administrasi dan prosedur penjualan barang pada pt …
TRANSCRIPT
ADMINISTRASI DAN PROSEDUR PENJUALAN
BARANG PADA PT CHAROEN POKPHAND INDONESIA FOOD DIVISION MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan
Pendidikan Program Diploma 3
Oleh
STACY MONICA JULIANA NAINGGOLAN
NIM 1605092022
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN 2019
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
yang telah memberikan rahmat dan kasih karunia-Nya sehingga penulis
dapat menyelesaikan tugas akhir di PT Charoen Pokphand Indonesia
Food Division Medan.
Tugas akhir ini disusun berdasarkan kegiatan praktik kerja selama tiga
bulan di bagian accounting perusahaan yang telah penulis lakukan dari
tanggal 18 Februari 2019 sampai 17 Mei 2019 yang dibimbing oleh
Manajer dan staf accounting didalam perusahaan tersebut.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada
seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir
ini:
1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan.
2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi
Niaga Politeknik Negeri Medan.
3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Medan.
4. Suri Purnami, S.E., M.A., Kepala Program Studi Administrasi
Niaga Politeknik Negeri Medan.
5. Erwinsyah S, S.Si., M.Kom., Sekretaris Program Studi
Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan.
6. Jenny Sari Tarigan, S.E., M.T.I., Dosen Pembimbing 1.
7. Dra. Iriance, M.Ed.M., Dosen Pembimbing 2.
ii
8. Seluruh staf Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri
Medan yang membantu penulis dalam menyelesaikan tugas
akhir.
9. Manajer Accounting PT Charoen Pokphand Indonesia Food-
Medan, Ibu Lina.
10. Seluruh staf Accounting dan seluruh karyawan PT Charoen
Pokphand Indonesia Food-Medan.
11. Semua teman-teman kuliah AB-6E yang memberi dukungan
dan masukan yang sangat berharga bagi penulis.
Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis mengucapkan banyak
terimakasih kepada kedua orang tua penulis, Bapak Timbul Nainggolan,
S.E., dan Mama Elentan Pasaribu yang selalu mendukung baik itu moril
maupun materil serta kedua abang penulis dan kakak penulis Irma
Demikian tugas akhir ini penulis susun, penulis berharap tugas akhir ini
dapat bermanfaat bagi semua pembaca dan akhir kata penulis ucapkan
terimakasih.
Medan, Agustus 2019 Penulis,
Stacy Monica Juliana Nainggolan NIM 1605092022
iii
ABSTRAK
Administrasi penjualan yang berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku dalam perusahaan akan menghasilkan keteraturan system yang dapat memudahkan pihak perusahaan dalam menjalankan proses penjualannya. Penyusunan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui administrasi dan prosedur penjualan barang pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan.
Pengamatan ini menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif
untuk memperoleh gambaran secara sistematis mengenai fakta-fakta yang ada dengan diikuti teori yang mendukung dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara observasi, dan mengkaji dokumen yang berhubungan dengan pengamatan. Teknik analisis data menggunakan teknik analisis deskriptif yaitu dengan menganalisis data dengan melihat kondisi yang berlangsung di perusahaan sebagai bahan untuk menyajikan suatu data yang valid.
Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa administrasi
penjualan produk ada 4 tahap, yaitu pertama prosedur pesanan yang ditangani bagian penjualan pada bagian ini pihak admin penjualan dan salesman wajib meneliti keabsahan surat permintaan barang dan membuat surat jalan sesuai prosedur pemesanan pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan. Langkah kedua prosedur pembuatan faktur yaitu pembuatan surat jalan/DO yang telah dibuat oleh sales admin setelah barang tersebut siap kirim dari gudang barang jadi salesman dan tim drop membuat faktur penjualan sebagai laporan penjualan setiap harinya. Langkah ketiga adalah dalam kegiatan merincikan penjualan, perincian penjualan membahas cara penjualan dari pembuatan surat jalan, pengepakan sampai pengiriman. Langkah terakhir adalah menguraikan penjualan dibagian piutang menguraikan tentang proses penagihan kas, proses penerimaan kas serta pengeluaran kas yang nanti akan dilaporkan pada bagian pembukuan.
Kata Kunci: Administrasi, Penjualan.
iv
ABSTRACT
Sales administration that runs in accordance with procedures in force in the company will produce a regularity of the system that can facilitate the company in carrying out the sales process. The preparation of this final project aims to determine the administration and procedures for selling goods at PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan.
This observation uses a qualitative descriptive analysis method to
obtain a systematic picture of the facts that are there, followed by theories that support and can be justified. Data collection is done through observation interviews, and reviewing documents related to observations. The data analysis technique uses descriptive analysis technique, namely by analyzing data by looking at conditions that occur in the company as material to present a valid data.
Based on observations it is known that the administration of product
sales there are 4 stages, namely the first order procedure handled by the sales department in this section the sales admin and salesman are required to examine the validity of the goods request letter and make a travel permit according to the ordering procedure at PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan. The second step is the procedure for making invoices, which is making a travel permit/DO that has been made by the sales admin after the goods are ready to send from the warehouse of the finished goods salesman and the drop team makes a sales invoice as a sales report every day. The third step is in the activity of detailing the sale, the sales breakdown discusses the way of selling from the production of delivery orders, packing to shipping. The final step is to describe sales in the accounts receivable section describing the cash collection process, the cash receipt process and cash disbursements which will be reported later in the accounting section.
Keywords: Administration, Sales.
v
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR .................................................................................... i
ABSTRAK .................................................................................................... iii
ABSTRACT .................................................................................................. iv
DAFTAR ISI .................................................................................................. v
BAB1 PENDAHULUAN ............................................................................... 1
1.1 LatarBelakangPemilihanJudul .................................................... 1
1.2 RumusanMasalah ....................................................................... 2
1.3 TujuanPenulisan ......................................................................... 3
1.4 ManfaatPenulisan ....................................................................... 3
1.5 SistematikaPenulisan ................................................................. 4
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................... 5
2.1 PengertianAdministrasi ............................................................... 5
2.2 PengertianProsedur .................................................................... 8
2.3 PengertianPenjualan .................................................................. 8
2.4 PenjualanTunai dan PenjualanKredit .......................................... 9
2.5 SaluranDistribusi ........................................................................ 14
2.6 ProsedurPenjualanBarang .......................................................... 18
2.7 ReturPenjualan ........................................................................... 21
BAB 3 METODE PENELITIAN ..................................................................... 23
3.1 Cara Pengumpulan Data ............................................................ 23
3.2 JenisSumber Data ...................................................................... 24
3.3 Teknik Analisis Data ................................................................... 25
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................ 27
4.1 GambaranUmum PT Charoen Pokphand ................................... 27
4.1.1 Sejarah PT Charoen Pokphand ......................................... 27
4.1.2 StrukturOrganisasiPT Charoen Pokphand ......................... 28
4.1.3 Visi dan Misi PT Charoen Pokphand ................................. 31
vi
4.2 Administrasi dan ProsedurPenjualanBarang pada PT Charoen
Pokphand ..................................................................................... 31
4.2.1 AdministrasidalamPenangananPenjualanBarang di PT
Charoen Pokphand ........................................................... 31
4.2.2Tahapan dan ProsedurPenjualanBarang di PT Charoen
Pokphand........................................................................... 33
4.2.3 JenisProdukPenjualan dan JenisTransaksiPenjualan PT
Charoen Pokphand ............................................................ 35
4.2.4 SaluranDistribusiPenjualan PT Charoen Pokphand ............. 36
4.2.5 ReturPenjualan PT Charoen Pokphand ............................... 37
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ................................................................. 38
5.1 Simpulan .................................................................................... 38
5.2 Saran .......................................................................................... 39
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 40
LAMPIRAN
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul
Perkembangan industri saat ini, kemajuan teknologi dan ekonomi
merupakan hal yang paling mempengaruhi perkembangan suatu Negara.
