Hướng dẫn phân hệ hồ sơ

………, Ngay…. Thang….. Năm 2014

Người trình bay:…………………….

Nội dung1. Giơi thiêu tông quan

2. Hương dẫn thực hiên nghiêp vụ quản lý hồ sơ trên phần mềm AMIS.HRM

• Lưu trữ hồ sơ

• Câp nhât hồ sơ đinh ky

• Tra cứu, tìm kiếm hồ sơ • Bao cao thống kê, phân tích tình hình nhân sự

1. Giới thiệu tông quan

• Phân hê Hồ sơ giúp DN lưu trữ, tông hợp toan bộ thông tin trong hồ sơ nhân sự của 1 nhân viên, gồm:Sơ yếu lý lichCac giây tờ, băng câp liên quanHồ sơ liên quan đến qua trình công tacHợp đồng lao độngThu nhâp, lich sư thay đôi lương trong qua

trình công tac.Thông tin về khen thương, ky luât

1. Giới thiệu tông quan

Thông tin về phúc lợi, bảo hiêm , thuế TNCNMột số thông tin khac như qua trình đanh

gia…• Can bộ nhân sự, quản lý, giam đốc có thê tra

cứu hồ sơ nhân viên, xem bao cao thống kê nhân sự trực tuyến bât cứ lúc nao

• Nhân viên có thê tự câp nhât thông tin mơi nhât vao hồ sơ trên phần mềm đê can bộ nhân sự tiếp nhân vao hồ sơ lưu trữ

2. Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ

• Lưu trữ hồ sơ • Câp nhât hồ sơ đinh ky• Tra cứu, tìm kiếm hồ sơ • Bao cao thống kê, phân tích tình hình

nhân sự

2.1. Lưu trữ hồ sơ • Nhâp khẩu hồ sơ từ file excel

Mục đíchNhâp khẩu hang loạt hồ sơ nhân sự có sẵn trên

file excel vao phần mềmĐính kèm ảnh thẻ, hồ sơ bản scan vao từng hồ sơ

nhân viên Cách thực hiện: Xem hương dẫn tại đây Lưu ý:

Có thê nhâp khẩu từ file excel có sẵn của đơn vi hoặc tải file mẫu từ phần mềm

2.1. Lưu trữ hồ sơ

• Nhập khẩu hồ sơ từ file excel Nhâp đầy đủ thông tin cho cac trường có

dâu *Có thê nhâp khẩu hang loạt ảnh thẻ, đính

kèm hang loạt bản scan hồ sơ vao hồ sơ nhân viên

Có thê nhâp khẩu thông tin về gia đình, băng câp, chứng chỉ hoặc kinh nghiêm lam viêc, hợp đồng, lich sư lương, qua trình công tac, thu nhâp thường xuyên,...ngay khi nhâp hồ sơ hoặc nhâp sau

2.1. Lưu trữ hồ sơ • Nhâp hồ sơ trực tiếp từ bản hồ sơ cứng

Mục đíchNhâp thông tin hồ sơ nhân viên từ bản cứng hồ

sơ vao phần mềm Cách thực hiện: Xem hương dẫn tại đây Lưu ý

Hồ sơ của nhân viên sau khi bi xóa khỏi man hình danh sach sẽ được chuyên tơi lưu trong Thùng rac. Nếu người dùng muốn xoa hẳn cac hồ sơ đó ra khỏi phần mềm thì phải vao Thùng rac đê xoa tiếp.

2.1. Lưu trữ hồ sơ • Nhâp hồ sơ trực tiếp từ bản hồ sơ cứng

Lưu ýXem bảng mô tả ý nghĩa của cac thông tin như

sau:

Phải khai bao cac khoản lương trên danh sach vi trí công viêc.

STT Thông tin cần lưu ý Y nghia

1Vi trí công viêc, ngay vao lam/ ngay tiếp nhân

+ Giúp tính lương cho nhân viên+ Thông tin về số ngay phép được hương trên tab thông tin công viêc sẽ được tự động lây theo thông tin của Vi trí công viêc.

2Thông tin người quản lý trên tab Thông tin công viêc Phục vụ cho công tac đanh gia online.

3

Khai bao email cơ quan trên tab Thông tin liên hê

Đê gưi mail cho nhân viên khi hê thống tự động thông bao cho nhân viên về cac đợt tự câp nhât hồ sơ ca nhân, cac đợt đanh gia, cac khóa đao tạo, cac chương trình phúc lợi hoặc cac thông tin về lương, thuế hang thang…

2.2 Cập nhật hồ sơ đinh ky• Mục đích: Đê câp nhât cac thông tin thay đôi của

nhân viên vao hồ sơ nhân sự.

• Cách thực hiện:Nhân sự cho phép nhân viên tự bô sung, sưa đôi

cac thông tin thay đôi, sau đó phê duyêt đê câp nhât vao hồ sơ nhân sự

Can bộ nhân sự thiết lâp thông tin nhân viên tự câp nhât: Xem hương dẫn tại đây

Nhân viên tự câp nhât hồ sơ: Xem hương dẫn tại đây

2.3. Tra cứu, tìm kiếm hồ sơ • Mục đích: đê xem nhanh thông tin hồ sơ của nhân

viên theo nhiều chỉ tiêu.

• Có 2 cach thực hiên:Tra cứu nhanh trên man hình sachTra cứu theo nhiều tiêu chí kết hợp nhau trong

phần Bao cao nhanh

2.4 Báo cáo thống kê, phân tích tình hình nhân sự

• Xem trong bao cao/ Hồ sơ