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AVANTI Technologies Immeuble des Lumières, 44 avenue des Terroirs de France - 75012 PARIS

Tel: 01.53.33.52.32 - Fax: 01.53.33.06.60 www.avanti-technologies.fr

Agora Event Documentation Utilisateur

Version : 16/04/2014

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Sommaire

1. Nouvel événement .............................................................................................................................. 4

2. Tableau de Bord .................................................................................................................................. 5

3. Préférences .......................................................................................................................................... 6

4. Formulaire ........................................................................................................................................... 9

1. Les champs du formulaire ........................................................................................................... 9

2. Ajouter des champs ................................................................................................................... 10

3. Options supplémentaires .......................................................................................................... 13

5. Accompagnant ................................................................................................................................... 16

6. Prestations ......................................................................................................................................... 16

1. Créer une famille ....................................................................................................................... 17

2. Créer une prestation ................................................................................................................. 18

7. Logistique .......................................................................................................................................... 21

1. Hébergement ............................................................................................................................ 21

2. Navettes .................................................................................................................................... 24

3. Transports ................................................................................................................................. 27

8. Récapitulatif ...................................................................................................................................... 29

1. Créer des catégories .................................................................................................................. 29

2. Gérer la visibilité ........................................................................................................................ 31

3. Règles de changement .............................................................................................................. 32

9. Thèmes .............................................................................................................................................. 33

10. Personnalisation .............................................................................................................................. 34

1. Page d’accueil et bas de page ................................................................................................... 34

2. Outils pratiques de l’éditeur de texte ....................................................................................... 34

3. Page personnalisées .................................................................................................................. 36

11. Modèles de mail .............................................................................................................................. 38

12. Campagne de mails ......................................................................................................................... 40

13. Invités .............................................................................................................................................. 41

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1. Import Excel ............................................................................................................................... 42

2. Mailing ....................................................................................................................................... 42

14. Modules supplémentaires ............................................................................................................... 43

1. Paiement en ligne ...................................................................................................................... 43

2. Paiement par chèque ou par virement ..................................................................................... 44

3. Documents Financier ................................................................................................................. 45

4. Billet électronique ..................................................................................................................... 46

5. Enquête de satisfaction ............................................................................................................. 46

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1. Nouvel événement

Après avoir renseigné votre adresse E-mail ainsi que votre mot de passe pour vous identifier sur la

plateforme, vous arrivez sur la page d’accueil. Vous voyez la liste de tous vos événements. Cliquez sur

« Créer un événement » afin de créer votre premier événement.

Renseignez les informations générales de votre événement dans l’ordre :

- Champ « Intitulé » : renseignez le nom de votre événement

- Champ « Descriptif » : décrivez rapidement l’événement que vous êtes en train de créer.

Cette description sera visible que pour les administrateurs.

- Champ « Début » : renseignez la date et l’heure à laquelle commencera votre événement.

- Champ « Fin » : renseignez la date et l’heure à laquelle terminera votre événement.

- Champ « Nombre de participants » : renseignez le nombre maximum d’invités à votre

événement. Une fois que ce nombre d’invités sera atteint sur la plateforme, les inscriptions

sur le site de l’événement seront fermées.

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- Champ « Date limite d’inscription » : renseignez la date et l’heure à laquelle les inscriptions

via le site de votre événement seront fermées. Un message « inscriptions fermées » apparaît

à la place du formulaire d’inscription.

- Champ « Je veux être participant » : En cochant la case, cela vous créé automatiquement un

compte invité sur la plateforme. Nous vous le recommandons pour les tests que vous

voudrez effectuer sur le site de votre événement.

- Champ « Envoyer un mail de confirmation à l’inscription » : En cochant la case, un E-mail de

confirmation sera automatiquement envoyé à chaque nouvel invité qui vient de s’inscrire sur

le site de votre événement.

2. Tableau de Bord

A chaque connexion, lorsque vous arriverez sur votre événement, vous serez redirigé sur la page de

Tableau de Bord. Celle-ci contient un récapitulatif de tout ce qu’il s’est passé sur votre site depuis

votre dernière connexion.

C’est un système de notifications sur les nouveaux inscrits, nouvelles prestations, nouveaux

transferts, nouveaux paiements, nouvelles réservations ainsi que le nombre de vos jetons restants.

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3. Préférences

Vous pouvez activer et

désactiver des fonctionnalités

afin de paramétrer votre site

en allant sur la page

« Préférences » de l’onglet

« Personnalisation ».

Dans la première partie qui

concerne l’inscription des

participants, nous vous

recommandons de laisser cocher les premières cases qui le sont par défaut car elles sont

primordiales pour l’activation de l’inscription du participant.

En activant l’historisation des actions des invités, vous aurez accès à une page « Modifications

récentes » dans l’onglet « Rapports ». Le contenu de cette page vous permettra de garder un œil sur

les différentes actions effectuées sur le site de votre événement que ce soit de nouvelles inscriptions,

modifications d’inscription ou désinscription.

En cochant la case qui active les notifications par mail, vous pourrez avoir un suivi d’encore plus près

sur ce qui se passe sur le site de votre événement. Cela ressemble à l’historisation sauf que vous

recevez un E-mail à chaque fois qu’un participant fait une action décisive sur le site de votre

événement. Si vous ne renseignez aucune adresse email dans la case correspondante, les

notifications seront envoyées à l’adresse de votre compte administrateur, votre login.

Dans la seconde partie qui concerne l’inscription du formulaire, nous vous recommandons de cocher

au minimum les cases comme ci-dessous.

Cela active l’étape des prestations sur

votre formulaire ainsi que la redirection sr

une page qui reprend toutes les

informations renseignées par le participant

afin de lui afficher un récapitulatif détaillé

de son inscription.

Pour comprendre les autres préférences il faut savoir que lorsque l’on parle de la question de

présence, celle-ci correspond à la question « Souhaitez-vous être présent à l’événement ? oui, non »

au début du formulaire.

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Les champs texte sont les champs qui ne peuvent pas être remplis par le participant et qui sont

simplement ajoutés à titre informatif. Par défaut, ils n’apparaissent pas dans le récapitulatif du

participant.

