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PROPUESTA DE UN PLAN DEMEJORA PARA EL ALMACN DE
MATERIA PRIMA DE LA EMPRESASTANHOME PANAMERICANA CON LA
FINALIDAD DE AUMENTAR LACONFIABILIDAD DE LA
INFORMACIN DEINVENTARIO
Autores: Pez TomsC.I. 15860911Alandette YulyC.I. 18182625
Urb. Yuma II, calle N 3. Municipio San DiegoTelfono: (0241) 8714240 (master)Fax: (0241) 8712394
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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOS ANTONIO PEZFACULTAD DE INGENIERA
ESCUELA DE INGENIERA INDUSTRIAL
PROPUESTA DE UN PLAN DE MEJORA PARA EL ALMACN DEMATERIA PRIMA DE LA EMPRESA STANHOME PANAMERICANA CON
LA FINALIDAD DE AUMENTAR LA CONFIABILIDAD DE LAINFORMACIN DE INVENTARIO
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al ttulo de
INGENIERO INDUSTRIAL
Autores:Pez TomsC.I.: 15.860.911
Alandette YulyC.I. 18182625
Tutor: Ing. Demstenes Ruiz
San Diego, Enero de 2013
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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD JOS ANTONIO PEZ
FACULTAD DE INGENIERAESCUELA DE INGENIERA INDUSTRIAL
ACEPTACIN DEL TUTOR
Quien suscribe, Ingeniero Demstenes Ruiz, portador de la cdula de
identidad N 2.245.234 en mi carcter de tutor del trabajo de grado presentado por
los ciudadanos Toms Pez, portador de la cdula de identidad N 15.860.911 y Yuly
Alandette, portador de la cdula de identidad N 18.182.625 titulado PROPUESTA
DE UN PLAN DE MEJORA PARA EL ALMACN DE MATERIA PRIMA DE
LA EMPRESA STANHOME PANAMERICANA CON LA FINALIDAD DE
AUMENTAR LA CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN DE
INVENTARIOpresentado como requisito parcial para optar al ttulo de Ingeniero,
considero que dicho trabajo rene los requisitos y mritos suficientes para sersometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado examinador que
se designe.
En San Diego, el 01 da del mes de Febrero del ao dos mil Trece .
___________________________
Ing. Demstenes Ruiz.C.I.: 2.245.234
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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD JOS ANTONIO PEZ
FACULTAD DE INGENIERAESCUELA DE INGENIERA INDUSTRIAL
San Diego, Enero de 2013
ACTA DE REVISIN METODOLGICA DEL TRABAJO DE GRADO
Quienes suscriben esta Acta, dejan constancia que el Proyecto de Trabajo
de Grado: PROPUESTA DE UN PLAN DE MEJORA PARA EL
ALMACN DE MATERIA PRIMA DE LA EMPRESA STANHOME
PANAMERICANA CON LA FINALIDAD DE AUMENTAR LA
CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN DE INVENTARIO ha
sido revisado y, cumpliendo con los requisitos exigidos para suaprobacin, recomiendan su tramitacin ante el organismo acadmico
correspondiente.
Ing. Demstenes Ruiz
Tutor Acadmico Firma Fecha
Ing. Alicia Pizzella
Tutor Metodolgico Firma Fecha
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DEDICATORIA
A Papa Dios por estar siempre conmigo, por ser mi gua espiritual y por darme la
fuerza e inteligencia para culminar esta fase de mi vida.
A mis padres y abuelos por haberme brindado todo el apoyo y por confiar en m
en todo momento a lo largo de esta carrera. Por ensearme que se debe seguir
adelante y luchar por las metas que se trazan en la vida sin importar las adversidades
que se presenten.
A ti que apareciste a la mitad de este sueo pero que rpidamente te convertiste en
pieza clave para conseguirlo.
A todas aquellas personas que de una u otra manera pusieron su granito de arena
para lograr este sueo.
A aquellos que hoy no estn pero que fueron y sern parte importante de mi vida.
A ellos les dedico todos mis logros porque sin ellos no fuese sido posible lograr
esta meta.
Yuly Alandette
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DEDICATORIA
A la memoria de mi gran Amigo Eric Melville, por una meta planteada en
conjunto y hoy con la ayuda de Dios se concreta. Un fuerte abrazo a su bella familia.
A Machi y Lucy, grandes mujeres cuyas vidas ayudaron a mi formacin.
A mi madre, que con su dedicacin y ejemplo me enseo a afrontar todas las
adversidades que se presentan en el camino, eres parte de este logro. No hay palabras
que expresen lo inmensamente agradecido que me siento de tenerte siempre a mi
lado.A mi gran amiga y esposa, persona especial al igual que sus padres que con su
paciencia, oportunos regaos y consejos, expresa un apoyo de mucho peso que el da
de hoy no es ms que una pequea muestra de lo que juntos podemos lograr. Te amo
mi vida.
Tomas Pez
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AGRADECIMIENTO
En primer lugar a Dios Todo Poderoso por su infinita sabidura y comprensin, piedrafundamental de nuestro desarrollo como futuros Ingenieros.
A nuestros padres y hermanos por la gran ayuda prestada a lo largo de la carrera y enespecial esta ltima etapa.
A nuestros familiares, Profesores, compaeros de clase y de trabajo por su valiosacolaboracin en el logro de los objetivos.
A la Lic. Massiel Coronado por su aporte como Administradora del Almacn al
facilitar la informacin y herramientas para la realizacin del proyecto.A todos los Operarios y Empleados del Almacn de materia prima de la empresaStanHome.
A nuestros tutores, en particular al Profesor Ing. Demstenes Ruiz por el tiempodedicado, los conocimientos impartidos y su celo por el cumplimiento de losobjetivos.
A todos mil gracias
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NDICE GENERAL
CONTENIDO pp.
LISTADO DE CUADROS xLISTADO DE GRAFICOS xLISTADO DE FIGURAS.. xRESUMEN. xiINTRODUCCIN..... 1
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CAPTULO
I EL PROBLEMA. 31.1 Planteamiento del Problema.... 31.2 Formulacin del Problema...... 51.3 Objetivos de la Investigacin...... 5
1.3.1 Objetivo General.... 51.3.2 Objetivos Especficos..... 5
1.4 Justificacin de la Investigacin. 61.5 Alcance... 7
II MARCO TERICO.. 8
2.1 Antecedentes 82.2 Bases Tericas... 10
2.2.1 Optimizacin.. 112.2.1.1 Factorespara optimizar un almacn... 11
2.2.2 Almacn.. 122.2.3 Espacio Fsico . 132.2.4 Distribucin de Almacn 132.2.5 Seguridad de los Bienes. 15
2.2.6 Recepcin... 162.2.7 Despacho 172.2.8 Almacenamiento . 172.2.9 Planificacin ... 19
2.2.9.1 Necesidad de Planificar... 202.2.10 Orden 212.2.11 Inventario Cclico. 22
2.2.11.1 Ventajas. 232.2.12 Tipos de Inventarios. 232.2.13 Demanda .. 242.2.14 Ciclo de Pedidos... 252.2.15 Tiempos de Espera... 252.2.16 Entrega de Pedidos.. 262.2.17 Horizonte de Tiempo 262.2.18 Inventarios de Seguridad.. 26
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2.2.19 Cantidad de Reorden 262.2.20 Punto de Reorden Requerido... 27
2.2.21 Nivel de Servicio.. 282.3. Definicin de Trminos Bsicos. 29
III MARCO METODOLGICO 313.1 Tipo de Investigacin.. 313.2 Diseo de la Investigacin... 313.3Nivel de la Investigacin. 313.4 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin... 323.5 Poblacin y Muestra 33
3.6 Fases Metodolgicas 33
IV ANLISIS Y RESULTADOS.. 35
4.1 Diagnosticar la situacin actual del inventario de materia prima 374.2 Analizar el diagnstico de la situacin actual a travs detcnicas y herramientas 41
4.2.1Cuadro de Jerarquizacin de Causa Principales.......... 43
4.3 Proponer un plan de accin que incremente la confiabilidaddel inventario en el almacn de materia prima.. 43
4.3.1 Propuestas..... 43
CONCLUSIONES. 54RECOMENDACIONES 55
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS....... 56ANEXO.. 58A Ajuste en Sistema por diferencia de Inventario.. 59B Lista de SKU... 60C Programa Semanal de Recepcin de Materia Prima... 87D Normas para la Recepcin de Materia Prima.. 89
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E Nota de Remisin.... 90F Programa Semanal de Envasado. 91
G Formato de solicitud de muestra..... 94H Control de Existencia...... 103I Redefinicin de espacios KEY PROJECT.. 104J Evaluacin del KEY PROJECT.. 105
LISTADO DE GRFICOS
GRFICO pp.
1 Punto de Reorden............ 27
2 Nivel de Servicio......... 28
3 Ciclo Logstico del Almacn... 35
4Recorrido Detallado de Insumos.
