Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD).

Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente.

En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas:

campo registro dato

Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar.

Se hace referencia a los campos por su nombre.

Un registro está formado por el conjunto de información en particular.

Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

Nombre

Apellidos PoblaciónProvincia

Teléfono País

Juan Martín Gómez Madrid Madrid (91) 333-22-00 España

Pedro Morales Díaz Villacastín Avila (920) 22-44-55 España

Angela

Campo SantosAlcobendas

Madrid (91) 654-89-89 España

FILAS

COLUMNAS

Ejemplo:

Elementos de Access

Tablas

Consultas

Formularios

Informes

Macro

Módulo

Tablas: • unidad donde crearemos el

conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características.

Consultas: • aquí definiremos las preguntas

que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formulario: • elemento en forma de ficha que

permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informe: • permite preparar los registros de

la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Macro: • conjunto de instrucciones que se

pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulo: • programa o conjunto de

instrucciones en lenguaje Visual basic

Operaciones básicas

• Crear una base de datos.• Introducir datos en una base de datos.• Modificar información existente.• Eliminar información de la base de datos.• Buscar un dato en concreto.• Clasificar los registros de la base de datos.• Copiar el contenido de una base de datos en otra.• Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos.• Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de

datos.• Imprimir los datos existentes.• Eliminar una base de datos.• Asignar nombre a una base de datos.

Cómo diseñar una base de datos

1 - Determinar la finalidad de la base de datos

2 - Determinar las tablas que se necesitan

3 - Determinar los campos que se necesitan

4 - Identificar los campos con valores exclusivos

5 - Determinar las relaciones entre las tablas

6 - Precisar el diseño

Características de cada campo

• Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

• Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

• Numérico: para introducir números

• Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

• Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

• Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

• Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

• Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

• Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

• Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de

otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Campo clave es un campo con una característica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningún registro de la BD. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios y permite definir relaciones entre tablas

Hay que tener en cuenta lo siguiente:

El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros.Lógicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre

Cuanto más pequeño sea el tamaño del campo más rápido funcionará la base de datos

Diagramar Datos• ¿Qué significa Diagramar Datos?Es la forma en que ud. organiza sus

datos en tablas.Si no se hacer una diagramatización

correcta y a consciencia puede resultar ineficaz.

Diseñar modelo lógicoAplcar Reglas de normalizacióm

para diseñar las tablas de la BD• Diseñar el modelo físico