เทคนคในการจดท าขอก าหนดขอบเขตงาน:TOR

1

โดย รศ. ดร.ยงยทธ แฉลมวงษ

ผอ านวยการวจยการพฒนาแรงงาน สถาบนวจยเพอการพฒนาประเทศไทย

กรรมการผทรงคณวฒวชาการดานเศรษฐกจและสงคม ส านกงานคณะกรรมการสภาวจยแหงชาต

โครงการฝกอบรมหลกสตร”ผจดการงานวจย” ประชมปงบประมาณ ๒๕๖๑ จด

โดย ส านกงานคณะกรรมการวจยแหงชาต รวมกบ มหาวทยาลย นเรศวร ๒๓-๒๕ มกราคม ๒๕๖๑

หวขอบรรยายทผานมา

2

ความหมายของ TOR ความส าคญของ TOR TOR ทด การเลอกหวขอหรอชอ ส าหรบ TOR การเขยนขอบเขต TOR

๑. บทน า/ความส าคญของ TOR/หลกการและเหตผล ๒. วตถประสงคของ TOR ๓. ขอมลเกยวกบภารกจของวาจาง ๔. แนวทางการด าเนนงาน ๕. ระยะเวลา/แผนงานตลอดโครงการ ๖. คณสมบต/ความเชยวชาญของผรบจาง ๗. ตวอยางการก าหนดคณสมบต ๘. ผลงานทจะตองสงมอบ ๙. การก ากบตดตามและประเมนผล ๑๐. หลกเกณฑการคดเลอก TOR ๑๑. หนาทความรบผดชอบของผรบผดชอบ ๑๒. การยนขอเสนอโครงการ

ความหมายของ Terms of Reference :TOR

Terms of Reference หรอทเรยกกนทวไปวา TOR เปนเอกสารทก าหนดขอบเขตและรายละเอยดของภารกจทผจดท า TOR ตองการใหผรบจางด าเนนการ รวมทงความรบผดชอบอนๆ ของผรบจางทเกยวของกบภารกจนน

ตวอยางเชน TOR ส าหรบการวาจางทปรกษาใหด าเนนการวเคราะหผลกระทบสงแวดลอม จะก าหนดขอบเขตของการวเคราะหผลกระทบสงแวดลอม ประเดนทตองศกษา รวมทงระดบความลก ของการศกษาแตละประเดน และรายงานตางๆ ซงทปรกษาจะตองจดท าและสงมอบใหผวาจางในชวงเวลาตางๆ ตลอดชวงเวลาของการด าเนนภารกจ ดงนน TOR จงเทยบไดกบขอก าหนด (Specifications) ของสนคาทผซ อจดท าขนส าหรบการจดซอ แตตางกนตรงทไมสามารถจดท าขอก าหนดอยางละเอยดส าหรบผลงานการศกษาหรอบรการทางวชาการไดเหมอนกบขอก าหนดของสนคา ดงนน TOR จงใหขอก าหนดไดเพยงคราวๆ เทานน

ทมา: http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf (เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

TOR คออะไร

4

รางขอบเขตงาน (Term of reference : TOR )

เปนขอกาหนดเงอนไขการประกวดราคาเปนขอกาหนดเงอนไขการประกวดราคา

เปนเอกสารแสดงขอมล รายการ รายละเอยด ทประกาศ หรอแจงใหผขายทราบถงความตองการและเงอนไขของผซอ

เพอใหสามารถจดหาพสด ไดตรงตามความตองการ เกดความเปนธรรมในการแขงขนเสนอราคาเกดความเปนธรรมในการแขงขนเสนอราคา ประหยดงบประมาณของแผนดน บงเกดความคมคา ความมประสทธภาพและประสทธผล และความ รบผดชอบตอผลสาเรจของงาน เปนประโยชนแกทางราชการ

ทมา:http://www.civilclub.net/webboard/index.php?topic=6498.0;wap2 (เขาถง 23 มกราคม 2561)

ความส าคญของ TOR มสองประการ

5

ประการแรก TOR มความส าคญมากตอคณภาพของผลงานทจะไดจากทปรกษา TOR จะตองมความชดเจน และก าหนดประเดนตางๆ ททปรกษาจะตองวเคราะหไวอยางชดเจน TOR ยงมความชดเจนเพยงใด ยงท าให การคดเลอกทปรกษางายขน โปรงใสมากขน และการประเมนปรมาณแรงงานของนกวชาการสาขาตางๆ ทตองใชจะใกลเคยงกบความจรงมากยงขน

