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Educacin Superior Abierta y a Distancia | Licenciatura en Gestin y Administracin de PyME.

Administracin Activa

Programa Desarrollado

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Licenciatura en:

Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas Empresas (PYMES)

Programa de la asignatura:

Administracin activa

Clave:

080920413

ESAD




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Informacin General de la Asignatura a) Ficha de identificacin

b) Descripcin

c) Propsito

d) Competencia general

e) Temario

f) Metodologa de trabajo

g) Evaluacin

h) Fuentes de consulta

Desarrollo de Contenidos por Unidad Unidad 1. Introduccin a la administracin

Unidad 2. Planeacin

Unidad 3. Organizacin




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I. Informacin general de la asignatura

a) Ficha de identificacin

Licenciatura: Gestin y administracin de las pequeas y medianas empresas (PyMES)

Asignatura: Administracin activa

Clave de asignatura: TSU: 080920413 LIC: 070920413

Cuatrimestre: Cuarto

Horas contempladas: 72

b) Descripcin

La administracin activa es una actividad dentro del quehacer de cualquier empresa,

se refiere al establecimiento, bsqueda y logro de objetivos. La administracin es un

proceso consistente en la distribucin y asignacin correcta de recursos de la empresa

para alcanzar eficientemente los objetivos establecidos por medio de algunas de las

etapas del procedimiento administrativo.

Durante el curso de esta asignatura recordars conceptos vistos en la asignatura

Fundamentos de administracin y conocers los procesos aplicables en esta materia,

que te servirn de base para el curso de Auditoria administrativa. Conocers la

administracin activa, tomando como base los conceptos bsicos de las etapas de

planeacin y organizacin, con el fin de desarrollar los aspectos ms relevantes de

cada una de ellas y aplicarlos en tu vida profesional.

Para lo anterior, en la unidad 1 retomars los fundamentos de la administracin,

adems analizars y presentars el proceso administrativo de una empresa real

(abarcando sus reas bsicas funcionales, el organigrama y los recursos con los que

cuenta). Durante la unidad dos se describen el concepto, la importancia y los

principios de la planeacin y se identifican sus diferentes etapas, relacionando las

polticas, los programas y sus presupuestos. Para finalizar, en la unidad tres se

conoce el concepto general de organizacin, su importancia y sus principios, adems

de identificar las diferentes etapas de la organizacin, para aplicarlas en una empresa.




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c) Propsito

Durante esta asignatura, analizars dos de los principales fundamentos de la

administracin: la planeacin y la organizacin. El estudio de stos, te ayudar, en el

mbito profesional, a lograr el funcionamiento de una empresa, mediante los planes que

se establezcan para cumplir los objetivos y metas. Lo anterior aunado a la debida

organizacin jerrquica, que permite definir las funciones y responsabilidades, te ayudar

a tomar decisiones y plantear soluciones prcticas a problemticas que pueden afectar a

una empresa, tanto en su organizacin como en los planes que rigen su funcionamiento.

d) Competencia general

Analizar los conceptos y principios bsicos del proceso administrativo para el

establecimiento, bsqueda y logro de objetivos mediante los principios de la

planeacin, la organizacin y el proceso administrativo.

e) Temario

Unidad 1. Introduccin a la administracin

1.1. Conceptos, caractersticas e importancia

1.1.1. El proceso administrativo

1.1.2. Principales aportaciones al estudio de la administracin

1.2. Empresa, concepto y clasificacin

1.2.1. reas bsicas funcionales

1.2.2. Organigramas

1.2.3. Recursos de la empresa

Unidad 2. Planeacin

2.1. Conceptos, importancia y principios de la planeacin

2.1.1. Etapas de la planeacin

2.1.2. Pronsticos

2.1.3. Investigacin

2.1.4. Premisas

2.1.5. Objetivos

2.1.6. Estrategias




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2.2. Polticas, programas y presupuestos

2.1.1. Polticas

2.2.2. Programas

2.2.3. Presupuestos


3.1. Concepto, importancia y principios de la organizacin

3.1.1. Concepto de organizacin

3.2. Elementos de la organizacin

3.2.1. Etapas de la organizacin

3.2.2. Jerarquizacin

3.2.3. Departamentalizacin

3.2.4. Descripcin de funciones

3.2.5 Actividades y obligaciones

3.2.6 Coordinacin

f) Metodologa de trabajo

Para el estudio de esta materia se utilizar el mtodo de estudio de casos. Un caso es la

descripcin de un hecho pasado que describe una situacin compleja real y permite la

discusin basada en los hechos problemticos que deben ser encarados en situaciones

de la vida real.

En la unidad uno debers seleccionar una empresa para su estudio, ste ser el caso que

analizars y desarrollars durante las tres unidades de la materia. Se retomarn los

conceptos bsicos de la administracin a travs de la actividad en los foros; adems,

investigars diferentes conceptos de la administracin en una la empresa y finalmente

elaborars un anlisis del proceso administrativo en la empresa seleccionada.

Con la informacin obtenida del anlisis, y con el sustento de la teora sobre el proceso de

planeacin, en la segunda unidad realizars un segundo anlisis que girar en torno de

las etapas de planeacin de la empresa, y comparars los resultados con los principios

para el establecimiento de las polticas y programas de una empresa que marca la teora.

Para finalizar, en la unidad tres analizars los principios y las etapas de la organizacin en

la empresa, con el propsito de visualizar qu etapas cubre la empresa que

seleccionaste, tomando como referencia la base terica de los principios y etapas de la

organizacin.




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g) Evaluacin

En el marco del Programa ESAD, la evaluacin se conceptualiza como un proceso

participativo, sistemtico y ordenado que inicia desde el momento en que el estudiante

ingresa al aula virtual. Por lo que se le considera desde un enfoque integral y continuo.

Por lo anterior, para aprobar la asignatura, se espera la participacin responsable y activa

del estudiante as como una comunicacin estrecha con su Facilitador(a) para que pueda

evaluar objetivamente su desempeo. Para lo cual es necesaria la recoleccin de

evidencias que permitan apreciar el proceso de aprendizaje de contenidos: declarativos,

procedimentales y actitudinales.

En este contexto la evaluacin es parte del proceso de aprendizaje, en el que la

retroalimentacin permanente es fundamental para promover el aprendizaje significativo y

reconocer el esfuerzo. Es requisito indispensable la entrega oportuna de cada una de las

tareas, actividades y evidencias as como la participacin en foros y dems actividades

programadas en cada unidad y conforme a las indicaciones dadas. La calificacin se

asignar de acuerdo con la rbrica establecida para cada actividad, por lo que es

importante que se revise antes de realizarla.

A continuacin se presenta el esquema general de evaluacin.

ESQUEMA DE EVALUACIN

Evaluacin

continua

Interacciones individuales y

colaborativas 10%

Tareas 30%

E-portafolio.

50%

Evidencias 40%

Autorreflexiones 10%

Examen 10%

CALIFICACIN

FINAL 100%

Cabe sealar que para aprobar la asignatura, se debeobtener la calificacin mnima

indicada por la ESAD.




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h) Fuentes de consulta bsica

Koutz, H. (2004). Administracin. MacGraw-Hill.

Rodas, C. (2007). Administracin bsica. Limusa

Hatzacorsian, H. (2007). Fundamentos de contabilidad. Cengage Learning.

Rodrguez, V. (2006). Estudio de sistemas y procedimientos administrativos. Cengage Learning.

Santillana, G. (2008). Auditora interna integral: administrativa, operacional y fina. Thomson.

Gonzlez, S. (2008). Auditoria administrativa. Sicco.




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Unidad 1

Introduccin a la Administracin

Presentacin de la unidad

En esta Unidad retomars los fundamentos de la administracin, y de la empresa, su

concepto y clasificacin. Adems analizars el proceso administrativo de una empresa

real (abarcando sus reas bsicas funcionales, el organigrama y los recursos con los que

cuenta).

Propsito

El propsito de esta Unidad es recordar los conceptos bsicos de la administracin,

sirviendo como base para que conozcas y desarrolles la planeacin y la organizacin en

una empresa con el fin de adquirir la competencia para aplicarla en tu vida laboral.

Competencia especfica

Analizar las principales caractersticas del proceso administrativo para el logro de

objetivos dentro de la empresa mediante la apropiacin de los conceptos bsicos de la

Administracin Activa.




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1.1. Conceptos, caractersticas e importancia

Qu es la administracin y cul es su importancia?

Dentro de las actividades que realizan todos los seres humanos, una que es de suma

importancia y que en repetidas ocasiones se lleva a cabo inconscientemente, es la

administracin, ya que desde que se forman grupos para realizar actividades que no se

pueden llevar a cabo de forma individual, la administracin se vuelve parte medular para

poder coordinar los esfuerzos individuales. Cuando la sociedad empez a depender del

trabajo en grupo y para los organizadores o administradores aumentaron las

responsabilidades y funciones, fue cuando la administracin aument su relevancia dentro

de las organizaciones.

