62926386 manual de siigo
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S I I G O
SIIGO : Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un
mecanismo completo y de fácil manejo que tiene como objetivo guardar y
administrar el registro detallado de las operaciones de la empresa y en general
de todos los aspectos relacionados con la administración de negocios, opera
bajo plataformas operacionales como DOS, UNIX, RED WINDOWS FOR
GROUP, WINDOWS NT, WINDOWS 95, NOVELL...
COMO INSTALAR UNA EMPRESA
El proceso para instalar es el siguiente : ME DEBEN LA VIDA. OIGA. QUE
MAMERA HACER TODO ESTE MANUAL.!!!!!
Mi correo por si quieren agradecer o comentar algo.
Manolito454@hotmail.com
Descomprima el contenido del Combo Contable…. Copie toda la carpeta SIIGO00 al Disco C:/, y entre a D.O.S. Inicio-> Ejecutar-> CMD ->enter
OJO: Les recuerdo para los que nunca han manejado D.O.S. Para ingresar a
una carpeta digitan: CD (espacio) y el nombre de la carpeta; y para salir, estando dentro
De la carpeta digitan: CD.. (ojo con los dos puntos) y enter. Se Vista el contenido de la carpeta con DIR >enter
Ubicados en el directorio C:\SIIGO00 (en plataforma DOS) digite la instrucción INSTALA < espacio > y el número de la empresa a instalar (de 01 a 98).Ejemplo : (Mejor Dicho, háganlo tal cual)
C:\ SIIGO00>INSTALA 01 (O 02,03… según corresponda) (Pulse enter)
A continuación aparecerá unos comandos y seguidamente aparecerá la
siguiente pantalla donde le pedirá los datos de instalación de la empresa.
Ojo: copien tal cual la información para que no les salga error.. “” cualquier
HEERRRORR puede ser fatal””””JAJAJA.
Nos pedirá un Numero de empresa primeramente: colocamos la que le
insertamos en “instala”: osea: 01
A esta pregunta si digita S, Continuará con el proceso, si digita N, abortará y
terminará con el proceso Entonces S
Luego otra pregunta: Corresponde a una Reinstalación? N.
Diligenciamos los siguientes Datos tal cual la imagen,
menos los datos de la empresa, esos si como ustedes
quieran. Nombre Nit Digito.
TODO EN MAYUSCULA.
REPEAT: Por su bien coloque las indicaciones que van en Negrilla.
Paso seguido cambiará la pantalla y empezará a realizar las siguientes preguntas :
• Digite el número de empresa a instalar: 01• Disco Duro : Digitar C, si va a instalar la empresa en el disco duro del equipo (monousuario), si va trabajar en red digite la unidad lógica escogida para compartir SIIGO: (D,E,F,G,H,...)
• Serial SIIGO : 0186-1996-0040805• Nombre de Empresa : Digite la Razón Social de la empresa a instalar, puede digitar hasta 40 posiciones alfanuméricas.• Identificación : Digite el número de NIT de la empresa sin dígito de verificación, o el número de la Cédula de Ciudadanía si es persona natural.• Dígito de verificación : Digite el número que corresponda como dígito de verificación , si no existe, digite enter.
• Inventario Periódico : N. En caso de tener el módulo de inventarios digite S si quiere manejar inventario periódico, si digita N manejará sistema inventario permanente.• Fecha de Corte de Saldos: Digite la fecha convenida para incorporar los saldos iniciales en formato AAAAMMDD, (año, mes, día) cabe anotar que la fecha no debe separarse por guiones, espacios, caracteres especiales como /, etc., así: 19981231 y luego digite enter. Coloca la fecha del Reloj de windows… osea, la de HOOOOOOOYYYYY.
• Mantiene el P.U.C.: Digite S, si quiere tener el PLAN UNICO DE CUENTAS para comerciantes y así no digitar el nombre de las cuentas contables a nivel de grupo, cuenta y subcuenta en el momento de abrir las cuentas a utilizar
específicamente por la empresa, Digite N si no desea ninguna de las cuentas y trabajará con un PUC diferente al comercial
• Toda la información es correcta: Digite S si desea continuar, digite N si desea devolverse a algunas preguntas anteriores para modificar.
Este proceso tardará algunos minutos, luego encontrará dos directorios: SIIGO00 y SIIGO01. SIIGO01 será el directorio de trabajo de su nueva empresa., y nos saca del cuadro.
Quedamos en C:\SIIGO00\ Salimos con CD.. a C:\
Ahí copiamos los siguientes comandos en D.O.S. OJO:
Ubíquese dentro del directorio SIIGO01 (nuestra empresa) el batslach lo
hacemos sosteniendo la tecla ALT+92 = \C:\ CD SIIGO01C:\>SIIGO01> (AQUÍ ESTAMOS DENTRO DE LA CARPETA)
Estando dentro digite la instrucción: COPY C:\SIIGO00\*.BAT -> OJO CON EL ASTERISCO Y EL PUNTO.Significa que vamos a copiar de la carpeta de instalación todos los archivos
que tengan la extensión: .BAT, los cuales nos muestra 6 lineas copiadas.
Resumen en la imagen paso a paso desde la linea:
Y PARA FINALIZAR .. LE ESCRIBIMOS SIIGO AHÍ DONDE TENEMOS
EL CURSOR. Y CHAZAMMMM!!!!!TENEMOS SIIGO.
Esta instrucción entra al programa SIIGO la cual te pide una clave de usuario
que es: 1111 . y listo. Pasa automáticamente al año de
proceso.
Creenle un acceso directo al escritorio: Hagan lo siguiente si no saben: solo
miren la imagen:
Y listo. En el escritorio aparecera un icono de Acceso directo a SIIGO.
FUNCIONAMIENTO:
SIIGO es programa de administración de negocios que se basa
fundamentalmente en un sistema de contabilidad general, el cual está
conformado por once módulos integrados a saber :
. Documentos
. Contabilidad
. Cuentas por Cobrar
. Cuentas por Pagar
. Inventarios
. Nómina
. Activos Fijos
. Presupuestos
. Ordenes de Pedido
. Ordenes de Compra
. Ventas
Es importante tener en cuenta algunos aspectos fundamentales que permiten
que SIIGO
Funcione normalmente.
¨ En el momento de la instalación del programa, se creará el directorio
SIIGO00, en el cual se copiaran los archivos específicamente relacionados con
el software, es decir los archivos que constituyen los programas a ejecutar
(programa objeto), por tal motivo no debe ubicarse en ese directorio para
realizar procesos, pues SIIGO en sus procedimientos de ejecución identifica y
diferencia los archivos de datos contenidos en los directorios de cada empresa
que serán diferentes de SIIGO00.
¨ El único proceso que siempre debe ejecutarse desde este directorio es la
instalación de empresas, la información de dichas empresas estará contenida
en los directorios SIIGO01, SIIGO02..., SIIGO98, el número de cada uno de
estos directorios debe coincidir con el numero de empresa instalada.
ACCESO AL SISTEMA
Existen 2 formas de ingresar al programa SIIGO, dependiendo de que se haya
creado o no un icono de acceso para trabajar por windows. Si se creó un icono
de acceso simplemente deberá ubicarse con el Mouse del equipo y presionar
doble clic sobre este, si no existe icono, inicializando el computador y cargando
el sistema operativo se debe ubicar en el directorio \SIIGOnn ó /u/siigonn
(donde nn es el número de la empresa), digitar la palabra SIIGO (siigo en
UNIX) y oprima enter, de esta forma obtiene el acceso.
Ejemplo :
En DOS : C:\>
CD SIIGO01 <ENTER>
C:\SIIGO01> SIIGO <ENTER>
En UNIX : pwd
cd /u/siigo01 <enter>
siigo <enter>
Luego aparecerá la pantalla de Control de Acceso.
PARA RECORDAR : EN CUALQUIER SITIO DEL PROGRAMA CON <ESC>
RETORNA A LA OPCION ANTERIOR (retrocede) y con <ENTER> ACEPTA
(adelanta).
En este momento el programa le solicita la Clave de Acceso, la cual se debe
digitar de la misma forma en que fue grabada (mayúsculas, minúsculas o
caracteres alfanuméricos), al digitarla no aparece en pantalla por seguridad. En
caso de que la clave no concuerde con la clave solicitada aparece el mensaje
CLAVE NO CATALOGADA, repita el proceso hasta suministrar la clave
correcta.
Cada vez que se instale una empresa, la Clave del Administrador será 1111
hasta tanto no sea modificada.
Posteriormente le solicita el año, mes y día de proceso, con <ENTER> tomará
la definida como fecha de saldos iniciales en el momento de su instalación y si
ya ha ingresado en otra fecha tomará la fecha utilizada en la última sesión de
trabajo.
Al digitar el mes de trabajo (01=Enero, 02=Febrero...) y en caso de que la clave
suministrada sea diferente a la del administrador y el nuevo usuario no tenga
autorización para cambiar de mes; a pie de la pantalla aparecerá el mensaje
NO PUEDE CAMBIAR LA FECHA, intente nuevamente hasta suministrar el
mes correcto, o tomará el que se encuentre en pantalla.
En caso de que digite un año en el cual nunca se haya trabajado, ni se
encuentre en la empresa a la cual desea ingresar a pie de la pantalla aparecerá
el siguiente mensaje :
Intente nuevamente el proceso hasta suministrar el año correcto, acuda a su
copia de seguridad para recuperar los archivos, o bien realice el proceso de
cierre de año para generar los archivos del año próximo.
Esto significa que usted puede dejar en ceros el consumo (datos para
estadísticas) de todos los productos del inventario del mes en curso. Si su
respuesta fue SI, aparecerá titilante el mensaje LIMPIANDO INVENTARIOS, en
este proceso la clave será comparada con la del administrador, si no concuerda
a pie de la pantalla aparecerá el mensaje ES FUNCION DEL
ADMINISTRADOR.
CODIGO ......... ACTIVIDAD ..................... TARIFA X MIL
EMPRESA INDUSTRIAL
101 ............Producción de alimentos .................3
....................excepto bebidas; producción
....................De calzado y prendas de vestir.
102 ........... Fabricación de productos ................5
....................primarios de hierro y acero;
....................Fabricación de material de
....................transporte.
103 ............Demás actividades industriales. .....8
EMPRESA COMERCIAL
201 ............Venta de alimentos y productos ......3
....................agrícolas en bruto, venta
....................de textos escolares y libros
....................(incluye cuadernos escolares);
....................venta de drogas y medicamentos.
202 ............Venta de madera y materiales .........5
................... para construcción; Fabricación de
....................material de transporte.
203............ Venta de cigarrillos y licores; ..........10
....................venta de combustibles derivados
....................del Petróleo y venta de joyas
204 ............Demás actividades comerciales. ....8
EMPRESA DE SERVICIOS
301 ............Transporte; publicación de ...............3
....................revistas, libros y periódicos; radio-
....................difusión y programación de televisión.
302 ............Consultoría profesional; servicios .....5
....................prestados por contratistas de
....................Construcción, constructores y
....................urbanizadores; y presentación de
....................Películas en salas de cine
303 ............Servicios de restaurante, cafetería, 10
....................bar, grill, discoteca y similares
....................Servicios de hotel, motel, hospedaje,
....................amoblados y similares, servicios
....................De casas de empeño; servicios
....................de vigilancia.
304 ............Demás actividades de servicio. ......7
EMPRESAS DEL SECTOR FINANCIERO
401 ...........Corporaciones de ahorro y vivienda 8
402........... Demás actividades financieras ........8
AYUDAS EN LINEA
.En todos los módulos podrá encontrar una ayuda en línea en cada opción que
le permitirá obtener información sobre el campo en el cual está ubicado.
Esta ayuda la puede consultar con la función F6 Ayuda en Línea, sin embargo
también existe la posibilidad de dejar esta ayuda fija, para que aparezca en
forma automática sin necesidad de llamarla. Se fija por la opción
Parametrización.
GENERALIDADES E INICIACION SIIGO
¨VENTAJAS Y FORTALEZAS :
• Ofrece interfases con otros productos (Interna - Externa)
• Dinamismo Contable - No hay cierres definitivos entre meses.
• Total Integración.
• Organización y Control
• Información Confiable, Oportuna y Desagregada.
• Herramientas para la toma de decisiones.
• Mejoramiento de la administración de los inventarios, producción y los activos
fijos.
• Automatización de depreciaciones, provisiones, diferidos, libros oficiales,
certificados, etc. ...
• Proporciona control automático de los posibles errores al ejecutarse el
programa. (errores de COBOL)
• Incluye manejo de calculadora en con la función F6-F1.
CARACTERISTICAS PRINCIPALES - SIIGO
• Práctico
• Integrado
• Versátil
• Dinámico
• Flexible
• Fácil de Manejar
• Ofrece Interfase con otros productos
• Económico en recursos
• Seguro e Integro
• Controlado
INSTALACION DE EMPRESAS
Para la instalación completa, el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION
GERENCIAL Y OPERATIVO - SIIGO, requiere que el computador tenga
mínimo ocho (8) megabytes disponibles en disco duro y adicionalmente que
funcione bajo cualquier sistema operacional ya sea D.O.S., UNIX, NOVELL,
WINDOWS, NT y/o ambiente servidor.
El programa debe instalarse en el computador establecido por el usuario para
tal fin, SIIGO permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98) en el mismo
equipo, usando los directorios con un número consecutivo así SIIGO01,
SIIGO02,...donde se encontrara la información de cada una de las empresas.
La instalación de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin
dejar espacios libres, es de anotar que como SIIGO permite la reinstalación de
empresas, aquellas que ya no se esten usando pueden volver a crearse con
razón social, y NIT diferentes al instalado o usado inicialmente. Es importante
tener en cuenta que reinstalación de una empresa deja totalmente vacíos los
archivos de datos (borrara la información de la empresa)
El borrar un directorio (SIIGO01, SIIGO02, SIIGO03...) desencadena las
empresas no permitiendo el ingreso a todas las restantes .
ASPECTOS FUNDAMENTALES
En el momento de instalar cada empresa, es necesario conocer con exactitud
el nombre de esta o RAZON SOCIAL, el Número de Identificación Tributaria o
NIT y LA FECHA DE CORTE DE SALDOS INICIALES, ya que a partir de ese
momento se incorpora la información contable.
Para garantizar el éxito en la implementación del programa SIIGO, es
necesario parametrizar el programa con el fin de adecuar la información según
las necesidades y expectativas de la empresa. En primera instancia debe
definirse e incorporarse :
- Centros y Subcentros de Costos : Que permite catalogar la estructura
organizacional, las diferentes sucursales (establecimientos comerciales) y
demás divisiones administrativas posibilitando la elaboración de informes por
cada uno de ellas.
- Bodegas y Sub-bodegas : Opción que permite discriminar y analizar
existencias de inventarios.
- Registro de Control : Permite mantener en los archivos de control los datos
básicos de la empresa, como son dirección, teléfonos, intereses de mora, etc...
- Registro de Monedas : Mediante esta opción se podrá parametrizar diferentes
monedas extranjeras.
- Países y Ciudades: Con el fin de aplicar la reforma tributaria del Distrito
Capital (ICA).
- Zonas : Permite definir las diferentes zonas de acuerdo a la estructura
geográfica, que puede manejarse a nivel de ventas, permitiendo generar
informes y estadísticas.
- Formas de Pago : Permite definir diferentes formas de pago de acuerdo a los
criterios comerciales con que se manejen los clientes.
- Plan de Cuentas : Principalmente, deberá definirse el Plan de Cuentas que
regirá en la empresa, punto de partida para el funcionamiento total de SIIGO.
- Códigos de Activos Fijos y de Inventarios : Mediante esta opción se prodrá
determinar claramente a nivel de tablas las grupos de clasificación permitiendo
así agilizar los procesos que se realizan en forma automática y poder
administrar con exactitud la información concerniente a dichos módulos.
- Catálogo de Terceros : Con el fin de registrar y administrar la información de :
clientes, proveedores, empleados, vendedores, etc...
MENU PRINCIPAL
En la opción F1 MENU PRINCIPAL, aparecerá en la pantalla el menú de
selección, donde se encontrarán todas las opciones que ofrece el SIIGO.
Cada opción del SIIGO es antecedida por un indicador de función entre (F1-
F12), los cuales corresponden a las teclas de función que aparecen descritas
en el teclado del computador con estos mismos nombres.
El menú SIIGO contiene :
El recuadro a la izquierda corresponde al menú principal de SIIGO, en él estan
contenido los Doce (12) módulos que ofrece el sistema.
PARA RECORDAR : LA TECLA ESC, LE PERMITE REGRESAR AL MENU
ANTERIOR, CON PREVIA VERIFICACION DE SALIDA QUE APARECE A PIE
DE PANTALLA ASI:
SEGURO DE SALIR (S/N) : N
Si digita S, se posicionará nuevamente en el "Premenú", si digita N, ignora.
A partir de este momento es indispensable definir la utilización del Plan de
Cuentas, de los Centros de Costos, de los Terceros, Tablas de Inventarios,
tablas de Activos, Catálogos y vendedores. Esto es indispensable crear antes
de ingresar los saldos iniciales y se hará de acuerdo a los módulos que se
hayan adquirido.
PARAMETRIZACION
Por la opción F2, Parametrización, usted podrá definir los diferentes
requerimientos de acuerdo a las necesidades de manejo de la información,
dichos requerimientos son :
• Registro de Claves
• Registro de Control
• Registro de Monedas
• Registro de Ciudades
• Registro de Zonas
• Cambio Clave del Administrador
• Bloqueo de Fecha
• Formas de Pago
• Recuperaciones
• Utilitarios
• Impresión de Parámetros
PLAN DE CUENTAS
Definición : El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las
operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir
la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad,
confiabilidad y comparabilidad.
El Plan Único de Cuentas está compuesto por un Catálogo de Cuentas y la
descripción y dinámica para la aplicación de las mismas las cuales deben
observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones
económicas. El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y
clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo,
Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de
Operación y Cuentas de Orden, identificadas con un código numérico y su
respectiva denominación.
El Plan Único de Cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales
o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad a lo
previsto en el Código de Comercio.
No estarán obligadas a aplicar el Plan Unico de Cuentas los entes económicos
pertenecientes a los sectores Financiero, Asegurador y Cooperativo para
quienes se han expedido Planes de Cuentas en virtud de legislación especial.
** El Catálogo de Cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en
la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas
diferentes a las previstas en él. No obstante, los entes económicos que lo
consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus
operaciones, códigos y denominaciones diferentes, en tal caso deberá elaborar
una tabla de Equivalencias entre estas y las contenidas en el Catálogo del Plan
Unico de Cuentas, la cual estará a disposición de las entidades o personas que
de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar libros
y documentos del ente económico. Sin embargo, en los libros registrados se
deberá asentar la información contable conforme al catálogo de Cuentas del
mencionado Plan.
Los entes económicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias, deberán
informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente.
Las cuentas y subcuentas identificadas únicamente por el código numérico,
podrán ser utilizadas y denominadas por el ente económico, dentro del rango
establecido, dependiendo de sus necesidades de información , conservando la
misma estructura del Plan Unico de Cuentas (PUC).
Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán
utilizar los auxiliares que se requieran de acuerdo a las necesidades del ente
económico , para lo cual
bastará con que se incorporen a partir del séptimo dígito.
Descripción :
La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los
siguientes niveles:
Clase : El primer dígito
Grupo : Los dos primeros dígitos
Cuenta : : Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta : Los seis primeros dígitos
Las clases que identifican el primer dígito son:
Clase 1 : Activo
Clase 2 : Pasivo
Clase 3 : Patrimonio
Clase 4 : Ingresos
Clase 5 : Gastos
Clase 6 : Costos de ventas
Clase 7 : Costos de Producción o de Operación
Clase 8 : Cuentas de Orden Deudoras
Clase 9 : Cuentas de Orden Acreedoras
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que forman el Balance General; las
clases 4, 5 , 6 y 7 corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias o
Pérdidas o Estado de Resultados y las clases 8 y 9 detallan las Cuentas de
Orden.
Generalidades :
SIIGO maneja un código único el cual parte de la contabilidad, extendiéndose
hacia sus diferente auxiliares, la base consta de hasta Diez (10) dígitos donde :
los Dos primeros determinan el Grupo, los Dos siguientes la Cuenta, los Dos
subsiguientes la Subcuenta , los Dos penúltimos los Auxiliares, y los dos
últimos para los Subauxiliares. Los Auxiliares y Subauxiliares son opcionales.
Adicionalmente, la creación de las Cuentas implica el manejo de algunos
atributos, que posteriormente van a influir en el tipo de información que desee
manejar el Cliente SIIGO. Se conocen como extenciones y se conforman así :
• Inventarios los códigos se clasifican en tres (3) niveles así : Los tres primeros
dígitos corresponden a la línea del producto, los siguientes cuatro dígitos
determinan el grupo y los últimos cuatro el código del producto.
• Activos Fijos los códigos se clasifican en dos niveles así : los tres primeros
dígitos corresponden al grupo de Activos al cual pertenece, los siguientes
cuatro determinan el Código del Activo.
• Detalles con el tipo de documento (2) posiciones , el número del documento
(6 dígitos) y (2) dígitos para el número del vencimiento (hasta 99 vencimientos
por cada documento) y paralelamente la fecha en que vence (año, mes, día).
• Terceros con trece (13) dígitos, es decir el Número de Identificación Tributaria
• Centros de Costos con tres (3) dígitos, permitiendo manejar hasta 999 centros
de costos y dos (2) dígitos para manejar subcentros de costos.
PLAN DE CUENTAS
Si quiere observar su Plan de Cuentas puede escoger la opción F2
Contabilidad, F2 Plan de Cuentas, en donde encontrará dos (2) opciones I
Impreso o P Pantalla :
En caso de escoger la opción P pantalla aparecerán las opcines NUMERICO y
ALFABETICO
A (Alfabético) si desea realizar la consulta ordenada por la descripción de la
Cuenta o N (Numérico), si desea realizar la consulta ordenada por el Código de
la Cuenta.
Posteriormente le preguntará :
Todo el PUC o solo las Utilizadas ? P/U : U
Digite P (P.U.C.) si desea realizar la consulta de TODAS la cuentas del Plan
Unico de Cuentas (P.U.C) o U (Utilizadas), si desea realizar la consulta
solamente con las cuentas creadas para la utilización de la empresa.
Si digitó la opción N (Numérico), digite el código del Grupo, Cuenta, Subcuenta,
Auxiliar y Subauxiliar desde donde desea consultar, con <ENTER> ubica la
primera cuenta, paso seguido aparecerá en orden numérico ascendente, las
cuentas previamente abiertas en el sistema, indicantod su código, descripción,
Detalle (N,C,P), Acumulación de Terceros (S,N,R), Centros de Costos (S, N),
Ajustable (N, P, A), etc. concluído el pantallazo mostrará la próxima pantalla,
con ESC suspende el proceso.
Si escogió la opción A (Alfabético), digite las primeras letras desde las cuales
desea consultar (Nivel Subauxiliar, Auxiliar o Subcuenta únicamente),
mostrando las misma características descritas en el punto anterior, con
<ENTER> ubica la primera.
En caso de escoger la opción I (Impreso), aparecerá :
A (Alfabético) si desea el informe ordenado por la Descripción de la Cuenta; o
N (Numérico), si desea el informe impreso ordenado por el Código de Cuenta
Contable.
Si escogió la opción A aparecerá:
Digite P si desea realizar la consulta de todas las cuentas del PLAN UNICO DE
CUENTAS (P.U.C.) o U (Utilizadas) si desea realizar la consulta solamente con
las cuentas utilizadas.
Posteriormente le preguntará que si desea la impresión con
CONTRAPARTIDAS, si digita S, se imprimirá el informe mostrando las cuentas
a llevar el ajuste y su contrapartidas cuando estas estan marcadas como Paag
o como Acuerdo.
Aparecerá el mensanje "Fn Impresora ENTER Archivo", digite entre F1 y F9
(según impresoras activadas), paso seguido aparecerá el mensaje "Impresora
Lista ? (S/N) S", digite S lo que hará que se empiece a procesar el informe
impreso. Si digitó <ENTER> aparecerá :
" LISTANDO EL PLAN DE CUENTAS "
Si escogió la opción N (Numérico), digite el código de la cuenta desde y hasta
la cual desea el informe, con <ENTER> las ubica todas.
Digite P (P.U.C) si desea el informe impreso con todas las cuentas del Plan
Unico de Cuentas o U (Utilizadas), si desea el informe impreso solamente con
las cuentas abiertas.
Este informe lista el Plan de Cuentas en el orden deseado con o sin auxiliares
de acuerdo a lo escogido y muestra los siguientes campos :
• Descripción del Informe NUMERICO :
1. Código del Grupo de Cuentas
2. Código de la Cuenta
3. Código de la Subcuenta
4. Código del Auxiliar de la Cuenta
5. Código del Sub -auxiliar de cuenta
6. Descripción del Grupo de Cuentas
7. Descripción de la cuenta
8. Descripción de la Subcuenta
9. Descripción del Auxiliar y Subauxiliar de Cuenta (Opcional)
10. Clase (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden x contra)
11. Detalle (Por Cobrar, Por Pagar)
12. Si tienen aplicación en centros de costos
13. Si va a acumular por terceros, o si es una cuenta de Retención en la Fuente
14. Si es una cuenta ajustable por Paag o por el Acuerdo
15. Si es de Retención en la Fuente : el porcentaje de Retención a aplicar
• Descripción del Informe ALFABETICO :
1. Código de la Cuenta (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliares y Subauxiliares)
2. Descripción de la Cuenta Auxiliar
3. Clase (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden x contra)
4. Detalle (Por Cobrar, Por Pagar)
5. Si tienen aplicación en centros de costos
6. Si va a acumular por terceros, o si es una cuenta de Retención en la Fuente
7. Si es una cuenta ajustable por Paag o por el Acuerdo
8. Si es de Retención en la Fuente : el porcentaje de Retención a aplicar
CAMBIO DE DETALLES :
Para cambiar cuentas que detallan por C (Cartera) o P (Proveedores) por NO
detalla, se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo las
modificaciones, paso seguido aparecerá a pie de pantalla :
BORRA DETALLES (S/N)?:
Con <ENTER> ubica N y la cuenta no será modificada , en caso de digitar S
Borrará toda la información de detalles que tenga esta cuenta.
Para modificar cuentas que se encontraban con NO DETALLA, por C (Cartera)
o P (Proveedores), se repasa la cuenta completa con <ENTER>, a
continuación aparecerá a pie de pantalla PASA A CMPTE, digite el tipo de
documento cruce (de acuerdo con los definidos) , que desea ubicar en los
saldos detallados, esto ocasiona que el saldo del tercero sea trasladado en
detalles con el número de comprobante digitado y una secuencia a partir del 1
en adelante, simpre y cuando el número este disponible.
CAMBIOS DE TERCEROS :
Para modificar cuentas de Terceros (S) o de Retención en la Fuente (R), que
discrimina por NIT, debe borrar la discriminación dejando (N) : Se repasa la
cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la modificación y paso seguido
aparecerá a pie de pantalla el mensaje :
BORRA TERCEROS (S/N) ?:
Con <ENTER> ubica N y la cuenta no será modificada en caso de digitar S
quedará marcada para no manejar terceros y borrará la información de terceros
que tenga discriminada en esta.
Para modificar cuentas que no acumulaban por Terceros (N), para que
acumulen (S) o de Retención en la Fuente ( R ), se repasa la cuenta completa
con <ENTER>, Incluyendo la modificación y paso seguido aparecerá a pie de
pantalla el mensaje :
Pasa al Nit :
Digite el NIT al cual desea trasladar la información, éste debe ser diferente de
ceros, si se modificó a cuenta de retención, digite el porcentaje de Retención a
aplicar a esta cuenta. Si esta cuenta tenía movimiento pasará todo el
movimiento al Nit digitado y posteriormente por medio de notas deberá
discriminarse a los respectivos nits.
CAMBIOS DE CENTROS DE COSTOS :
Para modificar cuentas que utilizaban Centros de Costos (S), para que no los
utilice (N), se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la
modificación y a continuación aparecerá a pie de pantalla el mensaje :
Borra C. Costos (S/N) : ? N,
Con <ENTER> ubica N y la cuenta no será modificada, en caso de digitar S
borrará la información que tenga acumulada en los diferentes Centros de
Costos definidos y movidos por esta cuenta.
Para modificar cuentas que no utilizaban Centros de Costos (N) se repasa la
cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la modificación y posteriormente
aparecerá a pie de pantalla el mensaje :
Pasa al C.C.: ,
Digite el centro de costo al cual desea trasladar la información (Previamente
creado por la opción F2 Contabilidad, F3 Admón Centros de Costos.
CAMBIO DE AJUSTES :
Al modificar Cuentas ajustables (P Paag, A Acuerdo), para borrar su
característica de ajustable, se repasa la cuenta completa con <ENTER>,
incluyendo la modificación y el hará el cambio sin hacer ninguna pregunta.
Si desa modificar cuentas que no manejaban ajustes, para adicionarles esta
característica, basta con repasar la cuenta completa adicionándole el tipo de
ajuste requerido. Ya sea P Paag o A Acuerdo, al momento de colocarle P Paag
al terminar de repasar la cuenta el preguntará cuenta de ajuste y contrapartida.:
ELIMINACION DE CUENTAS
Para la Eliminación de Cuentas se utiliza la tecla de función F5, teniendo en
cuenta que :
• Se borra de abajo hacia arriba así : Primero el subauxiliar en caso de que
exista, luego el auxiliar, luego la subcuenta , la cuenta y por último el grupo, es
decir , no se puede borrar un grupo sin borrar todas los auxiliares,
subauxiliares, subcuentas y cuentas que a este se hallen asociados. Además
tampoco se podrá borrar cuentas que posean saldo o movimiento.
• En caso que la Cuenta Contable tenga movimiento, aparecerá a pie de
pantalla * NO BORRA SALDO * y no podrá ser borrada.
El procedimiento es ubicar el cursor en el nombre de la cuenta (sea esta
Subauxiliar, auxiliar, Subcuenta, cuenta o grupo ) y digitar la tecla de función
F5.
CREACION DE CENTROS DE COSTOS :
DEFINICIÓN : Centros de Costos son Areas de Responsabilidad que define la
misma empresa con el propósito de controlar la utilidad o pérdida que presente
cada una de ellas. Sin embargo también se pueden utilizar para discriminar o
desagregar la información de acuerdo a algunas clasificaciones específicas.
APLICABILIDAD : Los Centros de Costos se pueden utilizar para .
• Definir las diferentes Areas o Departamentos de la Empresa (Administración,
Ventas, Producción...)
• Definir las diferentes Sucursales o Establecimientos Comerciales (Puntos de
Venta)
• Definir la Zonificación de Clientes, Proveedores (Ciudades)
• Clasificar Las Ventas (Gravadas, Exentas, Nacionales del Exterior...)
Todo esto debido a que en SIIGO siempre podremos obtener información y
listados discriminados por Centros de Costos.
CREACION : Por el módulo de Contabilidad (F2), Opción F3 Admón. Centros
de Costos. Opción F1 Apertura : Se podrá crear hasta 999 Centros de Costos y
99 Subcentros de Costos :
Para la Creación de los Centros de Costos se digita el Número de Centro de
Costo (entre 001 y 999), luego al frente se digita el nombre del Centro de
Costo, con <ENTER> pasa a Responsable, si es creación , si existe muestra
los datos del Centro de Costos. En responsable puede digitar el Nombre del
Responsable, La dirección del Centro de Costos y dos (2) números telefónicos,
Fax, Dirección E-mail (estos datos son opcionales).
Posteriormente le preguntará si maneja Subcentros de Costos (permite crear
hasta 99 subcentros de costos) y los podrá crear de la misma forma : en
Código : digite un número entre 01 y 99, en Descripción digite el nombre del
Subcentro de Costos :
Con F5, le permite eliminar Subcentros y Centros de Costos, en el cual esté
ubicado y lo deja libre para utilizarlo nuevamente, siempre y cuando no tengan
movimiento. Se hace de abajo hacia arriba primero se borran los subcentros de
Costos asociados, y luego Los Centros de Costos a borrar.
CATALOGO DE INVENTARIOS
El Código de Inventarios es una ramificación de línea y Grupo de tal manera
que el catálogo solo asigna los seis (6) dígitos adicionales que identifican cada
referencia , cabe anotar que SIIGO maneja como sistema de acceso alterno la
referencia de fábrica, que NO obvia la asignación del Código.
Los códigos de productos se crearan por el módulo INVENTARIOS F5, Opción
F1 Catálogo de Productos F2 Apertura de Productos. En ese momento
aparecerá la pantalla:
Digite La Línea del Producto a asignar, previamente creada, de lo contrario a
pie de pantalla aparecerá el mensaje LINEA NO EXISTE, intente nuevamente,
a continuación aparecerá la descripción de la línea digitada.
Digite el Grupo del Producto a asignar, previamente creado, de lo contrario a
pie de pantalla aparecerá el mensaje GRUPO NO EXISTE, intente
nuevamente, a continuación aparecerá la descripción del grupo digitado.
CREACION DE BODEGAS :
DEFINICIÓN : Como su nombre lo índica por esta opción se podrá crear las
diferentes Bodegas, que posea la Empresa y lo que permitirá tener control
sobre los inventarios en forma discriminada de acuerdo a las necesidades del
Cliente SIIGO.
CREACION: Por el módulo de Inventarios (F5), Opción F3 Manejo de Bodegas.
Opción F1 Apertura : Se podrá crear hasta 9999 Bodegas.:
(Para la Creación de las Bodegas se digita el Número de la Bodega (entre 0001
y 9999), luego al frente se digita el nombre de la misma, con <ENTER> pasa a
Responsable, si es creación , si existe muestra los datos de la Bodega. En
responsable puede digitar el Nombre del Responsable, La dirección del Centro
de Costos y dos (2) números telefónicos, Fax, Dirección E-mail (estos datos
son opcionales).
Posteriormente le preguntará si maneja Ubicaciones (permite crear hasta 999
Ubicaciones y las podrá crear de la misma forma :Si digita S, en Código : digite
un número entre 001 y 999, en Descripción digite el nombre de la Ubicación.
Con F5, le permite eliminar Ubicaciones y Bodegas en el cual esté ubicado y lo
deja libre para utilizarla nuevamente, siempre y cuando no tengan movimiento.
Se hace de abajo hacia arriba primero se borran las ubicaciones asociadas, y
luego Las Bodegas a borrar.
TABLAS DE ACTIVOS FIJOS
Con el fin de clasificar los Activos Fijos, consultar y relacionar las cuentas que
determinan el movimiento se ha diseñado esta opción, la cual le permite crear
hasta (9999) grupos diferentes de activos.
PROCESO
Es necesario definir con claridad las cuentas contables a utilizar de acuerdo a
la discriminación que da el PLAN UNICO DE CUENTAS.
Digite el código del Grupo (4) posiciones numéricas (entre 0001 y 9999), en
caso de que esté asignado el código aparece la información, de lo contrario
solicita la descripción del grupo de activos a relacionar en 30 posiciones
alfanuméricas .
Posteriormente digite las cuentas del Activo , Depreciación, Gastos por
depreciación, Ajuste por Inflación al valor histórico, Ajustes por Inflación al
Valor de la depreciación y las cuentas de corrección monetaria
correspondientes, las cuales deben estar creadas previamente en el catálogo
de Cuentas, de lo contrario muestra frente a la cuenta digitada, Cuenta No
Existe.
Pulse <ENTER>, luego de digitar la cuenta para que solicite la siguiente, así
susecivamente hasta terminar las cuentas y al finalizar se posiciona en el
primer campo permitiéndole crear o consultar otro grupo de activos.
CATALOGO DE TERCEROS
Mediante esta opción, podrá crear los diferentes Terceros o Nits con los que
tiene vínculos comerciales en su empresa. Estos Nit podrán ser Clientes,
Proveedores, Empleados y Otros, de acuerdo al tipo de vínculo que exista con
este.
Para crear Nits, ubíquese en el módulo de Contabilidad F2, Opción F2 Admón,
de Terceros, F1, Apertura.
En caso de escoger la opcion APERTURA aparecerá:
Digite el número del Nit (13 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente
de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe
incluír el digito de verificación. En caso de existir, aparecerá el nombre, si no
existe mostrará el mensaje CREACION. En caso de digitar el Nit de un
empleado, como también pueden crearse por el módulo de Nómina, a pie de
pantalla aparecerá ES EMPLEADO, y mostrará su información básica.
Maneja Sucursales, digite S si este NIT maneja facturación por la Sucursal
(Mismo Nit, con diferentes direcciones), En caso contrario digite N, si digitó S a
continuación preguntará el número de Sucursal a crear desde 001 hasta 999.
Digite el Nombre (50 posiciones alfanuméricas) completo. (Este nombre debe
corresponder al nombre con el que el NIT se ha registrado EN LA CAMARA DE
COMERCIO, para efectos de información Tributaria), con <ENTER> ubica el
Creado.
Digite el CONTACTO (50 posiciones alfanuméricas) que le permitirá en un
momento dado establecer una persona específica con quien comunicarse
cuando se trate de ese NIT. Es opcional.
Digite la DIRECCION, (100 posiciones alfanuméricas), con <ENTER> ubica el
creado,
Digite el CODIGO DE PAIS Y CIUDAD a la que pertenece el NIT.
Digite hasta cuatro (4) números telefónicos del Nit., el Número del Fax y el
Apartado Aéreo, con <ENTER> ubica los creados.
Digite El SEXO, (E/M/F) EMPRESA, MASCULINO O FEMENINO, Por si crea
personas Naturales o Jurídicas.
Digite el mes y día de cumpleaños
Digite la dirección E-mail del Nit, si es que la tiene, opcional.
Digite el tipo de Identificación del Nit: N si se identifica con NIT, C, si el Cédula
de Ciudadanía.
Digite el tipo de NIT que es : (C - P - O) CLIENTE, PROVEEDOR, OTRO..
Si escogió la opción C, para Cliente debe tener en cuenta que:
• Deberá haber creado primero los NIT QUE SON VENDEDORES como
EMPLEADOS.
• Deberá posteriormente crear los VENDEDORES por el módulo de VENTAS,
Opción F1 Catálogo de Vendedores, F1 Apertura, ya que en el momento de
crear los Clientes pedirá un Código de vendedor para fijárselo en el momento
de facturar.
• Digite el Cupo de crédito a asignar al cliente
• Digite la Lista de Precios de venta a aplicar en el momento de facturar. Si fija
el número entre 1 y 8, fijará una de estas específicamente, con 9 fija todas las
8.
• Digite la cuenta principal de Cartera (10 dígitos) que utilizará el Cliente , la
cual podrá ser modificada en el momento de facturar, con <ENTER> ubica la
creada.
• Digite la calificación (2 posiciones alfanuméricas) es opcional con el cual
podrá calificar al Cliente de acuerdo al comportamiento comercial de este.
• Escoga la Clasificación en cuanto a contribuyente que sea el NIT a crear :
(Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen
simplicado, Régimen simplificado para personas no residentes en el país, No
residentes en el país y No Responsables de IVA.
• Digite el código de actividad ICA a la que pertenece el NIT(previamente
creados en registro de control).
• Digite el código del vendedor (previamente creado).
• Digite el porcentaje de descuento que quiera aplicar sobre el cliente
específicamente (es opcional)
• Digite la forma de Pago, código de 2 posiciones numérica (previamente
creado en Parametrización, Formas de Pago).
• Digite alguna Observación adicional que quiera hacer acerca del NIT, 50
posiciones alfanuméricas, es opcional.
Si escogió la opción P-PROVEEDOR :
• Digite la cuenta principal de Cuentas por Pagar (10 dígitos) que utilizará el
Proveedor , la cual podrá ser modificada en el momento de registrar la
comprar, con <ENTER> ubica la creada.
• Digite la calificación (2 posiciones alfanuméricas) es opcional con el cual
podrá calificar al Proveedor de acuerdo al comportamiento comercial de este.
• Escoga la Clasificación en cuanto a contribuyente que sea el NIT a crear :
(Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen
simplicado, Régimen simplificado para personas no residentes en el país, No
residentes en el país y No Responsables de IVA.
• Digite el código de actividad ICA a la que pertenece el NIT (previamente
creados en registro de control).
Si escogió la opción OTROS, No hará más preguntas.
Para ELIMINAR NITS ya creados, basta con accesar el NIT a borrar y pulsar la
tecla de función F5 sobre el nombre. En caso de que el NIT tenga movimiento,
no podrá ser borrado y a pie de pantalla aparecerá: EL NIT TIENE MVTO NO
BORRA.
Adicionalmente usted podrá listar (ya sea por impresora o por pantalla) los NIT
Creados, Mediante las opciones de F3 A F8, de la opción ADMON DE
TERCEROS:
CONSULTAS DE NIT
CONSULTA POR TIPO DE NIT :
Permite Obtener un listado organizado a nivel General, De sólo los Nit
catalogados como Clientes, de aquellos catalogados como Proveedores y de
Otros.
CONSULTA POR CUMPLEAÑOS :
Permite Obtener listados por fecha de cumpleaños donde solicitará rango de
fechas a consultar, listados organizados por Sexo, (E,M,F), y los NIT Inscritos
CONSULTA POR Nro. GENERAL :
Le permite obtener Listados organizados por Número de Nit, y le permitirá
consultar por rangos de NIT, Y rangos de Sucursales.
CONSULTA POR Nro. DETALLADO :
Le permite obtener Listados organizados por Cuenta contable asignada al NIT,
por Número de Nit y Sucursales, también le solicitará rangos a listar.
TERCEROS POR CUENTA :
Le permite obtener información de los NIT que han sido afectados en una
cuenta específica, el comprobante con el que se realizó el movimiento, el saldo
anterior (inicial del mes a consultar) el valor de los movimientos Débitos, el
valor de los movimientos Créditos (valores totales) y el nuevo saldo.
TERCEROS POR CUENTA DETALLADOS
Esta opción le permite obtener un listado discriminado por cada cuenta
contable afectada con los comprobantes registrados por cada NIT y los valores
de cada movimiento.
** EN CUALQUIERA DE LAS OPCIONES ANTERIORES EL PROGRAMA
SOLICITARA SI DESEA ESTOS INFORMES CON SUCURSALES O NO Y SI
LOS DESEA A TRAVÉS DE UN INFORME IMPRESO O POR PANTALLA.
Entonces aparecerá las opciones I Impreso P Pantalla.
REGISTRO DE CONTROL
Mediante esta opción se mantienen los datos de la Empresa como Dirección,
Ciudad donde está domiciliada la sede principal, además permite incorporar
cuatro (4) números de teléfonos, la Moneda Nacional, la Sigla de Identificación
de los terceros, Sigla de Impuesto a las Ventas, Porcentajes de Intereses de
Mora y adicionalmente fijar las impresoras disponibles con la descripción de
cada una de ellas.
Se pueden definir hasta nueve (9) Impresoras, mediante las teclas de función
del teclado (F1, F2, F3...F9) detallándolas por marca, para facilitar la dirección
del reporte en el momento de imprimir.
Al ingresar a esta opción, hará las siguientes preguntas :
Dirección: Digite la dirección del domicilio de la Empresa, en esta opción
SIIGO, le ofrece dos campos (renglones) que le permitirá ingresar la dirección
en forma clara, completa y los más detallada posible.
Ciudad : Digite la ciudad del domicilio principal de la Empresa.
Teléfonos: Digite cuatro (4) números telefónicos de la Empresa, solamente
permite caracteres numéricos.
Moneda Nacional: Debido a que SIIGO es un software que se vende en otros
países, en este campo deberá digitar PESOS MCTE a fin de que sea
adicionado en el momento de obtener el valor de un monto escrito, Ejemplo :
Cincuenta mil PESOS MCTE.
Sigla Iden: Por la misma razón, digite en este campo la palabra que identifica
los terceros, Ejemplo : NIT.
Sigla Imp.Vtas: En este campo deberá digitar la Sigla del Impuesto a las Ventas
: IVA.
% Int. Mora: Digite el valor que quiere aplicar para reflejar el interés de mora
sobre la cartera vencida. Este valor será reflejado en los informes de Cuentas
por Cobrar, sin embargo será un dato a nivel informativo solamente, SIIGO no
contabilizará automáticamente dichos intereses y solamente podrá manejar un
valor en dicho porcentaje.
Impresor: Por esta opción podrá implementar las diferentes impresoras que
ttenga definidas. Si el programa está instalado de modo MONOUSUARIO, (un
único Computador), con la tecla F1 asigna la impresora local (la del puerto
paralelo), si el software es multiusuario, (trabajo en red), podrá asignar hasta 9
impresoras, con las teclas de función F1..F9.
Desea Ayuda en Línea: Al digitar S, activará la ayuda en línea en forma
automática y constante durante todos los campos en los que se encuentre
posicionado. Si digita N, solamente podrá consultar la ayuda en línea con la
tecla de función F6.
Desea Conv. Extranj. Automática A/N : Digitando A, las cuentas marcadas con
moneda extranjera, será convertidas de acuerdo al valor del cambio asignado a
la moneda previamente creada, de manera automática, por esta opción se
podrá obtener informes (listados) en moneda diferente a la local. En el
momento de elaborar un documento, preguntará la moneda a la cual se desea
convertir el movimiento.
Bodega Principal : Por requerimiento del programa, (así la Empresa no maneje
inventarios) como mínimo deberá crearse una bodega y una sub-bodega, a la
cual llevará el movimiento que requiera el manejo de estas, Esto a fin de que
en el momento de afectar cualquier producto catalogado en el módulo de
Inventario, el movimiento se cargue a una bodega por defecto, siempre y
cuando el usuario por omisión o por descuido olvide asignar una bodega
requerida en el proceso. . Si digita F2, a manera de ayuda le mostrará las
bodegas creadas para que con las teclas de desplazamiento ubicado en la que
va a utilizar, la asigne con <Enter>.
Centro de Costos Principal : De igual forma que la opción anterior, en este
campo deberá asignarse el código con el que se haya creado el Centro de
Costos que será manejado por defecto cuando el registro de la transacción
contable así lo amerite. Si digita F2, a manera de ayuda le mostrará los centros
de costos creados para que con las teclas de desplazamiento ubicado en el
que va a utilizar, lo asigne con <Enter>.
Actualiza Costo de Factura en Línea, Actualiza Costo de Remisión en Línea:
Si utiliza inventario permanente le dará la opción de actualizar costos en línea
en la factura y remisión. Esta opción al momento de elaborar la factura o la
remisión permitirá que no se actualicen costos de productos pero si cantidades,
permitiendo facturar en rojo, si realiza el proceso de costeo mensual, estas dos
opciones deben estar en N. De esta manera se asignará el tipo de costeo que
se quiere manejar, cuando se tiene el módulo de Inventarios.
Aplica Costo Predeterminado: En caso de digitar S, permitirá predeterminar el
costo promedio a los productos, siempre y cuando se conozca de antemano el
costo de este, y sea un valor constante, que no esté cambiando
periódicamente.
PARA RECORDAR : LA TECLA DE FUNCION F1 PERMITE GRABAR Y/O
ADELANTAR EN SIIGO.
Maneja Nómina con Decimales : Como su nombre lo indica, si digita S, es
porque en el momento de contabilizar la nómina y si tiene el módulo, manejara
centavos, si digita N, aproximará al número entero más cercano.
Pasó seguido, hará las siguientes preguntas :
Aplica Reforma Tributaria del D.C. : Si es responsable del ICA, digite S, de lo
contrario digite N.
Posteriormente aparecerá un recuadro, en el que solicita asignar el tipo de
contribuyente que es la Empresa, con las teclas de desplazamiento ubique el
correspondiente y con enter asigne.:
Paso seguido, solicitará Cod. Activ. 1: En esta opción debe digitar el código de
la ACTIVIDADA PRIMARIA DE ICA asignada a la Empresa, si tiene una
actividad SECUNDARIA, en el campo Activ.2 : digite el código para tal fin, si
tiene actividad secundaria.
Posteriormente, aparecerá un recuadro por el cual se deben crear todas las
actividades ICA, definidas por la DIAN.
En esta opción solicitará Código: Digite el Código de actividad ICA a crear, en
el campo Descripción : Digite el nombre de la actividad ICA. y en Tarifa X mil :
Digite el porcentaje de cada actividad ICA.
• Si desea modificar alguna actividad ya creada, simplemente digite el código
de la actividad a modificar y con enter ubíquese en el campo requerido,
entonces suministre nuevamente la información.
Con F5, después de suministrar el código de la actividad ICA, podrá borrar o
eliminar dicha actividad.
NUMERO DE REGISTRO - EXPLICACION
SIIGO por cada empresa que se instale solicitará un Número de Registro, el
cual será tramitado por Informática & Gestión, es un número de 18 digitos que
le permitirá trabajar el programa sin restricción.
Desde el momento de la instalación de la empresa tiene 90 días para tramitar
dicha solicitud, días contados a partir de la fecha decidida para el corte de
saldos iniciales, es decir que si definió fecha de corte de saldos iniciales
19980826 podrá trabajar en el programa hasta el 19981126 (fecha de acceso al
programa, no tiempo real).
Aparecerá en pantalla :
Digite S, para generar la solicitud de registro, paso seguido, a pie de pantalla
aparecerá Fn impresora ENTER Archivo, donde Fn es la tecla de función
definida para imprimir (ver registro de control) y ENTER genera un archivo para
visualizarlo por pantalla o imprimirlo después.
Si digita Fn aparecerá :
Impresora Lista ? (S/N) S.
Con ENTER toma por defecto "S", lo que ocasiona que se produzca la solicitud
de registro lista para firmar y enviar.
En caso de que desee registrar el programa (ingresar el número de registro ya
asignado para la empresa) digite R, El programa solicitará :
NUMERO DE REGISTRO :
Y en ese momento debe digitar los dieciocho (18) dígitos correspondientes al
Número de Registro. De esta forma se habilita el programa para uso
permanente; pasados lo 90 días para y no ha ingresado el número de registro,
aparecerá en pantalla :
HASTA TANTO NO OBTENGA SU NUMERO DE REGISTRO
NO PODRA SEGUIR USANDO EL SIIGO - TRAMITELO
REGISTRO DE CIUDADES
Mediante esta opción podrá parametrizar los diferentes países y ciudades que
requiera manejar en su empresa, A través de esta opción usted podrá asignar a
sus terceros Ciudad y País permitiendo controlar los porcentajes de ICA que
sean diferentes entre ciudades y adicionalmente, manejar los Códigos de
vendedores de acuerdo a las ciudades :
En esta opción el programa solicitará :
País: Digite un código de dos (2) dígitos numéricos, con el fin de establecer los
difentes países, debido a que es importante disciminar algunos informes que
son importantes manejar por dicha opción.
