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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014 1 Prof. Dr. Barbara Thönssen EA – DMS – RM – IIM – ECM Prof. Dr. Barbara Thönssen, Fachhochschule Nordwestschweiz, Hochschule für Wirtschaft, MSc Wirtschaftsinformatik Mitgliederversammlung des Fachverband Informationstechnologie in Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung e.V. Prof. Dr. Barbara Thönssen an einem Tag wie heute ALLES 2 4.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

1Prof. Dr. Barbara Thönssen

EA – DMS – RM – IIM – ECM

Prof. Dr. Barbara Thönssen, Fachhochschule Nordwestschweiz, Hochschule für Wirtschaft, MSc Wirtschaftsinformatik

Mitgliederversammlung des Fachverband Informationstechnologie in Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung e.V.

Prof. Dr. Barbara Thönssen

an einem Tag wie heute

ALLES

24.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

2Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

an einem Tag wie heute

Vielfalt an medialer und technischer Repräsentation

Vielfalt an Beziehungen zwischen Informationsobjekten

Vielfalt von Versionen

ALLES

muss noch Blumen kaufen

ganz unterschiedliche Geschäftsrelevanz

Sie brauchen nur die richtige Software dann geht alles wie von selbst!

34.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Agenda

Das Märchen von den 10 Stolpersteinen

4

Barbara Thönssen

4.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

3Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Es war einmal

eine Verwaltung, deren Mitarbeitende täglich hohe Akteberge erklimmen mussten und oftmals vor lauter Papier kein Dokument mehr sahen. Da beschlossen sie, einen Ausweg zu suchen und machten sich auf den Weg. Doch überall lagen riesige Stolpersteine und sie wussten nicht, wie sie die umgehen sollten …

54.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Informatik-Chef

Es begab sich …

in einer Informatikabteilung

B.It

Nr. 3

DMS

Geschäftsleitung

J.Ung

B.It

IResInformations- und Recordsmanagementsystem

H. Altherr F. Mann

PL

K. Bär

ILM EA

ECM

WfMSNr. 2

Nr. 1

4.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

4Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Ambiguität der Begriffe

DRTCMS

DMSIDM

CSCW

ILM

EDMS

EIM

KM

IMS

EA

ICM

ECM

RMS

WfMS

7

Nr. 1

• unklare Begrifflichkeit• unklare Vorstellungen• unklare Erwartungen

BPMN

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Die nackte Wahrheit über Projektmanagement

1. Projekte lösen keine Probleme

2. Ein Projektleiter leitet keine Projekte- ein Zitronenfalter faltet ja auch keine Zitronen

Nr. 2

84.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

5Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Gesamtkonzeption des Informationsmanagements (IM)

10

Ziele des IM festlegen

Voraussetzungen für das IM schaffen

mit Unternehmenszielen abgleichen

Gesamtkonzept IM erstellen

ICT Unterstützung projektieren

Einführung des IM planen

Nr. 3

Schon auf den ersten paar Metern über drei Steine gestolpert? Da beschlossen die tapferen Verwaltungsangestellten RIM-TIM-TIM um Hilfe zu bitten. Und der fand auch sogleich einen Weg um die Stolpersteine herum …

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Voraussetzungen für Informationsmanagement schaffen (1)

Informatikabteilung

InformationstechnologieHardware, Software, Netzwerke, Daten (Bits & Bytes)

- Speicherung- Inhalt- Gesetze

Fachabteilung

Informationsproduktion und –verwendungInhalt

- Inhalt- Speicherung- Gesetze

RechtskonformitätGesetze

- Gesetze- Speicherung- Inhalt

Rechtsabteilung/-kanzlei

SorgfaltspflichtKosten

- Speicherung- Inhalt- Gesetze

11

Mind Shift1. Verantwortlichkeit

4.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

6Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Beziehung zwischen Info-Governance und IT-Governance

(Johannsen o.D.)

«Im Kern fordert Information-Governance die Auseinander-setzung mit der Semantik derDaten. Daraus ergibt sich nahezu zwingend die Notwendigkeit zur Beurteilung des geschäftlichen Wertes von Daten und Informationen.

Diese liegt außerhalb derklassischen IT-Aufgaben, die vielmehr die Gestaltung und den Betrieb der Systeme, derdamit zusammenhängenden Rollen, Verantwortungen und Prozesse und auch derInformationsarchitekturen verlangen.”

