aida informazion1, nro. 1-2/2009

Associazione ItalianaDocumentazione Avanzata

Associazione ItalianaDocumentazione Avanzata

Numero 1-2/2009Trimestrale

Anno 27gennaio-giugno 2009

ISSN: 1121-0095

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azioniAnno

27 – Numero

1-2/2009

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niNote di documentazione avanzataa cura di DOMENICO BOGLIOLO

• MASSIMINA CATTARI,Il 2009 “Anno europeo della creatività e dell’innovazione” pag. 71

• CETTINA COSENZA,Il progetto “CIBER 23 Library Things” pag. 76

• GABRIELLA TUFANO,“BiblioLive”: chat reference in biblioteca pag. 79

Abstract pag. 87

Collaboratori pag. 91

Norme per i collaboratori pag. 93

AIDAinformazioni, Rivista di Scienze dell’informazione, è il periodico ufficia -le dell’Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata (AIDA).Pubblica articoli di carattere professionale sul mondo dell’informazione e delletecnologie e aggiorna sulla vita dell’Associazione.

Associazione Italiana Documentazione Avanzata (AIDA)c/o CASPURvia dei Tizii, 6I-00185 [email protected]

Antonella De Robbio, Michael KatzmayrGestione e organizzazione di un archivio aperto internazionale disciplinare: il caso E-LIS pag. 5

Dossiera cura di ANNALISA RANIERI

La gestione informatica degli archivi degli istituti musicali. Workshop pag. 21

Auditorium del Conservatorio di musica “Luisa D’Annunzio”, Pescara, 12 settembre 2008Contributi di Annalisa Bini, Lucia Maffei, Gianfranco Miscia, Maria Teresa Spinozzi, Annalisa Ranieri

Organizzazione della conoscenzaa cura di CLAUDIO GNOLI

Come mi vuoi, sciolto o coordinato? pag. 61

Poste Italiane SpASpedizione in AP 70% - DCB Roma

segue in quarta di copertina...

AAIIDDAA

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iioonnii Associazione Italiana per la

Documentazione Avanzata (AIDA)Presidente

Piero CavaleriVice presidente

Serena SangiorgiSegretario tesoriere

Domenico BoglioloConsiglio direttivo

Piero Cavaleri, Marco Calvo, Alessandra Cornero, Augusta Franco, Lucia Maffei, Giulio Marconi, Serena Sangiorgi

AIDAinformazioniEdizione a stampa: ISSN 1121-0095Edizione elettronica: ISSN 1594-2201TrimestraleAnno 27, numero 1-2, gennaio-giugno 2009Edizione elettronica

www.aidainformazioni.itDirettore e responsabile

Mario De GregorioDirettore scientifico

Ferruccio DiozziResponsabile dell'edizione elettronica

Domenico BoglioloComitato scientifico (gruppo dei pari)

Dunia Astrologo, Anna Baldazzi, Michèle Battisti, Marco Calvo, Maria Pia Carosella, Claudio Gnoli, Mariella Guercio, Susanna Mornati, Denis Reidy, Gino Roncaglia, Serena Sangiorgi

Segreteria di [email protected]

AIDAlampiSupplemento elettronico

www.aidalampi.itCaporedattore

Andrea MarchitelliRedazione

Bonaria Biancu, Domenico Bogliolo, Francesca Cagnani, Maria Pia Carosella, Maria Cassella, Elisabetta Di Benedetto, Gabriele GattiElena Giglia, Perla Innocenti, Giulio Marconi, Vittorio Ponzani, Roberta Valente

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ora anche tutta in linea ad accesso aperto

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Il supplemento elettronico di AIDAinformazioni è disponibile su webe inviato mensilmente per posta elettronica

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l’organizzazione, i servizi, le pubblicazioni dell’Associazionee inoltre...

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AIDAformazioneiniziative scientifiche, didattiche e formative

per documentalisti e specialisti dell’informazione

AIDAjobil cerca/trova lavoro per documentalisti & specialisti dell’informazione

inserzioni di richiesta/offerta di lavoro nel settore

AIDAlavorincorsouno spazio libero per leggere e pubblicare prime idee,

stati di parziale avanzamento,conclusioni provvisorie da confrontare e condividere

AIDAinformazioni Rivista di Scienze dell’informazione

Anno 27, numero 1-2 gennaio-giugno 2009

Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata

AIDAinformazioni • Anno 27 gennaio-giugno • Numero 1-2/2009 3

Dopo una lunga gestazione esce questo numero 1/2 del 2009. Malgrado le difficoltà che sempre contraddistinguono il lavoro editoriale di “AIDAin-formazioni” sono, ancora una volta, molto soddisfatto.

Con questo fascicolo riprendiamo un discorso già iniziato nel n. 3 del 2005: intendo riferirmi al bel dossier curato, in quell’occasione, da Serena San-giorgi, Musica: risorse e standard per un nuovo millennio. Quel dossier costituì la parte centrale del fascicolo, raccogliendo i contributi presentati al semina-rio dall’omonimo titolo e organizzato l’11 marzo 2005 a Parma, con indub-bio successo, da AIDA e dallo IAML Italia, Sezione italiana dell’Association of Music Libraries, Archives and Documentation Centres.

Gli atti del workshop svoltosi presso il Conservatorio di Pescara il 12 set-tembre 2008, sono invece incentrati sugli archivi degli istituti musicali e, come si legge nell’introduzione di Annalisa Ranieri, hanno visto presentare un progetto di automazione dell’archivio corrente che consenta la definizio-ne di uno standard archivistico e tecnologico per la gestione informatica de-gli archivi correnti degli istituti musicali.

Rimettiamo, così, l’accento su interconnessioni ed interdisciplinarietà, sia ponendo l’accento sulle tematiche emergenti, comuni alla Documentazione e all’Archivistica, sia approfondendo le necessità informative di àmbiti speci-fici quale quello della documentazione musicale.

Il numero è completato da due importanti contributi di autori ben cono-sciuti ai lettori della Rivista.

Claudio Gnoli, prosegue il suo percorso di analisi, condotto nell’àmbito della stimolante rubrica “Organizzazione della conoscenza”, con Come mi vuoi, sciolto o coordinato?

Antonella De Robbio, assieme a Michael Katzmayr, con Gestione e orga-nizzazione di un archivio aperto internazionale disciplinare: il caso E-LIS (un lavoro che è la versione italiana dell’articolo pubblicato in lingua inglese su “GMS Medizin - Bibliothek - Information 2009, Vol. 9(1)” e contestualmen-te in tedesco su “Information: Wissenschaft und Praxis), offre una presenta-zione efficace di E-LIS, il più grande repository del mondo ad accesso aperto nel campo delle scienze biblioteconomiche e dell’informazione.

Infine si aggiungono, come “Note di documentazione avanzata”, due con-tributi sull’Anno Europeo della Creatività e dell’Innovazione (Massimina Cattari) e sul progetto “CIBER 23 Library Things” (Cettina Cosenza).

In conclusione, un numero ricco nel suo insieme, per i contenuti e per le

sollecitazioni che, spero, offra ai lettori e per il quale sono grato al lavoro di


tutti gli autori e i curatori che hanno a vario titolo collaborato. È grazie a lo-ro che offriamo, ancora una volta, un numero più che interessante; è grazie a loro che colmiamo i ritardi accumulati per cause esterne all’Associazione e alla Redazione accumulatosi nell’anno passato.

Il Direttore


Gestione e organizzazione di un archivio aperto

internazionale disciplinare: il caso E-LIS*

ANTONELLA DE ROBBIO, MICHAEL KATZMAYR E-LIS è il più grande repository del mondo ad accesso aperto nel campo delle scienze bi-

blioteconomiche e dell’informazione, gestito e curato su base volontaria da un gruppo di bibliotecari e professionisti dell’informazione. A giugno 2009 sono presenti oltre 9000 documenti a testo pieno in 37 lingue diverse di 5600 autori provenienti da 90 diversi Paesi del mondo. Oltre ai servizi offerti ad autori e associazioni nel campo di queste discipline, risulta cruciale la gestione di politiche per l’amministrazione dell’archivio. Pertanto E-LIS può essere considerato, tra l’altro, un punto di riferimento per altri archivi aperti, formu-lando e comunicando le sue politiche di gestione di un archivio in modo standardizzato e aperto*.

Parole chiave: Accesso aperto – Archivi aperti disciplinari – Bibliotecono-mia e scienze dell’informazione – LIS – Organizzazione – Politiche.

Introduzione Il movimento Open Access (OA) è probabilmente l’approccio più importante e più

promettente per raggiungere un sistema alternativo di comunicazione scientifica soste-nibile. In senso stretto, l’OA si riferisce a quella letteratura scientifica che abbia passato il vaglio della revisione dei pari e che sia resa disponibile in rete in modo gratuito. In senso ampio, OA significa fornire accesso libero a tutti i materiali accademico-scien-tifici, incluse le presentazioni a conferenze, le tesi, i libri e capitoli di libri e i dati grezzi della ricerca (dataset).

Oltre alla pubblicazione in periodici tipicamente OA, il deposito dei materiali scientifici negli archivi aperti dai medesimi autori (tramite l’auto-archiviazione) o attraverso un sistema di archiviazione mediata (supporto offerto dallo staff che gestisce il repository), è una strategia di base per raggiungere l’OA. _________ * Il presente lavoro è la versione italiana dell’articolo pubblicato in lingua inglese sulla rivista “GMS

Medizin - Bibliothek - Information 2009, Vol. 9(1)” con il titolo The management of an international open access repository: the case of E-LIS e contestualmente pubblicato in tedesco con il titolo Management eines internationalen Open Access-Archivs: das Beispiel von E-LIS sulla rivista “Informa-tion: Wissenschaft und Praxis”.

Antonella De Robbio, Michael Katzmayr Gestione e organizzazione di un OA disciplinare


Laddove gli archivi istituzionali contengono le produzioni intellettuali di una o più istituzioni o unità dell’istituzione, gli archivi su base disciplinare o organizzati per soggetto includono documenti di autori provenienti da vari paesi del mondo con copertura geografica più o meno estesa e relativi a discipline o soggetti specifici [1].

Nel seguente articolo gli autori illustrano la gestione di E-LIS, un archivio centraliz-zato organizzato su base disciplinare <eprints.rclis.org>.

Poiché molto è già stato scritto in letteratura su questo archivio internazionale e quindi molte informazioni sono già note [2, 3] in questa sede ci concentreremo sui recenti sforzi per lo sviluppo di nuovi servizi.

Per prima cosa, presenteremo un quadro aggiornato dei contenuti depositati in E-LIS, di seguito illustreremo il modello organizzativo. Successivamente, dimostreremo come autori, editori e associazioni accademiche e professionali nel campo della biblio-teconomia e delle scienze dell’informazione (LIS) possono usare E-LIS per i propri scopi. Infine, ci focalizzeremo su alcuni argomenti che riguardano la gestione delle po-litiche, strumenti di fondamentale importanza per l’amministrazione di un archivio aperto di successo.

E-LIS: l’archivio disciplinare per la biblioteconomia e le scienze dell’informazione (LIS)

E-LIS è l’abbreviazione di E-prints in Library and Information Science. È un archivio

disciplinare centralizzato, creato nel 2003 ed è il più grande archivio aperto nel campo della biblioteconomia, della scienza e tecnologia dell’informazione e discipline correlate.

La sua creazione fu parzialmente finanziata dal Ministero della cultura spagnolo e fin dal suo sorgere a tutt’oggi è ospitato presso il Consorzio Italiano Interuniversitario Lombardo per Elaborazione Automatica (CILEA), che mette a disposizione server, servizi di backup e sistemisti oltre a un tecnico informatico esperto di Eprints entro il team di progetto AePIC [Academic E-Publishing Infrastructures].

E-LIS fa parte della rete Research in Computing, Library and Information Science (RCLIS), progetto internazionale teso a organizzare e disseminare lavori scientifici in biblioteconomia e campi correlati.

La piattaforma software su cui poggia E-LIS è GNU Eprints versione 3.1.2.1. E-LIS accetta qualsiasi documento scientifico o tecnico, pubblicato o inedito, che

sia rilevante per la disciplina LIS e che comunque abbia forma di un documenti finito pronto per essere parte di un processo di comunicazione scientifica. Ciò comporta un’ampia copertura dell’archivio sia in termini di contenuti sia per tipologia di materia-li depositati.

Al primo giugno 2009, E-LIS contiene 9.072 documenti. Negli ultimi 12 mesi il

Gestione e organizzazione di un OA disciplinare Antonella De Robbio, Michael Katzmayr


tasso di crescita dell’archivio è stato attorno al 2%, circa 140 documenti al mese. La crescita costante nel numero di documenti nel tempo dimostra come E-LIS abbia raggiunto un ampio consenso entro la comunità LIS.

L’invisibilità delle produzioni di ricerca dei Paesi cosiddetti in via di sviluppo, da sempre è stata considerata uno dei maggiori problemi entro la comunità accademica. Grazie all’esistenza di servizi di rete con archivi digitali ad accesso aperto, gli scienziati di questi Paesi possono accedere alle conoscenze più rilevanti attraverso servizi aperti, soprattutto in termini di opportunità di disseminazione globale dei propri lavori con conseguente impatto entro le comunità accademiche, praticamente a costo zero.

In relazione proprio ai Paesi in via di sviluppo e alla possibilità da parte di questi autori di far emergere le loro produzioni intellettuali, va ricordato come la missione di E-LIS sia di servire la comunità LIS internazionale e fornire un posto dove tutti gli autori possano depositare i propri documenti e contribuire a una disseminazione della conoscenza a livello mondiale.

Gli autori che depositano i loro documenti in archivi aperti, come per esempio E-LIS, partecipano alla costruzione di un ambiente dove università, ricercatori, bibliote-che, editori (anche se ancora pochi), curatori e lettori operano per una ridefinizione e una trasformazione dei meccanismi della comunicazione scientifica.

In E-LIS, oltre 5.900 utenti provenienti da circa 90 Paesi hanno depositato docu-menti scritti in 37 lingue diverse.

Le tabelle 1 e 2 dimostrano le principali presenze in E-LIS in merito a lingua e pae-se di provenienza dei depositi.

Tabella 1. Prime 10 lingue presenti in E-LIS (dati recuperati il 14 Aprile 2009)

Lingua Numero di Documenti

Spagnolo 3.146 Inglese 2.822 Italiano 937 Tedesco 402 Greco 322 Portoghese 283 Turco 255 Serbo 205 Catalano 194 Polacco 121



Tabella 2. Primi 10 paesi in E-LIS per documenti depositati (dati recuperati il 14 Aprile 2009)

Paese Numero di Documenti

Spagna 1.774 Italia 1.005 India 534 USA 530 Cuba 528 Messico 382 Grecia 370 Regno Unito 368 Turchia 320 Argentina 314

I documenti in E-LIS non sono solo articoli scientifici precedenti o successivi un processo di peer review (cosiddetti preprint o postprint), ma ma sono anche relazioni presentanti a convegni o conferenze, poster, presentazioni, libri o capitoli di libri, rap-porti tecnici, working paper, tesi, articoli di giornali o quotidiani, ecc. In tutto sono disponibili in E-LIS oltre 20 tipologie di documenti.

La tabella 3 mostra la distribuzione dei documenti sulla base delle cinque tipologie più presenti e indica quanti di questi documenti sono stati sottoposti a una qualche forma di revisione critica (peer-review).

Tabella 3. Le prime 5 tipologie di documenti in E-LIS (dati recuperati il 14 Aprile 2009)

Tipologia di documenti Numero di documenti Peer reviewed

Journal articles / postprints 4.111 3.042

Conference papers 2.111 1.012

Presentations 921 N/A

Preprints 323 61

Thesis 260 N/A

Di tutti i documenti depositati in E-LIS, circa il 54% sono contrassegnati come pe-

er-reviewed. Ciò significa che una buona metà dei documenti presenti sono riferibili a letteratura OA in senso stretto. L’alto numero di documenti non peer-reviewed è do-



vuto al fatto che E-LIS non solo serve le comunità LIS di tipo prettamente accademico, ma anche bibliotecari e altri professionisti dell’informazione che usano l’archivio per tipologie di documenti non soggette a forme di peer-review, come i tutoriali, i rapporti tecnici o le presentazioni a eventi come congressi, conferenze, attività seminariali.

Ciononostante, è possibile, tramite le funzionalità di ricerca di E-LIS, limitare la ricerca a un certo sottoinsieme di documenti, al fine di ottenere per esempio solo articoli in una cerca lingua, solo referati e così via.

L’organizzazione di E-LIS Sin dal suo sorgere, E-LIS è stato organizzato, gestito e curato da un team interna-

zionale di bibliotecari e professionisti dell’informazione con differenti orientamento professionale o background formativo.

L’organizzazione di E-LIS si basa su un lavoro volontario; ciononostante, il coordi-namento volontario senza una struttura organizzativa chiara e senza politiche definite sarebbe terribilmente complicato. Perciò E-LIS ha elaborato una struttura organizzativa suddivisa in tre sezioni.

La sezione amministrativa o administrative board, costituita da 8 membri, è respon-sabile del controllo, della redazione e dell’osservanza delle politiche e dello sviluppo organizzativo di tutto il sistema.

Le funzioni e i ruoli del consiglio amministrativo comprendono: un direttore gene-rale (CEO) che è il rappresentante di E-LIS, il coordinatore degli editor che approva le nomine degli editor regionali o dei singoli Paesi partecipanti, nonché il coordinatore del comitato tecnico che propone nomine o rimozione dei membri dallo staff tecnico in accordo con il consiglio amministrativo, il quale può rimuovere e/o rimpiazzare il coordinatore con altra persona tramite votazione tra i membri a maggioranza di voto.

La seconda sezione è composta da 67 editor provenienti da 40 Paesi; il numero mas-simo di editor per Paese è tre. L’attività principale di un editor è approvare il documen-to depositato in E-LIS dopo un attento controllo sulla qualità dei metadati.

Il gruppo di editor coincide anche con il forum dove sono discussi, in modo demo-cratico, importanti argomenti oggetto delle politiche che poi verranno stilate in sede di consiglio amministrativo.

Inoltre, gli editor hanno il còmpito di promuovere E-LIS nel loro Paese e di mante-nersi in stretto contatto con le comunità LIS locali, con le associazioni o le istituzioni accademiche più rilevanti per il settore, e con gli autori più prestigiosi per quella nazione. Quattro editor regionali supportano gli editor per Paese nei processi di appro-vazione. Questi super-editor si occupano del controllo di qualità sui metadati approvati dagli editor di ciascun Paese e facilitano la collaborazione tra editor nel caso di progetti



internazionali o interregionali. La terza sezione è il comitato tecnico (4 membri) concentrato sul software e sue im-

plementazioni, sullo sviluppo di funzionalità a valore aggiunto e su tutte quelle opera-zioni tecniche entro l’infrastruttura del protocollo OAI.

Il consiglio tecnico può rimuovere il suo coordinatore e rimpiazzarlo con altra per-sona tra i suoi membri, in accordo con il consiglio amministrativo, a seguito di voto di maggioranza.

La figura 1 dimostra la struttura funzionale organizzativa di E-LIS.

Figura 1: Functional organization chart of E-LIS

Vantaggi per gli autori Fornire servizi adeguati agli autori e editori è parte vitale della gestione di un archivio. Così, ci si chiede per quale ragione un autore dovrebbe depositare il testo pieno di un

suo articolo in E-LIS. In realtà, ci sono due grandi vantaggi: la disseminazione del lavo-ro a livello globale e la possibilità di avere statistiche dettagliate per ciascun documento.

Lo scopo principale di E-LIS è dare agli autori nella comunità LIS l’opportunità di auto-archiviare i propri lavori e di disseminarli il più ampiamente possibile tramite la rete. In questo modo E-LIS è parte dell’infrastruttura nota come Open Archive Initiative (OAI) <www.openarchives.org>.

L’architettura OAI ha due ruoli funzionali precisi: data provider e service provider. Un data provider, per esempio E-LIS, è la parte che fornisce i dati e può esporre uno o più archivi con i relativi oggetti informativi (per esempio, i testi pieni dei documenti) descritti con metadati strutturati (per esempio i record citazionali).

I service provider raccolgono i metadati (principalmente in formato Dublin Core) dai diversi data provider in accordo con il protocollo OAI-PMH (OAI Protocol for



Metadata Harvesting), un insieme di richieste e risposte trasportate via HTTP. I service provider offrono interface di tipo search-and-retrieval, che permettono agli utenti di ricercare record nei metadati raccolti dai vari data provider. I metadati relativi ai record nel service provider contengono hyperlink all’oggetto informativo nel corrispondente data provider. Il valore di un service provider risiede nella capacità di aggregazione dei dati: l’utente finale non deve cercare individualmente in più archivi, ma è sufficiente che diriga la sua ricerca su un’unica risorsa per recuperare informazioni rilevanti per quella disciplina [4].

I service provider possono essere sia generalisti o basati su specifiche discipline. Al-cuni importanti service provider di tipo generalista sono OAIster <www.oaister.org>, BASE - Bielefeld Academic Search Engine <base.ub.uni-bielefeld.de>, Scientific Commons <en.scientificcommons.org> o Scirus <www.scirus.com>. Service provider disciplinari nel campo LIS sono DL-Harvest <dlharvest.sir.arizona.edu> che raccoglie metadati da 14 archivi aperti dedicati totalmente o anche parzialmente ai campi LIS [5]. E-LIS è oggetto di raccolta dei suoi metadati da tutti questi service provider; ciò significa che tutti i documenti in E-LIS possono essere facilmente recuperati anche tramite numerosi altri database scientifici presenti in Internet.

Oltre alla raccolta di metadati da parte dei service provider, per i servizi specifici dell’ambiente OAI, tutti i record e – laddove tecnicamente possibile – anche i testi pieni dei data provider sono indicizzati dai principali motori di ricerca in Internet. Motori di ricerca specifici per l’ambiente accademico come Google Scholar <scho-lar.google.com> dirigono esplicitamente i loro robot verso gli archivi aperti istituzionali e disciplinari a seguito di registrazione formale.