ประการทสอง TOR เปนเอกสารอางองทใชเปนสวนหนงของสญญาวาจาง ดงนน TOR จงตองมความชดเจน

เพยงพอตอการประเมนปรมาณและคณภาพงานของทปรกษานอกเหนอจาก TOR ซงก าหนดขอบเขตและรายละเอยดของภารกจแลว ผวาจางจ าเปนตองก าหนดหลกเกณฑและวธการคดเลอกทปรกษาไวดวย โดยเสนอแยกตางหากไวในเอกสารขอมลส าหรบทปรกษา

TOR ทดจะตองไมเปน TOR ทกวางท วไป จนสามารถน าไปใชไดในทกกรณ ตวอยางเชน “ประเมนผลกระทบของโครงการทมตอคณภาพน าในบรเวณพนทใกลเคยง” แตจะตองเนนเฉพาะ

ประเดนใหชดเจน เชน “ประเมนผลกระทบตอคณภาพน าในคลองบางขน คลองวง และคลองส ในบรเวณใกลเคยงกบพนท กองวสดกอสรางของโครงการ โดยเนนคณภาพน าในเรองความขนในชวงเวลาหลงจากฝนตก ซงเกดขนจากน าฝนชะลางวสดกอสราง”

ดงนน การจดท า TOR จงตองมการศกษาวเคราะหปญหาในเบองตนหรอ ในระดบแนวคด ซงเปนการศกษาเพอบงชปญหามากกวาการหาค าตอบ การศกษาใชเวลาไมนาน และอาจท าไดโดยการรวมหารอกบกลมตางๆ เพอใหไดมมมองทหลากหลายครบถวนสมบรณทสด

ทมา:http://www.civilclub.net/webboard/index.php?topic=6498.0;wap2 (เขาถง 23 มกราคม 2561)

TOR ทด

6

TOR ทดจะท าใหไดพสด ครภณฑ ตรงตาม วตถประสงคและเกด ประโยชนสงสด ระบความจ าเปนและคณลกษณะทด

TOR ทดระบขอความทไมก ากวมตรวจสอบได

TOR ทดไมระบรายการทเกนจ าเปน ใชงานอยางประหยด คณภาพด น าไปใชประโยชนชดเจน ตรวจสอบและวดได

ทมา:http://www.civilclub.net/webboard/index.php?topic=6498.0;wap2 (เขาถง 23 มกราคม 2561)

การเลอกหวของานวจยส าหรบ TOR

1) หวขอวจยอาจเกดจากความสนใจ ประสบการณสวนตว และปญหาในการท างานของหนวยงาน

2) การอานเอกสาร วรรณกรรมทเกยวของ ไดแก ต ารา วารสารวจยตางๆ และปรญญา นพนธตางๆ บทความตางๆทเกยวของ รายงานการวจย บทคดยอเปนตน

3) แหลงทนอดหนนการวจย เชน สวก. สกว. สวทช. นบเปนแหลงทเปนทางเลอกทสามารถชวยในการก าหนดทมาของหวขอ TOR ไดโดยแหลงทนขางตนจะชวยให ก าหนดชอเรองได

ทมา: คมอเทคนคการหาหวของานวจย สถาบนวจยและพฒนา มหาวทยาลยเทคโนโลย ราชมงคลกรงเทพ

การต งชอหวขอ(ปญหา)วจย

1) ชอปญหาควรกะทดรด และมความชดเจน

2) ชอหวขอปญหาทดจะตองแสดงใหเหนถงความสมพนธของตวแปรของปญหานนๆ

3) ภาษาทใชตองมความชดเจนอานเขาใจไดงาย

4) การตงชอหวขอปญหาจะตองระวงไมใหซ าซอนกบผอน แมวาจะศกษาในประเดนท คลายๆ กนกตาม

ทมา: คมอเทคนคการหาหวของานวจย สถาบนวจยและพฒนา มหาวทยาลยเทคโนโลย ราชมงคลกรงเทพ

หลกเกณฑการเลอกหวขอ TOR

เลอกจากความสนใจของตนเองเปนทตง ไมวาหวขอทจะท าการมความส าคญมาก นอยเพยงใด และก าลงอยในความสนใจของคนทวไปหรอไม หากผทจะท า TORไมมความสนใจในหวขอนนๆ กไม ควรทจะท า TOR หวขอนน เพราะงาน TORจ านวนมากไมสามารถลลวงไปไดดวยดดวยเหตผลเดยวคอ ผวจยไมม ความสนใจอยางแทจรง ความสนใจในเรองทจะท า TOR จงมความส าคญมาก เพราะเปนแรงจงใจทจะผลกดนใหผสนใจมาท าวจย เกดการตดตามคนควา เพอเขามาเสนอท าโครงการวจยไดบรรลเปาหมาย

