admintiempov4_4.pdf
TRANSCRIPT
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Nos especializamos en ensear aquellas habilidades
que deben ser transmitidas con pasin y experiencia
Habilidades Blandas
Habilidades Blandas
Son aquellas que tienen que ver con:
Liderazgo Relacionamiento Capacidad de negociacin Administracin del Tiempo Capacidad de resolver problema Manejo del Stress
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Habilidades Blandas
Estudios recientes indican que un buen
manejo de las habilidades blandas, incide
en aproximadamente un 70% del xito
de un ejecutivo.
Administracin del TiempoAdministracin del Tiempo
Rodrigo Eterovic
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O Mejor dicho:
Como administramos nuestro
comportamiento con respecto al tiempo?
Administracin del Tiempo
El tiempo es una variable que no se puede comprar,
no se puede guardar y solo se puede ocupar a una
razn de 60 segundos por minuto, 60 minutos por
hora, 24 horas por dia.
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Administracin del Tiempo
El tiempo es una variable que no se puede comprar,
no se puede guardar y solo se puede ocupar a una
razn de 60 segundos por minuto, 60 minutos por
hora, 24 horas por dia.
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Ni ms rpido ...ni ms lento !
Administracin del Tiempo
LIFE
El reloj de la vida
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Administracin Tiempo
Para Que ?Time
Porque esta Ud. Aqu hoy?
Administracin Tiempo
Para ejecutar nuestras
Metas y Actividades
En forma eficiente, sin agobio y en un
lapso de tiempo determinado
-
Es decir:
Queremos lograr una forma de Trabajar y
vivir mejor!!
Inspiration
Si Ud. lo puede soar, Ud. lo puede hacer
Walt Disney
Disneyland fue construido en 366 dias, desde que se
puso la primera piedra, hasta que se abri al pblico por
primera vez.
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Inspiration
Gast 4 horas trabajando en mi reporte: Una hora en ir al mall
para buscar tinta para la impresora, 2 horas con la mesa de ayuda,
porque tenia problemas con el computador, 30 minutos buscando
papel y 30 minutos tratando de encontrar el font perfecto.
Inspiration
Gast 4 horas trabajando en mi reporte: Una hora en ir al mall para
buscar tinta para la impresora, 2 horas con la mesa de ayuda, porque
tenia problemas con el computador, 30 minutos buscando papel y 30
minutos tratando de encontrar el font perfecto.
PSEU
DO
TRAB
AJO
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Entremos en Materia
Administracin Tiempo
Queremos administrar en forma optima nuestro tiempo porque
todos tenemos una cantidad de metas o actividades a lograr en
un determinado plazo de tiempo
Metas dadas en forma externa
Trabajo
Familia
Sociedad
Metas dadas en forma Interna
Quiero hacer
Obligaciones
STRESS
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Administracin Tiempo
Presiones Externas Entro a trabajar a las 09:00 hrs Tengo que entregar el informe a las 15:00 hrs El cliente espera la entrega del trabajo el Jueves a las 10:00 AM Tengo que ir a esta reunin de rea y despus entregar un resumen Tengo que terminar este trabajo hoy segn me pidi mi jefe. Interrupciones
Presiones Internas Qued de pasar a buscar a mi pareja a las 19:30 Qued de juntarme con mis amigos a las 20:00 hrs
El mundo de hoy
Todos van a pedir ms en menos tiempo
Jorge hace un cierto trabajo en 4 dias
Pedro hace el mismo trabajo en 2 dias
Quien es mas eficiente ?
Si esta fuera la nica variable de eleccin a quien dejaria ?
-
El mundo de hoy
La pregunta que nace entonces es :
Como hacer ms y lograrlo sin tener una sensacin
de AGOBIO, STRESS y disfrutandolo!!!! ?
Como lo hago ?
Administracin Tiempo
Planificando
Priorizando
Agendando
Conociendose
Utilizando tcnicas que aprenderemos aca.
