administrar el tiempo es administrar la mente
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ADMINISTRAR EL TIEMPO ES ADMINISTRAR LA MENTE
Hoy todos tenemos reloj pero nadie tiene tiempo Mientras que las 24 horas del día se resisten a estirarse; los sucesos, el conocimiento y la información crecen de manera exponencial. La solución es optimizar las destrezas humanas para maniobrar con el tiempo y superar los distractores internos y externos que nos invaden cada jornada. El hombre es un animal de costumbres Ante las inclemencias del tiempo hay que transformar los círculos viciosos en virtuosos mejorando la velocidad y la calidad en el ingreso y procesamiento de datos a la mente. Las barreras protectoras que se levantan para evitar la invasión por estímulos externos, provocan un funcionamiento en piloto automático, que disminuye la capacidad para percibir, analizar y jerarquizar. Se puede ser eficiente sin ser eficaz Carecer de objetivos concretos debilita la selección de prioridades. Ser eficiente, ¨ hacer las cosas bien ¨, no implica saber elegir la acción correcta. Para ser eficaz, es necesario autoconocerse y actuar en concordancia con la estrategia personal, apuntando al objetivo. Síntomas de problemas Urgencias permanentes, tensiones crónicas, no saber por donde empezar, exceso de trabajo, desequilibrio en áreas importantes de la vida; son señales de problemas en el manejo del tiempo. La inacción también puede señalar un vacío de ideas. Todo proceso de superación personal comienza con la toma de conciencia de los propios errores y con la posibilidad de transformarlos en aciertos: " Hay que hacer del defecto una virtud" , como Demóstenes quien siendo tartamudo pudo convertirse en el padre de la oratoria. La tecnología al servicio del hombre - Según la fórmula 80/20 del economista Pareto, una tarea tiene un 20% de factores que inciden en el 80% de los resultados. Identificadas esas claves, concentrarse en ellas favorece el alto rendimiento. Por ejemplo, un vendedor tendría que minimizar las tareas de papeleo. - El ¨ test - inventario de tareas diarias ¨ permite iniciar la dieta del tiempo. - El método de lectura veloz combinado con el de dactilografía en PC y otras técnicas asociadas sincronizan las habilidades intelectuales con las destrezas físicas perfeccionando los procesos de recepción – retención – emisión y aplicación de la información. - La memoria humana opera hasta con 7 variables simultáneas mientras que la memoria digital es ilimitada. Esto exige usar las técnicas de gestión por bases de datos. La computadora es la extensión natural de la mente. Aprender a conectar la interfase mente-PC genera el efecto sinergia positiva tan bien descrito en el sueño de Arquímedes: ¨dadme una palanca suficientemente larga y un punto de apoyo y moveré al mundo¨. - Las actividades de bajo rendimiento se deben delegar o tercerizar (outsourcing), controlando por resultados la gestión encomendada. - Es necesario aprender a procesar la información y las relaciones evitando la intoxicación con datos o reuniones, eludiendo a los ladrones de tiempo y considerando el biorritmo personal. Darle tiempo al tiempo No es justo quejarse por la falta de resultados cuando no se fijan metas claras. El tiempo futuro no debe ser una proyección de tendencias del pasado sino la expresión del deseo proyectado en imágenes multisensoriales. La visualización creativa del objetivo motoriza áreas emocionales que destraban el bloqueo al que a menudo somete la lógica del hemisferio izquierdo dominante en nuestra cultura. Durante la jornada la creatividad disminuye ya que se impone una manera de obrar adaptada a las circunstancias. Durante el sueño, el aparato crítico dominante durante la vigilia se reprime y la libertad del inconsciente permite el acceso de los pensamientos originales. Además, cuando el futuro se diseña en base a decisiones conscientes la vida adquiere un sentido creador. En lugar de ser hojas arrastradas por el viento nos convertimos en los arquitectos de nuestro propio destino. Para ello hay que invertir en la planificación de una agenda flexible y estratégica. Acompañada por técnicas, la organización vence al tiempo.
* Dr. Horacio Krell, Director de ILVEM. Consultas a [email protected].
Administración del tiempo
Enviado por Rosanna Silva
Partes: 1, 21.2. Definición de Administración del Tiempo. Características 3. Principios básicos para administrar con eficiencia del tiempo 4. Características de los emprendedores que administran eficientemente el tiempo 5. Administración del tiempo impacto en nuestra gestión 6. Recomendaciones 7. Como ocupar "tiempo muerto" 8. Los enfoques tradicionales de administración del tiempo 9. La visión de futuro 10. Lo urgente y lo importante. Podemos cambiar nuestros hábitos 11. Anexos 12. Conclusión 13. Bibliografía
INTRODUCCIÓN
La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:
Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo. Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida
académica como en la vida profesional.
En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.
ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las
actividades diarias aun emprendedor. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO: Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada
una, facilita la utilización efectiva del tiempo. Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora
empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.
El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las
necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo. El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser
detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.
Partes: 1, 2
CARACTERÍSTICAS DE UN EMPRENDEDOR QUE ADMINISTRAN EFICIENTEMENTE EL TIEMPO:
Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.
Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más
corto. Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se
están logrando los resultados planeados. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.
Administrar el tiempo eficazmente, es un "Don", que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.
LA ADMINISTRACIÓN DEL: ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO IMPACTO EN NUESTRA GESTIÓN.
Más allá del tiempo, de lo que más se habla en la actualidad es de cumplimiento.
El tiempo, como es escaso se debe administrar adecuadamente.
Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de gestión para cumplir con sus cronogramas.
Respecto al trabajo, los expertos en gestión empresarial se han dado cuenta del estrés que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer. A la vista de la mala gestión del tiempo que se suele tener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurús en recursos humanos que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con una planificación adecuada para así poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el ánimo renovado.
RECOMENDACIONES:
En el caso de comenzar el día con un contratiempo, lo primero que recomienda es que se detenga, cuente hasta cinco y ordene sus ideas. Si está sentado en su mesa de trabajo, procure ordenarla, no tenga demasiadas cosas atiborradas a la vista, le agobiarían más todavía.
El paso siguiente es revisar lo que conviene hacer.
Decida qué actividades de la jornada va a rescatar y cuáles van a dejar expirar. Una vez estudiadas, vuelva a negociar las fechas límite que le han dado para los asuntos más urgentes. Sobre este tema, Turla recomienda que en caso de que dichas fechas sean inamovibles y los plazos se le echan encima, intente delegar parte de ese trabajo para que pueda salir adelante.
Es importante que en su jerarquización de temas prioritarios para sacar adelante, posponga todas las trivialidades que pueda para otro día. En lugar de darse una paliza trabajando dos horas extras para
terminar todo, considere la posibilidad de trabajar sólo veinticinco minutos extra al día durante el resto de la semana.
Aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir entre reuniones de relevancia y las puramente rutinarias, así podrá mandar a estas últimas a alguien en su nombre, de este modo usted dispondrá de ese tiempo a sacar adelante parte del trabajo que no le deja dormir.
Establecer prioridades, es fundamental, temas como calidad, cumplimiento o manejo de inventarios son importantes desde el punto de vista de empresa
El mito de la actividad: "El emprendedor más lleno de trabajo es el más eficiente". Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: "Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor". Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo "para estar en todo": invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisión aplazada: "Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos". Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: "Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias". Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles". Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima". El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.
Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un emprendedor alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.
Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.
Administración de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecución de los objetivos.
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fácilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos.
Administración de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto"
Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado.
Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico. Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: "Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:
Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.
Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.
Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.
Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige".
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro tiempo óptimo.
Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar continuar nuestra lectura.
"Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con lo sustancial, termina siendo un compromiso inconsciente con lo insustancial"
1. Las personas y el cambio
Hoy existe un generalizado acuerdo acerca de que las organizaciones son organismos vivos e inteligentes, en el sentido de que tienen la posibilidad de evolucionar hacia maneras superiores de hacer y de ser. Estos atributos organizacionales son un derivado directo de la capacidad de las personas que las integran. Y lo que nos distingue a las personas de cualquier otro organismo viviente es nuestra capacidad de formular y cumplir promesas, a nosotros mismos y a los demás. Esta capacidad es la que nos permite coordinar acciones con otros y mejorar nuestros hábitos en el manejo del tiempo.
"El filósofo alemán Friederich Nietzsche sostuvo: "Los hombres son animales que hacen promesas"
Pero si de nuestra capacidad de cambiar de hábitos deriva la mejora de la administración del tiempo, es preciso que reconozcamos ciertas características contradictorias que asume el proceso de cambio en las personas.
La primera cuestión a considerar es que los seres humanos vivimos en un constante devenir, en un estado de incompletud e insatisfacción y que a lo largo de nuestra vida necesitamos buscarle sentido a nuestra existencia. Esta característica presupone que contamos con una natural fuerza impulsora hacia el cambio.
Pero en forma paralela, somos una gran fuerza conservadora que concibe al cambio sólo como una opción secundaria porque lo percibimos como una amenaza a nuestro núcleo básico de coherencia y estabilidad. Sin embargo, la necesidad de transitar el cambio es a menudo en sí mismo un intento por restablecer la misma coherencia y equilibrio de la fuerza conservadora personal que se ve amenazada.
Si adherimos a este enfoque, podemos reconocer que todo proceso de cambio desata una tensión entre las fuerzas restrictivas al cambio y las fuerzas impulsoras, pero cuando se dan condiciones adecuadas nuestras fuerzas personales impulsoras del cambio superan con creces a las fuerzas conservadoras que lo resisten.
2. ¿El huevo o la gallina?
La antigua fábula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", es un excelente ejemplo para reconocer la ecuación que toda persona u organización debe resolver a cada momento, el equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Mañana".
La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las mañanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también aumenta su impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene también la desaparición de su riqueza.
Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme desafío al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestión de la sostenibilidad y el uso del tiempo.
"Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"
Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que desplace a los métodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad.
3. Los enfoques tradicionales de administración del tiempo
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Sus métodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. Veamos algunas de sus principales premisas y limitaciones:
Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer más en menos tiempo". Pero el supuesto subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer más velozmente las cosas nos precipita más rápido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar más rápido al lugar equivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".
Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo único que teníamos era la "ilusión de tener el control" y que lo único que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener una relación personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relación después.
Chornos: la administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. La idea de tiempo kairos, también deriva de la antigua Grecia. Con este vocablo los griegos definían al tiempo de oportunidad para adelantarse a un competidor en las competencias de carros tirados por caballos. Por lo que reconocer las oportunidades que se nos presentan para nuestra superación personal y aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medición secuencial del tiempo chronos.
Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que también nos rodean. Los valores guían nuestras elecciones porque creemos en ellos. Pero la mera valoración de algo no garantiza mejoras en nuestra calidad de vida, si los valores no se ajustan a los principios. Los valores son subjetivos e internos, los principios parecen ser objetivos y externos. Existe una creencia universal en principios tales como: la justicia, la honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad, la paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos principios funcionan independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan.
Aunque por nuestra natural imperfección humana no podamos comportarnos totalmente de acuerdo con ellos, igualmente desearíamos vivir y ser tratados de acuerdo con ellos. Cuando más en sintonía estén nuestros valores con estos principios, mayor felicidad y significado tendrán nuestras vidas. Contrastando esta afirmación con el absurdo, podemos formarnos juicio sobre su validez. Pensemos lo que sería de una organización gobernada por valores como la injusticia, la mentira, la bajeza, la inutilidad, el engaño o la mediocridad.
Administración: el modelo tradicional se ocupa de la administración, no del liderazgo. La administración es útil cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas veces los problemas no son de
administración, sino de liderazgo y no es suficiente con mantener firme el rumbo. En realidad mantener firme el rumbo sólo empeora las cosas. A veces hay que buscar otros rumbos y esto significa liderar.
Métodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee métodos. Nos dice como hacer "bien" las cosas. Si bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad que experimentamos, también limita nuestra libertad de acción adormeciendo nuestros centros del pensamiento creativo. Al renunciar a la innovación quedamos esclavos de nuestros paradigmas, en lugar de hacer que los paradigmas estén a nuestro servicio.
"Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos tienen a nosotros"
A esto último, lo llamamos el "efecto paradigma". Sobretodo si se trata de un paradigma exitoso, es probable que nos enamoremos de la solución que nos proporcionó.
4. Un enfoque de efectividad para el manejo del tiempo
El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo, superador de la eficacia que sólo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relación costo – beneficio y también de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso.
La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensación de correr a los problemas siempre desde atrás, atender sólo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc.
Veamos entonces ahora, las premisas y componentes de una administración del tiempo efectiva:
5. La visión de futuro
Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más allá de la realidad actual y convertirnos en algo que todavía no somos. La existencia de una visión de futuro es un elemento indispensable para que exista la posibilidad de superación personal y colectiva. Nadie puede encontrar motivación para superarse teniendo en cuenta sólo su situación actual. Por lo tanto, sin visión de futuro no hay motivación y sin motivación tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. Por lo que si no existe una visión de futuro o ni siquiera un modelo aproximado que nos impulse a imitar es indispensable crearlo.
"Tener una visión de futuro nos permite aventurarnos a ejercer nuestro pensamiento creativo y no simplemente responder a las circunstancias actuales"
La visión es la certeza de haber encontrado el destino correcto. Puede asimilarse a la brújula que nos marca el norte que necesitamos sincronizar con nuestro reloj para privilegiar las actividades que nos mantengan dentro de la dirección adecuada.
