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ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018

Manual de Procedimientos

DE JEFATURA DE ADMINISTRACION CONTABLE Y FINANCIERA

Abril 2017

Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración

Contable y Financiera

Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417

Fecha de elaboración: Abril 2017

Número de Revisión: 00

2

ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018

Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración Contable y Financiera

Autorizaciones

C. Guadalupe Yamak Taja

Directora del CRI

C.P. Guadalupe Nuñez Vargas

Jefa de Administración Contable y Financiera

M.C. Fiacro Luis Torreblanca Coello

Contralor Municipal

M.F.P. Isabel Cristina Valencia Mora

Sub Contralora de Planeación, Evaluación y Control

Aprobado el once de abril de dos mil diecisiete, con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal. Número de Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417.






3

Índice

Procedimientos de Jefatura de Administración Contable y Financiera

Página

I Introducción 4

II Presentación de los procedimientos 5

III NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DIAGRAMA DE FLUJO 6

Contabilidad y Administracion de Ingresos 6

Contablidad y Administracion de Egresos 8

Adquisiciones 10

IV FORMATOS REFERIDOS 12

Formato de Requisicion 12

Formato de recido diario de Ingresos 13

Formato Recibo de Ingresos Global 14

Formato de Recibo de Egresos 15

Formato de Arqueo de Caja 16

Formato de Conciliacion Bancaria 17

Formato de Flujo de Efectivo 18

Formato CP4 19

Formato de Contabilidad Armonizada 20

V GLOSARIO DE TERMINOS 21






4

I.- INTRODUCCIÓN

La Jefatura de Administración Contable y Financiera del Sistema Municipal DIF de San Martin

Texmelucan Puebla se encarga de recaudar, administrar y aplicar de manera eficiente los

recursos económicos a favor de la población más vulnerable.

El Manual de Procedimientos, facilita y hace comprensible las funciones que realiza cada uno de

los integrantes de la Jefatura de Servicios Administración Contable y Financiera, y permite que se

actúe de manera sistemática, garantizando una uniformidad en todas las actividades, mismas que

nos llevarán a otorgar un mejor servicio a la ciudadanía.






5

II.- PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

1. Contabilidad y Administración de Ingresos

2. Contabilidad y Administracion de Egresos

3. Adquisiciones






6

III.- NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, DIAGRAMA DE FLUJO Y FORMATOS

Nombre del Procedimiento:

Contabilidad y Administración de Ingresos

Objetivo: Administrar y controlar los ingresos del SMDIF dentro de un marco de legalidad y transparencia

Fundamento Legal: Artículos 25, 26 y 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Políticas de Operación: Ingresos.- Por cada servicio que otorga el SMDIF a la ciudadanía se expide un recibo y/o comprobante que ampara el ingreso que posteriormente es depositado a la cuenta del municipio, los comprobantes generados son archivados para revisión contable. Una vez integrados los archivos de los Ingresos se capturan en el formato contable CP4 en la partida correspondiente asi como en el formato de Armonización Contable. Esta operación es complementada con una conciliación bancaria, un Estado de cuenta bancaria, un Flujo de Efectivo, Arqueo de Caja; y son entregados al departamento de contabilidad del Ayuntamiento.

Tiempo Promedio de Gestión:

1 dia

Descripción del Procedimiento: Contabilidad y Administracion de Ingresos

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Solicitante 1 Solicitud de servicio N/A

Asistente Administrativo B

2 Recaudación de Ingresos, expidiendo recibo de ingresos.

Recibo

2

Asistente Administrativo B

3 Elaboracion de recibos diarios por servicio.

Recibo 2

Jefatura de Administración

Contable y financiera

4 Elaboración de Reporte Mensual en Formato CP4

Formato CP4 1



5 Captura de Contabilidad Armonizada, en Formato de Contabilidad Armonizada SAACGNET.

Formato de Contabilidad Armonizada

1






7

Diagrama de Flujo: Contabilidad y Administracion de Ingresos

Solicitante Asistente Administrativo B Jefatura de Adminstracion Contable y Financiera

Recaudación de

Ingresos

Elaboración de

Reporte

Mensual

Solicitud del

servicio

Captura de

Contabilidad

Armonizada

1 2

4 Recibos

Inicio

Fin

3

5






8


Contabilidad y Administración de Egresos

Objetivo: Administrar y controlar los egresos del SMDIF dentro de un marco de legalidad y transparencia