Dalam hal meningkatkan perekonomian Indonesia dibutuhkan industri-industri
yang mampu menggerakan perekonomian Indonesia ke tingkat yang lebih
tinggi. Tentunya industri-industri tersebut juga membutuhkan teknologi-
teknologi yang maju dan sumber daya manusia yang handal untuk dapat
berkembang dan bersaing dengan industri-industri luar negeri. Dalam hal ini,
Institusi Perguruan Tinggi diharapkan dapat mempersiapkan orang-orang yang
unggul dan berkompeten khususnya dibidang Administrasi Bisnis dalam
penguasaan administrasi yang ada di industri tersebut melalui pendidikan yang
telah diterima pada bangku perkuliahan.
Proses untuk memenuhi kebutuhan industri, lulusan jurusan Administrasi
Niaga diharapkan tidak hanya menguasai pengetahuan teoritis tetapi juga
memiliki kecakapan dalam hal praktikalnya. Untuk memenuhi hal tersebut,
dibutuhkan suatu kegiatan yang memfasilitasi mahasiswa Administrasi Bisnis
dalam berinteraksi dalam lingkungan kerja, mampu menerapkan ilmu-ilmu yang
diperoleh di bangku perkuliahan dan juga mampu melakukan analisis terhadap
permasalahan actual yang ditemukan pada suatu pekerjaan yang ada di
perusahaan.
2
Kegiatan penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup
perusaan dalam melakukan setiap kegiatan yang ada baik itu dalam proses
produksi dan penjualan produk atau mendistribusikannya kepada konsumen.
Pada kegiatan penelitian, mahasiswa diharapkan dapat mengerti sistem
yang diberlakukan dalam proses penjualan yang ada di perusahaan dan
mengerti jelas apa yang diproduksi oleh perusahaan sehingga tujuan penelitian
ini dapat berjalan dengan baik.
PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division merupakan pabrik industri
pengolahan makanan yang mengolah makanan dari daging olahan untuk dijual
kepada masyarakat luas. Industri makanan ini bergerak karena banyaknya
permintaan atas makanan yang mudah didapat atau secara instan sehingga
produk Charoen Pokphand dapat menjadi pilihan berbagai kalangan
masyarakat. Berdasarkan uraian di atas penulis tertarik untuk mengangkat judul
tugas akhir tentang “Administrasi dan Prosedur Penjualan Barang pada PT
Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan
permasalahan yang ditemui dalam kaitannya dengan penelitian ini adalah
sebagai berikut:
“Bagaimana tinjauan administrasi dan prosedur penjualan barang pada PT
Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan?”.
3
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan adalah untuk mengetahui administrasi dan
prosedur penjualan barang pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food
Division.
1.4 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari penulisan ini adalah:
1. Bagi Perusahaan
Dapat memberikan sumbangsih tenaga pembantu dalam pekerjaan yang
ada di perusahaan.
2. Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan
Penulisan ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai pemahaman dan
penerapan disiplin ilmu bagi para pembaca. Terutama pada mahasiswa
perguruan tinggi yang melaksanakan tugas akhir.
3. Bagi Penulis
Manfaat bagi penulis adalah untuk mengembangkan serta menerapkan
ilmu yang telah diperoleh penulis dalam bidang administrasi. Khususnya
mengenai administrasi dalam penjualan barang.
4. Bagi Politeknik Negeri Medan
Sebagai referensi untuk mahaiswa yang ingin melakukan penelitian
sejenis terutama dalam pembahasan mengenai administrasi dalam
penjualan barang.
4
1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan ini, penulis membatasi ruang lingkup pembahasan yang
terdiri dari lima bab yang masing-masing bab akan membahas masalah
sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan
penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tinjauan pustaka yang akan menjelaskan pengertian
administrasi, prosedur, penjualan dan dokumen penjualan barang di
perusahaan
BAB 3 METODE PENELITIAN
Bab ini berisi metode penelitian yang akan menjelaskan tentang cara
pengumpulan data, jenis sumner data dan teknik analisis data.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi hasil dan pembahasan yang akan menjelaskan tentang
gambaran umum perusahaan dan hasil pembahasan atau tinjauan
pada perusahaan.
Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi simpulan dari hasil penelitian dan pembahasan, kemudian
dikemukakan saran-saran yang berhubungan dengan masalah yang
dihadapi perusahaan.
5
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Administrasi
Anisa, dkk (2018: 118) menyatakan bahwa administrasi umumnya
dikenal sebagai unsur yang tidak dapat dipisahkan dengan organisasi dan
manajemen. Apabila salah satu unsur tersebut tidak ada, maka dalam
sebuah sistem tidak akan berjalan lancar. Oleh karena itu, peran
administrasi dalam sebuah lingkup organisasi sangat penting untuk
meningkatkan kualitas organisasi dan tentunya sebagai faktor penunjang
tercapainya tujuan organisasi.
Kata administrasi menurut Daryanto dalam Anisa, dkk (2018: 118)
berasal dari bahasa latin “ad” dan “ministro”. Ad mempunyai arti “kepada”
dan ministro berarti “melayani”. Secara bebas dapat diartikan bahwa
administrasi merupakan pelayanan dan pengabdian terhadap subjek
tertentu. Menurut Purwanto dalam Anisa, dkk (2018: 118) “administrasi
adalah suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani,
mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu
tujuan”.
Sagala dalam Anisa, dkk (2018: 118) menyatakan bahwa administrasi
adalah rangkaian kegiatan bersama sekelompok manusia secara
sistematis untuk menjalankan roda suatu usaha atau misi organisasi agar
dapat terlaksana suatu usaha dengan suatu tujuan tertentu yang telah
ditetapkan.
6
Priansa dan Damayanti (2015: 3) menyatakan bahwa administrasi
adalah sebagai ilmu pengetahuan baru berkembang sejak akhir abad
yang lalu (abad XIX), tetapi administrasi sebagai suatu seni atau
administrasai dalam praktik, timbul bersamaan dengan timbulnya
peradaban manusia. Sebagai ilmu pengetahuan, administrasi termasuk
kepada cabang ilmu-ilmu sosial. Secara etimologis administrasi berasal
dari bahasa Latin yang terdiri dari kata “ad” yang berarti intensif dan
“ministraire” yang berarti melayani. Kata administrasi juga sering
dipahami berasal dari bahasa belanda yaitu “administratie” yang meliputi
kegiatan pembukaan ringan, mencatat, menyurat, mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Kata administrasi dalam
bahasa Inggris disebut dengan istilah administration yang memiliki bentuk
infinitive “to administer”.
White dalam Priansa dan Damayanti (2015: 3) mengatakan bahwa
administrasi adalah suatu proses yang umum ada pada usaha kelompok-
kelompok, baik pemerintah maupun swasta, baik sipil maupun militer, baik
dalam ukuran besar maupun kecil. Administrasi berkenaan dengan
pelaksanaan kerja dalam organisasi yang dilakukan dalam rangka
mencapai berbagai tujuan yang telah ditentukan. Administrasi juga dapat
dipahami sebagai proses dan aktivitas melalui berbagai kegiatan
pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu
kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Waldo dalam
Priansa dan Damayanti (2015: 4) menyatakan bahwa administrasi adalah
suatu daya upaya yang kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas
yang tinggi.