12

Literatur Hinweis:ARMA International. Records and Information Management. Core Competencies. 2007

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

ARMA International Maturity Model for Information Governance

13

GARP

4.11.2014

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7Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

The Generally Accepted Recordkeeping Principles® Health Checkup

144.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Voraussetzungen für ein Informationsmanagement schaffen (2)

Daconta (2007)

15

Mind Shift2. Information ist

ein Produkt

4.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

8Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

“Retrieval – Gap”

16

• Fokus auf der Erledigung der Aufgabe – nicht auf der Dokumentation

• Fachperson – aber nicht für die Deskribierung/Beschreibung von Dokumenten

• Ablage der Dokumente nach ‘eigener Logik’ …

Erstellende Rechercherierende

• Fokus auf der Erledigung der Aufgaben – nicht auf der Suche

• häufig keine Fachperson für den Bereich –> andere Bedürfnisse bei der Suche nach Dokumenten

• Suche der Dokumente nach ‘eigener Logik’ …

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

ca. 1/5 der Arbeitszeit wird unproduktiv genutzt

"According to our latest research Information Overload costs the U.S. economy a minimum of $900 billion per year in lowered employee productivity and reduced innovation. Despite its heft, this is a fairly conservative number and reflects the loss of 25% of the knowledge worker’s day to the problem. The total could be as high as $1 trillion"

Jonathan B. Spira (http://www.basexblog.com/2008/12/19/information-overload-now-900-billion-what-is-your-organizations-exposure/)

In Switzerland annual working time is on average 1920 hours and labour costs are 65 CHF per hour. Assuming, that 18% of the working time is used for searching, costs of CHF 22'000 per employee and year occur. If it would be possible to reduce the time for searching to 10% more then CHF 10'000 per employee and year could be saved. Dr. Pascal Sieber & Partners AG (Survey on: Information Overload: Now $900 Billion –What is Your Organization’s Exposure? 2008)

4.11.2014 17

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9Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Beispiele für Ziele, die ein DMS unterstützt

18

Für ein DMS als strategisches IuK-Produkt sprechen Ziele wie:• Kostenreduktion• Reduzierung

Dokumentendurchlaufzeit• Optimierung der

Geschäftsprozesse• Qualitätsverbesserungen

Dandl (1999)

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Abgleich mit Unternehmenszielen

19

In der Verwaltung heisst das:Abgleich mit dem zu erfüllenden Auftrag.

Beispiel

4.11.2014

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10Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Informatik-Chef

Nachdem die Steine umgangen waren …

eine Informatikabteilung

GeschäftsleitungGeschäftsleitung

J.Ung

H. Altherr F. Mann K. Bär

IRes

“Pate”A. Link (Sachbearbeiterin)

Projektleiterin

“Chefsache”

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Das Projekt beginnt

Brainstorming

22

Nr. 4

Viele DMS-Projekte scheitern. Einer der häufigsten Gründe dafür sind fehlende klare Zielsetzungen. Quelle: DMS-Stolpersteine umgehenhttp://www.topsoft.ch/de/dyn_output.html?&collectionpageid=329&content.void=1345

4.11.2014

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11Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

2 Arten von Zielen

Fuchs et al. (2002)

Projekt-Vorgehensziele

Systemziele

Ziele

Leistung-/Funktionalität

Qualität TermineWirtschaftlich-keit

Vorgehens-Methodik

Budget

•Zuverlässigkeit•Fehlerfreiheit•Bedienbarkeit

•Unterstützungd.Arbeitsprozesse

•Integration•Datenaustausch

•Rationalisierung•Kosten-einsparungen

•Erhöhung vonEinnahmen

•Beginn•Ende•Meilen-steine

•Personal•Sachmittel•externe

Berater

•Projekt-Organisation

•Werkzeug-Einsatz

•Qualitätssicherung

234.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Projektdurchführung

IRes

Nr. 6

24

Projektrahmen: Projektvorgehen & Methode Projektplanung (genügend) Meilensteine Lieferobjekte Pufferzeit

Reporting Qualitätssicherung Projektorganisation Steuerungsausschuss Team (Externe) Spezialisten

Software-Lieferanten

Nr. 5

unrealistisch

4.11.2014

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12Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Die Projektgrösse bestimmen

ProjektumfangProjektinhalt

(Phasen)Budget

Ressourcen

Zeit

Rahmenbedingungen

Projektziel

254.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Sinnvolle Projektphasen?

basierend auf: Stahlknecht & Hasenkamp 2002

IRM

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Mind Shift3. Informations- und

Recordsmanagement ist eine Querschnittsfunktion

Organisation

4.11.2014

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13Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Sinnvolle Projektphasen!

