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AADDDDOONN AAFFOONNEE

AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVOOSS FFIIJJOOSS

ÍNDICE Introducción .......................................................................................................................... 4

Funcionalidad ........................................................................................................................ 5

Activos ...........................................................................................................................................5

Adiciones .......................................................................................................................................5

Componentes .................................................................................................................................5

Parámetros ....................................................................................................................................5

Grupos de Activos ..........................................................................................................................5

Ubicaciones ....................................................................................................................................5

Traslados de Activos .......................................................................................................................5

Dar de baja un activo ......................................................................................................................6

Integración con Compras y Salidas de Inventario .............................................................................6

Reportes ........................................................................................................................................6

Instalación De Software ......................................................................................................... 7

Requerimientos ..............................................................................................................................7 SBO 2007 ............................................................................................................................................................... 7 SBO 8.8 .................................................................................................................................................................. 7 Requerimientos Adicionales ................................................................................................................................. 7

• Instalación ..............................................................................................................................8

Esquema para la implantación de AFOne ............................................................................. 12

Esquema General ......................................................................................................................... 12

Datos ........................................................................................................................................... 13

Carga Inicial ................................................................................................................................. 15

Parámetros ......................................................................................................................... 18

Índices y Valores de Corrección en SBO ......................................................................................... 18

Códigos de Transacción ................................................................................................................ 19

Cuentas Contables a Utilizar ......................................................................................................... 20

Responsables de Activos Fijos (opcional) ....................................................................................... 20

Grupos de Activo Fijo ................................................................................................................... 21

Ubicaciones de Activos ................................................................................................................. 21

Parámetros Generales .................................................................................................................. 22

Creación de series ........................................................................................................................ 24

Utilización de series...................................................................................................................... 28

Operación de AFOne ............................................................................................................ 31

Maestro de Activos Fijos ............................................................................................................... 31 Datos Generales .................................................................................................................................................. 31 Tab Datos Iniciales .............................................................................................................................................. 32 Tab Depreciación ................................................................................................................................................ 33 Tab Finanzas ........................................................................................................................................................ 33 Tab Adiciones / Mejoras ..................................................................................................................................... 34 Tab Actividad ...................................................................................................................................................... 35 Tab Saldo Anual .................................................................................................................................................. 35 Tab Datos adicionales ......................................................................................................................................... 36

Ingreso de Activos ........................................................................................................................ 36 Ingreso Directo .................................................................................................................................................... 36 Ingreso por Factura de Proveedores ................................................................................................................... 37 Ingreso por Salidas de Inventario ....................................................................................................................... 38

Procesos .............................................................................................................................. 39

Mejoras y Adiciones ..................................................................................................................... 39

Dar de Baja .................................................................................................................................. 39

Traslado de Activos ...................................................................................................................... 41

Corregir y Depreciar ..................................................................................................................... 42

Contabilización y Cálculos .................................................................................................... 43

Calculo de la Corrección................................................................................................................ 43

Calculo de la Depreciación ............................................................................................................ 44

Contabilización ............................................................................................................................. 44

Reportes .............................................................................................................................. 45

Inicialización de Reportes ............................................................................................................. 45

Reportes ...................................................................................................................................... 46 Listado de Activos Fijos ....................................................................................................................................... 46 Depreciación Mensual ........................................................................................................................................ 47 Resumen Depreciación ....................................................................................................................................... 48 Cuentas de Activos .............................................................................................................................................. 48 Análisis de Activos ............................................................................................................................................... 49 Notas Contables de A.F. ...................................................................................................................................... 49 Depreciación Futura ............................................................................................................................................ 50 Historial de Traslados .......................................................................................................................................... 50

Anexo1.- Vouchers Generados por el AddOn ....................................................................... 51 Corrección de Activos ......................................................................................................................................... 51 Corrección de Depreciación ................................................................................................................................ 51 Depreciación de Activos ...................................................................................................................................... 52 Reversa Depreciación de Activos ........................................................................................................................ 52

Anexo2. Ubicaciones de Activos ........................................................................................... 53 Ciudades y Comunas ........................................................................................................................................... 53 Crear Ubicaciones ............................................................................................................................................... 54

Anexo3. Creación de Grupos de Activos ................................................................................ 55

INTRODUCCIÓN El activo fijo está formado por bienes tangibles que han sido adquiridos o construidos para usarlos en el giro de la empresa, durante un período considerable de tiempo y sin el propósito de venderlos. La depreciación es aquella proporción del costo del activo fijo cargada a los resultados de un período utilizando una metodología sistemática y periódica, de acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien. Esto se refleja en:

Vida Útil

Monto Depreciable

Principios de contabilidad generalmente aceptados referentes a los activos fijos:

• Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o construcción histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de pérdida u obsolescencia.

• Vida útil superior a un año sin intención de enajenarlos. • Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito de cargar a las

operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de estos activos.

• La naturaleza y cuantía de los activos restringidos o gravados debe mostrarse en nota a los estados financieros.

• Debe existir uniformidad en el método de depreciación utilizados. • La corrección monetaria aplicada al rubro del activo fijo debe ser integral (Valor bruto y

Dep. Acumulada). El AddOn de activo fijo permite ingresar y mantener la información referente a los activos Fijo con que cuenta la empresa, de acuerdo a las exigencias legales, considerando la corrección monetaria y su depreciación.

