Administración de la Producción deAdministración de la Producción deSistemas ComputacionalesSistemas Computacionales

Si00-875Si00-875

Tema 1:Tema 1:

Conceptos básico de laConceptos básico de laadministración de proyectosadministración de proyectos

Ing. Ignacio Cabral Perdomo, M.C.Ing. Ignacio Cabral Perdomo, M.C.ITESM - CCVITESM - CCV

¿Por qué es importante administrar ¿Por qué es importante administrar proyectos?proyectos?

• Bajas ganancias en contratos debido a costos Bajas ganancias en contratos debido a costos excesivos, atrasos y penalizaciones.excesivos, atrasos y penalizaciones.• Nuevos productos introducidos tarde, pérdidas Nuevos productos introducidos tarde, pérdidas por la tardía penetración al mercado.por la tardía penetración al mercado.• Proyectos de investigación y desarrollo Proyectos de investigación y desarrollo completados tarde.completados tarde.• Problemas con la distribución de recursos Problemas con la distribución de recursos económicos en las empresas (presupuestos).económicos en las empresas (presupuestos).• Proyectos de SI que exceden su costo y Proyectos de SI que exceden su costo y calendario planeados, impacto negativo en la calendario planeados, impacto negativo en la administración y en las eficiencias operativas y en administración y en las eficiencias operativas y en los costos.los costos.

¿Por qué es importante administrar ¿Por qué es importante administrar proyectos?proyectos?

Objetivos de la ADP:Objetivos de la ADP:

• Asegurar que los programas y proyectos, Asegurar que los programas y proyectos, cuando son inicialmente concebidos y aprobados, cuando son inicialmente concebidos y aprobados, contengan riesgos aceptables con relación a sus contengan riesgos aceptables con relación a sus objetivos: objetivos: técnicos, de costos y calendariotécnicos, de costos y calendario..

• Planear, controlar y liderear efectivamente Planear, controlar y liderear efectivamente cada proyecto simultáneamente con todos los cada proyecto simultáneamente con todos los otros programas y proyectos, de manera que cada otros programas y proyectos, de manera que cada uno alcance sus objetivos: uno alcance sus objetivos: producir los resultados producir los resultados esperados en tiempo y dentro del presupuestoesperados en tiempo y dentro del presupuesto..

La “Triada” de la ADP:La “Triada” de la ADP:

Tres conceptos básicos:Tres conceptos básicos:

• Puntos identificados de responsabilidades Puntos identificados de responsabilidades del proyecto.del proyecto.

• Sistemas de control y planeación de Sistemas de control y planeación de proyectos integrados y predictivos.proyectos integrados y predictivos.

• El equipo del proyecto: Identificar y El equipo del proyecto: Identificar y administrar al equipo del proyecto para integrar los administrar al equipo del proyecto para integrar los esfuerzos de todos los contribuyentes al proyecto.esfuerzos de todos los contribuyentes al proyecto.

Responsabilidades:Responsabilidades:

Tres niveles:Tres niveles:

• Nivel ejecutivo: Nivel ejecutivo: • Administrador general y Administrador general y • Patrocinador del proyecto.Patrocinador del proyecto.

• Nivel proyecto: Administrador del proyectoNivel proyecto: Administrador del proyecto

• Nivel de departamento funcional o Nivel de departamento funcional o contribuyente al proyecto: Líderes funcionales del contribuyente al proyecto: Líderes funcionales del proyecto.proyecto.

Sistemas de control y planeación:Sistemas de control y planeación:

Se deben planear y controlar los recursos ya Se deben planear y controlar los recursos ya

que pueden estarse llevando a cabo varios proyectos que pueden estarse llevando a cabo varios proyectos

simultáneamente y que requieran de los mismos simultáneamente y que requieran de los mismos

recursos humanos y materiales de la empresa.recursos humanos y materiales de la empresa.

El equipo del proyecto:El equipo del proyecto:

Designar a los integrantes del equipo.Designar a los integrantes del equipo.

Basarse en las tareas necesarias y quiénes las Basarse en las tareas necesarias y quiénes las

pueden desarrollar.pueden desarrollar.

Todos contribuyen a la culminación del Todos contribuyen a la culminación del

proyecto.proyecto.

TRABAJO EN EQUIPOTRABAJO EN EQUIPO

Administración estratégica y ADP:Administración estratégica y ADP:

La ADP efectiva produce un crecimiento La ADP efectiva produce un crecimiento

administrado estratégicamente al:administrado estratégicamente al:

• Articular la visión del futuro de la organización.Articular la visión del futuro de la organización.

• Construir un concenso con la visión.Construir un concenso con la visión.

• Documentar los objetivos y estrategias para llevar a Documentar los objetivos y estrategias para llevar a

cabo la misión.cabo la misión.

• Seleccionar los proyectos correctos para implementar Seleccionar los proyectos correctos para implementar

las estrategias que soportan los objetivos.las estrategias que soportan los objetivos.