La administracin es un proceso en el que se disean y mantienen entornos de trabajo

en grupo, donde los integrantes de ste realicen sus funciones de manera eficaz y

eficiente, cumpliendo con objetivos y metas especficas. (Koontz y Weihrich, 2004)

La definicin de la administracin abarca los siguientes puntos:

Los gerentes, directores, subdirectores, jefes de rea, jefes de departamento,

coordinadores, supervisores, los presidentes y presidentes ejecutivos de

compaas, presidentes de naciones, gobernadores, cabezas de las mayores

organizaciones globales, y toda aquella persona que por sus funciones lider o

coordine y supervise las actividades de otros, en general, se pueden llamar

administradores, ya que todos ellos llevan a cabo actividades administrativas y

realizan importantes contribuciones a las metas de las organizaciones en forma

eficaz y eficiente.

La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones.

La administracin persigue la productividad, lo que implica eficiencia y eficacia.

.

Sin embargo, esto no significa que ellos puedan hacer lo que quieran en

cualquier momento, en cualquier lugar o de cualquier forma, se deben

apegar a las leyes, normas y procedimientos aplicables en su organizacin

o entorno.




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Caractersticas de la administracin:

La administracin posee ciertas caractersticas por medio de las cuales es posible cumplir

con el proceso administrativo, stas son:

Universalidad: la administracin existe en cualquier entidad social ya que siempre

debe hallarse una coordinacin para lograr los objetivos.

Especificidad: la administracin tiene singularidad a pesar de que tiene relacin

estrecha con otras ciencias no pertenece a ninguna de ellas.

Unidad temporal: cada etapa del ciclo administrativo tiene su propio tiempo y

siempre se estn ejecutando ya sea en primer o segundo plano.

Unidad jerrquica: es importante saber que en una organizacin cada uno de los

elementos tienen participacin en la empresa y forman parte del cuerpo

administrativo. Por lo tanto, es necesario respetar todos los niveles administrativos

sealados.

Valor instrumental: por medio de la administracin se logra un resultado, ya que

se maneja en las organizaciones para obtener sus metas.

Flexibilidad: se adecua a las necesidades especficas de la organizacin.

Amplitud de ejercicio: se obtiene en todos los niveles jerrquicos desde el nivel

superior hasta el nivel inferior.

Interdisciplinariedad: La administracin se apoya en otras ciencias que se

enfocan en la eficacia y eficiencia de las actividades laborales.

1.1.1. El proceso administrativo

Desde pocas pasadas el proceso administrativo se ha llevado a cabo de forma

inconsciente, con la evolucin de la forma de vida y las actividades diarias se fueron

formando grupos de trabajo para cubrir necesidades, esto trajo como consecuencia la

creacin de lo que ahora son los principios de la administracin.

Los principios de la administracin, dentro de una empresa, son llamados procesos

administrativos y surgen en 1986 cuando Henry Fayol crea el primer modelo del proceso




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y lo presenta de la siguiente manera: prever, organizar, dirigir y coordinar, fueron llamados

principios bsicos de la administracin. En base en ello, los estudiosos de la

administracin han desarrollado los procesos existentes.

Urwick define el proceso administrativo en siete elementos: investigacin, planificacin,

coordinacin, control, previsin, organizacin y comando. Autores como Harold Koontz y

Heinz Weihrick, en su obra Administracin, una perspectiva global, lo definen como:

planificacin, organizacin, direccin y control. Por lo tanto, el proceso administrativo es

de suma importancia en una empresa, ya que marca la diferencia entre el xito y el

fracaso de la misma. (Chiavenato, 2001, pgs. 104 y 105).

La grfica muestra el proceso administrativo:

Figura 1. Proceso administrativo (Chiavenato, 2001, p. 105)




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1.1.2. Principales aportaciones al estudio de la administracin

En la actualidad los conceptos de la administracin son el resultado de un proceso de

recopilacin de conocimientos, teoras y principios que se han ido perfeccionando durante

varios aos y por diferentes autores.

Tabla. Aportaciones al estudio de la administracin. (Chiavenato, 2001, pp. 36-27).

Aos Autores Aportaciones

4000 a.C. Egipcios Reconocimiento de la necesidad de planear, organizar y controlar.

2600 a.C. Egipcios Descentralizacin de la organizacin.

2000 a.C. Egipcios Reconocimiento de la necesidad de rdenes escritas. Uso de consultora de staff (conjunto de personas que realizan actividades bajo el mando del director).

1800 a.C. Hammurabi (Babilonia)

Empleo del control escrito y testimonial, establecimiento del salario mnimo, reconocimiento de que la responsabilidad no puede transferirse.

1491 a.C. Hebreos Conceptos de organizacin, principio escalar, principio de la excepcin.

600 a.C. Nabucodonosor (Babilonia)

Control de la produccin e incentivos salariales.

500 a.C. Menicius (China)

Reconocimiento de la necesidad de sistemas y estndares.

400 a.C. Scrates (Grecia)

Enunciado de la universalidad de la administracin.

Ciro (Persia) Reconocimiento de las necesidades de las relaciones humanas, empleo del estudio de movimientos, arreglo fsico y manejo de materiales.

Platn (Grecia) Enunciado de la especializacin.

175 a.C. Catn (Roma) Uso de las descripciones de funciones.

20 Jess (Judea) Unidad de mando, reglamentos, relaciones humanas.

284 Diocleciano (Roma)

Delegacin de la autoridad.

1436 Arsenal de Venecia

Contabilidad de costos, verificaciones y balances de control, numeracin de inventarios, intercambio de partes, utilizacin de la tcnica de lnea de montaje, implementacin de la administracin personal, estandarizacin de las partes, control de inventario y costos.

1525 Nicols Maquiavelo (Italia)

Confianza en el principio de consenso de grupo, reconocimiento de las necesidades de cohesin de la organizacin, enunciado de las cualidades de liderazgo, descripcin de tcticas polticas.




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1767 Sir James Stuart (Inglaterra)

Teora de la fuente de autoridad. Impacto de la automatizacin, diferenciacin entre gerentes y trabajadores basada en las ventajas de especializacin.

1776 Adam Smith (Inglaterra)

Aplicacin del principio de especializacin a los trabajadores manufactureros, concepto de control.

1799 Eli Whitney (Estados Unidos)

Mtodo cientfico, empleo de la contabilidad de costos y del control de calidad, aplicacin del concepto de intercambio de las partes, reconocimiento de la amplitud administrativa.

1800 James Watt, Mathew Boulton ( Inglaterra)

Procedimientos estandarizados de operacin, especificacin, mtodos de trabajo, planeacin, incentivo salarial, tiempos estndares, datos estandarizados, seguros mutuos a empleados, bonificaciones de Navidad, utilizacin de la auditora.

1810 Robert Owen (Inglaterra)

Reconocimiento y aplicacin de prcticas de personal, responsabilidad de entrenamiento de los obreros e introduccin de planes de vivienda para estos.

1832 Charles Babbage (Inglaterra)

nfasis en el mtodo cientfico, nfasis en la especializacin, divisin del trabajo, estudio de tiempos y movimientos, contabilidad de costos, efectos del color en la eficiencia del obrero.

1856 Daniel C. McCallum (Estados Unidos)

Empleo de organigramas, para mostrar la estructura organizacional, aplicacin de la administracin sistmica en los ferrocarriles.

1886 (Henry MetCalfe (Estados Unidos)

Arte de la administracin, ciencia de la administracin.

1900 Federick W. Taylor (Estados Unidos)

Administracin cientfica, aplicacin de sistemas, administracin de personal, necesidad de cooperacin entre el trabajo y la gerencia, incrementos salariales, divisin equitativa entre el trabajo y la gerencia, organizacin funcional, principio de excepcin aplicado al sistema de costos, estudio de mtodos, estudio de tiempos, definicin de administracin cientfica, nfasis en la tarea administrativa, en la investigacin, planeacin, control y cooperacin.




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Actividad 1. Recordando la administracin

.

1.2. Empresa, concepto y clasificacin

En esta actividad repasars los conceptos estudiados en esta asignatura. Para ello:

1. Investiga en fuentes confiables impresas o de Internet, las etapas del proceso

administrativo para fortalecer tus conocimientos del tema de esta Unidad.

2. Analiza la informacin investigada para intercambiar opiniones, entra al foro de

discusin y responde la siguiente pregunta, justificando tu aportacin:

De las diferentes etapas del proceso administrativo A cul le daras

ms importancia? y por qu?

3. Revisa las aportaciones de tus compaeros(as), compara sus opiniones con las

tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un dilogo fructfero y de

cercana.

*Consulta la rbrica de foro que se encuentra en la pestaa Material de Apoyo.




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Qu es una empresa?

