access

Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô..................................................................................................................................................

BÀI 1: LÀM QUEN VỚI MÔI TRƯỜNG ACCESS

I. Các khái niệm cơ bản

1. Khái niệm về MS – Access

MS – Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu có quan hệ rất tiện lợi cho việc quản

lý dữ liệu trong môi trường Windows. Ví dụ: quản lý hoá đơn nhập xuất hàng, quản

lý cán bộ, quản lý nhân sự trong công ty, quản lý điểm thi,….

2. Khái niệm về dữ liệu

Dữ liệu là một tập hợp các thông tin bao gồm nội dung là chữ, hình ảnh, âm

thanh,… mà máy tính có thể xử lý được.

3. Khái niệm về Cơ sở dữ liệu (CSDL)

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có cấu trúc và có liên quan đến nhau

thông qua một hoặc nhiều thành phần

Trong CSDL, nếu biểu diễn dưới dạng bảng thì mỗi cột của bảng gọi là một

trường (Field), mỗi dòng là một bản ghi (Record).

4. Cơ sở dữ liệu quan hệ

Trong một CSDL thường có rất nhiều vấn đề cần quản lý nên được bóc tách

thành nhiều bảng nhỏ cho dễ quản lý và giữa các bảng đó phải có quan hệ mật thiết

với nhau thông qua trường khoá. Tất cả các thông tin nào có liên quan đến nhau thì

để trên một bảng. Ví dụ: khi quản lý việc nhập xuất vật tư thì các thông tin về loại

vật tư đưa vào một bảng, kho chứa đựng được đưa vào một bảng khác, chi tiết nhập

xuất của loại vật tư đó được đưa vào bảng khác.

II. Làm việc với môi trường Access

1. Khởi động chương trình Access

Kích chuột vào nút Start chọn Programs Microsoft Access

Hoặc: Nháy kép vào biểu tượng Microsoft Access xuất hiện trên nền màn hình

..................................................................................................................................................Người soạn: Nguyễn Thị Nga 1


2. Làm quen với môi trường Access

Sau khi khởi động, cửa sổ chương trình xuất hiện gồm cửa sổ chính và hộp

thoại Microsoft Access. (Hình 1)

Trong cửa sổ này có các nút với ứng dụng như sau:

Create a new file : dùng để tạo một CSDL mới theo ý người sử dụng

Open -> More: dùng mở một CSDL đã có

II. Tạo CSDL mới và làm việc với CSDL đã có

1. Tạo CSDL mới bằng Design View

- Chọn File New Blank Database

- Xuất hiện hộp thoại, tại

o Save in: chọn vị trí lưu giữ

o File Name: gõ tên cơ sở dữ liệu

- Chọn Create



2. Mở CSDL đã có- Chọn File Open

- Xuất hiện hộp thoại, tại:o Hộp Look in: chọn vị trí chứa đựng CSDL cần mở

o Chọn CSDL chọn Open (hoặc nháy kép vào tên CSDL cần mở)

3. Giới thiệu các cửa sổ sử dụng trong MS – Access

Tables: Bảng - Dùng để thiết kế cấu trúc các bảng dữ liệu và toàn bộ dữ liệu sẽ chứa đựng trong Table. Một cơ sở dữ liệu thường gồm nhiều bảng có quan hệ với nhau.

Queries: Truy vấn - Dùng thiết kế truy vấn nhằm tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu, cập nhật dữ liệu cho bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp kết quả trên màn hình dưới dạng bảng.

Forms: Mẫu biểu - Dùng thiết kế các biểu mẫu nhằm hai mục đích chính:- Nhập dữ liệu cho các bảng (có thể nhập trực tiếp trong Tables)- Tạo giao diện quản lý chương trình, tạo giao diện chương trình dưới

dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu.Reports: Dùng thiết kế các bản báo cáo phục vụ công viêc in ấn. Nó có các khả năng:

- In dữ liệu dưới dạng bảng- Sắp xếp dữ liệu trước khi in- Sắp xếp dữ liệu theo nhóm. Cho phép thực hiện các phép toán để

nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm- In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo- Có thể định dạng font chữ, cỡ chữ, màu chữ của báo cáo

Macros: Chứa một số lệnh được lập trình sẵn bằng ngôn ngữ Visual Basic nhằm tạo một số hành động tự động thực hiện một số thao tác. Macro là đối tượng trung gian cho phép liên kết các đối tượng cơ bản như Table, Query, Form, Report.., cũng có thể sử dụng Macro để tạo hệ thống menu cho chương trình ứng dụng.

Module: Là môi trường để viết chương trình (bằng ngôn ngữ Visual Code) nhằm giải quyết các bài toán phức tạp.



BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI BẢNG

I. Thiết kế bảng mới bằng Design View

- Trong cửa sổ Database của CSDL đang thiết kế, chọn mục Tables New

Design View Ok (hoặc nháy kép vào nút Create Table in Design

view)

- Xuất hiện cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng:

o Field Name: gõ tên trường (gõ không dấu và tối đa là 64 ký tự, không

nên để dấu cách)

o Data Type: chọn kiểu dữ liệu của trường

o Description: gõ phần giải thích thêm (phần này không bắt buộc phải

có, nó sẽ hiển thị trên thanh trạng thái khi làm việc)

- Đóng và lưu cấu trúc bảng

*/ Chú ý: Sau khi gõ tên bảng và nhấn Save để lưu sẽ xuất hiện một bảng thông báo



Nếu chọn Yes thì Access sẽ tự tạo một trường ID dạng số tự động tăng

(AutoNumber) làm trường khoá.

Nếu chọn No thì không tạo khoá và sẽ lưu đúng cấu trúc mà ta thiết kế.

Nên chọn No vì mỗi bảng có một khóa riêng do người dùng tạo ra.

*/ Các kiểu dữ liệu của trường:

Text Kiểu ký tự thông thường, tối đa là 255 ký tự

Memo Kiểu ký tự, có độ dài <640000 ký tự

Number Kiểu dữ liệu số

Currency Kiểu dữ liêu dạng tiền tệ

Date/Time Kiểu dữ liệu ngày/ giờ

AutoNumber Kiểu số nguyên tự động tăng

Yes/No Kiểu Logic (Yes = -1, No = 0)

OLE Object Kiểu dữ liệu để lưu chứa hình ảnh

HyperLink Tạo liên kết với Website

Lookup

Wizard

Kiểu dữ liệu lấy từ bảng khác (đã có) và tạo quan hệ

giữa hai bảng

II. Các thao tác cơ bản

+) Thay đổi kiểu hiển thị của Tables, Queries, Forms, Reports

Chọn đối tượng cần thay đổi kiểu hiển thị chọn nút:

- Design: xem ở dạng thiết kế, chỉ sử dụng dạng này để thiết kế và hiệu chỉnh

cấu trúc của Tables, Queries, Forms, Reports.

