใชโดยทวไปนนนยมใชครฑ ๓ รปแบบ ดงภาพตอไปน

แบบท ๑ แบบท ๒ แบบท ๓

*** เมนภาษาไทย

Click ขวาทภาพ

เลอก จดรปแบบรปภาพ

เลอก ครอบตด

กด ปด

~ 5 ~

๒.๒ ขนาดและแบบของตวอกษร

ขอมลทถกตอง

แบบตวอกษรควรเปนแบบสภาพ มหวพยญชนะ สระ และวรรณยกต

ทชดเจน และใชขนาดมาตรฐานคอ ๑๖ พอยต ไมควรใชตวเลกกวาน เพระจะท าใหอานยาก แบบอกษร

ทควรใช เชน angsana new, angsana upc แตบางหนวยงานเลอกใช browalia new, browalia upc,

codia new, codia upc, ซงจะถอวาไมเหมาะสมกมได

เพอเปนการสงเสรมการใชเลขไทยตามมตคณะรฐมนตร และการด าเนนโครงการ

ฟอนตมาตรฐานราชการไทย ตามหนงสอศาลากลางจงหวดเชยงใหม ท ชม ๐๐๑๖.๑/๑๘๕๔๔ ลงวนท

๖ ตลาคม ๒๕๕๓ ขอใหสวนราชการ/หนวยงาน รฐวสาหกจ ด าเนนการ

- ตดตงฟอนตสารบรรณ และฟอนตอน ๆ จ านวน ๑๓ ฟอนต ของส านกงานสงเสรม

อตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาต (องคการมหาชน) และกรมทรพยสนทางปญญา เพมเขาไปใน