Es importante saber que una empresa es una organizacin o institucin que brinda

bienes o servicios con un fin econmico o social. Segn Zoilo Pallares, Diego Romero y

Manuel Herrera, autores del libro "Hacer Empresa: Un Reto", a la empresa se le puede

considerar como "un sistema dentro del cual una persona o grupo de personas

desarrollan un conjunto de actividades encaminadas a la produccin y/o distribucin de

bienes y/o servicios, enmarcados en un objeto social determinado" (Pallares, 2005, pg.

41).

Entonces, se considera de gran importancia que conozcas y entiendas este concepto ya

que toda persona est relacionada con una empresa en pequea o gran medida.

Cmo se clasifican las empresas?

Los criterios de clasificacin de las empresas varan por los diversos organismos que los establecen en Mxico: como Nacional Financiera, Secretara de Economa e incluso el sector privado. Una clasificacin de empresas ms difundida que te puede servir de punto de partida es la siguiente:

a) Por su tamao, nmero de empleados y ventas netas anuales.

Tamao Nmero de empleados Ventas netas anuales

Micro 1 a 15 empleados Hasta $900 000.00

Pequea 16 a 100 empleados Hasta $9 000 000.00

Mediana 101 a 250 empleados Hasta $20 000 000.00

Grande Ms de 250 empleados Ms de $20 000 000.00

b) Por su giro.

Otro criterio de clasificacin de las empresas, segn la teora econmica, es por su giro, que puede ser industrial, comercial o de servicios.

Las empresas industriales se dedican tanto a la extraccin y transformacin de recursos naturales, renovables o no, como a la actividad agropecuaria y a la produccin de artculos de consumo final.

Las empresas comerciales se dedican a la compra-venta de productos terminados, y sus canales de distribucin son los mercados mayoristas, minoristas o detallistas, as como los comisionistas.




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Las empresas de servicios ofrecen productos intangibles a la sociedad, y sus fines pueden ser o no lucrativos.

c) Por el origen y propiedad de sus recursos las empresas se clasifican en pblicas, privadas, transnacionales o mixtas.

Las empresas pblicas son aquellas cuyo capital proviene del Estado y su propsito es satisfacer las necesidades que no cubre la iniciativa privada.

Las empresas privadas se distinguen porque su capital proviene de inversionistas particulares.

Las transnacionales son las empresas cuyo capital proviene del extranjero y tienen presencia en muchos pases, sean privadas o pblicas.

Las empresas mixtas trabajan con capital del Estado y de la iniciativa privada.

d) Por sectores econmicos

La economa clasifica el campo de las empresas por sectores econmicos. Silvestre

Mndez, destacado autor de temas econmico-administrativos, divide los sectores en

las ramas que se muestran en la figura siguiente:

Figura 2. Clasificacin por sectores econmicos (Hernndez y Rodrguez, 2006, pp. 14-16).

Sector

agropecuario

Agricultura

Ganadera

Silvicultura

Pesca

Sector industrial

Extractivo

Transformacin

Comercio

Restaurantes

Transportes

Comunicaciones

Sector servicios

Alquiler

inmuebles

Profesionales

Educacin

Mdicos

Gubernamentales

Financieros




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1.2.1. reas bsicas funcionales de la empresa

Las reas funcionales son claves para una empresa por la actividad que realizan. De manera conjunta, son la divisin departamental por gerencias encargadas de realizar trabajos especializados; la ms comn es por su funcin, pues esto denota una actividad relacionada, aunque tambin se utilizan otros criterios, como producto, cliente, geografa o proceso. Las funciones se relacionan con las profesiones; por ejemplo: finanzas con los contadores pblicos, produccin con ingenieros, mercadotecnia y recursos humanos con administradores, etctera. Las reas funcionales de las organizaciones, como se estudian actualmente, corresponden a las de las grandes empresas del sector privado. Las denominaciones cambian segn la rama comercial, industrial o de servicios en que opera la empresa, por ejemplo: en el sector hotelero, en las grandes comercializadoras, centros comerciales y en los bancos, a la produccin le llaman operaciones. En los gobiernos, federal, estatal y municipal tienen sus propias estructuras (reas funcionales) con departamentos divididos en secretaras o ministerios, de las que dependen las subsecretaras, direcciones, jefaturas, etc., con denominaciones diferentes, segn la rama. Fayol se bas en un consorcio minero inmenso que requera de reas que hoy ya no se utilizan; por ejemplo, la seguridad en una mina es vital y por eso estableci un rea funcional de seguridad. Por tanto, la clasificacin de Fayol que aparece en el cuadro siguiente, junto con la

clasificacin ms comn de reas funcionales por empresas en el siglo XXI slo sirve

como referencia histrica para conocer su origen. Lo importante es que conozcas de

manera general estas reas y, por lo tanto, a continuacin se describen segn el criterio

moderno.

reas funcionales de

Fayol

reas funcionales bsicas de las

grandes empresas del siglo XXI

Administrativa

Tcnica

Comercial

Financiera

Contable

De seguridad

Direccin general

Produccin

Finanzas

Ventas, mercadotecnia y

distribucin

Personal o recursos humanos




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Direccin general:

La funcin principal de la direccin general es elaborar el programa de accin a largo, mediano y corto plazos, verificar que se cumpla, as como coordinar permanentemente las actividades de las otras reas: ventas-mercadotecnia, produccin, finanzas y personal o recursos humanos, conforme al plan rector, y las estrategias que impulsen el desarrollo de la empresa.

Produccin:

Aunque su nombre es de origen industrial, esta rea es la encargada de producir

los bienes y/o servicios (productos) que comercializa la empresa; se hace cargo

del diseo, la calidad, la programacin de produccin continua en productos de

lnea, estacional con artculos de temporada o por pedido (por lotes). A

menudo, el diseo o distribucin de planta (lay out) tiene la funcin de logstica

(operaciones de suministro de proveedores o de almacenes a lneas de

produccin) y abastecimiento, incluso las compras. Muchas compaas tienen un

rea funcional especializada en compras que, junto con el rea financiera,

determina los costos de produccin; asimismo, se encarga de la aplicacin del

proceso administrativo de su rea.

Finanzas:

Su objetivo es el uso ptimo del capital. Comprende la bsqueda de recursos en

las fuentes: bancos, financieras, proveedores, acreedores y programacin de

pagos. La funcin financiera abarca la contabilidad (registro y clasificacin de las

operaciones para la generacin de estados financieros principales: balance

general, estado de resultados y analticos, costo de produccin y otros). Esta rea

tambin se encarga de resguardar los valores principales de la empresa y realiza

la funcin de auditora y/o control. Hoy en da, tambin debe cumplir con las

obligaciones fiscales y, en las pequeas empresas, con las obligaciones laborales.

Ventas, mercadotecnia y distribucin:

Ventas conocida hoy en las grandes empresas como mercadotecnia; tambin denominada en menor medida como distribucin se encarga de vender o distribuir (surtir) a comercializadores independientes, as como del control de vendedores (fuerza de ventas) desde su seleccin hasta su control. Establece cuotas y pronsticos de ventas en coordinacin con el rea de produccin. Mercadotecnia realiza estudios de mercado para conocer a las poblaciones y segmentos o clases econmicas que las forman. Comprende la publicidad, la promocin y la propaganda.

Personal o recursos humanos:

Se encarga de proveer y mantener en la empresa al personal altamente calificado para cada rea. Esto implica la planeacin, reclutamiento, seleccin y contratacin de empleados. Realiza la poltica y sistemas de pagos de sueldos y salarios, incluyendo la nmina semanal, salarial o quincenal en el caso de sueldos, junto




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con el rea de finanzas. Asimismo negocia los contratos colectivos de trabajo, los cuales implican las relaciones con los sindicatos. Adems de la capacitacin y el desarrollo del personal as como de establecer la

cultura laboral con los hbitos, principios y valores que favorecen el crecimiento

individual del personal y de la empresa. El titular del rea tiene autoridad en lnea

para decidir en su rea adems de en asuntos que ataen a toda la empresa en

materia de personal; tambin es asesor de los jefes de otras reas en materia de

motivacin, disciplina, etc. (Hernndez y Rodrguez, 2006. Pgs.78 - 84).

Actividad 2. La empresa

Esta actividad tiene como propsito que entres en contacto con una empresa real y conozcas

cmo se lleva a cabo el proceso administrativo en el da a da. Podrs reforzar tu capacidad

de aplicar los conocimientos en la prctica.

1. Selecciona una empresa de cualquier rea (social, econmica, industrial, servicios,

entre otras).

2. investiga cul es su misin, visin, estrategias y objetivos, as como su organigrama.

3. Analiza y presenta la informacin recopilada, de una manera clara pero til, para

poder realizar propuestas de mejora. Genera un reporte en un documento en donde

plasmes la informacin que investigaste.

4. El documento deber de cumplir con lo siguiente:

Nombre, giro y ubicacin de la empresa que seleccionaste.

Misin de la empresa.

Visin de la empresa.

Objetivos de la empresa.

Estrategias que utiliza para que la empresa funcione y se supere.

El organigrama de la empresa.

