actualizacion trd
DESCRIPTION
Herramienta de la administracon documental, para la mejora de la gestion en los procesos, donde intervienen la produccion, organizacion, consulta, tansferencia y tiempos de retencion documental.TRANSCRIPT
PROPUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RE TENCION
DE LA SECRETARIA GENERAL DE TELEMEDELLIN
Por:
DIEGO ALEJANDRO DUQUE BERNAL
Asesora:
DORIS LILIANA HENAO HENAO
Docente U. de A.
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA
TECNOLOGÍA EN ARCHIVÍSTICA
MEDELLÍN
2013
2
CONTENIDO
pág.
1. PRESENTACIÓN.................................................................... 3
1.1 RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO............................ 5
1.2 PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN............................ 6
1.3 PRESENTA CIÓN DE LA SECRETARIA GENERA 7
1.4 PRESENTACIÓN DEL ARCHIVO........................................... 10
2. JUSTIFICACIÓN...................................... ............................... 13
3 OBJETIVOS.......................................... .................................. 17
3.1 OBJETIVO GENERAL............................................................. 17
3.2 OBJETIVO ESPECIFICO......................................................... 17
4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................... ............. 18
5. NORMATIVIDAD....................................... ............................... 19
6. BIBLIOGRAFÍA....................................... ................................. 25
7. CIBERGRAFIA 25
3
1. PRESENTACIÓN
“Para generar una buena idea no se necesita de una necesidad, se puede
generar una necesidad a partir de una gran idea”
Diego Duque
Los proyectos han existido desde el momento en que las necesidades aparecieron
en la vida del hombre convirtiéndose estas en retos para la realización de una
acción determinada con un fin ya sea individual o común. Se definen como el
conjunto de actividades encaminadas a lograr un objetivo mediante una
metodología, la cual se lleva a cabo por medio de unos recursos limitados y
valiosos, que apuestan a resolver un problema que afronta un conjunto de
individuos.
Los proyectos nacen de una idea innovadora y única, la cual se tiene que ejecutar
en un tiempo finito, mediante una planificación detallada, con el fin de convertirse
en una herramienta dinamizadora de cambio.
Teniendo como base lo expuesto anteriormente, con este proyecto se pretende
mostrar la necesidad de implementar la actualización de las Tablas de Retención
Documental (TRD) de la Secretaria General de Telemedellín, mostrando la
importancia de mantener vigente este instrumento por excelencia en la gestión
documental, ya que regula la administración de documentos aportando
metodologías eficientes en el accionar cotidiano de los funcionarios, tales como la
racionalidad y la implementación de mejores prácticas en la gestión documental
durante el ciclo vital de documentos, el cual debe ser conocido y respetado
conforme a la legislación archivística vigente.
4
Este proyecto se presenta como propuesta de práctica académica de la
Tecnología en Archivística de la Escuela Interamericana de Bibliotecología de la
Universidad de Antioquia y se desarrollará durante 360 horas, tiempo estipulado
en el reglamento de prácticas académicas.
1.1 RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO
El proyecto consiste en actualizar las TRD de la Secretaria General de
Telemedellín con el fin de normalizar, institucionalizar y generar buenas prácticas
en torno a la administración documental, respetando los principios de orden
original y de procedencia, además de dar cumplimiento con la normatividad
archivística, la cual en el Acuerdo 032 de 20021, estipula el seguimiento, control y
actualización de las TRD conforme se presenten cambios o restructuraciones en
las instituciones, estas acciones permitirán estandarizar y hacer que los procesos
sean mucho más eficientes con miras a cumplir con la norma y los objetivos
establecidos por la corporación. Esto se llevará a cabo mediante la recopilación de
la información institucional, aplicación de encuestas a funcionarios del área en
cuestión (en caso de ser necesario), análisis de la información, presentación de
las TRD y finalmente la aplicación.
