adcom tips 01 2011
DESCRIPTION
Nyttig tips og triks til våre kunder innen Visma, Huldt og Lillevik og Microsoft programmerTRANSCRIPT
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 1
ADCom Tips
Magasinet inneholder nyttige brukertips - til glede for våre kunder
Ide & layout: adcom©inhouseUtgave: april 2011
Tips!Gjør hverdagen din
litt lettere!
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 2
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 3
Rap
ERPman
Medhvokun
Derskje
På dTilsv
Ønspost
KopExce
pportering v
P systemet Vn finner på
d dette verkrdan du vil der som ha
som man øermbildet og
denne måtevarende kan
sker man å stene som e
piering til Exel og velg ”l
v.h.a. statis
Visma Globarapporterin
ktøyet kan dse tallene mar kjøpt hvil
nsker å se tg/eller i kolo
en kan må vn man gjøre
se nærmerer grunnlage
xcel gjøres vlim inn”.
s – ticker i V
al har mangngsmenyen.
du rapportem.t.p. detaljke varer pe
tallene på eonnedefinis
vri på tallenee med rappo
e på et tall, et for tallet.
ved å høgre
Visma Globa
ge svært kra.
ere tall fra rjnivå og kolr prosjekt fo
n annen måsjonen.
e slik at maorter innen
kan man til
klikke og ”k
al
aftige rappo
regnskap, saonnedefinior gjeldane
åte, endrer
n ofte kan ffor regnska
l enhver tid
kopier tabel
ortfunksjone
alg, innkjøpsjon. Rappo år.
man på de
få ut en rapap, innkjøp,
dobbelklik
llinnhold/m
er. En av dis
, lager og tiorten under
taljgraden p
pport som dlager og tim
ke(drill dow
merkede linje
sse er statis
ime. Du velgr viser til dø
på venstre s
ekker behome.
wn) på tallet
er til Excel”
s ‐ ticker, so
ger selv ømes hvilke
side i
ovet.
t for å få fre
. Gå derette
om
em
er til
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 4
Salgsbudsjett i Visma Global?
Er du klar over at man kan legge inn salgsbudsjett i Visma Global via rutiner – diverse ordre/innkjøp – budsjettering?
Du kan her, i tillegg til å budsjettere i kroner, registrere antall, noe som innebærer at du for eksempel kan budsjettere på antall solgte artikler. I ettertid kan du lage en rapport, for eksempel via statis – ticker som viser antall solgt vs antall budsjettert solgt:
Regnskapsbudsjett registreres på lignende måte som salgsbudsjett via rutiner – diverse regnskap – budsjettering, men da på hovedbokskonti i kombinasjon med ønskede kostnadsbærere.
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 5
Hvordan unngå at en leverandørpost blir lagt til remitteringsforslag
Alle leverandører/kunder som skal remitteres må ha en remiteringsprofil der det er merket for remittering. Dersom du har noen leverandører som aldri skal remitteres(t.d. avtaletrekk på bankkonto e.l.), er det vanlig å definere opp disse leverandørene med en remitteringsprofil for ”ikke remitter”.
Det sentrale på remitteringsprofilen er at ikke er huk på remittering.
Leverandørene som ikke skal remitteres defineres så med denne remitteringsprofilen:
Vi anbefaler at en samtidig tar en kontroll på at remitteringsprofilen på leverandørene er sett opp slik den skal være. Dette gjøres enklest ved å ta opp leverandørene i tabellform via grunndata – vedlikehold register, tilpasse skjermbiletet og gjøre nødvendige utvalg, sorteringer m.m. via den blå søkelinjen(som vist over).
Dersom det er en eller flere transaksjoner som ikke skal remitteres på en leverandør som er sett opp med remitteringsprofil for ”remitter”, har man 2 valg:
‐ Ta med kolonnen remitteringsprofil i skjermbiletet og registrer remitteringsprofil for ”ikke remitter” på den transaksjonen.
‐ Ta med kolonnen tvist i skjermbiletet og registrer transaksjonen med merke for tvist.
Resultatet av begge måtene er at transaksjonen får et merke som innebærer at den ikke kommer med på remitteringsforslag.
Dette merket kan også settes på/redigeres i ettertid via kontoforespørsel og tilleggsinformasjon nederst i skjermbiletet. Dersom posten på senere høve skal betales, kan man gå inn her og ta vekk merket på remitteringsprofil/tvist.
