algébrica | intra gestor de frotas conferência | 23 de maio de 2012 | hotel fénix | lisboa
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Susana Guerreiro, Gestora de Frota
SMAS de Oeiras e AmadoraDET – Divisão de Equipamento e Telegestão
AS MAIS-VALIAS DO SISTEMA DE LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA O CASO PRÁTICO DOS SMAS DE OEIRAS E AMADORA
Algébrica | Intra Gestor de Frotas Conferência | 23 de Maio de 2012 | Hotel Fénix | Lisboa
Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual
Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora
Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas
As mais-valias da Georreferenciação
Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas
Apresentação
Sumário
ApresentaçãoVídeo Institucional
Factos:
A Gestão de Viaturas não é o “Core Business” dos SMAS
As Viaturas são Ferramentas Indispensáveis ao bom Funcionamento dos Serviços
É necessário Otimizá-las (gestão mais eficiente dos dinheiros públicos)
Contexto Atual de Contração Económica e Constrangimento Orçamental
Crescentes Exigências da Sociedade
Serviços Públicos cada vez mais Capazes (servir melhor e com menos gastos)
Apresentação
“A Implementação das TIC vem assim atuar como um Processo Facilitador”
Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual
Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora
Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas
As mais-valias da Georreferenciação
Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas
Apresentação
Sumário
Gestão de Frota
Eficiente
Aumento da
Qualidade
(foco no cliente)
Sustentabilidade Financeira
Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual
Desenvolvimento de TI’s(modernização)
Relatórios de Gestão (suporte à decisão)
“Fazer + com –”
Maior
Racionabilidade,
Transparência e
Credibilidade
Maior Controle /
Monitorização
(menos abusos)
Redução da Despesa Pública(menos custos e
desperdícios)
Crise Económica
Contração
Constrangimento
Orçamental
Meta: Atingir a Excelência Operacional
Aumento da
Produtividade
(maior flexibilidade)
Otimização de
Recursos
Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual
“A gestão de frotas é assim hoje um processo complexo e crítico, sobretudo nesta era da informação, transparência e eficiência, e em
que a orçamentação é cada vez mais criteriosa e rigorosa”
Com esse intuito os SMAS têm associado TIC à Gestão da Frota, nomeadamente através da:
Implementação de um Software de Gestão de Frota
Georreferenciação de Viaturas
(e dentro em breve) de um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas
Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas
As mais-valias da Georreferenciação
Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas
Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora
Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual
Apresentação
Sumário
DET DAO DAA DSO DIFM D SA DCPC DA CA DLA 3 U.O. 11 U.O.
12
3 3 4 4 3 2 14
1 1 1
7
15
9
24
2 42 2 1
4
22
3
1
1
2
LIG MST PSA MÁQ EMP
Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora
68%
32%
AOV
SMAS
Propriedade das Viaturas e Máquinase Tendências
ANTE
RIO
RMEN
TE
ATU
ALM
ENTE
55
49
8 5 2
Frota Ativa em 2012Total: 119 Viaturas e Máquinas
Retra
ção
do M
erca
do
de 2
ª Mão
Nos SMAS essa percentagem de custos corresponde apenas a: 3,2 %
Não obstante tratam-se de Dinheiros Públicos impondo-se uma Gestão Rigorosa
Daí a aposta dos SMAS nas TIC
como uma mais-valia para os seus Gestores
(em termos de Presente e Futuro)
Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora
“Por norma as Frotas são responsáveis por uma percentagem significativa dos custos de uma Organização, sendo crucial o
recurso às TIC para uma Gestão mais Eficiente”
Sumário
Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas
As mais-valias da Georreferenciação
Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas
Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora
Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual
Apresentação
Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas
GESTÃO
DE FROTAS
TIC
Localização
Geográfica
de Viaturas
KPI’s
Software
de Gestão
de Frotas
Software
de Gestão de
Combustíveis
(on-line)
Plataforma
de Aquisições
e de Compras
Públicas
Software de
Gestão Partilhada
de Viaturas
Business
Intel
(GOP’s)
Era da Informação e do Conhecimento
Acesso a um vasto conjunto de relatórios
Maior capacidade de análise
Maior número de KPI’s
Por via da
Integração das TIC,
entre si, e com a
Gestão de Frotas
+ Controle e Rigor
- Custos
+ Transparência e
Credibilidade
Visão + alargada
Gestão + EficienteGOP’s – Grandes Opções do Plano (Orçamento)
NOVO
Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas
“Não basta ter uma grande quantidade
de informação, é necessário geri-la e
integrá-la agregando valor às tomadas
de decisão”
Sumário
As mais-valias da Georreferenciação
Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas
Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas
Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora
Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual
Apresentação
As mais-valias da Georreferenciação