- Open: xem dữ liệu, chế độ xem này được sử dụng khi muốn xem dữ liệu

- Dưới đây là hai kiểu hiển thị của tables:


Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô..................................................................................................................................................+) Cách chọn trường trong cửa sổ thiết kế bảng (Design)

Kích chuột vào mép ngoài cùng, bên trái của cửa sổ thiết kế tương ứng với

trường đang cần lựa chọn. (ô có ký hiệu tam giác ở đầu)

Muốn chọn nhiều trường thì giữ thêm phím Shift hoặc Ctrl. Nếu giữ Shift sẽ

chọn nhiều trường liên tiếp, giữ Ctrl thì chọn các trường không liên tiếp nhau.

+) Di chuyển vị trí của trường

Đưa trỏ chuột vào mép ngoài cùng bên trái của trường rồi giữ phím chuột trái

và kéo sang vị trí mới.

+) Thêm trường mới

Kích chuột vào vị trí cần chèn Chọn Insert Rows

+) Xoá trường đã có:

Chọn trường muốn xoá bấm phím Delete

+) Ẩn, hiện các thanh công cụ

Chọn View chọn ToolBars chọn hoặc bỏ chọn thanh công cụ cần sử dụng.

III. Các thuộc tính của trường

Field Size Độ lớn của trường dữ liệu kiểu Text hoặc Number

FormatQuy định kiểu hiển thị của dữ liệu kiểu Text, Number, Date/Time, Currency

Decimal Places Số chữ số thập phân trong kiểu Number và CurrencyInputMark Tạo khung nhập liệuCaptions Đặt nhãn cho trường (nhãn sẽ hiển thị thay cho tên trường)Default Value Xác định giá trị mặc định cho trường. Validation Rule Giới hạn giá trị sẽ nhập vào trường. Ví dụ: với trường kiểu

Number nếu tại dòng thuộc tính này nhập:>0 thì chỉ các giá trị lớn hơn 0 mới được phép nhập vào trường.>=100000 and <=1000000 thì chỉ các giá trị trong khoảng

100000 đến 1000000 được nhập vào trườngValidation text Gõ dòng thông báo hiển thị khi nhập không đúng dữ liệu Required Bắt buộc nhập nếu chọn YesIndexed Sắp xếp dữ liệu: No: Không sắp xếp

Yes (Duplicate OK): Sắp xếp và cho phép nhập trùng lặp dữ liệu trong trường

Yes (No Duplicate): Sắp xếp và không cho phép nhập trùng dữ liệu trong trường.

*/ Muốn thay đổi thuộc tính của trường trong bảng nào thì chọn bảng đó chọn Design chọn trường cần thay đổi thuộc tính kích chuột xuống cửa sổ nửa dưới (Field Properties) hoặc ấn F6 chọn thuộc tính cần thay đổi tương ứng.Ví dụ: với trường kiểu Number

Khi cần nhập số nguyên thì tại dòng thuộc tính Format chọn: Integer hoặc Long Integer.



Khi cần nhập số có thành phần thập phân thì tại dòng thuộc tính Format chọn: Sigle hoặc Double.*/ Tạo khung nhập liệu (tạo mặt nạ)

+) Sử dụng hỗ trợ của Access: Kích chuột vào nút tại dòng Inputmark chọn mẫu mong muốn.

+) Tự tạo khuôn dạng: sử dụng các ký tự tạo khuôn dạng nhập liệu sau:0 Vị trí dành cho chữ số từ 09 nhập vào và bắt buộc phải nhập

9 Vị trí dành cho chữ số từ 09 nhập vào và không bắt buộc phải nhập

A Vị trí dành cho ký tự, chữ hoặc số, bắt buộc nhập

A Vị trí dành cho ký tự, chữ hoặc số, không bắt buộc nhập

# Vị trí dành cho số hoặc dấu cách

! Căn trái dữ liệu

Ví dụ: khi gõ dữ liệu dạng ngày tháng có các dấu “/” phân cách, muốn có khung

nhập liệu dạng __/__/__ , tức là chỉ cần gõ số, các dấu phân cách sẽ tự có ta có thể

tạo khuôn dạng như sau:

00/00/00 hoặc 99/99/00



BÀI 3: ĐẶT KHÓA CHÍNH, LẬP QUAN HỆ CHO CÁC BẢNG

I. Đặt khoá chính

1. Khái niệm khóa chính

Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi. Đặc

trưng của khóa chính: trên trường làm khóa chính dữ liệu nhập vào phải không

trùng nhau và không được rỗng.

Mỗi bảng cần chọn trường làm khóa chính, nếu không chọn trường nào làm

khóa chính, Access sẽ hỏi bạn có muốn thêm một trường có tên là ID làm khóa

chính.

2. Mục đích

- Access tự động tạo chỉ mục (Index) trên khoá nhằm tăng tốc độ truy tìm

thông tin và sắp xếp dữ liệu.

- Khi tìm kiếm dữ liệu, các bản ghi sẽ được đưa ra theo thứ tự của khóa chính

- Access dùng khoá để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu giữa các bảng, có nghĩa là

khi xoá, sửa dữ liệu trong bảng chính thì các bảng quan hệ tự động xoá, sửa

theo.

3. Cách đặt khoá

- Chọn bảng chọn Design

- Chọn trường làm khoá (có thể chọn nhiều trường – xem lại cách chọn trường

ở trên)

- Chọn biểu tượng trên thanh công cụ hoặc chọn Edit Primary key.

Chú ý: khi lưu cấu trúc bảng nếu bạn chọn Yes thì Access sẽ tự động tạo trường

khoá (ID) ở dạng AutoNumber.

4. Sửa khoá

- Chọn bảng Design

- Chọn lại trường làm khoá

- Chọn biểu tượng

Lưu ý: Nếu bạn không muốn sử dụng khoá chính trong bảng thì chọn trường đã tạo

trường khoá và chọn lại biểu tượng

II. Thiết lập quan hệ giữa các bảng

1. Mục đích

Trong một CSDL thường có rất nhiều vấn đề cần quản lý nên được bóc tách

thành nhiều bảng nhỏ. Vì vậy, để quản lý được dữ liệu thì bắt buộc các bảng phải có

quan hệ mật thiết với nhau thông qua các trường mã khoá mà ta đã tạo ở trên.

