Alfresco End User Manual

Manajemen Konten dalam Alfresco

This document is licensed under The Creative Commons BY-NC-ND 3.0 License

DAFTAR ISI

1. Manajemen Konten dalam Alfresco ........................................................................................ 1

1.1 Membuat Space................................................................................................................ 1

1.2 Add Content ..................................................................................................................... 2

1.3 Create Content ................................................................................................................. 4

1.4 Pengelolaan Properties/Metadata .................................................................................... 5

1.5 Rule .................................................................................................................................. 6

1.6 Content/Space Access Right.............................................................................................. 9

1.7 Check In – Check Out Content......................................................................................... 12

1.8 Versioning ...................................................................................................................... 14

Contact Us ....................................................................................................................................... i

License ............................................................................................................................................ ii

Disclaimer ...................................................................................................................................... iii

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 1

1. Manajemen Konten dalam Alfresco

1.1 Membuat Space

Space merupakan folder dalam Alfresco yang memiliki beberapa kelebihan seperti bisa diatur

siapa saja yang bisa mengakses, menambahkan rule, dsb. Sebelum kita menambahkan konten,

kita perlu memutuskan bagaimana kita akan mengatur home space kita. Dalam Alfresco kita

menggunakan spaces untuk menyimpan dan mengatur konten dan space yang lain, sehingga

nantinya anda dapat menemukannya dengan mudah, dan juga untuk kolaborasi. Untuk contoh ini

kita akan menciptakan sebuah sub-space yang disebut 'My web documents' untuk HTML file.

1. Dari menu Create untuk user home space, pilih New Folder ( ). Sebuah dialog

dibuka yang memungkinkan Anda untuk membuat space baru.

2. Masukkan nama untuk space: di sini kita menggunakan nama 'My web documents'. Kita dapat

memasukkan informasi title dan description tentang space dan memilih ikon untuk space.

Gambar 1 Tampilan pada saat memasukan Space

3. Selanjutnya klik Submit. Ini akan menciptakan folder space baru pada user home anda.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 2

Gambar 2 Tampilan Create Space

1.2 Add Content Untuk menambah content dalam suatu space yakni dengan meng-upload dokumen yang kita miliki ke salah satu space di alfresco. Cara untuk upload dokumen ke dalam Alfresco:

1. Navigasi ke salah satu space, misal space ‘My Web documents’.

2. Pilih ‘Upload’

3. Browse file yang ingin ditambahkan ke dalam Alfresco, dan klik OK

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 3

Gambar 3 Form Upload content

4. Untuk mengedit metadata yang terkait dengan dokumen tersebut, baik metadata default dari

Alfresco maupun custom metadata tambahan pilih menu Edit Properties. Ubah metadata yang

disediakan. Pilih tombol Save, properti akan disimpan. Jika ada properti yang diperlukan untuk

harus diisi, tombol Save hanya akan diaktifkan ketika semua mandatory property ini selesai.

Gambar 4 Link to edit the properties

File which is ready to upload

Click on this menu to browse file

Edit Properties

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 4

Gambar 5 Tampilan modify content properties

1.3 Create Content Dalam Alfresco kita bisa langsung membuat content, dan edit content tersebut tanpa perlu

memakai aplikasi lainnya seperti Ms Office, dsb, namun untuk create content langsung dari

Alfresco hanya terbatas pada 3 jenis file yaitu : *.txt, *.html dan *.xml

Cara untuk create document dalam Alfresco:

1. Navigasi ke salah satu space, misal space space ‘My Web documents’. Dari menu Create untuk

space 'My web documents', pilih Create Content. Sebuah wizard dimulai yang memungkinkan

anda untuk membuat konten baru. Langkah pertama adalah untuk memberikan beberapa

properties dasar, seperti namanya.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 5

Gambar 6 Form Create content Wizard steps 1

2. Pilih tombol create untuk melanjutkan pembuatan content baru yakni sebuah file plain text.

3. Secara default, anda akan di-redirect ke halaman view details content yang telah anda buat

tersebut. Anda masih dimungkinkan untuk mengedit data content dengan memilih aksi Inline

Edit.