7
Gie dalam Priansa dan Damayanti (2015: 4) menyatakan bahwa
administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan pokok yang dilakukan sekelompok orang dalam kerjasama
mencapai tujuan tertentu. Dimock dalam Priansa dan Damayanti (2015: 4)
menyatakan bahwa suatu ilmu yang mempelajari apa yang dikehendaki
rakyat melalui pemerintah, dan cara mereka memperolehnya. Administasi
juga mementingkan aspek-aspek konkrit dari metode-metode dan
prosedur-prosedur manajemen. Simon dalam Priansa dan Damayanti
(2015: 4) menyatakan bahwa administrasi merupakan kegiatan-kegiatan
kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.
Menurut Hadiaty dan Handayani (2018: 1), “administrasi berasal dari
bahasa latin yaitu “administrare”. Dalam Bahasa Inggris perkataan
administrasi itu adalah administration, yang dalam Bahasa Indonesia
mengandung arti melayani, memenuhi, mengatur, menyelenggarakan,
suatu usaha atau suatu organisasi/lembaga dalam mencapai tujuannya
secara intensif. Pengertian administrasi pada dasarnya dapat ditinjau dari
dua segi yaitu pengertian administrasi secara luas dan pengertian
administrasi secara sempit.
Beberapa pendapat tersebut dapat diambil suatu pengertian bahwa
administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan yang ada dalam
suatu organisasi yang menunjang kegiatan-kegiatan operatif organisasi
dengan dilakukan dua orang atau lebih untuk mencapai sasaran yang
telah ditetapkan sebelumnya.
8
2. 2 Pengertian Prosedur
Umam dalam Hadiaty dan Handayani (2018: 1) mengemukakan
bahwa prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan
instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang
mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
Prosedur menurut Baridwan dalam Astutik (2017: 23) adalah urut-
urutan pekerjaan kerani/clerical, biasanya melibatkan beberapa orang
dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan
yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering
terjadi. Prosedur menurut Mulyadi dalam Astutik (2017: 23) adalah suatu
urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Prosedur
adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang berhubungan erat yang
merupakan suatu sub-fungsi dari suatu sistem, seperti sistem penjualan
dan pengumpulan kas dan sebagainya.
Menurut Harnanto dalam Astutik (2017: 23) prosedur adalah meliputi
semua tahap atau langkah/proses dan operasi yang diperlukan dalam
pelaksanaan terhadap suatu bagian dari suatu sistem. Dengan kata lain
prosedur meliputi keseluruhan pekerjaan-pekerjaan kerani dalam
pelaksanaan terhadap sebagian dari sistem.
2.3 Pengertian Penjualan
Mulyadi dalam Hadiaty dan Handayani (2018: 2) mengemukakan
bahwa penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam
9
menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari
adanya transaksi-transaksi tersebut.
Dalam kesimpulan penjualan dari berbagai para ahli, Winardi (2018: 3)
mengatakan bahwa penjualan (selling) didefinisikan sebagai proses
dimana sang penjual memastikan, mengaktivasi dan memuaskan
kebutuhan atau keinginan sang pembeli agar dicapai manfaat, baik bagi
sang penjual maupun bagi sang pembeli yang berkelanjutan dan yang
menguntungkan kedua belah pihak.
2.4 Penjualan Tunai dan Penjualan Kredit
Adapun jenis penjualan dalam proses traksaksi jual beli adalah
sebagai berikut:
1. Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi dalam Astutik (2017: 24) penjualan tunai oleh
perusahaan dilaksanakan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan
pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan
oleh perusahaan kepada pembeli, setelah uang diterima oleh perusahaan,
barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan
tunai, kemudian dicatat oleh perusahaan dan penjualan tunai ini
merupakan sumber dari penerimaan kas. Informasi yang diperlukan oleh
pihak manajemen dalam hal yang berkaitan dengan kegiatan penjualan
tunai antara lain: jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai, jumlah
penjualan menurut jenis produk, jumlah harga pokok produk yang dijual,
sales yang melakukan penjualan.
10
Unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan tunai adalah:
a. Bagian Order Penjualan
Bagian ini berfungsi untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur
tersebut kepada pembeli untuk keperluan pembayaran harga barang ke
bagian kas.
b. Bagian Kas
Bagian ini berfungsi menerima uang atau pembayaran dari pembeli.
c. Bagian Gudang
Bagian ini berfungsi untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh
pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman
barang.
d. Bagian Pengiriman Barang
Bagian ini berfungsi untuk menyiapkan barang dan menyerahkan
barang yang sudah dibayar harganya kepada pembeli.
e. Bagian kartu Persediaan dan Kartu Biaya
Bagian ini berfungsi mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal
penjualan, transaksi penerimaan kas dan mencatat harga pokok produk
yang dijual selama periode tertentu ke dalam jurnal umum.
2. Penjualan Kredit
Astutik (2017: 26) penjualan kredit terjadi apabila suatu perusahaan
menjual barang kepada pembeli dengan memberikan periode waktu
pembayaran yang telah ditetapkan, pembeli dalam hal ini adalah pembeli
yang telah masuk kriteria untuk menjadi pelanggan kredit.
11
Dalam jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang. Informasi yang
diperlukan oleh pihak manajemen dalam hal tersebut antara lain:
a. Jumlah penjualan menurut jenis/kelompok produk selama periode
tertentu. Piutang kepada tiap debitur dari penjualan kredit
b. Jumlah HPP selama periode tertentu.
Untuk dapat menghasilkan informasi di atas, maka diperlukan:
1) Formulir/dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah
menjadi informasi. Ada dua dokumen yang digunakan dalam
penjualan kredit, yaitu:
a) Surat order pengiriman dan tembusannya
Surat order pengiriman adalah dokumen yang pokok untuk
memproses penjualan kredit, oleh karena itu dibuat rangkap delapan
masing-masing mempunyai fungsi.
b) Surat order pengiriman
Surat yang memberikan otorisasi kepada Bagian pengiriman untuk
mengirimkan jenis barang yang sesuai dengan ordernya.
c) Tembusan kredit/credit copy
Yaitu tembusan yang diserahkan ke Bagian kredit untuk meminta
persetujuan penjualan kredit.
d) Tembusan pemberitahuan/advice atau acknowledgment copy
Yaitu tembusan yang dikirimkan pada pembeli sebagai
pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan
pengiriman akan dilakukan.
12
e) Tembusan surat pengangkutan/bill of lading copy
Yaitu tembusan yang berisi informasi yang sama dengan surat
perintah pengiriman, membuatnya bisa merupakan tembusan surat
perintah pengiriman atau dibuat terpisah.
f) Tembusan barang/packing slip
Yaitu tembusan yang dimasukkan dalam bungkusan barang dikirim
pada pembeli
g) Tembusan untuk arsip/journal atau register copy
Yaitu tembusan yang disimpan berdasarkan nomor urut. Arsip ini
disimpan sampai tembusan pengiriman diterima kembali dari Bagian
pengiriman.
h) Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang belum
dipenuhi/unfilled order copy
Yaitu tembusan yang disimpan sesuai abjad nama pembeli yang
digunakan sebagai catatan untuk menentukan (mengetahui)
pesanan-pesanan mana yang belum dapat dipenuhi. Dalam
prosedur pesanan penjualan yang menggunakan formulir surat
perintah pengiriman dengan tembusan-tembusannya, Bagian
Pesanan membuat surat perintah pengiriman yang masing-masing
lembar akan dibagi ke Bagian-bagian yang memerlukan.
i) Arsip indeks silang (cross-under file copy)
Merupakan surat order penjualan yang diarsip berdasarkan urutan
abjad menurut nama langganan.
