การเขียนหน ังสือราชการ -...

การเขยนหนงสอราชการ

• หนงสอภายนอก• หนงสอภายใน• บนทก• รายงานการประชม

โครงสรางหนงสอหนงสอภายนอก หนงสอภายใน และบนทก

• สวนหวหนงสอ• สวนเนอเรอง• สวนทายหนงสอ

หนงสอภายนอก

สวนหวหนงสอ

สวนเนอเรอง

สวนทายหนงสอ

หนงสอภายใน

สวนหวหนงสอ

สวนเนอเรอง

สวนทายหนงสอ

สวนหวหนงสอ

• ท• สวนราชการเจาของหนงสอ (หนงสอภายนอก) /สวนราชการ(หนงสอภายใน บนทก)

• วนท• เรอง• เรยน• อางถง (หนงสอภายนอก)

• สงทสงมาดวย (หนงสอภายนอก)

การเขยนชอเรอง เรองทดควรมลกษณะ ดงน๑. เปนวลหรอประโยคสน ๆ ไดความหมาย ไมควรยาวเกน 1 บรรทด๒. ตรงประเดนและตรงกบสวนสรป๓. เกบคนอางองไดงาย๔. แยกความแตกตางจากเรองอนได๕. สภาพ เหมาะสมและรกษานาใจผรบ

กรณหนงสอตอเนองซงเคยตดตอกนมากอนแลว โดยปกตใหลงชอเรองของหนงสอฉบบเดม ยกเวนเรองทขนตนดวยคากรยา เชน ขอเชญ...อาจทาใหสบสนวาฝายใดเปนผขอ จงควรใชเปนคานาม เชน การขอเชญ...

การเขยนคาขนตน/คาลงทาย• พระภกษสงฆทวไป

คาขนตน “นมสการ”คาลงทาย “ขอนมสการดวยความเคารพ”

• บคคลธรรมดา ทวไปคาขนตน “เรยน”คาลงทาย “ขอแสดงความนบถอ”

• บคคล 14 ตาแหนงคาขนตน “กราบเรยน”คาลงทาย “ขอแสดงความนบถออยางยง”

8

บคคลทจะตองใช คาวา กราบเรยน – ขอแสดงความนบถออยางยง ม 14 ตาแหนง คอ

๑. ประธานองคมนตร๒. นายกรฐมนตร๓. ประธานรฐสภา๔. ประธานสภาผแทนราษฎร๕. ประธานวฒสภา๖. ประธานศาลฏกา๗. รฐบรษ

9

๘. ประธานศาลรฐธรรมนญ๙. ประธานศาลปกครองสงสด

๑๐. ประธานกรรมการเลอกตง ๑๑. ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต ๑๒. ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต ๑๓. ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน ๑๔. ผตรวจการแผนดนของรฐสภา

10

การเขยน “อางถง”(เฉพาะหนงสอภายนอก)

สวนใหญเปนการอางถงหนงสอของฝายใดฝายหนง หากมหลายฉบบ ใหอางฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว โดยอางชอหนวยงาน เลขทหนงสอและวนท นอกจากนอาจอางถงระเบยบ คาสง มตทประชม ฯลฯ ตวอยาง อางถง หนงสอกรมบญชกลาง ลบ ดวนทสด ท กค 0410/20402

ลงวนท 14 มกราคม 255๖อางถง หนงสอจงหวดปทมธาน ท ปท 0017.3/6102

ลงวนท 10 เมษายน 255๖ไมใช หนงสอศาลากลางจงหวดปทมธาน ท.................. 11

การเขยน “สงทสงมาดวย”(เฉพาะหนงสอภายนอก)

ตองระบใหชดเจนวาเปนเอกสารหรอสงอนใดทสงมาพรอมกบหนงสอฉบบนนโดยระบประเภทวาเปนเอกสารใด สงของประเภทใด จานวนเทาใดสงทสงมาดวย ๑. สาเนาหนงสอกรมชลประทาน ท กษ 0301/451

