ALLINEATORE ANAGRAFICHEALLINEATORE ANAGRAFICHE(UNA SPECIE DI PIETRA FILOSOFALE …)

Ing. Angelo Di Addario – Dir. Ing. & Organiz.

I NOSTRI DATABASE …I NOSTRI DATABASE …

O SQ (A )Ogni club ha un proprio db SQL (Access, .mdb) le cui struttura e organizzazione dei dati sono comuni t ttia tutti

“Nascoste” nei db vi sono delle informazioni i d i i l 1 l 2 i di preziose: ad es. nei campi tel. 1 e tel. 2 numeri di

cellulare, indirizzi postali geo-normalizzabili etc.A PC l h Accatastate nei PC in giro per il circuito, vecchie e dimenticate, ulteriori informazioni desumibili da “li t t ” ( b i h di t l tt i “liste eterogenee” (rubriche di posta elettronica, indirizzari, liste Excel di nominativi etc.)

… POSSONO ESSERE ARRICCHITI… POSSONO ESSERE ARRICCHITI

Spostando le informazioni nei campi da cui possono essere gestite dal CRM (es. numero di cellulare nel campo SMS)Riqualificando le informazioni, ad es. q ,correggendole dagli errori ortografici e di digitazione o aggiornandole (CAP)digitazione o aggiornandole (CAP)Aggiungendo delle anagrafiche tout-court, attraverso un processo di alimentazione automatica attraverso un processo di alimentazione automatica che by-passi la creazione manuale una ad una

IL TOOL SVILUPPATO CONIL TOOL SVILUPPATO CON

LE SPECIFICHELE SPECIFICHE:1. export/import in Excel dei soli dati in anagrafica utenti;2 sicurezza (no manomissioni su db);2. sicurezza (no manomissioni su db);3. semplicità (utenti mediamente evoluti).

LA SOLUZIONE:ALLINEATORE ANAGRAFICHE, un tool in VBA che crea un piccolo db, GymDati.mdb, coi soli dati anagrafici, e lo re-importa aggiornando il db di Gymnasium.Da GymDati mdb colle funzioni base di Access si esporta la tabella Da GymDati.mdb, colle funzioni base di Access, si esporta la tabella Excel ControllaUtenti.xls, su questa si lavora (accodamento di record, spostamento di campi, attribuzioni etc.) eppoi la si re-importa in G D ti db d i i fi l db di G iGymDati.mdb da cui, infine, nel db di Gymnasium.

ESEMPIOESEMPIO

Installazione di AllineatoreAnagrafiche.exe sul server in C:\Programmi\Inforyou\Gymnasium SQL\ManagerIconizzazione del collegamento sul desktopg pLancio del programma; appare la maschera:

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Si clicca sulla linguetta “Esportazione dati” poi su “Esporta dati da Gymnasium” e dopo qualche minuto:

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In C:\...\Manager GymDati.mdb che si presenta così:

A d l b ll i i Aprendo le tre tabelle ivi contenute …

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Dalla tabella ControllaUtenti si estrae ControllaUtenti xls sul Dalla tabella ControllaUtenti si estrae ControllaUtenti.xls sul quale, finalmente, si lavora

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Si re-importa ControllaUtenti.xls in GymDati.mdb

Si riversa GymDati.mdb sul db di Gymnasium

Le operazioni pianificate del CRM la notte stessa genereranno gli appuntamenti Le operazioni pianificate del CRM la notte stessa genereranno gli appuntamenti telefonici per i consulenti ed invieranno le mail, mentre gli sms partiranno la mattina dopo

PRIME APPLICAZIONI …PRIME APPLICAZIONI …

22/06/09 590 f l ( il) d hi li t 22/06/09: 590 referral (cognome, nome, e-mail) da vecchia lista richiedenti iscrizione a NL caricati in “Meda”;24/06/09-27/06/09: da lista di ca. 8.000 richiedenti info e NL

25/06/09: 685 referral (cognome, nome, e-mail, sms, tel. 1) da lista soci BodyLine (ca. 2.300) caricati in “Lambrate”.

Dunque ad oggi 2 324 anagrafiche (referral) aggiunte Dunque ad oggi 2.324 anagrafiche (referral) aggiunte ai ns. db ed instradate nel flusso CRM.

… CHE COSA CI POSSIAMO ATTENDERE?… CHE COSA CI POSSIAMO ATTENDERE?

N d l 2009 l l d hNei primi 5 mesi del 2009 la percentuale di chiusura dei referral è stata del 42% (574 su 1.366)

Se tale percentuale si ripetesse sui 2.324 di prima ne conseguirebbero 976 abbonamenti ad una media di 806 euro ciascuno … (786.656 €)

… ED ORA …… ED ORA …

N C O CNei PC disseminati in H.O. e nei Club, sia i server che i client che gli eventuali portatili, sia di reception che d i l ti h ti d lt i i ti i h dei consulenti che assegnati ad altri, sia operativi che dismessi, RICERCARE liste di nominativi contenenti cognome nome e mail e/o cellulare e/o telefono cognome, nome, e-mail e/o cellulare e/o telefono fisso e/o indirizzo etc. Esportare, ad es., anche le rubriche di Outlook rubriche di Outlook Inviare queste liste a angelo.diaddario@getfit.it Q t “i t t ” ll t t lità d ll Queste verranno “intersecate” colla totalità delle ns. anagrafiche e, se non già presenti in qualche db, caricate nei gestionali analogamente a quelle di caricate nei gestionali analogamente a quelle di prima.

… SULLE CANCELLAZIONI… SULLE CANCELLAZIONI

Si l i d ll i hi di ll i h l i Sinora la gestione delle richieste di cancellazione ha lasciato a desiderare …Le richieste pervenute a info@getfit.it (Vittorio Borroni) ed inoltrate e c es e pe ve u e a o@ge (V o o o o ) ed o a ealle reception a volte sono state ignorate ripetutamente (“E’ la terza volta che …”)P i ti ll t i f ( l b)@ tfit it (L Alb d Parimenti quelle pervenute a info.(club)@getfit.it (Laura Albanese, da qualche settimana)Attualmente Vittorio le inoltra anche a Laura, oltre che ai Club ,Manager, Laura provvede direttamente alla cancellazione assieme a quelle relative alle richieste ricevute da leiE’ necessario che i CM controllino che ciò avvenga dato che una volta E necessario che i CM controllino che ciò avvenga dato che, una volta resi edotti della richiesta di cancellazione dal db del proprio club, ne sono responsabiliPure è necessario che CIASCUNA receptionist, durante il proprio turno, controlli RIPETUTAMENTE la posta elettronica.

… SULLE CANCELLAZIONI… SULLE CANCELLAZIONILa richiesta di cancellazione dell’e-mail, sic et simpliciter, è da intendersi estesa anche La richiesta di cancellazione dell e mail, sic et simpliciter, è da intendersi estesa anche all’sms e deve tradursi nello spostamento, coi comandi copia-incolla, dei contenuti nei campi sms e e-mail nello spazio note interne con la didascalia: “gg/mm/aa –cancellazione da mailing list. (Nome)”

MAI E POI MAI (…) il numero di cellulare va spostato nei campi Telefono 1 o Telefono 2 (… perché?)