L’Alerte est une fenêtre qui s’ouvre automatiquement à l’arrivée sur le site pour avertir le participant

qu’il est connecté en tant qu’une personne et que s’il n’est pas cette personne ou qu’il veut créer

une nouvelle invitation, il doit se déconnecter. Cela permet d’éviter des écrasements d’inscription.

Dans la partie d’activation des options

vous pourrez ajouter à votre site un

trombinoscope, le partage sur

réseaux sociaux, une galerie d’image

ou même passer le site en

multilangue.

Sous ces options vous pouvez choisir l’orientation du menu

que vous voulez pour votre site web. Attention, certains

thèmes de design ne sont pas adaptés à toute orientation

de menu. Vous pourrez revenir sur cette préférence après avoir choisi le thème qui vous convient le

mieux.

Vous avez ensuite la possibilité de changer l’état de votre site web.

A l’origine le site est en construction et un visiteur possédant le

lien vers celui-ci n’en verra pas le contenu.

Vous pouvez facilement mettre votre site en ligne en cliquant sur le

bouton en face de « Site en ligne » puis sur « Enregistrer » tout en

bas de la page.

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Sous ces modules vous trouverez encore deux autres parties. La gestion du compte mail et le nom de

domaine :

Vous pouvez définir le compte mail qui sera utilisé pour envoyer tous les E-mails via la plateforme

AgoraEvent pour cet évènement.

Vous devez indiquer le nom de domaine utilisé pour accéder au site de votre événement. Si vous

n’en avez pas, veuillez laisser le champ vide. Un nom de domaine est une adresse plus courte et plus

représentative, à laquelle on retrouve votre site web (exemple : www.avanti-technologies.fr).

http://www.avanti-technologies.fr/

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4. Formulaire

Pour personnaliser le formulaire d’inscription allez sur la page « Formulaire d’inscription » dans

l’onglet « Mon événement ».

La page est divisée en deux parties, à gauche vous voyez les champs de formulaire qui sont présents

actuellement dans votre formulaire et à droite différents boutons qui vous permettent d’en ajouter

des supplémentaires et de différents types.

1. Les champs du formulaire

A droite de votre champ vous verrez deux éléments :

- Un lien « Modifier » permettant la modification du champ.

- Un lien « Supprimer » pour supprimer le champ.

En dessous de votre champ, vous trouverez l’élément suivant :

- Une case à cocher « Obligatoire » qui rend le champ obligatoire. Le participant ne pourra

pas s’enregistrer tant qu’il n’aura pas renseigné ce champ.

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2. Ajouter des champs

A droite des champs de votre formulaire, plusieurs types de champs à ajouter vous sont proposés. A

l’exception de « Champs de coordonnées », tous les autres éléments doivent être ajoutés au

formulaire en glisser-déposer. Une fenêtre de dialogue vous permettant de configurer le champ que

vous ajoutez à votre formulaire (nom, étape …) s’ouvrira. Pour plus d’informations concernant cette

fenêtre de configuration.

Fenêtre de configuration des champs :

La fenêtre de configuration a des informations spécifiques en fonction du type de champ sélectionné

(question ouverte, liste déroulante …). Cependant les informations communes à tous types de

champs sont :

- « Intitulé » : Il vous permet de donner le nom que vous souhaitez à votre champ.

- « Edition avancée » : Ce lien vous permet d’accéder à une configuration avancée de l’intitulé du

champ (Police, couleur …).

- « Placer dans l’étape » : Cette liste contiendra toutes les étapes (voir 4.3) que vous avez ajoutées

à votre formulaire. Vous pourrez sélectionner l’étape dans laquelle vous souhaitez voir votre

champ apparaître.

- « Rendre le champ obligatoire » : Cette case à cocher vous permet de rendre le champ

obligatoire lorsqu’elle est cochée, ce qui oblige l’invité à renseigner le champ et l’empêche de

passer à l’étape suivante tant que celui-ci n’est pas renseigné.

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Les différents types de champs et leurs spécificités :

- «Ajouter un champ de coordonnées » Ce bouton vous permet d’ajouter des champs déjà prêts

comme la civilité, l’adresse ou le code postal que vous pouvez sélectionner dans la liste « Lier ce

champ à ». Cette liste est spécifique aux champs de coordonnées et n’apparait pas pour les

autres types de champs. Il est important de noter que certains de ces champs « déclenchent »

des actions particulières : par exemple, pour le champ e-mail, une vérification de l’adresse est

effectuée. Il est donc recommandé de les utiliser lorsque nécessaire.

- « Ajouter du texte » : permet d’ajouter un champ texte qui vous permet d’ajouter simplement

du texte informatif sur le formulaire d’inscription. L’invité n’a rien à renseigner pour ce type de

champ.

- « Ajouter un champ libre » : permet d’ajouter un champ texte à remplir par le participant, du

même format que le nom, le prénom et l’E-mail.

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- « Ajouter une case à cocher » : permet d’ajouter un champ texte avec une case à cocher par le

participant.

- « Ajouter une liste déroulante » : Ajoute une liste déroulante qui propose plusieurs réponses au

participant qui s’inscrit. La croix permet de supprimer l’élément voulu tandis que le bouton

« Ajouter une réponse » va vous permettre d’en ajouter autant que vous le souhaitez.

- « Ajouter un bouton radio » : Ajoute question qui aura plusieurs réponses possibles mais dont

seule l’une d’elles peut être sélectionnée, le participant doit faire un choix unique.

Pour les 3 derniers types de champs présentés (case à cocher, liste déroulante, bouton radio), la

fenêtre de configuration se présente sous cette forme :

Pour ajouter différentes réponses, cliquez sur le bouton « Ajouter une réponse ». Un champ

apparaîtra sur la droite, vous permettant de renseigner l’intitulé de la réponse qui sera affichée à

l’invité.

- « Ajouter un fichier à télécharger » : Ajoute un champ qui permet au participant de vous

transmettre un fichier que vous pourrez récupérer dans sa fiche invité. Ce champ est utilisé, par

exemple, lorsqu’on veut récupérer une photocopie de pièce d’identité.

- « Ajouter un champ date » : Ajoute un champ qui propose un calendrier afin que le participant

renseigne une date.