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LISTA DE FIGURAS
FIGURA
1 Colapso de Zonas establecidas 39
2 Paleta No Identificada......... 39
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3 Causa-Efecto Factores que afectan el Inventario 42
4 Propuesta de Distribucin del Almacn.............. 50
LISTA DE CUADROS
CUADRO
1 Jerarquizacin de Causa...... 43
2 Plan de Accin 45
3 Perdidas en Volumen y Bolvares en Planta... 52
4 Perdidas en Volumen y Bolvares en Almacn Externo. 53
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FACULTAD DE INGENIERAESCUELA DE INGENIERA INDUSTRIAL
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PROPUESTA DE UN PLAN DE MEJORA PARA EL ALMACN DEMATERIA PRIMA DE LA EMPRESA STANHOME PANAMERICANA
CON LA FINALIDAD DE AUMENTAR LA CONFIABILIDAD DE LAINFORMACIN DE INVENTARIO
Autores: Pez Toms, Alandette YulyTutor: Demstenes RuizFecha:Enero 2013
RESUMEN
Las empresas estn compuestas por un conjunto de procesos orientados
a alcanzar un objetivo determinado, para este fin se cuenta con una serie derecursos que facilitarn o dificultarn la consecucin del mismo. Parte deestos procesos son los llevados a cabo en los almacenes de materia prima yaque en ellos se reciben y controlan los insumos que garanticen la producciny por ende las utilidades. En este contexto, la investigacin tuvo comoobjetivo principal hacer una evaluacin de los procesos llevados a cabo en elalmacn de materia prima de la empresa StanHome Panamericana, desde larecepcin de los insumos hasta su despacho al rea de manufactura oterceros, pasando por todo el control y gestin del inventario con el fin dedetectar las fallas que generan la escasa confiabilidad. Se tomaron en cuentafactores tales como disposicin de la mercanca segn su tipo, planes desegregacin, predespacho y cronograma de envasado entre otros. El mismoestuvo enmarcado dentro de la modalidad de investigacin de campo ybasado en estrategias de investigacin de tipo documental y descriptiva.Tambin se tomaron en cuenta estudios anteriores y tcnicas para larecoleccin de la informacin, a travs de estas modalidades y tcnicas selogra observar todos aquellos factores que generan el bajo nivel deconfiabilidad. De esta manera se logra plantear las acciones que llevan a unagestin confiable del almacn y el inventario con el objetivo principal que elnivel de confiabilidad en la informacin del inventario sea mayor a laobtenida durante los ltimos dos aos.
Descriptores: Almacn, inventario, confiabilidad, predespacho, SKU.
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INTRODUCCIN
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El principal objetivo de este estudio de investigacin es desarrollar un plan de
mejora para aumentar la confiabilidad de los inventarios de materia prima en la
empresa StanHome Panamericana. En los ltimos dos aos estos inventarios han sido
deficientes debido a diferentes factores tales como: poco control de los procesos, mal
manejo de la informacin, falta de seguimiento a las aprobaciones de calidad, mala
identificacin de la mercanca, colapso del rea de predespacho por falta de espacio
entre otros.
Las empresas deben y tienen que estar preparadas para adaptarse al cambio y las
demandas del medio donde se desenvuelvan, para poder conseguir y materializar el
xito organizativo, por esto se considera importante que evolucionen los mtodos quemejoren sus procesos; de ah que se hace necesario desarrollar e implantar diferentes
estrategias que permitan lograr y conseguir los objetivos planteados de su gestin.
El desarrollo de este Trabajo de Grado permiti evaluar todas las operaciones que
implican un almacn de materia prima, desde la recepcin de insumos, su control-
resguardo y por ltimo el despacho al rea de manufactura, logrando evidenciar las
posibles fallas que originan la baja confiabilidad del inventario.
La estructuracin de la presente investigacin ser la siguiente:
Captulo I denominado El Problema donde se hace el planteamiento y
formulacin del mismo, los objetivos que se alcanzaran al final de la investigacin y
su respectiva justificacin.
Captulo II Marco Terico el cual presenta la explicacin conceptual que ayuda a
comprender la naturaleza de la investigacin. Tambin se presentan los antecedentes,
donde se muestran investigaciones pasadas que guardan relacin de manera directa o
indirecta con la planteada. Por ltimo se definen los trminos relevantes o
especializados que fundamentan la teora.
Captulo III se presentar el Marco Metodolgico constituido por las bases
metodolgicas utilizadas para la realizacin de la investigacin, as mismo las fases
que se siguen para alcanzar los objetivos propuestos.
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Y un Captulo IV conformado por la propuesta que plantea las acciones a tomar
para lograr el objetivo general de este trabajo de grado. De igual manera se presentan
las conclusiones que se derivan del estudio y las recomendaciones que se sugieren
sean consideradas.
CAPTULO I
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EL PROBLEMA
1.1Planteamiento del Problema.
La Logstica es el proceso de planificar, implementar y controlar el flujo de
materiales y de manejar la informacin relacionada desde el lugar de origen hasta el
lugar de consumo, con el propsito de satisfacer los requerimientos de los clientes. En
otras palabras, con la gestin logstica se pretende proveer el producto correcto en la
cantidad requerida, en el lugar indicado, en el tiempo exigido y a un costo razonable.La logstica es un sistema con actividades interdependientes que pueden variar de una
organizacin a otra, pero normalmente incluirn las siguientes funciones: Transporte,
Almacenamiento, Compras, Inventarios, Planeacin de Produccin, Gestin de
Personal, Embalaje y Servicio al Cliente. Entre los elementos que forman la
estructura del sistema logstico, el almacn es una de las funciones que acta en las
dos etapas del flujo de materiales: el abastecimiento y la distribucin fsica,
constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la
empresa.
Para que un almacn funcione de manera adecuada es necesario que tenga un
control sobre todo lo que se ingresa y despacha; esto se refiere, entre otras
actividades, a mantener las ubicaciones fsicas bien definidas, qu clase de material
se podr almacenar en cada una, as como tambin conocer su capacidad y cualquier
otra caracterstica necesaria. Dentro de la gestin de los almacenes existe una parte
fundamental que es el almacenaje y manejo de materias primas, siendo ste una
unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de la empresa con objetivos
bien definidos de resguardo y/o custodia, control y suministro.
Por otra parte, los inventarios varan en razn de su consumo o el despacho de los
materiales o insumos que los componen, lo que da lugar al movimiento de las
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existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de otras solicitudes de los
usuarios (Planificacin y Produccin), generando la rotacin de los materiales.
Normalmente una empresa manufacturera de venta directa como StanHome
Panamericana presenta una dinmica desde el punto de vista logstico y operacional
de suficiente consideracin. Dentro de este contexto vale destacar que en la
planeacin de almacenes cuenta con uno de materia prima (insumos qumicos y
empaques) y su base organizativa tiene tres reas como lo son: Recepcin,
Almacenamiento y Despacho. A pesar de contar con altos estndares de control
propios de una empresa trasnacional, el almacn de materia prima ha venido
experimentando una serie de tropiezos en la ejecucin de las funciones. Cuenta conun software (AS400) que le permite registrar los movimientos y el almacenamiento
de materiales y, pese a estas bondades que brinda dicha herramienta, la empresa
confronta ciertas dificultades en el control de inventario mediante continuas
diferencias en los conteos fsicos y el krdex del sistema, presentando una baja
confiabilidad de inventario en las ubicaciones y existencia. Ver anexo A donde se
evidencia un ajuste en sistema como consecuencia de diferencias en el inventario.
Entre las causas ms relevantes en la poca confiabilidad de las ubicaciones y
existencias estn los errores administrativos, equivocaciones en la recoleccin de
materiales, errores en las recepciones, tardanza en los anlisis de
aprobaciones/rechazos por parte del Departamento de Calidad, falta de seguimiento
para la ejecucin de traslados de mercanca; es decir, el movimiento fsico de
mercanca dentro del almacn no se realiza a nivel lgico, creando discrepancias,
prdida y desorientacin a la hora de localizar un insumo dentro del almacn.
Considerando lo antes expuesto, StanHome Panamericana no ha logrado superar en
su Almacn de Materia Prima los ndices de confiabilidad de inventarios mas all del
40 % en los ltimos dos aos, estando su ltimo inventario alrededor de un 17 % de
confiabilidad general. La Gerencia de Costos, para calcular este indicador, considera
los aproximadamente 1.004 SKU disponibles entre Qumicos y Empaques,
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penalizando las malas ubicaciones y discrepancias en las existencias; esta situacin
activo la alarma de la Direccin General y tomar la decisin de abortar el inventario.
En vista de la problemtica presentada, la Direccin General, en conjunto con la
Gerencia de Almacn, sugiri presentar en los prximos tres meses un plan de accin
que permita depurar y sincerar el flujo de inventario Lgico vs. Fsico de Insumos
Qumicos y Empaques con la finalidad de lograr una base de inventario real a nivel de
sistema. Se espera que con esta propuesta se evaluaran los procesos llevados a cabo
en el almacn de materia prima, desde la recepcin de los insumos hasta su despacho
al rea de manufactura, pasando por todo el control y gestin del inventario, tomando
en cuenta factores influyentes tales como disposicin de la mercanca segn su tipo,planes de segregacin, predespacho, devoluciones y cronograma de envasado entre
otros.
1.2 Formulacin del Problema.
Cmo se puede mejorar la confiabilidad del flujo de Inventario Lgico vs. Fsico en
el Almacn de Materia Prima de la Empresa StanHome Panamericana con la
finalidad de lograr una base de inventario real a nivel de sistema?
1.3 Objetivos de la Investigacin.
1.3.1 Objetivo General.
Proponer un plan de mejora que aumente la confiabilidad del flujo de Inventario
Lgico vs Fsico en el Almacn de Materia Prima de la Empresa StanHome
Panamericana con la finalidad de lograr una base de inventario real a nivel de
sistema.
1.3.2 Objetivos Especficos.
1. Diagnosticar la situacin actual del inventario de materia prima para
determinar los factores que influyen en la problemtica.
2. Analizar el diagnostico de la situacin actual a travs de tcnicas y
herramientas.
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3. Proponer un plan de accin que incremente la confiabilidad del inventario en
el almacn de materia prima.