FUNCIONALIDAD Activos

• Se maneja una depreciación financiera, la cual será registrada en la contabilidad, y en forma paralela una depreciación referencial que no es registrada en la contabilidad, pero que si mantiene la información referente a la depreciación y corrección. Cada una tiene su propia vida útil.

• Se manejan números de serie y comentarios por activo. • En finanzas se incorporan las cuentas contables de adquisición de activos y gastos de

baja de activos. • Los activos pueden asociarse a proyectos y/o a centros de costos

Adiciones • Es posible incorporar adiciones o mejoras a los activos. Por ejemplo para una máquina

se le incorporan o activan los trabajos y materiales necesarios para dejarla en funcionamiento durante el periodo de puesta en marcha. De esta forma el valor del activo será la suma del activo más todas sus adiciones.

Componentes • Cada activo puede llevar un registro de los componentes que posee de manera

referencial. Por ejemplo un computador podría incluir componentes tales como la pantalla, el mouse, la CPU. Esta información es referencial.

Parámetros • Es posible continuar corrigiendo monetariamente aquellos activos completamente

depreciados. • Existen dos formas de contabilizar la corrección y depreciación de los activos fijos • Se pueden utilizar o no los proyectos definidos en SBO en el AddOn. • Se manejan los índices definidos en SBO para corregir los activos y la depreciación.

Grupos de Activos • Maneja las cuentas contables y los periodos de depreciación de financiero y referencial. • Esta información se utiliza como base para la creación de activos.

Ubicaciones • Ubicaciones referentes solo a los activos fijos. • Se pueden asociar socios de negocios a ubicaciones, por ejemplo en caso de arriendo de

activos fijos. • Se manejan ciudades y comunas para las ubicaciones.

Traslados de Activos • Se pueden trasladar activos de una ubicación a otra, de esta forma es posible llevar un

registro de donde se encuentra cada activo y la bitácora de movimientos realizados.

Dar de baja un activo • Realiza el registro contable al dar de baja un activo, determinando valores en base a la

corrección y depreciación del activo • Una vez dado de baja el activo no se procesa más. • La parametrización de las cuentas contables en el AddOn indican en qué lugar de la

contabilidad se registra este evento.

Integración con Compras y Salidas de Inventario • Los artículos SBO marcados como activo fijo no inventariables pueden ser ingresados

como activos fijos desde la factura de compras. • Los artículos SBO marcados como activo fijo inventariable pueden ser ingresados como

activos fijos desde una salida de inventario. • Se manejan artículos con número de serie. • La información relevante para activos fijos es cargada desde los documentos de SBO.

Reportes • Existe una serie de reportes que permiten filtrar y obtener la información bajo diversos

conceptos. • Los reportes entregados con el AddOn son modificables por el administrador.

INSTALACIÓN DE SOFTWARE Requerimientos

SBO 2007 • Microsoft Windows 2000 Server, 2003 Server, XP, Vista • Microsoft SQL Server 2005 o superior • Microsoft .NET Framework 3.5 • SAP Business One 2007A SP00 PL 47 o superior

SBO 8.8 • Microsoft Windows 2003 Server, 2008 Server, XP, Vista, 7 • Microsoft SQL Server 2005 o superior • Microsoft .NET Framework 3.5 • SAP Business One 8.8 SP00 PL 08 o superior

Requerimientos Adicionales • Para instalación, permisos de Administrador • Permisos de escritura (siempre) en carpeta VID (donde quedan instalados los Addon’s

de VisualD) C:\ Program Files\ SAP\ SAP Business One\ AddOns\ VID

• En Windows Vista y Windows 7 debe estar desactivado el User Account

Control (UAC)

• Instalación

Se distribuyen 2 archivos que son los que corresponden a la instalación.

• ActivoFijo2007.exe • ActivoFijo2007.ard (el nombre de archivo podría variar según la versión) • 0020170596ActF.lic (este archivo debe ser solicitado a VisualD)

El tercer archivo, corresponde al archivo de licencia. Este último es necesario para la ejecución y funcionamiento del AddOn La instalación del AddOn, se realiza según el procedimiento estándar de SAP Business One, el cual se describe a continuación en los siguientes pasos:

1. Registrar el AddOn AfOne en SBO Menú: Gestión add-ons Gestión de add-ons

Al presionar el botón “Registrar add-on”, aparecerá la siguiente pantalla:

Aquí se debe registrar el AddOn colocando la ruta en donde se encuentran nuestros archivos de instalación. Una vez agregada la ruta, presionar el botón “OK”.

2. En la pantalla “Gestión de add-ons”, se deben marcar los parámetros

indicados para el AddOn.

Luego de dar las indicaciones, presionar el botón “OK”.

3. Una vez registrado el AddOn, se debe instalar en SBO

Menú: Gestión add-ons Gestor de add-ons tab. Add-on pendientes Seleccionar el AddOn pendiente y presionar el botón “Instalar” Se abre el instalador del AddOn que es similar a cualquier otra instalación de software. Se deben seguir las indicaciones del instalador hasta que finalice. Una vez finalizada la instalación, se debe realizar un proceso en forma manual, que es copiar el archivo de licencia en la carpeta donde quedó instalado el AddOn. Generalmente la ruta de esta carpeta es: C:\Archivos de programa\SAP\SAP Business One\AddOns\VID\Activo Fijo Después de dejar el archivo de licencia en la carpeta correspondiente, el AddOn estará listo para ser inicializado, como se muestra en la imagen:

4. Se debe acceder a SBO como “manager”, ya que este usuario es el único que permite la creación de la estructura de datos.