- « Ajouter un champ heure » : Ajoute un champ qui propose des horaires afin que le participant

renseigne une heure.

- « Ajouter un nombre entier » : Ajoute un champ qui permet au participant de renseigner un

nombre entier.

- « Ajouter un nombre décimal » : Ajoute un champ qui permet au participant de renseigner un

nombre décimal avec deux chiffres après la virgule.

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3. Options supplémentaires

Formulaire par étape : Afin de bien structurer votre formulaire d’inscription, nous vous

recommandons de le passer en mode « Etape ». Pour cela, vous allez créer une étape dans laquelle

seront contenus vos champs.

Cliquez sur le bouton « Ajouter une étape » situé en haut à droite du formulaire d’inscription. Une

petite fenêtre apparaît, remplissez le champ texte par le nom que vous souhaitez donner à votre

étape puis cliquez sur le bouton « Ok » pour la créer. Si vous avez créé beaucoup de champs dans

votre formulaire et que vous voulez les diviser par thème ou catégorie, vous pouvez créer autant

d’étapes que vous voulez pour bien structurer ces informations.

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Dans l’exemple ci-dessus nous avons séparé les informations générales des informations portant sur

d’autres informations que les participants pourront renseigner. Pour déplacer un champ dans une

autre étape, sélectionnez le champ désiré et effectuez l’action de « glisser-déposer » ou cliquez sur

« Modifier » puis changez son étape dans la liste déroulante prévue à cet effet.

Texte d’invitation : Plus bas dans la page, vous pouvez modifier la phrase du formulaire « Souhaitez-

vous être présent à l’événement ? ». Renseignez la question que vous voulez voir apparaitre sur le

formulaire dans le champ puis cliquer sur « Enregistrer le texte d’invitation».

Options avancées : En dessous du texte d’invitation, vous pouvez accéder aux options avancées en

cliquant sur le bouton orange. Celui-ci vous ouvre une fenêtre vous proposant plusieurs onglets pour

plusieurs options.

Ajouter des interactions : vous propose de faire communiquer des champs du formulaire entre eux.

Vous allez pouvoir rendre un champ visible ou obligatoire lorsqu’un autre champ est renseigné.

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Récapitulatif : vous permet d’avoir un résumé des différentes interactions que vous avez

paramétrées.

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5. Accompagnant

Vous pouvez ajouter une étape « Accompagnants » au formulaire en cliquant sur l’onglet

correspondant en haut de la page, à droite de « Formulaire ».

Cochez les informations que vous voulez récupérer des accompagnants et renseignez le nombre

maximum d’accompagnants par invité. Selon ce nombre, le participant pourra remplir un à plusieurs

sous-formulaires reprenant les informations que vous avez coché sur cette page.

6. Prestations

Cliquez sur l’onglet « Prestations » pour ajouter cette étape au formulaire. Vous arrivez sur une liste

qui est à l’origine vierge mais qui reprendra l’arborescence des services que vous proposez lors de

votre événement.

Pour créer cette étape, vous devez distinguer deux notions :

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- Prestation : Les prestations sont les activités ou sous-événements auxquels les participants

pourront s’inscrire ou non via une case à cocher.

- Famille : Les familles sont un gros titre qui va englober ces prestations. C’est un ensemble de

prestations.

Dans cet exemple nous proposons des conférences auxquelles le participant va choisir s’il participe

ou non, ce sont des prestations et celles-ci sont contenues dans une famille qui représente la journée

au cours de laquelle ces conférences seront disponibles.

1. Créer une famille

Pour créer une famille de prestation, cliquez sur le bouton en haut tout à droite « Nouvelle famille ».

Vous êtes redirigé sur une page où vous allez renseigner les informations propres à cette famille.

- Intitulé : Le premier intitulé à renseigner n’apparaît pas sur votre formulaire d’inscription, sur le

site web. Il est visible uniquement sur la partie administrative et les factures.

- Titre : Le second intitulé est celui qui sera visible des visiteurs du site. En cliquant dans la zone de

texte, une barre d’outils apparaît afin de vous permettre de choisir la mise en forme qui vous

convient.

- Date début : Il s’agit de la date et l’heure de début de la famille que vous êtes en train de créer.

- Date fin : Il s’agit de la date et l’heure à laquelle la famille est terminée.

- Visible sur le formulaire : Vous pouvez choisir de cacher une famille que vous ne voulez plus

afficher sur le formulaire.

- Description détaillée : Un éditeur de texte complet est à votre disposition pour mettre en page

une description sur la famille proposée.

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2. Créer une prestation

Pour créer une prestation, cliquez sur le bouton « Nouvelle prestation » juste à gauche du bouton

pour créer une famille. Il y a quatre sous-onglets, « Informations », « Avancé », « Financier » et

« Inscrits ».

Dans le premier onglet,

vous allez renseignez les

mêmes types

d’informations que pour

la famille de prestation.

On retrouve l’intitulé, le

titre, la visibilité sur le

formulaire ainsi qu’une

description détaillée.

Il y a certains champs en

plus à remplir pour

paramétrer votre

prestation.

- Invité autorisé : Vous pouvez choisir dans la liste déroulante si cette prestation n’est proposée

qu’aux invités, qu’à leurs accompagnants ou aux deux entités.

- Places disponibles : Le nombre de place disponible pour une prestation n’est pas forcément le

même que pour l’événement en générale.

- Prestation liée : Vous pouvez lier des prestations entre elles. C’est généralement utiliser lorsque

plusieurs conférences ont lieu en même temps et qu’on sait que l’invité ne peut pas s’inscrire aux

deux. Lorsqu’il s’inscrira à l’une, cela décochera la prestation liée afin d’être sûre de ne pas avoir

d’incohérence dans les inscriptions aux prestations.

- Catégorie : C’est la famille à laquelle la prestation va appartenir.

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Dans le deuxième onglet, vous avez la possibilité de gérer votre prestation en tant que forfait.

Vous devez ajouter les sous-éléments du forfait via la première grille. Une fois que des participants se

seront inscrits, vous pourrez les retrouver dans la deuxième grille après avoir sélectionné un des

éléments de la première grille.

Passons à l’onglet suivant, « Avancé ».

