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ACCORDI QUADRO:APPLICATIVO INFORMATICO

Roma, 18 dicembre 2013

PREMESSE� Ai sensi dell’art. 12, comma 5, del D.L. 98/2011, l’Agenzia del

Demanio (AD) ha assunto il ruolo di centrale di committenza perl’individuazione degli operatori economici a cui affidare l’esecuzionedi tutti gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria che sirenderanno necessari sugli immobili in uso alle Amministrazioni delloStato che rientrano nell’ambito del Sistema accentrato dellemanutenzioni, c.d. Manutentore Unico, ed in uso al MIBAC ed allaDIFESA.

� Tale ruolo viene assolto mediante la stipula degli Accordi Quadro(AQ), di cui all’art. 59 del D.Lgs. n. 163/2006, riferiti ad ambititerritoriali predefiniti (lotti) con operatori specializzati nel settoreindividuati mediante procedure ad evidenza pubblica.

A G E N Z I A D E L D E M A N I O 1

individuati mediante procedure ad evidenza pubblica.

� A tal fine, ai sensi dell’art. 55, comma 5, del D.Lgs. n. 163/2006, l’ADha indetto 16 procedure di gara sull’intero territorio nazionale,ciascuna delle quali suddivisa in 3 lotti (salvo il Lazio in cui laprocedura è stata suddivisa in 9 lotti), per un totale di 66 lotti, per laconclusione degli AQ prevista con complessivi 398 operatorispecializzati.

PREMESSE


PREMESSE� I singoli contratti attuativi saranno affidati dalle Stazioni Appaltanti

(Provveditorati Interregionali per le Opere pubbliche, DirezioniRegionali dell’AD, MIBAC e DIFESA), conformemente a quantoprescritto negli AQ, segnatamente dall’art. 3.1 (Affidamento deilavori. Numero minimo di interventi) e dall’art. 3.2 degli AQ (Modalitàdi affidamento dei lavori. Uso dell’applicativo informatico “GestioneAccordi Quadro”), nella Guida relativa all’utilizzo dell’applicativoinformatico “Gestione Accordi Quadro” nonché nel CapitolatoSpeciale d’Appalto e nel disciplinare di gara.


• Regole per l’affidamento dei lavori.Art. 3.1

• Obbligo all’utilizzo dell’applicativo informatico“Gestione Accordi Quadro” e al rispetto delleregole presenti nella relativa Guida operativa.

Art. 3.2

PREMESSE

Ai sensi dell’art. 12, comma 7, del D.L. n. 98/2011,successivamente alla stipula degli AQ, è nullo ogni nuovo


successivamente alla stipula degli AQ, è nullo ogni nuovocontratto di manutenzione ordinaria e straordinaria nonaffidato dall’Agenzia del Demanio.

ACCORDI QUADRO: APPLICATIVO INFORMATICO

Modulo “Gestione Accordi Quadro”

� Il primo modulo “Gestione Accordi Quadro” è l’applicativo riservatoagli operatori dell’Agenzia (DR e DMC-MBC-PM) che consente diinserire e gestire gli AQ stipulati con gli operatori specializzati,riportando l’elenco delle ditte prenotabili in ordine di priorità, sullabase dello sconto offerto (c.d. funzione di “data entry”).

Data entry AQ e

Data entry AQ e

Modulo “Gestione contratti”


AQ e operatori

AQ e operatori

� Il secondo modulo, invece, è un’applicazione a disposizioneesclusiva delle Stazioni Appaltanti (Provveditorati Interregionaliper le Opere pubbliche, Direzioni Regionali dell’AD, MIBAC eDIFESA) per la selezione delle imprese e la gestione delle pratichedi stipula dei contratti di appalto.

contratti”

Affidamento lavori

Affidamento lavori

GESTIONE ACCORDI QUADRO: INSERIMENTO AQ

� L’utente della competente DR (preferibilmente il RUP dell’AQ),pertanto, dovrà inserire le informazioni di base degli AQsottoscritti con gli operatori specializzati, così da creare:

Tale modulo è riservato all’uso esclusivo delle DR

A G E N Z I A D E L D E M A N I O

sottoscritti con gli operatori specializzati, così da creare:

� l’anagrafica degli AQ rispetto all’ambito territoriale diriferimento;

� l’anagrafica delle imprese che hanno sottoscritto gliAQ;

� l’abbinamento delle imprese ai rispettivi AQ diriferimento.