ทมา: คมอเทคนคการหาหวของานวจย สถาบนวจยและพฒนา มหาวทยาลยเทคโนโลย ราชมงคลกรงเทพ

การเขยนขอบเขต TOR

10

เอกสาร TOR จะกาหนดขอบเขตงานและรายละเอยดของงานเพอจดจาง ขอบเขตของงานอาจ เรยกวา โครงสรางของ TOR หรอสวนประกอบของ TOR ซงประกอบดวย

บทนาขอมลเกยวกบโครงการ • วตถประสงคของการวาจาง • ขอมลเกยวกบภารกจของผรบจาง • ขอบเขตการดาเนนงาน • ระยะเวลาการดาเนนงาน • คณสมบตของผรบจาง • การสงมอบผลงาน • การกากบการทางานของผรบจาง

• หลกเกณฑในการพจารณาคดเลอก • หนาทความรบผดชอบของผวาจาง

http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เข าถงเมอ22มกราคม2561)

1) บทน า

11

บทน าจะใหขอมลความเปนมาของโครงการ และภารกจทตองการวาจางทปรกษา เพอใหท ปรกษาเขาใจถงความจ าเปน หรอความส าคญของภารกจนและความเชอมโยงของภารกจนกบเรองอนๆ

http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

2) วตถประสงคของการวาจาง

12

การจะด าเนนโครงการใดๆใหบรรลเปาหมายจ าเปนตองมการก าหนดวตถประสงคของโครงการ รวมทงตองมการก าหนดเปาหมายเฉพาะของแตละกจกรรมอยางชดเจน วตถประสงคของการวาจาง คอ สงทผวาจางตองการจะบรรลหลงจากทภารกจเสรจสนลงผลงานของโครงการ มจดมงหมายทจะสรางผลลพธ ทมตวชวดทตองการทงในดานของเวลา พนท ปรมาณ คณภาพ รวมทงคาใชจายตางๆ ทชดเจน เพอใหการ วดความส าเรจของโครงการ สามารถจะวดในดานของประสทธผล หรอผลสมฤทธได โดยงาย

http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

3) ขอมลเกยวกบภารกจของผรบจาง

13

เปนการประมวลสาระของปญหาหรอเรองทตองการใหผรบจางดาเนนการ บงชประเดนตางๆ ท เกยวของกบปญหา ทงน เพอสรางพนฐานสาหรบการทาความเขาใจในขอบเขตการดาเนนงานภายใต ภารกจขอผรบจาง

TOR ควรเสนอในรปของสรปยอผลการศกษาวเคราะหเบองตน เพอบงช ปญหา และรายละเอยดตางๆ โดยอาจเสนอไวในภาคผนวกหรอเอกสารแนบเปนการประมวลสาระของปญหาหรอเรองทตองการใหผรบจางดาเนนการ บงชประเดนตางๆ ท เกยวของกบปญหา ทงน เพอสรางพนฐานสาหรบการทาความเขาใจในขอบเขตการดาเนนงานภายใต ภารกจขอผรบจาง

TOR ควรเสนอในรปของสรปยอผลการศกษาวเคราะหเบองตน เพอบงช ปญหา และรายละเอยดตางๆ โดยอาจเสนอไวในภาคผนวกหรอเอกสารแนบ

http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

4) แนวทางการด าเนนงานและขอบเขตงาน

14

ควรก าหนดชดเจนวาการด าเนนงานของผรบจาง ตองครอบคลมประเดนใดบาง และละเอยด เพยงใด ทงในดานลกและดานกวาง ทงน ตองแนใจวาประเดนทจะใหผรบจางด าเนนงาน มความจ าเปน จรงๆตอปญหาหลกทเปนพนฐานในการวาจาง

ขอบเขตของการด าเนนงานจะบอกวาตองท าอะไรบาง มใช บอกวาท าอยางไร แตงานบางอยางอาจจ าเปนตองบอกวาควรท าอยางไร ทงนเพอรกษามาตรฐานของขอมล นอกจากน ควรแบงการด าเนนงานออกเปนขนตอน เชน การส ารวจขอมลพนฐาน การศกษา วเคราะหขอมลทได จากการส ารวจ การจดท ารายงานฉบบราง การจดสมมนาเพอระดมความคดเหนในการ ปรบแกรายงานฉบบรางเปนตน

