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Manual de Políticas y Procedimientos

Almacén General y Suministros

M A N U A L D E P R O C E D I M I E N T O S

Dirección General

Manual de Politicas y Procedimientos de suministros y

Almacén Generales

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SAIU-MO-DG-ALG-01

Jefatura de Almacén General

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Cent ro Hosp i ta lar io Uni ve rs idad, S .A de C.V. , Mayorazgo N° 130, Co l . Xoco. Ben i to Juá rez, 03339 Ciudad de

México . Te l (55) 5623 6363 , L ic . San i ta r ia 13 -A M-09-014-0006

Elaboró Revisó Vo. Bo. Autorizó

Sr. Miguel Ramirez Jefe de Almacén General

C.P Maribel de la Cruz Martinez

Gerente Corporativo de suministros

Lic. Erenia Esther Sánchez Medina Calidad y Mejora

Continua

Ing. Roberto Bonilla de la Garza

Director General


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INDICE

1. Introducción

2. Filosofía empresarial 2.1. Misión 2.2. Vision 2.3. Valores 2.4. Normas de Servicio

3. Propósito 4. Alcance 5. Objetivos

5.1 Objetivo General 5.2 Objetivos Específicos

6. Marco Legal (normas y/o leyes que correspondan al servicio) 6.1 Leyes 6.2 Reglamentos 6.3 Normas Oficiales Mexicanas

7. Glosario 8. Organigramas

8.1. Organigrama del Hospital 8.2 Organigrama del Servicio

9. Comunicación interdepartamental (relación que tengan con otros servicios) 10. Políticas Generales. 11. Políticas para el personal del servicio y funciones. 12. Políticas y procedimientos del área.

12.1 ALMACÉN GENERAL 12.1.2 Alta de productos al stock del inventario en Almacén General 12.1.3 Recepción y almacenamiento de material de curación, quirúrgico y material en general 12.1.4 Surtido de material e insumos por requisición con cargo al departamento 12.1.5 Surtido de reservas de materiales por traspaso o transferencia a otro almacen 12.1.6 Surtido de materiales por reservas de cargo a paciente 12.1.7 Disposición de Material de consignación.

12.2 SUMINISTROS QUIROFANO

12.2.1 Surtido de materiales y medicamentos a las salas quirúrgica. 12.2.2 Requisición de materiales y medicamentos por reubicación 12.2.3 Manejo de material a vistas para área quirúrgica.

12.3 ALMACEN Y SUMINISTROS QUIROFANO

12.3.1 Inventarios ciclicos 12.3.2 Entrega de turno 12.3.3 Prestamo entre Hospitales 12.3.4 Requisición de accesorios, insumos y equipos fuera de linea 12.3.5 Manejo de materiales y soluciones caducados y/o dañados 12.3.6 Calibración y Mantenimiento de instrumento de medición

13. Indicadores del área 14. Bitácora de Copias Controladas 15. Registro de Cambios


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INTRODUCCIÓN

1.1 El manual de organización del departamento de Almacén General y Suministros quirófano es el medio por el

cual el personal involucrado en el mismo puede conocer, el perfil, la organización, estructura y procedimientos

que rigen a los mismos.

1.2 La gestión de estos Almacenes son de gran importancia para la Institución, ya que de ellos depende que se

cuente con los recursos materiales para la prestación de servicios que ofrece, así como el administrar

adecuadamente del mismo.

1.3 La tarea principal que nos hemos propuesto en el departamento es realizar lo necesario para satisfacer los

requerimientos de nuestros clientes y proveedores internos y contar con una sana relación con nuestros

proveedores externos así como salvaguardar los bienes de la institución que se están administrando en el

área.

1.4 La utilidad de este manual se obtendrá en la medida en que se conozca y se lleve a cabo por el personal

relacionado con el mismo, así como que sirva de capacitación inicial y bases de conocimiento para el personal

de nuevo ingreso.


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2. FILOSOFÍA SAN ÁNGEL INN UNIVERSIDAD. 2.1 MISIÓN

Somos una organización que privilegia la vida, a través del compromiso con el desarrollo humano; innovando servicios con excelencia operativa, rentable y reconocida dentro de los más altos estándares del sector.

2.2 VISIÓN

Poner al alcance de la población del Valle de México la mejor alternativa del cuidado de la salud, maximizando la seguridad del paciente, gracias a:

1. El trato humano 2. La permanente actitud de servicio. 3. El más alto nivel de talento médico. 4. Y la tecnología más avanzada.

2.3 VALORES

Responsabilidad

Asumimos el compromiso de cumplir a cabalidad con nuestras obligaciones con lo mejor de nosotros y dando ese esfuerzo extra que nos distingue como gente de excelencia. Calidad Profesional

Sabemos que es nuestro deber proporcionar servicios de excelencia tanto al cliente interno como al externo, basados en una sólida formación profesional, la capacitación continua de todos los que colaboramos en el grupo y la búsqueda de un desarrollo permanente como personas y como profesionistas. Calidez Humana

Creemos en el respeto a la dignidad de la persona humana y nos esforzamos para brindar el mejor trato a todas las personas con las que interactuamos. Seguridad

Ponemos el máximo cuidado y meticulosidad en la atención a los procedimientos médicos y de enfermería, utilizando los mejores recursos tecnológicos y humanos disponibles para el mejor diagnóstico y la mejor calidad médica para asegurar la efectividad del tratamiento. Honestidad

Honramos nuestros compromisos y obligaciones con colaboradores, proveedores y autoridades, cumpliendo a cabalidad con las regulaciones aplicables de cualquier índole y tratando con la verdad a aquellos que utilizan nuestros servicios.


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Servicio

Buscamos afanosamente la satisfacción de las necesidades de nuestros pacientes, nuestro equipo de profesionales médicos y nuestros clientes institucionales, a través de la disposición para escuchar y la flexibilidad y resolución para actuar a su favor. 2.4 NORMAS DE SERVICIO

1. SEGURIDAD

Aseguro la integridad del paciente, familia, visitantes y del personal en todo momento. Aplico las Metas Internacionales de Seguridad del Paciente. TODOS CUIDAMOS LA SEGURIDAD DEL PACIENTE

2. EXCELENCIA EN LA ATENCIÓN

Me gusta mi trabajo y estoy orgulloso de él. Escucho y hago sentir a los clientes como “Lo más importante”. Supero las expectativas del cliente en cada contacto. Aplico las mejores prácticas y actúo con profesionalismo en toda actividad. Me capacito continuamente. TODOS SOMOS RESPONSABLES DE LOGRAR EL OBJETIVO.

3. EFECTIVIDAD

Mido y analizo mi desempeño. Respondo con prontitud a toda solicitud. Apoyo a mis compañeros cumpliendo con mi trabajo. Planeo y organizo mis actividades. Soy puntual y responsable.


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3. PROPÓSITO

Los manuales son una herramienta de apoyo, considerados como un elemento básico para la coordinación, dirección, control y apoyo administrativo para las diferentes áreas que se desarrollan dentro de una institución. El presente manual tiene como propósito:

Definir las políticas y procedimientos que rigen al departamento de Almacén General y Suministros

Identificar las interacciones con otras áreas o departamentos con que tiene relación.

Precisar la responsabilidad del personal en cada área de trabajo

Apoyar en la capacitación del nuevo personal.

Guiar al usuario en sus actividades

Mostrar el perfil del área.

4. ALCANCE Comprende a Compras, Proveedores, Sub-Almacénes, Dirección General, Dirección Médica, Direccion de enfermería, Direccion de Operaciones, Gerencia de Recursos Humanos, Gerencia de Suministros, Gerencia de Calidad, todos los departamentos operativos, administrativos.

5. OBJETIVOS

5.1 Objetivo general

Implantar un mecanismo adecuado que nos permita conocer todas las actividades que se realizan en cada área reflejando el control interno que se efectúa, con la finalidad de que se tenga un control adecuado en las operaciones de Almacén General realizadas, proporcionando así, una asistencia oportuna y eficaz ante cualquier situación, a efecto de reducir tiempos y mejorar la calidad y calidez en la atención tanto a personal interno como externo.

5.2 Objetivos Específicos

Lograr la satisfacción total de nuestros clientes internos mediante un servicio eficiente.

Reducir al mínimo el margen de error en operaciones de Almacén General y cargo a paciente.

Tener inventarios al 98 %.

Mantener una rotación de 20 días

Capacidad en la plantilla de personal que conformamos


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6. MARCO LEGAL 6.1 Leyes:

Ley General de Salud Ley Federal del Trabajo

6.2 Reglamentos:

Reglamento Interior de Trabajo

6.3 Normas Oficiales Mexicanas:

1.-NOM-016-SSA3-2012. Que establece los requisitos mínimos de infraestructura y equipamiento de hospitales y consultorios de atención médica especializada.

2.-NOM-017-STPS-2001. Equipo de protección personal. Selección, uso y manejo en los centros de trabajo 3.-NOM-045-STPS-1998. Para la vigilancia epidemiológica, prevención y control de infecciones nosocomiales 4.-NOM-005-SSA3-2010. Que establece los requisitos mínimos de infraestructura y equipamiento de establecimientos para la atención médica de pacientes ambulatorios 5.-NOM-025-STPS-1999. Condiciones de iluminación en los centros de trabajo

7.-NOM-004-SSA3-2012. Del Expediente Clínico. 9.-NOM-253-SSA1-2012. Para la disposición de sangre humana y sus componentes confines terapéuticos 10.-NOM-087-SEMARNAT-SSA1-2002. Protección ambiental, salud ambiental. Residuos peligrosos biológico-infecciosos, clasificación y especificaciones de manejo 11.-NOM-006-SSA3-2011. Para la práctica de la anestesiología.

12.-NOM-010-SSA2-2012. Para la prevención y control de la infección por virus de la inmunodeficiencia humana

13.-NOM-233-SSA1-2003. Que establece los requisitos arquitectónicos para facilitar el acceso, tránsito, uso y permanencia de las personas con discapacidades establecimientos de atención médica ambulatoria y hospitalaria del Sistema Nacional de Salud 14.-NOM-002-STPS-2000. Condiciones de seguridad. Prevención, protección y combate de incendios en los centros de trabajo.


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7. GLOSARIO Materiales a Vistas: material que no se tiene en stock y probablemente se ocupará para un procedimiento

quirúrgico o médico por lo que es solicitado al proveedor en condiciones de vistas no de compra. UCIN: Unidad de terapia de cuidados Intensivos.

Rotacion de Inventario: Veces en que el saldo de inventario cubre el consumo

Dias de inventario: son los días en que de acuerdo al momento del inventario cubre el consumo.

SuministrosQuirofano:Area donde se Almacenan los materiales y medicamentos que seran suministrados a las

sala de quirofano, hemodinamia , recuperacion y tocoquirugica. Reorden. El momento en que se tiene que hacer un nuevo pedido.

PEPS. Primeras Entradas, Primeras Salidas.

Backorder. Producos pendientes de surtir

QX.Quirofano.

Reserva. Solicitud de material o medicamento que es generada por un servicio al almacen.

Insumo. Material que no es con cargo al paciente.

Ce Co: Centro de Costos Ley: (del latín lex, legis) es una norma jurídica dictada por el legislador, es decir, un precepto establecido por la

autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia.

Normas: Ordenamiento imperativo de acción que persigue un fin determinado con la característica de ser rígido en

su aplicación. Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular acciones de los distintos agentes económicos, o bien para regular los procedimientos que se deben seguir para la realización de las tareas asignadas. Se traduce en un enunciado técnico que a través de parámetros cuantitativos y/o cualitativos sirve de guía para la acción.

Reglamentación: Disposición legislativa expedida por el Poder Ejecutivo en uso de sus facultades constitucionales

para hacer cumplir los objetivos de la Administración Pública Federal. Su objeto es aclarar, desarrollar o explicar los principios generales contenidos en la ley a que se refiere para hacer más asequible su aplicación.