1.4 Justificacin de la Investigacin.
En el contexto de la cadena de suministro actual, la gestin de almacenes exige no
descuidar las facilidades que ofrece contar con un inventario organizado y disponer
de la informacin actualizada. Los sistemas de control de inventarios estn diseados
para supervisar los niveles y disear sistemas y procedimientos para una gestin
efectiva.
Las empresas trasnacionales saben que, para permanecer en los mercados y
garantizar una buena participacin, se debe tener presente que la gestin de almacnactualmente es importante tenerla controlada, ya que ello involucra un gran nmero
de estrategias que cumplir para el logro de los objetivos y el cumplimento de sus
metas econmicas.
La evaluacin que se llevara a cabo y la posterior propuesta de mejora permitir
mejorar la confiabilidad de los SKU para procesos de compra, mejorar los tiempos de
respuesta para la solucin de reclamo por mal despacho, minimizar procesos
operativos y administrativos, facilitar los conteos cclicos ya que cada material debe
estar ubicado en un nico lugar del almacn y reducir los ajustes de inventarios
proporcionando una reduccin en el costo de los insumos que componen el producto
terminado, as como una mnima variacin en valor monetario para efectos de la
Contabilidad de Costos.
Sobre la base de lo expuesto anteriormente, se justifica el desarrollo de una
propuesta de mejora para el almacn de materia prima de la empresa StanHome
Panamericana.
1.5 Alcance.
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Esta propuesta ser planteada a la Gerencia de Almacn de la Empresa StanHome
Panamericana y se basar en el levantamiento de la informacin (todos los procesos
de almacenaje de materia prima desde la recepcin hasta su despacho al rea de
manufactura) que permitir diagnosticar los puntos crticos en la cadena de suministro
de materia prima, as como el sistema de gestin de inventario. El estudio se basa en
un hecho real, donde se trabaja con una gran variedad de insumos qumicos y de
empaque, que lleve a establecer mejoras de operacin en el sistema de gestin del
inventario.
Es importante destacar que la implantacin de la propuesta es decisin de la
Gerencia del rea.
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CAPTULO II
MARCO TERICO
Con la finalidad de sustentar los diferentes aspectos investigativos relacionados
con el proyecto se realiz una revisin bibliogrfica, a partir de la cual se obtuvo
informacin relacionada con gestin de almacenes, inventarios y manejo de
materiales.
El Marco Terico o Marco Referencial, tiene como finalidad ofrecer al
investigador una serie de enfoques, proposiciones y conceptos que permitan orientar
la investigacin. Segn Sabino, C. (2002): El cometido que cumple el marco terico
es el de situar a nuestro problema dentro de un conjunto de conocimientos (..) de tal
modo que permiten orientar la bsqueda que ofrezca una conceptualizacin adecuada
a los trminos que utilizamos (p. 69).
2.1 Antecedentes
Se realiz una revisin de trabajos de grado de Ingeniera Industrial que tienen
similitud con el tema tratado y muestran diferentes enfoques que dicha investigacin
pueda tener y los aportes de la misma.
Bernrdez Brehm, Luis (2010) realiz un estudio en la Universidad del Valle de
Mxico, denominado Propuesta para Mejorar los Inventarios en una Empresa
de Ventas por Catlogos. Esta investigacin se llevo a cabo para tener un mejor
control de inventarios y poder reducir los costes generados por los mismos. Para esto
se estudi cada rea de trabajo que estaba involucrada con el manejo de estos
inventarios para observar cuales eran las fallas y posteriormente implantar las mejorasnecesarias para optimizar el manejo de inventarios.
Por su parte, Snchez M., Jos (2007) en su trabajo de grado titulado Propuesta
de un Sistema de Administracin de Inventarios de Producto Terminado y
Racionalizacin de Inventarios en una Empresa de Consumo Masivo presentado
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ante la Universidad Central de Venezuela. El objetivo general de la investigacin
consista en determinar y recomendar el establecimiento de un sistema de
administracin de inventarios de productos terminados y por la otra, proponer un
programa de racionalizacin de inventarios de materiales de repuestos y suministros.
Segn el autor, se justifica la realizacin del mismo por constituir la puesta en marcha
de un sistema de administracin de inventarios que permita, por una parte, conocer
concretamente sus niveles ptimos de seguridad, las cantidades operacionales de cada
producto que deban ser mantenidas, en funcin de la demanda de los productos y, por
otra parte, las mejoras necesarias de introducir en los distintos inventarios de
repuestos y suministros de las empresas.As mismo, Mongua, P. y Sandoval, H. (2009) Presentaron ante la Universidad de
Oriente un trabajo de Grado titulado Propuesta de un Modelo de Inventario para
la Mejora del Ciclo Logstico de una Distribuidora de Confites ubicada en la
ciudad de Barcelona, Estado Anzotegui. Consisti bsicamente en realizar un
diagnstico del ciclo logstico de la empresa, la cual lleva por nombre CONFISUR
C.A. y la misma se fundament en la aplicacin de una encuesta y en la aplicacin
de algunos mtodos de recoleccin de datos, consiguiendo as con la ayuda de esto
algunos problemas operativos dentro de la organizacin en la manera en que se
gestiona y controla el inventario. Para mantener un control sobre los productos se
procedi a aplicar el mtodo de clasificacin ABC. Luego, con la teora de
inventarios, se plante el modelo de periodo fijo para lo productos con la finalidad
de solucionar las problemticas en el ciclo logstico; luego de esto y para terminar se
establecieron propuestas y planes de accin que contemplan las actividades mnimas
y los medios para el logro de sus objetivos.
Todos estos trabajos permitieron el establecimiento de bases para optar a
lineamientos de partida que benefician la actividad del diseo de una propuesta que
permita mejorar y/o aumentar la confiabilidad en el inventario de materia prima de la
empresa StanHome Panamericana. El aporte viene dado por el hecho que todos los
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trabajos mencionados anteriormente buscan la mejor administracin de los
inventarios estableciendo propuestas y planes de accin y al igual que el presente
trabajo se aplic la observacin directa y anlisis de los procesos con el fin de
determinar los problemas operativos y administrativos.
2.2Bases Tericas
Un sistema de administracin de inventarios es aquel en el que se establecen,
mediante una metodologa adecuada, las cantidades necesarias de almacenar y
mantener de determinados productos y artculos, a fin de cubrir futuras ventas o usos
de los mismos. Hay grandes diferencias entre los sistemas de inventario, que se
aplican actualmente. Los mismos pueden diferir en cuanto a su tamao ycomplejidad, en cuanto a la naturaleza de los artculos o productos que almacenan, en
cuanto a las tcnicas que deben aplicarse o en cuanto a los costos operacionales
asociados al sistema. Estas diferencias pueden ser consideradas o no, para reflejar
variaciones en la estructura del sistema que se est tratando, con respecto a otros
sistemas de inventario aplicables.
Debido a las diferencias existentes entre los sistemas de administracin de
inventarios y los diferentes puntos de vista que se pueden tener acerca de lo que los
problemas de inventario significan, cada sistema debe tratarse de manera
independiente, realizndose para ello anlisis previos a travs de los cuales se pueda
lograr una visin clara de todas las caractersticas particulares involucradas. De igual
manera se deben identificar durante el anlisis, los aspectos generales comunes a casi
todos los sistemas de administracin de inventarios, con la finalidad de establecer
todas las variables y parmetros que tengan incidencia, de una u otra manera, en los
problemas que se suscitan durante la definicin del sistema a ser aplicado. Antes de
entrar en mayores detalles acerca de cada una de las tareas bsicas a seguir en la
bsqueda de la mejor solucin a los problemas de inventarios del almacn de materia
prima de la empresa StanHome Panamericana, es conveniente establecer algunas
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definiciones, caractersticas y propiedades bsicas de los sistemas de inventario en
general.
2.2.1 Optimizacin
Una de las formas que tiene cualquier empresa industrial para ser ms competitiva
es mediante la optimizacin de sus procesos industriales. Lozano (2002) en su libro
Como y donde optimizar los costes logsticosdefine optimizar algo es conseguir
los mximos objetivos con el mnimo esfuerzo (p. 31).
En el entorno actual, cada vez ms competitivo y con menores mrgenes, las
organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las haga ms
competitivas. En este sentido, cada vez son ms conscientes de la importancia de lagestin de almacenes (y la gestin logstica en general) como parte esencial a la hora
de aportar ms valor a sus clientes y reducir sus costes.
Las empresas estn compuestas por un conjunto de procesos orientados a alcanzar
un objetivo determinado. Para este fin se cuenta con una serie de recursos que
facilitarn o dificultarn la consecucin del mismo. Por lo tanto, como es de suponer,
la clave reside en optimizar tanto los procesos realizados como los recursos
utilizados. En la actual coyuntura, una forma de optimizar los procesos y aumentar la
flexibilidad de la empresa, con objeto de ganar rentabilidad y capacidad para
adaptarse a los cambios, es la externalizacin o el outsourcing.
2.2.1.1 Factores para optimizar un almacn
El desarrollo de una buena gestin en los centros de distribucin comprende los
siguientes pasos que son importantes de tener en cuenta:
- Primero, definir cmo es el perfil de actividad de cada producto.
- Evaluar si los productos estn almacenados en la posicin correcta dentro del
espacio para obtener las mayores ventajas de las ubicaciones en que se
localicen.