27

Management

Kunde

Abt. 1 Abt.2 Abt. 4Abt. 3

Partner

ein (paar) Dokumenttypen

die medienbruchfrei im gesamten Prozess verwendet werden!

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Budget

Support und Wartung

Software-Lizenzen

Konzept und Projekt-

durchführung

IST

Support und Wartung

Software-Lizenzen

Konzept und Projekt-

durchführung

SOLL

29

Organisation

ALLES

§

Konzeptund Projekt-durchführung

Kostenstruktur von Informations- und Recordsmanagment-Projekten

4.11.2014

IDEAL

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

14Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

ZieleAnforderungen

PflichtenheftAusschreibung

AngebotShortlist

PräsentationenDiskussionen

Referenzbesuche

Test-Installation

Projekt-start

4 Wochen 6 Wochen 2 Wochen 3 Wochen 3 Wochen 2 Wochen

Evaluation

Aktuelle u.vollständigeAuskunfts-bereitschaft

Anzeige der wichtigstenDokumente zuerst

Elektronische Speicherung

kundenbezogener u. geschäftsrelevanter

Dokumente

Bildungelektronischer

Dossiers

20 Personengreifen gleichzeitig von 5 Standortenauf das selbe Dokument zu

Versionen-kontrolle

Ranking (Bewertung) von Treffern

Anzeigedes wichtigsten Dokuments zuerst

Logische Mehrfach-Zuordnung von Dok.

Ranking nach Term-vorkommen und Erstellungs-datum

Bildung von Haupt-und Neben-versionen

ziele

ngen

(warum?)

wie?)

Direkte Anzeige des wichtigsten (am höchsten gewichteten) Dokuments im Viewer

Paralleler Zugriff auf Dossiers und Dokumente

Zeit

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Ressourcen

31

Quelle: http://www.baselland.ch/2007-302_4-htm.292929.0.html

_ Sachbearbeitende a

_ Sachbearbeitende e

_ Sachbearbeitende a

_ Sachbearbeitende b

_ Sachbearbeitende c

4.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

15Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

DatenDaten

TexteTexte BilderBilder VideoVideo

AudioAudio

Vielfalt von Informationen, Dokumenttypen, -arten und -formaten

32

Nr. 7

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Informationsanalyse entlang Geschäftsprozessen

Wer brauchtwaswannwozu?

Was istwiewoverfügbar?

Wie kannwas suchbar gemacht werden?

334.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

16Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Informationsfluss in Prozessen

Produktbeschreibung

Marktdaten

Statistiken Quotierung

Entscheid derDirektion

Antrag anDirektion

Produkt-entwicklung

EntscheidDirektion

Versicherungs-bedingungen

Produkt-lancierung

Bedarfsanalyse

34

11.1 11.2 11.3 11.4

27.6

.dot

Dokumentart = Vorlage

Input

Dokumentart = Finitum

Output

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Informationsfluss in Prozessen

Produktbeschreibung

Marktdaten

Statistiken Quotierung

Entscheid derDirektion

Antrag anDirektion

Produkt-entwicklung

EntscheidDirektion

Versicherungs-bedingungen

Produkt-lancierung

Bedarfsanalyse

35

11.1 11.2 11.3 11.4

27.6

dot

Zuordnung geschäftsrelevanterDokumente zu Aktivitäten

Vollständigkeit

Reduktion: nur was auch wirklich benötigt wird,

wird verwaltet!

4.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

17Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Lebenszyklus von Dokumenten

CRUaD

Unterschiedliche Versionen von Dokumenten• Inhalt & Format (> Versionierung &

Relationierung) Lebenszyklus ist unvollständig

• C von Dok 1291, 1292, 1293?• D von Dok 1290?• …

Dokumente werden in verschiedenen Prozessen/Aktivitäten benötigt

36

ErstellenNutzen• Lesen• ÄndernArchivierenLöschen

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Vollständiger Lebenszyklus pro Dokumenttyp und -format

37

Aktivitäten eines Kern-Prozesses

Aktivität eines Support-Prozesses

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18Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Von Dokumentenmanagement zu Recordsmanagement

38

Kernprozess

Supportprozess der Records-management Gruppe

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

DatenDaten

TexteTexte BilderBilder VideoVideo

AudioAudio

Und der nächste Stein liegt schon bereit …

39

4712 ? ?