• Planear y ejecutar efectivamente los proyectos Planear y ejecutar efectivamente los proyectos

seleccionados usando prácticas probadas de ADP.seleccionados usando prácticas probadas de ADP.

Otras ventajas de la ADP:Otras ventajas de la ADP:

• La contabilidad del resultado del proyecto recae en La contabilidad del resultado del proyecto recae en

una persona.una persona.• Se asegura que las decisiones son hechas en base al Se asegura que las decisiones son hechas en base al beneficio de todo el proyecto, no de un departamento.beneficio de todo el proyecto, no de un departamento.• Coordinación de todos los contribuyentes al Coordinación de todos los contribuyentes al proyecto.proyecto.• Uso apropiado de métodos de planeación y control y Uso apropiado de métodos de planeación y control y la información por ellos producida.la información por ellos producida.• Se asegura que todas las actividades de cada área Se asegura que todas las actividades de cada área funcional son planeadas y llevadas a cabo acordes con las funcional son planeadas y llevadas a cabo acordes con las necesidades del proyecto.necesidades del proyecto.• Se asegura que los recursos sean colocados Se asegura que los recursos sean colocados adecuadamente entre varios proyectos.adecuadamente entre varios proyectos.• Se identifican problemas tempranos que pueden Se identifican problemas tempranos que pueden poner en riesgo la finalización de proyectos.poner en riesgo la finalización de proyectos.

Otras ventajas de la ADP:Otras ventajas de la ADP:

• Reunir varias disciplinas requeridas por diversas Reunir varias disciplinas requeridas por diversas

organizaciones para colaborar creativamente.organizaciones para colaborar creativamente.• Promover un fuerte entendimiento y compromiso con Promover un fuerte entendimiento y compromiso con el proyecto y sus objetivos.el proyecto y sus objetivos.• Desarrollar en forma coordinada planes, horarios y Desarrollar en forma coordinada planes, horarios y presupuestos para ejecutar el proyecto dentro de los tiempos presupuestos para ejecutar el proyecto dentro de los tiempos y costos establecidos.y costos establecidos.• Alcanzando un desempeño óptimo en el proyecto.Alcanzando un desempeño óptimo en el proyecto.

Síntomas y causas probables de Síntomas y causas probables de pobre desempeño en proyectos:pobre desempeño en proyectos:

Síntomas:Síntomas:

• Finalizaciones tardías.Finalizaciones tardías.• Penalidades.Penalidades.• Sobrepasar los costos.Sobrepasar los costos.• Alta rotación del staff del proyecto.Alta rotación del staff del proyecto.• Duplicación de esfuerzos y uso ineficiente de Duplicación de esfuerzos y uso ineficiente de especialistas funcionales.especialistas funcionales.• Involucramiento excesivo de la alta administración en Involucramiento excesivo de la alta administración en la ejecución del proyecto.la ejecución del proyecto.

Síntomas y causas probables de Síntomas y causas probables de pobre desempeño en proyectos:pobre desempeño en proyectos:

Causas probables:Causas probables:

• No se entiende el proyecto o no está documentado.No se entiende el proyecto o no está documentado.• Demasiados proyectos llevándose a cabo Demasiados proyectos llevándose a cabo simultáneamente.simultáneamente.• Nadie es responsable del proyecto.Nadie es responsable del proyecto.• No se entiende la labor del administrador de proyectos.No se entiende la labor del administrador de proyectos.• Se reporta a la parte equivocada de la administración.Se reporta a la parte equivocada de la administración.• Conclictos excesivos entre administradores de proyecto Conclictos excesivos entre administradores de proyecto y administradores funcionales.y administradores funcionales.• Planes y presupuestos no realistas.Planes y presupuestos no realistas.• Cambian las prioridades del proyecto rápidamente.Cambian las prioridades del proyecto rápidamente.• Pobre control de cambios por el cliente.Pobre control de cambios por el cliente.• Pobre control de cambios de diseño y falta de Pobre control de cambios de diseño y falta de administración de la configuración.administración de la configuración.

Esfuerzos de mejoramiento posible:Esfuerzos de mejoramiento posible:

• Desarrollo administrativo y Desarrollo administrativo y entrenamiento en ADP.entrenamiento en ADP.

• Organización de responsabilidades.Organización de responsabilidades.

• Establecimiento de sistemas, métodos y Establecimiento de sistemas, métodos y procedimientos. procedimientos.

• Estudiar ADP como en este curso.Estudiar ADP como en este curso.

