Julkisen hallinnon projektien haasteita

3.6.2014Teemu Anttila

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

Agenda

§ Case – Valtioneuvoston tietohallinnonyhtenäistäminen

§ Havaintoja hankkeista

230.5.2014

VN - Valtioneuvosto (Hallitus ja ministeriöt)VNK - Valtioneuvoston kansliaVNHY 2015 hanke - Valtioneuvoston hallintoyksikkö 2015 –hanke

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

Case - Valtioneuvoston hallintoyksikkö 2015 -hanke

§ VNK asetti hankkeen 4.12.2013. Hankkeen määräaika 28.2.2015.§ Valtioneuvostolle kootaan yhteiset hallinto- ja palvelutoiminnot4 tarpeettomasti erilaisten toimintatapojen purkaminen4 yhdenmukaisemmat toiminnan prosessit4 parempi toimintavarmuus4 toiminnan voimavarojen varmistaminen ja tarkoituksenmukainen kohdentaminen4 henkilöstön sisäisen liikkuvuuden lisääminen ja osaamisen laajentaminen

§ Valtioneuvoston hallintoyksikkö johtaa, sovittaa yhteen ja kehittäävaltioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisiä4 hallinto- ja palvelutoimintoja4 sisäistä toiminnan ja talouden suunnittelua4 toimintatapoja ja yhteistä toimintakulttuuria sekä4 tuottaa yhteisiä palveluja

§ Valtioneuvoston hallintoyksikkö muodostetaan valtioneuvoston kansliaan§ Valtioneuvoston hallintoyksikkö aloittaa 1.3.2015 lukien

330.5.2014

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

VNHY 2015 -hanke, aikataulu ja vaiheistus§ I-vaihe (1.1 - 30.4.2014 )

Ø Hanke tekee 30.4.2014 mennessä linjausesitykset valtioneuvostonhallintoyksikköön (VNHY) koottavista tehtävistä sekä esityskokoamisen ajallisesta vaiheistamisesta

§ II-vaihe (1.5 - 30.8.2014 )Ø Hanke valmistelee 30.8.2014 mennessä VNHY:n muodostamisen sekä

tehtävien, virkojen ja muiden voimavarojen kokoamiseksi tarvittavatsäädösmuutos-, talousarvio- ja muut ehdotukset

§ III-vaihe (31.8.2014 - 28.2.2015)Ø Tämän jälkeen valmistellaan VNHY:n toimintojen sisäinen organisointi

ja valtioneuvoston hallintoprosessien uudistaminen siten, että VNHYvoi aloittaa toimintansa 1.3.2015 lukien.

422.1.2014

VALTIONEUVOSTON KANSLIA 530.5.2014

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

VNHY - Koottavat tietohallinnon toiminnot

630.5.2014T. Anttila

Viestintä- jatoimisto-ohjelmat

JohtaminenTietohallinnon organisointi Yhteistyö toiminnan ja

käyttäjien kanssaYh. työ hallinnonalojentietohallinnon kanssa Osaamisen hallinta Tietohallinto prosessien

kehittäm.

Suunnittelu Kehittäminen ja toteutuksen ohjausKokonais-

arkkitehtuuriTietohallinto-

strategia

ICT -budjetointi Tietoturva-periaatteet

Kehittämisenpriorisointi

SeurantaStrategianseuranta

Vaikuttavuudenseuranta

Laadunseuranta

ICT –kustan-nusseuranta

Kehittämis-salkun hall.

Tieto-turvallisuus

Hankinnat jakilpailutukset

Projektienläpivienti

Lisenssienhallinta

Testauksenkoordinaatio

Häiriötilanteidenkoord.

