EJE TEMATICO N° 2

DOCUMENTOS ELECTRONICOS

DIANA JUDITH CALDERÓN BARRIOS

DIANA PAOLA CONTRERAS

MARÍA CRISTINA ARIAS

JHON CARLOS DÍAZ CORTES

CLAUDIA MARCELA MORA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVÍSTICA

2015

EJE TEMATICO N° 2

DOCUMENTOS ELECTRONICOS

DIANA JUDITH CALDERÓN BARRIOS

DIANA PAOLA CONTRERAS

MARÍA CRISTINA ARIAS

JHON CARLOS DÍAZ CORTES

CLAUDIA MARCELA MORA

ASIGNATURA: GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS GRUPO 1

Docente

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA

2015

INTRODUCCIÓN

Esta actividad permite conocer la importancia de los documentos

electrónicos y sus clasificación ya que gracias al avance de la

tecnología están siendo aplicados en entidades, con el fin de ser parte

de los pasos fundamentales de los procesos administrativos.

Nos permite conocer las estrategias que se deben tener en cuenta

para una adecuada conservación de documentos, y los mecanismos

que se deben implementar para hacer que la información se preserve

fiable y autentica.

Existe un marco reglamentario que permite la realización en las demás

etapas de la gestión documental de forma tal que es medular su

aplicación correcta basada en datos cualitativos y cuantitativos, es

decir mediciones verídicas, objetivas y reales para ser implementadas

en entidades tanto públicas como privadas.

OBJETIVOS

Establecer y explicar el significado de documentos electrónicos

Diferencias y distinguir los componentes, características y

clasificación de los documentos electrónicos.

Conocer la importancia de la conservación de los documentos

electrónicos.

Dar a conocer las estrategias de una adecuada conservación de la

información digital, en soportes electrónicos.

DEFINICIÓN DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Se entiende como documento

electrónico cualquier representación de

información conservada y transmitida por

medio de un mensaje de datos. Por tanto, un

documento electrónico es cualquier

documento cuyo soporte material es algún

tipo de dispositivo digital, que para ser

consultado, interpretado o reproducido, debe

ser accedido desde un computador u otro

dispositivo con capacidad de acceder a

información en medios magnéticos.

Hoy en día todo tipo de información

contenida en un medio físico, como el papel,

puede ser digitalizada para convertirse en un

documento electrónico. Sin embargo no

todos los documentos electrónicos poseen la

misma validez probatoria en términos

legales.

COMPONENTES DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS

Aunque pueden definirse diferentes

dimensiones y componentes digitales, para la

gestión, tratamiento y conservación de un

documento electrónico, éste se considera de

forma funcional o conceptual como una

unidad.

Entre estos componentes y dimensiones de

alto nivel, se destacarían los siguientes:

El contenido:

Entendido como el conjunto de datos en que

se sustancia la información de un documento

electrónico.

COMPONENTES DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS

La firma electrónica:

Definición de firma electrónica avanzada según el artículo 3 de la

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, definida como

un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros

o asociados con ellos, que:

Permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados

Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a los que

se refiere

Ha sido creada por medios que el firmante puede

mantener bajo su exclusivo control.

Los metadatos:

Elemento que proporciona contexto al

contenido, estructura y firma de un

documento, contribuyendo al valor

probatorio y fiabilidad de éste a lo largo

del tiempo como evidencia electrónica de

las actividades y procedimientos.

Un documento electrónico, en su forma

más común y simple está compuesto por

un solo fichero de información, un

conjunto de metadatos más, en su caso,

si es un documento administrativo

electrónico, o si es un documento

susceptible de formar parte de un

expediente, obligatoriamente, una o

varias firmas electrónicas.

COMPONENTES DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS

CARACTERÍSTICAS

De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 los documentos deben

cumplir con ciertas características:

Autenticidad : Que pueda demostrarse que el documento es lo que

afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que dice haberlo

creado.

Integridad: Hace referencia al carácter completo e inalterado del

documento electrónico. Es documento debe estar protegido contra

modificaciones.

Fiabilidad: Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir

en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio.

Disponibilidad: Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y

leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo.

Clasificación de los documentos

electrónicos

• Documento Electrónico de

Archivo

Es el registro de información

generada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrónicos,

que permanece en estos medios

durante su ciclo vital; es producida

por una persona o entidad en razón

de sus actividades y debe ser tratada

conforme a los principios y procesos

archivísticos.

Los documentos electrónicos pueden ser de

numerosos tipos y deben tener ciertos

criterios como se muestra a continuación:

• Digitalizados: Creados a partir de

documentos impresos

• Digitales para imprimir: Creados

para ser impresos.

• Multimediaticos: Creados para ser

exclusivamente consultados desde un

computador.

