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GRID ENGINEERING
GUIDE UTILISATEUR
Comptabilité & Gestion financièreVersion 2.0 (Mai 2009)
Version 2.0
Guide Utilisation
TABLE DES MATIÈRES
TABLE DES MATIÈRES.............................................................................................2
Introduction............................................................................................................3
Définir un partenaire...........................................................................................3
Les contacts........................................................................................................6
Les propriétés partenaires..................................................................................6
La comptabilité.......................................................................................................7
Définition des comptes........................................................................................7
Définition des journaux comptables....................................................................9
Ouverture d'un exercice comptable..................................................................10
Le flux comptable/facturation...........................................................................10
Relevé bancaire.................................................................................................14
Réconciliation....................................................................................................15
Conditions de paiement et rappels....................................................................16
Les abonnements..............................................................................................18
La gestion électronique des paiements.............................................................22
Tableau de bord financier..................................................................................23
Les rapports......................................................................................................24
La clotûre..........................................................................................................24
Payer en devises...............................................................................................25
Les produits et les prix ........................................................................................26
Conclusion............................................................................................................33
Comptabilité & Gestion financière Page 2/33
Guide Utilisation
INTRODUCTION
Petit mais complet, OpenERP vous permet de garder la maitrise des processus de votre
entreprise.
OpenERP vous offre toutes les fonctions d'un grand système grâce à son puissant modèle
objet qui permet de relier les actions de l'entreprise. OpenERP couvre la gestion clientèle
(CRM), la gestion des approvisionnement et de la production (MRP), la gestion de projet et des
ressources humaines ainsi que la comptabilité, avec adaptation aux spécificités
Camerounaises.
OpenERP possède un kernel léger et une structure modulaire, il est donc toujours possible
d'ajouter les fonctions adaptées aux processus de votre entreprise.
Dans OpenERP, toutes les fonctionnalités sont totalement intégrées entre elles. Par exemple,
si un commercial crée un devis, il pourra automatiquement produire un bon de commande à
partir du devis. Ensuite, le bon de commande générera automatiquement des factures, des
bons de livraisons/ordres de productions selon les préférences clients. De même, une facture
va générer automatiquement des écritures comptables et la chaîne continue suivant les
modules installés.
La conception modulaire de OpenERP permet de gérer finement les droits d'accès des
utilisateurs et de leur présenter des menus simplifiés, ne contenant que les commandes utiles.
Le module comptabilité permet de tenir la comptabilité analytique et financière de
l'entreprise. La plupart des entrées comptables sont générées automatiquement par le
système à partir des opérations tels que la création des factures et les mouvements de stocks.
La comptabilité est gérée en multi-devises.
Le présent document a pour but de présenter l’utilisation de OpenERP pour la comptabilité et
la gestions financière.
DÉFINIR UN PARTENAIRE
Le fichier partenaire de Open ERP est disponible via le menu: Partenaires > Partenaires.
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Guide Utilisation
Le premier onglet donne les informations de base sur le partenaire et ses différents contacts.
Seul le nom est obligatoire. Le titre du partenaire désigne la fonction sociale de l'entreprise:
sarl, sa, eurl, asbl, etc. Vous pouvez définir vos propres titres grâce au menu: Partenaires >
Definitions > Titres.
Le code du partenaire est souvent utilisé pour donner un raccourci au partenaire. Ainsi,
lorsque vous recherchez un partenaire (par exemple, depuis un devis), il est parfois plus facile
de travailler par code que par nom. La recherche dans un champ référence vers un partenaire
se fait donc d'abord sur le champ code, si aucun partenaire n'est trouvé la recherche continue
sur le champ 'Nom'.
La langue du partenaire permet de définir dans quelle langue les documents doivent être
imprimés pour ce partenaire.
La section suivante permet de définir les différents contacts pour ce partenaire. Chaque
contact possède ses propres informations de localisation et ses données de contact. Ceux-ci
peuvent être de différents types: par défaut, facturation, livraison, contact ou autre. Cela
permet, par exemple,lors de la saisie d'un bon de commande, de sélectionner
automatiquement les adresses de livraison, facturation et commande en fonction du
partenaire choisi.
La dernière section du premier onglet de la fiche partenaire permet d'indiquer les catégories
auxquelles ce partenaire appartient. Vous pouvez ajouter ou supprimer autant de catégories
nécessaires grâce aux boutons 'Ajouter' et 'Supprimer'.
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Guide Utilisation
Des informations supplémentaires sont renseignées dans le deuxième onglet, intitulé 'Extra
Info'.
Vous y trouverez le numéro de TVA du partenaire, ses conditions de paiement et sa limite de
crédit. Les champs 'Débit' et 'Crédit' indiquent respectivement combien nous doit le client et
combien nous devons au fournisseur. Ces deux champs sont accessibles en lecture
uniquement et sont automatiquement calculés grâce à l'interface avec le module de
comptabilité.
Il y a également un champ "Actif" qui permet de désactiver une fiche partenaire, sans devoir
le supprimer. Lorsqu'une ressource est désactivée, elle n'est plus disponible lors d'une
recherche.
Vous pouvez cependant rechercher parmi les partenaires désactivés en spécifiant
explicitement lors de la recherche le critère "Active" à No. Cette fonctionnalité de Open ERP
est très intéressante pour cacher des partenaires avec qui l'on ne travaille plus mais qui
doivent rester dans la base de donnée car d'autres documents sont liés à cette fiche (des
factures, bons de commande, ...). Cela sert également de fonctionnalité d'archivage.
Open ERP est capable de gérer les relations hiérarchiques entre différents partenaires. Ainsi,
pour indiquer qu'un partenaire est une filiale, une franchise ou est simplement attaché à un
autre partenaire, complétez le champ société mère. Cela permet de construire des relations
structurées entre différents partenaires.
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Le champ note vous permet de saisir tout type d'informations informelles à propos de ce
partenaire. Il n'y a aucune limite de taille sur les notes saisies. Enfin, en bas du deuxième
onglet se trouvent les différents comptes bancaires du partenaire.
C'est au sein de ce formulaire que les informations bancaires sur le partenaires sont réglées
pour ensuite insérer une facture ou un paiement.
LES CONTACTS
Les contacts peuvent être saisis directement depuis la fiche partenaire dans le premier onglet.
Un partenaire peut avoir autant de contacts que nécessaire. Mais vous pouvez également
accéder à votre carnet d'adresses directement par le menu: Partenaires > Contacts
Partenaires.
Toute modification ou création faite dans ce formulaire est équivalente à cette même
opération faite directement depuis la fiche du partenaire associé à ce contact. Dans Open ERP,
ce principe est appelé géré par deux vues différentes du même objet.
L'avantage de passer par ce menu est que la recherche d'un contact porte sur ses champs
directement: nom du partenaire, nom du contact, adresse, pays, code postal, ...