Obligatoriedad: Tiene carácter imperativo-atributivo, es decir, que por una parte establece obligaciones o deberes

jurídicos y por la otra otorga derechos. Su incumplimiento da lugar a una sanción, a un castigo impuesto por ella misma.

Usuario/Cliente: Toda aquella persona que requiera y obtenga la prestación de servicios de atención médica

http://es.wikipedia.org/wiki/Lat%C3%ADn

http://es.wikipedia.org/wiki/Norma_jur%C3%ADdica

http://es.wikipedia.org/wiki/Legislador

http://es.wikipedia.org/wiki/Norma_jur%C3%ADdica

http://es.wikipedia.org/wiki/Justicia


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8. ORGANIGRAMAS

8.1 ORGANIGRAMA DEL HOSPITAL


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8.2.ORGANIGRAMA DEL SERVICIO

Gerencia de suministros


Direccion General

Supervisor Almacén

General

Repartidor

Supervisor farmacia

Auxiliares

Supervisor suministros

Qx


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9. COMUNICACIÓN INTERDEPARTAMENTAL AREAS DE ENFEREMERIA: HOSPITALIZACION, TERAPIA INTENSIVA, TERAPIA INTERMEDIA, CUNAS UCIN, ,

URGENCIAS , se le suministran los insumo que requieren para proporcionar un servicio a travez del Almacén General general. AREAS MEDICAS Y DE ENFEREMERIA : IMEGENOLOGIA, LABORATORIO, CEYE, INHALOTERAPIA, se le suministran

los insumo que requieren para proporcionar un servicio a travez del Almacén General general. MANTENIMIENTO, INGENIERIA BIOMEDICA, se le suministran los insumo que requieren para proporcionar un servicio a

traves del Almacén General general. SERVICIOS GENERALES, se le suministran los insumo que requieren para proporcionar un servicio a traves del Almacén

General general. AREAS QUIRURGICAS MEDICAS: QUIROFANO, TOCOQUIRURGICA, HEMODINAMIA, ENDOSCOPIA, se les apoya

directamente con el suministros de materiales, soluciones y medicamentos para el paciente a través del área de quirofano y los insumos necesarios para su servicio este ultimo através del Almacén General general. AREAS ADMINISTRATIVAS: CONTABILIDAD, RECURSOS HUMANOS, ATENCION A MEDICOS, ADMISION, CAJA,

ARCHIVO CLINICO.se le suministran los insumo de papeleria a travez del Almacén General general. MESA DE CONTROL: Es el área que valida la captura de cirugías, así como los vales de recuperación, labor y

Hemodinamia para el Almacén General de suministros quirofano. COMPRAS: Interviene ocasionalmente en la adquisición de materiales a vistas y atiende los pedidos de compras de

Almacén General General. CALIDAD: Se encarga de validar los procesos para la mejora continua.

FARMACIA Y ALMACÉN GENERAL GENERAL El Suministros Quirofano depende de estos dos Almacén Generales para

no caer en desabasto.


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Areas Quirugi-

cas

Mantto e Ingenieria Biomedica

Área de

Suministros y Almacén

Generales

Mesa de Control

Areas de Enfermería

Areas Medicas

Servicios Grales

Areas Administra

tivas

Compras

Farmacia

Calidad


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10. POLÍTICAS GENERALES DEL AREA.

Reportar la falta de algún recurso que impidan el buen funcionamiento de las tareas asignadas.

Mantener niveles óptimos de abastecimiento evitando los faltantes por medio del manejo de niveles máximos, mínimos y puntos de reorden de inventario así como una exactitud de los mismos.

Vigilar que los materiales e insumos resguardados se encuentran en buen estado de almacenamiento y conservación, de acuerdo a las espeficicaciones de cada producto.

Revisar periódicamente las caducidades de materiales y solucionesalmacenados.

Hacer la rotación necesaria de materiales e insumos para su correcto desplazamiento.

Deberá de contar con un adecuado resguardo de material de alto costo manteniéndolo bajo llave.

Deberán de llevarse acabo inventarios generales y cíclicos.

Deben de existir horarios y dias de surtimiento.

La recepción delos materiales e insumos deberá ser en horarios preestablecidos.

El surtido de materiales e insumos deberá ser siempre de acuerdo a procedimiento contando con las autorizaciónes necesarias.

El acceso al área debera ser restringido.

El código de vestimenta del personal deberá basarse en lo estipulado en el reglamento interior de trabajo.

11. POLÍTICAS PARA EL PERSONAL DEL SERVICIO Y FUNCIONES

Presentarse puntualmente y bien uniformado en el área de trabajo y cumplir con el equipo de proteccion de personal.

Cumplir con las políticas y procedimientos de este manual de policas y procedimeintos, así como de la Institución.

Conducirse bajo un ambiente de trabajo cordial , respetuoso y de apoyo mutuo.

No podra introducir alimento o comerlos dentro del almacén

No podra ingresar mochilas o bolsas al área, asi como teléfonos celulares.

Mantener orden y limpieza en su area de trabajo.


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Respetar las instalaciones y herramientas de trabajo no maltrandolas o dañandolas haciendo mal uso de ellas.

Cumplir con las funciones que se detallan en la descripción del puesto.

12. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

12.1 ALMACÉN GENERAL

12.1.2. Alta de productos al stock del inventario en Almacén General.

OBJETIVO

Mantener un inventario adecuado contando con el material necesario de uso frecuente en el Almacén General para un buen funcionamiento de la institución.

ALCANCE

Procedimiento dirigido a jefes y supervisores de áreas clínicas, médicas y de enfermería, así como directores de área, jefe de Almacén General y área de suministros.

POLITICAS

o Toda asignación de productos al stock de Almacén General debe tener rotación y consumo mensual de lo

contrario será manejado como fuera de línea.

o El alta de nuevos productos al Almacén General deberá ser través del formato de ALTA DE

PRODUCTOS AL STOCK, el cual será solicitado por el jefe de área y autorizado por la dirección

correspondiente así como por el comité de adquisiciones y suministros.

o En caso de soluciones y materiales de alto riesgo el alta de producto deberá contar con la hoja de

seguridad y ficha técnica del producto, entregada por el proveedor, capacitando al personal de Almacén

General para su manipulación y traslado.

o El alta de un material peligroso y de alto riesgo deberá contar con una ubicación que de acuerdo a sus

características corrosivo, inflamable, reactivo, explosivo, toxico o biológico este debidamente almacenado

para evitar cualquier riesgo.

o Toda alta de productos al stock de Almacén General tiene que estar debidamente especificada con una

descripción completa, número de catálogo, marca del producto, unidad de compra, unidad de consumo,

cotización, proveedor, precio, tiempo de entrega y tipo de consumo.

o Toda alta de producto al stock debe de contar con un registro en sistema SAP, con una localización dentro

de Almacén General, así como su alimentación de puntos máximos, puntos de reorden y mínimos de

acuerdo a la unidad de conversión.

o Si un producto es manejado fuera de línea y su consumo o rotación amerita que estén dentro del stock el

Almacén General podrá solicitar su alta con el formato correspondiente.


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o Si el alta de un nuevo producto sustituye a uno ya existente y por necesidades de la institución se requiere

su cambio, deberá ser previa autorización de la dirección del área o aéreas donde impacte dicho cambio

y también se deberá hacer hasta agotar las existencias del producto a sustituir.

o La definición de puntos máximos, reorden y mínimo será basado en el consumo establecido por el

solicitante y una vez contando con historial de consumos se modificara de acuerdo a estas estadísticas.

o El nivel de inventario de un producto de stock en Almacén General será como máximo 15 días de

consumo, punto de reorden 7 días de consumo y mínimo 3 días siempre considerando la presentación de

compra mínima.

o Si el alta de un nuevo productos está dentro de un plan de mejora que impacte a varias áreas y el

remplazo de un producto existente, esta alta deberá presentarse ante el comité de adquisiciones y

suministros para su evaluación y manejo como plan de mejora.

o La política para la rotación de inventarios será de 20 días como máximo.

RESPONSABILIDADES

o Es responsabilidad de los jefes coordinadores o supervisores de área detectar las necesidades de nuevos productos para sus áreas y gestionar las mismas por medio del formato “alta de producto”.

o Es responsabilidad de los jefes, coordinadores o supervisores de área la evaluación de nuevos productos de acuerdo al procedimiento del área de compras.

o Es responsabilidad del jefe de compras el obtener la mejor cotización y condiciones de compra para el alta de nuevos productos.

o Es responsabilidad de compras determinar dentro del formato de ALTA datos como unidad de compras, tiempo de entrega y precio.

o Es responsabilidad del área de compras en caso de un nuevo producto de material de alto riesgo solicitar la hoja de seguridad al proveedor.

o Es responsabilidad del jefe de suministros registrar el alta en el sistema dentro de la familia y sub-familia correspondiente basándose en el formato de alta debidamente autorizado.

o Es responsabilidad del jefe de suministros registrar los niveles inventarios (máximos, mínimos y punto de reorden) de los nuevos productos de Almacén General dentro del sistema SAP.

o Es responsabilidad del jefe de Almacén General el registrar la localización del producto en SAP esto para agilizar su localización.

o Es responsabilidad del jefe de Almacén General que la designación de su localización sea de acuerdo a las características de los productos para su conservación.

o Es responsabilidad del jefe de Almacén General en caso de materiales peligrosos o de alto riesgo asignarles la localización correspondiente de acuerdo a sus características y rombos de seguridad.

o Es resposabilidad del jefe de Almacén General las requisiciones de compras necesarias basadas en los niveles de inventario para evitar faltantes.


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o Es responsabilidad de los jefes, coordinadores o supervisores de áreas darles rotacion a los productos solicitados.

o Es responsabilidad de los directores de áreas analizar y evaluar las solicitudes de nuevos productos gestionados por sus jefes y/o supervisores de área.

PROCEDIMIENTO

No. Actividades Responsable

1 Determinar las necesidades del área en cuanto a nuevos productos con un consumo frecuente.

Supervisores, Jefes y Coordinadores del área

2 Llenar formato de lata de material al stock proporcionando los datos de solicitante.


3 Solicitar a compras la cotización y llenado del formato en área de compras.


4 Cotiza nuevo producto y solicita datos al proveedor identificando si es un material de alto riesgo o peligroso.

Jefe de Compras

5 SI: Solicita hoja de seguridad del proveedor y la anexa al formato de alta

del producto. Jefe de Compras

6 No: Solo llena el campo que dice compras.

Jefe de Compras

7 Devuelve formato a solicitante Jefe de Compras

8 Solicitar autorización de su Dirección de área.


9 Revisa, valida y autoriza. Dirección de área

10 No: Finaliza el proceso. Dirección de área

11 SI: Devuelve al solicitante para continuar con su gestión. Dirección de área

12 Entrega formato validado al área de suministros.


13 Llena datos de formato de alta. Jefe de Suministros

14 Solicita autorización a Dirección de Contraloría Jefe de Suministros

15 Revisa soporte, formato y autoriza

Dirección de Contraloría

16 SI: Entrega a suministros


17 No: informa a servicio y finaliza proceso.



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18 Da alta en sistema, asigna máximos y puntos de reorden en SAP e informa a jefe de Almacén General

Jefe de Suministros

19 Asigna localización y si es material peligroso o de alto riesgo le asignara área destinada para ello.

Jefe de Almacén General

DIAGRAMA DE FLUJO

No

Inicio

El producto nuevo es de

alto riesgo y/o peligroso

No

Si

Fin

El supervisor o jefe determina la nesesidad de un nuevo productos para el área.

Llena formato “ALTA DE MATERIAL STOCK” y firma

Contraloria revisa soporte

Llenar formato de en campo de compras

Compras cotiza y llena formato en datos de compras”

Solicita a compras cotización

Compras devulve formato al solicitante

Solicita autorizacion de su dirección

Solicita autorización de Contraloria

Dirección de área revisar.

Autoriza si o no?

Inicio

Suministros llena datos de campo suministros

Si Solicitante entrega formato validado a

suministros

Solicita hoja de seguridad

Autoriza y entrega a suministros

Suministros informa al servicio

Autoriza si o no?