On retrouve les champs dates correspondant à la prestation ainsi que quatre autres champs :

- Places restantes : champ informatif du nombre de places encore disponibles pour cette

prestation.

- Nbres Inscrits : champ informatif du nombre de personnes inscrites à cette prestation.

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- Affichage du nombre de places : vous permet de modifier la phrase « Places restantes » qui est

affichée dans le formulaire d’inscription.

- Texte à afficher en cas de gratuité : Lorsqu’un événement contient des prestations payantes et

d’autres gratuites, ce champ vous permet de choisir le texte qui informe que la prestation n’est

pas payante.

Si vous gérez des catégories d’invité, en bas de la page, vous verrez une liste vous permettant de

gérer la visibilité de cette prestation selon une catégorie d’invité.

Dans l’onglet « Financier » vous pourrez gérer le tarif de la prestation.

Pour finir, l’onglet « Inscrits » met à votre disposition des grilles contenant séparément les invités qui

se sont inscrits à cette prestation de ceux qui n’y sont pas inscrits. Vous avez la possibilité d’inscrire

et désinscrire vous-même des invités, d’envoyer un mail pour relancer des invités susceptibles d’être

intéressés par la prestation ainsi que d’exporter les grilles en fichier Excel.

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7. Logistique

Nous en revenons au formulaire, dans la partie logistique.

Elle regroupe tout ce qui concerne l’hébergement ainsi que les navettes à organiser pour transporter

les invités jusqu’à leur hôtel et à l’événement puis un module de transport afin de récupérer les

informations sur les transports choisis par les invités (train, avion…). Pour chaque partie un texte

descriptif des fonctionnalités offertes est disponible avec juste en dessous une case à cocher qui

permet d’activer l’hébergement ou les navettes.

1. Hébergement

Nous activons l’hébergement et cliquons sur le bouton pour renseigner et organiser les

hébergements qui seront disponibles pour les invités une fois sur place.

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On retrouve 5 sous-onglets. Le premier est un planning qui résume les chambres disponibles par

hébergement avec le nombre de place qu’il reste pour chaque type de chambre.

Nous passons à l’étape suivante qui est de créer des types de chambres, comme par exemple des

chambres « simples » et des chambres « doubles ». Pour cela, cliquez sur « Nouvel élément » juste

en dessous de la liste des types de chambres. Une fenêtre s’ouvre vous demandant de renseigner

l’intitulé du type de chambre ainsi que le nombre de personnes qu’il peut contenir.

Vous allez maintenant créer les hôtels disponibles en cliquant sur « Nouvel élément » juste en

dessous de la liste de vos hôtels. Une fenêtre s’ouvre vous demandant de renseigner l’intitulé de

l’hôtel, la taxe de séjour, s’il est visible sur le formulaire d’inscription pour que les invités puissent

réserver d’eux même ainsi que des cases à cocher pour sélectionner les types de chambres

disponibles dans cet hôtel.

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Une fois l’hôtel créé, vous pouvez le sélectionner dans la grille et faire apparaître un éditeur de texte

qui vous permet de mettre en page une description afin de présenter l’hébergement à l’invité.

Sous cet éditeur, vous trouverez une liste de visibilité qui permet de sélectionner les catégories

d’invités pour lesquelles l’hôtel est visible ou non.

Dans l’étape suivante, vous allez pouvoir ajouter des nuitées à vos hôtels.

Vous renseignez la date ou l’intervalle à laquelle les nuitées en cours de création seront disponibles

puis remplissez les autres champs :

- Choisissez un hébergement : sélectionnez dans la liste l’hôtel auquel vous voulez attribuer ces

nuitées.

- Ajouter un type : sélectionnez le type de chambre de ces nuitées.

- Places disponibles : c’est le nombre de chambres de ce types qui sont disponibles pour chaque

nuitée crée.

- Prix HT et TVA : Si ce sont les invités qui payent leur hébergement, vous avez la possibilité de

donner un prix à ces nuitées.

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Pour finir vous pouvez préciser quelques configurations concernant l’affichage de l’hébergement

dans le formulaire d’inscription, sur le site web. A côté de chaque configuration, vous retrouvez un

descriptif exact de ce en quoi il consiste ainsi qu’une case à cocher pour

l’activer ou désactiver. Vous pouvez notamment décider de masquer le

prix des chambres ou de masquer le nombre de places restantes.

Afin d’avoir un suivi sur les réservations des participants, vous avez accès à

une Rooming listes via le bouton juste au-dessus de la configuration des hôtels.

2. Navettes

En retournant dans l’onglet « Logistique » sur le formulaire, vous allez cocher la case pour activer les

transferts par navette puis cliquer sur le bouton afin de configurer les navettes de l’événement.

Vous retrouvez 4 sous-onglets, « Configuration », « Lieux », « Navettes » et « Demandes ».

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Dans l’onglet « Configuration », vous pouvez définir les dates, heures et intervalles auxquelles les

navettes passeront, que ce soit pour l’arrivée ou le départ de l’événement. Si il n’y aura qu’une ou

deux navettes de disponibles et à peu d’horaires, vous pouvez passer cette étape et fixer ces horaires

directement dans l’onglet « Navettes ».

Sous ces configurations, deux éditeurs de texte sont à votre disposition si vous voulez ajouter du

texte informatif dans le formulaire d’inscription afin d’apporter des détails au participant en train de

s’inscrire. Il y a un champ texte pour l’arrivée à l’événement et un champ texte pour le départ de

l’événement.

Dans l’onglet « Lieux », vous devez créer les lieux d’arrivée et de départ de la navette.

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En cliquant sur le bouton en haut à droite, vous pouvez créer rapidement des lieux pour chaque

hôtel. Ce seront automatiquement des lieux d’arrivée à l’événement et d’arrivée de la navette.

Les lieux de départ de la navette seront des Aéroports, Gares et autres sites de ce type. Pour ceux-ci,

vous devrez les créer à la main tout comme le lieu même de votre événement.

Pour créer un lieu, cliquez sur « Nouvel élément » tout

en bas de la liste de vos lieux.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous allez renseigner le

nom du lieu ainsi que deux autres informations très

importantes :

- Vous devez choisir s’il s’agit d’un lieu d’arrivée à l’événement ou de départ de l’événement

- Vous devez choisir s’il s’agit d’un lieu de départ de la navette ou d’arrivée de la navette

Dans l’onglet « Navettes », vous devez créer la ou les navettes et les lier à des lieux.