LES PROPRIÉTÉS PARTENAIRES
Lorsque vous avez sélectionné un partenaire à l'écran, vous pouvez cliquer sur l'icône
'Propriétés'. Open ERP vous donne alors la liste des propriétés disponibles pour ce partenaire.
Si une propriété est vide, Open ERP utilise alors les valeurs définies par défaut. La liste des
propriétés définies est la suivante:
Stockage fournisseur : zone de stockage pour la contrepartie des mouvements de stock lors
de la réception de marchandises d'un fournisseur.
Stockage client : zone de stockage pour la contrepartie des mouvements de stock lors de la
livraison de marchandises chez un client.
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Compte client : compte tiers client de la comptabilité générale, Compte fournisseur : compte
tiers fournisseur de la comptabilité générale, Méthode de livaison : méthode de livraison par
défaut pour ce partenaire, Liste de prix d'achat : liste de prix par défaut lors d'un achat à un
fournisseur, Liste de prix de vente : liste de prix par défaut lors d'une vente à un client.
Si vous installez des modules supplémentaires, ceux-ci peuvent ajouter des propriétés sur chaque partenaire.
LA COMPTABILITÉ
Le module comptable de OpenERP couvre la comptabilité générale, analytique et budgétaire.
La comptabilité est gérée en double-entrée et multi-devises. Toute la comptabilité est tenue
dans une devise par défaut (celle qui est définie dans la société) mais chaque compte et/ou
transaction peut avoir une devise secondaire (celle définie dans le compte).
L'intégration avec les autres modules permet de diminuer le travail de la comptabilité car la
plupart des écritures sont générées par les ventes et les achats.
Les factures sont créées par les commandes (achats ou ventes) ou peuvent être encodées
manuellement. Sur la base des commandes, OpenERP ne crée automatiquement que des
propositions de factures (= factures à l'état draft). Il faut donc l'intervention manuelle d'un
comptable pour valider une facture. Lorsqu'il clique sur le bouton 'Créer facture' d'une
proposition de facture, la facture est générée et deviens 'active' dans la comptabilité.
Lors de sa création, un numéro de facture séquentiel lui est donc attribué et les écritures
comptables correspondantes sont générées.
La phase suivante est de payer cette facture. Dans OpenERP, cela se fait en deux temps:
1. Encodage des mouvements de caisse ou des extraits de compte,
2. Réconciliation des entrées de la facture et du paiement.
Cela se fait en deux temps car une facture ne correspond pas toujours à un et un seul
paiement (avance et règlement du solde, ajustement de quelques cents, paiement de
plusieurs factures en une fois, ...) Il faut donc un système de réconciliation efficace.
L'utilisateur encode les paiements grâce aux différentes méthodes de saisie d'écritures vues
dans les sections précédentes. Ensuite, il peut soit utiliser le système de réconciliation
automatique soit faire une réconciliation manuelle.
Une fois les écritures de la facture réconciliée avec les écritures du ou des paiements,
l'information remonte automatiquement à la facture. Celle-ci passe à l'état 'payée'. Si la
facture provient d'un bon de commande (client ou fournisseur), celui-ci se marque alors
comme payé et continue les opérations suivant sa configuration.
DÉFINITION DES COMPTES
Signification des différents champs d'un compte.
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Nom:
Indiquez ce que vous désirez comme désignation du compte.
Actif:
Vous pouvez désactiver un compte, il ne sera alors plus visible dans le plan de compte, mais
pourra être réactivé par la suite.
Type de Compte:
Les types de comptes déterminent les comptes utilisables pour chaque journal. Vous pouvez
ajouter de nouveaux types via le menu: Comptabilité et finances > Définitions > Plan
comptable financier > Types de compte.
Utilisez le type 'Vue' pour les comptes qui servent à structurer le plan comptable et dans
lesquels il ne peut y avoir d'écriture.
No de compte:
Le code du compte, il n'y a pas de limite sur le nombre de chiffres. Utilisez le code 0 pour tous
les comptes racines.
Devise:
La devise par défaut, secondaire, de ce compte.
Report à nouveau:
Détermine comment traiter ce compte et ses écritures lors de la clôture de fin d'année. Quatre
méthodes sont disponibles;
• Solde: Seul le solde du compte est reporté à nouveau lors du nouvel exercice (utilisé
pour les comptes de bilan).
• Aucun: Aucun solde n'est reporté (pour les comptes de charges et produits),
• Détail: Ensemble des écritures sont conservées pour le nouvel exercice.
• Non réconcilié: Seule les écritures non réconciliées sont reportées dans le nouvel
exercice comptable (utilisé pour les comptes de tiers).
Réconciliation:
Détermine si l'on peut faire des réconciliations d'écritures sur ce compte.
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Parents:
Détermine quels sont les comptes parents, pour la structure du plan comptable.
Taxes par défaut:
Quelles sont les taxes par défaut utilisées lors de ventes ou d'achats utilisant ce compte. Cela
permet de générer automatiquement les écritures de taxes lors d'une facture ou d'une
écriture manuelle.
DÉFINITION DES JOURNAUX COMPTABLES
Toutes les écritures comptables doivent obligatoirement appartenir à un journal comptable.
Pour apporter une visibilité plus grande des écritures comptables, il est fortement conseillé de
créer les journaux suivants:
• Journal des ventes (pour les factures clients).
• Journal des achats (pour les factures fournisseurs).
• Journal d'ouverture (pour les écritures d'ouverture et de clôture)
• Journeaux pour chaque caisse ou compte banque.
Les comptes de crédit et de débit par défaut permettent de générer automatiquement les
contreparties des écritures en mode saisie rapide dans un journal. Par exemple, dans un
journal de banque, il est bon de mettre le compte banque associé en compte de crédit et débit
par défaut ce qui vous évite de créer les contreparties à chaque entrée.
Un journal peut être marqué comme centralisateur. Dans ce cas, les contreparties des entrées
saisies ne seront plus propres à chaque entrée mais globales pour le journal et la période
donnée. Vous aurez donc une ligne de crédit et une ligne de débit centralisatrice pour chaque
journal. C'est notamment le cas du journal d'ouverture.
Gestion des droits sur les journaux
Deux contrôles peuvent être implémentés sur les journaux dans Open ERP;
1. Contrôle sur les comptes comptables
2. Contrôle d'accès par rapport aux groupes d'utilisateurs.
En plus de ces contrôles, vous pouvez bien sûr appliquer les règles standard de gestion des
droits de OpenERP.