Si

No


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12.1.3 Recepción y almacenamiento de materiales de curación, quirúrgicos y materiales en general.

OBJETIVO

Recibir adecuadamente los materiales que maneja el Almacén General dentro de stock y almacenarlo en el lugar que le corresponde de acuerdo a sus características de conservación así como para su fácil localización.

ALCANCE

Procedimiento dirigido al personal de Almacén Generalquien recibirá todos los materiales de curación, material quirúrgico y material en general que entren al área de Almacén General.

POLITICAS En cuanto a recepción.

o La recepción de material de curación, quirúrgico y material en general en Almacén General podrán ser recibidos por el jefe de Almacén General y/o el auxiliar de Almacén General.

o El acomodo de material debe ser de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia adelante respetando ultimas entradas, primeras salidas (PEPS).

o El proveedor deberá entregar todo el material de curación, quirúrgico y material en general en Almacén General con factura y orden de compra en original y tres copias. En caso de entregar con remisión deberá solicitar autorización al jefe de Almacén General.

o El horario de recepción de proveedores es de 9:00 a 14:00 horas y pedidos urgentes las 24:00 horas del día.

o El personal de Almacén General deberá revisar la mercancía que le están entregando que no venga abierta, maltratada ó caducada.

o El personal de Almacén General deberá revisar que los datos de la orden de compra sean correctos:

a. Centro hospitalario correcto. b. Pedido correcto

c. Proveedor correcto d. d. Que el material descrito en la factura y la orden de compra coincida con lo recibido físicamente.

o El personal de Almacén General le dará entrada en sistema mediante la transacción MIGO del módulo de

SAP en base al número de pedido y el mismo día de la recepción, manteniendo existencias en línea y generando el número de documento.

o Todas las facturas recibidas deberán ser selladas con un folio consecutivo, sello de Almacén General y poner nombre y firma de la persona que recibió. Dicho folio será registrado mediante el correcto llenado del formato en la bitácora de recepción de proveedores (ver Formatos).

o Si la factura no corresponde a lo entregado el proveedor deberá hacer las correcciones a la misma en un tiempo no mayor a 24 horas quedando pendiente la entrada y la entrega al sistema MIGO-SAP del producto.


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o Solo se recibirán productos con orden de compra y que estén en buenas condiciones de empaque y caducidad con al menos 12 meses y si es menor a este tiempo se consultará con el consumidor final.

o Si el proveedor no entrega el total de las cantidades estipuladas en orden de compra, el Almacén General puede hacer una recepción parcial debidamente registrada en sistema MIGO-SAP.

o Todo material requerido a compras deberá ser ingresado por Almacén General. No habrá entregas directamente en el área. En el caso de laboratorio, ingeniería biomédica y mantenimiento, Activo Fijo, se les debe de informar de inmediato para su entrega ya que requiere de ciertas condiciones de almacenamiento o espacio que no se tienen en el Almacén General.

En caso que la entrega sea en el área deberá ser supervisada por el almacén general.

o En caso de requisiciones de fuera de línea, deberán de avisar al servicio que las solicitó y entregarlo a más tardar dentro de las próximas 24 horas.

o Toda recepción de material de curación, quirúrgico y material en general, se ubicará inicialmente en el área de recepción y una vez revisada contra factura, se colocará en su localización definitiva previamente definida a excepción de soluciones salinas glucosadas y mixtas, ya que éstas se acomodan en su lugar desde su recepción.

o Deberá de llevarse un control de las facturas recibidas por medio de un folio consecutivo y un reporte diario de entradas generado en la transacción MB51 del módulo de SAP.

En cuanto al acomodo, localización y almacenamiento.

o El Almacén General debera de contar con una relación de localizaciones por cada anaquel debidamente definida y un layout para mejor ubicación del material.

o Todo producto deberá contar con una localización predefinida desde su alta y si es necesario reubicarlo, esta deberá de quedar definido en sistema antes de su cambio.

o El acomodo de material debe ser de izquierda a derecha de arriba hacia abajo y de atrás hacia adelante respetando ultimas entradas primeras salidas.

o El Almacén General deberá contar con todos los requerimientos necesarios para la correcta conservación y seguridad que se requiere para el almacenamiento de materiales como:

1. Estrobos detectores de humo y de fuego sonoro y luminoso.

2. Termómetros e higrómetros para estar al pendiente de las temperaturas y humedad con que

se deben de conservar los materiales.

3. Instalaciones eléctricas ocultas.

4. Contar con extintores

5. Respetar la estiva dejando 40cm libres de techo a anaquel y 20cm de piso a anaquel, no

tener material en piso, usar tarimas de plástico.

6. Mantener la limpieza.

7. Anclar y reforzar anaqueles.


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o En el caso de material de alto riesgo o peligroso, al momento de su recepción deberá de contar con el rombo de seguridad y en caso de no traerlo deberá ser colocado de acuerdo con los valores establecidos en la hoja de seguridad del producto en cuestión.

o El Almacén General deberá de contar con una localización especial para el almacenamiento de materiales de alto riesgo o peligrosos donde queden debidamente ubicados de acuerdo a sus características como; materiales corrosivos, inflamables, reactivos, explosivos, tóxicos o biológicos.

RESPONSABILIDADES

o Es responsabilidad del personal de Almacén General recibir de los proveedores todo el material de curación, material quirúrgico y material en general previamente requerido a compras.

o Es responsabilidad del personal de Almacén General que recibe, revisar que el artículo no este dañado o caducado y que corresponda a las especificaciones de la orden de compra correspondiente.

o Es responsabilidad del personal de Almacén Generalque recibe, revisar que la orden de compra sea del

centro hospitalario correcto para evitar recibir material no solicitado.

o Es responsabilidad del jefe de Almacén General y/o del auxiliar de Almacén Generalque se encuentren ubicados correctamente en su anaquel todos los productos identificados como sustancias químicas peligrosas así como todos los demás materiales e insumos.

o Es responsabilidad del personal de Almacén General usar el equipo adecuado para la manipulación y el traslado de material clasificado como alto riesgo o peligroso, así como el uso de faja y calzado adecuado para el manejo de los demás materiales e insumos.

o Es responsabilidad del personal de Almacén General el conocer y manejar los valores del rombo de materiales de alto riesgo y peligrosos para su correcta localización.

o Es responsabilidad del jefe de Almacén General, el auxiliar, firmar de recibido y archivar la documentación soporte de la entrada y copias de facturas.

o Es responsabilidad del personal que recibe, revisar que no existen diferencias en razón social del proveedor, RFC y dirección fiscal así como que el valor de la entrada cuadre con la factura y en caso de ser errónea informar al proveedor y área de compras.

o Es responsabilidad del personal de Almacén Generalque recibe dar la entrada en el sistema MIGO-SAP con el número de pedido correspondiente y generar el documento en el sistema.

o Es responsabilidad del jefe de Almacén General, supervisar que todas y cada una de las facturas que amparen el ingreso de materiales al Almacén General estén ingresadas al sistema SAP por medio de un corte diario de recepciones.

o Es responsabilidad del personal de almacén general darle el seguimiento a las entregas erróneas ó

parciales que hagan los proveedores.

o Es responsabilidad del área de compras tener correctamente alimentados los precios, descuentos y datos en la orden de compra para evitar diferencias.


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PROCEDIMIENTO


1 Recibir las facturas de proveedores que ingresen al Almacén General por concepto de compra del material de curación, material quirúrgico y material en general.

jefe de Almacén General y/o auxiliar

2 Revisar el centro hospitalario y el número de orden de compra en la factura correspondiente.


3 Revisar que la factura ampare físicamente lo recibido y verificar que la factura cumpla con los requisitos y que el valor de factura contra el pedido sea correcto.


4 SI: dar ingreso al sistema mediante MIGO-SAP al material recibido y verificar que corresponda con el número de pedido para poder sellar, foliar y firmar la factura.


5 NO: solicitar al proveedor y/o área de compras la corrección correspondiente.


6 Sella, folia la factura y firma de recibido. jefe de Almacén General

y/o auxiliar

7 Registra recepción mediante el correcto llenado de formato Bitácora de recepción de proveedores.


8 Imprimir reporte de recepción "entrada" que arroje el sistema MIGO-SAP y anexarla a la factura.


9 Acomoda el material en área de recepción para ser revisado. auxiliar de Almacén General

10 Revisa el material recibido y acomoda en su localización correspondiente en el orden establecido usando el últimas entradas, primeras salidas, considerando lo siguiente:

auxiliar de Almacén General

11

SI: es material de alto riesgo o peligroso lo coloca en el contenedor especial de materiales peligrosos y revisa que cuente con rombo de seguridad clasificándolo de acuerdo a si es corrosivo, reactivo, explosivo, toxico, inflamable o biológico.


12 NO: lo acomoda en localización correspondiente. auxiliar de Almacén General

13 Hace un reporte del total de entradas registradas en el día mediante la transacción MB51-SAP.


14 Revisar reporte, entregar a compras y archivar documentación. jefe de Almacén General


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DIAGRAMA DE FLUJO

SI

Recibe producto y factura de proveedor

Inicio

Revisa orden de compra en factura

Revisa que la factura ampare lo físicamente

recibido Acomoda en contenedor,

revisa rombo de seguridad y si no lo tiene lo coloca

Acomoda material en localización correspondiente

Acomoda material en área de recepción

Solicita corrección

Da ingreso al sistema mediante MIGO-SAP

Sella, folia y firma de recibido

Imprime recepción y anexa a factura

Hace un reporte total de entradas registradas

(MB51-SAP)

Entrega reporte a compras y archiva

documentación

Revisa y ubica material en su anaquel correspondiente

Recepción Ok

Es material de alto riesgo

NO

Fin

NO SI

RFC , Direccion Fiscal OK

SI

2

2

Informa a Proveedor y Compras.

1

1

1

NO

Registra en el formato bitácora de recepción de

proveedores.


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12.1.4 Surtido de materiales e insumos por solicitudes con cargo al departamento.

OBJETIVO

Abastecer a todos los servicios del hospital, de todos los materiales médicos, quirúrgicos, de curación e insumos necesarios para llevar acabo su función y operación. ALCANCE

Procedimientos dirigidos a jefes y supervisores de áreas clínicas, médicas y de enfermería así como directores de área, jefe de Almacén General y áreas de suministros.

POLITICAS

o Las requisiciones de material se harán en base al stock definido por área y a la existencia física en el

momento.

o Las requisiciones con cargo al departamento deberán ser entregadas y registradas en bitácora en los

horarios y días establecidos de acuerdo al siguiente roll.

Lunes y viernes, insumos y material de curación de 7:00 a 10:00 hrs. Jueves papelería de 7:00 a 10:00 hrs Viernes y Sábados atención a quirófano y ceye de 7:00 a 10:00 hrs.

o Las reservas deberán ser solicitadas vía sistema SAP y firmadas por el jefe o supervisor del área en su

caso, debidamente soportadas y justificadas con inventario y/o soporte de consumo.

o Las requisiciones deberán ser liberadas en sistema SAP y surtidas el mismo día de su requisición y en

caso de faltantes se dará seguimiento.

o Los backorder o pendientes de surtir tendrán vigencia hasta la próxima solicitud.

o En caso de materiales peligrosos o de alto riesgo deberá surtirse debidamente identificado con el rombo

de seguridad.

o Solo se surtirá material de alto riesgo o peligroso con rombo de seguridad.

RESPONSABILIDADES

o Es responsabilidad del personal en el servicio el uso adecuado del material en stock.

o Es responsabilidad del los jefes de servicio supervisar el uso adecuado de los insumos para evitar

desperdicios, perdidas, robos o sobrestock del material suministrado.

o Es responsabilidad de los jefes de servicios definir las cantidades y materiales e insumos que requiere su servicio para funcionar.

o Es responsabilidad del Director de área autorizar el stock autorizado por sus jefes.

o Es responsabilidad del personal de Almacén General usar el equipo necesario para la manipulación y surtido de material de alto riesgo.