Nombre: En este campo deberá digitar el nombre del País. Treinta (30)
posiciones alfanuméricas.
Ciudad : Al igual que en País, debe digitar el código tres (3) dígitos numéricos
para asignar a las diferentes ciudades.
Nombre: Digite el nombre de la ciudad. Treinta (30) posiciones alfanuméricas.
Si desea modificar el nombre del País o la Ciudad, simplemente digite el código
a modificar y nuevamente suministre la información correcta, si desea eliminar,
después de digitar el código específico, digite la tecla de función F5.
Al digitar la tecla de función F2, podrá consultar los diferentes códigos de
Países y ciudades creados.
REGISTRO DE ZONAS
Mediante esta opción , se podrá definir las diferentes zonas de acuerdo a como
se haya establecido en la empresa. Es importante saber que a los terceros y a
los vendedores le les puede asignar zonas, permitiendo obtener información en
ventas y por terceros de acuerdo a las necesidades predefinidas.
Si desea modificar los datos de alguna Zona previamente creada, simplemente
digite el código a modificar y nuevamente suministre la información correcta, si
desea eliminar, después de digitar el código específico, digite la tecla de
función F5.
Al digitar la tecla de función F2, podrá consultar los diferentes códigos de zonas
creados.
Zona : Digite el código de la zona tres (3) posiciones numéricas. Si ya existe,
mostrará los datos correspondientes a la zona y permite modificarlos si es
necesario.
Nombre: Digite el nombre de la zona, serán treinta (30) posiciones
alfanuméricas .
Ciudad : Digite el código de la ciudad, previamente creado, a la cual pertenece
la zona, tres (3) posiciones numéricas.
REGISTRO DE CLAVES
Por esta opción se asignaran mediante claves de entrada alfanuméricas de
cuatro (4) caracteres diferentes usuarios (sin incluír el administrador), con
niveles de accesos y restricciones, a fin de poder tener control sobre las
personas que van a intervenir en el registro de información.
IMPRESIÓN DE PARAMETROS
Mediante esta opción, el cliente podrá realizar una impresión de los parámetros
que haya creado, o si lo prefiere puede generar un archivo .LST, el cual le
permitirá consultar por pantalla el informe o imprimirlo desde el directorio de la
empresa correspondiente.
Al seleccionar esta opción, aparecerá:
Si digita F1,F2...F9, de acuerdo a como haya definido sus impresoras en el
registro de control, la opción que escoja empezará a imprimirse directamente
en la impresora, si con <ENTER> selecciona la opción Archivo, podrá generar
un archivo con un nombre específico, o si lo quiere utilizar el nombre que por
defecto trae SIIGO, que es LiSTADO..LST.
Posteriormente, el sistema desplegará el siguiente menú :
Con las teclas de función, o simplemente ubicandose con las teclas de
desplazamiento en la opción deseada, obtendrá la impresión que requiera:
• Por la Opción F1 Claves Asignadas, podrá imprimir las claves creadas para
usuarios del programa diferentes al administrador.
• Por la Opción F2 Información General, podrá imprimir lo contenido en el
registro de control.
• Por la Opción F3 Monedas Extranjeras, podrá imprimir la información de las
diferentes monedas extranjeras parametrizadas.
• Por la Opción F4 Tabla País/Ciudades, podrá imprimir los direrentes códigos
de países y ciudades parametrizados con sus correspondientes nombres..
• Por la Opción F5 Tablas de Zonas, podrá imprimir la información de las
diferentes zonas parametrizadas.
• Por la Opción F6 Formas de Pago, podrá imprimir los direrentes códigos de
formas de pago definidas al igual que el nombre y la cuenta contable de cada
uno de ellos.
• Por la Opción F7 Todos los Parámetros, como su nombre lo indica, podrá
imprimir todos los parámetros creados para SIIGO.
DEFINISIÓN DE DOCUMENTIOS
COMPROBANTE DE EGRESO (G)
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido las
cuentas relacionadas con bancos, lo mismo en el caso de existir descuentos
y/o cargos por fletes u otros conceptos.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *G* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de comprobante de egreso
que se comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej:
COMPROBANTE DE EGRESO No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permitirá imprimir el NIT de la
empresa
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
El comprobante de egreso es generado para cancelar deudas de la empresa,
pagos a terceros y por diferentes conceptos por lo tanto constituye una
erogación de dinero de cada empresa afectando obligatoriamente la cuenta de
BANCOS(111005-segun P.U.C).
El manejo de este documento presenta la misma estructura de los anteriores la
diferencia más notoria radica en lo siguiente :
Cuenta de contable de bancos : debemos digitar la cuenta contable del banco
mas utilizada (10 posiciones ),en el momento de estar digitando nuestros
comprobantes de egreso en el campo de cuenta del banco es posible cambiar
o modificar este código de cuenta-banco según de la cuenta que se fuere a
girar el egreso.
Imprime certificados ? : Al digitar *S* esta opción permite la impresión del
certificado de retención del IVA cada vez que se haga un egreso y si exista la
posibilidad de esta retención pero al digitar *N* tenemos la opción de
imprimirlos mas adelante.
PARAMETRIZACION DE FACTURAS
Se debe definir o crear 999 documentos por cada tipo de factura o documento.
FACTURAS (F)
La factura es un documento legal por medio del cual se acredita la pertenencia
de las mercancías, bienes o servicios motivo de la compra o venta . Es una
relación detallada y referenciada de cada una de las mercancías bienes o
servicios, con la indicación de la cantidad , valor unitario, valor total,
discriminación de los impuestos a que haya lugar e información general tanto
del cliente como del proveedor .
Dentro de los tipos de factura que se pueden implementar dentro de SIIGO ,
tenemos la posibilidad de crear las facturas crédito, facturas contado, facturas
contraentrega ( teniendo en cuenta que la factura es una sola (*factura
cambiaría de compraventa*), definidas como documento tipo *F*.
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso
de las ventas, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u
otros conceptos.
Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el
ciclo de los documentos internos a utilizar tales como remisión, pedidos,
cotización; de tal manera que en un momento dado se identifique con que
documento cruza la factura.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *F* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de factura que se
comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de ítems: numero de ítems (renglones) para este documento llega
hasta 250 por comprobante ej: si en la factura sé digita 3 productos, cargos,
descuentos y 4 formas de pago, este utilizara 13 renglones al utilizar sistema
de inventarios permanente se generara 2 renglones adicionales el 1ro para
costo de ventas y el 2do para inventarios para un total de 19 renglones.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej:
FACTURA DE VENTA No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos mostrara el mensaje de ley *
esta factura se asimila en sus efectos legales a la letra de cambio
según.............*cuando las factura que vamos ha utilizar en nuestra compañía
son preimpresas y nuestro impresor coloca dicho mensaje digitamos *N*.
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Activa inventarios : al digitar *S* este documento nos moverá cantidades de
inventario , al digitar *N* el programa asume que la empresa descarga el
inventario con nota de remisión , salida, etc y la factura únicamente cargara
valores .
Numero de vencimientos : podemos digitar la cantidad de vencimientos de
factura que la empresa le ofrece al cliente ósea varias cuotas el programa da la
opción de hasta 999 vencimientos ya aquí la empresa coloca los vencimientos
que según las políticas de venta de la empresa sean las mas optimas.
Descuento en productos : cuando el producto a facturar como individual es
susceptible de descuento es necesario digitar *S*.
Régimen común : digite en doce posiciones alfanuméricas la descripción del
régimen común ej: Numero de régimen establecido por la DIAN, dato a nivel
informativo.
Cuenta retención descuento 3 : al digitar *S* si la empresa desea establecer
que dentro del cuerpo de la factura nos presente la opción de imprimir el valor
que el cliente debe retenerlos al momento del pago, hace referencia a la cuenta
de retención en la fuente (135515) que colocamos en la tercera posición en el
campo de descuentos que a continuación presenta la parametrizacion .
Cruza con Remisión / Pedido / Cotización / No cruza : al digitar *R* si desea
que este documento cruce con la nota de remisión , en este caso la empresa
descargara sus inventarios con remisión y la factura descarga solo valores, *P*
si cruza directamente en el pedido, lo anterior hace relación a que si nosotros
cargamos el pedido de un cliente al llamar la factura , nos traiga
automáticamente los datos sin necesidad de digitar los productos del pedido en
el momento de la facturación , *C* si cruza directamente con la cotización, es
decir que carga la cotización de un cliente y nos trae igualmente todos los
datos del cliente.
Cuenta retención ICA : digite la cuenta-contable en la cual va a contabilizar
automáticamente lo correspondiente a este impuesto .
Cuenta retención IVA : digite la cuenta-contable en la cual va a contabilizar
automáticamente lo correspondiente a este impuesto .
Descuentos :se pueden digitar hasta tres tipos de descuentos indicando el
concepto y la cuenta contable correspondiente (creada previamente en el plan
de cuentas ).Es importante mencionar que estas cuentas no se deben estar
detalladas por cobrar o por pagar y tampoco utilizadas en tablas de inventario
y/o activos fijos. este valor y concepto deberá ser ubicado en el tercer lugar de
este concepto, complementado lo anteriormente expuesto cuando manejamos
la retención a favor dentro del cuerpo de la factura siempre colocaremos el
concepto retención y su respectiva cuenta-contable 135515 con sus
respectivos auxiliares.
Cargos : se pueden digitar hasta tres tipos de descuentos indicando el
concepto y la cuenta contable correspondiente (creada previamente en el plan
de cuentas ).Es importante mencionar que estas cuentas no se deben estar
detalladas por cobrar o por pagar, además si va a utilizar el cargo del IVA ya
que un mayor valor de la factura este deberá ser ubicado como tercer cargo de
este concepto así IVA cuenta-contable 2408.....
NOTA CRÉDITO (C)
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas a utilizar en este documento.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *C* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de nota crédito que se
comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA
CREDITO No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT de la
empresa.
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Debemos aclarar que este documento no se puede confundir con las notas
bancarias (notas crédito del banco estas notas se pueden crear con un
documento tipo *L*).
NOTA DÉBITO (D)
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas relacionadas a utilizar en este documento.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *D* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de nota débito que se
comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA
DEBITO No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT del
cliente
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Debemos aclarar que este documento no se puede confundir con las notas
bancarias (notas débito del banco estas notas se pueden crear con un
documento tipo *L*).
NOTA DE DEVOLUCIÓN (J)
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso
de las ventas, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u
otros conceptos.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *J* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de NOTA DE
DEVOLUCION que se comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA
DE DEVOLUCION No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT del
cliente
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Este documento maneja las mismas características de la factura de venta por
lo anterior para cada tipo de factura debe existir una nota de devolución
correspondiente . Esta nota descarga cantidades y valores también si necesito
descargar de determinada factura solo algunas unidades lo puedo hacer
marcando la cantidad requerida que será devuelta.
NOTA DE ENTRADA (E)
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas a utilizar en este documento.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9- Definición documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *E* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de nota de entrada que se
comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA
DE ENTRADA No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos mostrara el mensaje de ley *
esta factura se asimila en sus efectos legales a la letra de cambio
según.............*cuando las factura que vamos ha utilizar en nuestra compañía
son preimpresas y nuestro impresor coloca dicho mensaje digitamos *N*.
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Cruza con orden de compra / No cruza :Al digitar *C* si necesitamos que nos
traiga la información de nuestra orden de compra y así cargar el inventario en
cantidades ya que los valores se ingresan por el registro de control, en caso
contrario digitar *N*.
Cruza con la factura de compra / No cruza : Al digitar *C* si necesitamos que
nos traiga la información de nuestra factura de compra y así cargar el inventario
en cantidades, en caso contrario digitar *N*.
Lo anterior de acuerdo con el ciclo o manejo de documentos de cada empresa
(según políticas).
NOTA DE PRODUCCIÓN ( O )
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas a utilizar en este documento.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *O* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de NOTA DE
PRODUCCION que se comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA
DE PRODUCCION No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT del
cliente
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Cruza con pedidos : Al digitar *C* este documento nos traerá la información
contenida con el documento de pedido de lo contrario marcaremos *N*.
NOTA DE REMISIÓN (S)
Este documento lo utilizamos comúnmente en el manejo de salidas de
mercancías de nuestros inventarios para cuando entregamos primero los
productos, bienes y/o servicios y luego realizamos la factura a nuestros
clientes.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *S* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de nota de remisión que se
comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA
DE REMISION No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT de la
empresa.
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Cruza con Pedido /con Cotización / No cruza : Al digitar *P* si necesitamos que
este documento cruce con pedido , *C* si cruza directamente con la cotización,
*N* en caso de ninguno de los anteriores .
Cruza con Factura / No cruza : Al digitar *F* este documento cruza
directamente con la factura o sea en el momento de vender la información de
este documento pasa como base en la factura, es importante aclarar que para
que este documento tenga un manejo adecuado debemos marcar en el
documento factura que también cruce con remisión , en caso contrario digitar
*N*.
Muestra valores : Debemos utilizarla como *S* cuando manejamos inventario
permanente y el descargue físico de inventarios se realiza en este documento
con la cuenta de inventarios para que no imprima el valor del costo de ventas
de inventario.
NOTA DE SALIDA (H)
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas a utilizar en este documento.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *H* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de nota de salida que se
comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA
DE SALIDA No.
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Cruza con pedidos: Al digitar *C* este documento nos traerá la información
contenida con el documento de pedido de lo contrario marcaremos *N*.
NOTA DE TRASLADO ( T )
Este documento se utiliza para trasladar cantidades de inventario de un lugar a
otro (de bodega a bodega).
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *T* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de NOTA DE TRASLADO
que se comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA
DE TRASLADO No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* permite imprimir el NIT de la
empresa.
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
ORDEN DE COMPRA ( Y )
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso
de las compras.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *Y* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de orden de compra que se
comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej:
ORDEN DE COMPRA No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT de la
empresa
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
ORDEN DE PEDIDO ( Z )
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso
de las ventas, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u
otros conceptos.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *Z* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de orden de pedido que se
comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej:ORDEN
DE PEDIDO No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT del
cliente
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Cruza con Cotización / No cruza : Al digitar *C* si cruza directamente con la
cotización , es decir nos traiga toda la información contenida en la cotización ,
*N* en caso de que no se alimente con cotizaciones.
RECIBOS DE CAJA (R)
Los recibos de caja son utilizados para darle entrada a los valores cancelados
por los clientes los cuales pueden ser en efectivo y/o en cheque u otros medios
de pago.Tambien podemos darle entrada a pagos o dineros por otros
conceptos.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *R* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de recibo de caja que se
comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej:
RECIBO DE CAJA No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT de la
empresa.
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Cuenta de caja :debemos digitar la cuenta contable de caja mas usada en 10
posiciones , esto no implica que si se maneja mas de una cuenta de caja , en el
momento de realizar el recibo de caja no permita su cambio , pueden existir
varios recibos de caja según el concepto de recaudo y así mismo la cuenta de
caja que corresponda .
Cuenta de intereses de mora : debemos digitar la cuenta de intereses de mora.
Si desea que el programa calcule el valor de los intereses de mora a cobrar al
cliente de acuerdo con los abonos efectuados al momento de efectuar el recibo
de caja los intereses serán calculados de acuerdo al porcentaje que le
colocamos al diligenciar nuestro registro de control .
Cuenta de bono : esta opción solo aplica para empresas que manejan bonos
de financiación (bonos para ser canjeados por productos, bienes y/o
servicios ),y este será cargado o descontado al cliente en el momento de
elaborar el recibo de caja .
REGISTRO DE COMPRA ( P)
Mediante este documento podemos registrar todas las compras y/o adquisición
de productos, bienes o servicios . es decir por esta opción podemos hacer la
causacion de nuestras transacciones comerciales.
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso
de las compras.
Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el
ciclo de los documentos internos a utilizar tales como órdenes de compra o
notas de entrada; de tal manera que en un momento dado se identifique con
que documento cruza la factura de compra.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *P* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero de registro de compra que
se comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de numerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej:
REGISTRO DE COMPRA No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* nos permite imprimir el NIT del
cliente.
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
Cruza con orden de compra /nota de Entrada/no cruza : Al digitar *C* si
necesitamos que cruce con la orden de compra, es decir que podemos registrar
nuestras compras cuando toda la información necesaria la poseemos en este
documento *E* si cruza directamente con la nota de entrada, es decir que dicha
nota tiene la suficiente información en unidades concordante con los valores
del registro de compra o *N* si no cruza con un documento especifico.
Activa inventarios : Al digitar *S* el programa nos ingresa la mercancía al
inventario en cantidades con este documento , al digitar *N* el programa asume
que la empresa carga el inventario con notas de entrada
Imprime certificados ? : Al digitar *S* esta opción permite la impresión del
certificado de retención del IVA cada vez que se haga una causacion y exista la
posibilidad de esta retención pero al digitar *N* tenemos la opción de
imprimirlos mas adelante.
OTROS ( L )
El documento tipo *L* nos sirve para parametrizar los documentos diferentes a
los cuales nos presenta SIIGO, por esta opción manejamos la cantidad de
documentos deseados ej. saldos iniciales, depreciación, parafiscales,
provisiones,notas de contabilidad, etc.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).
Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este
caso será *L* , descripción o nombre del documento.
Numeración inicial : Nos pregunta desde él numero inicial de este tipo de
documente que se comenzara a utilizar en SIIGO.
Numeración automática: programa se encargue de enumerar automáticamente
el consecutivo de este documento si así lo desea el usuario.
Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si
utiliza numeración pre-impresa será una copia o si utiliza papel forma continua
digitará el numero de copias necesarias según la empresa y la capacidad para
numero de copias será de *9*.
Impresión de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando
utilizamos formato de impresión SIIGO, es decir un tamaño normal de papel
carta ,también puede utilizar formato standard minerva *M* ( según referencia)
o no utilizar formato *N*.
Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej:
DOCUMENTO No.
Leyenda : cuando digitamos la opción *S* permite imprimir el NIT de la
empresa.
Usa generador : al digitar *S* nos pide diseñar el formato de impresión el cual
debe direccionarse a las características de las facturas preimpresas que
contemple la empresa.
Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad
de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo
contrario digitamos *N*.
Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y
requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es
importante mencionar que al trabajar así con la opción de numeración inicial
existe la posibilidad de que queden libres números de documentos , si trabaja
solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.
Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los
centavos al peso más cercano.
SUGERENCIA PARA SALDOS INICIALES:
SUGERENCIA: Para facilitar una posterior verificación en recomendable
organizar la información en la digitación de los saldos por tal motivo se sugiere
clasificarlos de la siguiente manera:
1- Comprobante del disponible
Caja
Bancos
Corporaciones
2- Comprobantes de deudores
Clientes
Prestamos a Empleados
Anticipos a Proveedores
Retención en la Fuente
3- Comprobantes obligaciones financieras
Pagares
Carta de Crédito
4- Comprobantes de Cuentas por Pagar
Proveedores
Cuentas por pagar
Anticipo de Clientes
5- Comprobantes de Inventarios
Saldos por Bodega
6- Comprobante de Prop. Planta y Equipo
Valor Histórico de los Activos
Valor de la Depreciación
7- Comprobante de Impuestos
Retención en la Fuente por Pagar
Impuesto a las Ventas
8- Comprobante de
Cuentas de Patrimonio Capital Social
Utilidad del Ejercicio
9- Comprobante de Cuentas de Ingresos
10- Comprobante de Cuentas de Egresos
Gastos
11- Comprobante de Ajust. por Inflac.
Ajuste de Cuentas no Monetarias:
Activo
Pasivo
Patrimonio.
Cuentas de resultado
Adicional a lo anterior se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a
ingresar la información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la
Empresa. Ej.: Si la Empresa se instaló en diciembre 31 de 1998, los saldos
iniciales se deben incluir en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia
en enero 1º. de 1999.
PARAMETRIZACION DE LA CUENTA PUENTE:
Debido a que la información se va ingresar de saldos iniciales en la mayoría de
los casos utiliza mas de un comprobante, es indispensable crear una cuenta
( 99 - 99 - 99 ) , para balancear cada una de ellos , de tal manera que el saldo
definitivo de esta cuenta, sea " CERO" , ya que el movimiento débito y crédito
debe tener sumas iguales.
SUGERENCIA: Cuando existe comprobante de apertura, por iniciación de
empresa, no es necesario crear una cuenta puente; ya que el movimiento se
puede digitar en un solo comprobante.
Para realizar la parametrización de esta cuenta es necesario seguir la siguiente
ruta:
F1 - Menú principal
F2 - Contabilidad
F1 - Admón. de cuenta cont.
F1 - Apertura
Donde posteriormente parametrizaremos la cuenta puente 99 - 99 - 99
En los ítems tales como ( Auxiliares subauxiliares , detalles Terceros , Centro
de costo , Ajustable , Moneda Ext); deben ser marcados con "N", ya que esta
solo va mover valores , y no necesita otra clasificación.
Adicionalmente el programa nos otorga una nueva opción, referente a una
CUENTA ALTERNA, la cual aplica para ser manejada en otros países, que no
van a utilizar la 99-99-99.
Grupo 99.......... Cuenta Puente
Cuenta 99......... Saldos Iniciales
Subcuenta 99... Saldos Iniciales
ESPECIFICACIONES DE LAS CUENTAS A UTILIZAR:
Cuando hablamos de las cuentas a utilizar nos referimos a aquellas a las que
se les van a ingresar saldos inciales. Y que fueron parametrizadas
previamente, en la primera sección, donde se muestra como crear cada cuenta
del P.U.C. (plan único de cuenta).
SUGERENCIA: Antes de ingresar los saldos iniciales de las cuentas de
proveedores, cartera e inventario entre otras, es importante haber realizado la
parametrización de estas de tal manera que se pueda ingresar la información
en forma discriminada.
PARAMETRIZACION DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN SALDOS
INICIALES:
Un primer documento "L" de " OTROS", identificado con la descripción "
SALDOS INIC", con el titulo de (Comprobantes de saldos iniciales No.) , en el
cual se ingresarán los saldos distintos a los ajustes por inflación .
Un segundo documento "A" de " AJUSTE X INF", identificado con la
descripción "SALDOS AJ.INF", con el titulo de (Comprobante de saldos
iniciales ajustes inf), en donde se ingresará los saldos de ajuste por inflación .
SUGERENCIA: Parametrizar estos documentos en los últimos comprobantes
disponibles, tales como el 998 y 999 respectivamente, esto con el fin de evitar
la manipulación de los mismos, por parte de otro usuario.
Para realizar este proceso debemos seguir la siguiente ruta de acceso:
F1 - Menú principal
F2 - Contabilidad
F9 - Definición de documento
Nos ubicamos en el tipo de documento a utilizar " L " de OTROS
Digitamos el número de comprobante a utilizar, el 999
Posteriormente realizamos la parametrización de dicho documento.
Después de haber realizado la parametrización del " Comprobante de saldos
iniciales " , continuamos con la de los " comprobantes de saldos iniciales
ajustes por inflación ", con la siguiente ruta de acceso .
F1 - Menú principal
F2 - Contabilidad
F9 - Definición de documentos.
Nos ubicamos en el tipo de documento a utilizar " A" de AJUSTE X INF.
Digitamos el número de comprobante a utilizar, el 998
Posteriormente realizamos la parametrización de dicho documento .
SUGERENCIA: Es importante que siempre que sé paremetrice un documento
"L" de OTROS , cambiarle el nombre de la descripción para posteriormente
diferenciarlo de los demás "L",. Al igual que sucede con los documentos "A".
SUGERENCIA: Cuando se realiza la paremetrización de los anteriores
documentos , es importante colocarle la opción de " NO Redondear cifras ", ya
que por lo general el balance trae cifras con centavos .
COMPROBANTE DE CUENTAS POR PAGAR:
Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y
parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso
de las compras, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes
u otros conceptos.
Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el
ciclo de los documentos internos a utilizar tales como remisión, pedidos,
cotización; de tal manera que en un momento dado se identifique con que
documento cruza la factura.
Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Menú Principal,
F2-Contabilidad, F6-Generación de comprobantes F1 -Entrada de
comprobantes y ENTER).
COMPROBANTE DE DEUDORES:
Antes de realizar la inclusión de estos saldos se debe seguir la siguiente ruta
de acceso:
F1-Menú Principal
F2-Contabilidad
F6 Generación de Comprobantes
F1-Entrada de Comprobantes
Donde posteriormente se ingresa los comprobantes.
Se debe ingresar la información por cada uno de los clientes, por tal motivo
solicita el Nit, Y adicionalmente muestra un pantallazo de datos generales,
donde debemos identificar:
• El documento, que nos debe nuestro cliente ( F-Factura ).
• El numero del comprobante con el cual sé parametrizo el documento factura.
• El numero de factura, que nos debe el cliente, del cual disponemos de 11
dígitos.
• El vencimiento del documento manejado en 3 dígitos.
• La fecha del vencimiento del documento, la cual se debe ingresar
AAAAMMDD.
Para grabar el documento se deben tener débitos y créditos iguales, se
balancea con la cuenta puente, y la descripción se puede cambiar por "Saldos
Iniciales" o "Saldos de Deudores".
NOTA: El ingresar la información de cada uno de los clientes, nos sugiere que
antes de hacer la clasificación, por cuenta contable, debe hacerse por
vendedor; por tal motivo la opción de vendedor aplicaría para este
comprobante, por tal motivo se deben utilizar varios comprobantes tanto
vendedores tenga.
Adicionalmente se deben ingresar los registros factura por factura y
vencimiento por vencimiento; esto para que en un momento dado pueda
determinar como se encuentra la cartera.
COMPROBANTE DE DISPONIBLE:
Antes de realizar la inclusión de estos saldos se debe seguir la siguiente ruta
de acceso:
F1-Menú Principal
F2-Contabilidad
F6 Generación de Comprobantes
F1-Entrada de Comprobantes
Donde posteriormente se ingresa los comprobantes.
Como podemos observar el tipo de documento corresponde a un L-999 de
Saldos Iniciales, y aunque le dimos de opción de Número de Comprobante
automático, para este primero hay que digitar el primero a utilizar.
Posteriormente el programa nos pide las cuentas a ingresar, hasta el nivel con
el cual fueron creadas.
Ejemplo: Si se quiere ingresar un saldo de una Cuenta de Bancos de la
Sucursal Medellín, tendría que tener en cuenta que el Código a afectar será
1110050101 de acuerdo a lo siguiente.
GRUPO 11disponible
CUENTA 10 Bancos
SUBCUENTA 05 Moneda Nacional
AUXILIAR 01 Banco de Bogotá
SUBAUXILIAR 01 Sucursal de Medellín
La descripción que nos genera el programa después de haber ingresado la
respectiva cuenta, es modificable; De tal manera que se puede remplazar por
un concepto que indique que tipo de saldo sé esta incluyendo. Ejemplo
"SALDOS INICIALES DEL DISPONIBLE".
Además de lo anterior el programa permite, realizar la afectación contable, ya
sea con una partida débito o crédito, según la información que sé este
ingresando.
Al igual que incluimos la cuenta del Banco de Bogotá (sucursal Medellín),
podemos incluir en otro ítems otra sucursal de este mismo Banco, u otro Banco
que no maneje sucursales.
Después de ingresar las cuentas del disponible, debemos balancearlas con la
cuenta puente, para cerrar el comprobante.
COMPROBANTE DE INVENTARIOS:
Es uno de los comprobantes que exige una mayor discriminación; debido a que
es necesario realizar las siguientes clasificaciones antes de ingresar la
información:
• Clasificación de los productos.
• Establecer costo total de cada producto.
• Determinar la ubicación del producto
• Determinar él numero de cantidades a ingresar por producto.
En caso de manejar inventario periódico, se debe utilizar la cuenta de compras,
para ingresar cantidades, es decir la del grupo 62 del PUC ( Plan Unico de
Cuentas ) y el valor digitarlo con la cuenta de inventarios, en el grupo 14 del
PUC.
En inventario permanente, se debe ingresar los saldos tanto en cantidades
como en valores en la cuenta de inventario, en el grupo 14 del PUC.
Ingresar el costo historico y el ajuste por inflacion por separado.
COMPROBANTE DE RETENCION:
Es el comprobante donde antes de ingresar la información, se debió
parametrizar marcando las cuentas con "R" con el fin de que al momento de ir
haya ingresar información pida la base de retención.
Al igual que las cuentas que se manejan por tercero dicha información de
ingresarse tercero por tercero.
NOTA: Excepto la cuenta 236505, la cual no debe ir marcada con "R" ya que
es de salarios.
PRESUPUESTOS
Este módulo permite hacer una comparación entre las cuentas contables reales
(las que se desprenden de las operaciones diarias del negocio) y las que se
establecieron para el presupuesto.
Aquí se puede visualizar de una manera clara y fácil, el comportamiento de las
cuentas contables que se necesiten para controlar el ente económico
verificando si se cumple con los objetivos preestablecidos por la empresa para
un periodo determinado. También permite formular un presupuesto tanto en
valores como en cantidades, en caso de tener el módulo de Inventarios.
NOTA: EL PRESUPUESTO DEBE ESTAR PREESTABLECIDO PARA SER
DIGITADO EN LOS DIFERENTES RUBROS.
FORMULACION CONTABLE
Dentro de esta opción se hallan otras tres;
FORMULACION DE CUENTAS
Permite que se formule el presupuesto en las cuentas determinadas por
centros de costo con sus respectivos subcentros de costos si se manejan,
como cuentas de Balance y de Resultados, incorporando el valor
presupuestado para cada mes (opción F2), o permite incluir una cifra total para
que el sistema la pondere para cada uno de los meses (opción F3).
La tecla de función F2 ubica el cursor en el campo de valor del mes de Enero,
para que a partir de allí se incorpore el presupuesto de cada mes.
La tecla de función F3 permite ponderar la cifra total que se digite en el campo
correspondiente al "Total de Presupuesto".
INCREMENTO DE PRESUPUESTO
Debido al alza generalizada de los precios y del costo de vida, la inflación, la
corrección monetaria o por políticas de la empresa, cualquier presupuesto está
sujeto a modificaciones, lo que genera una nueva formulación de las cifras
iniciales; por lo tanto todo presupuesto debe ser incrementado según la
necesidad.
Estos incrementos son periódicos y pueden presentarse anual, semestral o
trimestralmente.
Se puede asignar un incremento en porcentaje al presupuesto actual, de una
manera manual. Al final se selecciona el rango de cuentas que se quiere se
vean afectadas por dicho incremento, y automáticamente el sistema efectuará
el proceso.
DISMINUCION DEL PRESUPUESTO
En algunas ocasiones, la situación de la economía o de algunas empresas
hace que se generen disminuciones en las cifras de los presupuestos
elaborados a comienzo de cada periodo fiscal.
La disminución se realiza en porcentaje al presupuesto actual, de una manera
manual. Al final se selecciona el rango de cuentas que se quiere se vean
afectadas por dicha disminución, y automáticamente el sistema hará lo
correspondiente.
FORMULACION DEL INVENTARIO
Dentro de esta opción se hallan otras tres:
FORMULACION DEL INVENTARIO (F1)
Debido a la complejidad y a los diversos problemas contables que ocasiona el
manejo de los inventarios de mercancías, es muy importante que se les haga
un control adecuado, porque de la exactitud que se dé al valor de ellos va a
depender, en gran parte, la exactitud de la utilidad o pérdida obtenida por la
empresa.
Esta opción permite que se formule el presupuesto en productos incorporando
cantidades y valores para cada mes, alimentando de esta manera, los informes
que genera el módulo y así poder llevar a cabo el control del presupuesto ya
establecido.
INCREMENTO DE PRESUPUESTO INV.
El incremento en cantidades regularmente obedece a una inadecuada
formulación del presupuesto anterior, y el incremento en valores depende de la
situación de la economía o de la empresa en particular.
A diferencia del anterior se puede asignar un incremento en porcentaje al
presupuesto actual, tanto en cantidades como en valores.
DISMINUCION DEL PRESUPUESTO INV.
De igual forma, en algunos casos, se puede llevar a cabo una disminución en
porcentaje al presupuesto actual, tanto en cantidades como en valores.
NOTA : LOS INCREMENTOS O DISMINUCIONES TANTO EN LA CUENTAS
COMO EN EL INVENTARIO SE DEBEN REALIZAR LOS PRIMEROS DIAS DE
CADA AÑO.
LISTADO DE PRESUPUESTO
Se genera a través de cuatro archivos de extensión .LST, que muestran
trimestralmente cual fue la formulación del presupuesto contable y de
inventarios; permitiendo así, verificar que se digitó adecuadamente.
Las opciones F1 LISTADO PRESUPUESTO CONTABLE y F2 LISTADO
PRESUPUESTO INVENTARIOS, se diferencian en que en el segundo
aparecen tanto cantidades como valores.
NOTA : En este módulo no se podrá imprimir ningún listado directamente
desde SIIGO, pues el formato está diseñado del tal forma que ocupa más
espacio de lo usual, por generarse trimestralmente.
INFORMES POR CENTRO
DE COSTOS
Muestra, por medio de tres opciones, lo que se ha formulado y ejecutado del
presupuesto en un periodo de tiempo determinado.
FORMULACION POR CENTRO DE COSTO (F1)
De acuerdo a lo que se definió inicialmente como centro de costo y subcentro
de costo, (departamentos de la empresa, sucursales, etc.), este listado permite
visualizar por medio de archivos con extensión .LST, en forma trimestral, la
formulación del presupuesto por cada uno de ellos.
EJECUCION POR CENTROS DE COSTOS (F2)
Genera un informe impreso en el que muestra la cuenta, valor presupuestado,
valor ejecutado, diferencias y porcentaje de cumplimiento de cada centro de
costo con su respectivo subcentro de costo. De esta manera se puede
determinar que cantidad de presupuesto está representado en ingresos y
gastos en cada uno de ellos.
COMPARATIVO DEL PRESUPUESTO (F3)
Genera un informe impreso en el que muestra en forma detallada el
comparativo de un mismo mes en cuanto a lo ejecutado, lo presupuestado y lo
cumplido. De esta manera, se puede visualizar la participación de las cuentas y
su comportamiento en un mes, y así poder controlar los gastos e ingresos
mensualmente.
EJECUCION DEL PRESUPUESTO
Aquí se encuentran tres opciones:
EJECUCION GENERAL (F1)
Es un informe por pantalla o por impresión, que verifica el movimiento contable
y lo compara con lo presupuestado, generando un análisis de cumplimiento.
Con base en este porcentaje se pueden tomar decisiones de incrementar o
disminuír el presupuesto y así poder controlar los ingresos y gastos de la
empresa de una manera adecuada.
INFORME COMPARATIVO (F2)
Muestra un informe impreso a nivel general en el que muestra el comparativo
de dos meses en cuanto a lo que se a presupuestado, generado, cumplido y
los porcentajes de cumplimiento.
EJECUCION DEL INVENTARIO (F3)
Muestra a nivel impreso o por pantalla un informe comparativo de los diferentes
productos que se hayan presupuestado y algunos índices de cumplimiento,
tanto de cantidades como de valores para poder analizar si se están
cumpliendo los objetivos que se plantearon inicialmente de los inventarios.
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Partiendo de la definición que un documento es el medio escrito de justificación
de una transacción u operación realizada por la empresa, este módulo permite
utilizar diferentes tipos de documentos con numeración independiente, que se
necesiten para clasificar la información de la empresa y así poder utilizar los
modelos de impresión de cada uno de ellos (estándar, minerva, generador).
NOTA : PARA PODER UTILIZAR ESTE MODULO SE DEBEN
PARAMETRIZAR O CREAR TODOS LOS DOCUMENTOS PREVIAMENTE.
ORDENES DE COMPRA
ELABORACIÓN DE ORDENES DE COMPRA (F1)
El documento de Ordenes de Compra es un proceso extracontable que permite
tener un control mas adecuado de los inventarios en cuanto a cantidades,
productos y precios de productos pendientes de recibir, para así poder
comprometer la producción o entrega de un producto al cliente que nos lo
solicite.
Este documento podrá cruzarse con el documento tipo P de Compras y se
elabora la opción F1:
En caso de haber creado o definido varios tipos de Ordenes de Compra,
aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar:
Al seleccionar el tipo de Orden de Compra, se ingresa a un nuevo pantallazo
donde se requiere tener datos como: número de la orden, fecha de elaboración,
centro de costo con su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos,
fecha de compromiso del proveedor con nuestra compañía, nit del proveedor,
forma de pago, producto, cantidades y precios.
)
NOTA : LOS ANTERIORES DATOS COMO NIT, PRODUCTO, SE PUEDEN
CONSULTAR CON LAS SIGUIENTES TECLAS DE FUNCION :
• F2 Alfabéticamente (nombre del proveedor y/o del producto según como se
encuentren creados)
• F3 Numéricamente (nit del proveedor y/o código del producto según como se
encuentren creados)
• F4 Referencia (opción habilitada únicamente para el módulo de inventarios si
se encuentra creada en el catálogo de productos)
Al terminar de digitar la Orden de Compra, el sistema pregunta si el documento
quedo bien, en caso de responder que SI, preguntará:
MONTE PAPEL PARA EL DCTO .... LISTO (Fn / I )
Donde Fn es la tecla de función que permite seleccionar la impresora, que
previamente debe estar configurada, en la cual se va a imprimir el documento.
Luego aparece un recuadro en el que se puede digitar cualquier comentario
que se requiera para complementar el documento.
Para finalizar el comentario se digita la tecla de función F1, donde hará una
última pregunta de si el documento se imprimió bien. En caso de contestar que
NO, volverá a repetir el proceso de impresión.
Si se escoge la opción I, el sistema ignora la impresión y actualiza el
comprobante correspondiente.
NOTA : En caso de no tener lista la impresora aparecerá el siguiente mensaje:
MANTENIMIENTO DE ORDENES
En esta opción se puede modificar cualquier dato de una Orden de Compra
que este actualizada en el sistema.
Esta modificación puede emplearse cuando no se quieren dejar productos
pendientes en las órdenes, de lo contrario, esta información se puede utilizar
para determinar el cumplimiento de los proveedores.
También existe la opción de anularla, si no se va a volver a utilizar y no se
requiere más la información que esta guarde; para esto se debe responder a la
pregunta que SI.
En caso de contestar a la pregunta que NO, automáticamente el sistema ubica
el cursor en la fecha en la cual se elaboró el documento, para de aquí en
adelante, repasar con enter el documento y así realizar las modificaciones
correspondientes.
Este recuadro da la posibilidad de modificar los productos ya existentes en la
orden de compra o incluir más productos si así fuera necesario. Si no se
desean incluir mas productos, con la tecla de función F1 se graba la orden.
Los campos de cantidad de entrada, valor de entrada, documento cruce y fecha
de entrada, son datos que el sistema asume automáticamente si la Factura de
Compra se parametrizó cruzando con Orden de Compra.
ANALISIS DE COMPRAS
Esta opción permite visualizar por pantalla o por impresión, el movimiento de
uno o un rango de productos:
Este informe muestra :
• Saldo actual. Cantidades actuales en el inventario
• Compras pendientes por recibo. Cantidades pendientes por recibir luego de
haber registrado la Orden de Compra
• Disponibilidad del producto. Saldo actual + Cantidades pendientes por recibir
• Pedidos pendientes de entrega. Cantidades pendientes por descargar del
inventario
• Disponible después del pedido. Disponibilidad del producto - Pedidos
pendientes
• Cantidad de compra sugerida. Faltante en cantidades para completar el stock
máximo
En esta opción encontramos adicionalmente la tecla de función F9 que nos
muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de
Saldo actual).
AUXILIAR DE COMPRAS
Esta opción permite generar informes impresos de productos que se han
solicitado o aquellos que estén pendientes por recibir, los documentos que se
utilizaron en dichas transacciones y cuales han sido los proveedores de cada
uno de ellos, por rango de fechas.
Además aparecen tres informes como son:
• F1 AUXILIAR POR PRODUCTO. Organiza la información por producto.
• F2 AUXILIAR POR Nro. Organiza la información por proveedor.
• F3 ANALISIS DE O. DE COMPRA. Organiza la información por rangos de
fechas tanto de elaboración del documento como entrega del mismo, tipos de
entregas (totales o parciales), para tener un control más eficiente del manejo de
los inventarios.
)
LISTA DE COMPRAS
Aparecen tres opciones:
• F1 GENERAL. Muestra a nivel de impresión las compras que se han
ejecutado a la fecha de elaborar el informe.
• F2 SECUENCIA DE O. COMPRA. Muestra a nivel de impresión los
comprobantes que se utilizaron para estas compras en un periodo de tiempo
determinado y el estado actual de cada uno de ellos.
• F3 MANTENIMIENTO. Permite eliminar una o varias Ordenes de Compra en
un mes determinado y dicho informe lo genera de forma impresa. Esta opción
es similar a Borrar en bloque por el módulo de Contabilidad.
REGISTRO DE COMPRAS
Es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el
proveedor nos entrega cuando se realiza la transacción comercial de compra
de inventarios.
De acuerdo a su parametrización, este documento afectará el módulo de
inventarios de diferente manera:
1. Sin cruce. En este caso afectará tanto cantidades como valores
automáticamente.
2. Con cruce a la Orden de Compra. Como la Orden de Compra es un
documento extracontable, el Registro de Compra afectará tanto cantidades
como valores automáticamente.
3. Con cruce a la Nota de Entrada. Como la Nota de Entrada es un documento
contable que afecta inventarios, el Registro de Compra sólo afectará valores.
REGISTRO DE COMPRA CON CRUCE A LA ORDEN DE COMPRA
La opción para elaborar un Registro de Compra es F4 REGISTRO DE
COMPRAS, que se encuentra en el módulo de Elaboración de Documentos.
NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Registro de
Compras, aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.
Al seleccionar el tipo de Registro de Compra, se ingresa a un nuevo pantallazo
donde se buscarán una a una las Ordenes de Compra que se deseen cruzar.
• El campo Comprobante es numérico y corresponde al tipo de Orden a cruzar
(con F2 o F3 se busca o consulta dicha orden).
Para finalizar la selección y continuar con la elaboración del Registro de
Compra se digita enter.
El programa traerá automáticamente todos los datos de la Orden de Compra.
• En el campo Fra. No: se debe colocar un tipo de comprobante específico para
el documento del proveedor, diferente al utilizado, pues el muestra el mismo
con el cual se ingresó.
• Después de repasar el documento con enter, con la tecla de función F7 se
puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para incluir rubros que
no afecten los inventarios (IVA, Retenciones, etc.). Con la tecla de función F1
se finaliza.
• Luego se colocará la (s) fecha (s) de vencimiento y se llegará a la pregunta de
si el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema traerá el
número de Registro de Compra para poder imprimir o ignorar la impresión
según se requiera.
NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la información
afectando los módulos de Inventarios y Ordenes de Compra.
REGISTRO DE COMPRA CON CRUCE A LA NOTA DE ENTRADA
Al seleccionar el tipo de Registro de Compra, se ingresa a un nuevo pantallazo
donde se buscarán una a una las Notas de Entrada que se deseen cruzar.
• El campo Comprobante es numérico y corresponde al tipo de Nota de Entrada
a cruzar (con F2 o F3 se busca o consulta dicha nota).
Para finalizar la selección y continuar con la elaboración del Registro de
Compra se digita enter.
El programa traerá automáticamente todos los datos de la Nota de Entrada.
• En el campo Fra. No: se debe colocar un tipo de comprobante específico para
el documento del proveedor, diferente al utilizado, pues el muestra el mismo
con el cual se ingresó.
• Después de repasar el documento con enter se debe colocar el valor total de
la compra ya que la nota no lo trae, pues esta no es valorizada. Con la tecla de
función F7 se puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para
incluir rubros que no afecten los inventarios (IVA, Retenciones, etc.). Con la
tecla de función F1 se finaliza.
• Luego se colocará la (s) fecha (s) de vencimiento y se llegará a la pregunta de
si el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema pedirá el
número de Registro de Compra para poder imprimir o ignorar la impresión
según se requiera.
NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la información
afectando los módulos de Inventarios y Ordenes de Compra.
ANTICIPO DE PROVEEDORES
Para poder realizar los anticipos de proveedores es indispensable haber creado
previamente la cuenta de Anticipo de Proveedores (133005 o la que el usuario
considere necesaria), que debe ir detallada por Pagar y por terceros para que
afecte los diferentes estados de Cuentas por Pagar.
Este se recibe a través de un documento llamado G -Comprobante de Egreso.
Para realizar el cruce de anticipos de clientes se origina a través de la factura
de compras, estando ubicados en el campo Forma de Pago. Oprima F9 Saldos
a Favor, con lo cual se desplegará un cuadro el cual le informará de todos los
saldos a favor que tiene el cliente hasta la fecha.
Selecione el saldo a favor y oprima ENTER. Este valor será trasladado al
primer item de la forma de pago, cruzándola automáticamente.
Si queda algún saldo, origina en un item dos la información de la factura con
sus condiciones de pago.
NOTAS DE ENTRADA
Es un documento contable que carga el inventario a nivel de cantidades, si se
parametriza previamente, de lo contrario se convertirá en un documento
informativo únicamente.
La opción para elaborar una Nota de Entrada es F5 NOTAS - F2
DOCUMENTOS NOTAS, que se encuentra en el módulo de Elaboración de
Documentos.
NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Notas de Entrada,
aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.
Al seleccionar el tipo de Nota de Entrada, se ingresa a un nuevo pantallazo
donde se requiere tener datos como: fecha de elaboración, centro de costo con
su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos, nit del proveedor,
vendedor, producto, bodega, ubicación, cantidades y valor total del producto.
• LA NOTA DE ENTRADA, SI ESTA PARAMETRIZADA CON CRUCE AL
DOCUMENTO TIPO P DE COMPRAS, SE GRABARA SIN VALORES YA QUE
ESTE ULTIMO ES EL QUE ACTUALIZA LOS INVENTARIOS.
Al terminar de seleccionar los productos, se graba la nota con F1, a lo que
solicitará el número de su consecutivo, y por último si se desea imprimir o
ignorar la impresión.
ANALISIS DE NOTAS DE ENTRADA
Muestra un informe por pantalla o impreso, que permite identificar que
unidades están pendientes para ser causadas en la compra.
En esta opción encontramos adicionalmente la tecla de función F9 que nos
muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de
Saldo actual).
)
AUXILIAR DE NOTAS
DE ENTRADA
Muestra dos tipos de informe por rango de fecha y de productos a nivel de
impresión, en el cual además de la información anterior, permite visualizar con
que documento se llevó a cabo la entrada y el valor en pesos de su
valorización.
LISTA DE NOTAS DE ENTRADA
Dentro de esta opción aparecen diferentes informes como:
• GENERAL. Muestra todas las Notas de Entrada elaboradas a la fecha de
generación del informe.
• SECUENCIAS. Muestra todas las Notas de Entrada elaboradas en un periodo
de fecha determinado que incluye: comprobante utilizado, fecha de
elaboración, valor, observaciones del estado en que se encuentren (grabada,
anulada, etc.) y el proveedor de la misma.
• MANTENIMIENTO. Permite eliminar las Notas de Entradas realizadas en un
periodo de tiempo determinado. Es de vital importancia, tener en cuenta en el
listado que aquí se genera si la Nota de Entrada estaba cruzando con el
documento tipo P de Compras, pues la información en el módulo de inventarios
podría afectarse.
INFORMES NOTAS DE ENTRADA
Para realizar un análisis más detallado sobre el movimiento de las Notas de
Entrada, se pueden encontrar diferentes informes por el módulo de Inventarios
como:
)
PENDIENTE POR PRODUCTO (F1)
Es un informe por pantalla que muestra cuales fueron los proveedores de cada
producto, que cantidades entraron por la nota y, de acuerdo a los documentos
tipo P de Compras incluidos, que cantidades quedaron pendientes por
valorizar.
PENDIENTE POR CLIENTE (F2)
Es un informe similar al anterior, pero el nivel de consulta es por proveedor, no
por producto.
ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE EGRESO
El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las
diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: obligaciones
laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios,
papelería, etc.), transacciones comerciales, etc.
Afecta directamente los módulos de Proveedores, Presupuesto, Nómina y
Contabilidad.
La opción para elaborarlo es F3 COMPROBANTE DE EGRESO, que se
encuentra en el módulo de Elaboración de Documentos.
NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Comprobante de
Egreso, aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.
Luego nos ubica en un pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha
de elaboración, cuenta del banco, centro de costo con su respectivo subcentro
de costo si se manejan, número del cheque, nit del tercero.
Luego ubica el cursor en la secuencia 1, donde se puede elegir entre:
• Proveedores (P) : Con esta opción aparecen las facturas de compra
pendientes por cancelar, ordenadas en forma ascendente por fecha de
vencimiento. Con enter se selecciona el valor total de la (s) que se vaya (n) a
cancelar, con escape ESC paso a la (s) siguiente (s) factura (s); o de lo
contrario se puede modificar el valor siendo una cancelación parcial.
• Cuando se terminan de seleccionar las facturas a ser canceladas aparecerá
el siguiente mensaje:
)
• Otros (O) : Con esta opción se puede llevar a cabo otro tipo de operaciones
Retención en la Fuente en compras, otros pagos, etc. seleccionando la cuenta
correspondiente.
Para finalizar el Comprobante de Egreso se digitará la tecla de función F1, a lo
que preguntará si el egreso está bien. En caso de contestar que SI el sistema
pedirá el número del comprobante.
Luego pregunta si se desea imprimir el cheque y pide montar el papel para
imprimir el egreso o si se ignora la impresión. Si se decide imprimir el
documento da tres opciones que son:
(18/02/04)
Al seleccionar el tipo de tamaño a imprimir, a quién se le va a girar y la tecla de
función para imprimir el cheque muestra un recuadro que se puede utilizar para
hacer aclaraciones acerca del egreso. Con F1 finaliza.
Preguntará si el documento se imprimió bien. En caso de contestar que NO,
comenzará el proceso de impresión nuevamente.
ELABORACIÓN DE ORDENES DE PEDIDO
El documento de Ordenes de Pedido es un documento extracontable que
permite tener un control mas adecuado de los inventarios en cuanto a
cantidades, productos y precios, que haya solicitado un cliente, ya que más
adelante podrá cruzarse con el documento tipo F de Facturas.
