access cours films a -...

P. Jurain - access_cours_films_A.doc

ACCESS

1. - Introduction ....................................................................................................................................2 2. - Créer la base ACCESS...................................................................................................................3

2.1) Les éléments d'une base Access ................................................................................................3 2.2) Créer une base (.mdb) ................................................................................................................3 2.3) La fenêtre de démarrage dite fenêtre de base de données ........................................................3

3. - Créer une table ...............................................................................................................................4 3.1) Analyse........................................................................................................................................4 3.2) Création de la table .....................................................................................................................4 3.3) Les types des données et les propriétés des champs.................................................................4 3.4) Accès à l'aide ..............................................................................................................................4 3.5) Clé primaire .................................................................................................................................4 3.6) Les différents modes de travail d'une table .................................................................................4

4. - Créer un formulaire instantané.....................................................................................................5 4.1) Création du formulaire .................................................................................................................5 4.2) Saisie dans le formulaire .............................................................................................................5 4.3) Modifier le formulaire ...................................................................................................................6

5. - Rajouter un champ dans la description d'un objet.....................................................................7 5.1) Rajouter le champ dans la table ..................................................................................................7 5.2) Mettre à jour le formulaire............................................................................................................7

6. - Rajouter un champ avec liste de choix........................................................................................8 6.1) Rajouter le champ dans la table ..................................................................................................8 6.2) Mise à jour du formulaire .............................................................................................................8

7. - Créer un état ...................................................................................................................................9 7.1) Etat simple avec l'assistant..........................................................................................................9 7.2) Etat "regroupé" ..........................................................................................................................11 7.3) Etat "Jaquettes" .........................................................................................................................13

8. - Créer des boutons dans un formulaire ......................................................................................14 8.1) Accéder à un état à partir du formulaire ....................................................................................14 8.2) Boutons divers...........................................................................................................................15 8.3) Formulaire de démarrage ..........................................................................................................16

9. - Créer une table de paramètres ...................................................................................................17 10. - COMPLEMENTS .........................................................................................................................21 Philippe JURAIN


1. - Introduction

Access est un SGBD, c'est-à-dire un système de gestion de base de données

Exemples de base de données : album de photos, factures, fichier client

Fonctions assurées par un système de gestion : stocker, exploiter (trier, saisir, interroger, éditer), sécuriser (archiver)

Autres SGBD professionnels : Oracle, Sybase, Informix, Microsoft SQL Server, ...

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2. - CREER LA BASE ACCESS 2.1) Les éléments d'une base Access

TABLES stocker l'information FORMULAIRES saisir, valider l'information REQUETES interroger les données stockées ETATS éditer, c'est-à-dire imprimer les données en partie ou complètement MACROS enchaînement automatisé d'actions MODULES programmation pour des tâches plus complexes que les macros

2.2) Créer une base (.mdb) Exemple : Créer une base "films.mdb", qui sera l'exemple de ce cours. MOP

- Ouvrir Access - Fichier / Nouveau - Créer une base de données vide - Saisir le nom film - Cliquer sur Enregistrer - Access crée un fichier film.mdb et affiche l'écran suivant :

- Un seul fichier, extension mdb, contient les T, F, R, E. - Mdb = Microsoft Data base

2.3) La fenêtre de démarrage dite fenêtre de base de données C'est la "FBDD"


3. - CREER UNE TABLE Exemple : La table "gestion_films" 3.1) Analyse

Définir le domaine Définir les objets et pour chaque objet définir les informations Par objet, faire la part entre information de définition et infos secondaires (propriétés, attributs) Dans un objet, ne pas mettre les informations secondaires d'un autre objet Ne pas traiter les informations qui ne sont pas concernées par le domaine d'études/

Domaine gérer la programmation de films dans diverses

salles de cinéma dans une ville Objet Films Information de définition

Titre

Informations secondaires

durée, affiche, résumé, pays de réalisation (nationalité), année de réalisation, genre