A causa del fatto che le pagine web personali (le individual homepage) dei ricercatori sono spesso ignorate dai motori di ricerca sia generalisti ma anche accademici, deposita-re i propri lavori in questi luoghi è come fermarsi a metà strada verso l’Open Access.

Al fine di disseminare i testi pieni dei contenuti il più ampiamente possibile e ren-derli perciò visibili sia ai service provider OAI sia ai motori di ricerca accademici, gli autori dovrebbero depositare i loro documenti in archivi aperti OA.

Inoltre, questi archivi forniscono un URL stabile e persistente, utile agli scopi cita-zionali.

Un altro vantaggio per gli autori è la disponibilità di statistiche dettagliate di uti-lizzo che forniscono mensilmente sia le visite su quel determinato metadato e abstract, sia gli scarichi per quel determinato documento, log suddivisi per accessi geografici con distribuzione nel tempo. Mentre le caratteristiche dell’architettura OAI sono a bene-ficio di tutti gli archivi OAI compatibili, la disponibilità di statistiche di utilizzo det-tagliate è una configurazione sviluppata dallo staff tecnico di E-LIS. La figura 2 dimo-stra le statistiche di utilizzo per un item in lingua tedesca depositato nel novembre del 2008.



Figura 2. Esempio di record dettagliato per la parte statistica sui dati di utilizzo

Inoltre, E-LIS tenta di tenersi al passo tra l’evolversi dei requisiti degli autori e degli

utenti dell’archivio. A seguito delle recenti attività di migrazione di Eprints alla versio-ne 3, gli utenti hanno guadagnato notevoli vantaggi dalle nuove configurazioni, in quanto:

• è possibile scaricare i metadati dei record in vari formati tra i quali BiBTex, RefMan RIS (per EndNote, Reference Manager), ecc.

• gli autori possono definire un periodo di embargo per i loro documenti. Ciò si-gnifica che il testo pieno di tali documenti possono essere usati solo dopo un de-finito periodo dovuto agli accordi di copyright stabiliti con l’editore. Cionono-stante, la citazione sarà visibile immediatamente dopo il deposito.

Miglioramenti e funzionalità accessorie relative ai contenuti multimediali e alle fun-zionalità tipiche dell’ambiente Web 2.0 sono obiettivi di ulteriori sviluppi.



Vantaggi per le associazioni e gli editori LIS Editori no-profit di periodici di ambito LIS possono usare E-LIS come piattaforma

per una pubblicazione secondaria dei loro articoli. Per esempio, tutti gli articoli pubbli-cati in “ACIMED”, un periodico cubano dedicato all’informazione medica e bibliote-conomia pubblicato dal National Center for Scientific Research, sono stati depositati in E-LIS sin dal primo fascicolo del 1993 ad oggi.

Associazioni professionali o accademiche che organizzano conferenze ed eventi pubblici possono fare un uso simile di E-LIS. A titolo di esempio, citiamo la completa inclusione dei lavori presentati alle Pan-Hellenic Conferences of Greek Academic Libra-ries: a seguito della cooperazione con la biblioteca dell’Università di Cipro (la quale aveva creato un database digitale con gli tutti atti) e con gli editor di E-LIS di Grecia e Cipro è stato possibile trasferire oltre 200 record a testo pieno in E-LIS e, nel contem-po, pianificare le inclusioni per i contenuti delle future conferenze nell’àmbito di tale collaborazione.

Questi due esempi dimostrano come editori e associazioni possono comunicare e promuovere in modo efficace e a costi bassi le loro attività. In generale, tali cooperazio-ni funzionano meglio se condotte tramite un’archiviazione mediata, a causa del mag-gior controllo operato dagli editor sulla qualità dei metadati, per esempio nell’inseri-mento di forme dei nomi per atti di conferenze, o di enti autori.

Inoltre, il deposito mediato dagli editor è un servizio speciale che viene fornito an-che agli autori. Se gli editori o le associazioni necessitano di assistenza tramite un ser-vizio di deposito mediato, l’editor E-LIS di quel Paese darà il necessario supporto o gestirà l’operazione contattando il team tecnico (per esempio, in caso di depositi mas-sivi o per lotti). Si raccomanda che gli editori o le associazioni si accertino di aver otte-nuto i necessari diritti dai titolari per quel che riguarda il deposito dei lavori in E-LIS dei lavori delle conferenze, o anche delle presentazioni, o per libri o capitoli di libri, o anche per gli articoli. Al fine di evitare conflitti, si dovrebbe usare una politica option-out per quegli autori che non volessero condividere i loro documenti in modalità open access.

Attualmente, collaborano ad E-LIS le seguenti istituzioni e associazioni:

• AAB - Andalusian Librarians Association (Spagna) • AHDI - Asociación Hispana de Documentalistas en Internet (Spagna) • AIDA - Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata (Italia) • AVEI - Associació Valenciana d’Especialistes en Informació (Spagna) • Centre for Digital Library Research, University of Strathclyde (Regno Unito) • CNBA - Coordinamento Nazionale Biblioteche Architettura (Italia) • CNIC - National Center for Scientific Research (Cuba)



• IBICT - Brazilian Institute on Science and Technology (Brasile) • Polish Librarian Association (Polonia) • SEDIC - Spanish Society of Documentation and Scientific Information (Spagna) • TLA - Turkish Librarians Association (Turchia) • UNAK - University and Research Librarians Association (Turchia) • Universidad Politécnica de Valencia (Spagna).

Nuovi partner sono sempre i benvenuti. Istituzioni o associazioni interessate a qual-che forma di cooperazione sono invitate a contattare l’editor responsabile per il proprio Paese.

La gestione delle Policy Oltre a un’appropriata struttura organizzativa, politiche chiare e definite sono un

prerequisito essenziale per il buon funzionamento di ogni repository. Ci sono varie sfide nella gestione quotidiana di un repository, sfide che richiedono

chiarezza nelle politiche, per esempio in situazioni particolari del tipo:

• un autore vuole rimuovere uno o più full-text precedentemente da lui depositato; • un autore suggerisce cambiamenti importanti nel metadato di un suo lavoro o

richiede di modificare il testo pieno del suo lavoro; • un autore deposita un lavoro che sembra essere equivoco in termini di contenuto; • un editore contatta l’archivio per presunta violazione di copyright o per motivi

correlati alla titolarità del diritto; • un’associazione bibliotecaria intende depositare gli atti delle sue conferenze

nell’archivio, ma richiede come condizione che sia garantita la conservazione a lungo termine dei documenti a testo pieno.

Molti degli editor in E-LIS hanno avuto modo di confrontarsi con una o più di queste criticità. L’esperienza entro la comunità degli archivi aperti ha dimostrato che più specifiche e dettagliate sono le politiche, più facile risulta poi gestire e risolvere tali conflitti.

Le politiche dovrebbero essere chiare e coerenti, ma non possono mai essere perce-pite come irremovibili se, all’occorrenza e dopo discussione di casi specifici, si ravvisasse la necessità di una loro riformulazione. Di fatto, si tratta anche di un lavoro in progress, in quanto le politiche devono stare al passo con l’evoluzione e i cambiamenti insiti in un ambiente di tali dimensioni. A seguito di queste considerazioni, tutto lo staff di E-LIS è stato impegnato in tre attività correlate con le politiche: politiche di auto-valutazione tramite lo schema di verifica del toolkit DRAMBORA, riflessioni sulla



gestione della conservazione, formulazione e comunicazione delle sue politiche in un modo strutturato e standardizzato.

Politiche per l’auto-valutazione Nel 2007 E-LIS completa la verifica tramite DRAMBORA audit <www. repositor

yaudit.eu>. DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based On Risk Assessment) può essere implementato come strumento per l’auto-valutazione e copre tutti i modelli di attività che probabilmente hanno un certo impatto sugli oggetti digitali, per esempio missione e obiettivi del repository, aspetti organizzativi, mezzi tecnici, staff, finanzia-menti, ecc. Il pacchetto DRAMBORA audit facilita [6]:

• la documentazione del framework organizzativo e regolamentare; • l’identificazione di attività, assetti e loro titolarità; • l’identificazione e la valutazione dei rischi associate con la gestione dell’informa-

zione digitale; • la gestione del rischio per assicurare continuità nel modello economico e futuri

usi dell’informazione.

I dieci requisiti centrali sono [6]:

• mandato e commitment per la cura e mantenimento degli oggetti digitali; • capacità organizzativa; • validità legale e regolamentare; • politiche efficienti ed efficacy; • adeguata infrastruttura tecnica; • acquisizione ed assimilazione; • conservazione dell’integrità dell’oggetto digitale, autenticità e usabilità; • gestione metadati e prove di verifica; • disseminazione; • piano e azione per la conservazione.

E-LIS è stato uno dei primi archivi ad adottare il DRAMBORA audit. In parole po-vere, il risultato fu che E-LIS in generale sembra essere ben preparato: ciononostante, furono scoperti alcuni punti di debolezza, per esempio la documentazione sulle proce-dure, tecniche di routine, e la questione della conservazione che dovrebbe essere miglio-rata.

Di conseguenza, i principali vantaggi nel completare il processo di valutazione fu-rono quelli di una dettagliata riflessione sulle politiche, che ha portato a comprendere come sia necessario avere ulteriore documentazione, e ottenere quella consapevolezza in



merito alla gravità dei differenti livelli di rischio che costituiscono il ranking del rischio per ciascuna delle attività.

Gestione della conservazione L’importanza della conservazione è un argomento di crescente interesse entro la

comunità. Rispetto a E-LIS, esso è piuttosto un archivio di presentazione piuttosto che di conservazione. IL suo scopo primario perciò è quello di un ampio e veloce sistema di disseminazione di materiali di ambito LIS. Ciononostante, tenersi al passo con gli aspetti legati alla conservazione e allinearsi in termini di compatibilità con le prassi e gli standard di conservazione convenzionale è ormai un must di ogni repository OA.

A oggi, la maggior parte degli archivi aperti, incluso E-LIS, non ha politiche sulla conservazione, eccetto per delle raccomandazioni sul formato dei file che probabilmen-te facilitano la conservazione a lungo termine. La prima fase nella definizione di una strategia di conservazione è l’identificazione dei formati dei file degli oggetti informativi presenti nel repository, perché l’accurata conoscenza dei formati dei file è un prerequisi-to per la pianificazione della conservazione e per una conservazione attiva. Perciò E-LIS fornisce un profilo che mostra l’analisi dei formati dei file contenuti nel repository, che è fornito nel contesto del progetto Preserv <preserv.eprints.org>, il cui scopo è rendere un’accessibilità a lungo termine ai materiali nei repository [3]. Il profilo Preserv è di-sponibile entro il Registry of Open Access Repositories ROAR <roar.eprints.org> (figura 3).

Questo istogramma dimostra che circa l’86% di questi file sono in uno dei vari formati PDF. Circa il 9% di questi file sono già disponibili in formato PDF/A (Porta-ble Document Format - Archival (1)) formato considerato come adatto a una conserva-zione a lungo termine. Ciascuna barra dell’istogramma è un hyperlink alla lista dei record che contengono quella tipologia definita di file per quel formato.

Il software usato per E-LIS, EPrints v. 3, aiuta a supportare la conservazione di og-getti digitali attraverso gli strumenti delle varie configurazioni sviluppati congiunta-mente con il progetto Preserv. Per esempio, il nuovo modulo di Eprints “history”, permette la registrazione del tracciamento delle modifiche operate per quell’oggetto (e sul relativo metadato) entro l’archivio, aggiornando anche i metadati relativi alla conservazione, per esempio i metadati designati per la gestione di contenuti digitali a lungo termine.

Sebbene tutte le tipologie di file possano essere depositate in E-LIS, agli autori si raccomanda di depositare file in formato PDF o HTML. Anche il formato plain text è supportato. Ora che sono noti i contenuti dell’archivio per tipologie di materiale e che il software applicativo è in grado di fornire configurazioni tecnico rilevanti, sarà possibi-le elaborare una politica relativa alla conservazione dei contenuti presenti in E-LIS.



Figura 3. Il Preserv Profile di E-LIS (profilo recuperato il 16 Aprile 2009)



Comunicazione delle politiche Non solo lo sviluppo di chiare politiche è importante per la gestione dell’archivio, ma

anche la loro conseguente comunicazione agli utenti e agli altri portatori di interessi. Perciò E-LIS intende definire le sue politiche in modo standardizzato di modo da

raggiungere maggiore chiarezza per gli autori oltre che per lo staff stesso. La Directory of Open Access Repositories OpenDOAR fornisce sul suo sito web un

utile strumento Policies Tool <www.opendoar.org/tools/en/policies.php> che aiuta gli amministratori degli archivi a formulare e comunicare le loro politiche [7].

Il tool di DOAJ raccomanda due tipologie di politiche:

• opzioni minime che permettono il raggiungimento degli obiettivi OA; • opzioni ottimali per il raffinamento di usi ulteriori e migliore qualità.

La politica complessiva è fatta da 5 specifiche politiche:

• politica sui metadati per la descrizione informativa degli item nel repository; • politica sui dati a testo pieno e altri dati interi; • politica sui contenuti per tipologia di documenti come la titolarità dei dataset; • politica concernente le modalità di sottomissione del materiale da depositare,

qualità e copyright; • politica sulla conservazione.

Attualmente, il consiglio direttivo sta procedendo con la definizione delle politiche di E-LIS attraverso lo strumento DOAJ.

Conclusioni Lo sviluppo di E-LIS, specialmente la costante crescita nel numero di depositi, di-

mostra come questo archivio sia sulla giusta strada. Perciò E-LIS non è soltanto, per la comunità LIS, un archivio disciplinare di successo, ma può anche essere considerato un modello per altre comunità o discipline che vogliono mettere in piedi un archivio Open Access centralizzato e basato su una specifica disciplina. Inoltre, il modello organizzativo è un esempio di una cooperazione globale di reale efficacia.

Ciononostante, questo non significa che il team di E-LIS possa dormire sugli allori. Un repository è un organismo in crescita e in evoluzione e deve adattarsi alle esigen-

ze degli utenti ma soprattutto ai continui cambiamenti dell’ambiente che lo circonda e che lo permea. In particolare, lo sviluppo di politiche è di fondamentale importanza, ma soprattutto la definizione, revisione e comunicazione di tali politiche è un fattore-chiave nella gestione di ogni repository.



Note

[1] Bailey C.W. What is open access? In: Jacobs N, editor. Open Access: Key Strategic, Technical and Economic Aspects. Oxford: Chandos Publishing; 2006. pp. 13-26. Preprint: <www. digital-scholarship.com/cwb/WhatIsOA.pdf>.

[2] De Robbio A., Subirats Coll I. E-LIS: an international open archive towards building open digital libraries. “High Energy Physics Library Webzine”, 2005 (11). <eprints.rclis.org/ 4476>.

[3] Morrison H., Subirats Coll I, Medeiros N., De Robbio, A. E-LIS: The open archive for library and information science. “The Charleston Advisor”. 2007; 9(1): 56-61. <http:// eprints.rclis.org/11032>.

[4] Breeding M. Understanding the Protocol for Metadata Harvesting of the Open Archives Initiative. “Computers in Libraries”. 2002;22(8):24-9.

[5] Coleman A., Roback J. Open access federation for library and information science: dLIST and DL-Harvest. “D-Lib Magazine”. 2005;11(12). <www.dlib.org/dlib/december05/ coleman/ 12coleman.html>

[6] DRAMBORA. DRAMBORA: digital repository audit method based on risk assessment. 2007. <www.repositoryaudit.eu/img/drambora_flyer.pdf>.

[7] Millington P. Moving Forward with the OpenDOAR Directory. 8th International Conference on Current Research Information Systems, Bergen, 11th-13th May 2006. <www.opendoar. org/documents/BergenPresentation20060512Handouts.ppt>.

Dossier a cura di ANNALISA RANIERI

La gestione informatica degli archivi degli istituti musicali

Workshop sulla gestione informatica degli archivi musicali tenutosi a Pescara il 12 settembre 2008 presso l’Auditorium del Conservatorio di musica “Luisa D’Annunzio” di Pescara


Indice

Introduzione .................................................................................................. pag. 25 Annalisa Ranieri, Equitalia spa, Roma Panoramica sugli interventi e coordinamento dei lavori ................................ pag. 27 Gianfranco Miscía, Archivio e Biblioteca dell’Istituto nazionale Tostiano, Ortona Apertura dei lavori ed elementi normativi ...................................................... pag. 30 Maria Teresa Spinozzi, Soprintendenza archivistica per l’Abruzzo, Pescara La gestione documentale come fattore di innovazione organizzativa ............. pag. 36 Lucia Maffei, Divisione flussi documentali e informativi dell’Università degli Studi di Siena, Siena Il Progetto “Note in Archivio” ....................................................................... pag. 43 Annalisa Bini, Mediateca e Museo dell’Accademia nazionale di Santa Cecilia, Roma Il Progetto DocART come studio di caso ...................................................... pag. 51 Annalisa Ranieri, Equitalia spa, Roma

La gestione informatica degli archivi degli istituti musicali Dossier


Introduzione

ANNALISA RANIERI

Le note di Johann Sebastian Bach hanno alzato il sipario del rinnovato Auditorium del Conservatorio di Musica “Luisa D’Annunzio” di Pescara ed aperto i lavori del workshop che il 12 settembre del 2008 ha presentato un progetto di automazione del-l’archivio corrente, il primo progetto, a livello nazionale, ad avere l’obiettivo della defi-nizione e della diffusione di uno standard archivistico, oltre che tecnologico, per la gestione informatica degli archivi correnti degli Istituti musicali in genere.

È sfidante la richiesta – sempre più incalzante – rivolta alla Pubblica Amministra-zione di essere al servizio della società con puntualità, trasparenza ed efficienza dell’a-zione amministrativa e di essere, al contempo, al passo coi tempi di un’evoluzione tecnologica sempre più capillarmente diffusa tra le nuove generazioni.

Anche in ragione di queste esigenze, il Conservatorio di Pescara ha deciso di pro-muovere un progetto di gestione informatica dei documenti (denominato DocART), aderendo allo standard tecnologico XML e definendo strumenti di corredo specifici per gli archivi musicali/artistici.

Il progetto DocART ha definito le specifiche tecnologiche e archivistiche per l’ado-zione di un sistema documentario rispettoso delle regole della scienza archivistica, dalla normativa di settore (in costante evoluzione) ed infine dalla realtà organizzativa e do-cumentale tipica dei conservatori e degli istituti musicali di medie e piccole dimensioni.

Le specifiche così definite sono state fatte proprie dal sistema di gestione documen-tale e di protocollo informatico omonimo e obiettivo della proposta congiunta del Conservatorio di Pescara e di 3D Informatica, azienda leader del settore documentale in Italia dagli anni ’80 a oggi e partner tecnologico del Progetto DocART, è stato di promuovere i seguenti standard per la gestione degli archivi musicali in ambiente elet-tronico:

• titolario di classificazione; • manuale di gestione; • standard tecnologico XML nativo tramite eXtraway XML Engine; • piattaforma applicativa DocART.

Il workshop, in particolare, ha inteso rivolgersi a una platea di addetti ai lavori pro-venienti dal mondo degli Istituti musicali statali e non, affinché questi potessero condi-videre esigenze, esperienze maturate e possibili soluzioni per una corretta ed efficiente organizzazione dei propri archivi.

Con i presenti atti del workshop pescarese si intende promuovere ulteriormente una più capillare diffusione degli strumenti citati e fornire anche i riferimenti dei relatori intervenuti per approfondimenti più puntuali.

Dossier La gestione informatica degli archivi degli istituti musicali


Si ringraziano infatti i relatori, la struttura ospitante e tutti i partecipanti perché senza di loro questo piccolo contributo alla digitale scienza archivistica non avrebbe avu-to luogo.

Un grazie a tutti per la proficua collaborazione.



Panoramica sugli interventi e coordinamento dei lavori

GIANFRANCO MISCÍA La musica e l’archivistica costituiscono insieme il motore per il lavoro delle Istituzioni

artistiche. L’articolo illustra una panoramica sugli interventi e sulle idee – anche operative – che i relatori ci hanno suggerito durante il workshop sulla “rivoluzione informatica” ap-plicata agli archivi musicali.

Parole-chiave: Aggiornamento – Archivistica – Formazione – Musica.

Ringrazio gli organizzatori e in primis il Conservatorio di Pescara per avermi invita-

to a fare da moderatore. Mi fa particolarmente piacere introdurre questi lavori sul workshop dedicato agli archivi correnti degli istituti musicali perché la mia formazione iniziale è musicologica e mi occupo di ricerca musicale in Regione a partire dalle fonti, ivi compresi gli archivi di musica. Pertanto, il fatto di essere in questo momento il pre-sidente regionale dell’ANAI [Associazione Nazionale Archivistica Italiana] e contempo-raneamente un archivista musicale, mi sembra corrispondano pienamente al tema che si vuole affrontare.

Vorrei innanzitutto partire da una considerazione, ovvero che l’argomento che verrà trattato è chiaramente di diretto interesse dei conservatori e delle accademie italiane ma può essere esteso a molti enti musicali appartenenti giuridicamente a enti locali, fonda-zioni, associazioni o istituzioni private che svolgono attività di pubblico interesse e che ricevono perlopiù finanziamenti pubblici. Infatti, a parte le dovute differenze o le speci-ficità delle attività, vi sono diverse similitudini che è interessante considerare. La prima cosa che va evidenziata è il fatto che molte attività sono simili a partire dalla centralità della musica come motore delle istituzioni. Sia che si tratti di insegnarla, sia che si tratti di eseguirla, al fondo c’è il fatto che un’attività artistica deve essere comunque praticata per essere acquisita. Ciò ridimensiona fortemente lo iato che normalmente vi è fra ap-prendimento e successiva fase di operatività: ovvero fra formazione e lavoro. Nel caso delle arti performative, i due momenti sono molto più collegati e quindi generano atti-vità simili.

