Agenda

• Entidad de Servicios• Solución I4U Entidades de Servicio• Componentes de la solución• Caso éxito: Entidad Pública del Transporte de

la Región de Murcia

¿Qué es una Entidad de Servicios?

Con abundante documentación

Con participación de distintas personas y departamentos en el mismo proyecto

Con Fases/ Hitos/ Fechas que cumplir

Con seguimiento económico importante

Con necesidad de justificación (ejemplo subvenciones)

Entidades que dependen de una Comunidad Autónoma o un Organismos centrales

Entidades / Fundaciones que funcionan con subvenciones

Empresas de Servicios que funcionan en base a proyectos

Entidades sin ánimo de lucro (ONG)

Asociaciones y Federaciones empresariales

Centros Tecnológicos y Colegios Profesionales

Entidades que gestionan proyectos y servicios para clientes, asociados,

ciudadanos o empresasEjemplos

Entidad Pública del Transporte de la Región de Murcia

La EPTRM ejerce dentro del ámbito territorial de la Región de Murcia las competencias autonómicas y municipales en materia de servicios regulares de transporte de viajeros interurbanos y urbanos

Planificar los servicios de transporte de viajeros

Establecer los programas de explotación para las empresas prestadoras

Elaborar un marco tarifario común para los transportes de viajeros

Otorgamiento y modificación de concesiones de transporte regular de viajeros

Autorización de servicios de transporte temporales y de uso especial

Prestación directa de los servicios públicos e transporte de viajeros, urbanos e interurbanos

Emisión, distribución y venta de títulos o billetes coordinados con distintos operadores

¿Cómo trabajan?La EPTRM es un organismo con un gerente, 4 directores de proyecto y 3 personas en Administración/Financiero/Jurídico.

Gerente• Requiere información en tiempo real sobre la ejecución del presupuesto del ejercicio•Requiere información del estado de los proyectos y la desviaciones respecto al presupuesto

Director Proyectos• Gestiona la documentación del proyecto y la planificación con el equipo• Trabaja con proveedores dentro del proyecto, y requiere acceder a información digitalizada de

contratos, certificaciones, etc.•Realiza el seguimiento económico del proyecto en base a su presupuesto•Realiza acciones de comunicación con la confidencialidad adecuada

Jurídico• Gestiona la contratación de proveedores en proyectos• digitaliza la documentación emitida y recibida de organismos oficiales, y de proveedores•Planifica la fase de Contratación dentro de los proyectos•Redacta convenios: documentación confidencial

Administración• Introduce la información económica en el ERP

Entidad Pública del Transporte de la Región de Murcia

Convenios•Colaboración con documentos confidenciales

Proyectos•Colaboración en contexto para cada proyecto• Información económica•Documentos del archivo digital

Proveedores•Colaboración en contexto para cada proveedor• Información económica•Documentos del archivo digital

Seguimiento presupuestario• Informes por proyecto•Visión presupuestaria del ejercicio

Colaboración en base a reuniones con organismos externos•Consejo Administración•Autoridades del Transporte

Comunicación•Promoción del transporte público

I4U Entidades de Servicios

Sistema de Gestión

Intranet Portal de Servicios

Archivo Digital

Business Intelligence

Dirección y mandos intermedios

Digitalización

Asociados, ciudadanos, etc.

Administración - Financiero

Trabajo en equipo

I4U Intranet: Contexto de proyectoContexto de

colaboración del proyecto

• Consulta de proyectos

• Consulta y creación de presupuesto

• Consulta de actividades

• Acceso al sitio de colaboración• Documentación

por fases• Planificación

Contratación

Creación proyectos y presupuestos

Sitio del proyecto

I4U Intranet: Contexto de proveedor

Contexto de colaboración del

proveedor

• Consulta de proveedores

• Ficha del proveedor• Albaranes• Facturas• Vencimientos• Cobros / Pagos

Información del proveedor

Sitio del proveedor

Colaboración y confidencialidad

Colaboración

• Áreas de reuniones• Áreas

departamentales• Comunicación

I4U Archivo digital

Archivo digital

• Digitalización de documentos de entrada y de salida

• Consulta de documentos digitalizados por contextos

I4U Business Intelligence

Informes de proyecto

• Visión económica por proyectos• Ingresos

(subvenciones)• Gastos

• Desglose por concepto

• Comparativa real versus presupuesto

• Análisis desviación

Panel Directivo

Panel directivo

• Visión global de presupuesto por ejercicio

• Importe presupuestado, licitado, facturado, pagado, pendiente de ingresar

• Desglosadas de Inversión, corriente e ingresos extrapresupuestarios

Informes Contables

Informes contables

• Balance de situación• Pérdidas y Ganancias• Sumas y Saldos• Ratios• Umbral de

Rentabilidad• NOF contra Fondo de

maniobra• Tesorería

Ventajas de la Solución

• Mejora de la productividad en el trabajo en proyectos y con proveedores

• Facilita la gestión en proyectos en base a la planificación y el informe económico de Real frente a Presupuestado

• Permite una toma de decisiones estratégicas en tiempo real en base al seguimiento presupuestario del ejercicio