Caractéristiques mais hors domaine

Budget de réalisation, bande annonce

Infos liées à d'autres objets

Nombre de place (lié à une salle) Acteurs (lié à d'autres films) Réalisateurs (liés à d'autres films)

Hors domaine Budget de réalisation, 3.2) Création de la table FBDD/Création d'une table en mode création ou plus généralement avec FBDD/Nouveau. 3.3) Les types des données et les propriétés des champs On s'intéresse aux champs Titre, durée, résumé, affiche

Tableau des champs de la table, avec type, format, taille Vue des types Texte, Memo, Durée (abrégé), OLE OLE = Object Linked Embedded

3.4) Accès à l'aide

sur les types de données sur les différentes propriétés des champs ERREUR dans l'aide sur les infos relatives à la taille du champ "octet" du type "numérique"

3.5) Clé primaire

Définition : champ(s) permettant de distinguer les enregistrements les uns des autres. Exemples : 1/TITRE pour les films - 2/N° d'étudiant – 3/ N° de sécurité sociale Obligatoire ? Chaque fois que le champ est lié à une autre table par une relation avec IR.

3.6) Les différents modes de travail d'une table

Utilisation du menu Affichage ou de l'icône de la barre d'outils Affichage / Mode feuille de données pour réaliser la saisie Affichage/ Création pour réaliser la structure


4. - CREER UN FORMULAIRE INSTANTANE Exemple : Le formulaire instantané : "Saisie d'un film"

Résultat à obtenir

4.1) Création du formulaire

Mode opératoire : FBDD / Sélection de la table Films / clic sur icône "nouvel objet"

Enregistrement du formulaire : icône "disquette" + saisie du nom"Saisie des films" 4.2) Saisie dans le formulaire

Saisir les infos de quelques films :

Titre Année réalisation Durée Résumé Gabrielle 2004 1:30 … Il ne faut jurer de rien 2004 1:35 … Les poupées russes 2004 2:05 … Le père Noël est une ordure 1982 1:23 … Le dernier trappeur 2005 1:34 …

On passe d'un champ à l'autre par la touche de TABULATION.


Utilisation du sélecteur pour ajouter un nouvel enregistrement

Enregistrement automatique des données saisies Saisie d'une info de durée : 1:30 pour 1h30min, sinon ERREUR Suppression d'un enregistrement : Edition / Supprimer l'enregistrement

4.3) Modifier le formulaire

Les deux modes d'affichage : Création pour la structure : vous êtes le CONCEPTEUR Formulaire pour la saisie : vous êtes l'UTILISATEUR Le formulaire est composé de contrôles. Un contrôle est composé d'une étiquette et d'un nom de champ.

Déplacement d'un contrôle : ensemble (main) ou séparément (doigt)

Affichage de la liste des champs : Affichage / Liste des champs

Affichage de la boîte à outils : : Affichage / Boîte à outils

Modification des dimensions de la grille à la souris Mise en forme des contrôles : avec la barre d'outils Textes complémentaires sur le formulaire :

Zone "intitulé" avec Aa. Ecriture "A l'affiche" en Old Englsih Text MT

⌦ A ce stade, la base se nomme films_A_1.mdb ⌫

Le champ, issu de la Table. Son texte ne doit pas être modifié.

L'étiquette. Son texte est libre.