ลงวนท 8 มกราคม 255๖ จานวน 1 แผน ๒. รายงานความกาวหนาโครงการ......จานวน 1 เลม

สงทสงมาดวย บญชรายชอเอกสารจานวน...แผน พรอมเอกสารตามทระบในบญช

12

สวนเนอเรอง• สวนนา • สวนเนอหา • สวนจดประสงค

การเขยนเนอเรอง๑. สวนนา

๑.๑ การเรมเรองใหม (กรณไมเคยมหนงสอโตตอบกนมากอน)“ดวย” ควรใชเปนการบอกกลาวเลาเหต หรอเกรนนาขนมาลอย ๆ

ตวอยาง ดวยกลมงานสงแวดลอม สานกบรหารโครงการ จะจดอบรมหลกสตร การเขยนหนงสอราชการและการพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร ใหแกเจาหนาท ในวนท.....

14

“เนองจาก” ควรใชกรณทอางเหตหนกแนนทจาเปนตองมหนงสอไปหรอมสาเหตทเกยวเนองเชอมโยงกน หรอเปนทร ๆ กนอยทวไป

ตวอยาง เนองจากในระยะทผานมา ไดปรากฏขอผดพลาดในการจดทาหนงสอ

ราชการโดยไมเปนไปตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร หรอเนอความไมชดเจน ดงนน เพอใหการปฏบตถกตอง เปนมาตรฐานเดยวกน และเปนภาพลกษณทดแก กรมชลประทาน จงขอซกซอมความเขาใจดงน

ในตอนแรกของหนงสอตดตอราชการ ทขนตนดวยคาวา “ดวย” หรอ “เนองจาก” ไมม “ นน” หรอ “ความละเอยดแจงแลว นน” ตอนทายขอความ

๑.๒ การใชคา กรณเคยมหนงสอสงถงกนมาแลว หรอเปนการกลาวถงเรองทเปนทรกนดอยแลว

“ตาม” ตามดวยคา นาม“ตามท” ตามดวย ประโยค“อนสนธ” ตามดวยคา นาม

ตวอยาง ตามหนงสอทอางถง การนคมอตสาหกรรมแหงประเทศไทย (กนอ.)ขอความอนเคราะห ใหกรมชลประทานแตงตงผชานาญการใหความเหนแกคณะกรรมการพจารณาราคา

ตามทสานกบรหารโครงการขออนมตจดอบรมการเขยนหนงสอราชการ

อนสนธมตทประชม........ครงท......วนท.......

หนงสอทขนตนดวย ตาม ตามท อนสนธ ในสวนนา เปนหนงสอทมเนอเรองแบบขอความอยางนอยสองตอนหรอสามตอน กอนถงสวนลงทาย โดยเมออางเรองราวจบสนขอความแลวจะตองมคาวา“นน” อยทายขอความตอนแรก เสมอตวอยาง

ตามหนงสอทอางถง........................................................................................................................................................................ความละเอยดแจงแลว นน

กรมชลประทาน...........................................................................................................................................................................................................................

จงเรยนมาเพอ...........................................................................................

กรณทขอความตอนเกรนนา (สวนนา) มคาวา “นน” อยทายตอน

จะตองมขอความอกตอนหนง ในวรรคสอง (ยอหนาทสอง) เปนขอความ

ในสวนเนอหากอนทจะถงตอนปดทายแจงวตถประสงคทมหนงสอไปซงขนตนดวยคาวา “จง”

ทงน จะเขยนขอความแจงวตถประสงคตอนปดทายซงขนตน

ดวยคาวา “จง” ตอจากตอนทมคาวา “นน” อยทายวรรคไมไดเปนอน

การลงทายขอความวา “นน” หรอ “ความละเอยดแจงแลว นน”