13
2. Faktur penjualan kredit dan tembusannya
Faktur penjualan ini dibuat dengan tembusan-tembusannya yang
berfungsi sebagai berikut:
a) Faktur penjualan (customer copy)
Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar
pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
b) Tembusan piutang bunga (interest receivable copy)
Merupakan faktur penjualan yang dikirimkan kepada Bagian piutang
sebagai dasar untuk mencatat piutang pada kartu piutang.
c) Tembusan jurnal penjualan (sales journal copy)
Merupakan tembusan yang dikirimkan kepada Bagian jurnal, buku
besar dan laporan sebagai dasar untuk mencatat ke dalam jurnal
penjualan.
d) Tembusan analisis (analysis copy)
Merupakan tembusan yang dikirimkan kepada Bagian kartu
persediaan dan biaya sebagai dasar membuat rekap HPP, komisi
dan analisa penjualan.
e) Tembusan pramuniaga (sales person copy)
Merupakan tembusan yang dikirimkan kepada pramuniaga untuk
memberikan informasi bahwa order yang melalui tangannya telah
dipenuhi sehingga memungkinkan menghitung komisi yang menjadi
haknya. Catatan akuntansi yang
14
digunakan untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen
system penjualan kredit adalah jurenal penjualan, kartu piutang,
kartu persediaan dan kartu gudang:
2.5 Saluran Distribusi
1. Pengertian Distribusi
Karundeng, dkk (2018: 1750) menyatakan bahwa distribusi merupakan
sekumpulan organisasi yang membuat sebuah proses kegiatan
penyaluran suatu barang atau jasa siap untuk dipakai atau konsumsi oleh
para konsumen (pembeli). Istilah distribusi menurut Zylstra dalam
Karundeng, dkk (2018: 1750) adalah suatu sistem yang menunjukkan
segala sesuatu/sumber daya organisasi yang disimpan dalam
antisipasinya disebut dengan istilah distribusi. Tetapi kita seharusnya tidak
membatasi pengertian distribusi tidak hanya itu saja. Banyak organisasi
perusahan menyimpan jenis-jenis distribusi lain seperti: uang, ruang fisik
buka tutup, bangunan pabrik, peralatan dan tenaga kerja untuk memenuhi
permintaan akan produk dan jasa.
Oparilova dalam Karundeng, dkk (2018: 1750) mengatakan bahwa
distribusi atau place adalah proses menyalurkan barang dan jasa dari
produsen kepada target konsumen. Dari saluran distribusi untuk consumer
product market, perantara yang langsung berhubungan dengan konsumen
adalah retailer atau pengecer. Distribusi yang efektif akan memperlancar
arus atau akses barang sehingga konsumen dapat diperoleh kemudahan
untuk memperoleh produknya. Disamping itu konsumen juga akan dapat
memperoleh produk yang diinginkan sesuai dengan waktu yang
15
diperlukan. Produsen dan konsumen mempunyai kesenjangan, waktu,
nilai, keragaman, dan kepemilikan produk karena perbedaan tujuan serta
presepsi masing-masing. Dengan dsitribusi yang efektif dan efisien
perusahaan dapat mengatasi kesenjangan antara produsen dan
konsumen. Kegiatan distribusi sangat berpengaruh dan bergantung pada
quantity atau jumlah barang yang terdapat di gudang. Karena jika quantity
yang dimiliki oleh warehouse tidak mencukupi atau kurang dari jumlah
order, maka proses penyaluran barang bisa berjalan lebih dari sekali
sehingga menambah beban biaya penyaluran atau bisa juga sisa
pengiriman yang belum terkirim dibatalkan. Meski semua itu bergantung
pada kesepakatan antara produsen dan konsumen namun tetap saja akan
memberikan dampak buruk bagi perusahaan. Karena itulah, untuk
menghindari hal–hal yang tidak diinginkan seperti di atas, kita harus
memperhatikan beberapa faktor penting pada kegiatan distribusi seperti:
a. Fasilitas
Aspek fasilitas merupakan salah satu aspek yang patut
diperhatikan dalam kegiatan distribusi. Kelengkapan dari fasilitas
yang dibutuhkan oleh proses distribusi tentunya akan mendukung
kelancaran serta mendukung kinerja proses distribusi secara lebih
maksimal.
b.Transportasi
Dalam proses distribusi, transportasi juga tidak kalah pentingnya.
Pertimbangan ketersediaan sarana transportasi akan sangat
mempengaruhi kebijakan kegiatan distribusi yang harus diambil.
16
Semakin bagus ketersediaan transportasi, maka akan semakin
mempermudah proses produksi.
c. Ketersediaan Barang/Jasa
Ketersediaan yang menyangkut barang jadi, bahan baku, bahan
setengah jadi, jasa, dan lain sebagainya juga patut untuk
diperhatikan agar tidak terjadi kurang barang atau kurang stok
barang dari jumlah yang telah diorder oleh konsumen atau lain
sebagainya.
d. Tingkat Penjualan
Bagi suatu perusahaan, tingkat penjualan merupakan kunci atau
tolak ukur keberhasilan. Maka dari itu sangat penting bagi kita
untuk dapat mengelola tingkat penjualan dengan sangat baik.
2. Saluran Distribusi
Winardi dalam Karundeng, dkk (2018: 1750) mengatakan bahwa
saluran distribusi adalah suatu kelompok perantara yang berhubungan
erat satu sama lain dan yang menyalurkan produk-produk kepada
pembeli. Sedangkan Kotler dalam Karundeng, dkk (2018: 1750)
mengemukakan bahwa Saluran distribusi adalah serangkaian organisasi
yang saling tergantung dan terlibat dalam proses untuk menjadikan suatu
barang atau jasa siap untuk digunakan atau dikonsumsi. Adapun definisi
yang berkaitan dengan saluran distribusi menurut Corey dalam Karundeng
(2018: 1750) adalah sumber daya eksternal yang utama. Biasanya perlu
bertahun-tahun untuk membangunnya dan tidak dapat dirubah dengan
mudah. Sistem ini sama pentingnya dengan sumber daya internal utama
17
lainnya seperti produksi, riset, rekayasa, dan personil penjualan serta
fasilitas lapangan. Sistem ini menggambarkan komitmen signifikan
perusahaan terhadap sejumlah besar perusahaan independent yang
bisnisnya adalah distribusi dan terhadap pasar tertentu yang mereka
layani. Sistem distribusi juga menggambarkan komitmen terhadap
seperangkat kebijakan dan praktek yang merupakan bahan dasar untuk
disusun menjadi suatu hubungan jangka panjang yang luas.
Ada beberapa alternatif saluran (tipe saluran) menurut Swasta dalam
Karundeng, dkk (2018: 1751) yang dapat dipakai. Biasanya alternatif
saluran tersebut didasarkan pada golongan sebagai berikut:
a. Barang Konsumsi
Adalah barang-barang yang dibeli untuk dikonsumsikan.