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Particolarmente rilevanti sono le seguenti informazioni:Particolarmente rilevanti sono le seguenti informazioni:

� IMPORTO INTERVENTI DA/A: indicare l’importo minimo e massimo degli interventimanutentivi da affidare agli operatori corrispondente al lotto e all’ambito territoriale diriferimento (limite minimo consentito 5.000,00 euro – limite massimo consentito2.582.000,00 euro );


2.582.000,00 euro );

� MASSIMALE (Importo a base d’asta): inserire l’importo a base d’astacorrispondente al lotto e all’ambito territoriale di riferimento;

� SOGLIA : inserire l’importo massimo di impegno per ciascun operatore;

� PERCENTUALE DI SUPERAMENTO SOGLIA : Pari al 10%.L’impresa con cui sono stati già prenotati/confermati precedenti appalti potrà essereinterpellata anche per un nuovo affidamento che superi di non più il 10% il valoreresiduo affidabile (cfr. art. 3.1 AQ);

� NUMERO DI OPERATORI: inserire il numero degli operatori che hanno sottoscrittol’AQ;


� DURATA DELLE PRENOTAZIONI (giorni) : pari a 20 (venti) giorni per tutti gli AQ(cfr. art. 3.1 AQ), sono i giorni previsti in favore dell’operatore per decidere seaccettare oppure no l’incarico affidatogli;

� DURATA STIPULA CONTRATTI (giorni): pari a 20 (venti) giorni per tutti gli AQ(cfr. art. 3.1 AQ), sono i giorni previsti per la stipula dei contratti diappalto/affidamento accettati dagli operatori;

� MARGINE PER GIUSTIFICAZIONE DEI RIFIUTI DELLE IMPRESE: pari a 15(quindici) giorni decorrenti dalla data in cui è inserita a sistema la rinuncia dellaimpresa ad eseguire i lavori offerti, è il periodo entro cui la competente DR (esoltanto la DR) deve verificare se il rifiuto è giustificato o meno.


soltanto la DR) deve verificare se il rifiuto è giustificato o meno.

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GESTIONE ACCORDI QUADRO: OPERATORI

Particolarmente rilevanti sono le informazioni da inserire nelriquadro “Priorità da assegnare all’impresa” in cui occorreinserire la priorità dell’impresa in ordine progressivo ed ilcorrispondente valore percentuale di ribasso con cuil’impresa si è aggiudicata la gara.

Particolarmente rilevanti sono le informazioni da inserire nelriquadro “Priorità da assegnare all’impresa” in cui occorreinserire la priorità dell’impresa in ordine progressivo ed ilcorrispondente valore percentuale di ribasso con cuil’impresa si è aggiudicata la gara.

� La funzione “INSERIMENTO” e “NUOVO OPERATORE” permettono diinserire nuovi operatori ovvero modificare le informazioni di quelli già inseriti,creando così le anagrafiche degli operatori (imprese), e dei relativi recapiti,abbinandoli agli AQ.


GESTIONE ACCORDI QUADRO: FUNZIONE DI RICERCA� La ricerca degli AQ inseriti in anagrafica avviene selezionando la funzione “RICERCA” dal

pulsante “ACCORDO QUADRO”, in base i parametri di ricerca:

� AMBITO TERRITORIALE (della DR);

� IDENTIFICATIVO;

� DENOMINAZIONE;

� DATA DI STIPULA (Da/A);

� IMPORTO INTERVENTI;

� NOMINATIVO IMPRESA;


GESTIONE ACCORDI QUADRO: GUIDA

� Selezionando il pulsante “GUIDAOPERATIVA” dalla barra deglistrumenti si può effettuare il downloaddella Guida Operativa per la suaconsultazione.


GESTIONE CONTRATTI


COME AFFIDARE GLI INTERVENTI MANUTENTIVI AGLI OPERA TORI

INDIVIDUATI CON GLI ACCORDI QUADRO?