- Vous choisissez si la navette est une navette d’arrivée ou de départ de l’événement

- De quel lieu est-ce qu’elle part

- A quel lieu arrive-t-elle

- Vous pouvez préciser une date une heure si cette navette n’est disponible qu’à peu d’horaires. Si

vous voulez gérer une tranche horaire dans laquelle une navette est disponible à certaines

intervalles, laisser le dernier champ optionnel à vide (Pour paramétrer les intervalles des

navettes, retournez dans l’onglet « Configuration »).

Dans l’onglet « Demandes », vous avez accès à une liste de l’ensemble des demandes de transfert de

vos invités. Vous pouvez les exporter en fichier Excel via le bouton juste en bas de page.

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3. Transports

Dans le module de Transports, cochez la case si vous voulez que cela s’ajoute sous forme d’étape

supplémentaire dans le formulaire de vos invités.

Déplacez-vous, dans les onglets, toujours de gauche à droite pour naviguer et configurer vos

transports. Créez d’abord vos lieux en ajoutant un nouvel élément.

Dans l’onglet « Transports », ajoutez un transport se rendant d’un lieu de provenance à une

plateforme d’accès.

Dans l’onglet « Configuration », vous aurez accès à plusieurs paramétrages de l’étape des transports.

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Puis dans l’onglet « Demandes », vous pourrez télécharger en format excel, la liste des invités ayant

pris un transport.

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8. Récapitulatif

En retournant sur la page de configuration du formulaire d’inscription, il nous reste un onglet à

parcourir, « Récapitulatif ». Il s’agit de la page sur laquelle l’invité est redirigé sur le site web de

l’événement, une fois qu’il a fini de remplir son formulaire d’inscription.

Sur la page de récapitulatif du site web, sont automatiquement rappelés les champs qu’il a

renseignés dans le formulaire ainsi que les prestations, hébergement et navettes qu’il a réservés. S’il

remarque une erreur, il peut directement se désinscrire sur cette page.

De votre plateforme administrative, dans l’onglet « Récapitulatif », vous allez avoir un éditeur de

texte qui vous propose de mettre en forme le texte que vous voulez faire apparaitre en supplément

sur la page de récapitulatif du site de l’événement pour personnaliser ou simplement donner des

informations supplémentaires sur l’événement.

En cochant la case au-dessus, vous pouvez activer le verrouillage automatique qui consiste à bloquer

le formulaire d’inscription du participant une fois qu’il l’a validé. Cela l’empêche de modifier ses

informations après inscription.

Une fois cette case cochée, un éditeur de texte apparaît en bas de la page afin de vous permettre de

personnaliser le texte qui s’affichera à la place du formulaire d’inscription. Catégories

1. Créer des catégories

Vous pouvez créer des catégories d’invité afin d’adapter des champs du formulaire d’inscription ainsi

que la visibilité des prestations ou des hébergements à celles-ci.

Pour cela, vous devez d’abord activer ce module en cochant la case correspondante en bas de la

page du « formulaire d’inscription ».

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Allez ensuite sur la page « Catégories d’invités » dans l’onglet « Mon événement ».

Le premier sous-onglet concerne la

création des catégories et la gestion

de la visibilité des champs du

formulaire par rapport à elles.

Cliquez sur « Nouvel élément » en

bas de la grille des catégories pour

en créer une nouvelle.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, renseignez les différents champs correspondant :

- Intitulé : Nom de la catégorie d’invité

- Code couleur : Choisissez votre couleur et cliquez sur « Choisir » juste à droite de celle-ci. Si vous

utilisez le système de billetterie, cela peut être intéressant de donner un code couleur à vos

différentes catégories ce qui les différenciera une fois le billet imprimé.

- Description : Détail précisément en quoi consiste la catégorie et quels sont ses privilèges. Ce

texte sera visible sur le formulaire d’inscription par les invités seulement si vous avez activé la

fonctionnalité qui leur permet de choisir eux même leur catégorie.

- Droits d’entrée : Chaque catégorie peut avoir un droit d’entrée différent

- Cochez la case « Par défaut » s’il s’agit de la catégorie qui sera attribué par défaut à un invité qui

s’inscrit. Cela est utile que si vous avez désactivé la fonctionnalité qui leur permet de choisir eux

même leur catégorie

- Visible sur le formulaire : Vous pouvez proposer aux invités de choisir certaines catégories qui

leur seront visible sur le formulaire cochant cette case ou choisir d’en attribuer vous-même en

décochant cette case.

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2. Gérer la visibilité

1. Champs du formulaire

Une fois que vous avez créé toutes les catégories, vous pouvez choisir quels champs ne seront pas

visibles pour chacune d’entre elle. Sélectionnez, dans la grille, la catégorie dont vous voulez modifier

la visibilité des champs.

Sous la grille vous verrez apparaître la liste des champs de votre formulaire avec une icône indiquant

si celui-ci est visible ou nom pour la catégorie sélectionnez. Il vous suffit de cliquer pour changer

l’état de visibilité d’un champ.

2. Hôtels

Si vous avez des hébergements disponibles que pour certaines catégories, retournez sur la page

« Hébergement » dans l’onglet « Mon événement ». Une fois dans le sous-onglet « Hôtels »,

sélectionnez un hôtel qui n’est pas disponible pour tous.

Cela fait apparaître sa description et en dessous de l’éditeur de texte vous retrouvez une liste de

visibilité qui vous permet de sélectionner les catégories qui verront cet hôtel ou non.

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3. Prestations

Vous pouvez également gérer la visibilité de vos prestations en allant sur la page du « Formulaire

d’inscription » puis dans la catégorie « Prestations ». Cliquez sur « Modifier » sur l’une des

prestations dont vous voulez gérer la visibilité puis allez dans le sous-onglet « Avancé ».

En bas de cette page, vous retrouverez la liste de gestion des visibilités.

4. Pages supplémentaires

Vous avez la possibilité de créer des pages sur votre site et de les définir comme visible que pour

certaines catégories d’invités. Allez dans la page « Pages supplémentaires » de l’onglet

« Personnalisation ».