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o Es responsabilidad de los jefes de área supervisar que las requisiciones de materiales e insumos necesarios se hagan en tiempo y forma para evitar problemas de abasto en el servicio.

o Es responsabilidad del jefe de almacén revisar las requisiciones realizadas por los jefes de servicios contra su soporte de los mismos y autorizarla.

o Es responsabilidad del auxiliar de Almacén Generalliberar la solicitud a surtir, y entregar el material en el área solicitante en tiempo y forma.

o Es responsabilidad del jefe de Almacén Generalvalidar lo que se surte fisicamente contra el documento de reserva y darle seguimiento a los requerimientos de este tipo no surtidos en tiempo y forma solicitados.

o Es responsabilidad del jefe de Almacén General supervisar que este procedimiento se cumpla en tiempo y forma.

PROCEDIMIENTO


1 La reserva es solicitada vía sistema en la transacción MB21-SAP

Jefes, Supervisores y/o Coordinadores de área

2 Entregará requisición validada y soportada en recepción anotándola en bitácora en horarios y días establecidos.

Jefes, Supervisores y/o Coordinadores de área

3 Recoge reservas generadas.

Auxiliar de Almacén General

4 ¿Las reservas del departamento están debidamente soportadas? Revisa las reservas generadas.


5 SI: Valida y entrega a auxiliar de almacén para su surtido


6 No: Solicita corrección de la reserva.


7 Libera reserva en SAP y surte.


8 Valida que las reservas estén bien surtidas físico contra solicitud


9 Entrega directamente al área material y productos solicitados y recaba firma de recibido.


10 Supervisar requisiciones surtidas y dar seguimiento a pendientes por surtir.



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11 Archivar salidas y requisiciones surtidas


12 Fin del procedimiento.

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Las requisiciones

estan ok

No Si

Fin del proceso

Solicitante genera reserva en SAP y entregara reserva validada

Auxiliar de almacén recoge requisiciones entregadas y son revisadas por jefe de almacén general.

Auxiliar de almacén libera reserva en SAP y

surte.

Solicitar corrección de solicitud

Inicio

Jefe de almacén valida que las reservas estén bien surtidas físico contra solicitud

Auxiliar de almácen entrega el material al área solicitante y recaba firma

Jefe de almacén archiva reservas surtidas y le da seguimiento a los

pendientes por surtir

Jefe de almacén valida y entrega a auxiliar para

su surtido.


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12.1.5 Surtido de reservas de materiales por traspaso ó transferencia a otro almacen.

OBJETIVO

Abastecer materiales de curación, quirúrgico y de especialidad al sub almacen de Suministros qx proporcionando una atención oportuna evitando desabastos.

ALCANCE

Dirigido al personal de Suministros qx, farmacia y Almacen General del Hospital San Ángel Inn Universidad.

POLÍTICAS

o Los materiales deben ser solicitados a almacen general por parte del personal de suministros quirófano a través de requisición electrónica por reserva en SAP, dos veces al día con los siguientes horarios: 7:00 hrs., 14:00 hrs

o El surtido de materiales por reserva serán entregados directamente por almacen en el área de suministros quirófano con el vale de salida electrónica generado SAP.

o El personal de Almacén General surtirá materiales sin recepción electrónica de reservas en las situaciones de extrema urgencia requisitando un vales de prestamo.

o Se revisara surtido a suministros por parte de personal de Almacén General, con una persona de vigilancia y en casos de requerirse con una persona de farmacia y suministros quirófano.

o Personal de Almacén General debe archivar los documentos originales de la requisición de materiales por salida al departamento por día y mes en el área de Almacén General por un periodo de tres meses para cualquier aclaración y revision.

o Solo se surtirán pedidos fuera de los horarios establecidos en caso ocupación alta del hospital.

o Las partidas no surtidas o surtidas parcialmente deberán ser canceladas hasta el pedido siguiente.

RESPONSABILIDADES

o Del personal de suministros realizar requisición por reubicación en SAP en los horarios establecidos como re-surtimiento mayor.

o Del personal de suministros deberá revisar pedido por reubicación y firmar de recepción completa de materiales.

o Del personal de Almacén General debera surtir completa la solicitud por reubicación en SAP para evitar faltantes de materiales y en caso de faltante darles el seguimiento con un pedido a compras.

o Del personal de Almacén General general dar seguimiento a los materiales surtidos al personal de suministros en formato de control de préstamos por urgencia.

o Del personal de Almacén General cancelar las requisiciones parcialmente surtidas.

o Del personal de Almacén General avisara al personal de suministros qx el material que no se pudo liberar por


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requisición de reubicación avisando al Jefe para su seguimeinto de pedido a compras.

o Del jefe de Almacén General, revisar la bitácora para ver si se tiene un vale pendiente de préstamo por urgencia, revisando los vales para su liberación en sistema.

o Del jefe de almacenesrevisar los puntos de reorden (máximo, reorden y mínimo).

PROCEDIMIENTO


1 Generar requisición de materiales por reserva en transacción en SAP y entregarla al Almacén General.

Personal de suministros Qx y suministros pisos

2 Libera, imprime y surte requisición por reubicación al Almacén General de suministros quirofano mediante SAP,suspendiendo lo pendiente por surtir

Personal de Almacén General

3 Valida con personal de vigilancia el material que se va surtir vs vale de salida por reubicación.

Personal de Almacén General General

4 Entrega requisición por reubicación a suministros quirofano Personal de Almacén General

General

5 Recibe y revisa el material surtido según reporte con lo entregado en fisico . Personal de suministros Qx

6 Firma de conformidad en reporte de surtido. Personal de Almacén General

General, suministros qx

7

Archivar documento original firmado de requisición surtida por reubicación. Personal de Almacén General General

8

Existen vales por préstamos urgentes pendientes de justificar?

Si: Se habla a suministros quirófano para ver si se ocupó el material y de

estar pendiente de respuesta, se continua monitoreando.

No:Fin de proceso


9 Fin de proceso


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DIAGRAMA DE FLUJO.

Inicio

Genera requisición por reubicacion al Almacén General

Libera requisicion, impime y surte

Valida surtido con vigilacia

Entrega requisición a suministros quirofano.

Recibe y revisa

Firma de recibido

Hay requisiciones nocturno o urgente

Registra salida por requisición de reubicación e informa a Almacén General.

Fin de proceso

No

Si


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12.1.6 Surtido de materiales por solicitudes con cargo al paciente.

1. Objetivo

Asegurar a los pacientes del Hospital San Angel Inn Universidad el acceso oportuno a los materiales e insumos necesarios basados en las indicaciones médicas, asegurando la calidad ,eficacia, seguridad, y el uso adecuado de los mismos. 2. Alcance

Personal de Almacén General, Jefe de Almacén General, Jefe de almacenes, Direccion de Enfermeria, Supervisión de Enfermeria.

3. Políticas

o Todo material deberá de ser solicitado y autorizado oportuna por el personal de enfermería en la transacción en ISH-SAP basándose en el nombre y episodio del paciente que va a ocupar dichos materiales.

o Sólo en caso de que sea una urgencia se podrá hacer el préstamo de materiales mediante el correcto llenado del vale de préstamo de Almacén General (ver Formatos)

o Toda solicitud deberá de ser liberada, revisada, surtida e identificada con el vale electrónico generado en la transacción en ISH-SAP por el personal de Almacén General.

o Si es correcta la validación, se le entregará el material y procederá a firmar la solicitud. En caso contrario le hará saber en ese mismo momento al personal de almacén general del faltante ó del mal surtimiento de algún material, y se procederá a corregir el surtido.

o El personal de Almacén General entonces archivará todas las solicitudes firmadas y las separará por piso ó servicio y por turno. Esto con el fin de hacer alguna aclaración en caso de ser necesario.

o Sólo se entregarán materiales e insumos con el vale electrónico impreso de por medio, de lo contrario no se podrán hacer entregas de los mismos.

o Sólo en caso de que sea una urgencia se podrá hacer el préstamo de materiales mediante el correcto llenado del vale de préstamo de Almacén General (ver Formatos)

EN CUANTO A LAS DEVOLUCIONES DE MATERIAL

o Los materiales y soluciones que ya no vayan a ser requeridos por el paciente y que previamente hayan sido solicitados vía sistema ISH-SAP, deberán ser devueltos por el personal de enfermería al Almacén General mediante el correcto llenado del Vale de devolución al almacén (ver Formatos).

o El personal de Almacén General recibirá el vale de devolución y el material descrito en el mismo para validar físicamente lo que se le está entregando.

o Si todo es correcto, procederá entonces a hacer la devolución en sistema mediante la transacción ISH-SAP generando un número de documento, el cual anotará en el vale de devolución.

o El personal de Almacén General archivará los vales de devolución por piso ó servicio y por turno. Esto con el fin de hacer alguna aclaración en caso de ser necesario.

o Sólo se recibirán los materiales y soluciones que estén en buen estado. Que no vengan abiertos, maltratados, dañados, caducados, sucios o rayados, De lo contrario no se podrá hacer la recepción en Almacén General y procederá a descuento vía nomina al o los responsables de dicho deterioro al material.


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4. Responsabilidades

o Es responsabilidad de enfermería solicitar en base a las indicaciones médicas, de manera correcta y anticipada vía

sistema en la transacción ISH-SAP, los materiales e insumos necesarios para desempeñar su labor

o Es responsabilidad del personal de Almacén General liberar, surtir, revisar e identificar las solicitudes generadas en la transacción ISH-SAP.

o Es responsabilidad del personal de enfermería bajar por los materiales y soluciones que soliciten

o Es responsabilidad del personal de enfermería y de Almacén General revisar y validar conjuntamente lo surtido

físicamente contra lo que dice la solicitud.

o Es responsabilidad del personal de Almacén General archivar las solicitudes surtidas con cargo a paciente y de devolución al Almacén General por turno y por servicio.

o Es responsabilidad del personal de Almacén General surtir las urgencias de material mediante el correcto llenado

del vale de préstamo de Almacén General y darle el seguimiento correspondiente.

o Es responsabilidad del personal de enfermería liquidar los vales de préstamo solicitados durante el turno

o Es responsabilidad del personal de enfermería verificar que los materiales y soluciones solicitados son para el paciente y episodio correcto.

o Es responsabilidad del personal de enfermería hacer las devoluciones correspondientes cuando el material ya no

vaya a ser utilizado por el paciente, mediante el correcto llenado del formato de devolución al Almacén General.

o Es responsabilidad del personal de Almacén General verificar que todos los materiales y soluciones de devolución se encuentren en óptimo estado para ser surtidos nuevamente.


1 Generar solicitud de materiales por reserva en ISH-SAP. Enfermería

2 Libera, imprime y surtesolicitud generada en ISH-SAP. Personal de Almacén General

3 Baja al área de Almacén General por su material previamente solicitado Enfermería

4 Entrega material con la solicitud y lo revisa conjuntamente con el personal de enfermería.

Personal de Almacén General General

5 Firma de conformidad la solcitud Enfermería

6 Archiva las solicitudes por turno y por servicio. Personal de Almacén General

General


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DIAGRAMA DE FLUJO

Genera solicitud por cargo al paciente al Almacén General

Libera solicitud, impime y surte

Valida surtido con enfermería

Firma de recibido

Archiva solicitud

Hay devoluciones ó préstamos con vale

Hace la devolución por sistema ó le da seguimiento al préstamo.

Fin de proceso

No

Si


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12.1.7 Disposición de material en consignación

OBJETIVO.