5. - RAJOUTER UN CHAMP DANS LA DESCRIPTION D'UN OBJET Il se peut que lors de l'analyse une information ait échappé, et qu'on souhaite la gérer par la suite. Il est bien sûr possible de venir compléter une table avec un nouveau champ. Tout d'abord, il faudra intervenir en mode création sur la table et définir ce nouveau champ et enregistrer la table. Ensuite, si un formulaire associé à cette table a déjà été créé, il faudra venir le compléter parce qu'Access n'a pas de lui même fait apparaître sur le(s) formulaire(s) le nouveau champ. Access serait d'ailleurs bien en peine de savoir où le placer exactement dans le formulaire. 5.1) Rajouter le champ dans la table

Exemple : rajouter le champ AnneeRealisation Commencer par FERMER le formulaire si il existe. Ouvrir la table Films en mode création, rajouter ce champ en lui associant un format de nombre

adapté (cf. l'aide), ici un entier. Enregistrer la table;

5.2) Mettre à jour le formulaire

Fermer la table Films, et ouvrir le formulaire en mode création

Activer Affichage / liste des champs et glisser le champ "AnneeRealisation" dans le formulaire

Mettre en forme la disposition du formulaire

5.3) Ordonner la saisie dans le formualire Le rajout d'un champ a pu désorganiser l'ordre dans lequel la saisie se fait.

Vérifier, et si besoin modifier l'ordre de saisie des données : Affichage / Ordre de tabulation Enregistrer le formulaire.

Circulation dans le formulaire avec la touche de TABULATION

En mode saisie : Saisir les années pour les films précédemment saisis.


6. - RAJOUTER UN CHAMP AVEC LISTE DE CHOIX Pour s'assurer que l'utilisateur saisisse la même information lorsque celle-ci est fixe, on présente ce type d'information sous forme d'une liste déroulante. Rajouter un champ avec liste de choix se fait sur le même schéma que rajouter un champ quelconque, à savoir on commence par changer la structure de la table avec le nouveau champ, puis on met à jour le formulaire qui doit afficher ce champ. 6.1) Rajouter le champ dans la table Exemple : Rajouter le champ "Genre" : il aura les valeurs , "Comédie"; "Aventure"; "Science-fiction"; "Drame"; "Dessin animé"; "Animation";

Ouvrir la table Films en mode création, créer un champ nouveau "Genre", dont le type est "Assistant liste de choix", cela permet de saisir les différentes valeurs.

Le type "Liste de choix" devient un type "Texte" Le paramètre "contenu" de l'onglet "Liste de choix" est mis à jour

Rajouter la valeur Documentaire dans la

liste de choix, en respectant la syntaxe (entre guillemets et séparation par un point-virgule :

6.2) Mise à jour du formulaire

Fermer la table, ouvrir le formulaire en mode création, affiche la liste des champs, glisser le champ "Genre", le mettre en forme, régler l'ordre de tabulation et enregistrer le formulaire.

Passer en mode Formulaire et saisir les informations de genre pour chaque film. Titre Durée AnneeRealisation Genre Benjamin Gates et le trésor des Templiers 02:10 2004 Aventure Brice de Nice 2004 Comédie Le dernier trappeur 01:34 2003 Aventure Un petit jeu sans conséquence 01:28 2004 Comédie



7. - CREER UN ETAT L’état est un moyen d’éditer les données, donc de permettre leur impression. 7.1) Etat simple avec l'assistant Exemple : la liste alphabétique des films Résultat à obtenir

Créer l'état avec l'assistant

étape 1 Choisir la table, et les champs de la table étape 2 Regroupement : ici il ni y en a pas. étape 3 Tri : ici sur le TITRE étape 4 Présentation : "Tabulaire", c'est-à-dire disposé en TABLEAU étape 5 Style "Gris léger" par exemple, sachant qu'on peut ensuite modifier étape 6 Le nom => être précis => "Films triés sur leur titre"


Modification de l'état

Les modes d'affichage de l'état : mode "Création" et mode "Aperçu"

Structure d'un état :

La section Entête d'état: zone inscrite une fois au début de l'état La section Entête de page zone répétée sur chaque page La section Détail : zone principale qui reprend les noms des champs. Ces contrôles permettent l'affichage des informations. Ces contrôles doivent impérativement correspondre aux noms de champs de la table. La section Pied de page : zone répétée sur chaque page. Elle contient souvent une formule pour la date ou le numéro de page. La section Pied d'état: zone inscrite une fois à la fin de l'état

Déplacer / dimensionner les contrôles Attention à veiller de garder le nom des contrôles de la zone détail. Les autres contrôles peuvent voir leur libellé changer.