Este documento se elabora la opción F1:
En caso de haber creado o definido varios tipos de Ordenes de Pedido,
aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar:
Al seleccionar el tipo de Pedido, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se
requiere tener datos como: fecha de elaboración, número del Pedido, número
de Cotización cruce si se parametrizó de esa manera, centro de costo con su
respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos, fecha de entrega, nit del
cliente, vendedor, forma de pago, país, ciudad, producto, cantidades y precios.
)
NOTA : LOS ANTERIORES DATOS COMO NIT, PRODUCTO, SE PUEDEN
CONSULTAR CON LAS TECLAS DE FUNCION :
• F2 Alfabéticamente (nombre del cliente y/o del producto según como se
encuentren creados)
• F3 Numéricamente (nit del proveedor cliente y/o código del producto según
como se encuentren creados)
• F4 Referencia (opción habilitada únicamente para el módulo de inventarios si
se encuentra creada en el catálogo de productos)
Al terminar de digitar la Orden de Pedido, el sistema pregunta si el documento
quedo bien, en caso de responder que SI, preguntará:
MONTE PAPEL PARA EL DCTO .... LISTO (Fn / I )
Donde Fn es la tecla de función que permite seleccionar la impresora, que
previamente debe estar configurada, en la cual se va a imprimir el documento.
Luego aparece un recuadro en el que se puede digitar cualquier comentario
que se requiera para complementar el documento.
Para finalizar el comentario se digita la tecla de función F1, donde hará una
última pregunta de si el documento se imprimió bien. En caso de contestar que
NO, volverá a repetir el proceso de impresión.
Si se escoge la opción I, el sistema ignora la impresión y actualiza el
comprobante correspondiente.
NOTA : En caso de no tener lista la impresora aparecerá el siguiente mensaje:
)
PENDIENTES POR PRODUCTO
Esta opción genera un informe que se puede observar por pantalla o por
impresión, que indica que cantidades de uno o un grupo de productos se han
recibido luego de haber registrado la Factura de Compra (se entiende que la
Factura de Compra debe cruzar con la Orden de Compra).
)
Aquí se encuentra una nueva opción de consulta: F5 por Código de Barras en
caso de tenerlo parametrizado.
ANALISIS DE PEDIDOS
Esta opción permite visualizar por pantalla o por impresión, el movimiento de
uno o un rango de productos:
Este informe muestra :
• Saldo actual. Cantidades actuales en el inventario
• Pedidos pendientes de entrega. Cantidades pendientes por entregar luego de
haber registrado la Orden de Pedido
• Disponibilidad de producto. Saldo actual - Cantidades pendientes de entrega
• Compras pendientes de recibo. Cantidades pendientes por recibir luego de
haber registrado una Orden de Compra
• Disponible después de compras. Disponibilidad del producto + Compras
pendientes de recibo
En esta opción encontramos adicionalmente la tecla de función F9 que nos
muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de
Saldo actual).
AUXILIAR DE PEDIDOS
Esta opción permite generar informes impresos de productos que han solicitado
los clientes o aquellos que estén pendientes por entregarles, los documentos
que se utilizaron en dichas transacciones y cuales han sido los clientes de cada
uno de ellos, por rango de fechas. Además aparecen tres informes como son:
• F1 AUXILIAR POR PRODUCTO. Organiza la información por producto.
• F2 AUXILIAR POR Nro. Organiza la información por cliente.
• F3 ANALISIS DE O. DE PEDIDO. Organiza la información por rangos de
fechas tanto de elaboración del documento como entrega del mismo, tipos de
entregas (totales o parciales), para tener un control más eficiente del manejo de
los inventarios.
LISTA DE PEDIDOS
Aparecen tres opciones:
• F1 GENERAL. Muestra a nivel de impresión los pedidos que se han ejecutado
a la fecha de elaborar el informe.
• F2 SECUENCIA DE O. PEDIDO. Muestra a nivel de impresión los
comprobantes que se utilizaron para estos pedidos en un periodo de tiempo
determinado y el estado actual de cada uno de ellos.
• F3 CONSOLIDADO. Muestra el consolidado por producto de los pedidos
pendientes que estén por ser entregados.
• F4 MANTENIMIENTO. Permite eliminar una o varias Ordenes de Pedido en
un mes determinado y dicho informe lo genera de forma impresa. Esta opción
es similar a Borrar en bloque por el módulo de Contabilidad.
ELABORACION DE FACTURAS
Este documento muestra la situación del cliente en lo referente al cupo de
crédito, saldo de cartera, valor en mora y disponible. Permite ver las existencias
de cada producto por bodega, utiliza tres conceptos para los descuentos y tres
para los cargos. Cruza directamente con pedidos de clientes, cotizaciones o
con remisiones. Además utiliza el código del producto equivalente si se llegase
a necesitar.
Al realizar la contabilización afecta directamente los registros en los módulos
de Cartera, Pedidos, Inventarios, Presupuestos, Contabilidad y Ventas.
Para poder utilizar este comprobante es necesario haberlo creado previamente,
al igual que tener listos los demás parámetros (PUC, catálogo de productos,
bodegas, centros de costos, etc.)
ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA
De acuerdo a su parametrización, este documento afectará el módulo de
inventarios de manera diferente:
4. Sin cruce. En este caso afectará tanto cantidades como valores
automáticamente.
5. Con cruce a la Orden de Pedidos. Como la Orden de Pedido es un
documento extracontable, la Factura de Venta afectará tanto cantidades como
valores automáticamente en el módulo de Inventarios.
6. Con cruce a la Nota de Remisión. Como la Nota de Remisión es un
documento contable que descarga los inventarios, la Factura de Venta sólo
afectará valores.
ANTICIPO DE CLIENTES
Para poder realizar los anticipos de clientes es indispensable haber creado
previamente la cuenta de Anticipo de Clientes (280505 o la que el usuario
considere necesaria), que debe ir detallada por Cobrar y por terceros para que
afecte los diferentes estados de cartera.
El anticipo se recibe a través de un documrento llamado R- Recibo de Caja en
el cual se afectan las cuentas correspondientes creando un saldo a favor de los
clientes.
Para realizar el cruce de anticipos de clientes se origina a través de la factura
de venta, estando ubicados en el campo Forma de Pago. Oprima F9 Saldos a
Favor, con lo cual se desplegará un cuadro el cual le informará de todos los
saldos a favor que tiene el cliente hasta la fecha.
Seleccione el saldo a favor y oprima ENTER. Este valor será trasladado al
primer ítem de la forma de pago, cruzándola automáticamente.
Si queda algún saldo, origina en un ítem dos la información de la factura con
sus condiciones de pago.
FACTURA DE VENTA CON CRUCE DE NOTA DE REMISION
Al seleccionar el tipo Factura de Venta, se ingresa al pantallazo donde se
buscarán una a una las Notas de Remisión que se deseen cruzar.
• El campo Comprobante es numérico y corresponde al tipo de nota a cruzar
(con F2 o F3 se busca o consulta dicha orden).
Para finalizar la selección y continuar con la elaboración del la Factura de
Venta se digita enter. El programa traerá automáticamente todos los datos de
la Nota de Remisión.
Después de repasar el documento con enter, con la tecla de función F7 se
puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para incluir rubros que
no afecten los inventarios. Luego solicitará los diferentes tipos de descuentos y
cargos en caso de haber sido parametrizados. Para terminar se digita la tecla
de función F1.
Posteriormente se elegirá la forma de pago, la (s) fecha (s) de vencimiento con
su correspondiente valor y se llegará a la pregunta de sí el documento esta
bien. En caso de contestar que SI el sistema pedirá el número de la Factura de
Venta para poder imprimir o ignorar la impresión según se requiera.
)
Ø En este tipo de cruce también existe la opción de F9 SALDOS A FAVOR,
que funciona igual al caso anterior.
NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la información
afectando el módulo de Inventarios y Cuentas por Cobrar.
FACTURA DE VENTA CON CRUCE AL MODULO DE PEDIDOS
La opción para elaborar la Factura de Venta es F1 Factura de Venta, que se
encuentra en el módulo de Elaboración de Documentos.
NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Facturas de Venta,
aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.
Al seleccionar el tipo Factura de Venta, se ingresa a un nuevo pantallazo donde
se buscarán una a una las Ordenes de Pedido que se deseen cruzar.
• El campo Comprobante es numérico y corresponde al tipo de Orden a cruzar
(con F2 o F3 se busca o consulta dicha orden).
Para finalizar la selección y continuar con la elaboración de la Factura de Venta
se digitá enter. El programa traerá automáticamente todos los datos de la
Orden de Pedido.
Después de repasar el documento con enter, con la tecla de función F7 se
puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para incluir rubros que
no afecten los inventarios. Luego solicitará los diferentes tipos de descuentos y
cargos en caso de haber sido parametrizados. Para terminar se digita la tecla
de función F1.
NOTA : Si se parametrizó dentro de la factura el cálculo automático para la
Retención del IVA y del ICA, el sistema traerá un recuadro indicando cual fue el
valor correspondiente a cada una de ellas.
Posteriormente se elegirá la forma de pago, la (s) fecha (s) de vencimiento con
su correspondiente valor y se llegará a la pregunta de sí el documento esta
bien. En caso de contestar que SI el sistema pedirá el número de la Factura de
Venta para poder imprimir o ignorar la impresión según se requiera.
Para realizar cruces con anticipos de clientes:
3. Se debe manejar una forma de pago diferente a la de contado.
4. Ubicados en el tipo de documento se digita la telca de función F9. De esta
manera aparecerá un recuadro que trae todos los anticipos que ha realizado el
cliente.
5. Se escogerá el uno de los anticipos. Si este supera el valor total de la
factura, para que sea descontado se debe modificar al valor de la factura, de lo
contrario lo asumirá totalmente.
NOTA : Para utilizar esta opción, el Recibo de Caja debe realizarse
previamente.
Posteriormente se llegará a la pregunta de sí el documento esta bien. En caso
de contestar que SI el sistema pedirá el número de la Factura de Venta para
poder imprimir o ignorar la impresión según se requiera.
NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la información
afectando los módulos de Inventarios, Cuentas por Cobrar y Ordenes de
Pedido.
NOTAS DE REMISION
Es un documento contable que carga el inventario a nivel de cantidades, si se
parametriza previamente, de lo contrario se convertirá en un documento
informativo únicamente.
La opción para elaborar una Nota de Remisión es F5 NOTAS - F2
DOCUMENTOS NOTAS, que se encuentra en el módulo de Elaboración de
Documentos.
NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Notas de Remisión,
aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.
(18/02/2004)
Al seleccionar el tipo de Nota de Remisión, se ingresa a un nuevo pantallazo
donde se requiere tener datos como: fecha de elaboración, centro de costo con
su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos, nit del cliente,
vendedor, producto, bodega, ubicación y cantidades.
• LA NOTA DE REMISION, SI ESTA PARAMETRIZADA CON CRUCE AL
DOCUMENTO TIPO F DE FACTURA DE VENTAS, SE GRABARA SIN
VALORES YA QUE ESTE ULTIMO ES EL QUE ACTUALIZA LOS
INVENTARIOS.
(18/02/2004)
Al terminar de seleccionar los productos, se graba la nota con F1, a lo que
preguntará sí la nota esta bien. En caso que se le responda que SI, indica que
se debe montar el número de nota a imprimir:
(18/02/2004)
Por último pregunta si se desea imprimir o ignorar la impresión.
ANALISIS DE NOTAS DE REMISION
Muestra un informe por pantalla o impreso, de los productos que están
pendientes por facturar.
Estos pendientes se generan cuando las remisiones no están parametrizadas
con cruce a la factura de venta, o cuando a pesar de estar parametrizadas con
cruce, aún no se han facturado.
En esta opción encontramos adicionalmente la tecla de función F9 que nos
muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de
Saldo actual).
(18/02/2004)
INFORMES NOTAS DE REMISION
Para realizar un análisis más detallado sobre el movimiento de las Notas de
Remisión, se pueden encontrar diferentes informes por el módulo de
Inventarios como:
(18/02/2004)
PENDIENTE POR PRODUCTO (F1)
Es un informe por pantalla que muestra cuales fueron los clientes de cada
producto, que cantidades salieron por la nota y, de acuerdo a los documentos
tipo F de Facturas incluidos, que cantidades quedaron pendientes por valorizar.
PENDIENTE POR CLIENTE (F2)
Es un informe similar al anterior, pero el nivel de consulta es por cliente, no por
producto.
AUXILIAR DE NOTAS DE REMISION (F3)
Muestra dos tipos de informe por rango de fecha y de productos a nivel de
impresión, en el cual además de la información anterior, permite visualizar con
que documento se llevó a cabo la Remisión y el valor en pesos de su
valorización.
LISTA DE NOTAS DE REMISION
Dentro de esta opción aparecen diferentes informes como:
• GENERAL. Muestra todas las Notas de Remisión elaboradas a la fecha de
generación del informe.
• SECUENCIAS. Muestra todas las Notas de Remisión elaboradas en un
periodo de fecha determinado que incluye: comprobante utilizado, fecha de
elaboración, valor, observaciones del estado en que se encuentren (grabada,
anulada, etc.) y el cliente de la misma.
• MANTENIMIENTO. Permite eliminar las Notas de Remisión realizadas en un
periodo de tiempo determinado. Es de vital importancia, tener en cuenta el
listado que aquí se genera si la Nota de Remisión estaba cruzando con el
documento tipo F de Facturas, pues la información en el módulo de inventarios
podría afectarse.
IMPRESIÓN DOCUMENTOS PREVIOS
Esta opción se utiliza para imprimir un documento ya elaborado, en caso de
requerirse una copia adicional del mismo.
Esta opción se encuentra en F7 IMPRESIÓN DCTO. PREVIO, en el módulo de
Elaboración de Documentos.
(18/02/2004)
Dentro de esta opción se puede elegir el tipo de documento que se desea
imprimir. Además aparecerán dos ventanas:
• LADO DERECHO: indican los documentos que existen y se desean imprimir.
• LADO IZQUIERDO: indica los documentos que no han sido grabados en el
sistema.
(18/02/2004)
NOTAS DE DEVOLUCION
Este documento permite hacer devoluciones tanto en cantidades como en
valores de una Factura de Venta que previamente se haya contabilizado y se
realiza por la opción F6 DEVOLUCION DE FACTURAS, en el módulo de
Elaboración de Documentos.
Al ingresar a esta opción pedirá el documento a cruzar (Factura de Venta), tipo
y número de la factura e inmediatamente traerá los datos que se manejaron en
su elaboración inicial.
(18/02/2004)
NOTA : A través de la nota solo se podrán cambiar cantidades, no valores.
Al digitar la cantidad del producto que se está devolviendo, automáticamente el
sistema afectará las cuentas de ingreso, inventarios, IVA, clientes, etc.
(18/02/2004)
El proceso de impresión de la Nota de Devolución J es igual al visto en la
Factura de Venta.
(18/02/2004)
RECIBO DE CAJA
El recibo de caja es un comprobante que se utiliza para dar ingreso a Caja de
los dineros recaudados ya sea en efectivo o cheques.
Permite accesar la cartera por número de factura o cliente, muestra el estado
de cuenta del cliente para escoger las facturas a ser abonadas o canceladas.
(18/02/2004)
Donde Tipo de Documento, Documento y Número, son campos que
corresponden a la factura a la que se desee hacer un abono o cancelar
completamente. Si no se tiene el dato exactamente, se hará la consulta por el
nit del cliente.
Afecta directamente los módulos de Cartera, Presupuesto, Contabilidad y
Ventas.
La opción para elaborarlo es F2 Recibo de Caja, que se encuentra en el
módulo de Elaboración de Documentos.
NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Recibo de Caja,
aparecerá un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.
(18/02/2004)
Luego nos ubica en un pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha
de elaboración, cuenta de caja, centro de costo con su respectivo subcentro de
costo si se manejan, nit del cliente, vendedor.
Luego ubica el cursor en la secuencia 1, donde se puede elegir entre:
• Abonos (A) : Con esta opción aparecen las facturas pendientes por ser
canceladas, ordenadas en forma ascendente por fecha de vencimiento. Con
enter se selecciona el valor total de la (s) que se vaya (n) a cancelar, con
escape ESC paso a la (s) siguiente (s) factura (s); o de lo contrario se puede
modificar el valor siendo una cancelación parcial.
• Cuando se terminan de seleccionar las facturas a ser canceladas aparecerá
el siguiente mensaje:
(18/02/2004)
• Otros (O) : Con esta opción se puede llevar a cabo otro tipo de operaciones
de recaudo como ingresos por intereses, otros ingresos, etc. seleccionando la
cuenta correspondiente.
(18/02/2004)
Para finalizar el Recibo de Caja se digitará la tecla de función F1, a lo que
preguntará si el recibo está bien. En caso de contestar que SI el sistema pedirá
el número del recibo para poder imprimir o ignorar la impresión según se
requiera.
ELABORACION DE DOCUMENTOS Y PRESUPUESTO
CATALOGOS
Dentro de esta opción encontramos:
• Consulta precios: usted puede observar las diferentes listas de precios de la 1
a la 12 de los diferentes productos que usted tenga en su empresa.
• Consulta costos: se puede consultar que productos son ajustables por
inflación o no y realizar una comparación del costo del producto contra el ultimo
valor de compra.
• Consultas generales: En esta opción usted puede observar los datos
inherentes a cada producto, como es nombre, referencia, código del producto y
código de barras, entre otros.
• Exentos gravados: Lista todos aquellos productos que cumplen con esta
condición , la cual usted definió en la creación del producto.
• Impresión de rótulos: se puede imprimir adhesivos para la distinción de los
productos.
• Impresión tablas de inventarios: se puede imprimir todas las tablas que usted
creó inicialmente mostrando sus líneas y sus grupos.
Recuerde que en la sesión número 1 se explicó creación de tablas de
inventarios con sus líneas y grupos, además la apertura de los productos en el
sistema.
SALDOS Y MANEJOS DE INVENTARIOS
MOVIMIENTO DE PRODUCTOS.
Mediante ésta opción podemos ver un kardex valorizado. Se puede analizar
con que documentos se ha movido un determinado producto (pantalla) o un
grupo de productos (impreso), además de eso le permite hacer un seguimiento
por fecha cronológico de los diversos productos.
Adicionalmente a ello se brindan otros informes como son consumos,
movimientos resumidos y movimientos de inventarios por tipo de comprobante.
(18/02/2004)
SALDOS DE INVENTARIO:
Esta opción le permite visualizar por pantalla o impreso las existencias que Ud.
posea del inventario mostrando el código del producto, su descripción y su
saldo.
Es normal ver dentro de éste informe unidades con signos negativos ya que en
batch y en predeterminado se pueden hacer salidas sin existencias.
(18/02/2004)
Luego aparece una opción denominada Saldos por factor de conversión, la cual
le mostrará a Ud. un informe detallado según una tarifa para ver sus cantidades
en diferentes unidades de medida.
Como se indica en el gráfico siguiente:
(18/02/2004)
ANÁLISIS DE EXISTENCIAS:
En ésta opción se puede consultar por pantalla o en informe impreso, el
consumo promedio de los meses solicitados, también como su stock mínimo,
máximo y el tiempo de reposición que se demoran nuestros proveedores en
entregarnos dicho producto, además para cuantos días alcanzan las
existencias de ese momento si se sigue consumiendo a dicha rata o porcentaje
o mejor consumo promedio.
También nos indica la fecha del último movimiento, el costo unitario y el valor
total del producto, con la tecla F3 nos muestra los precios de venta a los
clientes (para poderlos comparar contra los costos).
Si escogió la opción de ver por pantalla digite el número de meses sobre los
cuales Ud. desea que el programa le muestre o le prorratee la información.
(18/02/2004)
Si escogió la opción de ver Impreso lo podrá realizar dependiendo de varias
opciones
(18/02/2004)
• Por rango de días de existencia ( R ) : Ésta opción le permitirá visualizar
aquellos productos para los cuales sus existencias estén dentro del rango de
tiempo que usted defina y en el promedio de tiempo que se haya escogido
(meses), detectando a que velocidad han sido consumidas y para cuanto más
tiempo alcanzaran las unidades mostradas.
• Por debajo del mínimo ( D ) : ésta opción le permitirá visualizar todos aquellos
productos que cumplen con ésta condición, es decir los que sus existencias
estén por debajo del stock mínimo.
• Por encima del máximo ( E ) : al igual que la anterior mostrará aquellos
productos que cumplen con ésta condición, es decir los cuales sus existencias
estén por encima del stock máximo, y que han sido consumidos al promedio de
tiempo que usted escoja.
• Todos los productos ( T ) : por ésta opción podremos ver a que velocidad han
sido consumidos los productos y para que tiempo nos alcanzarán sus
existencias si seguimos consumiendo a esa misma velocidad.
Este informe le puede ser muy útil ya que con el usted podrá saber si sus
consumos son los más adecuados o si sus puntos de Stock han sido bien
determinados.
COSTEO
MENSUAL (BATCH):
(18/02/2004)
Recuerda que el proceso de Costeo en Batch se debe correr el último día del
mes y una vez corrido no se podrá volver a tocar ese mes en cuanto a
inventarios se refiere, cualquier asiento contable se deberá realizar en el mes
siguiente a no ser que
Usted decida BORRAR el Costeo y volverlo a ejecutar completamente.
Dentro de ésta opción usted encontrará el anterior recuadro:
• Informes: ésta parte es para ver con que costos hará el programa los asientos
contables respectivos.
Este informe es útil ya que le permite a usted saber con anterioridad los
Costos, para luego si entrar ha correr el proceso de Costeo definitivo el último
día del mes, cuando usted entra por I) Informes el programa le muestra el
siguiente cuadro:
(18/02/2004)
En el recuadro anterior usted elige el mes para ver el informe de los costos que
el sistema asignará a todas y cada una de las unidades que hayan presentado
salidas o movimientos.
Este informe puede ser I) Impreso o por P) Pantalla el que usted prefiera.
• Ejecuta: por aquí entramos directamente a correr el Costeo no olvide las
recomendaciones ya establecidas en la parte inicial de éste texto. (punto 4.4)
Cuando entramos por la opción E) Ejecuta (el último día del mes, y si el mes
tiene 31 días coloque el sistema SIIGO con fecha 31) nos aparece así:
(18/02/2004)
Apareciendo así las siguientes opciones:
• Promedio al mes anterior o presente: aunque aparecen las dos opciones SE
RECOMIENDA correrlo siempre al mes Presente es decir con el último costo
promedio ponderado que tenga el programa.
Promedio mes anterior toma sólo el promedio del mes anterior al mes que se
está corriendo. Promedio mes presente toma el saldo anterior más el ajuste por
inflación del mes presente más las entradas y salidas del mes actual y con éste
realiza el asiento contable.
• Mes del Costeo: digite el mes que se está costeando.
• Tipo de Comprobante: documento contable con el cual se va a realizar el
asiento, se recomienda que usted cree un documento Tipo L y que sea
bautizado como COSTEO MENSUAL.
• Número de Comprobante: digite el número del comprobante con el que se va
a realizar el asiento contable.
• Desea costear a un Nit si o no: ésta pregunta tiene un objetivo específico y es
asignar un NIT al comprobante de costeo. Si usted le responde que SI el nit
que usted coloque será con el que el sistema realice el asiento contable, pero
si le responde que NO (aunque el sistema de todas formas se lo pregunta) el
sistema SIIGO respeta y asume los nits con que se movieron los documentos
originales como facturas, remisiones, notas de salida etc.
• Desea costear a un centro de costos si o no: al igual que la pregunta anterior
tiene la misma finalidad, asignar un centro de costos al comprobante de costeo,
su interpretación es exactamente igual (recuerde que los centros de costos en
SIIGO aplican si usted creó sus cuentas contables con ésta opción)
• Vendedor y Bodega: su interpretación es exactamente la misma.
• Desea incluir los Traslados si o no: recordemos que cuando corremos costeo
el programa valoriza todos los documentos que encuentre sin valores como son
notas de salida, remisiones, facturas, etc., pero hace una excepción con las
Notas de Traslados y le da a usted la posibilidad de incluirlas dentro del costeo
o no; el porque de ésta pregunta radica en que las notas de Traslados entre
bodegas lo único que hacen es desplazar físicamente un producto o elemento
de una Bodega a otra pero si usted mira la parte contable de ésta operación el
registro que se hace tiene un efecto completamente nulo ya que usted está
debitando y acreditando al tiempo una misma cuenta contable por ejemplo:
Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa)
Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa)
Sin embargo el programa SIIGO deja la decisión de valorizar o no éste
documento en sus manos.
Una vez usted haya contestado ésta última pregunta el programa empezará a
ejecutar el proceso de costeo a todos y cada uno de los documentos que
encuentre moviendo inventarios en cantidades PERO con valor Cero ( 0 ).
ANÁLISIS PREDETERMINADO:
El análisis predeterminado debe correrse el último día del mes, éste proceso
verifica todas las salidas que se hicieron del sistema durante dicho periodo con
los diferentes documentos al costo predeterminado y compara éste costo
contra el costo promedio ponderado que ES EL REAL arrojando una diferencia
entre los dos, ésta diferencia será la que se ajuste contablemente al ejecutar el
comprobante de predeterminado.
Ejemplo:
Si un producto X tiene un costo predeterminado de $1.500 y su costo real es de
$1.400 el sistema arroja por ésta opción una diferencia de $100, si se hace una
venta de éste producto el registro contable por predeterminado quedará así:
Refiriéndonos sólo a la parte del costo
Débito 613536 (costo de ventas) $1.500
Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $1.500
En el paso siguiente el sistema entrará a ajustar dicha diferencia entre éste
costo y el real es decir los $100.
CONTROLES A TENER EN CUENTA EN CADA UNO DE LOS MÉTODOS:
LÍNEA: para el costeo en línea debemos tener en cuenta que la información
contable que tenga relación directa con los Inventarios DEBE estar
completamente al día, ya que con ésta herramienta no se puede facturar en
rojo ni se pueden hacer ventas o movimientos de existencias que no estén en
el sistema.
Con ésta herramienta el programa descarga Cantidades y Valores al momento
de realizar la salida haciéndole un débito al costo de ventas y un crédito a la
respectiva cuenta de inventarios, por el valor del promedio ponderado que el
sistema tenga en ese momento.
TENGA MUCHO CUIDADO con ésta herramienta ya que una vez Ud. haya
cometido un error de manejo por mover cantidades inexistentes el costo del
producto se verá seriamente alterado, distorsionando así la información, tanto a
nivel de inventarios como a nivel de contabilidad.
El costeo en línea lleva de forma automática el costo promedio ponderado que
tenga el sistema en el momento de efectuar una operación contable con
documentos como notas de traslados, remisiones, notas de salida, Facturas de
venta, tanto a nivel de cantidades (kardex) como a nivel contable (valores)
Veamos un Ejemplo:
Cuando usted realiza una compra el registro contable queda de la siguiente
forma (Asumimos que estamos utilizando el sistema de Inventarios
permanente):
Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $xxx
Crédito 220501 (proveedores nacionales) $xxx
Un artículo X por un valor unitario de $1.500
Se compran 2 unidades, el asiento quedará de la siguiente forma:
Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $ 3.000
Crédito 220501 (proveedores nacionales) $3.000
Ahora hacemos la venta de éste producto X con una factura de venta y
vendimos sólo una unidad y que su precio de venta al cliente es de $3.000 la
unidad, el asiento contable quedará de la siguiente forma:
Débito 130505 (clientes nacionales) $3.000
Crédito 413536 (ingresos operacionales) $3.000
Débito 613536 (costo de ventas) $1.500
Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $1.500
Ahora si en lugar de realizar una factura de venta hiciéramos una Remisión que
posteriormente fuera ha ser cruzada con una factura de Venta el asiento
contable de éste documento quedaría de la siguiente forma:
Débito 613536 (costo de ventas) $1.500
Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $1.500.
Observe como en un sistema en línea el programa siempre afecta el inventario
en valores y cantidades asignándole automáticamente el costo promedio
ponderado que se lleve internamente, el cual es producto o resultado de las
compras realizadas o producción de los artículos.
Las ventajas de éste sistema son:
• Información de costos al día.
• Conocimiento de los costos permanentemente.
• Conocimiento de la rentabilidad vs costos de los productos.
• Tener un orden lógico de las transacciones, es decir primero comprar o
producir y posteriormente realizar la salida.
Las desventajas de éste sistema son:
• No se pueden hacer movimientos con cantidades superiores a las que están
incorporadas en el programa ya que esto DAÑA el costo de ventas
automáticamente.
• Se requiere organización en materia de inventarios y procedimientos de
control interno.
INCREMENTO PREDETERMINADO:
Por ésta opción usted podrá modificar el costo predeterminado a un valor
distinto, (recuerde la parte 4.4 de éste texto la sección de Predeterminado),
cuando usted entra a ésta opción le aparece el siguiente recuadro:
(18/02/2004)
• Al costo Promedio: al decirle que si a ésta pregunta usted podrá modificar su
costo predeterminado al mismo valor que tenga el costo promedio en ese
momento, caso contrario saltará a la siguiente opción.
• Al % de valor de compra: al decirle que si a ésta pregunta usted podrá
modificar su costo predeterminado pero con base a un porcentaje del último
valor de compra.
Ejemplo:
Si su último valor de compra del producto X fue de $1.500 y usted desea que
su predeterminado quede al mismo valor le dará un porcentaje del 100%, o si
quiere que su predeterminado quede costando la mitad ósea $750 le tendrá
que dar un porcentaje del 50%.
• Al % de precio de venta: en caso de que usted desee que su predeterminado
quede valorizado a un determinado porcentaje del precio de venta se tendrá
que remitir a ésta pregunta.
Ejemplo:
Recuerde que SIIGO maneja en la versión 9.0 hasta 12 listas de precios,
cuando usted elige ésta opción el programa le preguntará el porcentaje y la
lista de precios que usted elija entre la lista número 1 y la número 12.
• Incremento en porcentaje: si usted elige ésta opción el aplicará al costo
predeterminado el porcentaje del costo promedio que usted Digite.
Ejemplo:
Si su lista de precios número 1 es de $20.000 y usted desea que su costo
predeterminado quede valiendo la mitad de éste precio deberá escoger la lista
de precios número 1 y asignarle un porcentaje del 50%, para que el costo
quede con un valor de $10.000.
Luego de escoger cualquiera de las opciones anteriores el sistema le pide el
rango de productos para los cuales usted vaya a efectuar el cambio. De ésta
forma queda automáticamente cambiado el Costo Predeterminado de los
productos.
Por último aparece que si la base es cero los tomo esto hace que aquellos
productos cuyo costo promedio esté en cero le asigne éste valor al mismo
costo predeterminado.
CONTEO FÍSICO:
Para que le sirve a usted ésta opción?
El conteo físico como su nombre lo indica es una función que permite grabar un
conteo de existencias de Inventarios a una fecha de corte determinada.
Cuando usted realiza un Conteo físico en su empresa y encuentra que hay
cantidades por encima o por debajo de las que están en el sistema ésta opción
le permitirá registrar las unidades efectivamente contadas y hacer los ajustes
contables necesarios entre lo que usted contó y lo que tiene el Sistema
contable SIIGO tanto a nivel de cantidades (Kardex) como a nivel de Valores
(Contabilidad).
Para realizar éste proceso se deben seguir 5 pasos ordenadamente los cuales
son:
• Listado saldos
• Incorpora Ajustes
• Verificación de Ajustes
• Informe de Ajustes
• Comprobante de Ajustes.
COSTEO PREDETERMINADO
El predeterminado se asemeja un poco al batch en el sentido de que con éste
también se pueden hacer ventas en rojo o de existencias que no estén
incorporadas al sistema.
En el Predeterminado debe ser Ud. el que fije el costo del producto por la
opción siguiente:
Dentro de ésta opción Ud. encontrara una pregunta Costo Predeterminado:
(18/02/2004)
A su vez ubicada dentro de Inventario-catalogos-Apertura de Productos.
A la pregunta de Costo Predeterminado Ud. deberá digitar el valor del costo de
ventas que usted determine y con el cual el realizara la respectiva transacción
es decir un Débito al costo de ventas y un Crédito al inventario en cantidades y
valores.
Observe que ésta herramienta es muy similar al sistema en línea pero con la
diferencia de que Ud. es el que debe colocar o suministrarle al sistema el costo
de ventas a cada uno de sus productos
Ya que con éste sistema también se pueden hacer ventas o movimientos de
productos que no estén incorporados en SIIGO debemos realizar a final del
mes el ajuste del kardex como si estuviéramos en batch antes de proceder a
correr el ajuste entre el costo de ventas que Ud. le asignó a sus productos y el
costo de ventas real que tiene SIIGO internamente, claro está si Ud. así lo
desea. (en la sección de Predeterminado ampliaremos éste tema).
En línea y en predeterminado el programa al momento de hacer una salida de
mercancía costea inmediatamente el producto que se está sacando mientras
que en batch lo arroja con valor $cero.
COSTEO EN BATCH
Para el costeo en batch no es necesario tener información al día de inventarios
ya que el me permite hacer salidas de productos que no estén incorporadas en
el sistema. Tenga en cuenta que éstas unidades irán quedando con saldos en
rojo; así al final del mes y antes de entrar a correr el proceso de costeo (este
proceso se explicara más adelante en la sección de costeo en batch)
tendremos que ingresar todas las unidades que se sacaron durante este
periodo (mes) por no estar previamente incorporadas en el programa para que
así el kardex quede por lo menos en cero o positivo, y así poder entrar a
valorizar las unidades correctamente.
Con ésta herramienta el programa descarga solamente cantidades al momento
de efectuar una transacción y específicamente con documentos como la factura
de venta le hará un crédito a la cuenta de Inventarios pero con valor $cero.
Con éste método Ud. podrá realizar salidas de cantidades que no estén en
SIIGO sin haber ninguna clase de complicación posterior siempre y cuando
antes de entrar a correr el costeo (que veremos mas adelante) Ud. Elabore el
cuadre de cantidades del kardex de las unidades que estén negativas
dejándolas positivas o por lo menos en cero.
Para cuadrar las unidades usted tendrá que hacer asientos contables, registrar
las operaciones pendientes como compras, notas de traslados, remisiones y
cualquier operación donde se vea involucrado el inventario; una vez Ud. haya
hecho todos estos ajustes y corregido su kardex de la forma mencionada
anteriormente podrá entrar a correr el Costeo del periodo donde se encuentre.
Los productos que tengan saldos en rojo, y no hayan registrado ninguna
entrada al inventario en el mes que se esté costeando, no serán tenidos en
cuenta en el proceso de costeo definitivo, por lo cual se hace necesario
ajustarlos antes de correr el proceso
Los AJUSTES POR INFLACION deben ser corridos el primer día de cada mes,
para después si entrar a ejecutar el proceso de Costeo definitivo el cual se hará
el último día del mismo mes.
Tenga en cuenta que con ésta herramienta una vez se haya corrido el costeo
definitivo Ud. INO PODRAI ingresar a ese mismo periodo a realizar
operaciones que tengan que ver con el inventario, porque ello hará que el costo
de los productos se vea seriamente alterado, cualquier asiento deberá
efectuarse hasta el periodo siguiente a no ser que USTED DECIDA BORRAR
dicho costeo realizar los asientos que usted requiera y volver a ejecutar todo el
proceso.
Veamos un Ejemplo:
Cuando usted realiza una compra el registro contable queda de la siguiente
forma (Asumimos que estamos utilizando el sistema de Inventarios
permanente):
Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la
empresa) $xxx
Crédito 220501 (proveedores nacionales) $xxx
Un artículo X por un valor unitario de $1.500
Se compran 2 unidades, el asiento quedará de la siguiente forma:
Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $ 3.000
Crédito 220501 (proveedores nacionales) $3.000
Ahora efectuamos la salida de éste producto X con una factura de venta con la
cual se despacho sólo una unidad y que su precio de venta al cliente es de
$3.000 la unidad, el asiento contable quedará de la siguiente forma:
Débito 130505 (clientes nacionales) $3.000
Crédito 413536 (ingresos operacionales) $3.000
Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $0
Observe como cuando se ésta costeando en batch al realizar una factura de
venta el programa descarga internamente el kardex pero omite el asiento
contable del costo de ventas y el inventario de la mercancía que se está
vendiendo. El asiento contable que nos queda pendiente se realizará cuando
corramos el Costeo, pero en un documento contable separado.
Ahora si en lugar de realizar una factura de venta hiciéramos una Remisión que
posteriormente fuera ha ser cruzada con una factura de Venta el asiento
contable de éste documento quedaría de la siguiente forma:
Crédito 143536
(mercancías no fabricadas por la empresa) $0
Explicación del asiento anterior:
Cuando se costea en batch el programa internamente está moviendo sus
inventarios (kardex) pero no le asigna valores a los registros contables, esto
ocurre con cualquier clase de documento, e igualmente a final del mes cuando
corramos el proceso de costeo definitivo asignará los valores que quedaron
pendientes y hará el registro contable correspondiente es decir un Débito a la
cuenta 613536 (costo de ventas) y un Crédito a la cuenta 143536 (mercancías
no fabricadas por la empresa).
Débito 613536 (costo de ventas) $1.500
Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $1.500.
Las ventajas de éste sistema son:
• Se pueden hacer descargues del inventario en cantidad sin que haya sido
realizada una entrada al mismo, sin causar por esto daño alguno a la
información de costos.
Las desventajas de éste sistema son:
• Se pierde la información en línea y tiempo real ya que por realizar el proceso
de costeo únicamente al final del mes, durante dicho periodo no se pueden
realizar consultas a nivel de balances, ni de costos de ventas, ni estadísticas de
rentabilidad de productos.
• Se deben realizar los ajustes a los saldos que estén en rojo antes de realizar
el proceso.
• Todas las salidas de inventarios del mismo producto quedan con el mismo
costo, independientemente de que se hayan efectuado en diferente día ya que
el cálculo es el valor promedio del mes y no el diario.
COMO TRABAJAR EN LÍNEA, BATCH O PREDETERMINADO
Nos tenemos que remitir a la opción denominada REGISTRO DE CONTROL
Ubicada por parámetros
(18/02/2004)
(18/02/2004)
Allí aparecerán 3 preguntas en la parte inferior.
• Actualiza costo de facturación en línea (S/N)?
• Actualiza costos de remisiones en línea (S/N)?
• Aplica costo Predeterminado (S/N)?
Dependiendo de lo que le contestemos allí el asumirá cualquiera de los tres
sistemas antes señalados.
PARA LÍNEA:
(18/02/2004)
• Act.costo de facturación en línea (S/N)) ? S
• Act.costo de remisiones en línea (S/N) ? S
• Aplica costo predeterminado (S/N) ? N
PARA BATCH:
(18/02/2004)
• Act.costo de facturación en línea (S/N) ? N
• Act.costo de remisiones en línea (S/N) ? N
• Aplica Costo predeterminado (S/N) ? N
PARA PREDETERMINADO:
(18/02/2004)
• Act.costo de facturación en línea (S/N) ? S
• Act.costo de remisiones en línea (S/N) ? S
• Aplica Costo predeterminado (S/N) ? S
Esta es la forma de decirle al sistema SIIGO que vamos a trabajar en línea, en
batch o en predeterminado. Tenga en cuenta que cualquiera de las tres (3)
opciones que Ud. emplee debe ser por lo menos durante un Mes, si Ud. Desea
cambiarse de un sistema de costeo a otro lo debe hacer el primer día del
siguiente mes siempre y cuando realice todas las operaciones inherentes a
cada sistema de costeo en dicho mes para así proceder a realizar el cambio.
COMPROBANTE PREDETERMINADO:
Por ésta opción ya entramos directamente a correr el comprobante contable
ajustando las diferencias que el sistema encontró en el paso inmediatamente
anterior, para el ejemplo que establecimos hará un ajuste contable por valor de
$100, y tendrá que reversar el asiento contable por dicho valor:
Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $100
Crédito 613536 (costo de ventas) $100
Para que así el producto quede con el costo real nuevamente.
Resumiendo: primero debe ejecutarse el análisis, segundo el comprobante
Predeterminado.
ALGUNAS RECOMENDACIONES IMPORTANTES
1. Cuando usted esté en LINEA y esté cruzando nota de entrada con factura de
proveedor, no es necesario que la nota de Entrada vaya valorizada siempre y
cuando el cruce del documento sea prácticamente inmediato o máximo antes
de efectuar la primera venta para que la salida del producto me tome
correctamente el costo promedio y lo descargue.
2. Ahora que pasa si la factura del proveedor no nos llega antes de hacer la
primera salida del producto o venta de dicho producto, tendremos que hacer un
registro contable o ajuste cargando un VALOR al producto, PERO QUE VALOR
? El valor que usted le asigne a éste registro contable deberá ser
preferiblemente el mismo costo promedio ponderado que haya traído el
producto hasta ese momento.
3. Cuando usted se encuentre en BATCH y también esté cruzando nota de
Entrada con Factura de Proveedor no es necesario que la nota de Entrada
vaya valorizada, pero tenga en cuenta que antes de correr el proceso de costeo
en Batch el sistema costeará aquellas que hayan tenido un cruce correcto y
dentro del mismo Mes.
4. Ahora que pasa si antes de correr costeo y habiendo realizado ventas
normalmente no hemos ingresado el registro de compras para afectar los
correspondientes valores al producto, tendremos obligatoriamente que realizar
también un ajuste contable cargando ese valor al producto, preferiblemente el
mismo costo promedio ponderado que traiga ese producto hasta ese momento.
El asiento entonces quedaría así:
Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) con valores y sin
cantidades
Crédito 2205?? Ésta es una cuenta de proveedores pendientes por legalizar,
para que así al entrar a correr el costeo ya lleve incluido dicho valor y lo tenga
en cuenta.
5. Cuando usted se encuentra en PREDETERMINADO el procedimiento es
similar al sistema en BATCH.
6. Si se encuentra en LINEA nunca vaya a mover cantidades por encima de las
que tiene el sistema, recuerde que esto daña automáticamente el Costo de los
Productos.
7. Si se encuentra en BATCH no olvide correr primero ajustes por inflación el
primer día del mes, luego ajustar los saldos que se encuentren negativos
dejándolos por lo menos en cero o positivos mediante ajustes contables,
cuando ya haya hecho esto si podrá entrar a correr el proceso de Costeo en
Batch (ubicado el último día del mes ).
8. Si se encuentra en BATCH una vez haya corrido el proceso de costeo no
podrá volver a ingresar a ese mes a tocar algo que tenga relación directa con
los inventarios, cualquier asiento lo deberá hacer hasta el mes siguiente o si
usted decide BORRAR el comprobante contable que el genera, allí SI podrá
volver a realizar los ajustes que se requieran y volver a ejecutar absolutamente
todo el proceso.
9. Si se encuentra en Predeterminado antes de correr el proceso del
comprobante contable debe realizar el mismo proceso que para costeo en
BATCH, es decir correr primero ajustes por inflación el primer día del mes,
luego ajustar los saldos que se encuentren negativos dejándolos por lo menos
en cero o positivos mediante ajustes contables y allí SI entrar a ejecutar el
proceso del Predeterminado como vimos en la sección correspondiente a
Predeterminado de éste texto.
SISTEMA DE INVENTARIOS:
El sistema de inventarios utilizado por SIIGO es escogido por el cliente al
momento de la instalación de la empresa.
Cuándo se instala una empresa el pregunta Inv. periódico (S/N)?
Al contestársele que No el asume inventario Permanente.
Al contestársele que Si el asume inventario Periódico.
+ Recuerde que el sistema de inventarios por ley en la mayoría de los casos es
Permanente.
4.2. MÉTODO DE VALUACIÓN:
El método de valuación utilizado por SIIGO es El Promedio Ponderado, éste
método es de reconocido valor técnico, según las normas contables vigentes.
4.3. HERRAMIENTAS UTILIZADAS:
SIIGO usa 3 herramientas para determinar el costo de un producto,
• Línea o en tiempo real.
• Batch también denominado por lotes o mensual.
• Predeterminado.
CONTEO FISICO
LISTADO SALDOS:
Esta parte le permite a usted generar un Informe que es un papel con el cual se
pueda empezar a realizar el conteo físico con saldos de existencias o sin ellos,
ésta opción le arrojará una relación de todos los productos que estén en el
sistema, para que así se pueda empezar a efectuar el conteo de las unidades e
ir anotando las cantidades controladas durante la labor de conteo que usted
desarrolla en su empresa.
(18/02/2004)
INCORPORA AJUSTES:
Aquí encontrará 2 opciones Calcula Saldos y Graba Conteo.
• C) Calcula Saldos: éste es un requerimiento del programa con el cual el
sistema va y cuenta las unidades que tiene en ese momento, el Calcula Saldos
es indispensable y se debe correr antes de empezar con el Graba Conteo, éste
proceso se ejecuta 1 una sola vez, y se volverá a correr hasta que usted
desarrolle otra labor de conteo físico (Otro dia).
Este informe al igual que los otros lo puede generar por orden A (alfabético), N
(numérico), R (referencia de fábrica), el que usted prefiera.
• G) Graba Conteo: por aquí entraremos directamente a grabar las unidades
que usted ha contado y que presentan variación con relación a las que tiene el
sistema durante el proceso de conteo, Usted deberá remitirse inmediatamente
a la opción Graba conteo físico para proceder a relacionar las unidades que
presentan diferencias, como aparecen en el siguiente cuadro:
(18/02/2004)
Dentro de ésta opción usted podrá digitar las unidades efectivamente contadas
por las personas que intervienen en el proceso de Conteo apareciendo una
columna de Saldo que son las que el sistema tiene en éste momento y otra
columna de Conteo para que allí usted escriba las unidades contadas que han
presentado diferencias físicamente.
Este informe al igual que los otros lo puede generar por orden A (alfabético), N
(numérico), R (referencia de fábrica), el que usted elija.
Para grabar las unidades que usted dígito y que presentaron diferencias con
relación a las existentes debe oprimir la tecla Escape (ESC).
VERIFICACIÓN DE AJUSTES:
(18/02/2004)
Esta opción nos brinda un informe que le permite a usted VERIFICAR que los
saldos incorporados en el paso anterior después de realizar el conteo quedaron
correctamente digitados, ejecute éste informe después de incorporar las
diferencias.
Este informe al igual que los otros lo puede generar por orden A (alfabético), N
(numérico), R (referencia de fábrica), el que usted prefiera.
(18/02/2004)
INFORME DE AJUSTES:
Esta parte le permite visualizar las DIFERENCIAS entre lo que tenía el sistema
SIIGO y lo que usted incorporó como nuevo saldo del producto o elemento.
(18/02/2004)
La diferencia que relacione éste informe serán las unidades que el programa
cargará como asiento contable afectando como se dijo anteriormente tanto el
kardex como la Contabilidad, en un paso posterior a éste.
Nota: es importante que usted siga todos los pasos para que el procedimiento
que se está efectuando tenga resultados satisfactorios.
VALORIZACION DE SALDOS
VALORIZACIÓN DE SALDOS
VALORIZACIÓN DE SALDOS GENERAL:
Mediante ésta opción podemos ver valorizadas las existencias de inventarios a
un mes de corte deseado, dando la oportunidad de listar un rango específico de
productos ya sea por último valor de compra, costo promedio del producto o
por el costo predeterminado, el que usted elija; y que tengan relación directa
con el grupo contable (14) y que estén en las tablas de inventarios.
(18/02/2004)
• Digite C para ver el informe por el costo de la última compra
• Digite U para ver el informe por el costo unitario o costo promedio ponderado
que traiga el programa en ese momento.
• Digite P en caso de que usted esté utilizando el Costo Predeterminado.
El informe está diseñado así:
• El código del producto
• La referencia del producto
• La descripción del producto
• Fecha de la última compra
• Saldo del producto
• Costo unitario
• Valor total.
Utilidad de éste informe:
Este informe le permite ver a usted el costo promedio de un producto de forma
inmediata a un corte de mes deseado (recuerde que SIIGO maneja Método de
Valuación Promedio Ponderado); tenga presente en NO confundir éste valor
con el valor que se muestra por la opción de Inventarios-Catálogos-Apertura de
Productos F5-F2-F1 ya que son valores cronológicamente distintos ya que el
costo promedio de Apertura de Elementos ES DISTINTO a Valorización de
Saldos puesto que el primero es el que el programa trae hasta el momento de
la última transacción (ultima fecha) mientras que el de valorización de Saldos
es a un corte de mes específico, el que usted elija.
(18/02/2004)
DESAGREGA y AJUSTES POR INFLACION:
El Desagrega tiene relación directa con el tema de los Ajustes por Inflación.
Pero primero miremos como funcionan los AJUSTES POR INFLACION del
programa SIIGO con relación a los Inventarios.
Cuando se corren ajustes por inflación el programa realiza el siguiente asiento:
Débito 14??99 (ajustes por inflación inventarios)
Crédito 470510 (corrección monetaria)
FRecuerde que las cuentas anteriores usted las definió en la creación de las
tablas de Inventarios al crear sus líneas y sus grupos.
El programa recoge los saldos del mes inmediatamente anterior de todos
aquellos productos que tengan en la creación del elemento la opción de Si
ajustable como se muestra en la siguiente gráfica, y que hayan tenido
movimiento o que estén arrastrando un saldo anterior para así multiplicarlos por
el PAAG del mes que se esté ajustando.
(18/02/04)
Dentro de apertura de elementos existe la opción Ajustable.....:
Cuando usted corre ajustes por inflación el programa tendrá en cuenta todos
aquellos productos a los que se les haya contestado S (Si) a ésta opción, los
que tengan una N (No) simplemente los descarta del proceso de ajuste.
Pero volvamos a retomar un poco el asiento que hace el programa al momento
de realizar el proceso de Ajustes por Inflación:
Débito 14??99 (ajustes por inflación inventarios)
Crédito 470510 (corrección monetaria)
El programa SIIGO carga a la cuenta 14??99 (ajustes por inflación inventarios)
(que usted definió en la tabla de inventarios) el valor total de todos los
productos un gran total con crédito a la corrección monetaria, pero
internamente el sistema ha cargado a nivel de KARDEX a cada uno de los
elementos el valor del ajuste por inflación.
Miremos que pasa con la Contabilidad en el momento de hacer las salidas de
inventarios por Ejemplo al realizar una venta:
Ejemplo
Si un producto X cuesta $100, contablemente el SIIGO tiene un débito a la
cuenta 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) por $100 y a nivel
de Kárdex también contiene los $100.
