DEPARTAMENTUL ADMINISTRAŢIE – MANAGEMENT

(DAM)

www.jarom

ania.

org

- � -

I ROLULPREŞEDINTELUI-DIRECTORULUIÎNCADRULCOMPANIEI

II ABILITĂŢILENECESAREPREŞEDINTELUI-DIRECTORULUI

III RESPONSABILITĂŢILESPECIFICEALEPREŞEDINTELUI-DIRECTORULUI

IV RESPONSABILITĂŢILEGENERALEALEPREŞEDINTELUI-DIRECTORULUI

V ETAPELEDEDESFĂŞUARAREALEPILOTULUISTART!BUSINESS

VI RECOMANDĂRI

CUPRINS

www.jarom

ania.

org

- � -

PreşedinteleCompanieiestevitalpentruoricecom-panie.Toateorganizaţiileaunevoiedeunlider,deopersoanăcaresăindicecaleadeurmat,caresăcoor-doneze activităţile, să încurajeze membrii echipei şisă-i motiveze pentru atingerea obiectivelor. AceastăpersoanăestePreşedinteleşivaaveacelemaidificileresponsabilităţidincompanie.

Împreunăcumembriibirouluiadministrativvacoor-donaderulareaactivităţilorcompanieidelaînfiinţareacompanieipânălalichidareaei.

Înaceastăcalitateîţiveidezvoltaaptitudiniledeman-agerşiveiaveaocaziasăîndrumicompaniaspresuc-ces.

Care sunt raporturile cu ceilalţi membrii ai Companiei?Este foarte important să faci distincţia între„a con-duce” şi„a comanda”. Fii un lider! Nu uita că trebuiesăfiiunexemplupozitivînceeacepriveştepunctu-alitatea,planificarea,depăşireadificultăţilor,respect-areaargumentelorcelorlalţi.

La şedinţele Consiliului de Adminstraţie în care osă te întâlneşti cu toţi directorii de departamente,toateopiniileauaceeaşigreutateşitoţisunteţiegali.Politica companiei va fi definită de toţi directorii dedepartamente şi, ca toţi ceilalţi, va trebui să te su-pui majorităţii şi să adopţi politica cu cei mai mulţisusţinători. Reprezintă o obligaţie profesională apreşedinteluipunereaînaplicareatuturorhotărârilorconsiliuluideadministraţie,însă,înafarasăliidecon-siliu,echipatrebuiesă-ţiurmezeindicaţiile.

Îngeneralveilucracuechipamanagerială,cudirec-torii de departamente. Vei colabora foarte mult cuDirectorulFinanciar,maialesînprimaetapadeelabo-rareaplanuluideafaceri.

Biroul administrativ (secretariatul) reprezintă verigade legătură dintre preşedinte companiei şi restulcompaniei, dar şi dintre companie şi mediul eco-nomicexterior.Unsecretariatbineorganizatasigură

un sistem de comunicare eficient atât în interiorulcompaniei(întrepreşedinteşiangajaţi,întredeparta-mente)câtşiînexteriorulcompaniei(întrecompanieşiacţionari,întrecompanieşimediulextern).Înplustoatedocumentelecompaniei,delaînfiinţareşipânălalichidarevorfiadministrateşipăstratedesecreta-ra/secretarulcompanieiex:actulconstitutiv,statutul,coduldeconduită,registrulacţionarilor,listacontacteangajaţi,bazededatefurnizori,proceseleverbalealeşedinţelordeadministraţie,etc).

ÎncadrulpilotuluiSTART!Business,secretara/secreta-rulestealeasaimediatdupăpreşedinte,laprimaadu-naregeneralăşiacestavaîncepelucrul imediatprinîntocmireaprocesuluiverbalalşedinţei.

ROLUL PREŞEDINTELUI ÎN CADRUL COMPANIEI

www.jarom

ania.

org

- � -

PREŞEDINTELE

• Lider–capabilsă-imotivezepeceilalţişisădez-voltespirituldeechipă.