(Ej. Time Boxing, reverse planning)
Como lo hacemos?
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Suena Fcil pero hay un pequeo detalle
Administracin Tiempo
Nadie pierde el tiempo a propsito
La prdida de tiempo es en general involuntaria
Producto de malos hbitos
Entonces estamos hablando de :
cambios de hbitos!!
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Administracin Tiempo
Nadie pierde el tiempo a propsito
La prdida de tiempo es en general involuntaria
Producto de malos hbitos
Entonces estamos hablando de cambio de hbitos!!
Cambiar nuestro comportamiento con
respecto al tiempo es : Cambiar un Hbito !
Como Cambiamos un Hbito?1.- Cambio de hbitos
Como venimos programados y como podemos cambiar
Consciente
Insconciente
Estimulo A
Queremos cambiar que la reaccin al estimulo A no sea el DVD verde, sino que el rojo
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Como Cambiamos un Hbito?
Hacer algo en forma repetitiva (al menos 21 veces),
puede volverse un hbito.
Debemos escribirlo, leerlo, actuarlo, imaginarlo,
para que nuestra mente lo deje GRABADO.
Debemos concientizar el estimulo por el cual
actuamos en forma insconciente.
Creamos un hbito bueno que sobre escriba el
hbito malo.
Ejercicio
Como definimos un Excelente Administrador del
tiempo
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Ejercicio
Brain Storming (pero con aproximacin contraria,
(opposite Thinking)
Cuales seran los hbitos de un mal administrador
de tiempo?
Como seria :
Su escritorio
Sus reuniones
Su agenda
Sabe decir que no?
Video1era Parte
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Vamos a la parte conceptualDel
Time Management
Administracin Tiempo
Para ejecutar nuestras
Metas y Actividades
En forma eficiente, sin agobio y en un
lapso de tiempo determinado
Queremos administrar bien nuestro tiempo para :
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Ciclo de las Metas (objetivos) y Logros
Ejecucin ycontrol
Finalizaciny
Premiacin
PlanificacinPriorizacin
Agendamiento
Inventario de
Actividades(ToDo List)
FormulacinDe
Objetivos oMetas
Tiempo asociado a una actividad
Administracin Tiempo
Metas (objetivos)
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Formulacin de Metas y Goles
Metas (Objetivos)
La mera formulacin de un problema es a menudo mucho ms esencial
que su solucin, que puede ser simplemente una cuestin de matemticas
o una habilidad experimental
Albert Einstein
Formulacin de Metas y Goles
Aprender a Fijarse (Formularse) metas
De acuerdo a Locke, estas deben ser SMART:
Specific
Measurable
Attainable
Relevant / Realistic
Time Bound
Dr. Edwin Locke, fue un investigador que
en 1968 escribi el artculo: Hacia un
sistema de tareas e incentivos.
Dentro de sus estudios descubri que
las metas deben ser SMART para que
sean motivantes y que el camino a llegar
a ellas es tanto o ms motivante que la
meta por si sola, sobre todo cuando se
tiene feedback constante.
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Formulacin de Metas y Goles
Deseos v/s Metas
Deseo
Quiero bajar de peso.
Meta
Voy a bajar 3 Kg. En los prximos 60 dias
Es mas motivante una meta dificil pero especfica que una meta fcil pero difusa
Formulacin de Metas y Goles
Metas (tips)
Las palabras a ocupar al escribir sus metas son muy
importantes. (Escribala de distintas formas)
Las metas deben estar escritas en un lenguaje positivo.
Pongale nmero y fechas a sus metas
Es mas motivante una meta dificil pero especfica que una meta fcil pero difusa...
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Formulacin de Metas y Goles Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos / actividades...