Afin d'éviter la saisie de mauvais comptes comptables dans les écritures, vous pouvez placer
des conditions sur les comptes généraux qui peuvent être utilisés dans un journal donné. Pour
ce faire, il faut lister tous les comptes valides dans le deuxième onglet 'Entry Controls'. Si vous
n'encodez aucun compte, Open ERP n'applique aucun contrôle sur les écritures comptables. Si
vous listez les comptes qui peuvent être utilisés dans un journal, OpenERP empêche toute
écriture qui utilise un compte non listé. Cette vérification se fera au moment de la sauvegarde
de l'écriture. Cette fonctionnalité est intéressante pour limiter les erreurs de saisie. Ainsi, dans
un journal de banque vous pouvez limiter l'utilisation des comptes uniquement au compte de
cette banque et aux classes 1 à 5. Cela empêche donc l'utilisateur de saisir des écritures
erronées pour ce journal.
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OUVERTURE D'UN EXERCICE COMPTABLE
Bilan d'ouverture
Utiliser le menu 'Finance/Comptabilité > Ecritures > Ecritures par journal' pour saisir les
soldes à nouveau. Choisissez le journal d'ouverture, vous pouvez alors passer de écritures
manuelles.
Vous devez inscrire les montants effectivement en solde dans les comptes CCP et Banque aux
débits de ceux-ci.
Lorsque vous saisissez la première ligne d'écriture, OpenERP va ajouter deux lignes de
centralisation (Centralisation débit et Centralisation crédit). Ces 2 lignes vont contenir le total
des écritures passées (le journal 'Ouverture' est défini comme un journal centralisateur).
Ouvrez le plan de compte (menu 'Finance/Comptabilité > Configuration > Comptes financiers
> Plan de comptes'), les soldes sont en place.
LE FLUX COMPTABLE/FACTURATION
A sa création, une facture est à l'état brouillon et n'a aucune influence sur la comptabilité.
C'est lors de la validation (validation de la commande ou de la vente) que la facture passe au
status 'ouvert' et que l'écriture comptable est générée.
Lors de la saisie des relevés bancaires, la réconciliation (ou lettrage ) est lancée entre les
factures et les paiements. C'est à ce moment que la facture passe au statut payé.
Lors de la saisie d'une facture, il est préférable de faire en sorte que toutes les lignes
contiennent un code de TVA, même si il s'agît de prestations non-soumises. Cela permet
d'obtenir un décompte TVA en ligne avec le chiffre d'affaire de la société.
L'ordre de priorité de la TVA est le suivant: Partenaire / Produit / Compte. C'est-à-dire que le
taux de TVA du partenaire prime sur celui du produit qui prime sur celui du compte.
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Lors de la création d'une facture, elle possède l'état de brouillon, ce qui veut dire qu'elle n'a
aucune influence sur la comptabilité. Ce n'est que lorsque l'on valide cette dernière et qu'elle
passe au statut "ouvert", que l'écriture comptable de la facture est générée.
A intervalle régulier, et indépendamment des factures, le comptable saisi les relevés
bancaires (manuellement ou via l'importation des fichiers V11 d'encaissements) et lance une
réconciliation (ou lettrage), soit automatique, soit manuellement, pour faire le lien entre les
factures et leurs paiements. C'est à ce moment que la facture prend le statut de payée et
qu'elle n'apparaîtra plus dans la liste des factures ouvertes; l'écriture de paiement est alors
générée au niveau comptable.
Note : Etant donné que 90% des écritures comptables sont liées aux factures débiteurs et
créanciers, nous vous recommandons de passer par la création d'une facture au lieu de
passer des écritures comptables manuellement. Dans Open ERP, le traitement d'une facture
créancier et identique que pour une facture débiteur.
AJOUT D'UNE FACTURES
Avec OpenERP, il est possible d'avoir un suivi précis des clients et des fournisseurs. Le
fonctionnement est identique pour une facture de client que pour une facture de fournisseur.
Il suffit dans notre cas de rajouter une nouvelle facture via le menu : Comptabilité et Finances
>Factures.
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Si vous désirez obtenir la liste des propositions de factures générées par Open ERP, vous
pouvez utiliser le menu: Comptabilité et finances > Factures > Factures clients > Facture
brouillon. Idem pour le menu fournisseur pour les factures d'achat qui n'ont pas encore été
reçues et validées.
Pour ajouter une nouvelle facture, il suffit de passer par le menu Finance/comptabilité >
Factures et remplir les champs suivants:
• Description: Simple description de la facture qui sera utilisée comme libellé de
l'écriture comptable, pour une description plus détaillée, vous pouvez utiliser les
commentaires du troisième onglet.
• Devise: désigne la devise de la facture.
• Type de facture: Facture client, Note de crédit client, Facture Fournisseur, Note de
crédit fournisseur
• Partenaire: Lorsque vous indiquez le partenaire, Open ERP complète automatiquement
les champs adresses de livraison et le compte tiers associé. Si le partenaire n'existe
pas, vous pouvez sans autres le rajouter en pressant sur le bouton "Ajout"
• Compte de tiers: le compte tiers dans lequel seront générés les écritures de contre-
partie des écritures de vente (compte de tiers). Ce champ est automatiquement
complété grâce aux propriétés d'une fiche partenaire.
Il suffit ensuite de rajouter les différentes lignes de la facture dans la partie du bas "Détail
facture" en pressant sur le bouton "Ajout" => le formulaire suivant apparait :
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IL SUFFIT DE REMPLIR LES CHAMPS SUIVANTS :
• Description : ligne qui apparait sur la facture => vous pouvez sans autre écrire un long
texte
• Compte achat/vente : si une taxe a été définie pour le compte sélectionner, la taxe
apparaitra automatiquement dans la partie du bas du formulaire
• Quantité
• Banque du fournisseur
• En cas de BVR, il convient de renseigner le no de référence BVR
• Prix unitaire
• Eventuellement une escompte (en %)
Si cette facture sera ensuite payée au moyen d'un fichier DTA, il convient de spécifier le statut
DTA à "A payer". La facture sera donc ensuite disponible dans la liste des paiements à faire
viaDTA.
Vous pouvez modifier la liste des taxe si le compte achat/vente n'a pas été paramétrer avec la
taxe ou si au contraire il faut supprimer la taxe mise par défaut (exportation).
Les taxes sont automatiquement calculées et reportées sur le deuxième onglet de la facture à
partir des taxes définies dans chaque ligne de facture. Pour calculer les taxes, vous pouvez
soit:
• Créer la facture
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• Cliquer sur le bouton 'Calculer'.
Les conditions de paiement sont automatiquement assignées à partir des informations
provenant du partenaire. Pensez-donc à mettre les conditions de paiement dans la fiche
partenaire si vous désirez utiliser des conditions particulières par client. Si aucune condition
de paiement n'est assignée, Open ERP considère que c'est du paiement comptant.