หากเปนเรองทไมมรายละเอยดมาก ใชคาวา “นน”หากมขอความมากแตสรปมาเพยงสน ๆ ใชคาวา “ความละเอยดแจงแลว นน”ความ หมายถง ขอความ ใจความ ความละเอยด คอขอความทละเอยดแจง หมายถง บอก แจมแจง ชดเจนนน ขยายขอความทงหมดในยอหนาทผานมา โดยตองวรรค 1 ตวอกษรกอน

คาวา “นน” เสมอ หากไมเวนวรรคจะเปนการขยายเฉพาะขอความทอยตดกนเทานน

การพมพคาวา “นน”ตวอยาง

ตามทกรมชลประทานไดประกาศรบสมครผรบจางทมความประสงคจะเขารบการคดเลอกเพอจดทะเบยนเปนผรบจางกอสราง “งานกอสรางชลประทาน”โดยกาหนดใหผสมครเสนอหนงสอรบรองสนเชอจากธนาคารซงออกใหหรอรบรอง โดยธนาคารสานกงานใหญ เพอประกอบการพจารณาดวยนน

“เพอประกอบการพจารณาดวยนน”

“เพอประกอบการพจารณาดวย นน”

๒. สวนเนอหา เปนเนอความหลกทตองการสอสารใหผรบหนงสอเขาใจวตถประสงคของการตดตอ

การเขยนสวนเนอหา หากสวนนาสน ๆ เพยง 1-2 บรรทด สามารถเขยนสวน

เนอหาตอเนองในยอหนาแรกได แตถาสวนนายาว 3 บรรทดขนไป ควรแยกเปนยอ

หนาใหม ดงน

ตวอยาง ในการน กรมจะจดการออกราน หนงสานกหนงผลตภณฑ จานวน 50 รานโดยไดคดเลอกผลตภณฑของสานก.........................ดวย ดงนน จงขอเชญนาผลตภณฑของสานก ไปออกรานในวนและเวลาขางตน ทงน ไดมอบให...........................เปนผประสานงาน

๓. สวนลงทายหรอจดประสงค ควรเปนประโยคสน ๆ

ไมควรมเนอหาสาคญอยในสวนนอก เนอหาทงหมดควรอย

ในสวนเนอหา สวนลงทายควรเปนการสรป เนนยา หรอ

ขอบคณแลวแตกรณ ทงน จะตองตรงกบ เรอง ดงตวอยาง

สวนลงทายเรอง สวนลงทาย

1. ขออนญาต หรอขออนมต

2. รายงานผลการปฏบตงาน

3. สงขอมล

4. ขอความรวมมอ หรอขอความอนเคราะห

5. ตอบปฏเสธ

ก. จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาข. จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา...ดวย จะขอบคณยง

ก. จงเรยนมาเพอโปรดทราบข. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ และพจารณาดาเนนการตอไป

ก. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

ก. จงเรยนมาเพอโปรดใหความรวมมอดวย จะขอบคณยงข. จงเรยนมาเพอโปรดใหความรวมมอ ขอขอบคณ

ก. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ และขอภยมา ณ ทนดวย

การลงทายดวยการขอบคณ

ระดบเสมอกน หรอผใตบงคบบญชา ใชคา ขอขอบคณ หรอ

ขอบคณมาก

ระดบสงกวา ใชคา จะขอบคณยง

ระดบ กราบเรยน (14 ตาแหนง) ใชคา จะเปนพระคณยง

การรางหนงสอ• การรางหนงสอ คอ การเรยบเรยงขอความตามเรองทจะแจงความประสงคไปยง

ผรบหรอผทตองทราบหนงสอนน • หลกการรางหนงสอ จะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผลและ

ความมงหมายทจะทาหนงสอนน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวา ใคร (who) ทาอะไร (what) ทไหน (where) เมอไร

(when) ทาไม (why) อยางไร (How) ซงอาจใชครบหรอไมครบทกตวกได

• การรางใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอน ตอไปจงเปนขอความทเปนความประสงคและขอตกลง ถามหลายขอ ใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหชดเจนและ

เขาใจงาย การรางควรใชถอยคาสนแตเขาใจงาย ใชคาทไมมความหมายหลายทาง ควรระวงอกขรวธ ตวสะกด การนต และวรรคตอนใหถกตอง ขอสาคญตองระลกถงผทจะรบหนงสอวา เขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสอไป

File

Who What

Why

When How

หลกการเขยนหนงสอทด หลก 5 c1. Correct ความถกตอง รปแบบ เนอหา หลกภาษา

2. Clear ความชดเจน คอเขาใจงาย อานแลวไมมขอสงสย

3. Confirm ยนยนได มความรดกม สามารถยนยนในสงทเขยนไดทงในแงของ

ขอมล ขอเทจจรง รวมทงการอางองกฎหมาย กฎ ระเบยบ ขอบงคบ

4. Concise ความสน กระชบ กะทดรด ไมใชคาฟมเฟอย ไมวกวน

5. Convince การโนมนาวหรอการโนมนา การใชภาษาทสภาพ

ตวอยางขอความสบสน1. ดวย ก.พ. ไดพจารณาเหนวาผไดรบการฝกอบรมตามหลกสตรการ

ดาเนนการทางวนย ของสวนราชการตาง ๆ ไดจดทาขนเปนหลายรปแบบ และสนเปลองเวลาในการคดคน จดทา หลกสตร ก.พ.จงไดจดทาหลกสตรมาตรฐานขน

ขอความทถกตองตามหลกภาษาและมความชดเจน1.ดวย ก.พ. ไดพจารณาเหนวา หลกสตรการดาเนนการทางวนยทสวน

ราชการตาง ๆ ใชในการฝกอบรม ไดจดทากนขนเปนรปแบบตาง ๆ ไมเปนมาตรฐานเดยวกน การคดคนจดทาหลกสตรดงกลาวกสนเปลองเวลามาก ก.พ.จงไดจดทาหลกสตรมาตรฐานขน

(การเขยนหนงสอตดตอราชการ และธรกจ เรยบเรยงโดย ประวณ ณ นคร)

ตวอยางขอความสบสน

2. ตามททานสมครสอบชงทนรฐบาลไวนน บดน ไดกาหนดตรวจโรคแลว จงขอใหทานไปรบหนงสอนาตวของสานกงาน ก.พ. พรอมดวยอจจาระ 1 อบ และปสสาวะ 180 ซซ. ในวนตรวจโรคดวย

ขอความทชดเจน

2. ขอใหทานไปรบหนงสอนาตวจากสานกงาน ก.พ. เพอไปตรวจโรค ณ.....และในการไปใหแพทยตรวจโรคนน ใหนาอจจาระ 1 อบ และปสสาวะประมาณ 180 ซซ. ของทานไปใหแพทยตรวจดวย

(การเขยนหนงสอตดตอราชการ และธรกจ เรยบเรยงโดย ประวณ ณ นคร)

ตวอยางขอความทไมรดกม

3. ขออภยทไมอาจใหใชสถานทในวนดงกลาว ตามทขอไปไดหากเปนวนอนกไมขดของ

ขอความทรดกม ไมผกมด

3. ขออภยทไมอาจใหใชสถานท ในวนดงกลาวตามทขอไปได หากประสงคจะใชสถานทในวนอน กโปรดแจงใหทราบ เพอจะไดพจารณาตอไป

(การเขยนหนงสอตดตอราชการ และธรกจ เรยบเรยงโดย ประวณ ณ นคร)

ตวอยางขอความทวกวน มการใชคาซา ๆ

4. สทธทจะไดรบคาขนสงของกลบประเทศไทย นน ผทจะไดรบสทธดงกลาว กเฉพาะนกเรยนทนรฐบาลไทยเทานน สาหรบกรณของผนซงไดรบทนรฐบาลตางประเทศ ไมใชนกเรยนทนรฐบาลไทย จงไมมสทธดงกลาว