Le attività di spettacolo si fanno nei conservatori, nei teatri, nelle istituzioni sinfoni-che e concertistiche, nelle associazioni che promuovono festival. La didattica musicale appartiene ovviamente soprattutto ai conservatori e alle accademie, ma molto spesso le istituzioni musicali di altro tipo dànno vita a concerti espressamente realizzati per le



scuole, a prove aperte in funzione didattica e a seminari musicali di livelli diversi e per pubblici disparati.

Ciascun ente documenta normalmente la visibilità che ottiene in seguito alla pro-mozione delle proprie iniziative e quindi si attiva il settore che va dagli uffici stampa, negli enti più grandi, al rapporti più diretto tra i capi d’istituto e gli operatori dell’in-formazione. Ciascun ente normalmente diffonde le proprie iniziative predisponendo manifesti, depliant e programmi di sala che quindi presuppongono un lavoro grafico, editoriale e tipografico.

Se gli spettacoli riguardano il balletto o l’opera, si presuppone la presenza di mae-stranze aggiuntive e, normalmente, di supporti che si attingono dal territorio (falegna-mi, operai specializzati, trasportatori, ecc.).

Sempre più si tende a documentare il fatto artistico anche attraverso registrazioni audio e video che poi costituiscono documento prezioso anche per la didattica stessa. Normalmente si dà conto delle iniziative di spettacolo anche attraverso reportage foto-grafici, magari amatoriali.

Spesso i maestri di musica hanno bisogno di spartiti e partiture per organizzare gli spettacoli e quindi li chiedono alla biblioteca se interna all’ente o noleggiano i materiali.

Ciascun ente gestisce un personale a tempo determinato, indeterminato e secondo diverse tipologie contrattuali (teniamo conto che gli artisti hanno anche una cassa pen-sionistica speciale, l’EMPALS).

Molti hanno strutturato siti internet e comunque hanno almeno uno e più addetti di segreteria per le attività ordinarie; quasi sempre esiste un direttore artistico per la parte di competenza e un responsabile amministrativo. Tutti gli enti hanno organismi direttivi e consigli di amministrazione. Tutti hanno un settore che si deve occupare del reperimento dei fondi e ciò si traduce in domande allo Stato, agli enti locali, rendicon-tazioni, ecc.

Si tratti di alcuni esempi, ma un quadro più preciso sulle funzioni e quindi sulla documentazione che si genera attorno alle attività musicali è stato fornito da Annalisi Bini in relazione al sistema documentario dell’Accademia di S. Cecilia.

Queste attività vengono svolte da settori, uffici e personale diverso ma attengono comunque a funzioni comuni di enti che svolgono attività nel settore della musica. Ec-co perché gli argomenti trattati e le problematiche affrontate sono, a mio avviso, di uti-lità anche se non si opera nei conservatori di musica.

Fatta questa premessa, possiamo valutare l’insieme delle questioni che sono state af-frontate. Gli interventi svolti dai relatori nel corso della mattina sono stati utili a chiari-re la cornice giuridica e normativa della gestione documentale, che si muove sul doppio binario del documento cartaceo e informatico anche se in pratica, come sappiamo, spesso il documento “born digital” viene poi stampato per poterlo gestire secondo la consuetudine, creando una sorta di cortocircuito.



L’intervento di Monica Grossi ha messo bene in chiaro quale siano state e sono le trasformazioni della pubblica amministrazione a seguito dei mutamenti legislativi a partire almeno dalle famose leggi Bassanini per arrivare al Codice dei Beni Culturali (che riconosce in maniera definitiva il valore culturale e non solo giuridico degli archivi – art. 10) e a quello dell’Amministrazione Digitale. È noto che dopo un lungo periodo di stabilità per quello che riguarda la gestione documentale (praticamente dal Dopo-guerra agli anni ’90) vi sia stato una progressivo cambiamento che sta diventando una vera rivoluzione anche per impreparazione di molti enti, compresi quelli statali e la stessa amministrazione archivistica.

È infatti emerso più volte nel corso del seminario che di fronte ai cambiamenti e al-le sfide attuali si rilevano diverse criticità (evidenziate soprattutto dal soprintendente archivistico Maria Teresa Spinozzi). A questo proposito, vorrei aggiungere qualche e-lemento a partire dalla mancanza di coordinamento tra Amministrazione archivistica e Autorità informatica e anche alla distribuzione delle competenze tra enti cui a vario ti-tolo si è demandata responsabilità e controllo in materia di documento elettronico [1]: Ministero dei Beni Culturali, Ministro della Funzione Pubblica (procedure ammini-strative), Ministero delle Finanze (documentazione contabile), Garante della Privacy (dati personali), Ministero dell’Innovazione e CNIPA [Centro Nazionale per l’Infor-matica nella Pubblica Amministrazione] (digitalizzazione e gestione informatica).

Altra questione importante è quella del personale addetto alla gestione dei flussi do-cumentali, che spesso viene da precedenti e consolidate esperienze amministrative e che dovrebbe superare il gap tecnologico e culturale. Cosa non sempre facile.

D’altra parte, i cambiamenti, dagli anni Novanta in poi, sono avvenuti su molti fronti: sul piano della formazione anche e soprattutto universitaria e della professione che ha visto progressivamente trasformare l’archivista, ma anche il bibliotecario e il conservatore dei musei, da mero custode e studioso a mediatore culturale. Abbiamo as-sistito al progressivo passaggio di competenze dallo Stato agli enti locali (la famosa ri-forma del Titolo V della Costituzione); allo sviluppo dell’era digitale e, direi, anche alle problematiche che oggi si cominciano ad affrontare, del trasferimento dei servizi dal-l’archivio al Web (estremamente interessante, al proposito, la presentazione fatta da Paolo Zucca della società Anthesi di Riva del Garda sul portale per i Conservatori).

Ma la sfida, come è stato messo in chiaro, è ben altra e va oltre la soluzione del pro-blema di come gestire il fascicolo elettronico, protocollare elettronicamente, garantire la validità giuridica o la sicurezza del documento. Si tratta, come giustamente spiegava Lucia Maffei, di arrivare a gestire il flusso documentario e informativo dell’ente, fun-zionale all’innovazione, al cambiamento e al miglioramento dell’organizzazione dell’a-zienda, oltre che per ragioni amministrative e per assicurare durata ai documenti che avranno valore storico.

In questo senso, il seminario odierno ci ha restituito un quadro veramente completo



delle problematiche connesse alla gestione degli archivi correnti e delle prospettive che si sono aperte.

Abbiamo visto con Annalisa Ranieri il sistema DocART, espressamente realizzato per i conservatori, ma ci rendiamo subito conto che il titolario di classificazione presen-tato può avere un’applicazione più ampia.

Riprendendo il discorso iniziale, mi sembra che la fase attuale imponga a tutti gli enti e non solo a quelli che sono giuridicamente vincolati, a gestire il documento digi-tale, la progressiva adozione di norme e pratiche che investono il sistema documentario informativo degli enti, compresi quelli privati, e che solo attraverso esso si può cogliere la sfida della modernizzazione che si completerà solo quando tutte le implicazione del cambiamento in atto saranno comprese e affrontate.

D’altra parte, bisogna stare attenti a semplificare eccessivamente le cose, come in questi giorni si rileva anche dalla stampa nazionale, perché l’informatica non risolve tutto, quasi fosse la panacea e soprattutto non produce cambiamento a costo zero. Lo sbandierato risparmio di spesa è certamente realizzabile ma dopo un investimento deci-sivo di risorse che comprendano anche l’aggiornamento e la formazione di quelle umane.

Certo, dal nostro punto di vista di archivisti, la fase attuale è stimolante sia per le sfide che impone sia perché finalmente si è trovata la chiave per interessare gli enti ad occuparsi dei propri archivi che spesso, soprattutto a livello locale, hanno costituito un problema e non una risorsa [2].

Sarà certamente l’attenzione per la gestione documentaria corrente a produrre una progressiva attenzione al passato, nel senso di quell’unitarietà dell’archivio che da tem-po e, a fatica, cerchiamo di far comprendere alle istituzioni.

Note

[1] Per la distinzione tra “documento informatico” e “documento elettronico” e più in gene-rale per le caratteristiche giuridiche del documento informatico, cfr. Caterina Valia, Il pro-filo giuridico del documento informatico, “Archivi”, a. I, n. 2, luglio-dicembre 2006.

[2] Ho espresso in altre sedi l’esigenza che soprattutto nelle leggi regionali che erogano finan-ziamenti alle istituzioni musicali abruzzesi andrebbe imposta una norma di salvaguardia e custodia del proprio archivio storico e corrente.



Apertura dei lavori ed elementi normativi

MARIA TERESA SPINOZZI I Conservatori di musica statali sono equiparabili ad istituzioni scolastiche i cui archivi

rientrano nella sfera di tutela e vigilanza della Soprintendenza Archivistica la quale è su-bentrata agli Archivi di Stato nelle competenze da essi esercitate fino al 1999. L’articolo il-lustra gli obblighi e le opportunità date dall’impianto normativo italiano.

Parole-chiave: Codice dell’amministrazione digitale – DPR 445/2000 – Isti-tuti scolastici – Normativa amministrativa – Tutela, vigilanza e valorizzazio-ne degli archivi.

Desidero, anzitutto, ringraziare gli organizzatori per l’invito a introdurre i lavori di

questo incontro accennando brevemente alle funzioni di tutela e valorizzazione degli archivi delle istituzioni scolastiche, acquisite dalle Soprintendenze Archivistiche.

Prima di entrare nell’argomento non voglio tralasciare di fare conoscere ai presenti gli interventi programmati dal nostro istituto per il recupero e la corretta conservazione del patrimonio documentario scolastico abruzzese.

Gli archivi degli enti scolastici, non sempre adeguatamente ordinati e spesso conser-vati in maniera non del tutto idonea, rappresentano una preziosa fonte per la conoscen-za delle attività formative e didattiche che hanno contraddistinto lo sviluppo scolastico regionale.

L’interesse maturato dalla storiografia locale per la ricerca intorno ai temi più dispa-rati riguardanti la scuola, ha motivato la Soprintendenza ad affrontare il problema della salvaguardia della memoria degli istituti d’istruzione, in passato assai trascurata per la-sciare posto ad attività di vigilanza su archivi ritenuti di importante prevalenza.

Vi è in duplice ordine di motivazioni per l’investimento istituzionale sulle tematiche scolastiche da parte della Soprintendenza Archivistica per l’Abruzzo; uno di carattere prettamente scientifico, legato agli studi sulla storia del mondo scolastico, per dare quindi risposte alle esigenze della comunità degli studiosi, l’altro più spiccatamente isti-tuzionale. In questo senso, la Soprintendenza ha pianificato operazioni di censimento riguardanti una più vasta tipologia di archivi di istituzioni caratterizzanti la storia con-temporanea.

Nello specifico, si è avviato nell’anno in corso il censimento delle fonti scolastiche, partendo da un’indagine effettuata negli istituti superiori di più antica tradizione della



città di Chieti; a seguire, risorse permettendo, saranno censite le scuole degli altri capo-luoghi abruzzesi.

Il censimento è un termine tecnico con cui si vuole significare non solo la mappatu-ra dei giacimenti archivistici regionali, ma anche la loro descrizione mediante rilevazio-ne dei dati di consistenza quantitativa e qualitativa dei documenti, verifica della situazione ambientale e conservativa, acquisizione di notizie sulla storia del soggetto produttore e sulle modifiche istituzionali o, più in generale, delle vicende che hanno segnato la storia dell’archivio.

Gli esiti di tale forma d’intervento sul territorio si configureranno in una banca dati elettronica che afferisce in campo nazionale al Sistema Informativo Unificato delle So-printendenze Archivistiche, consultabile dall’utenza esterna e che consentirà una pro-grammazione mirata dell’attività di vigilanza dell’Amministrazione archivistica, con particolare riferimento a una pianificazione di interventi per gli archivi a rischio di di-spersione.

I risultati di questo primo censimento hanno confermato lo stato di endemica soffe-renza degli archivi degli enti pubblici, carenti sotto diversi profili.

Fin dai primi sopralluoghi si è dovuto constatare, con rammarico, la dispersione e il depauperamento del patrimonio documentario storico dovuti sia alla scarsa consapevo-lezza da parte della dirigenza scolastica dell’importanza degli archivi, sia alle cattive condizioni di conservazione delle carte collocate in locali assolutamente inidonei per insufficienza e uso promiscuo degli spazi, mancanza di attrezzature e impiantistica ina-deguata. A ciò vanno aggiunte le conseguenze negative originate dall’inosservanza delle norme relative alla gestione dei flussi documentali, dalla mancata applicazione degli strumenti per la corretta tenuta degli archivi correnti, dagli scarti effettuati sulla docu-mentazione senza il vaglio preventivo della Soprintendenza.

Questi sono solo alcuni dei principali fattori di rischio per gli archivi pubblici, che richiedono interventi urgenti pena la dispersione di quello che resta dell’importante pa-trimonio documentario giunto fino a noi e il rallentamento del processo d’informatiz-zazione della Pubblica amministrazione, sviluppo richiesto dalle recenti normative.

Ritengo, perciò, assai utili gli incontri, come quello odierno, per fare il punto della si-tuazione e conoscere gli strumenti elaborati per gli archivi correnti degli istituti musicali.

Le disposizioni legislative in materia di autonomia delle istituzioni scolastiche, in particolare il DPR. 8 marzo 1999, n. 275, hanno conferito personalità giuridica alle scuole che ne erano prive estendendo a tutte la natura di ente pubblico. Ogni istituzio-ne scolastica è quindi destinataria, per quanto riguarda il proprio archivio, dei medesi-mi obblighi validi per tutti gli enti pubblici ai sensi del Codice dei beni culturali e del paesaggio (Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42) in tale veste di ente pubblico che le istituzioni scolastiche rientrano nella sfera di tutela e vigilanza della Soprinten-denza Archivistica, la quale subentra agli Archivi di Stato nelle competenze da essi eser-



citate fino al 1999. Prima di questa data, l’attenta e sistematica azione di controllo sugli archivi statali era demandata alle Commissioni di sorveglianza che, dove istituite e fun-zionanti, garantivano una corretta gestione dell’archivio scolastico, specie per la docu-mentazione anteriore ai quaranta anni, trascorsi i quali veniva versata all’Archivio di stato. Anche per questo prestigioso Conservatorio è stato effettuato il recupero e il suc-cessivo versamento all’Archivio di stato di Pescara del materiale più antico, rinvenuto dalla Soprintendenza in deplorevoli condizioni di conservazione.

Tra i doveri posti a carico di tutti gli enti pubblici dalla normativa sui beni cultura-li, si evidenzia quello di conservare correttamente, presso le proprie sedi, tutto l’archivio nella sua interezza (storico - deposito - corrente). Ovviamente, permane l’obbligo di versare all’Archivio di stato le pratiche, non più occorrenti all’ordinaria amministrazio-ne, poste in essere fino a marzo del 1999. Le scuole intenzionate a conservare nelle strutture proprie l’archivio storico possono essere autorizzate dalla Soprintendenza che valuta le garanzie offerte per una corretta conservazione.

Il Codice dei beni culturali ha stabilito che gli archivi sono beni culturali fin dall’origine e come tali sono soggetti alla vigilanza della Soprintendenza anche gli ar-chivi in formazione, in tale ambito siamo chiamati a svolgere funzioni di consulenza tecnica per tutti gli interventi relativi alle tre fasi di vita dei complessi archivistici:

• archivio corrente ( affari in corso di trattazione) per l’elaborazione degli stru-menti indicati dalla legge: piano di classificazione, piano di conservazione, ma-nuale di gestione;

• archivio di deposito (affari conclusi conservati separatamente dall’archivio stori-co) per gli interventi di manutenzione e per lo scarto o selezione:

• archivio storico (complesso di documenti relativi ad affari conclusi da oltre 40 anni e destinati ad essere conservati illimitatamente per fini di studio o ricerca) per progetti di riordino, restauro, inventariazione, regolamenti per la consulta-zione storica.

Una corretta gestione documentale inizia fin dal momento in cui i documenti si formano o vengono acquisiti dall’ente, nella fase quindi di archivio corrente e la legge indica gli strumenti da utilizzare.

Se ciò è vero per gli archivi cartacei, lo è ancora di più per gli archivi elettronici che da qualche anno, grazie allo sviluppo tecnologico che ha investito la pubblica ammini-strazione, stanno sostituendo le modalità di formazione e trasmissione degli atti.

Il processo di informatizzazione ha modificato il lavoro degli archivisti e la fase che stiamo vivendo è di transito poiché gli archivi di carta sussistono accanto a quelli di na-tura informatica; occorre, da parte degli addetti ai servizi archivistici, aggiornare le pro-prie conoscenze per poter governare una gestione documentale ancora promiscua, nel



rispetto dei canoni della scienza tradizionale archivistica, imprescindibile base sulla qua-le si devono innestare le conoscenze tecnico-informatiche.

A partire dagli anni novanta del secolo appena trascorso, abbiamo assistito a una al-luvionale serie di norme che ha avuto riflessi in ambito archivistico. Si deve, infatti, alla legge 241 del 1990 l’avvio della riforma della pubblica amministrazione che ha coinvol-to le modalità di produzione documentaria e l’organizzazione degli archivi, rafforzando l’uso di tecnologie informatiche e telematiche per il potenziamento del sistema infor-mativo, il miglioramento dei servizi , la trasparenza, l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa e il contenimento della spesa pubblica. Un ruolo determinante è stato assegnato al documento pubblico quale garanzia di effettiva trasparenza e risposta ai cittadini nel rapporto con gli enti. Proiettati quindi nella centralità dell’organizzazione degli uffici, gli archivi richiedono una rinnovata attenzione per recuperare la prolungata “distrazione” che ha caratterizzato la loro storia.

Un archivio ben organizzato è il primo passo per il raggiungimento degli obiettivi posti come traguardo per una pubblica amministrazione moderna che possa assicurare lo snellimento dei procedimenti, la tutela della privacy, la libera consultabilità degli atti, le nuove forme di comunicazione tra gli enti e la conservazione del patrimonio docu-mentario pubblico.

Il Testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000 n. 445) riconferma i canoni tradizionali della scienza archivistica e detta le regole per la gestione di ciascuna delle fasi di vita dei complessi documentali e soprattutto rende ob-bligatori gli strumenti consolidati dalla prassi archivistica italiana. Impone l’istituzione presso ogni ente pubblico di un servizio archivistico, con a capo un funzionario dotato di idonea professionalità, che sovrintende a tutte le attività di gestione dei flussi docu-mentali: dalla protocollazione alla classificazione, dalla formazione del fascicolo al suo passaggio nell’archivio di deposito e, dopo averlo selezionato, in quello storico. L’archi-vio quindi è considerato un unicum da governare nelle tre fasi di vita; questi principi si sposano perfettamente con il Codice dei beni culturali e quello sulla privacy.

L’idonea formazione del responsabile del servizio archivistico è una nota dolente che si scontra con una realtà ben diversa; opinione comune degli amministratori degli enti è che l’impiegato addetto al funzionamento del protocollo e dell’archivio può non avere un bagaglio di conoscenze specifiche. Non si riconosce l’importanza del servizio a tal punto da non investire su di esso con adeguate risorse professionali ed economiche.

Le disposizioni contenute nel Testo unico, pur restituendo dignità alla professione dell’archivista quale portatore di un sapere specifico scientifico e tecnologico, rischiano di rimanere disattese se non si realizzano mirati progetti di riqualificazione per il perso-nale interno.

La spinta in avanti verso l’innovazione tecnologica voluta dal Codice dell’Ammi-nistrazione Digitale non ha tenuto conto dello stato di partenza e dell’arretratezza dei



servizi archivistici pubblici e ha fatto emergere ardui problemi anche agli archivisti di professione, che fanno fatica ad attuare le modalità previste dalle nuove norme.

Per tornare agli argomenti del nostro incontro, vorrei soffermarmi brevemente su alcuni strumenti organizzativi obbligatori previsti dal DPR 445/200 per la gestione de-gli archivi correnti: il manuale di gestione, documento innovativo, e il titolario di clas-sificazione, schema organizzativo legato alla prassi tradizionale.

L’ente pubblico, con la redazione del manuale, è obbligato per la prima volta, non da una disposizione generica o circolare, a descrivere i processi che adotta per la gestio-ne della sua documentazione. Un documento di grande importanza che non può essere standard, ma deve riflettere l’organizzazione interna dell’ufficio. Si tratta, infatti, del-l’insieme di norme, direttive e procedure che stabiliscono le modalità concrete di for-mazione, utilizzo e conservazione dei documenti, con la definizione di tutte le strutture operative dell’amministrazione e che forniscono le informazioni necessarie a un effi-ciente trattamento dei documenti. Costantemente aggiornato, il manuale deve seguire i mutamenti dell’amministrazione e può creare l’occasione per ripensare ed eventual-mente migliorare gli aspetti organizzativi interni.

Se il manuale di gestione deve avere caratteristiche proprie riferite alla singola strut-tura, le esigenze di comunicazione tra amministrazioni similari impongono l’adozione di un sistema di classificazione condiviso, per assicurare l’accesso ai propri archivi e in-teroperabilità telematica.

Nella sfera delle competenze esercitate sugli archivi correnti, l’Amministrazione ar-chivistica centrale da diversi anni promuove gruppi di lavoro per l’elaborazione di titolari ai quali partecipano gli archivisti e i rappresentanti delle amministrazioni pubbliche.

Il titolario elaborato per gli istituti musicali, che sarà presentato oggi, dovrà essere portato a conoscenza della Direzione Generale per gli archivi per una verifica e un con-fronto.