Pembeliannya didasarkan atas kebiasaan membeli dari
konsumen. Jadi, pembelinya adalah pembeli/konsumen akhir,
bukan pemakai industri karena barang-barang tersebut tidak
diproses lagi, melainkan dipakai sendiri.
b. Barang Industri
Adalah barang-barang yang dibeli untuk diproses lagi atau untuk
kepentingan dalam industri. Jadi, pembeli barang industri ini
adalah perusahaan, lembaga, atau organisasi, termasuk non laba.
Karundeng, dkk (2018: 1751) mengatakan peran mendasar dari fungsi
distribusi suatu perusahaan adalah untuk memastikan bahwa produk yang
tepat tersedia pada saat yang tepat. Ini menyiratkan bahwa ada
pengorganisasian sumber daya ke dalam saluran pemasaran melalui
produk bergerak ke konsumen. Saluran pemasaran adalah rute yang
18
diambil pada saat memindahkan suatu produk atau jasa dari sumber
pasokan awal ke konsumen akhir.
Terdapat lima jenis saluran distribusi dasar produk-produk konsumsi
menurut Karundeng, dkk (2018: 1752) saluran-saluran tersebut adalah:
a. Saluran produsen → pengecer → konsumen.
b. Produsen → pengecer → konsumen akhir.
c. Produsen → grosir → pengecer → konsumen akhir.
d. Produsen → agen → pengecer → konsumen akhir.
e. Produsen → agen → grosir → pengecer → konsumen akhir.
2.6 Prosedur Penjualan barang
Prosedur penjualan barang menurut Ekotama (2015: 64):
1. Mendatangi calon konsumen secara langsung.
2. Memberikan presentasi singkat tentang produk yang ditawarkan.
3. Melayani pertanyaan-pertanyaan calon konsumen.
4. Melakukan negosiasi dengan konsumen untuk membeli produk dengan
sukarela.
5. Menutup transaksi penjualan langsung.
Mulyadi dalam Hadiaty dan Handayani (2018: 2) menjabarkan prosedur
penjualan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Order Penjualan
Bagian Order Penjualan menerima order dari pembeli lalu membuat
faktur penjualan tunai rangkap 3 (tiga). Lembar pertama untuk
diserahkan ke bagian kas, lembar kedua untuk tembusan ke Bagian
19
Gudang pada saat pengiriman dan lembar ketiga untuk disimpan oleh
perusahaan.
2. Bagian Kas
Bagian Kas menerima faktur penjualan tunai untuk mengetahui berapa
harga yang harus diterima dari pembeli dan menerima uang tunai dari
pembeli sesuai dengan yang tertulis di lembar faktur penjualan tunai.
Bagian Kas mengoperasikan register kas untuk mendapatkan pita
register yang akan digunakan sebagai bukti penerimaan kas.
3. Bagian Gudang
Bagian Gudang menerima faktur penjualan sebagai informasi barang
apa saja yang telah diorder. Mencatat pengurangan pada order oleh
pembeli bersamaan dengan faktur penjualan tunai ke Bagian
Pengiriman Barang.
4. Bagian Pengiriman
Bagian Pengiriman menerima faktur penjualan tunai dan pita register
kas dari Bagian Kas untuk bukti bahwa pembeli telah melakukan
pembayaran secara tunai serta menerima faktur penjualan tunai lembar
kedua bagian tersebut. Setelah keduanya cocok bagian pengiriman
memberikan barang yang diorder oleh pembeli beserta faktur penjualan
tunai lembar kedua.
5. Bagian Jurnal
Bagian Jurnal menerima faktur penjualan tunai lalu membuat jurnal
pada jurnal penjualan, menerima bukti setoran bank untuk membuat
jurnal pada jurnal penerimaan kas.
20
Anggadini dalam Hadiaty dan Handayani (2018: 2) menjabarkan
prosedur penjualan adalah sebagai berikut:
1. Bagian penjualan menginputkan data barang yang dibeli beserta jumlah
barang yang dibeli oleh customer ke dalam program komputer.
2. Selanjutnya komputer akan menginformasikan harga dan total harga
keseluruhan yang harus dibayar oleh customer beserta discount, pajak,
dan informasi lainnya untuk diinputkan dalam faktur penjualan.
3. Bagian penjualan mencetak faktur penjualan.
4. Bagian penjualan menyerahkan faktur penjualan pada customer.
5. Bagian penjualan melakukan proses penginputan transaksi penjualan
tunai ke dalam database penjualan perusahaan sehingga dihasilkan
voucher jurnal penjualan.
Dari kedua pendapat tersebut diatas disimpulkan bahwa prosedur
penjualan tunai adalah sebagai berikut:
1. Bagian penjualan menerima data order dari pembeli. Setelah itu,
melakukan penginputan data barang tersebut ke dalam program
komputer.
2. Bagian penjualan melakukan pencetakan 3 (tiga) lembar faktur
penjualan. Lembar pertama untuk diserahkan ke bagian kas, lembar
kedua untuk tembusan ke bagian gudang pada saat pengiriman dan
lembar ketiga untuk disimpan oleh perusahaan.
3. Bagian kas menerima faktur penjualan. Lalu, bagian kas melakukan
proses register.
21
4. Bagian gudang menerima faktur penjualan sebagai informasi barang
apa saja yang telah diorder. Setelah itu, bagian gudang melakukan
pengecekan barang sesuai order pembeli bersamaan dengan faktur
penjualan tunai ke bagian pengiriman barang.
5. Bagian pengiriman menerima faktur penjualan sebagai bukti bahwa
pembeli telah melakukan proses pembayaran. Setelah itu bagian
pengiriman melakukan proses pengiriman barang kepada konsumen
disertai dengan faktur penjualan.
6. Bagian penjualan melakukan penginputan transaksi penjualan tunai
setelah proses penjualan selesai sehingga dihasilkan jurnal penjualan.
2.7 Retur Penjualan
Rudianto dalam Fasya, dkk (2017: 3) mengatakan bahwa transaksi
penjualan yang dilakukan tidak selalu mengakibatkan arus masuk atau
penerimaan uang ke perusahaan dikarenakan sering kali terjadi situasi
dimana pihak pembeli mengembalikan sebagian barang dagang yang
telah dibelinya karena berbagai alasan, seperti ketidakcocokan warna,
kerusakan produk, ketidaksesuaian kualitas, dan sebagainya.
Pengembalian barang yang telah terjual oleh pembeli karena berbagai
alasan itulah yang disebut dengan retur penjualan. Pengembalian barang
dagang oleh pembeli kepada penjual akan mengakibatkan piutang usaha
berkurang sebesar nilai barang yang dikembalikan. Di pihak lain, atas
retur yang dilakukannya, pihak pembeli mencatatnya sebagai retur
pembelian dan utang usaha pihak pembeli akan berkurang dalam jumlah
yang sama.
22
Mulyadi dalam Fasya, dkk (2017: 3) mengatakan bahwa retur adalah
kerusakan atau kecacatan produk yang dapat berdampak pada kerugian
perusahaan jika sistem pengembalian barang tidak diterapkan dengan
baik. Prosedur sistem retur penjualan yang baik meliputi prosedur
pembuatan memo kredit, penerimaan barang dan pencatatan retur
penjualan.