Cuando se corren ajustes por inflación observe lo que sucede.
El PAAG del mes que se va ha ajustar es del 1%, entonces el sistema le hace
un:
Débito 143599 (ajustes por inflación inventarios) $1
Crédito 470510 (corrección monetaria) $ 1
Y a nivel de KARDEX éste peso $1 quedó registrado internamente, Miremos lo
que sucede si vendemos éste Producto en este momento:
El precio de venta al cliente es $130.
El registro contable quedaría de la siguiente forma:
Débito 130505 (clientes nacionales) $130
Crédito 413536 (ingresos operacionales) $130
Débito 613536 (costo de ventas ) $101
Crédito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $ 101
Observe que la cuenta 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) está
descargando el producto con el costo de ventas más el ajuste por inflación
$101 esto haría que la cuenta 143536 (mercancías no fabricadas por la
empresa) QUEDE CON SALDO CONTRARIO , ya que dicho ajuste quedó
cargado a la cuenta 143599 (ajustes por inflación inventarios) y el programa lo
acredita todo de la cuenta 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa)
cambiando así la cuenta por $1.
(18/02/2004)
Para ello se generó una función bastante útil que le da solución a la parte del
ajuste por inflación esa función es la que se denominó DESAGREGA.
Entonces que hace el Desagrega:
Realiza el siguiente asiento contable
Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) $1
Crédito 143599 (ajustes por inflación inventarios) $1
Es decir descarga de la cuenta del ajuste por inflación el peso que se sacó al
realizar la venta y lo abonó a la respectiva cuenta de Inventarios.
Contablemente recordemos que los ajustes por inflación de los inventarios
deben ser disminuidos en la misma proporción que las unidades vendidas, y
ésta es la función específica del Desagrega.
Nota: El DESAGREGA debe ser corrido mensualmente, el último día de cada
mes, es aconsejable crear un documento tipo L que se denomine
DESAGREGA para ejecutar éste procedimiento.
(18/02/2004)
REQUERIMIENTOS
DE MATERIA PRIMA
REQUERIMIENTO MATERIA PRIMA:
Esta opción debe ser utilizada por aquellas empresas que realizan algunos
procesos productivos como combinar algunas materias primas para fabricar un
producto terminado distinto (en ésta parte estamos mirando solamente la
porción de mercancías, no estamos hablando ni de mano de obra, ni de costos
indirectos de fabricación).
GRABA REQUERIMIENTOS:
(18/02/2004)
Por éste menú lo que usted va ha realizar es una combinación de mercancías y
sus respectivas cantidades para asociarlos así a un producto terminado.
Escoja con la tecla F2 alfabéticamente o F3 numéricamente el código del
producto terminado, paso seguido digite los códigos de los mercancías y sus
respectivas cantidades para así conformar dicho producto terminado.
Esta opción aplica si su Empresa realiza algunos procesos productivos con
materias primas de lo contrario usted no tiene porque entrar a ésta opción.
CONSULTA REQUERIMIENTOS
Por ésta opción usted podrá consultar los requerimientos que incluyó en el
paso inmediatamente anterior de los productos terminados (siempre y cuando
les haya asociado las mercancías con sus respectivas cantidades).
(18/02/2004)
Utilidad de éste informe: Dentro de éste informe se pueden digitar las
cantidades que usted desee con el fin de ver proyectadas las unidades que se
requieren de los diferentes mercancías para la elaboración del producto
terminado en cuestión, Pudiendo prolongar así las compras con sus
proveedores o por el contrario agilizarlas un poco.
INFORME REQUERIMIENTOS
Al igual que en la opción anterior usted puede ver las recetas incluidas a cada
uno de los productos terminados pero con la diferencia de que los puede ver
impresos ( o por pantalla) y además de eso puede seleccionar solo un producto
para consultar o un rango de productos el que usted prefiera.
• Producto: un producto terminado específico.
• Todos: un Rango de productos terminados.
LAS NOTAS DE PRODUCCIÓN
Las notas de producción tienen estrecha relación con toda ésta parte de
Requerimiento de Materia Prima ya que es el único documento que me permite
realizar AUTOMATICAMENTE por él módulo de Elaboración de Documentos el
traspaso interno de materia prima a producto terminado.
Las NOTAS DE PRODUCCION son documentos tipo O los cuales deben ser
creados como se crea cualquier otro documento por Contabilidad-definición de
documentos.
Para que se haga el traspaso automáticamente como se mencionó
anteriormente de materia prima a productos terminados debemos ubicarnos por
F1-F5 Elabora documentos-Notas y allí por F2 Documentos Notas, y allí usted
deberá seleccionar el documento que se creó para tal fin es decir la nota de
producción, cuando usted esté ubicado en ésta opción le aparecerá el siguiente
recuadro:
(18/02/2004)
Donde el programa le pide producto usted deberá digitar el código del producto
terminado y las cantidades que se piensan fabricar, paso seguido deberá
digitar el subcentro de costos y el nit (se recomienda use el de la empresa), y
allí lo único que usted deberá hacer es darle varias veces la TECLA ENTER
hasta que el balance de la nota que se encuentra en la parte inferior le arroje
un valor cero lo cual nos estará indicando que el asiento contable quedó
cuadrado y la nota de producción se hizo satisfactoriamente.
Ejemplo:
Cuando se realiza una Nota de producción el asiento típico es:
Crédito 140505 (materias primas) xxx
Crédito 140505 (materias primas) xxx
Débito 143536 (mercancías no fabricadas por la empresa) xxx
Donde estaremos acreditando los mercancías que se incluyeron en el
requerimiento de materias primas y debitando la cuenta contable de productos
terminados, dándole entrada así a las unidades fabricadas del Producto en
cuestión. La sumatoria de los valores de los créditos serán cargados al primer
débito que encuentre el sistema, descargando a su vez claro está las materias
primas que se necesitan, esto si estuviéramos en LINEA, pero si estuviéramos
en BATCH el programa movería solo cantidades y los valores los ubicaría a
final del mes cuando corramos el proceso de Costeo en Batch. Ahora que
pasaría si estuviéramos en PREDETERMINADO, el sistema haría el registro
contable con los valores que USTED PREFIJO por el Catálogo de Productos.
ADMINISTRACION DE PRECIOS
ADMINISTRACIÓN DE PRECIOS
Con ésta función usted podrá realizar AUTOMATICAMENTE cambios a los
actuales precios de venta del Catálogo de Productos ya sea aumentándolos, o
disminuyéndolos de acuerdo a un porcentaje o a un valor lo que usted prefiera.
Esta función del programa es muy útil ya que le evita a usted como cliente del
programa SIIGO estar entrando constantemente a todos y cada uno de los
productos a modificar los precios de venta, por aquí lo podrá realizar fácilmente
y en muy poco tiempo.
INCREMENTO PORCENTUAL:
Por aquí como se muestra en el recuadro siguiente usted podrá entrar a
modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los
productos, tomando como base o punto de referencia el último valor de compra
o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro está
aumentando sus valores en el porcentaje que usted le indique a cada una de
las listas de precios.
Adicionalmente, también se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los
productos, en caso de que ello llegare a ocurrir.
(18/02/2004)
PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE
CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES.
• Ultima Compra: se remitirá al valor de la última compra del catálogo de
productos y aumentará en el porcentaje que usted le indique el precio de
ventas que se escoja.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted
escoja quedará valiendo $1.100.
• Costo Unitario: se remitirá al valor del costo unitario del catálogo de productos
y aumentará en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se
escoja.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted
escoja quedará valiendo $1.100.
• Precios de Venta: se remitirá al valor del precio de ventas del catálogo de
productos y aumentará en el porcentaje que usted le indique el precio de
ventas que se escoja.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que
usted escoja quedará valiendo $22.000.
INCREMENTO POR VALOR
Por aquí como se muestra en el recuadro siguiente usted podrá entrar a
modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los
productos, tomando como base o punto de referencia el último valor de compra
o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro está
aumentando los precios pero por los valores que usted le indique a cada una
de las listas de precios.
(18/02/2004)
Adicionalmente, también se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los
productos, en caso de que ello llegare a ocurrir.
PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE
CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES.
• Ultima Compra: se remitirá al valor de la última compra del catálogo de
productos y aumentará en el valor que usted le indique el precio de ventas que
se escoja.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 valor $300 el precio de ventas de la lista que usted
escoja quedará valiendo $1.300.
• Costo Unitario: se remitirá al valor del costo unitario del catálogo de productos
y aumentará en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 valor $250el precio de ventas de la lista que usted escoja
quedará valiendo $1.250.
• Precios de Venta: se remitirá al valor del precio de ventas del catálogo de
productos y aumentará en el valor que usted le indique el precio de ventas que
se escoja.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de ventas de la lista que usted
escoja quedará valiendo $22.000.
DECREMENTO PORCENTUAL
Por aquí como se muestra en el recuadro siguiente usted podrá entrar a
modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los
productos, tomando como base o punto de referencia el último valor de compra
o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro está
disminuyendo sus valores en el porcentaje que usted le indique a cada una de
las listas de precios.
Adicionalmente, también se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los
productos, en caso de que ello llegare a ocurrir.
(18/02/2004)
PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE
CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES.
• Ultima Compra: se remitirá al valor de la última compra del catálogo de
productos y disminuirá en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas
que se escoja.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted
escoja quedará valiendo $900.
• Costo Unitario: se remitirá al valor del costo unitario del catálogo de productos
y disminuirá en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se
escoja.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted
escoja quedará valiendo $900.
• Precios de Venta: se remitirá al valor del precio de ventas del catálogo de
productos y disminuirá en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas
que se escoja.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que
usted escoja quedará valiendo $18.000.
DECREMENTO POR VALOR:
Por aquí como se muestra en el recuadro siguiente usted podrá entrar a
modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los
productos, tomando como base o punto de referencia el último valor de compra
o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro está
disminuyendo los precios pero por los valores que usted le indique a cada una
de las listas de precios.
Adicionalmente, también se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los
productos, en caso de que ello llegare a ocurrir.
(18/02/2004)
PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE
CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES.
• Ultima Compra: se remitirá al valor de la última compra del catálogo de
productos y disminuirá en el valor que usted le indique el precio de ventas que
se escoja.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 valor $300 el precio de ventas de la lista que usted
escoja quedará valiendo $700.
• Costo Unitario: se remitirá al valor del costo unitario del catálogo de productos
y disminuirá en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 valor $250 el precio de ventas de la lista que usted escoja
quedará valiendo $750.
• Precios de Venta: se remitirá al valor del precio de ventas del catálogo de
productos y disminuirá en el valor que usted le indique el precio de ventas que
se escoja.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de ventas de la lista que usted
escoja quedará valiendo $18.000.
RENTABILIDAD
Con éste informe usted podrá consultar por cada una de las listas de precios
(que son 12) el margen de utilidad con relación a los costos que tengan cada
uno de los productos.
La utilidad de éste informe radica en saber en cualquier momento, que tan
rentables están siendo para la empresa los productos y a su vez reasignar de
forma consistente los precios de venta, cuando usted entra a ésta opción,
podrá escoger A) alfabéticamente, N) numéricamente o por R) Referencia de
fábrica como usted lo prefiera, la lista de precios que desee consultar y mirar la
rentabilidad de los productos.
(18/02/2004)
Al escoger una de las listas de precios (la que usted prefiera y de 1 a 12) el le
permitirá hacer la consulta por pantalla o impreso como aparece en el recuadro
siguiente:
(18/02/2004)
Recuerde: Fn Impresora ENTER Archivo es para mandar el informe ya sea a la
impresora con la tecla F1 o a un archivo tecleando enter y colocándole un
nombre de archivo el que usted prefiera.
Una vez hecho el procedimiento anterior entre a consultar dicho informe, y
observe como el programa le arroja la comparación inmediata del precio de
ventas que usted le asignó al producto contra el costo de ventas del mismo,
tanto en valores, como en porcentaje.
(18/02/2004)
ESTADISTICAS DE COMPRAS
ESTADÍSTICAS
Dentro de ésta opción usted encontrará algunos informes que le van ha ser de
mucha utilidad como compras con IVA o sin éste de los diferentes productos, la
cantidad de productos que usted le ha comprado a un determinado proveedor,
informe de productos sin los ajustes por inflación para que usted pueda ver así
deflactada su información.
ESTADÍSTICA COMPRAS-DOCUMENTO
Cuando usted entra a ésta opción del programa le aparece el siguiente
recuadro:
(18/02/2004)
Este informe me genera todas las compras que se han hecho pero con
documentos tipo P.
La utilidad de éste informe radica en que usted puede conocer en cualquier
momento todas las compras que se han efectuado a los diferentes proveedores
con su respectivo documento discriminando en secciones separadas las que
llevan registros de IVA o sin él.
Cuando usted entra a ésta opción el programa le preguntará la cuenta contable
que se mueve por IVA pagado en compras o mejor el IVA descontable, cuenta
que se puede ubicar como siempre hacemos F2 alfabéticamente, F3
numéricamente, como aparece en la siguiente imagen:
(18/02/2004)
De ésta forma podrá usted entrar a consultar el informe antes mencionado, ya
sea impreso o por pantalla de la forma acostumbrada.
ESTADÍSTICAS COMPRAS-PRODUCTOS
Dentro de ésta sección aparecen dos opciones: compras y Costos.
• Compras: éste informe le permite ver a usted la relación directa entre un
producto y sus proveedores, para que usted identifique claramente a que
proveedores es a los que la empresa les compra más frecuentemente y sobre
que producto, esto con el fin de que se puedan establecer unas relaciones
comerciales más benéficas para la organización con sus proveedores y para
llegar a posibles descuentos sobre las compras efectuadas.
• Costos: éste informe le es a usted como cliente de la información muy útil ya
que le permitirá consultar los inventarios sin sus respectivos ajustes por
inflación para que se tenga una mayor claridad de las cifras reales que se están
manejando con éste activo a cifras reales.
NOMINA
CATALOGOS
APERTURA DE CONCEPTOS
(18/02/2004)
Ruta de Acceso: ( F6 - F1 - F3)
Concepto : son los diferentes ingresos y deducciones que se utilizan en la
nomina por ejemplo: sueldos, horas extras, auxilio de transporte, aporte
pensión etc.
Permite crear y consultar hasta 99 conceptos de nomina catalogados entre
Ingresos y Deducciones, detallados por:
Tipo : Se clasifica según el concepto como ingreso (I) o como deducción (D).
Descripción: Nombre detallado del concepto.
Cuenta : Se debe digitar la cuenta contable que afecta el concepto que se esta
definiendo; consta de 10 dígitos si fue creada con subauxiliares.
Cuando se manejan uno o mas grupos contables (51 - 52 - 72 - 73) los grupos
de estas cuentas se deben modificar con 00 con el fin poder manejar un solo
concepto para los diferentes gastos así:
SUELDOS 0005060000
AUX. TRANSPORTE 0005270000
HORAS EXTRAS 0005150000
El sistema verificara el grupo al cual pertenece el empleado y lo modificara en
las cuentas de cada concepto, cambiando el 00 inicial; esta modificación la
realiza cuando se efectua el respectivo pago de la nomina .
Formula S/N : Esta formula se utiliza cuando se requiere que el concepto
multiplique por el sueldo básico o por un concepto fijo.
Si digita "S" solicita Numerado y Denominador ; para el concepto de sueldos el
numerador sera 1 día de trabajo y del denominador será 30 que corresponde a
los días del mes.
Para los conceptos de horas extras el numerador será el porcentaje que se
debe cancelar por cada hora extra y el denominador el numero de horas
laborables en el mes ( según la ley 240).
Salario: Determinar si el concepto que se esta creando constituye o no base
salarial para efectos legales de prestaciones .
Muestra Saldo : Utilizado para los conceptos que se requiera conocer el saldo
en la captura de las novedades de nomina.
Automático : Este campo se utiliza para la definición del concepto de Pensión
(P) , Salud (S) , Retención en la fuente ( R ) , Subsidio de Transporte ( T ) ,
Vacaciones ( V ) , Incapacidades (I) , y enter para los demás conceptos . Esto
con el fin de poder hacer la liquidación automática de estos conceptos.
Concepto de Liquidación : Utilizado para marcar cada uno de los conceptos de
Cesantías (CES) Intereses ( INT), Vacaciones ( VAC ), Indemnizaciones
( IND ), Primas ( PRI ), Prestamos (PRE), con el fin de hacer la liquidación de
estos conceptos.
APERTURA DE EMPLEADOS
(18/02/2004)
Ruta de Acceso : ( F6 - F1 - F4 )
En esta opción se creará la hoja de vida de cada uno de los empleados de la
empresa indicando los siguientes datos:
Nit : Digite el número de la cédula del empleado si ya se encuentra registrado
puede modificarse cualquier dato.
Sucursal (S/N): Digite "S" para los empleados que aportan al I.S.S en otras
ciudades.
Digite "N" para los empleados que aportan al I.S.S. en Bogotá.
Nombre : Digite el nombre del empleado a crear
( 50 Posiciones ).
Sexo : Digite el sexo al cual corresponde el empleado F ( Femenino ) , M
( Masculino ).
Fecha de Nacimiento : Digite La fecha de nacimiento del empleado así
AAAA/MM/DD ( Año /mes/dia).
Dirección: Digite la dirección de la residencia del empleado (100 Posiciones).
País : Digite el código del país al que corresponde el empleado previamente
creado en Parametrizacion - Registro de Ciudades (F2 - F4).
Ciudad : Digite el código de la Ciudad al que corresponde el empleado.
Teléfono: Digite los diferente números de teléfono donde sea fácil ubicar al
empleado.
Cuenta Entidad: Digite el numero de la cuenta de la entidad en la cual se va a
consignar el sueldo del empleado, en caso de utilizar este método de pago ;
esto para poder enviar la relación de pagos a la entidad o corporación.
Grupo Asignado: Digite el grupo contable asignado para causar los gastos del
empleado , el cual debe estar previamente creado en el plan de cuentas ,
Ejemplo: 51 si es de administración, 52 si es de ventas, 72 si es de producción;
el cual tiene aplicación en los conceptos de nomina.
Centro de Costos: Digite el Código del centro de costo al cual se requiere que
cause los gastos del empleado.
Subcentro de costo: Digite el código del Subcentro de costo al cual se requiere
que cause el gasto del empleado.
Fecha de Ingreso : Digite la fecha de ingreso del empleado a la Empresa,
Año/Mes/Dia.
Fecha de Retiro : Este campo se utilizara solo cuando el empleado se retire de
la empresa , caso contrario aparecerá con 99999999.
NOTA : Si usted inicia el proceso de nomina en una fecha anterior al retiro de
un empleado tenga encuenta que no puede digitar la fecha de retiro del
empleado hasta tanto no actualice el sistema a dicha fecha, porque de lo
contrario el proceso de la nomina para este empleado no lo realizara.
Cargo : Digite el cargo que desempeña el empleado.
Corporación : Seleccione la Entidad que utilizan para la consignación de la
nómina.
Sueldo Actual: Digitar la asignación salarial según el contrato de trabajo.
Sueldo Anterior : Digite el sueldo que devengaba el empleado antes del
aumento, si es nuevo se digita el mismo sueldo actual.
Fecha Aumento : Digite la fecha del ultimo aumento del sueldo (AAAAMMDD).
Ley 50 S/N : Digite "N" para los empleados del Régimen Anterior.
Digite "S" para los empleados de la Ley 50.
Salario Integral : Si digita "S" debe colocar el porcentaje del factor prestacional
de su empresa.
Termino Fijo : Digite " S " si el contrato de trabajo celebrado con el empleado
es pactado a termino fijo,caso contrario "N". Posteriormente digite la fecha de
terminación del contrato.
Anticipo de Cesantías : Si el empleado ha solicitado un anticipo de cesantías
digite el valor y la fecha de este anticipo, Este campo no hace referencia a la
liquidación total que se consigna cada año en los fondos.
Días de licencia: Digite el numero de días que el empleado ha solicitado como
licencia no remunerada en el periodo.
Periodo Disfrute Vacaciones : Digite el año del ultimo periodo de vacaciones
que tomo el empleado, con ENTER ubica el mostrado.
Fecha Ultima Vacación: Digite La fecha en que el empleado sala a disfrutar las
vacaciones ( AA/MM/DD) (Año/Mes/Dia).
APERTURA DE NOMINA
Ruta de Acceso: (F6 - F1 - F1)
Por medio de esta opción se crean las diferentes nominas que se van a trabajar
dentro de la empresa ; por ejemplo: nomina para los diferentes grupos
contables como administración , ventas y producción.
Digite el número de la nomina (teniendo encuenta que solo permite crear hasta
99 tipos de nomina) en dos (2) posiciones numéricas, asigne el nombre y forma
de pago asi:
Mensual (M): Esta opción se utiliza cuando se realiza el pago de la nomina una
vez al mes, bien sea para todos los empleados o para un determinado grupo de
la empresa.
Quincenal (Q): Esta opción se utiliza cuando se realiza el pago de la nomina
cada quincena, bien sea para todos los empleados o para un determinado
grupo de la empresa.
Semanal (S): Esta opción se utiliza cuando se realiza el pago de la nomina
cada semana.
CAPTURA DE DATOS LEY 100
(18/02/2004)
En esta opción se asignara los fondos de pensión, salud y cesantías al que
pertenece el empleado así:
SALUD
Afiliado al I.S.S. Digite "S" si el empleado esta afiliado por salud
al I.S.S.
Digite "N" si el empleado esta afiliado por salud
a otro fondo
Digite "P" si el empleado es pensionado
Fondo de Salud : Digite el numero del fondo de salud al que esta afiliado el
empleado con la Función F2 ubica la ayuda de los diferentes fondos creados
en el sistema.
PENSION
Afiliado al I.S.S. Digite "S" si el empleado esta afiliado
por pensión al I.S.S.
Digite "N" si el empleado esta afiliado
por pensión a otro fondo
Digite "P" si el empleado es pensionado
Fondo de Pensión: Digite el numero del fondo de pensión al que esta afiliado el
empleado con la Función F2 ubica la ayuda de los diferentes fondos creados
en el sistema.
Aporte Voluntario: Digite el valor o porcentaje que el empleado desea ahorrar
adicionalmente con el fin de incrementar el valor de su pensión.
Régimen : Si el empleado esta afiliado por pensión al I.S.S. será régimen Prima
Media ( P ) , si el empleado esta afiliado por pensión a otro fondo será régimen
Ahorro Individual ( A ).
OTROS
Fondo de Cesantías : Digite el numero del fondo de cesantías al que este
afiliado el empleado , con la función F2 obtiene la ayuda de los diferentes
fondos creados en el sistema.
Retención en la Fuente : Digite 1 para utilizar la tabla y 2 para asignar el
porcentaje que debe ser previamente calculado por el usuario.
Cuando el empleado no tenga base para la retención se deberá utilizar el
procedimiento 1 ya que el sistema verifica el valor del sueldo en la tabla.
Deducción Retención : Digite el valor a descontar según la base gravable por
conceptos de pagos educativos , corrección monetaria por intereses de
vivienda y los demás conceptos a deducir que contempla la ley , exceptuando
el aporte por pensión ya que el sistema lo descuenta automáticamente. Tenga
encuenta que uno es excluyente del otro.
Porcentaje de ATEP : Digite el porcentaje aplicable al empleado en caso de se
en forma individual.
GRUPOS CONTABLES
Ruta de Acceso : ( F6 - F1 - F7 )
En esta opción se deben digitar los diferentes grupos contables que maneja la
empresa con el fin de no perder los acumulados del empleado en el momento
que sea cambiado de grupo contable (51 - 52 - 72 - 73).
APERTURA DE FONDOS
FONDOS SALUD, PENSION Y CESANTIAS
Ruta de Acceso: (F6 - F1 - F2)
Para la creación de los diferentes fondos se debe tener encuenta que los dos
últimos dígitos del auxiliar de las cuentas contables del gatos y del pasivo
deben coincidir. Por ejemplo :
D C
51057001 APORTE POR PENSION AL I.S.S. XXX
23803001 APORTE POR PENSION AL I.S.S. XXX
En esta opción se crean los diferentes fondos de salud, pensión y cesantías
utilizados en la empresa.
Para la creación de cada fondo se utilizara la letra en mayúscula así:
P = PENSION S = SALUD C = CESANTIAS
Tomaremos la opción (P) Pensión, en donde vamos a definir cada uno de los
fondos de pensión utilizados por la empresa , en un rango de 01 a 99. Por
ejemplo : Se creara el fondo de pensión del SEGURO SOCIAL con el numero
01.
(18/02/2004)
Para la creación de los fondos de salud y cesantías se debe repetir el proceso
anterior, teniendo encuenta que máximo se pueden crear 99 fondos.
Por esta misma opción asignaremos los porcentajes correspondientes a
PENSIÓN Y SALUD para que el sistema ejecute su respectivo calculo
automáticamente .
Para realizar el calculo de Pensión y Salud es necesario definir los aporten que
rigen.
CONTROL PENSIONES
En el campo Tipo se asignara la letra correspondiente a Pensiones (P),
posteriormente se digita (00) en el campo numero de fondo, en el campo
nombre fondo el sistema asigna CONTROL PENSIONES , el campo de Nit no
se utilizara ya que no estamos creando un fondo de pensiones.
Aporte Total: Se digitará la sumatoria del porcentaje del empleador y empleado
correspondiente a pensión , para el año 1998 será 13.5% (Este porcentaje es
variable de acuerdo a la ley).
Aporte Empleado se digitará el porcentaje correspondiente al empleado para el
año de 1999 será 3.375% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley).
En el campo Máximo (SMLV) (Salario Máximo Legal Vigente) se digitará 20
correspondiente al numero máximo de salarios sobre el cual un empleado esta
obligado a cotizar para pensión ; En el campo Mínimo (SMLV) (Salario Mínimo
Legal Vigente) digitamos 1 correspondiente al numero mínimo de salarios
sobre el cual un empleado esta obligado a cotizar para pensión
Aporte de Solidaridad se aplicará a los empleados que devenguen más de
cuatro salarios mínimos, actualmente para pensión rige el 1% (Este porcentaje
es variable de acuerdo a la ley).
En el Salario Mínimo será el actual vigente para 1999 ($236.460).
NOTA: Estos datos serán modificados por el usuario de acuerdo a la ley ;
ingresando a esta opción y digitando su respectivo cambio.
CONTROL SALUD
(18/02/2004)
En el campo Tipo se asignara la letra correspondiente a Salud (S) ,
posteriormente se digita (00) en el campo numero de fondo, mostrando en el
campo nombre fondo CONTROL SALUD , el campo de Nit no se utilizara ya
que no estamos creando un fondo de salud.
Aporte Patronal: Digitar el porcentaje que el empleador debe pagar al fondo de
salud, para el año 1998 será 8% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la
ley).
Aporte Empleado: Se digitará el porcentaje correspondiente al empleado para
el año de 1998 será 4% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley).
En el campo Máximo (SMLV) (Salario Máximo Legal Vigente) se digitará 20
correspondiente al numero máximo de salarios sobre el cual un empleado esta
obligado a cotizar para salud ; En el campo Mínimo (SMLV) (Salario Mínimo
Legal Vigente) digitamos 1 correspondiente al numero mínimo de salarios
sobre el cual un empleado esta obligado a cotizar para salud.
En el campo Cobertura Familiar se aplicará el porcentaje para los empleados
que deseen cubrir por salud a su familia, actualmente rige el 4% (Este
porcentaje es variable de acuerdo a la ley).
En el Salario Mínimo: Digitar ($203.826) para el año 1998.
.
NOTA: Estos datos serán modificados por el usuario de acuerdo a la ley ;
ingresando a esta opción y digitando su respectivo cambio.
Se debe tener en cuenta que los fondos de pensión , salud y cesantías debe
coincidir con el auxiliar creado en la cuenta respectiva. Ejemplo:
Para el manejo de Salud
237005 APORTES EMPRESAS PROMOTORAS
DE SALUD E.P.S.
23700501 APORTES POR SALUD AL I.S.S.
23700502 APORTES POR SALUD A COLMENA
23700503 APORTES POR SALUD A CAFESALUD
En la cuenta del gasto los auxiliares deben estar iguales al pasivo
510569 APORTES EMPRESAS PROMOTORAS
DE SALUD E.P.S.
51056901 APORTES POR SALUD AL I.S.S.
51056902 APORTES POR SALUD A COLMENA
51056903 APORTES POR SALUD A CAFESALUD
Para el manejo de Pensión
238030 APORTES A FONDOS DE PENSION
Y/O CESANTIAS
23803001 APORTES POR PENSION AL I.S.S.
23803002 APORTES POR PENSION A PORVENIR
23803003 APORTES POR PENSION A COLFONDOS
23803051 APORTES POR CESANTIAS A HORIZONTE
En la cuenta del gasto los auxiliares deben estar iguales al pasivo
510570 APORTES A FONDOS DE PENSION
Y/O CESANTIAS
51057001 APORTES POR PENSION AL I.S.S.
51057002 APORTES POR PENSION A PORVENIR
51057003 APORTES POR PENSION A COLFONDOS
23803051 APORTES POR CESANTIAS A HORIZONTE
Es recomendable manejar en auxiliar diferente el fondo de pensión y
cesantías , ya que es utilizada la misma cuenta contable.
LIQUIDACIÓN DE NOMINA
CAPTURA DE NOVEDADES
(18/02/2004)
Ruta de acceso : (F6 -F2 - F6 )
Por medio de esta opción se cargan al empleado las diferentes novedades
(Ingresos - Deducciones) de nomina dentro del periodo establecido.
Digite la nomina a procesar (01 / 99): Digite el numero correspondiente a la
nomina que desea elaborar (máximo se pueden utilizar 99 tipos de nomina) ,
marcando el numero de la nomina a elaborar.
Quiere iniciar proceso? ( SI):
Se utiliza para desmarcar la nomina que ya ha sido cancelada y volver a
utilizarla, o cuando la nomina se realiza por primera vez. Con esta respuesta el
sistema posteriormente hará la siguiente pregunta.
Mantine novedades anteriores ? (SI / NO):
SI: Se utiliza para dejar las mismas novedades de una nomina anterior a la
nomina que se esta elaborando utilizando el mismo numero de la nomina.
NO: Se utiliza para borrar todas las novedades anteriores y volver a digitar las
nuevas novedades
Quiere iniciar proceso NO: Se utiliza para continuar cargando las novedades a
los empleados cuando se ha interrumpido el proceso y se desea continuar.
(18/02/2004)
NIT : Digite la cédula de ciudadanía del empleado a cargar las novedades de
nomina; posteriormente cada uno de los conceptos , con su respectiva variable
si lo requiere, para finalizar digite la función F1.
Variable: Esta identificada de acuerdo al concepto ya sea en dias o en horas.
NOTA: Se deben digitar las novedades de ingresos y deducciones del
empleado excepto las novedades de pensión , salud y Retención ya que el
sistema las calcula automaticamente.
Tenga encuenta que se pueden cargar novedades de un mismo empleado a
varios centros de costos , digitando el concepto y asignando el respectivo
centro de costo donde se desea causar el gasto.
GENERACION DE NOVEDADES
(18/02/2004)
Ruta de Acceso : ( F6 - F2 - F5 )
Esta opción permite generar las novedades únicas para los empleados de la
nomina . con la pregunta "Este proceso creara archivo de la nomina a procesar,
continua S/N" ; posteriormente solicita el numero de la nomina a procesar ,
para luego marcar los conceptos de nomina a los empleados.
La utilidad de esta opción se refleja en el ahorro de tiempo para cargar las
novedades a los empleados
Solicita el numero del concepto, descripción o nombre del concepto , variable
que según el concepto se determina en días o en horas ; una vez finalizado los
conceptos grabamos con la función F1,.
"Aplica esta nomina a todos sus empleados SI/NO; Si respuesta es "SI" el
sistema cargara estas novedades a todos los empleados de la nomina.
Si su respuesta es "No" el sistema llamará uno a uno de los empleados con la
pregunta "Aplica S/N", esta pregunta aparece en la parte superior de la
pantalla.
PAGO DE NOMINA
Ruta de Acceso : ( F6 - F4 - F1 )
Por medio de esta opción se realiza el registro contable de la nomina,
generando un comprobante por cada empleado. El pago se puede realizar por
cheque, efectivo o corporación.
Digite el Numero de la nomina a pagar ( 01 - 99 ), con ENTER ubica la nomina
01.
El sistema realiza la verificación de las cuentas contables afectadas en los
conceptos de la nomina o el grupo del empleado para garantizar la
contabilización de la nomina. Si encuentra inconsistencias en las cuentas ,
generará un archivo llamado VER.LST ; dicho archivo informa las
inconsistencias presentadas , realice los cambios respectivos e inicie
nuevamente el proceso.
PAGO DE NOMINA CON CHEQUE
S desea cancelar la nomina con cheque digite " H ", esta opción le preguntará :
(18/02/2004)
Proceso automático S:
Se utiliza cuando se desea que el sistema maneje automaticamente el codigo
de la cuenta contable del banco y el numero del cheque, posteriormente
preguntara el tipo de comprobante con el cual se va a causar el gasto, en este
caso será tipo "G" de egresos.
Digite el día con que desea girar el cheque con ENTER deja el del sistema.
Digite el código de la cuenta contable del Banco y el numero del cheque ; el
sistema mostrará el nombre del empleado con sus respectivas novedades
afectando directamente las cuentas contables, posteriormente a la pregunta
monte papel para el egreso . listo ( Fn impresora / I ) , si su respuesta es la
impresora.
Cuando esté lista la impresora, digite entre ( F1 - F9 ) según las impresoras
activas, lo que ocasiona la impresión del comprobante de egreso , digitando I
actualizará el comprobante sin imprimir .
Si desea incluir algun comentario en el comprobante , digite tantos renglones
como sean necesarios ( máximo Los disponibles en el documento ) con la
función F1 se da fin a los comentarios.
Cuando la impresión del comprobante sea correcta digite "S" lo que ocasiona
que actualice los registros del comprobante , en cuyo caso muestra el
pantallazo titilante " ACTUALIZANDO ". Cuando este desaparezca ,
automáticamente llamara el siguiente empleado sin tener que digitar el código
contable del banco ni el numero del cheque a girar.
Proceso Automatico N:
Se utiliza cuando en una misma nomina se tienen empleados que se les
cancela en corporación y otros en cheque, el sistema preguntará el código
contable del banco, numero del cheque a girar y posteriormente si desea
cancelarle al empleado con cheque. Esta opción se debe utilizar cuando al
empleado se le consigna su nomina en una corporación.
PAGO DE NOMINA CON COMPROBANTE
Esta opción se debe utilizar cuando al empleado se le consigna su nomina en
una corporación.
Si desea cancelar la nomina con comprobante digite "C" donde el sistema
realiza la verificación de las cuentas contables tanto de los conceptos como del
grupo al que pertenece el empleado, una vez realizado este proceso
preguntará si desea Actualizar todos los empleados S/N , si contesta " N "
solicitara empleado por empleado digitarle el tipo del documento , numero del
documento , fecha y cuenta contable a afectar el pago.
Si Contesta " S " tomará todos los empleados y los causará automáticamente,
digitando una sola vez el tipo del documento y el numero de la cuenta contable.
Nota : EL documento que se utiliza para realizar el pago de la nomina debe de
estar previamente creado como tipo de documento " L " Nomina.
PAGO EN MEDIOS MAGNETICOS
Ruta de Acceso : ( F6 -F3 - F6 )
Este informe se utiliza para enviar la nomina a la entidad donde se consigna
con el fin de cargar a la cuenta de cada empleado su respectivo valor; genera
dos archivos CUENTAS.FIL Y NOMINA.FIL los cuales se deben copiar en un
diskett para ser enviados a la entidad.
FIJA NOVEDADES
(18/02/2004)
Ruta de Acceso : ( F6 - F2 - F1 )
Esta opción permite fijar un concepto que se va ha utilizar repetidamente
durante las novedades de la nomina por ejemplo el préstamo que se le hace a
un empleado si se descuenta una cuota fija.
La opción I ( Individual ) solicita el numero de concepto a fijar ; con la función
F2 aparece la ayuda de los diferentes conceptos creados.
Nit : Cédula del empleado al cual se le va a fijar el concepto , con la función F2
(Alfabetico) o F3 (Numerico) llamara la base de datos de los empleados.
Valor : Digite el valor del concepto a fijar.
La opción C ( Centro de Costos ) se digita el concepto a fijar , el número de
centro de costos al cual se le va a aplicar la fijación y el valor de dicho
concepto. Se utiliza cuando el mismo concepto aplica un centro de costo en
especial.
La opción N ( Numérico) , se digita el código del concepto , que se va a aplicar
a un rango de Nits, indicando desde que Nit a que nit se quiere aplicar el valor
de ese concepto. Con el fin de disminuir tiempo en la fijación.
En el momento de incluir novedades al empleado y utilizar un concepto ya
fijado aparecerá automáticamente el valor establecido .
BORRA NOVEDADES FIJAS
Ruta de Acceso : ( F6 - F2 - F3 )
En esta opción se pueden eliminar los conceptos que no se desean utilizar en
la nomina, solicita el numero del concepto inicial y final a borrar.
AUTOLIQUIDACION
Ruta de Acceso: ( F6 - F2 - F4)
Esta opción permite generar la autoliquidación del I.S.S. solicitando la
impresora o generación de un archivo ( Fn Impresora Enter Archivo), Digite F1
para impresora , observe el mensaje:
(18/02/2004)
Indica que usted , no puede ejecutar este proceso sin haber causado las
nominas del mes ; si esta seguro digite Enter para continuar el proceso en el
cual mostrara la pantalla
(18/02/2004)
Proceso nuevo S: Cuando quiera empezar a generar nuevamente el archivo
para el listado.
Proceso nuevo N: Cuando quiera continuar con el proceso para hacer alguna
modificación.
Posteriormente solicita los siguientes datos:
El nit de la empresa , dígito de verificación, tipo de identificación ( Cédula / Nit /
Cédula de Extranjería ), digite F si aplica el Factor Prestacional o S si aplica el
salario integral ,número patronal , código de la sucursal código del municipio ,
código del departamento , si desea liquidar los riesgos profesionales digite "S"
caso contrario "N" , posteriormente pregunta si desea aplicar ATEP individual si
su respuesta es "S" preguntara el porcentaje a aplicar.
(18/02/2004)
Posteriormente pregunta si va a capturar las novedades para la planilla
( Incapacidades , Retiros, Traslados, Vacaciones etc. .) ; si su respuesta es "S"
solicita el numero de cédula del empleado a cargar las novedades respectivas.
Tipo de Documento: El sistema asume el tipo de documento del empleado al
igual que el ingreso base de cotización.
Pensión IVM: En esta opción se utilizarán las opciones de Retiro (R) Traslado
(T), Suspensión Temporal (L) de acuerdo a lo presentado por el empleado.
Numero de días: Corresponde a los días de duración de la novedad.
Dia Inicio: Corresponde al dia antes del inicio de la novedad.
Salud EGM: En esta opción se utilizarán las opciones de Retiro (R), Traslado
(T), Suspensión Temporal (L), Incapacidad (I).
Enfermedad ATEP: En esta opción se utilizarán las opciones de Retiro (R),
Traslado (T), Suspensión Temporal (L), Vacaciones (V)
Origen de la Incapacidad: En esta opción se utilizarán las opciones Ambulatoria
(A), Maternidad (M), Profesional (P).
Pago de la Incapacidad : En esta opción se utilizarán las opciones de Parcial
(P), Completa (C).
Ingreso Mes Anterior: Digite El ingreso base del mes anterior para su
respectivo calculo.
Cuando no se desee incluir mas novedades a los empleados digite las tecla
ESC ; posteriormente se llenarán los datos correspondientes a la liquidación
del formulario como son : Porcentaje ATEP , Interés por mora , Nota Débito ,
Nota Crédito , Incapacidades , Licencia de Maternidad , Saldo a favor mes
Anterior .
ACUMULADOS
(18/02/2004)
Ruta de Acceso : ( F6 - F5 - F2 )
Por esta opción podemos observar los acumulados de uno o varios empleados
a un determinado periodo.
Con el fin de verificar los acumulados de cada empleado que sirven como base
para la liquidación de primas, cesantias, intereses y preliquidación de contrato.
Digite el periodo que desea consultar AAAA/MM a AAAA/MM , desde y hasta
que numero de nit se desea el informe; tenga en cuenta que este informe se
puede generar a nivel numérico " N " o Alfabético " A ".
Este informe mostrará el nit y nombre del empleado , fecha de ingreso , fecha
de retiro , nombre de cada concepto con su respectivo valor acumulado.
CERTIFICADOS
(18/02/2004)
Ruta de Acceso : ( F6 - F5 - F1 )
Permite generar el certificado de ingresos y retenciones para cada empleado,
teniendo encuenta que para su impresión se deben utilizar los certificados
formas minerva.
Este proceso llamara cada uno de los conceptos de la nomina con su
respectivo código, descripción y cuenta contable ; con el fin de clasificarlos de
acuerdo a los diferentes tipos que aparecen en la parte derecha de la pantalla
como ( 1- Salarios y demás ingresos laborales , 2- Cesantías e intereses de
Cesantías etc. ) indicando en cada uno la letra " S " si es gravado o la letra " N
" si no es gravado.
Cuando ya no existan más conceptos solicitará el numero del certificado que se
desea imprimir, fecha de expedición , nit del pagador , nombre de le empresa
que expide el certificado, nit desde , nit hasta de los que se desea realizar la
impresión.
CONSULTA DE EMPLEADOS
Ruta de acceso : ( F6 - F1 - F6)
Esta opción genera un informe en orden alfabético (F2) o numérico (F3)
digitando el nombre desde el cual se desea visualizar el empleado.
INFORME A FONDOS
Ruta de Acceso: (F6 - F3 - F10)
Este informe genera un listado para cada uno de los diferentes fondos de
pensión, salud, con el fin de enviar a cada fondo su respectivo listado indicando
el nit y nombre del empleado con sus respectivos aportes.
NOTA: Para la generación correcta de este informe se requiere que la cuenta
237005 Aportes al I.S.S. y la 238030Aportes a Fondos de pensiones y /o
Cesantías deben tener terceros en el momento de su creación en el plan de
cuentas.
AUXILIAR DE NOMINA
Ruta de Acceso : ( F6 - F3 - F9 )
Este informe genera el libro auxiliar de las cuentas que se afectaron en la
nómina con sus respectivos movimientos.
INFORME LEY 50
Ruta de Acceso : (F6 - F3 - F1 )
Este informe generara un listado a nivel Numérico (N ) o a nivel Alfabético
( A ) , de los empleados con el fin de catalogar las opciones que se deseen
listar . Solicitando Empleados Ley 50 S/N si digita " S " trae el informe de los
empleados de la ley 50 ; caso contrario digitrá " N " , de la misma forma se hará
para las siguientes preguntas: Con grupo asignado S/N; Con centro de Costos
S/N; Con Subcentro de costos S/N; con Cargo S/N; Con sueldo S/N; Con fecha
de Ingreso S/N; Con retirados S/N.
LISTA CONCEPTOS DE NOMINA
Ruta de Acceso : ( F6 - F1 - F9 )
En esta opción se obtendrá un listado de los diferentes conceptos de nomina
que fueron creados en el sistema con el fin de verificar, archivar o consultar.
LISTA DE EMPLEADOS
Ruta de Acceso : ( F6 - F1 - F5 )
Esta opción permite generar listado en orden alfabético o numérico de los
empleados, en el cual puede escoger si lista los empleados retirados o no ,
este informe muestra los datos de creación de cada empleado.
LISTA F. PENSION/SALUD/CESANTIAS
Ruta de Acceso : ( F6 - F1 - F10 )
En esta opción se obtendrá un listado de los diferentes fondos de pensión ,
salud y cesantías que fueron creados en el sistema con el fin de verificar,
archivar o consultar.
LISTA NOVEDADES FIJAS
Ruta de Acceso : ( F6 - F2 - F2 )
Por esta opción podremos obtener un listado de las diferentes novedades que
fueron fijadas en el sistema; solicita centro de costos y numero de concepto
con la Función F2 obtendrá la ayuda de los conceptos creados.
Este informe se utiliza para consultar , verificar y archivar.
LISTA NOVEDADES FIJAS
Ruta de Acceso : ( F6 - F2 - F2 )
Por esta opción podremos obtener un listado de las diferentes novedades que
fueron fijadas en el sistema; solicita centro de costos y numero de concepto
con la Función F2 obtendrá la ayuda de los conceptos creados.
Este informe se utiliza para consultar , verificar y archivar.
MAPA DINERO
Ruta de Acceso : ( F6 -F3 - F7 )
Este informe se utiliza para realizar el pago de la nomina en efectivo
organizándolo por cantidad y denominación de cada moneda; genera listado a
nivel :
General: Indica la cantidad de dinero que se necesita para cancelar la nomina;
se debe digitar las denominaciones de dinero y posteriormente digitar la función
(F1).
Detallado: Genera un listado donde informa la cantidad de dinero y
denominación que se necesita para cancelar la nomina de cada empleado; este
informe contiene: Nit del empleado , nombre, denominación, cantidad de
dinero, valor, total a pagar y faltante.
LIQUIDACIONES
LIQUIDACION DE CESANTIAS
(18/02/2004)
Ruta de Acceso : ( F6 - F6 - F1 )
Al ingresar por ésta opción solicitará la fecha de corte del período a liquidar, por
ejemplo se liquidará el período correspondiente entre Enero y Diciembre de
1998.
La opción quiere fijar intereses hace referencia si desea liquidar o no los
intereses de cesantías e incluirlos en la nómina a liquidar para ese periodo.
Después de este proceso se tiene la opción de generar un informe ya sea
numérico o alfabético, el cual contiene:
1. Cédula de ciudadanía
2. Nombre del empleado
3. Fecha de ingreso
4. Sueldo básico
5. Anticipos
6. Fecha de anticipos
7. Días de licencia
8. Base
9. Valor cesantías
10. Valor intereses de cesantías (Opcional sí utiliza la opción quiere fijar
intereses? Sí.)
Si dentro del valor liquidado se presentan inconsistencias se debe revisar:
Parametrización de conceptos que constituyen salario. (El acumulado lo toma
sobre los conceptos marcados como si salario.).
Acumulados del período a liquidar
Creación de grupos contables (opción F4 Parámetros nómina)
BASE:
Es tomada de la suma de todos los conceptos que constituyen salario
(Sueldos, subsidio de transporte, horas extras, comisiones, vacaciones
(Unicamente para SIIGO) y demás conceptos marcados como si salario)
Teniendo en cuenta que se puede tomar sobre los últimos tres meses.
DIAS LABORADOS:
Es el periodo comprendido entre la fecha de ingreso del empleado y la fecha de
liquidación de Las cesantías sobre el mismo año. Menos los días de licencias
no remuneradas. Vale la pena Aclarar que las cesantías para efectos de ley 50,
se deben liquidar anualmente (Año calendario.).
DIAS DE LICENCIA: Hace referencia solamente a las licencias no
remuneradas.
VALOR DE LAS CESANTIAS:
Es el resultante de multiplicar la base por los días laborados, a estos últimos se
les deben restar las licencias no remuneradas, todo esto dividido sobre 360
días.
.............................Base x (días laborados - días de licencia)
Valor cesantías = -----------------------------------------------------
............................................................360
INTERESES DE CESANTIAS:
Es el resultante de tomar el valor de las cesantias multiplicar por el 12% y por
el numero de dias trabajados y luego dividirlo en 360 dias.
.......................................Cesantias x 12% x días laborados
Intereses cesantías = -----------------------------------------------
..............................................................360
PRELIQUIDACION DE CONTRATO
Ruta de Acceso: (F6 - F6 - F3)
Este informe se utiliza cuando un empleado se retira de empresa. Solicita:
Novedades S:
Se utiliza cuando se desea que se tengan encuenta en la liquidación las
novedades de la nomina correspondiente al periodo de liquidación;
necesariamente estas novedades se deben digitar antes de la liquidación.
Novedades N:
Se utiliza para no tener encuenta en la liquidación las novedades de la nomina.
Posteriormente solicita el nit del empleado a liquidar, fecha de liquidación y si
su retiro es con indemnizacion S/N, generando un listado para la impresora o
archivo.
PRIMAS
Ruta de Acceso : ( F6 - F6 - F2 )
Al ingresar por ésta opción solicitará el período a acumular, para efectos de
este ejemplo se liquidará el período correspondiente entre Enero y Junio de
1998.
La opción días a proyectar corresponde a los días que faltan para completar el
período de 180 días. Se debe tener en cuenta que los días a proyectar están
pendientes de pago. Haciendo referencia al ejemplo el acumulado lo tomaría
sobre lo que se cancelo en nómina entre el mes de enero y mayo, quedando
pendiente el mes de junio que corresponde a los días a proyectar.
NOTA: Recuerde que el empleado adquiere el derecho a prima de servicios
siempre y cuando haya laborado como mínimo 90 días dentro del período a
liquidar.
Al decir que se quiere fijar novedades, se indica que se va a llevar dentro de las
novedades de la quincena a liquidar dicho concepto.
Después de este proceso se tiene la opción de generar un informe ya sea
numérico o alfabético, el cual contiene:
11. Cédula de ciudadanía
12. Nombre del empleado
13. Fecha de ingreso
14. Fecha de retiro
15. Sueldo básico
16. Acumulado
17. Días (acumulados)
18. Promedio
19. Días (acumulados + proyectados)
20. Valor prima
Si dentro del valor liquidado se presentan inconsistencias se debe revisar:
Parametrización de conceptos que constituyen salario. (El acumulado lo toma
sobre los conceptos marcados como si salario.)
Acumulados del período a liquidar
Creación de grupos contables (opción F4 Parámetros nómina)
Mínimo de días (acumulados) no inferior a 90.
ACUMULADO:
Es tomado de la suma de todos los conceptos que constituyen salario del
período a liquidar.
Sueldos, subsidio de transporte, horas extras, comisiones, vacaciones y demás
conceptos marcados como si salario).
PROMEDIO:
Es el resultado de tomar el acumulado, multiplicarlo por 30 y dividirlo en el
número de días acumulados.
........................Acumulado x 30
promedio = ---------------------------
.......................días acumulados
DIAS ACUMULADOS:
Es el número de días del período que se marcó en la captura de la prima. Para
el ejemplo son 150 días comprendidos entre enero 1 a mayo 30 .