Quiero ser sano / fumo
Quiero vivir muchos aos / tomo mucho alcohol
Quiero ser delgado / me como la vida
Quiero tener una familia / no formalizo
Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro
Quiero llevarme bien con mis padres / les grito
Quiero un trabajo mejor / no busco
Quiero ser muy inteligente / no estudio
Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo
Quiero que mejore el pas / no pago impuestos
Quiero ser ms honesto / no pago multas
Quiero tener muchos amigos / jams los llamo
Quiero que me inviten a muchas fiestas / jams organizo una
Quiero que me quieran / tengo mal humor
Quiero que me quieran / soy agresivo
Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal
No me gusta la gente que insulta / insulto
Me quejo de los baos sucios en los bares / me voy sin apretar el botn
Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle
Formulacin de Metas y Goles
Ejercicio:
Metas y Deseos
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APRENDER A FIJARSE METAS
TIP # 1
Actividades
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Actividades
Una vez que se presentan las metas, entonces aparecen una
serie de actividades que debemos hacer para lograr esas metas.
Inicialmente presentamos actividades sin importar
priorizacin (inventario), ni requisitos, solo las enunciamos y
escribimos. (Hacemos listas)
Las Actividades se pueden clasificar en: Actividades propias Actividades a travs de terceros ( Delegacin )
Actividades
Hay que evitar lo siguiente :
1.- Sindrome del Superman ( Tratar de hacer todo uno mismo)
2.- Delegar sin especificaciones claras ni control
Ej. Listar Actividades para una comida empresarial este sbado.
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Actividades - DelegacinEl delegar consiste en formular una Actividad a un tercero que creemos puede
hacer la tarea mejor que nosotros o bien nuestro tiempo puede ser mejor
aprovechado que hacer esa actividad.
La delegacin debe ser:
Clara Con objetivos precisos Aceptada Controlada Premiada o Castigada.
Le doy el trabajo al que est mas desocupado o al que tiene ms habilidades?
Priorizar
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Priorizar
EN UNA BOTELLA DE 1 LITRO,
NO CABEN 5 LITROS !!
Que litro dejo?
El da slo tiene 24 horas.
Aprenda a decir que NO
Priorizar
Una buena planificacin tiene como resultado una priorizacin natural, sin
embargo hay casos en que existen 2 escuelas
Hacer lo mas complicado y grande al inicio
eat that frog (Bryan Tracy)
Hacer las cosas pequeas para que dejen espacio a las grandes
(Quitandose las piedras para poder caminar)
ANALIZO
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Tcnica del ABCDEpara el da a da
Actividad tipo A : Debo hacer
Actividad tipo B : Debera hacer
Actividad tipo C : Podra hacer
Actividad tipo D : Actividad que debo Delegar
Actividad tipo E : Actividad inutil
Priorizar -- En Resumen
Metas
Actividades
Actividades DelegadasLas delego en forma SMART
Actividades DesechadasPrdidas de tiempo
Actividades PropiasAgendo
Solo las A si quedaEspacio en agenda, entonces B o CAnalzo
ProcesoPlanifico
Agendo considerando:Ciclo CircadianoNivel de EsfuerzoNivel de UrgenciaOtra variable para mi relevante
(Priorizo)
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TIP # 2
APRENDER A PRIORIZAR
Planificacin
Planificar
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Planificacin
No hacer una Planificacin, es equivalente
a: Planificar para Fallar.
Planifique Cada dia, Cada Semana, Cada
Semestre y Cada Ao.
Uno siempre puede cambiar su plan,
mientras tenga uno.
Randy Pouch
Como Planificamos?
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Planificacin
1.- Reloj Interno
Ciclo Circadiano
Todos los seres humanos tenemos un reloj
interno (miles) que obedecen a un ciclo de
24 horas, llamado ciclo Circadiano
De acuerdo al ciclo Circadiano, depende
que tareas hacemos con mayor facilidad a
distintas horas del dia.
Ej. Aprox. 2 horas despus de levantarse, el cuerpo esta ms preparado para una
tarea de concentracin. 2 horas despus de almuerzo el cuerpo esta ms
preparado para una tarea manual.