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 6
Avgiftsbehandling ved kjøp av tjenester fra utlandet i Visma Global På hovedbokskontoer i Visma Global ligg feltet momsrapportkode. Det er momsrapportkoden som ligger på transaksjonene som bestemmer hvor på MVA‐oppgaven tallet blir plassert, dette gjelder både grunnlagstall og MVA‐tall. Visma Global setter riktig momsrapportkode på transaksjonene ut i fra avgiftsklasse og MVA‐kode hvis det ikke ligger momsrapportkode på kontoen. Ved kjøp av varer fra utlandet er tollkassereren avgiftsinnkrever, men ved kjøp av tenester fra utlandet er den næringsdrivende selv forpliktet til å regnskapsføre, innberette og betale norsk mva etter norske avgiftsregler. Dette kalles Reverse Charge, og løses i Visma Global ved bruk av momsrapportkode, eventuelt i kombinasjon med fordelingsnøkkel. Grunnlag og avgift skal vise igjen på linje 7 og 8 på MVA – oppgaven. Eksempel på bilagsregistrering når kjøper er avgiftspliktig og har fradrag for mva: Hovedbokskonto – momsrapportkode: 2702 har momsrapportkode BR 2798 har ingen momsrapportkode 2799 har momsrapportkode GR Registrering av bilag:
Dette gir når bunten er oppdatert:
I tillegg kan man med fordel sette opp en fordelingsnøkkel for å få automatikk i posteringene. Eksempel på oppsett av en slik fordelingsnøkkel:
Første inje føres med reskontroposteringen, så stopper fordelingen i feltet konto og der legges inn rett HB – konto, deretter blir bilaget fordelt på konto 2702, 2798 og 2799.
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 7
1. Mva Handtering i Visma Global ved kjøp av varer frå utlandet
Ihht. til god bokføringsskikk er bokføringspliktige som innfører varer frå utlandet pliktige å tilrettelegge bokføringen slik at det er mulig å spesifisere og avstemme fradragsført innførselsmerverdiavgift per avgiftssats mot grunnlaget spesifisert per konto per termin.
Ved kjøp av varer fra utlandet der merverdiavgift kommer i ettertid gjennom egen faktura fra tollkassereren, kan man ved å tilrettelegge bokføringen, kjede mva fakturaen og fakturaen frå leverandøren. I etterkant kan man da ta ut rapport på hvilke transaksjoner som er kjedet/ikkje kjedet m.m., og på den måten utarbeide nødvendig spesifikasjon.
Fremgangsmåte for å kjede faktura på varer fra utlandet mot mva faktura
1. Faktura på varer føres med mva kode 20 i staden for 0(som vist under).
2. Faktura på mva fra tollkassereren føres med mva kode 26 i staden for 6(som vist under).
3. I etterkant kan man kjede posten med mva kode 20 mot posten med mva kode 26, via Rapportering – mva rapportering – oversikt mva per konto – vis mva kjeder.
Næringsdrivende er pliktige å innrapportere og betale norsk merverdiavgift når de kjøper tjenester frå utlandet. For behandling av merverdiavgift ved kjøp av tjenester i Visma Global, se neste ADCom tips.
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 8
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 9
Huldt & Lillevik Lønn – ny funksjonalitet
Dette kapitlet beskriver ny funksjonalitet som tidligere ikke har vært
tilgjengelig i Huldt & Lillevik.
Fast lønn/trekk på ansattgrupper
For å forenkle registrering og vedlikehold av fast lønn/trekk kan du
registrere faste transaksjoner på ansattgruppe. Når du tar i bruk denne
funksjonen oppnår du følgende fordeler:
• Systemet registrerer automatisk lønnsarter på ansatte under Kartotek
| Fast lønn/trekk.
• Når du registrerer en nyansatt som tilhører ansattgruppen vil systemet
automatisk registrere lønnsarter fra ansattgruppen på den ansatte.
• Når du legger til, endrer eller sletter lønnsarter fra ansattgruppen, blir
endringene automatisk oppdatert på alle personer i ansattgruppen
(med mindre de er utelukket fra en lønnsart).
Fremgangsmåte
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen
Parametre.
2. Merk feltet Fast lønn/trekk på ansattgrupper under
Systemoppsett.