Cuando nuestra visión es limitada –por ejemplo un horizonte de tiempo de semanas o a lo sumo de un par de meses-, basamos nuestras elecciones en lo inmediato. También si nuestra visión esta sesgada a una sola esfera -social o económica, por ejemplo- estas opciones nos pueden llevar al desequilibrio y a la frustración por olvidar otras necesidades (mentales, espirituales, etc.) La visión que sirve de base a un cambio sostenible debe integrar todos los roles de nuestra vida en un equilibrio adecuado.
No se trata de triunfar en un rol a expensas de los demás. La sostenibilidad es equilibrio y el equilibrio es conjunción ( y ), de ninguna manera disyunción ( o ).
Podemos afirmar que si la posibilidad de cambiar distingue a las personas inteligentes de las que no lo son, entonces la posibilidad de lograr cambios efectivos, diferencia a su vez a las personas inteligentes de las que se destacan por poseer rasgos de sabiduría.
6. Lo urgente y lo importante
Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de organización que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos estatales. Porque la noción de organización presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la realidad. Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.
Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización.
El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.
7.La matriz de administración del tiempo
Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto.
Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.
Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como
estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas.
8. Los "Roba tiempos"
Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2.
Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Roba tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:
Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En mis cursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: "Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".
Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.
a. Gráfico de la Matriz de Manejo del Tiempo
Urgente No Urgente
Importante
Cuadrante 1:
Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Fechas Límites, Problemas Acuciantes.
Cuadrante 2:
Planificación, Visión, Valores, Preparación, Recreación verdadera.
No Importante
Cuadrante 3:
Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas.
Cuadrante 4:
Actividades de Evasión, Trivialidades, Pérdidas de Tiempo.
9. Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente
Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida, transformándonos en el objeto de nuestra atención, recorriendo un trayecto de profecía auto cumplidor: Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que sólo por azar podamos navegar en aguas calmas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender sólo lo urgente y enfocarnos sobretodo, en planificar y atender lo importante.
Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos esquemas de interpretación de la realidad. Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio
reservado a personas "exitosas" que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo y recursos suficientes para hacerlo.
Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los términos. Porque el éxito de una persona u organización no deriva de su circunstancia actual, sino que más bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, además de atender lo urgente.
Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro.
Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante."
10. ¿Podemos cambiar nuestros hábitos?
Los hábitos son patrones de conducta compuestos de tres componentes que se superponen: Conocimiento (Saber), Actitud (Querer) y Habilidad (Poder). Debido a que son aprendidos y no heredados, nuestros hábitos constituyen nuestra segunda naturaleza, no la primera.
Nuestros hábitos nos resultan muy útiles, porque nos evitan tener que empezar siempre "desde cero". El problema radica cuando el hábito se transforma de "una manera" de hacer las cosas, en "la única" manera de hacer las cosas.
La primera decisión que debemos tomar para cambiar un hábito es evitar definirnos a nosotros mismos en términos de nuestros hábitos, características y tendencias actuales. Los hábitos de la efectividad pueden ser aprendidos, los de la inefectividad desaprenderse. Como el éxito del cambio de hábitos deriva inicialmente de la relación que establecemos con nosotros mismos, es vital mejorar nuestras "conversaciones privadas". Podemos decirnos a nosotros mismos: "No niego, ni reprimo mi estado emocional actual por más negativo que sea. Pero yo no soy mi emoción dominante, si me lo propongo puedo ejercitar mi capacidad para impedir que este estado emocional negativo me controle o me paralice". Si bien resulta obvio que conversaciones como estas no serán suficientes por si solas para sostener un proceso de cambio, es un punto de partida indispensable para comenzarlo.
11. ¿Cuánto tiempo dedicamos a lo Importante?
Fruto de mi experiencia como docente en programas de capacitación y procesos de coaching para líderes empresariales y sociales, he podido comprobar que la administración del tiempo es uno de los factores clave para la superación personal, y la mejora organizacional y comunitaria. Ya que las actividades del Cuadrante 2 (Importante, No Urgente) nos proporcionan los aprendizajes más significativos del cual se deriva nuestro desempeño como líderes, padres, maestros, etc. y del que en definitiva, dependerá nuestro bienestar y calidad de vida a futuro.
Basado en esta comprobación he formulado a no menos de 500 personas en los últimos años preguntas sobre sus hábitos en el uso del tiempo:
¿Cuánto tiempo por día dedican a la atención de lo importante? ¿Qué espacio de su agenda reservan a estas actividades? ¿Cuánto tiempo y esfuerzo están poniendo para alcanzar el bienestar y la mejora que desean?
Las respuestas son reveladoras para los participantes ya que resulta particularmente bajo el porcentaje de esfuerzo personal que se dedica a la planificación del futuro. También perciben que resulta insuficiente para sus propósitos el espacio reservado a mejorar procesos de trabajo o a clarificar los valores compartidos. No sólo en comparación con la predisposición a ocuparse de cuestiones urgentes, sino que muchas veces perciben que están equiparadas las actividades de planificación, con los Roba tiempos.
Estas respuestas resultan preocupantes porque la gran mayoría de las personas que participa ejerce funciones de responsabilidad en sus respectivas organizaciones, no son los menos instruidos, ni tampoco los peor remunerados, en términos relativos. Tampoco reciben muchas órdenes y más bien dicen tener suficiente libertad para planificar sus tiempos.
12. Puntos de partida para la mejora
Si esto sucede con personas bien intencionadas, productivas y predispuestas al cambio, seguramente fuerzas poderosas y que operan bajo su nivel de conciencia y percepción deben actuar para generar inefectividad en el manejo del tiempo. Por lo que es preciso conocer las variables que debemos manejar para enfrentar con éxito cualquier proceso de cambio. En primer lugar, es preciso asumir que como personas nos encontramos atravesando una situación dada, referida a nuestra propia experiencia personal y que esa situación nos genera un nivel de insatisfacción que ya no nos resulta aceptable. Llamaremos a esta primer variable Consciencia.
El otro aspecto, es nuestro grado de dominio percibido sobre disciplinas o saberes que nos permitan superar de manera satisfactoria esa situación dada. Llamaremos a esta segunda variable Competencia.
De la interrelación de estas 2 variables, podemos establecer 4 fases del ciclo de cambio que bien manejados y en forma progresiva, pueden ampliar nuestra capacidad de acción.