5. Gurdalo con la nomenclatura ADM_A2_ U1_XXYZ. 6. Enva la actividad a tu Facilitador(a) a travs de la seccin de Tareas y espera su

retroalimentacin.

*Esta actividad te servir para realizar tu evidencia de aprendizaje.




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1.2.2. Organigramas

Un recurso muy importante para una empresa es el organigrama, ya que esta

representacin grfica simboliza la estructura, la jerarqua y la relacin que existe entre

las reas que la integran.

Segn Ferrel, Hirt, Adriaensns, Flores y Ramos, autores del libro "Introduccin a los

Negocios en un Mundo Cambiante", el organigrama es una "representacin visual de la

estructura organizacional, lneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de

personal, comits permanentes y lneas de comunicacin"(Ferrel, O. Hirt, G. Ramoa, L.

Adriaenss, M. & Flores, M., 2004, pg. 243).

Por lo tanto, un organigrama es de gran importancia y utilidad en una empresa u

organizacin, porque permite observar de manera general la organizacin de la empresa.

En forma sencilla el organigrama cumple con un rol informativo.

Existen tres tipos de organigramas:

Los organigramas generales: como su nombre lo indica, en ellos se da una visin

general de la empresa u organizacin, mostrndose nicamente los datos importantes.

Los organigramas analticos: expresan los datos de una manera ms detallada que en

los generales y los organigramas suplementarios son su complemento.

Se debe tomar en cuenta que ningn organigrama puede quedar fijo siempre, ya que las

empresas u organizaciones con el tiempo experimentan cambios y se deben hacer

actualizaciones constantes.




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1.2.3. Recursos de la empresa

Los recursos de la empresa se dividen en tres grandes grupos: tangibles, intangibles y

humanos.

a) Los recursos tangibles son todos los que podemos ver y tocar, se pueden

cuantificar en una empresa, como los activos fijos, y los recursos financieros,

adems de ser los ms fciles de identificar y de valorar.

b) Los recursos intangibles no son tan fciles de cuantificar, pero le dan ms valor

a la empresa, dentro de ellos pueden ser consideradas las marcas registradas, las

marcas comerciales, y esto aumenta el valor de la empresa ante la percepcin de

la gente sobre la empresa, aumenta su reputacin. Aunada a la reputacin

tenemos la tecnologa como recurso intangible, y este recurso le da ms valor a la

empresa porque es asociada con la calidad del producto o servicio ofrecido.

c) Los recursos humanos son los servicios que brinda el personal a la empresa de

acuerdo a sus habilidades, capacidades y conocimientos para realizar una funcin

productiva o administrativa dentro de la empresa, y son de los recursos ms

difciles de evaluar.

Recursos de la

empresa

Tangibles

Intangibles

Humanos

Activos fijos

Recursos

financieros

Reputacin

Tecnologa




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Autoevaluacin

Una vez finalizada la Unidad 1, realiza la autoevaluacin correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad. No olvides leer con atencin las preguntas para seleccionar la respuesta correcta.

Para realizar la autoevaluacin: Entra al aula y da clic en Autoevaluacin.

Evidencia de Aprendizaje. Anlisis del proceso administrativo a la

empresa seleccionada

En la actividad 2, La empresa, recabaste informacin de una empresa real; es

necesario que la organices, la estudies y la analices, para usarla en esta

actividad, con la finalidad de fortalecer tu capacidad para analizar informacin,

identificar, plantear y resolver problemas. Para ello:

1. Explica, de acuerdo al organigrama encontrado en la empresa que seleccionaste

y de lo que estudiaste e investigaste:

Cmo se da el flujo de autoridad-responsabilidad en esa empresa

Cules son las reas funcionales de la empresa que ests analizando

2. Redacta tu opinin personal de la empresa elegida, ahora que conoces los

elementos de misin, visin, estrategia y objetivos, de la empresa y lo que la

teora marc para esos temas

3. Gurdalo con la nomenclatura ADM_EA_ U1_XXYZ

4. Enva tu evidencia a tu Facilitador(a) a travs de la seccin de Tareas y espera su

retroalimentacin

Recuerda que debes hacer una Autorreflexin al terminar la autoevaluacin.

Para ello, ingresa al foro de Preguntas de Autorreflexin, consulta las preguntas

que tu Facilitador(a) formule y a partir de ellas elabora un archivo con tu

Autorreflexin con la nomenclatura ATR_U1_XXYZ. Enva tu archivo mediante

la herramienta Autorreflexiones.




23

Cierre de la unidad

Fuentes de consulta

Chiaavenato, I. (2001). Orgenes de la administracin. Introduccin a la teora

general de la administracin. Colombia. Mc Graw Hill.

Chiavenatto, I. (2004). Teoras de la Administracin. Pearson.

Ferrel, O. C., Hirt, G., Ramos, L., Adriaenss, M. et al. (2004). Introduccin a los

Negocios en un mundo cambiante. Cuarta edicin. Mc Graw Hill.

Hatzacorsian, V. (2007). Fundamentos de Contabilidad. Cengage Learning.

Hernndez, S. y Rodrguez. (2006). Introduccin a la administracin. Cuarta

edicin. McGraw Hill.

Koontz, H. y Weihrich, H. (2004). Administracin una perspectiva global. Mc Graw

Hill.

Pallares, Z., Romero, D. y Herrera, M. (2005). Hacer empresa: un reto. Cuarta

edicin. Fondo Editorial Nueva Empresa.

Rodas A. R. (2007). Administracin Bsica. Limusa.

Felicidades!

Has finalizado la primera unidad de la asignatura de

Administracin Activa, en ella conociste conceptos y

clasificaciones de la empresa, adems del proceso

administrativo. Esto te ser til para la siguiente unidad.




24

Unidad 2.

Planeacin

Presentacin

Para toda empresa u organizacin, la finalidad de la planeacin es la de decidir por

anticipado lo que se va hacer, cmo se va hacer y con qu se va hacer; esto le permite

programar el uso de los recursos humanos y/o financieros para cubrir todas las

necesidades de sus procesos. En el transcurso de esta unidad, se estudiar la

planeacin, y sus etapas, como uno de los fundamentos de la administracin.

Adicionalmente, se har un anlisis de las etapas de planeacin, de una empresa real, y

se comparar lo encontrado en la empresa real con los principios, que marca la teora,

que varios estudiosos del tema como Frederick W. Taylor, Henri Fayol, entre otros, han

plasmado en sus obras; para el establecimiento de las polticas y programas de una

empresa.

En el transcurso de esta unidad estudiaremos las partes principales que conforman la

planeacin, para que el alumnos pueda realizar el anlisis de una empresa real, para

conocer qu planes realizan y poder aportar oportunidades de mejora para la empresa, y

esta pueda ser eficaz y eficiente.

Propsitos

Esta unidad tiene como propsitos que reconozcas el concepto de planeacin,

identifiques y apliques las fases del proceso y, por ltimo, que reconozcas los diferentes

tipos de planeacin.


Analizar las etapas del proceso de planeacin para su aplicacin en el desarrollo

profesional, mediante el uso de los conceptos y principios bsicos de la administracin

activa.




25

2.1. Conceptos, importancia y principios de la planeacin

La planeacin consiste en el establecer objetivos para formar un conjunto de acciones

que deben seguirse, por medio de planes y programas, con el fin de obtener los

resultados esperados en una empresa u organizacin. Este plan debe de adecuarse a

cualquier cambio acontecido en la misma.

La planeacin juega un papel muy importante en las empresas y organizaciones, ya que

actualmente viven de manera dinmica y estn expuestas a constantes cambios; en este

contexto, les permite confrontar dichos cambios de manera que las organizaciones no

resulten afectadas.

Existen varias razones por las cuales la planeacin es significativa:

Favorece el progreso de la empresa ya que construye mtodos para que todos los

recursos sean utilizados de manera racional.

Una vez que est establecida, los niveles de inseguridad para el futuro son bajos,

ya que toma medidas para que la empresa haga frente a las contingencias que se

puedan presentar y esto permite garantizar su desarrollo.

Implanta un mtodo de razonamiento, lo cual permite tomar decisiones de manera

clara, dejando atrs la toma de decisiones de manera improvisada o por

corazonadas.

Al construir un plan de trabajo se fundamentan las bases sobre las cuales operar

la empresa.

Se reducen los problemas ya que facilita al administrador ganancias en tiempo y

esfuerzo.

Principios:

Los principios de la administracin son puntos fundamentales y sirven como gua para

visualizar las acciones de la empresa. Estos puntos son:

La factibilidad: es la idea real a lo que se debe realizar. La planeacin debe

adecuarse al contexto y a la situacin de la empresa.

La objetividad y cuantificacin: es muy importante fundamentarse en las

estadsticas reales de la empresa y no dejarse llevar por teoras ya que con esto la

planeacin llega a ser ms confiable y reduce riesgos al construir los planes.

La flexibilidad: al fundamentar mrgenes de espacio que permitan enfrentar

situaciones que no se han previsto en la planeacin.