Lorsque vous entrez en création ou modification d’une page, vous retrouvez, sous l’éditeur, une liste

de visibilité comme celles vues précédemment.

3. Règles de changement

Vous pouvez gérer automatiquement les changements de catégories des invités lorsqu’ils font

certaines actions. Il s’agit d’une fonctionnalité très intéressante lorsque vous avez vraiment

beaucoup d’invités et que vous voulez que suite à une action précise la catégorie d’un invité change.

Pour cela allez dans le sous-onglet « Règles de changement ».

Sur cette page vous retrouvez un tableau contenant l’ensemble des règles de changement que vous

avez établi. Ces règles de changements sont automatiquement appliquées lorsque l’invité s’inscrit

sur le site. Vous pouvez modifier une règle à tout moment, même en plein milieu de la période

d’inscription des invités puis cliquer sur le bouton sous la grille, « Appliquer aux inscrits ».

Pour créer une règle de changement, cliquez sur « Nouvel élément » en bas de la grille et remplissez

les champs dans la fenêtre qui s’ouvre :

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- Etape 1 : sélectionnez le type d’action qui provoquera le changement de catégorie

- Etape 2 : sélectionnez la catégorie qui sera modifiée lors de l’action

- Etape 3 : spécifiez l’action précise du changement

- Etape 4 : sélectionnez la catégorie cible du changement

- Etape 5 : Choisissez un ordre de priorité sachant que plus le nombre est petit plus il est

prioritaire. Lorsque vous avez beaucoup de règles de changements qui peuvent se croiser, il est

important de spécifier des règles prioritaires qui prendront le dessus.

Une fois créée, vous retrouvez votre règle dans la grille sous forme d’une phrase complète qui décrit

la règle de changement ainsi que son état de priorité.

9. Thèmes

Plusieurs thèmes de design pour le site de votre événement sont à

votre disposition sur la page « Thème du site », onglet accessible

directement dans le menu.

Vous retrouvez un aperçu du thème sélectionné puis des boutons pour

chaque thème que vous voulez visualiser et tester.

Cliquez sur le bouton « Valider » tout en bas de la page pour garder le

thème choisi. Vous pouvez alors vous rendre sur le site de votre

événement pour voir directement le rendu de votre choix.

Vous avez également la possibilité de changer de thème directement sur le site de votre événement

en utilisant la liste déroulante dans la barre d’administration

tout en haut de la page. Si vous ne voyez pas cette barre,

c’est que vous utilisez un navigateur internet de version trop

ancienne.

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10. Personnalisation

Pour personnaliser encore plus le site de votre événement et son contenu, vous pouvez mettre en

page la page d’accueil, le bas de page ainsi qu’ajouter des pages personnalisées.

1. Page d’accueil et bas de page

Allez sur la page « Page d’accueil » dans l’onglet « Personnalisation ». Vous retrouvez sur la page

deux éditeurs de texte.

- Contenu de la page d’accueil : C’est la page principal de votre site, vous pouvez présenter votre

événement en utilisant les outils de l’éditeur de texte afin de coordonnée le tout avec le thème

de design choisi pour le site.

- Contenu du bas de page : C’est un texte qui apparaît en bas des pages du site de l’événement. Il

est visible peu importe la page sur laquelle vous êtes. Il est en général utilisé pour mettre des

informations de contact.

2. Outils pratiques de l’éditeur de texte

Nous l’avons utilisé tout au long de la création de l’événement et il est important d’en connaître les

outils principaux. Nous avons vu le « Gabarit HTML » dans les modèles de mail, qui peut être utilisé

pour les contenus de page du site de l’événement. Voici d’autres outils importants :

Outils classiques :

- Insérer une image : En cliquant dessus, vous ouvrez une fenêtre dans laquelle vous devez

cliquer sur « télécharger » pour charger les images de votre poste vers le serveur de votre

événement. Une fois mises sur le serveur vous pouvez les insérer via le bouton en bas à droite.

- Insérer un document en téléchargement : En cliquant dessus une fenêtre s’ouvre, comme

celle de gestion d’image vue juste avant. Vous allez télécharger les documents que vous voulez

mettre à disposition de vos invités puis l’insérer dans le contenu du mail. Cela créé un lien. Si

vous voulez modifier le nom du lien, faites un clic-droit dessus puis « Ajuster les propriétés du

lien » et modifiez le contenu du champ « Texte du lien ».

- Insérer un lien hypertexte : En cliquant dessus la fenêtre de gestionnaire de liens s’ouvre.

Collez l’adresse URL de la page sur laquelle vous voulez rediriger l’utilisateur dans le premier

champ. Dans le champ « Texte du lien », tapez le texte qui apparaîtra dans le modèle de mail et

sur lequel l’utilisateur cliquera.

- Insérer une vidéo : Ouvre une fenêtre dans laquelle vous devez coller l’adresse de la vidéo

puis cliquez sur « save ».

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- Créer un tableau : Choisissez le nombre de colonne et de lignes puis cliquez pour insérer le

tableau.

- Travailler en plein écran : Cliquez sur ce bouton ou sur la touche « F11 » de votre clavier

pour passer l’éditeur en plein écran.

- Insérer un bouton d’impression : en version anglaise ou française afin de permettre à un visiteur

du site de cliquer directement sur ce bouton pour imprimer la page (son

récapitulatif par exemple).

Outil Google Maps :

A partir du bouton disponible dans tous les éditeurs de texte de la plateforme, vous pourrez

insérer sur la page que vous voulez, le lieu de votre événement directement sous forme de Google

Map.

Avant de pouvoir insérer la map dans votre éditeur de texte, vous devez renseigner le lieu de votre

événement. Allez dans l’onglet « Mon événement » puis sur la page « Modifier ». Allez ensuite dans

le sous onglet « Lieu » et tapez l’adresse de votre événement dans la case.

Quant aux autres fonctionnalités sont basiques et concernent l’alignement du texte, la police

d’écriture, la taille, mettre en gras, italique et autres.