ขอความทไมวกวน ใชคากระชบ ไดใจความ

4. นกเรยนทนรฐบาลไทยเทานนทมสทธไดรบคาขนสงของกลบประเทศไทย ผนไดรบทนรฐบาลตางประเทศไปศกษา ไมใชนกเรยนทนรฐบาลไทยจงไมมสทธดงกลาว

(การเขยนหนงสอตดตอราชการ และธรกจ เรยบเรยงโดย ประวณ ณ นคร)

สวนทายหนงสอ

• คาลงทาย (หนงสอภายนอก)• การลงชอ• สวนราชการเจาของเรอง (หนงสอภายนอก)

การลงชอแทนอธบด

๑. รกษาราชการแทน ใชในกรณไมมผดารงตาแหนงหรอมแตไมอาจปฏบตราชการได

๒. ปฏบตราชการแทน ใชในกรณมอบอานาจโดยทาหนงสอ (คาสง) ใหปฏบตราชการแทน ในการสง การอนญาต การอนมต การปฏบตราชการ หรอดาเนนการตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ คาสง หรอมตคณะรฐมนตรในเรองใดและไมมกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ คาสงหรอมตคณะรฐมนตรในเรองนน กาหนดเรองการมอบอานาจใหเปนอยางอนหรอมไดหามเรองการมอบอานาจไว โดยอธบดเปนผลงนามหนงสอคาสงมอบอานาจ

34

การลงชอแทนผอานวยการสานก ผอานวยการกอง หรอตาแหนงเทยบเทา ซงปรากฏในโครงสรางการแบงสวนราชการของกรมใหใชดงน1.รกษาราชการแทน กรณไมมผบงคบบญชา (ตาแหนงวาง) หรอม แตไม

สามารถปฏบตราชการได2.ปฏบตราชการแทน กรณมคาสงมอบอานาจใหปฏบตราชการแทน

การลงชอแทน

การลงชอแทน ตาแหนงอน ๆ เชน วศวกรใหญ ผเชยวชาญ และตาแหนงทตากวาผอานวยการสานก และผอานวยการกอง (ตามคาสงกรมชลประทาน ท ข ๓๕/๒๕๕๒) เชน ผอ.สวน ผอ.โครงการหวหนาฝายของสานก/กอง ซงปรากฏตามโครงสรางการแบงสวนราชการกรณเปนตาแหนงวาง หรอผดารงตาแหนงไมอาจปฏบตราชการได ใช “รกษาการในตาแหนง” โดยพจารณาแตงตงจากขาราชการทดารงตาแหนงในประเภทและระดบเดยวกนหรอสงกวาการลงชอแทนในตาแหนงอน ๆ เชน หวหนาฝาย หวหนากลม และหวหนา-งาน ทไมปรากฏตามโครงสรางการแบงสวนราชการ ใหใชคาวา “แทน”

8. การลงชอ ใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ โดยเรยงลาดบกอนหลง ดงน ๑. ตาแหนงทางวชาการ๒. ยศ๓. บรรดาศกด ฐานนดรศกด

ตวอยาง ก. (1-2/3) ศาสตราจารย รอยเอก ลายมอชอ

(หมอมหลวง ชอ )ตาแหนง

หรอ ข.(2/1-3) รอยเอก ลายมอชอ(ศาสตราจารย หมอมหลวง ชอ )

ตาแหนงหมายเหต ดร. (ดอกเตอรหรอนายแพทย) ไมใชเปนคานาหนาชอ

ในการลงลายมอชอ

การเขยนคานาหนาชอ

- นายเสรม วนจฉยกล- นางสาวสดสวย แสนซอ- จอมพล ป. พบลสงคราม- รอยโทหญง สชาดา ทาความด- พลตร หมอมราชวงศศภวฒย เกษมศร- คณหญงกลทรพย เกษแมนกจ

การใชคา

1. ทงน หมายความวา “ตามทกลาวมาน”2. ในการน หมายความวา “ในการดาเนนการดงกลาวขางตนน”

