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Contraloría General Actuaciones de la República Anexo al Informe de Gestión 2001

ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL

ESTADO ANZOÁTEGUI

GOBERNACIÓN

Alcance y objetivo de la actuación

Determinar los logros alcanzados por el órgano del Ejecutivo Estadal, en el fortalecimiento de su control interno, en atención a las observaciones y recomendaciones formuladas por este máximo Órgano de Control, contenidas en el informe definitivo N° 07-01-033 de fecha 04-04-2001.

Resultados obtenidos

De la evaluación practicada, tendente a verificar la implantación de las medidas correctivas por parte de la Gobernación del estado Anzoátegui, para subsanar las fallas y deficiencias plasmadas por este Organismo Contralor en el informe definitivo N° 07-01-033 del 04-04-2001, se constató que solamente fueron subsanadas las relativas a: utilización por parte de la Tesorería General del Estado de los libros mayores y auxiliares donde se registran las operaciones realizadas, la Gobernación dispone de un sistema automatizado de bienes muebles e inmuebles, que permite controlar la existencia y ubicación de los mismos, a los comprobantes de los pagos realizados durante el 2001 le es asignado el correspondiente código presupuestario al cual fue imputado el gasto y los documentos que los soportan son debidamente archivados y de fácil acceso, se dispone de un instructivo para el manejo y custodia de los fondos de caja chica, los expedientes de los contratos celebrados presentan la documentación e información necesaria que permite en un momento determinado conocer la situación de una obra, se esta cumpliendo con los pasos establecidos para la ejecución del presupuesto, en cuanto al compromiso, causación y pago, y así evitar, el inicio de obras antes de la celebración de los contratos y la implantación de controles que permiten velar por el cumplimiento de las cláusulas de los contratos, en cuanto a la calidad de las obras.

Con respecto a las otras situaciones que se mencionan de seguidas, no se evidenció ninguna acción tendente a su corrección:

• Carencia de manuales técnicos y de procedimientos debidamente aprobados por las autoridades jerárquicas competentes, que permitan regular las diferentes operaciones administrativas, financieras y presupuestarias, así como el archivo de los soportes pertinentes.

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• Contratación de servicios publicidad y propaganda por un monto de Bs. 1,30 millones, que no corresponden a actividades institucionales.

• Inexistencia de una unidad de compras centralizada que realice una programación efectiva relacionada con las necesidades organizacionales, con base en los recursos presupuestados.

• Ausencia de un almacén de materiales y suministros, que permita controlar la existencia e inventario físico de las compras realizadas.

Recomendaciones

• Diseñar e implantar el manual de normas y procedimientos que regule de manera eficiente y objetiva, las funciones asignadas a cada dependencia de la Gobernación.

• Establecer adecuados mecanismos de control sobre las contrataciones de servicios de publicidad, a fin de darle un correcto uso a los recursos financieros del Estado.

• Centralizar las funciones de adquisición de materiales y suministros y programar adecuadamente las adquisiciones a fin de adquirir los productos a mejores precios y condiciones.

• Destinar un espacio físico que permita el funcionamiento del depósito o almacén, donde se resguarden los materiales y suministros adquiridos por la Gobernación y que éste sirva de asiento para la distribución del material requerido por las diferentes unidades o departamentos.

INSTITUTO DE LA VIVIENDA DEL ESTADO ANZOÁTEGUI (IVEA)


Determinar la organización y funcionamiento del Instituto de la Vivienda del Estado Anzoátegui, así como la correcta utilización de los recursos asignados para el cumplimiento de sus objetivos y metas previstas, y verificar si el proceso de descentralización se ha llevado a cabo totalmente, en cumplimiento de la facultad conferida a la Contraloría General de la República, contenida en el artículo 60 de la ley que rige su funcionamiento, dentro del ejercicio fiscal 2000.


Inexistencia del Reglamento de la Ley de Creación del Instituto Estadal de la Vivienda, previsto en el artículo 23 ejusdem.

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El Instituto no orientó su gestión administrativa a través de manuales de organización, normas y procedimientos, y contabilidad, debidamente aprobados por las autoridades jerárquicas competentes.

No se encontró evidencia de la resolución emitida por el Gobernador, donde se determine los empleados que deben prestar caución y el monto de esta.

La Contraloría Interna tiene asignada en su Reglamento de Funcionamiento, obligaciones administrativas inherentes al normal desempeño del instituto, tales como: el Registro de Proveedores y Contratista y el inventario de bienes, lo que desvirtúa la naturaleza propia de un órgano de control interno, al asignársele funciones de coadministración. Así mismo, se determinó que la Gerencia de Asuntos Sociales, realiza funciones tales como: operativos de cobranzas, control de la morosidad y negociaciones, que son actividades propias de la Administración y de la Consultoría Jurídica, por su carácter estrictamente administrativo y legal.

La identificación de la población objeto de atención, se hace con base en la información reflejada en estudios socioeconómicos que conforman la base de datos de la Gerencia de Asuntos Sociales, los cuales no se encuentran dentro de un sistema automatizado, que permita la clasificación e identificación de la información en forma oportuna y confiable.

El registro de la información presupuestaria es realizado en lápiz grafito, lo que indica que no se toman las mínimas medidas de seguridad, por cuanto este material puede ser fácilmente alterado o borrado en su totalidad.

52,00% de los contratos revisados para la construcción de vivienda, no contemplan multa por retraso en el inicio de la obra.

