الزوار والهاتف مودة2

: الغماس مودة الطالبة إعداد

الزوار والهاتف.

الغماس موده

الغماس موده

مفهوم استقبال الزائرين :

بناء عالقات حسنة وطيبة معهم وإظهار االهتمام

بهم والترحيب بهم بحفاوة حيث يعد

استقبال الزائرين مناألنشطه األساسيه

ألعمال السكرتارية , ويعول عليه كثيرا في

نجاح المديرين وقيامهم بأعمالهم بشكل منظم

ومرتب ويجب ان يتضمن االستقبال اظهار جانب

من العالقة الوطيدة واالهتمام الن تكوين

العالقة الطيبة يعد هدفا من اهداف كل

منظمة ادارية .

الغماس موده

.العوامل الواجب مراعتها قبل

استقبال الزائرين - إعداد بطاقة الموعد .1►

- إثبات المواعيد في سجل المواعيد .2- تقديم الزائر للرئيس3

الغماس موده

يراعي عدة عوامل عند استقبال الزائرين من

- الترحيب بالزوار بلباقة .1أهمها :- اظهار الحفاوة واالهتمام 2

بهم .- العناية بالزوار حتى انتهاء 3

الزيارة .- عدم الخوض مع الزوار في 4

أحاديث جانبية او خاصة .- االعداد والتحضير المناسب 5

للزيارة بحسب نوعية الزائرين .

الغماس موده

تصنيف الزائرين :

- زائر اعلى مرتبة من 1المدير .

- العمالء .2- الصحفيين .3- زائر من الموظفين في 4

الجهة .- زائر بدون موعد .5- المسؤلين من منظمات 6

اخرى .

المتقدمين -7.للوظائف

مندوبي -8. المبيعات

زائر صديق -9او قريب

للمديرزائر من -10

موظفي . المنشأةزائر -11

بدون موعد . سابق

زائر غير -12مرغوب في

. مقابلته

الغماس موده

عند حضور الزائر الذي حصل على موعد

سابقاg, على السكرتير أن يتأكد من صحة

المعلومات المدونة على بطاقة المواعيد

عن هذا الزائر , ثم يدخل السكرتير على الرئيس ومعه بطاقة

المواعيد واألوراق والمستندات الالزمة

التي يحتاجها الرئيس اثناء المقابلة. ثم يطلب من الزائر

الدخول.

طريقة تقديم الزائر للرئيس :

الغماس موده

في مثل هذه الحاالت على السكرتير ان يتصرف بلباقة,

وأن يتعرف على مطالب الزائرين وان يستخدم اسلوب

االقناع وان ال يسيء الى الزائرين مطلقا, وعندما

يصرون الزائرين على مقابلة الرئيس يستطيع السكرتير ان يطلب منهم تحديد موعد الحق

لمقابلة الرئيس أو اعطائه وقتا لمحادثة الرئيس بشأنهم

أو يطلب من الزائر ترك مذكرة للرئيس او بطاقة أو رسالة تشرح سبب الزيارة.

الغماس موده

إنهاء الزيارةوهناك عدة طرق إلنهاء

الزيارة ومن افضلها :-أن يدخل السكرتير ورقة 1

مكتوب عليها مايفيد ذلك ويضعها أمام الرئيس دون أن

يتكلم بشي .- أن يدخل السكرتير إلى 2

مكتب رئيسه ويخاطبه على مسمع الزائر بأن هناك زائر أخر قد حان موعد مقابلته .

- أن يتصل السكرتير برئيسه 3بالهاتف ويخبره بذلك .

الغماس موده

كيفية إلغاء مواعيد سابقة:

أن يقوم بذلك قبل الموعد المحدد بفترة كافية حتى

اليحرم المقابل من فرصة ارجاء موعد اخر مع أشخاص

اخرين بدال من الوعد الملغى .

الغماس موده

الهاتف

الغماس موده

مفهوم الهاتف:بين يربط رئيسي مقسم مع بأسالك موصل أاستقبال إرسال جهاز

مقسمات في مركبة إلكترونية دوائر بإستخدم المشتركين من عددمقداره - تابث بتيار تتغذى ما 48رئيسة الدوائر هذه تولد فولت

المشتركين تميز بأرقام برمجتها يتم التي الهاتفية بالخطوط يعرفنغمة توليد خالل من بينهم فيما االتصال من وتمكنهم بعضهم عن

الهاتف سماعة رفعه عند مشترك كل يسمعها التي االتصال

الغماس موده

ارشادات استخدام اجهزة االتصال الهاتفي :

- مكان الجهاز على الناحية اليسرى 1من المكتب .

- سماعة الهاتف في مكانها الصحيح 2على الجهاز .

- أجب دون ابطاء واذكر اسمك 3بوضوح .

- التجعل المخابر ينتظر كثيرا .4- ليكن في متناول يدك دفتر وقلم 5

لتسجيل .- في حال غياب رئيسك سجل 6

المكالمات التي ترد عليها.

الغماس موده

اداب استخدام الهاتف عند طلب االتصال بالغير :

- التأكيد من صحة الرقم 1المطلوب .

- االيجاز في الحديث .2- إنهاء المكالمة بطريقة 3

طبيعية .- تعزيز االتصال الهاتفي 4

الغماس برسالة . موده

اداب استخدام الهاتف اثناء الحديث :

- التحدث بصورة مهذبة .1- التحدث في السماعة بهدوء .2- االبتعاد عن الكالم المبالغ فيه .3

قلل من محادثتك الشخصية الى -4.اقل حد ممكن

- االصغاء الى المتكلم جدا .5- عدم تناول الطعام والشراب اثناء 6

الحديث .- االعتذار عند أي تاخير .7- إعادة السماعة بهدوء الى مكانها 8

الصحيح .

الغماس موده

يعتبر االتصال الهاتفي في أي مؤسسة من أهم وسائل االتصال الشفوي التي انتجها العلم الحديث, ويتميز االتصال

الهاتفي بالسرعة باإلضافة إلى انه يعطي للمتحدثين فرصة النقاش واألخذ و الرد , االمر الذي يجعله في الوقت الحاضر من

اهم وسائل االتصال

الغماس موده

المراجع

►http://sfhty.blogspot.com/p/blog-page_1927.html

وكيبيديا►

الغماس موده