Fasya, dkk (2017: 4) mengatakan bahwa retur penjualan karena
beberapa sebab antara lain kadaluarsa, barang rusak karena proses
pengiriman, dan lain lain. Dalam penjualan perusahaan retur dilakukan
oleh pelanggan saat penjualan tersebut telah dilunasi, atau saat penjualan
tunai artinya saat piutang atas penjualan tersebut telah ditutup lalu
pelanggan tersebut melakukan retur atas penjualan tersebut, sehingga
retur tersebut tidak bisa mengurangi nilai penjualan yang bersangkutan
tetapi mengurangi nilai penjualan di masa mendatang sehingga nilai
penjualan selanjutnya akan dikurangi oleh retur di penjualan sebelumnya.
Sehingga nilai penjualan yang baru akan berkurang bukan karena retur
yang terjadi saat penjualan tersebut, tetapi dikarenakan retur penjualan
yang sebelumnya. Pencatatan retur yang tidak sesuai dengan keadaan
yang sebenarnya mengakibatkan persediaan yang bertambah karena
adanya retur di dalam catatan akuntansi tidak sesuai dengan barang yang
bertambah di gudang. Hal tersebut mengakibatkan selisih persediaan
barang dagang pada saat stok opname.
23
BAB 3
METODE PENELITIAN
3.1 Cara Pengumpulan Data
Penulisan tugas akhir ini membutuhkan data dan informasi yang
ada kaitannya dengan judul tugas akhir. Data diperoleh dari PT Charoen
Pokphand Indonesia Food Division. Adapun teknik pengumpulan data
yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Penelitian Lapangan
Pengamatan langsung dilakukan pada tempat yang menjadi lokasi
penelitian. Sumber data informasi yang diperoleh adalah sebagai
berikut:
a. Observasi
Subroto dalam Simanjuntak (2016: 89) menyatakan bahwa observasi
dilakukan dengan cara langsung mengamati permasalahan di
lapangan (checking on the spot). Metode ini biasanya disertai
dengan kegiatan kegiatan lainnya, seperti teknik rekam, teknik simak
dan catat, serta dimungkinkan juga memadukannya dengan teknik
wawancara.
b. Wawancara
Simanjuntak (2016: 91) menyatakan bahwa wawancara merupakan
alat re-checking atau pembuktian terhadap informasi atau
keterangan yang diperoleh sebelumnya. Teknik wawancara yang
digunakan dalam penelitian kualitatif adalah wawancara mendalam.
24
Wawancara mendalam (in-depth interview) adalah proses
memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya
jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan
atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan
pedoman wawancara.
2. Studi Pustaka
Menurut Simanjuntak (2016: 92) untuk memperoleh data sekunder
seorang peneliti dapat melakukan studi pustaka, teknik dokumentasi
yaitu dengan mengumpulkan data dari laporan laporan yang telah
diolah sebelumnya (tidak langsung diperoleh dari sumbernya). Dalam
ruang lingkup persiapan penulisan tugas akhir studi pustaka dilakukan
dengan menggunakan sumber-sumber tertulis untuk memperoleh data.
Sumber-sumber tertulis dimaksud dapat berwujud buku-buku teks,
jurnal, makalah, majalah, surat kabar, perundang-undangan, dan
sumber cetakan lainnya.
Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi (TI) akhir-
akhir ini, peranan elektronikal teks juga jamak diakses sebagai bahan
referensi, baik bersumber dari word-wide-web (WWW), blog, dan berbagai
jenis surat elektronik lainnya.
3.2 Jenis Sumber Data
Adapun jenis data yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini
adalah sbagai berikut:
25
1. Data Primer
Simanjuntak (2016: 97) menyatakan bahwa data primer adalah data
yang diperoleh dari sumber pertama seperti riset lapangan (langsung),
melalui wawancara dan atau penelitian laboratorium.
Pada penelitian ini sumber data diperoleh dari wawancara dengan
Sales Admin dan staff admin yang ada pada PT Charoen Pokphand
Indonesia Food Division.
2. Data Sekunder
Simanjuntak (2016: 97) menyatakn bahwa data sekunder adalah data
yang diperoleh dari sumber kedua, melalui sumber-sumber tertulis
(studi pustaka).
Data sekunder yang diperoleh adalah dengan cara membaca buku-
buku referensi yang berhubungan dengan administrasi dan prosedur
penjualan barang serta membaca dokumen-dokumen.
3.3 Teknik Analisis Data
Simanjuntak (2016: 86) menyatakan bahwa analisis kualitatif adalah
suatu fenomena sosial dan masalah manusia. Pada analisis ini, peneliti
membuat suatu gambaran kompleks, meneliti kata-kata, laporan terinci
dari pandangan responden dan melakukan studi pada situasi yang alami.
Analisis kualtitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data
deskriptif berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari orang-orang dan
perilaku yang diamati.
Data yang diperoleh selanjutnya dianalisis dengan metode deskriptif
yaitu dengan mendeskripsikan suatu peristiwa yang terjadi
26
dengan cara dijelaskan, diklarifikasikan sehingga akan memperoleh
gambaran yang jelas mengenai administrasi dan prosedur penjualan
barang pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division.
27
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division
4.1.1 Sejarah Berdirinya PT Charoen Pokphand Indonesia Food
Division
PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division merupakan
perusahaan yang bergerak dibidang produksi pengolahan makanan
olahan yakni futher. Perusahaan manufaktur seperti ini sangat dibutuhkan
di era saat ini. Hal ini ditunjukkan dari peningkatan jumlah pertumbuhan
penduduk Indonesia pertahun. Semakin tinggi tingkat jumlah pertumbuhan
penduduk maka akan semakin tinggi tingkat kebutuhan pangan di pangsa
pasar. Hal inilah yang mendorong PT Charoen Pokphand Indonesia Food
Division semakin berkembang menjadi produsen kelas dunia dalam
bidangg makanan olahan dari daging ayam.
PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division memulai usaha
dibidang industri pengolahan makanan berbahan baku daging ayam dan
membuka pabrik pertama kali didaerah Cikande. Pabrik ini merupakan
salah satu pabrik pengolahan ayam terkenal di Indonesia dan merupakan
pusat dari PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division yang ada di
Indonesia. Perusahaan ini kemudian membuka cabang di Salatiga,
Surabaya dan Medan.
28
Beberapa pabrik sudah tersebar di Indonesia untuk memenuhi
kebutuhan pasar yang terus berkembang khususnya produk olahan ayam.
Salah satunya PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division di Medan
yang berdiri pada 5 Mei 2011 yang telah memberikan peran besar dalam
dunia industri yang ada dikota Medan sampai sekarang dengan produk-
produk olahan yang sangat disukai oleh berbagai kalangan. Berikut ini
adalah logo dari perusahaan PT Charoen Pokphand Indonesia Food
Division
Gambar 4.1 Logo perusahaan PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division
Sumber: PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division
4.1.2 Struktur Organisasi PT Charoen Pokphand
Struktur organisasi yang digunakan oleh PT Charoen Pokphand
Indonesia Food Division adalah struktur organisasi fungsional. Struktur
organisasi fungsional merupakan organisasi yang disusun berdasarkan
sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan dimana masalah
pembagian kerja mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh.
29
Pembagian kerja dilakukan berdasarkan spesialisasi kerja dan setiap
pekerja hanya mengerjakan tugas atau pekerjaan sesuai dengan
spesialisasinya.
Ciri-ciri organisasi fungsional adalah pembidangan tugas secara
tegas dan jelas dapat dibedakan. Dalam hal ini, bawahan akan menerima
perintah dari atasan, penempatan pejabat berdasarkan spesialisasinya,
koordinasi menyeluruh hanya diperlukan pada tingkat atas, terdapat 3
(tiga) kelompok wewenang lini, wewenang staf dan wewenang fungsional.