1.4 Pengelolaan Properties/Metadata

Untuk melihat rincian dari item konten, kita dapat memilih action View Details, salah satu

ikon di sebelah kanan item konten yakni pada Document Actions.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 6

Gambar 7 Tampilan Details dari content

Dari halaman rincian konten, kita dapat mengubah properti dengan memilih Edit Metadata pada

panel Document Actions. Pilih link View In Browser dalam panel Links akan meminta halaman

konten ditampilkan atau didownload melalui browser. Kita juga dapat men-download konten ke

disk lokal sebagai file dengan memilih ikon Download.

1.5 Rule

Salah satu fitur utama dari Alfresco adalah Rule. Rule merupakan aturan-aturan dalam suatu

space, yang akan men-trigger suatu action/kejadian tertentu jika ada kondisi tertentu yang

dipenuhi.

Beberapa contoh action/kejadian yang bisa diterapkan adalah :

Mengirim email jika ada content baru dalam suatu space.

Move dokumen ke folder lain jika nama folder tersebut mengandung kata tertentu

Copy dokumen ke folder lain jika nama folder tersebut mengandung metadata tertentu

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 7

Kondisi yang bisa diterapkan adalah :

Melakukan action jika ada content baru masuk dalam space tersebut

Melakukan action jika ada content yang diupdate dalam space tersebut

Melakukan action jika ada content yang dihapus ataupun pindah dari space tersebut

Di bawah ini akan diberikan langkah-langkah membuat rule untuk contoh kasus jika ada dokumen

baru yang baru dalam suatu folder, maka Alfresco akan mengirimkan email ke seorang user yang

berwenang

1. Navigasi ke space yang akan kita aplikasikan rule tersebut, dan pilih action Manage Content

Rules (di dalam More Actions).

Gambar 8 Tampilan Manage Content Rules

2. Untuk menambahkan aturan baru, pilih Create Rules dan kita akan dibawa ke aturan wizard

untuk menetapkan aturannya.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 8

Gambar 9 Tampilan Create Rule Form

3. Kita harus mengisi nama rule yang akan dibuat, misalnya: My Rule – Send Email for all new

items.

4. Di bagian selanjutnya kita bisa memilih kondisi kapan action tersebut akan dilakukan. Untuk

contoh ini kita pilih Inbound (Item are created or enter this folder), yakni rule ini akan

diterapkan untuk item-item yang dibuatkan atau ditambahkan pada folder tersebut.

5. Dalam contoh ini, kita akan memilih All Items, action yang dilakukan pada setiap Konten

ditambahkan ke dalam space.

6. Pada bagian Perform Action pilihlah Send Email, akan tampil tombol message, klik pada

tombol message tersebut, akan tampil form seperti pada gambar dibawah ini. Kemudian isilah

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 9

data tersebut sesuai kebutuhan anda ataupun dengan mengikuti cara pengisian seperti contoh

pada gambar yakni dengan menggunakan template yang ada use template. Setelah selesai

mengisi form send email, klik tombol OK.

Gambar 10 Tampilan Create Rule Wizard Step 2

7. Agar rule yang kita buat juga diterapkan pada subfolder dimana kita menerapkan rule

tersebut, maka centanglah pada bagian “Rule applies to subfolders”.

8. Setelah selesai mengisi keseluruhan data dengan benar, maka klik pada tombol Create dan

telah dibuat sebuah rule untuk folder/space tersebut.

1.6 Content/Space Access Right

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 10

Dalam Alfresco kita bisa menentukan siapa saja yang bisa mengakses content atau space, dan

siapa saja yang tidak boleh mengakses content atau space. Dan hak akses ini terdiri dari beberapa

level berikut:

Nama Role Hak Akses

Consumer Membaca content

Editor Membaca dan edit content

Contributor Membaca dan menambah content

Collaborator Membaca, edit dan menambah content

Coordinator Membaca, edit, menambah dan menghapus content

1. Pada content/space, klik View Details – Manage Space/Content Users. Ini akan

menampilkan siapa saja user yang memiliki akses terhadap space atau content tersebut.

Gambar 11 Pilihan Menu untuk me-manage permissions pada sebuah folder/space

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 11

Gambar 12 Tampilan Manage Permissions pada sebuah folder/space

2. Pilih Add User/Group untuk mengundang pengguna ke space/content. Ini akan membuka

form pencarian untuk memilih user/group dan peran (role) yang diinginkan dari

user/group tersebut.