Al primero de ellos lo llamaremos Ceguera, se caracteriza por combinar el mínimo nivel de conciencia y de competencia respectiva. En este estadio ni siquiera somos capaces de percibir ningún problema y por lo tanto tampoco podemos aportar soluciones: No sé, qué no sé es el enunciado que caracteriza a este primer estadio. A menudo es la mirada de un observador diferente de nosotros el que nos ayuda a reconocer y atravesar esta fase, hacia una evolución en nuestro nivel de conciencia. En otras oportunidades es la recurrencia de haber pasado por repetidas situaciones de frustración la que puede llevarnos a indagar acerca de lo que nos pasa y porque nos pasa.
Más allá del camino que nos lleve hasta él, llamaremos Ignorancia a esta segunda fase. La declaración de ignorancia representa un avance en la situación porque nos hace conscientes de nuestra incompetencia. Perdemos el bienestar relativo del que disfrutábamos en la fase anterior pero se abre ante nosotros la oportunidad de hacernos cargo de la situación y manejarla productivamente. La ignorancia no nos hace aún competentes, pero representa una mejora en nuestro estado de consciencia. Es preciso aprender a tolerar cierto grado de ansiedad e incomodidad para transitar este cuadrante. Sé, qué no sé, es el enunciado que lo define.
Pero aún es indispensable adosarle competencia a este estado de conciencia. Llamaremos a este cuadrante que maximiza tanto la consciencia como la competencia como del Principiante (Sé, qué sé). Es el cuadrante que requiere la mayor dosis de esfuerzo, porque para poder instalar los nuevos hábitos, es preciso primero desinstalar los anteriores. También es el espacio donde ejercitamos nuestra mayor dosis de pensamiento creativo. La última fase del ciclo se alcanza con la competencia inconciente o la Expertise (No sé, qué sé). Los nuevos hábitos despliegan su efectividad, sin necesidad de darnos cuenta que lo
estamos haciendo. Así nuestra capacidad de aprendizaje queda en libre disponibilidad para abarcar nuevas disciplinas o saberes.
ANEXOS
EJEMPLOS:
Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los emprendedores para administrar el tiempo son:
Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. También sucede que algunos emprendedores no saben decir "no" a las distracciones externas. Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente
para después. Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando
haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los emprendedores.
No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
Algunos emprendedores se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día. Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo. Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad. Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar
DINÁMICA
¿Que se percibe con la dinámica?
Mostrar al grupo la diferencia de un estudiante como:
Objetivos:
Administrar el tiempo para su estudio. Incentivar al grupo que arroje las conclusiones, por lo que se haya transmitido por medio de la
dinámica. Llevar las conclusiones para así formar hábitos en función de administrar y ahorrar tiempo.
Dentro del Desarrollo: a través de una dramatización empleados gestos corporales. Se abrirá un ciclo de preguntas del equipo hacía el grupo, tratando de concluir.
Conclusión del Equipo:
Planificación de horas de estudios (crear hábitos). Evitar los Distractores (Radio, Televisor, Revistas, Celulares, camas, etc). Realizar horarios según prioridades. (Tiempo Productivos). Realizar exámenes previó para afianzar dominio de tema. Uno de los mayores impedimentos de un trabajo bien hecho tiene que ver con la mala gestión del
tiempo.
EMPRENDEDOR:______________________________________EDAD:_____
ENCUESTA FLASH
(Administración del Tiempo)
Después es necesario reflexionar sobre las repuestas dadas al cuestionario y cómo se ha empleado el tiempo a lo largo de la semana; pensar sobre si se necesita o no cambiar algo para sacar más partido al tiempo disponible.
CONCLUSIÓN
Sabias que:
Un granjero había acumulado una gran fortuna gracias a la gallina de los huevos de oro y de repente se acabo la fortuna. Si nos ponemos a pensar que el tiempo de una manera silenciosa va acompañado y armando o construyendo nuestra vida a transcurrir un segundo hemos vivido una experiencia diferente en nuestro inconciente nos da la sabiduría, es verdad en la vida desde niño soñamos nuestro futuro, solo esperamos cierta etapa para ver cumplido ese sueño, en algunos momentos desistimos de esa idea por no saber como gestionar ese tiempo gratis, nos desesperamos y lo mal gastamos en indecisiones, si los padres a sus hijos les crearan hábitos rutinarios desde el inicio de su etapa preescolar y los prepararan para sus enseñanza, jamás tendrán que apresurarse a sus actividades.
Después de haber analizado varios aspectos importantes sobre lo que definimos que es la administración del tiempos podemos concluir que es una herramienta muy importante en la vida de todas las personas y que debemos usar correctamente para no desperdiciarlo, pues el tiempo es irrecuperable y debe dársele el mejor uso; por lo que se recomienda establecer prioridades, el tiempo esta sujeto a modificaciones en nuestra vida diaria, a su vez esta clasificado en dos categorías; lo importante y lo urgente por esto es recomendable decidir cual actividad va a realizar durante el día para así dar el uso necesario al mismo sin descuidar los objetivos.
Controlar y aprender como darle al tiempo buen uso es facultad de los que desean entrar en la historia de los triunfadores si los humanos nos concentramos de una manera organizada a establecer e ingeniar programas para la administración del tiempo no existiría tanto incumplimiento y la palabra pero… ¡ no fui a clase hoy, porque me levanté tarde!, pero mañana voy nunca hay que dejar que esas debilidades nos dominen, no habrá otro momento como ese presente día, nuestra participación es hacer llegar a los interesados especialmente a los emprendedores que reflexionen como quieren dirigir su futuro: le recomendamos planifiquen, consulten no den vuelta al pasado tu juventud es la alegría de la existencia de
todo ser ríes, lloras, brincas ,saltas, corres, juegas, piensas, bailas, descansas pero si olvidas, que esa juventud pasa tan rápido como el viento en tu entorno te sentirás frustrado, recuerda que la esperanza y la alegría de tus padres eres tu.
BIBLIOGRAFÍA MASTER Biblioteca Práctica de Comunicación Aprendizaje. Editorial Océano. Barcelona –
España. Tomo II. PP 215.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
. ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO. – MONOGRAFÍA. Y ARQUITECTURA DE ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO.
Material de Apoyo Facilitado Por la Prof. de Sociología. Lic. Beatriz Morales. TOMAS F. STATON.
Enciclopedia ENCARTA 2006.
La administración del tiempo es todo un desafío, sobre todo para la pequeña empresa. Pareciera que nunca hay suficiente tiempo para hacer todo lo necesario para mantener la empresa funcionando, especialmente si somos multitarea, es decir cuando cumplimos varios roles en la empresa. No sólo es frustrante sino también extremadamente estresante y extenuante, saltamos de una tarea a otra y ninguna queda terminada…
Si bien es imposible cambiar el número de horas que tenemos, es posible organizarnos para administrarlas mejor y resultar más productivas/os.
A continuación te presentamos algunos consejos para ayudarte a organizar tu tiempo y aumentar tu productividad.