2. Cách thiết lập đường quan hệ

- Chọn Tools Relationships hoặc chọn biểu tượng



- Chọn các bảng đưa vào thiết lập quan hệ từ hộp thoại Show Table (chọn tên

bảng rồi click nút Add

- Đưa trỏ chuột vào trường khoá sau đó giữ chuột trái, kéo và thả vào trường

tương ứng của bảng quan hệ (hai trường quan hệ phải giống nhau)

- Đánh dấu vào mục Enfoce Referentail Integrity để mở hai thuộc tính đảm

bảo tính toàn vẹn dữ liệu:

o Cascade update related Field: nếu được chọn thì khi sửa dữ liệu

trong trường khoá chính của bảng chính thì dữ liệu tương ứng trong

các bảng quan hệ tự sửa theo.

o Cascade Delete related record: nếu được chọn thì khi xoá một bản

ghi trong bảng chính thì các bản ghi trong các bảng quan hệ tự xoá

theo.

- Chọn Create.

Chú ý: Nếu muốn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu thì ít nhất phải có một trường trong

đường quan hệ là khoá chính.


Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô..................................................................................................................................................Có 3 loại quan hệ :

Quan hệ 1 1: một bản ghi trong bảng A chỉ có một bản ghi phù hợp trong

bảng B và ngược lại. Quan hệ 11 được thiết lập khi trường quan hệ đều là khóa

chính ở cả 2 bảng.

Quan hệ 1 : một bản ghi trong bảng A có thể có nhiều bản ghi phù hợp

trong bảng B, nhưng một bản ghi trong bảng B chỉ có duy nhất một bản ghi phù hợp

trong bảng A. Mối quan hệ này được thiết lập khi khóa chính của bảng 1 là khóa

ngoài của bảng .

Quan hệ nhiều nhiều: một bản ghi trong bảng A có thể có nhiều bản ghi

phù hợp trong bảng B và một bản ghi trong bảng B có thể có nhiều bản ghi phù hợp

trong bảng A.

3. Chỉnh sửa đường quan hệ

- Click chọn đường quan hệ chuột phải Edit Relationships

- Thực hiện các chỉnh sửa mong muốn.

- Chọn OK.

4. Xoá đường quan hệ

- Click chọn đường quan hệ cần xoá.

- Bấm phím Delete

III. Nhập dữ liệu vào bảng

1. Nhập dữ liệu vào bảng

Nháy kép vào bảng cần nhập hoặc chọn bảng cần nhập chọn nút Open

Lưu ý: Ngoài cách nhập trực tiếp bằng bảng bạn có thể tạo các mẫu biểu để nhập dữ

liệu cho đơn giản và dễ nhập hơn (cách tạo các mẫu biểu để nhập dữ liệu sẽ được

hướng dẫn cụ thể trong phần làm việc trên Form).

2. Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập

Khi nhập dữ liệu, nếu cần kiểm tra dữ liệu nhập vào. Ví dụ: khi nhập ngày

tháng cho tệp dữ liệu quản lý hoá đơn bán hàng với hai trường ngày lập hoá đơn

(ngaylhd) và ngày nhận hàng (ngaynh), muốn kiểm tra điều kiện ngày nhận >=

ngày lập ta làm như sau:

- Chọn bảng hoadon chọn Design

- Chọn View Properties

- Tại dòng thuộc tính Validation Rule gõ điều kiện: [ngaylhd]<=[ngaynh]



BÀI 4: LÀM VIỆC VỚI TRUY VẤN (QUERY)

I. Giới thiệu chung

Query là công cụ rất mạnh của Access để tìm kiếm thông tin và cập nhật lại

dữ liệu cho các bảng trong CSDL.

Có nhiều loại truy vấn, mỗi loại sẽ tương ứng cho các công việc khác nhau như :

- Truy vấn chọn (Select query) – dùng để tìm kiếm các bản ghi thoả mãn yêu

cầu. Ví dụ: Trong quản lý vật tư, bạn muốn tìm kiếm các vật tư được xuất

trong ngày nào đó hoặc trong một khoảng thời gian bất kỳ thì đó là ứng dụng

của loại truy vấn này. Đây cũng là loại truy vấn thông dụng nhất.

- Nhóm truy vấn động (Action query) – dùng để cập nhật dữ liệu cho các

bảng như: thêm, xoá, sửa,… dữ liệu trong các bảng dữ liệu.

- Crosstab query – dùng để tạo lập bảng thống kê dữ liệu,…

II. Làm viêc với Select Query

1. Các bước thực hiện

- Chọn Queries New Design View

- Chọn các bảng/ truy vấn nguồn trong hộp thoại “Show Table”

- Tạo lập quan hệ giữa các bảng và truy vấn nguồn (nếu giữa các bảng và truy

vấn nguồn chưa có quan hệ)

- Kéo các trường từ bảng/truy vấn nguồn (cần có trong bảng kết quả) xuống

dòng Field.



- Đưa điều kiện chọn lọc vào dòng Criteria. Nếu không có điều kiện chọn lọc

thì toàn bộ dữ liệu sẽ được hiển thị. (hiển thị những nhân viên tên “Lan”)

- Chọn trường sắp xếp dữ liệu trong dòng Sort (nếu cần) ( Sắp xếp tăng dần

theo tên)

- Tạo các trường mới từ các trường đã có trong bảng/truy vấn nguồn. Trường

mới có thể là tổng, hiệu, tích, ghép của nhiều trường (Lưu ý: tên trường mới

tạo tại dòng Field và phân cách với tổng, hiệu, tích,… bằng dấu “:”)

- Đóng và lưu truy vấn.

*/ Chú ý:

+ Kết quả của truy vấn là một bảng dạng Datasheet, luôn cập nhật theo dữ

liệu mới nhất đưa vào bảng.

+ Điều kiện nếu là:

Số: nhập trực tiếp

Ký tự: đặt giữa cặp nháy kép “ ”

Tên trường đặt giữa cặp móc vuông [ ]

Ngày tháng năm đầy đủ: đặt giữa cặp dấu # #

+ Dùng dấu * để thay cho một loạt các ký tự không biết

+ Dùng dấu ? để thay cho một ký tự không biết.

Cách thi hành truy vấn:

Trong cửa sổ đang thiết kế chọn nút hoặc chọn nút

Trong cửa sổ Database: nháy kép vào truy vấn cần thi hành hoặc chọn truy

vấn chọn nút Open.


Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô..................................................................................................................................................2. Các phép toán và hàm thường sử dụng trong truy vấn

Các phép toán thường sử dụng

Phép so sánh: = > >= < <= <> (khác)

Phép toán logic: AND, OR, IS Null (rỗng =0), Is not null (khác 0)

BETWEEN … AND … : phép toán lấy giá trị nằm trong khoảng

Ví dụ: muốn lấy các giá tị trong khoảng từ 20 đến 100 thì đưa vào dòng Criteria

điều kiện sau: Between 20 and 100

Phép toán between … and … có thể được thay thế bằng >=…. And <=….

