aleph 16.02 modulo acq/serials periodici corso bicocca-insubria luglio 2004
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ALEPH 16.02
MODULO ACQ/SERIALS“PERIODICI”Corso Bicocca-Insubria luglio 2004
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INTRODUZIONE
Il modulo Acquisitions/Serials permette di gestire i dati relativi a:fornitori, budget, ordini e fatturazioni sia di monografie che di periodici. Questo modulo funziona solo nei database ADM. (BIN5O Bicocca, BIN51 Insubria).
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La GUI ACQUISITIONS/SERIALS
La GUI Acquisitions/Serials e’ stata costruita con attenzione alla fruibilità e facilita’ di accesso alle diverse funzioni coinvolte.
Le informazioni su Fornitore, Budget, Copie, Ordine e Fattura sono interconnesse e sono accessibili facilmente.
La struttura a pannelli con le diverse informazioni ne permette la visualizzazione in simultanea.
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BARRE STRUMENTIBARRA DEI MENU
BARRA DEI SERIALI
BARRA DEL TITOLO
BARRA DEGLI ORDINI
BARRA DELLA FATTURA
PANNELLO DI NAVIGAZIONE
ALBERO DI NAVIGAZIONE
PANNELLO SUPERIORE
TAB PRINCIPALI
PANNELLO INFERIORE
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PANORAMICA
Il modulo Serials e’ inglobato nel modulo ACQ. All’interno di un unico modulo è ora possibile
gestire tutte le funzioni relative ai periodici: Ordini, Registrazione dei fascicoli; Controllo delle copie; Solleciti; Fatturazione degli Ordini; Creazione Piani di pubblicazione; Rinnovi; Rilegature…
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BARRA DEI PERIODICI
Permette di recuperare un determinato record e aprirlo nella apposita funzione. Per recuperare un record si seleziona un parametro di ricerca dal menù a tendina sulla sinistra, ad es. “Titolo” o “n. di sistema”, quindi si compila il campo adiacente.
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PERIODICI (Pannello di navigazione)
Nel Pannello di navigazione sono disponibili diverse funzioni collegate al Periodico che si vuole gestire:
Controllo;
Lista sottoscrizioni;
Sottoscrizione;
Lista fascicoli;
Copie;
Lista di Routing;
Info bibliografiche;
Lista trigger
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PERIODICI - ORDINI (1)
Le procedure di Ordine dei periodici sono identiche a quelle delle monografie.
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1 opzione
Recuperare il record bibliografico utilizzando la Tab Trova;
Una volta visualizzato il record utilizzare il tasto ACQ.
PERIODICI - ORDINI (2)
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Il record verrà aperto automaticamente nella Tab Ordine e nel Pannello Superiore verranno visualizzati gli eventuali ordini già esistenti per quel periodico.
PERIODICI - ORDINI (3)
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Selezionare il tasto “Aggiungi”
Comparirà la finestrella per selezionare la tipologia di ordine desiderato.
Infine si dovranno compilare le schede relative ai dati amministrativi nel Pannello inferiore.
PERIODICI - ORDINI (4)
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2 opzione
Selezionare il record utilizzando la Barra dei seriali. Una volta visualizzato nella Tab Periodici ci si può spostare alla Tab Ordine e automaticamente il record verra’ aperto nella Tab corrispondente.
Selezionare la funzione Aggiungi dal Pannello superiore e seguire le procedure relative agli ordini.
Anche in questo caso vanno compilate le schede nel Pannello inferiore.
PERIODICI - ORDINI (5)
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Una volta selezionata la tipologia di ordini compariranno nel Pannello inferiore le Schede relative alle Informazioni generali, Fornitore, Quantità e Prezzo che andranno compilate con i dati necessari.
PERIODICI - ORDINI (6)
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LOG DELL’ORDINE (1)
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LOG DELL’ORDINE (2)
Il Log dell’Ordine tiene traccia di tutte le diverse attività legate all’ordine che sono avvenute, ad es. una modifica dello status dell’ordine o la data dell’ultimo sollecito.
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PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (1)
Dopo aver creato un ordine occorrerà procedere a legare il record del periodico a una sottoscrizione.
Nella Tab Periodici selezionare la voce corrispondente al nodo Lista sottoscrizioni.
Comparirà nel Pannello Superiore il pulsante Aggiungi.
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PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (2)
Se non ci sono sottoscrizioni il Pannello Superiore sarà vuoto, altrimenti compariranno le sottoscrizioni legate a quel record bibliografico.
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PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (3)
Una volta selezionato il pulsante Aggiungi si attiveranno le 4 schede corrispondenti nel Pannello inferiore.
1 Info Lista (si attiva dopo che sono state compilate le altre). 2 Info sottoscrizione (1)
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PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (4)
3. Info sottoscrizione (2)
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PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (5)
La scheda 4. HOL Links viene utilizzata se si vuole legare un abbonamento ad una determinata sottobiblioteca e con esso tutti i fascicoli che lo costituiscono.