Toimittajienhallinta

Palveluidenhallinta

Teknologia-alustaTeknologia-alusta

verkkoTietoliikenne-

verkko Konesalit Käyttöpalvelut Integraatio-palvelut

Sähköposti,viestintäratkaisut

Toimistosovel-lukset (Office)

Työryhmätilat

Puhepalvelut,AV-palvelut

PäätelaitteetPäätelaitteetPäätelaitteet Käyttäjien tuki hallinta

Käyttövaltuus-hallinta Työasemaverkko Tulostusten hallinta hallinta

Omaisuuden-hallinta

Hallinnon yleisiätietojärjestelmiä

Laskujenhallinta

Talous- jahenkilöstöhallinto

Tilaustenhallinta

Matkahallinto

Valtioneuvoston tietojärjestelmät

VN-päätöksenteko

EU-valmistelu

Hanketiedon hallinta

Kehys- ja budjetinvalmistelu

Kirjastotoiminta

VN-sisäinen viestintä

Työajanhallinta

VN-ulkoinen viestintä

Turvallisuus ja luvat

VN asianhallinta

Kiinteistövalvonta

Käännösmuistit

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

VN:n tietohallinnon resursoinnin nykytila

730.5.2014

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

Havaintoja johtamisesta ja päätöksenteosta

830.5.2014

Päätöksenteko ja muutoskyvykkyys§ Vahva hierarginen päätöksenteko- ja organisaatiorakenne§ Operatiivinen/taktinen, strateginen , poliittinen –taso§ Kyky muuttaa / kyky muuttua?§ Päätökset ”linjaorganisaatiossa”ó Ketterät projekti?

Johtaminen ja mittaaminen§ Tehokkuuden ja/vai vaikuttavuuden mittaaminen§ Muutoksen omistajuus => vastuu muutoksesta§ Vastuu tiedosta => vastuu päätöksistä

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

Organisaation kyky resurssimuutoksiin

§ ”Selvitimme miten hyvin yrityksissä on varauduttu resurssitarpeidenvaihteluun. Puolella vastaajayrityksistä (49 %) on toimintamalliresurssitarpeiden vaihtelun hallintaan.

§ ICT-toimiala (75 %) ja julkinen sektori (53 %) ovat varautuneetresurssitarpeiden vaihteluun parhaiten. Teollisuuden sekä kaupanalalla on varauduttu hiukan huonommin, niillä yli 50 % vastaajista eiollut varautunut vaihteluihin lainkaan.”

Mukava kyselyssä : ICT-toimiala, teollisuus, kauppa, palvelut ja julkinen sektori

930.5.2014

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

Organisaatiokulttuurin haasteita muutosprojektille

Ulkoiseen säilymiseen liittyvät tekijät§ Toiminta-ajatus, strategia, päämäärät§ Rakenne, järjestelmät, prosessit

Sisäiseen yhdentymiseen liittyvät tekijät§ Yhteinen kieli ja käsitteet§ Ryhmän rajat ja identiteetti§ Valtasuhteiden ja ihmisten välisten suhteiden luonne§ Palkintojen ja statuksen kohdentuminen

Syvät perusolettamukset§ Todellisuuden ja totuuden luonne§ Ihmisluonnon luonne§ Ihmisten välisten suhteiden luonne§ Ajan ja tilan luonne

(Mukaillen, Edgar H.Schein, 2001)

”Transformaatiota ei ole mahdollista toteuttaa ilman siihen sitoutunutta johtamista”(J. Kotter, 1997)

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

Vastuu projektin ja muutoksen johtamisesta

1130.5.2014

Työ (w)

Kustannukset (c)

Aika (t)

Tulokset (r)

Vaikutukset

Tehokkuuden johtaminen

Input Output

”Tehdään oikeita asioita oikein””Tehdään oikeita asioita oikein”

Muutostarve

Vaikuttavuuden johtaminen”Toteutetaan asioita, joilla on vaikutusta””Toteutetaan asioita, joilla on vaikutusta”

ROI, vastuu?Resursointi

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

Yhteenveto

Jo hyvinPäätöksentekokykyKyky ja volyymi tiedon luontiinOsaaminen ja asiantuntijuusToiminnan tasoProjektien tehokas johtaminen

1230.5.2014

TulevaisuudessaOrganisaation muutoskyky - ketteryysTiedon jakaminen ja johtaminenYhteistyö ja luottamusYhteentoimivuusMuutosten vaikuttavuuden johtaminen

VALTIONEUVOSTON KANSLIA

VNHY 2015 –hanke, tietohallintohankepäällikkö Teemu Anttilateemu.anttila@vnk.fi

1330.5.2014