1 Archivo General de la Nación. Acuerdo 032 de 2002: por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.
5
1.2 PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Para hacer posible el nacimiento de TELEMEDELLIN, la Administración Municipal
contó con el respaldo del honorable Concejo de Medellín, que mediante Acuerdo
Número 02 de enero de 1996 autoriza al Alcalde para crear una asociación que
preste el servicio de televisión local y constituida mediante escritura pública
número 2.176 de agosto 13 de 19962; con énfasis en una programación de
contenido social y comunitario, sin ánimo de lucro como resultado de la unión de
entidades públicas del orden municipal2.
En la exposición de motivos para aprobar el Acuerdo, dice: "...será de carácter
educativo, cultural, comunitario, de prevención en salud y de acercamiento del
Municipio con la comunidad. Será instrumento vital para la educación ciudadana".
Y agrega, más adelante, la exposición de motivos: "la televisión se ha convertido
en una escuela paralela y en un nuevo poder para transformar la sociedad. Es vital
que los niveles locales participen en este medio, para que la educación y la cultura
aprovechen la pedagogía visual moderna y traten de lograr un equilibrio con la
televisión comercial, la cual no tiene ninguna responsabilidad con la formación
colectiva"3
El 13 de agosto de 1996, siendo Alcalde de Medellín Sergio Naranjo Pérez, se
conformó la Junta Directiva y entidad fundadora del primer canal local de televisión
en el país: TELEMEDELLÍN, constituido como Asociación Canal Local de
Televisión. El 9 de septiembre de 1997, la Comisión Nacional de Televisión expidió
la licencia para empezar a emitir, así el canal empezó con la señal de prueba el 7
2 TELEMEDELLIN. proyecto Tablas de Retención Documental. Medellín: 2006. p. 6
3 Ibid, p. 6
6
de diciembre del mismo año y a partir de diciembre de 2008 la señal del canal está
en el satélite con posibilidad de llegar a todo el país.4
Misión
“Somos una plataforma de contenidos públicos locales, enfocada en la promoción
permanente de la participación ciudadana y los contenidos de ciudad para
conectar a Medellín con el mundo, unidos con la alcaldía de Medellín y sus entes
descentralizados, somos aliados estratégicos en temas de comunicación, para
esto apropiamos los avances tecnológicos y el talento humano” 5
Visión
“En el 2016 seremos la plataforma de contenidos mas importante de la ciudad,
conjugando la comunicación pública y la información ciudadana. Nos
convertiremos en el principal aliado estratégico de la alcaldía de Medellín y sus
entes descentralizados en el tema de comunicación. Seremos la principal
herramienta para vender (mostrar) a Medellín ante el mundo”6
1.3 PRESENTACIÓN DE SECRETARIA GENERAL
La Secretaria General de Telemedellín, tiene como objetivo fundamental cumplir
con sus obligaciones ante la Gerencia dentro del conjunto de actividades y tareas
que enmarcan los procesos legales y la administración del personal, los cuales
4 Ibid, p. 7
5Información Corporativa. (s. f.). Consultada el febrero 18, 2013, de http://www.telemedellin.tv/institucional/Paginas/InformacionCorporativa.aspx
6 Ibid
7
hacen parte de los planes que debe llevar acabo y que también a su vez debe
controlar, en el marco de una políticas bien establecidas.
Dentro de las principales labores de la Secretaria General están los procesos
relacionados con la gestión integral del personal, hacen parte de su accionar
cotidiano, debido a que es una obligación configurar el plan, para llevar acabo el
establecimiento de políticas, estrategias y acciones de seguimiento, con el fin de
tomar decisiones que generen en el tiempo, un desarrollo constante del recurso
humano dentro del canal.
De manera que todas aquellas tareas encaminadas a la contratación, selección,
vinculación, capacitación, retroalimentación, evaluación, seguimiento y acciones
disciplinarias serán tareas a desempeñar por la secretaria general, en aras de un
crecimiento continuo.
Además de gestionar el talento humano, la Secretaria General es la responsable
de velar por que ley se cumpla conforme a lo establecido por la nación en calidad
de asociación pública, por lo que la normativa existente deberá cumplirse y
acatarse conforme con lo establecido.
