Проектный Олимп 2016: "Организация и деятельность...

КОНКУРС профессионального управления

проектной деятельностью в государственном секторе

«Проектный Олимп» 2016 года по номинации

«Проектный офис»Ким Юрий Владимирович

• Асессор Конкурса• Член Национальной ассоциации управления проектами «СОВНЕТ»• Член Экспертного совета Центра оценки и развития проектного управления (методологического спонсора Конкурса)

1

2015

2

2015

3

4

5

Число финалистов по основным номинациям

ФИНАЛИСТЫ И ПОБЕДИТЕЛИ КОНКУРСА В НОМИНАЦИИ (2015):«Организация и деятельность проектных офисов в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации»

Министерство по информатизации, связи и вопросам открытого управления Тульской области

Администрация губернатора Пермского края

Государственное казенное учреждение Новосибирской области «Управление контрактной системы»

Департамент внутренней и кадровой политики Белгородской области

6

ФИНАЛИСТЫ И ПОБЕДИТЕЛИ КОНКУРСА В НОМИНАЦИИ (2015):«Организация и деятельность проектных офисов в государственных корпорациях, компаниях с государственным участием и институтах развития»

Белгородский институт развития образования

Публичное акционерное общество «Аэрофлот - российские авиалинии»

Акционерное общество «Специальное конструкторское бюро «Турбина»

Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом». Департамент информационных технологий

7

Номинации конкурса 2016 г. 7 основных, 5 специальных и 1 внеконкурсная

8

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УРОВЕНЬОРГАНИЗАЦИЙ — УЧАСТНИКОВ

РЕГИОНАЛЬНЫЙ И МУНИЦИПАЛЬНЫЙ

УРОВЕНЬ ОРГАНИЗАЦИЙ — УЧАСТНИКОВ

ГОСКОРПОРАЦИИ, КОМПАНИИС ГОСУДАРСТВЕННЫМ УЧАСТИЕМ,

ИНСТИТУТЫ РАЗВИТИЯ

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТНОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

КОМПЛЕКСНЫМИ ПРОЕКТАМИ

ОРГАНИЗАЦИЯ И ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

ПРОЕКТНЫХ ОФИСОВ

ГИБКИЕ ПОДХОДЫ К УПРАВЛЕНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ПРОЕКТАМИ

Основная номинация для трех уровней участников

Основная номинация (не делится по уровням)

Основная номинация для трех уровней участников

Проектное управление в системе Пенсионного фонда

Российской Федерации

Системы управления проектной деятельностью в интегрированных структурах — Минпромторг России

Лучшие проекты по построению электронного правительства РФ Минкомсвязь России

Система управления проектом в Государственной корпорации по атомной

энергии «Росатом»

Организация и деятельность проектных офисов по улучшению инвестиционного климата — АСИ

Внеконкурсная номинация

Вопросы к обсуждению на вебинаре:

Изменения в методике оценки

9

Рекомендации по отчету конкурсанта

Лучшие практики

Изменения в методике оценки

10

11

ГОСТы серии «Проектный менеджмент»

Общее управление проектной деятельностью ISO 21505 Guidance on governance

(в разработке, планируется к переводу)

ГОСТ Р ……. Система менеджмента проектной деятельностью. Общие положения.(на утверждении)

ГОСТ Р 54869-2011 Требования к управлению

проектом

ГОСТ Р ИСО 21500 – Руководство по проектному

менеджменту

ГОСТ Р 54871-2011 Требования к управлению

программой

ISO 21503 Guidance on programme

management

ГОСТ Р 54870-2011 Требования к управлению

портфелем проектов

ISO 21504 Guidance on portfolio

management

ГОСТ Р …Система менеджмента проектной деятельностью. Проектный офис.

ГОСТ «Система менеджмента проектной деятельности. Общие положения»

Структура Системы менеджмента проектной деятельности

12

Договоримся о терминах

Проектный офис это специализированная (физическая или виртуальная) организационная структура, предназначенная для поддержки управления проектами/ программами/ портфелями, стандартизации и внедрения единой методологии управления, стандартов, процедур и шаблонов, развития проектного управления в организации.

13

Договоримся о терминах

14

Функции проектного офиса – это относительно самостоятельные, однородные и специализированные направления или виды его деятельности, характеризующиеся организационным обособлением и завершенным комплексом задач, объективно необходимые для реализации целей системы управления и выполняемых специальными приемами и способами.

Сервис проектного офиса – способ предоставления значимой, завершенной и измеряемой полезности для участника проектной деятельности в рамках формализованного, измеряемого и контролируемого процесса (с учетом экономической стоимости) с целью поддержки/ обеспечения процессов управления проектами.