La primera vez que se inicie el AddOn, se creará la estructura de datos, su avance se indica en la parte inferior de la ventana de SBO. Se debe esperar a que la barra que indica el avance de la instalación finalice. Una vez terminada, confirme en SBO que se ha modificado la estructura. Se recomienda que la primera ejecución sea realizada sin usuarios ejecutando SBO y una vez creada la estructura de datos salir de SBO y reingresar.

ESQUEMA PARA LA IMPLANTACIÓN DE AFONE Esquema General En SBO se deben definir los siguientes conceptos y valores en forma previa a la parametrización y uso de este AddOn:

1. Índices y valores de corrección en SBO 2. Códigos de transacción 3. Cuentas contables a utilizar 4. Responsables de los activos (opcional)

A continuación se deben realizar las siguientes tareas directamente en el AddOn:

1. Parametrización de AFOne 2. Poblar el maestro de activos 3. Carga masiva de activos (opcional) 4. Parametrizar el uso de reportes

Finalmente las acciones a realizar:

1. Procesar activos 2. Ejecutar reportes

Datos La carga inicial de datos se realiza a través de la herramienta para la importación de datos de SQL Server, en el ejemplo siguiente se utiliza SQL Server 2005 o bien pueden ser ingresados a través de las pantallas provistas por el AddOn. En caso de utilizar la carga masiva, revisar que los valores utilizados estén definidos en los parámetros usados por el AFOne. Los datos que se manejan para cada activo, están detallados en la siguiente tabla, en ella se indica si algún campo es opcional

Descripción Campo Tipo Observaciones

Código grupo de activos U_ItmGrpCd C(8) Grupo de activos, se define en el AddOn Código del articulo U_ItemCode C(20) Código Artículo Asociado de SAP (opcional) Descripción del articulo U_ItemName C(100) Relación con artículos de SBO (opcional) Número único factura U_InvNum Int Número de factura de compra asociada (opcional) Fecha Factura U_InvDate Date Fecha real de factura de compra (opcional) Línea en factura U_InvLine Int Línea Detalle de Factura Asociada (opcional) Código del activo U_ActCode C(20) Identificador único de activo Nombre del activo U_ActName C(100) Descripción de activo Numero de serie del activo U_ActSerNu C(32) Número de serie de activo (opcional) Cuenta de activo fijo U_CtaActFi C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode) Cuenta corrección activo fijo U_CtaCorAF C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode) Cta corrección deprec. acum. U_CtaCorDA C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode) Cuenta depreciación acumulada U_CtaDepAc C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode) Cuenta gastos de depreciación U_CtaGasDe C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode) Cuenta de gasto de Baja U_CtaGasBj C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)

Cuenta adquisición de activos U_CtaAdqAc C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO.- Puede ser igual a Cuenta de activos

Año inicial U_InitYear Int Año de ingreso al AddOn Periodo inicial U_InitPer Int Periodo de ingreso al AddOn Código ubicación U_LocCode C(8) Código ubicación, se define en el AddOn Descripción ubicación U_LocName C(100) Descripción de la ubicación, se define en el AddOn Empleado U_U_EmpId C(11) Código empleado, se define en el AddOn Con depreciación U_ConDepre C(1) Indica si debe depreciarse.- Valores: Y o N

Próximo año U_NextYear Int Año próximo proceso en AddOn (tab. Deprec.). En carga masiva es mismo año de ingreso

Próximo periodo U_NextPer Int Periodo de próximo proceso en el AddOn. En carga masiva es mismo periodo de ingreso

Fecha ingreso U_InDate Date Fecha de ingreso al AddOn Dado de baja U_DeBaja C(1) Indica si se ha dado de baja.- Valor: N Fecha de baja U_BajaFec Date Fecha en que se dio de baja.- Nulo Depr. Rever. al dar de baja U_ValBaja Float Valor de activo reversado al dar de baja. Observaciones U_Comments C(254) Observaciones (opcional) Vida Útil U_VidaUtil Int Periodos restantes por depreciar (tab. Depreciación)

Valor actual U_CurVal Float Valor remanente corregido a la fecha de ingreso (tab. Depreciación)

Deprec. acum. a principios de año U_DepAcum Float Valor calculado.- Valor inicial 0 Depreciación acumulada Nominal U_DepAcumN Float Valor calculado.- Valor inicial 0

Adiciones anuales Corregidas U_AdicAnuC Float Adiciones anuales Corregidas.- Valor inicial 0 Corrección anual de activo U_CorAnuAc Float Valor calculado.- Valor inicial 0 Corrección anual depreciación U_CorAnuDe Float Valor calculado.- Valor inicial 0 Depreciación anual U_DepreAnu Float Valor calculado.- Valor inicial 0 Periodos de vida útil U_PerVidaU Int Vida útil total del activo

Periodos depreciados U_PerDepre Int Periodos Depreciados en el AddOn. Si el activo es nuevo este valor es 0

