การจัดท าฐานข้อมูล ที่ ......การใช ส ตรท...

อิทธิพล มะโนน้อม

การจัดท าฐานข้อมูลที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน

ปริญญาโท เทคโนโลยีและสื่อสารการศึกษา ศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

ส่วนประกอบหน้าต่าง

MicrosoftExcel

Ribbon Tab1

Name Tab2

Column Tab3

Row Tab4

Working Area5

Sheet name Tab6 Layout&Zoom Tab7

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

ข้อมูล และการจัดการข้อมูล

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

→ Ribbon Home/หน้าแรก

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

แยกตารางเก็บข้อมูลออกจากตารางค านวณหรือตารางรายงานในตารางเก็บข้อมูล➢ เป็นข้อมูลที่เกิดจากการพิมพ์บันทึกลงไปเท่านั้น ➢ ไม่มีสูตรค านวณใด ๆ ทั้งสิ้น➢ ห้าม Merge เซลล์➢ ไม่จ าเป็นต้องก าหนด Format หรือเปลี่ยน Format ให้ต่างไปจากเดิม

ใช้ตารางบันทึกข้อมูลไว้ในชีทเดียวแฟ้มเดียวโดยบันทึกรายการเพิ่มตามแนวนอน (หรือเพิ่ม row)

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

ก าหนดจ านวน Column➢ เพิ่ม Column เพื่อใช้เก็บข้อมูลเรื่องนั้น ๆ โดยเฉพาะ

ย่อมท าให้มี Column จ านวนมากแก้ไขจ านวน Column โดย➢ ให้ใช้ Column เพื่อระบุชื่อรายการก ากับรายการนั้น ๆ แทน

จะท าให้ประหยัดจ านวน Column ลงไปได้มาก

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

จัดเก็บข้อมูลในตาราง➢ มีจุดประสงค์ เพื่อใช้อ้างอิงข้อมูลเก่าหรือบันทึกตามล าดับเหตุการณ์

ที่เกิดขึ้นก่อนหลัง➢ ห้ามแทรกรายการใหม่เข้าไประหว่างรายการเก่า หรือเมื่อเวลาผ่านไป➢ ห้ามย้อนไปแก้ไขข้อมูลเก่า หรือลบรายการใด ๆ ที่บันทึกไว้ จะท าให้

ไม่สามารถใช้อ้างอิงข้อมูลเดิม

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

บันทึกข้อมูลในตารางหนึ่ง ๆ➢ ต้องเป็นข้อมูลที่มีความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน➢ แยกตารางข้อมูลเรื่องอื่นให้เป็นอีกตารางหนึ่ง

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

บันทึกชื่อหัวตาราง➢ ก าหนดให้ใช้ column ที่ตรงกันเก็บข้อมูลเรื่องเดียวกัน

เช่น ตารางเงินเดือนตารางบัญชีสินค้าหรือตารางประวัติส่วนตัวนักศึกษา

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

จัดเก็บข้อมูลในตารางบันทึกข้อมูลต้องแยกรายละเอียดให้สามารถใช้ค้นหาหรือค านวณหายอดที่ต้องการ

ได้ทันที

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

จัดการหัวตาราง (Field Name)➢ ใส่เป็นบรรทัดบนสุดของตาราง➢ มีข้อมูลแต่ละรายการที่เป็นเรื่องเดียวกัน

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

จัดการคอลัมน์ (Column)➢ ต้องมี Column ใด Column หนึ่ง บันทึกข้อมูลแต่ละรายการติดต่อกัน

ไปตลอดทุกเซลล์➢ ห้ามเว้นเซลล์ว่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง column ที่ใช้บันทึกชื่อหรือ

เลขรหัส

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

จัดการข้อมูลเกี่ยวข้องกับวันที่➢ ให้บันทึกไว้ใน Column ใด Column หนึ่ง เพื่อก ากับข้อมูลทุกรายการ

เช่น ถ้าบันทึกในโครงสร้างของ วันที่/เดือน/ปี ค.ศ. 4 หลักโดยบันทึกเป็น 9/11/2019

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

บันทึกข้อมูลเรื่องปริมาณ จ านวน เลขรหัส➢ ต้องบันทึกแบบตัวเลขเท่านั้น

เช่น จ านวนสินค้า 20 กก.ให้บันทึกเฉพาะตัวเลข 20 ลงไปในเซลล์เท่านั้น

➢ บันทึกรหัสเป็นตัวเลขและมีเลขศูนย์น าหน้าเช่น 00123ให้บันทึกเฉพาะเลข 123 แล้วก าหนดรูปแบบตัวเลขเป็น 00000