Asegurar el abasto y manejo de material para la oportuna atención al paciente. ALCANCE

Dirigido a Dirección de contraloría, Gerencia de suministros, Jefaturas de almacenes, dirección de enfermería, jefatura de compras y personal de almacenes. POLITICAS

o Toda solicitud de reposición debe ser en base al consumo hecho y las disposiciones del material que se tiene en consignación, anexando los números de disposición que se generaron al disponer del material.

o La disposición de material se debe generar por medio de una requisición al almacén de

consignación almacen propio en SAP

o La disposición debe hacerse por el total del factor de conversión del producto, en el caso que el proveedor lo reponga por pieza se puede disponer de tal forma.

o El proveedor debe realizar conteo periódicamente en conjunto con el supervisor o jefe de almacén

de su material para efecto de caducidades y peps.

o La recepción de reposición de consigna se deberá hacer cotejando que el pedido corresponda a los números de disposición enviados en la solicitud de reposición, además que debe ser entregado completo, y el almacén debe poner el sello con la leyenda consignación a la factura entregada por el proveedor.

o Debe realizarse por parte del supervisor del almacén un conteo semanal de consignaciones.

o Al momento de la recepción se debe separar el material que es propio del de consignación para su

acomodo en su ubicación correspondiente. RESPONSABILIDADES.

o Es responsabilidad del personal de almacén general el verificar que el material recibido cumple con

fechas de caducidad vigentes mínimo un año de vigencia, que está en buen estado, que los lotes y fechas de caducidad marcadas en la caja coincidan con las del producto interior y con los de la factura.

o Es responsabilidad del personal de almacén generar las reservas al almacén de consignación para

la oportuna disposición del material.

o Es responsabilidad del personal de almacén el identificar el material de consigna y separarlo del propio.


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o Es responsabilidad del supervisor del almacén generar periódicamente su pedido de consignaciones de acuerdo a los consumos realizados.

o Es responsabilidad del proveedor el realizar inventarios periódicos de su material para control de

caducidades.

o Es responsabilidad del proveedor entregar el pedido completo para que se complete la consignación de inicio.

PROCEDIMIENTO


1 Genera por medio de una requisición al almacén de consignación con la transacción una solicitud de reposición.


2 Realiza conteo periódicamente en conjunto con el supervisor o jefe de almacén de su material para efecto de caducidades y peps.

Proveedor

3 Debe realizar un conteo semanal de todas las consignaciones Jefe de Almacén General

4 Debe separar el material al momento de su recepción el propio del de consignación para su acomodo en su ubicación correspondiente.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Se genera por medio de una requisición al almacén e consignación con la transacción una solicitud de

reposición.

Inicio

Se realiza conteo periódicamente en conjunto el proveedor y el supervisor o jefe de almacén de su

material para efecto de caducidades y peps.

Se realiza el conteo semanal de todas las

consignaciones

Debe separar el material al momento de su recepción el propio del de consignación para su

acomodo en su ubicación correspondiente.

Fin del proceso


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12.2 SUMINISTROS QUIROFANO 12.2.1 Surtido de materiales y medicamentos a salas de quirofano OBJETIVO

Dispensar medicamentos y materiales a quirófano para la atención al paciente, así como realizar el cargo al paciente en cirugía de manera oportuna y correcta.

ALCANCE

Dirigido al personal de Enfermeria, Quirofano y Suministros quirófano del Hospital San Angel Inn Universidad

POLÍTICAS

o Deben generarse recetas internas de los medicamentos controlados consumidos por el paciente, estando debidamente llenadas

o Deberá existir un requerimiento anticipado de los materiales y medicamentos de acuerdo a la programación de cirugías.

o Deberá de llevarse un seguimiento a la programación de cirugías tanto por el área de suministros qx como por al área de enfermería.

o En la programación de cirugías el médico deberá solicitar el material, medicamento y equipo especial, Al iniciar la cirugía se deberá entregar un charola de material y medicamento básico.

o La enfermera circulante contara con 15 minutos para revisar la charola de material y medicamento básico. o En el trans-operatorio la enfermera deberá anotar todo el material y medicamento solicitado al área de suministros

qx.

o La hoja de control de cargos y surtido deberá permanecer en el área de suministros qx.

o Una vez concluida la cirugía la circulante deberá entregar y conciliar los materiales y medicamentos con el personal de suministros Quirófano.

o Toda hoja de cargos deberá ser llenada con los datos del paciente, materiales y medicamentos autorizados, la cual deberá estar firmado por la circulante, cirujano y personal de suministros.

o El personal de suministros deberá anotar la hora en que recibe la cirugía.

o Se cuenta con 90 minutos para captura de cirugías normales y 30 con corta estancia.

RESPONSABILIDADES

Enfermeria

o Revisar que todos los datos generales de la cirugía sean correctos.

o Anotar servicios (maquina de anestesia, oxigeno, oximetro, usos, etc.) utilizados en sabana de cirugía.

o Anotar en la sabana de cirugía los materiales, medicamentos, consumibles de especialidad debidamente sin tachaduras ni enmendaduras.


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Suministros qx

o Tener todos los materiales y medicamentos para el procedimiento

o Realizar la captura correcta de la sabana quirúrgica

o Revisar que el personal de enfermeria anote materiales, medicamentos y de especialidad entregados durante la cirugía.

PROCEDIMIENTO


1 Doctor programa cirugía en área de programación de cirugías de quirófano e indica requerimientos especiales

Programación de cirugías

2 Se genera reporte de programacion de cirugias e informa a areas involucradas. Programación de

cirugías

3 Llena sabana quirugica de cargos (menu de cirugia) en base a programacion de dia sigueinete para solicitar los material y medicamentos al personal de suministros quirofano.

Enfermera de Qx

4 Prepara charola de rutina (curación y quirúrgicos) y medicamentos en charola de medicamentos (controlados y básicos), así como la solicitudes extras en base a solicitud de enferemera de qx de sabada quirugica de cargos (menu de cirugia).

Personal de Suministros Qx

5

Entrega charola de materiales y medicamento revisandolo en transfer con personal de enfermeria de quirófano requeridos para inicio de cirugía programada, firmando de entregado y recibido en la sabana quirugica de cargos.

Personal de Suministros Qx /Enfermera QX

6

Se revisa si se tienen material a vistas para la cirugías (ver procedimiento de materiales a vistas)

Personal de Suministros Qx /Enfermeria

QX/Encargado de material a vistas

7

SI:Entrega material a vistas con remisión a personal de suministros quirófano (3 copias de remisión)

No:Se continua con proceso.

Encargado de material a vistas

9 Recibe y revisa material a vistas regresando remisión firmada de recibió a personal de Suministros quirófano

Enfermeria QX

10 Anexa remisión a la sabana quirurgica de cargos correspondiente. Personal de Suministros

Qx

11 Solicita durante la cirugía materiales y medicamentos no solicitados dentro del menú requeridos por el doctor a suministros quirófano

Enfermeria QX


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12 Entrega materiales y medicamentos requeridos Personal de Suministros

Qx

13 Recibe y anota en menú quirúrgico los materiales y medicamentos recibidos Enfermeria QX

14 Entrega materiales y medicamentos no utilizados en procedimiento, conciliando con personal de suministros quirófano el menú quirúrgico (tachando del menú dichos materiales y medicamentos).

Personal de Suministros Qx/ Enfermeria QX

15

Concilia material utilizada de menú contra sabana quirúrgica conciliando todos los cargos en sabana de quirúrgica, En caso de medicamentos controlados se solicita receta requisitada correctamente (Folio, Nombre paciente, gramaje etc.), En caso de materiales a vistas se entrega remisión marcando los materiales utilizados (todo lo anterior se revisa este cargado en sabana quirúrgica).

Personal de Suministros Qx/ Enfermeria QX

16 Se firma de conformidad de revisada sabana quirúrgica para proceder a cargar en sistema todo lo marcado en sabana, sellándola con diurex para evitar alguna alteración en la misma.

Personal de enfermeria, doctor, personal de

suministros quirófano

17 Se procede a capturar sabana quirúrgica en sistema SAP. (ver manual de captura cirugía de sistema SAP)


18 Al final de la captura de cirugía se imprimen los cargos entregando a mesa de control para su revisión final.



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DIAGRAMA DE FLUJO.

Inicio

Programa cirugía indicando requerimiento especial.

Genera reporte de programación e informa

Llena sabana quirugica de cargos (menu de cirugia) solicitando materiales y medicamentos y lo entrega a suministros quierofano.

Prepara chalora para cirugia en base a solicitud de sabana de cargos quiurgica.

Entrega charola de materiales y medicamento y revisa con enfermeria

Hay material a vistas

Entrega material y remisión a enfermera circulante

Firma y recibe material

Anexa remision a la sabana quirugica de cargos

Solicita materiales y medicamantos extras durante la cirugia

Surte material o medicamento extra

Anota en sabana quirugica de cargos

Devuelve material y medicamento no utilizado conciliando cantidaes en sabana de cargos

Recibe saba y sella con con cita solicita firma de conformidad medico, enfermera y personal de suministros

Captura y entrega sabana quirugica a mesa de control para su revision

SI

1

1

Fin de Proceso

NO

1


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12.2.2 Requisicion de materiales y medicamentos por Reubicacion.

OBJETIVO.

Recibir los materiales de curación de Almacén General y medicamentos de farmacia solicitados para garantizar el abasto oportuno y verificar las condiciones de entrega, manejo y Almacenamiento en Suministros Qx . ALCANCE

Dirigido al personal de Suministros QX, quien elabora la resreva de requisicion de material de curación y medicamentos, el cual recibe de Almacén General y Farmacia para surtimiento a quirófano. POLITICAS

o Se deberá revisar los niveles de inventario máximo, mínimo y punto de reorden en base al consumo proporcionado

por el área de suministros para asegurar el abasto de forma semestral. o En caso de productos nuevos que se requieran tener en stock en suministros QX deberán ser alimentados en

sistema los niveles de puntos de reorden para mantener el stock. o La vigencia de una requisición durara hasta que sea generada una nueva razón por la cual deberán ser depuradas. o Las requisiciones que fueron surtidas parciales deberán ser anuladas por el Almacén General que surte si es total

deberá ser cancelada por el Almacén General que solicita. o Deberá haber 2 resurtidos diarios uno por la tarde y otro por la mañana para materiales y medicamentos:

Horario para requisición a Almacén General; 1ero Solicitud 07:00 am, entrega 09:30 am. 2 do Solicitud 14:00 hrs, entrega 16:00 hrs

Horario para requisición a farmacia; 1ero solicitud 07:00am entrega 10:00 2do solicitud 16:00 pm, entrega 17:00 pm

o La reserva por reubicación deberá ser en base a niveles de puntos de reorden, pero si por alguna razón hay un requerimiento extraordinario este se podrá hacer por una reserva de reubicación directa en SAP

o En horas y días inhábiles de Almacén General el acceso deberá ser con custodia de personal de vigilancia y con la reserva por sistema impresa.

o De requerirse se podrá realizar pedidos extraordinarios fuera de los horarios establecidos para los pedidos a

Almacén General y farmacia.

o En caso de pedidos urgentes, estos de solicitaran de forma inmediata al departamento correspondiente con la observación de Urgente e incluso manejarse con vale manual.


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RESPONSABILIDADES

Personal de Suministros quirofano.

o Generara las reservas por reubicación en automático o Debera informar via email cuando haya corrido el proceso de surrtido automatico. o Cada auxiliar encargado de suministros qx es responsable de mantener el stock del servicio actualizado. o Es responsable de recibir, revisar y acomodar en sus diferentes anaqueles el surtido de Almacén General general y

farmacia. o Acudirá al Almacén General y/o farmacia por los materiales o medicamentos requeridos extraordinariamente o en

horas y días inhábiles.

Jefe de Suministros qx . o Revisa el pedido y otorgara autorización. o Revisa que se realicen las transferencias de material de curación y medicamentos en el sistema al momento del

surtimiento. o Gestionara el aumento de puntos de reorden y nuevos materiales según las necesidades y consumo del servicio. o Revisara la adecuada depuración de requisiciones en tránsito.

Jefe de Almacén General y Farmacia

Informar de desabasto o problemas para surtir totalmente Surtir sin errores de faltates o presentacion. Depuracion de las reservas por reubicación surtidas de forma parcial o no surtidas. PROCEDIMIENTO

No ACTIVIDADES RESPONSABLE

1 Genera requisición automática de faltantes de materiales y medicamentos en SAP imprimiendo requisición por reubicación al Almacén General general y farmacia.