Periodos depreciados Año U_PerDepYr Int Total de periodos depreciados en años

Valor original corregido U_OriValCo Float Valor de compra corregido a la fecha de ingreso al sistema Periodos deprec. originales U_OriPerDp Int Periodos ya depreciados al momento del ingreso

Depreciación original U_OriDepre Float Depreciación corregida a fecha de ingreso.- Si el activo es nuevo valor es 0

Vida útil referencial U_VidaUtiR Int Periodos referenciales restantes por depreciar (tab. Depreciación)

Valor actual referencial U_CurValR Float Valor ref. remanente corregido a la fecha de ingreso (tab. Depreciación)

Deprec. acum. Ref. a princ.de año U_DepAcuR Float Valor calculado.- Valor inicial 0 Depreciación acum. Ref. Nomin. U_DepAcuRN Float Valor calculado.- Valor inicial 0 Adiciones anual Correg Ref. U_AdicAnuR Float Adiciones anuales Corregidas.- Valor inicial 0 Corr. anual de activo Ref. U_CorAnuAR Float Valor calculado.- Valor inicial 0 Corr. anual depre. Ref. U_CorAnuDR Float Valor calculado.- Valor inicial 0 Deprec. anual referencial U_DepreAnR Float Valor calculado.- Valor inicial 0 Per. de vida útil referencial U_PerVidaR Int Vida útil referencial total del activo

Per. Depreciados referencial U_PRrDepre Int Periodos ref. Depreciados en el AddOn. Si el activo es nuevo este valor es 0

Per. Deprec. año referencial U_PRrDepYr Int Total de periodos referenciales depreciados en años

Valor original corregido U_OriValCR Float Valor de compra referencial corregido a la fecha de ingreso al sistema

Periodos deprec. originales U_OriPerDR Int Periodos referenciales ya depreciados al momento de ingreso

Depreciación original U_OriDeprR Float Depreciación ref. corregida a fecha de ingreso.- Si el activo es nuevo valor es 0

Porcentaje residual U_PorResid Float Porcentaje residual una vez depreciado.- Normalmente 0 Fecha Original U_OriFec Date Fecha de compra (opcional) Valor Original U_OriVal Float Valor de compra del activo Cantidad U_Cantidad Float Cantidad de Artículos, sin utilidad en versión actual Próximo año depreciación U_NxYrDepr Int Año en que se realizará la primera Depreciación.

Próximo periodo depreciación U_NxPrDepr Int Periodo de primera Depreciación.- Normalmente mes siguiente al ingreso

Ley Bis33 U_Bis33 Float Valor calculado.- Valor inicial 0 (referencial) Bis33 flag U_Bis33Flg C(1) Indica si esta afecto a la Ley Bis33.- Valores: Y o N Factor Deprec. Acelerada U_FacDepAc Float Valor calculado.- Valor inicial 0 Proyecto U_Project C(8) Proyecto en SBO (opcional) Centro de costo U_ProfitCt C(8) Centro de Costos en SBO (opcional) Porcentaje residual U_PorResiR Float Porcentaje residual referencial .- Normalmente 0 Próximo año Corrección U_NxYrCorrr Int Año en que se realizará la primera Corrección. Próximo periodo Corrección U_NxPrCorr Int Periodo de primera Corrección.- Tipo Vida Útil U_TipoDep C(1) Tipo Vida Útil (meses o unidades producidas) Tipo Vida Útil Referencial U_TipoDeR C(1) Tipo Vida Útil (meses o unidades producidas) Con Corrección U_ConCorre C(1) Indica si debe Corregirse.- Valores: Y o N

Carga Inicial Para la primera carga de datos se puede utilizar la herramienta de importación de datos de SQL Server 2005, para lo cual seguir la siguiente secuencia:

1. Ingresar origen de datos 2. Si los datos provienen de una planilla en Excel, elegir Microsoft Excel y a continuación la

ruta donde se encuentra la planilla

3. Presionar Siguiente

4. Indicar base de datos donde se desean cargar los datos

5. Presionar Siguiente 6. Seleccionar opción: “Copiar los datos de una o varias tablas o vistas”

7. Presionar Siguiente

8. Seleccionar la hoja de la planilla Excel que contiene los datos (presionar checkbox)

9. En la columna destino escoger tabla de activos (@VID_AFAS) 10. Presionar Siguiente 11. Presionar Finalizar

Nota: una vez realizada la carga masiva se debe ejecutar la siguiente opción en SAP BO, En SBO2005:

Gestión Utilidades Restablecer Restablecer fichero de numeración En SBO2007:

Menú Ayuda Support Desk Restablecer Restablecer fichero de numeración Al ejecutar esta opción se podrán ingresar activos en forma normal, en caso contrario el sistema indicará que el activo ya existe.

PARÁMETROS Índices y Valores de Corrección en SBO Existen dos índices necesarios para la ejecución correcta de la depreciación: IPC (índice que refleja la inflación) y UTM (índice utilizado para activos a afectos al Bis33 – Chile).

• IPC: Este índice permite corregir el valor de un activo y su depreciación de acuerdo a la variación de la inflación. La forma en que debe expresarse es el de una serie, en la cual se toma un valor de referencia y la inflación se refleja con respecto a este valor. No se debe ingresar la variación porcentual del IPC, sino su índice. Ver información de índices de precios o índices de corrección en banco central o equivalente.

