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(c) 2010 Quadrem ‐ www.quadrem.com ‐ [email protected]

Abastecimiento Electrónico Integral Cerrando el ciclo logístico y financiero

Lima: Noviembre 9, 2010

Iván Braga ‐

Quadrem


Agenda

1.

Introducción

2.

Ciclos logístico y financiero

3.

Experiencias y Casos

4.

Gestionando la cadena completa

5.

Desafíos de Implementación


1. Introducción

• Las promesas del “e‐

procurement” y las soluciones B2B apuntaban a un

ciclo de negocio integral

P2P: Procurement to Pay –>

Desde la Procura hasta el Pago


Consecuencias:

No existe real integración del ciclo de negocio

La propuesta de valor no se realiza completamente

Sin embargo, la realidad muestra resultados sólo parciales:


Status de la Orden

Recepción de Bienes

Aviso de Pago

Respuesta al status

Aviso de despacho

Factura

Respuesta a la OCRespuesta a la OC

Cambio de Ordenes

Cambio de Ordenes

Ordenes de Compra

Ordenes de Compra

Procesos y documentos ‐

Ciclo de CompraCo

mprador

Proveedo

r

Solicitud de cotización

Solicitud de cotización Ofertas

electrónicas

Ofertas electrónicas

?


Perdemos la visión sistemática del ciclo de negocios.

No logramos trazabilidad de nuestros procesos de abastecimiento.

Dejamos de generar valiosa información para la gestión de la cadena.

No se impulsa una cultura de “delivery”

efectivo en nuestros proveedores.

Consecuencias:


Objetivo: Visión Integral y Sistémica


Recepción

Tecnologías para automatizar y conectar

El Abastecimiento electrónico permite que

un canal eficiente y seguro para que una empresa compradora

intercambie documentos con el

proveedor

Sourcing

Envío órdenes

Recepción

Pago

Ofertas

Despacho

Facturación

Internet

1/11/2011 © 2001‐2008 Quadrem International, Ltd. 8

Simplificando el Supply Chain Management

Ciclo digital de negocios

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.csun.edu/cod/images/sap.jpg&imgrefurl=http://www.csun.edu/cod/conf/2005/sponsor.htm&h=709&w=1299&sz=59&hl=en&start=1&sig2=HdsXY5DQVh3FWfsTh1TjjA&tbnid=f_3Q1sczAKRrvM:&tbnh=82&tbnw=150&ei=oSFoRv_IEIWEiQHO6eTYAg&prev=/images?q=sap&gbv=2&svnum=10&hl=en

http://www.entersymposium.com/mit-forum/meeting3/oracle_logo3.jpg

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.gailwilson.ca/images/Sage Software logo.jpg&imgrefurl=http://www.iplogy.be/partners-26.html&h=252&w=585&sz=19&hl=en&start=1&sig2=O8ovFqCeyI7h4Jpli1-3hw&tbnid=LorkOqihhP_n7M:&tbnh=58&tbnw=135&ei=z7sjSKRGp-6KAYnM4YQJ&prev=/images?q=sage+software&gbv=2&hl=en

http://tellus.intentia.com/Tellus/Images/lawson_logo.gif

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.legrandsoftware.com.au/images/myob_logo.gif&imgrefurl=http://www.legrandsoftware.com.au/&h=50&w=114&sz=3&hl=en&start=7&sig2=h01wpPMm5UM1-2Vh8EZcDQ&um=1&tbnid=j-FEACWk1xU4UM:&tbnh=38&tbnw=87&ei=TrwjSMGlEIz8igGs9IXmCA&prev=/images?q=sybiz+logo+accounting&um=1&hl=en&rlz=1T5GGLL_enUS254US257&sa=N