ใชกลาวแทนขอความทกลาวไปแลว เพอเพมเตมวาจะดาเนนการอยางไรตอไป

3. อนง หมายความวา “อกอยางหนง อกประการหนง” ใชในกรณทจะกลาวเพมเตม

4. อยางไรกตาม อยางไรกด หมายความวา “ถงเชนนน, แมกระนนแต”

คาทไมใชในหนงสอราชการ- คายอ อกษรยอ หรอตวยอ เชน ผวา-ผวจ. (ใหใชคาเตม)- คา ฯพณฯ ตามหนงสอท นร 0105/ว953 ลว. 12 เมษายน 2548(ยกเวนใชในการพดเพอใหเกยรตสาหรบผทยงอยในตาแหนงตามทกาหนดใหมสทธใช)

- คาแสดงถงวชาชพ หรออาชพ เชน นายแพทย เภสชกร ทนตแพทย สตวแพทย คร ทนาย ฯลฯ

- คา ดร. (ดอกเตอร) คาแสดงคณวฒการศกษาระดบปรญญาเอกเทานน (ยกเวนใชในการพดเพอใหเกยรต หรอในเอกสารอนทไมเปนทางการ)เชน ศาสตราจารย ดร.สจรต เพยรชอบ

ศาสตราจารยสจรต เพยรชอบ

ภาษาราชการภาษาทวไป ภาษาราชการใคร ผใด

ทไหน ทใด

แบบไหน แบบใด

อะไร สงใด อนใด

ไดไหม ไดหรอไม

เมอไร เมอใด

อยางไร เชนใด ประการใด

ทาไม เพราะเหตใด

เดยวน ขณะน บดน

ตองการ (มความ) ประสงค

ชวย อนเคราะห

ไมใช มใช

ไมด มชอบ ไมสมควร

ไมได มได หาไดไม มอาจ....ได

ขดเชญมา ขอเชญไป

เหมอนกน เชนเดยวกน

เสรจแลว แลวเสรจ เรยบรอยแลว

การใชคาขออนญาต เปนการขอในเรองทว ๆ ไป เชน ขออนญาตลาพกผอน

ขออนญาตใหบคลากรเปนวทยากร

ขออนมต ใชในกรณทสาคญ หรอตองมการเบกจายเงน เชน ขออนมตเดนทางไปราชการ ขออนมตโครงการ

สวนราชการเจาของเรอง (เฉพาะหนงสอภายนอก)

1) สวนราชการเจาของหนงสอ ระดบกรมสวนราชการเจาของเรอง ระดบสานก/กอง

2) สวนราชการเจาของหนงสอ ระดบสานก/กองสวนราชการเจาของเรอง ระดบสวน/ฝาย

44

10. โทรศพท โทรสาร- โทรศพท ใชคาเตมหรอยอ “โทร.” กได- หมายเลขโทรศพท ไมม (-) ระหวางตวเลข ไมใช เครองหมาย “/”

11.อเมล (ไปรษณยอเลกทรอนกส)12.สาเนาสง (ถาม)

สานกบรหารโครงการโทร. 0 2241 5156โทรสาร 0 2241 3356ไปรษณยอเลกทรอนกส :สาเนา ... 45

บนทกบนทก หมายถง ขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตากวากรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความการตดตอของหนวยงานภายในกรมชลประทาน หรอระหวางสานก/กอง ใชรปแบบบนทก โดยใชรหสพยญชนะ สานก/กอง ในการออกเลขทหนงสอ เชน กงบ 123/2556 หรอ กงบ 01/123/2556

ประเภทของบนทก

บนทก ม 3 ประเภท คอ

1. บนทกเสนอ เปนบนทกทผใตผบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา

2. บนทกสงการ เปนบนทกทผบงคบบญชาสงการผใตบงคบบญชา

3. บนทกตดตอ เปนบนทกทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตากวากรมตดตอกนในการปฏบตราชการ