Administración y Gestión del Tiempo: 7 Consejos Prácticos
1. Establece Objetivos
La base de cualquier estrategia de administración del tiempo es saber a dónde te diriges y cómo llegar ahí. Es muy difícil cumplir con los objetivos si anteriormente no establecimos objetivos específicos y mensurables. Ten presente que cuando se trata de productividad la clave es establecer objetivos realizables en el corto plazo, cumplir esos pequeños objetivos te dará más ánimo y fuerzas para seguir adelante para alcanzar objetivos más importantes.
Siempre es posible fraccionar un objetivo ambicioso y de largo plazo en una serie de pequeños objetivos mensuales, luego fraccionarlos nuevamente en objetivos semanales y luego diarios. De esa forma sabrás en todo momento si te estás encaminando o no a la meta propuesta y, de ser necesario, hacer las correcciones correspondientes.
2. Elije un Sistema y Cúmplelo
Hay muchísimos sistemas para administrar el tiempo, desde aplicaciones online, software específico para gestionar tareas, agendas online, el simple lápiz y papel y hasta metodologías completas como, por ejemplo, GTD (Organízate con eficacia).
Elige la que más se adapte a tu personalidad y cúmplela, pues por más bueno que sea un sistema si no te comprometes a usarlo, de nada servirá. Date un tiempo de prueba, experimenta con la combinación de sistemas hasta que encuentres una con la que te sientas cómoda/o y ¡adelante!
3. Encuentra tu momento más productivo
No todos somos iguales, para algunas personas su momento más productivo es a primera hora de la mañana, para otras la noche es su mejor momento. Por supuesto que si tienes que atender clientes o tu profesión te impone horas específicas (por ejemplo un abogado hace tribunales durante la mañana), no tendrás más remedio que adaptar su metabolismo a esas horas. Tengo un amigo arquitecto para quien la noche es su mejor hora, pero eso hace que necesite necesariamente asociarte a otro profesional que atienda las obras y los clientes.
Pero salvo que seas del tipo noctámbula/o, es posible determinar a qué hora tu cerebro trabaja mejor y dejar ese horario para las tareas más delicadas e importantes. Además, si puedes reducir las distracciones e interrupciones durante ese horario, tu productividad mejorará sustancialmente.
Planifica tus tareas de acuerdo a tus horas más productivas.
4. Conoce tus Prioridades
Es posible que algunos días no puedas terminar con la agenda planeada, por eso es importante distinguir entre urgencias y prioridades. Pues en muchos casos las urgencias nos quitan el tiempo y las prioridades quedan pendientes. Muchas veces lo urgente no nos deja ver lo importante.
Tómate el tiempo para establecer correctamente tus prioridades y luego agenda el tiempo para llevarlas adelante en el momento más productivo de tu jornada, así, si el día no te alcanza habrás al menos hecho lo más importante, que es lo que mantiene el negocio funcionando y te ayuda a cumplir las metas.
5. Realiza un Seguimiento de tu Tiempo
Hacer un seguimiento del uso de tu tiempo con una herramienta adecuada puede ser una excelente manera de administrar el tiempo incluso no sea necesario mantener un registro del tiempo que dedicas a cada trabajo para luego facturarle al cliente.
Mantener un registro de cómo usas el tiempo puede ayudarte a aumentar la productividad.
En primer lugar, puede mantenerte concentrada/o en la tarea en la que está trabajando en ese mismo momento. Después de todo, no hay recordatorio de la concentración mejor que un reloj.
En segundo lugar, mantener un registro de cómo usas el tiempo te puede dar una idea de donde se te va el tiempo, día tras día. Esto podría abrirte los ojos y proporcionarte una valiosa visión de cómo quieres emplear tu tiempo y lo que realmente ocurre. A partir de esa información puedes pensar e implementar los cambios necesarios para lograr un equilibrio.
6. Necesitas saber cuando Delegar
Cuando tienes más tareas en mano de lo que puedes manejar, es hora de delegar. Una buena manera de comenzar a delegar es determinar qué tareas son esenciales pero que no son esenciales que las hagas tu misma/o. Una vez que tienes esas tareas determinadas es hora de buscar la persona (ya sea empleada/o o contratista) que pueda llevarla adelante con responsabilidad.
No es fácil armar un equipo de trabajo con objetivos comunes y basado en el que la confianza y respeto mutuo a quienes delegar pero, si lo consigues, tu empresa crecerá y tu productividad sufrirá un tremendo impulso.
7. Un día por vez
Si bien es posible planificar cada día de la semana, mes o año entero con anticipación, la verdad es que no sabemos realmente lo que nos traerá el día de mañana. Por eso enfocarnos en las tareas de hoy (teniendo nuestros objetivos presentes) nos ayudará a mantener el compromiso, siempre podemos tomar las lecciones que aprendemos cada día para aplicarlas al siguiente.
Conclusiones
Administrar sabiamente nuestro tiempo nos ayudará no solamente a cumplir nuestros objetivos sino a también tener una vida más equilibrada y libre del estrés de querer hacer mil cosas a la vez. Lo importante es lo que nos acerca a nuestros objetivos, lo urgente nos sobrecarga y muchas veces nos confunde e impide cumplir nuestras metas.
Administrar nuestro tiempo no es cuestión de encontrar el mejor método, sino el más afín a nosotras/os y comprometernos a cumplirlo.
¿Tienes alguna metodología concreta para administrar tu tiempo? Por favor compártela con el resto dejando tus comentarios debajo.
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Time Management: Un Método Sencillo Para la Administración del Tiempo| Robert Middleton | 5.Enero.2010 |
La mayoría de personas no tienen un sistema para administrar el tiempo o tienen un sistema de time management muy pobre. Cada día se encuentran frente a una montaña de cosas para hacer, recordar, agendar y aplicar. Y no parece haber un fin a la vista.
Uno de los mayores obstáculos para el éxito es la falta de tiempo, algo que no debería ser un obstáculo en absoluto. Es la percepción de que no hay tiempo suficiente para hacer todo lo que quieres hacer en tu negocio.
Digo percepción, porque la realidad es muy diferente.
Muchas personas llegan al punto en el que * siempre * se sienten atrasados, no importa lo que hagan. El estrés y la frustración se acumulan, y los grandes proyectos nunca despegan o quedan en el camino.
Tú puedes encontrar el tiempo, gestionar más proyectos con éxito, y mantenerte al tanto de todos los detalles y listados de cosas por hacer, si tienes un buen sistema de gestión de tiempo y proyectos.
¿Qué pasó con la actualización del website, la newsletter mensual electrónica, y con tu plan de dar charlas para promocionar tu emprendimiento? Es probable que esas tareas quedaran sepultadas por varias docenas de otros proyectos que has estado tratando de mantener en ejecución.