2. Los ciclos Logístico y Financiero


RECEPCION

PLANIFICACIÓN

PEDIDOLICITACIÓN

COTIZACIÓN

REQUERIMIENTO

USUARIO

SEGUIMIENTO FACTURA PAGO

COMPRADOR

Participar de LICITACIÓN/COTIZACIÓN

FACTURAELECTRÓNICA

AVISO DEPAGO

RECIBIR YCONFIRMAR PEDIDO

INFORMACIÓN DESTATUS DEL PEDIDO

PROVEEDORES

DESPACHO

Visión: Un ciclo digital de negocio entre empresas

Relaciones en un proceso electrónico de negocios

Ciclo de Sourcing


RECEPCION

PLANIFICACIÓN

PEDIDOLICITACIÓN

COTIZACIÓN

REQUERIMIENTO

USUARIO


COMPRADOR


FACTURAELECTRÓNICA

AVISO DEPAGO



PROVEEDORES

DESPACHO



Ciclo del Pedido


RECEPCION

PLANIFICACIÓN

PEDIDOLICITACIÓN

COTIZACIÓN

REQUERIMIENTO

USUARIO


COMPRADOR


FACTURAELECTRÓNICA

AVISO DEPAGO



ADMINISTRAR CATÁLOGO

PROVEEDORES

DESPACHO

e‐CAT



Ciclo Logístico


RECEPCION

PLANIFICACIÓN

PEDIDOLICITACIÓN

COTIZACIÓN

REQUERIMIENTO

USUARIO


COMPRADOR


FACTURAELECTRÓNICA

AVISO DEPAGO



PROVEEDORES

DESPACHO


Ciclo Financiero



Ciclo LogísticoImplica documentos que permitan:

1.

Vinculación con la Orden de Compra (OC)

2.

Activación de estado de la OC

3.

Informar de la entregas realizadas.

4.

Confirmar lo recepcionado en sus distintos estados.


Recibe

notificación

Recibe notificación

Información de la Orden de Compra

Se reciben los bienes en bodega.

Esquema operacional ciclo de la recepción de bienes

Envía Aviso de Entrega.

Despacha bienes

Se recibe aviso de entrega y se

registra en ERP

Se recibe aviso de

Recepción conforme

(1)

(1)Se emite Aviso de recepción

conforme una vez ingresados los

bienes

Recibe

notificación

ProveedoresCompradores


…el eslabón perdido?

• Si bien el concepto es simple, su aplicación se ha visto retrasada en los proyectos de

abastecimiento electrónico.

• Esto afecta la consolidación efectiva de los proyectos al reducir elementos claves de

valor para las compañías y sus proveedores.


Ciclo Financiero

• Vincular con la recepción efectiva de Bienes y Servicios.

• Implica intercambio de documentos

– Factura– Confirmación de la factura

– Aviso de Pago


3. Casos y experiencias

(c) 2010 Quadrem ‐ www.quadrem.com ‐ [email protected]/11/2011

1.

Completar el flujo de información en la cadena de abastecimiento del cliente.

2.

Control

en

tiempo

real

de

la

entrega

de

mercancías

y

el

flujo

de transportes nacionales o internacionales.

3.

Trazabilidad

en

toda

la

cadena.

El

proceso

de

recepción comenzará

en el lugar de entrega de los materiales contemplando

todos los incoterms. (EBP, EBC, EDP, IMP)

4.

Automatizar los procesos internos de almacén (WMS).

Objetivos

Caso CODELCO:

Automatización de Recepción de Bienes en Almacén


Modelo Corporativo de la Logística de Entrada

¿Qué

se

desea

Lograr?

¿Cómo se

desea

Lograr?CONCENTRAR INTEGRAR GESTIONAR OPTIMIZAR

¿Para qué? Atender requerimientos operacionales

de los Proyectos Estructurales

¿¿ DDóónde estamos hoy ?nde estamos hoy ?


Modelo de Operación

Preparación para la

entrega del pedido

Recepción Pedido en

Supply CentreGeneración

Pedido

Envío Aviso de Entrega electrónico

Generación

del ASN

Aviso de entregaGuía de

Remisión

Proveedor

Envío Orden de Compra

Despacho

A la carga

se adjunta

documento legal

y

Aviso de entrega

impresoNotificación de Recepción OK

Proveedor


Modelo Implementado vía Puntos de Control : GRNs.

Se recibe ASN electrónico.

Se recibe carga en almacén de

consolidación. Se verifica que se

cumpla con los bultos y pesos

informados

Se recibe carga en almacén división.