ทมา:http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

5) ระยะเวลาการด าเนนงาน

15

การก าหนดระยะเวลาการด าเนนงานโดยแบงปนระยะๆตามผลงาน เชน รายงานเรมงาน (Inception Report) รายงานฉบบกลาง (Interim report)รายงานฉบบราง (Draft final Report) รายงานฉบบสดทาย (Final Report) เปนตน ระยะเวลาการ ด าเนนงานทก าหนดใหผรบจางตองมความเปนไปได (Realistic)สอดคลองกบปรมาณงานและขอจ ากดอนๆ โดยเฉพาะอยางยงการเกบขอมลทข นกบฤดกาล โดยทวไปถาระยะเวลาการท างานสนจะใชคนมาก ถา ระยะเวลาท างานนานใชคนนอย กลาวคอ ปรมาณคน-เดอนทตองใชจะมความสมพนธกน

http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

6) ก าหนดคณสมบตของผรบจาง TOR

16

TOR ควรก าหนดใหชดเจนวาบคลากรทตองการส าหรบภารกจน มลกษณะอยางไร การ ก าหนดคณสมบตผรบจางควรใหสอดคลองตรงกบลกษณะของงานทตองการวาจาง เชน

• เปนผเชยวชาญ หรอนกวชาการดานใดบาง แตละดานจะใชแรงงานเทาใด • ก าหนดสาขาวชา หรอความเชยวชาญทตองการ จากโครงรางของปญหาทตองการใหม การศกษาวเคราะห

• ก าหนดคณวฒและประสบการณของผรบจาง และความสามารถพเศษอนๆทตองการ เชน ตองมความสามารถในการใชคอมพวเตอรได การคดและพมพได และความสามารถดานภาษาองกฤษ เปนตน

อยางไรกตาม ปรมาณแรงงานทเอกสาร TOR ก าหนดไวเปนเพยงตวเลขคราวๆ ตามการประเมน ของผจดท า TOR เทานน เพอใชในการประมาณราคาคาจาง

http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

ตวอยางการก าหนดคณสมบตของผเสนอราคา

17

1) ผเสนอราคาตองเปนผมอาชพรบจางทประกวดราคาจางดวยวธการทางอเลกทรอนกส

2) ผเสนอราคาตองไมเปนผถกระบชอไวในบญชรายชอผท งงานของทางราชการและไดแจง เวยนชอแลว หรอไมเปนผทไดรบผลของการสงใหนตบคคลหรอบคคลอนเปนผท งงาน ตามระเบยบของทาง ราชการ

3) ผเสนอราคาตองไมเปนผมผลประโยชนรวมกนกบผเสนอราคารายอนทเขาเสนอราคา ณ วนประกวดราคาจาง และไมเปนผมผลประโยชนรวมกนกบผใหบรการตลาดกลางอเลกทรอนกส หรอไมเปน ผกระท าการอนเปนการขดขวางการแขงขนราคาอยางเปนธรรม ในการประกวดราคาครงน

http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

ตวอยาง (ตอ)

18

4) ผเสนอราคาตองไมเปนผไดรบเอกสทธหรอความคมกน ซงอาจปฏเสธไมยอมขนศาลไทย เวนแตรฐบาลของผเสนอราคาได มค าสงใหสละสทธและความคมกนเชนวานน

5) ผเสนอราคาตองเปนนตบคคลและมผลงาน ประเภทเดยวกนกบงานทประมลจาง ดวยวธการทางอเลกทรอนกสในครงน ในวงเงนไมนอยกวา 3,100,000 บาท (สามลานหนงแสนบาทถวน) โดยตองเปนผลงานสญญาเดยวและเปนผลงานทเปนคสญญาโดยตรงกบสวนราชการ หนวยงานตามกฎหมาย วาดวยระเบยบบรหารราชการสวนทองถน รฐวสาหกจ หรอหนวยงานเอกชน ทจงหวดเชอถอ โดยตองเปน ผลงานไมเกนก าหนดระยะเวลา 5 ป นบตงแต วนทตรวจรบงานจางงวดสดทายจนถงวนยนซองขอเสนอ การประมลจางดวยระบบอเลกทรอนกส

http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

7) การสงมอบผลงาน

19

ผลงานของผรบจาง TOR จะตองก าหนดอยางชดเจนวาตองการผลงานของผรบจาง อะไรบาง ขอก าหนดของผลงานเปนอยางไร (เชน รายงานแตละฉบบจะตองมเนอหาสาระอะไรบาง) รปรางหนาตา ของผลงานควรเปนอยางไร (Format) ก าหนดสงมอบเมอไร จ านวนเทาใด เปนตน นอกจากนควรก าหนด Softwareทผรบจางจะใชและก าหนดใหผรบจางสง Diskette ดวย

