Робота системи електронного...

Робота системи електронного документообігудокументообігу

Впровадження системи електронного документообігу

З квітня 2011 року у виконавчих органах Вінницької міської радивпроваджено систему електронного документообігу. Підключено34 виконавчі органи, 16 комунальних підприємств, 780користувачів.

З квітня 2011 року у виконавчих органах Вінницької міської радивпроваджено систему електронного документообігу. Підключено34 виконавчі органи, 16 комунальних підприємств, 780користувачів.

- Вхідна документація;

В системі обробляється:

2

- Вхідна документація;

- Доручення тарозпорядження міського голови.

- Вихідна документація;

Docsvision

Система електронного документообігу Вінницької міської радипобудована на базі програмного продукту компанії «Docsvision»,одного із лідерів розробки СЕД на території СНД.

Система електронного документообігу Вінницької міської радипобудована на базі програмного продукту компанії «Docsvision»,одного із лідерів розробки СЕД на території СНД.

Причини вибору програмного продукту:

Більше 1000 успішних впроваджень

3

Більше 1000 успішних впроваджень системи

Широкий спектр застосування

Універсальність налаштування

Відповідність ISO 9001

Реалізація електронного архіву

Система забезпечила реалізацію електронного архіву:Система забезпечила реалізацію електронного архіву:

рішення міської ради;

4

рішення міської ради;

рішення виконавчого комітету;

розпорядження міського голови.

Пошук документів

DocsVision дозволяє проводити оперативний пошук документів зареквізитами та ключовими словами:DocsVision дозволяє проводити оперативний пошук документів зареквізитами та ключовими словами:

5

Робота системи електронного документообігу

Реєстрація документів у всіх виконавчих органах міської радипроводиться виключно в системі документообігу із збереженнямвсіх сканкопій документів.

Реєстрація документів у всіх виконавчих органах міської радипроводиться виключно в системі документообігу із збереженнямвсіх сканкопій документів.

6

Робота системи електронного документообігу

Зареєстрований документ в найкоротші терміни надходитькінцевому виконавцю на опрацювання.Зареєстрований документ в найкоротші терміни надходитькінцевому виконавцю на опрацювання.

7

Обмін інформацією між виконавчими органами

Між департаментами та відділами міської ради обмін інформацієюпроводиться через систему електронного документообігу зпідкріпленням електронних варіантів документів.

Між департаментами та відділами міської ради обмін інформацієюпроводиться через систему електронного документообігу зпідкріпленням електронних варіантів документів.

8

Дерево резолюції

Будь-який виконавець може переглянути повне дерево резолюції,відповіді, прикріплені документи, стан виконання доручення.Будь-який виконавець може переглянути повне дерево резолюції,відповіді, прикріплені документи, стан виконання доручення.

9

Виконання доручень

Система автоматично розсилає завдання виконавцям відповідно допоставленої керівником резолюції. Виконавець може швидкоорієнтуватись у своїх завданнях, завдяки кольоровому підсвіченню.

Система автоматично розсилає завдання виконавцям відповідно допоставленої керівником резолюції. Виконавець може швидкоорієнтуватись у своїх завданнях, завдяки кольоровому підсвіченню.

10

Контроль виконання доручень

В разі неповного опрацювання доручення виконавцем керівник можеповернути доручення на доопрацювання, при цьому термінвиконання залишається незмінним.

В разі неповного опрацювання доручення виконавцем керівник можеповернути доручення на доопрацювання, при цьому термінвиконання залишається незмінним.

11

Контроль виконавчої дисципліни та звітність

Система дозволяє проводити контроль за виконанням доручень таформувати звіти по різним параметрамСистема дозволяє проводити контроль за виконанням доручень таформувати звіти по різним параметрам

DocsVisionhttp://df.vmr.gov.ua/docsvision/?&disablentlm=1Відсічений фрагмент екрана створено: 25.07.2012 12:20

12

Вдосконалення системи електронного документообігу

З метою оптимізації процесу погодження керівництвом міської радипроектів розпоряджень міського голови, прийнято рішення, щодоздійснення даного процесу за допомогою системи електронногодокументообігу.

З метою оптимізації процесу погодження керівництвом міської радипроектів розпоряджень міського голови, прийнято рішення, щодоздійснення даного процесу за допомогою системи електронногодокументообігу.

13

Лист із сповіщенням , щодонеобхідності візуваннянового документу тазазначенням йогореквізитів і підкріпленими

Лист із сповіщенням , щодонеобхідності візуваннянового документу тазазначенням йогореквізитів і підкріпленими

Погодження проектів розпорядчих документів

14

реквізитів і підкріпленимифайлами документівнадходить на електроннупошту узгоджуючої особи.Завізувати документ або жвнести зауваження можнанатиснувши відповіднукнопку.

реквізитів і підкріпленимифайлами документівнадходить на електроннупошту узгоджуючої особи.Завізувати документ або жвнести зауваження можнанатиснувши відповіднукнопку.

Погодження проектів розпорядчих документів

Завізований усіма учасниками проект документу роздруковується дляпідпису міським головою. Після підписання документ реєструється якрозпорядення міського голови, публікується на внутрішньому тазовнішньому сайтах, розсилається для ознайомлення та ставиться наконтроль за допомогою системи електронного документообігу

Завізований усіма учасниками проект документу роздруковується дляпідпису міським головою. Після підписання документ реєструється якрозпорядення міського голови, публікується на внутрішньому тазовнішньому сайтах, розсилається для ознайомлення та ставиться наконтроль за допомогою системи електронного документообігу

15

Навчання працівників

Працівниками департаментуінформаційних технологійпідготовлено навчальніматеріали та проведено рядлекцій по користуваннюсистемою електронногодокументообігу для керівниківвиконавчих органів міської ради

Працівниками департаментуінформаційних технологійпідготовлено навчальніматеріали та проведено рядлекцій по користуваннюсистемою електронногодокументообігу для керівниківвиконавчих органів міської ради

16

виконавчих органів міської радита працівників, які залучені дороботи із системою.

виконавчих органів міської радита працівників, які залучені дороботи із системою.

Результати впровадження системи

За час роботи системи Docsvision вдалося:

Посилити контроль виконавчої дисципліни;

Підвищити рівень знань працівників та навичок володіння сучасними інформаційними технологіями;

17

Збільшити швидкість обробки документів;

Оптимізувати наявні алгоритми обробки документів до вимог часу;

технологіями;

Підвищити рівень володіння сучасними інформаційними технологіями.

Підвищити оперативність пошуку необхідних документів;

Плани на майбутнє

Робота системи електронного документообігу постійновдосконалюється та оптимізується. Зокрема заплановано:- забезпечити погодження керівництвом міської ради проектів

рішень виконавчого комітету та рішень міської ради через системуелектронного документообігу;

- запустити мобільну версію системи для керівництва міської ради.

Робота системи електронного документообігу постійновдосконалюється та оптимізується. Зокрема заплановано:- забезпечити погодження керівництвом міської ради проектів

рішень виконавчого комітету та рішень міської ради через системуелектронного документообігу;

- запустити мобільну версію системи для керівництва міської ради.

18

Дякую за увагу!Дякую за увагу!