Document Management

Mythes en mogelijkheden

Edwin Stegeman

Document Management

• Opslag van documenten

• Soorten documenten

• Documenten genereren met sjablonen

• Versiebeheer

• Vindbaarheid

• Delen met anderen

• Opnemen in een workflow

• Voorbeelden

Mythes en mogelijkheden

28-05-2015

Opslag van documenten

Een evolutie van mogelijkheden

28-05-2015

Opslag van documenten

Van eigen harde schijf tot…

28-05-2015

… AllSolutions

Opslag van documenten

Je betaalt per per Gb..

28-05-2015

?

Opslag van documenten

Je betaalt per per Gb..

28-05-2015

Ja

Opslag van documenten

Je betaalt per per Gb..

28-05-2015

Nee

Opslag van documenten

Veilig en zeker..

28-05-2015

Opslag van documenten

Hoe kan ik opslaan?

28-05-2015

Opslag van documenten

Hoe kan ik opslaan?

28-05-2015

Opslag van documenten

Hoe kan ik opslaan?

28-05-2015

Opslag van documenten

Hoe kan ik opslaan?

28-05-2015

Opslag van documenten

Hoe kan ik opslaan?

28-05-2015

Soorten documenten

Alle bestandsformaten opslaan

28-05-2015

*.*

Soorten documenten

Meest voorkomende formaten met preview

28-05-2015

Soorten documenten

Anders lokaal te bekijken met geïnstalleerde app

28-05-2015

Documenten genereren met sjablonen

Uiteraard allerlei zakelijke formulieren..

28-05-2015

Documenten genereren met sjablonen

En oneindig veel meer!

28-05-2015

Documenten genereren met sjablonen

Samenvoegen van databasevelden

28-05-2015

Documenten genereren met sjablonen

En zelf toegevoegde eigen velden!

28-05-2015

Documenten genereren met sjablonen

Overzicht van alle velden

28-05-2015

Documenten genereren met sjablonen

Met de af te drukken inhoud

28-05-2015

Documenten genereren met sjablonen

Overal waar deze opties zichtbaar zijn

28-05-2015

Versiebeheer

Een nieuwe versie aanmaken..

28-05-2015

Vindbaarheid

Hangt af van waar en hoe je opslaat

28-05-2015

Vindbaarheid

Structuur met mappen en submappen

28-05-2015

Vindbaarheid

Gekoppeld aan entiteiten

28-05-2015

Vindbaarheid

Zoeken op naam

28-05-2015

Vindbaarheid

Zoekresultaten verfijnen met tags

28-05-2015

Vindbaarheid

Zoeken in inhoud van documenten

28-05-2015

Delen met anderen (of niet)

Autorisatie van mappen per gebruikersgroep

28-05-2015

Delen met anderen (of niet)

Publiceren van documenten

28-05-2015

Delen met anderen (of niet)

Publiceren naar beveiligingszones

28-05-2015

Delen met anderen (of niet)

Autorisatieniveau binnen de zone

28-05-2015

Delen met anderen (of niet)

Of gewoon mailen

28-05-2015

Delen met anderen (of niet)

Direct als Pdf

28-05-2015

Delen met anderen (of niet)

Of nog even voor jezelf houden

28-05-2015

Opnemen in een workflow

Acties koppelen aan documenten

28-05-2015

• Opvolging van belacties bij offertes

• Actie voor vervaldata bij contractenbeheer

• Proces bij beoordeling en controle van documenten

Opnemen in een workflow

Digitaal laten tekenen van documenten

28-05-2015

Opnemen in een workflow

Digitaal laten tekenen van documenten

28-05-2015

Opnemen in een workflow

Verloop blijft altijd zichtbaar

28-05-2015

Voorbeelden

• Verwerkingsverslagen opslaan in een standaard map

• Bijlagen bij boekstukken opslaan (vjp’s, loonjournaalposten etc)

• Statuten, Uittreksels KvK en andere bedrijfsgegevens

• Jaarverslag genereren met de financieel verslaggenerator

• Ontwerpen aan klant ter goedkeuring aanbieden

• Arbeidsovereenkomsten als sjablonen

• Formulierenbeheer (ISO) met functie MSJABL (sjablonen)

• Uw situatie voorleggen aan uw consultant?

Al eens gedacht aan:

28-05-2015

Afsluiting

Save the date AllUser:

donderdagmiddag 19 november 2015

28-05-2015