• Comunicareeficientă.• Coordonarea activităţii tuturor departamente-

lor.• Gândire analitică pentru identificarea proble-

melor• Creativitate–pentrugăsireaunorsoluţiialter-

nativederezolvareaproblemelor.• Fermitateînaplicarearegulamentelorşiadminis-

trareacompaniei.• Bunnegociator.• Diplomat, corect şi obiectiv în rezolvarea con-

flictelor.• Capabildea-şiasumaresponsabilităţi• Capabilsăimpunărespectşisămenţinădisci-

plinaîncompanie.• Capabil să-şi motiveze oamenii şi să dezvolte

spirituldeechipă

Abilităţi şi calităţi pe care trebuie să vi le dezvoltaţi

• Capacitatea de a stabili obiective clare pentrucompanie, colegi şi pentru propria persoană(conformprincipiilorSMART).

• Delegarea responsabilităţilor şi stimulareacolaborăriidintredepartamente.

• Recunoaşterea problemelor esenţiale şi direc-ţionarea eforturilor companiei spre rezolvareaacestora.

SECRETARA/SECRETARUL COM-PANIEI

• Abilităţidecomunicareşiorganizare.• Cunoştinţedeoperarecalculatorşideutilizare

aparaturădebirou(centralătelefonică,fax,xe-rox,Internet).

• Dinamismsiflexibilitate.• Interesşiaprecierepentruaspectelelegale.• Capacitateadeasintetizainformaţiile

Abilităţi şi calităţi pe care trebuie să vi le dezvoltaţi

• Stabilirea agendei şedinţelor companiei şiredactarea proceselor verbale - Capacitateade a înţelege şi rezuma aspectele şi deciziileşedinţelor companiei precum şi întocmirea şiprezentarea notelor, a proceselor verbale şirapoartelor.

• Cunoştinţe de arhivare şi gestionare a docu-mentelor. O metodă organizată şi logică depăstrareadocumentelorcompanieişiaproces-elorverbalealeşedinţelorcompaniei.

• Operarebazededate.

II. ABILITĂŢI NECESARE

www.jarom

ania.

org

- � -

PREŞEDINTELE• Identificareaviziuniişimisiuniicompaniei.• Stabilireaobiectivelorcompanieisiastrategiei

deatingereaacestora.• Elaborareaunuiplandeafacerifezabil.• Coordonarea activităţii membrilor companiei

în vederea atingerii obiectivelor propuse. (ex.metoda-diagramaGantt).

• Dezvoltarea spiritului de echipă şi motivareaangajaţilor;încurajareaatitudiniidelider.

• Delegarea responsabilităţilor conform abi-lităţilorşicunoştinţelorfiecăruiangajat.

• Stabilirea unui sistem de comunicare eficient(pentrutransmitereainformaţiilordelafactoriidedecizielaceideexecuţiedarşiinvers).

• Urmărirea îndeplinirii obiectivelor propuse înintervaluldetimpprogramat.

• Implicarea activă în procesul de evalua-re a gradului de satisfacţie al clienţilor şi acontribuţiei fiecărui membru al companiei lacreştereaacestuia.

• Reevaluareapermanentaaobiectivelor,strate-giei,politicilorcompaniei şimodificarealorînconformitatecurealitatea.

• Analizareaproblemelorşi selectareapropune-rilorderezolvareaacestora.

• Încurajarea creativităţii şi stimularea implicăriiangajaţilor în rezolvarea problemelor com-paniei.

• Reprezentareacompanieiînrelaţiilecumediuleconomicexterior:furnizori,clienţi ,massme-dia,acţionari.

• PrezidareaConsiliuluideAdministraţie.• Coordonareaşedinţelorlunarealecompaniei.• Cunoaşterea produselor, a proceselor tehno-

logice,ametodelordepromovareşidesfacereaplicate de alte companii din acelaşi domeni-uluideactivitate(saudindomeniideactivitatecomplementare).

• Asumarea responsabilităţii pentru succesul

sau insuccesul companiei şi pentru stareaangajaţilor.

• Coordonareaevaluărilorparţiale• Coordonarealichidăriicompaniei• RedactareaRaportuluiAnualşiaRaportuluide

lichidare

SECRETARA/SECRETARUL• Transmitereainformaţiilor încadrulcompaniei

între membrii din diferite departamente, darşi între companiei şi exterior; menţinerealegăturii între membrii consiliului de adminis-tratie,acţionarişiangajaţi.