OK, si esto te resulta familiar, tengo un sistema de tres pasos para tí.
Tres Pasos para una Mejor Administración del Tiempo
Este es un sistema que requiere lápiz y papel. Sugiero que comiences con una delgada carpeta de 3 agujeros y dos divisores. Este sistema se puede traducir a un sistema digital o en línea, pero simplemente no he encontrado uno que realmente funciona para mí.
Guarda esta carpeta en tu escritorio, a la mano para consultar cuando lo necesites. Pero sólo hay que mirar una vez al día y luego una vez a la semana para la planificación semanal.
Éstos son los pasos:
1. Crea una Lista de Proyecto para cada proyecto que tienes en curso 2. Crea una Lista Semanal a partir de tu Lista de Proyectos 3. Crea una Lista Diaria a partir de tu Lista Semanal
1. Crea una Lista de Proyecto para cada proyecto que tienes en curso
Comienza con el primer proyecto que se te ocurra. Sólo un título servirá: " Actualización del Website" o "Programa de Capacitación". La mayoría generalmente descubren que tienen más proyectos en marcha que realizar y que no tienen hojas de proyectos para la mayoría de ellos.
Ahora repasa cada una de las listas de proyectos por vez y empieza a añadir las tareas a realizar. Puede ser unas pocas, puede ser muchas. Para un proyecto de diez páginas puedes tener un total de 100 o más listas de tareas.
Recuerda, mantenías la mayoría de estas tareas en la cabeza cada día o tal vez en una lista grande. Ahora tienes listas separadas y distintas unas de otras. Algunas tienen más prioridad que otras. De hecho, algunos pueden no ser más que ideas sueltas que todavía no has analizado.
Uno de tus listas de proyectos será un "Varios" y otra puede ser un "Algún día" Esta es una lista de cosas que pueden convertirse en proyectos o simplemente listas de tareas que aún no pertenecen a las listas semanales o listas de tareas diarias.
Estas páginas de proyecto son como un "cubo grande" de las cosas que tienes que hacer, organizadas por proyecto y examinadas fácilmente semanalmente.
2. Crea una Lista Semanal a partir de tu Lista de Proyectos
A continuación, lo que se hace una vez a la semana es sacar tareas de tus listas de proyectos y transferir tareas a tu lista semanal. Para ello, empleas una sesión de planificación semanal que lleva entre 15 minutos a una hora (dependiendo de la cantidad de cosas que tienes para procesar).
Por cierto, si no crees que tengas tiempo para esta planificación, te estás engañando a ti misma/o. Por cada hora que pasas en la planificación, ahorras cinco a veinte horas. No es broma. Es así de poderoso.
Planificar la semana tiene un poco de arte. Tienes que transferir tareas de tus listas de proyectos diferentes, de forma que algunas cosas suceden:
Uno, deseas transferir los elementos de más alta prioridad. Dos, no deseas transferir demasiadas tareas ni demasiado pocas. Tres, debes desprenderte de todas los demás tareas de la lista del proyecto por esta semana.
Lo que te queda es una lista de doce a veinte puntos en tu Lista semanal. Y el juego de cada semana es completar la mayoría, si no todos las tareas para esa semana.
Si no se hacen, se transfiere a la lista de la próxima semana cuando estés haciendo tu planificación semanal. Y a veces puedes decidir posponer algunas tareas para más tarde (o incluso eliminarlas).
Es importante que pongas tareas "urgentes e importantes" en tu lista de cada semana, además de algunas tareas catalogadas como "no es urgente ni importante”.
Los proyectos de Marketing a menudo se encuentran en esa categoría. Trata de dejar tareas "Urgente y no importante". Esas son las pequeñas cosas que aparecen a diario y que necesitas ajustar.
Por cierto, tu lista semanal va en la parte delantera de la carpeta y detrás de un divisor van todas las listas de proyectos.
3. Crea una Lista Diaria a partir de tu Lista Semanal
Ahora cada día empleas unos pocos minutes para planificar tu día, pues solo revisas tu Lista Semanal, no tu Lista de proyectos. No tienes cientos de tareas pendientes para considerar, solo una docena o algo más.
A continuación transfieres las tareas elegidas de tu Lista Semanal a tu Lista Diaria; así que terminarás con una to-do list muy corta. 4 o 5 tareas, raramente más de seis.
La cantidad de tareas que transfieras a tu Lista Diaria en realidad depende de tu agenda. Si tienes planificado dar dos teleclases y además tienes 3 entrevistas ese mismo día, lo prudente sería transferir muy pocas tareas; si otro día tu agenda se encuentra más despejada, entonces puedes transferir más tareas.
Cada día se convierte en un juego para completar todas las tareas que tienes en la lista. Las tareas que no se completaron las debes transferir a la Lista de Tareas del otro día.
Finalmente debes poner tu lista Diaria enfrente de tu Lista Semanal en la carpeta con un divisorio entre ellas. Alternativamente podrías poner tu Lista Diaria en un calendario de escritorio o en un sistema de
gestión de tiempo (time management system). Pero la clave consiste en poder ver la lista de tareas pendientes durante todo el día, idealmente junto con tu cronograma diario.
A continuación te cuento algunas cosas que he notado al usar este método:
Inmediatamente me parece que tengo más tiempo. No estoy abrumado por un centenar de cosas diarias (que son ruidos en mi cabeza) sino sólo un par de cosas vitales.
Cuando una idea para un proyecto grande aparece, rápidamente la puedo poner en mi lista "Algún día" o emplear unos minutos para crear una Lista de Proyecto para ese proyecto. No tienes que preocuparse de hacerlo ahora o olvidarla después. (Estos son el tipo de cosas que puedes poner en tu PDA y trasladarla a tu lista más adelante)
Los proyectos grandes pero no urgentes, realmente pueden despegar y el seguimiento es fácil porque sólo tengo que preocuparme de una acción en el momento en que llega a mi lista diaria.
Puedo ser más creativo, porque mi cabeza no está tan preocupado con todas las cosas en todas esas listas. Puedo concentrarme en el tema que estoy trabajando ahora, sabiendo que todo lo demás llegará a su debido tiempo para ser ejecutadas.
Termino eliminando una gran cantidad de proyectos antes de empezar a trabajar en ellos. Esto evita "los ataques de proyectos" que asaltan en mi mente y en los que empiezo a trabajar antes de estar seguro de que es un buen uso de mi tiempo. Ahora, cuando un nuevo proyecto aparece, primero “madura” en mi lista antes de yo saltar a el con ambos pies.
¿Qué hay de correo electrónico y todas las pequeñas cosas que te llegan a quemarropa todos los días?