• UTM: Los montos afectos al Bis33 están limitados de acuerdo al valor de este indicador (Unidad Tributaria Mensual). Se debe ingresar el valor mensual.

En SBO para definir los índices ir a:

Gestión Definiciones Finanzas Índices Para llenar los valores ir a:

Gestión Tipos de cambio e índices

El sistema calculará el factor de corrección mensual, tomando el IPC del mes a corregir, dividiéndolo por el mes anterior correspondiente menos 1. Este factor será la base para el cálculo de la corrección monetaria de los activos y la corrección de la depreciación acumulada. Nota: El AddOn utiliza el índice desfasado en un mes, por lo que para el ejemplo, se ocupará el índice creado como ICM (Índice de Corrección Monetaria)

Códigos de Transacción Estos códigos permiten que los registros en el diario, queden marcados de acuerdo a las categorías definidas. Permitiendo realizar análisis y revisiones sobre la contabilidad. El AddOn requiere de tres códigos (aunque estos códigos de transacción pueden ser el mismo):

• Código para corrección de activos • Código para depreciación de activos • Código para corrección de depreciación

Los códigos en SBO de definen en:

Gestión Definiciones Finanzas Códigos de transacción

Cuentas Contables a Utilizar En el plan de cuentas de SBO se deben definir las cuentas en las cuales se registrarán los movimientos contables asociados a los activos. Las cuentas contables que utiliza AFOne son las siguientes:

Nombre de Cuenta Descripción Observaciones

Cuenta de Activos Fijos Activos Fijos

Cuenta Corrección de Activos

Efecto de la inflación sobre los Activos

Cuenta Corrección Depreciación Acumulada

Efecto de la inflación sobre la Depreciación Acumulada

Cuenta Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada

Cuenta Gastos Depreciación Gastos de los Activos

Cuenta Gastos de Baja Valor remanente del Activo al ser Dado de Baja

Cuenta Adquisición de Activos

Activos Fijos actualizados o solo el valor de Adquisición de los Activos

Puede ser la misma cuenta que la de Activos Fijos

Para definir en SBO se debe ir a:

Finanzas P lan de cuentas

Responsables de Activos Fijos (opcional) Permite asignar cada Activo a un responsable, esta persona se define en el maestro de Empleados de SBO, en:

Recursos Humanos Datos maestro empleados

Grupos de Activo Fijo Se definen de grupos con el fin de que activos de características similares sean depreciados en base a un criterio común. Esta ventana define las cuentas contables donde se registraran los movimientos de los activos fijos y los periodos (meses) de vida útil para todos los activos que pertenecen al grupo. Más información en Anexo3. Las cuentas contables definidas en los grupos son opcionales, ya que las utilizadas en la contabilidad, son las que se encuentran en cada Activo Fijo del tab. “Finanzas”.

Ubicaciones de Activos Permite definir donde se encuentran ubicados los activos para realizar un seguimiento de ellos.

En base a estas ubicaciones es posible realizar el traslado de activos. Es posible también asociar a las ubicaciones, un socio de negocios, esto permite identificar por ejemplo, la ubicación de activos en arriendo. Más información en Anexo2.

Parámetros Generales En estos parámetros se define la forma de operación del AddOn

• Comprobante corrección de activos: Tipo de comprobante que generará el sistema en el momento de hacer la Corrección Monetaria de los Activos.

• Comprobante deprec. activos: Tipo de comprobante que generará el sistema en el momento de hacer la Depreciación del Activo.

• Comprobante corrección deprec.: Tipo de comprobante que generará el sistema en el momento de hacer la Corrección de la Depreciación.

• Contabilizar por grupos: Este parámetro determina si la contabilización será realizada en base a un registro en el diario por activo o bien se agrupará el registro de acuerdo a los grupos definidos.

• Índice de precios (IPC): Determina el índice utilizado para reajustar los valores de los activos y su depreciación. Ver Índices y valores de corrección en SBO o Se define al número de decimales a utilizar y si estos serán redondeados o truncados

• Día de contabilización: Los registros contables tendrán como fecha de contabilización el mes en que se realiza el proceso y el día será el indicado en este parámetro. En caso que el día ingresado sea mayor al último día del mes, se utilizará el día final del mes.

• Valor residual contable: Determina el valor contable de todos los activos cuyo valor residual por efecto de la depreciación sea 0.

• Utilizar Bis 33: Especifica si se usará o no la franquicia tributaria por la compra de activos fijos

o Porcentaje: indica el porcentaje afecto a la franquicia de los activos o Tope UTM: indica el tope máximo de la franquicia o Índice: especifica el índice utilizado para expresar el tope UTM.

• Adiciones aumentan vida útil: Indica si las adiciones aumentan o no la vida útil del activo. Si es no, la columna de aumento de vida útil en la pantalla de adiciones estará bloqueada. Si se ha ingresado en las adiciones alguna que modifique la vida útil, esta se mantendrá independiente del valor del parámetro.

• Corregir activos totalmente depreciados: permite que los activos ya depreciados continúen siendo corregidos

• Contabilizar Resultado por posición Monetaria (REPOMO): Si marca esta opción la contabilización será:

Corrección de activos contra Corrección depreciación acumulada En caso contrario será:

Depreciación acumulada contra Corrección depreciación acumulada • Reversar Activos dados de Baja: Al marcar esta opción, se realizara la reversa de las

cuentas, cuando se da de baja un Activo.