ระบบปฏบตการคอมพวเตอร และใชฟอนตดงกลาว แทนฟอนตเดม

- ใหสวนราชการ/หนวยงาน รฐวสาหกจ ในจงหวดเชยงใหม ใชฟอนต TH Niramit AS

และใหจดพมพตวเลขเปนเลขไทย และใชเลขศกราชเปนเลขพทธศกราช ในกจกรรมทกดานของหนวย

ราชการ

ขอควรระวง การพมพหนงสอภายใน

- ค าวา “บนทกขอความ” พมพดวยอกษรตวหนาขนาด ๒๙ พอยท

- ค าวา “สวนราชการ วนท เรอง” พมพดวยอกษรตวหนาขนาด ๒๐

พอยท

๒.๓ การเขยนวนท

การเขยนวน เดอน ป ในหนงสอภายนอก เขยนหลงจากเขยนสวนทอย แลว

โดยขนบรรทดใหม เขยนตรงกลางหนากระดาษ ใหระบเฉพาะวนท เดอน และป เทานน โดยใหตวเลข

ของวนทตรงกบสวนกลางดานลาง ซงแหลมทสดของตวครฑ

ขอควรระวง การเขยนวนท ๑๒ ตลาคม ๒๕๕๔ จะไมมค าวา วนท เดอน

และ พ.ศ. การลงวนท ควรลงภายหลงจากลงนามแลว และควรเปนวนทสงหนงสอออก มใช ลงวนท

แลว อกหนงสปดาหจงสงออก

๒.๔ การเขยนชอทอยของผออกหนงสอ

ตองเขยนไวดานบนสดทางขวามอ บรรทดแรกใหอยตรงกบตนครฑ และ

เปนบรรทดเดยวกนกบเลขทออกหนงสอ บรรทดแรกจะเขยนชอหนวยงาน บรรทดทสองเขยนเลขท

ต าบล อ าเภอ บรรทดถดมาเขยนจงหวด ตามดวยรหสไปรษณย และไมควรเขยนค ายอของ ถนน..,

ต าบล.., อ าเภอ.., จงหวด.., เปน ถ.., ต.., อ.., จ.., ใหเขยนค าเตม ดงน

~ 6 ~

ท ศธ ๐๕๒๓.๑๓/๒๔ คณะสารสนเทศและการสอสาร

มหาวทยาลยแมโจ

๖๓ หม ๔ ต าบลหนองหาร อ าเภอสนทราย

จงหวดเชยงใหม ๕๐๒๙๐

๑๒ ตลาคม ๒๕๔๕

๒.๕ การเขยนชอผรบ

ใหเขยนตอจากค าขนตน เชน กราบเรยน เรยน ถง โดยเวนวรรคใหหาง

กน ๒ ชวงตวอกษรหรอเทากบ ๔ เคาะในคอมพวเตอร

๑) ผรบทเปนบคคล ใหระบ ๒ สวน ไดแก ค าน าหนาชอ และชอตว-ชอ

สกล ดงน

การระบค าน าหนาชอ มหลกการดงน

- กรณทเปนบคคลทวไป ใหระบ นาย นาง นางสาว

- กรณเปนผด ารงต าแหนงทางวชาการ ใหระบต าแหนงดงกลาวโดย

ไมตองใชค ายอ ผชวยศาสตราจารย ศาสตราจารย รองศาสตราจารย

- กรณทเปนสตรซงไดรบพระราชทานเครองราช อสรยาภรณตงแต

ชนทตยจลจอมเกลาวเศษขนไป หรอเครองราชอสรยาภรณชนทตยจลจอมเกลา ตตยจลจอมเกลาและ

จตตถจลจอมเกลา ส าหรบสตรทมสามแลว ใหใชทานผหญง หรอคณหญงแลวแตกรณ สวนสตรทมได

มสามใหใช คณ

- กรณเปนผมบรรดาศกดหรอฐานนดรศกด เชน หมอมราชวงศ

หมอมหลวง ใหระบใหถกตอง โดยระบค าเตม ไมตองใชค ายอ

- กรณเปนผมยศ เชน รอยเอก วาทรอยตร พลเอก ใหระบให

ถกตอง โดยไมตองใชค ายอ

- กรณเปนพระภกษ ใหระบค าน าหนาชอใหถกตอง ตงแตค าแสดง

สมณศกด เชน พระพรหมมน พระธรรมคณาภรณ หรอค าแสดงสถานภาพ ไดแกพระ และค าแสดง

สถานภาพวาเปนผสอบไดเปรยญธรรมตงแตประโยค ๓ ขนไป ซงไดรบพระราชทานต าแหนงจากสมเดจ

พระสงฆราช ไดแก พระมหา

~ 7 ~

การระบชอตว-ชอสกล

ใหระบตอจากค าน าหนาชอโดยไมตองเวนวรรค เมอระบชอตวเสรจ

แลว ใหเวนวรรค ๑ ชวงตวอกษร (2 เคาะในคอมพวเตอร) แลวตอดวยชอสกล นางยคนธร ช านาญ

๒) ผรบทเปนผด ารงต าแหนงนน ๆ มใชในฐานะสวนบคคล

- กรณทเปนหนงสอภายนอกและหนงสอประทบตรา ใหระบชอ

ต าแหนงเตมของหนวยงานนน เชน อธการบดมหาวทยาลยมหาสารคาม

- กรณทผรบเปนชอต าแหนงของสวนราชการยอยในสวนราชการ

ใหญ ใหระบ ชอสวนราชการใหญ ตอทายชอต าแหนงดวย เ ชน คณบดคณะสงคมศาสตร

มหาวทยาลยเชยงใหม

- กรณทเปนหนงสอภายใน

ถาผรบเปนผด ารงต าแหนงสงสดซงมเพยงต าแหนงเดยวของ

สวนราชการนน ใหระบเฉพาะชอต าแหนงไมตองระบชอสวนราชการ เชน อธบด อธการบด

๓) ถาผรบเปนคณะบคคล มกจะใชกบหนงสอเวยน หรอหนงสอทไม

จ าเพาะลงไปวาผรบเปนใคร ใหระบชอผรบเปนนามวล ทสอความหมายครอบคลมทสด เชน คณาจารย

ขาราชการ และพนกงานทกทาน ผสนใจทกทาน

๒.๖ การก นหนา หลง บน ลาง

- กนหนา ใหเวนจากขอบกระดาษ ๓ เซนตเมตร หรอ ๑.๕ นว

- กนหลง ใหเวนจากขอบกระดาษ ๒ เซนตเมตร หรอ ๑ นว

- กนบน ใหเวนจากขอบกระดาษ ๒ เซนตเมตร หรอ ๑ นว

- กนลาง ใหเวนจากขอบกระดาษ ๒ หรอ ๓ เซนตเมตร หรอ ๑ หรอ

๑.๕ นว ปรบไดตามความเหมาะสม

การตงระยะขอบหนากระดาษ ในโปรแกรมการพมพ

๒.๗ วรรคตอนและการยอหนา

หลงค าวา เรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย ใหวรรค ๓ เคาะ และสวน

