alfresco system administrator
DESCRIPTION
Introduzione alle funzionalità di amministrazione della piattaforma di content management Alfresco.Argomenti:- Gestione degli Utenti- Gestione delle Cartelle- Gestione dei Documenti- Uso dei Driver di rete per la gestione dei Contenuti- Migrazione dei Documenti- Integrazione con il Mail Server ExchangeTRANSCRIPT
Alfresco System Administrator
QBR | Novembre 2009
Argomenti Trattati MODULO 1: Introduzione MODULO 2: Gestione degli Utenti MODULO 3: Gestione delle Cartelle MODULO 4: Gestione dei Documenti MODULO 5: Uso dei Driver di rete per la gestione dei Contenuti MODULO 6: Migrazione dei Documenti MODULO 7: Integrazione con il Mail Server Exchange Conclusioni
Modulo 1: Introduzione
Cosa è Alfresco
Piattaforma di Enterprise Content Management Open Source
E’ estendibile Modello dei Dati:Custom Content Model Servizi: Web Script, Web Service
Licenza GPL (General Public License) Il Modello Open Source consente di utilizzare i più
recenti contributi della comunità: Hibernate Open Office Lucene
Cosa è una piattaforma di ECM
ECM raggruppa un insieme di tecnologie Content-Centric:
Document Management (DM): Catalogare, Organizzare e Condividere file Binari prodotti da software di Authoring
Web Content Management (WCM): Creazione e Gestione di contenuti destinati ad essere fluiti attraverso il Web
Records Management (RM): Identificazione, Classificazione, Archiviazione e Distruzione di Record (Pratiche elettroniche)
Digital Asset Management: Archiviazione, Catalogazione, Gestione, Ricerca full-text di risorse e contenuti digitali (Video, Audio, Immagini)
Collaboration: Strumenti che facilitano la collaborazione, la condivisione di informazioni tramite Wiki, Blog, Siti Personali, Calendari Condivisi..
Search: supporto alla ricerca dei contenuti
Modulo 2: Gestione degli Utenti
Gestione degli Utenti e Gruppi
Creazione di un utente e dello spazio utente
Ricerca e modifica degli utenti Creazione di Gruppi e Sottogruppi Associazione di Utenti a gruppi Rimozione di Utenti a gruppi Esempi applicativi
Permessi e Ruoli I Permessi definiscono i diritti di accesso degli utenti agli spazi e ai
contenuti I figli di un nodo, sub-folder o files ereditano di default i permessi dai loro
parenti (es. il file in una cartella eredita i permessi dalla cartella) I permessi sono applicabili a un nodo, spazio, proprietà, sub-space,
contenuto, proprietà di contenuto e regole di business. I gruppi di permessi sono:
Read Edit Add Delete
I Ruoli utente sono delle collezioni di permessi assegnati ad un utente. Ogni ruolo comprende un set di permessi.
Alfresco comprende i seguenti ruoli di base: Consumer: può leggere i contenuti Editor: può leggere e editare i contenuti Cotributor: può leggere e aggiungere contenuti Collaborator: può leggere, editare, aggiungere i contenuti Coordinator: può leggere, editare, aggiungere e cancellare i contenuti
Estendere i Permessi e Ruoli I seguenti sono i permessi che possono essere associati ad uno spazio:
ReadProperties: Lettura delle proprietà dello spazio ReadChildren: Lettura dei Contenuti dentro lo spazio WriteProperties: Aggiornamento delle Proprietà (es. Titolo e
Descrizione) DeleteNode: Cancella uno spazio DeleteChildren: Cancella il contenuto e i sotto spazi dentro uno spazio CreateChildren: Crea un contenuto dentro uno spazio
I Permessi associati ad un Contenuto sono: ReadContent: Leggi un file WriteContent: Aggiorna un file ReadProperties: leggi le proprietà WriteProperties: aggiorna le proprietà del file DeleteNode: cancella un file ExcuteContent: esegue un file SetOwner: set la proprietà di un contenuto
Una lista completa dei Permessi e dei Ruoli di Default si trovano nel file: <config>\model\permissionDefinition.xml
I Permessi e i Ruoli di default possono essere estesi creando un nuovo custom role in PermissionDefinition.xml.
Creare un Custom Role
Puoi aggiungere un nuovo custom Role “TestRole”conforme ai propri requisiti di business.
Includere la definizione del Ruolo nel file permissionDefinition.xml in <config>\model\
<permissionGroup name="TestRole" allowFullControl="false" expose="true" > <includePermissionGroup permissionGroup="Read“ type="sys:base“ /> <includePermissionGroup permissionGroup="AddChildren“ type="sys:base"/> <includePermissionGroup type="cm:lockable" permissionGroup="CheckOut"/>
</permissionGroup>
Dopo il restart di Alfresco il nuovo Ruolo sarà definito nel sistema.
Proteggere gli Spaces
Uno Spazio può essere protetto da accessi indesiderati assegnando un Ruolo a specifici Utenti o Gruppi di Utenti nello Spazio (Invito in uno spazio).