Hasta el año 2000, el Instituto no había elaborado el plan estratégico, ni el plan operativo anual que diera direccionalidad a la gestión realizada, a los objetivos y metas planteadas en su presupuesto.

El Comité Estatal de Vivienda, no funciona de conformidad con lo previsto en el artículo 98 del Decreto con Rango y Fuerza de Ley que Regula el Subsistema de Vivienda y Política Habitacional.

Los gastos para atender la construcción de viviendas, no se efectuó de acuerdo con lo previsto en el Plan Único de Cuentas que establece, que los activos reales construidos por terceros, para ser destinados a la venta, se imputaran a la partida 4.03.13.00.00 “Servicios de

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construcción para la venta” y no a la partida 4.04.15.00.00 “Construcciones del dominio privado”.

Se determinó la cancelación de Bs. 212,96 millones por concepto de nómina de personal obrero que participó en operativos de limpieza y saneamiento ambiental, observándose que los trabajos de saneamiento ambiental ejecutados por el Ivea están amparados en el Decreto de Emergencia N° 31 de fecha 29-02-2000, situación que no corresponde con lo previsto en el artículo 178 ordinal 4 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela en concordancia con el artículo 36, ordinal 12, de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Estos gastos fueron imputaron con cargo a las partidas presupuestarias 4.03.10.01 “Conservación y reparación menores de bienes del dominio privado” y 4.04.16.99 “Otras construcciones del dominio público”, observándose que la partida presupuestaria correcta para cancelar obreros no permanentes es la 4.01.01.09 “Salarios a obreros no permanentes”.

Se cancelaron Bs. 434,21 millones los cuales, fueron incorrectamente imputados la partida presupuestaria 4.04. “Activos Reales”, siendo la partida correcta la 4.03.10.03 “Servicios de limpieza, conservación y reparaciones menores de carreteras, plazas, cloacas y otras obras del dominio público”.

El contrato N°134-2000 por Bs. 99,99 millones para la “Construcción del terminal de pasajeros circunvalación interna”, fue cancelado con cargo a la partida 4.03.13 “Servicio de construcción para la venta”, siendo la partida correcta 4.04.16 “Construcciones del dominio público”.

Los presupuestos de los contratos Nos 49-2000, 79-2000, 86-2000, 106-2000 y 110-2000, están conformados por las partidas, cuyas descripciones no se ajustan a las normas Covenin 2000-92 “Mediciones y Codificaciones de Partidas para Estudios, Proyectos y Construcción Parte II. A Edificaciones”, las cuales son de uso obligatorio según Gaceta Oficial N° 35.225 del 03-06-1993, así como tampoco se ajustan al tabulador de precios emitido por la Contraloría General del Estado.

Se determinó la utilización injustificada de las partidas “Excavación a mano en tierra” y “Compactación de Relleno con rana” por un monto total de Bs. 6,19 millones en el contrato N° Asp.-31-99 de fecha 22-12-99.

Se suscribieron 3 contratos de obras por un total de Bs. 759,86 millones, los cuales por el monto y origen de los fondos debieron adjudicarse por licitación general y/o selectiva según lo establecido en el artículo 74 y 75, numeral 2, de la Ley de Licitaciones.

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Se determinó que 8 contratos por un monto de Bs. 5.614,58 millones se encuentran con lapsos de ejecución vencidos y los mismos no tienen acta de paralización, prórrogas suscritas por la autoridad competente, ni imposición de multa, de acuerdo con lo establecido en los artículos 78, 79 y 81 ejusdem.

El contrato de obra N° LAE-01-99, “Construcción de 107 viviendas unifamiliares, movimiento de tierra, acueducto, cloacas, electricidad, vialidad y drenaje en el Conjunto Habitacional Los Cumanagotos I”, en Nueva Barcelona, correspondiente al año 1999, suscrito por un monto total de Bs. 1.329,94 millones, cuyo objeto del contrato no se corresponde con el objeto de la licitación, refleja que el número de viviendas previstas era de 172, mientras que lo contratado fue de 107 viviendas. Para esta obra se suscribieron dos contratos con el mismo número y fecha: el primero para la “Construcción de 172 viviendas unifamiliares, movimiento de tierra, acueducto, cloacas, electricidad, vialidad y drenajes en el Conjunto Habitacional Cumanagotos” por Bs. 1.696,09 millones y el segundo corresponde al identificado anteriormente. Aquí se destaca: que no se evidenció la rescisión del primer contrato, que el contrato ejecutado fue el de 107 viviendas, que los recursos efectivamente recibidos por el Instituto para atender esta inversión fueron de Bs. 1.330,00 millones y que de las comparaciones hechas entre las partidas incluidas en ambos contratos, sólo la correspondiente a “vivienda” fue disminuida. Al respecto se señala: que el proceso de licitación fue iniciado por la Gobernación del Estado Anzoátegui en fecha 23-07-99 bajo el N° 04-99 para el “Proyecto Habitacional Los Cumanagotos I, 172 viviendas de crecimiento progresivo y su correspondiente urbanismo”, que la publicación de la licitación no indicó las condiciones generales, la documentación preliminar requerida y las condiciones mínimas de carácter técnico, administrativo para participar en el proceso, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Licitaciones. De la revisión al expediente, se constató que no cuenta con la información necesaria y suficiente, que permitan evaluar entre otras cosas el otorgamiento de la buena pro; que la obra fue iniciada en fecha posterior a la establecida, sin evidenciarse en el expediente la prórroga suscrita por la autoridad competente, que la obra se encuentra paralizada, sin evidencia de la suscripción de la correspondiente acta de paralización, que no se solicitaron los permisos correspondientes ante las autoridades municipales, previos al inicio de la construcción de la obra, y que los documentos contenidos en el expediente corresponden a copias fotostáticas, no encontrándose los originales en los archivos de la gerencia Técnica ni en la Consultoría Jurídica del Instituto. De la inspección física realizada por este Órgano de Control, se logró determinar: vulnerabilidad de la estructura a reacciones laterales como serían las generadas en un eventual sismo; fallas en la calidad de la ejecución