• Completarea şi păstrarea documentelor com-paniei: a actelor de constituire, a Registruluiacţionarilor,aproceselorverbalealeşedinţelorcompaniei, a bazelor de date, a codului deconduită,etc.

• Pregăteşteşedinţele,redacteazăagendaşipro-cesul verbal al şedinţelor, transmite proceseleverbale tuturor membrilor companiei; anunţădeciziile luate şi persoanele delegate cu apli-careaacestora.

• Urmăreşte respectarea prevederilor ActuluiConstitutivşiaStatutuluiCompaniei.

• Transmite tuturor membrilor companiei.schimbăriledepoliticasaustrategieşihotărârileşedinţelor

• Menţine în siguranţă toate documentele şiînregistrările.

• Urmăreşte schimbările legislative şi conformi-tateaactelorşiaactivităţilorcompanieicupre-vederilelegale.

III. RESPONSABILITĂŢILE SPECIFICE ALE PREŞEDINTELUI ŞI SECRETARIATULUI

www.jarom

ania.

org

- � -

Organizarea companiei: alegerea preşedintelui (ÎN ETAPA OPERAŢIONALĂ)După parcurgerea suportului teoretic de prezentarea proiectului START! Business, pe baza scrisorilorde intenţie, a CV-urilor şi a interviurilor se vor alegePreşedintele, Secretarul/Secretara şi Directorii dedepartamente. Candidaţii la funcţia de preşedinteîşi vor prezenta aptitudinile şi calităţile în faţa tu-turor membrilor companiei şi vor răspunde tuturorîntrebăriloracestora.Desemnareaceleimaipotrivitepersoane se poate face prin vot secret. PreşedintelecompanieipoatefischimbatdacanuşiîndeplineşteîndatoririleprindeciziaAdunăriiGenerale.Proceduraderealegereaunuinoupreşedinteşicondiţiileîncareacesta poate fi schimbat trebuie stabilite in StatutulCompaniei.

Statutul / Actul Constitutiv (ÎN ETAPA OPERAŢIONALĂ)Pilotul START! Business nu are personalitate juridicăproprie - este o companie virtual care operează înlimitele legale asigurate de program. În documen-tele ataşate puteţi consulta informaţiile necesareşi etapele de înregistrare a unei companii reale.ScopulacestuipilotesteEDUCAŢIONAL!Deschidereaunei companii reale este o decizie care vă aparţineULTERIORproiectului.CriteriiledeevaluareaStudentCompany nu sunt influenţate de transformarea pi-lotuluiîncompaniereală.

VărugămsăanunţaţiJARomaniadacăluaţiaceastădecizie.

IV. RESPONSABILITĂŢILE GENERALE ALE DIRECTORULUI

A. RESPONSABILITĂŢIDELIDER

B. RESPONSABILITĂŢIFAŢĂDEMEMBRIIDEPARTAMENTULUIDEPRODUCTIE

C. RESPONSABILITAŢIFAŢĂDEVICEPREŞEDINIŢI

D. RESPONSABILITĂŢIFAŢĂDECOMPANIE

V. ETAPELE DE DESFĂŞUARARE ALE PILOTULUI START! BUSINESS

PRIMAETAPA–delaideedeafacerelaprototip

www.jarom

ania.

org

- � -

Organizarea companiei: formarea departamentelor (ÎN ETAPA OPERAŢIONALĂ)Departamentelesevorformainiţialporninddelascri-soriledeintenţiealemembrilorcompaniei.Asiguraţi-văînaintedea-irugapecolegiisăoptezepentruundepartamentsaualtulcănuexistăconfuziiînlegăturăcuviitoareleatribuţiişiactivităţispecificefiecăruide-partament.

Găsirea unei idei de afaceri de succes. Pentru agăsi idei de afaceri ingenioase puteţi folosi metodabrainstormingului. Apelaţi la criteriile de evaluarepropuse de JAR.Verificaţi ca produsele-serviciile pecare intenţionaţisă le realizaţisăfie înconformitateculegislaţiaînvigoareşicurecomandărileJAR.

Sunt interzise obiecte de activitate care potprejudicia sănătatea studenţilor participanţisau a consumatorilor (ex. produse alimentare,medicamente, produse chimice sau electricecuriscmaredeaccidentare,comercializarepro-dusealcoolicesaualtesubstanţetoxice,etc).JARomâniavapuneladispoziţiacelorinteresaţiinformaţiile necesare protejării proprietăţii in-telectualeaproduselor/serviciilorpromovate.