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

มีข้อมูลซ ากันหลายรายการใช้สูตร VLookup ใน Excelจะสามารถค้นหาเฉพาะรายการแรกเท่านั้น

แก้ไขโดยสร้าง Column ใหม่ เพื่อปรับรหัสเดิมที่ซ้ ากัน

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี

ไม่ทราบตัวเลขข้อมูลในเซลล์➢ ให้บันทึกเลข 0 แทนไว้ก่อน

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

โครงสร้างตารางฐานข้อมูล

เปรียบเทียบการบันทึกค่าในตาราง

Sample

Database

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

การบันทึกข้อมูล➢ บันทึกข้อมูลด้วยการใช้สูตรค านวณ➢ มีสูตรที่ใช้จัดการข้อมูลทั้งอักษรและตัวเลข➢ สามารถน าไปใช้รายงานผลได้

การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางวันที่ และเวลา

=TODAY() =WEEKDAY() =HOUR()=NOW() =YEAR() =MINUTE()

=MONTH()

การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์

=INT(ตัวเลข) =ABS(ตัวเลข) =MOD(ตัวตั้ง,ตัวหาร)=TRUNC(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม) =SQRT(ตัวเลขบ [ค่าบวก])=ROUND(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม)=ROUNDUP(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม)=ROUNDDOWN(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม)

การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางสถิติ

=MAX(กลุ่มเซลล์)=MIN(กลุ่มเซลล์)=AVERAGE(กลุ่มเซลล์)=MEDIAN(กลุ่มเซลล์)=MODE(กลุ่มเซลล์)

การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางตัวอักษร

=UPPER(ข้อความ) =RIGHT(ข้อความ,จ านวน)=LOWER(ข้อความ) =LEFT(ข้อความ,จ านวน)=LEN(ข้อความ) =EXACT(ข้อความ1,ข้อความ2)=REPT(ข้อความ,จ านวน) =BAHTTEXT(จ านวนเงิน)

การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชัน IF

=IF()

การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

การใช้สูตรที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลโครงสร้างของฟังก์ชัน VLOOKUP

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)lookup_value หรือค่าท่ีจะใช้ค้นหา

โดยค่าดังกล่าวนี้ ต้องอยู่ในคอลัมน์แรกของตารางฐานข้อมูลเช่น รหัสพนักงาน รหัสสินค้า เป็นต้น

table_array หรือช่วงตารางฐานข้อมูลที่มีข้อมูลอย่างน้อยสองคอลัมน์หรือมากกว่า

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

การใช้สูตรที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลโครงสร้างของฟังก์ชัน VLOOKUP

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)col_index_num หรือหมายเลขระบุคอลัมน์ในตารางฐานข้อมูล

ที่ต้องการจะน าข้อมูลในคอลัมน์นั้นออกมาแสดงrange_lookup เป็นค่าตรรกะที่ระบุว่า ต้องการให้ VLOOKUP

ค้นหารหัสที่ตรงกันกับที่ระบุเท่านั้นหรือไม่

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

การใช้สูตรที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลโครงสร้างของฟังก์ชัน VLOOKUP

ถ้าก าหนดเป็น TRUE / 1 / ไม่ใส่ค่าอะไรเลยในกรณีที่ไม่พบรหัสที่ตรงกัน จะแสดงข้อมูลของรหัสที่ใกล้เคียงที่สุด

ซึ่งน้อยกว่าค่า lookup_valueถ้าก าหนดเป็น FALSE / 0 (ศูนย์)

จะค้นหาเฉพาะรหัสที่ระบุเท่านั้น ซึ่งถ้าไม่พบก็จะแสดงค่าผิดพลาด #N/A

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ให้เริ่มจากท าลายรูปแบบ Format ที่ก าหนดไว้ในพื นที่ตารางข้อมูลโดยสั่ง Home > Clear > Clear Formats

เพื่อท าให้ Excel แสดงค่าที่แท้จริง

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ใช้สูตร Trim(cell)จะตัดช่องว่างด้านหน้าและด้านหลังข้อมูลทิ้งไป

และตัดช่องว่างตรงกลางระหว่างข้อมูลให้เหลือแค่ช่องเดียวเช่น ‘ aa bb ’ จะแก้เป็น ‘aa bb’

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ใช้สูตร Substitute(cell,”ข้อความเดิม”,”ข้อความใหม่”)➢ ใช้แก้ข้อความบางส่วนในเซลล์ให้เปลี่ยนเป็นข้อความใหม่

เช่น ถ้า A1 มีค่าเป็น 12345แล้วต้องการเปลี่ยนเป็น 17895

แก้ไขโดย➢ ให้ใช้สูตร =Substitute(A1,234,789) เลขที่ได้กลับชิดซ้ายของเซลล์➢ ดังนั้น ต้องแก้สูตรเป็น =Substitute(A1,234,789)*1