Se verifica que se reciben las

cantidades informadas y en buen

estado.

Si hay objeción en alguna de

las

2 instancias de recepción, se

emite un GRN de rechazo.

Transporte interno

Transporte interno

ASN

GRN0

GRN1

GRN2

GRN3

CLIENTE PROVEEDOR

Proveedor genera ASN

electrónico.

Proveedor envía la carga a

bodega Pactada.

QMarket acusa recibo GRN2,

con estado recibido

en Bodega

Final.

QMarket recibe GRN3, en

estado Devuelto

y la rebaja de

ítems y cantidades rechazadas.

Proveedor puede generar

nuevamente ASN, por las

cantidades rechazadas.

SAP emite un GRN0 confirmando

recepción del documento

QMarket recibe GRN0, estado

confirmado.

QMarket recibe GRN1, estado

entregado.


WMS: monitoreo de procesos internos CD

Tareas

PersonasProcesos


Beneficios Obtenidos

1.

Trazabilidad

Control

del

movimiento

físico

de mercancías desde el proveedor hasta el cliente interno.

2.

Optimizar la gestión logística (KPI, ciclos) gracias al flujo de información en tiempo real.

3.

Mejorar el nivel de servicio al cliente interno.

4.

Reducción de costos de transporte.

5.

Aumentar productividad en Almacenes.

6.

Disminución de Inventarios.


Seguimiento y Trazabilidad

27

www.rastreosat.cl


Mejoras efectivas en Almacenes

ANTES

DESPUES


Factura Electrónica ligada al ciclo de Recepción

• Proceso estable y masificado: 600

proveedores.

• Soporta el 80% de las facturas

recibidas, con respaldo en recepción

electrónica.

Beneficios:

• 5 días de ventaja en reconciliación de

facturas.

• Contabilidad evita la digitación de la factura,

minimizando errores manuales.

1/11/2011© 2001‐2008 Quadrem International, Ltd.

Triple Matching electrónicoTriple Matching electrónico


CICLO LOGISTICO INTEGRAL Compañía Minera COLLAHUASI

PROVEEDOR

Crea Pedido

COMPRADOR

Ellipse

Envío Electrónico Guía de Remisión

Envío Electrónico OC1 2

34

56

Recibe Pedido

Genera ASNRecibe ASN

Recibe Material Envío Físico del Material Envía Material

match

Confirma recepción Envío Aviso Electrónico Recepción Recibe confirmación 87

ASN

Guía de

Despacho


Proceso a controlarCaso Compras Nacionales:

Proveedor Transportista Bodega

ASN ASN

Recepción

Transportista

Consolidación

Transportista

Visibilidad de los Procesos a través de Quadrem

ASN ASN


Proceso a controlar

Caso Compras de Importación:

Proveedor Transportista

Almacen

Embarcador Área Importación

Agente de Aduana

ASN

ASN

ASN

ASN

ASN

Visibilidad de los Procesos a través de Quadrem

BD

documental

(B/L , guía aérea (CRT),

certificado de origen,

factura, lista de

empaque, otros

certificados.)

BD

documental

(B/L , guía aérea (CRT),

certificado de origen,

factura, lista de

empaque, otros

certificados.)


Proceso a monitorear


BENEFICIOS1.

Control del movimiento físico de mercancías desde el Proveedor

hasta almacén de la planta.

2.

Visibilidad completa del proceso.

3.

Información en tiempo real optimizar la gestión logística interna

(KPI, ciclos).

4.

Mejorar el nivel de servicio a los Usuarios (control del tiempo total

de aprovisionamiento).

5.

Coordinación en la logística de los retiros o recepciones Reducción

de costos de transporte

6.

Aumentar la productividad en Almacen (detalle de ítems incluido en

Aviso de Entrega).