http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

ตวอยางการสงมอบงาน

20

• รายงานเรมงาน (Inception Report) หลงจากเรมงานแลวประมาณ 1-2 เดอน วตถประสงคเพอ ทบทวนปรบแกแผนงานใหเหมาะสมยงข นหลงจากทไดศกษาวเคราะหเบองตนแลว • รายงานฉบบกลาง (Interim Report) ประมาณกงกลางชวงเวลาการด าเนนงาน ถา ชวงเวลา การด าเนนงานสน เชน 4-6 เดอนอาจไมจ าเปนตองมรายงานฉบบกลาง • รายงานฉบบสดทาย ฉบบราง (Draft Final Report) ประมาณ 1 เดอน กอนสนสดการด าเนนงาน • รายงานฉบบสดทายฉบบสมบรณ (Final Report) ประมาณ 1 เดอน หลงจากทไดรบขอคดเหน จากผวาจางแลว • รายงานการเสรจสนภารกจ (Assignment or Project Completion Report) ในกรณทเปนการ วาจางทปรกษาใหด าเนนภารกจบางอยาง เชน วาจางทปรกษาเปนผเชยวชาญประจ าโครงการ วาจางท ปรกษาใหจดการโครงการ วาจางทปรกษาใหควบคมงานหรอก ากบงาน เปนตน • รายงานความกาวหนา จะขนอยกบความจ าเปนและความตองการของผวาจาง โดยอาจจะมเปน รายเดอน หรอรายไตรมาสในลกษณะรายงานถงความกาวหนาของการปฏบตงานของทปรกษาเปนระยะๆกได ทมา: http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

8) การก ากบการด าเนนงานของผรบจาง

21

ผวาจางควรจดท าขอก าหนดโครงการ (TOR) ทใหขอมลแกผรบจางเกยวกบการจดองคกรของผวาจางส าหรบก ากบการด าเนนงานของผรบจาง และเปนกลไกทจะใชในการประสานงานกบผรบจาง โดยทวไปผวาจางจะมเจาหนาทรวม (Counterpart Staff) เพอประโยชนในการเรยนรงานจากผรบจาง (มก ตองเรยนรเอาเอง เพราะผ รบจางจะใหความส าคญแกการท างานตามภารกจของตนกอน)

ผประสานงาน โครงการ หรอผจดการโครงการ คณะกรรมการก ากบการด าเนนงานของผรบจาง(คณะกรรมการก ากบ โครงการ) ระเบยบการจดซอจดจางของทางราชการ ก าหนดใหมคณะกรรมการตรวจการจาง ซงทางปฏบต สวนราชการมกจะแตงตงกรรมการตรวจการจางเปนคนละชดกบคณะกรรมการคดเลอกผรบจาง

จงมปญหาคอ คณะกรรมการตรวจการจางตองใชเวลาในการท าความเขาใจกบขอเสนอดานเทคนคของผรบจาง รวมทงอาจไมทราบรายละเอยดผลการเจรจาททงสองฝายไดตกลงกนไว โดยเฉพาะการท าความเขาใจ ระหวางกนในขอบเขตการปฏบตงานและความลกของขอมลทตองการใหศกษาและวเคราะห ดงนน คณะกรรมการทงสองชดควรใชบคลากรหลกรวมกน

ทมา: http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

9) หลกเกณฑในการพจารณาคดเลอก TOR

22

ควรก าหนดมาตรฐานดานเทคนค เชน ประสบการณ แนวคดสรางสรรค ความถกตองตาม วตถประสงค เปนตน เพอเปนเกณฑพจารณาในการคดเลอกผรบจางตามลกษณะความเชยวชาญเฉพาะดาน และมคณะกรรมการพจารณาและตรวจรบ ซงเปนผทมความรและเชยวชาญในงานนนๆโดยเฉพาะ

ทมา:http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22

มกราคม 2561)

10) หนาทความรบผดชอบของผวาจาง

23

เอกสาร TOR จะตองก าหนดชดเจนวา ผวาจางจะใหอะไรหรอท าอะไรใหแกผรบจางไดบาง จะ คดคาใชจายหรอไมคด ถาคดจะคดอยางไร รายการทควรพจารณาไดแก

• สถานทท างาน เฟอรนเจอรส านกงาน เครองใชส านกงาน เครองคอมพวเตอรและ เครอง พมพ เครองถายเอกสาร โทรศพท โทรสาร ยานพาหนะวสดส นเปลองตางๆ

• ขอมลตางๆ ทจ าเปนส าหรบการท างานของผรบจาง ถาเปนขอมลของหนวยราชการตางๆ ผวาจางควรรบหนาทในการเกบรวบรวมใหทปรกษา จะประหยดเวลาและเงนคาจางไดมาก