Para os SMAS esses Vetores são:
Aumento da Performance/Produtividade
Redução de Custos
Aumento da Segurança
Poupança de Combustível
Controlo da Frota (com uma Visão Global da Atividade das Viaturas)
“Independentemente da Solução da Implementada a Georreferenciação produz Vantagens em diversos Vetores”
As mais-valias da Georreferenciação
- Aumento da Performance/Produtividade:
Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente (↑ Controle; ↓ Kms realizados; ↓ Tempo despendido fora do serviço)
Maior Capacidade e Rapidez de Resposta (Por via da localização em tempo real das viaturas e escalonamento da mais próxima)
1º VETOR
- Redução de Custos:
Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente (↓ Kms realizados; ↓ Desgaste; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos)
Rentabilização e Otimização da Frota (↑ Noção das taxas e períodos de utilização; ↑ Capacidade de reafetação e/ou partilha de viaturas; ↑ Probabilidade de redução do nº de viaturas da frota)
2º VETOR
- Redução de Custos (continuação):
Redução dos Excessos de Velocidade (↓ Acidentes; ↓ Desgaste; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos)
Sensibilização dos Utilizadores para uma condução mais económica (↑ Noção do perfil dos condutores; ↑ Ações de Formação/Sensibilização; ↓ Desgaste de pneus; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos)
Outros Fatores que contribuem para a Redução de Custos:
Planeamento de Rotas (↑ Eficiência; ↑ Rentabilização; ↑ Produtividade; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos)
Possibilidade de Evitar o Roubo de Combustível (↓ Combustível roubado; ↓ Perdas/Custos)
2º VETOR
“Dispositivos não
instalados nos SMAS”
“Pouco notório em Frotas
com Utilizações Casuísticas”
As mais-valias da Georreferenciação
As mais-valias da Georreferenciação
- Aumento da Segurança:
Redução dos Excessos de Velocidade (↓ Risco de Acidentes; ↓ Riscos para os utilizadores)
Possibilidade de Evitar o Roubo do Bem/Património (Por via da identificação em tempo real da localização exata das viaturas e eventual disponibilização desses dados às autoridades )
Outro Fator que o poderá vir a potenciar:
Possibilidade de Evitar o Roubo de Combustível – Válido para alguns softwares e mediante a instalação de um dispositivo adicional
3º VETOR
As mais-valias da Georreferenciação
- Poupança de Combustível:
Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente (↓ Kms realizados; ↓ Consumo de Combustível)
Otimização da Frota (Escalonamento da viatura mais próxima de um serviço inesperado; ↓ Kms realizados; ↓ Consumo de Combustível)
Redução dos Excessos de Velocidade (↓ Consumo de Combustível)
Sensibilização dos Utilizadores para uma condução mais económica (↑ Noção do perfil dos condutores; ↑ Ações de Formação/Sensibilização; ↓ Consumo de Combustível)
Fatores que o potenciam:
O Planeamento de Rotas A Deteção de Roubos de Combustível
4º VETOR
- Controlo da Frota:
Acesso a Novos Indicadores de Suporte à Decisão (Mapas; Imagens de Satélite; Gráficos dos Alertas; Relatórios; Histórico por Viatura)
Visão Global da Frota (3/4 das viaturas afetas a outras U.O.)
Identificar onde intervir
Maior Eficiência e Rentabilização (com redução efetiva de custos sem comprometer a disponibilidade)
5º VETOR
Requer no entanto uma constante:
Monitorização
Informação/sensibilização dos colaboradores e suas chefiasRota em
Tempo Real
As mais-valias da Georreferenciação
Rotas do
último mêsPercursos de 1 dia“O que NÃO é observado, monitorizado, registado e comunicado, NÃO é analisado, ajustado e/ou alterado comprometendo o desenvolvimento”
Sumário
Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas
As mais-valias da Georreferenciação
Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas
Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora
Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual
Apresentação
Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas
Ao permitir-nos constatar:
As Movimentações das Viaturas
E as Taxas de Utilização e Períodos de Ocupação
O que aliado aos indicadores retirados do Software de Gestão de Frotas, nos proporcionou:
A comprovação de uma realidade (passível de melhoria)
Suporte à justificação da proposta de melhoria apresentada
“O Know How obtido por intermédio da Georreferenciação facultou-nos uma Visão Global do Funcionamento da Frota”
Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas
“A Georreferenciação contribuiu para a decisão por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas”
Ao permitir comprovar:
A Existência de um número razoável de viaturas subutilizadas
Baixas Taxas de Utilização Vs Elevados Períodos de Ocupação
Poucos Kms realizados => (Custo por Km elevado, em AOV)
Foi assim possível:
Contrapor os diversos obstáculos criados pelasU.O. face a uma eventual Redução de Viaturas
Obter uma decisão favorável para a criação de umNovo Modelo de Gestão, recorrendo à partilha =>
Muito ObrigadoAlgébrica | Intra Gestor de Frotas Conferência | 23 de Maio de 2012 | Hotel Fénix | Lisboa
QUESTÕES
“If you keep doing what you’ve always done,
you’ll keep getting what you’ve always gotten”
Kenneth Blanchard