DIAS: Es el resultado de tomar los días acumulados más los proyectados.
VALOR PRIMA:
Es el resultado de tomar el promedio, multiplicado por el número de días
(acumulados + proyectados) y dividirlo en 360.
........................Promedio x días (180)
Valor prima =-----------------------------
....................................360
PREVISION PARA PRESTACIONES SOCIALES
FIJACION DE COMPROBANTES
Ruta de Acceso: ( F6 - F7 - F1 )
Se utiliza para fijar en el sistema las provisiones de la nomina , teniendo
encuenta que esta fijación se debe realizar por cada grupo de gasto que
maneje la empresa, por cada centro de costos y por cada subcentro de costos.
Numero de Comprobante : En este campo se debe digitar el numero de cada
comprobante que se va a fijar. Por ejemplo: Comprobante de Cesantias,
Intereses, Primas, Vacaciones.
Secuencia : Es la Asignación de un código a cada una de las cuentas que se
van a utilizar para el calculo de la provisión. Maximo se deben fijar 125
secuencias.
Porcentaje / valor ( P/V ) : Para el calculo de la provisión se utilizara el
porcentaje de acuerdo a la ley y a la provisión que se este fijando.
Cuenta Calculo :Digite el código de la cuenta contable sobre la cual se quiere
aplicar el porcentaje de la provisión ; si esta cuenta fue creada con centro de
costos se debe asignar , al igual que si fue creada por terceros solicitara un
numero de nit , se recomienda crear un nit para las provisiones de la nomina.
Descripción : Digite el nombre del comprobante que esta fijando, por ejemplo :
Provisión Cesantías
Cuenta Débito : Digite el código contable a donde se va a contabilizar el gasto
de la provisión.
Centro de Costos : Digite el código del centro de costos a utilizar para la
provisión, debe ser igual al digitado en la cuenta calculo. ( solo pedirá centro de
costos si la cuenta fue creada por centro de costos, de lo contrario no lo solicita
)
Nit : Digite el nit de la empresa o un nit que se cree para las provisiones, ya que
la provisión es tomada a nivel general y no tomada empleado por empleado.
Cuenta Crédito : Digite el código contable a donde se va a contabilizar el pasivo
de la provisión.
Una vez que se digite esta cuenta desaparece de la pantalla el comprobante ,
si se desea consultar nuevamente digite el numero del comprobante con su
respectiva secuencia.
IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
Ruta de Acceso : ( F6 - F7 - F2 )
Por esta opción se puede generar el listado de los comprobantes que se
encuentran fijados en el sistema; Digitando de que numero a que numero se
desea la impresión.
UTILIZA PREFIJADOS
Ruta de Acceso: (F6 -F7 - F3 )
Esta opción se debe utilizar todos los meses con el fin de que el sistema realice
la contabilización de los comprobantes prefijados en el sistema.
Para la contabilización se debe utilizar un tipo de documento " L " denominado
Provisiones que debe estar previamente creado en el sistema.
Numero : Digite el numero consecutivo de este documento.
Comprobante Inicial : Digite el numero inicial del comprobante prefijado que
desea utilizar
Comprobante Final : Digite el numero final del comprobante prefijado que
desea utilizar
Seguro S/N : Digite " S " si esta seguro de realizar este proceso.
COMPROBANTES PARAFISCALES
Esta opción se utiliza para calcular automáticamente, el valor correspondiente a
los aportes del empleador a SENA (2%), I.C.B.F.(3%), CAJAS DE
COMPENSACION (4%), SALUD (8%) y PENSION (10.125%).
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos al ejecutar el comprobante:
(18/02/2004)
1. Las nóminas del mes deben haber sido canceladas previamente.
2. El comprobante se debe ejecutar por cada grupo del gasto que se maneje en
la empresa.
3. Las cuentas a utilizar serán las siguientes (Para este ejemplo tomaremos el
grupo 51).
(18/02/2004)
Esta opción aplica para salario integral
Se utiliza el 70% de retencion (base de retención -30%)
Se utiliza el factor prestacional (base de retencion/1.3)
(18/02/2004)
4. Para correr el comprobante de parafiscales se debe crear un documento tipo
L.
Después de correr el comprobante se puede obtener un informe que muestra
los siguientes datos:
1. Nit.
2. Acumulado pensión.
3. Acumulado salud.
4. Acumulados Retención.
5. Grupo contable.
6. Fondos de salud.
7. Fondos de pensión.
8. Aportes SENA.
9. Aportes I.C.B.F.
10. Aportes Caja de compensación.
11. Total aportes.
1. Principales inconsistencias que se pueden presentar corriendo parafiscales.
• Fondo de pensión o salud en ceros: Esta inconsistencia se genera cuando en
el registro de un empleado no se le asigno fondo de pensión o salud.
• Cuenta bloqueada: Se presenta cuando los auxiliares de las cuentas del
gasto de pensión o salud no corresponden con los auxiliares de las del pasivo.
• Cuenta no existe: Se presenta cuando en la creación de alguno de los
conceptos de pensión o salud se utiliza una cuenta que no existe,
CONSOLIDA NOMINAS
(18/02/2004)
Ruta de Acceso : (F6 - F2 - F7 )
Para realizar la consolidación de nomina es necesario crear un tipo de nomina
99.Esta opción es utilizada cuando usted quiere unir dos o mas nominas con el
fin generar informes.
Numero de nomina: Digite en numero de la nomina que desea consolidar una a
una.
Seguro S: Realiza la consolidación y pasa al siguiente campo.
Seguro N: Volverá al paso anterior.
Otra S: Digitar el otro tipo de nomina con la cual requiere realizar la
consolidación.
Otra N: Cuando desee terminar.
NOTA: Para consultar la nomina consolidada puede listar la nomina numero 99
que debe estar previamente creada en los tipos de nomina, a la pregunta
quiere iniciar proceso conteste "SI" Mantiene novedades anteriores "SI" ; esto
con el fin de poder consultar la consolidación.
GENERACION DE COMPROBANTE AUTOMATICO
(18/02/2004)
Ruta de Acceso : (F6 - F2 - F8 )
Esta opción realiza la generación de las novedades de los fondos de Pensión,
Fondos de Salud y la Retención en la Fuente para todos los empleados de la
nomina ; se debe tener encuenta que ninguna de las tres opciones
mencionadas anteriormente deben ser fijadas o digitadas en la captura de
novedades.
Este proceso debe correrse una vez sean capturadas las ultimas novedades
del mes de tal forma que tome los conceptos de la nomina ( Digitada por
captura de novedades )mas el movimiento capturado en contabilidad de la
nomina anterior (si existen dos quincenas ).
Desea aplicar el descuento por porcentaje o por valor ( P/V) : Si digita " P "
aplica para crear o efectuar la retención el al fuente en porcentaje.
Si digita " V " Se refiere a crear la tabla de retención en la fuente con el
descuento en valor ; tenga en cuenta que este proceso se realiza una sola vez
y anualmente se debe actualizar.
Desea manejar el Factor Prestacional o el 70% para salarios Integrales ( F / S )
?
Si digita "F": Es el porcentaje que se le debe descontar a los empleados que
devengen mas de 10 salarios minimos con el fin de disminuir la base de
retención. El porcentaje es el 30%
Si digita "S": Esta constituido por toda la carga prestacional (cesantias,
intereses,primas,vacaciones etc.) El porcentaje es el 70%.
Tabla de Retención ( T ) : Digitando " T " se puede crear la tabla de retención
en la fuente , solicita: valor desde , valor hasta , valor o porcentaje de retención.
También permite aplicar las novedades de Pensión y Salud en cada una de las
nominas generadas , la retención en la fuente solo se ejecutará en la última
nómina del mes.
Novedades : Por esta opción se digita el numero de la nomina a cargar las
novedades de pensión, salud y retención, solicita : Numero de Nomina , y
numero de la quincena a liquidar.
RELACION DE PAGOS
Ruta de Acceso : ( F6 - F3 - F5 )
Genera un listado para enviar a la entidad donde se consigna la nomina del
empleado, indicando el nit, nombre, numero de cuenta bancaria y neto pagado.
RESUMEN POR CONCEPTO
Ruta de Acceso : ( F6 - F3 -F8 )
Generar un listado de los conceptos seleccionados con el fin de analizar el
gasto por cada uno de los conceptos indicando el numero y nombre del
concepto, nombre del empleado, grupo contable, centro de costos, subcentro
de costos y valor a pagar por cada empleado.
Solicita numero de nomina, Numero de concepto con 99 tomara todos los
conceptos , si desea un solo concepto digite el código respectivo.
CONTABILIDAD
Y ACTIVOS FIJOS
ADMINISTRACION DE CUENTAS CONTABLES
Por medio de esta opción se va a crear las cuentas contables necesarias para
la clasificación de las transacciones del ente económico y fundamentada en las
diferentes normas de la legislación colombiana en el orden contable.
Adicionalmente el programa proporciona los informes necesarios para que los
datos procesados cumpla con los requerimientos y objetivos de la empresa.
(18/02/2004)
F1- Apertura: En esta opción se parametriza el plan de cuentas que esta
obligado a llevar el ente económico.
F2- Plan de cuentas: Esta opción nos proporciona informes de las cuentas, se
puede consultar las cuentas utilizadas por el ente o el plan de cuentas generico
para comerciantes que tiene SIIGO, puede ser una consulta por pantalla "P" o
consulta escrita por medio de la impresora "I"
F3- Movimiento de cuenta general: Esta opción es un medio de consulta de los
movimientos contables que han afectado una cuenta especifica, hay dos
formas de consultar por pantalla "P" o en forma escrita por medio de la
impresora "I", cuando se solicita el movimiento impreso se puede establecer un
rango de cuentas, mientras que por pantalla solo nos muestra el movimiento de
una cuenta.
(18/02/2004)
F4- Movimiento extranjera: Esta opción nos permite consultar el movimiento de
las cuentas que se hayan parametrizado como Moneda extranjera "S" . hay dos
formas de consultar por pantalla "P" o en forma escrita por medio de la
impresora "I", cuando se solicita el movimiento impreso se puede establecer un
rango de cuentas, mientras que por pantalla solo nos muestra el movimiento de
una cuenta.
MOVIMIENTO DE CUENTAS
Nos muestra un informe impreso de los movimientos de las cuentas que
manejan centros de costos, detallando los diferentes comprobantes que las
afectarón, si la cuenta es de retención en la fuente imprime en una columna la
base objeto de retención.
LIBRO AUXILIAR
Proporciona un informe escrito de los movimientos de una cuenta o un rango
de cuentas en forma detallada.
ADMINISTRACION DE TERCEROS
Esta opción nos proporciona las herramientas necesarias para que el ente
económico tenga una base de datos de todas las personas involucradas con
sus actividades.
APERTURA DE TERCEROS
En esta opción se crean las diferentes personas involucradas con la empresa y
adicionalmente se les incorpora toda la información necesaria para obtener una
clasificación de acuerdo a las operaciones que realizan con nuestra empresa.
(18/02/2004)
CONSULTA POR CUMPLEAÑOS
Esta opción nos proporciona informes escritos del catálogo de terceros de
acuerdo a las siguientes caracteríticas:
• Cumpleaños: Nos proporciona un listado de terceros cuando se ha digitado el
respectivo campo, en el informe solicita un rango inicial de fecha( MMDD ) a la
fecha final ( MMDD ).
• Sexo: Nos proporciona un listado de terceros cuando se ha digitado el
respectivo campo, en el informe solicita si la clasificación es ( E/M/F ).
• Inscripción: Nos proporciona un listado de los terceros creados en una fecha
específica (AAAAMMDD).
CONSULTA POR TIPO DE NIT
En esta opción se puede consultar la base de datos existente de todas las
personas involucradas con la empresa, puede ser una consulta por pantalla "P"
o en forma escrita por medio de la impresora "I". Cuando se consulta por
pantalla nos muestra todos los Nits con sus diferentes clasificaciones, cuando
solicito un informe impreso puedo seleccionar la clasificación de los terceros:
MANTENIMIENTO DE TERCEROS
Esta opción se utiliza para modificar en forma general o individual el
movimiento de los Nits, en caso de haber grabado en forma incorrecta o con
otro nit el tercero, también se utiliza para modificar las bases de retención
cuando han sido mal digitadas
Dentro del de Administración de terceros en el módulo de contabilidad,
encontramos dos formas de hacer mantenimiento:
1. Mantenimiento individual
Se utiliza para modificar el nit de una cuenta especifica, dentro de un
comprobante. Además se pueden modificar las bases de retención cuando se
han digitado en forma erronea
Ejemplo para modificar la base de retención:
Tipo de comprobante: P (registro de compras )
Inconsistencia: La retención fue correctamente causada, pero la base no
corresponde.
Procedimiento: Llamar el tipo de comprobante, el número del documento, la
secuencia donde quedo registrada la inconsistencia.
(18/02/2004)
Se debe modificar la base por el valor correcto, digitando $ 5.000.000
También si el nit actual no corresponde se puede cambiar por el correcto pero
solamente en la secuencia mencionada. No permite realizar alguna
modificación si la cuenta esta detallada por Cobrar o por Pagar.
2. Mantenimiento general
Si desea realizar mantenimiento de nits, trasladando todo el movimiento de un
período especifico a un nit correcto, se realiza por mantenimiento general.
Ejemplo: El tercero ¨ Distribuidora de materias primas ¨ posee 2 nits
El procedimiento es seleccionar el nit actual (Incorrecto) y digitar el nit nuevo
(Correcto) junto con el año que se desea cambiar o trasladar todo el
movimiento.
(18/02/2004)
Se debe aclarar que el nit incorrecto será eliminado y todo su movimiento será
trasladado al nit nuevo.
(18/02/2004)
ANEXO BALANCE TERCEROS
Nos proporciona un informe impreso de los movimientos de una cuenta o un
rango de cuentas.
TERCEROS POR CUENTA GENERAL
Nos muestra un informe por pantalla del movimiento de un tercero con las
cuentas detalladas por terceros en el plan de cuentas.
(18/02/2004)
En este informe nos detalla en forma general los terceros que han afectado la
cuenta y su respectivo movimiento débito y crédito.
TERCEROS POR CUENTA DETALLADA
Nos proporciona un informe impreso del movimiento de terceros en un rango
de tiempo y dentro de un rango de cuentas, indicando en el informe cuales han
sido las cuentas afectadas contablemente, los comprobantes con que se
realizarón las transacciones.
TERCEROS POR NUMERO DETALLADO
Nos proporciona un imforme impreso del movimiento de terceros en un rango
de tiempo y dentro de un rango de cuentas, indicando en el informe cuales han
sido las cuentas afectadas contablemente, los comprobantes con que se
realizaron las transacciones.
TERCEROS POR NUMERO GENERAL
Esta opción nos proporciona informes del movimiento de terceros ya sea
Impresos o por Pantalla, en forma Detallada o General, en un rango de tiempo
dentro de un período contable.
• Consulta por pantalla del movimiento de terceros en forma detallada :
(18/02/2004)
• Consulta del movimiento por pantalla de terceros en forma general :
(18/02/2004)
APERTURA CENTRO DE COSTO
Esta opción nos permite crear los centros de costos que el ente económico
considere necesario manejar, se pueden crear hasta 999 centros de costos
diferentes y dentro de un centro de costos se podrá crear y manejar hasta 99
subcentros de costos. Los centros de costos es un ampliación de plan de
cuentas, permiten una discriminación de todos o algunas cuentas contables por
cada una de las partes que la compañía considere que quiere manejar.
(18/02/2004)
INFORME CENTRO DE COSTO
Esta opción nos muestra los datos de cada uno de los centros de costos que la
empresa este utilizando, si tiene o no subcentros de costos, la persona
responsable, dirección y teléfonos.
AJUSTES POR INFLACION
De acuerdo con la legislación Colombiana en el decreto 2649/93, los estados
financieros se deben ajustar por inflación para reconocer el efecto de la
inflación, aplicando el sistema integral.
El ajuste se debe calcular con relación a las partidas no monetarias, utilizando
para ello el PAAG anual, mensual acumulado, o mensual según corresponda.
Son partidas no monetarias aquellas que por mantener su valor economico,
son suceptibles de adquirir un mayor valor nominal como consecuencia de la
perdida del poder adquisitivo de la moneda.
Se entiende por PAAG anual, el porcentaje de ajuste del año, el cual es
equivalente a la variación porcentual del indice de precios al consumidor para
ingresos medios, establecido por el DANE, registrado entre el 1 de Diciembre
del año inmediatamente anterior y el 30 de Noviembre del respectivo año.
Se entiende por PAAG Mensual acumulado, la variación porcentual del indice
de precios al consumidor para ingresos medios, registrada entre el primer día
del mes en el cual se realizo el hecho economico o se registro su ultima
actualizacion y el ultimo dia del mes inmediatamente anterior a la fecha a la
cual se este calculando el ajuste.
Se entiende por PAAG Mensual, el porcenatje de ajuste del mes, el cual es
equivalente a la variación porcentual del indice de precios al consumidor para
ingresos medios, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto
de ajuste.
PARTIDAS NO MONETARIAS
ACTIVOS
Activos fijos
Activos en moneda extranjera
Activos en UPAC
Cargos diferidos
Depreciación acumulada de Activos fijos
Amortización acumulada de activos
Inversiones
Acciones y aportes en sociedades
Intangibles comprados
Otros activos no monetarios
PASIVOS
Pasivos en moneda extranjera
Pasivos en UPAC
PATRIMONIO
Capital
Superávit de capital
Reserva legal
Otras reservas
Utilidades retenidas
Revalorización del patrimonio
INGRESOS Y COSTOS
Ingresos
Costos
Gastos
CUENTAS DE ORDEN
Todas la cuentas no monetarias
A nivel de SIIGO, los ajustes se realizan en forma mensual por la opción F2-
Contabilidad, F7-Ajustes por inflación
(18/02/2004)
AJUSTE AL PAAG
Ajustes al P.A.A.G. : Por esta opción se realizan todos los ajustes por inflación
de las cuentas que no esten en las tablas de inventarios y activos, pero que
estan marcadas en el plan de cuentas como ajustables al PAAG . ¨P¨.
(18/02/2004)
AJUSTE ACTIVOS FIJOS
En esta opción los usuarios que tengan el modulo de activos fijos, podrán en
forma individual ajustar por inflación sus activos fijos. Para poder realizar este
proceso el usuarios debe haber parametrizado previamente un comprobante
contable tipo A-Ajustes por inflación.
Para el proceso de ajustes en los activos fijos se debe tener en cuenta el
siguiente grafico:
MES 1 MES2
COMPRA DE ACTIVO FIJO PRIMER DIA
Ajustes por inflación ULTIMO DIA
Depreciación del activo
Para efectos del ajuste a la depreciación el SIIGO, la puede realizar aplicando
el "P" el P.A.A.G.
una proporción de la depreciación historica, por norma contable debe aplicarse
el PA.A.G.
Si escoje esta opción, el siigo aplicará el porcentaje de ajuste anual gravable a
la depreciación.
automaticamente el tipo de comprobante (A- ajuste) con enter ubica el
mostrado.
Digite el NIT a donde va a llevar el movimiento ( generalmente se utiliza el nit
de la compañía ).
Digite el centro de costo a donde va a llevar el movimiento.
Digite "S" si va a correr el comprobante del ajuste por inflación a los activos
fijos, en caso contrario digite "N".
Si digito "S", actualizara un comprobante tipo A de ajuste por inflación, el cual
podra ser consultado, modificado o borrado por F2- contabilidad, F6-
generación de comprobantes, F1- entrada de comprobantes.
(18/02/2004)
AJUSTE POR DIFERENCIA AL CAMBIO
Por esta opción se realizan los ajustes por diferencia en cambio en forma
automatica, es necesario que las cuentas a afectar sean parametrizadas en el
plan de cuentas como cuentas que manejan moneda extranjera y si ajustables
al cambio, es importante que en la opción de parametrización, registro de
monedas se haya creado la respectiva moneda extranjera con la que se van a
realizar las operaciones y registrar los diferentes tipos de cambio diarios para
efectos de reexpresión de las cifras en pesos. Para efectos de ajustes por
diferencia en cambio que se realizaran mensualmente el último día de cada
mes se debe fijar la última tasa de cambio representativa del mercado,
expedida por el banco de la republica.
(18/02/2004)
AJUSTE INVENTARIOS
Esta opción aplica si se tiene el modulo de inventarios de SIIGO, se ajustara
por separado las cuentas que se encuentren parametrizadas en las tablas de
inventarios. Para realizar esta operación se necesita tener parametrizado un
documento tipo A-Ajustes por inflación, que puede ser el mismo para ajustes
por inflación de todas las cuentas y en el cátalogo de productos tenerlos
marcados como ajustables "S"
(18/02/2004)
CAPTURA DE INDICES
En esta opción se digitan los indices del PAAG de cada mes,
Para empresas que utilicen el paag mensual y en la misma opción se digitan
los porcentajes de las cuentas por cobrar y pagar que se ajustan al acuerdo o
con pacto de reajuste.
(18/02/2004)
AJUSTE AL ACUERDO
Por esta opción se realiza el ajuste a las cuentas contables parametrizadas en
el plan de cuentas como ajustables al acuerdo ¨A¨, el ajuste se realizará el
primer día de cada mes en un comprobante tipo A-Ajustes por inflación
tomando los porcentajes fijados al Acuerdo.
(18/02/2004)
NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES
Por esta opción los usuarios podrán asignar una numeración consecutiva a
cada uno de los libros oficiales que estan obligados a llevar. Las hojas estarán
en blanco para la respectiva numeración, se debe digitar la cantidad de hojas a
numerar, el número inicial, de acuerdo con las formalidades de los libros debe
imprimirse en las hojas el nombre de la empresa o el propietario de los libros, si
utiliza formas continuas, debe mencionarse de manera expresa el código
escogido para cada libro, que a nivel de SIIGO es de cinco caracteres.
INFORMES OFICIALES
El proceso de recolección, organización y registro de los hechos econónomicos
consituyen el sistema contable ; los libros de contabilidad posibilitan asegurar el
adecuado flujo de información y la obtención de datos con destino a la
elaboración de los estados financieros. La forma de llevar los libros se
establece en el Decreto 2649/93.
Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se
entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares
necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.
De acuerdo a las actividades de los entes económicos, estos estarán obligados
a llevar algunos libros especificos. De acuerdo a las necesidades de deduce
que los entes económicos deberán llevar libros "indispensables" mas no
obligatorios, como aquellos que corresponden a las exigencias básicas de las
contabilidad señaladas en el mismo código del comercio. Considerando la
obligación de llevar el registro en orden cronológico de las operaciones
mercantiles (art. 53), se deduce la necesidad de llevar un libro diario, de la
necesidad de utilizar partida doble (art. 50), se deduce la necesidad de llevar
un libro mayor y el deber de hacer un inventarios inicial y periódicos, así como
un balance general (art. 52), surge la necesidad de llevar un libro de inventarios
y balances. Sin embargo la determianción de los libros de comercio que son
obligatorios fue atribuida al Gobierno Nacional por el numeral 2o. del artículo 44
de la ley 222 de 1995.
Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de
comercio en la cámara de comercio. Los libros que debe inscribir son :
Persona naturales.
• Libro mayor y balances ;
• Libro diario ; y
• Libro de inventarios y balances.
Las sociedades.
• Libro mayor y balances ;
• Libro de inventarios y balances ;
• Libro diarios, y
• Libro de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso.
A nivel de SIIGO, maneja 7 libros, incluye los mencionados anteriormente a
excepción del libro de actas, registro de socios, de asambleas o juntas.
(18/02/2004)
F1- Libro diario : En este libro oficial se discrimina en orden cronológico todas
la operaciones, en forma individual, registrando cada documento contable. Se
procesa cada mes.
Para obtener este informe elija si lo desea por G(grupo) C(cuenta)
S(Subcuenta) A(Auxiliar) o U(Subauxiliar) y posteriormente elija si desea el
informe impreso o en un archivo plano.
F2- Libro diario resumido: Presenta la misma información que el libro diario,
pero permite imprimir documento por página y adicionalmente escribir algún
comentario respecto a cada tipo de comprobante.
Para obtener este informe elija si lo desea por G(grupo) C(cuenta)
S(Subcuenta) A(Auxiliar) o U(Subauxiliar) y posteriormente elija si desea el
informe impreso o en un archivo plano.
F3- Libro mayor: Este libro oficial presenta información a nivel de todas la
cuentas, mostrando cuales erán los saldos de la cuentas del mes anterior,
mostrando el movimiento del mes tanto débito como crédito y una columna
para el saldo final.
Cumpliendo así con la formalidad de establecer mensualmente el resumen de
todas las operaciones por cada cuenta.
Para obtener este informe elija si lo desea por G(grupo) C(cuenta)
S(Subcuenta) A(Auxiliar) o U(Subauxiliar) y posteriormente elija si desea el
informe impreso o en un archivo plano.
F4- Libro inventarios y balances: Para dar cumplimiento con el artículo 52 del
Código del Comercio, por lo menos una vez al año, el comerciante elaborá un
inventario y un balance general que le permita conocer de una manera clara y
completa la situación de su patrimonio.
Digite S si desea que el informe se genere mostrando los productos asociados
a cada cuenta de inventarios, de lo contrario digite N.
Digite S si desea que el informe se genere por terceros
F5- Libro único oficial: Este libro nos permite conocer en todos los nivel de las
cuentas, cual ha sido su movimiento débito y crédito, cual es el saldo anterior.
Digite el periodopara el cual requiere el informe
F6- Libro de ventas: Este libro permite conocer toda la facturación realizada por
el ente económico, dentro de un rango de tiempo, donde nos discrimina cada
una de las facturas realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales
son exentas del impuesto a las ventas.
Digite el rango de meses desde y hasta el cual desea el informe. El día inicial
será 01 y el día final será 31
F7- Libro de compras: Este libro permite resumir cada uno de los documentos
de compras y establecer cual fue el total de la compra y el valor de impuesto a
las ventas pagado.
Para este informe el sistema le solicitará la fecha desde y hasta la cual requiere
el reporte, la cuenta de IVA y si desea el informe impreso o en un archivo,
F8- Certíficados de retención : Por esta opción, los entes que tengan la calidad
de agentes de retención, ya sea de anticipo a la renta, impuesto a las ventas e
impuesto de industria y comercio, podrán expedir los diferentes certificados de
retención. Dentro de la opción nos pregunta si deseamos los certificados o un
informe con las bases gravables.
Para que los certificados reunan los requisitos formales, las cuentas de
retención en la fuente, retención del impuesto a las ventas y retención del
impuesto de industria y comercio deben estar marcadas en el plan de cuentas
como terceros "R", y asignar el porcentaje especifico.
Para este informe el sistema le solicitará la fecha de emisión, el tipo de
retención requerida, ya sea ICA, IVA o General, el NIT a imprimir, la cuenta
desde y hasta la cual requiere el informe y desea imprimir las bases de
retención para efectuar una revisión previa a la emisión de los certificados.
ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA
El objetivo fundamental de este estado financiero, es suministrar información
relevante y concisa sobre cambios en el capital de trabajo, con los cual se
proporciona un detalle de la gestión y se mejora la comprensión de las
actividades y operaciones de un ente económico sobre el período que informa.
El estado de cambios en la situación financiera, se debe elaborar en forma tal
que se reflejen las fuentes específicas de las cuales se han obtenido el capital
de trabajo ; de igual forma se procederá con los distintos usos o aplicaciones.
A nivel de SIIGO, en la preparación de este estado financiero se deben digitar
los diferentes rangos de cuentas necesarias para producirlo, y luego se debe
ingresar por la opción de utiliza para generar un archivo o producirlo en forma
impresa. Las cuentas se digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta.
ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION PATRIMONIAL
Este estado financiero tiene como objeto comparar los saldos del patrimonio de
una sociedad del principio al final de un período contable. En este estado debe
incluirse, para cada uno de los rubros que integran el patrimonio, la siguiente
información :
• Saldos iniciales, que deben coincidir con los saldos finales del ejercicio o
período anterior.
• Las variaciones del ejercicio o período.
• Los saldos finales.
A nivel de SIIGO para este estado financiero, se requiere digitar las cuentas del
patrimonio involucradas mediante la opción de modifica, las cuentas se digitan
a nivel de grupo, cuenta o subcuenta, de acuerdo a las necesidades del usuario
de la información. El siguiente paso es digitar la opción de utiliza y se
procesará la información necesaria, por medio de un archivo o en forma
impresa emitir el respectivo estado.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Es un estado financiero básico cuyo objetivo es presentar información
pertinente y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un
ente económico durante un período, para que los usuarios de los estados
financieros tengan elementos necesarios adicionales para :
• Examinar la capacidad del ente económica para generar flujos futuros de
fondos de efectivo.
• Evaluar la capacidad del ente económico para cumplir con sus obligaciones,
pagar dividendos y determinar el financiamiento interno y externo necesario.
• Analizar los cambios exprimentados en el efectivo derivados de las
actividades de operación, inversión y financiación.
En las normas básicas de la contaduría, existen dos métodos para realizar el
estado de flujo de efectivo :
Método directo : En este método las actividades de operación se presentan
como si se tratará de un estado de resultado por el sistema de caja. Los entes
económicos que utilicen este método deben informar por separado los
siguientes movimientos relacionados con las actividades de operación.
• Efectivo cobrado a los clientes.
• Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos de
inversiones.
• Otros cobros de operación.
Efectivo pagado a empleados y proveedores.
Efectivo pagado por intereses.
Pago de impuestos.
Otros pagos de operación.
Método indirecto : Bajo este método se prepara una conciliación entre la
utilidad neta y el flujo de efectivo neto de las actividades de operación, las
cuales deben informar por separado todas las partidas conciliatorias.
Para efecto, el flujo de efectivo generado por las operaciones normales, se
determina tomando como punto de partida la utilidad neta del período, valor al
cual se le adiciona o deducen las partidas incluidas en el estado de resultados
que no implican un pago o un cobro de efectivo.
Entre estas partidas tenemos :
• Depreciación, amortización y agotamiento.
• Provisiones para protección de activos.
• Diferencias por fluctuaciones cambiarias.
• Utilidades o pérdidas en venta de propiedades, planta y equipo, inversiones u
otros activos operacionales.
• Correción monetaria del período de las cuentas de balance.
• Cambios en rubros operacionales, tales como : aumento o disminuciones en
cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y
provisiones, etc.
Para tales efectos SIIGO, utiliza el método indirecto, es necesario por la opción
de modifica digitar el rango de cuentas que necesito incluir en la preparación
del estado financiero. Después por la opción de utiliza genero el respectivo
estado, ya sea a un archivo o impreso.
ESTADO DE RESULTADOS
Es junto con el balance general uno de los principales estados financieros,
determina el resultado de las operaciones del ente económico en un período
contable, nos permite identificar el movimiento de la cuentas de ingresos,
gastos y costos, determinar si las políticas de la empresa y la gestión
empresarial se cumplieron..
BALANCE GENERAL
Es uno de los principales informes financieros que un ente contable debe
preparar, en el se discriminan las cuentas de activo, pasivo y patrimonio,
conformando así la estructura económica de la empresa. En SIIGO, este
informe se puede presentar a nivel de grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar y
subauxiliar. Se debe digitar la cuenta de utilidad del ejercicio y perdída del
ejercicio, el informe es impreso o a un archivo.
INFORMES FINANCIEROS
Estan opción le permite generar los diferentes reportes para suministrar
información contable a quienes no tienen acceso a los registros del ente
económico. Los principales estados financieros que se deben preparar y emitir
de acuerdo al reglamento general de la contabilidad son los de propósito
general:
ESTADOS FINANCIEROS BASICOS
Balance general
Estado de resultados
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de cambios en la situación financiera
Estado de flujos de efectivo
BALANCE DE PRUEBA
Es un informe del movimiento de todas las cuentas que en los parámetros de
creación se marco como "S" si maneja centros de costos. Este informe puede
ser en forma impresa o por pantalla.
(18/02/2004)
BALANCE DE COMPROBACION
Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en
un rango de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a determinar el
movimiento correcto de las cuentas.
(18/02/2004)
BALANCE POR TERCEROS
Nos muestra un informe impreso detallado de todos los terceros, con su
respectivo movimiento débito o crédito, en las cuentas que menejan centros de
costos y terceros.
GENERADOR DE REPORTES FINANCIEROS
Por medio de esta opción el usuario podra diseñar sus propios formatos de los
estados financieros, adecuandolos a sus necesidades.
(18/02/2004)
D- Diseña : Como su nombre lo indica es la opción en la cual parametrizamos o
creamos el modelo de reporte a utilizar. Esta opción nos presenta los
siguientes campos a digitar:
• Reporte número: En el se le digitan el número con el cual se identificará el
módelo de reporte a desarrollar. En SIIGO podemos crear hasta 999 tipos de
reportes financieros.
• Títulos : (1.2.3.4): En estos cuatro campos se digitan las descripciones o
títulos que encabezan el reporte o estado financiero. Ejemplo:
Título 1: El nombre o razon social de la empresa.
Título 2: El nombre del reporte financiero que se esta creando.
Título 3: El nit de la empresa.
Título 4: La fecha o periódo para el cual se solicitara el informe.
Importante: este campo debe actualizarse cada vez que se solicite el informe
en una fecha diferente a la parametizada incialmente en el módelo.
• Número de datos: Corresponde a la información que no la deducimos
directamente del informe contable, sino que corresponde a una información que
se cálcula externamente y se introduce en el informe a través de un dato.
Ejemplos:
La utilidad es un dato externo en el informe del balance general, debido a que
es una informacion que obtenemos en el estado de pérdidas y ganancias y
luego se lleva como dato de entrada o externo al balance general para que
dicho informe tenga en cuenta ese concepto.
El inventario final, (Inventario periódico), el valor físico del inventario, se toma
como dato de entrada o externo en el informe a reportar.
Podemos crear hasta crear hasta 9 numeros de datos.
• Instrucción: Corresponde a dada expresión o nombre de títulos y subtítulos
que confornen el reporte financiero, con su correspondiente información,
podemos definir hasta 999 instrucciones.
• Salta pagina (S/N): Cuando en el informe por motivos de presentacion se
decida cambiar a la página siguiente después de determinada instrucción (S).
Importante: se de be tener en cuenta que una hoja de reporte esta conformada
por 50 lineas o caracteres, de las cuales 4 conforman los títulos y las 46
restantes son instrucciones por lo tanto el programa realizará automáticamente
el salto de página en la instrucción numero 046 " estas incluyen : instrucciones
e interlineas".
• Salta linea: Cuando se desee que exista uno o varios espacios (renglones o
lineas) entre cada instrución, o indicamos de cuanto deseamos dicha
separacion (maximo 9), entre esta linea y la anterior , si no, digitamos enter.
• Descripción: Nombre completo de la expresión o de la instrucción.
• Rango o Formula(R/F):
Rango: Cuando la instrucción esta conformada por la sumatoria de un rango de
cuentas contables
Formula : Cuando se necesite la sumatoria de varias instrucciones a la vez , en
la formula solo se pueden sumar hasta 7 rangos.
• Saldo o Movimiento (S/M):
Saldo: Cuando el estado financiero se desarrolla para dar el acumulado o saldo
del año.
Movimiento : Cuando se desarrolla el estado financiero para utilizar unicamente
los movimientos del mes.
• Columna 1.2.3 : El informe de reportes financieros en SIIGO maneja cuatro
(4) columnas, las tres (3) primeras para la informacion contable y una cuarta (4)
para la información porcentual (%), si la respueta fue:
Respuesta Rango (R):
Se debe seleccionar en cual de las tres columnas se colocará la información
contable de cada instrucción, además de especificar desde la primera cuenta
contable, hasta la última cuenta contable que entran a sumar en el rango de la
instrucción.
Nota : cuando se trate de un dato, se crea la instrucción correspondiente al
dato (ejemplo : la "utilidad") y en las columnas referente al rango se digita la
tecla enter y se coloca en dato, el número del dato correspondiente en la
columna que desea que aparezca la información.
*Respuesta Formula (F):
Se presentan en las tres columnas los siguientes campos : N00000
Lo cual indica :
se coloca el signo menos (-) ó mas (+) de acuerdo a la operación a realizar en
la formula.
El primer cero corresponde a la columna que va a leer, es decir la columna
donde están úbicados los subtotales que se van a sumar o a restar de acuerdo
al caso.
Los tres ceros siguientes corresponden al número de la instrucción que se
quiere utilizar (para sumar o restar).
El último cero corresponde al número de la interlinea, En caso de que alguna
instrucción quedo en una interlinea. Si no utiliza interlinea pulse la tecla enter
para que deje el espacio con cero.
• Numerador y Denominador: Cuando se desarrolla el estado financiero, y
deseamos un análisis vertical entre las diferentes instrucciones (ejemplo en el
estado de ganancias y pérdidas) la instrucción que represente el 100 %
siempre se debe colocar al inicio y no al final, para que el sistema deduzca a
partir de esta instrucción principal, el porcentaje que equivale para cada
instrucción subsiguiente, con relacion a la principal (100%), se desarrolla de la
siguiente forma :
Numerador : 00000 (instrucción a dividir)
Denominador : 00000 (instrucción del 100%)
0: El primer cero corresponde a la columna donde se encuentra la instrucción a
utilizar.
000 :Los tres ceros siguientes corresponden al número de la instrucción que se
va a dividir para cálcular el porcentaje.
0 : El último cero corresponde al número de la interlinea, en caso de que
alguna instrucción a dividir esta representada en una interlinea; si no, se le
pulsa la tecla enter y se deja un espacio con cero.
Ejemplo: Cuando se esta tomando como el 100 % ventas netas y esta se
representó en el informe en la columna dos (2) y corresponde a la instrucción
001, al crearla y para identificarla que ella corresponde al 100 % su
denominador y denominador serán iguales (20010/20010)
L- Lista : Para solicitar el listado de las instrucciones utilizadas en el reporte
creado, con cada una de las caracteristicas digitadas.
E- Ejecuta: Opción en la cual realizamos la impresión del informe generado,
digitando la fecha o período del cual se solicita la información. Damos entrada
a los datos que se hayan definido en el esquema del reporte, para que sean
tenidos en cuenta en la impresión total del esquema o reporte.
INFORME EN MEDIOS MAGNETICOS
La DIAN como entidad reguladora de tributos, exige que después de la
declaración de renta, algunas empresas anexen información a esta que le
permita controlar el cruce de información, dicha información debe cumplir con
ciertos requerimientos de de orden formal (según resoluciones y artículos) y de
orden técnico (formato y especificaciones de registros).
Esta información esta regulada por la ley 383 de junio 10 de 1997, el decreto
1693 de junio de 1997 y los artículos 631, 633 y 684 del Estatuto Tributario.
No todas las empresas presentan la misma información, para esto deben
cumplirsen ciertos requerimientos que las obligan y de acuerdo a la
clasificación (tipo de empresa que es), el contenido de la información y el tipo
de registros son diferentes. Tipos de empresas como bancos y demas
entidades financieras, notarias, las camaras de comercio, bolsas de valores,
cooperativas, corporaciones de ahorro y vivienda, fondos de empleados,
litografias y tipografias (empresas que elaboren facturas de venta o
documentos equivalentes), etc.
A nosotros nos interesa lo concerniente a entidades comerciales.
Para una mejor comprensión de lo que hace la opción "informe en medio
magnetico" de SIIGO, es indispensable conocer a que se refieren los artículos
y decretos mencionados anteriormente.
(18/02/2004)
F1- Archivo información medio magnetico : Nos permite generar el archivo
general de la DIAN para información en medios magnéticos que trata la
resolución 1766 de octubre 21 de 1997 la cual contempla los literales e, f, h, i
del artículo 631, el artículo 633 y 684 del estatuto tributario.
Resumen de la resolución:
"Para el año gravable de 1997 estan obligados a suministrar información las
personas jurídicas que hayan presentado declaración de renta y
complementarios o de ingresos y patrimonio** sean contribuyentes o no
contribuyentes, entidades públicas o privadas calificadas o no como grandes
contribuyentes, que el último día del año gravable de 1996 hayan poseido un
patrimonio bruto superior a $ 2.181.000.oo o cuando los ingresos brutos de ese
año sean superiores a $ 4.631.000.oo".
Información y conceptos a suministrar :
Debe suministrarse apellidos y nombres de o razón social, nit, cc./.ti de cada
beneficiario de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o
deducción ( retención practicada) o que otorguen derecho a impuesto
descontable (iva retenido/iva facturado), incluyendo la adquisición de activos
fijos para los que el valor acumulado por tercero sea superior a $
13.900.000.oo, sin embargo se pueden reportar aquellos terceros que al
discriminar el pago por cada concepto los valores sean menores sin que esto
constituya infracción y siempre y cuando se cumplan con las demás
condiciones establecidas. Para salario ( incluido prestaciones sociales y demás
pagos laborales ) se debe reportar el valor acumulado que sea igual o superior
a $ 54.400.000.o, también se debe reportar la información de los terceros de
los que se recibieron ingresos brutos acumulados por un valor superior a $
34.800.000.oo y la información de los terceros cuando el saldo a 31 de
diciembre del 97 sea superior a $ 35.400.000.oo.
NOTA: El valor de los pasivos de los acreedores en el exterior debe
presentarse en un solo registro con nit 444444444 y con nombre o razón social
del nit como "pasivos en el exterior"
Las especificaciones técnicas que se deben tener en cuenta para la
presentación de este informe estan consagradas en la resolución 1751 de
octubre 21/97, la cual se resume a continuación:
Para presentar dicha información deberá generarse un archivo plano con
extención ASC o PRN
(en códigos ASCCI, tipo texto: hoja electronica excel , ) y el nombre del archivo
será IMP631.ASC o IMP631.PRN
Unicamente se debe utilizar un medio magnético, si el archivo es muy grande y
excede la capacidad del accesorio se deberá presentar la información en el que
siga en capacidad (como accesorios se entienden diskettes, cartridge,
minicartridge, cintas magneticas..)
Los campos numericos nunca deberan grabarsen con caracteres especiales
como . , # $.
Los valores que se reporten deberán expresarsen en pesos y en multiplos de
mil aproximados al mas cercano.
La información debera relacionarse mediante 3 tipos de registro los cuales se
identifican con el numeral 1,2,3 y deben estar posicionados en los primeros
campos de cada item.
Registro tipo 1 : Contiene los datos del informante (aquel que presenta el
informe en medios magnético)
Registro tipo 2 : Contiene los datos de los informados ( terceros que se
relacionan)
Registro tipo 3 : Contiene los datos de control ( indicativo, teléfono, dirección,
código DIAN, totales de sumatoria de primer y segundo valor informado...)
Cabe anotar que la información debe ser mediante códigos y subcódigos
definidos por la DIAN, los cuales contemplan especificamente los rubros,
valores y ubicaciones de los valores informados. Estos códigos se encuentran
definidos en la resolución 1766 y 1751 de 1997
F2- Interfase de facturación : Nos permite generar el archivo general de la
DIAN para información en medios magneticos que trata la resolución 1759 de
octubre 21 de 1997 la cual contempla el literal 1 del artículo 631, el artículo 633
y 684 del E.T.
Resumen de la resolución:
"Para el año gravable de 1997 estan obligados a suministrar información las
personas jurídicas que hayan presentado declaración de renta y
complementarios o de ingresos y patrimonio** sean contribuyentes o no
contribuyentes, entidades publicas o privadas calificadas o no como grandes
contribuyentes, que el último día del año gravable de 1996 hayan poseido un
patrimonio bruto superior a $ 2.181.000.oo o cuando los ingresos brutos de ese
año sean superiores a $ 4.631.000.oo"
Información y conceptos a suministrar:
La información que se presentará mediante esta opción ( que corresponde al
literal 1 del artículo 631 del E.T . ) será el valor global de las ventas o
prestación de servicios por cada uno de los establecimientos comerciales con
indicación de :
1. Valor global de las ventas por tipo de facturación de venta
2. Prefijo, si se utiliza antes de la numeración de las facturas.
3. Intervalos de numeración factura inicial y final.,
4. Tipo o referencia comercial de la máquina registradora.
5. Número o serie de fabricación de la máquina registradora.
6. Indicación del número de la máquina registradora.
7. Dirección donde se encuentra ubicado el establecimiento.
8. Ciudad donde se encuentra ubicado el establecimiento.
NOTA: Debe entenderse por factura, la factura o cualquier documento
equivalente.
Las especificaciones técnicas que deben tenerse en cuenta para presentar este
informe son las siguientes:
La informacion debera grabarse en un archivo plano con nombre IMP631L.ASC
o IMP631L.PRN, según sea el caso.
Unicamente se debe utilizar un medio magnetico, si el archivo es muy grande y
excede la capacidad del accesorio se deberá presentar la información en el que
siga en capacidad (como accesorios se entienden diskettes, cartridge,
minicartridge, cintas magneticas..)
Los campos numericos nunca deberan grabarsen con caracteres especiales
como . , # $.
Los valores que se reporten deberan expresarsen en pesos y en multiplos de
mil aproximados al mas cercano.
La información deberá relacionarse mediante 2 tipos de registro los cuales se
identificaran con el numeral 1,2 y deberán estar posicionados en los primeros
campos de cada item.
Registro tipo 1 : Contiene los datos del informante (aquel que presenta el
informe en medios magnético) y los datos de control : NIT, Dígito de
verificación, Razón social, Código de la actividad económica de la persona o
entidad informante, etc...
Registro tipo 2 : Contiene los datos de los informados ( terceros que se
relacionan)
Los códigos de los municipios deberán ser tomados de la división política
administrativa, generada por el DANE.
Al entregarse el medio magnético en la DIAN deberá acompañarsen del
formato DIAN -79.
032.97, debidamente diligenciado, dicho formato deberá ir firmado por el
representante legal de la entidad y el contador público o revisor fiscal cuando
este obligado.
A continuación se describe el procedimiento para crear códigos, subcódigos,
cálcular saldos y como generar el archivo plano.
C- códigos DIAN
F6-Actualizar . permite incorporar los códigos y subcódigos, indicados por la
DIAN.
Secuencia. Número de consecutivo asumido en el momento de ingresar, el
código y subcódigo estipulado por la DIAN en el orden dado por la resolución.
Ejemplo 001:
Código. campo para relacionar el código según información indicada en la
resolución de la DIAN.
Ejemplo Código 75:
Subcódigo : Campo para relacionar el subcódigo según información indicada
en la resolución de la DIAN.
Ejemplo Subcódigo 01
Nro Valor : Campo para indicar a donde debe ir relacionado el valor(1er. valor o
2do. valor) de acuerdo a lo sugerido por la DIAN, dependiendo del tipo de
movimiento que se va a reportar.
Pago al exterior : Campo para indicar si el valor reportado corresponde a una
transacción con moneda extranjera (S) o moneda nacional (N).
Monto : De 1 a 5 corresponde al valor del monto que debe validar de acuerdo al
tipo de información que se este procesando para cálcular los topes mínimos
que debe tener en cuenta al reportar los terceros (corresponde a la opcion
cálcula saldos).
Descripción :Campo para relacionar el detalle de la información suministrada,
según código y subcódigo.
Para borrar un código mal digitado indique la secuencia, código y subcódigo a
borrar, digitando F5-borrar en el campo de" número de valor"
-enter- permite ingresar al código seleccionado, los rangos de cuentas
correspondientes
Ejemplo:
Compra de activos fijos código 75 subcódigo 07
RANGOS
150404 a 150410
152000 a 152098
152400 a 152495
Digitar - F1- Fin cuando se terminen de incorporar los rangos correspondientes,
por cada código y subcódigo.
F8- Consulta : Permite consultar los rangos de cuentas incluidas a cada código
y subcódigo.
**Después de ingresar los códigos de la DIAN con sus respectivos rangos de
cuentas (recuerde que la información que será reportada, es aquella que se
encuentre dentro de los rangos definidos en los códigos) debe continuar por la
opción Cálcula saldos.
C-cálcula saldos : Se ejecuta después de incluir los respectivos rangos de
cuentas a cada código y subcódigo.
Indicar el valor mínimo a reportar de cada uno de los rangos establecidos por la
DIAN.
Indicar el año de proceso (período a informar).
Este proceso genera la información que me permite crear el archivo para la
DIAN, después de terminado este proceso, en el cual el programa extrae la
información de los saldos de terceros por cuentas de aquellas definidas en los
códigos de la DIAN, se debe continuar con la opción Genera archivo.
G- genera archivo : Esta opción esta en tres opciones mas, las cuales me
generan el archivo con las especificaciones técnicas requeridas por la DIAN, al
igual que me permite imprimir o modificar la información contenida en este
archivo antes de generar el definitivo :
C- crea temporal : Después de realizar la opción "C" Cálcula saldos" ejecutar
"C" Crea temporal, la cual se ejecuta automáticamente y me permite crear una
especie de pre-archivo el cual, si es necesario, lo puede modificar.
I- Imprime : Genera el informe de los datos cálculados por los rangos incluidos
en la opción
códigos DIAN.
M- Modifica : . Permite cambiar los valores reportados en el informe.
Código. indique el código al cual se necesita cambiar la información.
Subcódigo. indique el subcódigo al cual se necesita cambiar la información.
.1er Valor. Digite el nuevo valor a reportar, según sea el caso.
.2do Valor. Digite el nuevo valor a reportar, según sea el caso.
-F5- Permite borrar la información que no corresponda al código y subcódigo
digitado.
-A- Adiciona. permite adicionar la información no incorporada en los rangos
dados por la opción -C- Códigos de la DIAN.
Código. Indique el código al cual se necesita adicionar la información.
Subcódigo. Indique el código al cual se necesita adicionar la información.
Nit. Indique el nuevo nit a reportar.
.1er Valor. Digite el nuevo valor a reportar, según sea el caso.
.2do Valor. Digite el nuevo valor a reportar, según sea el caso.
(D) Crea archivo de DIAN. Después de modificar y adicionar , ingrese a esta
opción, con el fin de crear el archivo plano denominado IMPEXO .ASC, para
ser enviados a la DIAN.
NOTA: Es recomendable verificar los datos reportados por el archivo plano a
través de la opción de -A- Actualiza , imprime, comparandola con la relación de
terceros en contabilidad.
Opcion -f2: interfase de facturación:
Para generar la información sobre ingresos recibidos y facturación del usuario
es necesario suministrar la siguiente información:
1. Año del cual se extraer la información.
2. Código del departamento: De acuerdo a la división politico administrativo del
DANE, para Bogotá es 51.