La unidad: los procedimientos establecidos en la planeacin deben conformarse

en uno solo con el fin de lograr el objetivo general de la empresa.

El intercambio de estrategias: un plan se puede extender en tiempo y es necesario

modificarlo o renovarlo, sin dejar de vista los propsitos originales de la empresa.




26

2.1.1. Etapas de la planeacin

Para iniciar una buena administracin, sin duda es indispensable tener enfocados los

resultados que se esperan lograr en la empresa, as como los componentes necesarios

para que marche adecuadamente.

La planeacin est dividida en las siguientes etapas: propsitos, investigacin, premisas,

objetivos y estrategias.

2.1.2. Propsitos

La planeacin comienza al definir los propsitos ya que a partir de stos se precisan las

posibles soluciones para formular el plan de la empresa. En esta etapa se visualiza la

finalidad cualitativa que se tiene que alcanzar en una empresa.

Los propsitos se definen como metas a cumplir en determinado tiempo. Pueden ser

bsicos o trascendentales ya que fundamentan el sostn de todos los elementos de la

planeacin. Son genricos o cualitativos porque no se formulan en expresiones

numricas. Tambin son permanentes, ya que estn en uso durante el ciclo de vida de la

empresa, o semipermanentes ya que pueden ocupar cierto ciclo de la vida de la empresa.

2.1.3. Investigacin

Esta etapa es muy importante ya que aporta informacin valiosa para que las siguientes

etapas se puedan desarrollar con xito. La investigacin se elabora mediante un sondeo

de ideas para llegar a la solucin de objetivos en la empresa. Este proceso se aplica por

medio del mtodo cientfico y su funcin principal es adquirir informacin importante y

clara (por ejemplo: estados financieros, planes de recuperacin de cartera vencida,

estrategias de mercadotecnia, planes de renovacin de parque vehicular o adquisicin de

bienes muebles o inmuebles, etc.), con el fin de determinar la situacin de la empresa de

manera precisa.




27

2.1.4. Premisas

Propuesta probada con anterioridad que es utilizada de base para una evidencia en la

empresa. Las premisas son postulados sobre los factores que afectan el proceso del plan

de la empresa. La importancia de las premisas recae en reducir la incertidumbre del

planificador para facilitar imprevistos en el futuro, se deben construir antes y en el

transcurso de la planeacin, ya que se toman en cuenta para darle confianza al proceso.

Las premisas se clasifican en externas e internas:

Las externas son los factores de contenido general y de mercado que no dependen de la

empresa, por ejemplo:

Factores econmicos

Factores polticos y gubernamentales

Factores sociales y demogrficos

Mercado de trabajo

Disponibilidad de materiales y capital

Competencia en el mercado

Las premisas internas son las inversiones, los objetivos, las polticas y los propsitos que

dependen nicamente de la empresa, son creadas dentro de la misma, como ejemplo

est lo siguiente:

Inversiones de capital

Objetivos y polticas bsicas internas

Comportamiento de sus directivos y ejecutivos

Pronsticos de ventas

2.1.5. Objetivos

Un objetivo es un resultado esperado en la empresa. En la planeacin, los objetivos

deben ser claros y conocidos por todo el personal de la empresa, adems de ser

constantes, esto significa que no deben replantearse o modificarse frecuentemente, ya

que esto provocara inestabilidad porque pueden surgir conflictos y confusiones.

Las caractersticas principales de los objetivos son: deben formarse en un tiempo definido

y se deben de establecer cuantitativamente. Los objetivos se deben de realizar en un

determinado tiempo. Se clasifican en:

Estratgicos o generales: se determinan para toda la empresa y son establecidos a

largo plazo.




28

Tcticos o departamentales: son dirigidos a un rea o departamento especfico y se

determinan a corto o mediano plazo.

Las razones fundamentales para crear objetivos son que stos:

Dirigen esfuerzos por un mismo camino.

Son la gua para establecer las estrategias.

Sirven para dirigir la asignacin de los recursos de la empresa.

Son la base para efectuar actividades.

Gracias a los objetivos se cumple con la coordinacin, organizacin y control.

Reducen la inseguridad en los planes de la empresa.

Los objetivos deben ser: medibles, claros, alcanzables, desafiantes, realistas y

coherentes.

2.1.6. Estrategias

En esta etapa se refleja la direccin, el destino de los recursos y el logro de los objetivos

de una manera favorable para la empresa. Las estrategias son funciones debidamente

planificadas y elaboradas en la planeacin para lograr las metas y los objetivos.

La formulacin de estrategias debe considerar con los siguientes lineamientos:

Establecer y contribuir en el cumplimiento de los objetivos sealados.

Fijar con claridad.

Buscar opciones al momento de crearlas para efectuar los objetivos.

Reflexionar sobre las experiencias por las que ha pasado la empresa, ya que en

esto se basan las acciones del futuro.

Considerar las consecuencias que se podran presentar cuando sean aplicadas.

Valorar sus ventajas y desventajas para elegir la ms apta y confiable.

Para que las estrategias sean factibles y desempeen su papel, es preciso asegurarse

de que son estables y ayudan a cumplir los objetivos de la empresa. Como ejemplo de

algunas estrategias se pueden mencionar los siguientes:

Buscar apoyos en el gobierno e incubadoras de empresas para el arranque de una

ampliacin dentro de la empresa.

Contactar empresas que se subcontratarn para reduccin de costos o ampliacin

de giros del negocio.

Darse a conocer en la localidad y contactar con los posibles clientes.

Arrancar con un plan de mercadotecnia.




29

2.2. Polticas, programas y presupuestos

2.2.1. Polticas

Las polticas tambin son parte la planeacin y de los programas que establecen las

empresas u organizaciones. Pueden estar escritas, ser verbales o son criterios utilizados

para la toma de decisiones dentro del mbito administrativo.

Debido a que no todas las polticas de las empresas u organizaciones estn declaradas

de manera escrita, comnmente dependen de las acciones de los directores, gerentes,

supervisores o cualquier puesto de mando.

Por ejemplo: en cualquier nivel de mando de la empresa, comnmente, se toma la

decisin de promocionar a un empleado antes de contratar una persona externa. Esta

forma de promocin del personal puede entenderse como poltica, y ser tomada como un

elemento clave para la promocin de personal dentro de la empresa. Este tipo de polticas

nacen, principalmente, por su conveniencia para el clima de la organizacin, y no se

caracterizan por ser una poltica de origen.

Uno de los problemas que enfrentan los administradores, en cualquier posicin de mando,

es lograr que las personas que dependen de ellos entiendan que algunas acciones que

emprenden son, simplemente, decisiones que todo administrador puede y debe tomar

para que prevalezca un clima laboral adecuado que no afecte la funcionalidad de los

departamentos de la empresa; y que estas acciones no derivan de alguna poltica interna.

Dentro de las polticas se debe definir el rea dentro de la cual habr de tomarse una

decisin, se apegue y contribuya con el logro de uno o varios objetivos. Uno de los

principales propsitos de las polticas es ayudar a la toma de decisiones en eventos que

se presentan en las relaciones laborales de una empresa antes de que se conviertan en

problemas. Esto permite descartar el anlisis de los eventos o situaciones, cada vez que

se presenten y se unificar criterios y planes de accin, permitiendo as a los directores

gerentes, supervisores, entre otros; delegar funciones y decisiones sin perder el control de

las acciones del personal bajo su mando.

Existen varios tipos de polticas.

Algunos ejemplos de polticas son los siguientes:

Dentro de una empresa de manufactura de partes para maquinaria pesada se

contrata nicamente a puros ingenieros titulados.

La aplicacin de las sugerencias de los empleados para mejorar un proceso

productivo.




30

La promocin del personal de la misma empresa antes de contratar una persona

externa.

No consumir productos de la competencia, entre otras ms.

Si lees y analizas detenidamente cada uno de los ejemplos, vers que la mayora puede

apoyar un objetivo de la empresa como lo puede ser: reducir el porcentaje de defectos en

los productos, el mejorar el clima organizacional, etc.

2.2.2. Programas

Los programas se entienden como un conjunto de metas, polticas, procedimientos,

reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos

necesarios para llevar a cabo un proceso; normalmente los programas van de la mano

con los presupuestos.

Imagen 1. Ejemplo de programa de actividades

Los programas pueden ser tan importantes como la renovacin de la flotilla de vehculos

de la empresa con un costo de varios millones de pesos, hasta un programa mensual de

mantenimiento general del inmueble de la empresa, o puede ser tan pequeo como un

programa realizado por un supervisor para elevar la calidad del ambiente de trabajo de los

operadores de produccin de una maquiladora.

Un programa prioritario puede requerir de muchos programas de apoyo. Analizando el

ejemplo de la renovacin de la flotilla de vehculos de la empresa, se debe generar el

programa de inversin (el cual supone varios millones de pesos para la compra de

vehculos y las refacciones necesarias) y ste puede incluir varios programas de apoyo

para que la inversin sea la correcta. Aunado a lo anterior, deben realizarse a detalle

varios programas ms como: un programa para el mantenimiento, un programa

publicitario, un programa para el financiamiento de los vehculos y cobertura de seguros,

entre otros.