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3. Page personnalisées

Pour créer vos propres onglets et pages sur le site web, allez sur la page « Pages supplémentaires »

dans l’onglet « Personnalisation ». Vous retrouvez sur la page, deux onglets, un pour les pages

personnalisées et un pour les onglets redirigeant vers une page.

Le contenu texte est contenu dans les pages personnalisées, les onglets sont simplement les titres

qui apparaissent dans le menu du site et qui redirigent vers le contenu d’une page lorsqu’on clique

dessus.

Cliquez sur la croix verte du premier tableau pour créer votre page personnalisée, par exemple

« Accès », éditez son contenu, puis cliquez sur la coche verte pour valider.

Pour créer l’onglet du menu, allez dans « Onglets », faites un clic droit sur l’une des branches de

l’arborescence de vos onglets puis « Ajouter un onglet ».

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Cliquez sur « Nouvel Onglet » afin de bien recharger le panel de droite qui va vous donner accès aux

informations de l’onglet en cours de création.

N’oubliez pas de bien passer l’état à « Actif » afin d’être certain que l’onglet sera visible par vos

invités. Sélectionnez dans la liste déroulante la page personnalisée vers laquelle le bouton onglet

redirigera puis cliquez sur « enregistrer » en bas de la page.

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11. Modèles de mail

Vous pouvez créer des modèles de mail pour vos mailings sur la page « Modèles de mail » dans

l’onglet « Communication ».

Comme sur la page de la boîte mail, les modèles de mails disponibles sur cette page sont par défauts

ceux de l’événement que vous êtes en train de modifier. Vous pouvez changer l’événement dans la

liste déroulante tout en haut de la page.

Vous retrouvez juste en dessous, la liste de vos modèles de mail. Sélectionnez celui que vous voulez

travailler ou sur la croix verte « (Nouveau) » si vous voulez en créer un.

- Libellé : il n’est visible que par les administrateurs dans la liste de modèles

- Objet : c’est le sujet du mail qui sera visible par les invités qui le reçoivent

- Type de mail : vous pouvez créer un type « Confirmation d’inscription » qui sera le modèle

envoyé automatiquement à chaque invité qui s’inscrit sur le site ou « Mail classique » si c’est un

modèle dont vous allez gérer l’envoi vous-même

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Concernant le corps du mail, vous pouvez ajouter des champs de fusion. Ce sont des champs qui

seront automatiquement remplacés par les données correspondantes lors de l’envoi. Pour cela,

utilisez les listes déroulantes justes au-dessus de l’éditeur de texte.

La liste « Ajouter un champ » va vous permettre d’intégrer la donnée de l’invité concernant ses

champs de coordonnées ainsi que le moindre champ de formulaire que vous ayez créé vous-même.

Par exemple, cela insère un texte « [NOM] » à l’emplacement de votre curseur dans l’éditeur.

La seconde liste déroulante « Ajout de prestations », à droite de la liste de champs du formulaire,

permet d’insérer la liste des prestations auxquelles l’invité est inscrit ou non ainsi que la réponse

entre « oui » et « non » à son inscription à une prestation spécifique.

La dernière liste « Ajouter un lien vers », permet d’ajouter des liens déjà préparés dans votre

modèle de mail. Ces liens ne sont pas ordinaires puisque non seulement ils redirigeront l’invité sur la

page du site qui correspond mais cela récupérera également ses données pour le connecter

automatiquement. Si la redirection est sur le formulaire d’inscription, celui-ci sera pré-rempli avec les

données de l’invité.

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12. Campagne de mails

Dans l’onglet « Communication » et sur la page « Campagne de mails », la plateforme met à votre

disposition des outils de suivis sur vos envois de mails. Vous y trouverez des statistiques, le suivi des

liens cliqués, les emails signalés en spam ainsi que leurs états de réception.

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13. Invités

Lorsque les participants s’inscrivent sur le site de l’événement, ils sont enregistrés dans la base de la

plateforme. Vous pouvez retrouver l’intégralité des invités sur la page « Invités » de l’onglet « Mon

événement ».

Cette page vous donne accès à toutes les informations de vos invités, que ce soit via leur fiche

personnelle ou directement via la grille. Pour ouvrir une fiche d’invité, cliquez sur l’icône dans la

deuxième colonne de la grille :

Vous pouvez choisir quelles informations afficher dans la grille via les deux listes en bas de la page.

Dans la liste de gauche, vous avez toutes informations que vous pouvez afficher dans la grille. Dans la

liste de droite, vous retrouvez les champs que vous avez choisi d’afficher dans la grille. Le premier

champ de la liste de droite est celui va rester fixe dans la grille d’invités.

En effet, lorsque trop de champs sont disponibles dans la grille, vous devez alors utiliser un ascenseur

pour vous déplacer de gauche à droite et les visualiser. Vous remarquez que le premier champ reste

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fixe et ne disparaît pas lorsque vous utilisez l’ascenseur. Vous pouvez ainsi aller voir la dernière

colonne d’information de l’invité, tout en gardant un œil sur son nom.

1. Import Excel

Si vous voulez importer des invités, cliquez sur le bouton « Importer », au-dessus de la grille.

Vous devez tout d’abord avoir un fichier Excel contenant les informations de vos invités à importer

mais étant également « propre ». Il ne doit pas y avoir de macro, seul du contenu texte dans les

cases. L’import ne prend en compte que le premier onglet d’Excel.

Vous retrouvez la liste de tous les champs de votre formulaire excel avec une liste déroulante qui

permet de définir si vous voulez ignorer la colonne ou l’assigner à un champ de la plateforme à partir

de la seconde liste déroulante (tout à droite).

2. Mailing

Pour envoyer vos mailings en utilisant les modèles que vous avez créés précédemment,

vous devez passer par la liste de vos invités. Faites un filtre sur les destinataires que vous

voulez puis cliquez sur le bouton « Mail » juste au-dessus de la grille.

Choisissez le modèle de mail que vous voulez

utiliser dans la liste tout en haut de la page. Il y a

un aperçu de son contenu juste en dessous.

Vérifiez que le nombre de destinataires affiché

est bien le même que vous aviez obtenu suite à

votre filtre dans la grille d’invité puis valider

l’envoi du mailing. Vous pouvez retrouver les

mails envoyés sur la page « Boîte mail » de l’onglet « Communication ».