• คาใชจายอนๆ เชน การจดสมมนา การพมพเอกสารตางๆ

ทมา:http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

TOR: Term of Reference

24

การก าหนดลกษณะการจดจางและการคดเลอกผรบจาง การจดท ารายละเอยดในการจดจาง(TOR: Term of Reference) ถอไดวาเปนกลยทธหนง ซงจะใช เพอใหเกดผลสมฤทธสงสดในการจางผรบจางหนวยงานภายนอก (Outsource) มาด าเนนการ ซงกระท าได ในลกษณะตางๆกน อาท จางทปรกษา จางด าเนนการศกษาวจย จางด าเนนการผลตเอกสาร ฯลฯ

1) ก าหนดลกษณะการจดจาง การจดจางด าเนนงาน จะมการจางเปน 2 ลกษณะคอ

• การจางรวมทงแผนงาน/โครงการ มลกษณะการจางกจกรรมหลายๆ ดานรวมเบดเสรจ เปน โครงการใหญ TOR ส าหรบการจางรวมทงโครงการ ตองตอบสนองเปาประสงคขององคกรได อยาง ครบถวนทกกจกรรม TOR จะตองระบใหชดเจนวาตองการใหเกดอะไรขนกบองคกร และงบประมาณเทาใด เปนตน ซงการจดจางในรปแบบนมกจะมผรบจางเพยงรายเดยว โดยทอาจจะไมไดมความถนดในการจดท า และวางแผนใหครบทกๆ กจกรรม

• การจางแบบแยกกจกรรม/แยกสวนงาน มลกษณะการจางท างานแยกความรบผดชอบ ออกเปนสวนๆ เปนเฉพาะเรองตามวตถประสงคของกจกรรมตามแตละกรณไป การจดท าการจางแบบแยก สวนนน หนวยงานสามารถเลอกจางไดตามความจ าเปน ซง TOR ทก าหนดขนจะเปดโอกาสให ไดมความช านาญอยางแทจรงในแตละดาน แตละงาน เขามาแขงขนอนจะเปนผลดแกหนวยงานทสามารถตดสนใจ คดเลอกตามความถนดไดมากขน ซงหากหนวยงานมแผนงานทด เจาหนาททเขามาควบคมดแลใหการ ด าเนนงานของผรบจางเปนไปตามแผนงานทก าหนดไว กจะชวยให เกดผลสมฤทธแกหนวยงานมากยงขน

ทมา:http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22

มกราคม 2561)

TOR: Term of Reference

25

2) การเลอกผรบจาง เนองจากหนวยงานผรบผดชอบ ไมไดมประสบการณหรอความเขาใจโดยตรงในโครงการ อยาง เพยงพอ ท าใหมการก าหนดลกษณะคณสมบตผรบจางแบบกวางๆ โดยมกระบคณสมบตผรบจางเพยงเปน นตบคคลทมประสบการณและผลงานเทานน ซงวธการก าหนดคณสมบตเชนนท าใหขาดการชชดถงลกษณะ ความช านาญพเศษเฉพาะทจ าเปนในการด าเนนโครงการ อนท าใหไดผรบจางไมตรงกบความตองการของการ วาจาง นอกจากการก าหนดคณสมบตของผรบจางของหนวยงาน อาจเกดเปนขอครหาในเรองของความ โปรงใสได เนองจากสามารถก าหนดคณสมบตใหเออประโยชนตอบรษทเอกชนรายใดรายหนงเปนพเศษ เชน การก าหนดวงเงนทนจดทะเบยนบรษท โดยไมจ าเปนตองแจกแจงเหตผลวาท าไมจงก าหนดวงเงนจดทะเบยน เปนจ านวนดงกลาว ท าใหถงแมจะมการก าหนดคณสมบตของผรบจางเพอความโปรงใส แตไมมส งใดเปน หลกประกนไดวาการจดจางมความโปรงใสจรง ในความเปนจรงการก าหนดคณสมบตผรบจางทเหมาะสม ควรจะค านงถงลกษณะงานทจะจางเปนอนดบแรก แลวจงพจารณาถงคณสมบตดานการประกอบธรกจทตรง กบการจางงานครงนนๆ เชน ถาเปนการจดจางวางแผนการโฆษณา กควรจะระบคณสมบตผรบจางวา เปน บรษททมรายไดสวนใหญมาจากการประกอบธรกจดานการวางแผนการโฆษณา (Advertising Agency Business) และมวตถประสงคหลกเพอประกอบธรกจดานการวางแผน และใหค าปรกษาทางดานการ โฆษณา เปนตน