Codificación

Quiero un rodamiento con atributos x, y, z

Decodificación

Decodificación

OptimizaciOptimizacióón Maestro de Materialesn Maestro de Materiales

http://images.google.com.pe/imgres?imgurl=http://www.unige.ch/sciences/terre/mineral/seminars/lima05/volcan.gif&imgrefurl=http://www.unige.ch/sciences/terre/mineral/seminars/lima05/lima05.html&usg=__OTD4xY6ryRo1QuxvU3LE1HuwHTY=&h=90&w=150&sz=4&hl=es&start=1&tbnid=EIPiLxkBPTXXmM:&tbnh=58&tbnw=96&prev=/images?q=volcan+minera&gbv=2&hl=es


Desde e‐marketplace

Quadrem

Contrato

Generación de

Solicitud de

Pedido

WF

Financiero

Generación de

Orden de

Compra

HES creada

por Proveedor

HES Response a e‐

marketplace

QuadremPago

Proveedor

A e‐marketplace

Quadrem

WF Financiero

(Validación)

WF Financiero

(Aprobación)

Cerro Matoso: Gestión de contratos y estados de pago

Proceso HES Electrónica


Cerro Matoso: Ciclo de Documentos Electrónicos

1/11/2011

Carga Automática de Hoja de Entrada

de Servicios

Envío de Orden de Servicios PagoCarga Automática

de Factura

Confirmación de Hoja de Entrada de

Servicios

Envío de Hoja de Entrada de Servicios

Recepción / Confirmación de

Orden de ServiciosAviso de PagoEnvío de Factura

Electrónica

Recepción Respuesta Hoja de

Entrada de Servicios

COMPRADOR

PROVEEDOR


EsquemaQuadrem


Caso 3PL

1. PO; CO

4a. POR

6a. ASN

10. NF

11. NF-R

14. NF-TR

15. NFTR-R

20. CTRC

21. CTRC-R

23 CTRC-F

22. CTRC-R

24. CTRC-F19. CTRC

17. ASNR

16b. NFTR R

13. NFTR

12b. NF-R 6b. ASN

4b. POR7. ASNR APR

Quadrem

TRANSPORTADOR

3. POR

2. PO; CO

5. ASN

8. ASNR-APR

9. NF

12a. NF-R

16a. NFTR-R

Programação deColeta, Conferência

e Recebimento

Despacho(Criação do CTRC)

Criação NFFornecedor Material + NF

Vale Fornecedor

18. ASNR

Material + NF+ CTRC + Manifesto

8a

22a

PROVEEDOR


4. Gestión basada en información transaccional

BD Análisis

SCM

BD Análisis

SCM


Selección de contratos

Control de Gestión de los contratos de suministro


Page 8

Monitoreo por ámbitos

-Pagar según lo contratado

-Medir desempeño

-Supervisión de la ejecución del servicio

-Legislación vigente

-Documentos contractuales firmados

-Libro de obra (Comunicaciones)

-Responsabilidad subsidiaria

-Subordinación y dependencia

-Seguridad

-Medio Ambiente

-Salud

-Control de accesos

- Negociación colectiva

-Control de costos

-Desviaciones de plazo vs. montos

-Productividad


Panel de control


Midiendo la intensidad del proceso P2P

• P2P Ratio:

Relación entre el número total de documentos electrónicos transados y el número de pedidos emitidos.


Etapas

Gestión de la performance de Proveedores


Reporte evaluación proveedor


Reporte de Auditoria Contratos


Sistema de evaluación de contratos/contratistas


5. Claves para la implementación

1.

Enfoque de Negocios más que tecnológico.

2.

Adopción masiva de todos los proveedores.

3.

Aprovechar capacidades del ERP (SAP, Oracle, Ellipse, otros).

4.

Integrar operadores logísticos y alinearse con estrategia de Factura electrónica.

5.

Asegurar alineamiento de stakeholders internos.

6.

No subestimar gestión del cambio y soporte a la operación.


…para alcanzar al 100% de la base de proveedores.

…para alcanzar al 100% de la base de proveedores.

Gestión de la adopción


Aristas claves para la gestión de proyectos

1/11/2011

Gestión del

cambio

Tecnología

Modelo de

operación

Soporte

operacional y

tecnológico

Soporte

compradores

proveedores

Gestión del

Proyecto

Gestión de la

operación

Indicadores,

mejora

continua

Proyecto

Operación


Consultas


Abastecimiento Electrónico Integral Cerrando el ciclo logístico y financiero

Lima: Noviembre 9, 2010

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