- Las ubicaciones de los productos son relevantes para optimizar el fcil acceso al
inventario y lograr una mayor utilizacin de los equipos de manejo de
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materiales. Estas condiciones ayudan a que los productos y las herramientas se
utilicen en su mxima capacidad. La evaluacin correcta y oportuna de los
indicadores de gestin permite que los diversos niveles de mandos directivos
estn informados sobre lo que acontece en el almacn; con la correcta
informacin se pueden tomar las medidas correctivas a cualquier inconveniente
que se presente en la gestin del centro de distribucin. La evaluacin
permanente ayuda a realizar ejercicios comparativos peridicamente de los
indicadores de gestin para determinar su ptimo desempeo o si se necesitan
mejoras.
2.2.2 AlmacnSegn Garca C. (2008), en su libro Almacenes, Planeacin, Organizacin y
Control, enuncia El almacn es una unidad deservicio en la estructura orgnica y
funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos (p.207).
Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas
industriales o comerciales, el almacn es una de las funciones que acta en
las dos etapas del flujo de materiales: el abastecimiento y la distribucin fsica,
constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la
empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerrsele como la bodega
o depsito donde se guardaban los materiales que produccin o ventas requera. Estos
son algunos de los errores que se deben evitar:
-Zonas de carga y descarga de extensin reducida; se producir el efecto puzzle:
para poner una mercanca tendremos que mover otra, lo cual supondr prdida de
tiempo.
- No respetar la clasificacin ABC, productos que ms salen ms cerca de la zona
de carga, lo contrario implicar mayor tiempo para preparar pedidos y como
consecuencia prdida de tiempo.
-
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- Almacn saturado: la mercanca no estar accesible directamente lo cual implica
que para preparar los pedidos habr prdida de tiempo; se produce nuevamente
un efecto puzzle, quitar uno para poner otro. A la hora de recuento tambin
supone una perdida de tiempo.
- Personal insuficiente: Implica una mala ubicacin de la mercanca, desorden.
- Tener los productos sin codificar.
2.2.3 Espacio Fsico
El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea debe ser lo ms corta
posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con que estas se
pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario elevael costo del producto.
Segn Garca Cant (2008): El espacio necesario para el rea de recepcin,
Almacn, Despacho depende del volumen mximo de mercanca que se descarga y
del tiempo de su permanencia en ella (p. 216). La asignacin del espacio fsico en un
almacn es de vital importancia para tener una mejor administracin y control de lo
que se encuentra en l. Se utiliza el mtodo de Cube-per-Order Index (COI) y la
poltica ABC, para asignar de manera eficiente los espacios fsicos de un almacn,
para que el manejo de los productos se haga de manera ms fcil y las prdidas por
daos y obsolescencia sean menores.
2.2.4 Distribucin de Almacn
Un almacn debe tener tres reas principales:
- Recepcin.
- Almacenamiento.
- Despacho.
Segn Garca Cant (2008): El tamao y distribucin de estas tres reas depende
del volumen de operaciones y de la organizacin de cada empresa en lo particular.
Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien,
dentro de un solo local (p. 220).
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La distribucin fsica es el trmino empleado para describir las actividades
relativas al movimiento de la cantidad correcta de los productos adecuados al lugar
preciso, en el momento exacto. La calidad del servicio, intrnseca a las operaciones de
distribucin, es fundamental desde el punto de vista estratgico, pues constituye para
la empresa una importante ventaja competitiva que lleve a los clientes a su eleccin
aunque el producto sea muy similar o incluso inferior al de sus competidores.
La distribucin en planta de almacn debe estar estructurada de forma que consiga
alcanzar las siguientes metas
- Un flujo con pocos retrocesos
- Mnimo trabajo de manipulacin y transporte- Mnimos movimientos y desplazamientos intiles del personal
- Eficiente uso del espacio
- Previsin de una posible expansin
- Por otro lado las reglas que deben seguirse cuando se realiza la distribucin
en planta de almacenes son:
- Los artculos de ms movimiento deben ubicarse cerca de la salida
para acortar el tiempo de desplazamiento
- Los artculos pesados y difciles de transportar deben localizarse de
tal manera que minimicen su trabajo
- Los espacios altos deben usarse para artculos ligeros y protegidos
- Los materiales inflamables y peligrosos deben situarse en zonas
cerradas y protegidas
- Los artculos grandes protegidos o insensibles al agua y al sol pueden
almacenarse en algn anexo, en el exterior del edificio del almacn
2.2.5 Seguridad de los Bienes
Reyes P, (2005) explica: El almacn es un lugar especialmente estructurado y
planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de
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la empresa, antes de ser requeridos para administracin, la produccin o al venta de
artculos o mercancas (p.168).
Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que
preste a las funciones productoras de utilidades, entre ellas: ventas. Es
importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de
entrada y salida, o sea una rpida rotacin.
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:
- La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn.
- El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadasde recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el
control de inventarios.
- Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
- Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
- Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el
nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.
- La identificacin debe estar codificada.
- Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes y espacios marcados para facilitar su
ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en
las tarjetas correspondientes de registro y control.
- Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al
almacn.
- Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
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- La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
asignada a l y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
- Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
- La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
- El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones
de operacin.
2.2.6 Recepcin
Maynard L. (2003) indica Este proceso es un proceso crtico de la cadena de
suministros porque influye directamente sobre la confiabilidad del inventario y de las
entregas futuras. En esta rea se permite asegurarse de la conformidad cualitativa y
cuantitativa de la mercanca entregada (p.208).
La zona de descarga ha de tener el espacio adecuado para las maniobras. La zona
de recepcin tiene que tener las dimensiones adecuadas al volumen de mercanca que
se recepciona y el tiempo que ha de permanecer all. La permanencia de dicha
mercanca en esta rea ser la mnima posible. Deben estudiarse los medios que sean
ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de vehculos segn
las instalaciones en el rea de recepcin.
En esta rea se realiza la verificacin de la mercanca que entra. La descarga ha de
ser de la forma ms rpida y eficiente posible. La verificacin de la mercanca es una
actividad de suma importancia, hay que cotejar la factura y/u orden de compra con la
mercanca fsica y es necesario asegurarse que la mercanca no presente anomalas
roturas, embalajes deteriorados. Hay que marcar al personal del almacn unas pautas
a seguir ante cada una de estas circunstancias. En muchos casos el proveedor, una vez
que hemos aceptado la recepcin, ya no se hace responsable del estado de la
mercanca, as como si las cantidades son correctas o no.
2.2.7 Despacho
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La zona de despacho es el espacio donde se prepara la mercanca para enviar a los
clientes. Estar determinada segn la cantidad de solicitudes recibidas y el medio de
transporte de reparto. Maynard (2003) (Manual de Ingeniera y Organizacin
Industrial) comenta: En el momento de despacho, donde el sistema edita una orden
de despacho, donde el jefe de bodega se contacta con un transporte disponible que se
presente en una hora y fecha y sitio donde ser llevada la carga; se despacha la carga
de los productos que estn en buen estado y si se da de productos defectuosos se dar
el procesos de seleccin y recuperacin de los mismos, las estibas en los vehculos de
transporte deben realizarse cumpliendo con las estipulaciones de manipulacin y
patrn de estiba correspondiente (p.72).En ciertos almacenes, con gran movimiento de mercancas, esta zona puede tener
un rea de consolidacin, que sirve para depositar y preparar la mercanca
correspondiente a un pedido. En esta misma rea se puede realizar el embalaje. En
caso de que esta actividad no se pudiera desarrollar en el mismo lugar, debido a las
caractersticas del mismo o por el volumen de pedidos solicitados, se destinara a
un rea de embalaje. Una vez embalado el pedido se realizar un control de salidas
que consistir en comprobar las mercancas preparadas con las mercancas
solicitadas. En el caso de no poder realizarse en el mismo espacio se dispondr de
un rea de control de salidas. Para el diseo de esta zona hay que tener en cuenta la
concurrencia de medios de transporte en horas punta y que este hecho no sea un
inconveniente para dar al cliente un servicio eficiente.
2.2.8 Almacenamiento
La zona de almacenamiento es el lugar donde la mercanca quedar depositada
hasta el momento de su expedicin. Para el almacenamiento tendremos en cuenta las
caractersticas de las unidades de carga, peso, volumen y con qu frecuencia
tendremos que hacer los inventarios. Estos datos ayudarn a tomar decisiones
respecto al tamao y peso de las paletas, el tipo de estanteras y colocacin de las
mismas y la amplitud necesario en los pasillos; el control de inventarios determinar
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el lugar donde hay que ubicar la mercanca en funcin de la rotacin o frecuencia de
entrada y salida.
En algunos almacenes, la zona destinada a almacenamiento se suele subdividir en
dos reas, una de reposicin de existencias y otra de seleccin y recogida de
mercancas. Maynard L. (2003) (Manual de Ingeniera y Organizacin Industrial)
explica que en el rea de almacenamiento se realizan los procesos de organizacin de
las mercancas en los racks o estantes, bajo el sistema FIFO, cuales mercancas que
son primeras en entrar, son las primeras en salir; donde se dan la identificacin y
ubicacin se dar bajo la sistematizacin (WMS), dependiendo de la carga y as
mismo sern distribuidos por mdulos, secciones durante el almacenamiento (p.68).El factor principal es el de la rotacin de los productos, donde cada unidad
estibada ser identificada segn su naturaleza y demanda de las mismas. Hay dos
tipos de sistemas de almacenaje, cada uno de los cuales tienen diferentes necesidades
de espacio:
- Ubicacin fija: Con un sistema de ubicacin fija cada unidad de almacenaje
tiene un determinado lugar en el almacn donde slo ese tem puede ser
almacenado; es decir, cuando una ubicacin fija quede vaca en ella slo se
puede colocar otra unidad de carga del mismo tem. El nmero de
ubicaciones necesarias ser equivalente al inventario mximo de cada tem.