El registro del proyecto:El registro del proyecto:• Código de identificación o número de serie.Código de identificación o número de serie.• Nombre del administrador y porcentaje de tiempo Nombre del administrador y porcentaje de tiempo asignado al esfuerzo.asignado al esfuerzo.• Cliente (quién es el cliente y quién el patrocinador)Cliente (quién es el cliente y quién el patrocinador)• Valor en moneda corriente.Valor en moneda corriente.• Inversión en recurso humano clave.Inversión en recurso humano clave.• Posible exposición a penalidades, pérdidas de mercado, Posible exposición a penalidades, pérdidas de mercado, pérdida de competitividad, etc. en moneda corriente.pérdida de competitividad, etc. en moneda corriente.• Fechas claves de inicio y finalización.Fechas claves de inicio y finalización.• Proyectos asociados o relacionados.Proyectos asociados o relacionados.• Fecha de la revisión y aprobación para proceder por Fecha de la revisión y aprobación para proceder por parte de la alta administración.parte de la alta administración.• Otra información pertinente.Otra información pertinente.

Programas, proyectos y tareas:Programas, proyectos y tareas:

Programa:Programa:

Una actividad formada por más de un proyecto.Una actividad formada por más de un proyecto.Usualmente sinónimo de “proyecto”.Usualmente sinónimo de “proyecto”.

Tarea:Tarea:

Esfuerzo de medio término (unas semanas o Esfuerzo de medio término (unas semanas o pocos meses) desempeñado por una organización, el pocos meses) desempeñado por una organización, el cual puede combinarse con otras tareas para formar cual puede combinarse con otras tareas para formar un proyecto.un proyecto.

Programas, proyectos y tareas:Programas, proyectos y tareas:

Proyecto:Proyecto:

Esfuerzo complejo, usualmente menor a tres Esfuerzo complejo, usualmente menor a tres años de duración, conformado por tareas años de duración, conformado por tareas interelacionadas, desempeñado por varias interelacionadas, desempeñado por varias organizaciones, con un objetivo, presupuesto y organizaciones, con un objetivo, presupuesto y calendarización bien definidos.calendarización bien definidos.

¿Qué son los proyectos?¿Qué son los proyectos?

Los proyectos son esfuerzos complejos que tienen un Los proyectos son esfuerzos complejos que tienen un inicio y un fin, y son únicos.inicio y un fin, y son únicos.

Un proyecto es el proceso de crear resultados Un proyecto es el proceso de crear resultados específicos.específicos.

Un proyecto tiene un ciclo de vida.Un proyecto tiene un ciclo de vida.

Un proyecto debe tener un objetivo.Un proyecto debe tener un objetivo.

Un proyecto requiere de un líder y un equipo.Un proyecto requiere de un líder y un equipo.

¿Qué son los proyectos?¿Qué son los proyectos?

Un proyecto es un trabajo de Un proyecto es un trabajo de

una única ocasión que tiene puntos una única ocasión que tiene puntos

de inicio y finalización, objetivos de inicio y finalización, objetivos

claramente definidos, un alcance, y claramente definidos, un alcance, y

(usualmente) un presupuesto.(usualmente) un presupuesto.

Lewis, 1995Lewis, 1995

¿Qué son los proyectos?¿Qué son los proyectos?

¿Qué son los proyectos?¿Qué son los proyectos?

El caracter de un proyecto cambia en cada fase del El caracter de un proyecto cambia en cada fase del ciclo de vida.ciclo de vida.

La incertidumbre relacionada con el tiempo y costo de La incertidumbre relacionada con el tiempo y costo de finalización disminuye a medida que el proyecto finalización disminuye a medida que el proyecto madura.madura.

Muchos proyectos no sobreviven el concepto o las Muchos proyectos no sobreviven el concepto o las fases de definición.fases de definición.

El costo de acelerar un proyecto crece El costo de acelerar un proyecto crece exponencialmente con la cercanía de su fin.exponencialmente con la cercanía de su fin.

Categorías de proyectosCategorías de proyectos

Proyectos comerciales y del gobierno bajo contrato.Proyectos comerciales y del gobierno bajo contrato.

• Complejidad.Complejidad.• Innovación de producto.Innovación de producto.• Organizaciones contribuyentes.Organizaciones contribuyentes.• Riesgo económico.Riesgo económico.

Proyectos ingenieriles de investigación y desarrollo Proyectos ingenieriles de investigación y desarrollo de productos.de productos.

• Similares a la anterior.Similares a la anterior.

Categorías de proyectosCategorías de proyectos

Proyectos de construcción y de inversión de capital.Proyectos de construcción y de inversión de capital.

• Complejidad.Complejidad.• Riesgo económico.Riesgo económico.

Proyectos de sistemas de información.Proyectos de sistemas de información.

• Complejidad.Complejidad.• Innovación.Innovación.• Organización contribuyentes.Organización contribuyentes.• Riesgo económico.Riesgo económico.

Categorías de proyectosCategorías de proyectos

Proyectos administrativos.Proyectos administrativos.

• Esfuerzos de reducción de costos.Esfuerzos de reducción de costos.• Reorganización.Reorganización.• Fusiones y adquisiciones de compañías.Fusiones y adquisiciones de compañías.• Expansiones geográficas o de mercados.Expansiones geográficas o de mercados.