Berikut ini penjelasan mengenai wewenang tersebut:
1. Wewenang Lini
Wewenang lini adalah atasan langsung memberi wewenang kepada
bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin
sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan
organisasi.
2. Wewenang Staf
Hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk
menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada
personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk
sebagai staf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner,
metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan
ketiganya.
3. Wewenang Fungsional
Wewenang fungsional merupakan tipe ketiga dari struktur yang
ditemukan dalam organisasi baik secara temporer atau permanen.
30
Perbedaan antara struktur lini and staff dan fungsional adalah pada
fungsional, staf ahli melaksanakan wewenang langsung atas beberapa
jalur aktivitas departemen. Kadang-kadang wewenang fungsional
adalah hasil dari kebijakan tak tertulis.
Bagan struktur organisasi PT Charoen Pokphand Indonesia-Food Division
dapat dilihat pada gambar 4.2
Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT Charoen Pokphand Indonesia-Food Division Medan Sumber: PT Charoen Pokphand Indonesia-Food Division Medan
31
4.1.3 Visi dan Misi PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division
Visi yang dimiliki PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division
adalah sebagai berikut:
1. Menjadi produsen kelas dunia dalam bidang makanan olahan dari
daging ayam khususnya dan bahan lain umumnya.
2. Menjadi perusahaan yang bertanggung jawab, peduli terhadap dampak
sosial dan lingkungan di dalam menjalankan kegiatan kami.
Misi yang dimiliki PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division
adalah sebagai berikut:
1. Membantu meningkatkan kualitas bangsa Indonesia dan dunia serta
memuaskan pelanggan dan pemegang saham dengan memproduksi
makanan olahan bermutu tinggi, halal, dan aman untuk dikonsumsi
dengan menerapkan GMP (Good Manufacturing Practice), SSOP
(Sanitation Standard Operating Procedure), Sistem Jaminan Halal,
HACCP, dan ISO 9001:2008 dan FSSC 22000 (ISO 22000: 2005 dan
PAS 220: 2008).
2. Menjaga dan menerapkan prinsip-prinsip kelestarian lingkungan hidup
sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
4.2 Administrasi dan Prosedur Penjualan Barang pada PT Charoen
Pokphand Indonesia Food Division
4.2.1 Administrasi dalam Penanganan Penjualan Barang di PT
Charoen Pokphand Indonesia Food Division
Administrasi dalam penanganan penjualan barang pada PT
Charoen Pokphand Indonesia Food Division adalah sebagai berikut:
32
1. Menerima Sales Order (SO)
a. Mendapatkan surat permintaan
Dalam hal ini, pihak perusahaan mendapatkan surat dari konsumen
untuk pembelian suatu barang.
b. Surat permintaan barang diperiksa
Dalam hal ini, surat permintaan suatu barang diperiksa kembali
kebenarannya dengan memastikannya kepada konsumen atas surat
yang dikirim, sesuai kuantitas yang diminta oleh konsumen atau
tidak. Hal ini berguna agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman
barang kepada pihak pembeli dan menjadi bukti penerimaan adanya
permintaan barang.
2. Membuat Purchase Order (PO)
a. Menginput pesanan
Setelah menerima pesanan dari pihak pembeli, maka sales order
diproses oleh sales admin.
b. Merangkum jenis pesanan pembelian
Semua jenis pesannya kemudian dijadikan purchase order
(PO)/daftar pesanan untuk dijadikan bahan dalam pembuatan
dokumen pengiriman barang.
3. Membuat delivery order (DO)
Setelah pembuatan PO, kemudian pihak perusahaan memberikan
delivery order sebagai dokumen untuk pengiriman barang sebanyak 5
(lima) rangkap yg berguna sebagai surat jalan pengiriman barang
kepada pihak pembeli. Setelah sampai kepada pihak pembeli,
33
kemudian copyan yang diberikan sebagai surat jalan dikembalikan
kepada pihak perusahaan untuk disimpan jika terjadi kesalahan dalam
melakukan penjualan.
4. Membuat Faktur Pembelian (Invoice)
a. Menerbitkan invoice
Setelah DO (delivery order) dikeluarkan, maka diterbitkan invoice
yang berisikan jenis barang yang diorder dan nominal pembayaran.
b. Memberikan invoice kepada Accounting
pada pembelian barang, invoice digunakan sebagai bukti laporan
pembukuan kepada pihak perusahaan.
4.2.2 Tahapan dalam Prosedur Penjualan Barang di PT Charoen
Pokphand Indonesia Food Division
Adapun tahapan dalam prosedur penjualan barang di PT Charoen
Pokphand Indonesia Food Division:
1. Menerima Pesanan
a. Pesanan diterima sales admin
Pada tahap ini, pesanan akan diterima oleh pihak sales admin untuk
diteliti keabsahan surat permintaan barang tersebut.
b. Membuat surat jalan pengiriman barang
Pada tahap ini, dibuat surat jalan untuk pengiriman barangnya
(delivery order) sebagai bukti pengiriman barang kepada pihak
perusahaan dan pihak pembeli.
34
2. Mengeluarkan Faktur Penjualan
a. Membuat faktur penjualan
Pada tahap ini, setelah pesanan diterima maka pihak admin akan
membuatkan faktur penjualan sejumlah barang yang diminta. Jadi
salesman dan tim drop membuat faktur penjualan sebagai laporan
penjualan setiap harinya.
b. Melampirkan surat jalan
Surat jalan (delivery order) dilampirkan setelah barang tersebut siap
dikeluarkan dari gudang barang.
3. Merincikan penjualan
Pada tahap ini, semua jumlah pesanan akan dirincikan untuk
membantu dalam membahas cara penjualan dari pembuatan surat
jalan, pengepakan sampai pengiriman barang tersebut kepada pembeli.
4. Menguraikan penjualan di Bagian Piutang
a. Membuat surat kesepakatan
Pada tahap ini, semua dokumen telah siap dalam hal pengepakan
dan pengiriman barang, kemudian pihak admin penjualan akan
membuat uraian atau rincian pembayaran untuk diberikan kepada
pihak pembeli untuk dibayarkan sesuai perjanjian yang telah
disepakati.
b. Membuat uraian piutang
Adapun uraian piutang yang dilakukan adalah menguraikan tentang
proses penagihan kas, proses penerimaan kas serta pengeluaran
kas yang nanti akan dilaporkan pada bagian pembukuan.
35
4.2.3 Jenis Produk Penjualan dan Jenis Transaksi Penjualan Barang
di PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division
1. Jenis Produk Penjualan
Jenis Produk Penjualan pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food
Division adalah Frozen Food, karena perusahaan ini bergerak dalam
bidang manufaktur makanan olahan beku. Adapun brand produk yang
dijual adalah: Fiesta (Chicken Nugget and Sausage), Champ (Chicken
Nugget and Sausage).
2. Jenis Transaksi Penjualan Barang
Jenis transaksi penjualan barang pada PT Charoen Pokphand
Indonesia Food Division digolongkan kepada tempat penjualannya dan
digolongkan kedalam 3 kategori yaitu:
a. Super Market
Pada kategori super market, perusahaan telah menetapkan limit
transaksi sesuai perjanjian, ada yang 21 hari dan 30 hari batas
pembayarannya.
b. Mitra
Mitra adalah ruang lingkup yang tidak terlalu luas/pasar tradisional.