Fecha

Actividad 10 11 12 13 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Solicitud de Cotizaciones

Determinacion de Proveedor

Solicitud de Presupuesto

Compra de Vehiculos

Pago a Proveedores

Envio de Vehiculos a sucursales

Enero Febrero Marzo

Programa de Actividades




31

Todos estos programas demandan coordinacin y oportunidad, ya que una falta en

cualquier parte de la red de programas de apoyo representara demoras en el programa

principal y costos innecesarios, as como prdida de utilidades.

2.2.3. Presupuestos

Los presupuestos son una expresin de resultados futuros expresada en trminos

monetarios. Se les puede llamar como un programa en nmeros. Por ejemplo, pueden

expresarse en trminos financieros (puede ser el presupuesto de egresos, reflejar costos

de capital como el presupuesto de inversin, puede indicar el flujo de efectivo, etc.), en

trminos de horas-hombre, cantidad de productos por hora-mquina, o en otros trminos

medibles.

Comnmente, al presupuesto financiero de operaciones se le llama plan de utilidades.

Un presupuesto incluye tres elementos principales:

a) Se refiere a hechos futuros

b) Tiene fechas de desarrollo y terminacin

c) Est medido en unidades econmicas

La elaboracin de un presupuesto es un instrumento de planeacin fundamental de

muchas compaas. Los presupuestos obligan a las empresas a realizar por adelantado

(ya sea con una semana o con 5 aos de anticipacin) una recopilacin numrica de sus

expectativas de ganancias, ingresos y egresos, utilizacin de horas-hombre/mquina, etc.

El presupuesto es necesario para el control financiero, pero ser intil si no es un reflejo

fiel de los planes de la empresa.

Tipos de presupuestos ms comunes:

Privados con fines de lucro, basados en los ingresos

Gubernamentales o del Estado, con fines del bien social

Corto plazo (menos de un ao)

Mediano plazo (ms de un ao pero menos de 5 aos)

Largo plazo (mayores a 5 aos)

Generales (de toda empresa)

Departamentales

Rgidos, las desviaciones requieren autorizacin previa

Flexibles, tienen lmites de tolerancias automticos

Funcionales, entre estos se encuentran los siguientes:




32

De ventas

De compras

De fabricacin o produccin

De inversiones

De nmina

De gastos

De ingresos

Actividad 1. La planeacin y sus etapas

Esta actividad te proporcionar los elementos para poner en prctica los conocimientos

adquiridos sobre el proceso de planeacin dentro de la administracin de una empresa y

perfeccionaras las habilidades para buscar, procesar y analizar informacin procedente

de diversas fuentes. Realiza lo siguiente:

1. Investiga los principales planes, objetivos, polticas y programas con los que

cuenta la empresa que seleccionaste en la Unidad 1.

2. Realiza el anlisis de la informacin con base en lo que has revisado sobre el

proceso de planeacin. Considera lo siguiente:

Identifica qu elementos tiene la informacin.

Indica si hay relacin entre ellos y explica cmo es, en caso de que la

haya. Si no la hay, explica con base en qu lo determinaste.

Para realizar tu anlisis, puedes consultar en otras fuentes ms informacin

sobre el proceso de planeacin. Recuerda que deben ser fuentes confiables y

que es necesario que incluyas las referencias.

3. Elabora un documento de texto con los resultados de tu anlisis y gurdalo como ADMA_U2_A1_XXYZ y envalo a tu Facilitador (a) a travs de la seccin de Tareas. Espera su retroalimentacin.




33

Actividad 2. Importancia de la planeacin

En esta actividad analizars las implicaciones que tiene para una institucin una mala

planeacin, para ello, realiza lo siguiente:

1. Investiga en fuentes confiables, libros o internet informacin sobre la importancia y utilidad del proceso de planeacin y cada una de sus fases.

2. Entra al foro y comparte tus reflexiones sobre la siguiente pregunta:

Qu repercusiones se tendrn en el desarrollo y/o crecimiento de una

organizacin cuando la planeacin no es la adecuada?

3. Revisa las aportaciones de tus compaeros(as), compara sus opiniones con las

tuyas e intercambia comentarios

*Consulta la rbrica de foro que se encuentra en la pestaa Material de Apoyo.

Autoevaluacin

Antes de concluir el estudio de la Unidad y de que integres tu evidencia de aprendizaje, realiza la autoevaluacin que te permitir identificar los conocimientos que adquiriste. Responde las siguientes preguntas: 1. Por qu se dice que planear es ver hacia adelante, sin dejar de observar hacia

atrs? 2. Una empresa que no utiliza la planeacin, es decir, que va al da segn lo que se

necesita al momento, podra ser exitosa? Justifica tu respuesta.

3. Algunas personas se oponen a definir metas y objetivos a largo plazo, ya que argumentan que es imposible saber qu suceder en el futuro, Ests de acuerdo con ese pensamiento? Justifica tu respuesta.

4. Escribe tres objetivos personales que para ti sean importantes e identifica si son

objetivos a largo plazo y si son verificables. Justifica tu respuesta. 5. Si escribieras tu objetivo laboral y tu jefe inmediato escribiera lo que espera l de ti,

serian a fines ambos escritos?




34

6. En tu opinin personal, dentro del proceso de planeacin de la empresa cul es la importancia de la elaboracin de un presupuesto?

7. Cul es el propsito que tiene una empresa al establecer sus las polticas?

8. Qu repercusiones tendra para una empresa, el incumplimiento de los programas que establece?

9. Menciona seis premisas que se deben cumplir en el establecimiento de estrategias

10. Por qu los objetivos establecidos en una empresa deben ser: medibles, claros, alcanzables, desafiantes y realistas?

11. Menciona cuatro razones para crear objetivos.

12. Cmo se les llama a las propuestas probadas con anterioridad y son utilizadas de base para una evidencia en la empresa?

13. Define, con tus propias palabras, el concepto de investigacin dentro del proceso de

planeacin.

14. Es la etapa que se define como una meta a cumplir en determinado tiempo, en ella se visualiza la finalidad cualitativa que se tiene que alcanzar en una empresa.

15. Menciona a qu se refiere la flexibilidad como principio de la planeacin.

16. Uno de los principios de la planeacin dice: los procedimientos establecidos en la

planeacin deben conformarse en uno solo con el fin de lograr el objetivo general de la empresa, a cul se refiere?

17. El principio de objetividad y cuantificacin de la planeacin, dice que es muy importante fundamentarse en las estadsticas reales de la empresa y no dejarse llevar por teoras. Explica a qu se refiere esta afirmacin.

18. Menciona dos ejemplos de estrategias que creas, que una empresa de nueva creacin deba de establecer para que se posicione dentro del mercado.

19. Nombre los tres elementos que debe incluir un presupuesto.

20. Menciona cuatro de los presupuestos ms comunes, que se establecen en las empresas.




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Evidencia de aprendizaje: Anlisis de las etapas de la planeacin de la

empresa seleccionada

Para concluir el trabajo de esta unidad, realiza tu evidencia de aprendizaje de acuerdo a

las siguientes especificaciones:

1. De la empresa que seleccionaste en la Unidad 1, selecciona un rea especfica.

2. Con base en la informacin que has recabado sobre la empresa, elabora la

planeacin del rea para el ao 2012. Recuerda que debes considerar todas las

fases del proceso.

3. Elabora un documento donde integres tu planeacin y, al final, elabora una

reflexin personal sobre tu trabajo. Considera lo siguiente:

Cul es la relacin explcita e implcita que tienen las fases del proceso de planeacin?

Qu implicaciones tendra para la empresa, que la planeacin no

funcionara?

De manera general cul es la importancia de la planeacin para una

empresa?

Cules son los problemas a los que te enfrentaste al elaborar tu trabajo?

No olvides citar las fuentes que consultes para realizar tu trabajo.

4. Guarda tu documento como ADMA_U2_EA_XXYZ, y envaselo a tu

Facilitadora(a) para que lo revise. Espera la retroalimentacin y, si es el caso,

realiza las adecuaciones necesarias para mejorarlo.

5. Revisa la escala para conocer los criterios que se tomarn en cuanta en la evaluacin de tu trabajo.




36

Cierre de la unidad

Has llegado al final de la Unidad, en ella revisaste que la planeacin requiere elaborar y

disear objetivos y las acciones para cumplirlos y, por tanto, lleva implcita la toma de

decisiones. Este proceso es de suma importancia puesto que no se pueden conseguir

buenos resultados en una empresa, si no se planea, ya que es all donde se consideran

todos los escenarios que pueden presentarse en cualquier rea.