Сервис от Функции проектного офиса отличается большей степенью формализации, детализации, наличием процедур регулярной оценки, учета экономической

стоимости, возможно – наличием специализированных соглашений об уровне качества оказания сервиса, service level agreement (SLA).

Предмет оценки

Оценивается организация деятельности Проектных офисов

базовая конфигурация Проектного офиса

расширенная конфигурация Проектного офиса

Ограничения и допущения базовой конфигурации Проектного офиса:

функции Проектного офиса не связаны со стратегическим управлением, управлением программами и портфелями проектов и программ;

функции Проектного офиса не связаны с управлением проектами (в Проектном офисе не сосредоточены Руководители проектов);

Проектный офис может быть распределенным (территориально и по организационной структуре организации), а может быть моноструктурой.

15

16

Изменения в методике оценки

1. Сложность методики оценки2. Сложность работы участников при

заполнении отчета3. Сложность инструмента оценки4. Сложность работы асессоров

Конкурс Проектный Олимп 2016. Методика оценки по общей номинации

Модель оценки Проектных офисов1. Оценка базовой конфигурации Проектного офиса

Поддержка управления на уровне проектов

Развитие проектной деятельности

2. Оценка расширенной конфигурации Проектного офиса

800

200

· нормат ивное обеспечение;· авт омат изация;· арт ефакт ы;· качест во функции / сервиса· лучшая практ ика

Дополнительные функции

· нормат ивное обеспечение;· авт омат изация;· арт ефакт ы;· качест во функции / сервиса· лучшая практ ика

17

Конкурс Проектный Олимп 2016. Методика оценки по общей номинации

Модель оценки Проектных офисов1. Оценка базовой конфигурации Проектного офиса

Поддержка управления на уровне проектов

Развитие проектной деятельности

2. Оценка расширенной конфигурации Проектного офиса

800

200

· нормат ивное обеспечение;· авт омат изация;· арт ефакт ы;· качест во функции / сервиса· лучшая практ ика

Дополнительные функции

· нормат ивное обеспечение;· авт омат изация;· арт ефакт ы;· качест во функции / сервиса· лучшая практ ика

Предоставление информации обязательно по каждому блоку18

Конкурс Проектный Олимп 2016. Методика оценки по номинации Проектный офис

Блок 1. Оценка базовой конфигурации Проектного офиса (800)

• Блок 1.1. Поддержка управления на уровне проектов (500)• Блок 1.2. Развитие проектной деятельности (300)

Блок 2. Оценка расширенной конфигурации Проектного офиса (200)

• Блок 2.1. Дополнительные функции (200)

19

Конкурс Проектный Олимп 2016. Методика оценки по номинации Проектный офис

Блок 1. Оценка базовой конфигурации Проектного офиса (800)

• Блок 1.1. Поддержка управления на уровне проектов (500)• Блок 1.2. Развитие проектной деятельности (300)

Блок 2. Оценка расширенной конфигурации Проектного офиса (200)

• Блок 2.1. Дополнительные функции (200)

20

Конкурс Проектный Олимп 2016. Методика оценки по номинации Проектный офисБлок 1. Оценка базовой конфигурации Проектного офиса (800)

• Блок 1.1. Поддержка управления на уровне проектов (500)•Критерий 1.1.1 Управление показателями (по проектам) (60);•Критерий 1.1.2 Поддержка календарного планирования (60);•Критерий 1.1.3 Сбор и формирование отчетности (60);•Критерий 1.1.4 Поддержка управления рисками (60);•Критерий 1.1.5 Организация работы коллегиальных органов и контроль исполнения проектных

решений (60);•Критерий 1.1.6 Экспертно-консультационное сопровождение участников проектной деятельности (70);•Критерий 1.1.7 Ведение проектного архива (60);•Критерий 1.1.8 Администрирование системы проектной мотивации (70);

• Блок 1.2. Развитие проектной деятельности (300)•Критерий 1.2.1. Контроль качества проектной деятельности (60);•Критерий 1.2.2. Развитие проектной культуры (60);•Критерий 1.2.3. Разработка и поддержка актуальности методического обеспечения (60);•Критерий 1.2.4. Развитие и поддержка актуальности ИСУП (60);•Критерий 1.2.5 Поддержка процедур оценки и развития компетенций участников проектной

деятельности (60); 2

1

Конкурс Проектный Олимп 2016. Методика оценки по номинации Проектный офис

Блок 1. Оценка базовой конфигурации Проектного офиса (800)

• Блок 1.1. Поддержка управления на уровне проектов (500)• Блок 1.2. Развитие проектной деятельности (300)

Блок 2. Оценка расширенной конфигурации Проектного офиса (200)

• Блок 2.1. Дополнительные функции (200)

22

Конкурс Проектный Олимп 2016. Методика оценки по номинации Проектный офис

Блок 2. Оценка расширенной конфигурации Проектного офиса (200)