(Al momento non utilizzato)
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PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (6)
La Scheda 1. Info Lista mostrerà il riepilogo della sottoscrizione e sarà visibile solo dopo che le precedenti schede saranno state compilate.
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PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (7)
Una volta creata la Sottoscrizione nel Pannello superiore si attiveranno i seguenti pulsanti: Elimina (per cancellare una sottoscrizione); Aggiungi (per aggiungere una nuova sottoscrizione); Duplica (per aggiungere una nuova sottoscrizione copiando i dettagli di una già esistente); Stampa; Apri tutti (per aprire un nuovo ciclo di items in attesa di
arrivo, a condizione che sia già presente il piano di pubblicazione. Questi verranno visualizzati nella funzione Check In e Lista Fascicoli).
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PIANO DI PUBBLICAZIONE (1)
In Aleph ciascun fascicolo di un periodico deve avere un record di copia per permetterne il controllo dell’arrivo, il reclamo, e la gestione della circolazione.
Il Piano di pubblicazione serve per gestire il controllo dei singoli fascicoli.
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PIANO DI PUBBLICAZIONE (2)
Aleph supporta due tipi di procedure di creazione del piano di pubblicazione:
SCHEDULAZIONE (nella versione precedente era chiamato Piano di pubblicazione)
PATTERN (utilizzato in marc21).
La procedura al momento da noi utilizzata è la
SCHEDULAZIONE.
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PIANO DI PUBBLICAZIONE (3)
La Schedulazione viene creata o aggiornata selezionando il nodo Schedulazione nel Pannello di navigazione della Tab Periodici.
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ESEMPIO DI SCHEDULAZIONE
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SCHEDULAZIONE (1)
La Schedulazione viene gestita utilizzando gli stessi criteri della vers. precedente, compilando le seguenti schede relative alla previsione del piano di pubblicazione: Scheda 1. Informazioni
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SCHEDULAZIONE (2)
Scheda 2. Testo del fascicolo
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Selezionando il tasto Aggiungi a fianco delle due schede si aprirà nel Pannello inferiore il piano di pubblicazione con le specifiche che
gli sono state attribuite.
SCHEDULAZIONE (3)
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SCHEDULAZIONE (4)
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Selezionando il pulsante Apri Fascicoli verranno visualizzati i fascicoli nella funzione Check In e sarà quindi possibile eseguire le diverse operazioni di gestione.
SCHEDULAZIONE (5)
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CHECK IN (1)
Il controllo dell’arrivo dei singoli fascicoli può essere effettuato o selezionando la funzione Check In o la funzione Gruppi presenti nella Tab dei Periodici.
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CHECK IN (2) Il Pannello superiore mostrerà la lista dei fascicoli legati al periodico.
Si può anche scegliere di visualizzare 1.Tutti i fascicoli o solo quelli 2. Attesi/Non arrivati
o quelli di una singola sottobiblioteca. (Per fare questo si deve selezionare il Nodo Controllo e scegliere la sottobiblioteca interessata.
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CHECK IN (3)
Per registrare l’arrivo di un fascicolo selezionare tra i pulsanti disponibili nel Pannello superiore il pulsante Arrivo.
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CHECK IN (4)
Nel Pannello inferiore si attiveranno 2 schede. Andranno compilate come nella precedente versione.
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CHECK IN (5)
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CHECK IN (6)
NOVITA’:• Selezionando più fascicoli nella lista dei fascicoli sarà possibile
registrarne l’arrivo con una sola operazione contemporaneamente.
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CHECK IN (7)
NOVITA’:
Selezionando il nodo Gruppi dalla Tab principale sarà possibile gestire l’arrivo di gruppi di fascicoli simili (che hanno quindi la stessa numerazione e cronologia).
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CASI PARTICOLARI FASCICOLI NON PREVISTI: utilizzando il pulsante Aggiungi
nel Pannello superiore si attiveranno le schede Arrivo del pannello inferiore da completare.
COPIE EXTRA: per registrare una copia extra si potrà selezionare il tasto Duplica nel Pannello Superiore.
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• Alla fine di un ciclo o di un anno sarà possibile effettuare la procedura di Rilegatura. Tutti i fascicoli di una annata saranno compattati per creare un unico record di copia.
• Per utilizzare questa funzione si deve selezionare nel Pannello di navigazione il nodo
Lista fascicoli. • Apparirà nel Pannello superiore il pulsante
RILEGATURA (1)
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RILEGATURA (2)
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RILEGATURA (3)
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RILEGATURA (4)
Selezionando il tasto Rilega si attiveranno le schede relative alle Copie che dovranno essere completate.
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RILEGATURA (5)
PROCEDURA COMPLETATA
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MODULO ACQ/SERIALSCorso Bicocca-Insubria
luglio 2004
FINE