De acuerdo con este entorno deberá velar por las prestaciones salariales del
personal, hacer las veces de representante legal ante la acciones que emprenda o
le sean imputadas en acciones jurídicas, deberá analizar y vigilar atentamente las
condiciones establecidas en los contratos con el fin de hacerlos valer su
cumplimiento y ejecución, además de elaborar documentos que reflejen la toma de
decisiones como son los proyectos, resoluciones, y convenios.
Dentro de sus funciones también están las de supervisar la oficina de quejas y
reclamos, elaborar proyectos de gestión que competen a su área específica y
realizar auditorías a sus procesos.
De manera tal que la Secretaria General es el órgano encargado de gestionar,
administrar, planear y controlar todos los aspectos legales y jurídicos que
8
involucran a la entidad, tanto en el aspecto interno, en la construcción de políticas
y normas como en el ámbito externo en el cual debe hacer cumplir la ley
establecida por el estado, en calidad de asociación pública.
1.4 PRESENTACIÓN DEL ARCHIVO
Telemedellín cuenta con un Archivo Documental (así es llamado) localizado en el
Tránsito de Caribe Cra. 64 C No. 72 – 58, el cual tiene como función custodiar,
salvaguardar y disponer los documentos producidos en función de unos objetivos
establecidos por la asociación. El archivo es relativamente pequeño, por
consiguiente no cuenta con el espacio adecuado para almacenar toda la
producción documental que le es transferida, además de que dicho proceso se
realiza de manera no programada ya que no se cuenta con una política para tal fin,
esta acción se lleva acabo debido a la carencia de espacio en los archivos de
gestión, los cuales no cuentan con las condiciones, ni el espacio suficiente para
retener su producción documental, lo que conlleva a que se realicen transferencias
periódicas al archivo.
Cuentan con las Tablas de Retención Documental, aprobadas en el año 2006,
pero sin ningún tipo de aplicación en Telemedellín.
El archivo documental esta organizado bajo criterios establecidos por el encargado
el cual cuenta con el apoyo de un auxiliar en los diferentes procesos que
involucran a esta unidad administrativa.
Archivo de gestión Secretaria General:
El archivo de la Secretaria General, es una archivo de gestión centralizado, con un
incremento en las acciones en los últimos años, lo cual trajo consigo un aumento
del volumen documental, evidenciando así la falta de recursos locativos, humanos
9
y técnicos para afrontar el incremento en las tareas que se llevan a cabo, esto ha
causado que el archivo de gestión en la actualidad esté separado de las oficinas,
convirtiéndose de esta manera en un depósito de documentos de la dependencia;
reforzando así, la necesidad de tener al frente personal calificado que administre
y gestione el archivo, debido al número de tareas que se llevan a cabo y que los
auxiliares de la Secretaria General no alcanzan a desarrollar.
Para conocer un poco más sobre la situación el archivo de la Secretaría General,
se aplicó una matriz Dofa (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas),
ésta se realizó mediante la observación; aunque esta se convierte en un primer
acercamiento a la situación del archivo, brinda elementos para un mejor
entendimiento sobre las necesidades más importantes que tiene el archivo de la
Secretaría General.
10
DEBILIDADES
• Falta de conciencia y cultura documental.
• Desconocimiento de la normatividad sobre archivos.
• Ausencia de conocimiento e importancia de una
tramitación y recepción eficientes
• La organización dentro de los expedientes no refleja el
trámite de los documentos en el tiempo, no es coherente
conforme los pasos para realizar el proceso de contratación
• Carencia de espacio suficiente para albergar la
documentación.
• A pesar de que la documentación ésta custodiada, se
encuentra en un lugar donde hay afluencia de personal.
• Desconocimiento de los parámetros de conservación
establecidos por la ley.
• No hay unificación en las herramientas para recuperar la
información, no se habla el mismo lenguaje.
• No se aplican las TRD
• La TRD está desactualizada
• Ausencia de Criterios y requisitos claros a la hora de
seleccionar el personal que tendrá a su cargo el archivo de
gestión, que cumpla con la ética y profesionalismo del caso
OPORTUNIDADES
• Automatización del formato de verificación, para el control
eficiente de la recepción y trámite.