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de la obra y diferencia de 30.176 M3 entre lo relacionado y lo ejecutado en la partida N° 2 ”Relleno Nivelación y Compactación” cancelándose por un monto de Bs. 126,43 millones, los cuales no están debidamente sustentados.

De las inspecciones físicas y técnicas realizadas a 23 expedientes de obras por Bs. 863,61 millones ejecutadas por el Ivea durante el año 2000, se presentan los siguientes resultados:

• La ejecución del contrato N°134-2000, se encuentra paralizada sin la debida suscripción del acta, con motivo de la medida judicial de embargo contra la empresa contratista, por aprovechamiento de la propiedad ajena dictada por un tribunal civil, por el inicio de la obra sin que las autoridades del ente hubiesen solicitado el permiso respectivo ante la autoridad Municipal.

• No se ejecutó la totalidad de las obras previstas en los contratos N° 014-2000, “Limpieza y pintura de la calle principal del Barrio Santo Domingo Monto” por un total de Bs. 7,97 millones y N° 200-2000 “Reparación y remodelación de 2 canchas deportivas del barrio Mariño” por un monto de Bs. 11,48 millones.

• Las obras referidas al paisajismo de áreas verdes del contrato N° 039-2000, “Construcción de paredón perimetral y áreas verdes Distribuidor El Paraíso” por un monto de Bs. 89,07 millones no están acorde con el objeto del Instituto.

• El contrato N° 070-2000, “Diseño de la Casa Don Bosco” por Bs. 25,82 millones fue otorgado a una firma personal, sin embargo, el informe fue presentado por una empresa privada, sin evidenciarse la suscripción y aprobación de la cesión de contrato, inobservando lo establecido en el artículo 4 de las mencionadas Condiciones Generales de Contratación del estado Anzoátegui.

• El contrato N° Asp-31-99 “Construcción de aceras en la Urbanización Valles del Neverí” de fecha 22-12-99, suscrito por Bs. 34,90 millones presentó las Actas de Terminación y Recepción Provisional de fechas 03-03-2001 y 28-04-2001 respectivamente, sin que la obra contratada fuera ejecutada, por cuanto las partidas del contrato original se disminuyeron en su totalidad y se crearon 5 partidas de obras extras por un total de Bs. 10,09 millones observándose que su sola ejecución no cumple con el objeto del contrato y de las cuales no se evidenció la aprobación del Ente.

• El contrato N° 126-2000 “Construcción de aceras en la Urbanización Valles del Neverí” de fecha 19-05-2000 suscrito por un monto Bs. 43,57 millones, afectó la partida “Excavación a mano”, la cual fue ejecutada en el contrato Nº Asp 31-99 antes referido,

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mediante las órdenes de pago N° 0062 de fecha 21-06-2000 por Bs. 35,99 millones y la orden N° 0084 de fecha 09-08-2000 por Bs. 5,94 millones, con cargo al Fideicomiso de Administración N° 3014 del Banco Unión y depositado en la cuenta corriente N° 045-04948-5 perteneciente a la empresa con la que se suscribió el primero de los contratos mencionados en este párrafo.

• Se determinaron fallas de calidad en la ejecución de los contratos de obras N°189-2000 de fecha 25-07-2000, “Remodelación del Estadio Villarroel Lecherías, Municipio Licenciado Diego Bautista Urbaneja” por un monto de Bs. 49,31 millones y el N° 190-2000 de fecha 25-07-2000 “Construcción de cercas y baños en el Estadio Boyacá III, Barcelona, Municipio Bolívar”, por un monto de Bs. 75,17 millones.

• Se reflejaron diferencias en las cantidades de obra con respecto a las cantidades relacionadas en la valuación del contrato N° 190-2000 por Bs. 15,45 millones.

• No se ha dado inicio a la obra del contrato N° 199-2000, “Reparación y remodelación de cancha deportiva del barrio La Bomba, Guanta, Municipio Guanta” suscrito en fecha 25-07-2000 por un total de Bs. 9,32 millones, ni se evidenció en el expediente documentación correspondiente a la rescisión del contrato.

• Los recursos girados al Instituto para el año 2000 no fueron colocados en los fideicomisos de inversión o contrato de administración, previstos en el artículo 33 de la Ley que Regula el Subsistema de Vivienda y Política Habitacional, en concordancia con los artículos 132 y 133 de las Normas de Operación, ejusdem.

• Del total de 46.000 solicitudes procesadas para créditos de vivienda, sólo se aprobaron 157, que representan 3,41% de lo solicitado, lo que evidencia que la institución para el año 2000, no tuvo capacidad de respuesta ante la demanda de la comunidad.