Planificacin
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Planificacin
Cuando el viento sopla, Hay que navegar !!
Planificacin
Tenemos que conocer nuestro cuerpo y no luchar contra
el:
Existen personas que su ciclo circadiano hace que en las maanas sean
ms eficiente en trabajo de concentracin, de estudio, de deduccin.
(80%)
En la tarde estas personas son ms eficientes en trabajos repetitivos,
trabajos manuales, etc.
Se debe distinguir entre los early birds y los night owlsSe debe distinguir entre los early birds y los night owls
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Planificacin
Por lo tanto no es solo planificar que actividades hacemos, sino como agendamos las actividades a lo largo del dia, la semana, el mes.
Planificacin
ActividadA
ActividadD
ActividadC
ActividadB
Planificar las actividades de esta forma a lo largo del dia puede demorar 12 horas
ActividadA
ActividadD
ActividadC
ActividadB
Planificar las actividades de esta forma a lo largo del dia puede demorar 10 horas Delta T
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Planificacin
ActividadA
ActividadD
ActividadC
ActividadB
Planificar las actividades de esta forma a lo largo del dia puede demorar 12 horas
ActividadA
ActividadD
ActividadC
ActividadB
Planificar las actividades de esta forma a lo largo del dia puede demorar 10 horas Delta T
Aprovechar mejor el ciclo Circadiano !!
Ejercicio
De acuerdo a su experiencia anote que es lo que Ud. haria
mejor en la maana y que haria mejor en la tarde:
Lectura Trabajo de planificacin Reuniones Visita a cliente Una Planilla Socializar Ejercicio fsico Generar ideas nuevas Ensear Trabajo con mucha concentracin
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TIP #3
APRENDER A CONOCERSE
Conociendonos y conociendo el entorno
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Como es Usted?
Como es Usted?
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Planificacin1.- Tipo de Personalidad y Time Management
Capacidad de ver el tiempo en perspectiva
Bad Time Manager Good Time Manager
t
t
Actividad
Necesita mayor planificacin
No utilizar la mente como Storage
La mente descansa cuando le quitamos cosas de
ella.
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Planificacin
Soy Bueno y SI me gusta hacer
No soy Bueno pero SI me gusta hacer
Soy Bueno pero NO me gusta hacer
No soy Bueno y NO me gusta hacer
Pasin
Delegacin
Hobby
Evito
Natural Time Manager
Planificacin
Matriz Urgencia Importancia
Matriz de Covey
Urgente
Importancia
+
-
-
+
Operational QuadCrisisDead linesMeetings
Deception QuadInterruptionsEmailsSome meetingsSome projects
Planning QuadRecreationBeing creativeForming strategies
Escape QuadSurfing WEBWaisting timeProcastinating
Planning Quadrant for time
Cuadrante de la demandaCuadrante de la ilusin Cuadrante de la demanda
Cuadrante a evitar
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7 Hbitos
Sea Proactivo
Comience con el final en mente
Ponga primero lo primero
Piense en Ganar Ganar
Piense primero en entender y luego en ser entendido
Cultive la sinergia
Renuevese
Ahorradores de tiempo
Actitud preventiva!! (La regla de oro..!!!)
Ejemplo...Llevar el auto a una revisin peridica lleva un par de horas... Y cuesta
algunos pesos....
Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos
perder muchos das.... En trmites.... O peor... En el hospital.... O
peor.... Y tambin puede costar miles y miles de pesos...
Murphys Law !!
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Ahorradores de tiempo
Tcnica del What if...
Ej: En nuestra comida veamos los que pasa si ...
Planificacin
Procastination (Chutear la pelota)
Como Evitarla:
Fjese un plan de actividades real Realice Backward planning (reverse planning) Compromtase con terceros a actividades que le
obliguen a comenzar Haga una pequea primer parte
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Planificacin
Backward PlanningEsta es una de las formas mas importantes de planificacin. Permite de una forma lgica y ordenada darse cuenta de las actividades y el orden de estas a realizar para completar una meta determinada.