El inconveniente que tiene este sistema es que el grado de utilizacin del
espacio del almacn es bastante bajo, ya que el nmero medio de unidades
almacenadas estar por debajo del nivel mximo durante la mayor parte del
tiempo.
- Ubicacin aleatoria: Este sistema permite mejorar el grado de utilizacin
del almacn. Las unidades de carga pueden ser ubicadas en cualquier
espacio vacante debido a que el ritmo de entrada y salida de los diferentes
bienes suele ser diferente.
Los principios a tener en cuenta a la hora de distribuir el espacio:
-
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- Primera entrada/primera salida.
- Ultima entrada/primera salida.
- Colocar los artculos de mayor demanda ms a la mano cerca de las puertas
de recepcin y entrega, clasificando la mercanca en tres grados: mayor
rotacin, media rotacin y baja rotacin (A, B, C). La regla 80-20 dice que
el 80 % de la demanda debe ser satisfecha con el 20 % de los artculos.
- Reducir movimientos y maniobras.
- Anchura de los pasillos apropiados a los medios necesarios para el manejo
del material.
- Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artculos que losrequieran.
- Todos los elementos de seguridad y contra incendios deben estar situados
adecuadamente en relacin a los materiales almacenados.
2.2.9 Planificacin
Gil (2007), sobre la planificacin, indica lo siguiente: La planificacin es un
proceso sistemtico en el que primero se establece una necesidad y acto seguido, se
desarrolla la mejor manera de enfrentarse a ella, dentro de un marco estratgico que
permite identificar las prioridades y determina los principios funcionales (p. 195).
Planificar significa pensar en el futuro, de tal manera que se pueda actuar de
inmediato. Esto no quiere decir que todo vaya a surgir segn el plan establecido. De
hecho, no ser as con toda probabilidad. Pero si se ha planificado correctamente, la
posibilidad de realizar ajustes, sin comprometer las metas globales, resultar mucho
ms apropiada. La planificacin intenta preparar el futuro racionalmente y esto
supone determinar procedimientos para que resulte econmica.
2.2.9.1 Necesidad de Planificar
La combinacin de un buen marco estratgico (obtenido a partir de una
planificacin estratgica) junto con un buen plan funcional o plan de accin se
manifiesta de la siguiente manera:
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- Proporciona una clara comprensin de los elementos necesarios para lograr
los objetivos de desarrollo
- Ayuda a otorgar prioridades y tomar decisiones
- Permite centrar aquellos recursos ms limitados en las acciones que
beneficiarn tu trabajo de mejor manera
- Mantiene en contacto con tu contexto: a nivel mundial, nacional o local
- Proporciona una herramienta de ayuda para comunicar tus intenciones a
otras personas
- Proporciona una gua coherente para su aplicacin diaria.
Las ventajas de la planificacin deben ser estudiadas, pues existen muchas excusaspara no llevarla a cabo y poner manos a la obra de inmediato. A menudo resulta ms
sencillo no planificar por los siguientes motivos:
- Una buena planificacin implica tiempo y dinero. Pero si se realiza
correctamente, la inversin merece la pena.
- A veces un estado de confusin eficz puede mantenerte a flote. Esto es
cierto si se tiene suerte. Sin embargo, esta confusin puede resultar costosa y
desconcertante, al igual que ineficz, debido al precario uso de los recursos y
tambin intil por no conseguir los resultados deseados.
- No se puede planificar en medio de una crisis, pero si se planifica
adecuadamente, se evitar algunas de ellas. Adems, aunque deba ocuparse
de las crisis de manera inmediata, independientemente de los planes, cuando
acabe la crisis, el plan permitir continuar con el trabajo de nuevo.
- La planificacin tan slo ser til si las personas se comprometen a llevarla a
cabo. Esto es cierto, pero no utilizar esta postura como una excusa para no
planificar: Nadie sigue el plan; entonces, por qu molestarse? El papel de la
direccin de la organizacin tiene que asegurar que la planificacin es til y
puesta en prctica. Las personas adquieren participacin en un plan,
formando parte de su desarrollo, siempre que tenga sentido y posibilidades.
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2.2.10 Orden
Garca (1994) en su libro Introduccin a la economa de la empresa referente al
orden expresa: Uno de los significados de orden es la propiedad que emerge en el
momento en que varios sistemas abiertos, pero en origen aislados, llegan a interactuar
por coincidencia en el espacio y el tiempo, produciendo, mediante sus interacciones
naturales, una sinergia que ofrece como resultado una realimentacin en el medio, de
forma que los elementos usados como materia prima, dotan de capacidad de trabajo a
otros sistemas en su estado de materia elaborada (p.185).
En la actualidad la tcnica de orden mas utilizada a nivel industrial son las 5s.
Se basan en gestionar de forma sistemtica los elementos de un rea de trabajo deacuerdo a cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que requieren esfuerzo y
perseverancia para mantenerlas.
Existen cuatro factores claves para obtener el xito de las 5s:
- Compromiso de la Alta Gerencia
- Comenzar las 5scon educacin y entrenamiento
- Involucrar a todo el personal
- Repetir el ciclo cada vez con estndar ms alto.
El mtodo de las 5S, as denominado por la primera letra (en japons) de cada
una de sus cinco etapas, es una tcnica de gestin japonesa basada en cinco principios
simples:
- Seiri: Clasificacin. Separar innecesarios
- Seiton: Ordenar. Situar necesarios
- Seis: Limpieza. Suprimir suciedad
- Seiketsu: Sealizar anomalas
- Shitsuke: Disciplina. Seguir mejorando
La aplicacin de las 5Ssatisface mltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo
particular:
- 1S Eliminar del espacio de trabajo lo que sea intil
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- 2S Organizar el espacio de trabajo de forma eficz
- 3S Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
- 4S Prevenir la aparicin de la suciedad y el desorden
- 5S Fomentar los esfuerzos en este sentido
Por otra parte, el total del sistema permite:
- Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es ms agradable
trabajar en un sitio limpio y ordenado)
- Reducir los gastos de tiempo y energa
- Reducir los riesgos de accidentes o sanitarios
- Mejorar la calidad de la produccin.- Seguridad en el Trabajo
El resultado se mide tanto en productividad como en satisfaccin del personal
respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de trabajo. La
aplicacin de esta tcnica tiene un impacto a largo plazo. Para avanzar en la
implementacin de cualquiera de las otras herramientas de Lean Manufacturing, es
necesario que en la organizacin exista un alto grado de disciplina. La
implementacin de las 5Spuede ser uno de los primeros pasos del cambio hacia la
mejora continua.
2.2.11 Inventario Cclico
Este procedimiento, supone un recuento diario colectivo de un determinado grupo
de productos, que previamente se han seleccionado normalmente con ayuda de un
sistema informtico. As por ejemplo, se puede establecer un Plan para que los
artculos B o C se recontaran solamente una dos veces al ao. Otro criterio de
inters podra ser, por ejemplo, en funcin del valor de los artculos.
2.2.11.1 Ventajas
- Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad, utilizando
personal especializado.
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- Posibilita el anlisis de las causas del error, mediante una investigacin de las
transacciones que tuvieron lugar en el periodo, por lo cual, se pueden sacar
estadsticas de los errores, estableciendo un programa preventivo para el futuro.
2.2.12 Tipos de Inventario
- Anual: El que se efecta una vez y al cierre del ejercicio econmico de la
empresa Presenta inconvenientes tales como:
- Paralizacin de la actividad de la empresa.
- Alto nivel de descuadres.
- Dificultad de seguir el movimiento histrico de las diferencias
- Rotativo: Control de los artculos diariamente, por zonas, ubicaciones,consumo, Valor. Entre sus ventajas:
- Detectar y modificar las diferencias existentes dentro de la operativa del
mismo mes.
- Aleatorio: Control al azar diario de diversas referencias de artculos. Ofrece
las siguientes ventajas:
- Ajustar los aprovisionamientos y las ventas a la realidad de los artculos
almacenados.
- Facilidad en el seguimiento del movimiento histrico.
- Dinmico: Control de los artculos a la misma vez que se efecta su ubicacin
por entradas o su recoleccin para salidas. Entre sus ventajas tenemos:
- Cuadre diario de los artculos
- Diferencias a cero.
- Movimiento histrico, totalmente actualizado.
- Exactitud de las necesidades de los Aprovisionamientos.
- No roturas de Pedidos.
2.2.13 Demanda
La demanda es tal vez la caracterstica ms importante de un sistema de
administracin de inventarios, ya que condiciona directamente como sern
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analizados y resueltos la mayora de los problemas de inventario. Generalmente los
sistemas de inventario se clasifican segn el patrn de demanda de los productos que
se almacenan. En este sentido la demanda puede llegar a ser determinstica o
probabilstica.
La demanda es determinstica cuando se asume que las cantidades necesarias, en
perodos de tiempo consecutivos, son conocidas con certeza. Esta demanda
determinstica, puede ser esttica o dinmica, en funcin de si es constante o variable
a travs del tiempo. En el caso de la demanda probabilstica, las necesidades de un
perodo de tiempo no son conocidas con certeza, pero s existe o se puede determinar
un patrn de demanda que puede ser descrito a travs de una distribucin deprobabilidades, que se asume conocida. La distribucin de probabilidades en este
caso, puede ser estacionaria o no estacionaria. (Estos casos son equivalentes a los
trminos esttica o dinmica, correspondientes a la demanda determinstica.) De igual
manera la demanda de un perodo determinado de tiempo, puede ser satisfecha
instantneamente, al comienzo del perodo o uniformemente a lo largo del lapso de
tiempo considerado.
