INTEGRANTES :ROMEL PAUCARMIGUEL TORRES

ACCESS

•Que es ?

• Es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto el motor de base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir que Access en realidad es una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una base de datos Access. 

PARA QUE SIRVE?

• Sirve para tener un control con una cantidad de datos como los alumnos de un colegio, la cantidad de mercadería que tienes, y para lograr estos se crea una tabla con los datos que quieres controlar (esta tabla puede ser hecha también en Excel ) luego se crea un formulario algo así como una ficha que sirve para acceder a tu tabla de datos

COMO SE HACE UNA TABLA?• Podemos crear tablas para una base

de datos nueva o para una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.

• Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla.

COMO SE SACA PROPIEDADES DE UNA TABLA

• Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus características o su comportamiento.

• 1. Propiedades de tabla• 2. Propiedades de campo• En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una

tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la tabla de manera predeterminada.

• Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo.

REGLAS DE VALIDACIÓN

• Una regla de validación limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo de tabla o un control (por ejemplo, un cuadro de texto) en un formulario. Microsoft Office Access 2007 ofrece varias formas de validar datos y se suelen usar varias de estas técnicas para definir una regla de validación. Las reglas de validación se pueden considerar como un conjunto de capas: puede usar algunas capas o todas cuando tenga que asegurarse de que los usuarios escriben correctamente los datos.

• Tipos de datos    En general, los tipos de datos representan la primera capa de validación. Cuando se diseña una tabla de base de datos, se define un tipo de datos para cada campo de la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, los campos de tipo Fecha/Hora aceptan únicamente fechas y horas, un campo de tipo Moneda acepta únicamente datos monetarios, etc.

• Tamaños de campo    Los tamaños de campo son otra capa de validación. Por ejemplo, si se crea un campo que almacene nombres, se puede configurar de modo que acepte un máximo de 20 caracteres. De este modo, se puede evitar que usuarios malintencionados peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo, o bien, que un usuario sin experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseñado para que solo pueda contener un nombre.

• Propiedades de tabla    Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validación muy concretos. Por ejemplo, puede establecer la propiedad Requerido en Sí y, por consiguiente, obligar a los usuarios a especificar un valor en un campo.

• Máscaras de entrada    Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato europeo, como 14.04.2007.

TIPOS DE REGLAS DE VALIDACIÓN

• Reglas de validación de campo    Use una regla de validación de campo para comprobar el valor especificado en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha y especifica>=#01/01/2007# en la propiedad Regla de validación de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de 2007. Si especifica una fecha anterior a 2007 e intenta ir a otro campo, Access evitará que salga del campo hasta que solucione el problema.

• Reglas de validación de registros (o tablas)    Use una regla de validación de registros para controlar cuándo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas de validación de campo, las reglas de validación de registro hacen referencia a otros campos de la misma tabla. Las reglas de validación de registro se crean cuando es necesario comprobar los valores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supongamos que su compañía le obliga a enviar los productos en un plazo de 30 días y, si no lo hace, deberá reembolsar al cliente parte del precio de compra.

TIPOS DE RELACIÓN EN ACCESS

• 1. TIPOS DE RELACION EN ACCESS Relación.-Asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios entre las tablas.<br />

• 2. UNA RELACION UNO A VARIOS La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.<br />

• 3. UNA RELACION VARIOS A VARIOS En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) <br />

• 4. UNA RELACION UNO A UNOEn una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. <br />

• 5. En esta ventana se muestra el diagrama de relaciones entre las tablas. Para cada tabla son mostrados sus campos y líneas de asociación con campos de otras tablas. Estas líneas representan las relaciones.<br />

QUÉ ES UNA CONSULTA Y CÓMO UTILIZARLA?

• Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

CÓMO SE UTILIZAN LAS CONSULTAS?• Las consultas son mucho más que filtros o

búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

TIPOS DE CONSULTA• Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen

cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.

-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.

-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.

-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.

-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

CRITERIOS A REALIZAR EN UNA CONSULTA

• Un criterio es similar a una fórmula, es una cadena que puede estar compuesta por referencias de campo, operadores y constantes. Los criterios de búsqueda también se conocen como expresiones en Microsoft Office Access 2007.

• Como puede ver, los criterios pueden parecer muy diferentes entre sí, según el tipo de datos del campo al que se aplican y sus requisitos específicos. Algunos criterios son sencillos y usan operadores y constantes básicos. Otros son complejos y usan funciones, operadores especiales e incluyen referencias de campo.

Criterios Descripción>25 y <50 Este criterio se aplica a un campo de

número, como Precio o ExistenciasDeUnidades. Solo incluye aquellos registros en los que el campo Precio o ExistenciasDeUnidades contiene un valor superior a 25 y menor que 50.

DifFecha ( "aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()) > 30

Este criterio se aplica a un campo de fecha y hora, como FechaNacimiento. Solo los registros en los que el número de años que transcurren entre la FechaNacimiento de una persona y la fecha de hoy es mayor que 30 se incluyen en el resultado de la consulta.

Is Null Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para mostrar los registros en los que el valor del campo es NULL.

REGLAS DE VALIDACION DE CONSULTA

• La regla de validación limita los valores (no el formato) que se pueden introducir en un campo. Así nos aseguramos que ciertos campos cumplen los requisitos deseados.Las reglas de validación siempre han de cumplirse, para todos los registros que vayamos a introducir.Para construir las reglas de validación podemos utilizar los operadores de Access, que veremos en detalle en el capítulo de consultas. Veamos algunos ejemplos de reglas de validación:

FORMULARIO EN ACCESS

• Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

TIPOS DE FORMULARIOS

• Columna simple: El formulario obtenido muestra todos los campos de un registro en una única columna.

• Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en columnas.

• Gráfico: se abre el asistente para gráficos.• Principal/subformulario: asistente para usar varias tablas o consultas en

un mismo formulario.• Automático: crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al

usuario.