Creación de series

- Para poder utilizar las series en Activos Fijos, debemos primero definirlas

Se debe acceder a la siguiente opción del menú principal Gestión Definiciones Activo Fijo Definición de Series

La ventana de definición de series, se abre en modo de búsqueda

- Para crear series, la ventana debe estar en modo de creación. Para ello se presionar el botón CREAR

- Se debe agregar un código y una descripción para la serie - En la columna String vamos definiendo como queremos nuestra serie - En columna Tipo, se escoge de que tipo será el string definido

- En String Final, se va verificando como va quedando nuestra serie - En columna Formato, se indica la cantidad de caracteres a mostrar

- Al finalizar, se presionar CREAR y la serie queda lista para ser utilizada

Utilización de series - Para utilizar las series, están deben enlazarse con los Grupos de Activos, para este

ejemplo, utilizaremos la siguiente serie:

- En el Grupo de Activos, se escoge la serie a utilizar

- Ahora se debe enlazar el Articulo de SB1 (articulo utilizado para realizar Facturas de Proveedores), con el Grupo de Activos Fijos

- Ahora podemos realizar nuestra Factura de Proveedores

- Al CREAR la factura, se habilita la ventana de Adquisición de Activos con los códigos de series propuestos

- Al CREAR en esta ventana, los Activos marcados pasan al incorporarse al Addon

OPERACIÓN DE AFONE Maestro de Activos Fijos Se administran los Activos Fijos que posee la empresa.

Datos Generales • Activo Fijo: Identifica en forma única al activo, se asocia también su descripción en el

campo adjunto. • Grupo de Activo Fijo: (opcional) indica si el activo se asocia a algún grupo, en caso de

ser así se tomaran las cuentas contables del grupo y se ingresarán en el activo. • Número de Serie: Permite registrar el número de serie del activo fijo • Dado de Baja: Campo informativo, indica si ha sido dado de baja y la fecha en que

esto ocurrió. • Fecha Ingreso: fecha en la cual quedará registrado el activo fijo. A partir de esta fecha

podrá comenzar la corrección y depreciación del activo. • Año: El sistema automáticamente asocia el año de la fecha de ingreso del activo. • Período: El sistema automáticamente asocia el período de ingreso del activo. • Periodos Vida Útil

o Financiero: Indica el periodo de vida del activo, incluye el aumento por efecto de adiciones y/o mejoras.

o Referencial: Es el periodo de vida útil utilizado para llevar una segunda depreciación, esta no será contabilizada

• Activar Depreciación: Si se desactiva este indicador, al procesar solo se realizará la corrección del valor del activo.

• Afecto a Bis33: Registra si el activo esta o no afecto a esta franquicia, para que opere debe también estar activa en los parámetros.

• Primera Depreciación: Determina el primer periodo en que se realizará la primera depreciación. Esto es independiente del proceso de corrección que se efectúa al procesar los activos.

• Empleado: Empleado al que se le asigna el activo. • Ubicación: Ubicación en que se encuentra el activo.

Tab Datos Iniciales • Valor compra: Indica el valor de adquisición del activo. • Valor compra corregido: Representa el valor de compra corregido a la fecha de

ingreso del activo. En caso de ser un activo preexistente este valor es el original corregido de acuerdo a la inflación.

• Fecha compra: Es la fecha de compra del activo • Valor residual %: Indica el valor residual expresado en porcentaje. • Periodos depreciados a fecha de ingreso: Numero de periodos ya depreciados. • Depreciación corregida a fecha de ingreso: Es el monto total depreciado corregido

a la fecha de ingreso. • Tipo de artículo: Se pueden relacionar los activos con el maestro de artículos de SBO,

en esta versión esta relación es solo informativa. • Fecha de factura de compra: La fecha de la factura de compra del activo • Número de factura: Número de la factura de compra. • Línea en factura: Línea en la factura de compra. Los tres últimos valores son solo

informativos. Nota: Los valores bajo el titulo “Referencial” son opcionales y representan los valores para utilizar en la depreciación referencial.

Tab Depreciación Entrega los valores actuales del activo indicando depreciación, valor del activo, correcciones y otros.

Tab Finanzas En este Tab se definen las cuentas contables asociadas a cada activo fijo, si el activo pertenece un grupo, aparecerán las cuentas por defecto asociadas a dicho grupo. También es posible definir centros de costos y proyectos asociados a los activos, estos valores serán utilizados en el momento de realizar la contabilización del activo.

Tab Adiciones / Mejoras Indica las adiciones de activos.

• Activo Adicionado: activo al que se desea adicionar al activo en consulta. • Valor: monto original de la adición • Valor activo: valor que se suma al valor del activo. • Periodos adicionales: la nueva vida útil que tendrá el activo, será el valor original mas

lo indicado en esta columna (esta opción se define en Parámetros)

Los componentes son de carácter informativo y complementan la información del activo.

Tab Actividad Muestra los valores mensuales de la depreciación y la corrección de los activos. Los valores representan la vida del activo fijo desde su ingreso al sistema. El botón financiero indica los valores calculados y que serán contabilizados, el botón referencial indica la vida de la depreciación referencial.

Tab Saldo Anual Esta opción permite visualizar los valores de los activos a principio de año y corresponden a la depreciación y corrección de activos del ejercicio.