Auxiliar de suministros de quirofano

3 Hay algun producto que no salio en requisicion automatica? No: Fin de proceso Si: Se generea requisicion manual.

Auxiliar de suministros de quirofano

2 Valida requisición Auxiliar de suministros de quirofano


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DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Gerera requisición automatica de faltantes en base a máximos y mínimos

Valida requisición

Hay productos que noestan requisición automatica?

Se genera reserva via sistema

Fin de proceso

1

Si No


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12.2.3 Manejo de Material a Vistas para area quirurgica.

OBJETIVO

Disponer y adquirir materiales quirúrgicos o de especialidad a vistas requeridos por los médicos cirujanos que por su costo y baja rotación no forman parte de stock.

ALCANCE

Dirigido al responsable de material a vistas, suministros qx, jefe de ceye, jefe de quirófano, programador de cirugías , ingenieria biomedica y compras.

POLÍTICAS

Recepción

o Todas las entregas de proveedor deberán ser remisionadas y en caso contrario se consideraran como una compra directa.

o Todas las remisiones deben traer cantidad, descripción, precio (marcando tipo de moneda), nombre del cirujano, fecha, hora de cirugía con original y cuatro copias.

o Todo material se revisará que venga completo, en buen estado y con buena fecha de caducidad, dicho material será cotejado con la remisión al momento de la recepción.

o Aquel material que venga en mal estado o dañado se hará una nota en la remisión indicando como viene el material o el motivo porque se regresa el mismo.

o A todas las remisiones de materiales (cobro hospital) se les pondrá el sello de recibo de material a vistas en el momento de la recepción indicando la fecha en que se recibe el material.

o Los materiales que vengan estériles se resguardaran en el Almacén General de materiales a vistas.

o Los materiales, equipos e instrumental que no vengan estériles se recibirán por ceye con sus respectivas remisiones (cuatro copias).

o Todo cobro directo a particular o aseguradora deberá ser autorizado por la dirección administrativa anotándose en la remisión y entregando a enfermera circulante.

o Todo equipo biomédico será recibido por el área de Ingeniería Biomédica.

o El horario de recepción de materiales a vistas será de 24 hrs.

o En horario fuera de recepción se entregara en el área de suministros quirófano lo estéril y lo no estéril en el área ceye, firmando de recibido y posteriormente el proveedor recabara los sellos correspondientes dentro de las 24 hrs siguientes.

o Todo material utilizado deberá anotarse en la hoja de cargos de programación de cirugías y entregando remisión correspondiente a suministros quirófano.

o De acuerdo a programación de cirugía se envía un reporte diario de procedimientos a realizar.

o Devolución

o El proveedor se obliga a recoger su devolución dentro de las 24 hrs después del procedimiento para hacer conciliación contra cargo.

o El proveedor se obliga a traer la factura original y remisión con tres copias del material utilizado a más tardar a los 7 días después de la cirugía al departamento de compras.

o El horario de recepción de factura es de lunes a viernes de (10:00 a 13:00 hrs) en el área de compras.


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o Al día siguiente se entregara al departamento de compras un reporte de cargos de material a vistas incluyendo remisión, entrada, cancelaciones y estado de cuenta señalando el material que se utilizo en procedimiento, firmado por Jefe de suministros.

o Cargo

o El sobreprecio para el cobro de estos materiales deberá de realizarse de acuerdo a la política alimentada en el sistema.

RESPONSABILIDADES

Programación de cirugías

o Debe de solicitar al médico al momento de programar el material especial que va a requerir así como datos del proveedor.

o Programación de cirugías deberá de contar con agenda que contenga datos de médicos para consulta o aclaración de dudas.

o Deberá alimentar en sistema y enviar información diaria de la programación para el día siguiente así como sus requerimientos especiales.

o En horas y días inhábiles en caso de una programación especial avisara al área de suministros y esta a su vez localizara al responsable para su solicitud de material.

Encargado de materiales a vistas

o Solicita al proveedor el material a vistas (cobro hospital) y confirma su existencia.

o Recibe, coteja, sella las remisiones y resguarda material estéril (cobro hospital) en el Almacén General de materiales a vistas para entregar el día de la cirugía al área de suministros qx con tres copias de la remisión

o Revisa material utilizado, cargo, estado de cuenta y realiza devolución de material no utilizado al proveedor.

Ceye

o Recibe y coteja el material que requiere de esterilización para entregar el día de la cirugía con tres copias de la remisión.

o Entrega materiales a vistas al área de quirófano con sus dos copias de la remisión.

o Revisa material utilizado y realiza devolución de material no utilizado al proveedor.

Biomédica

o Recibe todo equipo biomédico y pregunta si lleva algún cobro o renta del equipo, solicitando sus respectivas remisiones entregándolas al área de Quirófano, Suministros quirófano y materiales a vistas.

Suministros quirófano

o Entrega los materiales a vistas al área de quirófano con sus dos copias de la remisión.

o Dar de alta en sistema los materiales con costo sin IVA, para su correcto cargo.

Enfermeria

o Corrobora el uso de materiales en cirugía, anotando para su cargo y válida para cargo a paciente.

o Entrega materiales a vistas que no se utilizaron en las salas correspondientes.


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Compras

o Revisar que el cargo coincida con la remisión

o Recibe facturas del proveedor para pago.

PROCEDIMIENTO

No Actividades Responsable

1 Anota en la hoja de programación el material a utilizar, día, hora, procedimiento, cirujano y paciente. Enviando por correo programación.

Programación de Cirugías

2 Revisa correo de programación de cirugías revisando tipo de cirugía y material que requiere el cirujano.

Encargado de Material a Vistas

3 Solicita material para cirugía programada al proveedor vía telefónica o mail confirmando su llegada en tiempo.


4 ¿El proveedor cuenta con el material solicitado? Encargado de Material

a Vistas

5 No: Busca opciones de proveedor o gestiona el uso de otro material

Si: Solicita con 24 horas de anticipación a la cirugía o de requerirse puede ser de urgencia

Encargado de Material

a Vistas

6 Confirma entrega de matrial a vistas en reunión de las 13:00hrs para cirugias programadas


9 Entrega material a Suministros qx , en CEYE el material, implante o instrumental que requiere de esterilización para entregar el día de la cirugía y equipos a ingenieria biomedica.

Proveedor

10 Entrega material a vistas con remision a solicitud de la enferemra circulante firmandole de recibido en una copia.

Suministros qx

11 Anota en hoja de cargos los materiales a vistas utilizados en la cirugía con proveedor y descripción pegando etiquetas y entregando envolturas a suministros qx junto con remisiones de proveedor.

Enfermera circulante

12 Entrega los materiales a vistas no utilizado a las áreas correspondientes (suministros qx y ceye).

Enfermera circulante

13 Carga los materiales a vistas consumidos según sabana quirurgica de cargos entrega original a mesa de control y la copia la archiva

Suministros qx

14 Revisa material utilizado y realiza la devolución de material no utilizado al proveedor (dentro de las siguientes 72:00hrs)


15 Entregar reporte a compras al siguiente día de materiales a vistas junto con sus cancelaciones al departamento de compras recabando la firma de Jefatura de



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suministros.

16 Recibe reporte firmando de recibido en una copia. Compras

17 Entrega factura por lo consumido de material a vistas y remision original cancelada Proveedor

18 Recibe factura de proveedor concilia con cargos hechos y cancela remisión original.

Compras

19 El proveedor mete a revisióna los dias estipulados. Proveedor

Fin del procedimiento


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DIAGRAMA DE FLUJO.

Inicio

Anota en programacion de cirugias el material especial

Revisa programacion y material especial

Solicita metarial a vistas a proveedor

Solicita que lo entregue 24:00 hrs antes de la cirugia

Se busca con otro proveedor

Proveedor cuenta con el

material

El proveedor entrega de la siguiente forma: Material a suministros qx Instrimentarl o mateial para esterilizar a CEYE.. Equipo

Entrega material a vistas con remiison a solicitud de la enfermera circulante

Anota detalladamente en sabana quirugica de cargos los materiales a vistas consumidos.

Carga los materiales a vistas consumidos anotados en sabana quirurgica

Devuelve el resto d elo no consumido

Revisa material utilizado y realiza la devolución de material no utilizado al proveedor.

Genera reporte a compras para canje de remision por factura con el proveedor

Recibe reporte firmando de recibido en una copia.

Entrega factura por lo consumido de material a vistas y remision original cancelada

Recibe factura de proveedor concilia con cargos hechos y cancela remisión original.

Mete factura a revision con el area de Cuentas por Pagar 1

1

Fin de proceso

Si

N0


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12.3 ALMACEN Y SUMINISTROS QUIROFANO 12.3.1 INVENTARIOS CÍCLICOS Y GENERALES. OBJETIVO

Mantener la fidelidad del registro de inventarios y la sincronía de los inventarios físicos con el registrado en el sistema SAP de los materiales e insumos que forman parte del stock delAlmacén General del Hospital San Angel Inn Univeridad. ALCANCE

Almacén General, Jefe de almacenes, auditoría, Gerencía corporativa de suministros, Dirección General, Contabilidad. POLITICAS

Inventario interno ó cíclico

o El Jefe de Almacén General asignara el total de anaqueles al personal a su cargo.

o El Jefe de Almacén General, programará el inventario asignando a cada Auxiliar

o Los inventarios cíclicos deberá de realizarse de acuerdo al programa considerando mínimo una vuelta mensual a todo el inventario.

o Realizar diariamente en los 3 turnos (al cambio de guardia): Matutino, Vespertino y Nocturno, el

inventario de materiales de alto costo, así como los de alta rotación.

o Entregar las relaciones de los conteos en tiempo y forma al Jefe de Almacén General.

o Durante el inventario cíclico se deberán de revisar caducidades y acomodo adecuado de material

o El método del conteo deberá realizarse de anaquel al listado.

o Todo material debe estar localizado según su ubicación correspondiente.

o Todo el personal del almacén correspondiente deberá participar en los inventarios.

o Se tomarán en cuenta los vales de préstamo de material a los servicios que estén pendientes de pago así como los movimientos que estén en tránsito.

o La exactitud de inventario permitida será del 98%. Fuera de ese rango se considerará proyectos de mejoras, sanciones y descuentos vía nómina según sea el caso.

Responsabilidades.

Es responsabilidad del Jefe de Almacén General programar los inventarios cíclicos y asignar a los auxiliares sus anaqueles correspondientes.


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Es responsabilidad de los auxiliares de Almacén General sacar su listado de conteo en SAP y realizar el conteo de dicho listado reportando cualquier diferencia ó anomalía encontrada durante el mismo así como los medicamentos y materiales próximos a caducar. Es responsabilidad de los auxiliares realizar diariamente durante los cambios de turno el inventario de materiales de alto costo, así como los de alta rotación. Es responsabilidad del Jefe de Almacén General checar las diferencias encontradas durante los conteos, haciendo un análisis e inventarios aleatorios para validar la información proporcionada por los auxiliares. Es responsabilidad de los auditores reportar las diferencias registradas por inventarios cíclicos y analizar su tendencia. Es responsabilidad de los auditores recabar la información obtenida de los inventarios y hacer un reporte de los resultados obtenidos. Es responsabilidad del auxiliar entregar las relaciones de los conteos en tiempo y forma al Jefe de Almacén General. El responsabilidad del jefe de Almacén General hacer inventarios aleatorios para validar la información proporcionada por los auxiliares en sus conteos entregados.

PROCEDIMIENTO


1 Programa inventarios cíclicos y asigna anaqueles a los auxiliares Jefe de Almacén General.

2 Imprime su listado de conteo en base a sus anaqueles asignados en SAP, y realizar el conteo reportando diferencias ó anomalías encontradas


3 Entrega listado de conteo al jefe del almacén. Auxiliar de Almacén

General

4

Hay diferencias importantes?

Si: realiza conteos aleatorios y analiza movimientos.

No: realiza registro en sistema.