3. Klikk .
4. Velg oppgaven Kartotek | Ansattgrupper og klikk i mappen Fast
lønn/trekk. Hent opp ansattgruppen du skal registre på.
5. Registrer lønnsarter som systemet skal aktivere på personer i denne
ansattgruppen.
12.01.2010 Copyright © Aditro Side 12 av 28
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 10
6. Hvis du ønsker å utelukke en lønnsart på enkelte personer i gruppen
gjør du følgende:
a) Klikk feltet Alle på aktuell lønnsartlinjen.
b) Du får opp en dialogboks med alle personer som tilhører denne
ansattgruppen.
c) Merk personer som ikke skal ha denne lønnsarten under Valgte
personer og klikk .
d) Klikk OK.
7. Klikk når du er ferdig.
Variabel konto
Du kan sette opp lønnsystemet slik at du kan registrere faste og periodiske
transaksjoner til variabel konto.
Fremgangsmåte
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen
Parametre.
2. Merk feltet Variabel konto under Systemoppsett.
12.01.2010 Copyright © Aditro Side 13 av 28
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 11
3. Klikk .
4. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett
kostnadsfordeling.
Velg Variabel i feltet Type til høyre for konto.
6. Klikk .
7. Velg oppgaven Kartotek | Lønnsart. På lønnsarter hvor skrivemerket
skal stoppe i felt konto ved registrering, gjør du følgende:
a) Merk feltet Konto under gruppen Registrere.
b) Klikk .
I oppgavene Periodens lønn | Registrere pr. person vil skrivemerke
stoppe i feltet Konto når du benytter en lønnsart som er definert for
registrering av variabel konto.
Det samme gjelder i følgende oppgaver:
12.01.2010 Copyright © Aditro Side 14 av 28
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 12
Periodens lønn | Registrere pr. lønnsart
Kartotek | Fast lønn/trekk
Kartotek | Fast lønn/trekk på ansattgruppe
Kartotek | Oppstartsverdier
Variable avsetningskonti
Du kan sette opp systemet slik at avsetningskonti for feriepenger og
arbeidsgiveravgift kan være forskjellige pr avdeling eller prosjekt. Systemet
fordeler da avsetninger i henhold til det kontosettet som er valgt på
transaksjonens avdeling eller prosjekt.
Fremgangsmåte
1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen
Parametre.
2. Merk feltet Variabel konto under Systemoppsett.
3. Klikk .
4. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett
kostnadsfordeling.
5. Velg hvilken dimensjon du skal fordele avsetninger på ved å merke
feltet Avdeling eller Prosjekt under gruppen Avsetninger
spesifisert pr. I dette eksemplet har vi valgt variabelt kontosett pr
avdeling.
6. Klikk .
7. Velg oppgaven Kartotek | Kostnadsbærere | Konti. Gjør følgende
for å opprette konto du skal benytte i kontosett(ene).
12.01.2010 Copyright © Aditro Side 15 av 28
2010Preferred Partner
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 13
HL Lønn 5.0: Fordele lønn på kostnadsbærer Hvis du har ansatte som skal fordele sin lønn på ulike kostnadsbærere, kan du kan sette opp systemet slik at lønnen blir automatisk fordelt. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis en ansatt deler sin stilling mellom flere avdelinger
Fremgangsmåte: 1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Fast lønn fordelt på kostnadsbærere under Systemoppsett. 3. Klikk . 4. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett kostnadsfordeling. 5. Kontroller at kostnadsbæreren du skal fordele fast lønn på har Variabel i feltet Type. I dette eksemplet har
vi valgt å fordele på avdeling.
6. Klikk . 7. Velg oppgaven Kartotek| Fast lønn/trekk. Merk linjen du skal fordele. Angi kostnadsbærer (i dette eksemplet avdeling) og andel av fastlønn for hver kostnadsbærer. Summen av andeler må være 100%.
8. Gjenta punkt 7 for alle linjer som skal fordeles. 9. Klikk .
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 14
Huldt & Lillevik Lønn 5.0
Finn oppgave
For enklere å finne frem til en oppgave i oppgavelisten kan du søke på alle oppgaver i systemet. Høyreklikk i oppgavelisten og velg Finn oppgave
Skriv inn oppgaven eller starten av navnet på oppgaven du søker etter. Når du har funnet frem til oppgaven du søkte etter, trykker du [Enter].