• Morosidad en la cancelación de los créditos otorgados al 21-02-2001, la cual alcanzó la cantidad de Bs. 2.810,15 millones con un tiempo promedio de retraso en los pagos de 41 meses.

• El Convenio de Transferencia de los Servicios de Vivienda Popular Urbana presentado por la Gobernación del estado Anzoátegui no llegó ha ser suscrito, no obstante, que el extinto Congreso de la República, mediante acuerdo publicado en Gaceta Oficial N° 35.551 de fecha 21-09-1994 impartió la aprobación al referido programa.

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Recomendaciones

• Dar estricto cumplimiento a lo pautado en el artículo 22 de las Normas Generales de Control Interno, emanadas de la Contraloría General de la República, relacionadas con los manuales de normas y procedimientos.

• Considerar las instrucciones emanadas de la Oficina Central de Presupuesto, concernientes a la formulación del presupuesto, al uso de los formatos para la ejecución presupuestaria y a la correcta utilización de las partidas presupuestarias de gastos.

• Realizar la planificación del Ivea, de acuerdo con la misión y competencias conferidas, a fin de lograr un mayor grado de eficiencia.

• Promover la creación del Comité Estadal de la Vivienda, a fin de coordinar y unificar la planificación y ejecución de los planes en materia de vivienda de los distintos organismos nacionales y estadales que prestan el servicio de soluciones habitacionales, con miras a obtener el mayor rendimiento de los recursos invertidos y garantizar el manejo adecuado y transparente de los recursos.

• Incluir en el documento principal del contrato de obra, la cláusula penal por retraso en el inicio de la obra y ejercer control estricto sobre los lapsos de ejecución, a fin de resguardar al Ente de eventuales daños al patrimonio.

• Evaluar el contrato LAE-01-99 desde el punto de vista socioeconómico y técnico, a fin de implementar las recomendaciones de los profesionales expertos consultados, o la demolición de la obra, para lo cual será necesario considerar los tiempos y costos que ésta opción representa como solución al problema social de las familias a las cuales fueron asignadas dichas viviendas. De resultar conveniente la propuesta hecha por los especialistas, la empresa responsable de la obra deberá contratar de su capital, a una empresa especializada en este tipo de trabajo, y a la inspección y supervisión. De resultar procedente la demolición de la obra, el Estado deberá ejercer estricta supervisión y tomar en consideración los siguientes aspectos: Demolición de casas de bloque con recuperación de algunos materiales, excavación y bote del material de relleno y escombros, producto de las demoliciones, excavación en préstamo, transporte de material de relleno hasta el sitio de la obra, y relleno y compactación de terraplén.

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INSTITUTO AUTÓNOMO ANZOATIGUENSE DE LA SALUD (SALUDANZ)


Determinar la organización y funcionamiento del Instituto Autónomo Anzoatiguense de la Salud, los aspectos legales relacionados con su creación y funcionamiento, así como la asignación de recursos y la correcta utilización de estos en el cumplimiento de los objetivos y metas previstas para el año 2000, y conocer si el proceso de descentralización se ha llevado a cabo totalmente, de acuerdo con la facultad conferida a la Contraloría General de la República, contenida en el artículo 60 de la ley que rige su funcionamiento.


Inobservancia de lo establecido en los artículos 22, 23 literal a, 27 y 28 de las Normas Generales de Control Interno emanadas de la Contraloría General de la República, relacionadas con la elaboración e implementación de manuales de normas y procedimientos debidamente aprobados por las máximas autoridades del instituto, con la organización de los archivos, la numeración correlativa de las órdenes de compra y de servicios y la ausencia de manuales de contabilidad que garanticen el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones y registro oportuno de las operaciones financieras.

Ausencia de mecanismos de control presupuestario y deficiente gestión administrativa y financiera sin considerar los lineamientos establecidos por el Ministerio de Finanzas y la Oficina Central de Presupuesto (Ocepre) mediante Resolución publicada en la Gaceta Oficial N° 32.073 del 22-09-80 y el artículo 11 de la Ley de Régimen Presupuestario del Estado Anzoátegui publicada en la Gaceta Oficial Extraordinario N° 3 del estado Anzoátegui.

Desviación de recursos humanos y financieros en actividades de aseo urbano y domiciliario, que por mandato constitucional y legal son competencia de los municipios.

No se ha efectuado la transferencia de los bienes muebles e inmuebles mediante documento público ni se han levantado las actas de Inventario, relativas a bienes muebles e inmuebles especificados por establecimiento, incumpliéndose con lo previsto en la cláusula 2, 21 y 22 del Convenio de Transferencia al estado Anzoátegui de los Servicios de Salud Prestados por el Ministerio de Sanidad y Asistencia Social y por los organismos adscritos.

Recomendaciones

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• Dar estricto cumplimiento a las Normas Generales de Control Interno, emanadas de la Contraloría General de la República.

• Considerar las instrucciones emanadas de la Oficina Central de Presupuesto, concernientes a la formulación del presupuesto, a los formatos para la ejecución presupuestaria, así como la ejecución del mismo, a fin de orientar el gasto en estricto cumplimiento a la normativa legal vigente y de acuerdo al objetivo de creación del Instituto.

• Elaborar los inventarios de bienes muebles e inmuebles y ejercer las acciones tendentes a finalizar el proceso de descentralización, de acuerdo a las cláusulas establecidas en el Convenio de Transferencia.