En el mundo real la demanda de los productos o insumos de materia prima
difcilmente ocurre de manera determinstica. Por el contrario generalmente se
presenta como una variable aleatoria, no-estacionaria en el tiempo, por lo que para
poder proponer un buen sistema de administracin de inventarios se deben tener muy
en cuenta estas propiedades de la demanda. Desdichadamente las tcnicas
matemticas conocidas, no llegan a cubrir integralmente las complejidades de estos
sistemas, por lo que en muchos casos hay que asumir determinadas variables,
parmetros o situaciones especficas para poder completar los escenarios requeridos.
Por estas razones en la mayora de los casos, se asumen simplificaciones sobre la
demanda con diferentes niveles de abstraccin, los cuales dependen de la naturaleza
del problema de inventarios que se est considerando. En el caso de la empresa
StanHome, la demanda de insumos (qumicos y empaques) se analiza en forma
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independiente, para cada una de las distintas presentaciones en existencia en los
almacenes, es decir, por cada una de lo que se conoce en ingls como SKU (Stock
keeping unit).
2.2.14 Ciclo de Pedidos
Otra clasificacin posible de analizar en los sistemas de administracin de
inventarios, se relaciona con la forma en que se revisan las existencias de los
productos; es decir, la medida de tiempo en que se establecen las rdenes para
reponer los inventarios. Dicho de otra manera: viene siendo el ciclo que transcurre
entre dos rdenes sucesivas. En este sentido las revisiones pueden ser continuas,
cuando se coloca la orden de produccin tan pronto como el nivel de existencias caepor debajo del nivel determinado, previamente establecido. Este nivel es comnmente
denominado: punto de reposicin.
Tambin la reposicin puede hacerse en forma peridica; es decir, las
constataciones de los niveles de existencias se efectan a intervalos discretos, es decir
cada semana o cada mes y la colocacin de los pedidos se efecta en ese momento,
sin tomar en cuenta que los niveles de inventario puedan encontrase por debajo de
los puntos de reposicin establecidos para el producto.
2.2.15 Tiempos de Espera
Constituyen los lapsos de tiempo que tardan en elaborarse y llegar al almacn, los
productos destinados para suplir el inventario. Cuando se realiza un pedido o una
orden de produccin, sta puede ser satisfecha en corto tiempo o puede requerir un
tiempo de espera ms o menos largo. En ingls este perodo se conoce con el trmino
Lead Time. En general, estos tiempos de espera pueden ser tambin al igual que
las demandas, determinsticos o probabilsticos.
2.2.16 Entrega de Pedidos
Se entiende por entrega de pedidos la manera en que ocurren los reemplazos del
inventario. Aunque el sistema funcione con tiempos de espera, el remplazo puede
ocurrir de manera instantnea o uniforme. El reemplazo instantneo es aquel en el
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cual las cantidades pedidas llegan en un solo lote; cuando el inventario se suple de
fuentes externas a la empresa, generalmente el reemplazo es instantneo. En cambio
cuando el producto es manufacturado internamente en la misma empresa, por lo
general va llegando en diferentes lotes, este tipo de reemplazo es denominado
uniforme.
2.2.17 Horizonte de Tiempo
El horizonte de tiempo estara constituido por el perodo de tiempo durante el cual
el inventario es controlado. Este horizonte de tiempo puede ser finito o infinito,
dependiendo de la naturaleza de la demanda.
2.2.18 Inventarios de SeguridadCorresponde a las existencias que conviene mantener almacenadas, para protegerse
de cualquier variacin no prevista que se pueda producir en la demanda de los
productos, considerando los tiempos de reposicin de los mismos.
2.2.19 Cantidad de Reorden
Constituye la cantidad que debe solicitar el almacn, para reponer los productos,
en la medida que estos disminuyen sus existencias. Con relacin a este aspecto hay
que tener en cuenta que un sistema de administracin de inventario generalmente
almacena ms de un producto. Esta caracterstica es de inters sobre todo cuando hay
cierta interaccin entre los diferentes productos. Por ejemplo, cuando se producen
competencias por el espacio fsico en el almacn o depsito, en estos casos hay que
regular y estar pendientes tanto del monto de los productos a reponer, como de los
puntos de reorden.
2.2.20 Punto de Reorden Requerido
Corresponde al momento, medido en funcin del nmero de unidades existentes,
en el cual se deben ordenar los productos. Este punto toma en consideracin el tiempo
desde que se ordena el producto, hasta que el lote se encuentra disponible en el
almacn para su despacho al cliente, consumidor o distribucin. En el grfico que se
inserta a continuacin, se observa la lnea representativa del inventario de seguridad,
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la cual se presenta constante a lo largo del tiempo y que constituye, como se seal
anteriormente el nivel mnimo de productos que se debe mantener almacenados, para
asegurar contingencias en su demanda. Es decir el punto del cual no deben bajar las
existencias. De igual manera se notan los diferentes puntos de reorden, que se
suceden a travs del tiempo y que marcan los momentos en que debe realizarse los
pedidos, para la reposicin normal de las existencias del producto. (Ver Grfico 1)
Grfico 1 Punto de Reorden
Fuente: Snchez M, Jos (UCV, 2007).
2.2.21 Nivel de Servicio
Se define como la probabilidad o capacidad que posee el inventario para satisfacerla demanda futura. Es decir, si se tiene un nivel de servicios del 98% para un ciclo de
ventas diario, esto significa que el inventario cubre 98 de cada 100 das de demanda,
bajo condiciones normales. El nivel de servicios se corresponde con la probabilidad
de que se cubra la demanda con el inventario definido. Si se tiene una distribucin
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normal, esta probabilidad estara definida en funcin del promedio de unidades y de
su desviacin estndar. (Ver Grfico 2)
Grfico 2 Nivel de Servicio
Fuente: Snchez M, Jos (UCV, 2007).
2.3 Definicin de Trminos Bsicos
Almacn:Lugar donde se guardan y conservan insumos y productos terminados. Ensu interior se realizan actividades orientadas a ubicar fsica y administrativamente las
mercancas recibidas, quedando bajo el control del almacn.
Materia Prima: Es aquel o aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin
que al final se convertir en un producto terminado.
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Inventario de Materia Prima:Lo conforman los materiales con los que se elaboran
los productos, pero que todava no han recibido procesamiento.
Mejora:Consiste en incrementar la calidad de un producto o proceso, haciendo pasar
de un estado bueno a uno mejor.
Organizacin: Es cualquier sistema estructurado de reglas y relaciones funcionales
diseadas para llevar a cabo polticas empresariales.
SKU: El SKU proviene del acrnimo de Stock Keeping Unit. Es un identificador
usado en el Comercio con el objeto de permitir el seguimiento sistemtico de los
productos y servicios ofrecidos a los clientes. La pronunciacin puede ser tanto en
espaol "ese-ka-u"/"esk" como en ingls "es-key-i". Cada SKU se asocia con unobjeto, producto, marca, servicio, cargos. Tambin se define como unidad de
mantenimiento de existencias, es decir, un nmero de identificacin de existencias
para el rotulado de un artculo en particular.
Embalaje:Es un recipiente o envoltura que contiene productos de manera temporal
principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulacin,
transporte y almacenaje.
Manejo de Materiales: Es la preparacin y colocacin de los mismos para facilitar
su movimiento o almacenamiento. Comprende todas las operaciones a que se somete
el producto excepto el trabajo de elaboracin propiamente dicho; y en muchos casos
se incluye en ste como una parte integrante del proceso.
Empaque: se define como cualquier material que encierra un artculo con o sin
envase, con el fin de preservarlo y facilitar su entrega al consumidor. Su objetivo es
proteger el producto, el envase o ambos y ser promotor del artculo dentro del canal
de distribucin.
Kardex:Es un documento comercial utilizado para tener el control de la mercanca,
tanto la que entra como la que sale.
Confiabilidad:Es usado generalmente para expresar un cierto grado de seguridad de
que un dispositivo o sistema opera exitosamente en un ambiente especfico durante
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un cierto perodo. Cuando la confiabilidad se define cuantitativamente puede ser
especificada, analizada y se convierte en un parmetro del diseo de un sistema que
compite contra otros parmetros tales como costo y funcionamiento.
Proceso:Se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades sistematizadas
que se realizan o tienen lugar con un fin.
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
3.1 Tipo de investigacin
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El presente estudio de investigacin est enmarcado dentro de la modalidad de
Proyecto Factible el cual consiste en la elaboracin de una propuesta de un modelo
operativo viable, o una solucin posible a un problema de tipo prctico, para
satisfacer necesidades de una institucin o grupo social (UPEL, 1990:7). El
proyecto cuenta con una investigacin de tipo documental, de campo o un diseo que
cumpla con ambas modalidades.
3.2 Diseo de la Investigacin
El proyecto estar basado en dos tipos de estrategias de investigacin:
Documental: Segn la UPEL (1990:6) se define como: el estudio de
problemas con el propsito de ampliar y profundizar el conocimiento de sunaturaleza, con apoyo en fuentes bibliogrficas y documentales. Se investigar
en el material bibliogrfico relacionado con el tema: libros, folletos, internet,
estudios previos e incluso documentos electrnicos como pginas web.
De Campo: La investigacin de campo es definida como el anlisis
sistemtico de los problemas con el propsito de describirlos, explicar sus causas y
efectos, entender su naturaleza y factores constituyentes opredecir su ocurrencia
(UPEL, 1990:6). La propuesta en estudio como otras investigaciones se basar en la
recoleccin de datos provenientes directamente de la realidad donde ocurren los
hechos, sin manipular variable alguna dentro del sistema.