• Блок 2.1. Дополнительные функции (200).•Критерий 2.1.1 Управление выделенными проектами (20); •Критерий 2.1.2 Поддержка процессов управления программами проектов (20);•Критерий 2.1.3 Поддержка процессов управления портфелем проектов и программ (20);•Критерий 2.1.4 Поддержка процесса запуска проекта(20); •Критерий 2.1.5 Управление знаниями

(20);•Критерий 2.1.6 Поддержка управления заинтересованными сторонами (20);•Критерий 2.1.7 Поддержка управления ресурсами проектов в части трудозатрат (20);•Критерий 2.1.8 Поддержка процесса бюджетирования, финансового учета и контроля (20); •Критерий 2.1.9 Поддержка процесса закупок (20);•Критерий 2.1.10 Поддержка контрактного цикла (20).

23

Рекомендации асессорам при оценке:

Потребность Конкурсанта оценивается в соответствии с представлением Асессора о необходимой полноте реализации требований с учетом специфики организации Конкурсанта.

При оценке «Качества функции/сервиса» Асессором оценивается: Соответствие функции/сервиса принятой методологии;

Фактическое использование результатов функции/сервиса в деятельности организации

Удовлетворенность пользователей результатов функции/сервиса, подтвержденное объективными данными и / или интервью;

24

25Конкурс Проектный Олимп 2016. Методика оценки по номинации СУ проектом

Элементы оценки

Нормативно-регламентное

и методическое обеспечение

(наличие, достаточность

и качество)

Информационная система

управления проектами

(созданная и используемая в

данном процессе функциональность

ИСУП, достаточность и

качество функциональности

)

Артефакты (наличие,

периодичность подготовки,

качество и пр.)

Качество функции/сервиса

Обозначение А В С KВозможные

значения 0, 1, 2, 3 0, 1, 2, 3 0, 1, 2, 3 Поправочный коэффициент 0,5≤ 1

«0» – отсутствует информация по данному элементу оценки, либо в отчете указано отсутствие данного элемента оценки, либо элемент оценки не соответствует требованиям стандартов и потребностям Конкурсанта;«1» – элемент оценки частично соответствует требованиям стандартов, лучшим практикам и потребностям Конкурсанта;«2» – элемент оценки в основном соответствует требованиям стандартов, лучшим практикам и потребностям Конкурсанта;«3» - элемент оценки полностью соответствует требованиям стандартов, лучшим практикам и потребностям Конкурсанта.

26Конкурс Проектный Олимп 2016. Методика оценки по номинации СУ проектом

Элементы оценки

Нормативно-регламентное

и методическое обеспечение

(наличие, достаточность

и качество)

Информационная система

управления проектами

(созданная и используемая в

данном процессе функциональность

ИСУП, достаточность и

качество функциональности

)

Артефакты (наличие,

периодичность подготовки,

качество и пр.)

Качество функции/сервиса

Обозначение А В С KВозможные

значения 0, 1, 2, 3 0, 1, 2, 3 0, 1, 2, 3 Поправочный коэффициент 0,5≤ 1

где MAX – максимальная сумма баллов, установленная по данному критерию.Если по данному критерию оценки конкурсант в отчете описал лучшие практики, то

асессор может увеличить значение оценки, полученной по указанным выше (в таблице 1) элементам оценки, на величину до 0,2 MAX.

27

Рекомендации по отчету конкурсанта

Основные этапы конкурса

1. ЗАЯВОЧНЫЙ Т УР

(01.06.2016–

31.07.2016)КонкурсантыФормирование и подача заявок и конкурсных отчетов

2. ОТБОРОЧНЫЙ Т УР

(01.08.2016–

31.08.2016)АсессорыРассмотрение конкурсных отчетов, определение финалистов

4. РАБОТА ЖЮРИ(11.10.2016–01.11.2016)

ЖюриОпределение победителейна основании оценок асессоров

3. ФИНАЛЬНЫЙ Т УР(01.09.2016–10.10.2016)

5. КОНФЕРЕНЦИЯ(02.11.2016–03.11.2016)

Жюри, конкурсанты, участники конференцииНаграждение победителей, подведение итогов

Асессоры, конкурсантыЗапрос и рассмотрение расширенного набора документов. Визиты к конкурсантам или видеоконференции

28

29

Преимущества участия в Конкурсе

• Повышение имиджа организации в органах власти федерального, регионального уровня, в профессиональной среде по управлению проектами

• Подтверждение соответствия организации деятельности проектного офиса управления государственным и международным стандартам (ГОСТ, ИСО), методическим рекомендациям для органов власти

• Уникальная возможность получить независимую профессиональную оценку усилий участника в области проектной деятельности.