La planificacin reversa, permite plantearse las cosas desde otro punto de vista.
Se parte por el final y se van detallando los pasos anteriores para llegar a ese estado.
Ejercicios :Que debemos hacer para dar una comida el Sbado ?
ESTADISTICAS
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Estadisticas de Reuniones
Estudio conducido por la UCLA, determino que:
Un ejecutivo gasta entre el 40 al 50% de su tiempo en reuniones
50% del tiempo en estas reuniones son improductivas
En una encuesta de Mcicrosoft, se nombraron los siguientes top 3 time
wasters: reuniones ineficientes, objetivos no claros y falta de comunicacin
Un estudio del WSJ sugiri que si se siguiese una agenda detallada en las
reuniones los ejecutivos se ahorraran un 80% del tiempo que pasan en
reuniones
60% de los asistentes a una reunin hacen como que toman notas como si
estuvieran escuchando
63% de las reuniones en USA no tienen agenda
Reuniones
Estar en reuniones muchas veces es una Pseudo
Sensacin de Trabajo !!!
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Interrupciones
Una interrupcin de 6 a 9 minutos, toma 5 a 6 minutos recuperarse. En
5 interrupciones se puede ir facilmente 1 hora.
Aprenda a decir NO
Una interrupcin de 1 hora .... a valor promedio de un ejecutivo puede
costar facilmente $40.000 ( sin considerar costo oportunidad).
Si consideramos ese costo un ejecutivo, de acuerdo a estudios se
malgastan 2 horas diarias, es decir puede llegar a significar un costo
para la empresa de $880.000 al mes (considerando 22 dias hbiles)
Siempre recuerde : En el mundo laboral Time is moneySiempre recuerde : En el mundo laboral Time is money
Planificacin
Telefono:
Si va a una reunin : Apague el celular
Deje el celular con su secretaria mientras realiza un trabajo de
concentracin.
Devuelva las llamadas a una cierta hora del dia ( por lotes).
Tenga siempre papel y lapiz a mano cuando habla por telefono
Use el telefono para su bien. (buscar informacin, buscar ahorro de
tiempo.)
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PlanificacinEl Porque el email es adictivo?
Porque sigue una conducta del tipo :
Programacin de refuerzo positivo variable
La programacin de refuerzo positivo variable
es una de las programaciones mas efectivas
para un mamifero seguir una conducta.
Cada cierto tiempo alguien se acuerda
de mi.
El problema del e-Mail
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Planificacin
Cuales son los mayores distractores o Time Wasters
De acuerdo a una encuesta realizada en USA:
Telefono (1 de cada 8 llamadas de telefono se repite porque algo
se olvid) Reuniones mal planificadas Chat Redes Sociales (Facebook, Twitter, etc) E-mail Falta dePlanificiacin Procastination ( Postergar, Darse vuelta) Interrupciones de pares, visitas no planificadas Tramites, papeleo Esperas y Demoras No Saber decir que NO
Veamos Estadisticas
Planificacin
La pregunta que uno debe hacerse entonces es:
Como logro que en mi entorno en las horas que soy ms
productivo, no aparezcan los distractores mencionados.
Tcnicas fciles:
Poner el telefono en silencio Comunicar al entorno que vamos a estar concentrados y requerimos que
no seamos interrumpidos Evitar el chat y el e-mail por un tiempo Irnos a una sala o lugar que est mas aislado
Comunique a Su Entorno que va a estar OcupadoComunique a Su Entorno que va a estar Ocupado
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Planificacin
Planificar de acuerdo a :
Prioridades Ciclo circadiano Tipo de trabajo (propio o delegado) Lo Urgente y lo Importante
Tips:
Antes de ir a una reunion Llame para confirmar
Antes de hacer un tramite use el telefono !