Dans Open ERP, il est possible d'annuler une facture, de la corriger et de la recréer par la
suite. Pour ce faire, utilisez les boutons en bas à droite de ce formulaire. Il est également
possible d'extourner la facture au moyen de l'action "Extourner facture" se trouvant dans le
menu de droite"
Si il s'agit d'une facture fournisseur, vous avez maintenant la possibilité de payer cette facture
au moyen d'un fichier DTA à envoyer à votre banque. Il suffit d'aller dans le menu
"Finance/comptabilité > Factures > Paiement à payer DTA". Au moyen du bouton
"Rechercher", vous pouvez sélectionner les factures que vous désirez payer et une fois la liste
établie, pressez sur "Action" et sélectionner "Création DTA" dans la liste. Un fichier DTA sera
ensuite généré et vous pourrez le sauvegarder pour pouvoir ensuite l'envoyer auprès de votre
établissement bancaire.
RELEVÉ BANCAIRE
1. Comme nous l'avons vu dans le flux comptable, Open ERP traite de manière
indépendante la facture et le paiement de celle-ci. En effet, nous avons d'un côté
l'entrée des factures débiteur et créancier et de l'autre la saisie des relevés bancaires.
Une facture sera considérée comme payée lorsque le lien entre la facture et son
paiement aura été effectué
2. La première étape consiste à spécifier le journal sur lequel les écritures bancaires
seront passées (il est préférable d'avoir un journal par compte bancaire) et de préciser
le solde initial (normalement celui-ci est repris du relevé précédent) et le solde restant
sur le compte à la fin du relevé.
3. Utiliser le menu 'Finance/Comptabilité > Traitements périodique > Réconciliation
bancaire > Extraits par entrées importées' et prenez le relevé bancaire pour saisir
lignes par lignes les entrées et sorties effectués sur le compte.
4.
5. Lors de la saisie, OpenERP cherche à compléter la ligne sur la base du nom du
partenaire. Losrque le montant total des lignes correspond au montant du solde final, il
est possible de confirmer le relevé.
OpenERP Génère alors les écritures dans le journal de banque.
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6.
Date date à laquelle les montants sont entrés ou sortis du compte
Libellé libellé de l'écriture
Type cette colonne est importante car elle permet de sélectionner le bon compte de tiers (client ou fournisseur) spécifié dans le partenaire
Partenaire
pour permettre une réconciliation automatique il convient impérativement de spécifier le partenaire touché par l'ecaissement ou le paiement
Compte compte tiers utilisé pour la contrepartie => le compte automatiquement inséré en fonction du type de l'écriture et du partenaire
Montant Positif = entrée sur le compteNégatif = sortie du compte
A la fin de la saisie, pressez sur le bouton "confirmer" pour tester si le solde final calculé correspond au solde final spécifié en haut du formulaire. Si le test est concluant alors les
écritures sont automatiquement passées dans le journal bancaire sélectionné.Cette façon de faire évite de chercher pendant des heures à chercher des erreurs entre le solde
comptable et le solde réel de nos comptes de liquidité.
RÉCONCILIATION
RÉCONCILIATION OU LETTRAGE
Nous avons maintenant d'un côté les factures et de l'autre les mouvements bancaires, il est
donc temps de faire passé les factures (achat et vente) du status 'Ouvert' au status 'Payé'.
La réconciliation peut être effectuée de 2 manières :
1. Méthode automatique => recherche à mettre ensemble une facture avec un ou
plusieurs paiements de manière automatique
2. Méthode manuelle
Ces deux méthodes sont accessibles par le menu: Finance/comptabilité > Traitements
périodiques.
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Si ont laisse OpenERP générer les entrées comptable depuis les achats et les ventes, alors,
lorsque vous cliquez sur l'action 'Payer la facture', l'écriture du journal de achat (ou de vente)
et l'écriture du journal de banque correspondante sont marquées comme réconciliées.
En cas de saisie manuelle des écritures directement dans le journal des ventes ou des achats,
il est nécessaire de saisir ensuite le relevé bancaire et de réconcilier les écritures.
Utiliser le menu 'Finance/Comptabilité > Traitements périodique > Réconciliation bancaire >
Extraits par entrées importées' et prenez le relevé bancaire pour saisir lignes par lignes les
entrées et sorties effectués sur le compte.
Lors de la saisie, OpenERP cherche à compléter la ligne sur la base du nom du partenaire.
Losrque le montant total des lignes correspond au montant du solde final, il est possible de
confirmer le relevé.
OpenERP Génère alors les écritures dans le journal de banque.
Si nous avons les écritures suivantes dans le journal des ventes.
Ouvrir la reconciliation manuelle et sélectionner le compte 1100 (contre partie des ventes).
Sélectionner les 2 lignes et utiliser l'icône 'Engrenage' du menu pour lancer la réconciliation.
En seconde étape, il vous faudra choisir un compte pour la différence entre le montant facturé
et le montant payé.
LA RÉCONCILIATION AUTOMATIQUE
Dans un premier temps, il faut choisir les comptes tiers que vous souhaitez réconcilier (parmi
la liste des comptes dont la coche "réconciliation" a été activée).
Ensuite il convient de choisir une puissance. Celle-ci indique le nombre d'écritures qui peuvent
être réconciliées en même temps. Ainsi, une puissance de 5 sera capable de réconcilier 3
factures avec 2 paiements.
Plus vous choisissez une puissance élevée, plus le temps de calcul est long.
Vous pouvez également indiquer un montant d'ajustement qui permet de réconcilier des
écritures même si la somme des crédits n'est pas exactement égale à la somme de débits
(différence de change par exemple): la différence doit être inférieure l'ajustement donné.
Les écritures réconciliées ne peuvent plus être modifiées. Vous pouvez cependant enlever la
réconciliation grâce à l'outil du menu: Comptabilité et finances > Traitements périodiques >
Annulation des réconciliations.
CONDITIONS DE PAIEMENT ET RAPPELS
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Conditions de paiement
Vous pouvez définir autant de conditions de paiement que nécessaire dans Open ERP. Les
conditions de paiement définissent les dates d'échéance pour le paiement d'une facture. Pour
définir de nouvelle conditions de paiement, utilisez le menu: Comptabilité et finances >
Configuration > Conditions de paiement > Conditions de paiement.
Pour chaque ligne vous devez indiquer un nom. Celui-ci est donné à titre informatif et n'a pas
d'effet sur le calcul des conditions. Le champ séquence permet de définir dans quel ordre sont
évaluées les règles.
Le champ valeur permet de calculer le montant à payer pour cette ligne:
• Pourcent: La ligne correspond à un pourcent du montant total, le facteur est donné par
la case 'Montant'. Celle-ci doit prendre une valeur entre 0.0 et 1.0.
• Valeur: Une valeur fixe, donnée par la case 'Montant'.
• Balance: Le solde restant par rapport aux autres lignes.
Pensez bien à mettre la dernière ligne de calcul à 'solde', afin d'éviter tout erreur d'arrondi.
Celle-ci doit avoir la séquence la plus élevée pour être évaluée en dernier.