ทมา:http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/42567-5360.pdf(เขาถงเมอ 22 มกราคม 2561)

การควบคมงานและการตรวจความกาวหนาโครงการ

26

1.การควบคมงานการควบคมงานมความส าคญตอการท างานของผ รบจ างดงนประการทหนงท าให ทราบความก าวหน าของงานและสามารถตรวจสอบความถกต องการด าเนนงานของผ รบจ างได ทกขนตอน

ประการทสองทราบปญหาหรออปสรรคทเกดขนในระหวางการท างานของผ รบจ างอนจะท าให สามารถแก ไขได ทนกอนจะเกดความเสยหายหรอความล มเหลวในการท างาน

ประการทสามทราบความเหมาะสมหรอไมเหมาะสมของวธการท างานของผ รบจ างการควบคมงานให ได ผลลพธตามแผนงานหรอโครงการทก าหนดไว จ าเปนจะต องค านงถงองคประกอบทส าคญ4ประการคอ

1) การก าหนดมาตรฐานของงาน (standards)

27

มาตรฐานในทนเปนเครองมอชวด หรอบรรทดฐานทบงบอกถงระดบความส าเรจท ตองการ อนจะท าใหทงผปฏบตงานและผควบคมงาน สามารถใชเปนตววดเปรยบเทยบผลงานไดตรงกน มาตรฐานนอาจระบในเชง ปรมาณ คณภาพ ขนาด เวลา และพนทเปาหมาย รวมทง เกณฑ ทางเทคนค (technical) โดยเฉพาะตามหลกพนฐานทางวชาการหรอวชาชพดวย การก าหนดมาตรฐานดงกลาวจ าเปนพจารณาจากขอความตางๆ ในเงอนไขของโครงการ และขอก าหนดโครงการ(TOR) ตลอดจนการอางองในเชงเปรยบเทยบกบมาตรฐานทไดรบการยอมรบ โดยทวไปจะก าหนดมาตรฐานทนาเชอถอทางวชาชพเฉพาะ (specialist)ดวย มาตรฐานทดคอ มาตรฐานทใช

เปนเปาหมายในการท างานได ซงปกตจะเปนไปตามหลก SMART คอ เปนไปได (sensible) วดได (measurable) บรรลผลทตองการ (attainable) อธบายได (reasonable) และระบเวลา (time available)

2) การก าหนดแบบแผนของรายงาน (reporting)

28

เพอใหผบรหารรบทราบขอมลเกยวกบผลการปฏบตงาน (performance information) ของ ผรบจาง จงจ าเปนตองก าหนดระยะเวลา รปแบบ และวธการรายงานใหชดเจนไวใน TOR ดวย ทงน เพอใหการตดตามงานเปนไปอยางรดกม และรอบคอบ

3) การวดผลงาน (measurement) เปนการวดผลงานทไดรบจากการรายงานกบมาตรฐานของงานทก าหนดไวลวงหนาเพอ พจารณาวาสามารถทจะยอมรบงานนนไดหรอไม ถาไดมาตรฐานกผาน ไมได มาตรฐานกไมผาน

4) การปรบปรงแกไข (take corrective action) เปนการใชดลยพนจของนกบรหารในการสงการ หรอใหค าแนะน า หรอปรกษาหารอ เพอใหมการแกไขปรบปรงงานใหไดมาตรฐานทก าหนด

การควบคมผลลพธ (outcomes controls)

29

การควบคมผลลพธ (outcomes controls) เปนการตดตามผลการด าเนนงาน ท พจารณาถง ระดบความส าเรจของผลงานทหนวยงานเสนอตอผรบบรการหรอสาธารณชน วาผลลพธ(results or out comes) เปนไปตามวตถประสงคและเปาหมายตางๆ ทก าหนดไวหรอไม มผลกระทบ (impacts) ในดานบวก หรอดานลบอยางไร กบสามารถน าไปสการควบคมหรอโตตอบกบสภาพแวดลอมได

ตามจดหมายของนโยบายและแผนของหนวยงานมากนอยเพยงใด ในการควบคมผลลพธทกลาวนจะเหนไดวา เปนเรองท เกยวของกบการประเมนผลอยางแทจรง ระบบการรายงาน (reporting system) การทจะท าใหระบบการควบคมทวางไวท างาน อยางไดผล จ าเปนจะตองจดวางระบบการรายงานให มประสทธภาพ โดยรวบรวมขอเทจจรงเกยวกบการ ปฏบตงาน เปนขอมลขาวสารทจะท าใหนกบรหารทเกยวของทราบถงสถานภาพ (project status)ทแทจรง ของการด าเนนงาน