Modification orientation, marges, largeur utile de l'état avec Fichier / Mise en page. Veiller à ce que la grille de l'état en mode création ne soit pas trop large par rapport aux marges définies. A l'aperçu, vérifier le nombre de pages de l'état, et en particulier que sa largeur est bien réduite à une page !

"Tasser" la liste en intervenant sur la hauteur de la zone "Détails". C'est la hauteur de la zone

"détails" qui fait l'espace entre les lignes de l'état.

Rajout d'une étiquette "FIN" dans le pied d'état avec l'outil Aa. Pour obtenir, la boîte à outils si elle n'apparaît pas, activer Affichage / Boîte à outils.

Application : Modifier le fond, les lg de colonnes pour obtenir le résultat annoncé plus haut.


7.2) Etat "regroupé" Exemple : "Liste des films classés par GENRE"

Créer l'état avec l'assistant

étape 1 Choix de la table et des champs qui seront affichés étape 2 Regroupement, ici il y en a un sur LE GENRE. étape 3 Tri, ici par nom au sein d'un genre étape 4 Présentation "Tabulaire" étape 4 Présenter en « échelonné », pour décaler le regroupement étape 5 Style "Gris léger" étape 6 Le nom => être précis => "Films regroupés par genre et triés sur leur titre"

Modifier l'état


Comprendre la section "En-tête de groupe"

ACCESS crée une ZONE DE GROUPE, qui contient le champ "Genre". Finalement, tout se passe comme si le champ "Genre" quittait la ZONE de DETAIL, pour aller s'installer en ZONE de GROUPE.

Le regroupement est VISIBLE par le menu Affichage / Trier et grouper

Modification : largeur, enlever le cadre du groupe, trait pointillés de regroupement Rajout d’une formule avec l’icône Ab : On souhaite compter le nombre de films. Access dispose de formule pour cela, à installer dans des zones spécifiques, appelées "zone de texte". L'icône Ab est accessible via la boîte à outils .

Syntaxe

La fonction compte attend l'information entre parenthèses. Le champ Titre doit être incrit entre crochets

Résultat

Position de la zone de calculs

Si elle est dans le pied d'état, elle compte tous les films Si elle est dans le pied de groupe, elle compte les films par genre !

⌦ A ce stade, la base se nomme films_A_3a.mdb ⌫


7.3) Etat "Jaquettes" Exemple "Jaquette pour un film au format DVD"

Présentation verticale 1 film par page => Insérer un saut de page dans la section détail. Le saut de page est

disponible dans la boîte à outils. Suppression des étiquettes Supprimer les entête de page et de rapport Cadre entourant l'état


8. - CREER DES BOUTONS DANS UN FORMULAIRE Ces boutons permettent dans un formulaire de simplifier la tâche de l'utilisateur du formulaire, en lui permettant un accès rapide à l'information. 8.1) Accéder à un état à partir du formulaire Exemple : Sur le formulaire de saisie des films, installer un bouton d'accès à l'état qui affiche la liste alphabétique des films. 1) Ouvrir le formulaire "saisie des films" en mode création 2) Afficher, si besoin, la boîte à outils 3) Activer l'icône "Assistant" ("Baguette magique") 4) Puis, cliquer sur l'icône "bouton de commande" et sur la grille

du formulaire, installer le bouton 5) Immédiatement, l'assistant se lance : Suivre les indications qui

permettent de créer le bouton adéquat.