Les deux derniers champs permettent de calculer le délai de paiement pour cette ligne. Ce
délai peut être exprimé en jours net ou en jours fin de mois. Par exemple, si vous indiquez 15
jours fin de mois, Open ERP ajoute 15 jours à la date actuelle et demande le paiement à la fin
du mois donné par cette date calculée.
Vous pouvez ensuite attribuer des conditions de paiement à un partenaire grâce aux
propriétés de la fiche partenaire.
LES RAPPELS
Périodiquement cliquer sur le menu: Comptabilité et finances > Traitements périodiques >
Envoyer les relances. Une fenêtre apparaît avec la liste des relances à éffectuer. N'oubliez pas
d'imprimer le document PDF qui apparaît à l'écran car une fois le système lancé, Open ERP a
enregistré les écritures comme étant rappelées et le prochain rappel ne se fera que au
prochain niveau.
ETAT D'UN COMPTE CLIENT
Pour imprimer l'état d'un compte client (toutes les sommes dues en fonction des facturations
et des conditions de paiement), il faut sélectionner un ou plusieurs partenaires et de cliquer
sur l'icône imprimante. Choisissez alors le rapport nommé 'Rappels'. Vous pouvez sélectionner
plusieurs partenaires, et imprimer les rappels en mode liste afin de tous les imprimer en une
seule fois, le rappel sera imprimé dans la langue définie dans le partenaire.
PAIEMENT PARTIEL
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Il n'existe pas encore une méthode pour permettre de diviser une facture pour d'enregistrer
un paiement partiel (un module est en cours de préparation -> Avril 2008).
En attendant, il faut saisir une écriture dans le journal de banque et la laisser sans
réconciliation. Cette écriture sera automatiquement portée sur le document de rappel.
LES ABONNEMENTS
Les abonnements
Pour les frais récurrents tel que le loyer, Il est possible de définir des écritures d'abonnement dans Open ERP. Pour ce faire, chaque abonnement doit être défini via le menu: Finance/Comptabilité > Ecritures > Ecritures d'abonnement.
Vous devez commencer par définir un modèle qui va être utilisé pour générer les écritures.
Aller dans le menu 'Finance/Comptabilité > Configuration > Modèles > Définition des
modèles'.
Vous devez compléter les champs suivants;
1. Date de départ: Date de la première écriture
2. Nombre de périodes: Nombre d'écritures à générer
3. Période et Période Type: Détermine l'écart entre chaque écriture qui sera générée
dans le temps,
4. Le modèle d'écriture: doit être une pièce comptable valide (somme des crédits =
somme des débits). Vous pouvez créer un nouveau modèle d'écriture ou réutiliser un
modèle existant.
Dans le menu 'Finance/Comptabilité > Ecritures > Ecritures d'abonnement', créer un nouvel
abonnement. Après avoir indiqué les paramêtres de périodicité et lié cet abonnement à son
modèle.
Comptabilité & Gestion financière Page 18/33
Guide Utilisation
Lorsque votre abonnement est défini, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton 'Calcul'. Open ERP
va alors générer automatiquement les dates de génération des écritures dans la section
'Lignes d'abonnement'.
A intervalle régulier, il convient de lancer les écritures périodiques en passant par le menu
'Finance/comptabilité > Traitements périodiques > Créer les entrées d'abonnement'. Toutes
les écritures périodiques dont la date est inférieure ou égale à la date spécifiée seront alors
comptabilisées.
Ces écritures vont apparaître dans le journal concerné en mode brouillon.
LA SAISIE MANUELLE DES ÉCRITURES
Si il faut bien sûr privilégier la génération de la comptabilité par la saisie des ventes et des
achats, il est possible également de saisir directement les écritures comptables dans l'un des
journeaux. C'est le cas, par exemple des petits achats et des frais bancaires.
Pour une saisie directe, il faut utiliser le menu 'Finance/Comptabilité > Ecriture > Ecritures par
journal'.
Lorsque vous cliquez sur le bouton 'Nouveau' une ligne de saisie s'ouvre. Indiquer un compte,
un libéllé et un montant. OpenERP va chercher à compléter votre saisie en ajoutant une ligne
de TVA (si il y a lieu).
Pour une écriture multiple, remplacer la nouvelle ligne proposée par OpenERP par une
seconde saisie, tant que vous procédez de cette manière OpenERP comprend votre saisie
comme une écriture multiple et cherchera à vous proposer une contre écriture globale (y
compris TVA).
Nota: La TVA est gérée ligne par ligne, il est donc possible d'avoir sur une même facture ou
écriture des taux de TVA différents. Le taux de TVA utilisé est en référence avec le compte
imputé.
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Guide Utilisation
Lorsqu'une écriture est complètée, elle passe du statut 'Brouillon' au statut 'Valid' et de la
couleur rouge au noir.
Nota: Le calcul des montants de la TVA se fait en fonction des périodes définies lors de la
création de l'exercice comptable. OpenERP utilise le champ 'Période' de l'écriture pour
l'attribuer à cette dernière. Si vous encodez un paiment au début Avril, et que la TVA associée
doit être prise en compte dans le premier trimestre de l'année, alors il faut passer en mode
'full' et forcer manuellement la période. Cela ne modifie pas la date du paiement, mais la
période prise en compte pour le décompte TVA.
ANNULER UNE ÉCRITURE
Lors de la validation d'une écriture ou d'une facture, des contre écritures sont générées. Il
n'est donc pas possible de simplement supprimer la facture.
Si vous avez cochez l'option' Permettre l'anulation des écritures' dans la définition du journal
cporrespondant, alors vous pouvez annuler, puis éffacer ces écritures. C'est alors qu'il sera
possible d'annuler er de supprimer la facture.
Attention, si la facture ou l'écriture est marquée comme 'Réconciliée' (c'est-à-dire que le
paiement correspond a été enregistré dans un journal de banque ou de caisse), il est
impossible de la supprimer. Il faut établir une note de crédit pour régulariser le cas.
PAYER LES FACTURES, RÉCONCILIER LES PAIEMENTS
Il est possible de payer les factures (et de réconcilier les écritures) en utilisant le bouton de la
colonne de droit 'Payer la facture'.
Si vous avez beaucoup de mouvement, il est plus rapide et rationnel de passer par l'encodage
des extraits de banque et de caisse 'Finance/Comptabilité > Ecritures > Extraits'.
La première étape consiste à spécifier le journal sur lequel les écritures bancaires seront
passées (il est préférable d'avoir un journal par compte bancaire) et de préciser le solde initial
(normalement celui-ci est repris du relevé précédent) et le solde restant sur le compte à la fin
du relevé.
Si des montants en devises doivent être saisi, la conversion dans la devise de la comptabilité
de votre société se fera lors de la confirmation de l'extrait en utilisant le taux du jour tel que
défini dans le menu 'Administration > Configuration > Base > Définir les devises'.
Saissisez le nom du partenaire et le type (Général, Supplier, Customer), OpenERP complète
alors le champ 'Montant' par le total des débits ou crédits de ce partenaire.