ACCIONES FISCALES

Se impuso sanción de multa por Bs. 1,95 millones c/u a los ciudadanos Constantino Morán, Milagros Román, Oscar Navas, José Carmona y Rosa García, quienes ejercían los cargos de Director General de Administración y Finanzas, Directora General de Recursos Humanos, Presidente, Director de Presupuesto y Coordinadora de Tesorería respectivamente, por hechos irregulares ocurridos durante el ejercicio fiscal 2001 de conformidad con lo establecido en el artículo 127, numerales 1 y 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

CONSEJO LEGISLATIVO


Conocer y evaluar los logros alcanzados por ese órgano legislativo estadal en el fortalecimiento de su sistema de control interno, tomando en cuenta las observaciones y recomendaciones de este máximo Órgano de Control, con motivo de la inspección practicada durante el año 1997, contenidas en el informe definitivo N° 06-00-03-047 de fecha 30-09-1998.


De la evaluación practicada, tendente a verificar la implantación de las medidas correctivas por parte del Consejo Legislativo del estado Anzoátegui, para subsanar las fallas y deficiencias plasmadas por este Organismo Contralor en el informe definitivo N° 06-00-03-047 del 30-09-98, se constató que solamente fueron subsanadas las relativas a: adecuar la estructura organizativa de la Dirección de Administración con las funciones, procesos,

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actividades y tareas que la misma desempeña y la actualización de los expedientes de personal para mantener una información completa y oportuna, sobre la trayectoria de los trabajadores.

Con respecto a las otras situaciones que se mencionan a continuación, se evidenció que no se ejerció la acción correspondiente a su corrección:

• Persiste la inexistencia de manuales técnicos y de procedimientos, formalmente aprobados por las máximas autoridades jerárquicas, incumpliéndose con lo establecido en el artículo 22 de las Normas Generales de Control Interno emanadas de la Contraloría General de la República.

• El Departamento de Caja no cuenta con las condiciones apropiadas, de forma que se garantice el resguardo y seguridad de los cheques y otros valores en custodia.

• Las nóminas de pago no son firmadas por sus beneficiarios, únicamente los recibos de pagos se entregan a sus beneficiarios como constancia del depósito del dinero en las cuentas nóminas individuales.

• Los funcionarios que manejan y custodian los fondos del Consejo Legislativo del estado Anzoátegui, no han prestado la caución, incumpliendo con lo establecido en la Ley Orgánica de Hacienda Pública del Estado.

• El Consejo Legislativo no emprendió acciones a los fines de lograr el reintegro al Tesoro Estadal de Bs. 1,00 millón cancelados de forma indebida por concepto de dietas, durante el período comprendido entre el 25-05-97 al 22-09-97.

Recomendaciones

• Diseñar e implantar un manual de normas y procedimientos que regule de manera eficiente y objetiva las funciones asignadas a cada departamento del ente.

• Establecer mecanismos de control, los cuales permitan que las nóminas sean firmadas por sus beneficiarios en conformidad del pago recibido.

• Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica de Hacienda del estado Anzoátegui, relacionado con la caución que deben prestar los funcionarios al servicio del Estado que manejen y custodien fondos públicos.

• Establecer un sistema de seguridad para el resguardo de los bienes y valores en custodia del Consejo Legislativo del estado Anzoátegui.

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• Emprender las acciones pertinentes, tendentes a recuperar las emitidas que por concepto de Dietas se pagaron en forma indebida.

ACCIONES FISCALES

Se impuso sanción de multa por Bs. 0,84 millones al ciudadano Rubén Biscochea Franco, C:I: N° 2.442.020, quien desempeñó el cargo de Presidente de la extinta Asamblea Legislativa del estado Anzoátegui, por hechos irregulares ocurridos durante el año 1997, relacionados con la utilización de fondos públicos en finalidades distintas a las previstas, según lo establecido en el artículo 113, numeral 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

PRIMERA ACTUACIÓN


Conocer y evaluar los logros alcanzados por el organismo de control estadal en el fortalecimiento de su control interno y labor contralora, con motivo de la inspección practicada durante el año 1999, tomando en cuenta las observaciones y recomendaciones de este máximo Órgano de Control, contenidas en el informe definitivo N° 06-00-03-04 de fecha 24-01-2000.


De la evaluación practicada, tendente a verificar la implantación de las medidas correctivas por parte de la Contraloría General del estado Anzoátegui, se constató que solamente fueron subsanadas las relativas a: la elaboración de planes operativos por área administrativa, que le permiten la toma de decisiones oportunas y cónsonas con la misión y visión del organismo, y a la aprobación del Reglamento Interno para regular las funciones de ese órgano de control.

Con respecto a las otras situaciones que se mencionan a continuación, se evidenció que no se ejerció la acción correspondiente a su corrección:

• No se han iniciado las diligencias necesarias a los efectos de discutir el contenido de las contrataciones colectivas de trabajo, en función de la capacidad financiera real de ese órgano de control estadal.

• Carencia de políticas propias para el reclutamiento, selección y evaluación del personal, que le permitan a la organización, contar con profesionales que garanticen la calidad en

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cuanto a los trabajos realizados y por ende, el cumplimiento de los objetivos fundamentales de esa Contraloría.

• Existencia de deudas por concepto de pasivos laborales a los trabajadores de la institución por la cantidad de Bs. 6.485,19 millones y se mantiene la deuda al Instituto Venezolano de Seguros Sociales (IVSS), por un monto de Bs. 86,59 millones (aporte patronal, asegurados y paro forzoso).