Un ultimo punto che vorrei sottoporre all’attenzione dei presenti è la selezione o scarto che va disciplinata nel piano di conservazione, a sua volta integrato con il sistema di classificazione. Sarebbe oltremodo oneroso conservare illimitatamente l’archivio nella sua totalità con la conseguenza di non dare giusto risalto alle carte meritevoli di conser-vazione perenne. Sebbene sia il Testo unico sulla documentazione amministrativa sia il Codice dell’Amministrazione digitali incentivino a sostituire i documenti cartacei con documenti elettronici – e siamo sollecitati da tutta la normativa di supporto verso que-sto obiettivo – dobbiamo procedere con cautela.

Le norme riferite promuovono, ai fini dell’eliminazione cartacea, la riproduzione sostitutiva su supporto digitale. Sono ancora in fase di studio i processi che possono offrire le garanzie temporali per la conservazione degli archivi digitali per cui, allo stato attuale, non sarà autorizzato dalla Soprintendenza lo scarto di quei documenti cartacei, anche in presenza di riproduzione digitale, i cui tempi di conservazione sono illimitati.



La gestione documentale come fattore di innovazione organizzativa

LUCIA MAFFEI

L’articolo illustra puntualmente le potenzialità di innovazione insite nella reingegneriz-

zazione dei processi documentali all’interno di un’organizzazione declinandone strumenti e risultati.

Parole-chiave: Innovazione – Funzionigramma, Reingegnerizzazione dei processi – Tracciabilità dei documenti e dei processi.

Qualche parola vale la pena, forse, spenderla all’inizio di questo contributo per dare

conto del suo titolo. Esso nasce dalla scelta di privilegiare un aspetto specifico e spesso non troppo indagato delle potenzialità insite nell’implementazione di un sistema di ge-stione documentale. Spesso l’innovazione organizzativa viene associata all’introduzione delle nuove tecnologie in generale oppure dell’ICT [Information and Communication Technology; Tecnologia dell’Informazione e della Comunicazione] in particolare, ma solo i professionisti del trattamento della documentazione e dell’informazione avver-tono con particolare acutezza quanto potenzialmente “eversiva” rispetto all’organizza-zione di una pubblica amministrazione possa essere una corretta gestione del patrimo-nio documentale, materiale o immateriale che esso sia. E proprio la potenzialità inno-vatrice sulle procedure e sulla stessa organizzazione del lavoro insita nella reingegneriz-zazione dei flussi documentali e nella riorganizzazione del loro sistema di gestione, sarà l’oggetto di questo intervento.

Una piccola spiegazione è anche doverosa rispetto alla doppia affiliazione che ac-compagna il mio nome. L’Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata, AIDA, patrocinatrice del workshop cui il contributo si riferisce, mi ha incaricato, come past president, di rappresentarla. Per tutti coloro che non la conoscessero, invito a visi-tarne il sito <www.aidaweb.it>. Qui basti dire che raccoglie le professionalità che fanno capo al trattamento della documentazione e dell’informazione: documentalisti, biblio-tecari speciali, ecc. Nasce nel 1983 da un’idea di Paolo Bisogno del CNR, con lo scopo di promuovere la ricerca e la professione nei campi della raccolta, gestione e comunica-zione dell’informazione, nel quadro di una più ampia attività dello studioso che lo por-tò anche alla fondazione dell’Istituto di Studi sulla Ricerca e sulla Documentazione Scientifica, ISRDS, del CNR, oggi purtroppo scomparso. È sempre stata un’associa-



zione di nicchia, per una professione, quella dei documentalisti, che nel nostro Paese non ha mai avuto un vasto radicamento. Pubblica una rivista a stampa e open access, “AIDAinformazioni” <www.aidainformazioni.it> (che ospiterà gli atti di questo incon-tro), e una newsletter gratuita online “AIDAlampi” <www.aidalampi.it>. Da sempre in-teressata alla promozione delle professioni rappresentate, ha lavorato per la crescita, anche nel nostro Paese, di professionalità complesse che sapessero al meglio interpretare le nuove sfide della società dell’informazione e della conoscenza. Ha anche promosso, grazie ai suoi intensi contatti a livello europeo, un consorzio di certificazione Certidoc Italia che rilascia attestati professionali riconosciuti in diversi Paesi dell’Unione.

Il mio altro “cappello” è quello dell’Università degli Studi di Siena, nella quale ri-copro l’incarico di responsabile della Divisione flussi documentali e informativi e che è il contesto all’interno del quale sono maturate le riflessioni che mi accingo a proporvi. Non ho intenzione però di presentare uno studio di caso, ma piuttosto di estrarre da una serie di elementi, verificati nella teoria e nella pratica, alcune indicazioni che pos-sono essere, mi auguro, spunti di riflessione e confronto per tutti i professionisti impe-gnati in questi settori.

Premesse La realizzazione della gestione informatica di documenti, flussi documentali e pro-

cedimenti amministrativi, rappresenta per le pubbliche amministrazioni un obiettivo fondamentale. Obiettivo fondamentale, nel senso etimologico del termine, che sta a fondamento dell’insieme della possibilità di dare effettiva concretezza agli interventi normativi volti a innovare e semplificare le procedure, a rendere trasparente l’intera-zione con i cittadini, interventi che si sono succeduti ormai dagli anni ’90 in poi.

Alcuni esempi:

• Legge 241/90, e legge 15/2005, sulla trasparenza e l’imparzialità dell’azione am-ministrativa, che definisce le regole per individuare le responsabilità dei singoli procedimenti e sancisce il diritto di accesso agli atti dei cittadini. Essa stabilisce una cesura con la prassi amministrativa precedente, fondata sulla preminenza del rispetto delle procedure, mettendo al centro il cittadino e i suoi diritti di infor-mazione e accesso. A questo scopo diventa però fondamentale fare chiarezza sul-le responsabilità dei procedimenti (perché il cittadino possa sapere dove è la sua pratica e a quale stadio di elaborazione), stabilire una loro durata e rendere pub-blico il dato. Un efficiente e razionale sistema di gestione dei documenti in en-trata e in uscita dall’Amministrazione e un chiaro indirizzamento interno ai



responsabili diventa, con tutta evidenza, presupposto imprescindibile per dare attuazione alla normativa;

• Dlgs 29/93 (poi superato da Dlgs165/2001), sulla valutazione dei risultati e il dovere di comunicazione interna ed esterna. La legge prevede la creazione del-l’URP [Ufficio per le Relazioni con il Pubblico]. Ma gli sportelli al cittadino possono essere tanto più efficaci nelle risposte, tanto più organizzati e accessibili sono i documenti e le informazioni necessarie;

• Legge 150/2000, che disciplina le attività di informazione e comunicazione delle pubbliche amministrazioni. L’azione verso il cittadino sarà sarà possibile solo se alle spalle dei comunicatori c’è un’organizzazione delle informazioni e della do-cumentazione chiara, efficiente, rispettosa delle normative sulla privacy;

• Dlgs 196/2003, che sancisce il diritto alla tutela dei dati personali. E quale tute-la del dato può essere assicurata in un sistema di gestione documentale inesisten-te o inefficiente, dove i dati si duplicano e sono conservati senza un ordine?

Gli esempi dimostrano che ogni volta che il legislatore decide di intervenire per ri-formare la pubblica amministrazione, torna in primo piano il nodo di una corretta ed efficace gestione del sistema dei documenti e degli archivi prodotti dall’amministrazione.

In particolare, risulta evidente, dall’ultimo esempio, l’importanza di creare un si-stema di gestione corretta del sistema informativo e documentale per dare concreta at-tuazione anche alla tutela dei dati personali. Il ciclo produttivo di una pubblica amministrazione si concretizza infatti nell’elaborazione di informazioni e nella produ-zione di documenti. Una non corretta gestione può portare a dispersione, sovrabbon-danza di produzione, che a loro volta aumentano il rischio di accessi non autorizzati.

Si evidenzia quindi un intreccio fra l’organizzazione dell’universo documentario e l’organizzazione dei processi che presiedono all’attività dell’ente.

D’altra parte, l’osservazione ci dice che:

• i documenti originano o sono originati da processi; • ogni processo ha un responsabile; • ogni documento deve essere indirizzato ad un responsabile o prodotto da un re-

sponsabile di processo; • individuare i processi e i relativi responsabili significa poter assegnare corretta-

mente i documenti.

Si crea quindi un legame inscindibile tra funzione, posizione e documento. L’intreccio è evidente dalla lettura integrata di alcune normative:

• Legge 241/90 art. 4 c. 1: «Ove non sia già direttamente stabilito per legge o per regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare per cia-



scun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l’unità organizza-tiva responsabile della istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell’adozione del provvedimento finale»;

• [1] DPR 445/2000: l’art. 50, c. 3, definisce gli obblighi delle amministrazioni pubbliche di realizzare «sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi»;

• Il CAD (D.Lgs.vo 82/2005) art. 41, c. 1: «Le pubbliche amministrazioni gesti-scono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente»; c. 2: «La pubblica amministrazione titolare del procedimento può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati».

Qui si rintracciano le basi per un cambio di passo storico per la Pubblica Ammini-strazione, per la quale sono esplicitati obiettivi chiari di trasparenza ed efficienza, detta-te le regole per l’individuazione delle responsabilità, dei tempi e dei modi dell’intera-zione fra PA e cittadino, attraverso l’individuazione del responsabile del procedimento amministrativo, dei tempi di conclusione dei procedimenti, delle modalità e dei tempi per l’esercizio del diritto di accesso. Il cittadino con le sue esigenze diventa il fine dell’a-gire amministrativo e non più il mero e pedissequo rispetto della procedura.

Se leggiamo in parallelo queste normative e ne cogliamo l’aspetto dinamico e siner-gico, possiamo considerare l’introduzione del protocollo informatico, primo tassello di un sistema di gestione documentale efficiente, come occasione per la creazione di uno strumento chiarificatore degli aspetti organizzativi del contesto in cui si opera. È del tutto evidente infatti come l’operazione di registrazione del documento diventi il mo-mento in cui si individua concretamente un responsabile per il procedimento che quel-la “carta” innesca.

Il legame documento/procedimento/responsabile del procedimento è l’asse intorno al quale ruotano contemporaneamente la gestione dei documenti e dei flussi procedi-mentali e quindi la possibilità di creare una mappa dei flussi che delinei anche una i-stantanea dei profili organizzativi. È chiaro infatti che il passo successivo di approfondi-mento è proprio quello di analizzare i flussi documentali e attraverso questa analisi riu-scire a semplificare e razionalizzare anche le procedure [2].

Gli strumenti

Ne deriva quindi una necessità per l’organizzazione di affiancare al protocollo un siste-ma di mappatura dei procedimenti (dinamico nel tempo), per l’individuazione dei re-



sponsabili. Per esplicitare il legame fra documento, procedimento e responsabile, pos-sono essere utili alcuni strumenti di lavoro.

Il primo è il titolario di classificazione, strumento indispensabile, non solo per la classificazione dei documenti [3] (sua ragione d’essere), ma come base anche per la de-scrizione dei procedimenti. La mia esperienza fa riferimento al titolario Titulus elabora-to da un gruppo di colleghi archivisti di molte università, capofila l’università di Padova, e ormai divenuto uno standard per le Università italiane. La sua impostazione prescinde totalmente dall’organizzazione del lavoro dei singoli enti, fornendo uno schema classificatorio basato su titoli che descrivono macro-funzioni e classi che descri-vono le funzioni. Proprio questa sua caratteristica lo rende prezioso per orientare il la-voro di mappatura dei procedimenti [4].

Attraverso questo strumento è possibile una lettura delle funzioni dell’ente aggregate per omogeneità. Esso può servire come base per ricomporre i procedimenti all’interno dello schema classificatorio con effetti chiarificatori della razionalità o meno dell’orga-nizzazione dell’ente.

L’altro strumento è lo sviluppo di una metodologia per la mappatura dei procedi-menti, della quale di seguito si danno alcuni elementi perché essa si sviluppi con ade-renza alla realtà:

• Analisi della documentazione ufficiale (organigramma, regolamenti, atti ammi-nistrativi, ecc.);

• Colloqui con responsabili di struttura; • Confronto fra la documentazione ufficiale e la pratica amministrativa; • Creazione di una griglia di descrizione; • Revisione delle griglie con i responsabili; • Revisione delle griglie con la direzione generale e successiva validazione.

I passi 2 e 5 sono fondamentali per dare concretezza a un lavoro che troppo spesso negli enti si è risolto in un mero adempimento di legge. Nel medesimo modo risulta decisiva la volontà politica dei vertici aziendali nel promuovere e sostenere l’indagine e nell’impegnarsi per un lavoro critico e di validazione dei risultati (passo 6).

Il risultato primario Il prodotto finale sarà un funzionigramma dove saranno evidenziati i procedimenti

con l’indicazione dell’unità organizzativa responsabile e della persona responsabile, rag-gruppati secondo funzioni (classi) e macro-funzioni (titoli). Questo mostrerà una foto-grafia organizzativa a doppia lettura: se la chiave di lettura è il titolario, vedremo che alla stessa classe inserita nello stesso titolo (cioè a funzioni omogenee) corrisponde un



certo numero di procedimenti, la cui responsabilità risiede in uffici diversi che possono avere o non avere fra sé coerenti legami organizzativi; se si sceglie la chiave di lettura dell’unità organizzativa, potremo notare. forse, che la stessa unità organizzativa e maga-ri la stessa persona sono responsabili di procedimenti che si collocano in funzioni e ma-cro-funzioni differenti.

Questo prodotto ha utilità per il protocollista che si trova uno strumento di aiuto nell’identificazione del responsabile del procedimento e quindi aumenta la qualità del suo lavoro perché lo aiuta a garantire la tracciabilità corretta del documento tramite la sua attribuzione al responsabile del procedimento. Per i vertici dell’ente esso si presenta come una griglia di lettura critica dell’organizzazione del lavoro, dalla quale è possibile partire per eventuali politiche di riorganizzazione funzionale.

I risultati secondari Tutto il lavoro che ha portato alla creazione del funzionigramma, ha poi anche de-

gli effetti secondari non trascurabili.

• Presa di coscienza critica rispetto alla propria routine; • Apertura al cambiamento; • Condivisione di una vision dei processi; • Presa di coscienza del legame imprescindibile fra documentazione e procedi-

menti; • Creazione di un linguaggio condiviso nella descrizione dei processi e dei proce-

dimenti.

Proporre metodologie di analisi corredate di strumenti seri, cercando di coinvolgere i responsabili delle strutture organizzative nel percorso, favorisce una presa di distanza critica nella lettura del proprio modo di lavorare, che determina un terreno favorevole all’introduzione di cambiamenti dei processi. L’uso condiviso di strumenti di analisi, evidenzia anche, al di fuori della cerchia più ristretta degli addetti ai lavori, il legame stretto fra documenti e procedimenti, favorendo la comprensione del dettato normati-vo sulla tracciabilità dei documenti e dei procedimenti e l’importanza di un corretto sistema di gestione documentale.

Infine, ma non mi sembra un risultato secondario, si rende possibile la creazione di un linguaggio comune che può essere usato in tutti gli atti amministrativi: una volta elaborata la descrizione di un procedimento, essa infatti diventerà uno standard servirà al momento di attribuire un documento in fase di registrazione di protocollo, ma servi-rà anche per descrivere le responsabilità di una unità organizzativa, o per descrivere quelle dei singoli in atti ufficiali.



Conclusioni Mi piace, alla fine, evidenziare come le metodologie di analisi proposte inducano a

tendere verso un metodo di lavoro collaborativo, orizzontale e verticale nell’organizza-zione, che poi può essere riproposto in altre occasioni. L’uso di un linguaggio condiviso per descrivere gli “oggetti” è un potente aiuto. Ma alla fine il cerchio si chiude e si ri-torna a quel sistema di gestione documentale, fondamento degli interventi innovativi nella pubblica amministrazione. Perché è il lavoro per costruire strumenti per interpre-tare al meglio le normative riguardo il protocollo informatico che è anche l’occasione per costruire strumenti di innovazione.

Note

[1] Le normative richiamate fanno riferimento al “procedimento amministrativo” inteso come l’insieme coordinato di una pluralità di atti tra loro autonomi e di operazioni, scanditi nel tempo e destinati al medesimo fine, cioè all’emanazione di un atto finale. Sembra chiaro però che gli obiettivi delle normative richiamate siano raggiungibili, in termini di efficien-za e trasparenza reale, solo se si applicano anche a tutti quei processi che negli enti hanno natura giuridica diversa (attività contrattuale o privatistica, per esempio) o attengono ad attività istituzionali non immediatamente riconducibili a profili amministrativi.

[2] Per un serio lavoro di analisi dei procedimenti si segnala CARTESIO, il frutto del lavoro di un gruppo di archivisti delle università italiane guidati da Gianni Penzo Doria dell’Università di Padova. È annunciata a breve la pubblicazione della mappatura detta-gliata dei procedimenti tipici degli atenei italiani.

[3] L’adozione di un sistema di classificazione è uno degli obblighi del DPR 445/2000. [4] Per una completa descrizione del titolario Titulus, cfr. I calzini del principe Carlo, Bolo-

gna, Clueb, 2007.



Il Progetto “Note in archivio”

ANNALISA BINI L’articolo racconta la genesi della “Bibliomediateca” dell’Accademia Nazionale di Santa

Cecilia a Roma laddove tale termine vuole indicare una biblioteca e una mediateca insie-me, un luogo dove i libri tradizionali e i supporti sonori analogici convivono con la docu-mentazione digitale e su supporto multimediale, una struttura dinamica a supporto delle attività concertistiche e artistiche dell’Ente. All’interno della Biblioteca nasce il Progetto “Note in archivio” che viene presentato al workshop pescarese.

Parole-chiave: Archivio corrente – Archivio storico – Bibliomediateca – Biblioteca – Fototeca – Mediateca – Museo – Piattaforma multimediale.

L’Accademia Nazionale di Santa Cecilia è una delle più antiche istituzioni musicali

al mondo. Fondata ufficialmente nel 1585 e trasformatasi nei secoli da sodalizio di mu-sicisti di valenza “locale” a moderna accademia ed ente concertistico sinfonico di fama internazionale, unisce un corpo accademico composto di 100 membri (70 effettivi e 30 onorari) eletti tra i più illustri esponenti della cultura e dell’arte musicale a un’orchestra e un coro sinfonici tra i più accreditati in campo internazionale.

Solo esempio fra le accademie italiane di origine rinascimentale ad aver assunto la fisionomia di un’azienda moderna e produttiva, l’Accademia attuale, diventata fonda-zione dal 1998, per vocazione statutaria unisce quindi un’attività di promozione della cultura musicale – attraverso la valorizzazione di un patrimonio storico ricchissimo, ri-flesso della sua storia plurisecolare – a una tradizione didattica di altissimo livello e so-prattutto a una attività concertistica di fama internazionale in continua espansione.

Dal 2002 l’Accademia Nazionale di Santa Cecilia è approdata al Parco della Musica, dove tre sale da concerto – una delle quali attrezzata a teatro – per complessivi 5.700 spettatori, e un anfiteatro all’aperto con 3.200 posti a sedere, rappresentano il fulcro di un complesso che ospita anche la bibliomediateca, e spazi espositivi e commerciali. Una sede ampia, modernissima e funzionale, firmata da Renzo Piano, circondata dal verde e collocata in un quartiere centralissimo che si avvia a diventare uno dei più importanti poli culturali della capitale. Nuove sfide ma grandi opportunità per un’istituzione che è da più di quattro secoli fra i protagonisti della vita culturale di Roma.

Nel corso del tempo l’Accademia ha raccolto un patrimonio musicale articolato, ricco di più di 120 mila volumi della biblioteca cui si aggiungono un’audioteca con mi-



gliaia di dischi e nastri (tra musica colta, archivio delle registrazioni dei propri concerti e archivio delle musiche di tradizione orale nazionali ed estere), una fototeca (testimo-nianza visiva della musica e dello spettacolo a Roma, unica nel suo genere), un archivio storico con centinaia di metri lineari di documenti dal 1600 ad oggi, e una collezione di quasi trecento strumenti musicali antichi e moderni, fra cui il celebre Stradivari det-to “Il toscano”.

Un patrimonio di riferimento imprescindibile per chiunque voglia approfondire lo studio della vita musicale a Roma, delle istituzioni concertistiche in Italia e dell’or-ganizzazione dell’attività concertistica internazionale a partire dall’inizio del nostro se-colo. Digitalizzato con le più moderne tecnologie e catalogato secondo i criteri attual-mente in uso per i beni librari, archivistici, e audiovisivi, è ora consultabile nella nuova bibliomediateca, comodamente accessibile anche per i disabili e dove salette riservate per la consultazione di rari e manoscritti e ampie sale di lettura con numerose postazioni multimediali accolgono il pubblico di studiosi e appassionati. I medesimi servizi sono offerti anche online, in un sito web che a ottobre 2008 sarà interamente rinnovato.