Déplcez votre curseur sur le champ 'Réconcilier' et tapez la touche 'F1' de votre clavier. Dans
la fenètre qui s'ouvre, utiliser le bouton 'Ajouter' pour demander à OpenERP de chercher les
écritures correspondantes à ce partenaire.
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Sélectionnez ces paiements et utiliser le bouton 'Calculer' pour demander à OpenERP de
vérifier les montants reçus par rapport aux montants facturés. Si les montants ne concordent
pas, vous devez utiliser la partie inférieure du formulaire pour indiquer le compte financier
dans lequel OpenERP doit placer la différence. Lorsque le champ 'Balance' est à zéro, vous
pouvez valider votre réconciliation.
La capture d'écran montre un cas dans lequel un virement de 3'000.- est accepté en paiement
d'une facture de 3'125.78 La différence est passée dans un compte de pertes.
Si le solde final correspond au solde initial et aux entrées encodées, alors il est possible de
valider votre extrait. C'est à ce moment que les écritures correspondantes seront passées
dans les journeaux (elles sont visibles dans l'onglet 'Entrées réelles') et que la facture
correspondante sera marquée comme réconciliée.
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L'opération de réconciliation est importante car elle permet de retirer la facture de la liste des
rappels.
La réconciliation partielle n'est pas encore possible dans OpenERP 4.2 mais sera
probablement incluse dans la version 4.4 (3ème trimestre 2008). Il faut actuellement laisser
les versements comme non réconcilié dans l'attente du montant global.
LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES PAIEMENTS
OpenERP intégre un module adapté au trafic des paiements électronique.
Pour l'utiliser, il faut commencer par renseigner les infos de paiement en utilisant l'onglet
'Extra info' de la fiche partenaire. Dans la relation 'Bank Details', renseigner les infos de
paiement.
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Pour créer un fichier DTA de transfert des ordres de paiement à votre banque, utiliser le menu
'Finance/Comptabilité > Payment > Payment Orders'.
1. Due date indique des paiements à éffecter à la date d'échéance
2. Fixed date indique une seule date pour éffectuer tous les paiements
3. Directly indique que les paiements sont à effectuer de suite
TABLEAU DE BORD FINANCIER
OpenERP propose un tableau de bord avec des graphiques récapitulatifs des états financiers.
LE TABLEAU DE BORD 'COMPTABILITÉ'
• Comptes analytique à facturer indique les prestations à passer de la compta
analytique à financière
• Comptes à facturer montre les factures en attente de validation
• Le tableau 'Coûts à facturer' montre l'évolution par semaine des coûts qui peuvent
être facturés mais qui ne le sont pas encore.
• Le tableau 'Créances agés' montre une évolution dans le temps des dépenses
• Le tableau 'Revenus agés' montre une évolution dans le temps de recettes
LA BALANCE AGÉE DES PARTENAIRES
Permet de visualiser l'état des comptes et un tableau des créances.
Relances multi-niveaux
Vous pouvez définir autant de conditions de paiement que nécessaire dans Open ERP. Les
conditions de paiement définissent les dates d'échéance pour le paiement d'une facture. Pour
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définir de nouvelle conditions de paiement, utilisez le menu: 'Finance/Comptabilité >
Configuration > Conditions de paiement '.
Pour chaque ligne vous devez indiquer un nom. Celui-ci est donné à titre informatif et n'a pas
d'effet sur le calcul des conditions. Le champ séquence permet de définir dans quel ordre sont
évaluées les règles.
Le champ 'Calcul' permet de calculer le montant à payer pour ce niveau de relance:
1. Pourcent: La ligne correspond à un pourcent du montant total, le facteur est donné par
la case 'Montant'. Celle-ci doit prendre une valeur entre 0.0 et 1.0.
2. Montant fixe: Une valeur fixe, donnée par la case 'Montant'.
3. Solde: Le solde restant par rapport aux autres lignes.
Vous pouvez ensuite attribuer des conditions de paiement à un partenaire grâce aux
propriétés de la fiche partenaire.
LES RAPPORTS
Les rapports
L'impression du Bilan, du comptes d'exploitation (P&P) et du grand-livre se fait directement
depuis le menu Finance/comptabilité > Plan comptable => il suffit de sélectionner les
comptes souhaités et de sélectionner le menu "Imprimer" et choisir le rapport souhaité.
• Le menu Finance/comptabilité > Rapports vous donne accès aux autres rapports:
• Echéancier des partenaires => solde de chaque partenaire dans un échéancier
• Balance des tiers => solde de chaque partenaire
• Relevé de compte des tiers => détail des montants
LA CLOTÛRE
La clotûre
OpenERP permet de clôturer les périodes indépendamment de la clôture annuelle.
Ces clôtures de périodes permettent de figer les écritures comptables à un moment donné, en
particulier après un décompte TVA. Dès que la période est clôturée, il n'est plus possible de
saisir d'écritures dessus.
Pour clôturer une période, il faut aller au menu Finance/comptabilité > Traitement de fin
d'année > Clôturer une période comptable.
La clôture annuelle se fait au travers du menu Finance/comptabilité > Traitement de fin
d'année > Clôturer l'exercice comptable.
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Spécifier l'exercice que vous souhaitez clôturer ainsi que le nouveau (il faudra d'abord créer le
nouvel exercice et les périodes associées) ainsi que le libellé que vous souhaitez donner aux
écritures d'ouverture.
Vous devez également spécifier le journal d'ouverture qui sera utilisé => ce journal devra
impérativement être un journal de type "centralisateur"
PAYER EN DEVISES
CONFIGURATION
• Dans le menu 'Administration > Configuration > Base > Définir les devises' vérifier les
taux de changes.
• Dans le menu 'Administration > Configuration > Compte > Modifier le plan de compte'
créer un compte de type 'Liquidités' de signe positif dont la devise est l'Euro.
• Dans le menu 'Administration > Configuration > Compte > Ajouter un journal de
compte' créer un journal de type 'Caisse' avec comme compte de débit et de crédit par
défaut le compte crée ci-dessus. La devise est l'Euro
• Dans le menu 'Produits > Listes de prix > Listes de prix' créer une liste de prix
(purchase) dont la devise est l'Euro
• Dans la fiche 'Partenaire', onglet 'Propriétés', lier le fournisseur à la liste de prix en
Euro.
• Dans le menu 'Produits > Produits', créer un produit et exprimer sont prix d'achat (prix
standard) en francs suisse.
EXECUTION
• Dans le menu 'Gestion des achats > Commande d'achat' créer une commande de ce
produit chez ce fournisseur. Le montant et les documents sont générés avec la valeur
en Euro.
• Confirmer et approver la commande
• Dans le menu 'Finance/Comptabilité > Factures > Facture fournisseur > Factures en
attente' valider la facture. La somme due (en francs suisse - devise de la comptabilité)
est enregistrée dans le compte 2010. Le détail de l'écriture indique la devise et le
montant en Euro.