Phép toán IN – dùng để lấy giá trị trong một tập hợp nào đó

Phép & - Dùng để nối nhiều chuỗi ký tự thành một.

Một số hàm thường sử dụng:

Các hàm về ngày tháng

Hàm Day([trường ngày]) kết quả là ngày của chuỗi dữ liệu chứa ngày tháng

Hàm Month([trường ngày]) kết quả là tháng của chuỗi dữ liệu chứa ngày tháng

Hàm Year([trường ngày]) kết quả là năm của chuỗi dữ liệu chứa ngày tháng

Hàm Now() kết quả trả lại là ngày, giờ hiện tại (tính theo đồng hồ hệ thống)

Hàm Date() kết quả trả lại là ngày hiện tại (tính theo đồng hồ hệ thống)

Hàm điều kiện IIF

Đây là hàm điều kiện loại trừ, dùng tìm kiếm các bản ghi thoả mãn điều kiện

thì nhận giá trị 1, các bản ghi không thoả mãn điều kiện thì nhận giá trị 2.

Dạng thức sử dụng của hàm như sau:

IIF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)

Lưu ý: Có thể sử dụng nhiều hàm IIF trong câu lệnh giống như trong MS – Excel.

2. Cách chỉnh sửa truy vấn

- Chọn truy vấn cần chỉnh sửa

- Chọn Design

- Thực hiện các chỉnh sửa mong muốn. Ví dụ:

o Xoá trường trong bảng kết quả: bôi đen bấm Delete

o Thêm trường mới vào bảng kết quả,….

- Đóng và lưu các chỉnh sửa.

III. Tính tổng trong truy vấn

1. Tác dụng:

Tiến hành phân nhóm các bản ghi sau đó thực hiện phép tính trên từng nhóm.

Ví dụ:

Sum: tính tổng các giá trị trên trường kiểu số

Avg: tính trung bình cộng

Max: tìm giá trị lớn nhất

Min: tìm giá trị bé nhất



Count: đếm số các bản ghi,…

2. Thao tác thực hiện

- Chọn các bảng tham gia truy vấn

- Chọn View Total

- Chọn các trường:

o Phân nhóm (Group By trên ô Total)

o Điều kiện, tiêu chuẩn tham gia phân nhóm và tính tổng

Có chữ Where trên ô Total

Có điều kiện trên ô Criteria

o Tính toán: chọn hàm tính toán trên ô Total và đổi tên cho có ý nghĩa.




BÀI 5 + 6: NÂNG CẤP TRUY VẤN

I. Truy vấn tham số - Parameters Query

1. Công dụng:

Parametter Query là loại truy vấn dùng tìm các bản ghi thoả mãn điều kiện

chưa được xác định trước mà sẽ tự nhập vào mỗi khi truy vấn được thực hiện. Ví

dụ: tìm vật tư bất kỳ. Đây là loại truy vấn rất tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin.

2. Thực hiện:

Các bước thực hiện giống như với Select Query nhưng điều kiện đưa vào

dòng Criteria được đưa vào cặp dấu [ ] và thường là 1 dòng thông báo để nhập điều

kiện. Ví dụ: [nhập mã vật tư muốn tìm],…

Khi thực hiện truy vấn này sẽ xuất hiện bảng thông báo như sau:

II. Truy vấn Crosstab

1. Công dụng:

Dùng để tạo bảng tổng hợp và phân tích dữ liệu

2. Thực hiện:

- Chọn Queries New Design view OK

- Chọn các bảng/truy vấn nguồn tham gia lập bảng tổng hợp

- Chọn Menu Query Crosstab Query

- Chọn trường làm tiêu đề dòng (có thể chọn 1 hoặc 3 trường):

o Chọn Group By trên ô Total

o Chọn Row Heading trên ô Crosstab

- Chọn 1 trường làm tiêu đề cột:

o Chọn Group By trên ô Total

o Chọn Column Heading trên ô Crosstab

- Chọn trường tính toán:

o Chọn hàm tính toán trên ô Total

o Chọn Value trên ô Crosstab

- Nếu muốn tổng hợp dữ liệu theo dòng thì tạo thêm trường mới:

o Chọn Sum trên ô Total

o Chọn Row Heading trên ô Crosstab


Lưu ý: bạn có thể tạo truy vấn Crosstab bằng Wizard (Queries New Crosstab

Query Wizard ).


Nhập điều kiện tìm kiếm vào mục này (Mỗi lần thực hiện truy vấn có thể nhập các điều kiện khác nhau ).

Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô..................................................................................................................................................Ví dụ: trong tệp CSDL QLVT.mdb muốn tạo bảng thống kê nhập xuất vật tư có

dạng:

Bảng thiết kế truy vấn sẽ có dạng như sau:

III. Nhóm truy vấn động (Action Query)

1. Update Query

a. Công dụng:

Là truy vấn dùng để sửa chữa hoặc thay thế một loạt bản ghi thoả mãn yêu

cầu bằng một giá trị mới.

b. Thực hiện:


- Chọn các bảng tham gia truy vấn

- Chọn Menu Query Update query

- Kéo trường cần sửa chữa hoặc tính toán xuống dòng Field

- Nhập giá trị sẽ gán cho các bản ghi trong trường vào dòng Update to (có thể

nhập trực tiếp hoặc bấm chuột phải vào ô Update to chọn Build và xây

dựng bằng công cụ này)

- Đưa điều kiện vào dòng Criteria (nếu không có điều kiện thì tất cả các bản

ghi của trường sẽ được thay thế bằng giá trị mới).

- Chọn nút

- Đóng và lưu truy vấn

Xuất hiện bảng thông báo, nếu đồng ý thay thế thì chọn Yes, ngược lại chọn No.


Loại VT Tổng tiền Loại N Loại XVT1 ? ? ?VT2 ? ? ?VT3 ? ? ?…… ? ? ?VTn ? ? ?

Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô..................................................................................................................................................Lưu ý: Kết quả của truy vấn sẽ được cập nhât trực tiếp vào các bản ghi tương ứng

của trường cần sửa chữa hoặc tính toán.

