alles van waarde is weerloos

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 1

Alles van waarde is weerloosAlles van waarde is weerloos LucebertLucebert

Duurzaam lange termijn geheugen doordigitalisering bij de gemeente Rotterdam


Sedert 1986 probleemarchiefinspecties in Nederland


Sedert rapport AlgemeneRekenkamer in Nederlandprobleem van archivaris

Bewaker lange termijn geheugen


Hoe zit dit in Belgie?

l Wie heeft hier en in andere landen het seingegeven?


Problemen DIV sinds enige jarenmet saneringsachterstandenl Verveelvoudiging omvang archieven door

introductie kopieerapparaatl Enorme saneringsproblemen door ontbreken

adequaat selectieinstrumentariuml Groei particuliere aanbieders van capaciteit voor

saneringl Noodzaak tot zakelijker werken bij DIV

– Rekenen in meters archief– Contracten sluiten met aanbieder


Problemen DIV sinds enige jarenmet nieuwe economie

l Introductie Fax en onbeheersbaarheid

l Introductie e-mail en onbeheersbaatrheid

l Individualisering werkplekken

– Organisatie en registratiesystemen daarop nietberekend

l Spanning in verhouding ICT en DIV


Problemen DIV sinds enige jarenmet overgang– Papier en digitaal tezamen leveren

onvoldoende informatiel Verschillende beheerders

l Beiden gegeven gedeelte weer van werkelijkheid

l Niet op elkaar afgestemd

l Duurzaamheid digitale bestanden niet verzekerd


Ontwikkelingen stoppen niet

l Internet

l E-mail

l Loket 2000 in Nederland

l E-commerce

l Vraaggericht ipv aanbodgericht

l ERP

l Back- front office


Bovendien willen besturentegenwoordig ook watl Verantwoording naar burger en bestuur garanderen

– Peper (declaratieschandaal Rotterdam)– Ceteco (speculeren door ambtenaren)

l Klantvriendelijker wordenl Sturen op prestatiesl Overheidsorganisaties beter kunnen controlerenl Verhouding politiek en ambtenaren veranderen

– Enschede (Vuurwerkramp, ambtenaren wordengerechtelijk vervolgd)


Basis voor bedrijfsvoering isinformatievoorziening


Betekenis van archief diagram van Upwarddiagram van Upward


Druk op informatievoorzieningwordt groter


Bovendien

l Willen ambtenaren digitale informatie terugvindenvan 5 jaar geleden


Digitaalduurzaamheidsprobleem?

l Bij archivarisl En bij bedrijf (DIV, ICT en management)


Stellingen

l Duurzaamloosheid wordt trigger voorprofessionalisering informatievoorziening

l Dat komt goed uit:– Om duurzaamheid op te lossen is

professionelere aansturing nodigl Huidige wijze van informatiebeheer leidt tot

onbedoelde geschiedvervalsing– Dossiers incompleet– Ongecontroleerde selectie


Eindelijk hetduurzaamheidsprobleem bij deadministratie


Conclusie

l Archivaris moet automatisering stimuleren– I.v.m. oplossing duurzaamloosheid– I.v.m oplossing probleem veroorzaakt door scheiding

twee regimes voor papieren en digitale (DIV en ICT)informatievoorziening


Hoe beginnen?


Wat hebben we geleerd inRotterdam


o.a. door oefenen in depraktijk in Rotterdam

l Dienst Stedenbouw + Volkhuisvestingl Dienst van Gemeentewerken


Iets over opzet in Rotterdam

l Stuurgroepl Projectgroep per dienstl Kernteam (projectleiders, archivaris en inspecteur)


Gemeenschappelijk

l Te kiezen systeem voor gehele dienst gebruikenl Keuze: Document Management Systeml Koppelen aan in gebruik zijnde systemenl Duurzaamheid toevoegenl Projectorganisatie


Verschillen

l Keuze pilotobject dS+V: werkproces bouwvergunningenl Keuze pilotobject GW: alle werkporcessen