Fin dal 1874 l’Accademia aveva istituito e aperto al pubblico una biblioteca musicale specializzata, raccogliendovi anche il patrimonio librario dell’archivio partiture dell’an-tica Congregazione. In seguito il patrimonio si è continuamente arricchito con lasciti e doni di importanti compositori, interpreti e studiosi, molti dei quali membri del corpo accademico ceciliano. Dal 1919 al 2005 il così detto Fondo accademico antico (la col-lezione originale, costituita da circa 36.000 fra monografie, spartiti, partiture e mano-scritti) è rimasto depositato presso la Biblioteca governativa del Conservatorio di Santa Cecilia. A suo tempo, in occasione del trasferimento del Fondo accademico più antico presso la nuova sede al Parco della musica, si è parlato di rischio di smembramento dei fondi appartenenti alla biblioteca del Conservatorio di Santa Cecilia. In realtà, solo una parte minima (36.000 volumi sui 120.000 totali) del patrimonio librario dell’Acca-demia era depositato presso la Biblioteca del Conservatorio, in base alla convenzione del 1911 che imponeva comunque di considerare tale patrimonio come collezione a parte, con proprio inventario, e lasciava all’Accademia la libertà di scegliere la possibili-tà del deposito o di gestire autonomamente la propria biblioteca. Il resto delle collezio-ni, per obiettive carenze di spazio della sede di Via dei Greci, si era accumulato in Via della Conciliazione nel locali dell’Archivio musicale dell’Accademia, in attesa di essere riordinato e reso disponibile al pubblico. L’archivio musicale di un ente lirico-sinfoni-co, infatti, non è mai aperto al pubblico, in quanto custodisce i materiali d’esecuzione destinati ai direttori d’orchestra, all’orchestra stessa e al coro; perciò molte collezioni attualmente consultabili erano ignote agli studiosi. Aver riunito tutti i fondi di proprie-tà accademica in un’unica sede, insieme con l’archivio storico, la fototeca e l’audio-videoteca, è quindi da considerare un necessario ricongiungimento di parti diverse di un unico patrimonio storico, considerato anche il fatto che nel fondo più antico sono



presenti parte del carteggio dell’archivio storico accademico (fra cui lettere di musicisti famosi e i compiti di ammissione dei congregati), e parte dell’archivio fotografico del conte di San Martino, lo storico presidente dell’Accademia per più di un cinquanten-nio. In ogni modo, i cataloghi di ambedue le biblioteche – quella accademica e quella del Conservatorio – sono presenti sul medesimo Polo del Servizio Bibliotecario Nazio-nale, il Polo capitolino messo a disposizione dal Comune di Roma, il che equivale ad avere un catalogo virtuale unico. Inoltre, sono già allo studio diverse forme di collabo-razione fra Accademia e Conservatorio per potenziare la digitalizzazione (da parte del-l’Accademia si è già fatto molto), ed avere così attraverso le nuove tecnologie un’unità “virtuale” dei due fondi antichi che comunque – va sottolineato – non sono comple-mentari l’uno con l’altro. Lo sarebbero invece, e molto, i due archivi storici, e anche su quello potremo lavorare in futuro.

Consapevole di tanta ricchezza di documentazione, fin dai primi incontri con Ren-zo Piano, nel definire il progetto del nuovo auditorio l’Accademia ha sempre dato grande importanza alla presenza di ampi locali idonei per poter ospitare l’intero patri-monio storico della fondazione. È naturale quindi che, una volta conquistata una mo-derna sede all’interno del Parco della Musica, l’Accademia abbia fatto ogni sforzo per rendere tale patrimonio accessibile al pubblico nel più breve tempo possibile, tramite le più moderne tecnologie. Il termine “Bibliomediateca” indica infatti che si tratta di una biblioteca e mediateca insieme, dove i libri tradizionali e i supporti sonori analogici convivono con la documentazione digitale e su supporto multimediale.

Se lo si vuole riassumere in cifre, il patrimonio della bibliomediateca dell’Accademia riunisce i seguenti fondi.

• Biblioteca: 120.000 volumi (fra cui 3.000 libretti, 7.000 manoscritti, più di 1.000 edizioni databili fra il XVI secolo e il 1830). Tra libri rari, moderne enci-clopedie, libretti, programmi di sala e riviste lo studioso e il normale visitatore possono accedere ad un materiale che, per qualità e quantità, è tra i più impor-tanti in Italia nel settore musicale. Tra i fondi dell’Ottocento, il più importante è quello appartenuto al tenore Giovanni De Candia, in arte Mario, ricco di ma-noscritti e autografi, e di edizioni dei secoli XVI-XIX, molte delle quali inglesi e francesi. Di gran pregio anche i fondi appartenuti a Ettore Pinelli e Tito Mona-chesi, due fra i maggiori esponenti della scuola violinistica romana dell’Ottocen-to, e pionieri con Giovanni Sgambati della riscoperta e diffusione del repertorio sinfonico e cameristico tedesco presso il pubblico romano. Grazie poi alle dona-zioni e alle acquisizioni di biblioteche di celebri direttori e compositori (come Vincenzo Bellezza, Bernardino Molinari, Fernando Previtali, Virgilio Mortari, Alessandro Bustini, Goffredo Petrassi, Franco Caracciolo), musicologi (come Fedele D’Amico) ed etnomusicologi (come Diego Carpitella e Ivan Vandor), è



possibile avere uno spaccato del gusto interpretativo, della critica e delle ricerche che hanno caratterizzato la cultura musicale del Novecento;

• Archivio storico: ricco di più di un chilometro lineare di documenti dal 1650 ad oggi; la sua recente inventariazione, tuttora in corso per la documentazione più recente, consente un lungo percorso attraverso i verbali della Congregazione di Santa Cecilia, i libri contabili, i carteggi artistici, ma anche la rassegna stampa completa dal 1910 ad oggi, locandine e manifesti, e fornisce un vivace spaccato della vita musicale romana dei secoli scorsi. All’archivio storico dell’Accademia si sono aggiunti in tempi più recenti anche gli archivi aggregati provenienti dai fondi donati da musicisti e accademici;

• Archivio corrente: con il DPR 445 del 28 dicembre 2000 si introduce l’uso (obbligatorio per la pubblica amministrazione) del protocollo informatico che favorisce allo stesso tempo le necessità legate al lavoro corrente e la stratificazio-ne corretta dell’archivio documentale della Fondazione. Il protocollo informati-co, per esempio, è preparato per confluire nell’archivio di deposito (al di sotto dei 40 anni) e successivamente nell’archivio storico (oltre i 40 anni) senza neces-sità di ulteriore lavorazione per il riordino dell’archivio. L’efficacia del sistema è condizionata alla sua reale e convinta adozione come strumento di lavoro quoti-diano in cui ciascuno, per la parte di propria competenza, immette informazioni rendendole disponibili agli altri. L’introduzione del protocollo propone una ri-flessione sui flussi di lavoro e sull’organizzazione dei contenuti prodotti quoti-dianamente dalla Fondazione;

• Fondi sonori e audiovisivi: circa 12.000 ore audio e audio-video provenienti da Archivi di Etnomusicologia (la più importante raccolta di musica di tradizione orale in Italia), Fondi discografici e Archivio dei concerti. Tra i materiali più inte-ressanti spiccano le raccolte di canti popolari (dalla pizzica salentina ai trallalero genovesi, dai canti ebraici a quelli calabro-albanesi) frutto del lavoro sul campo svolto fra gli anni ’50 e gli anni ’70 del Novecento da pionieri dell’etnomusico-logia italiana e internazionale (Ernesto De Martino, Giorgio Nataletti, Diego Carpitella, Alan Lomax, Paul Collaer) e rare incisioni discografiche del passato provenienti dai fondi Eminente, De Agostini e Fassini. Recentemente l’archivio si è arricchito di numerose registrazioni audiovisive degli spettacoli prodotti dal-l’Accademia, realizzate dalla RAI, che dal 2001 assicura la registrazione sonora di tutti concerti;

• Fototeca: più di 20.000 fotografie (dal dagherrotipo al formato digitale), fra cui curiose immagini di attori e cantanti della fine dell’Ottocento, rivivono accanto alle più suggestive foto degli interpreti di oggi. Comprende anche il fondo ap-



partenuto a Leopoldo Mugnone e quello donato dal Conte di San Martino, ambedue con importanti fotografie di celebri compositori e interpreti, autogra-fate e con dedica. Comprende inoltre le campagne fotografiche svolte sul patri-monio iconografico musicale (ca. 150 fra dipinti su tela, incisioni e sculture, per lo più ritratti di musicisti) e sulla collezione di strumenti musicali attualmente esposta nel Museo degli strumenti musicali, inaugurato nel febbraio del 2008.

La piattaforma di gestione dei contenuti: caratteristiche innovative della sua struttura e del suo funzionamento

L’elemento più innovativo sono i criteri sui quali è stata strutturata la complessa

piattaforma informatica di gestione dei contenuti, sulla quale poggiano le numerose basi dati, in tutto dieci, sei delle quali già consultabili (Cronologia delle manifestazioni dell’Accademia, Biblioteca, Archivio storico, Archivio fotografico, Archivi di etnomu-sicologia, Strumenti musicali in un proprio portale), altre quattro (Audio-videoteca, Archivi sonori, Rassegna stampa, e Iconografia musicale) già disponibili in backoffice ma consultabili per il pubblico a partire dalla fine del 2008. Il sistema informativo rea-lizzato dall’Accademia in collaborazione con l’ENEL e la società Regesta.exe, utilizzan-do la piattaforma documentale Extraway, della 3D Informatica di Bologna, prevede l’uso del linguaggio XML e di tecnologie Web. Ciascuna di queste basi dati è stata co-struita tenendo presente le caratteristiche specifiche del patrimonio di riferimento, e gli standard nazionali e internazionali di catalogazione. Essendo l’Accademia di Santa Ce-cilia una fondazione dedita alla promozione dell’arte musicale in tutte le sue forme (produzione, formazione, divulgazione, conservazione e valorizzazione dei beni musica-li) l’intero sistema di gestione del suo patrimonio – che tiene ben presenti i principi dell’interoperabilità – può costituire un modello per analoghe strutture in Italia e all’e-stero (il progetto è già attivo, ha preso il nome di “Note in Archivio” e viene illustrato più oltre). In particolare, il sistema è stato strutturato in modo che sia prima di tutto sistema di gestione dell’attività corrente: fa perno infatti su tre portali, uno di backoffice (Intranet) per il personale della Fondazione, un portale intermedio di interfaccia con l’utente residente (OPAC), e un portale web per la consultazione remota online. L’atti-vità di alimentazione si avvale di una serie di liste di autorità (per i nomi personali e collettivi, i titoli, i luoghi ecc.) condivise anche dagli strumenti di backoffice (protocollo informatico, cerimoniale, segreteria didattica, archivio musica) e fa sì che l’intera filiera quotidiana della produzione contribuisca a stratificare la memoria e il patrimonio stori-co dell’Accademia.

Un altro aspetto innovativo, questa volta con valenza più ‘locale’, è proprio il suo essere biblioteca e mediateca musicale: Roma si è recentemente dotata di un’importante



mediateca dedicata al cinema, presso il Centro sperimentale di cinematografia, inserita nel progetto Mediateca Roma delle Biblioteche del Comune di Roma, ma non posse-deva un analogo polo musicale. L’apporto dell’Accademia consente di aggiungere un importante tassello nella storia e nell’offerta musicale della città. Dal gennaio 2008 i-noltre, grazie a una convenzione sottoscritta fra la RAI e l’Accademia, è possibile con-sultare la base dati di Rai-Teche attraverso cinque accessi presso le postazioni multime-diale della sala lettura. Il Parco della musica si è dotato così di un nuovo servizio che lo avvicina sempre di più ad analoghe strutture europee, per esempio la Cité de la Musi-que di Parigi che proprio nel 2005, in contemporanea con la Bibliomediateca dell’Accademia, ha inaugurato la sua Médiathèque, ispirata a criteri assai simili a quelli della piattaforma di Santa Cecilia. Attualmente attraverso il portale dell’Accademia <www.santacecilia.it> o direttamente all’indirizzo della Bibliomediateca <bibliomedia-teca.santacecilia.it> sono consultabili la cronologia dei concerti e tutti i cataloghi finora disponibili: biblioteca, archivio storico, archivio fotografico, archivi di etnomusicologia e museo degli strumenti musicali, che dispone di un proprio sotto portale. L’accesso ai contenuti digitali è attualmente possibile per la maggior parte delle risorse digitali (circa 100.000 documenti d’archivio, 1500 manoscritti musicali e 350 edizioni antiche); en-tro l’anno saranno accessibili anche circa 40 anni di rassegna stampa a partire dal 1910 e sarà possibile ascoltare un brevissimo estratto in MP3 per le fonti sonore. Natural-mente fin d’ora è possibile attraverso una e-mail richiedere i libri in visione per i giorni successivi e richiedere la riproduzione dei documenti.

Sempre attraverso il portale è possibile accedere al catalogo editoriale dell’Accade-mia, che comprende le collane “L’Arte armonica”, “EM-Quaderni degli Archivi di et-nomusicologia e “19-21”, e i periodici, “Studi musicali” (del quale stiamo pubblicando gli indici dei primi 30 anni) e l’Annuario. Recentemente è stata poi avviata una collana discografica dedicata al patrimonio di musica di tradizione orale degli Archivi di etno-musicologia, mentre entro il 2009, nell’ambito del programma celebrativo per i 100 anni dell’orchestra dell’Accademia, apparirà un cofanetto contenente 8 CD, con regi-strazioni rare e talvolta inedite.

Servizi, statistiche e affluenza 2006-2007 Il catalogo multimediale è il nucleo dell’intero sistema e permette all’utente locale

(uffici dell’Accademia e lettore in sala) e all’utente remoto (connesso via Internet) di trovare informazioni e documenti digitali interrogando contemporaneamente tutte le basi dati che compongono il sistema. In questo modo la Bibliomediateca non è più sol-tanto una struttura di conservazione, posta ai margini dell’attività corrente, ma diventa una struttura dinamica al servizio dei concerti e delle manifestazioni di ogni giorno,



delle quali riporta puntualmente dal 1895 ai nostri giorni storia, avvenimenti, immagi-ni e suoni.

Quanto all’utenza esterna, residente o remota, la Bibliomediateca offre servizi di ri-produzione analogica e digitale per tutti i tipi di documenti, nel rispetto delle regole sancite dalla legislazione vigente in termini di diritti d’autore e di esecuzione. Il presti-to, solo locale, è limitato alle pubblicazioni possedute almeno in duplice copia.

A due anni dall’apertura, infine, siamo in grado di fornire alcune cifre relative all’affluenza dell’utenza interna, locale e remota:

2006, totale accessi 16.619 (14.230 online e 2.389 visitatori divisi fra 1.687 esterni, 476 interni e 226 remoti) per un totale di 3.707 richieste.

2007, totale accessi 36.534 (34.162 online e 2.372 visitatori divisi fra 1.512 esterni, 394 interni e 466 remoti) per un totale di 7.097 richieste.

Note in Archivio “Note in archivio” è un’iniziativa nata dalla collaborazione tra l’Accademia Nazio-

nale di Santa Cecilia, Regesta.exe e 3D Informatica, per promuovere il “riuso” delle metodologie e delle soluzioni tecnologiche sviluppate in questi anni per informatizzare e rendere accessibile in rete il patrimonio documentario dell’Accademia.

La piattaforma documentale risponde alle esigenze di chi lavora nel mondo delle bi-blioteche e degli archivi. È uno strumento potente e innovativo, interamente basato su tecnologie Internet, in grado di descrivere, gestire e comunicare in modo integrato di-verse tipologie di archivi: storici, fotografici, audiovisivi e sonori, collezioni strumentali, raccolte di etnomusicologia, biblioteche, eventi, comunicati, news e rassegna stampa.

Una piattaforma immediatamente operativa, di facile accesso, pensata per organiz-zare, gestire e comunicare contenuti digitali e archivi multimediali sul Web, una solu-zione aperta e flessibile, che adotta lo standard XML e sfrutta componenti software “open source”.

Con il progetto “Note in archivio” l’intera piattaforma applicativa viene resa dispo-nibile, in modalità Application Service Model, a tutti i protagonisti, grandi e piccoli, del-la conservazione del patrimonio storico e artistico del nostro Paese.

Sarà possibile disporre in tal modo di un servizio di alto livello qualitativo a costi contenuti, in grado di garantire la piena autonomia di ciascuna struttura nella gestione e pubblicazione delle proprie risorse documentarie consentendo, al tempo stesso, il re-cupero delle banche dati preesistenti realizzate in altri formati.

Il sistema offre una piattaforma tecnologica e documentale che consente l’accesso agli archivi, la ricerca su multi-piattaforma, la gestione degli allegati digitali e – se si de-



sidera – l’hosting delle banche dati. Gli standard in uso sono: XML, EAD-EAC, ISAD-ISAAR, Norme ICCD, Norme Fiaf, Unimarc, Dublin Core. Attualmente il sistema permette di gestire archivi storici, fotografici, sonori di tradizione orale, sonori e audio-visivi, archivi di rassegna stampa, biblioteche, patrimoni museali (dipinti, stampe, strumenti musicali, sculture), cronologie di eventi, authority files.

Hanno aderito a Note in Archivio diverse importanti istituzioni ed archivi, quali l’Accademia Nazionale di S. Luca, l’Archivio Capitolino di Roma, alcuni archivi privati di musicisti; il Teatro Regio e il Teatro stabile di Torino sono in fase di definizione dell’accordo, mentre il Teatro alla Scala di Milano ha mostrato interesse richiedendo una presentazione della piattaforma, avvenuta nell’estate 2007.



Il Progetto DocART come studio di caso

ANNALISA RANIERI L’articolo presenta i risultati del Progetto di gestione documentale e protocollo informati-

co, denominato “DocART”, dopo i suoi primi sei mesi di avvio definitivo presso il Conserva-torio di musica statale “Luisa D’Annunzio” di Pescara. Inoltre fornisce in allegato il titolario di classificazione adottato dal Conservatorio pescarese e revisionato dal Ministero per i Beni e le Attività culturali.

Parole-chiave: Progetto DocART – Repertori – Rete di conservatori – Riuso delle competenze – Titolario di classificazione.

Premesse Obiettivo del mio intervento è di presentare i risultati del Progetto di gestione do-

cumentale e protocollo informatico, denominato “DocART”, dopo i suoi primi sei me-si di avvio definitivo presso il Conservatorio di musica statale “Luisa D’Annunzio” di Pescara.

Il progetto DocART, dedicato alla gestione informatica dell’archivio corrente di un Istituto musicale, nasce nel 2007 da un’iniziativa congiunta del Conservatorio di Pesca-ra e di quello di Bologna per l’utilizzo di un sistema documentale dotato di configura-zioni tecnico-archivistiche che rispondessero alle esigenze e alla realtà organizzativa di Istituti musicali di piccole e medie dimensioni.

Nel panorama archivistico italiano, questa iniziativa congiunta da parte dei due Conservatori citati si è presentata come unica nel suo genere ed è maturata dopo il ben più articolato progetto denominato “Note in archivio” dell’Accademia Nazionale di Santa Cecilia a Roma e illustrato più dettagliatamente da Annalisa Bini nel corso del suo intervento.

Date però le diverse dimensioni del progetto “Note in archivio” rispetto a DocART – non solo per la mole dei documenti trattati e per il diverso numero di risorse che a-vrebbero avuto accesso all’archivio elettronico, ma proprio per la sua estensione alla fase storica dei documenti – i due Conservatori statali si sono orientati verso la medesima scelta tecnologica (una base dati ed un motore di information retrieval in formato nati-vo XML), ma hanno promosso un progetto limitato alla gestione della sola fase corrente dell’archivio e hanno preferito investire nella definizione di un titolario di classificazione



e di un manuale di gestione su misura, comuni e dunque dimensionati alla loro realtà. In particolare, tali strumenti di corredo di un archivio corrente, avente dunque pieno corso amministrativo, sono infatti richiesti dal dettato normativo, ma personalizzabili sulla base delle funzioni e della realtà organizzativa dell’Ente protocollante [1].

Il progetto Il progetto DocART prevede la dotazione di un applicativo software per l’uso a nor-

ma del protocollo informatico e per la gestione di altre tipologie di documenti non rientranti nella corrispondenza in arrivo, in partenza o interna quali, per esempio, i do-cumenti a repertorio o i documenti non protocollati.

Con la dicitura “documenti a repertorio” intendiamo tutti quei documenti che, do-tati di una numerazione progressiva propria che si rinnova annualmente e che è indi-pendente dalla numerazione di protocollo, costituiscono una serie omogenea annuale e specifica. Il repertorio, infatti, prima dell’avvento dell’informatica, consisteva in un re-gistro di cui disponevano gli Uffici e nei quali i documenti venivano numerati dagli Uf-fici stessi in base alla loro tipologia e senza la necessità del protocollo.

Dall’analisi archivistica condotta presso gli Uffici dei conservatori citati, sono state individuate le seguenti serie annuali di documenti a repertorio:

• verbali del Collegio Revisori dei Conti; • verbali del Consiglio di Amministrazione; • verbali del Consiglio Accademico; • verbali del Collegio dei professori; • contratti; • decreti; • albo; • verbali dei dipartimenti e delle strutture didattiche; • delibere Consiglio di Amministrazione; • delibere Consiglio Accademico; • ordini di servizio e note del Direttore

Tra i documenti non protocollati che possono essere registrati e archiviati nel siste-ma documentale DocART si possono, invece, annoverare le tipologie individuate dalla normativa [2] e da quelle che per scelta organizzativa e prassi interna dell’Ammini-strazione non sono mai state protocollate, quali per esempio la modulistica, la manuali-stica, le relazioni interne e tutti quei materiali documentari che costituiscono un valido supporto alle attività degli uffici, ma che non richiedono un protocollo ufficiale.

In DocART l’insieme di questi documenti (protocollati, a repertorio o non proto-



collati) viene classificato secondo un titolario predisposto appositamente per le esigenze dei Conservatori, in base alle loro funzioni (rappresentate dal primo livello di classifica-zione, ossia dai cosiddetti titoli i quali sono contraddistinti da numeri romani) e dalle rispettive materie (rappresentate dal secondo livello di classificazione, le cosiddette clas-si, identificate da numeri arabi), come riportato nell’allegato.

Nel titolario di classificazione proposto troviamo – accanto alle funzioni standard di un’amministrazione quali, per esempio, la contabilità, il personale, gli affari legali e il patrimonio – titoli che corrispondono a funzioni proprie di un conservatorio quali la didattica, la ricerca, le attività artistico-culturali e la gestione delle carriere degli allievi e previste dalla normativa riguardante i conservatori [3].

In posizione finale, è stato introdotto anche il titolo “Oggetti diversi” per dare la possibilità ai protocollisti di denunciare una lacuna del titolario o la personale scarsa dimestichezza con lo strumento di classificazione: in ogni caso, il ricorso alla classifica-zione generica “oggetti diversi” serve agli operatori a classificare tutti i casi dubbi e ai responsabili dell’archivio affinché possano ricercare e dipanare tali dubbi nel corso del-l’anno. È utilissimo, quindi, specie in una prima fase di collaudo del titolario e non comporta “disordini” di tipo amministrativo in quanto la classificazione costituisce un dato gestionale e non giuridico-probatorio, pertanto è sì obbligatoria per legge, ma mo-dificabile.