3. Código de actividad económica: Esta información solo la conoce el usuario,
es aquella que le asigna la DIAN.
4. Digito de verificación: El digito de verificación del nit informante.
5. Identificación del carrete: Código de 5 digitos alfanumericos que corresponde
al un código con el que se va a identificar el diskette, este código tiene que ser
igual tanto en el archivo como en el diskette.
6. Este proceso se ejecuta automáticamente y la información la toma de los
terceros afectados en las cuentas de ingresos : 41... 42....
MANEJO DE COMPROBANTES
CONTABLES
BORRADO EN BLOQUE
Cuando se requiera eliminar las afectaciones de un grupo de comprobantes
contables, se puede hacer por esta opción, se recomienda que la persona que
utilice esta opción sea el administrador del programa.
Con la función ( F2- Dctos ), puede seleccionar el tipo de documento a borrar,
se digita el nímero inicial hasta el número final. Los comprobantes borrados no
podrán ser recuperados, los comprobantes que no esten grabados, aparecen
como comprobantes no catalogados.
AUDITORIA DE COMPROBANTES
COMPROBANTES DIFERIDOS
Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se
convierten en operaciones períodicas repetitivas. El procedimiento es el mismo
que para los comprobantes prefijados, pero la aplicación básica es poder hacer
amortizaciones o causaciones de gastos pagados por anticipado o cargos
diferidos.
Lo que el usuario debe hacer es crear las secuencias de los diferentes registros
contables.
En los comprobantes diferidos podemos parametrizar hasta 999.999
comprobantes diferentes.
Después de ser fijados mensualmente los utilizamos, para ello debemos
parametrizar documentos tipo "L" o la letra escogida para registrar las
afectaciones contables.
(18/02/2004)
F-fija : Es la opción por donde pueden crear las secuencias del respectivo
comprobante prefijado, el procedimiento es el siguiente :
Número del comprobante : Digite el número de comprobante a crear ( 000001 -
999999).
Descripción : Corresponde al detalle del movimiento para lo cual se
parametriza el comprobante prefijado y es el detalle del documento contable al
momento de utilizar el comprobante.
Fecha : Corresponde a la fecha de adquisición del activo o de la obligación
diferida.
Valor total : Corresponde al principal del documento que se va a diferir.
Monto : Corresponde al valor que mensualmente se causa, amortiza o difiere.
Saldo : Corresponde al valor del principal del documento, o al saldo si parte de
este documento ya se causa mediante otra opción o en forma manual.
Activo (S/N) : Corresponde a si el documento a diferir, esta vigente o por lo
contrario se amortizo completamente.
Cuenta débito : Corresponde al movimiento débito de la secuencia o el primer
item del comprobante, la selección de esta cuenta depende del tipo de registros
contables que el usuario pretenda realizar. Con las opciones de ayuda puede
consultar la cuenta si previamente la han creado (F2-Alf, F3-Num).
Centro de costo : Si la cuenta débito o crédito digitada maneja centros de
costos, se debe digitar el correspondiente centro y subcentro de costos, al cual
afectará el registro contable.
Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes centros y
subcentros de costos creados (F2-Alf, F3-Num).
Nit : Si la cuenta escogida maneja terceros, se debe escoger el
correspondiente tercero para que el movimiento quede contabilizado al nit
correspondiente.
Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes terceros creados
(F2-Alf, F3-Num).
Código de activo : Si la cuenta escogida débito o crédito, corresponde a una
cuenta que se encuentra parametrizada en una tabla de activos, se debe digitar
el activo sobre le cual se va realizar el movimiento contable.
Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes activos creados (F2-
Alf, F3-Num).
Producto, bodega, cantidad : Si la cuenta escogida débito o crédito,
corresponde a una cuenta que se encuentra en una tabla de inventarios, se
debe digitar el código del producto, la bodega a cual se le va a realizar el
movimiento débito o crédito, y la cantidad de producto.
Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes productos creados
en el módulo de inventarios (F2-Alf, F3-Num, F4-Ref ).
Tipo de documento, número, secuencia cruce, fecha de vencimiento : Si la
cuenta débito o crédito digitada corresponde a una cuenta detallada por Cobrar
o por Pagar, se debe digitar el tipo de documento ( F, P, etc.), escoger el
número consecutivo del documento de once dígitos, digitar el número de
secuencia o de ítem hasta el 250 ítems, digitar la fecha de vencimiento del
documento (AAAAMMDD).
Para borrar un comprobante diferido, basta con ingresar por la opción fija,
digitar el número del comprobante, con la función F5, elimina, por cada
secuencia registrada.
I-imprime : Para imprimir los parámetros de los comprobantes diferidos, por la
opción imprime, se digita el comprobante inicial hasta el comprobante final, se
puede hacer generando un archivo o un listado impreso.
U-utiliza : Si va a utilizar comprobantes diferidos escoja la opción "U"utiliza. Es
necesario tener parametrizados uno o más comprobantes contables, de
acuerdo a las necesidades del usuario, para registrar allí los diferentes
movimientos.
Digite el número inicial del comprobante diferidos a utilizar, hasta el número
final, el tipo de documento parametrizado para registrar los movimientos
contables, número consecutivo del documento, "S" si esta seguro de ejecutar la
opción, "N" si quiere cambiar el número del documento.
COMPROBANTES PREFIJADOS
Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se
convierten en operaciones períodicas repetitivas. Algunas de ellas son las
diferentes provisiones (Cartera, inventarios, activos, gastos de personal, etc.),
amortizaciones y causaciones de gastos pagados por anticipado.
Lo que el usuario debe hacer es crear las secuencias de los diferentes registros
contables, la fijación de las secuancias se asemejan a la estructura de una
piramide.
En los comprobantes prefijados podemos parametrizar hasta 999
comprobantes diferentes cada uno de 49 secuencias.
Después de ser fijados mensualmente los utilizamos, para ello debemos
parametrizar documentos tipo "L" para registrar las afectaciones contables.
(18/02/2004)
F-fija : Es la opción por donde pueden crear las secuencias del respectivo
comprobante prefijado, el procedimiento es el siguiente :
Número del comprobante : Digite el número de comprobante a crear ( 001 -
999).
Secuencia : Corresponde al movimiento débito y crédito, una secuencia
equivale a dos items en el comprobante, por lo cual, por cada comprbante
prefijado podrá crear solamente 49 secuencia, que equivale a 98 items.
Porcentaje o valor (P/V) : En el comprobante se puede establecer si la
operación mensual que se va ha realizar corresponde a un valor fijo a causar, o
un porcentaje que se aplica a la cuenta de cálculo. Solamente es seleccionar
"P" o "V", según corresponda.
Cuando se digita la opción de porcentaje o valor (P/V), "V", no pregunta cuenta
de cálculo.
Si se escoge la opción "P", se debe establecer si el porcenatje lo aplica sobre
el saldo de la cuenta o sobre el movimiento (S/M), se digita cual es el
porcentaje a aplicar a la cuenta de cálculo.
Cuenta de cálculo : Corresponde a la cuenta contable a la cual se le aplicará el
porcentaje establecido en el paso anterior. La cuenta se puede buscar con las
opciones de ayuda (F2-Alf., F3-Num.), si la cuenta maneja centros y subcentros
de costos, se deben digitar según corresponda.
Descripción : Corresponde al detalle del movimiento para lo cual se
parametriza el comprobante prefijado y es el detalle del documento "L" al
momento de utilizar el comprobante.
Cuenta débito : Corresponde al movimiento débito de la secuencia o el primer
item del comprobante, la selección de esta cuenta depende del tipo de registros
contables que el usuario pretenda realizar. Con las opciones de ayuda puede
consultar la cuenta si previamente la han creado (F2-Alf, F3-Num).
Centro de costo : Si la cuenta débito o crédito digitada maneja centros de
costos, se debe digitar el correspondiente centro y subcentro de costos, al cual
afectará el registro contable.
Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes centros y
subcentros de costos creados (F2-Alf, F3-Num).
Nit : Si la cuenta escogida maneja terceros, se debe escoger el
correspondiente tercero para que el movimiento quede contabilizado al nit
correspondiente.
Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes terceros creados
(F2-Alf, F3-Num).
Código de activo : Si la cuenta escogida débito o crédito, corresponde a una
cuenta que se encuentra parametrizada en una tabla de activos, se debe digitar
el activo sobre le cual se va realizar el movimiento contable.
Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes activos creados (F2-
Alf, F3-Num).
Porducto, bodega, cantidad : Si la cuenta escogida débito o crédito,
corresponde a una cuenta que se encuentra en una tabla de inventarios, se
debe digitar el código del producto, la bodega a cual se le va a realizar el
movimiento débito o crédito, y la cantidad de producto.
Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes productos creados
en el módulo de inventarios (F2-Alf, F3-Num, F4-Ref ).
Tipo de documento, número, secuencia cruce, fecha de vencimiento : Si la
cuenta débito o crédito digitada corresponde a una cuenta detallada por Cobrar
o por Pagar, se debe digitar el tipo de documento ( F, P, etc.), escoger el
número consecutivo del documento de once dígitos, dígitar el número de
secuencia o de item hasta el 250 items, digitar la fecha de vencimiento del
documento (AAAAMMDD).
Para borrar un comprobante prefijado, basta con ingresar por la opción fija,
ubicarse en el campo de porcenataje o valor (S/N), con la función F5, elimina,
por cada secuencia registrada.
I-imprime : Para imprimir los parámetros de los comprobantes prefijados, por la
opción imprime, se digita el comprobante inicial hasta el comprobante final, se
puede hacer generando un archivo o un listado impreso.
U-utiliza : Si va a utilizar comprobantes prefijados escoja la opción "U"utiliza. Es
necesario tener parametrizados uno o más comprobantes contables, de
acuerdo a las necesidades del usuario, para registrar allí los diferentes
movimientos.
(18/02/2004)
Digite el tipo de comprobante parametrizado para registrar los movimientos
contables, número consecutivo del documento, número inicial del comprobante
prefijado a utilizar, hasta el número final, "S" si esta seguro de ejecutar la
opción, "N" si quiere cambiar de tipo de documento.
COMPROBANTES PROCESADOS
La opción F1 (Comprobantes Procesados), permite incluir comprobantes
externos hacia SIIGO, mediante la creación de un archivo ASCII el cual debe
tener las siguientes especificaciones por registro (puede realizarse en un editor
de texto):
1 - 2 Tipo de comprobante
3 - 8 Número de Documento
9 - 11 Secuencia
12 - 24 Nit
25 - 27 Sucursal
28 - 35 Cuenta
36 - 44 Código del Producto
45 - 50 Fecha Documento
51 - 53 Centro de Costo
54 - 103 Descripción de Movimiento
104 -104 Débito o Crédito
105 -119 Valor del Movimiento
120 -134 Base de Retención
135 -138 Código del Vendedor
139 -141 Código de Bodega
142 - 152 Cantidad
153 -154 Tipo Documento Cruce
155 -160 Número Documento Cruce
161 -163 Vencimiento Documento Cruce
164 -169 Fecha Vencimiento de Documento Cruce
170 -171 Código Bancario
172 -173 Comprobante de pedido
174 -179 Número de Comprobante de Pedido
180 -182 Secuencia de Pedido
183 -185 Filler: Espacios en Blanco
186 -186 Tipo de Moneda
187 -197 Valor Extranjero
Si no utiliza algún espacio debe digitar cero en el número de campos
asignados.
Digite el nombre del archivo a incorporar, si no existe aparecerá el mensaje NO
EXISTE ESTE ARCHIVO CON DATOS, digite Enter e intente nuevamente.
Cuando haya digitado el nombre del archivo correcto, aparecerá el mensaje Fn
impresora Enter archivo. Digite entre F1 y F9 (Según impresoras activadas),
paso seguido aparece el mensaje impresora lista S/N ? digite S si desea
imprimirlo o Enter si desea generar el informe en un archivo.
Si digitó ENTER aparecerá el mensaje INCORPORADO COMPROBANTES DE
INTERFASE, Posteriormente aparece SE GENERO EL INFORME CON
NOMBRE ESCOGIDO, USE COMANDOS PARA IMPRESIÓN.
Este informe imprime las inconsistencias y validaciones que generó el archivo
externo.
COMPROBANTES SIN GRABAR
Se utiliza para consultar por tipo de comprobantes, cuales consecutivos no han
sido utilizados.
COMPROBANTES ANULADOS
Se utiliza para consultar mediante un listado o un archivo, el consecutivo de
comprobantes anulados y no grabados, se puede obtener por tipo de
comprobantes o en forma general, dentro de un rango de tiempo.
COMPROBANTE GENERAL
Se utiliza para consulatar en forma impresa o un archivo, el listado de
comprobantes procesados, se debe digitar el mes de inicio hasta el mes final,
el tipo de comprobante, con la función ( F2- Dctos ), puede seleccionar el tipo
de documento a consultar o si selecciona "*" , el listado mostrará todos los
comprobantes procesados, paso siguiente se digita el rago de número
consecutivo a procesar para el informe.
COMPROBANTE RESUMIDO
Se utiliza para consultar los diferentes comprobantes de diario procesados en
un rango de tiempo no superior a un mes. En este informe ya sea impreso o un
listado muestra el movimiento de la cuentas contables tanto débitos como
créditos.
CONSECUTIVO DE COMPROBANTES
Se utiliza para consultar un listado, ya sea impreso a un archivo donde
podemos determinar por tipo de comprobante, el número de secuencias, fecha
de grabación, el valor, digitado por, adicionalmente que consecutivos se
encuentran sin grabar..
GENERACION DE COMPROBANTES
Es el módulo de SIIGO que le permite al usuario, ingresar, anular, modificar y
optimizar la elaboración de comprobantes.
F1- Entrada de comprobantes : En esta opción, si el usuario no adquiere el
módulo de elaboración de documentos es donde puede hacer el registro de las
transacciones contables.
Adicionalmente, si desea anular, borrar o cunsultar un documento lo puede
hacer, solo basta con seleccionar el tipo de documento y digitar el respectivo
número.
CATALOGO DE ACTIVOS FIJOS.
CATALOGOS.
En esta opción se crea la estructura necesaria para el manejo de los activos
fijos, junto con cada uno de ellos, para crear esta estructura el plan de cuentas
proporciona una clasificación de la cuenta de Propiedad, planta y equipo.
APERTURA DE GRUPOS
En esta opción se crean los diferentes grupos o divisiones necesarias de los
activos fijos de acuerdo a sus características físicas, de tal forma que le permita
al usuario tener un control estructurado en grupos homogeneos de los activos.
(18/02/2004)
Para la apertura de grupos es necesario crear una serie de tablas, donde se
asignan las cuentas que el activo utiliza, cuentas que afecta en el momento de
adquisición, ajustes por inflación y proceso de la depreciación.
(18/02/2004)
Código de grupo : A nivel de SIIGO se pueden crear hasta 9.999 grupos
diferentes, donde en se pueden crear hasta 999.999 activos por cada grupo.
Es importante que las cuentas que se catálogan en cada grupo, deben ser las
correctas y se podrán cambiar facilmente si no tienen movimiento.
APERTURA DE GRUPOS
En esta opción se crean los diferentes grupos o divisiones necesarias de los
activos fijos de acuerdo a sus características físicas, de tal forma que le permita
al usuario tener un control estructurado en grupos homogeneos de los activos.
(18/02/2004)
Para la apertura de grupos es necesario crear una serie de tablas, donde se
asignan las cuentas que el activo utiliza, cuentas que afecta en el momento de
adquisición, ajustes por inflación y proceso de la depreciación.
(18/02/2004)
Código de grupo : A nivel de SIIGO se pueden crear hasta 9.999 grupos
diferentes, donde en se pueden crear hasta 999.999 activos por cada grupo.
Es importante que las cuentas que se catálogan en cada grupo, deben ser las
correctas y se podrán cambiar facilmente si no tienen movimiento.
INFORMES DE ACTIVOS FIJOS
MODULO DE ACTIVOS FIJOS
Este modulo le permite a ente económico, obtener un control individual de
todas las cuentas de propiedad, planta y equipo, los cuales representan los
activos tangibles adquiridos, construidos y que puedan generar una utilidad al
ente en el desarrollo de su objeto social.
Un aspecto que se debe tener en cuenta en el manejo de los activos fijos es, la
disminución del valor como consecuencia de uso y del tiempo.
El SIIGO, proporciona las herramientas técnicas que le permiten al usuario
tener un control de cada uno de los activos que tiene el ente económico y le
proporciona las herramientas necesarias para realizar el proceso de la
depreciación por cada uno de ellos.
(18/02/2004)
ACTIVOS POR RESPONSABLE
Proporciona un informe por pantalla o impreso de cada uno de los activos que
tiene una persona bajo su responsabilidad. En se discriminan datos como el
código, el nombre del activo, ubicación y fecha de compra.
Si el informe es impreso, se puede consultar un rango de nits de personas
responsables y el informe mostrara adicionalmente el saldo del activo.
CONSULTA POR RESPONSABLE
En esta opción proporciona un informe ya sea por pantalla o impreso, ordenado
en forma alfabetica o numérica de todos los activos que han sido incorporados
en el módulo de activos
CONSULTA POR UBICACION
En esta opción se puede ver un informe ya sea impreso o por pantalla,
ordenado en forma alfabetica por el sitio de ubicación que se le asigno en el
catálogo de activos, fecha de compra, nit del responsable, código del activo,
nombre del activo.
DEPRECIACION
Genera en forma automática el comprobante de depreciación, para efectos de
este proceso es necesario tener en cuenta que :
• El activo ya este incorporado en la contabilidad y tenga un valor de compra.
• No se puede depreciar un activo en el mismo mes de compra.
• Que el activo no este totalmente depreciado.
Solo por estas razones no se podrá generar el comprobante de depreciación.
Para ejecutar el proceso de depreciación el programa pregunta :
• ¿ Desea correr la depreciación incluídos los ajustes por inflación ?. En caso
de responder en forma negativa la pregunta, el comprobante de depreciación lo
hará con el valor historico unicamente, no incluye la depreciación que le debe
calcular la cuenta de ajustes por inflación.
• ¿ Desea que se tenga en cuenta los ajustes al P.A.A.G. del presente mes ?.
El proceso de ajustes por inflación se debe ejecutar el primer día de cada mes,
el proceso de depreciación se realiza el último día del mes. Si la respuesta a la
pregunta es negativa el proceso de la depreciación excluye los ajustes por
inflación calculados el primer día del mes que se va a depreciar, por lo tanto el
saldo de la cuenta de ajustes por inflación a depreciar es el del mes anterior. Si
la respuesta es afirmativa incluye el ajuste calculado al mes a depreciar.
• ¿ Desea que la depreciación del ajuste por inflación se contabilice en la
cuenta de depreciación ?. Esta pregunta define la cuenta contable a donde
llevar la depreciación del ajuste por inflación : Ejemplo con la cuenta de
muebles y enseres
Valor historico Valor ajustado por inflación
Cuenta Valor Cuenta Valor
152405 9.600 152499 960
Depreciación del valor historico Depreciación del ajuste por inflación
Cuenta Valor Cuenta Valor
159215 80 159299 80
159215 80
Si contesto en forma afirmativa la depreciación del ajuste lo llevará a la cuenta
159215 ( $80), si es negativa la depreciación del ajuste lo llevará a la cuenta
159299 ( $80).
Para efectos de la depreciación, se debe parametrizar un comprbante tipo "L"
para la respectiva contabilización.
Después de decidir la forma las respuestas a las preguntas anteriores,
preguntará el tipo de documento en el que contabilizará la depreciación .
Tipo : L- Depreciación
Tipo : A- Ajustes por inflación
Nit : Corrresponde al Nit del documento, generalmente es el de la cia se puede
crear uno para tal efecto.
Código inicial del activo : 000000000
Código final : 999999999
Seguro (S/N) : "N" volverá al campo de tipo de documento, "S" actualizará el
documento.
Ejemplo : Se compra un activo en el mes de febrero por valor de
$20.000.000,oo el cual se va a depreciar tres veces, como se observa a
continuación :
(18/02/2004)
El primero de marzo se realiza el correspondiente ajuste por inflación con un
PAAG del 1% .
(18/02/2004)
En marzo 31 se realiza la depreciación respectiva, incluidos los ajustes por
inflación.
(18/02/2004)
En abril 1 ajustes por inflación con un PAAG del 2%
(18/02/2004)
En abril 30 se realiza la respectiva depreciación, incluidos ajustes
(18/02/2004)
En mayo 1 ajustes por inflación con un PAAG del 1%
CONCILIACION BANCARIA
Esta opción le permite realizar la conciliación bancaria, generando la
información procesada contablemente y dando la posibilidad de grabar la
información suministrada por el extracto bancario. Mediante un informe
suministra las diferencias presentadas para que por medio de notas contables
realice los ajustes correspondientes.
Nota: El proceso de conciliación bancaria es extracontable, en ningun caso
SIIGO automaticamente procederá a realizar el ajuste de las diferencias
presentadas.
F1- Genera: En esta opción genera un archivo temporal Z244T, el cual será
reescrito cada vez que ingrese a esta opción.
Digite S en caso de querer generar una nueva información para la conciliación
bancaria, o N en caso de querer mantener la información anterior.
Digite la cuenta inicial de bancos a los cuales le desea realizar la conciliación
bancaria.
Digite la cuenta final de bancos a los cuales le desea realizar la concialiación
bancaria.
Digite en números el mes a conciliar.
Digite S si desea incluir más cuentas o N en caso contrario.
(18/02/2004)
F2- Graba : En graba extracto, digite la información reportada por la entidad
financiera, a través de las siguientes opciones:
D- Depositos
La opción depositos le mostrara las consignaciones grabadas durante el mes y
el tipo de documento, número y consecutivo con que se realizo.
• Digite( enter) si el valor que le muestre la pantalla coincide con el extracto
bancario.
• Digite el valor del extracto y (enter), si existe diferencia entre el mostrado en la
pantalla y el reportado en el extracto bancario.
C- Cheques
La opción de cheques le mostrara los comprobantes de egreso con su
respectivo número de cheque, grabados durante el mes.
• Digite (enter) si el valor que le muestre la pantalla coincide con el valor del
extracto bancario.
• Digite el valor del extracto( con el signo menos -) y (enter), si existe diferencia
entre el mostrado en la pantalla y el valor reportado en el extracto bancario
O-Otros
La opción otros, le permitira digitar valores correspondientes a notas débito o
crédito , o partidas pendientes de conciliar.
• Digite el año, mes y día del valor de acuerdo al reporte del extracto bancario
• Digite el valor reportado en el extracto bancario
• Digite el número de cheque, si corresponde a un cheque girado que no
aparece en el movimiento contable.
M- Modificación
La opción de modificar, le permitira corregir aquellos valores que se reportaron
mal en depositos y cheques.
F3 - Informe de diferencias : La opción de informes le genera el movimiento
contable y la información relacionada en graba extracto indicando las
diferencias entre los valores reportados.
Puede imprimir el informe G-general, que le reportara todo el movimiento
contable, comparado con el extracto, indicandole las diferencias y el saldo
contable, o el informe por D- diferencias, el cual le reportara unicamente las
diferencias existentes en la conciliación bancaria.
• Digite la cuenta inicial del banco, del cual desea imprimir el informe
• Digite la cuenta final del banco, del cual desea imprimir el informe
• Digite el mes de movimiento del cual se realizo la conciliación bancaria.
CUENTAS POR COBRAR
CUPOS DE CREDITO
Este listado es practico para aquellos clientes que manejan cupos de crédito,
para poder hacer una consulta rápida de cual es cupo asignado en la creación
del NIT, cual de este cupo a sido utilizado y cual es el disponible, para saber en
un momento determinado a cual ya se le venció el cupo de crédito o esta
próximo a vencer. La única limitación que se puede tener para no facturar a un
cliente que ya se le venció el cupo, es por asignación de claves.
ORDENADO ALFABETICAMENTE
Este informe sale ordenado por el nombre de los clientes, es útil en el momento
en que yo no maneje la cartera por Nits sino por el nombre. Se puede observar
únicamente impreso o por un archivo indicando el rango de NITS a observar y
si se quiere o no con sucursales.
ORDENADO NUMERICAMENTE
Este listado se puede observar de forma impresa con la opción Fn y si se
quiere enviar a un archivo con ENTER, este informe nos indica el cupo de
crédito, el saldo actual, la cartera disponible y el cupo vencido del rango de Nits
que se le asigna al enviar este informe.
EDADES DE CARTERA
Dentro de esta opción aparecen dos formas de observar el informe por edades
de cartera, para que el usuario defina el numero de rangos con los cuales
desea que salga el listado.
Este informe tiene muchas utilidades debido a que se puede proyectar la
cartera con rangos determinados para poder hacer la provisión de cartera,
dependiendo lo establecido.
ACTUALIZA A 5 COLUMAS
Este informe lo podemos observar en una hoja tamaño carta. En esta opción
solicita el numero de modelo a actualizar y el nombre del modelo. Maneja 5
rangos de idas entre los cuales puede ubicar las edades de cartera, de tal
manera que las cifras que corresponden a la función menor van a la derecha y
a la izquierda las de función mayor. Observe que los extremos toman siempre
los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades
intermedias seleccionadas. Cabe notar que estos rangos deben ser crecientes,
es decir, el siguiente debe ser mayor que el anterior. Para cuentas vencidas
use el signo negativo (ESC retorna a la anterior, ENTER ubica el mostrado).
Solicita él numero de modelo a actualizar, en caso de que ya este creado
aparecerá el nombre de modelo de lo contrario aparecerá a pie de pantalla
"CREACION", y permite crearlo, con ENTER, grabe los rangos de edades de
cartera o ESC regresa al menú anterior.
(18/02/2004)
ACTUALIZA A 10 COLUMNAS
De la misma manera se puede observa pero en una hoja de 180 columnas, se
puede configurar rangos más amplios tantos vencidos como por vencer.
(18/02/2004)
INFORME A 5 COLUMNAS
Presenta dos opción General (G) o Detallada (D). Si escoge cualquiera de las
dos opciones, pregunta él numero de modelo a utilizar, que debe estar
previamente creado, luego si es a un corte anterior S/N, posteriormente
mostrara los rangos, donde sé digita ENTER y al finalizar pregunta desde que
cuenta hasta que cuenta se desea la impresión de la edad de cartera, desde
que NIT hasta que NIT, y desde que sucursal hasta que sucursal.
El listado General muestra la información de todos los clientes de cartera
vencida, cartera por vencer en los rangos establecidos.
El listado detallado presenta la información de cada cliente con detalle de cada
factura de compra o recibo, con cartera vencida, cartera por vencer también en
los rangos establecidos. A continuación se pueden observar cuando se le están
dando los rangos mencionados anteriormente.
INFORME A 10 COLUMNAS
Este informe nos puede ser mas útil cuando nuestra cartera se recupera con
una rotación más baja. Debido a que hay rangos más amplios, para
proyectarlos a un periodo de idas vencidos y por vencer.
CARTERA MOROSA
A diferencia de los otros informes este lo discrimina por cliente pero solo
permite observar la cartera que esta pendiente de pago en el momento de
emitir el informe.
Este informe nos da la opción de generarlo ya sea por orden alfabético o
numérico de identificación NIT, por cualquiera de estas dos opciones va a
preguntar desde y hasta que NIT y desde y hasta que sucursal, con ENTER
toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER Archivo". Digite entre (F1-
F9) según la impresora activada, seguidamente aparecerá "Impresora Lista?
S/N S", y arroja el listado.
Si sé digitó ENTER comienza a producir el informe impreso, saldrá el mensaje
titilante:
"PROCESANDO INFORMACION"
y en el instante de terminar:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)
USE COMANDO PARA IMPRESION
CARTERA GENERAL
Con esta opción se puede listar un archivo con la cartera de los vendedores, en
un período determinado. Al ingresar a la función F1 (Cartera General), se
genera un informe para enviar a impresión, el cual solicita un corte anterior y un
rango de vendedores como lo muestra el siguiente pantallazo.
CARTERA GENERAL POR ZONA
Por la opción F2(Cartera General por Zona), muestra un informe impreso con la
cartera general pero discriminada por zonas, como se muestra en el siguiente
pantallazo:.
CARTERA MOROSA POR ZONA
Con estas opciones se puede consultar o imprimir los saldos de cartera morosa
y morosa por zona a la fecha, para poder identificar los clientes con su
respectivo saldo en cartera.
Al ingresar a estas dos opciones va a solicitar lo mismo solicitado en las dos
opciones anteriores de cartera.
ANALISIS DE CARTERA DETALLADO
Este informe únicamente se puede observar de forma impresa, y arroja la
misma infamación que se observo en el listado anterior por la opción P de
pantalla, la diferencia esta en que se puede enviar la información de varios
NITS para hacer el análisis correspondiente hasta el mes en que sé esta
interesado en imprimir.
Al entrar a esta opción va a pedir el rango de NITS que sé a enviar, y la fecha
de corte, indicando si se quiere imprimir con la tecla Fn o con ENTER, si se va
a enviar a un archivo.
ANALISIS DE CARTERA GENERAL
Este listado nos permite consultar por cada uno de los meses del año con una
casilla para compras, abonos y la correspondiente para el saldo de lo que se
realizo mes a mes. De esta manera podemos observar de forma rápida cual es
el movimiento del cliente en forma global o en un mes determinado, de igual
manera consultar la fecha del ultimo movimiento.
Este listado se puede observar por pantalla o impreso, cuando digitamos la
opción P, sólita el numero del NIT, el cual se quiere consultar, y
automáticamente traerá a continuación la información de lo que este cliente a
comprado, abonado o cancelado y el saldo que tiene en cada mes , en la parte
final aparece los totales, la fecha del ultimo movimiento, el saldo actual, la
cartera vencida, por vencer y el cupo de crédito que se le otorgo en el momento
de la creación del NIT.
Si sé digita la opción I de impreso, el informe tiene la ventaja de ver varios
NITS al mismo tiempo, observando el total de lo que ha comprado, abonado y
el saldo a la fecha de corte que se le digitó al ingresar, digitando el rango de
NITS que se van a observar y al mes de corte que se va a enviar, si se quiere
observar en orden alfabético o numérico, dando la opción de imprimirlo con la
tecla Fn o con ENTER si se va a enviar a un archivo.
CIRCULARES DE COBRO
Esta opción genera un informe que sirve para enviar a cada cliente en el
momento que se desee, con la descripción que se necesite dependiendo el
caso.
ACTUALIZA
Por esta opción se puede entrar a generar hasta 99 opciones de circulares de
cobro, si ya esta creada muestra la información que contiene de lo contrario
permite crearla.
El comentario digitado en la parte superior da margen para colocar nueve (9)
renglones al igual que la parte inferior.
Para tal caso aparece la siguiente pantalla
(18/02/2004)
UTILIZA
Al escoger esta opción, solicita el numero de la circular a utilizar, luego si es a
un corte anterior S/N, con ENTER ubica N, sino requiere de nuevo corte de
fecha de lo contrario digite S, y la fecha del nuevo corte (MMDD),
seguidamente; Aparece la pregunta Desea mostrar los créditos? : S/N, luego va
a solicitar el rango de idas vencidos desde, hasta y de igual manera continua
solicitando desde que NIT hasta que NIT desea imprimir la circular de cobro,
con ENTER va a ubicar siempre todos los vencidos y todas las circulares de
cobro de todos los clientes. Posteriormente aparece la pregunta Desea el
informe con circulares S/N; si opta por la opción S pedido desde que sucursal,
hasta que sucursal desea la impresión del informe. Con ENTER va a ubicar
todas las sucursales si un tercero determinado maneja n sucursales, se obtiene
un informe independiente por cada una de ellas. Además, se puede generar el
informe en orden alfabético o numérico (por nombre de tercero o numero de
NIT de respectivamente).
El proceso de circulares de cobro da la opción de modificar el modelo del texto
tanto del encabezado como de la parte final, realizando el mismo proceso de
diseño de la circular.
El informe generado muestra el encabezado diseñado, ubicando en el centro el
resumen de las obligación vencidas del cliente en el rango definido ordenado
por idas de vencimiento, liquidando el valor de los intereses de a cuerdo con el
porcentaje dado en los paramentos (Registro de Control).
ESTADO DE CUENTA
Ofrece la posibilidad de obtener en forma detallada el saldo a la fecha, de todos
los clientes o uno en particular, haciendo enfasis en el numero de dias que esta
vencido o por vencer una deuda.
PANTALLA
Este listado nos sirve para ver en forma detallada el saldo de cada cliente por
documento y en forma total.
Siempre al entrar a esta opción pregunta si se quiere generar el informe A un
corte anterior (S / N), esto significa si se va ha observar a una fecha
determinada, sin tener en cuenta lo que ha sucedido con este cliente después
de esta fecha.
(18/02/2004)
Posteriormente aparecerá el pantallazo donde pregunta el numero del NIT, a
ser consultado. Seleccionando el cliente con las teclas ayuda F2 alfabética y F3
numérica, aparecerá el nombre de la empresa o persona natural que le adeuda
a la compañía y su sucursal correspondiente, si estuviera catalogado así.
Este informe muestra por renglón la cuenta contable que afecto el movimiento,
el centro de costo, el numero de documento de cruce, la fecha de elaboración y
la fecha de vencimiento, los idas vencidos y por vencer del documento, en
donde los que tienen signo positivo son por vencer y los de signo negativo son
los vencidos, al final del renglón aparece el saldo del documento a la fecha en
la que nos ubicamos al ingresar a la opción. Por ultimo aparece el saldo total
pendiente por pagar de este cliente.
COMENTARIO
Este comentario aparecerá impreso en el estado de cuenta de cada cliente, nos
sirve para identificar el motivo por el cual estamos enviando este informe. Para
este comentario únicamente puede utilizar hasta tres líneas.
INFORME
Podemos observar el estado de cuenta impreso del cliente, en donde nos va
aparecer la información de lo que nos esta pendiente de pago en el momento
de observar el informe, a nivel General o distribuido por Centro de Costos.
Aparece la pregunta solicitando la si desea fecha de corte (S/N), si se opta por
la opción S pedirá la nueva fecha que se desee. En caso contrario asumira la
fecha en la cual estamos posesionados.
Se puede observa el informe en forma General o por Centro de Costos,
posteriormente aparecera la pregunta Desea la impresión con comentario S/N:
el cual hace referencia al comentario dado en la opcion comentario a incluir.
Luego le solicita desde que NIT a que NIT, desea la impresión; con ENTER los
ubica todos, en caso de no estar seguro del numero de NIT, con las teclas de
ayuda F2 o F3 podra realizar una consulta rapida Alfabetica o Numerica
respectivamente.
A continuacion aparece la pregunta Desea el informe con sucrusales S/N, si la
respuesta es S, solicita desde que sucursal, hasta que sucursal desea la
impresión; con ENTER las ubica todas, y si se desea en orden numerico o
alfabetico, obteniendo la impresion del informe o creación de un archivo como
se puede observar en el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
CARTERA ORDENADA POR CENTRO DE COSTOS
Este informe es útil cuando la cuenta de cartera maneja diferentes centros de
costos y se requiere verlo ordenado de esta manera, por ejemplo si se maneja
los centros de costos como ciudades y los subcentros de costos como puntos
de venta, es importante poder observar a los clientes que se le venden en una
ciudad o en cada punto de venta determinado, discriminando cada factura
pendiente de pago con su respectiva fecha de elaboración y vencimiento y el
saldo a pagar por documento y saldo total.
Si escogió esta opción pregunta desde que hasta que centro de costo; con
ENTER toma todos los centros de costo, desde que subcentro hasta que
subcentros de costos si existen desde que cuenta a que cuenta contable que
afecte cartera, y si desea ver la cartera morosa o total en el informe; y luego
aparece el mensaje " Fn Impresora ENTER archivo". Digite entre F1-F9 según
las impresoras activadas seguidamente aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y
arroja el listado.
Si sé dígito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso, saldrá el
mensaje titilante:
PROCESANDO INFORMACION.
Y en el momento de terminar:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)
USE COMANDO PARA IMPRESION
CARTERA ORDENADA POR CUENTA
Este informe nos ordena la situación de cartera que tiene cada cliente por el
código de la cuenta contable, dependiendo la que se haya utilizado en el
momento de elaborar la factura de venta.
En el momento de enviarlo pregunta desde que hasta que cuenta ENTER toma
todas las cuentas de cartera, desde que centro de costo a que centro de costo
y si desea verlo con subcentros de costos si existen; y luego aparece el
mensaje: Fn Impresora, ENTER archivo, digite entre (F1-F9) según las
impresoras activadas, luego aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y arroja el
listado.
Si sé dígito la tecla ENTER, comienza a producir el informe impreso, saldrá el
mensaje titilante
PROCESANDO INFORMACION.
En el instante de terminar:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)
USE COMANDO PARA IMPRESION
CARTERA ORDENADA POR NRO.
Este informe nos sirve para observar un listado ordenado por clientes y cada
uno de ellos con sus documentos pendientes por cancelar, totalizándolo por
cada cliente, en donde en cada renglón aparece el vendedor que realizo la
venta, la cuenta contable que afecto, el numero del documento de la
transacción, la fecha de elaboración y la de vencimiento idas vencidos o por
vencer y el saldo que tiene cada documento a la fecha en que nos
encontramos ubicados.
Esta opción nos brinda generar el informe ya sea por orden alfabético o numero
de identificación, NIT. Por cualquiera de estas dos opciones va a preguntar
desde que NIT a que NIT y desde que sucursal hasta que sucursal, con
ENTER toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER, Archivo"; digite
entre "F1-F9" según las impresoras activadas, seguidamente aparecerá:
Impresora Lista? S/N S" comienza a producir el informe.
Si sé dígito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso y mostrara
el siguiente mensaje:
"PROCESANDO INFORMACION"
Y en el instante de terminar:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)
USE COMANDO PARA IMPRESION
ANALISIS DE CARTERA SIN VENTA DETALLADA
En esta opción se puede observar el numero de días que el cliente no a
efectuado compras por cada mes en que se ha tenido movimiento, para tener
un análisis mas detallado al poderlo observar cuantos días a dejado sin
comprar de enero, febrero, etc.
Se puede ver en forma impresa o por pantalla, si se escoge la opción P de
pantalla lo primero que se tiene que digitar son los días sin compra que se van
a analizar, luego con ENTER permite observar a nivel informativo NIT a NIT.
ANALISIS DE CARTERA SIN VENTA GENERAL
Este informe sirve para comparar la actividad de compra con respecto de un
cliente a otro, en un numero de idas determinado.
El listado se puede observar por pantalla o de forma impresa, si se escoge la P
de impreso sé digita el NIT desde el cual se quiere hacer el análisis, y los idas
en los cuales se quiere observar los clientes no han efectuado compras. Y
enseguida aparecerá la lista de Nits con la ultima fecha de compra y el numero
de idas que lleva sin comprar.
Si sé digita I de impreso lo primero que se indica es el numero de idas que se
quieren observar sin que hayan comprado los clientes y a continuación se
marca el rango de NITS que se van a analizar, describiendo si se quiere
observar con sucursales o no, y en el orden que se va a enviar si numérico o
alfabetico, dándole la opción Fn si se quiere imprimir o ENTER si se va a enviar
a un archivo.
SALDOS DOCUMENTO NUMERICO
Este informe sirve para observar los diferentes números de documentos
generados al hacer una factura de compra, ordenado por el numero del NIT de
cada proveedor.
El informe pide una fecha de corte y el rango de NITS que se va ha observar y
si se va a enviar la impresión en carro ancho o normal.
SALDOS POR DOCUMENTO
Muestra un informe por cada documento y por cada vencimiento digitado en su
elaboración, y también si se desea en un corte de mes determinado.
SALDOS POR DOCUMENTOS
Este informe nos sirve de consulta para ver el saldo especifico de un
documento por cliente determinado, a la fecha en que se emita el listado.
(18/02/2004)
Solicita que sé digite el tipo de documento. Utilice el numero que corresponda,
recuerde si ha olvidado el numero del tipo del documento pulse F2, así
aparecerán las opciones con su numeración, elija la que necesite, seguido del
numero del comprobante a consultar. Muestra NIT del cliente, Cuenta Contable
que afecta, el documento con sus diferentes vencimientos, la fecha de
elaboración, fecha de vencimiento, días que lleva vencidos o le falta por vencer
al documento, y el saldo para cada vencimiento.
Si se escoge esta opción muestra un pantallazo como el que se observa a
continuación:
(18/02/2004)
MOVIMIENTO AUXILIAR
Lo podemos observar por pantalla o de forma impresa, NIT a NIT, y sucursal
por sucursal, el informe nos indica que documento afecto el movimiento, si
aparece la letra F, es una factura lo que lo origino y si aparece la letra R fue un
recibo de caja, cancelando el documento de origen o sea una factura de venta
(18/02/2004)
MOVIMIENTO DE CARTERA
Este informe es útil para el análisis general de lo que un cliente a generado
tanto en las ventas que se le han efectuado como en la cancelación de las
facturas y poder observar el cruce con el documento que corresponda.
MOVIMIENTO DOCUMENTO CRUCE
Este informe sirve para poder analizar el documento origen con los cruces
respectivos que lo han afectado, es decir si se genera una factura se puede
observar con que numero de recibo de caja se cancelo o si se hizo algún
abono.
Al ingresar a esta opción exige que se le digite el comprobante que se quiere
analizar, en este caso será la factura de venta, o sea el documento F, dándole
el rango de los números de facturas que se van a observar, con ENTER, los
asume todos, luego presunta si se quiere la impresión en carro ancho o normal,
dando la opción de imprimirlo con Fn o con ENTER para enviarlo a un archivo.
(18/02/2004)
GESTION DE COBRANZA
Este informe permite observar cuanto de lo que sé a facturado sé a recaudado,
con los documentos respectivos de cruce.
COBRANZA GENERAL
Al ingresar a esta opción sé digita el espacio de tiempo en el cual se quiere
hacer el análisis, de igual manera da el rango de NITS y sé envía con ENTER a
un archivo o con Fn a imprimir
COBRANZA POR CUENTA
Si lo que se quiere es analizar alguna cuenta especifica se utiliza es informe
para saber en un momento determinado cual ha sido las ventas y recaudos por
cuenta contable, algunas veces se presenta este caso cuando la cuenta de
cartera esta auxiliarizada por ciudades y se necesita observar de esta manera.
COBRANZA POR VENDEDOR
Este informe es practico cuando se tiene el modulo de venta y se han
discriminado por códigos los vendedores para saber exactamente cuanto a
vendido y recaudado alguno o todos los vendedores.
Al querer generar este informe sé digitará las fechas que se van a tener en
cuenta, el rango de los códigos de los vendedores a analizar y grupo de NITS a
observar. Luego con la tecla Fn sé imprimirá o con ENTER se enviara a un
archivo.
ESTADISTICAS DE CUMPLIMIENTO
Al seleccionar la función F3 (Estadísticas de cumplimiento), muestra otro
display con dos opciones más que son:
• F1 Detallado
• F2 General
(18/02/2004)
PROYECCION VENCIMIENTO
Este informe es muy practico para poder observar a una fecha determinada
cuanto se va ha recaudar por cartera, para elaborar nuestro flujo de caja,
aunque se debe tener en cuenta que no siempre el cliente va a cancelar tan
pronto sé le vence la cartera.
También se puede observar proyectándolo a fechas anteriores, en donde el
recaudo es mas seguro debido a que las facturas tienen fechas de vencimiento
pasadas.
PROYECCION GENERAL
Este listado muestra a nivel informativo el rango de NITS que se quieren
proyectar a una fecha determinada, al ingresar a esta opción sé tendrá que
indicar que fecha a que fecha se va a analizar el recaudo, de igual forma el
rango de NITS. Enviándolo impreso o generando un archivo con la opción Fn
se imprime, con ENTER sé envía al archivo.
PROYECCION POR CUENTA
Este informe permite hacer la proyección con una cuenta determinada para
analizar específicamente a un rango de clientes, indicando la fecha en la cual
se va a efectuar la proyección.
Al ingresar a esta opción lo primero que digita es el parámetro de las fechas
que se van a analizar, luego las cuentas especificas que se van a proyectar,
indicando el rango de NITS, se puede con las teclas de impresión Fn o con
ENTER enviarlo a un archivo para poderlo observar.
RECAUDO POR VENDEDOR
La opción F8 (Recaudo por Vendedor), muestra un informe para impresión
detallado con una relación de recaudos hechos por cada vendedor, muestra el
siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Se digita el mes y el día desde y hasta el cual desea generar el informe,
también se digita el rango de vendedores para mostrar el informe.
Paso seguido, solicitará número de impresora a activar (con las funciones de
F1 a F12), después de haber indicado la impresora, mostrara el siguiente
mensaje:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO
USE COMANDOS PARA IMPRESIÓN"
SALDOS DOCUMENTOS ALFABETICO
Este listado nos permite ver él numero del documento ordenado
alfabéticamente por el nombre del cliente, especificando el rango de facturas y
de NITS que deseo observar, y si se desea la impresión más ancha que lo
normal es
Pedirá un corte de mes especifico, paso seguido desde que documento hasta
que documento y desde que NIT hasta que NIT quiere consultar,
ANALISIS DE PROVEEDORES
GENERAL
Este listado nos permite consultar por cada uno de los meses del año con una
casilla para compras, abonos y la correspondiente para el saldo de lo que se
realizo mes a mes. De esta manera podemos observar de forma rápida cual es
el movimiento del PROVEEDOR en forma global o en un mes determinado, de
igual manera consultar la fecha del ultimo movimiento.
Este listado se puede observar por pantalla o impreso, cuando digitamos la
opción P, solicita el numero del NIT, el cual se quiere consultar, y
automáticamente traerá a continuación la información de lo que este proveedor
nos ha vendido, y lo que le hemos abonado o cancelado y el saldo que se tiene
en cada mes, en la parte final aparece los totales, la fecha del ultimo
movimiento, el saldo actual, los saldos vencidos, por vencer.
Si sé digita la opción I de impreso, el informe tiene la ventaja de ver varios
NITS al mismo tiempo, observando el total de lo que se ha comprado, abonado
y el saldo a la fecha de corte que se le digitó al ingresar, digitando el rango de
NITS que se van a observar y al mes de corte que se va a enviar, si se quiere
observar en orden alfabético o numérico, dando la opción de imprimirlo con la
tecla Fn o con ENTER si se va a enviar a un archivo.
DETALLADO
Este informe únicamente se puede observar de forma impresa, y arroja la
misma infamación que se observo en el listado anterior por la opción P de
pantalla, la diferencia esta en que se puede enviar la información de varios
NITS para hacer el análisis correspondiente hasta el mes en que sé esta
interesado en imprimir.
Al entrar a esta opción va a pedir el rango de NITS que sé a enviar, y la fecha
de corte, indicando si se quiere imprimir con la tecla Fn o con ENTER, si se va
a enviar a un archivo.
COMPRAS GENERAL
Este informe sirve para comparar la actividad de compra con respecto de un
proveedor a otro, en un numero de días determinado.
El listado se puede observar por pantalla o de forma impresa, si se escoge la P
de impreso sé digita el NIT desde el cual se quiere hacer el análisis, y los idas
en los cuales se quiere observar los proveedores no le hemos efectuado
compras. Y enseguida aparecerá la lista de Nits con la ultima fecha de compra
y el numero de idías que llevamos sin comprar.
Si sé digita I de impreso lo primero que se indica es el numero de díass que se
quieren observar sin que nos hayan vendido los proveedores y a continuación
se marca el rango de NITS que se van a analizar, describiendo si se quiere
observar con sucursales o no, y en el orden que se va a enviar si numérico o
alfabetico, dándole la opción Fn si se quiere imprimir o ENTER si se va a enviar
a un archivo.
COMPRAS DETALLADO
En esta opción se puede observar el numero de días que no hemos efectuado
compras a un cliente determinado por cada mes en que se ha tenido
movimiento, para tener un análisis mas detallado al poderlo observar cuantos
días se a dejado sin comprar de enero, febrero, etc.
Se puede ver en forma impresa o por pantalla, si se escoge la opción P de
pantalla lo primero que se tiene que digitar son los días sin compra que se van
a analizar, luego con ENTER permite observar a nivel informativo NIT a NIT.
CARTERA ORDENADA POR CENTRO DE COSTOS (PROVEEDORES)
Este informe es útil cuando la cuenta de proveedores maneja diferentes centros
de costos y se requiere verlo ordenado de esta manera, por ejemplo si se
maneja los centros de costos como ciudades y los subcentros de costos como
puntos de venta, es importante poder observar a los proveedores a los que se
les compra en una ciudad o en cada punto de venta determinado,
discriminando cada factura pendiente de pago con su respectiva fecha de
elaboración y vencimiento y el saldo a pagar por documento y saldo total.
Si escogió esta opción pregunta desde que hasta que centro de costo; con
ENTER toma todos los centros de costo, desde que subcentro hasta que
subcentros de costos si existen desde que cuenta a que cuenta contable que
afecte proveedores, y si desea ver la cartera morosa o total en el informe; y
luego aparece el mensaje " Fn Impresora ENTER archivo". Digite entre F1-F9
según las impresoras activadas seguidamente aparecerá "Impresora Lista? S/N
S", y arroja el listado.
Si sé dígito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso, saldrá el
mensaje titilante:
PROCESANDO INFORMACION.
Y en el momento de terminar:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)
USE COMANDO PARA IMPRESION
CARTERA ORDENADA POR CUENTA (PROVEEDORES)
Este informe nos ordena la situación de cartera que tiene cada proveedor por el
código de la cuenta, dependiendo la que se haya afectado en el momento de
registrarlo contable.
En el momento de enviarlo pregunta desde que hasta que cuenta ENTER toma
todas las cuentas de proveedores, desde que centro de costo a que centro de
costo y si desea verlo con subcentros de costos si existen; y luego aparece el
mensaje: Fn Impresora, ENTER archivo, digite entre (F1-F9) según las
impresoras activadas, luego aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y arroja el
listado.
Si sé dígito la tecla ENTER, comienza a producir el informe impreso, saldrá el
mensaje titilante
PROCESANDO INFORMACION.
En el instante de terminar:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)
USE COMANDO PARA IMPRESION
CARTERA ORDENADO POR NUMERO (PROVEEDORES)
Este informe nos sirve para observar un listado ordenado por proveedores y
cada uno de ellos con sus documentos pendientes por cancelar, totalizándolo
por cada proveedor, en donde en cada renglón aparece la cuenta contable que
afecto, el numero del documento de la transacción, la fecha de elaboración y la
de vencimiento días vencidos o por vencer y el saldo que tiene cada
documento a la fecha en que nos encontramos ubicados.