Políticas de Operación: Egresos.- Para justificar la salida del recurso es necesario la integración de un expediente que contenga una requisición, una factura con requisitos deducibles, un archivo fotográfico, una copia de identificación oficial del solicitante y si el monto lo requiere (según lo establecido por el área de Adquisiciones del H. Ayuntamiento) tres cotizaciones. Una vez integrados los archivos de los Egresos se capturan en el formato contable CP4 en las partidas correspondientes según el origen y aplicación de los recursos, asi como en el formato de Armonización Contable. Estos formatos son complementados con una conciliación bancaria, un Estado de cuenta bancaria, un Flujo de Efectivo, Arqueo de Caja; y son entregados al departamento de contabilidad del Ayuntamiento


Mes

Descripción del Procedimiento: Contabilidad y Administracion de Egresos


Documento Tantos

Jefatura de Administración Contable y financiera

1 Entrega de Comprobantes de Egresos durante el mes

Facturas y Recibos 1

Asistente Administrativo A

2 Elaboracion de Expediente comprobatorio de Egresos

Facturas y Recibos 1


3 Ordenamiento de Facturas, Recibos y documentos comprobarorios

Formato CP4 1


4 Captura de Contabilidad Armonizada y CP4 en Formato de Contabilidad Armonizada

Formato 1



5 Elaboración de reporte mensual de Flujo de Efectivo, Conciliación Bancaria, CP4

Flujo de Efectivo, Conciliacion

Bancaria, CP4

1






9

Diagrama de Flujo: Contabilidad y Administracion de Egresos

Jefatura de Administración Contable y Financiera


Elaboración de

expediente

comprobatorio

de Egresos

Elaboración de

Reporte Mensual

Entrega de

comprobantes de

Egresos

1 2

Facturas, Recibos,

Archivos

Fotográficos

Inicio

Fin

3

Captura en el formato

CP-4 y Captura de

Contabilidad

Armonizada

4 5






10


Adquisiciones

Objetivo: Adquirir el bien o servicio solicitado para satisfacer las necesidades de las diferentes áreas con la finalidad de llevar a buen término las actividades propias de las mismas


Políticas de Operación: A través de una requisición previamente autorizada por la Directora del SMDIF y si el monto lo requiere (de acuerdo con lo establecido con el área de Adquisiciones del H. Ayuntamiento) se anexan tres cotizaciones, una vez recibido el bien mueble inmueble se procede al pago y se canaliza al Asistente administrativo A encargada de egresos para su soporte y contabilización.


Mensual

Descripción del Procedimiento: Adquisiciones


Documento Tantos

Jefatura del SMDIF interesada

1 Solicitud del bien o servicio que se desea adquirir a direccion del SMDIF

Requisición 1

Direccion SMDIF 2 Aprobacion de la solicitud por parte de la Direccion del SMDIF

Requisición 1



3 Compra del bien o servicio solicitado

Factura o Recibo 1


4 Entrega de documentos comprobatorios a jefatura de Servicios Administrativos, Requisición, facturas, recibos

Requisicion, facturas, recibos

1


5 Integracion de Expediente Comprobatorio

Requisicion, facturas, recibos,

CP4

1


6 Captura de Contabilidad Armonizada y CP4

Formato de Contabilidad Armonizada

1



7 Elaboracion de Reporte Flujo de Efectivo, Conciliacion

Bancaria, CP4

1






11

Diagrama de Flujo: Adquisiciones

Jefatura del SMDIF Interesada

Directora SMDIF Jefatura de Administración



.

Solicitud del

bien o servicio

Factura y

Recibos

Integración de

expediente

1

Captura de

Contabilidad

Inicio

2

3

Fin

Aprobación de

solicitud

Compra del bien

o contratación

del servicio 4

5

6

Elaboracion

de reporte

7






12

IV.- FORMATOS

REQUISICION






13

FORMATO DE RECIBO DIARIO DE INGRESOS POR CONCEPTO DE ASESORIAS

JURIDICAS






14

FORMATO RECIBO INGRESOS GLOBAL






15

FORMATO RECIBO EGRESOS






16

ARQUEO DE CAJA






17

FORMATO CONCILIACION BANCARIA






18

FORMATO FLUJO DE EFECTIVO






19

FORMATO CP-4






20

FORMATO DE CONTABILIDAD ARMONIZADA






21

IV.- Glosario de Términos

Adquisicion.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de

un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos.

Arqueo de caja.- Es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado,

con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja

esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques

o vales.

Conciliacion Bancaria.- Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la

empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco

suministra por medio del extracto bancario.

Cotización.- Precio o valor que diferentes proveedores asignan a su bien o servicio.

CP4.- Formato Utilizado en el area contable donde se refleja el estado de ingresos y egresos del

Sistema DIF Municipal.

Estado Financiero.- Son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación

económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo

determinado.

Requisición de Compra.- Es una autorización al Departamento de Compras con el fin de

abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que

requiere los bienes o servicios.

SAACGNET.- Programa Contable denominado Sistema Automatizado de Administracion y

Contabilidad Gubernamental.

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