• Forma de creación: Se divide en documentos

nativos electrónicos, cuando han sido elaborados

desde un principio en medios electrónicos y

permanecen en estos durante toda su vida o

documentos electrónicos digitalizados, cuando se

toman documentos en soportes tradicionales (como

el papel) y se convierten o escanean para su

utilización en medios electrónicos.

• Origen: Pueden ser creados por la administración

pública o presentados por los ciudadanos, empresas

u organizaciones.

• Forma y Formato: Encontramos documentos

ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos,

imágenes, videos, audio, mensajes de datos de

redes sociales, formularios electrónicos, bases de

datos, entre otros.

Con respecto a estos formatos se presentan una

serie de recomendaciones para su buen manejo:

1. Según su Forma y Formato

CLASIFICACION DESCRIPCION RECOMENDACION

Documentos ofimáticos

Documentos de

procesadores de texto, hojas

de cálculo, gráficos, etcétera,

que son producidos con

distintos programas o

paquetes de software y en

diferentes versiones de un

mismo software.

Definir políticas para su

conversión a formatos y

lenguajes estables, de tal

manera que no se corrompa

la información.

Cartográficos

Mapas y planos, algunos de

ellos con valores históricos y

en muchos casos artístico.

Estos documentos, debido a

su naturaleza y origen, deben

ser tratados de manera

específica (utilizar un escáner

especial, metadatos

particulares, entre otros).

Definir políticas para

garantizar su lectura a

mediano y largo plazo de

manera que no estén sujetos

a la evolución del software

con el que se produjeron, es

decir, que la versión siguiente

del programa permita ver los

archivos generados en la

versión anterior.

Según su Forma y Formato

CLASIFICACION DESCRIPCION RECOMENDACION

Correos electrónicos

(comunicaciones oficiales)

El correo electrónico (e-mail) es uno

de los servicios más usados en

Internet que permite el intercambio

de mensajes entre las personas

conectadas a la red, de manera

similar a como funcionaba el correo

tradicional. Básicamente es un

servicio que nos permite enviar

mensajes a otras personas de una

forma rápida y económica, facilitando

el intercambio de todo tipo de

archivos, dando clic en el link

“adjuntar” que aparece en pantalla.

Los documentos que se adjuntan

comienzan a ser nombrados como

documentos electrónicos de archivo,

debido a que incorporan información

de alto valor que sirve de soporte y

evidencia para las entidades.

Constituye un tipo de documento en

el que con mayor frecuencia se

incluyen datos de gran valor

documental.

Cumplir con todas las propiedades

de un documento electrónico

destacando que se garantice su

autenticidad, fecha y hora en que se

produjo y se recibió, así como su

procedencia, garantizando que el

autor de este documento es la

persona que dice ser y que tiene la

competencia para firmarlo.

Según su Forma y Formato

CLASIFICACION DESCRIPCION RECOMENDACION

Imagen, videos y audio digital

Los archivos creados en estos tipos

de formatos se admiten como pruebas

en el sistema judicial colombiano.

Cumplir con las normas que

establezcan el Gobierno Nacional y la

entidad en sus normas internas, para

garantizar su preservación y valor

como prueba aceptada.

Mensajes de datos generados

mediante redes sociales

En algunos casos este tipo de

mensajes pueden ser utilizados dentro

de algún proceso llevado a cabo por la

administración

(Twitter, Facebook, entre otros).

Emitir las políticas por las que se

establezcan los procedimientos

válidos para la toma de los datos

necesarios y su transformación a

formatos que no alteren la validez de

los documentos.

Formularios electrónicos

Formatos que pueden ser

diligenciados por los ciudadanos para

realizar trámites en línea. Por ejemplo:

“Formularios de contacto” o

“Formularios para peticiones, quejas y

reclamos”.

Tratarlos como herramientas que los

usuarios pueden utilizar, que se

integran a la información que se

maneja electrónicamente, sin olvidar

que su almacenamiento y gestión

debe ser llevada a cabo por el

programa que procesa la entrada al

Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos. Emitir las políticas para

establecer los procedimientos válidos

para la toma de los datos necesarios y

su transformación a formatos que no

alteren la validez de los documentos.

2. Otras clases a tomar en cuenta.

CLASIFICACION DESCRIPCION RECOMENDACION

Bases de datos

Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de Búsqueda rápida.

Establecer cortes de información para seleccionar de ellos la que deba conservarse a largo plazo o de forma permanente y transferirlos al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. Los criterios a seguir para el establecimiento de los cortes variarán de acuerdo al contenido de la base de datos y de la información que deba conservarse.

Páginas web

Una página web está compuesta principalmente por información (texto y/o módulos multimedia), así como por hipervínculos. Además, puede contener o asociar datos sobre el estilo que debe tener y cómo debe visualizarse y también aplicaciones “embebidas” con las que se puede interactuar para hacerlas dinámicas.