2. Make Table Query

a. Công dụng:

Là loại truy vấn dùng để tạo bảng dữ liệu mới dựa vào các bảng đã có trong

CSDL, bảng mới có thể tạo trên CSDL hiện tại hoặc trên CSDL khác.

b. Thực hiện:


- Chọn các bảng/truy vấn nguồn tham gia làm truy vấn mới

- Chọn Menu Query Make table Query

- Gõ tên cho bảng trong hộp Table Name OK

- Kéo các trường cần có trong bảng mới từ bảng nguồn xuống dòng Field

- Đưa điều kiện vào dòng Criteria


- Đóng và lưu truy vấn

3. Append Query

a. Công dụng:

Là loại truy vấn dùng để đưa một loạt các bản ghi thoả mãn điều kiện vào

bảng khác có cùng kiểu cấu trúc.

b. Thực hiện:


- Chọn các bảng/truy vấn nguồn tham gia làm truy vấn mới

- Chọn Menu Query Append Query

- Tại mục Table Name: chọn bảng cần chuyển dữ liệu tới OK

- Kéo các trường chứa dữ liệu cần chuyển cho bảng khác xuống dòng Field

- Dòng Append to: chọn trường tương ứng cần chuyển dữ liệu tới

- Đưa điều kiện vào dòng Criteria


5. Delete Query

a. Công dụng:

Là loại truy vấn dùng xoá các bản ghi thoả mãn điều kiện

b. Thực hiện:


- Chọn các bảng chứa dữ liệu cần xoá

- Chọn Menu Query Delete Query

- Kéo trường chứa điều kiện xoá xuống dòng Field

- Nhập điều kiện xoá vào dòng Criteria




*) Ngoài các loại truy vấn trên bạn có thể:

- Tìm nhanh các bản ghi trùng lặp trong bảng theo 1 hoặc nhiều trường nào đó

bằng truy vấn Find Duplicate Query Wizard.

- Tìm các bản ghi có ở bảng này mà không có trong bảng so sánh với nó bằng

truy vấn Find Unmatched Query Wizard. Ví dụ: trong quản lý vật tư, bạn

có thể tìm nhanh các vật tư còn tồn đọng bằng loại truy vấn này. Khi đó bạn

chỉ cần so sánh bảng danh mục vật tư với bảng chi tiết xuất hàng.



BÀI 7: LÀM VIỆC VỚI MẪU BIỂU (FORM)


Form (mẫu biểu) là giao diện giữa Access và người sử dụng. Thông tin trên

Form được ứng dụng vào hai mục đích chính:

- Nhập dữ liệu cho bảng

- Tạo giao diện quản lý chương trình

Form gồm có các thành phần như sau:

Form Header: tiêu đề đầu báo biểu

Page Header: tiêu đề đầu trang

Detail: phần nội dung chính

Form Footer: tiêu đề cuối báo biểu

Page Footer: tiêu đề cuối Form

II. Thiết kế Form

1. Cách tạo Form

a. Tạo Form bằng Wizard

- Chọn Forms New Form Wizard hoặc nháy kép vào Create Form by

using Wizard

- Chọn bảng/ truy vấn nguồn tham gia thiết kế trong hộp Choose the Table or

Query… OK

- Xuất hiện hộp thoại:



- Chọn các trường để thiết kế Form từ Availabel Fields sang Selected Fields

nhờ các nút mũi tên chọn Next

o Chọn từng trường

o Chọn tất cả các trường

o Trả lại từng trường

o Trả lại tất cả

- Chọn một trong các kiểu hiển thị dữ liệu của Form

o Columnar: dạng cột dọc

o Tabular: dạng hàng ngang

o Datasheet: dạng bảng dữ liệu

- Chọn Next chọn dạng trình bày Form Next Gõ tên Form Finish.

b. Tạo tự động theo Access

- Chọn Forms New Auto Form chọn bảng/truy vấn nguồn OK



- Đóng và lưu Form

c. Tạo theo ý người sử dụng (Design View)

- Chọn Forms New Design View hoặc nháy kép vào Create Form in

design view

- Chọn bảng/ truy vấn nguồn tham gia thiết kế trong hộp Choose the Table or

Query… OK.

- Xuất hiện màn hình thiết kế Form:

o Kéo các trường trong hộp thoại Field List xuống nền Form và dùng

hỗ trợ của các nút trên hộp công cụ ToolBox để thiết kế.

o Muốn thêm tiêu đề đầu, cuối Form chọn View Form Header/

Form Footer.

- Đóng và lưu Form.

2. Cách chỉnh sửa, tính toán, nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên Form

a. Cách chỉnh sửa Form

- Mở Form ở chế độ thiết kế (Design): chọn Form cần chỉnh sửa Design

hoặc trong cửa sổ xem chọn nút

- Lựa chọn các điều khiển:

o Chọn một điều khiển: nháy chuột vào điều khiển, bao quanh điều

khiển xuất hiện 8 nút vuông.

o Chọn một nhóm các điều khiển: nháy nút Select Object trên

Toolbox, tạo một vùng chữ nhật trên Form chứa các điều khiển.

o Lựa chọn tất cả các điều khiển dùng lệnh Select All.

- Thực hiện các chỉnh sửa theo ý người sử dụng. Ví dụ:

o Thay đổi kích thước của các thành phần trong Form: Chọn thành

phần đưa trỏ chuột vào đường phân cách của thành phần cần thay

đổi, xuất hiện mũi tên hai chiều thì giữ phím chuột trái và co kéo đến

kích thước mới. ( hoặc kết hợp nhấn phím Shift đồng thời với các

phím mũi tên)

o Thay đổi vị trí các trường: đưa trỏ chuột vào trường cần thay đổi,

xuất hiện hình bàn tay thì giữ phím chuột trái rồi kéo sang vị trí mới.

(Lưu ý: nếu bạn muốn di chuyển từng thành phần thì đưa trỏ chuột

vào góc trên của thành phần, xuất hiện hình ngón trỏ thì giữ phím

chuột trái kéo sang vị trí mới).

o Căn lề các điều khiển: chọn các điều khiển Format Align, xuất

hiện menu dọc. Chọn Left (căn trái), Right (căn phải), Top (căn phía

trên), Bottom (căn phía dưới).



o Định lại kích thước các điều khiển : chọn các điều khiển Format

Size, xuất hiện menu dọc. Chọn To Tallest ( để các điều khiển có

cùng chiều cao). To widest ( để các điều khiển có cùng chiều rộng)

o Định lại khoảng cách giữa các điều khiển (khoảng cách bằng nhau):

Theo chiều ngang: Chọn các điều khiển Format Horizontal Spacing, chọn Make Equal

Theo chiều dọc: Chọn các điều khiển Format Vertical

Spacing, chọn Make Equal.

o Thêm tiêu đề đầu Form

Kích chọn nút trên hộp công cụ ToolBox

Vẽ 1 khung nhập nội dung

Chỉnh sửa Font chữ, cỡ chữ, màu nền,…

o Thay đổi màu nền

Thay đổi màu nền theo mẫu sẵn có:

Mở Form ở chế độ thiết kế

Kích chọn vị trí 1

Chọn Format AutoFormat hoặc chọn biểu tượng

Chọn mẫu tuỳ ý

Chọn OK.