รปแบบบนทกเสนอ

1. บนทกตอเนอง2. บนทกเสนอแบบสน3. บนทกเสนอแบบใจความซบซอน

1. บนทกตอเนอง คอ การเขยนบนทกตอทายหนงสอเรองเดมทมมา ขอความทบนทกไมยาวนกพนทวางพอเพยงในหนากระดาษเรองเดม และลาดบชนของผเสนอกบผบงคบบญชา มความใกลชดกน เชน ผอานวยการสานก/กอง รองอธบด ทาบนทกตอเนองเสนอ อธบด หวหนาฝาย สวน โครงการ ทาบนทกตอเนองเสนอ ผอานวยการสานก/กอง

2.บนทกเสนอแบบสน เปนเรองทมเนอหาใจความไมมากและไมซบซอน ไมจาเปนตองแยกประเดนเปนขอ ๆ โดยแบงเปนยอหนาไมเกน 3 ยอหนา

3.บนทกเสนอแบบใจความซบซอน เปนเรองทมเนอหามาก ใจความซบซอน จาเปนตองแยกประเดนออกเปนขอ ๆ เพอความชดเจนในการนาเสนอ และเขาใจงาย

บนทกเสนอแบบใจความซบซอน

1. ปญหา/เรองเดม คอ ประเดนทเปนปญหาของเรองทจะพจารณาหรอเหตทตองทาเรองน อาจเปนประเดนทเกดขน ทมาของเรอง คาขอ หรอความตองการกได

2. ขอเทจจรง คอ ขอมลเพอประกอบการพจารณา ความเปนมาของเรองขอเทจจรงเกยวกบเรองนน กฎเกณฑทเกยวของ แผนพฒนา นโยบาย มตทประชมรายละเอยดการดาเนนงาน ตวอยางทคลายคลงพอทจะเทยบเคยงกบเรองนนได

3. ขอพจารณา คอ การวเคราะหเรอง เพอแสดงความคดเหน4. ขอเสนอ คอ ทางเลอกทดทสดและการกาหนดวธการดาเนนงาน เพอใหผบงคบบญชา

ไดพจารณาสงการ

การประชม

- หนงสอเชญประชม

- รปแบบของระเบยบวาระการประชม

- รายงานการประชม

หนงสอเชญประชม

รปแบบระเบยบวาระการประชม

ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ1.1 ........1.2 ........

ระเบยบวาระท 2 เรองการรบรองรายงานการประชมระเบยบวาระท 3 เรองทเสนอใหทประชมทราบ

3.1 ........3.2 ........

ระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา4.1 ........4.2 ........

ระเบยบวาระท 5 เรองอน ๆ (ถาม)

ระเบยบวาระการประชม

ระเบยบวาระ หมายความวา ลาดบรายการทกาหนดไวเสนอทประชม

ระเบยบวาระการประชม1. ชวยใหผเขาประชมทราบขอบเขตของการประชมและประเดนลวงหนา 2. ชวยใหสามารถเตรยมขอมลความคดเหนเพอเสนอทประชม3. เปนการจดระเบยบการประชมใหดาเนนไปตามลาดบ ปองกนการพดขาม

ระเบยบวาระหรออภปรายนอกเรอง 4. ชวยใหสามารถจดแบงเวลาเรองทจะประชมไดอยางเหมาะสม

รายละเอยดในระเบยบวาระการประชม

ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบระเบยบวาระน ไมตองมการลงมต เพราะไมใชเรองพจารณา ระเบยบวาระนจะลงทายวา ทประชมรบทราบ

ระเบยบวาระท 2 เรองรบรองรายงานการประชมระเบยบวาระนจะลงทายวา ทประชมพจารณาแลวรบรองรายงานการประชมครงท...โดยไมมการแกไข (หรอมการแกไข)

ระเบยบวาระท 3 เรองทเสนอใหทประชมทราบระเบยบวาระนจะลงทายวา ทประชมรบทราบ

ระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณาระเบยบวาระนถอเปนหวใจของการประชมระเบยบวาระนจะลงทายดวยมตของทประชม เชนทประชมมมตอนมตตามเสนอ หรอทประชมพจารณาแลวมมต...