Coordonarea Studiului de piaţă pre-liminar şi sondarea opiniei consuma-torilor prin chestionareConcepereaprodusuluisevarealizaconformetapelorrecomandatedeJAR(ideideafaceri,evaluareaideilordeafacericonformcriteriilorJAR,realizareastudiuluide piaţă prelimiar, sondarea opiniei consumatorilorprinchestionare,evaluareaposibilităţilorfinanciaresitehnicederealizareaproduselor.Larealizareaaces-torstudiivorparticipatoţimembriicompanieişielepotfirealizatepentrudouăideideafaceriînaintedeadecidecareesteceamaipotrivită.

Stabilirea viziunii , misiunii, obiec-tivelor si a strategiei de realizare a obiectivelorDupă organizarea companiei şi selectarea celei maibuneideideafacere,indiferentdedepartamentulşideatribuţiilepecarelevoravea,toţimembriicompa-nieivorcontribuilastabilireaviziunii,misiunii,obiec-tivelor şi a strategiei companiei. Este extrem de im-portantcatoţimembriicompanieisăîmpărtăşeascăviziuneacompaniei,săcunoascăşisăîşiasumeobiec-tivele.Acesteavorfistabiliteconformcelor5principiifundamentale:

Satisfacţia clienţilor.

Valorificarea resurselor.

Protecţia mediului înconjurător.

Calitatea produselor.

Eficienţa financiară.

Atenţie!ObiectiveleCompanieitrebuiesăîndeplineascăcriteriileSMART(vezianexe).

Coordonarea activităţii şi motivarea echipeiRealizaţiuncalendaralactivităţilorceurmeazăafirea-lizate. Stabiliţi ziua pentru şedinţe împreună cu toţimembrii echipei şi cu profesorul coordonator/con-sultantulproiectului.Prezenţacoordonatoruluisauaconsultantuluilaşedinţelecompanieinuesteobliga-torie. Datoria voastră este să le transmiteţi procesulverbal al şedinţelor indiferent dacă au fost prezenţisaunulaîntâlnireasăptămânală.

De exemplu pentru Compania voastră calendarulactivităţilorpoatefi:

Conducerea şedinţelor companiei.Conduceţi şedinţele aşa cum doriţi, dar nu uitaţi căeletrebuiesăfiecâtmaiaproapedeceledintr-ocom-panieadevărată.UnadintreîndatoririlepecareleveiaveaîncalitatedePreşedintelealunuiStudentCom-pany este coordonarea activităţilor membrilor com-

www.jarom

ania.

org

- � -

panieişimediereadiscuţiilordintimpulşedinţelor.Deasemenea,preşedintele,încadruletapeioperaţionaleva supraveghea redactarea scrisorii către acţionari.Redactarea Raportului Anual va fi supravegheată încazul în care compania parcurge şi etapa Adminis-trarea Companiei şi Lichidarea. În unele companiiconcluziile evaluărilor parţiale ale activităţilor suntprezentateînRapoartelesăptămânalealeConsiliuluideAdministraţie(artrebuisaaibamodel).

DesfăşurareaşedinţelorUnmodeldeşedinţăpoatefi:prezenţa,citireaagen-dei,trecereaînrevistăaproblemelordiscutatelaulti-maîntâlnireşiaactivităţilorpropuseafirealizate,par-curgereapunctelordinagendă,analizarearealizărilor,discutareaproblemelorintervenite,găsireadesoluţii,evaluarea obiectivelor generale propuse versusrealizări, planificarea activităţilor viitoare, delegarearesponsabililorşistabilireatermenelorderealizareaactivităţilor,concluziileşedinţei, stabilireadatei,oreişiloculuidedesfăşurareaurmătoareişedinţe.

Probleme care pot interveni: probleme de comuni-care, dezbateri nerelevante pentru scopul întâlnirii,confuziilegatededelegareaatribuţiilor.