• Capacitación y creación de conocimiento sobre la temática
de archivos.
• Normatividad que reglamente la distribución documental.
• Toma de decisiones más acertadas mediante informes
detallados.
• Seguridad en el manejo de la información.
• Contar con TRD
• Descongestionamiento oportuno en las oficinas de gestión.
(generación de espacio para la nueva documentación)
FORTALEZAS
• Tipos documentales plenamente establecidos
• Formatos para la verificación y control de documentos,
entregados a la diferentes áreas
• TRD
AMENAZAS
• Poca oportunidad en la toma de decisiones.
• Perdida de la documentación.
• Aumento en gastos de papelería.
• Reprocesos
• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos
• Filtración de información confidencial.
• Sustracción o robo de documentos.
• Acceso por parte de personal no calificado a la
documentación. Matriz DOFA del archivo de la Secretaría General
11
2. JUSTIFICACIÓN
En el marco de los objetivos y metas del sector público encabezados por el
gobierno y en el cumplimiento de los mismos en pro de un estado social de
derecho, la legislación vigente se convierte en el punto de partida para justificar las
acciones que todas las instituciones y entidades contenidas dentro de la
administración pública deben cumplir.
Teniendo en cuenta que tanto las personas naturales como jurídicas y las
entidades públicas y privadas con funciones públicas en el cumplimiento de sus
tareas, dejan como testimonio de estas y otras actividades un documento de
archivo que refleja el cumplimiento de sus deberes y compromisos, deberán
conforme a la legislación vigente tomar todas las medidas necesarias para
gestionar, salvaguardar y disponer de manera eficiente la documentación al
servicio público.
Siguiendo los parámetros y requisitos establecidos por la nación, es de
conocimiento general que las instituciones y entidades dentro del Sistema
Nacional de Archivos (SNA), deberán establecer planes de gestión documental
acordes a los requisitos establecidos por los entes autorizados, para la
construcción de políticas tendientes a la gestión documental, que para el caso de
Colombia, han sido delegadas al Archivo General de la Nación (creado por la ley
80 de 1989).
De manera tal que toda entidad productora de documentos perteneciente al sector
público, deberá establecer una unidad administradora de documentos, conforme a
lo estipulado por la ley, sin importar su nivel de categorización dentro del SNA. Así,
Telemedellín es una entidad autónoma sin ánimo de lucro, que pertenece al
sector público, por lo que está obligada en calidad de su naturaleza a cumplir con
12
lo estipulado por la legislación colombiana, encabezada por la Constitución
Política de Colombia.
En este orden de ideas y teniendo conocimiento actual del contexto documental en
dicha entidad, entre muchas necesidades, se hace evidente la intervención
oportuna en el proceso de actualización de la Tabla de Retención Documental de
la Secretaria General con miras al mejoramiento de los procesos que sustentan a
la administración y que buscan generar un cambio positivo, en las actividades de
la asociación.
De ahí que la importancia de actualizar las TRD, radica en su planeación,
reglamentación y ejecución, logrando de esta manera un modelo de gestión
documental, que aporte eficiencia y eficacia a los procesos, cumpliendo a su vez
con la legislación que tiene como propósito fundamental la salvaguarda, custodia y
difusión del patrimonio nacional. Entiéndase que la TRD es el conjunto de series
documentales acompañadas de sus respectivos tipos documentales a los cuales
se les determina un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos; esta herramienta de la administración documental hace parte del
conjunto de pasos y métodos establecidos dentro de los propósitos del estado,
para la correcta gestión y administración de los documentos que deben llevar
acabo las entidades de carácter público en todo el territorio colombiano.
En consecuencia con lo anterior, se hace evidente que la implementación de las
TRD, traerá consigo la normalización e institucionalización de buenas prácticas,
que a su vez permitirá sustancialmente mejorar la eficiencia y eficacia en las
actividades cotidianas del archivo de la Secretaría General.
¿Porque actualizar las TRD?