• Utiliser le bouton de la barre de droite pour payer la facture. Le montant affiché est
exprimé en Euro et vous choisissez le journal en Euro. Le paiement échoue avec un
message d'erreur 'Couldn't create move with currency different than the secondary
currency of the account'. En effet, le compte '4200 - Achats de marchandises' n'est pas
exprimé en Euro. Il faut donc passer par la réconciliation bancaire pour marquer cette
facture comme payée.
• Dans le menu 'Administration > Configuration > Base > Définir les devises' modifier le
taux de change.
• Dans le menu 'Finance/Comptabilité > Ecritures > Extraits' créer un extrait bancaire
pour le journal de banque en Euro.
• Dans l'onglet 'Encoder entrée' cliquer sur l'icône 'Create a new entry'. Inscrivez le
libellé, choississez le type 'Fournisseur'. Dans le champ 'Partenaire' inscrivez le nom du
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fournuisseur. OpenERP complète la ligne avec le compte de contre partie et le montant
à réconcilier. Corriger donc ce montant si nécessaire.
• Dans le champ 'Réconcilier' utiliser la touche 'F1' de votre clavier pour ouvrir le popup
de réconciliation.
• Dans le popup de réconciliation, utiliser le bouton 'Ajouter' pour sélectionner la facture
à réconcilier.
• Dans le popup de réconciliation, cliquer sur le bouton 'Calculer' pour faire apparaître la
balance.
• Dans le popup de réconciliation, cliquer sur l'icône 'Create a new entry' du menu Write-
Off et sélectionner le compte 'Pertes de change...' pour inscrire la différence. Effectuer
une nouvelle fois le calcul, si la balance est à zéro, vous pouvez valider.
• Dans l'extrait de compte, utiliser le bouton 'Calculer' pour afficher le solde final,
vérifier avec votre bordereau bancaire et inscrivez ce montant dans le champ 'Solde
final'. Confirmer le relevé.
LES PRODUITS ET LES PRIX
Les types de produits
Les consommables:
Sont des produits traités comme des produits stockables (comptabilité) mais pour lesquels la
gestion de stock n'est pas prise en compte. OpenERP suppose qu'il y a toujours suffisamment
de consommables en stock et ne va jamais en commander.
Paramétrer les emplacements
OpenERP utilise une méthode de gestion des stocks analogue au système de double entrée
comptable. Un stock se déplace toujours d'un lieu A vers un lieu B:
• De fournisseur à stock
• De stock à sous-traitant
• De sous-traitant à stock
• De stock à client
• De client à réparation
• ....
Cette méthode facilite la traceabilité des produits lors de la gestion de stock en consignation
ou de retour de marchandise.
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Chaque entrepôt se compose de 3 emplacements;
1. Input
2. Stock (détermine le nombre de produit effectivement
disponible)
3. Output (ne doit pas – contrairement à Input – se situer
sous l'emplacement 'Stock' pour éviter la prise en compte de
ces produits dans l'inventaire de l'entreprise et la valorisation
du stock.
Pour mettre en place un contrôle de qualité à la réception des
produits, il faut placer 'Input' au même niveau que 'Stock'.
Ainsi les produits de l'emplacement 'Input' ne pouront pas
être assigné à des livraisons avant d'être déplacé
manuellement dans l'emplacement 'Stock'.
Les variantes de produits
OpenERP permet de gérer des gammes de produit à plusieurs dimensions, par exemple des T-
shirts en différentes tailles et différentes couleurs (3 dimensions).
Il faut travailler avec des modèles et de variantes de produits. Dans OpenERP, un modèle est
un chablon qui défini un ensemble de propriété que toutes les variantes du produits vont
hériter, notamment les paramètres suivants;
• Marge sur le prix (un facteur multiplicateur du prix de base)
• Extra sur le prix (un montant absolu ajouté au prix de base)
Nota: Ces 2 paramètres sont cumulatifs.
Les délais et méthodes d'approvisionnement
Lors d'une vente, le calcul de la date de disponibilité pour livraison prend en compte le champ
'Délais d'approvisionnement'.
Lors d'un achat, le calcul de la date de livraison prend en compte le champ 'Délais de
livraison' du fournisseur associé au produit. Si ce champ est vide, alors la date de livraison est
fixée au lendemain de la date de commande.
Si des règles de stocks minimaux ont été définies, alors la génération des commandes prends
en compte ces règles et les délais de livraison des fournisseurs.
Le fournisseur sélectionné est le fournisseur ayant le numéro de séquence le plus bas. Le
délais de livraison pris en compte est alors celui de ce fournisseur 3 jours.
Les niveaux de stock et les méthodes d'approvisionnement
L'état de stock de chaque produit est représenté par 3 valeurs:
• Quantité disponible (ce qui est physiquement dans l'entreprise – valorisé en compta)
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• Stock disponible (ce qui est dans l'entreprise - ce qui est en commande)
• Stock virtuel (ce qui est dans l'entreprise + ce qui est en commande – ce qui est vendu
mais en attente de livraison)
La méthode de gestion et d'approvisionnement du produit est représentée par 2 champs qui
ont (version 4.2 - langue Français) la même traduction.
Sur le premier onglet, le champ 'Méthode d'appro.' indique QUANT il faut réapprovisionner
(MTO ou MTS).
Sur le second onglet, le champ 'Méthode d'appro.' indique COMMENT il faut réapprovisionner
(Produce / Buy). C'est ce champ qui indique au système si il doit générer un ordre de
fabrication ou d'approvisionnement.
• Si le produit est en mode MTO (sur commande) la proposition de commande générée
prend en compte la quantité actuellement en commande par des clients. Si un stock
minimum est défini, la quantité à commander est ajustée en fonction de ce stock.
• Si le produit est en mode MTS (sur stock), alors les quantités actuellement en
commande par des clients sont ignorées. Seul le niveau de stock est déterminant pour la
génération des propositions d'achat.
Les unités de mesures
Avant de pouvoir saisir les produits, il faut encore paramétrer les unités de mesures.
OpenERP permet la gestion de produits avec plusieurs unités de mesure. Des unités de
mesures appartenant à la même catégorie peuvent être converties entre elles.
Aller dans le menu 'Produits > Configuration > Unité de mesure > Unité de mesure' et ajouter
une nouvelle catégorie d'unité, le temps.
Aller dans le menu 'Produits > Configuration > Unité de mesure > Unité de mesure' et ajouter
2 nouvelle unités.
• L'heure
• La journée (la journée ayant un facteur de 8x par rapport à l'heure)
Dans la définition de l'unité de mesure, le champ 'Facteur' exprime le nombre d'unité de stock
obtenue lors de l'approvisionnement d'une unité d'achat.