?

?

?

?

?

Nr. 8

4.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

19Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

DatenDaten

TexteTexte BilderBilder VideoVideo

AudioAudio

4712 4712

4712

4712

Und was ist mit ‘non-coded’ Dokumenten?

40

4712

4712

4712

4712

4712

4712

4712

4712

4712

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Informationsbeschreibung ist abhängig von Informationsform u. -format

Papier

Text

Audio

Video

Image

Mediale F

orm / F

ormat

Manuelle Metadaten-

vergabe

Information Extraction &

Automatic IndexingMetadatenHarvesting

FeatureExtraction

41

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

20Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Formale, expliziteRegeln

Informelle Regeln

Kulturell verankerte Verhaltensmuster

HandlungsleitendeWertvorstellungen

Wir kommunizierenoffen …Wir haben alle den selben Informationsstand

Das hört ja nie auf …

42

Wie froh waren die tapferen Verwaltungsangestellten dass RIM-TIM-TIM ihnen half – denn schon lag der nächste Stein auf dem Weg

Nr. 9

“aber bestimmte Informationen behalte ich für mich …”

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Projektkommunikation

Kommunikation während des Projekts• Information (News Letter, Intranet)• Kommunikation (Info Café, Round Table)• Anreize schaffen „Information Manager of the Month“,

Innovation Box, Quick Wins

IResInformation and Records

Management at its best

434.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

21Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Das Ende ist erst der Anfang ….

44

CRM

ERP

Legacy-Systeme

Nr. 10

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Informationsmanagement umfasst unstrukturierte UND strukturiete Informationen

45

Quelle: http://www.ecm4you.ch

Enterprise Content Management

4.11.2014

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Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014

22Prof. Dr. Barbara Thönssen

Prof. Dr. Barbara Thönssen

und so endet das Märchen

von der erfolgreichen Einführung eines Informations- und Recordsmanagement Systems. Und wenn die tapferen Verwaltungsangestellten noch nicht gestorben sind dann umgehen sie noch heute erfolgreich weitere Stolpersteine …

Graphik: http://moo.com/images/blog/g6.gif

Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

Prof. Dr. Barbara Thö[email protected]

4.11.2014

Prof. Dr. Barbara Thönssen

Referenzen

47

Shankooh et al. (2008) K. A. Shahkooh, F. Saghafi, and A. Abdollahi, “A Proposed Model for E-government Maturity.” IEEE, 2008

European Commission (2010) European Commission, “The European eGovernment Action Plan 2011-2015.” Eurpean Commission, Brussels, 2010

OECD (2011), chapter 1 OECD, “Towards the next generation of public services,” in M-Government. Mobile Technologies for Responsive

Governments and Connected Societies, OECD Publishing, 2011

Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen, “RFID in NRW sieben Handlungsfelder Strategische Potenzialanalyse

für Politik und Verwaltung.”

Prins et al. (2011) C. Prins, D. Brodeders, H. Griffioen, A.-G. Keizer, and E. Keymolen, “iGovernment. Synthesis of WRR Report 86.”

Scientific Council for Government Policy (WRR), Amst, pp. 1–52, 2011.

Reiter (2003) Wilfried Reiter. Die nackte Wahrheit über Projektmanagement, Orell Füssli Verlag 2003

Dandl (199) Dandl, Jörg: Dokumenten-Management-Systeme. Eine Einführung (1999. S. 14)http://www.das-digitale-archiv.org/infolog/info/files/page33_6.pdf

Berndt et al. (2007) Oliver Berndt, Volker Halstenbach, Dietmar Weiß: Dokumentenmanagement n Deutschland 2007.http://www.competence-site.de/filedownload/cns-i?id=i_file_25873

Daconta (2007) Michael C. Daconta: Information as Product, 2007

Johannsen (o.D.) Johannsen: IT-Governance oder Information Governance? HMD Blog 17.02.2011)

Fuchs et al.. (2002) E.Fuchs, K.H. Fuchs, C.H. Hauri: Requirements-Engineering in IT, Braunschweig/Wiesbaden, 2002

Stahlknecht & Hasenkamp 2002 P.Stahlknecht, U.Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 10. Auflage, Springer-Verlag 2002