Il titolario presentato al workshop, infine, è stato inviato al Ministero dei beni cultu-rali e, in particolare, alla Direzione Generale per gli Archivi, con il duplice scopo di un controllo critico sullo stesso e di una sua eventuale messa a disposizione su scala nazio-nale agli Istituti musicali in genere che ne facciano richiesta.

Risultati Tra i risultati misurabili ottenuti dal Conservatorio di Pescara dal Progetto DocART,

abbiamo la formazione di un archivio elettronico corrente che, nei suoi primi sei mesi di vita (dal 1° gennaio al 31 luglio 2008), ha registrato circa 6000 documenti protocol-lati e acquisiti digitalmente via scanner, 450 fascicoli elettronici relativi ad altrettanti procedimenti amministrativi e circa 1800 anagrafiche di corrispondenti esterni.

Dal controllo di gestione effettuato sulla distribuzione di tali registrazioni in archi-vio. si evince che gli uffici che gestiscono le più alte percentuali di documenti e fascicoli elettronici sono senz’altro la Segreteria didattica e gli Affari generali e del Personale, i quali hanno attivato anche la gestione dei fascicoli degli allievi e del personale, ossia fa-scicoli nominativi intestati a ciascun allievo e al personale e contenenti i documenti in-formatici relativi alle loro carriere.

Gli utenti del sistema, a distanza di sei mesi dall’avvio definitivo del progetto, si di-



cono soddisfatti dei risultati ottenuti, soprattutto in fase di ricerca dei documenti e di monitoraggio dei procedimenti, grazie alla facilità nel reperimento delle informazioni e cominciano solo adesso a cogliere i vantaggi di un uso condiviso del sistema di classifi-cazione ai fini dell’ordinamento dell’archivio. Infine ammettono che, superate le diffi-coltà iniziali, date soprattutto dalla non confidenzialità con lo strumento informatico da una parte e con il titolario di classificazione dall’altra, la gestione informatica dei do-cumenti ha rappresentato uno spauracchio iniziale e in seguito un’innovazione piena-mente calata nella loro realtà organizzativa e alla quale non rinuncerebbero per tornare alla tradizionale gestione cartacea dei documenti.

Conclusioni L’avvio del progetto DocART presso il caso-pilota del Conservatorio di Pescara, ha

rappresentato senz’altro un ottimo banco di prova per testare non tanto la tecnologia software impiegata, quanto le configurazioni di sistema relativamente all’impianto ar-chivistico adottato.

Il nostro auspicio per il futuro è che altri istituti musicali possano aderire al proget-to DocART adottandone le linee guida di riferimento e contribuendo alla sua ottimiz-zazione in maniera propositiva e collaborativa.

Note

[1] La classificazione dei documenti è un dato obbligatorio rientrante nel cosiddetto protocol-lo minimo per le pubbliche amministrazioni; si veda l’art. 56 (Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti) del DPR 445/2000. La dota-zione del Manuale di gestione del protocollo informatico, da parte delle PA, è obbligatoria ai sensi dell’art. 3, comma c) del DPCM 31 ottobre 2000 con le modalità riportate nel successivo art. 5.

[2] L’art. 53 del DPR 445/2000, al comma 5 recita: «Sono oggetto di registrazione obbligato-ria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministra-zione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manife-stazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione».

[3] Sulla normativa relativa ai conservatori ed, in particolare, sulla loro riforma si vedano la Legge n. 508 del 1999 con cui i Conservatori hanno dismesso la natura di istituto scolasti-co e sono confluiti sotto l’egida del Ministero dell’Università e della Ricerca e nell’AFAM



(il settore del Ministero specifico per l’Alta Formazione Artistica e Musicale), il DPR n. 132 del 2003 grazie al quale hanno conquistato autonomia statutaria, regolamentare ed organizzativa ed il DPR n. 295 del 2006 che, rispetto al DPR n. 132, ha introdotto una variazione soprattutto riguardo la nomina del presidente quale rappresentante legale del conservatorio e di nomina del Ministro dell’università e non dell’istruzione.



ALLEGATO

Titolario di classificazione per archivi correnti musicali,

predisposto dal Progetto DocART (versione 1.0 del 12/09/2008) Titolo I. Affari generali

Questo titolo contiene tutta la documentazione di competenza degli affari generali o dell’amministrazione nel suo complesso.

1) Leggi e circolari applicative 2) Statuto 3) Regolamenti 4) Patrocinio 5) Attività di rappresentanza 6) Pianta organica 7) Designazioni in enti ed organi esterni 8) Rapporti internazionali 9) Rapporti e convenzioni con enti e privati 10) Statistiche.

Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

Questo titolo contiene tutta la documentazione interna concernente gli organi nell’e-sercizio delle loro funzioni direttive, consultive ed elettive (verbali, pareri, nomine, delibe-re, atti preparatori). Per l’organizzazione del titolo, si è fatto riferimento a quanto previsto dal D.P.R. n. 132 del 28/02/2003 e successive modificazioni, vedi D.P.R. n. 295 del 31/10/2006.

Nel caso in cui le denominazioni degli Organi divergessero tra i diversi Conservatori, queste possono essere personalizzate dal singolo Ente.

Il titolo II contiene altresì la documentazione prodotta e ricevuta da organismi istitu-zionali esterni al Conservatorio con funzioni consultive, di controllo e autorizzazione, co-me il CNAM [Consiglio Nazionale per l’Alta Formazione Artistica e Musicale]. I rapporti con il Ministero per Università e Ricerca Alta Formazione Artistica Musicale e Coreutica - MUR AFAM, vengono invece classificati in base al loro oggetto.

1) Presidente 2) Direttore 3) Direttore amministrativo



4) Consiglio d’amministrazione 5) Consiglio accademico 6) Collegio dei professori 7) Collegio dei revisori dei conti 8) Nucleo di valutazione 9) Consulta degli studenti 10) Consiglio Nazionale per l’Alta Formazione Artistica e Musicale - CNAM 11) Conferenza dei Direttori delle Istituzioni AFAM 12) Coordinamento nazionale dei direttori amministrativi 13) Dipartimenti 14) Scuole 15) Comitato per le pari opportunità 16) Commissioni e comitati.

Titolo III. Didattica

Viene qui raccolta la documentazione prodotta per l’organizzazione, la divulgazione e lo svolgimento dei corsi ordinari, sperimentali, liberi e di specializzazione indetti dal Con-servatorio. Vengono altresì comprese le iniziative dedicate sia alla formazione musicale in senso lato (come saggi e stage) sia per attività concomitanti a quelle didattiche quali con-corsi, premi, e simili.

• Ordinamento didattico • Corsi ordinari • Corsi sperimentali di alta formazione (I e II livello) • Scuole di specializzazione e corsi di perfezionamento • Dottorato di ricerca • Master • Corsi liberi • Saggi, seminari e master class • Scambi internazionali ed Erasmus • Calendario accademico - gestione degli orari e delle aule • Borse di studio, sussidi e premi • Visite guidate ed iniziative per l’infanzia • Pubblicità per attività didattica • Stage formativi.

Titolo IV. Affari giuridico-legali

In questo titolo viene raccolta tutta la documentazione relativa ad atti normativi pro-dotti all’interno del Conservatorio o riguardanti lo stesso. Sono altresì comprese le azioni



legali, i pareri, le consulenze e tutto il contenzioso riguardanti i diversi settori, ivi compresi quelli riguardanti il personale.

• Contenzioso giudiziale e stragiudiziale • Reati (delitti e contravvenzioni) • Atti di liberalità • Pareri e consulenze amministrativo-legali • Responsabilità civile, penale e amministrativa del personale.

Titolo V. Studenti e diplomati

Il titolo è dedicato alle funzioni relative alla gestione degli allievi. Per i documenti re-lativi a ciascun allievo viene istruito un fascicolo nominativo, cosiddetto dello studente.

• Orientamento, informazione e tutoraggio • Ammissioni, immatricolazioni e iscrizioni • Passaggi interni, trasferimenti da e per altra sede • Cursus studiorum, sospensioni, interruzioni, provvedimenti disciplinari • Diritto allo studio, tasse e contributi, borse di studio, benefici economici • Tirocinio, formazione e attività di ricerca • Selezioni e audizioni • Cessazione o conclusione della carriera di studio.

Titolo VI. Attività artistiche, di ricerca e culturali

Questo titolo raggruppa tutta la documentazione prodotta nello svolgimento dell’atti-vità culturale e nella gestione dei beni musicali, appartenenti al Conservatorio, sotto il pro-filo librario, archivistico e museale. I rapporti con l’utenza sono inseriti all’interno della classe relativa al Sistema informativo, inteso nella sua accezione più ampia, ossia compren-dente le richieste per la biblioteca, l’audioteca, l’archivio storico e l’accesso ai documenti correnti.

In questo titolo viene raccolta altresì la documentazione relativa all’attività artistica. La documentazione relativa alle tournée, ai festival e alle rassegne produce un’ulteriore serie di fascicoli intestati alla singola manifestazione.

• Sistema informativo e comunicazione (Biblioteca, Archivio, Audioteca, URP) • Editoria musicale e incisioni discografiche • Convegni, conferenze e mostre • Festival, rassegne, collaborazioni artistiche e concerti • Tournée, scambi e collaborazioni musicali • Consorzi ed Enti a partecipazione universitaria.



Titolo VII. Personale

Il titolo è dedicato alle funzioni relative alla gestione del personale, sia esso dipendente o esterno (collaboratori a qualsiasi titolo). Per i documenti relativi a ciascun dipendente viene istruito un fascicolo nominativo, cosiddetto del personale, riferentesi a personale tecnico amministrativo, docenti, collaboratori e lavoratori autonomi, orchestra e coro, ag-giunti orchestrali.

• Concorsi e selezioni • Assunzioni e cessazioni • Comandi e distacchi • Assenze e scioperi • Accertamenti sanitari • Mansioni e incarichi • Carriera ed inquadramenti • Pre-ruolo, trattamento di quiescenza, buonuscita, TFR • Trattamento economico e compensi accessori • Adempimenti fiscali, contributivi ed assicurativi • Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo • Servizi a domanda individuale (accredito stipendi, accensione mutui, ecc…) • Provvedimenti disciplinari • Formazione e aggiornamento professionale • Rapporti sindacali e contrattazione decentrata • Sicurezza del lavoro • Anagrafe delle prestazioni • Comitato anti mobbing.

Titolo VIII. Finanza, contabilità e bilancio

In questo titolo viene raccolta tutta la documentazione relativa alla gestione finanziaria dell’ente: vale a dire, da una parte, tutte le forme di finanziamento concesse al Conser-vatorio e le sue entrate, dall’altra la gestione delle spese connesse ai contratti di fornitura, ad assicurazioni e a ogni altro tipo di costo.

• Entrate - finanziamenti e contributi • Uscite e piani di spesa • Bilancio preventivo rendiconto consuntivo e verifiche contabili • Controllo di gestione • Tesoreria (rapporti bancari e postali) • Assicurazioni • Imposte, tasse, adempimenti fiscali, previdenziali ed assistenziali.



Titolo IX. Lavori pubblici, edilizia ed impiantistica

Comprende tutta la documentazione che riguardi la gestione materiale del patrimonio del Conservatorio e dei relativi servizi.

1) Progettazione e costruzione di opere edilizie con relativi impianti 2) Manutenzione ordinaria, straordinaria, ristrutturazione, restauro, destinazione d’uso 3) Sicurezza e messa a punto degli ambienti di lavoro 4) Telefonia ed infrastruttura informatica 5) Gestione materiali ed attrezzature tecniche e custodia dei beni.

Titolo X. Patrimonio, provveditorato ed economato

Questo titolo comprende le funzioni relative alla titolarità e gestione economico-giuri-dica del patrimonio del Conservatorio, di natura sia mobile sia immobile, all’acquisizione e gestione dei beni e servizi strumentali allo svolgimento delle attività didattico-formative ed artistico-culturali.

• Acquisizione di beni mobili e immobili • Alienazione di beni mobili ed immobili • Inventario, rendiconto patrimoniale, beni in comodato • Gestione spazi istituzionali.

Titolo XI. Oggetti diversi

Organizzazione della conoscenza a cura di CLAUDIO GNOLI

Organizzazione della conoscenza


Come mi vuoi, sciolto o coordinato?

CLAUDIO GNOLI

Al momento di cominciare questa puntata della rubrica ho aperto Del.icio.us, il famoso sito in cui è possibile condividere le proprie pagine web preferite etichettandole a piacere (social bookmarking), e ho guardato il primo segnalibro della lista: era intitola-to “Memory step 1”, e la comunità degli utenti l’aveva indicizzato con i tag memory, lifehacks, productivity, tips, howto. Come dire, si trattava di un sito che ha a che fare con la memoria, la soluzione di piccoli problemi quotidiani, la produttivi-tà, suggerimenti, e istruzioni. D’accordo, ma vi ha a che fare in che modo?

I tag non ce lo dicono, restano nel vago. Infatti per loro natura sono un sistema di organizzazione della conoscenza post-coordinato: i vari elementi del soggetto non sono connessi fra loro già al momento di indicizzare (come avverrebbe in un sistema pre-coordinato), ma concorrono a formare il soggetto solo a posteriori, quando l’utente li esamina. La risorsa presentata parla dunque di qualcosa che sta all’intersezione di me-moria, soluzioni, produttività eccetera. Considerando queste parole-chiave tutte insieme possiamo farci un’idea del tipo di contenuto, anche se non ci viene detto esplicitamente se si tratti di suggerimenti PER la memoria, o della memoria DI suggerimenti, o altra combinazione (di fatto, la pagina in questione illustra un metodo rapido per memoriz-zare dei numeri convertendoli in parole significative).

È un po’ la medesima differenza che passa tra usare i termini di un tesauro in modo sciolto, elencandoli uno dopo l’altro, oppure connetterli secondo le regole sintattiche di un soggettario. Tra avere, per usare un esempio della Guida GRIS, i due termini ela-boratori elettronici e previsioni meteorologiche, oppure la stringa di soggetto previsioni meteorologiche - impiego degli elaborato-ri elettronici. La stringa di soggetto aggiunge informazioni rispetto ai termini sciolti, perché esprime anche le relazioni che sussistono fra di loro, sia attraverso un or-dine di citazione standard (prima va il concetto centrale, poi lo strumento utilizzato) sia attraverso adeguati connettivi (“impiego degli”).

E che dire delle classificazioni? Normalmente sono pre-coordinate, in quanto e-sprimono le varie faccette di una classe nel loro ordine convenzionale, in modo da asse-gnare a ciascun documento una posizione precisa e prevedibile. Quando però lo scopo, più che mettere in fila i volumi sugli scaffali, è permettere il recupero da un archivio digitale, si può anche scegliere di elencare diverse classi pertinenti al documento senza specificare la relazione fra loro. Questa soluzione viene impiegata efficacemente in al-cuni OPAC, come lo svizzero NEBIS (Pika, Tecniche di ricerca di documenti basati sulla CDU in un OPAC multilingue svizzero, ISKO Italia, <www.iskoi.org/doc/nebis.



pdf> 2007); a ciascun documento sono associati da due a sette codici della Classifica-zione decimale universale che concorrono a descriverne il soggetto: per un libro che parla di elefanti e mammuth e della loro evoluzione abbiamo:

569.064 proboscidati (paleozoologia) 599.064.3 elefanti (zoologia) 59.017.2 evoluzione (animali).

Indicizzare il libro con una sola di queste classi, supponiamo quella zoologica, ci a-vrebbe costretto a escludere altri aspetti a essa collegati, come quelli paleontologico ed evoluzionistico; la questione è connessa al problema della costrittività delle discipline, che abbiamo discusso nella puntata precedente.

Le classificazioni usate in questo modo furono chiamate da Jean-Claude Gardin classificazioni libere, in quanto i diversi elementi concettuali vi sono combinati libera-mente l’uno con l’altro (Classification research: proc. second International Study Confe-rence, Elsinore, 1964, ed. P. Atherton, p. 161-176). Gardin ne discusse pregi e difetti rispetto alle classificazioni a faccette, nelle quali invece si possono combinare soltanto gli elementi previsti all’interno di ciascuna classe, e necessariamente secondo l’ordine pre-scritto. Le classificazioni libere, e in genere i sistemi post-coordinati, si prestano molto bene al recupero in ambiente digitale: è infatti grazie alla medesima logica che in una folksonomia possiamo estrarre tutti i segnalibri in cui ricorre il tag memory combinato con qualsiasi altro; o nella Wikipedia tutte le voci associate alla categoria Georgian film directors insieme a qualsiasi altra (1934 births, living people, ecc.).

La post-coordinazione, come abbiamo notato, non ci índica il tipo di relazioni fra un concetto e l’altro. In molti casi, tutto sommato, queste relazioni non sono stretta-mente necessarie. Vedendo i termini turbíne, rotori, vibrazione e affati-camento, intuiamo facilmente anche il senso della loro connessione: non può che trattarsi dell’affaticamento DEI rotori DELLE turbine CAUSATO DA vibrazione. Nei primi anni Sessanta alcuni documentalisti inglesi condussero un’accurata serie di espe-rimenti presso il collegio di aeronautica di Cranfield, passati alla storia come i “Cran-field test”, dai quali emerse che una classificazione a faccette offriva più o meno le medesime prestazioni di recupero di altri sistemi meno sofisticati, comprese le parole-chiave. Perché quindi investire tempo e risorse indicizzando in modo accurato, quando delle rozze parole-chiave ci offrono quasi il medesimo servizio?

Ma attenzione: non sempre le relazioni fra i concetti sono così scontate. Hjørland osserva che chi cercasse documenti su “figli di genitori ciechi” usando solo i termini figli, genitori e ciechi otterrebbe una gran quantità di materiale sulla combi-nazione di concetti più spesso discussa in letteratura, ossia i genitori di figli ciechi, che però in questo caso non è pertinente! Già Derek Austin notò che «in molte situazioni



dell’indicizzazione non possiamo conoscere il ruolo di un concetto se non abbiamo prima individuato il contesto in cui è usato. Ciò può verificarsi in due modi: (1) quan-do stiamo indicizzando in un àmbito trasversale a diverse discipline, sicché, anche se il significato di un termine rimane costante, noi non siamo in grado di dedurne il ruolo supponendo come quadro di riferimento un singolo campo di studio; (2) quando ab-biamo a che fare con un campo semantico di concetti soffici.

La prima di queste situazioni si può mostrare considerando termini come stampa, storia e bibliografie, che possono essere connessi l’uno all’altro in diversi mo-di, veicolanti soggetti alquanto differenti. Se questi termini venissero presentati a un utente come un insieme di parole-chiave non connesse, egli non avrebbe modo di di-stinguere fra, supponiamo, “storia delle bibliografie della stampa” e “stampa di biblio-grafie della storia” – nessuno dei quali sarebbe considerato rilevante dal lettore che avesse richiesto una “bibliografia sulla storia della stampa”...».

Il secondo caso riguarda invece le scienze soffici, corrispondenti perlopiù alle disci-pline sociali e umanistiche, che Austin contrappone a quelle dure come la geologia o l’in-gegneria: «È stato considerato prima che un utente a conoscenza del significato comunemente accettato di termini come turbíne, rotori, affaticamento e vibrazione sarebbe anche in grado di dedurre la relazione corretta fra loro. Ma di termini quali società, responsabilità e famiglia sembrano esserci tante de-finizioni quanti sono i filosofi e i sociologi; e questi concetti possono essere intercon-nessi in una varietà di modi, che rappresentano soggetti alquanto diversi e tutti ugual-mente validi. Ne deriva che qualsiasi indice proponesse ai suoi utenti concetti di questo genere come insieme di termini non collegati meriterebbe pienamente la reputazione di sistema rumoroso» (Itself an education, 2nd ed., Library Association, 1971, p. 86-88).

Ecco allora che, quando si ha bisogno di un’indicizzazione accurata, ad esempio in una bibliografia specializzata di articoli, è importante esprimere anche le relazioni fra i concetti, come permette di fare un sistema a faccette. Ma come evitare nel medesimo tempo di perdere i vantaggi della classificazione libera per la ricerca in ambiente digita-le, evidenziati da Gardin? Austin concepì un sistema che fosse entrambe le cose, sia li-bero sia a faccette, e lo chiamò freely faceted classification. In questo tipo di KOS, ogni concetto è espresso da una notazione costante, ed è quindi recuperabile autonomamente, ma le sue relazioni con altri concetti sono indicate da una sorta di faccette dette opera-tori di ruolo, ispirati alla teoria generale dei sistemi. I concetti, rappresentati da lettere e ci-fre, possono essere connessi a piacere tramite gli operatori di ruolo, scritti fra parentesi:

V67 bottiglie (classe) V67(2)U66 tappi PER bottiglie (sottosistema) V67(5)Z96 lavaggio DI bottiglie (effetto) V67(5)Z96(4)T3 macchine PER lavaggio DI bottiglie (agente).



Di questo passo, Austin e i suoi colleghi del Classification Research Group avevano in mente di sviluppare un nuovo schema di classificazione, caratterizzato dalla sintassi a faccette libere. Per un insieme di ragioni, fra cui l’esaurimento di finanziamenti NATO, quel sistema però non vide mai la luce, e si tornò a un meno rivoluzionario approccio a faccette disciplinari: nacque così, soprattutto grazie a Jack Mills, la seconda edizione della Classificazione bibliografica di Bliss. Della classificazione a faccette libere si è ri-parlato a un recente incontro di ISKO Gran Bretagna intitolato “Ranganathan revisited”, i cui interventi si possono ascoltare in rete a <www.iskouk.org/kokonov2007.htm>.