Systemet går til oppgaven og åpner bildet for denne i et nytt vindu. For å søke på deler av navnet starter du søket med %.
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 15
Huldt & Lillevik Lønn 5.0
Skattekort levert
I versjon 5.10.3 er det komt en ny rutine for å ivareta kontrollen med levering av skattekort.
Velg oppgaven Kartotek | Firmaopplysninger og klikk i mappen Parametre. Merk feltet skattekort levert og klikk ”Lagre”
I oppgaven Kartotek |Personer vil du nå få et nytt felt i gruppen Skattekort. Feltet skattekort levert benytter du for å markere at du har mottatt skattekort fra en ansatt. Feltet nullstilles (merke fjernes) når du overfører til nytt år, slik at du får en kontrollrutine på at alle ansatte leverer nytt skattekort i forbindelse med årsskiftet.
Kontrollere om skattekort er levert
I oppgaven Kartotek | Skattekortopplysninger kan du på en enkel måte vedlikeholde skattekortopplysninger for de ansatte, og få rask oversikt over hvem som ikke har levert sitt skattekort.
Du har følgende muligheter i dette skjermbildet:
• Merk feltet Vis kun skattekort ikke levert hvis kun personer som ikke har levert skattekort skal vises • Rediger innholdet i alle felter fra Skattekort dvs fødselsnummer, kommune, tabelltype, tabellnummer,
skattekort levert, prosenttrekk, frikort beløp og utlending. Klikk på ”lagre” • Merk feltet Ta med sluttede hvis du ønsker at sluttede personer skal vises.
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 16
Huldt & Lillevik Lønn 5.0
Meldinger til ansatte
Fast og periodisk melding på lønnsslipp registrerer du i Periodens lønn | Registrere pr person
Systemet skriver Periodemelding på lønnsslippen i inneværende periode. Feltet blir nullstilt ved godkjenning.
Systemet skriver Fast melding på lønnsslippen hver periode. Teksten vises på lønnsslippen inntil du sletter teksten i feltet Fast melding.
Huskelapp kan du benytte for å legge inn varsel på den ansatte. Hvis du har registrert noe i feltet vises dette som en pop up når du går inn på personen i menyvalg Periodens lønn | Registrere pr person
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 17
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 18
Microsoft Word
Unngå uønsket orddeling med hardt mellomrom
Det er vanlig at en bruker mellomrom til å angi tusenskilletegn (for eksempel 20 500) eller mellom tall og en enhet (for eksempel 20 000 kWh). Vi bruker også ofte å gruppere telefonnummer med mellomrom for å gjøre de enklere å lese (for eksempel 57 72 35 00 eller 911 10 100). Dette fungerer for så vidt helt greit i de aller fleste tilfeller, men en kan oppleve uønsket orddeling når slike tall og andre begrep som en ønsker skal ”henge” sammen kommer på slutten av en linje. For å unngå uønsket orddeling kan du i stedet for mellomrom heller bruke hardt mellomrom. I Word angir du hardt mellomrom ved å trykke [Ctrl]+[Shift]+[Mellomrom].
I eksempelet over er det sett inn hardt mellomrom tre plasser for å unngå at tallet ’kr. 1 230 000’ blir delt på to linjer. Når en bruker hardt mellomrom blir tallet ikke delt, men hele tallet blir flyttet ned på neste linje.
Hardt mellomrom: (engelsk: nonbreaking space, forkortet nbsp) er et spesialskrifttegn som blir brukt for å hindre at ord som er forbundne med mellomrommet blir skilt av lineskift. Det kan for eksempel brukes som tusenkilletegn: 10 000 Kilde: Wikipedia
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 19
Bruk funksjonen HVISFEIL til å unngå feilmeldinger i Excel
Når du lager mer eller mindre avanserte modeller i Excel, opplever du før eller siden at det dukker opp feilmeldinger som for eksempel #DIV/0!, #NAVN? eller #I/T. Med funksjonen HVISFEIL (som var ny i Excel 2007) kan du enkelt håndtere disse feilmeldingene og heller vise en verdi eller tekst.
Syntaks: HVISFEIL(verdi;verdi_hvis_feil)
Funksjonen har to argument, verdi og verdi_hvis_feil. Begge er obligatoriske og må angis for at funksjonen skal fungere.