GESTIONE CONTRATTI: Premesse

Gestione contratti

MIBACDIFESA

Interventi ex art. 12, comma 2,

lett. a) e b), del

PPOOPPDR

Interventi inclusi nel Piano Generale

CHI ?

COSA?


lett. a) e b), del D.L. n. 98/2011

Immobili Mibac e Difesa

Generale

Immobili AdSDOVE?

GESTIONE CONTRATTI: Premesse

In conformità al principio della rotazione di cui all’art. 3. 1 degli AQ

sottoscritti, il software consente alle SA di attivare la pr ocedura per

l’affidamento degli interventi e le pratiche di stipula dei relativi contratti di


appalto in funzione dell’importo (lavori) dell’intervento (cantierabile) e della

competenza territoriale di ciascuna SA, selezionando in auto matico

l’impresa a cui ricorrere per l’esecuzione dell’intervento e permettendo di

prenotare l’importo economico previsto, detraendolo dall a soglia economica

per cui la specifica impresa si può impegnare nonché dall’im porto (a base

d’asta) ancora disponibile per l’AQ interessato.

ACCORDI QUADRO: Applicativo informatico

Ogni contratto relativo ad interventi di cui all’art. 12, co mma2, lettere a) e b) del D.L. n. 98/2011 eventualmente affidato


2, lettere a) e b) del D.L. n. 98/2011 eventualmente affidatosenza l’utilizzo dell’applicativo “Gestione Contratti” è nul lo epertanto il relativo affidamento non è valido né efficace.

Sono pertanto invalidi ed inefficaci i predetti interventiaffidati in violazione, totale o parziale, delle regole conte nutenella Guida operativa all’utilizzo dell’applicativo citato .

GESTIONE CONTRATTI: Funzioni

Accesso utenteAccesso utente

Inserimento ( 20 gg.)

(SA)

Accettazione (20 gg.)

(SA)

Annullamento (DR)

Rinuncia (SA)


Conferma(SA)

Annullamento (DR)

Proroga (SA)

(solo una volta) (20gg.)

Conferma (SA)

Annullamento (DR)

Inserimento (SA)

(20 gg.) Gestione

rifiuti (DR)

(15 gg.)

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GESTIONE CONTRATTI: Inserimento contratto� La procedura di inserimento permette di attivare la

pratica di stipula di un contratto di appalto per unintervento pianificato da ciascuna StazioneAppaltante (SA), a condizione che:

� l’intervento abbia le caratteristiche di cui allelettere a) e b) del comma 2 dell’art. 12 D.L. n.98/2011, in conformità a quanto previsto nelleLinee Guida;

�ed il relativo progetto sia cantierabile .


Intervento cantierabile: si intende quello predispostoper essere affidato ad un operatore economico, inquanto è stata conclusa dal Responsabile delProcedimento della competente SA la fase diprogettazione.

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GESTIONE CONTRATTI: Inserimento contratto

� Nuove costruzioni;

� Interventi di ampliamento;

� Lavori a seguito di guasto imprevisto;

� Servizi di manutenzione periodica e riparazione finalizzati al mantenimento e allaverifica dell’efficienza degli impianti e prevenzione dei guasti ascrivibili alla categoria 1dell’allegato IIA del D.Lgs. n. 163/2006 aventi ad oggetto edifici;

� Lavori di importo inferiore a euro 5.000,00 (al netto dell’IVA);

Interventi non ammessi


� Lavori compresi nei contratti di servizio energia di cui al D.P.R. n. 412/1993 e al D.Lgs.n. 115/2008;

� Lavori di somma urgenza di cui all’art. 176 del DPR n. 207/2010;

� Interventi di cui al D.Lgs. n. 81/2008.

Si ricorda, inoltre, che sono esclusi dal Sistema Accentrat o delle Manutenzioni:

� Interventi di manutenzione straordinaria su immobili di proprietà di fondi immobiliari FIPe P1;

� Interventi su immobili non ancora in uso;

� Interventi finanziati con fondi speciali.

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GESTIONE CONTRATTI: Inserimento contratto - MU

� Ogni specifico contratto potrà essere stipulatosoltanto sulla base del Progetto esecutivo ovvero,nei casi di semplice manutenzione dal Computometrico corredato da una relazione e da uncapitolato.