Bueno, esas son cosas que pueden ir en tu lista diaria."Ocuparse del e-mail" es una tarea en la que puedes trabajar en las horas estipuladas durante el día. Siempre es mejor completar un elemento por vez con las mínimas interrupciones posibles.
Así es como escribo esta publicación electrónica cada semana. La programo para el Lunes, mantengo mi horario libre de citas y no me ocupo del correo electrónico hasta que termino la newsletter.
El poder de este sistema de gestión del tiempo se hace evidente a medida que comienzas a ponerlo en acción. Impleméntalo durante un mes completo y yo predigo que no será la falta de tiempo una excusa para no hacer tu marketing!
Conclusión: Si te sientes que estás siempre atrasada/o, te sientes abrumada/o y estresada/o y sientes que las cosas te sobrepasan, lo que necesitas es poner en marcha un sistema para gestionar todo lo que tienes que hacer. Si este sistema no funciona para tí, entonces tienes que encontrar otro sistema para gestionar tu tiempo. El mejor sistema es uno que realmente apliques.
¿Tienes algún sistema de gestión de proyectos (online u offline) que realmente funcione para tí? Por favor comparte tu experiencia con el resto dejando tu comentario debajo.
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Cómo administrar tu tiempoCreado porAlhen, Rob S, Miasea (Ver todos)
Aquí hay una técnica para lidiar con la distracción de hacer un horrenda lista de cosas por hacer. Esto también es útil para administradores. (Adaptado de una artículo de Peter Axt)
Pasos1. 1
Escriba todas las tareas que necesitan ser hechas, a menos que ya hayas hecho esto con anterioridad.
2. 2
Elije prioridades para cada tarea.
o P1: Rojo: Hoy/Mañana (Día)o P2: Anaranjado: 3-7 Días (Semana)o P3: Amarillo: 2-3 semanas (Mes)o P4: Rosado: Más tarde en el año (Lista de intenciones)
3. 3
Sé realista. Si tienes 50 ítems en tu lista, no más de tres deben ser marcados con rojo y quizás seis o 7 en anaranjado. Haz los cálculos para ajustar el tamaño de la lista que tengas. Mucha gente, quizás la mayoría no tendrá ítems en rojos. No es cierto que todos estamos urgidos de realizar una tarea cada 24 horas, es solo que nosotros amamos el drama y el escurridizo deseo de sentirnos importantes.
4. 4
Empieza a trabajar en los ítems rojos primero. A pesar de que sean horribles, aburridos e intimidantes, la idea es mantenerse en calma y mantener el balance. Empieza a trabajar en lo que verdaderamente necesita ser hecho. Cuando esté hecho repite el procedimiento.
5. 5
Empieza con los ítems de la lista naranja. No pienses ni por un segundo en los ítems de la lista amarilla hasta que los de la lista roja y anaranjada estén hechos. Si una nueva tarea es encargada, dale un color y ponlo en la lista. Cada mañana haz una nueva lista y reasigna los colores según sea necesario.
6. 6
Mantén un registro de tu progreso.
o Después de una semana, toma 15 minutos para evaluar los ítems de color amarillo (Mes).o Marca aquellos que se hayan resuelto solos. Haz lo mismo con aquellos ítems que no son
importantes de todas maneras. Es muy probable que estés sorprendido de la cantidad de traeas que tienes ahora.
o Subraya aquellos ítems que puedes retirar de la lista, usar tecnología en vez de ocuparte de ellos, delegarlos a alguien más. Crea un item rojo de modo que puedas deshacerte de ellos de la manera apropiada.
Consejos Empieza tu lista de nuevo y revisa los ítems amarillos la siguiente semana. Haz la limpieza de
nuevo, solo que esta vez, retira los ítems rosados y amarillos o cualquier item que haya estado en tu lista por más de un mes. Si no los haz movido ni a la lista rojo ni a la anaranjada, olvídalos. No es probable que vayan ha ser completados el siguiente mes tampoco.
Si te apegas a esta lista de tareas tendrás una cantidad sorprendente de trabajo hecho; tú siempre estarás con la atención puesta en lo que realmente es importante y tu lista de tareas realmente se convertirá en algo útil y no en una simple lista de buenas intenciones.
Administra tu tiempo con incrementos de 15 minutos. Intenta hacer lo que tienes que hacer o parte de lo que tienes que hacer en este tiempo, la determinación es muy buena ayuda.
Cada 2 horas, toma un descanso de 15 minutos para poder volver al trabajo con la energía resuelta y con la atención puesta en tu objetivo.
Advertencias Todo esto tiene que ser tomado muy seriamente y poner a un lado el concepto de "Todo tiene que
ser hecho hoy". Con una buena planificación todo puede ser hecho, pero no al mismo tiempo.
El proceso de planeación
¿Cómo administrar nuestro tiempo?
El día tiene 24 horas y la semana 168. De ese tiempo, en promedio invertimos (no gastamos) entre 50 y 65 horas durmiendo, de tal forma que tenemos menos de 100 horas cada semana para aprovechar al máximo con actividades que no sólo sean productivas, sino que también nos hagan sentir mejor con nosotros mismos.
Sin caer en la exageración de organizar y controlar cada minuto de nuestras vidas, podemos aprender a analizar el tiempo sistemáticamente para disfrutar más de él, para crear en los momentos productivos y para disfrutar en los periodos de descanso.
Aprender a administrar el tiempo de manera eficiente no sólo se reflejará en un aumento de la productividad (y quizá una mejora en nuestras finanzas) sino también en nuestro cansancio, estrés y percepción diaria de la realidad.
Ahora bien, aunque puede resultar paradójico pensar en utilizar nuestro tiempo para planear cómo invertirlo mejor, al tomarnos algunos minutos o incluso algunas horas para organizarnos de manera efectiva, podemos terminar por comprender los aspectos de nuestra persona y entorno que más valoramos y dirigir nuestros esfuerzos en consecuencia.
Algunas consideraciones sobre el tiempo:
Antes de continuar con nuestro análisis sobre la optimización del tiempo conviene detenerse un momento para reflexionar lo siguiente:
El tiempo tiene dos caras: puede ser un enemigo a vencer o un aliado. Todo dependerá de cómo lo percibamos y organicemos.
No se puede comprar. En ese sentido no sólo "el tiempo es dinero" como dice el proverbio sino que el tiempo es más valioso aún que el dinero.
No se puede atrapar, detener o regresar. Pero si se puede gozar, aprovechar, optimizar.
Lo que se desprende de la esta reflexión es que el tiempo es un elemento complicado y fascinante, que no puede modificarse por la voluntad humana pero que, sin embargo, puede acomodarse de manera más efectiva para hacer nuestra vida más fácil y placentera.
Uno de los factores que resultan más preocupantes al momento de administrar el tiempo es la llamada "pérdida de tiempo".