Tab Datos adicionales Esta pestaña permite visualizar datos adicionales por defecto viene campo dummy, los campos adicionales contienen datos que complementan la información de los activos fijos

Ingreso de Activos Los activos pueden ser ingresados ya sea directamente en la pantalla de activos o bien a través de facturas de compra o salida de mercancías.

Ingreso Directo Se realiza de forma estándar, teniendo abierto el Maestro de Activos Fijos y presionando sobre el botón “Crear” de SBO.

Los datos obligatorios a ingresa son:

• Código Activo Fijo • Fecha de Ingreso • Vida Útil en Financiero y Referencial (en Referencial puede ser cero) • Valor de Compra • Valor de Compra Corregido en Financiero y Referencial • Periodos Depreciados Fecha de Ingreso • Si no se ingresa Grupo de Activos, se deberán agregar las cuentas contables en forma

manual, en el Tab. Finanzas

Ingreso por Factura de Proveedores Cuando un Activo es comprado a través de SBO, el artículo debe estar parametrizado para ser incorporado en el activo fijo. Para realizar esto, en la pantalla de “Datos Maestros de Artículo” se debe indicar que es un Activo Fijo y que es un Artículo de Compra.

Al emitir la factura de compra en la parte inferior de la pantalla aparecerá un botón “Activo Fijo”, este nos permite abrir la pantalla de aceptación de los activos comprados en el AddOn.

Ingreso por Salidas de Inventario Para ingresar Activos a través de Salidas de Inventario, el artículo debe estar parametrizado en la pantalla “Datos Maestros de Artículos” como Activo Fijo y como Artículo de Inventario.

Al realizar una Salida de Inventario, aparecerá el botón “Activo Fijo” en la parte inferior de la ventana, similar a la Factura de Proveedores. Al presionar este botón, se abre la pantalla de aceptación de ingreso del o los Activos.

Para las Facturas de Proveedores y para las Salidas de Inventario, la identificación por defecto del Activo, está dada por la combinación del tipo de documento + número de documento + número de línea, aunque esta puede ser modificada. Vida útil, valores y otros son tomados desde el documento original y de la relación que existe entre el grupo de Activos y el grupo de artículos, desde la pantalla de “Grupos de Activo Fijo”.

PROCESOS Mejoras y Adiciones

• Se pueden incorporar adiciones o mejoras a los activos, estas modifican el activo ya sea aumentando su valor, aumentando su vida útil o ambos.

• Mediante esta opción se pueden ingresar por ejemplo los costos incurridos en poner al activo fijo en operación.

Dar de Baja Está opción permite dar de baja un activo, marcándolo como dado de baja y registrando el valor remanente actualizado en la cuenta contable de Activos dados de baja. Un activo que está en esta situación no será corregido ni depreciado por el sistema. Para poder Dar de Baja un Activo, este debe estar corregido y depreciado hasta el periodo en el cual será dado de baja, por ejemplo si se desea dar de baja el 10 de junio del año 2008, se

deben procesar los Activos hasta esa fecha. El sistema reversará los últimos 20 días de junio en la corrección y depreciación del Activo.

Traslado de Activos Esta opción permite realizar el traslado de activos de una ubicación a otra, actualizando la ubicación del activo en el maestro de activo fijo. También es posible imprimir el documento de traslado en esta opción.

Corregir y Depreciar Mediante esta opción se realizan los procesos de corrección, depreciación y contabilización de los Activos. Los parámetros que utiliza son el año y el periodo que se desea procesar.

• Procesar: Esta opción corrige y deprecia los activos fijos ingresados al sistema, es decir, realizará automáticamente las operaciones de corregir y depreciar tomando en cuenta los datos ingresados en cada uno de los activos con el factor de inflación correspondiente.

• Contabilizar: Este programa permite centralizar los vouchers generados en el proceso de corrección y depreciación de los Activos Fijos ingresados al sistema, tomando en consideración los datos ingresados en los maestros del menú, y centralizando contablemente en las cuentas indicadas. Estos movimientos se podrán ver en las opciones referentes a vouchers contables. Este proceso debe ejecutarse una vez corregido y depreciado los activos en la opción “Procesar”.

• Reversar: Esta opción permite reversar movimientos realizados previamente. En caso de estar contabilizados, se realizan los movimientos contables que reversan los vouchers generados en el proceso “Contabilizar”.

CONTABILIZACIÓN Y CÁLCULOS Los esquemas utilizados por AFOne son descritos a continuación tanto en sus procesos de cálculo como los de contabilización.

Calculo de la Corrección En primer lugar debemos conocer los índices mensuales mediante los cuales iremos actualizando los valores.

Año Periodo Índices 2006 12 124,11 2007 1 124,23 2007 2 124,61 2007 3 124,40 2007 4 124,93 2007 5 125,65 2007 6 126,43 2007 7 127,61 2007 8 129,05 2007 9 130,45 2007 10 131,93 2007 11 132,34 2007 12 133,34

Un activo que es ingresado a AFOne por ejemplo el año 2007 en el periodo 4 con un valor de 120.000 se corregirá mensualmente de acuerdo con la siguiente tabla. La cantidad de decimales utilizados en el cálculo está dada por el parámetro “Decimales” en Parámetros Generales.