� E comunque, a condizione che il relativo importodi quadro economico sia:

a) uguale a quello indicato in fase di validazione

Limitatamente agli interventi inclusi nel Piano Gen erale

Ciascuna SA è tenuta a


a) uguale a quello indicato in fase di validazionedei costi da parte del Provveditorato eriportato nelle schede degli interventi allegatealle singole Convenzioni Quadro sottoscrittecon i Provveditorati ovvero ai singoli Atti diaffidamento alle DR;

b) ovvero, in caso di eventuali assestamenti delquadro economico di cui al punto a),riscontrati successivamente alla stipula delleConvenzioni Quadro e degli Atti diaffidamento, pari a quello autorizzatocomunque dall’AD.

Ciascuna SA è tenuta a comunicare tempestivamente alla competente DR gli eventuali

assestamenti dei QE degli interventi, e comunque prima

della sottoscrizione del contratto di appalto , al fine di

consentire all’Agenzia di verificarne la coerenza con il PG

emanato, anche in termini di sussistenza delle necessarie

risorse finanziarie.

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GESTIONE CONTRATTI: Inserimento contratto - MU

Gli interventi raggruppati nelle schede allegate alleConvezioni Quadro sottoscritte con i PPOOPP ovveroagli Atti di affidamento alle DR dovranno essereconsiderati come un unico intervento per laprenotazione dell’operatore.

Interventi raggruppati nelle schede allegate alle Convenzioni Quadro e agli Atti di affidamento


� Pertanto,

�nel campo “IMPORTO DEI LAVORI PIANIFICATO”bisogna indicare il costo previsto nellaprogettazione finale ;

�Nel campo “IDENTIFICATIVO MU” occorre indicare ilcodice intervento presente nelle schede allegatealle Convenzioni quadro/atto di affidamento .

GESTIONE CONTRATTI: Inserimento – Importo lavori

Per tutti gli interventi :

� il corrispettivo dell’importo lavori è determinato amisura, ai sensi dell’art. 53, comma 4, del D.Lgs.163/2006, applicando il ribasso offerto dall’operatore sulprezziario Regionale di riferimento in sede di AQ.

� Qualora l’intervento comprendesse delle voci di prezzonon contemplate nel prezziario si farà riferimento alprezziario di una delle Regioni limitrofe e verrà stabilito inesito ad un verbale di concordamento, ai sensi dell’art.

Per tutti gli interventi :

� il corrispettivo dell’importo lavori è determinato amisura, ai sensi dell’art. 53, comma 4, del D.Lgs.163/2006, applicando il ribasso offerto dall’operatore sulprezziario Regionale di riferimento in sede di AQ.

� Qualora l’intervento comprendesse delle voci di prezzonon contemplate nel prezziario si farà riferimento alprezziario di una delle Regioni limitrofe e verrà stabilito inesito ad un verbale di concordamento, ai sensi dell’art.


esito ad un verbale di concordamento, ai sensi dell’art.163 del DPR 207/2010.esito ad un verbale di concordamento, ai sensi dell’art.163 del DPR 207/2010.

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GESTIONE CONTRATTI: Inserimento contratto

Inserito il contratto, il software proporrà, in funzione dell’importo edella competenza territoriale dell’intervento pianificato, la primaimpresa disponibile , permettendo la prenotazione online perl’impegno economico pianificato.


Dopo aver compilato i campi richiesti e selezionato il tasto“PRENOTA”, verranno memorizzate a sistema tutte le informazionirelative al contratto prenotato (Dati del contratto ), all’AQ (Datiriepilogativi Accordo Quadro ) e all’operatore selezionato (Datiriepilogativi dell’impresa ), calcolati automaticamente in temporeale dal sistema.

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GESTIONE CONTRATTI: Inserimento – Ricevuta prenotazio ne

� Contestualmente alla prenotazione, il sistema genera la ricevuta (in formatopdf) di avvenuta prenotazione, che viene trasmessa via email al RP dellaSA che ha prenotato l’intervento, alla competente DR e alla DG.

La ricevuta di prenotazione ha valore di notifica e pertanto deve essere conservata dalla SA e dalla

competente DR.


competente DR.