3.3 Nivel de la Investigacin
De acuerdo a la naturaleza del estudio, la investigacin rene por su nivel las
caractersticas de un estudio descriptivo y explicativo. El proyecto tiene un nivel de
investigacin descriptivo porque se describe la situacin actual del sistema logstico
de la empresa, adems tiene un nivel de investigacin explicativa porque se basa en
determinar cuales son las posibles causas que originan los problemas en el sistema de
inventario de la empresa, con la finalidad de proponer planes de acciones que puedan
solventar la problemtica existente en la empresa.
3.4 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin
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Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre
una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin de registros
(revisin en el sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas.
Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y
ayudar a asegurar una investigacin completa. Para llevar a cabo el proceso de
recoleccin de datos de una manera eficiente, se utilizaron los siguientes
instrumentos:
Observacin Directa: Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia
aceptacin cientfica. Los socilogos, siclogos e ingenieros industriales utilizan
extensamente sta tcnica con el fin de estudiar los fenmenos de forma grupal oaislada. La observacin puede ser estructurada o no estructurada. Para este estudio en
especial a travs de la observacin directa, se hizo seguimiento a todas las
operaciones realizadas por el personal dentro del almacn incluyendo las operaciones
administrativas; de esta manera se detectaron las actividades que requieren mejora.
La entrevista: Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma
verbal, a travs de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser
gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios
potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarn datos o sern
afectados por la aplicacin propuesta. El analista puede entrevistar al personal en
forma individual o en grupos. En este estudio en particular se llevaron a cabo
entrevistas no estructuradas de tipo informal, ya que no fueron guiadas por un
cuestionario. Estas entrevistas estuvieron dirigidas al personal relacionado
directamente con el almacn de materia prima de StanHome Panamericana, con la
finalidad de obtener datos e informacin que permiti definir el problema y
determinar las variables criticas existentes del rea de estudio.
3.5 Poblacin y Muestra
Una poblacin o universo es el conjunto o totalidad de unidades elementales
acerca de las cuales se quiere investigar. En otras palabras es la totalidad del
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fenmeno a estudiar, donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica
comn, que es la que se estudia y da origen a los datos de la investigacin.
Mndez (2008) define la muestra como un conjunto de casos o individuos de una
poblacin, adems seala que esta puede ser ms conveniente que el censo especial
cuando se requiere informacin inmediata sobre una poblacin, ya que su tamao
demanda demasiado tiempo obtenerla, adems el costo de efectuar un censo es
demasiado alto.
Para el caso de este trabajo de investigacin la poblacin est definida por la
empresa StanHome Panamericana en general, se considera de esta manera la
poblacin debido a que las conclusiones que se generen en dicho proyecto van atener incidencia en todo el comportamiento de la empresa. Para la muestra se tom en
cuenta exclusivamente el almacn de materia prima tanto sus operaciones como el
personal que all labora.
3.6 Fases Metodolgicas
Fase I: Diagnosticar la situacin actual del inventario de materia prima para
determinar los factores que influyen en la problemtica de la empresa
StanHome Panamericana.
En esta fase se comienza con el diagnstico de la situacin actual del ciclo
logstico del almacn, es decir, la forma como realizan las actividades en el rea de
recepcin hasta despacho interno y terceros, estableciendo comparaciones con
respecto a la teora de inventario permitiendo determinar situaciones de posibles
problemas dentro del ciclo logstico que se lleve a cabo actualmente. Para este
diagnstico la informacin necesaria se recopila mediante la aplicacin de entrevistas
no estructuradas al personal involucrado con el rea de inters; obteniendo as una
mejor percepcin del sistema. As mismo se hizo necesario la revisin de todos los
procedimientos operativos y administrativos, manipulacin del sistema AS400
(Kardex), condiciones de trabajo, funciones del personal y verificacin continua de
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las disponibilidades de los insumos de acuerdo a los requerimientos de planificacin
y manufactura.
Fase II: Analizar el diagnostico de la situacin actual a travs de tcnicas y
herramientas.
Para el desarrollo de esta fase se realiz una tormenta de ideas conjuntamente con
el personal que labora en el almacn; se hizo un diagrama causa-efecto y una
jerarquizacin a travs del cual se representa el grado de importancia que tienen los
diferentes factores que afectan el inventario, con la finalidad de analizar los datos
recolectados en la primera fase para as identificar las fallas existentes y poder
desarrollar la propuesta del plan de mejora.Fase III: Proponer un plan de accin que incremente la confiabilidad del
inventario en el almacn de materia prima.
El objetivo de esta fase es proponer un plan de accin que permita mejorar la
confiabilidad del inventario de materia prima; para esto se desarrollara un sistema de
control y/o mantenimiento continuo del inventario donde debe haber la participacin
y compromiso de todo el personal que labore en el almacn, desde montacarguistas
hasta la Gerencia.
CAPTULO IV
ANLISIS Y PROPUESTA
Este captulo muestra todos los elementos estructurales ms relevantes y
significativos que participan e interactan con el ciclo logstico del almacn de
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materia prima de la empresa StanHome Panamericana (Ver Grfico 3). Estos
elementos se obtuvieron a travs de la informacin suministrada por los integrantes
del sistema, con el fin de conocer, los detalles de cmo se maneja el ciclo logstico
dentro de esta organizacin, obteniendo as una visin amplia de la situacin actual
de la empresa.
Almacen de Materia
Prima StanHome
Panamericana
ProveedoresAlmacen Externo
(Summa Logistica)
Area de Produccin
Grfico 3. Ciclo Logstico del Almacn.
Fuente:Los Autores
A continuacin se muestra detalladamente el ciclo del recorrido de cada insumo
desde que es recibido por el almacn hasta que es despachado a produccin (Ver
Grafico 4).
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Si
No
Si
No
Insumo Disponible
para Despacho
Devolucin al
Proveedor con
Protocolo de calidad
Control de Calidad
(Muestreo)
Recepcin Verificacion deDocumentacion
Devolucin al
Proveedor
Se carga factura alSistema
Inspeccin o
Cuarentena
Aprobado?
Cumple?
Grfico 4. Recorrido detallado de Insumos.
Fuente:Los Autores
Normalmente una empresa manufacturera de venta directa como StanHome
Panamericana presenta una dinmica desde el punto de vista logstico y operacional
de suficiente consideracin. Dentro de este contexto vale destacar que en su
planeacin de almacenes cuenta con un almacn de materia prima con un total SKU
de 1004 (Ver Anexo B), divididos en insumos qumicos (477) y empaques (527) y su
base organizativa tiene tres reas como son: recepcin, almacenamiento y despacho.
El ciclo logstico comienza desde los requerimientos solicitados por el
departamento de planificacin y ventas al departamento de compras, siendo estos
ltimos los encargados de emitir las rdenes de compra a los diferentes proveedores
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nacionales e importados. Semanalmente previo a una programacin de recepcin
(Ver Anexo C), las cuales deben cumplir con las normativas establecidas por la
empresa a los proveedores (Ver Anexo D), son recibidos en planta o en el almacn
externo (Summa Logstica) alrededor de 50 camiones, contando tambin dentro de las
actividades de materia prima las recepciones de aproximadamente 5 camiones diarios
proveniente de este ltimo almacn y los despachos a los terceros.
Dentro de las actividades planificadas del almacn de materia prima se encuentran
el predespacho de las notas de remisin u rdenes de trabajo (Ver anexo E) emitidas
por planificacin y de acuerdo a un programa de envasado realizado por la gerencia
de manufactura (Ver Anexo F), las mismas son preparadas y despachadas a medidaque se van solicitando; de ah la imperiosa necesidad que dicho almacn cumpla con
la funcin principal de resguardo, control y suministro de los insumos.
Para el cumplimiento de los objetivos planteados, a continuacin se presenta el
diagnstico, su anlisis y posterior propuesta de acuerdo a las tcnicas y metodologas
aplicadas.
4.1 Diagnosticar la situacin actual del inventario de materia prima
Para el desarrollo de este trabajo se recolecto la informacin en el rea de estudio
a travs de la observacin directa, con el fin de obtener los datos sobre las actividades
que se llevan a cabo en el proceso de manejo y almacenamiento de las materias
primas y as tener una visin amplia del mismo.
Se realizaron entrevistas informales al personal relacionado con el rea para poder
obtener informacin sobre los procesos de recepcin y despacho, condiciones de
trabajo, factores de empaque, manipulacin del sistema entre otros. Se revisaron los
mtodos de trabajo dentro del rea para tener evidencia de la forma como se llevan a
cabo las actividades por parte del personal.
En el proceso actual se evaluaron los registros donde se lleva el control de
inventario (sistema AS400) logrando evidenciar las continuas diferencias entre el
fsico y el krdex del sistema, presentando una baja confiabilidad de inventario en las
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ubicaciones y existencia. Entre las causas ms relevantes en la poca confiabilidad de
las ubicaciones y existencias estn los errores administrativos, equivocaciones en la
recoleccin de materiales, errores en las recepciones, tardanza en los anlisis de
aprobaciones/rechazos por parte del Departamento de Calidad, falta de seguimiento
para la ejecucin de traslados de mercanca; es decir, el movimiento fsico de
mercanca dentro del almacn no se realiza a nivel lgico, creando discrepancias,
prdida y desorientacin a la hora de localizar un insumo dentro del almacn.