Causas de la "pérdida de tiempo"
Falta de objetivos bien delimitados. Cuando no sabemos a donde vamos o no estamos seguros de lo que queremos obtener cada día tanto en nuestro trabajo como en nuestras casas, podemos pasar mucho tiempo yendo de un lado para otro o perdiendo la concentración. Lo anterior se traduce en cansancio y disminución de productividad.
No saber priorizar entre lo que es importante y lo que es urgente. Uno de los errores más frecuentes en que incurrimos sin darnos cuenta consiste es confundir las cosas que demandan nuestra atención inmediata (como llamadas y visitas inesperadas, interrupciones, etc.), con las
actividades más importantes (como la orden del día, el documento que debe redactar, el proyecto que debe terminar, etc.)
Gestión deficiente de la propia agenda, tanto de trabajo como personal. Cuando no contamos con una agenda, o la tenemos pero es insuficiente y desordenada podemos olvidar realizar ciertas actividades a las horas pertinentes y terminamos realizándolas fuera de tiempo. Lo anterior nos impide juntar dos o más encargos que podían haberse resuelto de manera simultánea o consecutiva. Así pues, si en un día teníamos que ir al banco y al supermercado, al llevar una buena agenda podemos saberlo desde un principio y realizar ambas diligencias en una misma salida.
Poco reconocimiento de las propias debilidades. A veces cuesta trabajo pensar que no podemos hacerlo todo. Muchos tendemos a pensar que somos capaces de realizar un sinnúmero de tareas y olvidamos que somos vulnerables al cansancio y al estrés, que, en última instancia, nos imposibilitan llevar a cabo eficientemente nuestras actividades.
Hábitos obsoletos. También puede suceder que la rutina nos lleve a utilizar métodos y patrones de trabajo muy rígidos que no se adaptan a todas las tareas. Es importante innovar. Probar diferentes estrategias para realizar nuestras tareas cotidianas no sólo da variedad a nuestro día sino que también nos permite encontrar, por medio del experimento, la forma más adecuada para lidiar con tal o cual actividad o problema.
Comunicación ineficaz. Por último, pero no por eso menos importante, hay que tomar en cuenta la comunicación. Si no transmitimos la información adecuadamente es posible que los que están a nuestro alrededor realicen una tarea incorrecta, lo cual derivará en volver a explicar la instrucción y se habrá perdido tiempo. Es mejor invertir un poco más en explicar claramente lo que queremos decir y hacer preguntas para verificar que hemos sido comprendidos.
¿Cómo puedo aprovechar mejor el tiempo? Existen muchas estrategias sencillas que nos permiten organizar el día y la semana de manera más efectiva. Aunque la mayoría de ellas son bastante ordinarias, es frecuente que las olvidemos o simplemente las pasemos por alto cuando estamos ocupados y abrumados con actividades, es decir, cuando más las necesitamos. Enseguida te presentamos algunas que pueden apoyar en la administración de tu tiempo:
Hacer una lista semanal. Lo primero que podemos hacer es anotar las distintas tareas que llevamos a cabo durante la semana. No debemos olvidar incluir las actividades en la casa, los momentos de descanso y los compromisos familiares. Esta lista contendrá información básica y valiosa.
Analizarla. Una vez que tenemos nuestra lista, podemos comenzar a analizarla. Observemos si existen actividades que pueden condensarse en una sola o tareas que se encuentran en una misma locación física.
Por ejemplo: En una lista una persona anota los lunes como el día en que verificará su auto, el miércoles irá a pagar la tenencia y el predial a la tesorería y el sábado hará sus compras del supermercado.
Si estudiamos esta lista podemos ver que esta persona no ha notado que existe un centro de verificación cerca de uno de los supermercados de su preferencia y que ahí mismo puede pagar su tenencia y demás servicios. Lo recomendable sería que esa persona realizara estas tres actividades en una sola salida y así salvaría tiempo valioso para descansar o realizar otras actividades más importantes, además de que ahorraría dinero de transporte.
Al analizar la lista también podemos observar qué actividades son más importantes, darles prioridad y tratar de realizarlas primero. De esta forma podemos eliminar algunas tareas de menor importancia, que a simple vista parecían más urgentes.
No se distraiga. Cuando comience a realizar cualquier actividad, por trivial que ésta le parezca, trate, en la medida de lo posible, de evitar cualquier tipo de distracción y de interrupción. Es mejor terminar lo que tiene que hacer y después disfrutar el tiempo libre en su totalidad. Cuando nos interrumpimos podemos olvidar lo que estábamos haciendo, perder concentración, bajar el ritmo y desperdiciar valioso tiempo.
Llene los "huecos" efectivamente. Hay momentos en los que tenemos que esperar antes de realizar una actividad. Por ejemplo, formados en la fila del banco, sentados en la sala de espera de un consultorio médico, en la oficina aguardando la siguiente instrucción del jefe, etc. Estos espacios de inactividad pueden llegar a estresarnos porque sentimos que estamos muy ocupados y por lo tanto, estamos perdiendo el tiempo. Lo mejor en estos casos es relajarnos, recordar que el estrés genera cansancio y, en consecuencia, una baja en el rendimiento. Podemos prepararnos de antemano para estas circunstancias inevitables: llevar a la mano ese libro o revista que queríamos leer la tarde anterior y que no pudimos terminar, podemos leer nuestra correspondencia o realizar alguna llamada telefónica pendiente, etcétera.
Utilice diversas herramientas de organización. Por último, es aconsejable que tenga a la mano instrumentos que le permitan administrar sus actividades a mediano y largo plazo. Adquiera calendarios agradables a la vista, que le atraigan y lo pongan de buen humor. Compre una agenda que se acomode a sus necesidades, puede estar dividida por día, semana o mes, dependiendo de lo que usted prefiera y le funcione más. Si le funciona, adquiera un dispositivo electrónico o reloj con alarma, para no olvidar ningún compromiso importante. Estas herramientas de regulación de tiempo le darán la tranquilidad de saber que todo está bajo control y que no ha olvidado nada.
Finalmente no hay que olvidar que cada persona es diferente y cada quien organizará su lista como mejor le convenga. Algunos decidirán dejar de hacer ciertas actividades que les parezcan poco productivas o innecesarias y optarán por emplear su tiempo de otra forma. Otros aprenderán a disfrutar más de cada minuto de trabajo, teniendo en mente que, puesto que ya se han organizado con una buena agenda y una lista de actividades, han incluido tiempo de descanso y recreación.
El administrar efectivamente nuestro tiempo, provoca que tengamos mejores finanzas personales, ya que se podrá obtener tiempo para buscar formas de mejorar nuestros ingresos, realizar más inversiones y administrar eficientemente nuestros activos.