Un User Role determina che cosa un utente può fare e che cosa non può fare in uno Spazio. I Ruoli sono associati con i permessi.
La Tabella seguente rappresenta un elenco dei permessi associati ad ogni ruolo in uno spazio.
Proteggere i Contenuti
Un Contenuto può essere protetto da accessi indesiderati assegnando un Ruolo a specifici Utenti o Gruppi di Utenti (invita l’utente sul contenuto).
Un User Role determina che cosa un utente può fare e che cosa non può fare su un Contenuto. I Ruoli sono associati con i permessi.
La Tabella seguente rappresenta un elenco dei permessi associati ad ogni ruolo su un Contenuto.
Command-Line Scripts per caricare gli Utenti
Gli utenti possono essere caricati in Alfresco attraverso un command-line scripts.
E’ necessario creare un file XML (person.xml) contenente le informazioni sugli Utenti
Eseguire il Comando:
Alfresco Out-of-the-Box Membership System
Gli strumenti di gestione della sicurezza di default di Alfresco comprendono le seguenti funzionalità: Gestione degli Utenti Autenticazione degli Utenti Gestione dei Gruppi Assegnazione dei nodi (Spazi e Contenuti) dentro
il repository Un Modello estendibile di Permessi e Ruoli Un Controllo degli accessi per restringere le
chiamate ai servizi pubblici e all’autenticazione degli utenti.
Modulo 3: Gestione delle Cartelle
Gestione delle Cartelle
Creazione delle Cartelle e delle Sotto Cartelle
Creazione di nuove Categorie per taggare i documenti
Dettaglio dei Contenuti Creazione di Cartelle da modello
esistente Cancellazione di Cartelle e
Contenuti
Space come uno Smart Folder
Uno Spazio è un Folder dotato di attributi addizionali: Sicurezza: definizione della sicurezza a livello di spazi Regole di Business: definizione di Regole per la
trasformazione del formato del contenuto (es. da .word a .pdf) Workflow: definizione e gestione di flussi di contenuti
(workflow) in uno spazio. Per esempio può essere creato uno spazio per il contenuto che deve essere validato e uno spazio per il contenuto approvato. Alfresco gestisce la movimentazione fra gli spazi.
Eventi: Alfresco trigga gli eventi quando un contenuto entra in uno spazio o quando il contenuto esce da uno spazio, o quando il contenuto viene modificato in uno spazio.
Tali eventi possono essere catturati al livello di spazio in modo da avviare delle azioni (actions) che rispondano al verificarsi di tali eventi (es. inviare una notifica ad un utente)
Space come uno Smart Folder …. :
Aspetti: Gli aspetti sono proprietà addizionali e comportamenti che possono essere associati ad un contenuto.
Per esempio può essere definita una regola che aggiunge un attributo ad un contratto di un cliente quando il documento entra nella cartella Sales.
Search: la ricerca può essere limitata ad un singolo space.
Syndication: il Contenuto di una Cartella può essere pubblicato attraverso un RSS feed.
Content: i Contenuti in uno spazio possono essere versionati, locked, checked-in e checked-out e gestiti.
Network folder: uno spazio può essere mappato in un network drive su una macchina locale. (es. interfaccia CIFS)
Modulo 4: Gestione dei Documenti
Gestione dei Documenti Creazione di Contenuti di tipo Text, HTML e XML Upload di File di tipo Word, PDF, Flash, Image e
Media Editing Inline di contenuti HTML, Text e XML con
WYSIWYG Editor Upload e aggiornamento di File Binary Cancellazione di contenuti Copia o Movimento di Contenuti fra Cartelle Creazione di Shortcut di Contenuti per l’accesso
veloce nella sezione scorciatoia della scrivania Ricerca attraverso le proprietà dei contenuti (Titolo,
Descrizione, Autore, Size e data di creazione) Creazione di Regole customizzate in uno spazio
Content Properties
I Content Metadata sono dei dati strutturati che descrivono le caratteristiche di un contenuto.
Alfresco ha un build-in metadata extractors per i formati di documenti più diffusi.
Il motore di estrazione è applicato anche ai documenti che vengono caricati attraverso i le interfacce CIFS, FTP e WebDAV.
Modifica dei Metadati inseriti in precedenza Aggiunta di nuove proprietà attraverso l’estensione
del Data Model. Aggiunta di nuove proprietà attaccando
dinamicamente un aspetto.
Librerie di Servizi La Libreria di Servizi è l’insieme di funzionalità per il
document management per controllare utenti con permessi per creare multiple istanze di document (Versioning) e utenti con accesso a documenti che devono essere cambiati (checking in/out).
Versioning: può essere attivato secondo i seguenti principi: Su un Contenuto Su una Cartella Su un Tipo di Contenuto Globalmente su tutto lo store
Auto Version Check-out: blocca il documento per l’editing Check-out: rilascia il documento.