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GESTIONE CONTRATTI: Accettazione contratto� Selezionando l’operazione “ACCETTAZIONE CONTRATTO”

nell’apposito campo, la SA memorizza a sistema l’informazionesecondo cui l’impresa prenotata, entro il termine di 20 (venti)giorni decorrenti dalla data di prenotazione, ha accettato (amezzo di lettera raccomandata con avviso di ricevimento)l’incarico affidatogli, a seguito della presa visione delladocumentazione tecnica e dello stato dei luoghi.

L’operatore deve comunicare l’accettazione (ovvero l a rinuncia) ad eseguire il lavoro proposto dalla SA a

mezzo di lettera raccomandata con avviso di


Se il contratto non viene accettato entro il termin e previsto (20 giorni dalla prenotazione/inserimento), lo

stesso si intenderà “ANNULLATO”.

mezzo di lettera raccomandata con avviso di ricevimento (cfr. art. 3.1 AQ).

GESTIONE CONTRATTI: Conferma contratto

� Con tale funzionalità la SA inserisce a sistema l’informazione dell’avvenuta stipula delcontratto di appalto con l’operatore selezionato.

� Tale operazione deve avvenire entro 20 (venti) giorni decorrenti dalla data diaccettazione, salva eventuale proroga.

Per procedere alla conferma di un contratto


Per procedere alla conferma di un contrattoaccettato, che sarà identificato dallo stato“ACCETTATO”, occorre selezionare la funzione“CONFERMA CONTRATTO ” dal campo“SELEZIONA OPERAZIONE”, inserire la data diavvenuta stipula ed allegare il relativo contratto(max 5 MB ).

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GESTIONE CONTRATTI: Proroga conferma/stipula� La funzione di proroga permette alla SA di modificare soltanto per una volta la data

prevista per la stipula del contratto accettato, concedendo ulteriori 20 (venti) giorniper la stipula del contratto rispetto al termine (pari a venti giorni) inizialmente previstoper la stipula/conferma.

� Al termine dell’operazione di proroga il sistema invia una mailinformativa alla competente DR e alla DG.

� Successivamente, le uniche operazioni consentite dalsistema , saranno soltanto la “CONFERMA” del contrattoentro il predetto termine di proroga ovverol’ “ANNULLAMENTO” del contratto stesso.


La proroga può essere concessa soltanto una volta .

In caso mancata stipula del contratto di appalto perscadenza del termine di proroga (come già visto per iltermine di conferma), il contratto si consideraannullato ed occorre riavviare l’intera procedura diselezione dell’operatore.

GESTIONE CONTRATTI: Annullamento contratto

� La funzionalità permette di annullare un contratto prenotatoovvero accettato, ma non ancora concluso (cioè nello statodi “CONFERMATO”), allegando la rinuncia .

� Il sistema aggiornerà automaticamente gli importi prenotati edisponibili a livello di AQ e di operatore.

� Al termine dell’operazione, il sistema invia un’appositacomunicazione, con l’unita ricevuta di annullamento : allaSA che ha inserito il contratto, alla competente DR e allaDG.

In considerazione della delicatezza dell’operazione,


In considerazione della delicatezza dell’operazione,l’annullamento è consentito soltanto alla competente DR ,(ovvero, in via residuale, alla DG) previa obbligatoriacomunicazione formale alla competente DR da parte della SA divoler annullare il contratto prenotato ovvero accettato, ovesussistano delle cause di forza maggiore previste dal codice civile(ragioni di diritto ) ovvero degli oggettivi impedimenti che necompromettono l’accettazione ovvero la conferma (ragioni difatto ), come ad esempio l’errato inserimento del contratto asistema da parte della SA.

GESTIONE CONTRATTI: Rinuncia impresa

� A seguito della rinuncia, viene automaticamenteproposta alla SA l’impresa immediatamentesuccessiva (ordinata per priorità), che potràessere prenotata per l’affidamento dell’interventopianificato.

Rinuncia

Inserimento

� Tale funzionalità consente di inserire nel sistemale comunicazioni di rinuncia provenienti dalleimprese prenotate, allegando la comunicazionescritta di rinuncia da parte dell’impresa edindicando la data in cui quest’ultima è stataricevuta.


pianificato.

� Contestualmente al salvataggio della nuova impresa e della rinuncia della precedente,vengono aggiornate le soglie economiche (AQ e Operatore) per cui le impresepossono impegnarsi.