En tal sentido, el diagnostico del sistema de control de inventario del almacn de
materia prima se llev a cabo mediante la recoleccin de informacin del balance
general (desde su recepcin hasta su despacho), destacndose los siguienteselementos:
1. Se ha detectado que las materias primas asociadas a las notas de remisin
(orden de produccin) reflejan diferencias en los inventarios. La falla se
presenta al momento de buscar los insumos (empaques y qumicos) en fsico,
ya que estos no se encuentran ni en la ubicacin ni en la cantidad que arroja el
sistema, generando una prdida de tiempo y retraso en la elaboracin del
producto. Esta situacin en especial genera una acumulacin de notas de
remisin y un trabajo de replanificacin para lograr las metas de produccin.
2. Considerando la cantidad de operaciones diarias un aspecto a atender es el
poco espacio fsico con el que cuenta el almacn y la gran cantidad de
insumos que se manejan, por lo que las zonas establecidas para cada funcin
(cuarentena, predespacho, devoluciones, despachos a terceros) colapsan, de tal
manera que las diferentes materias primas se mezclan y ms aun considerando
la escasa identificacin de las mismas. (Ver Figura 1)
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Figura 1. Colapso de Zonas establecidas
Fuente: Los autores.
3. Se observo que la nica identificacin con la que cuenta los insumos, es la que
se coloca al momento de su recepcin; es decir, que a lo largo de todo el
tiempo que los mismos se encuentran en el almacn no se les coloca
identificadores que indiquen la cantidad disponible a medida que se van
usando (Ver Figura 2).
Figura 2. Paleta No Identificada
Fuente: Los autores.
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4. El actual procedimiento de Control de Calidad para muestreo de nuevos lotes
no cumple con lo establecido por el tiempo que transcurre en realizarse y las
alteraciones a los principios bsicos de muestreo, logrando as una
acumulacin considerable de insumos en el rea de cuarentena. No hay una
identificacin plena cuando se hace el muestreo, aprobacin o rechazo del
insumo y ms importante an el registro a nivel de sistema de su status.
5. Se observa falta de comunicacin entre el personal administrativo y operativo
a la hora de hacer transferencias entre ubicaciones.
6. Carencia de un analista de inventario.
7. La no realizacin y/o postergacin de los ajustes y movimientos en sistema amedida que se llevan a cabo las operaciones fsicas.
8. Aunque StanHome Panamericana cuenta con los servicios de un operador
logsticos en las veces de un almacn externo (Summa Logstica), se
presentan retrasos en el traslado de la mercanca a la planta, generndose
inconvenientes en la disponibilidad de la misma. Vale destacar que en este
almacn externo la confiabilidad1 est por el 99 %, ya que estos se dedican
exclusivamente al resguardo de los insumos y su despacho solo cuando es
solicitado por el almacn principal de la empresa.
9. Se observ que el sistema AS400 cuando rebaja las notas no aplica el mtodo
FIFO, por lo que no se lleva un control adecuado del inventario.
10.Se observo la poca colaboracin del personal administrativo para trabajar en
equipo, cuestin esta que no permite el manejo de la informacin al momento
y por ende la prdida de la misma.
11.Prdida de la trazabilidad por mal manejo de los archivos en el caso de
rechazos, devoluciones y despachos a terceros. As mismo la poca revisin y
auditoria de la documentacin de empaque y qumicos.
1La confiabilidad desde el punto de vista financiero viene dado por la relacin del nmero de cdigos
con diferencias en las cantidades vs la cantidad total de sku.
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12.No se realizan inventarios cclicos, en especial a los insumos de mayor
movimiento.
13.Hay poco control de recepcin de materiales internos y externos.
14.Falta de estrategias para la gestin del almacn.
4.2 Analizar el diagnstico de la situacin actual a travs de tcnicas y
herramientas
Despus de diagnosticar la situacin actual del inventario de materia prima de la
empresa StanHome Panamericana se determin que el mantenimiento y control del
mismo no es el ms apropiado de acuerdo a los principios de gestin de inventarios, y
por ello se procede a realizar una tormenta de ideas conjuntamente con el personalque labora en el almacn, tambin un diagrama causa-efecto (Ver Figura 3) as como
un cuadro de jerarquizacin para representar la importancia que tienen los diferentes
factores que afectan el inventario, con la finalidad de analizar los datos recolectados
en la primera fase para as identificar las fallas existentes y poder desarrollar la
propuesta del plan de mejora.
En este diagrama Causa-Efecto podemos resaltar que los factores de mayor
influencia en la baja confiabilidad del inventario son los procedimientos de trabajo
acompaado de la poca comunicacin entre el personal en sus diferentes niveles. Esta
situacin no permite el buen desarrollo de las actividades, tal cual como debe
gestionarse un almacn de materia prima. A travs de esta herramienta grfica se
pueden conocer las relaciones mltiples de causa-efecto entre las diferentes variables
que intervienen en el proceso, es decir, permite lograr un conocimiento comn de un
problema complejo.
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Figura 3. Causa-Efecto Factores que Afectan el InventarioFuente: Los Autores.
Noestanubicadosenlas
posicionesqueindicael
sistema
ProcedimientosdeTrabajo
Materiales
Gerenc
iaySupervision
Bajaconfiabilidadenel
inventariode
lamateria
primadelaempresa
StanHomePan
americana
EquiposyEspaciamiento
Lamateriaprimanotiene
id
entificadoresqueindiquenla
cantidaddisponibleamedida
quesevausando
C
ontroldecalidadnocumplecon
losprocedimientoylo
establecidoparamuestreode
nuevoslotes
ManodeObraOperativa
Carenciadeun
analistade
inventario
Noseidentificanlasmaterias
primasunavezquelleganal
almacen
Nosea
plicaelmtodo
primeroqueentra,
primeroquesale(FIFO) N
ohayidentificacionplena
duranteelmuestreo,
aprobaciony
rechazodelinsumo
Semezclanmaterias
primasdedistintostipos
Noserealizanose
posterganlos
movimientosoajustesen
elsistema
Retrasoe
neltrasladodelos
materialesqu
eseencuentranen
elalmacenexterno
Faltadecomunic
acinentre
elpersonaladministrativoy
operativo
Faltade
personal
comprometido
Faltade
estrategiaspara
lagestin
Noserealizaninventarios
ciclicos
Pococontrolderecepcionde
materialesinternosy
externos
Acumulaciondenotasderemision
Noestanlascantidades
fisicasexactasque
arrojaelsistema
Acumulacindeinsumo
enelreade
cuarentena
Nosecierranlos
ciclosdetrabajo
Po
cotrabajoen
eq
uipo
Laszonasha
bilitada
paracuare
ntenay
devoluciones
colapsa
Laszonashabilitada
parapredespachoy
despachocolapsa
Elalmacencuentacon
po
coespaciofisico
Faltademantenimiento
alosmontacarga
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4.2.1 Cuadro de Jerarquizacin de Causa Principales.
Una vez conocidas las causas, se procedi a jerarquizarlas considerando el peso que
tiene cada una sobre el problema principal. Bsicamente esta jerarquizacin se hizo
con la colaboracin y la experiencia del personal que labora en este almacn, a travs
de entrevistas y reuniones con el personal de forma subjetiva se llego a la conclusin
que el orden de prioridades de las causas que afectan la confiablidad es el que se
presenta a continuacin. (Ver Cuadro 1)
Jerarquizacin de Causas
Posicin Elemento N1 6
2 3
3 4
4 7
5 2
6 5
7 12
8 13
9 10
10 1411 11
12 9
13 8
14 1Cuadro 1. Jerarquizacin de Causas.
Fuente: Los Autores.
4.3 Proponer un plan de accin que incremente la confiabilidad del inventario en
el almacn de materia prima.4.3.1 Propuestas
La propuesta presentada en el siguiente Trabajo de Grado surge por la imperiosa
necesidad que tiene el almacn de materia prima de StanHome Panamericana de
aumentar la confiabilidad de los inventarios mediante el control mximo de los
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insumos (Qumicos y empaques) tomando como punto de partida la gestin del
almacn. De esta manera, estar en presencia de la disminucin de fallas encontradas
en el proceso y podr lograr un incremento en las tasas de rentabilidad y
productividad.
Esta propuesta es factible desde todo punto de vista, ya que la misma tiene como
finalidad proporcionar las acciones correctivas necesarias que deben realizarse en sus
operaciones y a su vez obtener beneficios econmicos, incremento de la
productividad y mejorar el proceso de almacenaje teniendo como consecuencia final
positiva mejorar la confiabilidad del inventario.
Las acciones a seguir fueron determinadas luego de diagnosticar la problemticaen el rea, un aspecto a atender es el espacio fsico, es un factor importante en todo
almacn, para esto se considero el volumen de operaciones diarias, esto debe ser
atendido por los departamentos de planificacin y almacn. Seguidamente se
determin el problema que presenta el actual procedimiento para la toma de muestras
por parte del departamento de calidad, se debe modificar el procedimiento de forma
que no presente alteraciones considerables a los principios bsicos del muestreo; por
ltimo se considero que es necesario conjuntamente con el departamento de sistemas
realizar los ajustes necesario al sistema operativo y mejorar la gestin de almacn.
Debido a la problemtica y detectando las oportunidades de mejora se inicia la
propuesta mediante la elaboracin de un plan de accin como instrumento de
programacin y control en la ejecucin de las actividades definidas para mejorar la
gestin del almacn de materia prima y aumentar la confiabilidad del inventario. (Ver
Cuadro 2)
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ALMACN DE MATERIA PRIMA
PLAN DE ACCIN
N Departamento Tema Acciones Resp.
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