• Оценка проводится в комфортном доброжелательном формате:- нет проигравших, есть победители,

- указываются сильные стороны участников,

- зоны улучшения проектного управления (слабые стороны) не выносятся на публичное обсуждение, информация по ним дается только самому конкурсанту.

Вся информация о конкурсе по адресу: www.pmolimp.ru

30

31

Рекомендации по отчету конкурсанта Методические рекомендации по формированию

отчета участника конкурса по профессиональному управлению проектной деятельностью в государственном секторе «Проектный Олимп» по номинации «Проектный офис»

Отчет участника конкурса по профессиональному управлению проектной деятельностью в государственном секторе «Проектный Олимп» по номинации «Проектный офис» (шаблон)

32

Рекомендации по отчету конкурсантаОтчет строится по структуре критериев в методике оценки. Также устроен инструмент асессора, в котором он ставит оценки.

Совет:

1. В отчете – не следует менять структуру критериев оценки – названий разделов. Взять шаблон отчета и после каждого названия раздела – заполнить его содержание:

1.1.1. Поддержка управления на уровне проектов Критерий 1.1.1. Управление показателями (по проектам) ....Критерий 1.1.2. Поддержка календарного планирования

….

33

Рекомендации по отчету конкурсантаВ рекомендациях после каждого критерия приводятся вопросы , которые надо отразить в отчете:Критерий 1.1.1. Управление показателями (по проектам)Кратко опишите процедуры при работе Проектного офиса с показателями – как выполняется поддержка формирования и ведения реестра целевых и контрольных показателей, увязка показателей разного уровня, мониторинг достижения целевых показателей, оценка достижения целей и получения запланированных выгод на основе фактических данных о реализации проекта. В инструменте асессора – такие же подсказки для анализаСовет: необходимо дать информацию по всем разделам и по всем критериям, внутри критерия – ответить на все вопросы. Каждый критерий имеет назначенный максимально возможный балл оценки. Не отвечая на критерий или вопрос – вы вычитаете баллы из своей общей оценки

34

Рекомендации по отчету конкурсантаПо каждому вопросу/ критерию блоков асессор будет оценивать:

Наличие нормативно-регламентного и методического обеспечения Автоматизацию (использование ИСУП) Артефакты (подтверждение выполнения процессов) Качество процесса (наличие метрик оценки функции/сервиса, регулярность

процедур, соответствие методологии, удовлетворенность пользователей и исполнителей и др.)

Лучшие практики

Совет: по каждому вопросу/ критерию/ процессу необходимо продемонстрировать указанные выше факторыИгнорирование этой рекомендации (если это не является объективным обстоятельством) ведет к снижению оценки по критерию. По качеству процесса хорошо если будет показана процедура контроля качества выполнения процедур сотрудниками.

35

Лучшие практики

Лучшая практика – получилось в одной организации, получится и в другой

Лучшая практика:формализация уникального успешного практического опыта по достижению цели.

Идея лучших практик принадлежит Тейлору:«Среди всего многообразия методов и инструментов, используемых в каждый момент каждого процесса, всегда есть один метод и инструмент, который работает быстрее и лучше остальных» (1914 год).

36

Лучшая практика – элемент проектного управления. Как определить?Лучшая практика:•Выражена в инструменте, методике, процессе или орг. решении•Эффективность применения доказана на практике•Инновационная, новая идея – пока не является общепринятой•Может быть «отторгнута» и применена в других организациях•Формализована для использования «без автора»

37

Работа с лучшими практиками – возможность взрывного повышения эффективности

ОФОРМЛЕНИЕ ЛУЧШЕЙ ПРАКТИКИОбщие сведения Информация по применению

Наименование практики Основные достигаемые эффекты / выгоды

Родительская организация Масштаб примененияКомпонент проектной деятельности (проект/программа/портфель + ИТ, НРБ, компетенции, мотивация)

Период применения

Автор лучшей практики Ограничения по применению или условия оптимального применения

Контакты

38

Номинация «Проектный офис». Учет лучших практик

11

до 20%

баллов по каждому критерию отдается за описание применения лучших практик

39

Примеры лучших практикЦепочка помощи –

процесс эскалации решения сложного вопроса на должный уровень управления

Рейтинг эффективности участников проектной деятельности –

(общий, вне зависимости от должности)инструмент стимуляции проактивной позиции в проекте,механизм карьерного лифта в рамках проектной деятельности

• Республика Коми: Методика расчета показателей для мотивации

руководителя проекта

• Росатом, ДУИД: Использование ТПР (точек принятия решений) в привязке

к разным уровням управления, при планировании проекта;

40

Организационный комитет конкурса и конференции

+7 (916) 922-98-51

olimp@ac.gov.ru

www.pmolimp.ru