5 Realiza reporte y analiza tendencia con la jefatura de almacenes para trabajar áreas de oportunidad.

Auditoría

6 Fin del proceso.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Programa inventarios cíclicos y asigna anaqueles

a los auxiliares.

Imprime su listado de conteo en base a sus anaqueles

asignados en SAP, y realizar el conteo reportando

diferencias ó anomalías encontradas

Entrega listado de conteo al jefe del almacén.

Realiza conteos aleatorios y analiza

movimientos

realiza registro en sistema

Hay diferencias

importantes?

SI NO

Realiza reporte y analiza tendencia con la jefatura de almacenes para trabajar áreas de

oportunidad.

Fin del


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12.3.2 ENTREGA Y RECEPCIÓN DE TURNO. OBJETIVO

Mantener el orden, la limpieza y el acomodo en el Almacén general para tener una mejor movilidad en el mismo, así como el seguimiento a los pendientes generados durante la operación del tuno anterior y llevar un inventario confiable. ALCANCE

Almacén General, Jefatura de Almacenes, Gerencia de suministros. POLITICAS

Los Auxiliares de Almacén General tendrán que llegar a recibir el servicio en cada cambio de turno en el siguiente horario: Matutino: 7:30 hrs a 8:00 hrs Nocturno: 20:30 hrs a 21:00 hrs

Realizar inventario de material de alto costo el cual debra ser firmado de conformidad por el personal de ambos turnos, donde el personal de turno saliente no podra retirarse si hay diferencias no aclaradas.

Debera existir una bitacora de pendientes y situaciones relavantes del turno anterior, tales como;, Préstamos entre hospitales, Fueras de línea pendientes por llegar, adeudos de material a otros servicios, lectura de temperatura y humedad, incidentes y anomalías ocurridas durante el turno, no debera hacer vales de prestamo pendientes por recuperar , la cual debera ser firmada de conformidad por el personal de ambos turnos.

El personal del turno que recibe, le dará seguimiento a los pendientes reportados en la bitácora que no hayan quedado solucionados ó saldados. El personal del turno que entrega, deberá tener el Almacén General en buenas condiciones de limpieza y acomodo. No deberá haber cajas vacías de cartón, ni basura en el suelo ó los anaqueles. La lista ó pantalla de picking en SAP deberá estar vacía en cada cambio de turno y de no ser así, se explicará el motivo. No deberá haber solicitudes surtidas pendientes por entregar a enfermería ni devoluciones pendientes de ingresar al sistema ó acomodar. Todo el material que se recibo debra estar acomodado el entergar el turno El turno que entrega deberá archivar la documentacion de entrada sy salidas RESPONSABILIDADES:


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Es responsabilidad de los Auxiliares de Almacén General entregar inventario de mueble de alto costo Es responsabilidad de los Auxiliares el llevar correctamente la bitácora de Almacén General para darle seguimiento a los pendientes del turno anterior. Es responsabilidad del Jefe de Almacén General validar que se lleve dicha bitácora y que se le dé seguimiento a los pendientes. Es responsabilidad de los Auxiliares y del Jefe de Almacén, entregar en condiciones óptimas de limpieza y acomodo el almacén. Es responsabilidad de los Auxiliares validar que la lista ó pantalla de picking no tenga solicitiudes pendientes por surtir en cada cambio de turno y de ser así, se explicará el motivo Es responsabilidad de los Auxiliares el surtimiento de las solicitudes en tiempo y forma, para que no haya pendientes por entregar al personal de enfermería. Aplíca el mismo caso para las solicitudes de devolución. Es responsabilidad de los Auxiliares el recibir material que llega de los proveedores y acomodarlos en su lugar por localización. Es responsabilidad de los Auxiliares tomar y registrar la temperatura ambiente y de humedad en el almacén mediante el correcto llenado del formato de Toma de temperaturas, para el correcto almacenamiento de los materiales e insumos resguardados. Es responsabilidad de los Auxiliares archivar todas las solicitudes generadas en el turno y clasificarlas por solicitud ó devolución y por servicio. Es responsabilidad del Jefe de Almacén validar que éstas tareas se lleven a cabo en tiempo y forma. PROCEDIMIENTO


1 Genera el reporte de materiales de alto costo y de alta rotación en SAP para proceder a hacer el conteo (ver procedimiento d einventario cilico)

Auxiliar de Almacén General.

2 Revisará la bitácora interna para ver los pendientes del turno anterior para darles seguimiento y llenará el listado de recepción de equipo de cómputo y papelería.


3 Entrega el Almacén General en óptimas condiciones de limpieza y acomodo. Auxiliar de Almacén General

4 Revisa que la pantalla ó lista de picking se encuentre sin solicitudes pendientes por surtir.

Auxiliar de Almacén General General

5 Revisa que no haya solicitudes de devolución pendientes de ingresar al sistema o de acomodar.


6 Revisa que todo el material recibido de proveedor esté debidamente acomodado en el lugar asignado.

Auxiliar de Almacén General General


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7 Toma y registra la temperatura en el formato indicado. Auxiliar de Almacén General

General

9 Archiva las solicitudes generadas en el turno por tipo y servicio. Auxiliar de Almacén General.

10 Supervisa que se realicen todas las actividades de recepción de turno Jefe de Almacén General.

11 Fin del proceso.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Genera el reporte de materiales de alto costo y de alta rotación en la transacción

MB52-SAP para proceder a hacer el conteo.

Revisa la bitácora para ver pendientes del turno anterior y darles seguimiento.

Llenará el listado de recepción de equipo de cómputo y papelería.

Entrega el Almacén General en óptimas condiciones de limpieza y acomodo

Revisa que no haya solicitudes de devolución pendientes de ingresar al

sistema o de acomodar.

Revisa que la pantalla ó lista de picking se encuentre sin solicitudes pendientes por

surtir. Transacción NMM9-SAP

Revisa que todo el material recibido de proveedor esté debidamente acomodado en

el lugar asignado.

Toma y registra la temperatura en el formato indicado.

Revisa que estén archivadas las solicitudes generadas en el turno por tipo y servicio.


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12.3.3 PRESTAMOS ENTRE HOSPITALES OBJETIVO

Garantizar el abasto de materiales e insumos que, por razones operativas no se tienen en el momento de ser requeridos en el Hospital San Angel Inn Universidad y a su vez mantener una relación sana con los demás hospitales del grupo San Angel Inn y Dalinde. ALCANCE

Almacén General, Jefatura de Almacenes, Dirección General, Dirección de Enfermería, Supervisión de Enfermería, Gerencia de Suministros, Contraloría Corporativa, Compras. POLITICAS

o El personal de Almacén General ó Compras según sea el caso, se encargará de gestionar el Préstamo entre Hospitales cuando en el Almacén General no se cuente con algún material que sea solicitado por el área usuaria y que sea del catálogo que se maneja en el Hospital San Angel INN Universidad.

o El personal de Almacén General ó Compras se pondrá en contacto con el personal de almacénes,

botiquines ó farmacia, según sea el caso, de los demás hospitales del grupo para hacer la localización del material requerido.

o Cuando el material sea localizado, se le solicitará el apoyo del préstamo al hospital que lo tenga. Si es

positivo, se contactará vía telefónica a la Gerente de Suministros para solicitar su autorización, en caso de no estar disponible los coordinadores de almacenes pueden otorgar dicha autorizacion.

o Se redacta un correo electronico solicitando el prestamo del material que se requiere, detallando la

descripcion lo mas posible, cantidad, fecha de pago area que solicita y persona que presta, debe ser enviado a las siguientes jefaturas:

Dir de contraloria, Gerencia de suministros, jefaturas de almacenes, jefaturas de compras.

o Al ser entregado el material solicitado, ambas partes deben firmar de conformidad el el formato de prestamo, y resguardan un acuse firmado para las aclaraciones pertinentes.

o Se solicita un vale al area de caja para que se envie a la persona que recogera el prestamo en taxi al

hospital que genera el prestamo, asi mismo para el regreso al hospital que genera la solicitud.

o Una vez llegado el material, se procederá a su revisión y su ingreso al sistema por el personal de Almacén General mediante la transacción MIGO ( mov 961) del módulo de SAP, y se anexa la entrada impresa al correo impreso.

o El material ya ingresado será entregado al área ó servicio que lo solicitó mediante una reserva generada

por sistema SAP.

o Una vez llegado el material, se procederá a hacer la devolución, para lo cual se lleva el formato original con el que se realizo el prestamo para que al efectuarse el pago se firme de recibido y entregado por ambas partes, en sistema se genera la salida del material para pago y su registro en sistema SAP


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o Se redacta de igual forma un correo electrónico para informar que el préstamo del material solicitado, ha quedado saldado en su totalidad y debe ser enviado a las siguientes jefaturas:

Dir de contraloria, Gerencia de suministros, jefaturas de almacenes, jefaturas de compras. RESPONSABILIDADES

PROCEDIMIENTO


1

Gestiona el Préstamo entre Hospitales cuando en el Almacén General no se cuente con algún material que sea solicitado por el área usuaria y que sea del catálogo que se maneja en el Hospital San Angel Inn Universidad.

Personal de Almacén General ó Compras

2 Se pone en contacto con el personal de almacénes, botiquines ó farmacia, según sea el caso, de los demás hospitales del grupo para hacer la localización del material requerido.


3 Se pone en contacto con la Gerente de Suministros para solicitar su autorización, en caso de no estar disponible los coordinadores de almacenes pueden otorgar dicha autorizacion.


4 Redacta un correo electronico solicitando el prestamo del material que se requiere, detallando la descripcion lo mas posible, cantidad, fecha de pago, area que solicita y persona que presta, a las áreas de dirección.


5

Firman de conformidad el el formato de préstamo al ser entregado el material solicitado y resguardan un acuse firmado para las aclaraciones pertinentes.

Personal de almacén que solicita y que realiza el

préstamo

6

Solicita un vale al área de caja para que se envie a la persona que recogera el préstamo en taxi al hospital que genera el prestamo, asi mismo para el regreso al hospital que genera la solicitud.


7

Procede a su revisión e ingreso al sistema mediante la transacción MIGO ( mov 961) del módulo de SAP, y anexa la entrada impresa al correo impreso.


8

Entrega el material al área ó servicio que solicitó el mismo mediante una reserva generada por sistema SAP.


9 Genera una solicitud de pedido al área de compras por el material que fué prestado en la transaccion de sistema SAP para poder hacer el pago del mismo.


10 Gestiona el proceso de pago del Préstamo entre hospitales Jefe de Almacén General

11 Fin del proceso.


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DIAGRAMA DE FLUJO.

2

Gestionar el Préstamo entre Hospitales cuando en el

Almacén General no se cuente con algún material del catálogo.

Ponerse en contacto con la Gerencia de suministros para solicitar la autorización del

préstamo

Ponerse en contacto con los otros hospitales del grupo y localizar el material solicitado.

Redactar un correo electrónico para solicitar el préstamo y dirigirlo a las jefaturas

correspondientes.

Inicio

Firmar el vale de préstamo por ambos almacenes

Hacer la gestión del vale de taxi con el área de cajas para ir por el material y regresar al punto de

orígen

Proceder a la recepción, revisión e ingreso al sistema SAP

Entregar el material recibido al área solicitante mediante la solicitud de cargo al paciente.

2

Para realizar el pago del material solicitado

Generar una solicitud de pedido al área de compras por el material que fué prestado en la transaccion

de sistema SAP

Realizar el pago físico del material y entregar el formato original con el que se hizo el préstamo y

ambas partes firman de conformidad.

Generar la salida del material para pago en SAP y anexar ambos documentos.

Fin del proceso.

Redactar de igual forma un correo electrónico para informar

que el préstamo del material solicitado, ha quedado saldado

en su totalidad y debe ser enviado a las jefaturas

correspondientes.