Austin invece fu assunto dalla British National Bibliography, e là tradusse il suo meccanismo a faccette libere in un sistema di indicizzazione per soggetti verbali, il PRECIS, Preserved Context Indexing System. Il sistema degli operatori venne codifi-cato nei calcolatori, in modo che gli indicizzatori potessero specificare le relazioni fra i concetti componenti ciascuna stringa di soggetto: da queste la macchina poteva rica-vare automaticamente delle stringhe ruotate, in cui a turno era messo in evidenza un termine o un altro, conservando sempre la correttezza e l’intelligibilità delle relazioni sintattiche.

Questo ingegnoso sistema era chiaramente legato alla lingua inglese, nella quale erano espressi i termini e i loro connettivi. Austin ipotizzava però che lo si potesse tra-sporre anche in altre lingue, ispirandosi con grande modernità culturale alla grammati-ca generativa di Chomsky, secondo la quale esisterebbe una struttura logica profonda degli enunciati comune a tutte le lingue (A. Cheti, “Biblioteche oggi”, 8, 1990, n. 1, p. 29-49). Perciò si propose di sperimentare il PRECIS in altre lingue, volutamente an-che lontane dall’inglese, come il ceco e il singalese: viaggiò per il mondo tenendo corsi sul sistema e seguendone le sperimentazioni in diversi contesti nazionali.

La possibilità di una versione italiana fu studiata a fondo da Diego Maltese e Alber-to Petrucciani (Un’esperienza di indicizzazione per soggetto, AIB, 1990), mentre agli in-segnamenti di Austin si ispirò il Gruppo di ricerca sull’indicizzazione per soggetto di Alberto Cheti, Daniele Danesi e altri, che ha prodotto la già citata Guida <www.aib.it/ aib/gris/gris.htm> e sta ora informando la struttura del Nuovo Soggettario.

L’approccio sintattico del PRECIS aveva già avuto antecedenti nella pionieristica indicizzazione relazionale concepita da Jason Farradane negli anni Sessanta, e nel Syntol applicato da Gardin negli anni Sessanta a documentazione specializzata francese. In America settentrionale Timothy Craven pubblicò il NEPHIS, Nested Phrase Indexing System <publish.uwo.ca/~craven/book1986>. Anche in India i continuatori di Ranga-nathan hanno applicato il suo metodo di analisi a faccette a uno strumento verbale, il POPSI di Ganesh Bhattacharyya.

Come si può intuire, questi sistemi molto sofisticati da un lato permettono presta-zioni di recupero eccellenti, dall’altro comportano una discreta complessità di gestione e di applicazione. Abbiamo visto che tale complessità in certi casi può risultare super-



flua, mentre in altri sarebbe estremamente utile. La sfida attuale sembra dunque quella di coniugare le tecniche più evolute sviluppate dalla ricerca dei decenni passati con la sostenibilità e l’immediatezza d’uso. Chissà che non sia possibile farlo applicando in modo illuminato la potenza di calcolo e la diffusione capillare che oggi abbiamo in mano a costi minimi grazie al Web, ai wiki, ai programmi e i linguaggi di program-mazione open source? Se li avessimo dati in mano a Ranganathan e Austin, che cosa ne avrebbero fatto?…

Le puntate precedenti di questa rubrica sono state pubblicate su precedenti fasci-coli di “AIDAinformazioni”, con i titoli: Un neologismo quasi centenario (n. 1-2/2006) L’alfabeto e la sindrome di Sariette (n. 3-4/2006) Come mi vuoi, libero o controllato? (n. 1-2/2007) Come mi vuoi, disciplinata o fenomenale? (n. 3-4/2007)

La prossima prevista è: Di che cos’è fatta la conoscenza?

Note di documentazione avanzata a cura di DOMENICO BOGLIOLO

Note di documentazione avanzata


Il 2009 “Anno europeo della creatività e dell’innovazione”

MASSIMINA CATTARI L’Unione Europea sceglie, anno per anno, un tema specifico per una campagna di

sensibilizzazione. A dicembre 2008 si è concluso l’Anno Europeo del Dialogo Intercul-turale [1] che ha realizzato nei ventisette Stati membri moltissime attività e progetti in diversi campi (educazione, cultura, formazione, ecc.), tutti finalizzati alla promozione del dialogo tra le culture in àmbito europeo. Il nostro Paese è stato particolarmente at-tivo nel corso dell’intero Anno Europeo del Dialogo Interculturale [2]. In particolare, il Ministero per i Beni e le Attività Culturali (MiBAC), come coordinatore nazionale, at-traverso il Progetto Mosaico: insieme per i colori dell’Europa, ha realizzato una serie di at-tività in numerose città italiane volte a coinvolgere operatori culturali e intellettuali provenienti da tutta Europa, in uno scambio reciproco di conoscenze ed esperienze.

Con Decisione n. 1350/2008/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 16 di-cembre 2008, l’anno 2009 è stato proclamato Anno Europeo della Creatività e dell’In-novazione [3] per promuovere l’innovazione e la creatività nei diversi campi dell’attività umana. La suddetta Decisione è stata pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell’Unione Europea Serie L 348 del 24 Dicembre 2008 [4].

L’inaugurazione ufficiale dell’Anno Europeo della Creatività e dell’Innovazione (European Year of Innovation and Creativity - EYCI) ha avuto luogo a Praga il 7 gen-naio 2009, in concomitanza con l’inizio del Semestre di Presidenza dell’Unione Euro-pea [5] da parte della Repubblica Ceca. Erano presenti il presidente della Commissione UE, José Manuel Barroso, e il Primo ministro ceco, Mirek Topolánek, oltre ai rappre-sentanti di tutti gli Stati membri e dei coordinatori nazionali, a tal fine nominati.

Finalità e obiettivi dell’EYCI L’obiettivo generale dell’Anno Europeo della Creatività e dell’Innovazione è di so-

stenere gli sforzi degli Stati membri per promuovere la creatività attraverso l’apprendi-mento permanente, in quanto motore dell’innovazione e fattore chiave dello sviluppo di competenze personali, professionali, imprenditoriali e sociali e inoltre del benessere di tutti gli individui nella società.

Sottolineando l’importanza della creatività e dell’innovazione, l’Unione Europea mira inoltre a dar forma al futuro dell’Europa in un contesto di concorrenza globale, stimolando in tutti i cittadini il potenziale creativo e innovativo.

L’Anno Europeo della Creatività e dell’Innovazione è un’iniziativa orizzontale che



coinvolge molteplici settori: oltre a quelli riguardanti la cultura, l’istruzione e la forma-zione, esso comprende anche le politiche di ricerca, dei media, dell’impresa e delle poli-tiche sociali e regionali.

La Direzione Generale Istruzione e Cultura [6] è responsabile per la Commissione Europea dell’Anno europeo 2009.

L’UE offrirà a tutti gli Stati membri, durante tutto il 2009, una struttura che sensi-bilizzi a queste tematiche e promuova un dibattito politico sul modo di aumentare il potenziale creativo e innovativo dell’Europa.

Azioni dell’EYCI Nella Decisione n.1350/2008/CE sono riportate le misure da adottare per la realiz-

zazione di attività a livello europeo, nazionale, regionale o locale in relazione agli obiet-tivi dell’Anno europeo 2009 che si articolerà, in particolare, nelle seguenti azioni:

• campagne di informazione e di promozione su scala comunitaria e nazionale per diffondere i messaggi chiave relativi agli obiettivi dell’EYCI;

• conferenze, mostre, dibattiti ed altre iniziative in tutti i 27 Paesi dell’Unione Europea dirette a promuovere l’innovazione, coinvolgendo direttamente o rag-giungendo il maggior numero possibile di persone sul tema della creatività e dell’innovazione;

• definizione di esempi di buone pratiche e diffusione di informazioni sull’azione a favore della creatività e della capacità di innovazione;

• realizzazione di indagini e studi su scala comunitaria o nazionale al fine di valu-tare e documentare la preparazione, l’efficacia e l’impatto dell’EYCI nel gettare le basi dei suoi sviluppi a lungo termine.

Anno Europeo della Creatività e Innovazione in Italia L’obiettivo primario è quello di mettere in evidenza l’identità italiana in relazione a

quella europea, rendendo visibile l’importanza della creatività e dell’innovazione nello sviluppo delle identità locali, cosi da far emergere tradizioni e originalità.

Per il coordinamento delle attività nazionali si è costituito un “tavolo aperto” in-terministeriale e interistituzionale, al quale partecipano rappresentanti del Dipartimen-to per le Politiche Comunitarie, di diversi ministeri (Istruzione, Università e Ricerca, Lavoro, Salute e Politiche sociali; Pubblica amministrazione e Innovazione, Beni e At-tività Culturali), e dell’Agenzia di LLP (Lifelong Learning Programme) etc.



Eventi e iniziative EYCI È opportuno segnalare i principali eventi-iniziative organizzati finora:

Creativity and innovation - Best practices from EU programmes. Bruxelles, 2-3 marzo 2009

Nel marzo scorso, la Commissione europea ha organizzato a Bruxelles l’importante conferenza europea [7] sui contributi dei programmi di finanziamento dell’UE alla cre-atività e all’innovazione. Già precedentemente, nel mese di febbraio, a Bruxelles, erano stati organizzati una serie di dibattiti pubblici sui temi chiave in relazione alla creatività e all’innovazione. Sono stati discussi argomenti come la diversità culturale, il settore pubblico, l’educazione, la Società della conoscenza.

La creatività nel triangolo della conoscenza: Istruzione, Ricerca, Innovazione, Roma, 7 aprile 2009

La Rappresentanza in Italia della Commissione europea, ha promosso - insieme alle principali reti di informazione dell’Unione europea e a Universitas Mercatorum, Uni-versità telematica delle Camere di commercio italiane – una campagna nazionale di in-formazione e comunicazione dal titolo Il triangolo della conoscenza: Istruzione, Ricerca, Innovazione volta a coinvolgere i cittadini, le imprese, il mondo accademico e quello della ricerca, nella costruzione del progetto europeo. Obiettivo è sensibilizzare all’importanza della creatività, dell’innovazione e dello spirito imprenditoriale, sia per lo sviluppo personale, che per la crescita economica e l’occupazione, stimolando la ricerca e favorendo il dibattito sul piano politico. Con il convegno tenutosi a Roma il 7 aprile scorso presso l’Unioncamere [8], si è voluta presentare l’iniziativa nazionale e al contempo approfondire i temi oggetto dell’Anno europeo 2009.

Creatività per l’Innovazione, Roma, 7 maggio 2009

La Federazione Italiana Donne Arti Professioni e Affari [9] ha organizzato il 7 mag-gio 2009 a Roma presso il Palazzo Valentini il Convegno “Creatività per l’Innovazio-ne”. Evento realizzato nell’ambito delle iniziative nazionali per l’”Anno Europeo della Creatività e dell’Innovazione” con la partecipazione straordinaria di Antonino Zichichi, professore emerito di Fisica superiore e Past President dell’Istituto Nazionale di Fisica Nucleare, che ha tenuto la conferenza dal titolo Creatività in linguaggio, logica e scienza.

La parola creatività viene comunemente associata al pensiero artistico, ma in realtà le innovazioni più significative sono quasi sempre state determinate da personaggi e-clettici che hanno saputo sfruttare le caratteristiche del pensiero trasversale, in tutti i campi della ricerca, dell’istruzione e della formazione, dell’organizzazione, del mondo industriale e politico.



È stato un convegno denso di stimoli, spunti di riflessione, grazie agli interventi di ricercatori ed esperti provenienti da vari ambiti che hanno affrontato il tema della crea-tività legata alla formula della semplicità.

Grandi maestri del design (tra cui moltissimi architetti e ingegneri) ci insegnano che grazie alla semplicità sono stati realizzati processi e prodotti innovativi.

Sempre sul tema della semplicità, Daniela Troina della Fidapa ha coordinato una tavola rotonda articolata in tre interventi: il giornalista Simone Magrì ha presentato, i risultati di un sondaggio su creatività e innovazione, Giovanna Spagnuolo (ISFOL) ha tenuto una relazione sulla creatività nelle organizzazioni e Lucia Votano (Istituto Na-zionale di Fisica Nucleare) è intervenuta sul tema della ricerca e innovazione in Italia.

Prima Giornata della Creatività, Roma, 13 maggio 2009

La Provincia di Roma [10] ha dato seguito alla dichiarazione dell’Anno Europeo della Creatività e Innovazione organizzando una serie di iniziative per dare supporto alle industrie creative nel territorio di sua competenza.

Nel corso della Giornata si è data notizia di due progetti innovativi:

• l’istituzione del Fondo per la Creatività, mirato a finanziare progetti innovativi;

• la pubblicazione del Libro Bianco della Creatività, risultato dell’attività della Commissione Santagata nell’identificare e definire i contorni della sempre più importante economia creativa.

Ma obiettivo del convegno è stato di arrivare alla definizione di un ambito produt-tivo – legato alla produzione di nuove idee e alla loro distribuzione a livello internazio-nale – con particolare riferimento alla situazione romana.

Esperti di programmazione territoriale, di innovazione e arte hanno dato il loro contributo per comporre un quadro generale delle politiche territoriali attuate in Italia e in Europa.

Il convegno si è concluso con la presentazione del Piano provinciale della Creatività nel suo complesso.

I contenuti e i materiali generati durante l’evento saranno successivamente rielabo-rati in formato digitale e verranno ridistribuiti sul web in un contenitore pensato pro-prio per stimolare il dibattito.

Per Approfondimenti • Sito ufficiale europeo Creativity and Innovation European Year 2009 [3] nel

quale sono reperibili notizie, eventi e attività – aggiornate regolarmente du-



rante tutto l’anno – relazioni sui risultati delle attività. Una sezione speciale è dedicata alle attività svolte negli Stati membri.

• Sito ufficiale italiano [11] creato per diffondere e sostenere le iniziative che nel nostro Paese si svilupperanno nel corso dell’intero anno, verrà data visi-bilità alle soluzioni di eccellenza creative e innovative che nelle diverse zone dell’Italia, nei settori educativi, sociali, economici e produttivi si sono attuati o sono in corso di realizzazione.

• Sito OPIB [12] nel quale si forniscono informazioni sui principali pro-grammi di finanziamento europei e internazionali attualmente in corso. Il web contiene informazioni di dettaglio sugli obiettivi, sulla durata, sui mezzi finanziari resi disponibili dai singoli programmi comunitari; rimanda, inol-tre, attraverso rinvii, ai principali documenti ufficiali, ad altri siti e ad altri referenti. Una Sezione speciale è dedicata all’Anno Europeo della Creatività e dell’Innovazione.

Note [1] <www.interculturaldialogue2008.eu/333.html?L=9>. [2] <In Italia l’evento di lancio dell’Anno Europeo del Dialogo Interculturale si è tenuto a

Roma il 12 febbraio 2008 con la presentazione del progetto nazionale Mosaico e dell’Agenda degli eventi interculturali previsti nelle città italiane durante tutto il 2008 sotto il logo della Commissione Europea e sotto l’egida del Mibac.

[3] <www.create2009.europa.eu>. [4] <eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2008:348:0115:0117:IT:PDF>. [5] <www.eu2009.cz/en>. [6] <ec.europa.eu/dgs/education_culture/index_en.htm>. [7] <www.create2009.europa.eu/calendar_of_events/events_archive/events_singleview/

news/brussels-conference-exhibition-creativity-innovation-best-practice-from-eu-programmes.html>.

[8] <www.politichecomunitarie.it/comunicazione/16512/30-marzo-2009>. [9] <www.fidapa.it>. [10] <www.provincia.roma.it>. [11] <www.create2009-italia.it>. [12] <www.opib.librari.beniculturali.it>.



Il progetto “CIBER 23 Library Things”

CETTINA COSENZA L’idea del progetto “CIBER 23 Library Things” nasce durante il seminario prima-

verile del 2008, quando Mary Joan Crowley ed Ezio Tarantino (La Sapienza Università di Roma), proposero alla comunità CIBER <www.uniciber.it> l’utilizzo del tutorial 23 Learning 2.0 Things <plcmcl2-things.blogspot.com> per l’iniziazione dei bibliotecari CIBER agli strumenti del Web 2.0 applicabili alla Library 2.0.

“23 Learning 2.0 Things” è un programma di auto-apprendimento sviluppato da Helene Blowers <librarybytes.com> presso la Public Library of Charlotte & Mecklen-berg County <plcmclearning.blogspot.com> e adottato e adattato da più di 250 biblio-teche e organizzazioni. Un corso diviso in nove moduli per imparare a “maneggiare” una Library 2.0. Secondo questo metodo i partecipanti, assistiti da tutor, utilizzeranno un blog per i propri esercizi.

Quella effettuata tra i bibliotecari volontari di CIBER è stata la prima sperimenta-zione del programma di auto apprendimento in Italia. I progressi dell’iniziativa [1] so-no stati riportati da Mary Joan Crowley, Ezio Tarantino ed i tutor del progetto Graziano Barca (Università di Foggia), Vincenzo D’Aguanno (Università di Cassino) e Jula Papa (Università del Molise a Campobasso) durante il seminario CIBER di no-vembre 2008 <www.uniciber.it/index.php?id=373>. Mary Joan Crowley ha presentato [2] per la prima volta agli esterni a CIBER il progetto formativo durante il workshop Web 2.0 and libraries <www.uniciber.it/index.php?id=485>, tenutosi a Roma il 6 mar-zo 2009. L’iniziativa è stata inoltre presentata [3] a Milano da Mary Joan Crowley e da Vincenzo D’Aguanno nel marzo 2009 durante il Convegno “delle Stelline”, Il mondo in biblioteca. La biblioteca nel mondo. Verso una dimensione internazionale del servizio e della professione.

Il progetto, introdotto sperimentalmente da CIBER-CASPUR in Italia in un mo-mento caratterizzato da considerevoli tagli di budget, dà la possibilità di seguire un per-corso formativo sull’utilizzo concreto delle tecnologie Web 2.0 mediante l’auto-appren-dimento collaborativo, che azzera i costi di viaggio e soggiorno che un corso tradizionale avrebbe comportato.

Il programma di auto-apprendimento si articola su diversi strumenti di 2.0 come: media sharing (Youtube, Flickr, Slideshare, ecc.), Podcast, Wiki, Blog, Google API, RSS feeds, Facebook, social bookmarking (Delicious, ecc.), catalogue sharing (Anobii, Librarything, ecc.). A tale scopo sono stati implementati e messi a disposizione dei par-tecipanti al progetto un wiki come ambiente di lavoro del team ed un blog sul quale



pubblicare i contenuti. Componenti del gruppo, oltre a Crowley, Tarantino, Barca, Papa e D’Aguanno,

sono gli studenti della biblioteca DISG dell’Università La Sapienza di Roma. Al termi-ne del periodo di sperimentazione, questi hanno deciso di estendere il progetto a un numero crescente di università CIBER, fino a renderlo disponibile all’intera comunità bibliotecaria italiana. Altre università stanno infatti valutando di creare analoghe espe-rienze, come la Rete URBS di Roma e l’Università di Macerata.

In allegato, le FAQ del progetto, in costante aggiornamento, qui riportate alla data del 9 luglio 2009, dal sito <ciber23librarythings.wordpress.com/faq>.

Note

[1] <www.uniciber.it/fileadmin/doc_imm2/Presentazioni_Seminario/Seminario_Novembre_

2008/MaryJoanCIBER23Things_1.ppt>.

[2] <www.uniciber.it/fileadmin/doc_imm2/Varie/presentation_6_march.ppt-9marzo.ppt>.

[3] <www.slideshare.net/CIBER23librarythings/ciber-23-library-things>.



LE FAQ DELLE CIBER 23 LIBRARY THINGS

(in progress) Come funzione questo programma di apprendimento online?

Questo è un programma di “self-discovery”, che incoraggia lo staff della biblioteca ad acquisire il controllo del proprio apprendimento degli strumenti Web 2.0 attraverso l’esplorazione e il divertimento e vedere il loro impatto sulla biblioteca e sui suoi sevizi. Non troverete classi o seminari come supporto. I partecipanti sono incoraggiati, al contra-rio, a lavorare insieme e a condividere gli uni con gli altri le loro scoperte.

Sono trattati 23 argomenti per imparare a “maneggiare” una Library 2.0 divisi in 9 moduli, da completarsi ognuno in una settimana. Ogni modulo è dedicato a uno strumen-to diverso, e.g. blog, RSS, wiki.

Chi può partecipare al corso?

Tutti coloro che lo desiderano. La partecipazione è libera e gratuita. L’unica formali-tà è di comunicare la propri partecipazione e, quando sarà disponibile, l’indirizzo del proprio blog, che sarà reso pubblico.

Ci saranno dei trainer o delle guide che mostrino ai partecipanti come proseguire nel loro lavoro?

No. Questo è un programma di auto-apprendimento. Se sentite il bisogno di assi-stenza su un particolare argomento potete prendere contatto con uno o più partecipanti, elencati nella pagina apposita. E la Privacy?

Non c’è! Tutti possono leggere il tuo blog. È nella natura dei blog. E se mi rubano le idee?

Le Ciber-23librarythings sono distribuite sotto una licenza “Creative Commons” che consente a chiunque di “riprodurre, distribuire, comunicare al pubblico, esporre in pubblico, rappresentare, eseguire e recitare quest’opera” e di “modificare quest’opera” a condizione di citare la fonte e di riprodurre questa licenza. Consigliamo vivamente a tutti di utilizzare, nel tuo blog, la medesima licenza.

Ciber-23libarythings è grato al Learning 2.0 programme <plcmclearning. blo-gspot.com> della Public Library of Charlotte and Mecklenberg County <plcmclearning.blogspot.com> e aHelene Blowers <librarybytes.com> per aver fornito l’ispirazione. Il Learning 2.0 programme è già stato adottato da oltre 100 biblioteche in tutto il mondo.



“BiblioLive”: chat reference in biblioteca

GABRIELLA TUFANO

Introduzione La Biblioteca “Mario Costa” della Sapienza Università di Roma, sede di Latina, ri-

sponde alle esigenze didattiche e di ricerca delle quattro facoltà esistenti presso il polo pontino, che conta un bacino di utenza di circa cinquemila studenti.