Thay đổi màu nền tuỳ ý:

Chọn thành phần của Form cần thay đổi

Kích vào mũi tên của biểu tượng chọn màu.

b. Cách tính toán trên Form

- Chọn Form Design

- Kích chọn biểu tượng vẽ trên nền Form

- Xuất hiện khung bao gồm

Trong đó:

Text: gõ tiêu đề nhãn

Unbound: nhập công thức tính toán

Ví dụ: tính toán thành tiền = số lượng * đơn giá, trong đó trường số lượng có tên

slg, đơn giá là dgia bạn tạo công thức như sau:


Text Unbound

Thành tiền =[slg]* [dgia]

1


- Muốn chọn cách hiển thị dữ liệu cho công thức vừa tạo bấm chuột phải

vào khung công thức Properties, tại dòng thuộc tính Format: chọn kiểu

hiển thị dữ liệu phù hợp.

c. Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên Form

- Nháy kép vào Form hoặc trong cửa sổ thiết kế Form chọn nút

- Chọn nút : nếu muốn nhập thêm bản ghi mới

- Chọn nút :

o chuyển đến bản ghi tiếp sau

o chuyển đến bản ghi cuối cùng

o quay ngược trở lại bản ghi trước

o quay về bản ghi đầu tiên

thực hiện các chỉnh sửa mong muốn.

III. Một số thuộc tính của Form

- Mở Form ở chế độ thiết kế (Design)

- Nháy kép vào nút số 1

-

Xuất hiện bảng thuộc tính Form

+ Default View: Cách hiển thị mặc định của Form: Single Form (hiện một

bản ghi), Continuous Form (Hiện nhiều bản ghi liên tục), Datasheet (hiện các bản

ghi theo bảng hàng cột)

+ Scroll Bars: bật/tắt các thanh cuộn trên Form.

+ Record Selectos: bật/tắt công cụ chọn bản ghi phía trái Form

+ Navigation Buttons: Bật/tắt các nút di chuyển và thêm bản ghi ở phía dưới Form.

..................................................................................................................................................Người soạn: Nguyễn Thị Nga

Nhóm các thuộc tính định dạng đối

tượng

Nhóm các thuộc tính về dữ liệu

Nhóm các thuộc tính về các sự kiện liên quan

đến đối tượng

Tất cả các thuộc tính của

đối tượng

Một vài thuộc tính khác

23

1


+ Dividing Lines: bật/tắt các đường phân chia ngăn cách các thành phần của Form

+ Min Max Buttons: Đặt hoặc bỏ các nút Min, Max

+ Close Button: Đặt hoặc bỏ nút đóng Form

+ Record Source: Chọn dữ liệu nguồn (bảng hoặc truy vấn) chứa các trường

cần đặt lên Form.

+ Allow Edits: Cho phép hoặc không cho phép sửa dữ liệu

+ Allow Deletions: Cho phép hoặc không cho phép xoá dữ liệu.

+ Allow Additions: Cho phép hoặc không cho phép thêm dữ liệu.



BÀI 8: ỨNG DỤNG CỦA HỘP CÔNG CỤ TOOLBOX

I. Ứng dụng của từng nút trên hộp công cụ Toolbox

1. Cách lấy hộp công cụ Toolbox

Kích chọn Menu View chọn Toolbox hoặc chọn nút trên thanh công

cụ.

2. Ứng dụng của từng nút

- Text Box: dùng để hiển thị dữ liệu của các trường kiểu văn bản, kiểu số và

kiểu memo. Nó cũng có thể tạo một trường tính toán trên Form.

- Combo box: là ô nhập dữ liệu mà ở đầu bên phải có nút mũi tên, khi nháy

vào nút mũi tên thì xuất hiện một menu dọc cung cấp một danh sách các giá

trị để lựa chọn.

II. Tạo giao diện quản lý chương trình

1. Gắn các nút thực hiện lệnh trên Form

- Mở Form ở chế độ Design

- Bật sáng nút Control Wizard

- Kích chọn nút Command Button vẽ trên nền Form

- Chọn nhóm lệnh, chọn lệnh next

- Chọn:


Unbound Object Frame: Đối tượng OLE không phụ thuộc khung

Select Objects: lựa chọn đối tượng

Label: Tạo hộp gõ nhãn (chú thích)

Options Group: nhóm lựa chọn

Option Button: Nút lựa chọn - một trong nhiều.Combo Box: Hộp cho phép chọn dữ liệu có sẵn Comman Button: Nút thực hiện lệnh

Page Break: Ngắt trang

Subform/ SubReport:Form con

Rectangle: công cụ tạo hình hộp chữ nhật.

Control Wizard: bật/ tắt

Text Box: Hộp chứa dữ liệu

Toggle Buttons: nút thay đổi trạng thái bật/tắt.

Checkbox: Nút lựa chọn - nhiều trong nhiều.List Box: Hộp liệt kê dữ liệu có sẵn Image: chèn ảnh

Bound Unbound Object Frame: Đối tượng OLE phụ thuộc khung

Tab Control: Đặt nhiều trang chuyển đổi

Line công cụ vẽ đường thẳng


o Text : nếu muốn hiển thị dòng chữ trên nút lệnh

o Picture: nếu muốn hiện tranh trên lệnh

- Chọn Finish.

2. Nhập dữ liệu dạng hình ảnh trên Form

- Nháy kép vào Form chứa trường hình ảnh

- Bấm phím phải chuột vào khung hình ảnh (khung trường OLE Object)

- Chọn Insert Object chọn Browse chọn vị trí chứa file ảnh chọn ảnh

Insert.

3. Hoàn thiện việc nhập dữ liệu trên Form

Khi nhập dữ liệu trên Form, một số dữ liệu đã có trên các bảng, nếu muốn

chọn và lấy dữ liệu từ các bảng đó mà không cần phải gõ trực tiếp ta có thể sử dụng

List Box hoặc Combo Box để lấy dữ liệu từ bảng chọn. Cách làm như sau:

- Mở Form ở chế độ Design

- Chọn các trường muốn thay thế bấm Delete

- Bật sáng Control Wizard

- Kích chọn nút List Box hoặc Combo Box vẽ vào vị trí thay thế trên nền

Form

- Chọn Next chọn bảng chứa dữ liệu chọn các trường Next

- Mục Store the Value In this Field: chọn trường lưu trữ dữ liệu sau nhập Next

- Finish.



BÀI 9: MAINFORM/SUBFORM VÀ SỬ DỤNG HÀM LỌC

I. Tạo MainForm/ SubForm

1. Mục đích

Dùng để nhập dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng, truy vấn. Trong đó:

+ Mẫu biểu chính (Mainform) thể hiện thông tin của một bảng/ truy vấn

+ Mẫu biểu chính thể hiện thông tin của một bảng/ truy vấn khác có liên

quan đến bản ghi đang xét trên mẫu biểu chính.