� Alle successive richieste di prenotazione da parte delle SA il sistema riproporràcomunque l’impresa rinunciataria di un intervento, salvi i casi in cui :

� quest’ultima non abbia ingiustificatamente rinunciato per tre volte consecutive adaccettare un contratto (risoluzione ipso iure);� ovvero l’AQ sia stato sottoscritto con un solo operatore rinunciatario.

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GESTIONE CONTRATTI: Rinuncia impresa

L’operatore deve comunicare la rinuncia (ovverol’accettazione) ad eseguire il lavoro proposto dallaSA a mezzo di lettera raccomandata con avviso diricevimento (cfr. art. 3.1 AQ).

In conformità a quanto previsto nell’art. 3.1 degliAQ sottoscritti, la rinuncia ad accettare il contratto


AQ sottoscritti, la rinuncia ad accettare il contrattoofferto è ammessa soltanto nell’ipotesi in cuil’impresa prenotata è impegnata nell’esecuzione diinterventi già affidati in virtù dell’AQ .

Diversamente la rinuncia si consideraingiustificata e al verificarsi di tre rinunceingiustificate consecutive l’AQ saràautomaticamente risolto nei confronti dell’impresarinunciataria.

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GESTIONE CONTRATTI: Rinuncia impresa – Gestione rifi uti

Rinuncia La funzione “Gestione rifiuti” è riservata all’uso esclusivo della competente DR.

Gestione rifiuti

(solo DR)(15 gg.)


La competente DR deve preliminarmente verificarecon l’operatore prenotato e la competente SA se ilrifiuto possa considerasi giustificato (vedi slideprecedente) oppure no entro il termine di 15(quindici) giorni decorrenti dall’inserimento asistema della rinuncia da parte della predetta SA.

GESTIONE CONTRATTI: Altre funzioni disponibili

• La funzione di ricerca consente alla SA di individuare,limitatamente alla propria area di competenza territoriale, icontratti inseriti ed i relativi operatori prenotati perl’esecuzione degli interventi.

Ricerca contratti

• Permette a ciascuna SA, limitatamente alla propria area dicompetenza territoriale, di ottenere informazioni aggiornatein tempo reale sulla disponibilità residua, l’importo totaleimpegnato e l’importo totale prenotato sia a livello di AccordoQuadro che di operatore.

Reportistica


Quadro che di operatore.

• Consente alla SA di visualizzare ed elencare, limitatamentealla propria competenza territoriale, i contratti prenotati, manon ancora stipulati, e la cui data di scadenza sia prossima.

Contratti in scadenza

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GESTIONE CONTRATTI: GUIDA

� Selezionando il pulsante “GUIDAOPERATIVA” dalla barra degli strumentisi può effettuare il download della GuidaOperativa per la sua consultazione.


Prossimi passi operativi da ricordare

� Gli AQ sono in corso di conclusione sull’intero territorio nazionale.

� L’Agenzia del Demanio darà immediata notizia sul proprio sito internetdell’avvenuta stipula degli AQ - previamente informando le Stazioni Appaltanti(PPOOPP, DIFESA E MIBAC) - così adempiendo agli obblighi di pubblicità, aisensi dell’art. 12, co. 5, del D.L. n. 98/2011.

� Le DR dovranno chiedere, seguendo la policy aziendale, l’abilitazioneall’utilizzo del modulo “Gestione AQ” - disponibile sulla Intranet dell’Agenzia -per generare l’anagrafica degli AQ con i relativi operatori economici.

� I RP dell’affidamento dei lavori di ciascuna Stazione Appaltante (PPOOPP, DR,MIBAC, DIFESA), che non siano già abilitati all’uso di PTIM, devono presentare


MIBAC, DIFESA), che non siano già abilitati all’uso di PTIM, devono presentareall’indirizzo email [email protected] formale richiesta diabilitazione per l’utilizzo del modulo “Gestione contratti”, indicando l’ambitoterritoriale nonché il lotto di riferimento previsti nell’AQ sottoscritto per i qualisono responsabili.

ACCORDI QUADRO: APPLICATIVO INFORMATICO

Grazie per l’attenzione


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