Esta opción nos brinda generar el informe ya sea por orden alfabético o numero
de identificación, NIT. Por cualquiera de estas dos opciones va a preguntar
desde que NIT a que NIT y desde que sucursal hasta que sucursal, con
ENTER toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER, Archivo"; digite
entre "F1-F9" según las impresoras activadas, seguidamente aparecerá:
Impresora Lista? S/N S" comienza a producir el informe.
Si sé dígito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso y mostrara
el siguiente mensaje:
"PROCESANDO INFORMACION"
Y en el instante de terminar:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)
USE COMANDO PARA IMPRESION
CARTERA MOROSA TOTAL
Al seleccionar cualquiera de las 4 opciones que encontramos va a pasar a la
pregunta: A UN CORTE ANTERIOR (S/N), al digitar S pregunta a pie de pagina
de pantalla: Fecha de Corte? MMDD.
Al digitar el mes y el día, el proceso puede demorar dependiendo del
movimiento de proveedores que se tenga en ese momento.
SALDOS POR DOCUMENTOS (PROVEEDORES)
(Haga click en esta imagen para verla mejor)
Este informe nos sirve de consulta para ver el saldo especifico de un
documento por proveedor determinado, a la fecha en que se emita el listado.
Solicita que sé digite el tipo de documento. Utilice el numero que corresponda,
recuerde si ha olvidado el numero del tipo del documento pulse F2, así
aparecerán las opciones con su numeración, elija la que necesite, seguido del
numero del comprobante a consultar. Muestra NIT del proveedor, Cuenta
Contable que afecta, el documento con sus diferentes vencimientos, la fecha
de elaboración, fecha de vencimiento, días que lleva vencidos o le falta por
vencer al documento, y el saldo para cada vencimiento.
SALDOS CARTERA MOROSA (PROVEEDORES)
A diferencia de los otros informes este lo discrimina por proveedor pero solo
permite observar los saldos que están pendientes de pago en el momento de
emitir el informe.
Este informe nos da la opción de generarlo ya sea por orden alfabético o
numérico de identificación NIT, por cualquiera de estas dos opciones va a
preguntar desde y hasta que NIT y desde y hasta que sucursal, con ENTER
toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER Archivo". Digite entre (F1-
F9) según la impresora activada, seguidamente aparecerá "Impresora Lista?
S/N S", y arroja el listado.
Si sé digitó ENTER comienza a producir el informe impreso, saldrá el mensaje
titilante:
"PROCESANDO INFORMACION"
y en el instante de terminar:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)
USE COMANDO PARA IMPRESION
EDADES DE PROVEEDORES
Dentro de esta opción aparecen dos formas de observar el informe por edades
de proveedores, para que el usuario defina el numero de rangos con los cuales
desea que salga el listado.
Este informe tiene muchas utilidades debido a que se puede proyectar las
cuentas por pagar con rangos determinados para poder hacer la provisión de
proveedores, dependiendo lo establecido.
ACTUALIZA A 5 COLUMAS
Este informe lo podemos observar en una hoja tamaño carta. En esta opción
solicita el número de modelo a actualizar y el nombre del modelo. Maneja 5
rangos de idas entre los cuales puede ubicar las edades de proveedores, de tal
manera que las cifras que corresponden a la función menor van a la derecha y
a la izquierda las de función mayor. Observe que los extremos toman siempre
los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades
intermedias seleccionadas. Cabe notar que estos rangos deben ser crecientes,
es decir, el siguiente debe ser mayor que el anterior.
Para cuentas vencidas use el signo negativo (ESC retorna a la anterior, ENTER
ubica el mostrado). Solicita él numero de modelo a actualizar, en caso de que
ya este creado aparecerá el nombre de modelo de lo contrario aparecerá a pie
de pantalla "CREACION", y permite crearlo, con ENTER, grabe los rangos de
edades de cartera o ESC regresa al menú anterior.
(Haga click en esta imagen para verla mejor)
ACTUALIZA A 10 COLUMNAS
De la misma manera se puede observa pero en una hoja de 180 columnas, se
puede configurar rangos más amplios tantos vencidos como por vencer.
(Haga click en esta imagen para verla mejor)
INFORME A 5 COLUMNAS
Presenta dos opción General (G) o Detallada (D). Si escoge cualquiera de las
dos opciones, pregunta él numero de modelo a utilizar, que debe estar
previamente creado, luego si es a un corte anterior S/N, posteriormente
mostrara los rangos, donde sé digita ENTER y al finalizar pregunta desde que
cuenta hasta que cuenta se desea la impresión de la edad de proveedores,
desde que NIT hasta que NIT, y desde que sucursal hasta que sucursal.
El listado General muestra la información de todos los proveedores de cartera
vencida, cartera por vencer en los rangos establecidos.
El listado detallado presenta la información de cada proveedor con detalle de
cada factura de compra o comprobante de pago, con cartera vencida, cartera
por vencer también en los rangos establecidos. A continuación se pueden
observar cuando se le están dando los rangos mencionados anteriormente.
INFORME A 10 COLUMNAS
Este informe nos puede ser mas útil cuando nuestros proveedores tienen un
movimiento con una rotación más baja. Debido a que hay rangos más amplios,
para proyectarlos a un periodo de días vencidos y por vencer.
ESTADO DE CUENTA
Esta función se utiliza para consultar o analizar, el estado de cuenta de los
proveedores, de igual forma como circularización.
Muestra dos opciones para consultar los informes, como se puede apreciar en
el siguiente pantallazo
(Haga click en esta imagen para verla mejor)
Al escoger la opción P (Pantalla), solicita si se desea sacar el informe con un
corte anterior (S/N), si se digita S, se digita la fecha del corte, de lo contrario se
digita N.
En seguida solicita el número del Nit a ser consultado, si no se conoce con
exactitud el número, se puede utilizar las teclas de función de ayuda (F2-
Alfabética, F3-Numérica).
(Haga click en esta imagen para verla mejor)
Al escoger la opción I (Informe) solicitará un rango de Nits, con Enter los ubica
todos, también solicitará estos manejan sucursales, si se le digita S, se marcar
desde y hasta que sucursal, con Enter las ubica todas, de lo contrario se digita
N.
(Haga click en esta imagen para verla mejor)
SALDOS DOCUMENTO DETALLADO (PROVEEDORES)
Este informe nos permite ver en forma detallada el movimiento de cada
documento ordenado por el numero con que se genero cada uno,
especificando el rango de facturas de compra y de NITS que deseo observar, y
si se desea la impresión más ancha que lo normal.
Al entrar a esta opción, pregunta si se desea ver el informe a una fecha de
corte determinada, para no tener en cuenta el movimiento que no nos interesa.
Luego nos pide que factura a que factura indicando el numero del comprobante
completo, si no recuerda el numero con que esta parametrizada la factura se
puede escribir la letra F, y sé podrá observar los diferentes tipos de facturas
que existen, y escoger el que se necesita. Así:
Luego se tiene que indicar desde que NIT a que NIT se quiere ver el informe
con ENTER, toma todos y se debe decir si la impresiona se va a sacar un carro
ancho a normal, si se emite el informe en carro ancho podremos verlo de
manera mas amplia para observarlo mejor.
Luego pregunta "Fn Impresora ENTER Archivo". Digite entre (F1-F9) según la
impresora activada, seguidamente aparecerá "Impresora Lista? S/N S", y arroja
el listado.
Si sé digitó ENTER comienza a producir el informe impreso, saldrá el mensaje
titilante:
(18/02/2004)
"PROCESANDO INFORMACION"
Y en el instante de terminar:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)
USE COMANDO PARA IMPRESION
MANEJO DE PROVEEDORES
En esta etapa se ha determinado como realizar la consulta y el manejo de los
diferentes listados que nos ofrece este modulo, ofreciendo un mayor
entendimiento y fácil ubicación del funcionamiento del modulo.
Este modulo nos brinda ocho (8) opciones para poder extraer los diferentes
listados, dependiendo de su necesidad.
(Haga click en esta imagen para verla mejor)
Es la primera opción que encontramos, en donde se pueden crear directamente
los proveedores y observarlos por pantalla o de forma impresa.
(Haga click en esta imagen para verla mejor)
MOVIMIENTO DE PROVEEDORES
Este informe es útil para el análisis general de lo que un proveedor a generado
tanto en las compras que se le han efectuado como en la cancelación de las
facturas y poder observar el cruce con el documento que corresponda.
MOVIMIENTO AUXILIAR
Lo podemos observar por pantalla o de forma impresa, NIT a NIT, y sucursal
por sucursal, el informe nos indica que documento afecto el movimiento, si
aparece la letra correspondiente, a una factura de compra de lo que lo origino y
si aparece la letra G fue un comprobante de egreso, cancelando el documento
de origen o sea una factura de compra.
MOVIMIENTO DOCUMENTO CRUCE
Este informe sirve para poder analizar el documento origen con los cruces
respectivos que lo han afectado, es decir si se genera una factura de compra
se puede observar con que numero de comprobante de egreso que se cancelo
o si se hizo algún abono.
Al ingresar a esta opción exige que se le digite el comprobante que se quiere
analizar, en este caso será la factura de compra, o sea el documento P,
dándole el rango de los números de facturas que se van a observar, con
ENTER, los asume todos, luego presunta si se quiere la impresión en carro
ancho o normal, dando la opción de imprimirlo con Fn o con ENTER para
enviarlo a un archivo.
VENTAS
ELABORACION DE COTIZACIONES
La opción FI (Elaboración), permite realizar las cotizaciones de los productos
para enviarlas al cliente. Se debe definir la Cotización por el Módulo de
Contabilidad, la opción F9 (Definición Documentos).
Los pasos para realizar una Cotización en SIIGO son los siguientes:
1. Digite el día de la Cotización, con Enter ubica el día de proceso.
2. Digite el Número de cotización que desea realizar (documento no contable).
Si se tiene parametrizado el documento con numeración automática, el
documento asume el número consecutivo.
3. Digite el Centro de Costo y Subcentro al cual corresponde la Cotización,
paso seguido aparece el nombre del centro de costo.
4. Digite el código del Vendedor (Cuatro posiciones), con Enter ubica el
mostrado, muestra el nombre del Vendedor.
5. Digite la fecha de entrega: (AAAA/MM/DD).
6. Digite el Nit del beneficiario al que se realiza la Cotización, se puede
consultar con las teclas de función F2 (Alfabético) o F3 (Numérico).
7. Digite la forma de pago (efectivo o a crédito).
8. Seleccione el producto a cotizar, se puede consultar con las teclas de
función F2 (Alfabético), F3 (Numérico) o F4 (por Referencia). Paso seguido
mostrará la descripción del producto y el valor unitario.
9. Se digita la bodega a la que corresponde la cotización y la cantidad de
productos a cotizar, con la función F1 finaliza el ingreso de productos.
(18/02/2004)
.
ADMINSTRACION DE COTIZACIONES
(18/02/2004)
La opción F2 (Admon de Cotizaciones), permite realizar y corregir cotizaciones,
además muestra una serie de informes los cuales sirven para llevar un control
sobre los pedidos entregados o pendientes por despachar.
ANALISIS DE COTIZACIONES
Por medio de esta opción se puede pedir un análisis de un producto basándose
en la información de saldo de producto, cotizaciones no efectivas, compras
pendientes por recibir, bien sea I Impreso o por P Pantalla.
En caso de escoger I Impreso aparecerán tres opciones por las cuales se
desea enviar el listado (Alfabético, Numérico, Referencia de fabrica), al escoger
cualquiera de las tres opciones, solicitará un rango de productos, se puede
ubicar con las teclas de función de ayuda F2 (Alfabético), F3 (Numérico), F4
(por Referencia) o F5 (Por código de barras). Paso seguido aparecerá el
mensaje:
Fn Impresora Enter Archivo
Si se escoge la opción P Pantalla mostrara el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
AUXILIAR DE COTIZACIONES
Por esta opción se puede consultar un auxiliar de todas las Cotizaciones con su
respectivo documento cruce (Pedido) o solo los pendientes de un producto o
rango de productos y/o Nit o rango de Nits.
El programa por defecto al oprimir Enter, marca la opción P (Pendientes). Paso
seguido solicita un rango de fecha inicial - final, un rango de productos (con
Enter los ubica todos) y el tipo de comprobante a consultar, inmediatamente
aparecerá el mensaje:
Fn Impresora Enter Archivo
(18/02/2004)
MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES
(18/02/2004)
La opción F2 (Mantenimiento), permite anular, agregar o descargar productos
además de modificar cualquier dato de la cotización previamente realizada, a lo
cual se debe dar el número de la misma, muestra el contenido de la cotización
e indica se es para anular o no. Si se digita NO, se da Enter hasta llegar a la
secuencia siguiente para suministrar un nuevo código de producto o la
modificación que se le vaya a realizar. Con F1 finaliza el ingreso de productos.
ESTADISTICA DE VENTAS
La función F6 (Estadística de Ventas), sirve para llevar un control relacionado
con las ventas realizadas por cliente, por producto, por vendedor, por bodega y
por centro de costo.
(18/02/2004)
COTIZACIONES PENDIENTES POR PRODUCTO / POR CLIENTE
Con estas opciones, se puede consultar o imprimir los productos o clientes con
cotizaciones aún sin cruce con el pedido para poder identificar los pendientes
de un cliente y/o producto pendiente a varios clientes.
(18/02/2004)
POR PRODUCTO: Trae dos opciones (Producto - Referencia), por defecto el
programa toma la opción (Producto), solicita el código del producto del cual se
desea consultar, se puede ubicar con las teclas de función de ayuda F2
(Alfabético), F3 (Numérico), F4 (por Referencia) o F5 (Por código de barras).
POR CLIENTE: Se digita el Nit del beneficiario, se puede consultar con las
teclas de función F3 (Alfabético) F3 (Numérico).
(18/02/2004)
VENTAS POR BODEGA
En caso de escoger o seleccionar la opción F4 (Ventas por Bodega), mostrará
el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Se digita la fecha hasta la cual se quiere tomar las ventas efectuadas, se digita
el rango de bodegas para generar el informe, con Enter las ubica todas
Digite S si desea el informe resumido, de lo contrario N.
Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el número
o números de comprobantes a incluir, si no oprima la tecla de función F1 o
ESC.
VENTAS POR CENTRO DE COSTOS
En caso de seleccionar F5 (Ventas por centros de costos), mostrará el
siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Se digita la fecha hasta la cual se quiere tomar las ventas efectuadas, se digita
el rango de Centros de Costos para generar el informe, con Enter las ubica
todas
Digite S si desea el informe resumido, de lo contrario N.
Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el número
o números de comprobantes a incluir, si no oprima la tecla de función F1 o
ESC.
VENTAS POR CLIENTE
En caso de escoger F1 (Ventas por Cliente) aparecerá el siguiente mensaje:.
(18/02/2004)
Después del anterior mensaje oprima Enter para continuar. Se digita el mes y
día y hasta cual quiere tomar las ventas efectuadas.
Si desea generar el informe por sucursal digite S, de lo contrario N. Digite el Nit
del cliente, con Enter los ubica todos.
Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el número
o números de comprobantes a incluir.
VENTAS POR PRODUCTO
En caso de escoger F2(Ventas por Producto), mostrará la siguiente pantalla:
Digite el rango de vendedores, si desea el informe por zonas, digite S, y digita
el rango de zonas, con Enter las ubica todas.
(18/02/2004)
VENTAS POR VENDEDOR
En caso de escoger F3 (Ventas por vendedor), mostrará la siguiente pantalla:
(18/02/2004)
Digite el rango de la fecha hasta el cual se quiere tomar las ventas efectuadas.
Digite el rango de vendedores, con Enter los ubica todos.
Si desea el informe por zonas digite S de lo contrario digite N, en caso
afirmativo digite el rango de las zonas, con Enter las ubica todas.
Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el número
o números de comprobantes a incluir, si no oprima la tecla de función F1 o
ESC.
INFORME POR ZONAS
La opción F4(Informe por Zona), permite consultar y/o imprimir una relación de
vendedores por zona, inmediatamente al ingresar a esta opción muestra el
siguiente mensaje:
Fn Impresora ENTER Archivo
El informe de Vendedores por Zona viene discriminado de la siguiente manera:
1. Zona (Código y Nombre).
2. Código y nombre del vendedor.
3. Ciudad (Código y nombre).
4. País (Código y nombre).
5. Porcentaje de ventas y recaudo.
INFORME DE CLIENTES
El cliente se identifica por su numero de NIT o para personas naturales con su
numero de cédula, y así mismo identificarlo por la sucursal a la cual pertenece,
siempre y cuando se hubiera identificado así en su creación.
Este informe nos sirve para consulta de los diferentes Clientes que tenemos
creados con su respectivo NIT, teléfono y la fecha de la creación.
INFORME DE VENDEDORES
Por la opción F2(Informe Vendedores), se puede consultar o imprimir una
relación de vendedores, al ingresar a esta opción, muestra un pantallazo donde
solicita si se desea el informe alfabética o numéricamente, al marcar cualquiera
de las dos opciones, pide lo siguiente:
Fn Impresora ENTER Archivo
El informe de Vendedores viene discriminado de la siguiente manera:
1. Código y nombre del vendedor.
2. Zona en la cual esta ubicado el Vendedor.
3. Ciudad (Código y nombre).
4. País (Código y nombre).
5. Porcentaje de ventas y recaudo.
MANEJO DE CLIENTES
Es la primera opción que encontramos, en donde se pueden crear directamente
los clientes y observarlos por pantalla o de forma impresa.
(18/02/2004)
ADMINISTRACION DE VENDEDORES
Por la opción F4 (Admón. de Vendedores), se puede generar informes o
enviarlos a un archivo para observarlos en pantalla, según la necesidad
requerida.
APERTURA DE VENDEDORES
Por el módulo F11 Ventas, Opción F1 Catálogo de Vendedores, F1 Apertura;
podrá crear los diferentes vendedores que manejará la Empresa, siempre y
cuando posea dicho módulo.
Para esto los vendedores deben haber sido creados previamente en el módulo
de Contabillidad, por la opción administración de Terceros, y estar marcados
como E (Empleados).
En caso de escoger la opción apertura aparecerá:
Digite el código del Vendedor a crear, si ya se encuentra registrado, puede
modificarse cualquier dato , con <ENTER> ubica el siguiente código disponible.
Digite el Número del NIT, al que corresponde el vendedor.
Digite la Zona asignada al vendedor, previamente creada en Registro de
Zonas.
Digite el código del País y el Código de Ciudad a asignar al vendedor,
previamente creados en Registro de Países y Ciudades.
Digite el Porcentaje a aplicar por ventas. Este cálculo lo hará tomando en
cuenta la cuenta de ingresos, el nit al que se afecte y el vendedor. (3 enteros, 2
decimales)
Digite el Porcentaje a aplicar por recaudos. Este cálculo lo hará tomando en
cuenta los documentos que son recibos de caja con los que se registra el pago
o abono del cliente. (3 enteros, 2 decimales).
Para la eliminación de un código registrado, basta con digitar el código a borrar
y presionar la tecla de FUNCION F5. En caso de tener movimiento acumulado,
a pie de pantalla aparecerá "CODIGO CON MVTO NO BORRA."
Por el módulo F11 VENTAS, Opción F1 Catálogo de Vendedores, F2 Informe
de vendedores, podrá obtener un listado de los diferentes vendedores creados.
Le permite obtener el informe ordenado por nombre del vendedor o por Código
de vendedor, paso seguido aparecerá el mensaje "Fn Impresora ENTER
Archivo", digite entre F1 Y F9 (según impresoras activadas), a continuación
aparecerá el mensaje "Impresora Lista ? (S/N) S" digite S, lo que ocasiona que
se empiece a producir el informe impreso.
Este informe muestra por cada vendedor la información detallada en orden
Numérico o Alfabético de acuerdo a como se haya solicitado y tiene los
siguientes campos :
1. Código del vendedor
2. Nombre del vendedor
3. Zona
4. Ciudad
5. País
6. Porcentaje de Ventas
7. Porcentaje de Recaudo
ANALISIS DE RENTABILIDAD
Con la función F7 (Análisis de Rentabilidad), suministra un informe detallado
con la rentabilidad producida por cada venta, y muestra seis opciones para
realizar estos informes, como lo muestra el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Digite F1 (Rentabilidad por Producto) si desea el informe por venta de
productos, si selecciona esta opción digite el mes y día desde y hasta cual
quiere generar el informe; digite el rango de productos desde y hasta el cual
quiere el informe.
Digite F2 (Rentabilidad por Línea) si desea el informe por la línea de productos,
si selecciona esta opción digite el mes y día desde y hasta cual quiere generar
el informe; digite el rango de líneas de productos desde y hasta el cual quiere el
informe.
Digite F3 (Rentabilidad por Vendedor) si desea el informe por vendedor de los
productos, si selecciona esta opción digite el mes y día desde y hasta cual
quiere generar el informe; digite el rango de vendedores desde y hasta el cual
quiere el informe.
Digite F4 (Rentabilidad por Zonas) si desea el informe por zona que
corresponda a cada vendedor, si selecciona esta opción digite el mes y día
desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de zonas desde y
hasta el cual quiere el informe.
Digite F5 (Rentabilidad por Cliente) si desea el informe se produzca por cliente
de los productos vendidos, si selecciona esta opción digite el mes y día desde y
hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de clientes desde y hasta
el cual quiere el informe.
Digite F6 (Rentabilidad por Centro de Costos) si desea que se produzca el
informe de ventas por Centros de Costos, si selecciona esta opción digite el
mes y día desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de
Centros de Costos desde y hasta el cual quiere el informe, si desea el informe
con subcentros de costos digite el rango.
VENTAS
(18/02/2004)
Ofrece la informacion necesaria, para soporte del presupuesto entre lo historico
y lo proyectado de ventas de articulos o prestacion de servicios.
Tambien ofrece el control de vendedores, pedidos en cumplimiento o
incumplimiento en su entrega.
CATALOGO DE PRODUCTOS
Por la opción F3 (Catálogo de productos), podemos importar archivos de otros
programas hacia SIIGO.
Al manipular esta opción inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Después de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo
en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:
(18/02/2004)
LIQUIDACION DE COMISIONES
La función F5 (LIQUIDACION COMISIONES), muestra tres opciones:
(18/02/2004)
COMISIONES
Digite, F1 (Comisiones), si se desea imprimir un informe de las comisiones por
cada vendedor en forma detallada (D), en resumen (R), o por porcentaje (P).
(18/02/2004)
Digite C si quiere el informe de liquidación de comisiones con el IVA ó S si
quiere el informe sin incluir el IVA.
Digite S ó N según se quiera afectar la nómina, S si de desea generar las
comisiones como novedades de nómina que se este generando, al cual
preguntará el número de la nómina y el código del concepto de comisiones.
También solicita un rango tanto de fechas como de vendedores.
Después solicita si se desea el informe detallado o resumido, se digita R si se
quiere resumido por vendedor o D si se desea detallado por documento.
FACTURA
En caso de escoger la opción F2 (Facturas), solicita el código del vendedor
para lo cual muestra un rango, con Enter los ubica todos.
(18/02/2004)
RECAUDO
En caso de escoger la opción F3 (Recaudo), mostrará la siguiente pantalla:
Digite C si se quiere generar el informe incluido el IVA o S si se quiere que el
valor salga descontando el IVA.
Se digita el rango de la fecha y el rango de vendedores, con Enter los ubica
todos.
(18/02/2004)
Paso seguido aparecerá el mensaje "Fn Impresora ENTER Archivo" digite entre
F1 y F9 (Según impresoras activadas), paso seguido aparece el mensaje
"Impresora Lista" ? (S/N), al digitar S, muestra el siguiente mensaje:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO
USE COMANDOS PARA IMPRESIÓN"
INFORME POR CIUDAD
La última función del Catálogo de vendedores es F5 (Informe por Ciudad),
donde muestra una relación detallada de vendedores por ciudad, al igual que
en la función anterior envía el siguiente mensaje:
Fn Impresora ENTER Archivo
El informe de Vendedores por Ciudad viene discriminado de la siguiente
manera:
1. Ciudad (Código y Nombre).
2. Código y nombre del vendedor.
3. Zona (Código y nombre).
4. País (Código y nombre).
5. Porcentaje de ventas y recaudo.
CATALOGO DE VENDEDORES
La opción F1 (Catálogo de Vendedores), sirve para crear los vendedores que
va a utilizar la empresa.
Para crear el Catálogo de vendedores, es necesario tener previamente
incluidos :
• Los empleados (por el Módulo de Contabilidad o por el Módulo de Nómina).
• Los países, las ciudades y las zonas (Por parametrización).
La ruta de acceso para crear los vendedores es por la opción F11 (Ventas), F1
(Catálogo de Vendedores), F1 (Apertura)
(18/02/2004)
También por la opción F1 (Catálogo de Vendedores), se pueden realizar las
siguientes consultas:
(18/02/2004)
CONSULTA DE VENDEDORES
(18/02/2004)
Otra de las funciones que se encuentran en el Catálogo de Vendedores es F3
(Consulta Vendedores), con esta opción se puede consultar los vendedores
que estén incluidos en el programa.
CONSULTA DE PRECIOS :
Permite tener listados ordenados por Código de Producto, Nombre de
Producto, Referencia de Fábrica, y Marca. Por esta opción los informes de
acuerdo a como los elija, mostrarán los datos del producto y los precios
asociados por cada uno de ellos, podrá escoger un rango de productos
específico o digitando <ENTER> en Producto Inicial y <ENTER> en Producto
Final mostrará todos los productos creados.
CONSULTA DE COSTOS :
Permite tener listados ordenados por Código de Producto, Nombre de
Producto, Referencia de Fábrica, y Marca. Por esta opción los informes de
acuerdo a como los elija, mostrarán los datos del producto y los costos
promedios o predeterminados según sea el caso por cada uno de ellos, el
informe podrá escoger un rango de productos específico o digitando <ENTER>
en Producto Inicial y <ENTER> en Producto Final mostrará todos los productos
creados.
El informe tendrá un renglón por cada producto y mostrará los siguientes
campos :
1. Producto
2. Referencia de fábrica
3. Descripción del Producto
4. Marca
5. Unidad de Medida
6. Costo unitario
7. Ultimo valor de Compra
8. Ajustable (s/n)
CONSULTAS GENERALES
Podrá obtener listados organizados por Listas de Precios de Venta, este
informe mostrará un renglón por cada producto, de acuerdo con los escogidos,
bien sea ordenados por nombre del productos, por código o por referencia de
fábrica. Y muestra los siguientes campos :
1. Producto
2. Referencia de Fábrica
3. Descripción del Producto
4. Precio
5. IVA
6. Precio Neto
F6 EXENTOS/GRAVADOS
Podrá obtener listados organizados por cada producto, de acuerdo con la
opción escogida: X Para productos excentos (aquellos en los que el valor IVA
es igual a 00.00) o G para productos Gravados, bien sea ordenados por
nombre del producto, por código o por referencia de fábrica.
F7 PRODUCTOS COMPLEMENTARIOS
Podrá obtener información de ubicación de los productos solicitados. El informe
discriminará información de :
1. Código de Producto
2. Referencia de Fábrica
3. Descripción de Producto
4. Marca
5. Equivalencia
6. Código de Barras
7. Factores de Conversión
PARTICIPACION
La opción F8 (Participación), esta dada para obtener un informe con la
participación de ventas; si se selecciona esta función, mostrará el siguiente
pantallazo:
(18/02/2004)
Al seleccionar F1 (Participación), se digita el rango de fechas para generar el
informe. También se digita el rango de productos.
Paso seguido aparecerá el mensaje "Fn Impresora ENTER Archivo", digite F1 a
F9 (Según Impresoras activadas). Después de enviar el informe a impresión
mostrará el siguiente mensaje:
SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO
USE COMANDOS PARA IMPRESIÓN"
PEDIDOS
INFORME PEDIDOS POR VENDEDOR
En caso de seleccionar la opción F11 (Informe pedidos por vendedor), mostrará
el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Se digita el rango de los números de pedidos y el rango de códigos de
vendedores, con Enter los ubica todos.
Paso seguido, solicitará número de impresora a activar (con las funciones de
F1 a F12), después de haber indicado la impresora, mostrara el siguiente
mensaje:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO
USE COMANDOS PARA IMRESION
INFORMES PENDIENTES POR DESPACHAR
En caso de seleccionar la opción F9 (Informe pendiente por despachar),
muestra una relación de todos los pedidos pendientes por despachar.
Al ingresar a esta función muestra dos opciones: P (Producto) en caso de
querer el listado de pedidos por vendedor por producto; ó C (Cliente) en caso
de querer el informe de pedidos por cliente. En el siguiente pantallazo se ha
seleccionado por Cliente:
(18/02/2004)
Se digita el rango de vendedores y el rango de clientes, con Enter los ubica
todos.
Paso seguido, solicitará número de impresora a activar (con las funciones de
F1 a F12), después de haber indicado la impresora, mostrara el siguiente
mensaje:
"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO
USE COMANDOS PARA IMPRESIÓN"
CONSULTA PENDIENTE POR PRODUCTO
Por la opción F10 (Consulta pendiente por producto), se puede realizar una
búsqueda de los pedidos pendientes por producto.
Digite P (Producto) si desea consultar por producto o R (Referencia) para
consultar por la referencia de fábrica, como lo muestra el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
GENERADOR DE DOCUMENTOS
El generador de documentos es una herramienta que brinda el programa SIIGO
para el diseño y adaptacion de la informacion contenida en el programa para
diseñar un documento deacuerdo a las necesidades de la empresa para el
caso que deseemos imprimirlo en una hoja en blanco o segun formas
preimpresas .
Para el manejo del generador de documentos debe ingresar por la opcion de
menu principal- contabilidad-definicion de documentos,aqui escogemos el
documento al cual le deseamos crear un formato en especial, lo inicial es
parametrizarlo comun y corriente en el momento llegar a la opcion de *USA
GENERADOR S/N* digitamos la letra *S*, luego pregunta *USA GENERADOR
NUEVO S/N*al digitar *S* el programa nos dara la posibilidad de entrar a
diseñar nuestros documentos por el generador nuevo digitamos *N* y nos
aparece a pie de pagina un mensaje *MODIFICA EL FORMATO S/N *digitamos
*S*
(18/02/2004)
(18/02/2004)
En este momento nos aparece en la pantalla las siguientes opciones:
• ESC Para retornar.
• VARIABLES Los campos que puede para imprimir en el documento.
• DEF.FRMTO Definir cuales son las variables a utilizar.
• LIS.FRMTO Imprimir las variables que hemos marcado y/o utlizado en el
diseño.
• PROTOTIPO Es un preliminar de los del formato definido o diseñado.
(18/02/2004)
VARIABLES
Si digitamos la opcion variables (V)apareceran el listado de variables que nos
proporciona SIIGO (las variables son los datos internos y a disposicion del
cliente para direccionar el diseño o contenido de los datos a incluir en el
documento)es de anotar que aqui el programa nos pide impresora o archivo
para visualizar el listado por pantalla,podemos directamente con la opcion F1
enviar el listado para que salga impreso y tengamos un mejor manejo de las
diferentes variables, el programa nos presenta 126 opciones de los campos
que puede utilizar en cada uno de los documentos que desee adecuar en la
empresa.
Numero de campo: En primera instancia dentro de siigo campo significa el
lugar alfanumerico o numerico donde se incorporan los datos informativos que
componen el documento aqui en este numero de campo se debe utilizar los
asignados internamente por SIIGO desde 001 A 126 con su respectiva
descripcion ej:direccion del cliente, fecha de documento, nit del cliente.
Nombre del campo: Es la descripcion del campo que se esta utilzando, es decir
cada numero de campo tiene un nombre con la respectiva informacion que
necesita cada documento a utilizar mas adelante podremos darnos cuenta que
a cada posicion debemos asinarle un numero de campo y automaticamente
nos trae su respectivo nombre.
Definicion del campo: indica si dicho campo tiene una forma y/o presentacion
numerica o alfanumerica para siigo ciertos campos tienen predeterminada cada
forma.
Longitud del campo: Es el espacio que va a utilizar la variable, es adecuado
con el tamaño que necesite el campo, SIIGO automaticamente calcula un
aproximado de los campos segun los conceptos que se deban utilizar, pero se
puede modificar la longitud en el momento del diseño.
Tipo de campo: Hace referencia a las veces que se necesita que salga una
variable en la impresion ej: en el caso que el dato sea el nit o nombre de la
empresa tendriamos el caso de una variable unica; en el caso de ser un dato
como la descripcion del producto, cantidad, valor unitario o total, etc, es decir
que se necesita varias veces dentro del formato sera el caso de un campo
repetitivo.
Mascara o formato de impresion: Aplica para las variables numericas y/o
alfanumericas especifica la presentacion estos datos los trae SIIGO del
documento que se esta digitando , que puede ser con decimales, normal o
mascara significando que los campos que utiliza el programa los cuenta de
derecha a izquierda y no al contrario como es lo comun.
Presentacion: Es la presentacion que da SIIGO en el momento de imprimir un
prototipo que se define con las siguientes variables asi:
variable alfabetica XXXXXXXXXXXXXXXXXX
variable numerica 999999999999999999
Para comenzar el diseño de nuestro formato y conociendo con anticipacion la
descripcion y que contiene cada una de las variables procedemos a tomar la
plantilla (plantilla diseñada por SIIGO)la cual contiene entre 1 y 66 filas y desde
1 hasta 137 posiciones para una hoja tamaño carta. Si es media carta de 1 a
37 filas y de 1 hasta 137 columnas o posiciones dentro de las cuales se puede
utilizar las variables anteriormente impresas dicha plantilla ise encuentra en el
archivo SIIGO00, archivo PLANTILL .TXT y se consulta con la siguiente ruta :|
SIIGO00>EDIT PLANTILL .TXT y desde alii se puede imprimir (ALT-
IMPRIMIR).
DEFINIR FORMATO
Definir el formato es asignarle a nuestro documento las diferentes posiciones
en donde ubicaremos nuestras variables, campos y demas.
Al digitar *D*(Def-frmto) ingresaremos directamente a diseñar el formato de
impresion que necesitemos, es decir que aqui tenemos la una de las opciones
o por asi decirlo la mas importante ya que desde aqui diseñaremos nuestro
documento que es la parte esencial de este capitulo.
Y nos aparece la siguiente panatalla :
(18/02/2004)
Encontraremos a continuacion las siguiente informacion solicitada.
Numero de linea: Se usa de acuerdo con la posicion donde se requiere que
imprima los campos a definir lo anterior hace refenrencia al campo que le
hallamos designado segun la colocacion de la plantilla sobre el formato
preimpreso (esqueleto de la factura o documento a diseñar)este numero de
linea puede oscilar entre 1 y 66 filas o 1 y 33 filas segun medida del papel , la
mejor utilizacion de la plantilla es la siguiente ; se debe realizar colocando la
hoja preimpresa y sobre esta colocamos la plantilla, indispensable que una hoja
quede cuadrada con la otra de forma sobrepuesta luego segun la ubicacion de
la descripcion de la forma preimpresa describimos los lugares donde queremos
que nos quede la informacion.
Posicion inicial: Tambien va deacuerdo con la colocacion del formato de
impresion con respecto a la plantilla en este caso permite utilizar desde 1 hasta
137 posiciones (hablamos de columnas).
Posicion final: Este campo nunca se puede manipular de forma directa o
manual, ya que automaticamente queda habilitado con el mismo dato de la
posicion inicial(SIIGO proyecta automaticamente)es decir al momento de definir
el campo, luego la longitud de los campos del sistema los asume y hace el
conteo automatico de campos y los envia o nos ubica en una posicion final.
Numero de campo: Se debe escoger segun las necesidades del documento
que estamos diseñando deacuerdo al listado de variables que nos proporciona
SIIGO,por la opcion variables(anteriormente expuesto) si no se tiene el listado
de variables se puede buscar con F4.
NOTA: Se puede presentar el caso que dentro de todas las variables
proporcionadas por SIIGO, ninguna cumpla con los requisitos especificos que
necesita la empresa entonces es necesario ubicar la posicion donde queremos
que salga impreso un cierto dato y donde se encuentra la opcion numero de
campo digitamos 000 y aqui le podemos asignar una variable
(constante/entrada)cuando hablamos de tipo de variable *C* constante nos
hace referencia a un dato que siempre lo imprimira en la posicion que hallamos
definido ej:forma de pago....etc. Tipo de variable de entrada hace referencia a
que nos presenta la posibilidad que en cada documento pregunte la
informacion variante que se necesita imprimir ej: elaboro, reviso.
(18/02/2004)
Tipo de variable: Aqui expresa si el campo a describir es numerico o alfabetico
y si es constante o entrada (expuesto anteriormente).
Nombre del campo: De acuerdo al numero de campo escogido para nuestro
formato en este campo aparecera por defecto la descripcion alfabetica o
nombre, cuando el caso sea colocar una constate debe escribir lo que necesita
que aparezca en el documento y si es un dato de entrada debe escribir cual es
el titulo que se necesita que aparezca en la pantalla para digitar la informacion
en cada uno de los documentos, es decir cada que hagamos un documento
nos solicitara en dato de entrada que sera suceptible de cambiar deacuerdo a
los requerimientos de cada transaccion.
Tipo de campo: En este campo definimos si las variables que se utilizaran
tienen la descripcion unica *U* termina la pantalla, repetitiva *R*el cursor se
ubicara en los campos siguientes .
Numero de items: Aqui registramos el numero de reglones que utiliza al
generar el diseño del formato.Siempre en el primer reglon que genera el
repetitivo, el numero de item debe ser 01, ya que es la base de las variables
que deben salir mas de una vez en dicho documento.
Es de vencimiento: Esta opcion solo aplica cuando se utilicen campos
repetitivos que tengan alguna relacion con los vencimientos del documento que
se esta generando (comunmente el documento que se utiliza con vencimientos
es la factura ).Si la variable repetitiva hace referencia a productos y a codigos
del inventario siempre la respuesta sera no.
A pie de pagina nos presenta una serie de ayudas las cuales veremos ahora:
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F2 Imagen: Se utiliza para las variables que son repetitivas, ya que despues de
generar el primer reglon de estas variables a las que se les digito numero de
item 001, se puede copiar cada uno de los reglones y el programa
automaticamente le asignara el numero de item correspondiente a la secuencia
que necesite. Esto evita tener que generar manualmentela cantidad de
reglones con las mismas variables, esta imagen es utilizada para evitar el
trabajo de realizar un reglon similar al anterior y asi sucesivamente con lo cual
realizamos una especie de copiado del reglon anterior en los siguientes segun
lo requiera el documento, tambien es importante resaltar que el reglon que se
tome como base para realizar la imagen ademas debe estar completamente
revisado y estructurado adecuadamente para que sus imagenes queden
perfectamente, en el evento de que algun defecto sea detectado
posteriormente en el reglon base y para corregir los demas tendra que relizarse
de forma manual sobre cada uno de los reglones que se manejaron como
imagen.
F3 Cambia: Mediante esta ayuda podemos modificar las posiciones asignadas
a cada una de las variables.Podemos asignar una nueva linea a una nueva
posicion a utilizar es importante aclarar que cuando vamos a modificar alguna
linea o columna debemos primero borrar si existe una preliminar, es decir no
podemos sobreescribirla primero debemos borrar la que no nos sirve y luego
asignar la que utilizaremos asi ej: tenemos el nombre de un cliente en la linea 3
columna 15 con la tecla F3 cambiamos a la linea 3 columna 5.
F5 Borra: Lo podemos utilizar para borrar las variables que generaron en un
momento dado y no se necesita en la impresion final del documento, con lo
cual podemos borrar cualquier variable que definitivamente no necesitemos ej:
si definimos un campo de entrada en la linea 5 columna 2 y no lo necesitamos,
ubicados sobre la linea 5 damos la tecla F5 para borrar este campo.
F8 Ignora: Aplica para salir de una variable sin necesidad de ejecutar el ESC o
ENTER, opcion utilizada para salir sin modificacion alguna.
F4 Campos: Es una ayuda que muestra las variables que existen en el
programa para que el usuario pueda escoger de acuerdo con las necesidades.
Son las mismas que se imprime por la opcion de variables, unicamente que por
esta ayuda aparecen en la parte inferior de la pantalla.
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Listar formato: ( lis.frmto)Por esta opcion podemos listar todas las variable que
hemos marcado para nuestro diseño del documento, las variables que
utilizaremos los campos y sus caracteristicas, digitando *L* podemos enviar a
impresion directamente (Fn) o se puede generar por pantalla, dando enter en la
opcion (enter archivo).
(18/02/2004)
Prototipo: Por medio de esta opcion podemos observar un bosquejo de como
esta quedando el diseño en nuestra papeleria preimpresa y si se adecua a
nuestras necesidades.Es importante que en el momento de ir definiendo
nuestro formato elaboremos pruebas con una forma preimpresa e ir cuadrando
el punto de partida de la impresora para cada adaptacion al formato deseado.
Ej :
(18/02/2004)
ADMINISTRCIÓN DE SIIGO
CIERRES DE AÑO
Un cierre de año es el proceso mediante el cual se cierran las cuentas de
resultado y de terceros, para determinar que utilidad o perdida se ha tenido en
el año o período contable.
Se recomienda que las cuentas de terceros que deben cerrarse son las que
tienen que ver con impuestos (retenciones a favor o retenciones por pagar).
"SUGERENCIA"
Las cuentas de terceros a cerrar son las siguientes:
135515 = Anticipo Retención en la Fuente
135517 = Anticipo Retención de I.C.A.
135518 = Anticipo Retención de I.V.A.
2365NN = Retención en la Fuente (Por Pagar)
2367NN = Retención en la Fuente (Por Pagar)
2368NN = Retención en la Fuente (Por Pagar)
2408NN = Impuesto a las Ventas (Por Pagar)
Para utilizar SIIGO en un año nuevo es necesario realizar un proceso de cierre
de año. El cierre en SIIGO se conoce como manejo del mes 13, el cual podrá
realizarse tantas veces como sea necesario, sin que esto afecte la información
que se haya incorporado en el nuevo año.
Existen dos clases de cierre de año:
1.Cierre Parcial.
2.Cierre definitivo.
CIERRE DEFINITIVO
El Cierre Definitivo es donde se realizan los comprobantes de cierre en el mes
13 o mes de cierre, caso en el cual en la pregunta:
QUIERE CORRER COMPROBANTE DE CIERRE CONTABLE (SI/NO): SI
Se le responde SI, y pregunta si desea cerrar cuentas de terceros y/o cuentas
de resultados.
Para este cierre es aconsejable crear un comprobante tipo L para que en este
comprobante quede toda la información del cierre de año.
En el primer caso, es decir, cerrar cuentas de terceros en donde solicita un NIT
de cierre contra el cual el sistema consolidará el valor de cada NIT y lo llevará
contra éste, se recomienda que el NIT a llevar el cruce de las cuentas de
terceros sea el de la DIAN. Después se digita el tipo y número de comprobante
a utilizar así como la cuenta a cerrar.
En el segundo caso, es decir, cerrar cuentas de resultados , cancela el valor de
las cuentas marcadas como Ingreso o Egreso contra la cuenta de utilidad
creada en el planta de cuentas (normalmente la 590505 perdidas y ganancias),
es bueno aclarar que el comprobante de cierre solicita esta cuenta.
Se recomienda que en el mes 12 antes de este proceso automático del
sistema, el usuario realice todas las contabilizaciones correspondientes a un
cierre de año, como son la provisión de impuestos de renta.
Un ejemplo práctico para estas contabilizaciones es el siguiente:
• Una empresa XXX, al finalizar el año, tiene un saldo en la cuenta 590505
(Perdidas y Ganancias) de 500 millones de pesos de utilidad (saldo debido).
• A este saldo se le resta lo concerniente a impuestos de renta (35%).
590505 (Utilidad DB) 500.000.000
540505 (Impuesto de Renta) -175.000.000
Utilidad después de Impuestos 325.000.000
La dinámica de los impuestos de renta es la siguiente:
540505 (Impuesto de Renta) 175.000.000
135515 (Rete-Fuente) - 25.000.000
135530 (Impuestos descontables) - 10.000.000
IMPUESTOS POR PAGAR 140.000.000
La dinámica en el manejo de las cuentas es la siguiente:
Mes 12 (Doce):
1. 540505 (Impuesto de Renta y Comp.)
Débito = 175.000.000
240405 (Vigencia Fiscal Corriente)
Crédito = 175.000.000
2. 135515 (Retención en la Fuente)
Crédito = 25.000.000
135530 (Impuestos descontables)
Crédito = 10.000.000
240405 (Vigencia Fiscal Corriente)
Débito = 35.000.000
Después de haber realizado estas contabilizaciones para obtener la provisión
de Impuestos de Renta, el saldo en la cuenta de Pérdidas y Ganancias
(590505), sería la utilidad neta o utilidad después de impuestos si el saldo es
Débito o pérdida si el saldo es Crédito. Al realizar el correspondiente traslado
este saldo pasaría a un Crédito (Si es utilidad) a la cuenta 360505 (Utilidad del
Ejercicio).
"SUGERENCIA" Contablemente esta cuenta no es ajustable, pero en la
práctica es necesario realizarle el respectivo ajuste para que al pasar a Enero
del siguiente año, se traslade ajustada a la cuenta 370505 (Utilidades o
Excedentes anteriores).
Este proceso de cierre definitivo puede ser repetido siempre y cuando se
borren o anulen por F2(Contabilidad), F6(Generación Comprobante),
F1(entrada de comprobantes), en el mes 13 los comprobantes generados por
el cierre automático y posteriormente volver a realizar todos los pasos
mencionados.
Vale aclarar que cualquier modificación realizada en el año anterior después de
haber realizado cualquiera de las dos clases de cierres descritos, hasta no
realizar nuevamente un cierre no será trasladado al año siguiente.
CIERRE PARCIAL
En este proceso se realiza un cierre de año con los saldos existentes en el
momento que serán trasladados como saldos iniciales del siguiente año. Esta
opción aplica para generar los archivos del nuevo año. Este proceso puede ser
repetido las veces que el usuario desee.
El procedimiento para correr un cierre parcial en SIIGO es el siguiente:
En el menú (CONTROL DE ACCESO) en la opción F3 (CIERRES ANUALES)
al entrar a esta opción pide digitar el año a cerrar, después de haber marcado o
digitado el año, se genera un archivo para enviarlo a impresión o mirarlo por
pantalla, en este proceso el programa hace una comparación de las cuentas
contables del presente año y el siguiente, mientras realiza este proceso
muestra el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Si se hizo un cierre anterior y se tiene un plan de cuentas con características
diferentes, inmediatamente este proceso encuentra inconsistencias.
Las inconsistencias que se reportan en un listado deben corregirse y así se
puede volver a correr otra vez el cierre parcial, algunas de las inconsistencias
que se pueden presentar son las siguientes:
Costos Diferentes
Detalles Diferentes
Auxiliares Diferentes
Terceros Diferentes
Al correr de nuevo el proceso de cierre y si no presenta ya inconsistencias,
dará otro pantallazo el cual presenta la siguiente pregunta:
(18/02/2004)
De la opción que se le de a esta pregunta depende la clase de cierre de año
que sea, como se esta hablando de cierre parcial, se debe colocar NO.
Después de haber colocado (NO), muestra otra pregunta la cual dice:
CONTINUA EL PROCESO DE CIERRE DEL AÑO ?? SI/NO
Si se contesta NO, vuelve al menú principal, de lo contrario el programa
pregunta lo siguiente:
PASA TODO EL PUC O SOLO LAS UTILIZADAS (T/U)
El programa sigue mostrando pantallazos, marcando una serie de preguntas
como si QUIERE CERRAR LAS CUENTAS DE TERCERO (S/N)?, el Tipo de
Comprobante en que se va a contabilizar y el Número del mismo, también la
CUENTA que se va a cerrar. Estas no son las cuentas de resultados, sino las
cuentas de terceros que tienen que ver con la Retención o de IVA que se
quieren cerrar al final del año y donde se realiza el proceso contra el NIT
suministrado, luego pregunta si CONTINUA CERRANDO CUENTAS DE
TERCEROS y se siguen cerrando las cuentas que tengan creadas.
Después de haber concluido este proceso de cierre anual y de haberse creado
un comprobante de cierre, este es generado en un mes 13, igualmente el
usuario puede consultar las cuentas cerradas o no cerradas en mes 12 y/o 13.
¿QUE SON Y PARA QUE SIRVEN LAS CLAVES DE ACCESO?
Las claves de acceso son la forma de restringir o autorizar funciones al usuario
para el manejo del programa. Sirven para llevar un mejor control de la
información y delimitar la utilización de opciones específicas, según las
funciones de cada empleado.
SIIGO por defecto trae una clave genérica para el administrador, la cual puede
ser cambiada por seguridad constantemente.
Cuando se instala SIIGO, asume una clave para el administrador, que le otorga
todos los derechos en las diferentes opciones, pero como ya se había dicho
antes debe ser cambiada , por la que designe el nuevo administrador de SIIGO.
(18/02/2004)
UTILIZACION DEL COMANDO REC.
El comando REC cumple la función de cerrar archivos que se encuentren
abiertos debido a salidas bruscas del programa.
El comando REC realiza una recuperación del archivo del archivo que
dependiendo del estado de deterioro en el que se encuentre lo reconstruirá
total o parcial.
CAUSAS: Al ingresar al programa puede ser solicitado el comando REC a un
archivo específico. Esto debido a que en los computadores se pueden
presentar como consecuencia de una salida del programa mal efectuada.
Otra razón puede ser caída de luz, o picos en el voltaje, razón por la cual
algunos archivos sobre los cuales se estaba trabajando anteriormente quedan
abiertos, siendo necesario cerrarlos para poder continuar trabajando.
La utilización del comando se especifica de la siguiente forma:
Al ingresar al sistema saldrá un recuadro que le informa que archivos deberán
ser recuperados.
Al ubicarse en la empresa correspondiente se ejecuta de la siguiente manera
para cerrar los archivos de control (necesariamente ejecutar el REC sobre los
dos):
C:\SIIGONN >REC Z06 A (ENTER) ó C:\SIIGONN >REC Z24 A (ENTER)
Cuando los archivos abiertos son los de movimiento contable, inventarios,
terceros, etc. Del año indicado, se ejecuta el comando REC de la siguiente
manera:
C:\SIIGONN >REC Z??NNNN A (ENTER)
Donde Z?? Es el nombre del archivo y NNNN es el año de proceso.