• Inexistencia de manuales técnicos y de procedimientos formalmente aprobados por las máximas autoridades jerárquicas, con lo cual se incumple con lo previsto en el artículo 22 de las Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contraloría General de la República.

Recomendaciones

Con fundamento en lo anteriormente expuesto, se insta a la Contraloría General del Estado Anzoátegui, en un lapso perentorio, a adoptar las medidas pertinentes a fin de erradicar las deficiencias ya señaladas.

SEGUNDA ACTUACIÓN


Determinar la cuantía del presupuesto asignado y manejado durante el ejercicio fiscal 2000 y primer semestre de 2001, y su aplicación en los diferentes conceptos de gastos; así como la cantidad de recurso humano con que cuenta el organismo contralor estadal para cumplir sus funciones, los aspectos relativos a la planificación anual de actividades relacionadas con el control posterior y la cantidad de actuaciones y acciones fiscales llevadas a cabo y sus resultados, durante el ejercicio fiscal 2000 y primer semestre de 2001.


• La Contraloría del estado Anzoátegui cuenta con 165 funcionarios para el cumplimiento de sus funciones, de los cuales 103 se dedican a las actividades propias del Ente (labores fiscales), evidenciándose que 49,51% de ese personal técnico no posee estudios universitarios y 35,29% iniciaron sus estudios de secundaria, por lo que se podría decir que el perfil de los funcionarios no esta acorde con las labores de control y fiscalización que le corresponde ejercer a la institución.

• Se mantienen deudas y pasivos laborales con los trabajadores de la institución, por concepto de bonos, cesta-ticket y otros beneficios por el orden de Bs. 6.485,19 millones.

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• Ese organismo le adeuda al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS) una suma de Bs. 86,59 millones correspondientes a las retenciones hechas a los trabajadores y no enteradas, así como el aporte patronal.

• Para el ejercicio fiscal 2000, se practicaron 52 auditorías y hasta el mes de junio de 2001 se habían realizado solo 14 auditorías, no obstante, haberse ejecutado e incurrido en este último período gastos globales del presupuesto por un monto de Bs. 2.100,00 millones.

Recomendaciones

• Profesionalizar los cargos técnicos, es decir del personal que ejerce labores de auditoría, a los fines de contar con personal capacitado y acorde al perfil del cargo.

• Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la Ley del Seguro Social y su Reglamento, relacionado con el pago de las cotizaciones.

AEROPUERTOS DE ANZOÁTEGUI, C.A.

ACCIONES FISCALES

Con motivo de la declaratoria de responsabilidad administrativa, se impuso sanción de multa al ciudadano Nelson Ramón Navarro Ramos, C.I. N° 3.850.916, por Bs. 0,84 millones, quien ejerció el cargo de Director Principal, por hechos irregulares ocurridos durante el ejercicio fiscal 1996.

MUNICIPIO ARAGUA

ACCIONES FISCALES

Se impuso sanción de multa al ciudadano Gilberto Cabrera, C.I. Nº 5.487.559, por Bs. 2,20 millones, por incumplimiento de lo establecido en el artículos 145 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal y los artículos 3 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

MUNICIPIO BOLÍVAR

CONTRALORÍA MUNICIPAL


Seguimiento de las actividades emprendidas por la Contraloría Municipal, en consideración a las observaciones y recomendaciones efectuadas por esta Contraloría General en el informe de diagnóstico N° 06-00-04-082 del 06-07-99. Igualmente se verificaron los gastos

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efectuados por la Contraloría Municipal durante el último trimestre de 1999 y el primer trimestre del 2001.


La Contraloría Municipal sigue realizando sus funciones con la misma estructura organizativa observada en la actuación fiscal practicada por este Organismo Contralor en 1999. No obstante, para el momento de la actuación fiscal se había elaborado un Reglamento Interno el cual no había sido publicado en Gaceta Municipal, tal como lo prevé el artículo 7 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal.

No cuenta con manuales de normas y procedimientos.

Los expedientes del personal carecen de información relacionada con los datos personales del funcionario y en algunos casos no contenían la oferta de servicio, constancias de evaluaciones, movimientos de personal y vacaciones.

La Contraloría Municipal no ha elaborado un manual descriptivo de clases de cargos, ajustados a la naturaleza de sus funciones y necesidades.

Los informes de auditoría elaborados durante el año 2000, no se realizaron conforme a las Normas Generales de Auditoría de Estado publicada en Gaceta Oficial N° 36.229 de fecha 17-06-97.

Se canceló la cantidad de Bs. 5,00 millones, por concepto de honorarios profesionales a personas naturales por la partida 4.03 “Servicios no Personales”, no obstante que dicha partida es para cancelar este tipo de gastos sólo a personas jurídicas. Además, no existen los contratos de servicio que soporten los trabajos.

Se cancelaron Bs. 0,94 millones, por concepto de suministro de pintura, raspados de pared y limpieza del área con cargo a la partida 4.04.09.01 “Mobiliario y equipo de oficina”, erogación que por su naturaleza debió imputarse por la partida 4.03.10 “Conservación y Reparaciones Menores de Inmuebles”, tal como lo establece el Plan Único de Cuentas. Por otra parte, no se localizó el contrato y la orden de servicio que justificara el gasto.