ยอหนา ๒๒ เคาะ ประมาณ ๒.๒๕ ซม. หรอนบตวอกษรท ๑๑ เปนตวเรมพมพ มใช tap ซงจะเทากบ ๖

ตวอกษร หรอ ๒ tap จะเทากบ ๑๒ ตวอกษร

** เมนภาษาไทย

เคาโครงหนากระดาษ

เลอก ตงคาหนากระดาษ

~ 8 ~

๒.๘ การเขยนคาลงทาย

เมอเขยนยอหนาสดทายเสรจแลว ตองเวน ๑ บรรทดพมพ แลวจงเรม

เขยนค าลงทาย โดยตองยอหนาเขามา ใหตวอกษรตวแรกอยตรงกบเลขตวหนาของวนทดานบนเสมอ

และการเขยนค าลงทายตองตรงกบเรอง ดงน

เรอง คาลงทาย

๑) ขออนญาต หรอ

ขออนมต

๒) รายงานผลการ

ปฏบตงาน

๓) ชแจงขอเทจจรง

๔) สงขอมล

๕) เชญเปนวทยากร

๖) ขอความรวมมอ

หรอขอความ

อนเคราะห

๗) ซกซอมความเขาใจ

ยนยน หรอให

ด าเนนการ

๘) ตอบปฏเสธ

ก. จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา

ข. จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมตดวย จะขอบคณยง

ก. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

ข. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ และพจารณาด าเนนการตอไป

ก. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

ข. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ และด าเนนการตอไปดวย

ข. จะขอบคณยง ค.

ก. จงเรยนมาเพอทราบ

ก. จงเรยนมาเพอโปรดพจารณารบเชญดวย จะขอบคณยง

ข. (คณะ) หวงวาจะไดรบความอนเคราะหจากทานดวยด

และขอขอบคณมา ณ โอกาสน

ก. จงเรยนมาเพอโปรดใหความรวมมอ ขอขอบคณ

ข. จงเรยนมาเพอโปรดใหความรวมมอ (อนเคราะห) ดวย

จะขอบคณยง

ค. (คณะ) หวงวาจะไดรบความอนเคราะหจากทานดวยด เชนเคย

และขอขอบคณมา ณ โอกาสน

ก. จงเรยนซกซอมมาเพอใหเขาใจตรงกน

ข. จงเรยนยนยนมาเพอโปรดเขาใจใหตรงกน

ค. จงเรยนมาเพอโปรดทราบและถอปฏบตตอไป

ง. จงเรยนมาเพอโปรดด าเนนการตอไป จะขอบคณยง

ก. จงเรยนมาเพอ (โปรด) ทราบ

ข. จงเรยนมาเพอ (โปรด) ทราบ และขออภยมา ณ ทนดวย

ส าหรบการลงทายดวยการขอบคณ เลอกใชค าขอบคณใหเหมาะสมกบผรบ ดงน

- ระดบเสมอกน หรอผใตบงคบบญชา ใชค าวา ขอขอบคณ หรอ ขอบคณมาก

- ระดบสงกวา ใช จะขอบคณยง

- ระดบ “กราบเรยน” ใช จะเปนพระคณยง

~ 9 ~

การเขยน กราบเรยน ใหถกตอง หนงสอราชการภายนอก หนงสอภายใน ควรใชให

ถกตองตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ ซงม ๑๔ ต าแหนงเทานนทใช