La razón por la cual se debe actualizar la TRD de la Secretaria General, radica en
las consecuencias de no hacerlo, la presencia de una TRD desactualizada
13
impedirá el manejo adecuado de la información, trayendo consigo una producción
irracional de documentos, convirtiéndose en un obstáculo para el cumplimiento de
los objetivos.
Algunas de las principales consecuencias al no actualizar las TRD, son:
• Acopio innecesario de documentos.
• Segregación del contenido de las unidades documentales.
• Desorden documental.
• Desconocimiento de los documentos que se producen.
• Carencia de buenas prácticas documentales y conformación de fondos
acumulados.
• Dificultades a la hora de prestar los servicios de consulta a los usuarios.
Todos estos problemas a su vez pueden causar otros efectos como actos de
corrupción, uso indebido de la información con fines delincuenciales e ilegales,
soborno, ocultamiento, divulgación indebida y alteración de la información, pueden
acarrear grandes problemas al interior de la entidad, dejando en un gran manto de
duda la transparencia y voluntad en cumplir la ley establecida, lo que podría a su
vez traer consecuencias legales para la entidad.
Ahora bien ¿cuales son los beneficios de actualizar la TRD?
Los beneficios de la actualización de la TRD, radican en la eliminación y supresión
de las irregularidades documentales, que desembocan en problemas jurídicos y
legales, poniendo en aprietos a la entidad ante los organismos de control del
estado.
14
El diagnostico, el análisis de información, la planeación, la reglamentación y la
aplicación, sin duda alguna ayudarán a erradicar muchos de los riesgos a los que
la administración pública se ve enfrentada.
La actualización de la TRD evitará en gran medida, los temas de corrupción,
desorganización, perdida de documentación entre otros, que generalmente son
grandes dolores de cabeza, para las entidades.
Actualizar la TRD, permitirá crear unas políticas y reglamentación claras,
convirtiéndose en una guía explicita y concisa de los pasos establecidos a seguir
para la satisfacción de una necesidad interna de la entidad, sin necesidad de
incurrir en malas actuaciones y errores administrativos.
La asistencia de una herramienta clara y de fácil manejo como lo es una TRD
vigente en la organización de los documentos, otorgará tranquilidad, ya que por
medio de una adecuada utilización, las actividades del área en cuestión se verán
beneficiadas por una racionalidad de los procesos administrativos, dentro de los
cuales se generará una mayor conciencia acerca de la trasferencia documental
logrando que estas se lleven a cabo conforme a lo estipulado en la TRD,
respetando de esta manera los tiempos de retención.
Adicionalmente establecerá las pautas a seguir conforme a la información que sea
susceptible de eliminación, selección y conservación total, por lo que solo se
actuará conforme a lo establecido en la TRD actualizada, esto evitará que los
funcionarios que tienen a su cargo la custodia de documentos, tomen decisiones
arbitrarias y en contra de la normatividad.
15
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Actualizar la Tabla de Retención Documental de la Secretaria General de
Telemedellín, con el propósito de racionalizar los procesos administrativos y
mejorar la gestión documental, mediante aplicación de la metodología propuesta
Archivo General de la Nación.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Recopilar información institucional mediante la revisión de los documentos
institucionales.
• Entrevistar a los funcionarios de la oficina productora para conocer los
documentos que allí se producen.
• Analizar la información recopilada.
• Actualizar la Tabla de retención documental de acuerdo con la información
encontrada.
• Presentar la actualización de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación.
• Realizar los ajustes, de ser necesarios, a la Tabla de Retención Documental.
• Aplicar la Tabla de Retención Documental en el archivo de la Secretaría General
de Telemedellín.
16
4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Este proyecto se desarrollará durante 360 horas, tiempo estipulado para
desarrollar la práctica académica.