8.2) Boutons divers De nombreux boutons existent pour faciliter les tâches associées au formulaire. Ces tâches sont possibles aussi avec les commandes des menus, ou les touches du clavier mais on les rend plus accessibles par le biais des boutons. Quelques exemples :

Opérations sur enregistrement \ Annuler un enregistrement

Opérations sur enregistrement \ Supprimer un enregistrement

Opérations sur formulaires \ Fermer un formulaire


8.3) Formulaire de démarrage Une utilisation classique des boutons se retrouve dans la notion de formulaire de démarrage. C'est un formulaire qui est lancé automatiquement à l'ouverture de la base ACCESS, et qui invite l'utilisateur à accéder directement aux formulaires et états de la base, par le biais de boutons.

Créer le formulaire d'accueil 1) Créer un formulaire en mode création 2) Dans la grille vierge, placer les boutons permettant

d'accéder aux différents formulaire et états de votre base. a) Bouton "Liste des films" : opération sur état /

aperçu d'un état b) Bouton : "Saisie des films", opération sur formulaire

/ ouvrir un formulaire 3) Compléter le formulaire par des textes si besoin 4) Enregistrer le formulaire sous le nom "ACCUEIL" 5) Passer en mode feuille de données et tester les

boutons.

Finaliser l'aspect du formulaire Sur le formulaire, on peut enlever certains éléments inutiles pour obtenir le résultat suivant :

Pour cela, en mode création :

1) Afficher les propriétés du formulaire par un double clic dans le carré adéquat 2) Modifier les trois propriétés suivantes comme indiqué ci-dessous :

3) Fermer la fenêtre des propriétés, enregistrer, passer en mode feuille de données et visualiser.

Automatiser l'ouverture du formulaire 1) Fermer le formulaire, et activer le menu Outils / Démarrage. 2) Saisir le nom du formulaire qui devra s'ouvrir au démarrage, et valider

3) Fermer la base Access, et la rouvrir pour constater l'ouverture automatique du formulaire


9. - CREER UNE TABLE DE PARAMETRES Il est fréquent que les valeurs que peut prendre un champ dans une table fassent partie d'une liste connue à l'avance. Ainsi, les champs suivants et les listes de valeurs associées: Genre comédie – drame – aventure - science-fiction - etc. Public enfant - au moins 12 ans - au moins 16 ans - adulte Pays Allemagne – Angleterre – Espagne - Etats-Unis – Italie - etc. Dans ces cas-là, on associe toujours au champ une liste de choix, dont les valeurs sont soit issues d'une table, soit tapées directement. On choisira la table chaque fois que la liste de choix risque d'évoluer car il est bien plus facile de mettre à jour une table qu'une liste de choix, et même dans le cas d'une liste fixe, chaque fois que cette liste peut servir à d'autres champs d'autres tables. Exemple : On souhaite gérer la nationalité d'un film. Pour cela, on rajoute un champ Pays dans la table des Films. Pour les valeurs que peut prendre la nationalité, il sera utile de pouvoir compléter la liste au fur et à mesure des films qu'on renseignera. Pour cela, on créer une table spécifique qui contient les différents pays. La nouvelle table "Pays" 1) Création de la nouvelle table : son nom "Pays",

et elle ne contient qu'un seul champ intitulé "Pays", et ce champ est clé primaire. On pourrait associer un deuxième champ comme le drapeau du pays, mais à ce stade, ce n'est pas une information qui nous est utile.

2) Saisie des pays :

SOIT on le fait directement dans la table en mode feuille de données, SOIT, et c'est préférable, on le fait à travers un nouveau formulaire que l'on crée pour l'occasion, et qui servira de toute façon par la suite pour ajouter simplement de nouveaux pays. Ici, on saisit les pays "Allemagne", "Angleterre", France", "Etats-Unis".