EFECTO: Es importante que antes de ejecutar el comando REC sobre alguno
de los archivos de la empresa, obtenga una copia de seguridad y verifique el
tamaño del archivo correspondiente, esto con el fin de verificar que en la
recuperación no haya sido afectado el contenido del archivo, de lo contrario
será necesario volver a montar o restaurar la copia de seguridad.
RECUPERACION EN CASO DE FALLAS DE LUZ
En caso de que el programa haya sido cerrado bruscamente (ya sea por caídas
de luz o fallas eléctricas) en el momento de registrar un comprobante y al
ingresar nuevamente al programa puede realizar actualizaciones parciales,
para lo cual al pie de la pantalla aparecerá el mensaje HAGO PROCESO DE
RECUPERACION 99-999999-99. De esta forma es reversada la actualización
parcial o total de algún documento que se estaba contabilizando.
Es muy probable que por este hecho algunos archivos de programa queden
abiertos o desorganizados, esto no implica pérdida de información , al ingresar
nuevamente al sistema aparecerá el mensaje : "DE EL COMANDO REC Z??
NNNN A, Y REINTENTE". Este proceso permite cerrar los archivos y poder
ingresar normalmente al programa. Se ejecuta de la siguiente forma :
Ubicados en DOS o en UNIX (por fuera de SIIGO), en la empresa que tiene el
inconveniente (SIIGO01, SIIGO02, ...)
Y se digita así:
C:\SIIGO01>REC Z031998 A<ENTER>.
Si por algún motivo se perdió el archivo Z06, aparecerá el mensaje "NO HAY
ARCHIVO DE CONTROL", deberá recuperarlo de la copia de seguridad en el
archivo que está accesando.
En caso de aparecer el mensaje "SERIAL NO CONCUERDA" ubique los
diskette con los que el Asesor instaló el programa y copie el archivo Z12 en el
directorio principal (SIIGO00).
*** FAVOR REMITASE A LA CARTILLA N°8, "Procesos del Sistema".
Nuevamente intente ingresar, aparecerá en la pantalla el siguiente mensaje:
(18/02/2004)
PASO COMPROBANTES ENTRE EMPRESAS
Por la opción F2 (Paso Comp. Entre empresas), permite importar
comprobantes de una empresa a otra, al utilizar esta opción nos muestra el
siguiente pantallazo.
CONSOLIDACION DE EMPRESAS
Las consolidaciones son el proceso por medio del cual se pueden unificar
varias empresas en una sola para así realizar análisis de información en
conjunto.
SIIGO permite consolidar las empresas que se deseen dejando esta
consolidación en la empresa SIIGO_99, se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
• Creación del directorio SIIGO_99, en el sistema operacional que este
trabajando el programa (DOS o UNIX).
• Forma de consolidación (Sólo Saldos o todo el movimiento).
Para efectuar este proceso, lo primero que se debe hacer es crear el directorio
SIIGO_99 para DOS de la siguiente manera:
C:\>MD SIIGO_99
Para los usuarios de SIIGO en sistema operacional UNIX con el comando
mkdir es:
/u/mkdir siigo_99
Posteriormente dentro del menú principal se debe digitar la tecla de función F4
(Consolidaciones) y digitar el año a consolidar como lo muestra el siguiente
pantallazo.
(18/02/2004)
Pregunta el número de la empresa (99) con la que se desea generar la ya
consolidada, con movimiento S/N (el máximo de empresas con movimiento que
permite consolidar son diez), luego el número de la primera empresa a
consolidar, si se está seguro S/N, en este proceso demora unos minutos, al
terminar si desea otra (S/N) pregunta el número de la segunda empresa a
consolidar y sucesivamente con las demás que desee.
Para consultar la información consolidada debe ubicarse en el directorio
SIIGO_99 para DOS o /u/siigo_99 para UNIX, la cual se comportará como
cualquier empresa, donde podrá extraer los listados de saldos unificados.
¿COMO COPIAR ARCHIVOS DE UNA EMPRESA A OTRA?
Cuando se instala una nueva empresa y se desea que ésta contenga el mismo
plan de cuentas, catálogo de terceros, inventarios, activos, que la empresa
anteriormente creada, hay que tener en cuenta lo siguiente:
• Referente a los inventarios y activos se debe parametrizar las tablas iguales a
las tablas de la empresa de donde se desean copiar, antes de realizar la copia.
• Al copiar los archivos Z03NNNN (Plan de Cuentas), Z04NNNN(Inventarios),
Z08NNNN (Catálogo de Terceros), Z14NNNN (Catálogo de Empleados), Z27
(Activos), estos pasan a la empresa con saldos; para limpiarlos se debe correr
un RECUPERA, ya que este procedimiento compara estos archivos con el
Z09NNNN (Movimiento) y como observa este archivo limpio automáticamente
limpia los otros.
• El archivo Z09NNNN (Movimiento) no se debe copiar puesto que este es el
más importante y va complementado con los anteriores.
Ilustrando un ejemplo, el procedimiento a seguir es el siguiente:
• C:\SIIGO02>COPY \SIIGO01\Z031998 (y Enter)
• Después de haber copiado este archivo (Z031998), corremos un RECUPERA.
ESTRUCTURA CLAVES DE ACCESO
Cada clave se compone de un código de cuatro posiciones alfanuméricas y de
un nombre de usuario. Además pueden crearse infinitas claves.
La ruta específica para la creación de claves es la siguiente:
Teniendo en cuenta que el único que tiene acceso a esta opción es el
administrador, se escoge la opción F2 (Parametrización), muestra el menú de
parametrización, se marca F1 (Registro de claves), esta opción muestra el
siguiente pantallazo.
(18/02/2004)
Se digita la clave a ser asignada, en 4 posiciones alfanuméricas, luego digita el
nombre del usuario. En caso de existir un usuario ya creado mostrará los
permisos asignados.
Después de digitar el nombre del usuario a asignar, inmediatamente se
empieza a darle funciones digitando S, en caso contrario digitando N. El
programa por defecto al darle Enter asume N.
Si desea que el usuario tenga autorización al cambio de fecha (AÑO) de
proceso se le digita S, de lo contrario digite N, con ENTER asume NO.
Si desea que el usuario anule documentos previamente contabilizados digite S,
de lo contrario N, igualmente en esta opción como en todas las demás
opciones de asignación de funciones con ENTER asume NO.
Si desea que el usuario borre documentos previamente contabilizados digite S,
de lo contrario N.
Si se le permite al usuario cambiar de una empresa a otra sin salirse del
programa se digita S, de lo contrario N.
Se digita S, si permite que el usuario elabore facturas de venta por debajo de la
lista de precios definida, en caso contrario digite N.
Si permite que el usuario realice facturas de venta con sobre cupo de crédito,
digite S, de lo contrario N.
Si desea que el usuario asigne Descuentos, en las facturas de ventas digite S,
de lo contrario N.
Si se le permite al usuario realice Facturas de venta a clientes con saldos en
mora, se digita S, de lo contrario N.
Se digita S, si permite que el usuario Borre Cuentas previamente creadas, en
caso contrario digite N.
Si permite que el usuario borre Terceros-Nits, previamente creados, digite S, de
lo contrario digite N.
Si se le permite al usuario Borrar Productos previamente creados se digita S,
de lo contrario digite N.
Se digita S, si permite que el usuario Borrar Activos previamente creados, en
caso contrario digite N.
Si permite que el usuario Gire en Rojo comprobantes de Egreso, digite S, de lo
contrario N.
Si desea que el usuario Liste el Informe de los Comprobantes Anulados digite
S, de lo contrario N.
Si se le permite al usuario Cambiar Cupos de Crédito, se digita S, de lo
contrario N.
Se digita S, si permite que el usuario Imprima Documentos previamente
creados, en caso contrario digite N.
Si permite que el usuario Pueda Cambiar Atributos de las Cuentas Contables,
digite S, de lo contrario N.
Se digita S, si permite que el usuario Borrar Activos previamente creados, en
caso contrario digite N.
Si permite que el usuario Ingresar al Módulo de Administración, digite S, de lo
contrario N.
Si desea que el usuario Verifique Actualización parcial de Comprobantes al
entrar al Programa digite S, de lo contrario N.
Si se le permite al usuario Cambiar Cupos de Crédito, se digita S, de lo
contrario N.
Se digita S, si permite que el usuario Cree Nits, en caso contrario digite N.
Si permite que el usuario Pueda Crear Cuentas, digite S, de lo contrario N.
Se digita S, si permite que el usuario Pueda Crear Productos, en caso contrario
digite N.
Si permite que el usuario Pueda Crear Activos, digite S, de lo contrario N.
Si desea que el usuario Consulte Costos digite S, de lo contrario N.
Si permite que el usuario Pueda Cambiar el Mes de Proceso, digite S, de lo
contrario N.
Si permite que el usuario Pueda Cambiar el Día de Proceso, digite S, de lo
contrario N.
Digite S, si permite al usuario Borrar En bloque Comprobantes o Documentos
previamente contabilizados, de lo contrario N.
(18/02/2004)
Al ubicarse en la opción (Menú Propietario), si se digita S, después de haber
terminado de marcar las funciones, mostrará otro pantallazo el cual trae dos
mensajes (Asigna y Desasigna), al marcar la opción Asignada, muestra otra
pantalla con una serie de funciones las cuales serán las únicas que pueda
manejar este usuario (máximo se pueden asignar veinte funciones por clave).
Se ubica en la función a asignar y le da Enter para que sea marcada con un
asterisco (*); en caso de marcar por equivocación una opción le vuelve a dar
Enter en la opción y de inmediato queda desmarcada.
Al digitar la opción (D) Desasigna muestra un pantallazo el cual trae tres
mensajes (ESC Retorna, ENTER Desmarca, F1 Graba). Esta opción como su
nombre lo indica se utiliza para eliminar funciones que ya estén asignadas al
usuario, dándole ENTER sobre la función.
Si se le digita N a la opción (Menú Propietario) automáticamente el usuario
puede ingresar y manipular los módulos activados, de acuerdo a las funciones
asignadas en la creación de la clave de acceso.
INTERPRETACION Y SOLUCION DE ERRORES COBOL.
TIPO: En la ejecución del sistema, puede interrumpirse un programa y arrojar
un número correspondiente a un tipo específico de error del cobol que puede
ser: 22, 41, 42, 43, 44, 46, 47, 105, 106, 107, 201, 202, 203, 205, 208, 209,
210, 211, 213, 214, 215, 216, 217, 218, 219, 220, 221.
CAUSA: Todos estos errores son inconsistencias en los programas fuentes, los
cuales no pueden ser arreglados simplemente reemplazando el programa
nuevamente sino que se presenta por error físico en el programa o en la
compilación del mismo.
SOLUCION: Tomar nota exacta de las dos primeras líneas en las que reporta
el error e informar a INFORMATICA & GESTION S.A. para que se lleve a cabo
la correspondiente revisión y solución del problema.
TIPO: El error 24, 34, ó 94.61 significa que el espacio en el disco duro se lleno.
CAUSA: Pueden existir muchos archivos en el disco duro del computador que
no se necesitan o un computador con un disco duro muy pequeño para cubrir
las necesidades de la empresa.
SOLUCION: Lo más aconsejable en estos casos es realizar un backup de los
programas que no se necesitan y borrarlos del disco duro.
TIPO: Error 30,4 ó 30,5 hace referencia a la configuración del equipo en D.O.S.
y en red, puede ser problema de permisos de login o usuario que esta
trabajando la información.
CAUSA: Es el caso del sistema operacional D.O.S. que permite manejar por
defecto hasta ocho archivos, el programa SIIGO necesita para su buen
funcionamiento 48, en red permisos del usuario restringidos de crear nuevos
archivos o escribir sobre los que haya.
SOLUCION: Modificar el Config.sys con la ayuda del Edit.com de tal forma que
los archivos sean iguales a 48, Buffers=48 y Files=48, en red el supervisor por
el utilitario Syscon propio de la red debe aumentar permisos a lis directorios
que usa el login.
TIPO: Error 30.NN donde NN es diferente a 04 ó 05, se entiende que el archivo
está tan dañado que ni siquiera lo puede abrir.
CAUSA: En sistema Multiusuario este error puede ser causado por los
permisos, en cuyo caso no es grave, pero también se puede presentar por la
aparición de un virus.
SOLUCION: Como el error significa daño físico de Hardware, una vez
comprobado que no es por permisos lo mejor es hacer revisar tecnicamente el
equipo.
TIPO: Error 90.5 o 93.02 Hay conflictos al intentar abrir un archivo.
CAUSA: Sucede cuando un archivo está siendo compartido al tiempo por dos
usuarios y es el de control o un listado, o con un rec al mismo archivo.
SOLUCION: Terminar la utilización de un usuario para que el siguiente lo
pueda tomar.
TIPO: El error 93,NN, diferente a 02 ó 39,NN. Es la modificación de un archivo
el cual no corresponde a la versión en la que están los demás archivos del
SIIGO.
CAUSA: Suele suceder cuando luego de actualizar la versión del sistema
SIIGO, por error se recupera un backup que no debía, o que se está
ejecutando un programa de una versión distinta a la de los archivos, si esto se
presenta basta con correr el programa correcto.
SOLUCION: Tener los diskettes bien identificados, y reemplazar los archivos a
la versión que coincida con los programas o viceversa.
TIPO: Error 94,60 es insuficiente memoria, para ejecutar un programa.
CAUSA: Cuando se ha utilizado programas como el LOTUS, el DBASE y otros,
se tiene el inconveniente de que al salirse de ellos quedan residentes en
memoria. Por lo que al utilizar otros programas como el SIIGO puede reportar
este error.
SOLUCION: Apagar el computador tan pronto como salga del programa como
el LOTUS, o en el momento de presentarse dicho error. Si el problema persiste
es una falla del Hardware.
TIPO: Error 98,1 y 98,2 La estructura de llaves no está consistente.
CAUSA: Es un típico error de los bajones de luz y de las salidas mal realizadas
del programa.
SOLUCION: Se ejecuta el comando REC, su utilización correcta es: REC Z??
NN A. Donde ?? es el archivo a recuperar y NN es el año del correspondiente
archivo.
TIPO: Error 98,3, 98,4 ó 98,5 La estructura de datos puede estar mal. (98,6 en
adelante): la estructura física del archivo está mal.
CAUSA: Es consecuencia directa de las muchas veces que se presenta el 98,1
ó 98,2 fallas de instalación eléctrica o cableado en el caso de la red o disco
duro con problemas físicos.
SOLUCION: Restaurar el último backup o aplicar procedimientos de
RECOVER2, si son los archivos Z25, Z26, Z28, Z07 ó Z23 se puede copiar el
archivo del año inmediatamente anterior con el del problema y correr un
RECUPERA, para de esta forma regenerarlo. Si el RECOVER2 pierde muchos
registros y es en los archivos Z03, Z04, Z08 y Z27 deben redigitarse cuentas,
productos, nits o activos respectivamente y correr un RECUPERA para integrar
la información.
TIPO: Error 204 no encuentra un programa que se está llamando, o el disco
duro no corresponde.
CAUSA: Porque no existe copiado e programa que se está llamando, o se
instaló una empresa nueva y no quedó bien enrutado (disco llave), o se esta
trabajando una empresa de un disco duro D por ejemplo en C.
SOLUCION: Copiar el programa que no está, correr el distri o cambiar
direccionamiento de la empresa.
TIPO: Error 104 es que no corresponden las áreas de impresión.
CAUSA: En parámetros han digitado S (Si usa generador de formas) sin haber
realizado el formato.
SOLUCION: Cambiar en parámetros a no usar generador, esto sucede también
para los clientes que tienen adaptados programas de elaboración de
documentos y quieren usar el generador el cual es imposible de usar ya que las
áreas están modificadas (Este programa en especial hay que realizarse en
INFORMATICA Y GESTION S.A. Bogotá)
EXPORTACION DE DATOS
Esta opción permite generar información dinámica para que pueda ser
exportada hacia otro programa por medio de un archivo con extensión .PRN, el
cual puede ser manipulado para ser una presentación variada de informes.
La ruta para realizar una exportación de datos es por menú principal
(CONTROL DE ACCESO), F7 (Exportación de Datos), al oprimir Enter en esta
opción o marcando la tecla de la función nos muestra el siguiente pantallazo:
Al marcar la tecla F1 (Módulo de Contabilidad) u oprimir Enter encima de la
función, mostrará el siguiente pantallazo:
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
La función del Administrador es la de llevar el control del programa mediante
restricciones creando claves de acceso. Para ello, el Administrador puede
establecer funciones a los demás usuarios, tener acceso a otras opciones las
cuales otro usuario no lo puede hacer, debido a la restricción en las claves
asignadas.
Como se había comentado anteriormente la clave del administrador es
genérica, cuatro posiciones numéricas (1111). Para cambiar la clave del
administrador se ubica en el menú F2 (parametrización) entra y luego digita F6
(Cambio clave Admon.) o también se puede transportar con el cursor hasta la
función deseada y con ENTER continua.
(18/02/2004)
Muestra un pantallazo con tres mensajes (NUEVA, RECONFIRME Y
USUARIO), se digita la nueva clave, luego reconfirma la misma y por último se
escribe el nombre del administrador
(18/02/2004)
Si se digita una clave de usuario ya creada o la misma, dirá CLAVE YA
ASIGNADA. La clave del administrador no se puede imprimir, ni observar por
pantalla.
CAMBIO DE FECHA
Existen tres formas para cambio de fecha en el programa SIIGO. Esta
posibilidad depende de los permisos dados a cada usuario en la asignación de
claves.
1. Una de las opciones es cuando se va a ingresar a SIIGO, después de digitar
la clave de acceso, pregunta: AÑO, MES Y DIA en que se desea trabajar, se
coloca el año, cuatro posiciones alfanuméricas (el programa por defecto deja la
última fecha en que se ingreso), el mes y el día en dos posiciones numéricas.
(18/02/2004)
2. Otra opción es por la opción F5 (Administración), la cual muestra un menú, el
cual marcando la opción F2 (Cambio de Fecha), se puede cambiar mes y día
únicamente.
(18/02/2004)
3. En F1 Menú Principal, donde se encuentran los módulos de SIIGO sin
activar alguno de estos, se digita la letra F y se marca la fecha nueva, pero
solamente el mes y el día.
(18/02/2004)
La única manera de cambiar de un año a otro es salir totalmente del programa
y volver a ingresar.
BLOQUEO DE FECHA
En las funciones del administrador también hay una opción específica para el
bloqueo de la información almacenada a través de la fecha, esto es por
seguridad para evitar modificación o eliminación de la información almacenada
en SIIGO.
Para bloquear una fecha hacia atrás, también en Parametrización se marca la
opción F7 (Bloqueo de Fecha) se le da ENTER, muestra un pantallazo
solicitando AÑO/MES/DIA
(AAAA/MM/DD) se digita la fecha a bloquear, cabe aclarar que el único que
tiene acceso a esta opción es el Administrador.
Después de haber bloqueado una fecha hacia atrás lo único que el programa
permite en esta fecha es observar mas no modificar, agregar o anular cualquier
clase de documento o movimiento.
Si por algún motivo se entra a modificar, agregar, borrar o anular algún
documento que se encuentre cerrado en esta fecha aparecerá un mensaje que
dice:
NO SE PUEDE ANULAR EN AÑO-MES YA CERRADO
Para desbloquear la fecha solo se digita ceros (00000000) o con la tecla TAB
en el cambio de fecha.
(18/02/2004)
Muchas veces cuando se manejan dos o más empresas, existen dos formas de
cambiar de una empresa a otra:
1. La primera opción es saliendo del programa y entrando a la segunda
empresa.
2. Y la segunda es también por Parametrización, F5 Administración, muestra
un pantallazo y al igual que para cambiar de fecha existe una opción para
cambio de empresa.
(18/02/2004)
Con la tecla ESC (Escape), toma la opción de cambio de empresa.
De la misma manera como se cambia la fecha o de empresa, también por F5
Administración se puede efectuar el cambio de moneda o cambio del valor de
la misma.
IMPORTACION DE DATOS
Esta opción nos permite incluir comprobantes externos hacia SIIGO. La ruta
para acceder esta opción es por F6 (Importación de Datos) al oprimir Enter
muestra el siguiente pantallazo:
INCONVENIENTES MAS FRECUENTES EN CIERRES
• Cuando en un proceso de cierre definitivo no cierra algunas cuentas de
resultado, muchas veces es porque estas cuentas no se encuentran marcadas
como Egreso o Ingreso.
SOLUCION: Se debe verificar por apertura del Plan de Cuentas que estas
cuentas estén marcadas como Egreso o Ingreso.
• Algunas veces al generar un cierre de año se bloquea el equipo.
SOLUCION: Se debe verificar el espacio en el disco duro.
• Después de generar un cierre definitivo la cuenta 590505 de pérdidas y
ganancias queda con saldo.
SOLUCION: Se debe realizar la nota contable en el mes de cierre o mes trece
(13) trasladando el valor de la cuenta a la 36 correspondiente.
¿QUE ES UN UTILITARIO?
El programa SIIGO COMERCIAL O ESTANDAR tiene la opción de crear hasta
noventa y ocho empresas y una noventa y nueve para la consolidación de
estas.
La forma de crear estas empresas es la siguiente:
Después de haber copiado los disquettes en el directorio C:\SIIGO00, paso
seguido se le digita lo siguiente:
C:\SIIGO00>INSTALA NN
(NN es el número de empresa)
Después de haber digitado INSTALA NN y presionar ENTER, nos muestra el
siguiente pantallazo donde nos trae una advertencia que dice:
(18/02/2004)
Este mensaje quiere decir que si ya se tiene creada la empresa con el número
que aparece en el pantallazo al seguir el proceso de instalación, cuando ya se
instale la empresa la información que tenía la empresa No. 2 será totalmente
borrada.
Al digitarle S nos muestra otra pregunta la cual se refiere si este proceso
corresponde a una Reinstalación o no (CORRESPONDE A UNA
REINSTALACION ? : N). Después de haber contestado esta pregunta mostrará
un pantallazo donde solicita la siguiente información:
(18/02/2004)
Después de haber digitado estos datos necesarios para la instalación, el
programa empieza el proceso de instalación, este proceso dura
aproximadamente cinco minutos. Es conveniente reiniciar el equipo para
adopte los cambios realizados.
El programa en el proceso de instalación de la empresa crea el directorio por la
cual se va a ingresar a SIIGO.
Ejemplo: Si se instaló la empresa No. 01, el directorio se va a llamar
C:\SIIGO01>, inmediatamente después de llamar el directorio por (C:\CD
SIIGO01), copiamos de SIIGO00, todos los ejecutables *.BAT, de la siguiente
manera:
C:SIIGO01>COPY \SIIGO00\*.BAT
Paso seguido se digita la palabra para ingreso al programa (SIIGO).
ACTIVOS FIJOS
Por la opción F5 (ACTIVOS FIJOS), podemos importar archivos con saldos de
activos de otros programas para que puean ser manipulados en SIIGO.
Al manipular esta opción inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo:
Después de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo
en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:
Después de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo
en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:
INTERFASE ACTIVOS FIJOS
Por la opción F7 (Activos Fijos) permite generar en un archivo con extensión
.PRN los saldos de los activos para que puedan se manipulados desde
cualquier programa utilitario, al entrar a esta opción mostrará un pantallazo
donde solicitará: Código desde, Código hasta el cual se quiere realizar la
interfase.
Con las opciones de ayuda F2 (Alfabética) o F3(Numérica), se busca el rango
de activos necesitados.
Después de digitar Enter, aparecerá el mensaje titilante Generando la Interfase
y al terminar muestra el mensaje SE GENERO ARCHIVO CON NOMBRE
ACO400I. PRN, USE COMANDOS DE IMPRESIÓN PARA SU USO
(18/02/2004)
INTERFASE ORDENES DE COMPRA.
Por la opción F11 (Ordenes de Compra) permite generar y exportar un archivo
de las ordenes de compra, para que puedan ser manipulados desde cualquier
programa utilitario.
El pantallazo marca tres opciones: "ESC Retorna, Todos, Unico", al marcar (T)
Todos muestra lo siguiente:
(18/02/2004)
Al marcar la opción (U), Unico, solicita un rango de ordenes de compras (once
digitos), al marcar este rango renombra el mensaje de impresión.
Cuando se genere cualquier de las interfases mencionadas anteriormente,
podrá salir de SIIGO, ubicarse en el programa a donde va a llevar el archivo de
interfase (Ej: Lotus) y utilizando los comandos de importación del programa
escogido puede manipular la información generada.
INTERFASE DE CONTABILIDAD GENERAL
En Interfase Contabilidad, F1 (General de Contabilidad), se define el tipo de
archivo a exportar, dandóle (S y/o N) según el formato que se desee exportar.
Cuando se digita S en (Cuenta) se relaciona el nivel de cuenta, y
posteriormente el rango de códigos con el cual se desea generar la información
(Grupo, Cuenta, Subcuenta; Auxiliar)
.
Cuando llega a la pregunta Presupuesto y se le digita S nos pedirá Mes Inicio y
Mes Final; y después de haber marcado todas las preguntas para generar el
archivo a la interfase, nos muestra el siguiente pantallazo
(18/02/2004)
Cuando se genere la interfase mostrará el archivo CN12000G.prn, o el
escogido, el cual llevará además de la información escogida, (en el orden en
que se encuentran las opciones) el nombre de la empresa y fecha en la que se
está generando la interfase.
GENERAL DE CONTAB. X C.C.
Por F2 (Generar de contab. x C.C.), con esta opción si se desea llevar la
información por Centro de Costo en la Interfase mostrará: ESC Retorna; F1
Salta al final; F8 Vuelve al inicio de las opciones para la interfase.
Digite a cada opción "S" o "N", de acuerdo a la información que desee llevar a
la interfase.
Cuando digite "S" en (Movimiento mes) escoja el rango de meses que desee
llevar de información.
Dentro de esta interfase tiene la posibilidad de llevar la información ordenada
por C (Cuenta) o por E (Centro de costo).
Si escoge C (Cuenta) digite "S" en el nivel de cuenta, y posteriormente el rango
de códigos con el cual desea generar la información (Grupo, Cuenta,
Subcuenta, Auxiliar).
(18/02/2004)
Si se escoge E (Centro de Costo) relacione de que número de centro de costo
a que número desea llevar la información (del 001 al 999).
Cuando escoja la información de los centros de costo, a llevar, mostrará:
"Desea ingresar nombre a los archivos S/N", si digita S podrá cambiar el
nombre al archivo, si digita N generará el ya especificado.
Cuando se genere la interfase mostrará el archivo CN1190Cn.PRN, o el
escogido, el cual llevará además de la información escogida, (en el orden en
que se encuentran las opciones) el nombre de la empresa y fecha en la que se
está generando la interfase.
MOVIMIENTO CONTABLE:
Si se desea generar la información por movimiento escoja la opción F3
(Movimiento Contable), la cual le permite escoger la información que desee
llevar a la interfase, según el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
T (Tipo de Documento) para generar la interfase ordenada por documento.
C (Cuenta) para generar la interfase ordenada por cuentas contables.
F (Fecha) Para generar la interfase ordenada por fechas.
N (Número) Para generar la interfase ordenada por Nits.
Si escoge la opción "T" (Tipo de documento), escoja el tipo de documento a
llevar en la interfase, como ejemplo se va a tomar todos los documentos
*(*Todos):
(18/02/2004)
Si se escoge la opción "C" (Cuenta), digite "S" frente al rango al que desee
llevar la información (grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar) y posteriormente el
rango de códigos que desee generar.
(18/02/2004)
Si escoge "F" (Fecha) digite la fecha inicial (AAAAMMDD) y la fecha final
(AAAAMMDD) con la cual desee generar la información.
(18/02/2004)
Si escoge "N" (Número) digite el Nit inicial hasta el Nit final con el cual desee
generar la información.
(18/02/2004)
Cuando se genere la interfase mostrará los archivos CN11900G.PRN y
CN11901G.PRN el cual llevará además de la información escogida, (en el
orden en que se encuentran las opciones) el nombre de la empresa y fecha en
la que se está generando la interfase. Posteriormente mostrará "Digite
cualquier tecla para continuar".
Se Genero Archivo de INTERFASE con el Nombre
CN11900G.PRN CN11901G.PRN
Use comandos de Importación
INTERFASE CON AJUSTES
Si desea generar la información de ajustes escoja la opción F4 (Interfase con
Ajustes). Cuando se genere la interfase mostrará el archivo CN01600.PRN, el
cual llevará además de la información con ajustes, el nombre de la empresa y
fecha en la que se esta generando la interfase.
(18/02/2004)
INTERFASE CUENTAS POR COBRAR
Por la opción F2 (Cuentas por cobrar) permite exportar datos hacia otros
programas, esta opción se puede realizar en forma dinámica, es decir, le da la
oportunidad de seleccionar que datos requiere llevar a otros medios.
(18/02/2004)
Después de seleccionar los diferentes datos arrojará el mensaje:
"Se generó Archivo de INTERFASE con el nombre CR11200a.prn
Use Comandos de Importación"
También mostrará el número de registros generados.
INTERFASE CUENTAS POR PAGAR
La opción F3 (Cuentas por pagar), permite exportar datos hacia otros
programas. Esta opción se puede realizar en forma dinámica, es decir, le
brinda la oportunidad de seleccionar que datos requiere llevar a otros medios.
(18/02/2004)
Después de haber seleccionado los diferentes datos arrojará el mensaje:
"Se generó Archivo de INTERFASE con el nombre CR11200a.prn
Use Comandos de Importación"
También mostrará el número de registros generados.
INTERFASE EMPLEADOS
La opción F5 (Empleados) Genera un listado detallado o general con la
información completa del empleado para enviar o exportar datos hacia otros
programas, esta opción se puede realizar en forma dinámica, es decir, da la
oportunidad de seleccionar que datos se requiere llevar a otros medios.
(18/02/2004)
Después de seleccionar los diferentes datos arrojará dos opciones: (Numérico
o Alfabético), por cualquiera de las dos opciones, al marcarla, solicita si se
desea inlcuir los retirados o no.
INTERFASE ORDENES DE PEDIDO
Por la opción F10 (Ordenes de Pedido) permite generar y exportar un archivo
de los pedidos por vendedor y los pendientes por despachar por producto o por
cliente.
El pantallazo marca tres opciones: "ESC Retorna, Todos, Unico", al marcar (T)
Todos muestra lo siguiente:
(18/02/2004)
Al marcar la opción (U), Unico, solicita un rango de número de ordenes de
pedidos, al marcar este rango renombra el mensaje de impresión.
INTERFASE PRESUPUESTO
PRESUPUESTO CONTABLE
Por la opción F8(Presupuesto Contable) permite exportar datos a otros
programas, a nivel de Contabilidad o Inventarios.
En la opción de contabilidad se tienen dos opciones a exportar, (General o por
Centros de Costos), al escoger la opción (General), solicita un mes de cierre,
también trae las opciones de ayuda (F2-Alfabética o F3-Numérica) y muestra el
siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Al haber terminado de digitar el rango de las cuentas a exportar muestra el
siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
PRESUPUESTO DE INVENTARIOS
Por la opción F9(Presupuesto Inventarios), permite exportar datos o informes
de inventarios a otros programas, al digitar la función (F9), o oprimir Enter
encima de esta, muestra el siguiente pantallazo, donde solicita usar comandos
de exportación.
(18/02/2004)
INTERFASE DE PRESUPUESTO
PRESUPUESTO CONTABLE
Por la opción F6 (Presupuesto Contable), podemos importar archivos de otros
programas para que puedan ser manipulados en SIIGO.
Al manipular esta opción inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo
con el siguiente mensaje:
(18/02/2004)
Después de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo
en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:
(18/02/2004)
PRESUPUESTO DE INVENTARIOS
Por la opción F7 (Presupuesto Inventarios), podemos importar archivos de
otros programas para que puedan ser manipulados en SIIGO.
Al manipular esta opción inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo
con el siguiente mensaje:
(18/02/2004)
Después de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo
en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:
(18/02/2004)
INTERFASE CATALOGO DE PRODUCTOS
La opción F4 (Catálogo de Productos), permite exportar datos hacia otros
programas. Esta opción se puede realizar en forma dinámica, es decir, le
brinda la oportunidad de seleccionar que datos requiere llevar a otros medios.
(18/02/2004)
Si se desea enviar el informe por (Código), solicita el número de código inicial
al final, inmediatamente trae las opciones de ayuda ya conocidas (F2-
Alfabética, F3-Numérica, F4-Referencia, F5-Código de barras).
(18/02/2004)
Si se desea enviar el informe por (Descripción), solicita descripción desde: y
descripción hasta: inmediatamente trae las opciones de ayuda ya conocidas
(F2-Alfabética, F3-Numérica, F4-Referencia, F5-Código de barras).
(18/02/2004)
Si se desea enviar el informe por (Referencia de Fabrica), solicita Referencia
de Fabrica desde: y Referencia de Fabrica hasta: inmediatamente trae las
opciones de ayuda ya conocidas (F2-Alfabética, F3-Numérica, F4-Referencia,
F5-Código de barras).
(18/02/2004)
INTERFASES INTERNAS, EXTERNAS Y DE MOVIMIENTO
INTERFASE: Permite generar en un archivo con extensión .PRN, con toda la
información o listados contables para que puedan ser manipulados desde
cualquier programa utilitario o llevados a una hoja electrónica diferente de
SIIGO como Excel, etc.
En esta nueva versión los comandos de interfases vienen modificados, ya que
se trabajan independiente a cada módulo como en la versión anterior. En esta
versión las Interfases se conocen como Exportación e Importación de datos.
Estas dos opciones vienen en el pantallazo principal (CONTROL DE ACCESO)
de la siguiente manera:
NOMBRES DE LOS NUEVOS ARCHIVOS SIIGO DE LA VERSION 9.
La nueva versión 9. del programa SIIGO, trae como novedad tres archivos los
cuales los vamos a nombrar:
• Z10 = En la versión anterior cumplía la función de guardar los terceros por
centro de costo, en la nueva versión este archivo ha sido modificado para llevar
los acumulados de Nómina por concepto.
• Z14 = Este es el nuevo archivo en la versión 9. para guardar el registro de
empleados.
• Z17 = Archivo creado para cumplir la función de Temporal de Actualización en
la nueva versión 9.
PROCEDIMIENTO DE RECOBRAR Y RECOVER2
RECOBRAR: Es una herramienta propia de SIIGO, que por objetivo verificar la
consistencia del movimiento contable con sus respectivos archivos auxiliares.
Para poder correr un procedimiento de RECOBRAR es indispensable que se
conozcan las prioridades en cuanto a los archivos que guardan la información.
Por esta razón a continuación se muestra la lista de los archivos que compone
el SIIGO y su prioridad dentro de él.
Z06 = ARCHIVO DE CONTROL
Z24 = ACTUALIZACIONES PARCIALES
Z03NNNN = PLAN DE CUENTAS
Z04NNNN = CATALOGO DE PRODUCTOS
Z05NNNN = PEDIDOS - COMPRAS
Z07NNNN = DETALLES DE CARTERA-PROVEEDORES
Z08NNNN = NITS
Z09NNNN = MOVIMIENTO
Z11NNNN = ANULADOS (NO INDEXADO)
Z25NNNN = TERCEROS
Z26NNNN = BODEGAS
Z27NNNN = CODIGOS DE ACTIVOS
Z28NNNN = CENTROS DE COSTOS
Z29NNNN = NOMINAS (NO INDEXADO)
PRIORIDAD 1:
De acuerdo con las prioridades, el archivo Z09 es el más importante, porque en
caso de algún daño si tiene éste, puede perderse toda la información y el Z05
para la empresa que maneja pedidos y órdenes de compras.
PRIORIDAD 2:
Dentro de este prioridad se encuentran los siguientes archivos Z03, Z04, Z08,
Z27.
PRIORIDAD 3:
Los archivos de prioridad tres son: Z07, Z25, Z26 y Z28, cuando uno de estos
archivos esta dañado y no se puede recurrir a la copia de seguridad, basta con
copiarlos del año inmediatamente anterior y correr un RECUPERA.
PRIORIDAD 4:
Los archivos de prioridad cuatro son: Z11 Y Z29 cuando uno de estos está
dañado y no se puede recurrir al backup se pierden y los Z29 se regeneran
volviendo a digitar las novedades de nómina y el Z11 se vuelve a crear en la
medida en que se vuelvan a anular o borrar comprobantes.
Teniendo en cuenta la información que almacena cada archivo y su prioridad
debe realizarse los siguientes pasos para ejecutar el PROCEDIMIENTO DE
RECOBRAR y/o RECOVER2 para D.O.S. y para XENIX o UNIX
PROCEDIMIENTO DE RECOBRAR
1. El archivo RECOBRAR.EXE se debe copiar en la empresa en la cual se
debe realizar el arreglo del archivo indexado.
Hay que identificar el nombre del archivo con la siguiente estructura:
Z03NNNN = MAE
Z04NNNN = INV
Z05NNNN = PED
Z07NNNN = DET
Z08NNNN = NIT
Z09NNNN = MOV
Z25NNNN = TER
Z26NNNN = BOD
Z27NNNN = ACT
Z28NNNN = COS
Ejemplo:
Si el archivo que presenta problema está en el SIIGO01 el usuario debe copiar
el archivo RECOBRAR.EXE en este mismo directorio de la siguiente manera:
C:\SIIGO01 >COPY \SIIGO00\RECOBRAR.EXE (Enter)
2. La forma de ejecutar el programa es la siguiente:
RECOBRAR NOMBRE-ARCHIVO AÑO-ARCHIVO PUENTE
NOMBRE-ARCHIVO: Corresponde al nombre que tiene el archivo de acuerdo
con la tabla anterior.
AÑO-ARCHIVO: Digitar el año al cual pertenece el archivo.
PUENTE: Digitar una letra entre A y Z.
C:\SIIGO02 >RECOBRAR MOV 98 A
PROCEDIMIENTO RECOVER2
RECOVER2: Es una herramienta o utilitario propio del RUN-TIME (RM
COBOL). El cual se utilizar para restaurar archivos que se encuentran dañados
por causas ajenas al programa como bajones de luz, salidas bruscas del
sistema y todos los problemas que se puedan presentar con relación al
Hardware del equipo o red si es multiusuario.
Es importante aclarar que el RECOVER2 es un procedimiento manual que
aplica para cualquier sistema operacional y el proceso a seguir es el siguiente:
1. Como recomendación inicial debe crearse un directorio en la raíz del disco
duro con el nombre que se desee y ubicarse en él, esto con el fin de borrarlo al
final del proceso y no correr el riesgo de eliminar información importante, así:
• D.O.S./RED:
C:\>MD PRUEBA y enter
C:\>CD PRUEBA y enter
• UNIX/XENIX:
cd /
mkdir /prueba
cd /prueba
2. Copiar a este directorio el archivo a corregir, así:
• D.O.S./RED:
C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO01\Z??NNNN
C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO00\R*.*
C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO00\P*.*
C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO00\C*.*
• UNIX/XENIX:
copy /u/siigo01/Z??NNNN
copy /u/siigo00/R*.*
copy /u/siigo00/P*.*
copy /u/siigo00/C*.*
Lo anterior es un ejemplo ya que los (??), corresponden al nombre del archivo
al cual se le va a realizar este procedimiento y los (NNNN), corresponden año
de este archivo. Lo correspondiente al directorio SIIGO00 no varia.
3. Se debe dar un REC al archivo con el fin de anotar el número de registros
que tiene originalmente, esta información la ubica con el pantallazo del REC en
la tercera fila segunda columna "NUMBER OF RECORDS", así:
(18/02/2004)
4. El primer paso es generar el archivo secuencial en blanco y para ello es
necesario saber como se denomina el archivo a utilizar, los cuales están
especificados así:
Z03NNNN = MAE
Z04NNNN = INV
Z05NNNN = PED
Z07NNNN = DET
Z08NNNN = NIT
Z09NNNN = MOV
Z25NNNN = TER
Z26NNNN = BOD
Z27NNNN = ACT
Z28NNNN = COS
El comando a ejecutar es:
• D.O.S.
• C:\PRUEBA>R8 C???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el
archivo
• UNIX/XENIX
# r8 C???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el archivo.
5. Para sistemas operacionales UNIX/XENIX se debe tener instalada la
impresora default y con esta prendida y papel dar el comando:
• D.O.S./RED:
C:\PRUEBA>R8 RECOVER2 y enter
• UNIX/XENIX:
# r8 recover2 y enter
Este procedimiento vuelve el archivo indexado (archivo a recuperar) secuencial
y hace las siguientes preguntas:
INDEX FILE: Responder Z??NNNN (Ejemplo Z091998)
DROP FILE: Responder en el caso del Z091998: MOVS
Lo anterior varía dependiendo del archivo, así:
Z03NNNN = MAES
Z04NNNN = INV S
Z05NNNN = PEDS
Z07NNNN = DETS
Z08NNNN = NITS
Z09NNNN = MOVS
Z25NNNN = TERS
Z26NNNN = BODS
Z27NNNN = ACTS
Z28NNNN = COSS
OPTION : ? Responder : NOSUB
6. Generar nuevamente el archivo indexado por medio de la instrucción:
• D.O.S.
C:\PRUEBA>R8 P???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el
archivo.
• UNIX/XENIX
# r8 P???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el archivo.
Paso seguido digitar el año que corresponde. Al final de este proceso en la
parte inferior derecha de la pantalla saldrá el número de registros que quedaron
después del proceso los cuales deben compararse con los anotados en el
numeral 3. En este caso tomamos un ejemplo: Se genera el archivo XZ091998
el cual se copia como Z091998 con el siguiente comando:
• D.O.S./RED:
C:\>PRUEBA>COPY XZ091998 Z091998 y enter
• UNIX/XENIX:
#copy XZ091998 Z091998 y enter
7. Debe compararse el número de registros entre el Z091998 y el XZ091998
para optar por lo siguiente:
• Si la diferencia es muy grande es mejor recurrir a un backup reciente que a
éste proceso.
• Si la diferencia es mínima se copia el archivo al directorio correspondiente,
así:
D.O.S.
C:\SIIGO01>COPY \PRUEBA\Z091998 y enter
UNIX/XENIX:
#copy Z091998 /u/siigo01/Z091998 y enter.
Para correr el proceso de RECUPERA del año correspondiente e integrar toda
la información. Vale la pena anotar que este proceso no puede ser interrumpido
y ningún usuario puede ingresar a trabajar en SIIGO hasta su finalización,
adicionalmente es muy probable que el proceso de RECUPERA presente un
listado de inconsistencias el cual informa los documentos que va a eliminar y el
motivo para lo cual, se pueden entrar a corregir, o tomar la decisión de
borrarlos continuando el proceso de RECUPERA.
8. Después de verificar el punto anterior se borra el contenido y el directorio
creado, así:
• D.O.S.
C:\PRUEBA>DEL *.* y enter.
C:\PRUEBA>CD ..
C:\>RD PRUEBA y enter
• UNIX/XENIX:
cd /u/prueba
rm *
cd /u
rmdir prueba
RECUPERACIONES
El concepto RECUPERA: Es el proceso que tiene por objeto reorganizar la
información que debido a circunstancias externas como bajones de luz, salidas
bruscas del programa, accesos simultáneos al mismo archivo pueden en algún
momento desvirtuar la información.
El RECUPERA verifica en el programa todos los movimientos, revisando los
comprobantes y observa si existen diferencias en el cruce de las cuentas y si
sus sumas son iguales.
Se recomienda que antes de realizar este proceso de RECUPERA se realice
una copia de seguridad de la empresa donde se va a ejecutar este proceso.
Cuando por alguna circunstancia se presentan inconsistencias en el Balance
General de cualquiera de las empresas, se debe correr un proceso de
recuperación (RECUPERA).
El procedimiento a seguir para correr un RECUPERA es el siguiente: se pulsan
los botones F2 Parametrización, F9 Recuperaciones en el menú
(PARAMETRIZACION), al pulsar ENTER muestra un display con el siguiente
mensaje:
(18/02/2004)
Se digita S para continuar el proceso, de lo contrario se devuelve al pantallazo
de PARAMETRIZACION.
También compara las características de las cuentas del año anterior y el
presente, si encuentra inconsistencias sacará un reporte o listado de fallas,
indicando cuales son las diferencias para que se proceda a corregir.
(18/02/2004)
Después que el proceso haya verificado y no encuentre inconsistencias, el
programa mostrará el siguiente pantallazo
(18/02/2004)
El programa solicita impresora, para listar los comprobantes que él sacará
como mal ingresados antes de ser borrados.
Es recomendable listar los comprobantes antes de ser borrados para que se
puedan observar sus inconsistencias y continuar el proceso de recuperación.
Si desea corregir este o estos comprobantes erróneos, puede entrar por la
opción F1 (Menú Principal), F2 (Contabilidad), F6 (Generación Comprobante),
al darle ENTER a esta opción muestra otro cuadro de opciones del cual se
escoge o pulsa F1 (Entrada de Comprobantes), se llama el comprobante y se
corrige.
(18/02/2004)
Una vez sean arregladas todas las inconsistencias en los comprobantes
errados, deben volver a correr el proceso de RECUPERACIONES, si no se
encuentran inconsistencias en las cuentas ni en los comprobantes podrá
continuar el proceso.
Este proceso de RECUPERACION, en los casos de daños físicos en los
archivos, toma todos aquellos registros que sean consistentes y desechando
los problemáticos, razón por la cual, debe evaluar el resultado y posteriormente
incluir todos los datos (cuentas maestros, códigos de inventarios, códigos de
activos, nits, comprobantes, etc.) que se hayan podido perder, obviamente el
resultado es dejar consistencia en la información recuperada.
¿QUE ES UN UTILITARIO?
Son herramientas adicionales del programa que tienen como objetivo principal
agilizar y restablecer procedimientos que tengan que ver con el óptimo
funcionamiento del programa.
Esta opción es de exclusivo manejo del administrador de SIIGO y su forma de
ejecutar es la siguiente:
Desde el Menú de (Control de Acceso), se oprime la función F2
(Parametrización), F10 (Utilitarios), y muestra el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Para tomar cualquiera de las opciones se digita la tecla de la función que
corresponda o con el cursor se marca la indicada y se pulsa ENTER.
La función F1 (Borra Cliente 0) se utiliza para borrar el NIT 0, al digitar esta
opción mostrará un pantallazo solicitando digitar el año de proceso del cual se
quiere borrar el NIT 0:
La función F2 (Copia Formas Docum. o Finan.), se utilizar para copiar los
formatos de los documentos o reportes financieros que se necesiten de una
empresa a otra. Al entrar a esta opción en la siguiente pantalla muestra tres
preguntas (ESC Retorna, Empresa-actual, Otra-empresa), el programa por
defecto al darle ENTER toma (Otra-empresa).
Si se va a copiar formato de Generador de Documento, se marcar la letra D y
se escoge el documento que se quiere copiar así:
(18/02/2004)
En el ejemplo anterior, se tomó la opción D, documento que hace referencia a
la Nota Débito, preguntará la empresa destino. Si la empresa destino no existe
mostrara el mensaje en el pantallazo.
Tampoco se puede copiar el generador sobre la misma empresa y en caso de
que la empresa destino ya tenga su generador de documento predefinido
aparecerá el siguiente mensaje:
FORMA EXISTE REESCRIBE S/N ?
Para copiar el Reporte Financiero, se toma la opción F y mostrará:
(18/02/2004)
Cuando se desea trabajar, corregir, borrar, trasladar, copiar un formato de
generador o sus características, se toma la función F3 (Generador de
Documentos). Al ingresar a esta opción nos muestra un pantallazo con seis
funciones específicas, así:
(18/02/2004)
Si se escoge la opción F1, se puede extractar un formato de generador para
poder copiarlo en otra empresa, como lo indica el siguiente pantallazo, donde
solicita Tipo de Forma (tipo de documento), después de este proceso él genera
un archivo ZGEN.FRM el cual se copia en la empresa a la cual se va a
trasladar el generador.
Luego de extraer el generador de una empresa y de haberlo copiado en la
empresa destino, la opción F2 sirve para incluirlo en los parámetros de esta
empresa.
La Función F4 (Actualiza Consumos Inventarios) se utiliza para solucionar el
inconveniente de cuando ingresamos al programa y le damos si a la opción
Actualizar consumos de Inventario, de borrar los acumulados de salidas de
inventarios traídos en el cierre de año anterior (Hay que tener en cuenta que
este proceso se realiza una sola vez al año, después del cierre. Si es realizado
luego de incluido el movimiento deja en ceros los consumos de Inventario y así
es imposible realizar estadísticas de ventas); dejando los consumos reales.
Después de haber ingresado a esta opción , muestra el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Enseguida el sistema pide el período a corregir, el producto inicial y el producto
final, como se puede observar en el siguiente pantallazo
Con la opción F6 (Copia Tablas de Inventarios o Activos) se pueden pasar
estas de la empresa en la que se esta posicionado a la empresa en la que
requiera.
Cuando se entra a esta opción se debe definir que tipo de tabla se copiará; en
el caso de ser activos se digita A, luego preguntará el GRUPO en caso de que
éste ya exista en la empresa destino sacará el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Cuando el grupo no existe en la empresa destino o la empresa no esta
creada(no existe) mostrará el mensaje en el mimo pantallazo.
Cuando se copian los archivos de catálogos de una empresa a otra, ejemplo: el
plan de cuentas, hay necesidad de realizar una limpieza de archivos, en el caso
que se esta planteando, él pasa los saldos que tenian en el balance. Para dejar
los archivos sin saldo alguno es necesario entrar a la opción F7 (Limpia
Archivos) donde preguntará cual será el archivo a limpiar y las opciones de
limpiar y limpiar e imprimir como se en el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Existe una opción de este utilitario que permite corregir los errores o
descuadres en el balance, sólo basta con tomar la opción F8 (Menú Archivo
Maestro Vs. Otros) y el despliega el siguiente pantallazo:
(18/02/2004)
Escoja la opción dentro de las cinco posibles de acuerdo con los
requerimientos del caso. De acuerdo con lo anterior podrá solucionar
inconsistencias a nivel de terceros, centros de costos, inventarios, activos y a
nivel auxiliar.
CONTABILIDAD EN COLOMBIA
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