ระเบยบวาระท 5 เรองอน ๆ (ถาม) ระเบยบวาระนอาจเปนเรองเรงดวนทมไดแจงลวงหนา หรอ อาจเปนเรองทเสนอเพมเตมทไมมการลงมตกได (วาระจร)

การจดรายงานการประชม1. จดละเอยดทกคาพดของกรรมการ หรอผเขารวมประชมทกคน พรอมมต2. จดยอคาพดทเปนประเดนสาคญ พรอมมต3. จดแตเหตผลกบมตของทประชม

การรบรองรายงานการประชม1. รบรองในการประชมครงนน (กรณเรงดวน)2. รบรองในการประชมครงตอไป3. รบรองโดยการแจงเวยน (กรณไมมการประชมในครงตอไป หรอมการประชม

แตยงกาหนดเวลาไมได หรอเวลาหางจากครงนนมาก)

รายงานการประชม

File

การเขยนรายงานการประชม1. รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชม เชน รายงานการประชมคณะกรรมการ.2. ครงท ใหลงครงททประชมเปนรายปเรมจาก1 เรยงลาดบไปจนสนปปฏทน ทบเลข

พทธศกราช หรอลงจานวนครงทประชมทงหมดประกอบกบครงรายป เชน ครงท 1/2556 หรอ ครงท 15-1/2556

3. เมอ ใหลงวน เดอน ป ทประชม4. ณ ใหลงสถานททใชเปนทประชม5. ผมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมา

ประชม ในกรณเปนผไดรบการแตงตงเปนผแทนหนวยงานใหระบวาเปนผแทนจากหนวยงานใด พรอมตาแหนงในคณะทประชม ในกรณเปนผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงทายวาประชมแทนผใดหรอตาแหนงใด หรอแทนหนวยงานใด

6. ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงมไดมาประชม พรอมเหตผล

7. ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงไดเขารวมประชม

8. เรมประชมเวลา ใหลงเวลาเรมประชม9. ขอความ

9.1 เรองทประทานแจงใหทประชมทราบ9.2 เรองการรบรองรายงานการประชม9.3 เรองทเสนอใหทประชมทราบ9.4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา9.5 เรองอน ๆ (ถาม)

10. เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม11. ผจดรายงานการประชม ใหเลขาหรอผไดรบมอบหมายลงลายมอชอพรอมพมพ

ชอและสกลใตลายมอชอดวย

การพมพหนงสอราชการภาษาไทย

ดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร

กรณศกษาตวอยางบทวเคราะห1. รปแบบของหนงสอราชการ (หนงสอภายนอก) มความบกพรอง

เนองจากขาดสวนประกอบทสาคญ คอ สวนราชการเจาของเรอง2. มการใชภาษาไทยปนกบเลขอารบค3. ควรระบจานวนของสงทสงมาดวย4. ชอเรองควรปรบใหชดเจนขน เปน “ขอใหพจารณาปรบแผนการบรหาร

จดการนาในคลองระพพฒน”5. การใชภาษา อาจปรบใหเหมาะสมยงขนตามตวอยางทเสนอมาพรอมน

File

กรณศกษา 1

File

กรณศกษา 2

File

กรณศกษา 3

File

กรณศกษา 4

File

กรณศกษา 5

File

กรณศกษา 6

ฝายบรหารทวไป

สานกงานเลขานการกรมโทร. ๐ ๒๒๔๑ ๐๐๒๐ ตอ ๒๓๘๔, ๒๗๕๐โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐โทรสาร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐

General Administration Branch

Office of the SecretaryTel. 0 2241 0020 ext. 2384, 2750

Tel., Fax 0 2241 2690

E-mail. rid.secret@gmail.com, secret@mail.rid.go.th

สวสดคะสวสดคะ