Pihak perusahaan akan melakukan transaksi secara COD (Cash On
Delivery) atau diberikan waktu 3 hari masa pembayarannya.
36
c. Outlet
Pada kategori outlet (Distributor) pihak perusahaan akan melakukan
transaksi secara COD (Cash On Delivery) atau melakukan transfer
kepada rekening perusahaan.
4.2.4 Saluran Distribusi Penjualan
Jenis saluran distribusi dipilih harus sesuai dengan strategi agar
berjalannya proses distribusi bisa berlangsung secara terarah. Untuk jenis
saluran distribusi jenis barang dikategorikan dalam jenis barang konsumen
dan jenis barang industrial. Masing-masing memiliki jenis saluran distribusi
yang berbeda-berbeda. PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division
termasuk dalam kategori jenis barang industrial dan untuk saluran
distribusi kategori barang industrial terdiri dari empat macam jenis saluran
distribusi:
1. Produsen–pemakai industri.
2. Produsen–distributor industri–pemakai industri.
3. Produsen–agen–pemakai industri.
4. Produsen–agen–distributor industri–pemakai industri.
Saluran distribusi PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division
yang menunjukkan distribusi yang dilakukan PT Charoen Pokphand
Indonesia Food Division adalah distribusi tidak langsung. Distribusi tidak
langsung adalah bentuk saluran distribusi yang menggunakan jasa
perantara dan juga agen untuk menyalurkan barang maupun jasa kepada
konsumen. Melihat dari strategi distribusi yang diterapkan PT Charoen
37
Pokphand Indonesia Food Division cenderung berada dalam jenis saluran
distribusi yang ke dua yaitu produsen–distributor industri–pemakai industri.
4.2.5 Retur Penjualan
Pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division terjadinya retur
penjualan diakibatkan oleh beberapa faktor yang sangat sering dijumpai
oleh perusahaan bidang manufaktur yaitu:
1. Produk Hampir Kadaluwarsa
Barang yang hampir kadaluarsa biasanya akan dikembalikan ke
perusahaan dalam batasan waktu yang telah ditentukan sebelumnya
sebelum pengiriman produk. Batasan waktu yang ditentukan oleh PT
Charoen Pokphand Indonesia Food Division adalah 3 (tiga) bulan
sebelum masa expired yang ada dibungkus produk tersebut.
2. Produk yang Rusak
Produk-produk yang rusak yang telah dibeli oleh konsumen biasanya
akan dikembalikan ke perusahaan sebagai barang retur karena produk
tersebut sudah terkontaminasi oleh bungkus produk yang terkelupas
atau terkoyak. Barang retur yang masuk kategori rusak biasanya akan
dimusnahkan bersama barang yang masuk dalam kategori hampir
kadaluwarsa dan dalam jangka waktu 2 (dua) minggu setelah produk
dinyatakan expired maka produk tersebut harus dimusnahkan.
38
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Setelah melakukan tinjauan administrasi dan prosedur penjualan
pada PT Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan maka dapat
diambil simpulan, yakni:
1. Administrasi dalam penanganan penjualan barang di PT Charoen
Pokphand Indonesia Food Division memiliki beberapa langkah seperti
menerima sales order, membuat purchase order, membuat delivery
order dan membuat faktur pembelian.
2. Tahapan dalam prosedur penjualan barang di PT Charoen Pokphand
Indonesia Food Division adalah menerima pesanan, mengeluarkan
faktur penjualan, merincikan penjualan dan menguraikan penjualan di
bagian piutang.
3. Adapun jenis produk penjualan yang dijual PT Charoen Pokphand
Indonesia Food Division adalah frozen food dan jenis transaksi
penjualan berdasarkan pada tempat penjualannya seperti super
market, mitra dan outlet yang masing-masing memiliki jangka waktu
dalam pembayaran barang baik itu tunai ataupun periode transaksi.
4. Strategi distribusi yang diterapkan PT Charoen Pokphand Indonesia
Food Division cenderung berada dalam jenis saluran distribusi yang ke
dua yaitu Produsen–Distributor Industri–Pemakai Industri.
39
5. Faktor yang mempengaruhi retur penjualan pada PT Charoen
Pokphand Indonesia Food Division adalah produk yang hampir
kadaluwarsa sebelum 3 (tiga) bulan masa expired dan produk rusak
yang tidak dapat dijual kembali karena sudah terkontaminasi oleh
rusaknya bungkus produk.
5.2 Saran
Setelah melakukan tinjauan di PT Charoen Pokphand Indonesia
Food Division Medan maka penulis dapat memberikan saran, yakni:
1. Sebaiknya dalam penjualan barang dilakukan transaksi secara tunai
untuk barang yang sedikit dan untuk barang yang akan di distribusikan
diberlakukan transaksi secara kredit.
40
DAFTAR PUSTAKA Anisa. dkk. 2018. Pelaksanaan Pelayanan Tata Usaha di SMK Batik 1
Surakarta. Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran. 2(2) :116-127. http://jurnal.uns.ac.id./JIKAP/article/view/20812/16252, diakses 22 Juli 2019.
Astutik, Endang Puji. Analisis Sistem dan Prosedur Penjualan pada PT
Gala Djaja Raya.JurnalPemasaranKompetitif. 1 (1): 20-36. http://openjournal.unpam.ac.id
/index.php/JPK/article/download/67/546, diakses 22 Juli 2019. Ekotama, Suryono. 2015. Pedoman Mudah Menyusun SOP. Yogyakarta:
Media Pressindo. Hadiaty, Fifit dan Handayani, Rahma Fitria. 2018. Prosedur Administrasi
Penjualan Kendaraan Bermotor pada Bagian Admin di PD Wijaya Abadi Bandung. Jurnal LPKIA. 11(2): 1-16. http://jurnal.lpkia.ac.id/idnex.php/jkb/article/view/211/140, diakses 22 Juli 2019.
Karundeng, dkk. 2018. Analisis Saluran Distribsi Kayu; Studi Kasus di
CV Karya Abadi Manado. Jurnal EMBA. 16 (3): 1748-1757. http://ejournal.unsrat.ac.id/ind ex.php/emba/article/download/20444/20054, diakses 28 Juli 2019.
Fasya, Nadia. Asliana, Endang. Maryani. 2018. Evaluasi Prosedur Retur
Penjualan PT ABC. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Politeknik Negeri Lampung: 1-12. http://eprints.jeb.polinela.ac.id/238/1/JURNAL%20NADIA%20FASYA%2015752045.pdf, diakses tanggal 28 Juli 2019.
Priansa, Donni Juni dan Damayanti, Fenny. 2015. Administrasi dan
Operasional Perkantoran. Bandung: Alfabeta. Simanjuntak, Pantas. 2016. Tata Tulis Laporan; An Introduction to
Academic Writing. Medan: USU press. Winardi. 2018. Pengantar Manajemen Penjualan. Bandung: PT Citra
AdityaBakti.
Lampiran 1
DAFTAR PERTANYAAN
1. Bagaimana penanganan dalam administrasi penjualan barang pada PT
Charoen Pokphand Indonesia Food Division Medan?
2. Bagaimana tahapan/prosedur penjualan pada PT Charoen Pokphand
Indonesia Food Division Medan?
3. Saluran Distribusi seperti apa yang ada di PT Charoen Pokphand
Indonesia Food Division Medan?
4. Faktor seperti apa yang sering mempengaruhi terjadinya retur barang?