Que tanto puedo hacer en forma remota.
P l a n i f i q u e !!
TIP # 4
APRENDER A EVITAR LOS Time Wasters
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Video Parte 2
Que pasa si uno deja de planificar
Pierde el ritmo
Comienza la ineficiencia
Ciclo de malgasto de tiempo
Sensacin de no logro
Stress
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Planificacin
No importa que Planificador utilice, pero utilice alguno.
Escriba las cosas a hacerPriorice las cosas
Planifique y priorice de acuerdo a su ciclo cirdadiano.
Evite distracciones e interrupciones
Agende TODO, no solo lo ms Obvio
Planificacin
El Diagrama GanttEl diagrama o grfico Gantt es un herramienta til en la gestin de
proyectos, creada por Henry L. Gantt en 1917. Consiste en
confeccionar un cuadro con todas las actividades o tareas, con los
respectivos tiempos previstos para su realizacin y con las fechas de
inicio y finalizacin, y se realiza una representacin grfica horizontal
del comienzo y duracin de todas las tareas del proyecto.
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PlanificacinGroup Time Management
Todos deben estar entrenados !!!!
PlanificacinDilema de la cadena de Priorizaciones en una Organizacin
Aprobar formulario x = Tarea C
Aprobar formulario x = Tarea A
Trabajo Interrelacionado
Jos Anibal
GeneradorAprobador
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PlanificacinDilema de la cadena de Priorizaciones en una Organizacin
Aprobar formulario x = Tarea C
Aprobar formulario x = Tarea A
Trabajo Interrelacionado
Jos Anibal
GeneradorAprobador
Cual Cree usted que es el efecto que se produce si no hay un procedimiento determinado
PlanificacinDilema de la cadena de Priorizaciones en una Organizacin
Aprobar formulario x = Tarea C
Aprobar formulario x = Tarea A
Trabajo Interrelacionado
Jos Anibal
GeneradorAprobador
Busca Aprobacin,Como no sabe cuando la
Recibir, estaConstantemente
preguntando
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PlanificacinDilema de la cadena de Priorizaciones en una Organizacin
Aprobar formulario x = Tarea C
Aprobar formulario x = Tarea A
Trabajo Interrelacionado
Jos Anibal
GeneradorAprobador
Como no sabe que Para Anibal es una tarea Tipo A, la hace cuandoTiene tiempos libres en
Forma aleatoria
PlanificacinDilema de la cadena de Priorizaciones en una Organizacin
Aprobar formulario x = Tarea C
Aprobar formulario x = Tarea A
Trabajo Interrelacionado
Jos Anibal
GeneradorAprobador
Se produce un efecto de refuerzo positivo variableEn que Anibal estar constantemente interrumpiendo
A Jose, hasta que este le aprueba
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PlanificacinDilema de la cadena de Priorizaciones en una Organizacin
Aprobar formulario x = Tarea C
Aprobar formulario x = Tarea A
Trabajo Interrelacionado
Jos Anibal
GeneradorAprobador
Como Salir de esto?
Anibal debe saber que Jos le aprobar los formulariosEl dia Martes a las 15:30 hrs. Ni antes ni despues.
Jos debe agendarse tiempo para hacer las aprobacionesComprendiendo que para Anibal son tareas tipo A
Emergencias tienen otro procedimiento.
Ejecucin y Control
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Ejecucin y Control
En esta fase se resalta:
Tiempo estimado para ejecutar una actividad
En que momento la hacemos (Ciclo Circadiano)
Como y cuando la tarea o actividad la vamos a dar por terminada
Prevenir los que pasa si ..., que son los inhibidores de poder
cumplir con nuestras actividades planificadas
Si las actividades son delegadas, se deben poner hitos de
cumplimiento, hitos de control, castigos y premios. (Conceptos de
KPI, Key Performance Indicators)
Tcnica del Time Boxing
O trabajar por lotes
Existe una tcnica llamada Pomodoro se basa en
lotes de 20 min. De trabajo por 5 de descanso.