Recomandăripentruevitareaacestorprobleme• Pregăteşteagendadeşedinţeidintimp.• Concentreazădiscuţiileasuprasubiectelorpro-

puseînagendă.• Acordă cuvântului celor care doresc să-şi

exprime opiniile (nu uita că toţi membrii audrepturiegaleînexprimareaopiniilor)

• Repetădeciziileluateşiasigură-tecăaufostno-tateînprocesulverbalalîntâlnirii.

RedactareaproceselorverbalePe parcursul desfăşurării şedinţei directorul deResurse Umane sau secratara/secretarul vor sin-tetiza informaţiile importante in procesul verbalal şedinţei. Procesul va fi distribuit prin e-mail tu-turor participanţilor (inclusiv coordonatorilor siconsultanţilor).

Procesulverbalalşedinţeitrebuiesăcuprindă:princi-paleleproblemediscutate,deciziileluate,responsabi-liiînsărcinaţicuaplicareadeciziilor,termenelestabili-tepentruactivităţipropuse.

ETAPA A DOUA - redactarea planului de afaceri -

Planul de afaceriConcepeţi planul de afaceri împreună cu directoriidedepartamente.Înmaterialelesuplimentareputeţiconsulta structura unui Plan de Afaceri. Va rugămadăugaţi toate informaţiile pe care le consideraţielocvente.

După stabilirea obiectivelor, fiecare departamentpoate pregăti având o propunere de organizare aactivităţilor în departamentul respectiv: ex: Plan desalarizare,Plandeproducţie,Plandemarketing.

Acestepropunerivorfidiscutateînşedinţasăptămânalăa companie şi împreună cu vicepreşedintele depar-tamentului financiar şi a preşedintelui companieivafistabilităstructurabugetului.Formafinalăvafiprezentatăşidiscutatădeîntreagaechipă.

Planificarea activităţilor companiei.După stabilirea viziunii, misiunii, obiectivelor şi astrategieicompanie,următorulpasestedeprezentar-eaactivităţilornecesarepentruatingereaobiectivelor.NuconfundaţietapelededesfăşurareapilotuluiStu-dentCompanycuplanificareaactivităţilorpecareleveţiprezentastructuraînplanuldeafaceri.

Pentru eficientizarea resurselor companiei (resurseumane, materiale, financiare, timp) vă recomandămplanificareaactivităţilorprintr-ometodădemanage-ment (ex. Diagrama Gantt + exemplu prezentat indocumentaţiaauxiliară).

www.jarom

ania.

org

- � -

DEZVOLTAREA ABILTĂŢILOR DE COMUNICARE

Funcţia de Preşedinte-Director te va solicita denenumărateorisămediezidiferitediscuţii.Unelesevordesfăşuraîncadrulşedinţelorcudirectorii,alteleîncadrulşedinţelorcompaniei.

Mai jos sunt enumerate câteva recomandări pentrucoordonareaşedinţelor:

• Fii pregătit! Informează-te în legătură cu ceeaurmeazăsăsediscute.Notează-ţiîntrebărilelacaretrebuiesăaflirăspuns.

• Pune întrebări scurte. Foloseşte cuvinte clare:“prezintă”,“explică”,“descrie”,“compară”,“de ce”şi“cum”.

• Ascultă toate opiniile. Reformulează mesajeleneclare pentru a te asigura că sensul iniţial afost înţeles corect. Nu impune însă interlocu-torilor interpretările tale. Ajută-l să-şi exprimepropriileconcluzii.

• Verificădacaaiînţelescorectmesajultransmisprin reformularea afirmaţiei “daca am înţelesbine,doreştisă........”

• Încearcăsăatragiîndiscuţiicâtmaimulţimem-bri:“Andrei,cepărereaidesprelucrulacesta?”

• Ai grijă ca discuţia să nu fie dominată de unasaudouăpersoane.

• Susţine interlocutorii când au dreptate.Respectă toate punctele de vedere; faciliteazăînţelegerea tuturor aspectelor unei întrebărisauprobleme.

• Evită critica în public. Dacă te îndoieşti de co-rectitudineaunei informaţiicereoaltăpărere:“Probabilcăaidreptate,darcecrezidespre...”

Concentreazădiscuţiileasupraproblemelordinagen-dadelucru.Dupădezbatereauneiproblemefinalizaţidiscuţiileprinstabilireaconcluziilor

VII. RECOMANDĂRI

www.jarom

ania.

org