กราบเรยน และไมจ าเปนตองใชค าวา ทาน หรอ ฯพณฯ น าหนาต าแหนง ทงน ตองใชใหสอดคลองกบ

ค าลงทาย คอ เรยน – ขอแสดงความนบถอ และกราบเรยน – ขอแสดงความนบถออยางยง

บคคลผด ารงต าแหนงพเศษตอไปน ใหใชค าขนตนวา กราบเรยน ไดแก

๑. ประธานองคมนตร

๒. นายกรฐมนตร

๓. ประธานรฐสภา

๔. ประธานวฒสภา

๕. ประธานสภาผแทนราษฎร

๖. ประธานศาลฎกา

๗. ประธานศาลรฐธรรมนญ

๘. ประธานศาลปกครองสงสด

๙. ประธานกรรมการการเลอกตง

10. ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต

11. ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทกจรตแหงชาต

12. ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน

13. ผตรวจการแผนดนของรฐสภา

๑๔. รฐบรษ

๒.๙ การเขยนสวนราชการเจาของเรอง

เขยนไวลางสดของหนงสอราชการ ดานลางสดซายมอ บรรทดแรกเขยน

ชอส านกงานหรอหนวยงานทออกหนงสอฉบบนน บรรทดทสองเขยนโทรศพทและหมายเลข บรรทดท

สามเขยนโทรสารและหมายเลข ถาหนวยงานนนมไปรษณยอเลกทรอนกสกใหเขยนไวอกบรรทดหนง

- ชอสวนงาน ทชอไมยาวนกกเขยนชอเตม

- โทรศพท/โทรสาร ควรเขยนค าเตม ไมควรเขยนค ายอ การเขยน

หมายเลขโทรศพทและโทรสารเมอเขยนเลขศนยตวแรกแลว ใหเคาะ ๑ เคาะ แลวเขยนหมายเลขอก

สตว แลวเคาะ ๑ เคาะ ดงน

ส านกงานคณบด

งานบรหารและธรการ

โทรศพท ๐ ๕๓๘๗ ๕๔๐๐

โทรสาร ๐ ๕๓๘๗ ๕๔๐๘

~ 10 ~

ชอของหนวยงานระดบกระทรวง กรม หรอสวนราชการระดบรองลงมา

จะตองเปนสวนราชการทสอดคลองกบต าแหนง ของผลงนามทายหนงสอฉบบนน ซงรวมทงผปฏบต

ราชการแทน หรอรกษาราชการแทน ดงน

ชอสวนราชการ ตาแหนงผลงนาม

มหาวทยาลยแมโจ อธการบด

กอง/ส านก/สถาบน ผอ านวยการกอง / ส านก / สถาบน

ในกรณทหวหนาสวนราชการมอบหมายใหผอนลงนามแทน จะตองลงทาย

ต าแหนงวา ปฏบตราชการแทน...หรอรกษาราชการแทน... เสมอ เชน รองคณบดฝายบรหาร ปฏบต

ราชการแทนคณบด

..............................................

(ผชวยศาสตราจารยสมฤทย จนทมา)

รองคณบดฝายบรหาร ปฏบตราชการแทน

คณบดคณะสารสนเทศและการสอสาร

เชนเดยวกบหนงสอภายในและบนทก การเขยนชอหนวยงานจะตอง

สอดคลองกบต าแหนงผลงนามซงเปนเจาของหนงสอ กลาวคอ ผใดลงนาม ชอหนวยงานนน จะอย

ล าดบตน สวนเจาของเรองทเปนสวนราชการระดบรองจะอยล าดบหลง ตอดวยหมายเลขโทรศพท

ภายในของสวนราชการเจาของเรองนน ดงตวอยาง

สวนราชการ คณะสารสนเทศและการสอสาร ส านกงานคณบด งานบรหารและธรการ โทรศพท

๕๔๐๐

เอกสารอางอง

นภาลย สวรรณธาดา และอดล จนทรศกด. ๒๕๕๒. เทคนคการเขยนหนงสอราชการ หนงสอ

โตตอบและรายงานการประชม. พมพครงท ๖ ปรบปรงแกไข. กรงเทพฯ: ภาพพมพ.

วรวรรธน ศรยาภย. ๒๕๕๑. การเขยนเชงราชการ หนงสอราชการ รายงานการประชมภาษาไทย

และภาษาองกฤษ. นนทบร: ส านกพมพสมปชญญะ.

~ 11 ~

รปกจกรรม