Para planear, es necesario mirar hacia atrs, esto es analizar los resultados obtenidos en

las anteriores planificaciones, revisar que efecto positivo y negativo presentaron las

acciones tomadas, lo anterior es aprender del pasado para mejorar y no caer en los

mismos errores.

Para saber ms

Para reforzar tu aprendizaje te invitamos a leer La importancia de planear en la empresa:

http://axeleratum.com/2011/ipor-que-es-importante-planear/

Fuentes de consulta

Harold Koontz (2004). Administracin una Perspectiva Global, McGraw Hill

Rodas Carpizo Alejandro Roberto (2007). Administracin Bsica. Limusa.




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Presentacin de la unidad

Durante esta unidad, estudiars la organizacin en el sentido estricto de la administracin

de empresas.

Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa, resultan de suma

importancia, pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organizacin se refiere

a la forma en el a que estructuran, conforme las condiciones de la empresa, los recursos

para alcanzar los objetivos planteados. En esta unidad revisars los elementos que se

deben considerar al momento de organizar una empresa.

Propsitos

Al finalizar la unidad identificars el principio de organizacin en las empresas y aplicars

los conceptos de organizacin para utilizar de una manera eficiente los recursos con los

que cuenta una empresa ya establecida o implementar tus propios recursos al emprender

un nuevo negocio.


Analizar las etapas de la organizacin para su aplicacin en el desarrollo del proceso,

mediante el uso de los principios bsicos de la administracin activa.




38

3.1. Conceptos, importancia y principios de la organizacin

Una organizacin es un sistema planteado con el fin de llegar a metas deseadas y

objetivos comunes. Las organizaciones tienen claros estos objetivos y esto les permite

tener un panorama amplio de las posibilidades para conseguirlos.

3.1.1. Concepto de organizacin

Es un sistema de interaccin entre seres humanos, trabajos y direccin para lograr la

elaboracin de un producto u ofrecer un servicio, su objetivo principal es la buena

comunicacin y alcanzar una meta o propsito comn.

Para Cardoza (2007) la organizaciones la accin de organizar, consiste en una misin de

estructuracin con el fin de obtener la mayor cohesin posible en situaciones complejas,

por ejemplo los costos, dominio de la tecnologa, necesidad de nueva infraestructura,

variables para la toma de decisiones, entre otros.

Los procesos formalizados de organizacin de una empresa tratan de realizar los

siguientes pasos lgicos:

Redefinicin de la misin de conjunto (planes y objetivos)

Distribucin de funciones o unidades de actividad principales (divisin en departamentos y funciones de apoyo)

Divisin de niveles (distribucin de responsabilidades y poderes formales, para el establecimiento de un organigrama)

Operatoria de integracin del conjunto para compensar las divisiones (procedimientos y dispositivos de coordinacin)

Estructuracin de actividades individuales, descripcin de puestos de trabajo, objetivos y funciones individuales, etctera) (p.56).




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Para Chiavenato (2006) la administracin se divide en dos tipos, formal e informal:

Como entidad social u organizacin informal, en la cual las personas interactan para

alcanzar objetivos especficos. En esta acepcin, la palabra organizacin indica cualquier

iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos, un

ejemplo claro de la organizacin informal son las relaciones amistosas, como funcin

administrativa y parte del proceso administrativo u organizacin formal, en este

sentido, organizacin significa el acto de organizar, estructurar y destinar los recursos,

definir los rganos encargados de la administracin y fijar sus atribuciones e

interrelaciones. Por ejemplo las empresas que tienen perfectamente definidos los puestos

en un organigrama y que tienen comunicacin por medio de los manuales (p. 72).

Ambos tipos de administracin, formal e informal, estn presentes dentro de todas las

organizaciones, como se observa en la siguiente figura:

Figura 1. Harold Koontz& Heinz Weihrich, 2004, Administracin una Perspectiva Global, p.246.

La diferencia entre la administracin formal e informal es que la primera se efecta en la

relacin entre jefe y subordinado, ya que el jefe tiene algn estudio calificado y la segunda

es la relacin que se da con una persona que no tiene algn estudio calificado solo una

referencia del trabajo a realizar.




40

Los principios de la organizacin:

Al crear una empresa, lo esencial es establecer la relacin que debe de existir entre los

principios bsicos del desarrollo del nuevo sistema que se va a establecer, con el fin de

elegir un mtodo viable y ptimo para la empresa.

Estos principios bsicos son:

I. La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas. Es necesario tener

claro las funciones de cada puesto ya que se garantiza el cumplimiento de las

mismas, por ejemplo un repartidor de mercanca tiene la funcin de entregar

satisfactoriamente el producto a los puntos de venta establecidos.

II. La agrupacin de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

Esto es cuando se clasifican, se delimitan responsabilidades y se asignan tareas

con el fin de llegar a la meta deseada en la empresa.

III. La asignacin de cada grupo de actividades aun administrador dotado de la

autoridad (delegacin) necesaria para supervisarlo. Cada rea o departamento

debe de contar con una persona que sea el responsable del trabajo que ah se

realice, por ejemplo el jefe de rea de sistemas en una empresa, tiene la

responsabilidad de entregar sus formatos digitales, de hacer funcionar sus

recursos electrnicos por medio de la gente que est a su cargo.

IV. La estipulacin de coordinacin horizontal (en un mismo o similar nivel

organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una divisin y un

departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.

Importancia de la organizacin:

El proceso de organizacin se compone de diferentes pasos, el conjunto de dichos pasos

permiten que los objetivos de la empresa se logren y as se validan los procesos de sta;

entonces, se dice que la organizacin bien planteada y analizada est bien administrada.

Por tanto, es muy importante que al crear una empresa se establezca un plan de

organizacin que indique cmo inicia, cules sern los objetivos a alcanzar y en cunto

tiempo se lograrn.

Los principales pasos de la organizacin son:

- Plantear los objetivos a corto y largo plazo ya que son los que marcan las pautas

para el trabajo a elaborar.

- Definir prioridades de la empresa y crear los objetivos de la misma.

- Realizar y cumplir con los objetivos.

- Control en las tareas desempeadas.




41

Actividad 1. Tu concepto de organizacin

En esta actividad analizars la importancia del proceso de organizacin dentro de la

administracin, para ello:

1. Investiga en fuentes confiables, libros o internet informacin sobre el

proceso de organizacin para fortalecer tus conocimientos

2. Con base en los resultados de tu investigacin y el contenido revisado,

elabora tu propio concepto de organizacin y su importancia.

3. Entra al Foro: Tu concepto de organizacin y comparte tu trabajo.

4. Revisa las aportaciones de tus compaeros(as), compara sus opiniones con

las tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un dilogo fructfero

y de cercana.

*Consulta la rbrica de foro que se encuentra en la pestaa Material de

Apoyo.

3.2. Elementos de la organizacin

Una empresa se debe de componer de los siguientes elementos:

Primeramente delos objetivos, estos deben ser especficos y generales. Los objetivos

generales presentan la adquisicin de fondos o ganancias, la prestacin de los servicios,

entre otros. Mientras que los especficos la atraccin del cliente, el crecimiento del capital,

etc.

Los factores de la produccin son aquellos agentes que intervienen en la produccin de

la organizacin, como por ejemplo los factores del medio ambiente, labores de produccin

y el capital.

La direccin es el proceso de obtener los mejores resultados posibles por medio del

cumplimiento de metas individuales y departamentales de la empresa.

Y por ltimo los recursos que se divide en materiales (edificio, papelera, muebles,

instalaciones, instrumentos y herramientas, etc.), inmateriales (marca, clientes, nombre de




42

la empresa y canales de distribucin), y recursos humanos (conjunto de personas que

colaboran en la empresa).

3.2.1. Etapas de la organizacin

Al llevar a cabo la organizacin de una empresa se establece la manera especfica de

trabajar y la estructura con la que contar la misma. La organizacin de una empresa,

implica las siguientes etapas:

3.2.2. Jerarquizacin

Es el orden ascendente o descendente del personal en una organizacin de acuerdo a

sus funciones, con esto se forma la estructura de la empresa y en los rangos altos o de

importancia es donde se toman las decisiones. Se agrupan de acuerdo al grado de

responsabilidad.

En una empresa la jerarquizacin depende totalmente del tamao de la misma, de ella se

derivan las reas o departamentos de los que estar constituida y las labores especficas

que desempearn y que servirn de apoyo o complemento con los otros departamentos

de la empresa. Cada uno de estos departamentos contar con un lder que ser el

encargado de verificar que todas las funciones se desempeen bien, por ejemplo:

En el departamento de mercadotecnia se encuentra el jefe de rea que encabezar a los

auxiliares en mercadotecnia quienes tendrn la responsabilidad de verificar los precios,

comercializacin, promocin y estar al pendiente de lo que sucede con los consumidores.

Divisin del trabajo

En esta etapa se deben limitar y establecer las actividades del personal de la empresa

Coordinacin

Regularizar los recursos y esfuerzos del personal de la empresa, con el fin de lograr sincronizacin en el desarrollo de objetivos.