Año Periodo Índices Valor Valor Corregido Fórmula 2006 12 124,11 2007 1 124,23 2007 2 124,61 2007 3 124,40 2007 4 124,93 120.000 120.000 2007 5 125,65 120.692 120.000 * 125,65 / 124,93 2007 6 126,43 121.440 120.000 * 126,43 / 124,93 2007 7 127,61 2007 8 129,05 2007 9 130,45 2007 10 131,93 2007 11 132,34 2007 12 133,34

Calculo de la Depreciación La depreciación se calculará mensualmente y la depreciación del ejercicio (año) anterior se corregirá de la misma manera en que se corrigen los activos. El cálculo mensual se realiza dividiendo el valor neto por la vida útil remanente, sin embargo para los periodos ya pasados se debe ajustar la depreciación del ejercicio por efecto de la corrección de los activos. El cálculo de este valor es la resta entre la depreciación calculada como el valor neto dividido por la vida útil remanente multiplicado por los periodos depreciados del ejercicio. Este nuevo valor se refleja en la actividad mensual como “Corr. Dep. Mes” o la corrección de la depreciación mensual.

Contabilización Las contabilizaciones realizadas por el AddOn son las siguientes:

Activos Fijos contra Corrección de Activos Corrección Depreciación contra Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada contra Gastos Depreciación

En caso que el chekbox “Contabilizar Resultado por posición Monetaria” este marcado, la contabilización a realizar será:

Activos Fijos contra Corrección de Activos (Repomo) Corrección Depreciación contra Corrección de Activos (Repomo) Depreciación Acumulada contra Gastos Depreciación

Para ver ejemplos de los vouchers generados por el AddOn, diríjase al Anexo1

REPORTES Inicialización de Reportes Antes de poder ejecutar los informes, estos deben ser activados previamente. Para activarlos se debe acceder a la opción: Menú Herramientas Extensión de Menús Setup Reportes Aparecerá la siguiente pantalla:

En ella se deben ingresar los siguientes parámetros:

• Servidor: Se debe ingresar el nombre del servidor. • Usuario: Indica el usuario con acceso SQL Server (debe ser el mismo USER utilizado en

el Service Manager para conectar SAP) • Password: Es el password para acceder a SQL Server. • AppPath: Ruta en la que se pueden almacenar los reportes en caso de establecer una

ruta única para almacenarlos, en caso de que cada máquina utilice sus reportes, debe quedar en blanco.

• UsrAdm: Es el usuario SBO con autorización para administrar los reportes y realizar modificaciones sobre ellos. Generalmente es Manager.

El Installation Number lo detecta automáticamente y el resto de los valores son informativos. Los reportes pueden ser almacenados en una carpeta específica, para lo cual se encuentra el parámetro “AppPath” en el que se debe indicar la ruta general de los archivos de reportes. Si esta opción queda en blanco, se utilizará la carpeta por defecto, que generalmente es C:\Archivos…\SAP\SAP Business One\AddOns\VID\Activo Fijo\Reports\

Reportes Los reportes son filtrados a través de una pantalla en la que se pueden elegir diversos criterios de búsqueda. Así por ejemplo, se pueden listar los Activos de una ubicación determinada o los Activos con un valor neto en determinado rango de precio, o los Activos de algún Centro de Costo asociado, etc.

Listado de Activos Fijos Este reporte entrega un listado ordenado con información tal como: Código que se le asignó al Activo, Año de ingreso, períodos de vida útil, períodos por depreciar, etc.

Depreciación Mensual Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores depreciados por mes para un año específico, si el año está en blanco utiliza el último año procesado.

Resumen Depreciación Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores depreciados para un año específico, si el año está en blanco utiliza el último año procesado.

Cuentas de Activos Entrega un listado ordenado por Cuentas contables y Códigos de Activos con los valores utilizados en la corrección de los activos.

Análisis de Activos Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores de los activos, su depreciación y su valor neto.

Notas Contables de A.F. Entrega un listado ordenado por cuentas contables, indicando mes a mes los valores acumulados del año para los activos fijos, la depreciación acumulada y la depreciación del ejercicio.

Depreciación Futura Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores futuros a depreciar agrupados por año.

Historial de Traslados Entrega un listado con todos los traslados efectuados indicando ubicación actual y sus ubicaciones Origen-Destino.

ANEXO1.- VOUCHERS GENERADOS POR EL ADDON Corrección de Activos

Corrección de Depreciación

Depreciación de Activos

Reversa Depreciación de Activos

ANEXO2. UBICACIONES DE ACTIVOS Si se desean definir las ubicaciones con ciudades y/o comunas, estas deben ser definidas previamente. Ciudades y Comunas

Se deben definir las ciudades y comunas a utilizar en las ubicaciones a crear.

Crear Ubicaciones Se deben crear de forma estándar presionando el botón de SBO e ingresar la información correspondiente a la ubicación.

ANEXO3. CREACIÓN DE GRUPOS DE ACTIVOS Para crear nuevos Grupos de Activos, se debe realizar de forma estándar, presionando el botón

de SBO e ingresar los datos correspondiente al nuevo grupo, como el nombre del grupo, si pertenece o no a algún grupo de artículos, la vida útil financiera y referencial y por último las cuentas contables a utilizar, definidas previamente también en el menú Finanzas Plan de Cuentas.