Dans l'exemple ci-dessus, l'unité par défaut est l'heure. Cette unité n'est pas divisible
(Précision d'arrondi = 1), le facteur est de 8x (car il y a 8 heures dans une journée de travail).
Sur la fiche produit, vous pouvez définir des unités de mesure par défaut à l'achat et à la
vente/gestion de stock. Si vous achetez une unité du produit (1 jours) vous aurez 8 heures en
stock.
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Nota: Les prix sont TOUJOURS des prix exprimés par rapport à l'unité de base, l'unité d'achat
est la journée, mais le prix à indiquer sur la fiche produit est le prix à l'heure.
Ces définitions sont uniquement des valeurs par défaut car vous pouvez changer d'unité au
moment de l'utilisation du produit.
Les frais de transport
Installer le module 'delivery' qui va permettre d'ajouter une position transport pour les
factures.
Le transport correspond à un produit de type service. Aller dans le menu 'Products > Products'
et créez un produit 'Livraison client'. Ce produit est du type 'Service'.
Pour créer ce produit, vous devez également saisir une catégorie et ajouter les taxes (TVA
achat et vente) . Laissez les prix listés et standards à 1.
Aller dans le menu 'Inventory Control > Configuration > Delivery'. Créez une 'Delivery Method'
et deux 'Delivery Pricelist'.
• Basée sur la valeur de la commande
• Basée sur le poids du produit
• Les commandes en dessous de 100.- sont majorées de 10.-
• Les commandes entre 100.- et 250.- sont majorées de 5.-
• Les commandes de plus de 250.- sont franco de port.
L'onglet 'Destination' permet de définir une zone géographique de validité pour une liste de
prix, par exemple dans un pays, une zone géographique ou un range de NPA.
Une taxe spéciale de 25.- est appliquée dès 500 Kg.
Lors de la saisie d'une commande d'un client, c'est le bouton 'Add delivery line' de la zone
droite de l'écran qui permet d'ajouter des lignes de frais de livraisons. Il est possible d'avoir
plusieurs lignes de taxes.
Les listes de prix
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Les listes de prix dans OpenERP permettent d'encoder les prix de vente et d'achat d'un
produit selon différentes conditions comme la période, la quantité commandée, le type de
produit, etc.
Les types de prix
Par défaut, OpenERP fonctionne avec 2 types de prix, le prix listé et le prix standard.
• Le prix listé est le prix utilisé comme base de calcul pour les listes de prix.
• Le prix standard est le prix de valorisation du produit en stock.
Il est possible de rajouter un type prix en utilisant le menu 'Produits > Configuration > Type
de prix'. Par exemple un prix basé sur le volume du produit.
OpenERP possède 2 types de tarifs, achat et vente.
Pour chaque type de tarif, OpenERP permet la création d'une ou de plusieurs liste de prix. Une
liste de prix se décline elle-même en version comprenant différentes rêgles.
Type de tarif Permet de définir le champ d'utilisation, achat, vente, client
Liste de prix Permet de définir la devise et de relier un partenaire à une liste
Version de liste
Permet de définir une période (date de début - date de fin)
Règles Permet de définir la méthode de calcul du prix sur la base de rêgles priorisées.
Une version de liste de prix est constituée d'un ensemble de règles qui s'appliquent sur les
prix des produits durant une période donnée.
Les listes de prix sont ensuite reliés à des partenaires .
Lors d'une même commande Open ERP évalue alors les règles par priorité afin de sélectionner
laquelle il doit appliquer pour le calcul du prix demandé. Si plusieurs règles sont applicables,
seule la première est calculée.
L'ordre d'application des règles est donné par le champ 'Priorité', de la priorité la plus faible à
la plus élevée.
Dans chaque liste de prix, il doit exister une rêgle par défaut, qui va donner le prix au cas ou
aucune rêgle n'est satisfaite.
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Créer une nouvelle liste de prix 'Special sale'
Utiliser le bouton 'Pricelist versions' pour continuer.
Ceci crée une rêgle dans laquelle le prix est égal au volume augmenté d'une taxe de base de
8.-
Si le volume est de 32 litres, alors le prix unitaire est de 40.-
La priorité est de 4, cela indique que cette rêgle sera prise en compte avant la rêgle par
défaut (priorité 5)
La méthode d'arrondi vous permet de spécifier des prix arrondis à 5 centimes (0.05)
Le premier champ indique donc une ristourne. Indiquez par exemple 0.20 pour une ristourne
de 20% par rapport au prix de base. Si votre prix est basé sur le coût standard vous pouvez
indiquer -0.15 pour faire 15% de bénéfice sur le prix de vente par rapport au coût standard.
Ensuite, vous avez la possibilité de donner une méthode d'arrondi. Le calcul de l'arrondi se fait
au nombre le plus proche. Par exemple, si vous indiquez 0.05 dans cette case, un prix de
45.66 sera arrondi à 45.65.
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Les marges minimum et maximum permettent de garantir une marge donnée par rapport au
prix de base. Ainsi, une marge de 10 EUR permet de vérifier que la ristourne ne descend pas
en dessous de 10 EUR de marge.
Une fois la liste de prix définie, vous pouvez l'attribuer à un partenaire. Pour ce faire,
sélectionnez un partenaire et cliquez sur l'icône 'Propriétés'.
ATTENTION, il faut saisir le Nb d'unit AVANT de choisir le produit, pour rapatrier le bon prix.
Multi devises
Chaque liste de prix est exprimée dans une seule devise. Si votre entreprise vend ses produits
dans plusieurs devises, il faut créer autant de listes de prix que de devises concernées.
Seulement, les tarifs d'une liste de prix peuvent dépendre d'une autre liste, ce qui évite de
redéfinir toutes les conditions de chaque produit. Ainsi la liste de prix en EUR peut être basée
sur la liste de prix en CHF. Ainsi, toute modification de la liste de prix en CHF sera répercuté
sur la liste en EUR, cette dernière ne fait que la conversion selon le cours indiqué.
Si notre société de négoce désire lancer un catalogue produits dans une nouvelle devise,
plusieurs solutions s'offrent alors:
1. Encoder les prix dans une nouvelle liste de prix indépendante et tenir à jour les listes
dans deux devises séparément.
2. Créer un champ sur la fiche produit pour cette nouvelle devise et faire dépendre la
nouvelle liste sur ce champ. Les prix sont alors maintenus séparément mais au niveau de la
fiche produit.
3. Créer une nouvelle liste de prix pour la seconde devise et faire dépendre cette liste sur
une autre liste de prix ou un prix produit. La conversion des devises se fait alors
automatiquement au dernier taux en vigueur.
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Guide Utilisation
CONCLUSION
Ce manuel a présenté la gestion comptable et financière de OpenERP. Dans la même
collection, vous trouverez des documents qui traitent des différents domaines couverts par
OpenERP, à savoir la facturation et la gestion des approvisionnement et la production.
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