Da una indagine, svolta nella primavera del 2008, sulla soddisfazione degli utenti e sulla percezione che essi hanno dei servizi bibliotecari erogati, è emerso che un gran numero di studenti non utilizza al meglio i servizi o perché non li conosce o perché non si è mai recato in biblioteca.

Questo dato, in parte prevedibile vista la distanza delle facoltà dalla biblioteca, ha evidenziato la necessità di cercare nuove strade che incontrassero gli utenti per infor-marli ed aggiornarli su tutti i servizi e le risorse delle quali possono disporre.

Per facilitare il contatto con gli studenti la Biblioteca eroga, già da anni, il servizio di reference digitale, tramite l’uso della posta elettronica. Collabora altresì al funziona-mento dei servizi di ateneo “Chiedi al Bibliotecario” <w3.uniroma1.it/vrd/chiedi.aspx> e “Virtual Reference Desk” <w3.uniroma1.it/vrd>.

Evidentemente, tutto ciò non è stato sufficiente per raggiungere gli utenti e per in-vogliarli ad usare la biblioteca e rivolgersi ad essa per i loro bisogni informativi. È quin-di necessario garantire agli utenti dei canali supplementari di contatto con la biblioteca e un’assistenza informativa immediata e costante.

In questo contesto, ha avuto inizio un progetto di implementazione dei servizi onli-ne, con particolare attenzione verso gli strumenti innovativi che il cosiddetto Web 2.0 rende disponibili. In particolare, si è deciso di rimodellare il servizio di reference digitale esistente, con l’adozione della metodologia sincrona interattiva e il ricorso all’Instant Messaging (IM).

Nell’àmbito del medesimo progetto, si è deciso anche di registrare la Biblioteca “Mario Costa” nel popolare social network Facebook <www.facebook.com/home.php#/ pages/Latina-Italy/Biblioteca-Mario-Costa/78359428975?ref=ts>.

Con questo articolo si intende riportare l’esperienza della Biblioteca “Mario Costa” con il servizio di chat reference ed esporre le fasi di progettazione, di realizzazione e di valutazione.



Scelta del software Il lavoro iniziale è consistito in un’indagine sui prodotti di messaggistica istantanea di-

sponibili in Rete. Si citano i più popolari: MSN Messenger, ICQ, AIM, Yahoo messenger, Skype, Google Talk.

Per ognuna di queste applicazioni è necessario registrare un account e scaricarne il software sul proprio computer, anche se è ormai disponibile l’accesso diretto alla versio-ne web-based.

Per consentire al maggior numero di utenti di “chattare” con la biblioteca, sarebbe stato necessario scegliere più di uno dei protocolli citati. Questo, però, avrebbe signifi-cato registrare una username e una password per ciascuno di essi e mantenere aperte sul proprio computer le finestre corrispondenti.

Se si fosse optato per uno solo dei sistemi, quello più conosciuto, il servizio non sa-rebbe stato accessibile per gli utenti registrati con altri sistemi e soprattutto per tutti coloro che non fossero iscritti a nessun servizio di IM e quindi sprovvisti di account.

Il progetto mirava a realizzare un servizio di real time reference o chat reference che potesse essere usato da tutti, e soprattutto che potesse essere erogato attraverso la pagina web della biblioteca, fruibile, pertanto, da chiunque la visitasse.

La soluzione sarebbe stata adottare un software gratuito multi-protocollo che sup-portasse gli instant messenger più importanti e che consentisse la produzione di una fi-nestra di dialogo, un chat box, da inserire nel sito web.

Prima di giungere a una decisione riguardo alla scelta del software, è stato fonda-mentale osservare il panorama bibliotecario nazionale e internazionale, per verificare quanto fossero diffusi i servizi di IM, e come fossero organizzati.

Uno sguardo a Library success: a best practise wiki, e in particolare alla pagina Libra-ries using IM Reference [1], ha fornito un quadro della diffusione geografica dei servizi di chat in biblioteca e dei protocolli adottati.

Nessuna biblioteca italiana era presente nell’elenco, poche quelle europee. Tra gli instant messenger adottati il più diffuso risulta essere MSN, installato da Windows in maniera predefinita, e tra i software multi-protocollo compaiono Meebo e Trillian.

Da ulteriore ricerca è emerso che, in Italia, solo la Biblioteca del Dipartimento di Bioingegneria del Politecnico di Milano, attraverso il suo blog [2], eroga il servizio di chat via Meebo, supportando MSN e Skype.

Si è quindi proceduto con una breve analisi dei due software citati:

• Trillian è un software commerciale che offre gratuitamente solo la versione basic. Esso non supporta tutte le reti. Per connettersi con Gogle Talk, per esempio, è necessario acquistare una specifica implementazione.



• Meebo è un aggregatore di messengers gratuito, una sorta di IM universale. Disponibile all’indirizzo <www.meebo.com>, esso è un client web-based, cioè utilizzabile tramite browser, senza istallazione di software. Consente, da un’unica interfaccia, la connessione con le più importanti piattaforme di messaggistica istantanea (MSN, ICQ, Gmail, AIM, Yahoo!, Facebook chat e altre ancora). È possibile, inoltre, accedere alla propria lista di contatti senza dover inserire ogni volta i dati di accesso di ciascuna rete.

Meebo permette la produzione e la personalizzazione di un widget, un elemento grafico, da inserire nel proprio sito web. Esso consente all’utente di interagire con il programma senza bisogno di effettuare un login o registrare un account. È sufficiente che egli trascriva la sua domanda nell’apposito chat box e darà inizio, direttamente sul sito, ad una conversazione privata, visibile, infatti, solo alle due persone che in quel momento stanno conversando.

L’utente rimane anonimo, a meno che non voglia identificarsi, e lo può fare edi-tando il suo nome nello spazio apposito. Nel caso in cui non si fosse connessi, il messaggio dell’utente rimane memorizzato e diviene rintracciabile appena si è online.

Meebo contempla la conservazione dello storico delle conversazioni, quindi la cronologia dei messaggi, per tutti coloro per i quali è stato registrato il contatto nella lista.

Per ulteriori informazioni su Meebo si rimanda al sito [3].

Considerate le caratteristiche sopra descritte, Meebo è sembrato il software più adat-to alle esigenza della biblioteca.

Organizzazione Il passaggio alla fase esecutiva del progetto esigeva talune opzioni preliminari: l’asse-

gnazione di un nome al servizio, l’organizzazione del lavoro in biblioteca e la configura-zione del software.

Per quanto riguarda il nome, si è pensato a qualcosa che fosse rappresentativo di ciò che si intendeva offrire all’utenza, breve e facile da ricordare. La gran parte delle bi-blioteche ha attribuito al servizio il nome di Ask a librarian. Seguono: Ask us, Chat with us, Chatta, Reference chat, Live chat, AskRef, Get help, Can we help you, IM a librarian, Library IM.



Si è pensato di escludere il termine chat che, pur essendo ormai di uso comune e si-curamente rappresentativo dell’azione del dialogare in tempo reale, rischia ancora di essere associato alle chiacchierate leggere o strettamente personali e private.

La scelta è caduta su “BiblioLive”, un nome che avrebbe esplicitato sia l’istituzione erogante, una biblioteca, sia il carattere sincrono, simultaneo, del servizio.

“BiblioLive” rappresenta, così, il servizio di informazione istantanea, tramite il qua-le gli utenti possono contattare in tempo reale il bibliotecario di reference della Bibliote-ca “Mario Costa”.

Prima di dare inizio all’attivazione del servizio, è stato fondamentale valutare la di-sponibilità dell’unico bibliotecario operante nella struttura e soprattutto la possibilità da parte sua di riuscire a dedicarsi a questo nuovo servizio senza trascurare il resto del lavoro.

Per questo motivo “BiblioLive” è partito in via sperimentale, con un periodo di ro-daggio e di valutazione di sei mesi.

È stato quindi creato un account Meebo e si è elaborata la personalizzazione del widget, al quale è stato assegnato il nome precedentemente scelto e una veste grafica che meglio si adeguasse al sito web della biblioteca.

Per quanto riguarda l’adesione agli altri servizi di IM, si è deciso di creare un account solo per MSN Messenger, il più diffuso e conosciuto in Italia, consentendo così agli u-tenti di aggiungere la Biblioteca <[email protected]> alla lista dei loro contatti.

Non potendo ipotizzare il flusso di contatti e di domande, si è preferito non fissare un orario di erogazione del servizio e lasciarlo attivo in concomitanza con la disponibi-lità del bibliotecario.

Con “BiblioLive” si sarebbero gestite richieste di informazioni e chiarimenti circa la biblioteca, i suoi servizi, le modalità di reperimento di documenti, e altro ancora. Le domande più complesse sarebbero state rimandate all’uso dell’email o, qualora ne fosse emersa la necessità, a un appuntamento con il bibliotecario.

Non si è ritenuto necessario limitare il servizio a determinate tipologie di utenti.

Promozione del servizio “BiblioLive” è presente in posizione di primo piano sulla home page della biblioteca

[4] e sulla pagina interna del “Chiedi al bibliotecario”. Esso è stato pubblicizzato e promosso tra tutti gli utenti della biblioteca tramite

email e tra tutti gli studenti tramite – poiché per dare informazione di un nuovo mezzo di comunicazione è indispensabile ricorrere a un medium differente – una brochure



(Fig. 1) affissa presso le facoltà e realizzata dagli studenti collaboratori che hanno cerca-to di rendere più chiaro possibile il messaggio da divulgare ai loro colleghi. È stata data informazione ai docenti e ai colleghi delle biblioteche della Sapienza.

Figura 1

Valutazioni

Dopo il periodo di sperimentazione di sei mesi, durato dal 1 agosto 2008 al 1 feb-

braio 2009, si è proceduto alla misurazione del numero di contatti e alla valutazione dell’efficacia e del gradimento del servizio.



“BiblioLive” è stato accolto con molta curiosità da parte degli utenti/studenti che hanno gradito il carattere innovativo del servizio.

Si sono gestite 118 conversazioni e si sono registrati 25 contatti MSN, tra i quali anche alcuni docenti che hanno ritenuto utile tenere la biblioteca nella lista dei loro amici.

La tipologia di domande ricevute è stata varia e caratterizzata sia dalla curiosità al-meno iniziale di scoprire se e come funzionasse il servizio, sia dalla reale esigenza degli utenti di ottenere risposte immediate riguardo la possibilità di reperire testi o informa-zioni.

In particolare, dall’analisi delle conversazioni, è emerso quanto segue:

• il 50 % delle domande, di natura bibliografica, concerneva la localizzazione dei documenti e l’assistenza nella ricerca in OPAC;

• il 30 % delle richieste era inerente ai servizi della biblioteca e alle modalità di fruizione degli stessi;

• il 10 % dei contatti richiedeva conferme sugli orari di apertura al pubblico della biblioteca;

• un altro 10% di domande non riguardava propriamente la biblioteca, ma piut-tosto informazioni di tipo amministrativo o didattico.

Dall’analisi delle conversazioni stesse si è potuto risalire alla tipologia di utenti che hanno utilizzato “BiblioLive”: 80% studenti universitari ; 10 % bibliotecari; 5 % do-centi; 5 % studenti di scuola superiore o altro .

Le conversazioni hanno avuto un linguaggio di carattere informale, che meglio si addice a un mezzo di comunicazione quale l’IM, e al tipo di utenza, costituita da stu-denti e giovani studiosi, che notoriamente predilige la chat, tramite la quale è facile in-staurare un rapporto di immediata “complicità” con l’altra persona.

La sincronia del contatto implica una costante attenzione del bibliotecario affinché l’approccio dell’utente non trovi il silenzio o il ritardo nella risposta. La quantità dei contatti, inoltre, è determinante per l’organizzazione del servizio perché, se essi sono numerosi e concentrati in una particolare fascia oraria, è probabile che un solo addetto non sia in grado di seguirli tutti contemporaneamente. Se invece il flusso non è consi-stente, è possibile anche associare la gestione del servizio con altre attività che contem-plino sempre la vicinanza al pc.

Considerata la carenza di personale bibliotecario, si è valutata l’ipotesi di affidarne la gestione agli studenti collaboratori per i quali, però, è necessario un addestramento che consenta loro di gestire richieste di ogni tipo, fornendo le giuste risposte e con il giusto linguaggio.



Conclusioni Il numero di contatti ricevuti, anche se non elevato, ha significato un successo per la

Biblioteca, soprattutto per il gradimento che BiblioLive ha suscitato tra gli utenti. Esso, ora, fa parte integrante della gamma dei servizi erogati. È raggiungibile anche

da OPAC, all’interno della scheda informativa della biblioteca [5]. BiblioLive ha costituito il primo passo di un percorso che la Biblioteca “Mario Co-

sta”, benché piccola, ha voluto intraprendere verso un nuovo modello di biblioteca che interagisca maggiormente con i propri utenti, li accompagni nel loro apprendimento e li affianchi nello sviluppo dei loro programmi di studio.

Note

[1] www.libsuccess.org/index.php?title=Libraries_Using_IM_Reference. [2] bioingegneria.wordpress.com. [3] www.meebo.com/meebo. [4] w3.uniroma1.it/pololatina/biblio/biblio.html. [5] sibiblioteche.caspur.it/scheda_css.php?id=SAPEL11.

Bibliografia

Linda Bedwell (et al.), IM a librarian: extending virtual reference services through, instant messaging and chat widgets. “Partnership: the Canadian Journal of Library and Information Practice and Research”, 3(2008), n. 2, <journal.lib.uoguelph.ca/index. php/perj/article/view/533/1368> (maggio 2009).

William Breitbach, Matthew Mallard, Robert Sage, Using Meebo’s embedded IM for academic reference services: a case stud., “Reference Services Review”, 37(2009), n. 1, p. 83-98.

Meredith Farkas, Online reference, “Library success: A best practices wiki”, <www. libsuccess.org/index.php?title=Online_Reference> (maggio 2009).

Paola Gargiulo, Risorse di reference digitale, < www.aidaweb.it/reference/bibrefdig.html> (maggio 2009).

Virginia Gentilini, Non-library reference e reference digitale: i servizi “concorrenti” delle biblioteche, le tecnologie e l’ampliamento dei servizi. “Bibliotime”, 11(2008), n. 3, <www2.spbo.unibo.it/bibliotime/num-xi-3/gentilin.htm> (maggio 2009).



IFLA, Linee Guida per il servizio di digital reference. <archive.ifla.org/VII/s36/pubs/Digital ReferenceGuidelines-IT.pdf> (maggio 2009).

Joe Murphy, Management models and considerations for virtual reference. “Science & Technologiy Libraries”, 28(2008), n. 5, <eprints.rclis.org/14030> (maggio 2009).

WIKIPEDIA, Messaggistica istantanea, <it.wikipedia.org/wiki/Messaggistica_istantanea> (maggio 2009).

Doriana Zago, Il reference digitale in biblioteca. “Bibliotime”, 10(2007), n. 3, <www2. spbo.unibo.it/bibliotime/num-x-3/zago.htm> (maggio 2009).

Abstract a cura di ROSA SANNINO

Abstract


ANTONELLA DE ROBBIO, MICHAEL KATZMAYR

The management of an international open access repository: the case of E-LIS

E-LIS is the largest open access repository in the field of library and information science and is maintained voluntarily by an international team of librarians and infor-mation professionals. As from June 2009, it contains at about 9000 full text documents in 37 languages from more than 5600 authors from 90 countries. Additionally to the provision of services to authors and associations in the field, the management of policy issues is crucial for the repository administration. Thus E-LIS has, inter alia, completed a policy audit and intends to formulate and communicate its policies in a standardized way.

Keywords: Library and information science – Open access – Organization – Policies – Subject repository.

GIANFRANCO MISCÍA

Overview

Music and archive-keeping are the engine for art institutions. The article outlines an overview of the actions and ideas – even operational – that the speakers have sug-gested during the workshop on the “ICT revolution” applied to music archives.

Keywords: Archives – Education – Music – Update.

MARIA TERESA SPINOZZI

Workshop opening: Laws and regulations

The state conservatoires are comparable to schools whose archives are under the protection and supervision of the Soprintendenza Archivistica which took the place of the Archivi di Stato on the competences carried on until 1999. The article outlines du-ties and opportunities given by the Italian regulations.

Keywords: Code of the digital administration – DPR 445/2000 – Laws and regula-tions – Protection, monitoring and valorisation of archives – Schools.

Abstract


LUCIA MAFFEI

The document management as an organizational innovation

The article accurately describes the potential of innovation of the document processes reengineering within an organization considering tools and results.

Keywords: Documents and processes tracking – Innovation – Organisational Chart – Processes reengineering.

ANNALISA BINI

The Project “Notes in the archive”

This article deals with the genesis of the “Bibliomediateca” of the National Acade-my of Santa Cecilia in Rome. This neologism indicates a hybrid library, a place where books and analogical sound documents live together with digital documents and on multimedia support. That is a dynamic structure to carry on concerts and the artistic activities of the Academy. Inside the library, the project “Notes in the archive” was born and it has been presented at the workshop in Pescara.

Keywords: Archive – Library – Media library – Museum – Multimedia library – Mul-timedia platform – Photographic library – Running Archive.

ANNALISA RANIERI

The DocART Project as a case study

The article presents the results of the document management and the digital re-cording system project, called “DocART” after the first six months at the Conservato-rio di musica statale “Luisa D’Annunzio” in Pescara. The article also provides the classification scheme adopted by the Conservatory of Pescara and edited by the Minis-tero per i beni e le attività culturali.

Keywords: Classification scheme – Conservatoires network – DocART Project – Direc-tories – Reuse of skills.

Hanno collaborato a questo numero:


ANNALISA BINI, Accademia Nazionale di Santa Cecilia - Bibliomediateca e Museo, Roma, <[email protected]>

DOMENICO BOGLIOLO, AIDA; La Sapienza Università di Roma, Roma, <[email protected]>

MASSIMINA CATTARI, Istituto Centrale per il Catalogo Unico delle Biblioteche Italiane e per le Informazioni Bibliografiche (ICCU) - Sezione OPIB, Roma, <[email protected] >

CETTINA COSENZA, Consorzio per le Applicazioni di Supercalcolo per Università e Ricerca (CASPUR), Roma, <[email protected]>

ANTONELLA DE ROBBIO, E-LIS administrative board; Università degli Studi di Padova. Centro di Ateneo per le Biblioteche, Padova, <[email protected]>

CLAUDIO GNOLI, Università di Pavia. Dipartimento di matematica. Biblioteca, Pavia, <[email protected]>

MICHAEL KATZMAYR, E-LIS editor ; WU Wirtschaftsuniversität Wien. Universitätsbi-bliothek, Vienna, Austria, <[email protected]>

LUCIA MAFFEI, AIDA; Università degli Studi di Siena. Divisione flussi documentali e informativi, Siena, <[email protected]>

GIANFRANCO MISCÍA, ANAI Abruzzo; Istituto nazionale Tostiano. Archivio e Biblio-teca, Ortona, <[email protected]>

ANNALISA RANIERI, Equitalia spa, Roma, <[email protected]> ROSA SANNINO, Centro Italiano Ricerche Aerospaziali (CIRA). Biblioteca, Capua,

<[email protected]> MARIA TERESA SPINOZZI, Soprintendenza archivistica per l’Abruzzo, Pescara,

<[email protected]> GABRIELLA TUFANO, La Sapienza Università di Roma. Biblioteca “Mario Costa”, Latina,

<[email protected]>

Norme per i collaboratori


La collaborazione ad “AIDAinformazioni” è libera e gratuita. I contributi sono sottoposti per la pubblicazione al vaglio preventivo del Comitato scientifico (gruppo dei pari) e, successiva-mente, della Redazione, che si riserva di chiedere agli autori modifiche e adeguamenti.

Il contributo, una volta approvato, dovrà essere inviato come file ODT o RTF allegato a un messaggio di posta elettronica all’indirizzo: <[email protected]>.

Ordinariamente (salvo cioè il caso di numeri doppi, speciali, etc.) la data di scadenza ultima per la presentazione dei testi accettati per la stampa è la seguente:

n. 1 (gennaio-marzo) 10 febbraio n. 2 (aprile-giugno) 10 maggio n. 3 (luglio-settembre) 10 settembre n. 4 (ottobre-dicembre) 15 novembre.

L’autore fornirà obbligatoriamente insieme al contributo:

• il titolo del contributo in inglese; • due abstract (della lunghezza massima di dieci righe ciascuno), uno in lingua inglese e uno

in lingua italiana; e • due elenchi di parole chiave, uno in lingua inglese e uno in lingua italiana.

I diritti d’autore appartengono ad AIDA, che si riserva di diffondere il contenuto della Rivi-sta anche in formato elettronico e in rete.

Le note, numerate in cifra araba progressivamente nel testo nella forma [#], vanno richiama-te in fondo al contributo, ovviamente con la medesima numerazione (ma non “a piè di pagina” e senza usare la funzione NOTE del programma di elaborazione testi, nemmeno per le “note di chiusura”).

La forma delle citazioni bibliografiche prevede per le opere a stampa le seguenti forme:

• Laura Leonardi, La dimensione sociale della globalizzazione. Roma, Carocci, 2001. • Paolo Bisogno, L’informazione e i processi di comunicazione scientifica, in Documentazione e

utenti: cultura del servizio, marketing, multimedialità. Atti del Convegno Nazionale Aida. Roma 10-12 febbraio 1993, a cura di M.P. Carosella e P. Fratarcangeli. Padova, Mediagraf, 1994, p. 9-14.

• Gabriele Gatti, Portali di piombo. “AIDAinformazioni”, 19 (2001), n. 1, p. 9-16.

Le opere collettanee o comunque dovute a più di tre autori devono essere intestate al titolo. La citazione da fonti elettroniche, oltre agli altri dati bibliografici, deve includere l’URL nella

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