Taak archivaris

l Zet probleem op bestuurlijke agendal Verwerft opdracht tot:

– Formuleren eisen voor digitaal archief– Formuleren beleid voor gehele concern

l Springt financieel bijl Inventariseert digitale systemen concernbreedl Ontwerpt BasisSelectieDocument voor gehele concernl Formuleert richtlijnen naar adminsitratiel Controleert digitalisering processen


Taak documentaireinformatieverzorgerl Inventariseert analoog en digitaal materiaall Inventariseert werkprocessen, taken en functiesl Maakt AO-bechrijvingen per werkprocesl Bouwt archiefstructuur, methoden en proceduresl Maakt Basis Selectie Document (BSD)l Formuleert knelpuntenl Maakt actieplan op basis van evaluatie


Taak management bedrijf

l Formuleren informatiebeleidl Stanpunt over invoering workflow bepalenl Draagvlak voor automatisering geselecteerde werkprocessen

creeerenl Kennis over eigen bureaucratie versterken


Valkuilen voor bedrijf

l Draagvlak aanvankelijk zwakl Top ziet noodzaak well Gebrek aan kennis over eigen organisatiel Gebrekkige aansturingl Keuze voor grote systemen (DMS)l Leidt tot chaos indien niet voldaan aan aantal voorwaarden


Valkuilen voor archivaris

l Oplossing lange termijn werkl 20 jarige overdrachtstermijn noopt niet tot spoedl Geen kennis en inzicht in en van bureaucratiel Te stellen eisen zijn niet gecodificeerdl Gebrek aan middelenl Geen leuk onderwerp


Knelpunten implementatie

l Wijze testen kwaliteit eindprodukt (digitaal bestand)l Is gekozen werkwijze geschikt voor toepassing in andere

processenl Hoe maximaal rendement te bereiken (spanning tussen

bedrijfsvoering en duurzaamheid)


En dan?


Rol DIV

l Bestaande systemen aan eisen toetsenl Nieuwe systemen volgens eisen opbouwen


Welke eisen hanteren?

l Eisen te stellen aan systeeml Eisen te stellen aan metainformatiel Eisen te stellen informatie


Systeem

l Flexibliteitl Onderhoudbaarheidl Testbaarheidl Portabilitietl Connectiviteitl Herbruikbaarheid


Metainformatie

l Betrouwbaarheidl Continuiteil Efficiencyl Effectiviteit


Informatie

l Archivistische kwaliteitstheorie van Horsman– Eisen ontleend aan Delen, Kouwenhoven, Rijsenbruh,

Gids kwaliteit van produktenl Authenticiteitl Oorspronkelijkheidl Betrouwbaarheidl Leesbaarheidl Interpreteerbaarheidl Behoud van vorm


Scenarios voor beheer

l Bestanden en systeem blijven bij dienstl Bestanden (inclusief systemen) worden overgenomenl Bestanden gaan op extern medium


Hoe controleren of systeem voldoetaan eisen?

Ingekomen stukken

Processtappen Procesfase handeling beoordeling DM

S

Ap

plic

atie

ontvangst post verwerven controleren adresseringcontroleren aard inhoud

selectie ducumentatie e.a. selecteren uitnemen uiterlijke vorm

verwerven adresserenverzenden

verwerven transportselectie doorsturen ongeopend verwerven raadplegen afspraken

verzendentransport

waarmerken verwerven open makenuitnemenlezen bevoegdheid

aangetekendbijlagenondertekeningontvangstdatumdatum brief (ontvankelijk)reactie of actieretro-acta

datum ontvangst plaatsen correcte datumselectie niet registreren verwerven toetsen aan waarde inhoud voor bedrijf

afspraken DIVafspraken met behandelaar

adresserenverzenden

dig

itaa

l

Computeractor/verantw aard actie

pap

ier

medium

DIV

Afd

I&*A

wac

hte

n

han

dm

atig

log

isit

ek

alles van waarde is weerloos

Documents