Verdi – Funksjon eller formel som skal kontrolleres for feil.
Verdi_hvis_feil ‐ Verdien som skal returneres hvis funksjonen/formelen som er angitt som første argument returnerer en feil. En kan for eksempel angi en fast verdi – typisk 0, eller en tekst – enten en tom tekst (””) eller en feilmelding. (Følgende feiltyper håndteres av denne funksjonen: #I/T, #VERDI!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAVN? eller #NULL!).
Eksempelet over viser hvordan en kan bruke funksjonen HVISFEIL for å unngå å vise feilmeldingen #DIV/0!. I kolonne D er det laget en formel for å regne ut gjennomsnittspris. Fordi det ikke står verdi i cellene C7 og C8 får vi feilmelding når vi kopierer formelen nedover (#DIV/0!, betyr divisjon på null).
I kolonne E er samme formel brukt, men den er brukt sammen med funksjonen HVISFEIL for å håndtere feilmeldinger, og når den opprinnelige formelen feiler setter den inn en tom tekst i cellen.
Formel i D3: =B3/C3
Formel i E3: =HVISFEIL(B3/C3;””)
Microsoft Excel
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 20
La Outlook minne deg på at du skal svare på eller følge opp en e‐post
Har du av og til glemt å svare på eller følge opp viktige meldinger i Outlook? Særlig når du ikke svarer på en melding med en gang og skal ta den igjen senere kan det lett skje ”glipper”.
Dersom du vil at Outlook skal minne deg på å svare på en melding, gjør følgende:
Finn fram til den meldingen du vil legge en påminnelse på, høyreklikk på den og velg Følg opp | Legg til påminnelse.
I dialogboksen som kommer opp velger du dato og klokkeslett du vil ha påminnelsen. Her kan du også velge hvordan du skal ”flagge” meldingen. Trykk OK når du har lagt inn dato og klokkeslett du vil ha påminnelsen.
Det vil da bli opprettet et gjøremål i gjøremålsfeltet i Outlook, og du vil få en påminnelse om at du skal svare eller følge opp den aktuelle meldingen på det tidspunkt du har angitt.
Microsoft Outlook
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 21
Juster objekter perfekt
Dersom du i presentasjonen din setter inn objekter som bilder eller tekstbokser og ønsker disse justert i forhold til hverandre, er det vanskelig å få det fint dersom du skal flytte på hvert enkelt objekt. Bruk heller Ordne ‐funksjonen i PowerPoint.
I lysbildet over er det sett inn fire tekstbokser som en ønsker skal stå rett over hverandre og at det skal være lik loddrett avstand mellom hver tekstboks. Marker først alle tekstboksene ved å klikke på de etter tur mens du holder SHIFT knappen på tastaturet nede.
Klikk deretter på Ordne | Juster | Venstrejuster Dette fører til at alle tekstboksene blir justert like langt til venstre som den tekstboksen som står lengst til venstre.
Klikk deretter på Ordne | Juster | Fordel loddrett Dette fører til at en får lik loddrett avstand mellom de fire tekstboksene.
Denne funksjonen fungerer også i Word og Excel.
Microsoft PowerPoint
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 22
Delsammendrag i Excel
Delsammendrag er en nyttig funksjon i Excel for automatisk å lage delsummer i et regneark, for eksempel å summere en transaksjonsliste pr kunde. Valget finner du under ”Data”, ”Delsammendrag”. Velg hvilket felt det skal grupperes på, og hvilket felt som skal summeres.
Excel grupperer og summerer regnearket automatisk. Ved å klikke på ”’+” og ”‐” kan man utvide og trekke sammen de ulike gruppene. Med knappene ”1”, ”2”, og ”3” øverst til venstre kan man velge mellom totalsum, summert pr gruppe, eller detaljert visning med delsummer. For å fjerne delsummene, velg ”Delsammendrag” på nytt, og ”Fjern alle”.
www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 23
www.adcomdata.no
Her finner du oss!
Sarpsborg 69 13 36 30
Måløy 57 84 94 70
Kodal 911 44 430
Molde 71 25 06 40
Førde 57 72 35 00
Jessheim 63 98 38 00
Kristiansund 71 67 84 90
Namsos 74 21 90 20
Sortland 76 11 30 00
Nordfjord 57 86 49 00
din IT-avdeling