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12.3.4 Requisición de Accesorios, insumos y equipos fuera de linea. OBJETIVO

Contar con un proceso para requerir Accesorios, Insumos, Equipos menores, Uniformes y Activos por almacenes

ALCANCE

Dirigido a areas almacenes , compras y Gerencia de suministros

POLÍTICAS

o Las requisiciones deberán ser solicitadas en el formato correspondiente describiendo con claridad el bien a requerir con marca, modelo, dimensiones y debe ser para productos que no se manejan dentro del stock de la institución.

o Todas las requisiciones deberán ser autorizadas en 1era instancia por la dirección de area y despues por la Dirección General.

o Para el alta de cualquier bien de esta categoria debera usarse las familias destinadas para FUERA DE LINEA en sistema SAP y contar con una cuenta cuenta contable y Centro de Costos. .

o En caso de que la requisición sea para un plan de mejora o activo fijo deberá solicitar presupuesto mediante la creacion de una orden interna en SAP

o Todas las requisiciones deberán ser autorizadas en 1era instancia por la dirección de area y despues por la Dirección General.

o Tratándose de equipo de computo, telefónico, redes o accesorios electrónicos deberá ser gestionado por el área de sistemas.

o En caso de requisiciones por reemplazo deberá venir soportado por el dictamen y baja del accesorio o activo a cambiar.

o

RESPONSABILIDADES

Almacen solicitante

o Entregar soporte completo, firmado y validado del requerimiento.

o Deberá dar seguimiento al estado de la solicitud.

Compras

o Cotizar con 3 proveedores seleccionando de acuerdo a precio y condiciones buscando la mejor opción.

o Asegurar el pedido al proveedor de acuerdo a las especificaciones solicitadas.

o Gestionar en su caso el cambio o devolución de material o activo con proveedor

o Dar seguimiento al status de lo requerido informando al área solicitante como al departamento de suministros de algún contratiempo.

Calidad

o Dara seguimiento de principio a fin a requerimientos de plan de mejora

Direcciones


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o Autorizar o rechazar las requisiciones elaboradas.

PROCEDIMIENTO

No Actividades Responsable

1

Determina una necesidad en Área o departamento para adquirir un Accesorio, Insumo, Equipo Menor o Uniforme que no es de stock.

Jefe de Almacen

2

Llena requisición de compra generando y obteniendo soportes de acuerdo a la solicitud.

Jefe de Almacen

3

Solicita autorización a su dirección

Jefe de Almacen

4

Recibe requerimiento, revisado y autorizado. SI: Entrega requisición validada y firmada. NO: Devuelve a solicitante para su corrección o anulación.

Dirección de área

5

Entrega requerimiento con soporte firmado a Jefatura de Compras con solicitud de pedido en SAP según correcponda

Jefe de Almacen

Determina si esta completo, y bien soportada la requisición. SI: Folia y entrega copia a área solicitante NO: La devuelve para su corrección

Jefe de Compras

6

Entrega requisición a la dirección de General

Jefe de Compras

7

Revisa y valida SI: devuelve a jefe de suministros NO: hace observaciones

Dirección General

9

Envía pedido a proveedor de compra a proveedor y libera en sistema SAP

Jefatura de Compras


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DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Determina una necesidad en Área o departamento para adquirir un Accesorio, Insumo, Equipo Menor

o Uniforme que no es de stock.

Solicita autorización a su dirección .

Recibe requerimiento,

revisado y autorizado.

La devuelve para su corrección

Folia y entrega copia a área solicitante

Entrega requisición a la dirección de General

Envía pedido a proveedor de compra a proveedor y libera en sistema SAP

Fin


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12.3.5 Manejo de materiales y soluciones caducados y/o dañados.

OBJETIVO

Contar con un proceso para identificar y retirar de los anaqueles los materiales y soluciones caducados, dañados o en mal estado, para garantizar un abastecimiento adecuado y seguro de materiales tanto para el servicio como para el paciente.

ALCANCE

Dirigido al personal de Almacén General, suministros quirófano y suministros pisos que recibe y surte materiales y soluciones a los diferentes servicios del hospital así como para cargo al paciente. POLITICAS Recepcion y surtido

o Solo se recibe materiales y soluciones de proveedores cuya fecha de caducidad sea como minimo de un año a partir de la fecha de recepcion en caso de recibir con fecha menor se debera consultar con usuario final para su recepción.

o El personal de Almacén General responsable, al recibir el pedido de proveedor debe revisar que los

materiales y soluciones entregados por proveedor vengan en condiciones adecuadas de embalaje, que los empaques estén en buen estado y completos, así como la fecha de caducidad de los materiales y soluciones, antes de proceder a su acomodo en anaquel.

o Queda estrictamente prohibido dispensar materiales y soluciones caducos, dañados o en mal estado

o Las mermas por caducidad, ruptura o mal estado deben ser reportadas, cuantificadas y registradas en

sistema.

Identificación de materiales y soluciones caducos

o Para la detección de materiales y soluciones próximos a caducar se debe hacer como mínimo una vez al mes por anaquel, llevando registro en archivo electrónico de aquellos que caducan en los próximos tres meses.

o Todo material y solución cuya fecha de caducidad sea menor a tres mes, se debe identificar colocando

sobre el envase o caja una etiqueta de color verde indicando en ella la caducidad de forma escrita día,

mes, año según corresponda.

o Todo material y solución cuya fecha de caducidad sea menor a un mes, se debe identificar colocando sobre el envase o caja una etiqueta de color naranja indicando en ella la caducidad de forma escrita día,

mes, año según corresponda.

o Todo material o solución con fecha de caducidad vencida (ultimo día del mes anterior para vencer) será retirado de los anaqueles del Almacén General correspondiente y ubicado en un lugar especifico para evitar su disposición.

o Los materiales y soluciones de carro de paro deberán ser revisados periódicamente y retirados cuando su

caducidad sea menor a tres meses o se encuentren dañados por el área de enfermería.


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o Los materiales y soluciones caducados , dañados o en mal estado que han sido identificados, reportados

resguardados y registrados ´por almacen general se entregaran a Servicios Genenrales para su destruccion final .

o Servicios Generales entregara manifiesto.

RESPONSABILIDADES

Del personal de Almacén General

o Verificar las caducidades y condiciones fisicas de los materiales y soluciones entregados por el proveedor.

o Identificar los materiales y soluciones próximos a caducar en anaquel de acuerdo a las políticas de etiquetación de caducidades.

o Surtir materiales en buenas condiciones y con caducidades vigentes.

o Llevar registro en forma electrónica de control de baja por caducidad y reportar mensualmente esta información a la jefatura de suministros para revisión y baja de inventarios

o Dispensar materiales y soluciones siguendo el metodo de Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), evitando bajas y dando rotación a los productos.

o Es responsabilidad del Jefe de suministros reportar cuatrimestralmente el valor de los materiales y medicamentos caducados entregando el analisis del indicador.

Del personal de enfermeria y areas clinicas.

o Verificar las buenas condiciones y caducidad vigente de los materiales y soluciones que le sean entregados por el personal de farmacia, suministros quirófano y Almacén General.

o Llevar el control de caducidades de materiales y soluciones del carro de paro y stock que mantengan en su área verificando que los materiales y soluciones existentes en él se encuentren en buenas condiciones y que las fechas de caducidad estén vigentes.

o Llevar a cabo los canjes y devoluciones necesario por materiales o soluciones de carro de paro o stock que tenga una caducidad menor a tres meses dentro de los primeros cinco dias del mes que comienza, llenando el formato de canje de materiales y medicamentos proximos a caducar.


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PROCEDIMIENTO


1 Recibe material de proveedor, revisa caducidad y estado físico de material (ver procedimiento de recepción de materiales de curación, quirúrgicos y materiales en general en Almacén General)


¿Las condiciones del material son adecuadas?

2 No: Suspende la recepción. Personal de

Almacén General

3 Si: Recibe Almacén General el material de acuerdo a las políticas. Personal de

Almacén General

4 Identifica y etiqueta mensualmente los materiales y soluciones con fecha de caducidad menor a tres meses, de acuerdo a las políticas de detección a tiempo de caducidad.


5 Retirar de anaqueles los materiales caducados (ultimo día del mes previo al vencimiento de caducidad), dañados o en mal estado para resguardarlos en caja de caducos.


6 Elaborar reporte de materiales caducados en formato electrónico de control de baja por caducidad y reportar mensualmente, esta información se enviara al área de suministros para efectuar revisión y baja de inventario.


7 Revisar, retirar, almacenar y realizar baja en sistema de material o soluciones caducadas.

Jefe de suministros

8 Reporta cuatrimestralmente a la Dirección de Contraloría las bajas por caducidad

Jefe de Suministros


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DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Recibe material de proveedor

Revisar caducidad y estado fisico

¿condiciones adecuadas del material o solucion?

Suspender recepción

No

Si

Etiqueta de acuerdo a politicas

Almacén General el material o solución

Retira material o solución de anaquel, resguarda en caja designada para

Almacén Generalamiento,( último día del mes anterior para caducar).

Realizar revisión periodica para identificación de materiales y soluciones

próximas a vencer.

Jefatura de suministros revisa, retira, Almacén Generala y realiza

salida de sistema.

Elaborar registro de caducos y enviarlos a suministros para su

revisión, retiro,resguardo y baja en sistema.

Fin

Reportar cuatrimestralmente a Dirección de Contraloria las bajas por caducidad


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12.3.6 CALIBRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

1 Objetivo

Asegurar la calibración y recalibración en tiempo y forma de los equipos de medición con los cuales de mantienen monitoreadas las condiciones de almacenamiento de la farmacia del hospital San Angel Inn Universidad.

2 Alcance

Aplica para el área de Almacén General y Biomédica.

3 Responsabilidades

a. Jefe de Almacén General

Supervisar que el presente PNO es elaborado y escrito por el personal al que fue asignada dicha actividad.

Dar a conocer el presente manual al personal de almacén general.

Supervisar el cumplimiento de este procedimiento.

Revisar y firmar el presente documento.

b. Auxiliar de Almacén

Identificar y notificar las necesidades de elaboración y actualización de este manual.

Leer el presente manual y firmarlo.

Conocer y aplicar el presente manual relacionado con sus actividades en el Hospital San Angel INN Universidad.

c. Área de Biomédica

Contactar con el Proveedor autorizado para la realización periódica de la calibración de los instrumentos de medición.

4 Desarrollo proceso.

Tener presente el calendario de calibración, así como la fecha que le corresponde su re calibración a cada instrumento de medición del área.

Solicitar (recordar) al área de Biomédica la re calibración de los instrumentos.

Entregar al área de Biomédica los instrumentos para re calibración intercambiándolos por otros para darle continuidad al monitoreo de las condiciones de almacenamiento.

Continuar con las lecturas de las condiciones de almacenamiento.

Recibir los Instrumentos recalibrados con su constancia de calibración vigente.

Colocar los instrumentos de medición en su lugar asignado.

Continuar con las lecturas de las condiciones de almacenamiento.


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13. INDICADORES DEL AREA

1 Calidad en el servicio Rotación de inventarios

2 Calidad en el servicio Costo de Ventas Mat y Medicamento.

3 Calidad en el servicio Gastos

4 Calidad en el servicio Valor de inventario de Farmacia

5 Calidad en el servicio Días de rotación Farmacia

6 Calidad en el servicio Valor de inventario de Almacen

7 Calidad en el servicio Días de rotación Almacen

8 Calidad en el servicio

Valor de inventario de Suministros Qx

9 Calidad en el servicio Días de rotación Suministros Qx

10 Calidad en el servicio Satisfacción de usuarios de almacen y Farmacia


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14. BITÁCORA DE COPIAS CONTROLADAS

Área donde se localiza

Número de Copias Medio de Almacén Generalamiento Firma

Direccion General

1 Electrónico

Dirección de Contraloria.

1 Electrónico

Suministros 1 Impreso/Electrónico

Almacén General General

1 Impreso/Electrónico

Suministros Quirofano.

1 Impreso/Electrónico

Area de Calidad 1 Electrónico

15. REGISTRO DE CAMBIOS

Sección Fecha Revisión Resumen del cambio

01-04-2014 0 Emisión inicial.

15-04-2016 1 Revisión integral de la información


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