Recomendaciones

• Proceder a la aprobación y publicación en Gaceta Municipal del Reglamento Interno de la Contraloría Municipal, y ajustar la estructura organizativa a lo establecido en el mismo.

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• Elaborar manuales de normas y procedimientos que faciliten las actividades de control que realiza la Contraloría Municipal.

• Soportar debidamente las órdenes de pagos con los documentos justificativos del gasto y verificar que se correspondan con la imputación presupuestaria prevista en el Plan Único de Cuentas, emanado de la Oficina Central de Presupuesto.

• Actualizar los expedientes de personal e incorporar todos los documentos relacionados con la vida laboral de los trabajadores.

• Elaborar un manual descriptivo de clases de cargos, ajustado a los requerimientos de la Contraloría Municipal.

• Exigir al Personal, que consideren las Normas Generales de Auditoría de Estado para la elaboración de los informes y presentación los papeles de trabajo que soporten las observaciones en ellos contenidos.

MUNICIPIO INDEPENDENCIA

ACCIONES FISCALES Se impuso sanción de multa al ciudadano José Domingo Caldera, C.I. Nº 4.621.533, por Bs. 2,20 millones, por incumplimiento de lo establecido en el artículo 145 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal y los artículos 3 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

MUNICIPIO PEÑALVER

ALCALDÍA Alcance y objetivo de la actuación

Evaluación del Control Interno de la Cámara Municipal y examen de la sinceridad y legalidad de los pagos efectuados a los Concejales por concepto de dietas, además de constatar si éstos, durante el segundo semestre del año 1999 y primer semestre del año 2000, se ajustaron a la forma, oportunidad y límites establecidos en la normativa jurídica que lo regula.


No existe un Sistema de Control Interno que permita un registro confiable de la asistencia de los Concejales a las Sesiones de Cámara y/o las reuniones de las Comisiones permanentes, que garantice la sinceridad de los pagos a efectuar por estos conceptos.

Las órdenes de pago procesadas por la Dirección de Administración para cancelar las dietas a los concejales, no presentan soportes en los que se pueda demostrar el origen o exactitud,

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legalidad y sinceridad de los montos relacionados para el pago; situación que ha sido aceptada por la Contraloría Municipal, en virtud de que las órdenes de pago relacionadas están selladas en señal de conformidad por dicho Órgano de Control.

Los informes presentados para el segundo semestre del año 1999, por las Comisiones permanentes existentes, no poseen una estructura o criterio técnico y no contienen conclusiones con propuestas concretas, contraviniendo al Reglamento Interior y de Debates del Municipio.

Para el primer semestre del año 2000, no se cumplió con lo establecido en los artículos 119 y 121 del Reglamento Interior y de Debates, en virtud de que las Comisiones permanentes no presentaron los informes correspondientes de las reuniones.

Para el segundo semestre del año 1999 y primer semestre del año 2000, se cancelaron dietas a los Concejales por concepto de Sesiones de Cámara y reuniones de Comisión sin asistir a ellas, por un monto total de Bs. 6,12 millones, en contravención a lo establecido en los artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal.

Recomendaciones

• Se debe implantar un Sistema de Control Interno para llevar los registros de asistencia de los concejales a las reuniones o sesiones, que sirvan para el cálculo y posterior cancelación de las dietas correspondientes.

• Considerar las normas establecidas en la Ley Orgánica de Régimen Municipal y el Reglamento Interior y de Debates, relacionadas con la cantidad de Sesiones a realizar mensualmente, la asistencia de los concejales a las mismas y las Actas que se deben elaborar, información esta necesaria para cancelar las dietas a dichos concejales.

• La Dirección de Administración y la Contraloría Municipal deben efectuar controles, orientados a la revisión y análisis previo de los documentos que son remitidos con las solicitudes de pago, a fin de verificar la legalidad y sinceridad de los mismos.

• Las Comisiones permanentes deben elaborar y presentar informes de los asuntos tratados, los mismos deben contener proposiciones concretas y deberán estar identificados y suscritos por cada uno de los integrantes, tal como lo establecen los artículos 119 y 121 del Reglamento Interior y de Debates.

• La Administración Municipal debe aplicar las medidas necesarias para que sean reintegrados al Fisco Municipal, los montos correspondientes a las dietas canceladas a los Concejales sin asistir a las Sesiones de Cámara y reuniones de las Comisiones permanentes.

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MUNICIPIO PÍRITU

ALCALDÍA


Análisis administrativo de contratos de obras y de órdenes de pago relacionadas con adquisiciones de bienes durante el año 1999, así como verificar su ubicación, uso y estado de conservación. Igualmente se incluyó de manera selectiva las compras de equipos efectuadas en 1998. Por otra parte, constatar la existencia de instrumentos normativos que regulen las actividades relacionadas con la ejecución presupuestaria y revisión de aspectos relacionados con la ejecución de los créditos asignados a la Cámara Municipal, durante el segundo semestre de 1999 y primer semestre de 2000.


No existen manuales de normas y procedimientos o instrumentos legales que regulen el desarrollo de las actividades administrativas.

Falta de un sistema confiable para el registro de la Ejecución Financiera del Presupuesto, situación que impide verificar el cumplimiento de lo establecido en el artículo 144 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, en relación con el porcentaje de ingresos municipales destinados a gastos de inversión.

No existe un Registro de Proveedores, y sólo cuando se realizan adquisiciones por montos significativos es que se solicitan para su revisión los documentos a los proveedores.