Actividades Duración
Meses Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
Semanas S
1
S
2
S
3
S
4
S
1
S
2
S
3
S
4
S
1
S
2
S
3
S
4
S
1
S
2
S
3
S
4
Diagnostico
Diseño de propuesta
Recopilación de Información
Institucional
Entrevista con los funcionarios
productores de la documentación
Análisis de la información recolectada
Actualización de las TRD
Presentación de las TRD
Ajustes
Aplicación
17
5. NORMATIVIDAD
Constitución Política de Colombia
• Artículo 8: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la nación".
En el Título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, en su Capítulo I de
Los Derechos Fundamentales, establece:
• Artículo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y
familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de
entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y
demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables.
Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e
intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad
y demás documentos privados, en los términos que señale la ley".
18
• Artículo 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e
imparcial..."
• Artículo 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a
las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución..."
El capítulo II De Los Derechos Sociales, Económicos y Culturales preceptúa:
• Artículo 72: "El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del
Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la
identidad nacional, pertenecen a la nación y son inalienables, inembargables e
imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando
se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos
especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de
riqueza arqueológica."
• Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley.
• El secreto profesional es inviolable".
Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes
que hacen relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los
servidores públicos como:
Ley 80 del 22 de diciembre de 1989 : "Por la cual se crea el Archivo General de la
Nación y se dictan otras disposiciones."
19
Ley 190 de 6 de junio de 1995. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código
Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: Utilización
indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que como
empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de
cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que
haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener
provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica, incurrirá."
• Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario
público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la
ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los
documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se
haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.
Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 señala los
DEBERES de los servidores públicos:
Numeral 1. "Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos
ratificados por el gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos
Municipales, los Estatutos de la Entidad, los Reglamentos, los Manuales de
Funciones, las órdenes Superiores, cuando correspondan a la naturaleza de sus
funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y
contratos de trabajo".
Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de
su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso,
impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización
indebidos."
20
Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos,
muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente
cuenta de su utilización."
El Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos:
Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo
de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados."
Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las
peticiones respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades,
retenerlas o enviarlas a destinatario diferente la que corresponda cuando sea de
otra oficina."
Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones."
Ley 594 julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 1777 de 1990. “Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de
1990 expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre
adopción de sus Estatutos”.
Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995 . "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de
1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos
de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones."
21
Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991 . “Por el cual se fija un plazo de seis
meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los
Organismos Nacionales del orden central.”
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. “Por el cual se adopta y se expide el
Reglamento General de Archivos.”
Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 . Junta Directiva del Archivo General de la
Nación. "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica
de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada
por el Decreto 1382 de 1995."
Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 . Junta Directiva del Archivo General de la
Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención
Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382
de 1995."
Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995 . Junta Directiva del Archivo General de la
Nación "Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994 Reglamento General de Archivos, Órganos de Dirección, Coordinación y
Asesoría."
La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada,
con base en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma
especial que atribuya la facultad de informar a un funcionario de superior
jerarquía."
El Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para
las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención
Documental”.
22
Acuerdo 039 Octubre 31 de 2002. “Por el cual se regula el procedimiento para la
elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del
Articulo 24 de la Ley 594 de 2000”
23
6. BIBLIOGRAFÍA
• Gonzáles, Sara. Archivos desorganizados fuente de corrupción
administrativa, compilación. AGN, Bogotá 2006
• Godoy Julia, López Imelda, Casilimas Clara y otros. Mini manual numero 4
tablas de retención y transferencias documentales. División de clasificación
y descripción Archivo General de la Nación.
• FUNIBER (Fundación universitaria iberoamericana). Master en diseño,
gestión y dirección de proyectos, conceptos básicos en proyectos.
• MOSQUERA, R Mauricio Alberto (Gerente). Resolución numero 009527. Por medio del cual se ajusta el manual especifico de Funciones y competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la Asociación Canal Local de Televisión de Medellín Telemedellin. Medellín, 2012. 6, 7,8 p.
• NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y escritura. Icontec :
Bogota, 2008.
• NTC 1486, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. Icontec : Bogota, 2008.
7. CIBERGRAFIA
Información Corporativa. (s. f.). Consultado febrero 18, 2013, a partir de
http://www.telemedellin.tv/institucional/Paginas/InformacionCorporativa.aspx