หรือ =--Substitute(A1,234,789) SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ใช้ Data Validation➢ เป็นเครื่องมือช่วยตรวจสอบ

ข้อมูลในระหว่างการกดปุ่ม Enterหรือระหว่างการคลิกเลือกข้อมูลที่ต้องการว่าเป็นข้อมูลถูกต้องตามเงื่อนไขที่ก าหนดไว้หรือไม่

https://excelexperttraining.com/home/online/manuals/managing-data/484-data-validation

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ต้องการบันทึกหลาย ๆ เซลล์พร้อมกัน➢ ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการไปเรื่อย ๆ➢ จากนั้นเมื่อพิมพ์ข้อมูลในเซลล์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Ctrl+Enter

จะพบว่า ข้อมูลนั้นถูกบันทึกลงไปในเซลล์ที่เลือกไว้ให้ทั้งหมดพร้อมกัน

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ค้นหาข้อมูลใน Excelการจะค้นหาข้อมูลพบหรือไม่นั้นต้องเริ่มต้นจากการเก็บข้อมูลให้เป็นที่

เป็นทางไว้ก่อนตามหลักการ ดังนี้

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เก็บข้อมูลใน Excel1. ต้องบันทึกในพื้นที่ตาราง ให้มีโครงสร้างตามหลักฐานข้อมูลที่ดี2. ข้อมูลใด ๆ ที่บันทึกไว้

หากไม่จ าเป็นหรือไม่ใช่ข้อมูลเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นใหม่ ต้องไม่บันทึกซ้ าอีกเป็นอันขาด

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เก็บข้อมูลใน Excel3. ควรบันทึกข้อมูลเรื่องเดียวกันไว้ในชีทเดียวกันในตารางเดียวกัน

ซึ่งมีพื้นที่ที่ติดต่อกันบันทึกรายการที่เกิดขึ้นใหม่ต่อท้ายบรรทัดหรือ row ของรายการเดิม

4. ไม่ควรท าการลบรายการเก่าทิ้งหรือน ารายการใหม่ไปแทรก insert ระหว่างรายการเก่า

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เก็บข้อมูลใน Excel5. ควรเป็นข้อมูลที่เกิดจากการพิมพ์ลงไปเท่านั้นหรือมีค่าเป็น value

ไม่ใช่ข้อมูลที่ได้มาจากสูตรลิงค์หรือสูตรค านวณไม่จ าเป็นต้องก าหนดรูปแบบการแสดงผลให้แตกต่างไปจากเดิม

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เก็บข้อมูลใน Excel6. ในกรณีที่ข้อมูลเกิดจากการค านวณ

ควรเก็บเซลล์สูตรค านวณที่สัมพันธ์เกี่ยวข้องกันไว้ในแฟ้มเดียวกันเสมอ 7. ส่วนสูตรค านวณที่ไม่จ าเป็นต้องค านวณพร้อมกัน ควรแยกเป็นแฟ้ม

ค านวณเรื่องนั้น ๆ โดยเฉพาะ แล้วต่อเมื่อต้องการข้อมูลมาใช้ จึงสร้างสูตรลิงค์ข้ามแฟ้มน าเฉพาะผลค าตอบมาใช้ต่อในอีกแฟ้มหนึ่ง

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เก็บข้อมูลใน Excel8. ข้อมูลที่มองเห็นว่าเป็นตัวเลข ต้องมีสถานะเป็นตัวเลข

ข้อมูลที่มองเห็นว่าเป็นตัวอักษร ต้องมีสถานะเป็นตัวอักษรเพราะสูตรจะใช้สถานะของค่าในการค้นหา

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

วิธีจัดการข้อมูลในแฟ้ม

จัดการสิ่งที่มีผลต่อขนาดของแฟ้ม➢ จ านวนเซลล์ที่ใช้➢ จ านวนเซลล์ที่ถูกอ้าง➢ รูปแบบหรือ Format ที่ใช้

SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด

นายอิทธิพล มะโนน้อมนักเทคโนโลยีสารสนเทศวิทยาลัยนวัตกรรมมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ท่าพระจันทร์

วิทยากร พิธีกร นักพูดอาจารย์พิเศษด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอาจารย์สอนพิเศษคณิตศาสตร์และวิทยาศาสตร์ผู้ดูแลระบบสารสนเทศของมูลนิธิฯ สมาคม และบริษัท0 2623 5055 – 8 ต่อ 4125 | 094 821 1119Itthiphon@citu.tu.ac.th, i.manonom@gmail.com, itmano@tu.ac.th