Jerarquizacin

Desempear el trabajo en la organizacin por orden de nivel o jerarqua.




43

Los auxiliares a su vez dirigirn a un grupo de vendedores que estarn a cargo de un rea

especfica y sern los encargados de llegar a los clientes finales. Adems del rea de

mercadotecnia deben existir otras, como recursos humanos, produccin y administracin,

entre otras; cuyos lderes sern los encargados de tomar las decisiones finales y

responsabilizarse de ellas.

Departamento de mercadotecnia

Jefe de rea

Mercadlogo

Mercadlogo

Mercadlogo

Vendedor

Clientes

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Vendedor




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3.2.3. Departamentalizacin

Se agrupan las labores segn actividades especficas y similares para delimitar

departamentos o reas con el fin de lograr una especializacin y el xito en la

organizacin. La departamentalizacin bsicamente se aplica en tiendas

departamentales, instituciones gubernamentales y educativas. Por ejemplo en la

educativa es regida por el director del plantel, de ah se derivan los subdirectores, luego

jefes de carrera y le siguen los maestros.

Se divide en las siguientes categoras:

Departamentalizacin por nmeros simples: se cuentan los empleados que

desempean mismas labores y son observados por un dirigente.

Por ejemplo en la elaboracin de un producto se observa el siguiente diagrama:

Departamentalizacin por tiempo: se agrupa por turnos laborales ya que en muchas

organizaciones no es suficiente una jornada laboral.

Por ejemplo en una maquiladora para la elaboracin de un producto es necesario trabajar

en ms de un turno para desempear una misma labor.

Jefe de produccin

Operador 1

Operador 2

Operador 3




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Departamentalizacin por funcin empresarial: regularmente este tipo de

departamentalizacin de hace en grandes empresas ya que se agrupan actividades de

acuerdo a las principales funciones de la empresa.

Elaboracin de un

producto

Matutino Vespertino Nocturno

Operador 2

Operador 1

Operador 3

Operador 1 Operador 1



Presidente

Vicepresidente

Recursos Humanos Produccin Mercadotecnia Finanzas




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Departamentalizacin territorial o geogrfica: esta distribucin se presenta cuando la

empresa crece y se crean varias sucursales o plantas.

Por ejemplo los bancos, las compaas de telfonos mviles, los establecimientos de

comida rpida, entre otros.

Departamentalizacin por cliente: se basa en la agrupacin de actividades de acuerdo

a las personas a quien van dirigidas las labores efectuadas.

Por ejemplo una tienda departamental.

Gerencia general

Sucursal Norte Sucursal Sur Sucursal Este Sucursal Oeste

Gerente

Auxiliar

administrativo

Departamento de

juguetes

Departamento

de damas

Departamento

de comida

Departamento

de blancos




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Departamentalizacin por proceso: regularmente es utilizada en empresas industriales,

ya que por medio de encadenamientos en la produccin se distribuye de manera

equitativa el equipo o maquinaria utilizada.

Por ejemplo en una empresa automotriz al fabricar un automvil se encadenan los

procesos de produccin, ya que no se puede realizar uno sin haber terminado otro.

El siguiente diagrama muestra este proceso:

Departamentalizacin por productos: se basa en el proceso de produccin de

productos o lnea de produccin.

Por ejemplo en una empresa que elabora pan:

Estructura-

carrocera Fundicin Prensas Pintura Montaje Calidad

Produccin

Harina

Aceite

Conservadores




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Departamentalizacin matricial: se combina la departamentalizacin por producto y la

de funciones, y su principal ventaja es que los expertos intercambian experiencias para

lograr mejor calidad.

Por ejemplo:

Departamentalizacin virtual: la tecnologa disminuye el tiempo en los procesos

administrativos ya que se forma una red y acelera la toma de decisiones. Anteriormente la

coordinacin para el trabajo era por medio de tren, telegramas, automviles, telfono,

copiadoras y fax, pero con la llegada de las nuevas tecnologas de la comunicacin e

informacin ese proceso cambi a las redes computacionales y en la actualidad resulta

mucho ms fcil crear una comunicacin por medio de herramientas cibernticas que

agilizan la economa y los procesos de las empresas.

Gerente general

Jefe de rea A Jefe de rea B

Jefe de proyecto A

Jefe de proyecto B

Jefe de proyecto C

Gerente general

Coordinador de rea

Coordinador de rea

Coordinador de rea

Coordinador de rea




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3.2.4. Descripcin de funciones

Primero, es necesario precisar que una funcin es una actividad o un papel que

desempea una persona, entonces, una funcin administrativa son varias acciones

comunes que brindan a la empresa los recursos y servicios para realizar y alcanzar sus

metas.

Por lo tanto, se considera al proceso administrativo como un todo en la organizacin de la

empresa ya que las funciones administrativas adems de ser fundamentales son dirigidas

por los gerentes, sea cual sea la rama de la misma.

Las funciones administrativas son realizadas por los directivos, los jefes de departamento

y de oficina, por los supervisores, operadores, auxiliares administrativos, entre otros. Por

ejemplo en una pequea empresa es necesario tener claras las funciones para la

adquisicin de productos, la gestin de nuevos productos, las ventas, las compras, el

manejo de personal y la publicidad.

3.2.5. Actividades y obligaciones

La delimitacin clara y precisa, de funciones y responsabilidades, en todos los niveles

jerrquicos de la organizacin, es de suma importancia ya que garantiza la funcionalidad

de la misma.

Es importante aclarar la diferencia entre actividades y funciones. Primeramente las

actividades son pasos a seguir para la realizacin de una tarea, y al cumplir varias de

estas tareas se forma una funcin. Las funciones son los roles formados dentro de la

empresa y son hechas para crear objetivos.

Las personas responsables de cada uno de los departamentos o de la empresa en s, son

las encargadas de promover, regularizar y examinar las acciones de su rea.

Por ejemplo en una empresa una actividad administrativa son las compras, el encargado

de este departamento tiene la responsabilidad de comprar lo necesario para que la

produccin salga a tiempo y en buenas condiciones.

Algunas actividades son:

Facilitar ayuda a todos los niveles jerrquicos para la realizacin ptima del

trabajo.

Auxiliar en las unidades funcionales de la organizacin.

Analizar las condiciones de trabajo de su rea de acuerdo a los procedimientos de

la organizacin.




50

Proponer medidas de mejora para el trabajo realizado.

y algunas obligaciones:

Determinar recursos materiales y humanos para lograr los objetivos.

Llevar un seguimiento de mejoras en la organizacin.

Realizar reuniones peridicas con personal del rea y externa a ella.

Cumplir con los objetivos de la organizacin.

3.2.6. Coordinacin

Coordinar es crear acuerdos y unin entre los departamentos de la empresa para lograr el

buen funcionamiento y la superacin de la misma. Es proporcionar a cada rea sus

funciones para que se cumplan los objetivos de manera positiva.

La coordinacin aplica los siguientes principios de la administracin: mando,

representacin, divisin de trabajo, entre otros.

La importancia de la coordinacin se refleja en los resultados que aportan las reas o

equipos de trabajo, ya que se presentan con una buena calidad y excelentes aportaciones

a la organizacin de la empresa. Entonces la coordinacin une diferentes departamentos

para cumplir tareas compartidas.

El lder de la organizacin tiene la responsabilidad y la autoridad de coordinar las

funciones que se desempean en la empresa. Se presenta una coordinacin vertical

cuando el gerente organiza y coordina las acciones de los departamentos de la empresa,

ya que realiza una autoridad directa con los responsables del rea. En cambio se

presenta una coordinacin horizontal cuando los jefes de las diferentes reas o

departamentos coordinan funciones entre s para armonizar las interrelaciones de cada

departamento.

Un gerente coordina el trabajo de una empresa adems de que planifica y dirige los

proyectos para su ejecucin, se apoya de otras reas de la empresa para tomar

decisiones que lleven a la solucin de problemas. Por ejemplo, es el encargado de

realizar reuniones peridicas para asignar las tareas que se deben de realizar para lograr

un proyecto.

La diferencia entre un directivo y un gerente es que este primero regularmente es el

propietario de la empresa, mientras que el directivo general es la persona encargada

dirigir los procedimientos de la empresa.




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Actividad 2. Funciones y actividades

En esta actividad identificars las funciones y actividades del rea de la empresa

seleccionada, para ello:

1. Selecciona alguna de las reas de la empresa que has investigado desde la

Unidad 1.

2. Identifica qu tipo de estructura jerrquica tiene, las funciones y actividades de

cada uno de los empleados que integran el rea.

3. Integra la informacin en un archivo de texto y gurdalo con la siguiente

nomenclatura: ADMA_U3_A2_XXYZ. Envalo al seccin de tareas y espera

retroalimentacin de tu Facilitador(a).




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Autoevaluacin

Una vez finalizada la unidad, realiza la autoevaluacin correspondiente a los temas que has revisado dura

adma 1 2 3

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