Ví dụ: Khi mẫu biểu chính đang trình bày họ tên của cán bộ thì mẫu biểu phụ thể

hiện các ngoại ngữ mà người đó biết.

2. Quan hệ giữa mẫu biểu chính/ phụ:

Các bảng cần phải có quan hệ 1 - - Mẫu biểu chính thể hiện bảng/ truy vấn bên một

- Mẫu biểu phụ thể hiện bảng/ truy vấn bên nhiều

Ví dụ: Có 3 bảng dữ liệu sau trong tệp Hosocanbo

- Bảng DSCB gồm các trường: Macb, Hoten, Namsinh, Quequan,…

- Bảng NGOAINGU gồm các trường: Macb, Tennn, Trinhdo

- Bảng CONGTRINHNC gồm các trường: Macb, Ten CTNC, Namth

Một cán bộ có thể biết nhiều ngoại ngữ và có thể có nhiều công trình nghiên

cứu. Trong trường hợp này ta có thể tổ chức nhập dữ liệu cho 3 bảng với yêu cầu

như sau: Khi đang xét một cán bộ trong bảng DSCB thì các thông tin của người đó

trong các bảng NGOAINGU, CONGTRINHNC cũng được thể hiện.

3. Cách tạo

a. Thực hiện bằng Wizard

- Chọn Forms New Form Wizard

- Chọn bảng/truy vấn nguồn làm Mainform OK

- Chọn các trường nhờ các nút mũi tên

- Kích chuột vào hộp Tables/Queries chọn bảng/truy vấn nguồn làm

Subform

- Chọn Next chọn kiểu trình bày của Subform Next chọn kiểu nền Next

- Đặt tên cho Mainform/Subform

- Finish.

b. Thực hiện theo ý người sử dụng

- Tạo các Form chính/ phụ độc lập nhau

- Quy định dạng trình bày của mẫu biểu phụ (thường chọn dạng Datasheet)

- Mở mẫu biểu chính ở chế độ Design

- Bấm phím F11 để hiện cửa sổ Database kéo mẫu biểu phụ thả vào nền

của mẫu biểu chính



- Tạo liên kết giữa các mẫu biểu chính/ phụ

o Bấm đúp chuột vào mép của form phụ để xuất hiện bảng thuộc tính

Subform/ Subreport

o Tại dòng thuộc tính Link master field : ghi tên các trường liên kết

của mẫu biểu chính

o Tại dòng thuộc tính Link child field: ghi tên các trường liên kết của

mẫu biểu phụ.

II. Sử dụng chức năng lọc (Filter) trên Form và Table

1. Hàm lọc là gì?

Các hàm lọc là các thao tác truy vấn đơn giản và cơ bản nhưng chúng chỉ được

dùng để mở các bảng hay biểu mẫu. Các hàm lọc được sử dụng cho việc thay

đổi các chế độ hiển thị tạm thời của bảng hay biểu mẫu là phù hợp nhất. Những

chức năng có thể kể ra là:

o Để lọc ra các bản ghi mà chúng ta không muốn

o Dùng để hạn chế phần hiển thị của bảng hay biểu mẫu.

o Dùng để xem các bản ghi có các tiêu chuẩn phức tạp.

o Dùng để sắp xếp các bản ghi theo nội dung của một số trường.

o Dùng để sắp xếp các trường theo một hướng nào đó (giảm dần hay

tăng dần)

Để lọc các bản ghi trong bảng cơ sở dữ liệu bằng lựa chọn (selection).

Hiển thị một bảng cơ sở dữ liệu.

Kích vào ô chứa mục mà chúng ta muốn lọc ra. Ở trong thí dụ dưới đây chúng ta

kích vào ô chứa từ “car”

Kích vào biểu tượng Filter by Selection trên thanh công cụ. Trong thí dụ

dưới đây chỉ một trường chứa từ “car” sẽ được hiển thị , như minh hoạ dưới đây:

Để lọc một bản ghi trong bảng cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng biểu mẫu (form).

Mở bảng cơ sở dữ liệu. Ở trong thí dụ dưới đây, Field1 chứa các giá trị Car,

Van, và Truck.



Kích vào biểu tượng Filter by Form , khi ấy bảng sẽ thay đổi như minh họa

dưới đây.

Kích vào mũi tên tại trường Field1 chọn điều kiện. Ví dụ: chọn Van

Để sử dụng một hàm lọc

Kích vào biểu tượng Apply Filter , chỉ những ô trong trường Field1 có chứa

“Van” mới được hiển thị.

2. Loại bỏ một hàm lọc từ một bảng hay biểu mẫu

Để loại bỏ hàm lọc

Kích vào biểu tượng Remove Filter



BÀI 10: LÀM VIỆC VỚI BÁO BIỂU (REPORT)

Report là công cụ hỗ trợ Access cho việc in ấn dữ liệu. Dữ liệu trên Report có thể in

theo:

- Dạng bảng, dạng biểu

- Có thể sắp xếp dữ liệu trước khi in

- Có thể phân nhóm và in theo từng nhóm riêng.

I. Thiết kế báo biểu

1. Thiết kế báo biểu

a. Thiết kế bằng Wizard

- Chọn Reports New Report Wizard OK

- Chọn bảng/ truy vấn nguồn tham gia báo cáo trong hộp Choose the Table or

Query…. OK.

- Chọn các trường tham gia báo cáo Next

- Chọn trường phân nhóm dữ liệu, chọn Grouping Option chọn kiểu phân

nhóm Next

- Chọn trường sắp xếp dữ liệu, chọn Sumarry options chọn trường tính

toán, hàm tính toán cho từng nhóm Next

- Chọn kiểu trình bày, kiểu đặt giấy Next

- Chọn mẫu nền Next

- Đặt tên cho báo biểu

- Finish.

b. Thiết kế bằng Design View

- Chọn Reports New Design View OK

- Chọn bảng/ truy vấn nguồn tham gia báo cáo trong hộp Choose the Table or

Query…. OK.

- Kéo các trường cần có trong báo cáo từ hộp thoại Field List xuống nền

Report

- Chỉnh sửa đóng và lưu báo cáo.

2. Các thành phần chính trong báo biểu

Trong báo biểu thường có các thành phần sau:

Detail: phần chi tiết - hiển thị phần nội dung chính của báo cáo

Page header: tiêu đề đầu trang

Page Footer: tiêu đề cuối trang như số trang, ngày, giờ,…

Group header: tiêu đề đầu nhóm – chứa tiêu đề (tên) của nhóm.