No poseen una dependencia que centralice la formación y actualización de los inventarios.

La Administración Municipal carece de un instrumento que regule el proceso de Contratación de Obras, desconocen la existencia y utilidad de las disposiciones contenidas en las Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras y no cuenta con un Registro de Contratistas.

Las órdenes de pago procesadas por la Dirección de Administración para cancelar las dietas a los concejales, no presentan soportes en los que se pueda demostrar el origen o exactitud de los montos relacionados para el pago.

Los informes presentados por las comisiones permanentes existentes, no se elaboran tal como lo establece el Reglamento Interior y de Debates en sus artículos 78 y 80.

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Durante el año 1999 se ejecutaron obras con recursos provenientes del Fondo Intergubernamental para la Descentralización (Fides) y la Ley de Asignaciones Económicas Especiales por un monto de Bs. 381,8 millones, los cuales no fueron incorporados como créditos adicionales al presupuesto de ese año.

De la muestra seleccionada, 34 obras presupuestadas por un monto total de Bs. 112,20 millones no se ejecutaron. Por otra parte, se determinó que para ese mismo año se ejecutaron obras que no se encontraban incluidas en el Cuadro de Obras, por un monto total de Bs. 265,24 millones, no existiendo evidencia de que se aprobaran modificaciones presupuestarias para pagar esos compromisos.

Los expedientes de obras seleccionados, no contienen la totalidad de los documentos relativos a la ejecución de las mismas.

No se da cumplimiento al Instructivo N° 21 “Para la Formulación de los Presupuestos del Municipio”, emanada de la Oficina Central de Presupuesto.

Los inventarios de bienes municipales llevados por la Alcaldía se elaboraron sin tomar en consideración lo dispuesto en la Publicación N° 21 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la República”.

Durante el segundo semestre de 1999, se determinaron inasistencias a las sesiones de Cámara y reuniones de comisiones, cancelándoles indebidamente la cantidad de Bs. 0,06 millones y Bs. 0,14 millones, respectivamente.

Durante los años 1999 y 2000 se pagó a los Concejales Bs. 4,11 millones y Bs. 0,42 millones, respectivamente, por concepto de “otros complementos distintos a las dietas”, en contravención a lo establecido en el artículo 56 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal.

En el primer semestre del año 2000, se cancelaron un total de 40 reuniones de comisión a los Concejales miembros de la Cámara Municipal que alcanzaron Bs. 1,80 millones. Sin observar la existencia de informes, actas o documento alguno que permita verificar las reuniones celebradas por las comisiones permanentes.

Recomendaciones

• Incluir en el registro de la ejecución financiera del presupuesto de gastos, cada uno de los compromisos, gastos causados y pagos en que se incurra durante cada ejercicio fiscal, siendo preciso que se emitan los documentos que contengan las características y

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condiciones inherentes a las transacciones objeto del asiento (contratos, órdenes de compra, servicio o pago).

• Crear y mantener actualizado el Registro de Contratistas y de Proveedores de la Alcaldía.

• Elaborar manuales de normas y procedimientos, en los que se describan los pasos a seguir para efectuar las actividades relacionadas con la adquisición de bienes, la contratación de obras públicas municipales y que establezcan los controles que debe practicarse sobre su ejecución.

• Aplicar criterios técnicos en la formación de expedientes de contratos e incluir en ellos todos aquellos documentos que soporten la ejecución administrativa de los mismos.

• No acordar pagos ni gastos para los que no exista previsión presupuestaria, de conformidad con la prohibición establecida en el artículo 142 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal.

• Informar y solicitar autorización a la Cámara Municipal sobre las modificaciones a efectuar a las partidas incluidas en el cuadro de obras de la Ordenanza de Presupuesto correspondiente a cada período.

• La Administración Municipal debe abocarse a la elaboración y actualización del Inventario de Bienes del Municipio, considerando las normas contenidas en la Publicación N° 21 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la República”.

• En relación con la ejecución del presupuesto de gastos se debe cumplir con las pautas establecidas en el “Instructivo del Sistema de Información de la Ejecución Financiera del Presupuesto de Gastos para las Entidades Municipales“ emanado de la Oficina Central de Presupuesto.

• Realizar todas las diligencias necesarias para que sean reintegrados al Fisco Municipal todos los fondos que fueron pagados en exceso a los Concejales y dar estricto cumplimiento a lo establecido en el artículo 56 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal.

• La Dirección de Administración debe implementar controles, orientados a la revisión y análisis previo de los documentos que son remitidos con las solicitudes de pago, a fin de verificar la legalidad y sinceridad de los mismos.

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• Llevar registros o controles que permitan calcular y verificar los pagos correspondientes a las dietas de los Concejales, atendiendo a la asistencia de estos a las sesiones y/o reuniones de comisiones permanentes, efectuadas durante cada período.

• El Presidente y el Secretario de la Cámara Municipal deben solicitar a las comisiones permanentes la elaboración y presentación de los informes correspondientes a los asuntos tratados, que los mismos contengan proposiciones concretas, que estén debidamente identificados y suscritos por cada uno de los integrantes, tal como lo establecen los artículos 78, 80, 81 y 82 del Reglamento Interior y de Debates.

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administraciÓn estadal y municipal - cgr.gob.ve anzoategui-web.pdf · unifamiliares, movimiento de...

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