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14. Modules supplémentaires

Notez que pour paramétrer vos modules, vous devez les activer en cochant les préférences

correspondantes, dans l’onglet « personnalisation ».

1. Paiement en ligne

Pour paramétrer le paiement en ligne pour votre site, allez dans l’onglet « Personnalisation » puis sur

la page « Paiement Online ».

La liste déroulante présente en bas de chaque onglet vous permet d’activer le paiement. C’est-à-dire

que vous pouvez paramétrer le paiement sans qu’il soit activé pour autant puis le rendre disponible

au dernier moment.

Dans l’onglet « Votre compte », remplissez la première partie d’information générales. Le plus

important est la dernière partie qui correspond aux informations propres au compte Paybox.

Les informations à renseignées vous ont été communiquées par email par Paybox.

L’onglet « CGV » met à votre disposition à éditeur de texte pour renseigner ce que vous voulez

afficher comme conditions générales de ventes. En générale, nous conseillons d’insérer un lien vers

un document .pdf.

Pour finir, dans l’onglet de « Personnalisation de votre facture », vous avez la possibilité de

télécharger votre logo ainsi que de renseigner des informations supplémentaires dans un éditeur de

texte correspondant au pied de page de vos factures.

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2. Paiement par chèque ou par virement

Si vous voulez gérer en plus du paiement par carte bancaire, le paiement par chèque ou virement,

allez dans l’onglet « Personnalisation » puis sur la page « Règlement par chèque » et cochez la case

« Activer le règlement par chèque ».

Donnez un nom à la page et mettez sous forme de fichier, d’image ou autre les informations

nécessaires pour que votre invité puisse effectuer son règlement. Voilà comment l’invité visualisera

l’étape de paiement sur votre site :

En cochant « J’ai lu et j’accepte les conditions générales de vente* », l’invité verra le lien de

téléchargement des détails de ses frais d’inscriptions ainsi que le bouton « payer par chèque

/virement ».

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L’invité va cliquer sur le bouton de paiement par chèque et aura alors accès aux informations (RIB,

ordre…) pour envoyer son règlement. Il doit ensuite cliquer sur le bouton juste en dessous afin de

certifier qu’il a envoyé son chèque ou effectué son virement.

Ce bouton fait alors passer sa facture de l’état « en cours » à « envoyé » et c’est à vous de passer la

facture à « retourné / réglé » une fois que vous aurez bien reçu le règlement.

3. Documents Financier

Pour avoir un suivi sur l’ensemble des factures de vos invités, allez dans l’onglet « Mon événement »

puis sur la page « Financier ». Vous aurez alors accès à une grille contenant toutes les factures

générées suite aux inscriptions.

Vous avez également la possibilité de voir toutes les factures d’un invité en passant par sa fiche dans

la grille d’invité sur la page « mon événement », « invités ».

Pour solder une facture, cliquez dessus pour ouvrir ses détails et cliquez sur le panel orange « solder

la facture ». Renseignez les informations sur le paiement puis cliquez sur « solder la facture ». Celle-ci

passe alors à l’état « Retourné/réglé ».

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4. Billet électronique

Tout ce qui concerne la partie Billet électronique se trouve dans l’onglet « mon

événement », sur la page « Billetterie ».

Il y a une représentation d’une feuille A4 divisée en 4 parties qui seront à plier

une fois imprimée. Vous avez la possibilité de charger les images que vous voulez

voir apparaître sur votre Ebillet.

Les deux images du bas devront subir une symétrie verticale afin d’être dans le

bon sens une fois imprimées.

5. Enquête de satisfaction

Une fois votre événement terminé, vous pouvez passer le site en état « Enquête de satisfaction » et

créer un questionnaire. Cela va remplacer l’onglet « Inscription » sur le site de l’événement par un

onglet « Enquête » contenant le questionnaire auquel les participants pourront répondre.

Pour créer votre questionnaire, allez sur la page « Enquête de satisfaction » dans l’onglet « Mon

événement ».

Vous avez la possibilité de commencer votre questionnaire à partir d’un modèle déjà préparé en le

choisissant dans la liste déroulante et puis en cliquant sur « OK ».

Le formulaire apparaît alors en dessous des boutons. Vous pouvez modifier ou supprimer une

question du formulaire en cliquant sur le lien « Modifier » de chacune d’elle ou supprimer

entièrement le questionnaire en cliquant sur le bouton « Supprimer Enquête ».

Pour ajouter une question, cliquez sur « Nouvelle Question ».

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Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous devez

choisir le type de réponse via la liste

déroulante, vous pouvez cocher une case qui

ajoute un champ libre pour que le participant

puisse commenter sa réponse puis écrivez

l’intitulé de la question.

Pour finir vous pouvez choisir l’emplacement

de votre question par rapport aux autres avec

la dernière liste déroulante « Positionner après

la question » puis cliquez sur « Enregistrer la

Question ».

Si vous n’êtes pas en création d’une question

mais que vous avez cliqué sur « Modifier », la fenêtre s’ouvre également et vous pouvez cliquer sur

« Supprimer la Question ».

Si vous ne trouvez aucun type de réponse qui ne convienne exactement à ce que vous voulez, vous

pouvez cliquer sur le sous-onglet « Réponses personnalisées » afin de créer une réponse

personnalisée.

Sur cette page, vous retrouvez deux tableaux. Le premier regroupe les réponses personnalisées que

vous avez créées et le second est actualisé lorsque selon l’élément sélectionné dans le premier

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tableau. Ce second tableau regroupe donc les différentes réponses possibles pour le type de

réponses personnalisées que vous avez sélectionné.

Dans l’exemple de l’image ci-dessus, nous avons créé un type de réponse « Type perso » qui, une fois

lié à une question, proposera au participant de répondre les trois réponses qu’on retrouve dans le

second tableau à savoir « Je suis satisfait », « Je suis agréablement surpris » ou « Je suis un peu

déçu ».

Une fois que vous pensez avoir recueilli suffisamment de réponses de la part de vos invités, il vous

suffit de passer l’état du site en « Fermé » puis de cliquer sur « Télécharger les résultats de

l’enquête » au-dessus du sous-menu de la page d’enquête de satisfaction.