Gambar 13 Tampilan Manage Permissions pada sebuah folder/space

3. Contohnya Pilih Group 'Marketing' dan tambahkan dia dengan role 'Consumer'.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 12

4. Pilih tombol Save.

1.7 Check In – Check Out Content

Secara umum, sistem Enterprise Content Management memiliki konsep check in-check out. Check

out merupakan suatu kondisi dimana seorang user mengambil suatu dokumen dan lock dokumen

tersebut sehingga tidak ada user lain yang bisa mengubahnya. Hal ini berguna untuk menjaga

konsistensi suatu dokumen. Jadi jangan sampai seorang user menyimpan content/dokumen

tersebut dalam komputer lokal mereka untuk dikerjakan di luar kantor, namun pada saat itu user

lain melakukan edit terhadap dokumen tersebut.

Jika user yang melakukan check out tersebut telah melakukan perubahan, maka user tersebut

akan melakukan check in ke dalam Alfresco, sehingga content tersebut bebas di-edit oleh

siapapun yang memiliki akses.

Cara melakukan check in – check out pada Alfresco

1. Pada content yang diinginkan (yang pernah kita upload ke server alfresco tersebut), klik

View Details - Edit Offline

2. Akan tampil dialog yang memberi kita pilihan untuk menyimpan working copy content

tersebut ke lokal komputer kita, dan kita akan di-redirect ke halaman Documents I’m

Editing, seperti pada gambar berikut ini.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 13

Gambar 14 Tampilan working copy setelah mengklik Edit Offline

Akan tetapi jika kita lihat kembali ke folder dimana dokumen yang sedang kita edit tersebut maka

tampilannya akan seperti pada gambar dibawah ini yakni ada pesan bahwa dokumen tersebu

sedang di-lock oleh anda.

Gambar 15 Tampilan dokumen yang sedang di-lock

Apabila anda sudah memiliki versi baru dari dokumen tersebut, maka untuk menguploadnya ke

alfresco yakni dengan meng-klik tombol Upload New Version seperti pada gambar dibawah ini.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 14

Gambar 16 Tampilan dokumen yang sedang di-lock

1.8 Versioning

Secara default, versioning dalam Alfresco Share sudah diaktifkan yakni ketika kita meng-upload atau meng-create sebuah content maka versi content tersebut menjadi Version 1.0.

Perhatikan gambar dibawah ini untuk melihat versioning pada sebuah content pada view details

content tersebut.

Gambar 17 Tampilan Version History suatu content

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | i

Contact Us PT Softbless Solutions

Perkantoran Mitra Matraman Blok A2 No 11

Jl Matraman Raya No 148

Jakarta, 13150

Indonesia

Phone : (+62-21)85918058-59

Fax : (+62-21)85918059

Email : info@softbless.com

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | ii

License

This document is licensed under The Creative Commons BY-NC-ND 3.0 License

Exception : if you want to use this document for governmental/education organization, you could

ask the softcopy version, and you could rebrand it for free. You could contact us at :

info@softbless.com

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | iii

Disclaimer

By accessing this document, you deemed to have understood and agreed to all terms and conditions (disclaimer) applies in the use of this document, as listed below. Do not access this document or any page of this document if you do not agree with the following terms and conditions.

Please read all terms and conditions carefully.

Terms and conditions, can be revised by PT Softbless Solutions from time to time without notice.

Softbless not responsible for any damage caused and the impact if the material in this document is disseminated by the visitors of this document.

The material contained in this document may be a self-made materials, and / or materials taken from the work of others, and or free translation results from the other party's material. If the material in this document is taken or translate part or all of the other party's material, then the reference source will be listed.

Softbless not responsible for any errors and delays in updating data or information or any losses arising from actions related to the use of data / information presented on the document Softbless.com.

Softbless not responsible for the impact or any losses resulting from actions associated with the use of data and information contained in this document.

The material in this document is not sponsored by, supported by, or affiliated with Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal. Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal are trademarks or registered trademarks of Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal. We provide services for Liferay, Alfresco, SugarCRM, Drupal but we are not a registered partner of Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal.

Liferay, Liferay Portal, and the Liferay logo are trademarks or registered trademarks of Liferay, Inc., in the United States and other countries.

Alfresco and the Alfresco logo are registered trademarks of Alfresco Software Inc, in the United States and other countries.

Drupal is a Registered Trademark of Dries Buytaert.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | iv

SugarCRM is a registered trademark of SugarCRM in the United States, the European Union and other countries.