Complément de la table Films avec le nouveau champ "Pays" 1) Ajout du champ "Pays" dans la table "Films" 2) Utilisation de l'assistant liste de choix pour ce champ, qui recherchera ses valeurs dans la table

"Pays". 3) Enregistrement, puis fermeture de la table Films


Visualisation de la relation entre les tables "Films" et "pays" 1) Affichage de la relation créée : Outils / Relations ou par l'outil : Access affiche le lien qui unit les deux tables :

REMARQUE : Si on souhaite pour une raison quelconque SUPPRIMER le champ PAYS de la table FILMS, il faut IMPERATIVEMENT avant supprimer la relation. Pour cela, dans l'écran affichant le schéma de la relation, on sélectionne à la souris le lien et on le supprime. Cela libère le champ "PAYS" qui peut ensuite être supprimé de la table FILMS. Modification du formulaire "Saisie des films" en y rajoutant le champ "Pays" 1) Fermer, si elles ne le sont pas, les tables Films et Pays, et ouvrir le formulaire "Saisie des films". 2) En mode création, afficher la liste des champs de la table Films, et glisser sur le formulaire le

nouveau champ "Pays". Le disposer correctement et enregistrer le formulaire. 3) Il ne reste plus u'à utiliser le formulaire pour compléter l'information "pays" de chaque film.


Bouton d'accès au formulaire de saisie des pays et actualisation du formulaire des films Il est pratique dans le formulaire "Saisie d'un film" de pouvoir, si besoin, accéder directement au formulaire "Saisie d'un pays", pour rajouter un nouveau pays, correspondant à la nationalité du film qu'on renseigne. Pour cela, utiliser un bouton dont l'action est opération sur formulaire / ouvrir un formulaire.

Remarque : A l'utilisation, on constate qu'une fois qu'on a ainsi renseigné un nouveau pays, de retour dans le formulaire des films, ce pays n'est pas forcément proposé dans la liste des pays. Il faut en fait finaliser le bouton qu'on vient de créer pour qu'il mette à jour le champ "Pays" du formulaire, qui tiendra ainsi compte des pays éventuellement rajoutés dans le formulaire.

Donc : 1) Toujours en mode création du formulaire "Saisie des films" 2) Sélectionner le bouton "Saisie des PAYS" 3) Accéder à ces propriétés (ALT ENTREE ou Affichage / Propriétés) 4) Dérouler le choix pour "Sur sortie" et choisir "Générateur de Macro"


5) Donner un nom à la macro et choisir l'action "Actualiser" et le contrôle "Pays" et valider 6) On obtient alors l'écran suivant :

7) Le Fermer, puis enregistrer le formulaire 8) Quitter le mode création et passer en mode "Feuille de données" et tester le fonctionnement en

rajoutant un nouveau pays via le formulaire et en vérifiant ensuite qu'il est disponible en choix pour le champ "Pays".

⌦ A ce stade, la base se nomme films_A_3b.mdb ⌫


10. - COMPLEMENTS A partir de la base de données précédente, il s'agit de la faire évoluer pour obtenir le formulaire de saisie des films suivant :

Pour cela, vous aurez à : 1) Gérer les salles de cinéma :

a) Créer une nouvelle table "Cinémas" qui contient des informations sur les salles de cinéma b) Créer un formulaire instantané pour la saisie des informations sur les cinémas c) Rajouter un champ "salle de cinéma" dans la table des films. On est dans l'idée qu'un film

passe dans un seul cinéma. Lier les valeurs de ce champ à la table des Cinémas, créée précédemment.

d) Modifier le formulaire de saisie des films pour pouvoir y saisir les salles de cinéma. 2) Gérer les réalisateurs

a) Créer une nouvelle table "Réalisateurs" qui contient des informations sur ces derniers. b) Créer un formulaire instantané pour la saisie des informations des réalisateurs c) Rajouter un champ "Réalisateur" dans la table des films. On est dans l'idée qu'un film est fait

par un unique réalisateur. Lier les valeurs de ce champ à la table des Réalisateurs, créée précédemment.

d) Modifier le formulaire de saisie des films pour pouvoir y saisir le réalisateur. e) Créer un bouton qui permette d'accéder directement au formulaire de saisie des réalisateurs.

Quelques données …


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