Deben definirse políticas para establecer el tipo de contenido que se publica, la periodicidad de su actualización, y el responsable de producir y aprobar la publicación. Así mismo, se debe tener en cuenta la conservación de información, datos y documentos de archivo publicado, de forma que se cuente con un historial de publicaciones en el sitio web.

CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL –

CCD

• El Cuadro de Clasificación Documental – CCD es un

instrumento archivístico que se expresa en el listado de

todas las series y subseries documentales con su

correspondiente codificación, conformado a lo largo de

historia institucional del Archivo General de la Nación.

• Este instrumento permite la clasificación y descripción

archivística en la conformación de las agrupaciones

documentales.

Cuadro de Clasificación Documental

CCD

Imagen tomada de ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Jorge Palacios Preciado Grupo de Archivo y Gestión

Documental – GAGD Actualización TRD y CCD - Nov. 2014 (Dec 2126 de 2012 y Res. 469 de 2013)

Elementos Que Componen Un CCD

Fondo

Sección

Serie

Código

Es el conjunto documental procedente de una institución o persona, siendo el resultado natural de la actividad que la entidad realiza.

Es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan de acuerdo a la estructura orgánica.

Es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa. Regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.

Clave arbitraria que se puede integrar de números o números y letras. Es la herramienta para la relación de documentos entre sí.

EJEMPLO

CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS

Comprende las estrategias

y técnicas específicas,

relativas a la protección de

los materiales tanto

impresos como digitales,

custodiados en archivos,

bibliotecas, mediatecas,

frente al deterioro, los daños

y el abandono de los

documentos.

CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Es un proceso de gestión

activa que asegura el

acceso al material digital

en el futuro. Consiste en

una serie de actividades

reguladas de modo

sistemático que permite la

conservación por largo

tiempo del byte stream,

incluyendo los metadatos.

CONSERVACIÓN A LARGO

PLAZO

La valoración de los documentos

electrónicos no se limita a establecerun plazo de conservación, sino que

asume el compromiso de definir las

condiciones de conservación de los

documentos. Para que los documentos

electrónicos puedan utilizarse a largo

plazo, se deben conservar documentos

auténticos, accesibles e inteligibles en

un contexto de constantes cambios

tecnológicos.

REQUISITOS DE CREACIÓN, MANTENIMIENTO Y

PRESERVACIÓN

Se deben establecer en términos

de los propósitos que los

documentos de archivo van a

satisfacer, y en términos del

propósito o el resultado deseado

de la preservación; no en

términos de las tecnologías

disponibles.

DETERMINAR LA VIABILIDAD PARA SU CONSERVACIÓN

• Estado de conocimiento acerca de la conservación de

documentos electrónicos.

• Capacidad de hardware y software.

• Experiencia del personal

• Recursos financieros

• Capacidad para la conservación de elementos individuales

del contenido intelectual y la autenticidad

ESTRATEGIAS ADECUADAS PARA LA

CONSERVACIÓN DIGITAL

• Copia de seguridad: Se refiere al

proceso de hacer duplicados exactos del

objeto digital.

• Actualización: Hace referencia a la copia

de información digital de un soporte de

almacenamiento a largo plazo a otro del

mismo tipo.

• Metadatos: Es recomendable en el

momento mismo de la creación de los

documentos

• Preservación de la tecnología: Se

basa en la preservación del entorno

técnico que hace funcionar el sistema

como los sistemas operativos, software

de aplicaciones, entre otros.

• Migración: Se utiliza para copiar datos

desde una tecnología a otra,

conservando las características

esenciales de los datos.

• Almacenamiento: Para preservar los

documentos electrónicos ese importante

hacer una adecuada migración a nuevos

sistemas de almacenamiento, teniendo

en cuenta no solo los aspectos digitales

sino también la accesibilidad,

perdurabilidad, legibilidad y preservación

de la autenticidad.

CONCLUSIONES

Este trabajo nos permitió conocer sobre el

documento electrónico, como se compone

sus características.

Nos dejó conocer las pautas que se deben

tener en cuenta para una adecuada

conservación de los documentos

electrónicos, y la importancia que esta toma

en cuanto al sostenimiento de la

información.

WEBGRAFIA

• Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.Dirección de Gobierno en línea. Cero papel en la administraciónpública, Documentos Electrónicos. [En línea], 2012 [citado 19febrero 2015]. Disponible eninternet: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf

• Archivo General de la Nación. Cuadros de Clasificación CCD. [Enlínea], 2014 [citado 19 febrero 2015]. Disponible eninternet: http://www.archivogeneral.gov.co/cuadros-de-clasificacion-ccd

• Escuela Mexicana de Archivos A.C.. Preservación de documentoselectrónicos InterPARES. [En línea], 1999/2012 [citado 21 febrero2015]. Disponible eninternet: http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1-2-3_mexico_dissemination_ls_navarro_mexico_nov2009.pdf