Group Footer: tiêu đề cuối nhóm - chứa các công thức tính toán theo từng nhóm

riêng.

Report header: Tiêu đề đầu báo cáo

Report footer: Tiêu đề cuối báo cáo



3. Cách chỉnh sửa báo biểu

- Mở báo biểu ở chế độ thiết kế (Design)

- Thực hiện việc chỉnh sửa. Ví dụ:

o Thay đổi vị trí các trường tham gia báo cáo

o Thêm các khung gõ nhãn hiển thị thêm nhờ công cụ Label

o Thêm hoặc bỏ bớt một số thành phần của báo biểu bằng cách chọn

View chọn hoặc bỏ chọn thành phần tương ứng (Ví dụ: Page

header/Footer)

o Dùng công cụ Text Box đặt các công thức tính toán trong phần Detail

trên báo cáo. Ví dụ: ghép hai cột hodem, ten thành cột Họ và tên

II. In dữ liệu theo nhóm

1. Phân nhóm dữ liệu

- Mở báo cáo ở chế độ Design

- Chọn View Sorting and Grouping

- Xuất hiện hộp thoại

o Field/Expression: chọn trường phân nhóm

o Sort Order: chọn kiểu sắp xếp dữ liệu (Ascending – tăng dần,

Descending - giảm dần)

o Group Header: tiêu đề đầu nhóm

o Group Footer: tiêu đề cuối nhóm

o Group On: kiểu phân nhóm

Each Value: phân nhóm theo giá trị

Month: phân nhóm theo từng tháng

Qtr: phân nhóm theo quý,…

*/ Lưu ý:

- Nếu bạn cần phân cách giữa các nhóm thì tại dòng Group Header chọn Yes

- Nếu cần tính toán theo từng nhóm thì tại dòng Group Footer chọn Yes\

2. Tính toán trên nhóm


=[hodem]&" "&[ten]


- Kéo rộng phần Group Footer

- Dùng Text Box vẽ khung trong phần này

o Tại mục Text: gõ nhãn

o Tại Unbound: đặt công thức

- Đóng và lưu báo cáo.

III. Xuất dữ liệu

1. Thiết lập trang in

- Chọn File Page Setup

- Xuất hiện hộp thoại, tại:

o Margins: đặt khoảng cách các lề

o Page: chọn khổ giấy, kiểu đặt giấy

o Columns

Number of columns: số cột cần in

Width: độ rộng cột

Height: chiều cao cột

- Chọn OK.

2. In dữ liệu

- Chọn File Print

- Xuất hiện hộp thoại, tại:

o Name: chọn tên máy in

o Page range: chọn trang in

o Number of copy: gõ số bản cần in

- Chọn OK



BÀI 11: LÀM VIỆC VỚI MACRO


Macro là một tập hợp các lệnh (hành động) được quy định sẵn trong Ms-

Access giúp chúng ta có thể tự động hoá một số quá trình xử lý nào đó.

II. Cách thiết kế

1. Tạo mới Macro

a. Macro đơn

Là loại Macro trong đó chỉ có một lệnh tương ứng và thường sử dụng để gắn

vào nút lệnh đặt trên Form.

Cách thiết kế:

- Chọn Macros New

- Xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro

o Action: Chọn hành động cho Macro

o Comments: Gõ phần giải thích cho hành động

o Action Arguments: Chọn các đối tương ứng cho từng hành động. Ví

dụ: Với hành động Open Table

Table Name: chọn tên bảng cần mở

View: dạng trình bày bảng

Data Mode: chế độ về dữ liệu

Add: nhập thêm ngay dữ liệu

Edit: vừa xem, vừa chỉnh sửa

Read Only: chỉ dùng để xem dữ liệu.

- Đóng và lưu Macro.

b. Macro Group

Macro Group là loại Macro có nhiều Macro con. Các Macro này được viết và

lưu trữ thành một nhóm giúp thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng. Nó thường

được sử dụng để tạo hệ thống Menu riêng nhằm hoàn thiện màn hình giao diện cho

Form hoặc Report.

Cách thiết kế như sau:

- Chọn Macros New

- Menu View Macro Names hoặc kích chọn biểu tượng trên thanh

công cụ.

- Mục Macro Name: gõ tên cho các Macro

- Action: chọn hành động tương ứng cho từng Macro con

- Comment: gõ lời giải thích

- Action Arguments: chọn các đối tương ứng cho từng Macro con

- Đóng và lưu

2. Thi hành Macro



+ Nháy kép vào Macro cần thi hành hoặc chọn Macro cần thi hành Open

+ Nếu đang trong cửa sổ thiết kế: chọn nút Run

Chú ý: Có thể thi hành Macro thông qua 1 đối tượng trong Form hoặc Report bằng

cách gắn Macro vào nút lệnh.

III. Gắn Macro cho nút lệnh

- Mở Form cần gắn Macro vào nút lệnh ở chế độ Design

- Bấm phải chuột vào nút lệnh (nếu đã có, ngược lại bạn phải sử dụng nút

Command Buttons tạo 1 hoặc 1 số nút trên nền Form) chọn Properties

- Chọn Macro tương ứng với hành động của nút lệnh tại dòng thuộc tính On

Click.

IV. Dùng Macro tạo hệ thống Menu

- Tạo các Macro Group tương ứng với các lệnh trên các mục trên Menu bạn

muốn tạo. Lưu ý: mỗi Macro Group sẽ tương ứng với một mục trên Menu

sau này. Ví dụ: bạn cần tạo màn hình giao diện trên Form với thanh Menu

riêng gồm 3 mục sau:

Nhập dữ liệu Tìm kiếm dữ

liệu

Báo cáo

Như vậy: bạn cần tạo 3 Macro Group tương ứng như sau:

o Nhóm nhập liệu: chứa nhóm lệnh nhập dữ liệu cho các bảng

o Nhóm tìm kiếm: chứa nhóm lệnh tìm kiếm thông tin

o Nhóm báo cáo: chứa nhóm lệnh mở các bản báo cáo để in ấn,…

- Tạo một Macro khác thành lập hệ thống Menu này với hành động Add Menu

như sau:

o Action: Add Menu

o Action Arguments:

Menu Name: tên của mục lệnh trên thanh Menu

Menu Macro Name: Tên của Macro Group tương ứng với mục

lệnh trên Menu.

- Gắn hệ thống Menu được tạo bởi Macro trên vào Form hoặc Report

o Mở Form hoặc Report cần gắn Menu ở chế độ Design View

o Nháy kép vào nút 1 của Form hoặc Report để mở bảng thuộc tính

o Gõ tên Macro thành lập hệ thống Menu vào dòng thuộc tính Menu

Bar.


1

access

Documents