Encuentre su propio ptimo.
Recientes estudios indican que es ms ineficiente
trabajar en forma multitarea que focalizarse en
solo una tarea por un instante de tiempo.
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Ejecucin y Control
Herramientas
Ejecucin y ControlDaily Activity log
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Finalizacin y Premiacin
Finalizacin y Premiacin
FinaliceChecklist final (hitos de trmino)
La mente descansa cuando da por finalizado algo
Premiese
Premie a los dems, al final y durante el camino con refuerzo positivo variable
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Video Parte 3 y 4
Herramientas
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Sera posible sin herramientas
Recordatorio
Calendarizar es el secreto para que las cosas
ocurran, Planificar es la intencin
Planificar es decidir que vamos a hacer
Calendarizar es decidir cuando lo vamos a hacer
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Nuestra Metodologia y Experiencia
Metas Anuales
Planificacion Semanal
Ejecucion diaria
La clave del exito
Metas ActividadesActividad A1Actividad A2Actividad A3
Agendar
Comience agendando las actividades repetitivas
Ej. Reunin de ventas todos lo lunes de 09:00 a 10:00 AM
Otras Tareas del da a da
Tarea 1Tarea 2
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Como debe ser su agenda
La revisas en forma diaria !!
Tareas que van quedando sueltas
Se realizan entre actividades que tengamos
agendadas.
O bien te agendas una actividad que es para todas
aquellas tareas menores que queden sueltas
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Como administrar el correo
Contestar por lotes, a intervalos regulares Ej. AM1, PM1De lo mails que se juntan, hacemos lo siguiente:
Primera pasada :
Mail de referenciaArchiva, clasifica, Borra
Mail de Accin Metodologa de las 4D
Recordemos que estamos tratando con un sistema que
es intrnsicamente ADICTIVO
Como administrar el correo
Mail de referencia
Aquel mail que no implica alguna accin por parte nuestra,
lo borramos o clasificamos mediante alguna referencia
Para ello debemos definir nuestra estructura de carpetas
y/o referencias
Mail de accin
Mail que requiere de alguna ejecucin de nuestra parte
Recordemos que estamos tratando con un sistema que
es intrnsicamente ADICTIVO
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Administracin del MailSistema 4D
Dar de baja (Delete), casi el 50%.
Relevante para mis objetivos? Debo guardar?
Lo usar en los prximos 3 meses?
Dale (Hazlo) Aprox 1/3 del mail lo procesas as.
Lo puedo hacer en 2 minutos? Si es as lo haces inmediatamente.
Delega. Si no puedes dar de baja o procesarlo en 2 minutos, lo puedes delegar?
Una vez delegado lo borras o lo mueves a un sistema de refererencia.
Difiere. Aprox. 20% del mail. Si no puedes delegarlo o darlo de baja o hacerlo en 2 minutos entonces tendrs que hacerlo tu mismo y te tomar mas tiempo
Tienes 2 alternativas, convertirlo en tarea o bien
agendar una actividad.
Cosas tiles que no se usan
Follow up (Seguimiento) hoy todos los sistemas de
correo tienen un follow up
Reglas de correo
Recordatorios en las agendas
Block de notas
Listado de Tareas
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Conclusiones
Time Management...consiste en mejorar nuestros
hbitos con respecto a como hacemos las cosas
para ser mas eficientes.
Time Management consiste en equilibrar
nuestro tiempo en trabajo, familia, nosotros
mismos
Time Management Consiste en tratar de
alcanzar nuestros sueos en el reloj de la vida.
LIFE
Su Vida depende de UD.
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Video
Bibliografa
Eat That Frog Brian Tracy
The Time Trap Alec Mackenzie
The Pomodoro Technique Francesco Cirillo
7 Habits of Highly Effective People Stephen
Covey
Get things done David Allen