Categorizzazione dei Documenti
La Categorizzazione dei Documenti aiuta a classificare le informazioni in un numero differente di modi
Tutti i contenuti possono essere agganciati ad una o a più categorie
Le Categorie sono definite e gestite dall’amministratore
Alle Categorie possono essere associate delle sotto categorie
La ricerca avanzata in Alfresco permette la ricerca dei contenuti per categorie e sotto categorie
Modulo 5: Utilizzo dei Driver di Rete per la gestione dei Contenuti
Uso dei Network Driver
Il Repository può essere accessibile attraverso altri protocolli diversi dall’HTTP.
CIFS: si tratta di una versione del Microsoft Server Block (SMB). Si tratta dello standard che i computer usano per condividere file su intranet e su internet. Supporta le seguenti operazioni sui file:
FTP: FTP è usato per trasferire file da un file system locale ad un remote server.
WebDAV: è progettato per l’editing e la gestione dei file su un server web remoto
CIFS Driver Il Repository può essere accessibile attraverso altri protocolli
diversi dall’HTTP. CIFS: si tratta di una versione del Microsoft Server Block (SMB). Si
tratta dello standard che i computer usano per condividere file su intranet e su internet. Supporta le seguenti operazioni sui file:
Open Close Read Write Look Unlocking
Map il Driven: use net Z: \\qbrservera\alfresco user: admin pass: admin
Drag and Drop i documenti nel repository Check out e Check in dei Documenti in CIFS attraverso la
configurazione del file file-server-custom.xml
FTP Driver
Usando un Client FTP puoi connetterti al repository di Alfresco Tutte le regole e i permessi vengono applicati allo spazio
WebDAV Driver
Usando WebDAV puoi connetterti al repository di Alfresco Tutte le regole e i permessi vengono applicati allo spazio
Data Dictionary e Space Template Data Dictionary: contiene tutte le definizioni gestite dall’utente
in opportuni sottospazi Email Template: contiene il template dell’email usata per
notificare agli utenti un invito ad uno spazio o la notifica di una azione. L’email template è scritta nel linguaggi di scripting FreeMarker.
Presentation Template: Contiene i template di presentazione che permettono di vedere il contenuto in differenti modi.
RSS Template: contengono gli RSS template che provvedono all’erogazione dei contenuti in forma di feed
Saved Search: contengono queries pubbliche condivise. Scripts: Contengono JavaScript files usati per eseguire le
operazioni sul contenuto Space Template: Contengono la struttura degli spazi che può
essere usata come un template per creare nuovi spazi.
Modulo 6: Migrazione dei Contenuti
Migrating Existing Content I contenuti esistenti devono poter essere migrati nel
repository di Alfresco. Alfresco supporta diversi modi per migrare i
contenuti esistenti: Drag and Drop dei contenuti da un disco locale nel repository
usando i protocolli CIFS, FTP e WebDAV (only file) Usare i Web Service API per trasferire file e metadati ACP Generator BULK Upload Utility. Legge i Custom Content
Models definiti nel repository. Una lista di variabili separate (CSV) rappresentano le proprietà e le categorie di valori di ogni contenuto.
La procedura crea un file con estensione ACP (http://forge.alfresco.com/projects/acpgeneratr/)
La sintassi è: acpGeneratr arg1 arg2 arg3 arg4 arg5 Arg1: il path e filename del Custom Model che viene usato Arg2: il path della directory dove si trovano i contenuti che devono essere
importati Arg3: il path di destinazione Arg4: il tipo di contenuto Arg5: il file CSV che contiene le proprietà
Export e Import il Repository L’amministratore di Alfresco può eseguire una completa
esportazione e importazione del repository. I Dati esportati includono:
Dettagli dell’Utente (Nome, email ID, passwords) Gruppo di Utenti Categorie e Sotto-categorie Space Templates, Presentation Templates e email templates Tutti gli scripts – i JavaScripts files Tutti gli Spaces e Sub-spaces Tutti i Documenti – file, imagini, XML, file e i Custom Content Meta-data – aspetti Tutte le regole di business Security – gli inviti agli utenti sugli spazi e sui contenuti Process – informazioni circa i task pendenti e quelli completati Saved searches – ricerche salvate per uso futuro
Le funzionalità di esportazione – importazione possono essere usate per scopi di backup o per migrare in un’altra installazione.
Modulo 7: Integrazione con il Mail Server
Email archiving
Alfresco può essere utilizzato come piattaforma di archiviazione delle email aziendali
La soluzione adottata, utilizza il Proxy EEM messo a disposizione dalla società Inovox per il forwarding delle email
EMM effettua chiamate Web Service su Alfresco Alfresco archivia le email sul proprio file system
secondo lo standard RFC822.
Email archiving
L'utente invia una email ad un altro utente; L'email viene intercettata da EEM Proxy che la salva in una
cartella su file system; L'email viene trasferita e archiviata in Alfresco tramite Web
Services; Il Proxy effettua il forwarding della email sul Server SMTP per
l'invio al destinatario
Bibliografia
http://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page http://ecmarchitect.com/ www.alfresco.com http://wiki.qbreng.it/http://wiki.qbreng.it/
Contatti
Ing. Mirco Leo
QBR ENG.
QBR web site: http://www.qbreng.it
Grazie per l’Attenzione!