2. การตตามงาน (Monitoring or Follow up)

30

ซงเปนการพจารณาขอมลทแสดงถง ผลการ ด าเนนงานของระบบงานทวางไว ซงปกตจะใหความส าคญในเรองตางๆไดแก - การใชทรพยากร (inputs) เปนไปตามเงอนไขหรอขอก าหนดตางๆ ในแผนงานหรอไม - การปฏบตงานเปนไปตามขนตอนหรอกระบวนการดานตางๆ(processes) ทวางไวใน แผนงานหรอไม - การพจารณาผลงาน (outputs) ทเกดขนในโครงการ วามปรมาณ คณภาพ และเสรจตาม เวลาทก าหนดไวในแผนงานหรอไม - การตดตามผลลพธ (outcomes) วาไดรบการยอมรบและถกน าไปใชประโยชนในหม ผรบบรการ ตรงตามวตถประสงคของโครงการหรอไม

3. การตรวจรบใหสอดคลองกบ TOR

31

การตรวจรบมกจะเนนเรองเอกสารขอความ แตตองม ความรดานเทคนคเพอใหสามารถตรวจคณภาพได TOR มส าคญมากการตรวจรบจะตองเปนไปตามสญญา

การประเมนผลความคมคาของโครงการ

32

มาตรการดานการประเมนประสทธภาพและประสทธผลของโครงการ ยงไมไดรบการปฏบตอยาง กวางขวางทวถงในหนวยงานรฐ ในการประยกตใชแนวคดเรองการประเมนประสทธภาพตนทน (Cost Efficiency) ของโครงการ โดยหนวยงานรฐสวนใหญจะใหความส าคญในเรองของการประเมนผลดาน ทศนคตและพฤตกรรมแลวน ามาเทยบเคยงกบวตถประสงค/เปาหมายของโครงการ

นอกจากนหนวยงานราชการหลายแหง ใชจ านวนชนงานทผลตได เปนเกณฑการวดผลผลต (Out put) ซงอนทจรงแลวจ านวนงานทเทากนอาจมตนทนด าเนนการทตางกน การวดผลงานโครงการในเชง ปรมาณงาน จงควรพจารณาในแง ผลลพธ(Out come) จ านวนครง และความพอเพยง ประกอบกนดวย การออกแบบการประเมนผล ควรจะก าหนดเปาหมายและแนวทางทแนนอนของโครงการวามงหวง ในดานใด วตถประสงคสงสดทตองการจะบรรลและวธการประเมนผลวตถประสงคนน เชน ในกรณท ตองการจะเปลยนทศนคตของผบรโภค กควรจะมการออกแบบวธการประเมนผลทสามารถจะทราบถง การเปลยนทศนคตของผบรโภค โดยในการท าขอก าหนดจดจางโครงการ TOR อาจจะแบงเปนชวงๆ ตาม ปงบประมาณ ซงแตละชวงควรจะมการก าหนดการประเมนผลความคมคาของโครงการตามเปาหมายของ โครงการ

สรป

33

การด าเนนงานของผรบจางในบางโครงการจะประสบกบปญหาอปสรรคท าให งานไมเสรจตามเวลาท ก าหนด หรอผลงานไมเปนไปตามวตถประสงคและเปาหมายของโครงการ และเมอผรบจางไมสามารถ แกปญหาได กจะสงผลใหโครงการนนประสบกบความลมเหลว ปญหาดงกลาวมความเปนไปไดวาอาจจะ เกดจากการก าหนดโครงการ(TOR) ผดพลาด การตงงบประมาณและเวลาทไมเหมาะสม การแจกแจง งานไมชดเจน ขาดการก ากบงานและตดตามงานของผวาจาง ไมมการประเมนผลโครงการ เปนตน ขอผดพลาดตาง ๆ เหลานผวาจางมกจะไมยอมรบ โดยมกจะปดไปเปนความรบผดชอบของผรบจาง และ ด าเนนการปรบดวยเหตผดสญญาจาง ซงในความเปนจรงหากผวาจางไดเขาไปศกษากอนจนรถงสาเหตท แทจรง และยอมรบวาเปนความผดพลาดจากการก าหนดโครงการ(TOR) ผวาจางควรรวมหาทาง แกปญหาเพอมใหเกดความเสยหายกบงาน เชน การขยายระยะเวลาออกไป โดยมงเปาหมายเพอใหไดผล งานทมประสทธภาพ และประสทธผลสงสด ภายในงบประมาณทจ ากด